Ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ tài liệu của cán bộ quản lý trường Tiểu học

phßng gi¸o dôc huyÖn Ba v× tr­êng tiÓu häc cÈm lÜnh SƠ YẾU LÝ LỊCH HỌ VÀ TÊN: Trần Đăng Tá Ngaøy thaùng naêm sinh: 17- 04- 1968 Naêm vaøo ngaønh: 1994 Ngaøy vaøo Ñaûng: 3- 2- 2002 Chöùc vuï: Phoù hieäu tröôûng Ñôn vò coâng taùc: Tröôøng tieåu hoïc Caåm Lónh Trình ñoäï chuyeân moân: Ñaïi hoïc sö phaïm N¨m häc 2010- 2011 Phần mềm ỨNG DỤNG CNTT VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU CỦA CÁN BỘ QUẢN LÝ TRƯỜNG TIỂU HỌC .........oOo......... ĐẶT VẤN ĐỀ: Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, sù bïng næ viÖc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin trªn toµn cÇu trong mäi ph­¬ng diÖn ®· trë nªn rÊt phæ biÕn vµ kh«ng thÓ thiÕu trªn mäi lÜnh vùc c«ng viÖc. ë ViÖt Nam nãi chung vµ trong ngµnh gi¸o dôc nãi riªng viÖc sö dông c«ng nghÖ th«ng tin ®· trë nªn phæ cËp vµ mang t×nh th­êng nhËt. Víi c«ng viÖc cña c¸n bé qu¶n lý trong nhµ tr­êng häc còng vËy, viÖc qu¶n lý hå s¬ sæ s¸ch, tµi liÖu c«ng v¨n b¸o c¸o, c¸c kÕ ho¹ch ng­êi c¸n bé qu¶n lý cã thÓ khai th¸c vµ sö dông c«ng nghÖ th«ng tin nh­ mét c«ng cô h÷u Ých ®Ó viÖc qu¶n lý tµi liÖu hå s¬ sæ s¸ch mang tÝnh chuyªn nghiÖp h¬n khi cÇn ng­êi c¸n bé qu¶n lý cã thÓ lÊy bÊt cø lóc nµo, chØ cÊn mét USB hoÆc ®Üa ghi…. Mäi th«ng tin, tµi liÖu hç trî cho c«ng viÖc cña c¸n bé qu¶n lý cã thÓ khai th¸c ®­îc trªn m¸y tÝnh, m¹ng Internet. Bé gi¸o dôc ®· ®Èy m¹nh phong trµo UDCNTT trong tr­êng häc, ®æi míi qu¶n lý ®· më ra cho c¸n bé qu¶n lý mät h­íng ®i míi. Quản lý hồ sơ, tài liệu của cán bộ quản lý trong trường tiểu học là môt công việc rất phức tạp, trong mét tr­êng häc cã rÊt nhiÒu hå s¬, tài liệu mỗi khi cần lấy thông tin phải mất rất nhiều thời gian. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu giúp cho cán bộ quản lý giáo dục hệ thống các nội dung, số liệu, nhật ký, các kế hoạch của nhà trường và của bản thân người cán bộ quản lý trong suốt năm học một cách có hệ thống, khoa học để dễ dàng theo dõi, đánh giá chỉ đạo công việc trong nhà trường. Việc quản lý hồ sơ tài liệu đòi hỏi người cán bộ quản lý phải sáng tạo, tư duy để có cách nhìn một cách khoa học. Vấn đề ở chỗ người cán bộ quản lý biết lập một kế họach quản lý lớp sao cho khoa học, phù hợp với xu hướng phát triển công nghệ thông tin vào giáo dục hiện nay. Xuất phát từ nhu cầu thực tế của công việc người cán bộ quản lý cộng với việc phát triển kĩ năng tin học của cán bộ quản lý hiện nay được PGD tập huấn, Tôi mạnh dạn xây dựng việc thiết kế phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu trên Powerponit, việc thiết kế phần mềm này đã giúp cho tôi quản lý hồ sơ tài liệu nhà trường một cách dễ dàng khoa học, việc cập nhật thông tin, kế họach tháng không mất thời gian nhiều việc ghi chép cũng như việc thay đổi dữ liệu trước kia thay vì bôi xóa để điều chỉnh thì việc thiết kế chương trình quản lý này thi tất cả đều dễ dàng. Bước đầu từ việc thiết kế phần mềm trên Powerpoint, tôi cũng cảm thấy là mình tiến bộ rất nhiều trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, thêm vào đó được sự chỉ dẫn thêm của CBCM PGD về việc thiết kế phần mềm . Với việc thiết kế này, những thông tin của trường tôi có thể được tra cứu bất cứ lúc nào về một cách dễ dàng,…… Tất cả những điều Tôi vừa trình bày tưởng chừng như là điều mà cán bộ quản lý khó có thể thực hiện mà phải là một chuyên gia vi tính. Thật ra, chúng ta chỉ cần có kiến thức về tin học và một chiếc vi tính (máy laptop thì càng tốt, thuận tiện cho cán bộ quản lý ) . Tôi mạnh dạn chia sẻ với các anh chị đồng nghiệp việc thiết phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu cua cán bộ quản lý trường tiểu học. Mong nhận được ý kiến đóng góp, chia sẻ để tất cả cán bộ quản lý giáo dục để chúng ta có một công cụ hỗ trợ hoàn hảo trong công tác quản lý giáo dục. 2, Mục đích và phạm vi sử dụng: 2,1. Mục đích - Cập nhật thông tin mọi lúc mọi nơi, chỉ cần sử dụng USB hoặc đĩa ghi dữ liệu. - Cán bộ quản lý không phải ghi chép vất vả, điều chỉnh bôi xóa khi thay đổi thông tin, có thể cập nhật dễ dàng, chỉnh sửa nội dung theo chủ ý của mình. - Tiết kiệm được việc in ấn, tốn giấy, trang trí bìa sổ, có thể chỉnh sửa và đổi mới theo từng năm ngay trên File đã thực hiện. - Quản lý hồ sơ tài liệu một cách khoa học hơn, hệ thống hơn, theo dõi từng cá nhân học sinh trong quá trình học tập. - BGH có thể xem xét tất cả các hồ sơ tài liệu của trường khi cần. Việc quản lý hồ sơ tài liệu trong trường phổ thông nói chung và trường tiểu học nói riêng là một công việc rất vất vả mỗi khi cần tra cứu thông tin người cán bộ quản lý phải tìm hàng đống tài liệu. Vì vậy việc ứng dụng CNTT vào việc quản lý hồ sơ tài liệu trong nhà trường là xu hướng tất yếu của thời đại. Sở dĩ như vậy là vì CNTT có những ưu thế, những thế mạnh. Bốn thế mạnh mà CNTT mang lại cho con người sử dụng nó là : tốc độ cao, nhất quán, chính xác và ổn định. Việc đưa CNTT vào quản lý hồ sơ tài liệu sẽ được thực hiện một cách có hiệu quả khi người các bộ quản lý có thể lựa chọn được những nguồn CNTT phù hợp, phuc vụ công việc thu thập, phân tích , tổng hợp và trình bày thông tin một cách hợp lý. Công nghệ đào tạo, phương pháp quản lý của cán bộ quản lý đòi hỏi truyền đạt thông tin với các yêu cầu tốc độ, chính xác, nhất quán và ổn định. CNTT hoàn toàn có thể đáp ứng được những đòi hỏi trên. Ưng dụng CNTT để nâng cao tính tích cực trong quản lý là xu hướng tất yếu còn được lý giải qua các chức năng của CNTT mang lại cho cán bộ quản lý như thu thập, xử lý, lưu giữ và truyền dữ liệu . Trong thời đại ngày nay, nếu không biết tận dụng các thành tựu của CNTT thì không thể phát huy tổng hợp các yếu tố có lợi trong quá trình quản lý. CNTT sẽ làm thay đổi không chỉ nội dung và cả phương pháp quản lý của cán bộ quản lý trường học. Sử dụng máy tính như công cụ hỗ trợ trong việc quản lý trường học, xây dựng hồ sơ, tài liệu của nhà trường nghĩa là để máy tính làm những phần việc của cán bộ quản lý. Máy tính không hề thủ tiêu vai trò của người cán bộ quản lý, mà trái lại CNTT giúp vai trò đắc lực trong việc quản lý nhà trường. 2,2. Phạm vi sử dụng: Phần mềm được sử dụng để quản lý toàn bộ hồ sơ tài liệu của nhà trường. 3, Nội dung của phần mềm và cách sử dụng: 3,1: Nội dung: Phần mềm “Quản lý hồ sơ, tài liệu của cán bộ quản lý trường học” được thiết kế trên cơ sở Microsoft Power Point. Phần mềm gồm 5 slide: Slide1 Tên phần mềm Slide2 Các kế hoạch trong năm học của nhà trường Slide3 Các kế hoạch phụ bản của cá nhân. Slide4 Tài liệu dung để bồi dưỡng tin học cho giáo viên trong trường. Slide5 Các bài giảng điện tử tiêu biểu trong năm học của giáo viên trong trường. 3,2. Cách sử dụng: Phần mềm dễ sử dụng, người sử dụng chỉ cần mở phai chứa hồ sơ tài liệu, sử dung trực tiếp trên phần mềm Microsoft Power Point. Người sử dụng trình chiếu Slide lên trên trang đó có liên kết Vi dụ: cần tra cứu các kế hoạch của nhà trường ta mở slide 2 Xuất hiện hộp thoại Click vào để mở kế hoạch 4, Những hiệu quả mà phần mềm đem lại: Phần mềm “Quản lý hồ sơ tài liệu trường học của cán bộ quản lý giáo dục” được soạn thảo trên cơ sở phần mềm Microsoft Power Point. Phần mềm được dùng quản lý tất cả các hồ sơ tài liệu của nhà trường, nhằm giúp cán bộ quản lý có thể quản lý, tra cứu sử dụng các thông tin của nhà trường một cách khoa học chính xác tiết kiệm được thời gian tiền của. Có thể được ứng dung rộng rãi dễ sử dụng cho mọi cán bộ quản lý giáo dục. Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cán bộ quản lý trong việc tra cứu thông tin của trường học mình quản lý. Phần mềm có thể ứng dụng rộng rãi trong việc quản lý hồ sơ tài liệu cua tát cả các nhà trường. 5, Kết quả sau khi sử dụng phần mềm: Năm học 2010- 2011 tôi mạnh dạn sử dụng phần mềm “Quản lý hồ sơ tài liệu của cán bộ quản lý trường học” đã giúp cho tôi có thể quản lý, tra cứu mọi hồ sơ, tài liệu của nhà trường một cách thuận, tiện nhanh chóng, chính xác, khoa học. Với bản thuyết minh này tôi rất mong nhận được sự đóng góp quý báu của các đồng nghiệp, các cấp lãnh đạo để phần mềm “ Quản lý hồ sơ tài liệu trường học” được hoàn chỉnh hơn có thể được phổ biến nhân rộng. Tôi xin chân thành cảm ơn. LỜI KẾT: Hiện nay, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý là một nhu cầu của thời đại Do đó, ngành giáo dục đang tập trung chấn chỉnh xây dựng việc phát huy tối đa vai trò của CNTT không chỉ trong phương pháp dạy học mà trong công tác quản lý chỉ đạo trong nhà trường. Xuất phát từ những đặc điểm của thời đại ngày nay, với những lợi thế và chức năng có được của CNTT và qua phân tích những thuận lợi khi ứng dụng CNTT vào việc nâng cao tính tích cực trong quá trình chỉ đạo quản lý trường học là cơ sở để thực hiện đổi mới mục tiêu giáo dục đào tạo hiện nay cho chúng ta thấy tính tất yếu của việc ứng dụng CNTT vào việc đổi mới phương pháp dạy học nói chung và công tác quản lý chỉ đạo trong nhà trường nói riêng của thế kỷ 21, chỉ có như vậy chúng ta mới đảm bảo được việc tích hợp giữa 3 môi trường giáo dục : nhà trường, gia đình và xã hội, đáp ứng đươc những yêu cầu, đòi hỏi của thời đại mới – thời đại thông tin, thời đại của nền kinh tế tri thức. Cẩm Lĩnh, ngày 10 – 05 - 2011 Người viết bài Trần Đăng Tá Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VÀ XẾP LOẠI CỦA HỘI ĐỒNG KHOA HỌC CẤP CƠ SỞ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Chủ tịch hội đồng Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VÀ XẾP LOẠI CỦA HỘI ĐỒNG KHOA HỌC CẤP HUYỆN ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Chủ tịch hội đồng