Ứng dụng ERP vào trong hệ thống thông tin kế toán (AIS)

Triển khai và ứng dụng ERP: cần có một qui trình! Một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến sự thành bại của quá trình tin học hóa nói chung và vấn đề triển khai, ứng dụng ERP nói riêng cho một doanh nghiệp đó là tính hợp lý của các bước thực hiện. Qui trình hóa một cách rõ ràng các giai đoạn thực hiện là một yêu cầu hết sức cần thiết để có thể đạt được những kết quả như mong muốn. Một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến sự thành bại của quá trình tin học hóa nói chung và vấn đề triển khai, ứng dụng ERP nói riêng cho một doanh nghiệp đó là tính hợp lý của các bước thực hiện. Qui trình hóa một cách rõ ràng các giai đoạn thực hiện là một yêu cầu hết sức cần thiết để có thể đạt được những kết quả như mong muốn. Tùy theo từng nhà tư vấn giải pháp, tùy theo hiện trạng của từng doanh nghiệp mà các bước đi có thể mang những đặc trưng riêng và cách thức thực hiện tương đối khác nhau… Giai đoạn 1: Ý tưởng. Ý tưởng là yếu tố căn bản đầu tiên để nhà quản trị doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định đúng đắn. Thiếu ý tưởng, các bước đi tiếp theo vẫn có thể thực hiện được, nhưng kết quả mang lại sẽ không cao, hoặc có thể chẳng đi đến đâu. Điều này ví như một vị tướng, có thể xây dựng chiến lược, chiến thuật cho một đội quân và cùng ba quân xung trận nhưng những chiến lược, chiến thuật ở đây đều được xây dựng và thực hiện một cách máy móc, khuôn phép, không có bản sắc của một tư duy sáng tạo. Ý tưởng có thể xuất hiện trong một chuyến du lịch, có thể nằm sau làn khói nhẹ nhàng của một chén trà,…Càng tỉnh táo, càng lặng mình, ý tưởng càng dồi dào, càng sáng suốt! Ý tưởng đối với việc triển khai và ứng dụng ERP cũng thế, rất đa dạng, liên quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều sự lựa chọn,… Ở đây, ý tưởng có thể là một sự bắt đầu hoặc đã từng có, nhưng chưa được thực hiện và dĩ nhiên nó xoay quanh vấn đề: Doanh nghiệp và ERP. Làm sao để nắm được đầy đủ thông tin của các khách hàng? Chỉ cần nhấn “Enter” là biết ngay được doanh thu bán hàng trong ngày! Đánh giá khả năng làm việc của nhân viên theo những tiêu chí nào thì hợp lý?,… Đó là những câu hỏi, những suy nghĩ có thể phục vụ cho quá trình nảy sinh và hoạt động của ý tưởng. Đôi khi chỉ cần quan sát việc sử dụng máy tính của nhân viên, nhưng tờ báo cáo hàng tháng mà ý tưởng sử dụng một phần mềm quản lý, sắm sửa trang thiết bị tin học nào đó,…sẽ xuất hiện trong đầu nhà quản lý. Ý tưởng thường đến từ những vấn đề đơn giản mặc dù quá trình hoàn thiện ý tưởng thường khó khăn và phức tạp hơn. Giai đoạn 2: Hoàn thiện ý tưởng: Xây dựng chiến lược, lập mục tiêu, vạch định hướng. Cần phải hoàn thiện ý tưởng, bởi không hoàn thiện, ý tưởng chỉ là những làn gió nhẹ thoảng qua và không để lại một dấu ấn gì cả. Ý tưởng thường bùng lên như ngọn lửa, lửa thì không bao giờ cháy được ở trong chân không! Cần phải có môi trường, cần phải có những điều kiện để cho ý tưởng bùng cháy và trở thành những điều có ích trong thực tế. Xây dựng chiến lược, lập mục tiêu, vạch định hướng là công việc cần thiết để làm cho ý tưởng có điều kiện bay cao, bay xa. Xây dựng chiến lược để làm nền tảng cho những đường đi nước bước trong suốt quá trình. Các chiến lược được đề xuất, lựa chọn cần phải dựa trên sự phân tích đầy đủ, chính xác các nguồn lực của doanh nghiệp: con người, qui trình sản xuất kinh doanh, thực trạng ứng dụng tin học,… Lập mục tiêu để biết được cái đích mà mình cần đạt được. Định hướng để có được một con đường đi đúng đắn, khi đã có chiến lược và mục tiêu, định hướng sẽ giúp cho ý tưởng có điều kiện để hoàn thiện trong thực tế. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp có thể tạo lập các tài liệu, bảng biểu, sơ đồ,… để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch dự án, dự kiến nguồn lực tham gia, ước lượng tiến độ thực hiện, dự trù ngân sách tài chính,…Những công việc này sẽ giúp cho doanh nghiệp thấy được hiện trạng của mình: điểm mạnh, điểm yếu, khả năng thực hiện, để từ đó có thể đưa ra những quyết định hợp lý cho quá trình thực hiện tiếp theo. Giai đoạn 3: Thực hiện: Tìm hiểu, tiếp cận, đánh giá và lựa chọn giải pháp. Ý tưởng sau khi đã được hoàn thiện, vẫn chỉ là những ghi chép, lưu trữ trên một hệ thống giấy tờ hoặc các sơ đồ thiết kế, bảng kế hoạch, mô tả dự án trên màn hình máy tính. Đã đến lúc doanh nghiệp cần phải mạnh mẽ, quyết liệt để thực tế hóa ý tưởng ban đầu của mình. Một số công việc, doanh nghiệp cần phải thực hiển ở giai đoạn này: Tìm nhà tư vấn giải pháp. Tiếp cận các phần mềm mà nhà tư vấn giới thiệu hoặc tự mình tìm hiểu được. Đánh giá, so sánh và lựa chọn phần mềm: đây là những công việc hết sức quan trọng, liên quan đến rất nhiều yêu cầu: chi phí, chất lượng, khả năng thích ứng,… Thương lượng với các nhà cung cấp giải pháp. Quyết định sẽ sử dụng phần mềm nào thích hợp với doanh nghiệp mình nhất. Giai đoạn 4: Triển khai, thử nghiệm. Sau khi đã quyết định lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp sẽ bước vào giai đoạn triển khai và chạy thử nghiệm chương trình. Đây là giai đoạn khó khăn nhất đối với bản thân doanh nghiệp, sự thành công hay thất bại phụ thuộc rất nhiều vào kết quả của giai đoạn này. Nếu triển khai, thử nghiệm một cách nửa vời, không đi đến đâu sẽ vừa tốn chi phí, vừa mất thời gian mà chẳng mang lại một kết quả nào ngoài một số “kinh nghiệm” được tích lũy thêm. Ở giai đoạn này, những vấn đề thực tế trong hoạt động của doanh nghiệp sẽ được đối chiếu vào các chức năng của phần mềm: tính hợp lý, khả năng phù hợp,…sẽ giúp nhà quản lý thấy được những yêu cầu mà phần mềm chưa đáp ứng được. Đây cũng là khoảng thời gian, nguồn nhân lực trong doanh nghiệp được tiếp cận với những yêu cầu quản lý mới, qui củ hơn. Một số điểm cần lưu ý trong quá trình triển khai và thử nghiệm: Chọn phương án triển khai phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp. Thiết lập, đồng bộ, chỉnh sửa hoặc đổi mới hệ thống máy tính, mạng và các thiết bị phần cứng nếu có yêu cầu. Kiểm tra tất cả các tính năng có trong giải pháp. So sánh, đối chiếu chức năng hoạt động của phần mềm và các nghiệp vụ sản xuất–kinh doanh thực tế. Ghi nhận các lỗi và yêu cầu nhà cung cấp giải pháp giải đáp những điểm còn vướng mắc Một điều đặc biệt chú ý: giai đoạn triển khai và thử nghiệm giải pháp là giai đoạn rất quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của quá trình ứng dụng ERP. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp đã đi đến bước này và không thể tiến hơn được nữa, đành phải tạm dừng và chấp nhận những thiệt hại về thời gian, chi phí đã phải bỏ ra. Giai đoạn 5: Vận hành và ứng dụng thực tế. Nếu những bước triển khai ban đầu và thử nghiệm thành công, doanh nghiệp sẽ vui mừng đưa phần mềm vào vận hành và quản lý các hoạt động sản xuất – kinh doanh một cách thực tế. Đây là giai đoạn, doanh nghiệp có thể thấy được những kết quả tốt hơn trong quá trình hoạt động của mình. Doanh nghiệp sẽ vừa hoạt động vừa bắt đầu hướng tới những giải pháp hỗ trợ để tăng thêm tính hiệu quả mà hệ thống quản lý đang mang lại. Đây là giai đoạn mà nhiều người cho rằng đã thành công ít nhiều… Giai đoạn 6: Nâng cấp, phát triển, tái đầu tư. Theo thời gian, sự vật, hiện tượng có thể thay đổi. Yêu cầu quản lý, các nghiệp vụ chức năng cũng không nằm ngoài yếu tố khách quan này. Điều quan trong là doanh nghiệp cần phải nhìn thấy được và đưa ra những quyết định hợp lý. Một hệ thống phần mềm hoạt động lâu ngày cần được nâng cấp, cải tiến những chức năng đã có; mở rộng thêm những chức năng mới. Lúc này, doanh nghiệp không nên tự mãn với những thành công ít nhiều ở giai đoạn 5 mà cần có thêm đường hướng để tái đầu tư và phát triển hệ thống quản lý đang vận hành của mình. Giai đoạn 7: Là giai đoạn… Đây là giai đoạn nằm ngoài 6 giai đoạn ở trên, nó gồm tất cả các bước đi mà dường như không có bước đi nào cả. Gọi là qui trình mà chẳng phải qui trình, lặng im mà thực hiện, mềm như mây trôi, nhẹ như lá bay, tiêu dao như gió thoảng…Triển khai và ứng dụng ERP là vậy chăng?! Hoạch Định Tài Nguyên Doanh nghiệp (tiếng Anh: Enterprise Resource Planning – ERP) nguyên thuỷ ám chỉ một hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong một tổ chức, một doanh nghiệp. Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của một tổ chức. Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ v.v. Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự-tiền lương, quản trị sản xuất ... song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gôm tất cả vào chung 1 gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau. 2. ERP - Băn khoăn của người “chưa biết gì” Thuật ngữ “ERP” đã và đang thâm nhập vào đời sống doanh nghiệp (DN) nhưng vẫn còn rất nhiều người hiểu mơ hồ về nó. Từ thực tiễn của một người làm tư vấn về CNTT, tác giả đã ghi và giải đáp một số điểm băn khoăn mà khách hàng thường đặt ra. ERP là gì? DN có thể đã xem thuyết trình một số giải pháp ERP trong và ngoài nước, nhưng phần lớn thời gian ít ỏi này được công ty PM sử dụng để giới thiệu về những “thế mạnh” của giải pháp mà họ sẽ cung cấp. DN thậm chí còn chưa hiểu được đúng “thế nào là ERP” nên phần lớn không hiểu được hết những gì mà nhà cung cấp muốn thuyết trình. Vậy ERP là gì? Tại sao ERP lại có ý nghĩa đối với DN tới mức DN phải bỏ ra một khoản tiền lớn để mua ERP? Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP, ở đây tôi sẽ nêu ra theo cách đơn giản nhất để bạn có thể hình dung về ERP. ERP là phần mềm (PM) trên máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của DN nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của DN. Nói cách khác, ERP là PM phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP. Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của DN chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của DN nên ERP là hệ thống PM rất lớn. Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng phạm vi này. Tuy nhiên trên thực tế, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP ngoại và nội. Ví dụ module CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP. Xét về các quy trình hoạt động của DN thì CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của DN. Đó là công việc xây dựng hệ thống khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và đây là điểm xuất phát của tất cả các hoạt động tiếp theo của DN (mua hàng, sản xuất...) nên nếu module này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì cũng là điều dễ hiểu. Thực tế thì nhu cầu quản lý của các DN “vô cùng phong phú” và không chỉ giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực. Ví dụ: Các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về module PM “Quản lý cổ phần và cổ đông” và module này có mối quan hệ chặt chẽ với module kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP. Nếu chúng ta hiểu ERP trên khía cạnh PM quản lý “tổng thể” DN thì module này cũng nên được tích hợp vào thành phần của hệ thống ERP. Tóm lại bạn chỉ nên hiểu khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là PM quản lý tổng thể DN, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của DN đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi DN thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau. Khác biệt cơ bản của ERP so với việc duy trì nhiều PM quản lý rời rạc Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều PM quản lý rời rạc khác (như PM kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành...) là tính tích hợp. ERP chỉ là một PM duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các PM quản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty PM và cách hiểu về PM ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về PM thông thường. ERP là PM mô phỏng và quản lý các hoạt động của DN theo quy trình. Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các DN hiện nay là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà DN cho là tốt nhất để có thể dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của DN. Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau tùy từng DN, kể cả với các DN hoạt động trong cùng ngành nghề. Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của DN được hiểu như sau: nếu cơ cấu tổ chức theo phòng ban của DN được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang. Một quy trình hoạt động của DN bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra. Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp... Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của DN, đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của DN, tức là để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng, ban. Các PM quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự...) và như một “ốc đảo” đối với các PM của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file...) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Các module của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên PM ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho DN. Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, bạn sẽ thấy rõ nét nhất về các quy trình. Với mỗi DN, các quy trình được phân thành các quy trình sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ. Các quy trình sản xuất kinh doanh chính là đối tượng đầu tiên được mô phỏng trên hệ thống ERP. Một điều cần nói là rất nhiều DN VN, cho dù đã hoạt động nhiều năm, nhưng vẫn không có các tài liệu về các quy trình hoạt động của mình và các tài liệu này chỉ được xây dựng dưới sự giúp đỡ của các công ty tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO. Tại sao giá cả các hệ thống PM ERP cao? Trào lưu triển khai ERP của các DN có thể sẽ thực sự được bắt đầu trong năm 2007, khi VN đã chính thức gia nhập WTO. DN nào dũng cảm đi tiên phong sẽ có lợi thế cạnh tranh so với đối thủ và dù có thành công hay không thì đổi lại DN cũng sẽ có được kinh nghiệm cần thiết. điều cần suy nghĩ là các DN chậm chân hơn rất có thể sẽ phải trả giá cho sự chậm trễ này.Đối với các công ty phần mềm, việc xây dựng hệ thống ERP khó hơn rất nhiều so với các PM đơn lẻ. Giá trị lớn nhất và cũng là điều khó thực hiện nhất đối với công ty PM là xây dựng được tính tích hợp trên phần mềm. ERP vừa phục vụ cho tác nghiệp chi tiết của từng nhân viên, vừa giải quyết mối quan hệ tổng thể của tất cả các phòng, ban và nhân viên trong DN. Cơ sở dữ liệu của ERP sẽ rất lớn và từ đó đặt ra thêm nhiều khó khăn cho các công ty PM (để giải quyết vấn đề lưu trữ và xử lý tốc độ hoạt động của chương trình). Một điểm khó nữa là để xây dựng được PM ERP, các công ty PM không chỉ cần các kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực tin học mà còn cần am hiểu về hoạt động của DN trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Thêm nữa, một PM ERP tốt cũng chỉ quyết định chưa đến 50% sự thành công của dự án triển khai ERP cho doanh nghiệp. Yếu tố chủ quan của từng DN (như nhận thức và quyết tâm của ban lãnh đạo DN, hệ thống quản lý, trình độ đội ngũ nhân viên...) quyết định tới trên 50% sự thành bại của dự án. ERP là hệ thống PM có phạm vi quản lý rộng trên toàn DN, do đó thời gian triển khai dự án có thể kéo rất dài (thường là từ 6 tháng đến vài năm). Tất cả những yếu tố trên đây đẩy chi phí của công ty PM lên rất cao để có thể hoàn thành việc triển khai dự án cho DN. Do đó giá cả của các hệ thống ERP cao hơn nhiều so với việc trang bị nhiều PM đơn lẻ cộng lại. Băn khoăn của doanh nghiệp Rất nhiều câu hỏi thể hiện sự băn khoăn của các DN trước ngưỡng cửa “tin học hoá quản lý DN”, mà cụ thể là có nên triển khai hệ thống ERP hay không? Và nếu triển khai thì phải lựa chọn giải pháp như thế nào? Một khi DN chưa hiểu được bản chất của hệ thống ERP, cũng như DN sẽ được gì khi trang bị hệ thống ERP thì DN chưa thể quyết định được về việc triển khai ERP. Rất nhiều DN chỉ mơ hồ “cần phải tin học hóa DN nay mai”, hoặc trước trào lưu hội nhập và gia nhập WTO, DN rất sốt sắng nâng cấp hệ thống quản lý bằng việc “mua PM ERP càng nhanh càng tốt!”. Nhưng ERP thực sự là một hệ thống phức tạp, có nhiều khái niệm trừu tượng không dễ gì có thể hiểu được nhanh và quyết định triển khai. Thực tế, các DN VN hiện nay đang có nhu cầu về dịch vụ tư vấn nhiều hơn so với việc triển khai ngay hệ thống ERP. Tuy nhiên, “cung” đang thấp hơn nhiều so với “cầu” vì hiện không có nhiều công ty hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tư vấn này. Tuy vậy, DN có thể tham khảo tư vấn trực tiếp từ chính các công ty cung cấp giải pháp ERP. Một điều nữa làm cho các DN rất băn khoăn là hiện nay ở VN chưa có nhiều DN triển khai thành công ERP để các DN khác lấy làm “gương” và “noi theo”. Họ chỉ nghe rằng ERP là cái gì đó “rất phức tạp” và có nhiều dự án triển khai ERP thất bại hơn là thành công. Vì vậy tại thời điểm hiện nay, DN VN nào quyết định tiến hành triển khai ERP sẽ là DN thực sự đi tiên phong và rất “dũng cảm”. Điều này cũng đã xảy ra với PM kế toán trước đây. Và các DN đi tiên phong trong việc áp dụng PM kế toán đều là các DN thành công. Tất cả mọi thứ đều có giá của nó! 3. Lựa chọn sản phẩm và nhà tư vấn triển khai ERP Chưa bao giờ triển khai ERP, doanh nghiệp chưa thể có đầy đủ những kinh nghiệm để có thể lựa chọn được giải pháp ERP và nhà cung cấp giải pháp phù hợp. Ngay từ đầu, doanh nghiệp chưa thể có một chiến lược tốt cho việc lựa chọn này và vì vậy doanh nghiệp lớn nên tìm đến nhà tư vấn lựa chọn giải pháp ERP trong khuôn khổ một hợp đồng tư vấn và cho dù có mặt nhà tư vấn thì phán quyết cuối cùng về giải pháp ERP được lựa chọn vẫn thuộc doanh nghiệp mà không phải là của nhà tư vấn. Các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể tiếp xúc với nhiều nhà cung cấp giải pháp trong các cuộc giới thiệu sản phẩm và tự đưa ra sự lựa chọn hợp lý nhất theo ý mình. Trường hợp này doanh nghiệp tự mình tích luỹ kinh nghiệm để đánh giá giải pháp và luôn luôn căn cứ vào nhu cầu của mình để phán quyết. Để tránh được việc lựa chọn sai giải pháp và nhà cung cấp, doanh nghiệp nên chú ý đến các lời khuyên sau đây: Quan trọng nhất là sự phù hợp Đừng quá quan tâm đến việc giải pháp ERP nào là mạnh, giải pháp nào là yếu mà hãy quan tâm đến sự phù hợp của giải pháp với doanh nghiệp của mình. Một giải pháp dành cho công ty lớn chưa chắc đã phù hợp với công ty nhỏ và ngược lại, giải pháp nhỏ sẽ không phù hợp với quy mô doanh nghiệp lớn. Giải pháp có thế mạnh về lĩnh vực sản xuất nhưng chưa chắc đã phù hợp cho doanh nghiệp ở lĩnh vực thương mại. Giải pháp giá cao chưa chắc đã phù hợp hơn giải pháp giá trị thấp hơn. Giải pháp có các tính năng mạnh nhưng doanh nghiệp có thể không có nhu cầu về các tính năng mạnh này.. Sự phù hợp được thể hiện ở các tiêu chí về quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh, các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và đặc biệt là doanh nghiệp sẽ mở rộng hay không trong tương lai gần hoặc xa... Giá cả không phải là tiêu chí quan trọng nhất Giá cả là tiêu chí rất quan trọng nhưng không phải là tiêu chí quan trọng nhất. Hãy đưa ra khoản kinh phí thấp nhất và cao nhất có thể theo khả năng tài chính của doanh nghiệp và lựa chọn giải pháp ERP phù hợp nhất mà giá cả nằm trong khoảng kinh phí dự trù này. Không nên cố gắng quá mức để chạy theo các giải pháp giá cao vì giải pháp giá cao chưa chắc đã phù hợp với doanh nghiệp. Cũng không nên quá tiết kiệm mà lựa chọn giải pháp giá càng thấp càng tốt vì giải pháp giá thấp cũng có thể không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Giá cả của giải pháp ERP rất có thể không tương đồng với hiệu quả mà nó mang lại cho khách hàng vì nó phụ thuộc rất nhiều vào chiến lược bán hàng của nhà cung cấp. Xem demo trình diễn sản phẩm của càng nhiều giải pháp càng tốt Việc này giúp cho bạn có được nhiều góc nhìn khác nhau về các giải pháp ERP. Từ nhiều lựa chọn, bạn có thể chọn ra được giải pháp ERP phù hợp hơn với doanh nghiệp của mình. Hãy đừng tiếc thời gian tham khảo các giải pháp vì dự án ERP là dự án có ảnh hưởng rất lớn đến tương lai của doanh nghiệp. Hãy suy nghĩ thật thấu đáo nhu cầu của doanh nghiệp và tìm ra những yếu tố tiên quyết mà phần mềm ERP phải thoả mãn (ví dụ: Khả năng thay đổi nhanh của phần mềm theo thực tế doanh nghiệp...). Lựa chọn các giải pháp năng động, có thể biến đổi dễ dàng khi doanh nghiệp thay đổi Dự án ERP là dự án từ khi triển khai cho đến khi kết thúc có thể kéo dài một vài năm. Ngay trong thời gian này thì doanh nghiệp cũng đã thay đổi rất nhiều. Vì vậy phần mềm ERP cần phải "biến đổi được" thì mới có thể đáp ứng đươc yêu cầu thay đổi của doanh nghiệp theo thời gian. Bạn có thể lựa chọn giải pháp chưa đáp ứng hoàn toàn nhu cầu của doanh nghiệp hiện tại, nhưng trong quá trình triển khai phần mềm có thể biến đổi được dễ dàng (tính động) do các công cụ và cơ chế được xây dựng sẵn trên phần mềm thì dự án sẽ có khả năng thành công lớn. Nếu bạn lựa chọn giải pháp tương đối phù hợp hôm nay nhưng không có khả năng biến đổi thì doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn sau này khi nâng cấp, mở rộng...Các doanh nghiệp không quá lớn nên lựa chọn giải pháp nội vì giải pháp nội địa dễ biến đổi hơn các sản phẩm ngoại do nhà sản xuất phần mềm cũng là nhà triển khai dự án. Các giải pháp ngoại có thể mạnh về các mô hình quản lý trên thế giới nhưng chưa chắc đã phù hợp với doanh nghiệp Việt nam và đặc biệt khó biến đổi xâu vì nhà tư vấn triển khai nội địa không phải là nhà sản xuất phần mềm. Tham khảo các ý kiến khách quan của các khách hàng đã và đang sử dụng sản phẩm Đây là điều thật quan trọng mà bạn nên tiến hành, không nên chỉ căn cứ vào sự trình bày giải pháp của các nhà cung cấp mà kết luận vì khi chưa có kinh nghiệm, bạn sẽ dễ tin vào các lý luận của người demo trình diễn sản phẩm. Bạn có thể thấy giải pháp ERP nào cũng hay nhưng đó chỉ là những cảm nhận chủ quan của bạn và rất có thể không phải là sự thật. Đặc biệt nên tham khảo được các thông tin về sự thành công của sản phẩm áp dụng cho các khách hàng có quy mô và lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh tương tự như doanh nghiệp của bạn. Các sản phẩm có thương hiệu tốt, đã áp dụng thành công ở nhiều khách hàng sẽ có khả năng thành công nhiều hơn so với các sản phẩm không có thương hiệu. 4. Tại sao ứng dụng ERP ở Việt Nam chưa phổ biến? (VnMedia) - ERP là viết tắt của từ tiếng Anh “Enterprise Resource Planning”, có nghĩa là “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Có thể nói một cách đơn giản hơn, ERP chính là Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp. Theo ông Hoàng Minh Châu - Giám đốc Công ty FPT TP.HCM, có nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp (DN) khi ứng dụng ERP. Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. DN có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. Các thông tin của DN được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của DN.80% khối lượng công việc trong quá trình triển khai ERP là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình. Hầu hết các dự án ERP không thành công là do khâu tư vấn chưa tốt. Ở Việt Nam, chúng ta chưa có những chuyên gia tư vấn giỏi, có kinh nghiệm. Vì thế, khi triển khai những ERP phức tạp cho các DN lớn, chúng ta nên thuê tư vấn quốc tế, vừa đảm bảo cho dự án chắc chắn thành công, vừa tạo ra cơ hội học hỏi tích lũy kinh nghiệm cho Việt Nam. Đáng tiếc là nhiều nơi vẫn chưa coi tư vấn là then chốt, không chấp nhận các chi phí thuê tư vấn.ERP không đơn thuần là công nghệ. Trên hết, nó là nơi tích lũy kiến thức và kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệp. Sử dụng ERP quốc tế là sử dụng kinh nghiệm quản lý hàng trăm năm của nhân loại. Vì thế, với những doanh nghiệp nên sử dụng những phần mềm ERP quốc tế, sẽ có hiệu quả cao hơn. Cũng theo ông Châu, để thiết kế một ERP chuyên nghiệp đạt tiêu chuẩn quốc tế, cần có rất nhiều chuyên gia quản lý xuất sắc trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau, đồng thời cũng cần nhiều năm tích lũy kinh nghiệm triển khai để hoàn thiện. Vào thời điểm hiện tại, chưa có công ty phần mềm Việt Nam thỏa mãn tiêu chuẩn này.Tùy từng quy mô của DN mà lựa chọn phần mềm phù hợp. Với những DN nhỏ, có thể chọn các phần mềm ERP do các công ty Việt Nam viết. Tuy nhiên, các ERP nội địa hầu hết chưa có module sản xuất; sự liên kết giữa các module chưa thật tốt; tác giả của các ERP nội địa phần lớn đều là những kỹ sư tin học, trong khi thực chất ERP là quy trình, là quản trị, vì thế họ không lường hết các tình huống quản lý có thể xảy ra.Phần lớn các công ty Việt Nam quan tâm đến triển khai ERP hiện nay đều là những công ty lớn với doanh số từ vài trăm tỉ đồng trở lên. Chính vì thế họ quan tâm đến các giải pháp hàng đầu thế giới như SAP và Oracle. Đây là hai giải pháp có thị phần lớn nhất thế giới. Trước đây, SAP và Oracle chỉ chú ý đến những khách hàng lớn. Hiện nay, họ đã quan tâm cả đến những DN nhỏ với các giải pháp phù hợp có giá cạnh tranh.Có nhiều nguyên nhân khiến cho việc ứng dụng ERP ở Việt Nam chưa phổ biến. Công tác giới thiệu, tuyên truyền sự cần thiết của việc ứng dụng ERP trong DN chưa sâu rộng, khiến cho nhiều lãnh đạo không có điều kiện tiếp xúc với các giải pháp mới này. Kinh phí đầu tư triển khai ERP tương đối lớn, khiến cho nhiều DN thận trọng. Một số DN đi đầu trong việc triển khai ERP, nhưng hiệu quả chưa đạt như mong muốn, nên đã tạo ra tâm lý hoài nghi ở những DN khác. Ngoài ra còn có nguyên nhân thuộc về năng lực yếu kém của các công ty triển khai ERP tại Việt Nam.Ứng dụng ERP là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một DN nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và DN sớm đi vào nề nếp. DN nào chậm trễ ứng dụng ERP, DN đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ. Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo DN; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp... 5. Hỏi - đáp Lời BBT Nhu cầu tư vấn về ERP đối với các doanh nghiệp (DN) chuẩn bị triển khai luôn rất lớn. Mặc dù chuyên mục Quản Trị của TGVT sê-ri B đã có rất nhiều loạt bài viết về giai đoạn này, nhưng đối với từng trường hợp vẫn cần sự tư vấn riêng. Đáp ứng nhu cầu đó, chúng tôi đang và sẽ tiếp tục làm cầu nối giữa DN ứng dụng với các chuyên gia và nhà cung cấp, triển khai giải pháp ERP. Nếu có bất cứ băn khoăn nào trong việc triển khai ERP, bạn đọc có thể gửi thư về cho chúng tôi theo địa chỉ email: doanhnghiep@pcworld.com.vn hoặc hiennt@pcworld.com.vn, chúng tôi sẽ giúp các bạn chuyển tới các chuyên gia ERP hàng đầu tại Việt Nam để nhận được sự tư vấn sát thực nhất. Để tham khảo thêm, độc giả nên đọc lại các bài viết về ERP đã đăng trên tạp chí TGVT sê-ri B hiện được lưu trữ tại website của tạp chí: tìm mục ERP trong phần Chuyên Đề. Trong số này, chúng tôi trích đăng câu hỏi của bạn Nguyễn Tuấn Kiệt và phần trả lời của 2 chuyên gia, đều là cộng tác viên thân thiết của chuyên mục Quản Trị. Hy vọng dưới 2 góc nhìn khác nhau, bạn đọc sẽ có thêm nhiều thông tin để tham khảo và cân nhắc. Kính gửi BBT TGVT sê-ri B. Tôi là Nguyễn Tuấn Kiệt, công tác tại công ty TNHH ADC, số 93 Nguyễn Văn Thủ, P. Đa Kao, Q.1, TP. HCM. Tôi là một độc giả thường xuyên của tạp chí. Hiện công ty tôi đang chuẩn bị ứng dụng ERP vào việc quản lý doanh nghiệp, nhưng chúng tôi không biết bắt đầu từ đâu. Chúng tôi nên mời một công ty tư vấn độc lập hoặc một nhà cung cấp sản phẩm ERP hoặc nhà triển khai ERP hay chỉ cần mời một đối tác vừa là đơn vị phân phối ERP vừa là nhà tư vấn và nhà triển khai ERP? Công ty ADC là một công ty kinh doanh đa ngành vừa phân phối vừa sản xuất các sản phẩm như: thuốc trừ sâu, phân bón, giống cây trồng, thủy sản và dược phẩm. Số lượng nhân viên khoảng 350 người. Có chi nhánh tại TP.HCM, Hà Nội và văn phòng chính tại TP.Cần Thơ. Có hệ thống kho bãi tại TP.HCM, Cần Thơ...” Tôi rất mong nhận được sự hỗ trợ của tạp chí. Chân thành cảm ơn. Trả lời của ông Vương Quân Ngọc FPT ERP Việc bắt đầu nghiên cứu và ứng dụng ERP là một công việc cần chuẩn bị khá kỹ. DN của bạn là một DN lớn, đa ngành và là một công ty sản xuất thì công việc này càng đòi hỏi cao hơn. Theo tôi, công ty của bạn nên bắt đầu như sau: 1.Thành lập nhóm chuyên trách về tìm giải pháp ERP, trong đó người phụ trách chỉ đạo nên là một thành viên của ban lãnh đạo công ty 2.Xác định chiến lược phát triển của DN trong vòng 3 năm 3.Xác định hiện trạng DN, nhất là hiện trạng về CNTT. Với các công việc trên, DN của bạn đã sẵn sàng cho những câu hỏi và một số đáp án lớn (Main Request for Proposal) để mời các đơn vị vào tư vấn, có thể là tư vấn độc lập hoặc các nhà cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ triển khai ERP. Trường hợp công ty của bạn nên cân nhắc các phương án sau: 1.Lựa chọn nhà tư vấn độc lập: - Ưu điểm: đơn vị tư vấn độc lập sẽ hỗ trợ rất lớn cho DN trong việc xác định các yêu cầu ban đầu của bài toán, đồng thời lựa chọn sản phẩm cũng như đối tác cung cấp dịch vụ triển khai và hỗ trợ. Một số đơn vị tư vấn của nước ngoài cũng cung cấp luôn dịch vụ tái cấu trúc doanh nghiệp (thay đổi về quy trình, cơ cấu tổ chức...) để sẵn sàng với việc triển khai ERP. - Nhược điểm: chi phí cao, thậm chí các đơn vị nước ngoài tính tiền theo giờ tư vấn. 2.Lựa chọn công ty tư vấn và triển khai ERP - Ưu điểm: tiến hành hỗ trợ cho DN như một nhà tư vấn độc lập với chi phí thấp hơn, thậm chí miễn phí. - Nhược điểm: tính khách quan không cao do có thiên hướng tập trung về sản phẩm và dịch vụ mình cung cấp. Hiện nay, các DN, tổ chức lớn với các dự án có ngân sách hàng triệu USD thường chọn cách 1. Còn các DN với ngân sách triển khai ERP dưới 1 triệu USD thường chọn cách 2. Tuy nhiên, các công ty này đều chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai ERP uy tín và có cam kết lâu dài với DN. Trả lời của ông Quang Nguyễn chuyên gia tư vấn độc lập Với một công ty đa ngành vừa sản xuất vừa phân phối, việc quản lý khá phức tạp, tôi không chắc là một trong các đối tác mà bạn kể trên có thể thỏa mãn được toàn bộ nhu cầu điện toán hóa việc quản lý công ty của bạn. Theo tôi, bạn nên mời những đối tác kể trên vào từng giai đoạn khác nhau bởi mỗi đối tác sẽ có những chuyên môn khác nhau phù hợp hơn với nhu cầu của bạn. Có điều bất lợi là mỗi khi có đối tác mới, bạn lại thương thảo, ký hợp đồng và giành một thời gian không nhỏ cho mỗi đối tác làm quen với công việc điều hành của bạn. Do vậy, bạn nên chia việc ứng dụng ERP theo các giai đoạn sau đây: 1.Giai đoạn chuẩn bị (tiền ERP) Giai đoạn này khá quan trọng, có thể đưa đến việc thành bại cho cả dự án về sau. Trong giai đoạn này các DN cần chú tâm định nghĩa nhu cầu nghiệp vụ và nhu cầu kỹ thuật của hệ thống. Nhiều đơn vị thường không chú tâm việc này vì nghĩ rằng họ biết họ muốn các chức năng gì trong hệ thống. Tuy nhiên, khi soi rõ lại, các vấn đề cần giải quyết lại nằm trong các mảng công việc khác đã bị bỏ bê. Ví dụ, trong hồ sơ mời thầu của một hệ thống ERP cần nêu rõ những nhu cầu tương lai của DN. Tuy nhiên, nhiều DN lại thiếu chiến lược kinh doanh dài hạn do chiến lược này được bàn thảo khá nhiều nhưng chưa được... duyệt. Vì thế, các nhu cầu dài hạn của một hệ thống ERP khó mà xác định và dự án đành bị ngưng lại để chờ chiến lược kinh doanh dài hạn. Trường hợp này, vai trò của các nhà tư vấn độc lập phát huy khá rõ nét. Vì tính chất độc lập, nên các nhà tư vấn có thể giúp định nghĩa các nhu cầu nghiệp vụ cũng như kỹ thuật một cách trung lập. Họ sẽ giúp DN đặt ra các bài toán cần giải quyết tương đối chính xác trong hồ sơ mời thầu. Đôi khi nhà tư vấn độc lập còn là trọng tài cho những khuynh hướng chiến lược khác nhau giữa các nhà lãnh đạo công ty dựa trên mục đích chung của công ty. Muốn làm được như thế, các nhà tư vấn cần là người có uy tín và kinh nghiệm về các ngành kỹ nghệ cũng như các phần mềm ERP. Phần 2 của giai đoạn chuẩn bị là việc lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ triển khai. Tính độc lập càng trở nên cần thiết hơn khi nhà tư vấn cần phải quản lý qui trình mời thầu, chọn thầu một cách minh bạch, trong sáng và đem lại lợi ích lâu dài cho DN. Thông thường các dự án ERP lớn do Ngân Hàng Thế Giới tài trợ, nhà tư vấn độc lập sẽ được mời vào ngay từ giai đoạn khảo sát định nghĩa nhu cầu và sau đó sẽ trở thành nhà tư vấn giám sát các nhà thầu trong việc thực hiện giải pháp giải quyết các nhu cầu này. 2.Giai đoạn triển khai Nhà tư vấn chính trong giai đoạn này là nhà thầu triển khai và nhà cung cấp giải pháp. Các nhà thầu triển khai dùng phương pháp luận và kinh nghiệm triển khai để giúp bạn định nghĩa mô hình hoạt động công ty, tối ưu hóa các qui trình hoạt động DN, cài đặt hệ thống, chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu người dùng cuối, huấn luyện nhân viên (và cả lãnh đạo) của công ty bạn. Tùy nội lực của công ty, bạn có thể tự làm nhà quản lý và giám sát dự án dựa trên hợp đồng đã được thương thảo hoặc thuê một nhà tư vấn giám sát. 3.Giai đoạn hậu triển khai Để đánh giá mức độ thành công của dự án (thường là một năm sau khi kết thúc dự án), nhằm chuẩn bị cho việc khai thác tối đa hệ thống ERP (ERP System Optimization) các công ty sẽ mời một nhà tư vấn khác vào giúp những công việc sau đây: 1. So sánh kết quả của dự án với mục đích ban đầu (kể cả về chi phí dự án cũng như những lợi ích mà dự án mang lại). 2. Các lợi ích của hệ thống mà công ty vẫn chưa khai thác đúng mức. 3. Kế hoạch triển khai các phân hệ cần thiết còn lại hoặc khảo sát cho việc triển khai các hệ thống mở rộng (như CRM, SCM). Tóm lại, chọn đối tác cho việc triển khai ERP rất quan trọng và tùy theo từng giai đoạn bạn cần các đối tác thích hợp. Ngân sách là một biến số cho chất lượng dịch vụ mà bạn sẽ nhận được. Theo quan sát, những nhà tư vấn độc lập ở Việt Nam đang ngày càng hiếm hoi, đối nghịch với nhu cầu tư vấn ngày càng lớn, do đó bạn nên cân nhắc dựa trên ngân sách của mình dành cho ERP. Ứng dụng ERP vào doanh nghiệp Việt Nam Trào lưu triển khai ERP (Enterprise Resource Planning) của các doanh nghiệp thực sự phát triển rầm rộ khi Việt Nam chính thức gia nhập WTO và cho đến nay ERP đã trở thành xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để nâng cao năng lực cạnh tranh và tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Doanh nghiệp nào dũng cảm đi tiên phong sẽ có lợi thế cạnh tranh và dù có thành công hay không thì đổi lại cũng thu được kinh nghiệm cần thiết. Doanh nghiệp nào chậm trễ ứng dụng ERP sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ. Tuy nhiên, trên thương trường Việt Nam, có rất ít doanh nghiệp đã sẵn sàng ứng dụng ERP vào tổ chức của mình. Để chuẩn bị cho xu thế tất yếu này, các nhà lãnh đạo và quản lý cần có được sự hình dung bước đầu về ERP: khái niệm, vai trò của ERP, nguyên nhân ERP triển khai chưa hiệu quả ở Việt Nam và quy trình áp dụng ERP vào doanh nghiệp Việt Nam. Khái niệm ERP ERP (Enterprise Resource Planning), ban đầu, là khái niệm dùng để chỉ một hệ thống dùng để hoạch định các nguồn lực trong một tổ chức (doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ v.v.). Một hệ thống ERP điển hình bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của tổ chức. Khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Trong quá trình áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của doanh nghiệp, người ta nói đến ERP như một loại phần mềm tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của DN nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của DN, trên cơ sở tích hợp những chức năng chung của doanh nghiệp vào trong một hệ thống duy nhất. Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của DN chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của DN nên ERP là hệ thống PM rất lớn. Những khâu quan trọng nhất trong hoạt động của DN đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi DN thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau. Tác dụng của ERP trong doanh nghiệp Với đặc thù của công nghệ là tích hợp các module trong một hệ thống phần mềm hoàn chỉnh, ERP giúp cho doanh nghiệp tăng năng suất lao động, đẩy mạnh quá trình truyền thông hiệu quả và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. Việc tích hợp một cách xuyên suốt và xóa bỏ sự cách biệt giữa các mắt xích trong chu trình dẫn đến khả năng trọng tâm hóa công tác quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp (tài chính - kế toán, quản lý nhân sự, R&D, bán hàng và quản lý bán hàng, sản xuất... ) vào một hệ thống. Tính tích hợp được tạo ra do các mối quan hệ chặt chẽ giữa các module, giúp giải quyết được tình trạng cô lập, ngắt quãng hoặc "nghẽn mạch" giữa các bộ phận trong quá trình tương tác và truyền thông. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các thông tin của doanh nghiệp được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của DN. Nguyên nhân ERP chưa được áp dụng hiệu quả ở Việt Nam Việc ERP áp dụng ở Việt Nam chưa hiệu quả bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân: nhận thức của người sử dụng về sản phẩm, khả năng cung ứng sản phẩm ở thị trường Việt Nam, trình độ tư vấn triển khai áp dụng sản phẩm và giá thành sản phẩm. Các yếu tố này ảnh hưởng lẫn nhau dẫn đến việc doanh nghiệp Việt Nam chậm triển khai hoặc triển khai chưa hiệu quả giải pháp công nghệ ERP. Hiện nay, nhiều nhà lãnh đạo vẫn chưa có điều kiện tiếp xúc với các giải pháp mới này do công tác giới thiệu, tuyên truyền sự cần thiết của việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp chưa sâu rộng. Một số doanh nghiệp đi đầu trong việc triển khai ERP chưa đạt hiệu quả mong muốn tạo ra tâm lý hoài nghi ở những doanh nghiệp khác. ERP lại là một hệ thống phức tạp, có nhiều khái niệm trừu tượng, không dễ nắm bắt và quyết định triển khai được nhanh. Hầu hết các dự án ERP không thành công là do khâu tư vấn chưa tốt. Ở Việt Nam, chúng ta chưa có những chuyên gia tư vấn giỏi, có kinh nghiệm. Trong khi đó, 80% khối lượng công việc trong quá trình triển khai ERP là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình. Vì thế, khi triển khai những ERP phức tạp, chỉ có một số DN lớn thuê tư vấn quốc tế, vừa đảm bảo cho dự án chắc chắn thành công, vừa tạo ra cơ hội học hỏi tích lũy kinh nghiệm cho Việt Nam. Đáng tiếc là đa số còn lại vẫn chưa coi tư vấn là then chốt, không chấp nhận thuê tư vấn với chi phí cao. Vào thời điểm hiện tại, chưa có công ty phần mềm Việt Nam thỏa mãn tiêu chuẩn ERP. Đây không đơn thuần là giải pháp về công nghệ mà còn là nơi tích lũy kiến thức và kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệp. Chuyên gia thiết kế ERP đạt tiêu chuẩn quốc tế, cần có năng lực quản lý xuất sắc trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau và có nhiều năm tích lũy kinh nghiệm triển khai để hoàn thiện. Tác giả của các ERP nội địa phần lớn đều là những kỹ sư tin học, trong khi thực chất ERP là quy trình, là quản trị, vì thế họ không lường hết các tình huống quản lý có thể xảy ra. Giá cả của các hệ thống ERP cao hơn nhiều so với việc trang bị nhiều phần mềm đơn lẻ cộng lại do tính tích hợp trên phần mềm. Thêm nữa, một phần mềm ERP tốt cũng chỉ quyết định chưa đến 50% sự thành công của dự án triển khai ERP cho doanh nghiệp. Yếu tố chủ quan của từng doanh nghiệp (như nhận thức và quyết tâm của ban lãnh đạo doanh nghiệp, hệ thống quản lý, trình độ đội ngũ nhân viên...) quyết định tới trên 50% sự thành bại của dự án. ERP là hệ thống phần mềm có phạm vi quản lý rộng trên toàn DN, do đó thời gian triển khai dự án có thể kéo rất dài (thường là từ 6 tháng đến vài năm). Tất cả những yếu tố trên đây đẩy chi phí lên rất cao khi hoàn thành việc triển khai dự án cho doanh nghiệp. Quy trình triển khai áp dụng ERP tại doanh nghiệp Việt Nam Trong khi việc áp dụng ERP còn chưa được phổ biến rộng rãi ở các doanh nghiệp Việt Nam, việc tuân thủ một cách bài bản quy trình khi triển khai, ứng dụng ERP là một yêu cầu hết sức cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả của công cụ. Nhìn chung việc triển khai áp dụng ERP vào doanh nghiệp cần trải qua bốn bước sau: xác định nhu cầu doanh nghiệp; lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ triển khai; triển khai và thử nghiệm ERP tại doanh nghiệp; phát triển hệ thống sau khi triển khai ERP. Bước 1: Xác định nhu cầu Để đi đến quyết định lựa chọn và triển khai một giải pháp ERP hợp lý, phù hợp với tình hình doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu nghiệp vụ và nhu cầu kỹ thuật của hệ thống. Trước hết, doanh nghiệp tự hoạch định chiến lược thông qua việc thành lập nhóm chuyên trách về tìm giải pháp ERP, trong đó người phụ trách chỉ đạo nên là một thành viên của ban lãnh đạo; xác định hiện trạng doanh nghiệp, nhất là hiện trạng về CNTT; xác định chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong vòng 3 năm. Tiếp đó, cần tìm kiếm một nhà tư vấn có uy tín và kinh nghiệm về các ngành kinh doanh cũng như các phần mềm ERP. Doanh nghiệp có thể đứng trước hai lựa chọn: Một đơn vị tư vấn độc lập sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xác định nhu cầu, giúp doanh nghiệp đặt ra các bài toán trong hồ sơ mời thầu, lựa chọn một cách trung lập sản phẩm và đối tác cung cấp dịch vụ triển khai, hỗ trợ. Đôi khi nhà tư vấn còn là trọng tài cho những khuynh hướng chiến lược khác nhau giữa các lãnh đạo công ty dựa trên mục đích chung của doanh nghiệp. Công ty cung cấp gói sản phẩm ERP có thể tiến hành hỗ trợ tư vấn triển khai cho DN như một nhà tư vấn độc lập với chi phí thấp hơn, thậm chí miễn phí nhưng có nhược điểm là thiếu khách quan do có thiên hướng tập trung về sản phẩm và dịch vụ mình cung cấp. Bước 2: Lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ triển khai Sau khi xác định được "bài toán ERP", doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ triển khai. Trong trường hợp doanh nghiệp mời nhà tư vấn độc lập, nhà tư vấn cần phải quản lý quy trình mời thầu, chọn thầu một cách minh bạch, trong sáng và đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, phán quyết cuối cùng về giải pháp ERP được lựa chọn vẫn thuộc doanh nghiệp chứ không phải của nhà tư vấn. Các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể trao đổi với nhiều nhà cung cấp giải pháp trong các cuộc giới thiệu sản phẩm; đánh giá, so sánh, tự đưa ra sự lựa chọn hợp lý nhất. Để tránh lựa chọn sai giải pháp và nhà cung cấp, doanh nghiệp nên chú ý đến các lời khuyên sau đây: Đề cao sự phù hợp của giải pháp với doanh nghiệp của mình. Giá cả không phải là tiêu chí quan trọng nhất. Xem demo trình diễn sản phẩm của càng nhiều giải pháp càng tốt. Lựa chọn các giải pháp linh hoạt, có khả năng thích ứng trong tương lai. Tham khảo các ý kiến khách quan của các khách hàng đã và đang sử dụng sản phẩm. Bước 3: Triển khai và thử nghiệm ERP tại doanh nghiệp Với sản phẩm đã lựa chọn, nhà quản lý thuê một nhà tư vấn giám sát hoặc trực tiếp quản lý việc tiến hành triển khai và chạy thử nghiệm chương trình. Các nhà thầu triển khai tiến hành các bước sau: Chọn phương án triển khai phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp. Thiết lập, đồng bộ, chỉnh sửa hoặc đổi mới hệ thống máy tính, mạng và các thiết bị phần cứng nếu có yêu cầu. Kiểm tra tất cả các tính năng có trong giải pháp. So sánh, đối chiếu chức năng hoạt động của phần mềm và các nghiệp vụ sản xuất – kinh doanh thực tế. Ghi nhận các lỗi và yêu cầu nhà cung cấp giải pháp giải đáp những điểm còn vướng mắc. Đây cũng là khoảng thời gian nguồn nhân lực trong doanh nghiệp được tiếp cận với những yêu cầu quản lý mới, quy củ hơn; được đào tạo và huấn luyện để thích nghi với quy trình làm việc hiện đại. Bước 4: Phát triển hệ thống sau khi triển khai ERP Nhằm hướng tới những giải pháp hỗ trợ, khai thác tối đa tính hiệu quả mà hệ thống ERP (ERP System Optimization) đang mang lại, công ty sẽ tổ chức đánh giá mức độ thành công của dự án (thường là một năm sau khi kết thúc dự án). Một nhà tư vấn khác sẽ được đề nghị đảm nhận những công việc sau đây: So sánh kết quả của dự án với mục đích ban đầu (kể cả về chi phí dự án cũng như những lợi ích mà dự án mang lại). Chỉ ra các lợi ích của hệ thống mà công ty vẫn chưa khai thác đúng mức. Lập kế hoạch triển khai các phân hệ cần thiết còn lại hoặc khảo sát cho việc triển khai các hệ thống mở rộng (như CRM, SCM). Nâng cấp, cải tiến những chức năng đã có; mở rộng thêm những chức năng mới.