Tóm tắt Luận văn Hiệu quả hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài tỉnh Bắc Ninh

phòng thì các công trình trên chưa đề cập đến. Nhìn chung các công trình nghiên cứu chủ yếu đề cập về chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND quận, huyện, thị xã; Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng cấp quận tại thành phố Hải Phòng. Trong đó các công trình nghiên cứu nêu trên chưa có công trình nào nghiên cứu hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài tỉnh Bắc Ninh. Chính vì vậy việc nghiên cứu hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài tỉnh Bắc Ninh trong bối cảnh hiện nay là hết sức cần thiết. 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu Làm sáng tỏ cơ sở khoa học về tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp quận, huyện. Làm rõ và phân tích đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài từ đó tìm ra nguyên nhân, tồn tại của Văn phòng. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu nghiên cứu nêu trên. Luận Văn thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể sau: Những vấn đề chung về Văn phòng, hoạt động của Văn phòng. Những vấn đề lý luận, pháp lý về tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp quận, huyện. Thực trạng tổ chức, hoạt động của Văn phòng HDND – UBND huyện Lương Tài. Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu tổ chức hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài tỉnh Bắc Ninh. 8 4.2. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nội dung: Nghiên cứu cách thức tổ chức, hoạt động, công việc vủa Văn phòng. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng caop hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài. Phạm vi thời gian: từ năm 2011 – 2015 5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận: Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin về nhận thức khoa học. Phương pháp này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như kết quả mà đề tài đưa ra. 5.2. Phương pháp nghiên cứu: Để đạt được mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu nêu trên, luận văn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như sau: Phương pháp nghiên cứu điều tra thực tế, phương pháp thống kê; Phương pháp phân tích, tổng hợp; Phương pháp phân tích định tính, phân tích định lượng. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về Văn phòng và hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài; Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần làm cơ sở để Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài nâng cao hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng được đòi hỏi của thực tế; Luận Văn bảo vệ thành công có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài, các cơ quan tổ chức khác khi tiến hành hoàn thiện nâng cao hiệu quả hoạt động. Những dữ liệu thực tiễn về hoạt động của Văn phòng huyện nói chung và Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài nói riêng có thể giúp các nhà hoạch định chính sách tham khảo để xây dựng chính sách phù hợp với thực tiễn hơn. 7. Cấu trúc của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, luận Văn được chia thành 3 chương như sau: Chương 1. Cơ sở lý luận về Văn phòng và hiệu quả của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài. Chương 2. Thực trạng tổ chức, hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài. Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài. 9 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG HĐND – UBND CẤP HUYỆN 1.1. Lý luận chung về Văn phòng 1.1.1.Khái niệm Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị dù lớn hay nhỏ đều cần có sự hoạt động của Văn phòng. Đó là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức bất kỳ cơ quan nào trong hệ thống cơ quan hành chính các cấp. Khái niệm “Văn phòng” bao gồm các nội dung sau: Một là: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho điều hành của lãnh đạo. Hai là: Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, địa điểm gao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Ba là: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc, Bốn là: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại Văn bản, giấy tờ, tức là công việc liên quan đến công tác Văn thư. [15, tr9] Văn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo cho các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt dộng chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. [15, tr12] 1.1.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng 1.1.2.1. Chức năng của Văn phòng * Chức năng tham mƣu tổng hợp Tham mưu tổng hợp được hiểu là việc thu thập xử lý, tổng hợp thông tin, đưa ra những kiến nghị và những ý kiến đống góp phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo. Ngoài ra công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng còn bao gồm cả hoạt động giám sát, đánh giá việc thi hành các kết luận, quyết định của cấp trên, kịp thời báo cáo đề xuất những biện pháp giải quyết thích hợp. * Chức năng hậu cần Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo cho ý kiến phê duyệt. Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật của cơ quan. Các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài chính,. 1.1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng Ở mỗi đặc thù các cơ quan khác nhau nên Văn phòng của cơ quan đó có thể được giao nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung Văn phòng đều chung một số nhiệm vụ cụ thể. 1.1.3. Vị trí, vai trò của Văn phòng 10 Văn phòng đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Do vậy việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng, đặc biệt là công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng cần được quan tâm chú trọng. 1.2. Hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp quận, huyện 1.2.1. Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND cấp quận, huyện Nghị định 14/2008/NĐ – CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tại Điều 7 các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã trực thuộc tỉnh “ Văn phòng HĐND – UBND là cơ quan tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND; tham mưu, giúp UBND cấp quận, huyện về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND – UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HDDN – UBND”. Như vậy, với yêu cầu về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND quận, huyện được quy định tại Nghị định 14 có thể thấy chức năng tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND được đặt vị trí hàng đầu Chức năng tham mưu tổng hợp của Văn phòng có điểm khác biệt so với chức năng tham mưu tổng hợp của các đơn vị chuyên môn trong UBND quận, huyện. Nếu như các đơn vị chuyên môn tham mưu cho lãnh đạo chuyên sâu vào từng lĩnh vực cụ thể như công tác tài chính, kế hoạch, xây dựng cơ bản, tổ chức cán bộ,. Thì năng lực tham mưu tổng hợp của Văn phòng chủ yếu về tổ chức điều hành công việc trong cơ quan. 1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND cấp quận, huyện Tùy theo đặc thù mà mỗi quận, huyện có những quy định khác nhau về nhiệm vụ cụ thể của Văn phòng. Tuy nhiên, nhìn chung Văn phòng HĐND – UBND quận, huyện có những nhiệm vụ chủ yếu sau: 1.2.3. Nguyên tắc lãnh đạo, hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp quận, huyện Chánh Văn phòng là thủ trưởng, lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ được giao; chịu trách nhiệm cá nhân trước HĐND – UBND quận, huyện về toàn bộ công tác Văn phòng. Giúp việc cho CVP và các Phó chánh Văn phòng, những người này được CVP phân công phụ trách từng bộ phận cụ thể và chịu trách nhiệm trước CVP và trước pháp luật về nhiệm vụ được giao. Thủ trưởng các bộ phận trực thuộc Văn phòng chịu trách nhiệm trước CVP hoặc Phó chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực về tổ chức thực hiện nhiệm vụ được giao, tổ chức và phân công công việc vụ thể cho công chức, viên chức, nhân viên thuộc bộ phận được giao phụ trách. 1.2.3.2. Nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp nguyên tắc lãnh đạo lãnh đạo tập thể Chánh Văn phòng và các Phó chánh Văn phòng bàn bạc và quyết định tập thể những loại công việc. 11 1.2.3.3. Nguyên tắc đảm bảo kỷ luật lao động Đây là một trong các nguyên tắc hoạt động của Văn phòng. Cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng HĐND – UBND quận, huyện phải bảo đảm kỷ luật lao động; tự giác, chịu trách nhiệm trong việc thực hiện các nhiệm vụ, bảo đảm thực hiện đầy đủ các quy định, quy chế, nội quy, chế độ công tác. 1.2.4. Quan hệ phối họp của Văn phòng HĐND – UBND cấp quận, huyện với các đơn trong và ngoài cơ quan Văn phòng HĐND – UBND quận, huyện với tư cách là bộ phận thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp tình hình hoạt động, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác của HĐND – UBND quận, huyện; sự phối hợp nhịp nhàng, có hiệu quả của Văn phòng với các đơn vị trong và ngoài cơ quan có ý nghĩa vô cùng quan trọng để Văn phòng có thể tham mưu đề xuất cho lãnh đạo một cách chính xác trong chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan. 1.3. Hiệu quả hoạt động của Văn phòng và yêu cầu của cải cách hành chính đối với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng 1.3.1. Khái niệm hiệu lực, hiệu quả Khái niệm “ hiệu quả” trong phạm vi quản lý hành chính nhà nước được hiểu là mối tương quan giữa kết quả thu được tối đa so với chi phí thực hiện kết quả đó ở mức tối thiểu. 1.3.2. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng Một số tiêu chí đánh giá hoạt động hiệu quả hoạt động của Văn phòng trong đó tiêu chí con người là quan trọng và một số tiêu chí. 12 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG HĐND – UBND HUYỆN LƢƠNG TÀI 2.1. Khái quát chung về UBND huyện Lƣơng Tài và Văn phòng HĐND – UBND huyện Lƣơng Tài 2.1.1. Khái quát về UBND huyện Lương Tài 2.1.1.1. Khái quát tình hình kinh tế - xã hội huyện Lương Tài Đặc điểm chung UBND huyện Lương Tài là một đơn vị hành chính được thành lập căn cứ vào Luật tổ chức HĐND và UBND; được UBND tỉnh Bắc Ninh giao cho nhiệm vụ quản lý nhà nước địa bàn. UBND huyện Lương Tài đóng tại thị trấn Thứa – Lương Tài – Bắc Ninh. Tổng diện tích của huyện là 101.2km2; dân số là 105.000 người Huyện gồm 13 xã, 01 thị trấn: Các xã; Minh Tân, Lai Hạ, Mỹ Hương, Trung Kênh, An Thịnh, Phú Hòa, Trừng Xá, Trung Chính, Phú Lương, Lâm Thao, Bình Định, Quảng Phú, Tân Lãng, thị trấn Thứa. Tình hình phát triển kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng của huyện Lƣơng Tài năm 2011 - 2015 2.1.2. Khái quát về Văn phòng HĐND – UBND huyện Lƣơng Tài 2.1.2.1. Vị trí của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài Tên đơn vị: Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài Địa điểm trụ sở: Thị trấn Thứa Điện thoại: 0241.3867.201 Với chức năng tham mưu, tổng hợp giúp TT HĐND, UBND Huyện, từ khi tái lập huyện Lương Tài năm 1999, Văn phòng HĐND-UBND Huyện. Tên đơn vị: Văn phòng HĐND & UBND huyện Lương Tài Địa điểm trụ sở: Thị trấn Thứa Điện thoại: 0241.3867.201 Với chức năng tham mưu, tổng hợp giúp TT HĐND, UBND Huyện, từ khi tái lập huyện Lương Tài năm 1999, Văn phòng HĐND & UBND Huyện luôn được kiện toàn về tổ chức, chất lượng công tác từng bước được nâng cao, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ chính trị của địa phương. Hiện tại, Văn phòng HĐND & UBND Huyện có tổng số 24 công chức và nhân viên, hợp đồng lao động, trong đó: Lãnh đạo 04 đồng chí, chuyên viên 04, cán bộ và nhân viên phục vụ 16. Trình độ chuyên môn: Cao học 03; Đại học 11; đang học đại học 04 Cao đẳng 02; Trung cấp 04. Dưới sự lãnh đạo của TT HĐND và trực tiếp là UBND Huyện. 2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 13 Văn phòng HĐND-UBND là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện, hoạt động theo cơ chế “một cửa” chịu sự lãnh đạo và quản lý trực tiếp, toàn diện của UBND huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp và tổ chức làm việc cho UBND huyện trong việc quản lý nhà nước trên địa bàn huyện, đồng thời chịu sự hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng HĐND-UBND Tỉnh. 2.2. Thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lƣơng Tài 2.2.1. Thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài. 2.2.2.1. Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác - Đối với việc xây dựng kế hoạch, chiến lƣợc: Hiện nay công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược Văn phòng thực hiện các công việc cụ thể sau: + Thu thập đầy đủ số liệu cho công việc dự định sẽ làm cho toàn bộ các hoạt động của UBND huyện, từ đó đưa ra những nhận định ban đầu về kế hoạch. + Thảo luận và thu thập ý kiến của cơ quan, đơn vị liên quan để hình thành kế hoạch; xác định mục tiêu các vấn đề cần thiết phải giải quyết để thực hiện kế hoạch, các phương án hành động. + Trình lãnh đạo UBND huyện xem xét, thông qua kế hoạch. - Đối với việc xây dựng chƣơng trình công tác Chương trình công tác của UBND huyện bao gồm: Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm. Văn phòng HĐND-UBND huyện tổng hợp dự kiến chương trình công tác năm của UBND huyện, gửi các cơ quan liên quan tham gia ý kiến. 2.2.2.2. Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin Thông tin của Văn phòng HĐND-UBND huyện chủ yếu lấy từ các nguồn. - Xây dựng và tổ chức nguồn tin: Dựa trên yêu cầu của Lãnh Đạo UBND huyện về thông tin; căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của cơ quan, Văn phòng sẽ định hướng trong việc xác định nguồn tin, loại tin, phương pháp xử lý thông tin. - Thu thập thông tin: Việc thu thập thông tin của Văn phòng HĐND-UBND huyện hiện nay chưa có tính chủ động. Đa số vẫn dựa vào các nguồn tin được gửi đến, Văn phòng chỉ làm công việc tổng hợp là chính hoặc Văn phòng chủ động tìm kiếm thông tin nhưng cũng chỉ là theo yêu cầu của lãnh đạo. - Nghiên cứu và xử lý thông tin: - Xác định đối tượng nhận tin và thực hiện truyền tin 2.2.2.3.Công tác tổ chức hội họp Hàng năm, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài tổ chức, phụ vụ gần 80 cuộc họp, hội nghị. Để thực hiện công tác này, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài tiến hành những công việc cụ thể như sau: 14 Bảng 2.1 – Bảng khảo sát đánh giá chất lượng công tác tổ chức hội họp của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài. Stt Mức độ đánh giá Số lượng ( người) Tỷ lệ (%) 1 Tốt 12 12 2 Đáp ứng được yêu cầu 85 85 3 Chưa đáp ứng được yêu cầu 3 3 Tổng cộng 100 100 2.2.2.4. Công tác xây dựng văn bản Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài là cơ quan tham mưu cho UBND huyện trong việc soạn thảo và ban hành văn bản như: Các quyết định, chỉ thị, công văn, báo cáo, Văn phòng vừa tham mưu cho UBND huyện về thẩm quyền, trách nhiệm soạn thảo, thể thức và kỹ thuật trình bày, quy trình ban hành văn bản; vừa trực tiếp tổ chức thu thập, soạn thảo văn bản, in, ban hành văn bản. 2.2.2.5. Công tác văn thư - Lưu trữ Công tác văn thƣ - Đối với việc quản lý văn bản đến: Văn bản đến là tất cả các công văn, giấy tờ do đơn vị nhận được từ nơi khác gửi đến. Nhìn chung số lượng văn bản đến UBND huyện Lương Tài tương đối nhiều, cho nên văn bản đến có ngày, tháng, năm nào thì nhân viên văn thư xếp lại theo thứ tự ngày, tháng, năm đó. Tất cả các tập này được để trong hộp cứng và ghi bên ngoài tên loại văn bản đựng trong. Sau mỗi năm nhân viên văn thư cất vào một tủ gọi là tủ đựng hồ sơ, tài liệu. Bảng 2.2- Số lượng văn bản đến tại UBND huyện Lương Tài Năm Loại văn bản 2014 2015 Trung ương 51 63 Tỉnh 821 1002 Các loại văn bản khác 1161 1223 Bảng 2.3- Số lƣợng văn bản đi tại UBND huyện Lƣơng Tài. Năm Loại văn bản 2014 2015 Quyết định 1964 2012 Nghị quyết 02 03 Kế hoạch 39 45 Thông báo 278 302 Báo cáo 198 215 Tờ trình 49 68 Công văn 555 602 Giấy mời 88 93 15 - Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu: Theo quy định tạo Điều 25 Nghị định số Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, con dấu của cơ quan được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định: Tuyệt đối không để mất con dấu, không được giao dấu cho bất cứ ai, chỉ được giao dấu cho người khác khi được sự đồng ý của lãnh đạo và phải làm biên bản bàn giao. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ trên bất kỳ loại công văn tài liệu. 2.2.2.6. Công tác lễ tân giao tiếp Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài được lãnh đạo UBND giao cho nhiệm vụ như sau: - Theo đề nghị của thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện hoặc của khách, Văn phòng phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung và tổ chức phục vụ cuộc tiếp, làm việc của Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện. - Phối hợp với công đoàn chủ động tổ chức việc hiếu, hỷ của cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Uỷ ban; chuẩn bị các điều kiện, phương tiện phục vụ cho công việc hiếu, hỷ của cơ quan. Ngoài ra, thực hiện Luật khiếu nại tố cáo, CVP được giao nhiệm vụ được bố trí lịch tiếp, địa điểm và cử cán bộ có thẩm quyền tiếp các tổ chức, công dân đến trụ sở đưa thư khiếu nại, tố cáo hoặc các kiến nghị, đề xuất với Đảng và Nhà nước; Phối hợp với Chánh thanh tra huyện xây dựng lịch tiếp dân của UBND huyện và trả lời đương sự có đơn, thư khiếu nại, tố cáo khi được Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch uỷ quyền. Trong năm ban tiếp dân đã tiếp nhận 245 công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị và phản ánh 38 vụ việc. Kết quả: Tham mưu UBND huyện thực hiện tốt việc tiếp công dân và giải quyết 23/27 đơn thuộc thẩm quyền đạt 85,6% số vụ việc. 2.2.2.7. Công tác thi đua khen thưởng Do nhận thức rõ thi đua là một biện pháp quan trọng nhằm thúc đẩy hoàn thành nhiệm vụ nên Văn phòng HĐND-UBND huyện với nhiệm vụ thường trực Hội đồng thi đua - khen thưởng của huyện đã bám sát vào kế hoạch, xây dựng các chương trình, mục tiêu, các đề án cụ thể để cán bộ, công chức thi đua phấn đấu thực hiện. Nhìn chung, công tác thi đua khen thưởng tại UBND huyện đã đi vào nề nếp, tạo động lực làm việc cho đội ngũ cán bộ, công chức góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng HĐND-UBND huyện. Bảng 2.4 - Bảng khảo sát đánh giá chất lƣợng công tác thi đua khen thƣởng cảu Văn phòng HĐND-UBND huyện Stt Mức độ đánh giá Số lƣợng ( ngƣời) Tỷ lệ (%) 1 Tốt 24 24 2 Đáp ứng được yêu cầu 70 70 3 Chưa đáp ứng được yêu cầu 6 6 Tổng cộng 100 100 16 2.2.2.8. Công tác quản lý tài chính, công sản Công tác quản lý tài chính, công sản bao gồm việc quản lý, sử dụng, sửa chữa mua sắm trang thiết bị, đồ dùng, tài sản phục vụ cho hoạt động của HĐND, UBND, quản lý sử dụng nguồn kinh phí hoạt động của bộ máy HĐND, UBND. Phó văn phòng phụ trách quản trị hành chính, Chánh văn phòng là chủ tài khoản UBND, chịu trách nhiệm điều hành chung. Một số cán bộ được giao phục trách nhà ăn, nhà khách, hội trường, lái xe, thủ quỹ giữ tiền, với yêu cầu, quy định thống nhất, cụ thể. Trong trường hợp ngoại lệ, Chánh văn phòng hoặc phó chánh văn phòng trực tiếp có ý kiến chỉ đạo. 2.3. Đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài 2.3.1. Trình độ, năng lực đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Con người là yếu tố tiên quyết cho sự thành công của mọi hoạt động, có một nguồn nhân lực tốt đồng nghĩa với hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị sẽ cao và ngược lại nguồn nhân lực kém sẽ làm trì trệ, cản trở sự phát triển của cơ quan, đơn vị. Để đánh giá đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng HĐND-UBND huyện có thể dựa trên một vài số liệu cụ thể sau: Về số lượng: Hiện nay, tổng số cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên Văn phòng HĐND- UBND huyện Lương Tài là 24 người, bao gồm: - Lãnh đạo văn phòng: ( 01 CVP và 03 PVP) 04 người - Bộ phận Chuyên viên tổng hợp: 04 người - Cán bộ và nhân viên phục vụ 16 người Về chất lượng: - Về trình độ văn hóa + Số người được đào tạo trình độ sau Đại học: 03 người + Số người được đào tạo trình độ Cao đẳng, Đại học: 17 người + Số người được đào tạo trình độ Trung cấp: 04 người Qua các số liệu có thể thấy Bảng 2.5- Bảng khảo sát đánh giá chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài Stt Mức độ đánh giá Số lƣợng ( ngƣời) Tỷ lệ (%) 1 Đáp ứng được yêu cầu 55 55 2 Đáp ứng được yêu cầu nhưng chưa chuyên nghiệp 40 40 3 Chưa đáp ứng được yêu cầu 5 5 Tổng cộng 100 100 17 Như vậy, Theo khảo sát có 40% cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng đáp ứng được yêu cầu nhưng chưa chuyên nghiệp. Điều này dẫn đến việc thực hiện các hoạt động của Văn phòng đôi khi còn nặng về hình thức tác nghiệp mà chưa mang lại kết quả cao nhất. Nguyên nhân dẫn đến những tồn tại này là do: - Chỉ tiêu biên chế bị giới hạn nên số lượng cán bộ, công chức bị hạn chế. - Văn phòng HĐND-UBND huyện còn thụ động trong việc xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức. - Công tác tuyển dụng chưa thực sự gắn với vị trí việc làm. - Chế độ chính sách đối với đội ngũ cán bộ, công chức, đặc biệt là đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác tham mưu tổng hợp chưa được quan tâm chú trọng. 2.3.2. Xây dựng kế hoạch chiến lược, chương trình công tác của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài, Công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược vẫn còn những tồn tại, nhất là đối với hoạt động chiến lược tầm xa (do vậy việc xây dựng cơ sở dữ liệu tại UBND huyện Lương Tài còn nhiều hạn chế). Trong một số kế hoạch, chiến lược do Văn phòng tham mưu đôi khi đưa ra mục tiêu quá cao hoặc quá thấp so với khả năng, năng lực thực tế của UBND huyện; các giải pháp thực hiện đôi khi còn chung chung, thiếu cụ thể, 2.3.3 Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin Qua khảo sát có 22% cho rằng việc công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tại Văn phòng HĐND-UBND huyện là nhanh chóng, chính xác, 68% cho rằng đáp ứng được yêu cầu, chưa đáp ứng nhu cầu là 10%. Hiện nay, UBND huyện Lương Tài đã có sự quan tâm, chú trọng đối với nghiệp vụ này, tuy nhiên thực tế việc thực hiện nghiệp vụ này vẫn còn gặp nhiều khó khăn do nó đòi hỏi đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng phải có năng lực trình độ, chuyên môn và khả năng phán đoán công việc. Kiến nghị giải quyết tin: Thực tế ở Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài do trình độ cán bộ còn hạn chế, thiếu sự chủ động, sáng tạo nên công tác kiến nghị giải quyết tin chưa đạt hiệu quả cao. 2.3.4. Công tác tổ chức hội họp Tuy nhiên, bên cạnh những mặt đã đạt được, công tác tổ chức hội họp của Văn phòng HĐND-UBND huyện vẫn còn một số tồn tại như: Số lượng cuộc họp vẫn còn nhiều, các cuộc họp mang tính chất hình thức còn cao; việc xây dựng chương trình cuộc họp, việc chuẩn bị các tài liệu liên quan đến cuộc họp vẫn còn những tồn tại, thiếu sót, 2.3.4. Việc ứng dụng CNTT và áp dựng hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của Văn phòng Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của Văn Phòng Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, việc ứng dụng CNTT vào hoạt động ở Văn phòng HĐND-UBND huyện vẫn còn những tồn tại, hạn chế. Văn phòng mới chỉ 18 chú trọng đầu tư phần cứng chứ chưa quan tâm, chú trọng đầu tư, nâng cấp phần mềm máy tính. Nhiều công việc vẫn được thực hiện theo cách thủ công, truyền thống; chưa biết cách khai thác hiệu quả các nguồn tin trên mạng; Bên cạnh đó, sự hạn chế về năng lực, trình độ của một số cán bộ, công chức cũng là nguyên nhân khiến việc ứng dụng CNTT trong thực hiện các hoạt động tại Văn phòng HĐND-UBND huyện chưa thực sự hiệu quả. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO Ngày 20/6/2006, Thủ trưởng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ- TTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn việt nam ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, Thực hiện tốt hoạt động này sẽ góp phần nâng cao uy tín và hình ảnh cảu đội ngũ cán bộ, công chức; giảm bớt chi phí nhờ các quy trình công việc được hoạch đinh tốt và thực hiện có hiệu quả; nâng cao tinh thần làm việc của cán bộ, công chức nhờ sự hiểu rõ đóng góp của bản thân vào mục tiêu chất lượng, 2.3.5. Mức độ đáp ứng trang thiết bị, cơ sở vật chất Điều kiện vật chất, trang thiết bị văn phòng là điều kiện quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công tác Văn phòng. Nó có vai trò quan trọng, hỗ trợ đắc lực cho cán bộ, công chức khi thực hiện các nhiệm vụ. Trang thiết bị văn phòng là những máy móc phục vụ công tác Văn phòng như: Máy vi tính, máy fax, điện thoại, ghi âm, máy photocopy, máy scan, và các trang thiết bị khác như: Bàn, ghế, tủ, điều hòa nhiệt độ, Qua khảo sát, thu được kết quả như sau: Bảng 2.6 - Bảng khảo sát số lƣợng cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Stt Mức độ đánh giá Số lƣợng ( ngƣời) Tỷ lệ (%) 1 Đủ 96 96 2 Thiếu 4 4 3 Thừa 0 0 Tổng cộng 100 100 Bảng 2.7- Bảng khảo sát chất lƣợng cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài Stt Mức độ đánh giá Số lƣợng ( ngƣời) Tỷ lệ (%) 1 Tốt 90 90 2 Đáp ứng yêu cầu nhưng chưa cập nhật công nghệ hiện đại 10 10 3 Chưa đáp ứng yêu cầu 0 0 Tổng cộng 100 100 19 Qua khảo sát, 90% cán bộ, công chức cho rằng chất lượng cơ sở vật chất đã đáp ứng được yêu cầu; 10% cho rằng chất lượng cơ sở vật chất đáp ứng được yêu cầu nhưng chưa cập nhật công nghệ hiện đại. 2.3.6. Đánh giá chung Để đánh giá sơ bộ hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài, tác giả luận văn đã thực hiện khảo sát và phỏng vấn một số cán bộ công chức làm việc trực tiếp tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài và cán bộ công chức làm việc tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND huyện. Qua tổng hợp các ý kiến, hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện được đánh giá như sau: Bảng 2.8 - Bảng khảo sát đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND- UBND huyện Lƣơng Tài Stt Mức độ đánh giá Số lƣợng ( ngƣời) Tỷ lệ (%) 1 Rất tốt 10 10 2 Tốt 80 80 3 Trung bình 10 10 4 Chưa tốt 0 0 Tổng cộng 100 100 Theo khảo sát, 10 % cán bộ công chức cho rằng hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện là rất tốt, 80% cho rằng hiệu quả hoạt động của Văn phòng là tốt và 10% cho rằng hiệu quả hoạt động của Văn phòng ở mức trung bình. Như vậy, có thể thấy Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài cần phải có biện pháp để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của mình để đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ được giao. Từ thực trạng hoạt động Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài nêu trên, có thể đánh giá được những mặt ưu điểm và nhược điểm trong hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện như sau: 2.3.6.1.Ưu điểm Trong thời gian gần đây, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài hoạt động tương đối hiệu quả, được lãnh đạo UBND huyện và các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện đánh giá cao. Thứ nhất, về đội ngũ cán bộ, công chức: Thứ 2, về cơ chế hoạt động Thứ 3, về công tác pháp chế: Thứ tƣ, về mặt hoạt động của Văn phòng. Thứ 5, về cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho công tác văn phòng được UBND huyện trang bị khá đầy đủ và hiện đại như máy tính, máy in, máy 20 photocopy, máy fax, cùng với các văn phòng phẩm khác. Nhờ vậy, hoạt động của văn phòng được thực hiện nhanh chóng, chính xác hơn, tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng công việc. Thứ sáu, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND 2.3.6.2 Nhược điểm Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài còn một số tồn tại, hạn chế như: Thứ nhất, về đội ngũ cán bộ, công chức. Thứ hai, về cơ chế hoạt động. Thứ ba, về các hoạt động của Văn phòng. Thứ tƣ, chất lượng trang thiết bị, máy móc. Thứ năm, việc ứng dụng CNTT còn gặp nhiều khó khăn do năng lực của cán bộ, công chức Văn phòng còn hạn chế. Nhiều công việc vẫn thực hiện một cách thủ công, truyền thống, tốn nhiều công sức, thời gian. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO chưa mang lại hiệu quả tối ưu, nhiều công việc trong Văn phòng chưa được xây dựng theo quy trình ISO, 2.3.6.3. Nguyên nhân tồn tại, hạn chế - Sự nhận thức chưa đúng, chưa đầy đủ về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng và công tác Văn phòng. Nhiều người quan niệm rằng Văn phòng là một loại công việc sự vụ, không đòi hỏi phải có kiến thức khoa học trong quá trình thực hiện. Cũng có quan điểm cho rằng, Văn phòng chỉ gắn liền với các hoạt động vật chất của cơ quan “ bưng, bê, kê, đặt” mà không chú ý đến chức năng tham mưu của công tác này. Nhận thức đó đã làm giảm hiệu quả hoạt động của Văn phòng nói chung, hiệu quả tham mưu nói riêng. 21 CHƢƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG HĐND-UBND HUYỆN LƢƠNG TÀI 3.1. Nhóm giải pháp đối với công tác quản lý nhà nƣớc 3.1.1. Thay đổi nhận thức về Văn phòng Trên thực tế, nhiều người cần cho rằng Văn phòng và công tác văn phòng là công việc sự vụ, giấy tờ, công tác hậu cần. Do nhận thức trên, trong một thời gian dài Văn phòng không được đầu tư thích đáng, công tác Văn phòng không được chú trọng. Để đạt được sự thay đổi nhận thức của cán bộ, công chức, UBND huyện Lương Tài nói riêng có thể triển khai một số biện pháp cụ thể như sau: Triển khai các đề tài nghiên cứu khoa học về công tác Văn phòng trong giai đoạn hiện nay. Tổ chức các buổi hội thảo về hoàn thiện, nâng cấp tính hiệu quả hoạt động của Văn phòng, 3.1.2. Hoàn thiện về thể chế Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND cấp huyện đòi hỏi cơ quan nhà nước có thẩm quyền đưa ra các quy định, các quy phạm thống nhất khi xây dựng hệ thống pháp luật về công tác văn phòng. Nhà nước cần xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, kỹ năng trong công tác văn phòng. Xây dựng những văn bản nhằm cụ thể hóa nội dung, phân định phạm vi hoạt động của Văn phòng với các phòng ban chuyên môn và cơ chế phối hợp. Xây dựng những quy định, làm rõ trách nhiệm của UBND và Văn phòng HĐND- UBND cấp huyện thực hiện công tác Văn phòng. Qua đó, sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động Văn phòng tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm. 3.2. Nhóm giải pháp đối với UBND, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài 3.2.1. Hoàn thiện đội ngũ cán bộ, công chức làm việc công tác tại Văn phòng Về số lƣợng Thực tế cho thấy, số lượng đội ngũ cán bộ, công chức tại một số bộ phận trong Văn phòng chưa hợp lý, nhiều vị trí phải kiêm nhiệm làm ảnh hưởng nhất định tới chất lượng và tiến độ giải quyết công việc. Cụ thể như: Số lượng cán bộ, công chức làm công tác tham mưu tổng hợp ở Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài vẫn còn ít, chưa đáp ứng được nhu cầu công việc. Hiện nay, ở bộ phận chuyên viên tổng hợp của Văn phòng HĐND-UBND huyện mới có 4 chuyên viên phụ trách ở những lĩnh vực khác nhau ( CV tổng hợp chung;CV tồng hợp công tác kinh tế, nhà đất - xây dựng -đô thị; CV tổng hợp công tác văn hóa - xã hội, CV tổng hợp giúp thường trực HĐND huyện). Số lượng này không tương xứng với khối lượng công việc mà Văn phòng HĐND-UBND huyện phải làm. 22 Về chất lƣợng: Đối với cán bộ, công chức làm công tác tham mưu tổng hợp Thực tế, công tác tham mưu tổng hợp tại UBND huyện Lương Tài cần có sự tham gia của những cán bộ sau: CVP, PVP, chuyên viên tổng hợp; các cán bộ chuyên môn khác ( lãnh đạo các phòng, ban và chuyên viên thuộc các đơn vị của Văn phòng). Trong đó, lãnh đạo Văn phòng là người có trách nhiệm chính trong việc tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện. Do vậy, lãnh đạo Văn phòng cần phải có một số tiêu chuẩn. Một số đề xuất để nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài: Thứ nhất, UBND huyện cần nâng cao chất lượng tuyển dụng công chức tuyển dụng cần gắn với vị trí việc làm. Trên cơ sở các tiêu chuẩn đối với từng vị trí công tác tại Văn phòng và yêu cầu thực tế công việc, UBND huyện cần có cơ chế tuyển dụng công chức rõ ràng, thực hiện đúng quy trình. Xây dựng bản mô tả công việc một cách chi tiết từ đó tuyển chọn đúng yêu cầu của vị trí công việc tại Văn phòng. Thứ hai, hoàn thiện quy định về đánh giá cán bộ, công chức Văn phòng, cần có những tiêu chuẩn riêng để đánh giá cán bộ văn phòng. Tiêu chí đánh giá phải được xây dựng chi tiết dựa trên mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Dựa trên kết quả đánh giá, cơ cấu vị trí việc làm được xác định cụ thể, tạo cơ sở cho việc tuyển dụng mới, thay thế những người nghỉ hưu, đào tạo những người chưa đảm bảo yêu cầu, và tiến hành tinh giảm biên chế theo tiêu chí định lượng được Đồng thời, trên cơ sở kết quả đánh giá, UBND huyện cần có hình thức khen thưởng, khuyến khích kịp thời đối với những cán bộ, công chức có thành tích đặc biệt trong công tác. Đánh giá đúng vai trò của cán bộ, công chức trong việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao. Thứ ba, UBND huyện Lương Tài cần thực hiện tốt công tác đào tạo bồi dưỡng, từng bước nâng cao trình độ chuyên môn ( về quản lý nhà nước, ngoại ngữ, tin học, pháp luật,) của đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại văn phòng. Để làm được điều này, cần có sự quan tâm, hỗ trợ mạnh mẽ từ phía cán bộ, công chức Văn phòng được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng hành chính, thông qua lớp bồi dưỡng ngắn hạn, dài hạn được mở tại địa phương hoặc tại các cơ sở đào tạo có uy tín trong nước; có kế hoạch cử cán bộ, công chức thuộc bộ phận Văn phòng có đủ tiêu chuẩn đi đào tạo, bồi dưỡng. Thứ tư, UBND huyện cần xây dựng một lề nối làm việc khoa học, có trật tự, kỷ cương, dân chủ trong mọi hoạt động của công tác Văn phòng. Thứ năm, UBND huyện Lương Tài cần có chế độ đãi ngộ xứng đáng cho đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng để thu hút những người thực sự có khả năng vào làn việc và để họ yên tâm, gắn bó với công việc, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng. 23 Trên thực tế, một số cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng, đặc biệt là cán bộ, công chức làm công tác tham mưu tổng hợp vẫn còn tâm lý không an tâm với công việc được giao, có tư tưởng muốn chuyển đi nơi khác. 3.2.2. Giải pháp hoàn thiện các hoạt dộng cụ thể của Văn phòng 3.2.2.1. Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác Đối với việc xây dựng kế hoạch, chiến lƣợc Công tác lập kế hoạch ngày càng được đề cao trong quản lý hiện đại. Kế hoạch được lập một cách đúng đắn, hợp lý sẽ giúp các nhà lãnh đạo, quản lý giảm đến mức độ tối đa các bất trắc, tập trung lực lượng để thực hiện mục tiêu đã định và kiểm tra mọi hoạt động của cơ quan một cách thuận lợi, có căn cứ. Do vậy, Văn phòng HĐND- UBND huyện cần đặc biệt quan tâm, nâng cao hiệu quả hoạt động củ công tác này, Văn phòng HĐND-UBND huyện cần: Đối với việc thực hiện chƣơng trình công tác Thực tế, chương trình công tác do Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài xây dựng đôi khi chồng chéo, chưa hợp lý, đưa quá nhiều vấn đề vào chương trình nhưng không thực hiện được hoặc thực hiện không hiệu quả. Vì vậy, khi xây dựng chương trình công tác Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài cần: Xây dựng nội dung chương trình phải bám sát và thể hiện đúng, kịp thời trong từng thời gian, đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Xác định đúng định hướng công tác, mục tiêu, trọng tâm và các công tác chính trong từng thời gian. Đồng thời chú ý triển khai đồng bộ tất cả các lĩnh vực công tác của UBND huyện. 3.2.2.2. Hoàn thiện công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin Hiện nay, chủ yếu thông tin Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài có được là thông tin từ cấp trên và thông tin từ cấp dưới. Do vậy, Văn phòng HĐND-UBND huyện cần tăng cường thu thập thông tin từ các nguồn khác, đặc biệt là thông tin từ dư luận xã hội để thông tin sử dụng phục vụ cho công tác tham mưu sát với yêu cầu thực tế, đáp ứng được nhu cầu, phù hợp với tâm tư, nguyện vọn của quần chúng nhân dân. 3.2.2.3. Hoàn thiện công tác tổ chức hội họp Văn phòng HĐND-UBND huyện cần lựa chọn, xác định tổ chức hay không tổ chức một cuộc họp để tránh việc tổ chức các cuộc họp với nội dung nghèo nàn, không cần thiết. Cần xác định rõ thành phần tham dự cuộc họp, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cuộc họp, đồng thời giảm chi phí không cần thiết. Xác định rõ nội dung, tính chất của cuộc họp để chuẩn bị các tài liệu phục vụ cho cuộc họp đầy đủ, hợp lý. Nếu tài liệu nào quá dài thì phải kèm theo bản tóm tắt để các đại biểu nắm được nội dung. 3.2.2.4. Hoàn thiện công tác xây dựng văn bản. Trên thực tế, văn bản vẫn được xem là một phương tiện thông tin , công cụ quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước ở địa phương. Chúng chưa được sử dụng có hiệu quả để kiểm tra, giám sát công việc của cán bộ công chức làm việc ở UBND huyện. 24 Đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức làm công tác tham mưu tổng hợp về kỹ năng, nghiệp vụ soạn thảo văn bản thông qua các lớp bồi dưỡng ngắn hạn, dài hạn được mở tại địa phương hoặc tại các cơ sở đào tạo nghiệp vụ soạn thảo văn bản có uy tín trong nước. Tổ chức rà soát, đánh giá văn bản theo định kỳ, nhờ đó góp phấn bỏ những văn bản do UBND huyện ban hành không còn hiệu lực thi hành, phát hiện những văn bản có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình chỉ việc thi hành, sửa đổi, huỷ bỏ hoặc bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp và thống nhất của hệ thống pháp luật. 3.2.2.5. Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ UBND huyện Lương Tài cần xây dựng quy chế về công tác văn thư. Văn phòng là nơi trực tiếp tổ chức thực hiện công tác văn thư của cơ quan. Hàng ngày UBND huyện phải tiếp nhận, xử lý rất nhiều văn bản đi, văn bản đến, nếu đưa ra được quy trình xử lý văn bản có hiệu quả sẽ góp phần không nhỏ vảo việc nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước trên địa bàn huyện 3.2.2.7. Hoàn thiện công tác thi đua khen thưởng Để công tác thi đua - khen thưởng thực sự trở thành công cụ hữu hiệu, tạo động lực làm việc cho đội ngũ cán bộ, công chức, UBND huyện cần nghiên cứu thực hiện một số giải pháp sau: Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, kịp thời động viên, khích lệ, nhân rộng các điển hình tiên tiến. Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các phong trào thi đua ở các đơn vị cơ sở, phải nắm được đầy đủ thông tin, chính xác, trunng thực về tiến độ cũng như kết quả thi đua một cách kịp thời. Các đơn vị, cá nhân thi đua phải thường xuyên thông tin báo cáo phản ánh tình hình thực hiện đăng ký thi đua của mình cho lãnh đạo UBND, đặc biệt là phản ánh những điển hình tiên tiến, những kinh nghiệm hay trong tổ chức phong trào thi đua. Tổ chức khen thưởng trọng thị nhưng hợp lý và tiết kiệm. Nâng cao trách nhiệm, tinh thần của đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác thi đua - khen thưởng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác khen thưởng theo hướng thực chất và chặt chẽ hơn. 3.2.2.8. Hoàn thiện công tác quản lý tài chính, công sản Thực hiện công khai dân chủ trong hoạt động tài chính của Văn phòng HĐND- UBND huyện. Dân chủ hoá hoạt động tài chính là công khai hoá thu chi tài chính. Việc ban hành quy chế công khai tài chính là cần thiết nhằm phát huy quyền làm chủ của cán bộ, công chức trong việc tham gia quản lý cơ quan. Tuy nhiên, hoạt động tham mưu tổng hợp của Văn phòng là hoạt động có tính chất đặc biệt quan trọng phục vụ cho lãnh đạo UBND huyện, ngân sách cho hoạt động tham mưu tổng hợp tương đối nhiều nên phạm vi, mức độ công khai đến đâu, với các đối tượng nào là vấn đề cần phải xem xét cân nhắc cẩn thận để vừa đảm bảo việc dân chủ hoá vừa đảm bảo hiệu quả cho hoạt động tham mưu tổng hợp của Văn phòng. 25 Thực hiện chế độ khoán chi trong hoạt động của Văn phòng HĐND -UBND huyện. Điều này sẽ giúp nâng cao hiệu quả sử dụng kinh phí, chống lãng phí, thất thoát trong việc sử dụng ngân sách Nhà nước. 3.2.3. Tăng cƣờng đầu tƣ trang thiết bị kỹ thuật - Thay thế các trang thiết bị hỏng hóc, lạc hậu bằng các thiết bị mới, hiện đại. Cụ thể, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài trước hết cần thay máy photocopy; thay một số máy tính đã cũ, cấu hình thấp bằng máy tính mới cấu hình cao hơn; mua thêm máy huỷ tài liệu. Đổi mới và thay thế các trang thiết bị đã lạc hậu, hỏng hóc bằng các thiết bị mới hiện đại là cần thiết, tuy nhiên, điều này không có nghĩa là phải đưa ngay những gì mới nhất vào hoạt động của Văn phòng. Việc đổi mới này phải thực hiện trên cơ sở nguồn tài chính cho phép, phù hợp với trình độ cán bộ, công chức Văn phòng HĐND-UBND huyện. 3.2.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Việc ứng dụng công nghệ thông có ý nghĩa to lớn đối với việc nâng cao hiệu quả hoạt động cảu Văn phòng như: tăng năng suất lao động, tiết kiệm được thời gian, giải phóng sức lao động của cán bộ làm việc tại Văn phòng, cập nhật xử lý thông tin nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, Do vậy, để ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động Văn phòng một cách hiệu quả, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài cần thực hiện một số giải pháp sau: 3.2.5. Đẩy mạnh việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài với tư cách là cơ quan giúp việc của UBND huyện, có mối quan hệ công tác với nhiều cơ quan, đoàn thể, tổ chức chính trị, chính trị xã hội cũng như với người dân. Sản phẩm công tác của cán bộ công chức Văn phòng HĐND-UBND huyện phần lớn là những vấn đề liên quan đến cơ chế, chính sách, đến hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND huyện. Do đó, việc xây dựng các quy trình làm việc khoa học theo tiêu chuẩn của hệ thống, quản lý chất lượng ISO 9001:2008 sẽ giúp cho lãnh đạo UBND huyện kiểm tra, kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong phạm vi, chức năng, nhiệm vụ được giao, nâng cao chất lượng công tác và uy tín của Văn phòng HĐND-UBND huyện. Áp dụng Hệ thống chất lượng ISO 9001:2008 được xem là một trong những giải pháp cần thiết để nâng cáo hiệu quả quản lý nhà nước. Đẩy mạnh việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO sẽ đem lại cho UBND huyện Lương Tài những lợi ích cơ bản sau: Đẩy mạnh việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO là điều cần thiết để nâng cao hiệu quản hoạt động cảu Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài, từ đó góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn quận. 26 KẾT LUẬN Đáp ứng yêu cầu của công việc cải cách hành chính và trước xu thế hội nhập quốc tế, việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng là một yêu cầu hết sức cần thiết. Với chức năng là cơ quan tham mưu, giúp việc cho UBND và lãnh đạo UBND huyện trong công tác chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, thực hiện chức năng quản lý nhà nước và địa phương Văn phòng HĐND-UBND huyện cần hoàn thiện hơn nữa về mặt tổ chức và hoạt động để đáp ứng tốt hơn vị trí là cánh tay phải, là bộ mặt của UBND huyện. Qua phân tích thực trạng về tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND -UBND huyện, có thể nhận thấy bên cạnh những thành tựu đạt được, hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện vẫn còn nhiều bộc lộ một số thiếu sót, hạn chế nhất định như: trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Văn phòng; Những tồn tại, hạn chế đó đã ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng hoạt động của Văn phòng, cản trở sự phát triển của Văn phòng. Nhiệm vụ cấp bách đặt ra là phải có những giải pháp kịp thời để nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện. Để khắc phục các tồn tại, hạn chế nêu trên, luận văn đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng; nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức; đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin và hoạt động của Văn phòng; Tuy nhiên, do còn hạn hẹp về kinh nghiệm quản lý hành chính nhà nước trong thời kỳ mới, vừa làm vừa học, vừa làm vừa tìm tòi rút kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tuy nhiên với tinh thần hết sức cầu thị, hi vọng luận văn sẽ có những đóng góp nhất định vào công cuộc cải cách hành chính, góp phần làm cho hoạt động của UBND huyện Lương Tài nói chung và Văn phòng HĐND-UBND huyện nói riêng ngày càng ổn định và hiệu quả. 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 2. Chính phủ (2001), Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ban hành ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu. 3. Chính phủ (2004), Nghị định số 110/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2004 về công tác văn thư. 4. Chính phủ (2004), Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia. 5. Chính phủ (2008), Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ban hành ngày 04/02/2008 quy định tổ chức các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. 6. Chính phủ (2010), Nghị định số 42/2010/NĐ-CP ban hành ngày 15/4/2010 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật thi đua, khen thưởng và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều cảu Luật thi đua, khen thưởng. 7. Chính phủ (2010), Nghị định số 12/2010/NĐ-CP ban hành ngày 26/02/2010 Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 14/2008/NĐ-CP. 8. Chính phủ (2010), Nghị định số 40/2010/NĐ-CP ban hành ngày 01/6/2010 về kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật. 9. Chính phủ (2011), Nghị quyết số 30c/NQ-CP ban hành ngày 08/11/2011 về việc ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020. 10. Đại học Kinh tế quốc dân (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Tài chính, Hà Nội. 11. Nguyễn Văn Hậu, Lê Ngọc Hồng, Nguyễn Thị Hồng, Hoàng Thị Hoài Hương (2007), Giáo trình nghiệp vụ thư ký, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội. 12. Nguyễn Văn Hậu, Hoàng Thị Hoài Hương, Nguyễn Thị Thu Vân (2008), Giáo trình kỹ năng giao tiếp trong quản lý hành chính nhà nước, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội. 13. Học viện hành chính (2003), Hành chính công, NXB Thống kê, Hà Nội. 14. Học viện hành chính (2008), Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội. 15. Học viện hành chính (2008), Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, NXB. Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội. 16. Học viện hành chính (2008), Giáo trình Quản lý và phát triển tổ chức hành chính nhà nước, NXB. Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội. 17. Học viện hành chính (2008), Giáo trình tổ chức nhân sự hành chính nhà nước, NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội. 18. Học viện hành chính (2008), Giáo trình văn phòng, văn thư và lưu trữ trong cơ quan nhà nước, NXB. Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội. 28 19. Nguyễn Thị Thùy Linh (2012), nâng cao năng lực điều hành của văn phòng UBND cấp huyện, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công, Học viện hành chính, Hà Nội. 20. Đặng Thị Quyên (2012), Nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công, Học viện hành chính, Hà Nội. 21. Quốc hội (2003), Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân. 22. Quốc hội (2011), Luật lưu trữ. 23. Lưu Kiến Thanh (2006), Xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, NXB. Lao động, Hà Nội. 24. Nguyễn Văn Thâm (2003), Tổ chức và điều hành hoạt động của các công sở, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội. 25. Nguyễn Hữu Thân (2001), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội. 26. Nguyễn Tất Thu (2011), Tổ chức và hoạt động của văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội. 27. Văn Tất Thu ( 2013), Văn bản và công tác văn bản trong cơ quan nhà nước, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội. 28. Thủ tướng Chính phủ (2001), Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ban hành ngày 17/9/2001 phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2001-2010. 29. Thủ tướng Chính phủ (2006), Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ban hành ngày 20/6/2006 về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001-2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. 30. Thủ tướng Chính phủ (2006), Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ban hành ngày 25/5/2006 ban hành quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. 31. Thủ tướng Chính phủ (2007), Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ban hành ngày 02/8/2007 ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước. 32. Thủ tướng Chính phủ (2009), Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ban hành ngày 30/9/2009 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2009/QĐ-TTg. 33. Ủy ban thường vụ Quốc hội (2001), Pháp lện số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/04/2001 về lưu trữ quốc gia. 29 34. UBND thành phố Hà Nội (2010), Quyết định số 341/QĐ-UBND ban hành ngày 10/01/2010 về việc tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Quận, huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội. 35. UBND huyện Lương Tài (2008), Quyết định số 55/QĐ-UBND ban hành ngày 18/7/2008 về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND-UBND huyện. 36. UBND huyện Lương Tài (2012), Báo cáo số 207/BC-UBND ban hành ngày 02/12/2012 về tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng năm 2012 và nhiệm vụ trọng tâm năm 2013. 37. UBND huyện Lương Tài (2011), Quyết định số 2517/2011/QĐ-UBND ban hành ngày 20/9/2011 ban hành Quy chế làm việc của UBND huyện Lương Tài nhiệm kỳ 2011-2016. 38. Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài ( 2011), Công văn số 783/VP- HCTC ban hành ngày 11/3/2011 về việc triển khai thực hiện Thông tư số 01 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.