Tóm tắt Luận văn Quản lý hồ sơ công chức thuộc bộ nội vụ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TẠ THỊ TUYẾT NHUNG QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC THUỘC BỘ NỘI VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – NĂM 2017 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TẠ THỊ TUYẾT NHUNG QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC THUỘC BỘ NỘI VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 06 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. LẠI ĐỨC VƯỢNG HÀ NỘI – NĂM 2017 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài luận văn Quản lý hồ sơ công chức là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý công chức, được quy định tại Điều 69 Luật Cán bộ, công chức; tại Điều 47 Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức; tại Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức. Làm tốt công tác quản lý hồ sơ công chức giúp cho công tác quy hoạch, bố trí, sử dụng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, đánh giá, phân loại, thống kê, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ công chức được đầy đủ, chính xác. Qua đó sẽ đánh giá được hiệu quả các chủ trương, đường lối công tác cán bộ của Đảng, hiệu quả quản lý, xây dựng đội ngũ công chức của Nhà nước; góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng đội ngũ công chức. Làm tốt công tác quản lý hồ sơ công chức cũng sẽ góp phần hỗ trợ tối đa cho công chức trong thực hiện các giao dịch hành chính thường ngày. Trong những năm qua, đặc biệt là từ khi ban hành Luật Cán bộ, công chức, Nhà nước ta đã ban hành một hệ thống quy điṇh pháp lý tương đối cụ thể về quản lý hồ sơ cán bô,̣ công chức. Do nhiều yếu tố chủ quan và khách quan, công tác quản lý hồ sơ công chức trên cả nước nói chung, công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ nói riêng vẫn còn gặp phải những khó khăn, bất cập nhất định, làm ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý đội ngũ công chức. Để góp phần khắc phục những khó khăn, bất cập, hạn chế nêu trên, chúng ta cần có cách tiếp cận từ góc độ khoa học và thực tiễn, nhằm góp phần đưa công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ đi vào nền nếp, nâng cao hiệu quả sử dụng, khai thác hồ sơ, đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý cán bộ, công chức trong điều kiện đổi mới và hội nhập hiện nay. 2 Chính vì vậy, tôi chọn đề tài “Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ” làm Luận văn thạc sĩ của mình. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Trong hệ thống các công trình nghiên cứu về quản lý công chức, về lưu trữ hồ sơ, vấn đề quản lý, khai thác, sử dụng, lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức vẫn còn là khoảng trống ít được nhắc đến và bàn luận. Ngay cả về phương diện luật học, phải mất một thời gian khá dài, nhà nước ta không ban hành văn bản quy định về công tác này. Theo nghiên cứu của chúng tôi, cho đến nay có rất ít công trình tập trung nghiên cứu chuyên sâu về công tác quản lý hồ sơ công chức tại một cơ quan nhà nước cấp Bộ nói chung, tại Bộ Nội vụ nói riêng. Do đó, đề tài luận văn sẽ tập trung nghiên cứu, giải quyết các vấn đề thực tiễn đặt ra hiện nay đối với công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ, góp phần thực hiện cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý đội ngũ cán bộ, công chức của Bộ Nội vụ. Đề tài luận văn của chúng tôi có tính kế thừa nhưng không trùng lặp với các công trình đã nghiên cứu, công bố trước đây. 3. Mục đích, nhiệm vụ của luận văn - Mục đích: Nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ trong giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo. - Nhiệm vụ: + Tổng hợp và phân tích một số vấn đề lý luận về hồ sơ và quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. + Khảo sát thực tiễn tình hình quản lý hồ sơ công chức tại một số cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ để phân tích, đánh giá thực trạng về công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. + Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo. 3 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn - Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống lý luận và thực tiễn về công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. - Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Thời gian: Từ năm 2010 (khi Luật Cán bộ, công chức có hiệu lực thi hành) đến nay. Địa điểm: Tại các cơ quan, đơn vị hành chính thuộc Bộ Nội vụ, gồm: Vụ Tổ chức cán bộ, Ban Tôn giáo Chính phủ, Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. 5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn - Phương pháp luận: Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh và quan điểm của Đảng, quy định của Nhà nước về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. - Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp nghiên cứu hệ thống + Phương pháp phân tích, so sánh + Phương pháp tổng hợp, thống kê + Phương pháp khảo sát + Phương pháp tổng kết kinh nghiệm 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn - Ý nghĩa lý luận: Việc nghiên cứu đề tài mang tính lý luận bổ sung, làm phong phú thêm hệ thống lý luận về công tác quản lý hồ sơ công chức của cơ quan Bộ nói riêng và các cơ quan nhà nước nói chung. - Ý nghĩa thực tiễn: Đề tài luận văn giải quyết được các vấn đề sau: 4 Một là, giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận thức sâu sắc về ý nghĩa, vai trò của công tác quản lý hồ sơ công chức. Hai là, giúp xây dựng đội ngũ công chức có đủ kiến thức, kỹ năng về quản lý hồ sơ công chức tại các cơ quan nhà nước nói chung, tại Bộ Nội vụ nói riêng. Ba là, giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thêm tư liệu để so sánh, vận dụng linh hoạt các giải pháp vào tình hình cụ thể của cơ quan, tổ chức. Bốn là, giúp Bộ Nội vụ với vị trí, trách nhiệm, vai trò là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về hồ sơ cán bộ, công chức có thêm tư liệu để đánh giá, tổng kết, hoàn thiện các văn bản pháp luật quy định về công tác này. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung chính của luận văn gồm 3 chương: - Chương I: Cơ sở lý luận của công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. - Chương II: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. - Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1. Tổng quan về hồ sơ công chức 1.1.1. Một số khái niệm 1.1.1.1 Khái niệm tài liệu và hồ sơ: - Khái niệm tài liệu: Theo Luật Lưu trữ năm 2011, khái niệm tài liệu được đinh nghĩa và giải thích như sau: Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 5 Giá trị của tài liệu là khả năng đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng thông tin tài liệu của con người đối với các mặt hoạt động xã hội. Về mặt lý luận cũng như trong thực tiễn công tác lưu trữ, người ta chia giá trị tài liệu ra làm hai nhóm chính là: Giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử. - Khái niệm hồ sơ: Theo Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. - Phân loại hồ sơ: + Hồ sơ công việc: Là tập tài liệu theo dõi, xử lý một việc nào đó. Trong hồ sơ công việc thường có tài liệu khởi đầu công việc, cho đến tài liệu (văn bản) kết thúc công việc. + Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản quy phạm pháp luật về vấn đề, lĩnh vực nào đó. + Hồ sơ nhân sự: Là một tập tài liệu có liên quan, phản ánh các thông tin về một cá nhân cụ thể. + Hồ sơ chuyên ngành: Hồ sơ các vụ án của ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ của cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân - Vị trí, vai trò của quản lý hồ sơ, tài liệu trong cơ quan: + Là công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan. + Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc công tác của nhà quản lý. + Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản. + Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra và giám sát. + Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. 1.1.1.2. Khái niệm công chức: 6 Theo Luật Cán bộ, công chức năm 2008, công chức định nghĩa là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập thì lương được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật. 1.1.1.3. Khái niệm hồ sơ công chức: Hồ sơ công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về công chức, bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức, thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các văn bản tài liệu có liên quan khác, được cập nhật trong quá trình công tác của công chức kể từ khi được tuyển dụng. 1.1.2. Thành phần hồ sơ công chức * Đối với công chức tuyển dụng lần đầu, hồ sơ gồm các tài liệu: - Nhóm tài liệu về sơ yếu lý lịch. - Nhóm các tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng. - Nhóm các tài liệu về tuyển dụng, tiếp nhận công chức. * Đối với công chức đang công tác, hồ sơ gồm các tài liệu sau: Ngoài các thành phần hồ sơ nêu trên, hồ sơ công chức đang công tác bao gồm các thành phần sau: - Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức”. 7 - Các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của công chức. - Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công chức hàng năm của cơ quan sử dụng công chức. - Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức. - Bản kê khai tài sản đối với các đối tượng công chức bắt buộc kê khai tài sản theo quy định hiện hành. - Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến công chức và gia đình công chức được phản ánh trong đơn thư. - Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của công chức. 1.1.3. Đặc điểm hồ sơ công chức: - Hồ sơ công chức bao gồm những tài liệu liên quan đến quá trình công tác của mỗi công chức. - Thành phần hồ sơ công chức rất phong phú và đa dạng, gồm nhiều nhóm tài liệu. Mỗi nhóm tài liệu đều cung cấp các thông tin khác nhau về công chức. - Các tài liệu trong hồ sơ công chức phần lớn là những văn bản cá biệt. - Hồ sơ công chức có quá trình hình thành tương đối lâu dài, thường xuyên được bổ sung, cập nhật.. 1.1.4. Hình thức hồ sơ công chức - Hồ sơ giấy bao gồm tập hợp các loại văn bản, tài liệu dưới dạng giấy, liên quan đến quá trình công tác của công chức, được lưu trữ, bảo quản, bảo mật tại khu vực làm việc của cơ quan, tổ chức. - Hồ sơ điện tử bao gồm tập hợp các loại văn bản, tài liệu dưới dạng file điện tử, liên quan đến quá trình công tác của công chức, được lưu trữ trong các 8 phần mềm máy tính, được bảo quản, bảo mật trên môi trường điện tử của cơ quan, tổ chức. 1.2. Tổng quan về công tác quản lý hồ sơ công chức 1.2.1. Một số khái niệm - Khái niệm quản lý: Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý nhằm đạt được mục tiêu nhất định. - Khái niệm quản lý công chức: Quản lý công chức là sự tác động có tổ chức và bằng pháp luật của nhà nước đối với đội ngũ công chức vì mục tiêu bảo vệ và phát triển xã hội theo định hướng đã định. - Khái niệm cơ quan quản lý công chức: Cơ quan quản lý công chức là cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao thẩm quyền tuyển dụng, bổ nhiệm, nâng ngạch, nâng lương, cho thôi việc, nghỉ hưu, giải quyết chế độ, chính sách và khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, được quy định tại Khoản 2 Điều 7 của Luật Cán bộ, công chức. - Khái niệm quản lý hồ sơ công chức: Quản lý hồ sơ công chức là sự tác động, điều chỉnh của cơ quan quản lý công chức đến hệ thống hồ sơ công chức thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan nhằm xây dựng, khai thác, sử dụng có hiệu quả hồ sơ công chức, phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý đội ngũ công chức của cơ quan. 1.2.2. Thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý. 1.2.3. Nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức - Quản lý hồ sơ công chức là trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức. Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ công chức. - Công tác xây dựng, quản lý hồ sơ công chức phải được thực hiện thống nhất, khoa học và phải phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng công chức, từ khi được tuyển dụng cho đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước. 9 - Hồ sơ công chức phải được lưu giữ, quản lý, sử dụng theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định. - Các thông tin thay đổi về hồ sơ công chức phải được cập nhật thường xuyên, liên tục, bảo đảm việc cung cấp thông tin về cá nhân công chức được đầy đủ, chính xác, kịp thời. - Công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những tài liệu do công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý xác minh, chứng nhận. - Hồ sơ công chức cần được xây dựng, lưu trữ và bảo quản dưới dạng hồ sơ điện tử để quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả đáp ứng yêu cầu quản lý công chức. 1.2.4. Quy trình quản lý hồ sơ công chức Quy trình quản lý hồ sơ công chức được thể hiện như sau: 1.2.5. Số hóa hồ sơ công chức Số hóa hồ sơ công chức là quá trình chuyển các dạng dữ liệu/tài liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang chữ Vn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết được như tài liệu ban đầu. Số hóa hồ sơ công chức trong giai đoạn hiện nay là biện pháp tối ưu, giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng, thuận tiện. Lập Bổ sung, sửa chữa Chuyển giao, tiếp nhận Nghiên cứu, khai thác Lưu giữ, bảo quản, bảo mật Báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức 10 TIỂU KẾT CHƢƠNG 1 Trong Chương này, chúng tôi đã nêu một số khái niệm liên quan đến hồ sơ, các loại hồ sơ; công chức, hồ sơ công chức, quản lý công chức và quản lý hồ sơ công chức. Hồ sơ công chức yêu cầu tính thống nhất về thông tin cá nhân công chức; có thành phần, đặc điểm riêng để phân biệt với các loại hồ sơ khác. Thực hiện đúng nguyên tắc, quy trình quản lý hồ sơ sẽ phát huy được tính hiệu quả của quản lý hồ sơ công chức đối với công tác quản lý nhân sự trong cơ quan, tổ chức. Những vấn đề lý luận tại Chương này là cơ sở để chúng tôi nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ trong giai đoạn hiện nay. CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC THUỘC BỘ NỘI VỤ 2.1. Khái quát đặc điểm tình hình của Bộ Nội vụ 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Nội vụ - Thời kỳ Chính phủ lâm thời (28/8/1945-2/3/1946): Ngày 28/8/1945, Bộ Nội vụ được thành lập, là tổ chức của Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, do đồng chí Võ Nguyên Giáp làm Bộ trưởng. Nhiệm vụ cấp bách của Bộ Nội vụ trong thời điểm này là tập trung vào việc xây dựng bộ máy Nhà nước cách mạng còn non trẻ và chuẩn bị các điều kiện, cơ sở pháp lý để thành lập Chính phủ chính thức của nước Việt Nam dân chủ cộng hòa. - Thời kỳ Chính phủ kháng chiến (1946-1954): Trong cơ cấu của Chính phủ có Bộ Nội vụ, cụ Huỳnh Thúc Kháng được bầu làm Bộ trưởng. Đến tháng 6/1947, cụ Tôn Đức Thắng làm Bộ trưởng và đến tháng 11/1947 cụ Phan Kế Toại đảm nhận chức vụ này. 11 Tổ chức bộ máy của Bộ Nội vụ ngày càng được củng cố và phát triển theo tiến trình hoàn thiện bộ máy Nhà nước và đấu tranh thắng lợi của công cuộc kháng chiến. - Thời kỳ từ năm 1955-1970: Sau chiến thắng lịch sử Điện Biên Phủ ngày 07/5/1954, Bộ Nội vụ đã khẩn trương bắt tay vào công việc khôi phục sau chiến tranh và chỉ trong một thời gian ngắn, các vấn đề như việc ổn định cấp bậc cán bộ, công nhân viên chức, sắp xếp chế độ tiền lương, điều chỉnh biên chế, kiện toàn bộ máy chính quyền địa phương (thành lập các khu tự trị Tây Bắc, Việt Bắc, tổ chức các tỉnh, thành phố...) đã được thực hiện, góp phần nhanh chóng ổn định tổ chức bộ máy chính quyền nhân dân sau chiến thắng nhằm khôi phục và phát triển kinh tế - xã hội. - Thời kỳ từ năm 1970-1973: Từ những năm 1970, tổ chức của Bộ Nội vụ có một số thay đổi. Theo quyết định số 40/CP ngày 26/02/1970 của Hội đồng Chính phủ, các chức năng, nhiệm vụ quản lý công tác Tổ chức nhà nước được chuyển từ Bộ Nội vụ về Phủ Thủ tướng do đồng chí Phó Thủ tướng Thường trực trực tiếp chỉ đạo. Ngày 20/02/1973, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 29/CP, lập Ban Tổ chức của Chính phủ để thực hiện nhiệm vụ giúp Chính phủ quản lý công tác tổ chức cán bộ. - Thời kỳ từ năm 1975-1990: Trong thời gian này, các nhiệm vụ được Ban Tổ chức của Chính phủ thực hiện, gồm: Tham mưu và giúp Chính phủ quản lý việc tổ chức bộ máy các Bộ, ngành Trung ương và chính quyền địa phương các cấp; công tác bầu cử; địa giới hành chính; chế độ, chính sách cho cán bộ, công chức và đội ngũ cán bộ chính quyền cơ sở; quản lý biên chế và tinh giản biên chế; tổ chức các Hội quần chúng. - Thời kỳ từ năm 1990 - 2002: Đầu năm 1990, Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 135/HĐBT quy định lại tên, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Ban Tổ chức của Chính phủ thành Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ. 12 Ngày 30/9/1992, Nghị quyết kỳ họp thứ nhất Quốc hội khóa IX đã quyết định Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ là cơ quan ngang Bộ. - Thời kỳ từ năm 2002 - nay: Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ được đổi tên thành Bộ Nội vụ. Trong thời kỳ này, Bộ Nội vụ có nhiều thay đổi về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ Căn cứ Nghị định số 34/2017/NĐ-CP ngày 03/4/2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ, Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực: Tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước; chính quyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên ngành hành chính và quản lý nhà nước; hội, tổ chức phi chính phủ; thi đua, khen thưởng; tôn giáo; văn thư, lưu trữ nhà nước; thanh niên và quản lý nhà nước đối với các dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lý của bộ theo quy định của pháp luật. Với chức năng như trên, Bộ Nội vụ được Chính phủ quy định thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01/9/2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và 28 nhóm nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ Bộ Nội vụ hiện có 23 cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc, trong đó có 18 đơn vị hành chính giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước; 05 đơn vị sự nghiệp phục vụ chức năng quản lý nhà nước của Bộ, gồm: 2.1.4. Khái quát đội ngũ công chức của Bộ Nội vụ (số liệu tính đến thời điểm tháng 12 năm 2016). - Về số lượng: Hiện nay, Bộ Nội vụ có 467 công chức trên tổng số 2557 người làm việc (ngoài số lượng công chức nói trên, Bộ Nội vụ có 01 cán bộ, 1336 viên chức, 753 người làm việc theo chế độ hợp đồng lao động). Số liệu tính đến hết năm 2015. 13 - Về chất lượng đội ngũ công chức thể hiện như sau: Tiến sĩ: 16 người; Thạc sĩ: 198 người; Đại học: 228; dưới Đại học: 25. - Về giới tính: Nữ: 215 người; Nam: 252 người. - Về độ tuổi: Dưới 30: 9 người; từ 30 đến 40: 174 người; từ 40 đến 50: 182 người; từ 50 đến 60: 102 người. - Về cơ cấu ngạch công chức: Chuyên viên cao cấp và tương đương: 59 người; chuyên viên chính và tương đương:161 người; chuyên viên và tương đương: 219 người; cán sự: 16 người; nhân viên: 12 người. 2.1.5. Mô hình tổ chức, mô hình quản lý công chức và mô hình quản lý hồ sơ công chức tại Bộ Nội vụ 2.1.5.1. Mô hình tổ chức: Hiện nay, Bộ Nội vụ được tổ chức theo mô hình Bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực. Tuy nhiên, mô hình tổ chức Bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực của Bộ Nội vụ chưa thực sự được thực hiện đúng tinh thần chỉ đạo của Chính phủ. 2.1.5.2. Mô hình quản lý công chức: Hiện nay, Bộ Nội vụ cũng như hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước nói chung đang thực hiện mô hình kết hợp giữa quản lý công chức theo chức nghiệp với quản lý theo vị trí việc làm. Tuy nhiên, xét về bản chất, mô hình quản lý công chức của Bộ Nội vụ vẫn là quản lý theo chức nghiệp. 2.1.5.3. Mô hình quản lý hồ sơ công chức: Bộ Nội vụ hiện đang tổ chức quản lý hồ sơ công chức theo mô hình quản lý tập trung, có phân cấp cho cơ quan, đơn vị hành chính thuộc, trực thuộc Bộ. 2.1.6. Phân cấp quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ - Thẩm quyền quản lý của Bộ trưởng: Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý hồ sơ công chức của các Vụ, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Ban Cán sự đảng Bộ, cơ quan chuyên trách Đảng, đoàn thể Bộ, các Dự án thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ trưởng. 14 - Thẩm quyền của Người đứng đầu các cơ quan hành chính trực thuộc Bộ: Người đứng đầu các cơ quan hành chính trực thuộc Bộ có trách nhiệm quản lý hồ sơ của công chức làm việc tại các đơn vị thuộc cơ quan mình quản lý. 2.2. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ 2.2.1. Công tác lập hồ sơ công chức Hiện nay, việc lập hồ sơ công chức tại các cơ quan, đơn vị hành chính thuộc Bộ Nội vụ được thực hiện như sau: Thứ nhất, mặc dù không có văn bản quy định cụ thể quy trình hướng dẫn công chức kê khai, bổ sung hồ sơ sau khi trúng tuyển nhưng các đơn vị đã thực hiện theo quy trình chung, gồm: - Bước 1: Bộ phận thực hiện công tác tuyển dụng hướng dẫn công chức lập, kê khai hồ sơ công chức. - Bước 2: Người trúng tuyển kê khai thông tin. - Bước 3: Bộ phận tổ chức cán bộ tiến hành thẩm tra, xác minh hồ sơ. - Bước 4: Người có thẩm quyền ký, xác nhận hồ sơ. - Bước 5: Bộ phận Văn thư đóng dấu. - Bước 6: Bộ phận thực hiện công tác tuyển dụng chuyển giao hồ sơ công chức gốc cho bộ phận trực tiếp quản lý hồ sơ. - Bước 7: Bộ phận trực tiếp quản lý hồ sơ tiến hành quản lý hồ sơ theo quy định. Thứ hai, việc lập hồ sơ, xác minh hồ sơ, quản lý hồ sơ đối với công chức trúng tuyển lần đầu đều do bộ phận tổ chức cán bộ thực hiện theo quy trình riêng. Thứ ba, việc lập hồ sơ công chức lần đầu rất quan trọng, nhưng vẫn còn phổ biến tình trạng công chức làm công tác tuyển dụng không hướng dẫn công chức mới được tuyển dụng hoàn thiện đầy đủ các thành phần hồ sơ theo quy định. 2.2.2. Công tác bổ sung, sửa chữa hồ sơ công chức Tại Bộ Nội vụ, việc bổ sung hồ sơ công chức được hình thành từ 02 nguồn như sau: + Nguồn tài liệu tại chỗ. 15 + Nguồn do công chức kê khai, bổ sung hàng năm. - Về công tác sửa chữa hồ sơ công chức: Do việc sửa chữa thông tin trong hồ sơ công chức rất phức tạp, liên quan đến trách nhiệm cơ quan quản lý, đến tính trung thực, trách nhiệm của người kê khai, nên ngoài một số trường hợp thay đổi ngày, tháng, năm sinh như trên, việc sửa chữa thông tin trong hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ hầu như không diễn ra thường xuyên. 2.2.3. Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ công chức Về cơ bản, quy trình chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ công chức tại Bộ Nội vụ được thực hiện theo trình tự các bước cụ thể. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn còn một số trường hợp chưa tuân thủ quy trình chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ. Đối với các trường hợp chưa thực hiện đúng quy trình, mặc dù chưa có hậu quả đáng tiếc xảy ra, nhưng việc không tuân thủ các quy định về chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ luôn tiềm ẩn những nguy cơ hồ sơ bị hư hỏng, mất mát, gây khó khăn cho công tác quản lý hồ sơ. 2.2.4. Công tác nghiên cứu, khai thác hồ sơ công chức Trên thực tế, việc nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức phục vụ yêu cầu công tác tại Bộ Nội vụ chủ yếu thực hiện ở khâu xác nhận sơ yếu lý lịch công chức. Một số ít trường hợp được khai thác, sử dụng phục vụ công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến công chức, như kiểm tra lại quá trình công tác, kiểm tra các nội dung kê khai của công chức về văn bằng, chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng khi được tuyển dụng Các nội dung khai thác, sử dụng khác phục vụ cho công tác cán bộ được thực hiện rất hạn chế, thậm chí có những trường hợp không cần đến việc khai thác hồ sơ công chức. Đối với việc công chức đề nghị nghiên cứu, khai thác hồ sơ để phục vụ các giao dịch hành chính của bản thân thì hầu như chưa được thực hiện theo đúng quy định, chủ yếu vẫn còn tình trạng đề nghị bằng lời nói, trên cơ sở đã quen biết lẫn nhau. 2.2.5. Công tác lƣu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ công chức 16 2.2.5.1. Số lượng hồ sơ hiện đang được lưu giữ, bảo quản tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ: 467 hồ sơ 2.2.5.2. Quy trình lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ công chức: - Bước 1: Lập sổ hồ sơ. - Bước 2: Phân loại tài liệu trong hồ sơ. - Bước 3: Lập phiếu liệt kê tài liệu. - Bước 4: Lập phiếu kiểm soát hồ sơ. - Bước 5: Lập thư mục hồ sơ. 2.2.5.3. Cách thức lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ: - Cách thứ nhất: Quản lý khối hồ sơ công chức đang công tác tại phòng làm việc của bộ phận làm công tác tổ chức cán bộ. - Cách thứ hai: Quản lý khối hồ sơ công chức tại phòng riêng của bộ phận làm công tác tổ chức cán bộ. 2.2.6. Về việc báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức Trong những năm qua, chưa có cơ quan, đơn vị nào chủ động gửi báo cáo định kỳ về công tác quản lý hồ sơ công chức đến cơ quan quản lý theo quy định. Điều này dẫn đến việc cơ quan quản lý cấp trên không có đầy đủ dữ liệu về thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại các đơn vị, không có đầy đủ dữ liệu về số lượng, chất lượng đội ngũ công chức của Bộ. 2.2.7. Ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa việc quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ Trên thực tế, đến nay, Bộ Nội vụ vẫn chưa xây dựng được quy chế quản lý hồ sơ công chức trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin theo hướng điện tử hóa, nên chưa thể hướng dẫn các cơ quan quản lý công chức triển khai thực hiện thống nhất việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ công chức trong cả nước. Do đó, mỗi cơ quan quản lý công chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ công chức theo những cách thức khác nhau. 17 Như vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa trong quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ hiện nay còn rất hạn chế, hầu như chưa đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu tra cứu thông tin công chức trên phần mềm điện tử hoặc mạng thông tin nội bộ. 2.2.8. Đánh giá ƣu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ 2.2.8.1. Ưu điểm: - Một là, trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước, cơ quan, đơn vị đã ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể để phục vụ công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, đơn vị mình. - Hai là, các quy định về thành phần hồ sơ, mẫu biểu quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ được thực hiện thống nhất. - Ba là, đã có sự chuyển biến tích cực trong việc thực hiện quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ công chức tại các cơ quan, đơn vị trong Bộ. - Bốn là, đã có nhiều chuyển biến tích cực trong việc đề cao trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị, của công chức trực tiếp quản lý hồ sơ công chức, bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin cá nhân công chức, giữ gìn bí mật nhà nước và bảo vệ chính trị nội bộ. - Năm là, các cơ quan, đơn vị đã trang bị tương đối đầy đủ tủ đựng hồ sơ công chức, máy vi tính, điều hòa nhiệt độ, bàn, ghế phục vụ người đến nghiên cứu, khai thác sử dụng hồ sơ công chức. - Sáu là, bước đầu có sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, quản lý đối với công tác quản lý hồ sơ công chức, - Bảy là, công tác quản lý hồ sơ công chức đã thực sự góp phần quan trọng trong việc kiện toàn sự thống nhất và hiệu quả trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị trong Bộ. 2.2.8.2. Hạn chế: - Một là, hệ thống các quy định về công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ chưa đầy đủ, thiếu tính kịp thời. 18 - Hai là, việc thực hiện quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ công chức còn chưa chặt chẽ, chưa đúng quy định. - Ba là, việc nghiên cứu khai thác, sử dụng hồ sơ công chức chưa mang lại hiệu quả cao. - Bốn là, phương tiện bảo quản, cơ sở vật chất tuy đã được trang bị nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác bảo quản hồ sơ công chức. - Năm là, chưa có sự thống nhất trong cách thức quản lý, lưu trữ, bảo quản hồ sơ công chức. - Sáu là, chưa quyết liệt ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ công chức. 2.2.8.3. Nguyên nhân của những hạn chế: - Một là, hệ thống văn bản pháp luật quy định về công tác quản lý hồ sơ công chức thiếu đồng bộ. - Hai là, trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, quản lý trong công tác quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ công chức chưa cao. - Ba là, chưa ban hành cụ thể các quy trình, nghiệp vụ của công tác quản lý hồ sơ công chức. - Bốn là, do bố trí công chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức theo hình thức kiêm nhiệm, không đúng chuyên môn, nghiệp vụ và chưa được bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hồ sơ. - Sáu là, do bản thân công chức chưa ý thức được đầy đủ về tầm quan trọng của hồ sơ cá nhân công chức, về việc lưu giữ và cập nhật thường xuyên các thông tin thay đổi về hồ sơ công chức để phục vụ cho chính công chức trong quá trình công tác. - Bảy là, việc tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác quản lý hồ sơ công chức không được thực hiện thường xuyên. - Tám là, chưa quyết liệt trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ công chức. 19 - Chín là, chưa tiến hành thường xuyên hoạt động kiểm tra đối với công tác quản lý hồ sơ công chức TIỂU KẾT CHƢƠNG 2 Trong Chương này, chúng tôi đã giới thiệu khái quát đặc điểm tình hình và thực trạng công tác quản lý hồ sơ công chức của Bộ Nội vụ. Trong phần thực trạng chung, chúng tôi đã tập trung phân tích từng nội dung cụ thể trong công tác quản lý hồ sơ công chức, trong đó đã đề cập đến những mặt được, những mặt chưa được của từng khâu trong quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ công chức. Trên cơ sở phân tích thực trạng, chúng tôi đã đưa ra những nhận xét, đánh giá khách quan về công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Theo đó, chúng tôi đi sâu phân tích cụ thể những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. CHƢƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC THUỘC BỘ NỘI VỤ 3.1. Định hƣớng công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ - Một là, công tác quản lý hồ sơ công chức gắn liền và là nền tảng quan trọng của công tác quản lý công chức tại Bộ Nội vụ. - Hai là, công tác quản lý hồ sơ công chức được quản lý trên cơ sở ứng dụng ở mức độ cao các thành tựu của công nghệ thông tin. - Ba là, công tác quản lý hồ sơ công chức hỗ trợ tối đa cho công chức trong thực hiện các giao dịch hành chính của bản thân. 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức 3.2.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác quản lý hồ sơ công chức 20 Bộ Nội vụ cần sớm ban hành văn bản pháp luật quy định thống nhất về thống các mẫu biểu quản lý hồ sơ; đồng thời cũng cần sửa đổi, bổ sung một số quy định về công tác chuyển giao, lưu giữ, khai thác, sử dụng hồ sơ công chức, bảo đảm tính hợp lý, thuận tiện trong công tác quản lý hồ sơ; bổ sung quy trình, nghiệp vụ chuẩn đối với công tác quản lý hồ sơ công chức để thống nhất thực hiện trong phạm vi cả nước, trong đó có Bộ Nội vụ. Trên cơ sở hệ thống các quy định pháp lý về quản lý hồ sơ công chức, Bộ Nội vụ cũng cần nghiên cứu, ban hành Quy chế quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ để thực hiện thống nhất trong Bộ, trong đó chú trọng đến quy định về quy trình nghiệp vụ của công tác lập, bàn giao, bổ sung, sử dụng thông tin trong hồ sơ công chức phục vụ công tác cán bộ trong cơ quan. 3.2.2. Tăng cƣờng sự quan tâm chỉ đạo và trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, quản lý đối với công tác quản lý hồ sơ công chức Với trách nhiệm người đứng đầu Bộ, Bộ trưởng Bộ Nội vụ cần tăng cường công tác chỉ đạo, điều hành, đặc biệt là chỉ đạo hoàn thiện hệ thống quy định nội bộ về công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ, ban hành Chỉ thị và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo điều hành, nhằm gắn trách nhiệm của Người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong công tác quản lý hồ sơ công chức với trách nhiệm trong việc thực hiện các nhiệm vụ chung của cơ quan, đơn vị. Để tăng cường trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị được phân cấp quản lý hồ sơ công chức, trước hết người đứng đầu cơ quan đơn vị phải thấy rõ ý nghĩa, vai trò to lớn của công tác quản lý hồ sơ công chức đối với công tác quản lý công chức, đối với công tác hiện đại hóa cơ sở dữ liệu quốc gia về đội ngũ công chức. 3.2.3. Nâng cao chất lƣợng và tăng cƣờng trách nhiệm của đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức 3.2.3.1. Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức: 21 Để nâng cao hơn nữa chất lượng đội ngũ công chức trực tiếp quản lý hồ sơ công chức đòi hỏi cơ quan quản lý cần thực hiện những biện pháp sau: Một là, chú trọng ngay từ khâu tuyển dụng để tuyển chọn những người có đủ năng lực, trình độ, phẩm chất, đáp ứng ngay yêu cầu vị trí công việc. Hai là, trong quá trình làm việc, cơ quan quản lý công chức phải thường xuyên tạo điều kiện, thực hiện chế độ đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hồ sơ. Ba là, cùng với việc tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn, Bộ Nội vụ cũng cần quan tâm đến việc tổ chức đi khảo sát, trao đổi, học tập kinh nghiệm về công tác quản lý hồ sơ tại một số quốc gia, một số Bộ, ngành, địa phương. Bốn là, cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ công chức cần có sự bố trí, phân công công chức chuyên trách trực tiếp thực hiện quản lý hồ sơ công chức. 3.2.3.2. Tăng cường trách nhiệm của đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức: - Về phía cơ quan quản lý, Bộ Nội vụ cần thực hiện các nội dung sau: Một là, đề cao, gương mẫu thực hiện trách nhiệm của Người đứng đầu cơ quan, đơn vị được giao thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức. Hai là, trên cơ sở quy định về vị trí việc làm đối với những người làm công tác tổ chức cán bộ của Bộ Nội vụ, cụ thể hóa, ban hành quy định chức trách, tiêu chuẩn, nhiệm vụ của người làm công tác quản lý hồ sơ công chức. Ba là, có chế độ đãi ngộ, động viên, khích lệ đối với công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức - Về trách nhiệm cá nhân của người trực tiếp quản lý hồ sơ công chức: Người trực tiếp quản lý hồ sơ công chức cần tự đề cao trách nhiệm cá nhân trong thực thi nhiệm vụ, cụ thể là phải thực hiện đúng, đầy đủ quy định về nghĩa vụ, quyền hạn, trách nhiệm được giao; không được đùn đẩy, né tránh, thoái thác nhiệm vụ. 22 3.2.4. Tăng cƣờng cơ sở vật chất phục vụ và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ công chức 3.2.4.1. Đầu tư trang thiết bị cho công tác quản lý hồ sơ: Việc quan tâm đầu tư đúng mức trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ công chức mới đảm bảo hồ sơ được quản lý khoa học, bảo đảm độ bền, phục vụ trực tiếp cho việc lưu giữ, tra cứu, sử dụng lâu dài. Do vậy trong thời gian tới, cùng với việc tăng cường thực hiện cải cách hành chính về hiện đại hóa công sở, Bộ Nội vụ cần quan tâm hơn nữa đến cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ công chức khắc phục tình trạng chắp vá, thiếu quy chuẩn như hiện nay. 3.2.4.2. Đổi mới công nghệ lưu giữ và cập nhật các thông tin thay đổi về hồ sơ công chức: Dưới góc độ nghiên cứu của luận văn, chúng tôi thấy rằng, để công tác lưu giữ và cập nhật thông tin hồ sơ công chức phát triển theo hướng hiện đại cần thực hiện các nội dung sau: Một là, với trách nhiệm quản lý nhà nước, Bộ Nội vụ cần sớm triển khai chức xây dựng quy chế quản lý hồ sơ công chức trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý hồ sơ công chức theo hướng điện tử hóa và hướng dẫn các cơ quan quản lý công chức triển khai thực hiện thống nhất; sớm xây dựng, đi vào khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức. Hai là, Bộ Nội vụ cần quan tâm đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin, chủ động xây dựng, triển khai phần mềm thống nhất phục vụ công tác quản lý hồ sơ công chức; có thể tích hợp dữ liệu giữa phần mềm quản lý hồ sơ công chức với cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức. Ba là, cần quy định và thực hiện ngay từ khâu ban hành văn bản liên quan đến công chức (tuyển dụng, bổ nhiệm, luân chuyển, nâng lương ...), cụ thể là: phát hành dưới 2 dạng giấy và file, có giá trị như nhau. 23 Bốn là, công chức quản lý hồ sơ công chức phải được trang bị các kiến thức, kỹ năng về sử dụng máy tính, phần mềm, công nghệ thông tin và luôn tích cực, chủ động, sẵn sàng trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ công chức. 3.2.5. Đẩy mạnh công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật về công chức nói chung, pháp luật về công tác quản lý hồ sơ công chức riêng Trong thời gian tới, Bộ Nội vụ cần đẩy mạnh hơn nữa công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật về công chức, trong đó cần coi trọng công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về quản lý hồ sơ công chức. Trên cơ sở đó, các cơ quan, đơn vị mới thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ của mình và người công chức nâng cao được ý thức, trách nhiệm, thực hiện đầy đủ các quy định của pháp luật về quản lý hồ sơ công chức. 3.2.6. Tăng cƣờng các hoạt động kiểm tra, hƣớng dẫn đối với công tác quản lý hồ sơ công chức Tiến hành kiểm tra công tác quản lý hồ sơ công chức là việc làm cần thiết, nhằm phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các biểu hiện buông lỏng, các biểu hiện sai trái trong công tác quản lý hồ sơ công chức. Công tác kiểm tra, hướng dẫn của cơ quan quản lý là nội dung không thể thiếu và luôn gắn liền với tính hiệu quả của công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Chính vì vậy, trong công tác quản lý nói chung, trong công tác quản lý hồ sơ công chức nói riêng, Bộ Nội vụ cần chú trọng, quan tâm hơn nữa đến công tác kiểm tra, hướng dẫn, để đảm bảo các nội dung quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ đạt được hiệu quả cao. TIỂU KẾT CHƢƠNG 3 Trên cơ sở kết quả nghiên cứu thực trạng tại Chương 2, trong Chương này, chúng tôi đã đặt vấn đề nghiên cứu vừa mang tính định hướng vừa đưa ra 24 các giải pháp cụ thể đối với công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ trong giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo. Từ kết quả nghiên cứu định hướng như trên, chúng tôi đã đưa ra 06 giải pháp cụ thể đối với công tác quản lý hồ sơ thuộc Bộ Nội vụ. Việc thực hiện đồng bộ 06 giải pháp nêu trên sẽ giúp cho công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ đạt được hiệu quả cao trong thực tế. Chúng tôi hy vọng rằng, với việc thực hiện một cách đồng bộ các giải pháp như đã nêu trên, trong thời gian tới, công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ sẽ có những chuyển biến tích cực, đạt được các mục đích định hướng, góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý đội ngũ công chức, chất lượng hoạt động của Bộ Nội vụ. KẾT LUẬN Trong hoạt động quản lý nhân sự của các cơ quan nhà nước, công tác quản lý hồ sơ công chức là một trong những nội dung quan trọng. Đối với cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ hiện đang quản lý một khối lượng lớn công chức, công tác quản lý hồ sơ công chức càng phải được quan tâm, chỉ đạo và thực hiện thường xuyên, liên tục, có hiệu quả. Với lý do trên, việc nghiên cứu công tác quản lý hồ sơ công chức của Bộ Nội vụ được chúng tôi chọn làm Đề tài cho luận văn thạc sĩ của mình. Qua nghiên cứu Đề tài đã đặt ra và giải quyết được một số vấn đề sau: Một là, Đề tài đã nghiên cứu một cách có hệ thống một số vấn đề lý luận và nghiên cứu các quy chế pháp lý về quản lý hồ sơ công chức. Hai là, Đề tài đã đánh giá được thực trạng, phân tích ưu điểm, hạn chế, tìm ra nguyên nhân của những hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ trong giai đoạn hiện nay. Ba là, Từ việc phân tích những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế là cơ sở để chúng tôi đưa ra những định hướng và các giải pháp. Để thực 25 hiện có hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ, cần phải thực hiện đồng bộ, thường xuyên, liên tục và thống nhất 06 giải pháp. Trong phạm vi nghiên cứu của Đề tài, những nội dung trên mới chỉ là những kết quả nghiên cứu bước đầu. Bên cạnh đó còn có nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu như về xác định giá trị, thời hạn bảo quản hồ sơ công chức hoặc nghiên cứu sâu hơn về khai thác, sử dụng hồ sơ công chức, về quản lý hồ sơ điện tử... Hy vọng rằng, trong thời gian tới, vấn đề này sẽ tiếp tục được nghiên cứu, đáp ứng những yêu cầu quản lý cán bộ, công chức trong tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay.