Ứng dụng lý thuyết phân bố và đo lường công việc tại công ty cổ phân xây dựng và kinh doanh địa ốc Hoà Bình

ỨNG DỤNG LÝ THUYẾT PHÂN BỐ VÀ ĐO LƯỜNG CÔNG ViỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHÂN XÂY DỰNG VÀ KINH DOANH ĐỊA ỐC HOÀ BÌNH Nội dung Cơ sở lý thuyết Phân bổ công việc Tiêu chuẩn sản xuất và hoạt động Đo lường công việc Thực trạng và giải pháp Giới thiệu về Công ty HBC Thực trạng phân bổ công việc Giải pháp MỤC LỤC Cơ sở lý thuyết I. Phân bổ công việc Phân bổ công việc là gì? Sự cần thiết phải phân công công việc rõ ràng Giải quyết phân bổ công việc theo phương pháp cổ truyền a. Sơ đồ thực hành b. Sơ đồ vận hành c. Sơ đồ phát triển Ảnh hưởng của môi trường làm việc đến việc phân bổ công việc Luân chuyển và mở rộng công việc Nâng cao chất lượng công việc II. Tiêu chuẩn sản xuất và hoạt động 1. Tiêu chuẩn cấp bộ phận 2. Tiêu chuẩn cấp nhà máy 3. Cách sử dụng tiêu chuẩn III. Đo lường công việc 1. Chọn người lao động trung bình 2. Phạm vi thành thạo 3. Kỹ thuật đo lường công việc CƠ SỞ LÝ THUYẾTI. Phân bổ công việc1. Phân bố công việc là gì? Phân bố công việc là sự xác định nhiệm vụ cần tiến hành trong từng giai đoạn, từng nơi làm việc. Trong đó cần phải xác định thời điểm hoàn thành cho mỗi công việc. Phân bổ công việc phải căn cứ vào năng lực sản xuất và nguyên vật liệu sẵn có. Cần phân biệt phân bổ công việc và giải quyết công việc Giải quyết công việc là sắp xếp thứ tự các công việc được thực hiện ở nơi làm việc và bố trí việc thực hiện chúng trên máy móc cụ thể vào những thời điểm cụ thể. Phân bổ công việc2. Sự cần thiết phải phân công công việc rõ ràng Mỗi công nhân có thể thực hiện bất kỳ công việc nào với mức độ thành thạo khác nhau. Nếu như phân cho công nhân một công việc nào đó đúng chuyên môn, thì chi phí thực hiện công việc sẽ thấp hơn so với không đúng chuyên môn. Mục tiêu của phân công công việc là tìm sự phân công công việc tối ưu (chi phí thấp nhất). Phân bổ công việc3. Giải quyết phân bổ công việc theo phương pháp cổ truyền Có 3 kỹ thuật giải quyết phân bổ công việc theo phương pháp cổ truyền: Sơ đồ thực hành: Mỗi công nhân chỉ thực hiện một số công việc thành thạo nhất định và họ sẽ hoàn tất các công việc này với thời gian nhanh nhất. Ưu điểm: Chuyên môn hoá lao động. Hiệu quả công việc tăng lên. Khuyết điểm: Công việc nhàm chán. Ít hiệu quả trong ở các tổ chức sản xuất lớn, công nghiệp cao. Sơ đồ vận hành: Công việc được giao cho một nhóm, tổ, đội sản xuất. Mỗi nhóm, tổ, đội sản xuất thực hiện một chuỗi các công việc thành thạo theo một quy trình vận hành nhất định hợp với thói quen, chuyên môn của mình và có tính chất lặp đi lặp lại và hoàn tất chu kỳ công việc của mình trong thời gian ngắn nhất Ưu điểm: Người công nhân làm việc chung với nhóm, tổ đội sản xuất với nhau. Giảm thời gian chết cho công nhân và máy móc thiết bị. Khuyết điểm: Chưa phân tích tỉ mỹ cho từng công việc nhằm giảm bớt thời gian nhàn rỗi cho công nhân và máy móc thiết bị. Phân bổ công việc3. Giải quyết phân bổ công việc theo phương pháp cổ truyền Sơ đồ phát triển: Sơ đồ này phát triển từ sơ đồ vân hành nhưng phân tích tỉ mỉ công việc thành 5 loại hoạt động chính: Thi hành: Công việc chính trong từng vị trí sản xuất và được giao các công nhân thành thạo thực hiện Chuyên chở: Công việc di chuyển qua lại giữa các vị trí sản xuất khác nhau Lưu trữ: Công việc duy trì khoảng cách trong dây chuyền sản xuất (chời đợi, nghỉ) Kiểm tra: Công việc kiểm soát lẫn nhau trong dây chuyền sản xuất Trì hoãn: Công việc tạm ngưng, nghỉ ngơi trong dây chuyền sản xuất Ưu điểm: Mở rộng mối quan hệ, hợp lý hoá, khoa học hơn. Phù hợp với nền sản xuất hiện đại. Nhà quản lý am hiểu về người công nhân của mình hơn và chịu trách nhiệm về công việc của họ Phân bổ công việc3. Giải quyết phân bổ công việc theo phương pháp cổ truyền Phân bổ công việc3. Giải quyết phân bổ công việc theo phương pháp cổ truyền Nhiệt độ, độ ẩm và không khí xung quanh đều tác động đến công việc. Nhiệt độ tăng hiệu quả giảm. Hiệu quả công việc giảm nếu công nhân làm việc trong môi trường có nhiệt độ cao. Tiếng ồn, môi trường không khí, ánh sáng đều có tác động đến năng suất, sức khoẻ và an toàn của người lao động. Phân bổ công việc4. Ảnh hưởng của môi trường làm việc đến việc phân bổ công việc Phân bổ công việc (tt)5. Luân chuyển và mở rộng công việc Luân phiên công việc: là di chuyển của người công nhân vào công việc nào đó trong thời gian ngắn và đưa họ về lại vị trí ban đầu Ví dụ: Phân công hợp lý ca làm việc cho từng công nhân ở các tổ chức dịch vụ như công an, cảnh sát phòng cháy chữa cháy, bệnh viện, v.v... Mục đích: Giảm nhàm chán và tính đơn điệu công việc của công nhân. Mở rộng công việc: Phân công thêm việc cho công nhân , kích thích động viên khen thưởng, làm giảm các động tác xấu có tính quá đơn giản và quá chuyên môn. Mục đích: Tái thiết kế công việc, sửa đổi công việc sao cho người lao động cảm thấy bị cuốn hút hơn và có ý thức trách nhiệm với công việc hơn. Mở rộng công việc tạo ra 4 cơ hội cho người lao động: Tính đa dạng, cơ hội sử dụng các kỹ năng khác nhau Sự tự quản, cơ hội để kiểm soát công việc đến khi nào hoàn thành công việc Sự nhận biết nhiệm vụ được giao, cơ hội chịu trách nhiệm công việc Sự phản hồi, cơ hội để nhận các thông tin nóng Phân bổ công việc (tt)5. Luân chuyển và mở rộng công việc Phân bổ công việc (tt)6. Nâng cao chất lượng công việc Nâng cao chất lượng làm việc: là thiết kế lại nội dung công việc để nó có ý nghĩa hơn và đem lại sự phấn khởi, tạo điều kiện cho công nhân tham gia vào việc hoạch định, tổ chức, điều khiển công việc của mình. Hai điều kiện để nâng cao chất lượng công việc: Việc quản lý phải cung cấp thông tin, mục tiêu và hiệu suất công tác mà trước đây không thích hợp với công nhân Môi trường làm việc trong tổ chức: thân thiện, công bằng để đạt được hiệu quả cao nhất Hai điều kiện nâng cao chất lượng của người công nhân có thể định hướng bởi quan điểm quản lý truyền thống: Từng người làm công đều được xem là nhà quản lý. Mỗi người phải có quan hệ với các hoạt động về kế hoạch, tổ chức, kiểm tra công việc của mình. Cơ cấu tổ chức phải cố gắng biến công việc thành trò chơi, làm cho công việc trở nên vui vẻ. Nếu công việc của một công nhân mang lại phần thưởng trò chơi đã được chơi thì công nhân sẽ phấn khởi với công việc của họ. Phân bổ công việc (tt)6. Nâng cao chất lượng công việc I. Tiêu chuẩn sản xuất và hoạt độngVí dụ về phân công công việc Một dây chuyền sản xuất tại một doanh nghiệp có 10 công việc được giao (A, B, C, D…) thì chúng ta có thể có tới 10!=3.628.000 phương án phân bổ công việc. Chẳng hạn phương án ABCD, BCDA, CBAD, v.v… Nếu tốc độ đánh giá khoảng 1 giây một phương án, chúng ta cần khoảng 3.628,000 giây=1.000giờ=1,4 tháng để tìm ra phương án tốt nhất. Để lựa chọn phương án phân bổ công việc hợp lý người ta đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể để phân bổ công việc. Phương án phân bổ công việc hiệu quả là phương án giảm thời gian chờ đợi ở nơi làm việc, giải quyết nhanh công việc, sử dụng triệt để thời gian làm việc, sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị, giảm tỷ trọng thời gian phải chờ đợi so với thời gian sản xuất. II. Tiêu chuẩn sản xuất và hoạt động Tiêu chuẩn sản xuất là những chuẩn mực đặt ra quá trình sản xuất sản phẩm/ dịch vụ có hiệu quả và năng suất cao Có 2 cấp tiêu chuẩn khác nhau: Tiêu chuẩn cấp bộ phận và tiêu chuẩn cấp nhà máy. 1. Tiêu chuẩn cấp bộ phận Tiêu chuẩn cấp bộ phận là tiêu chuẩn sản xuất của một tổ, đội sản xuất. Nhà quản lý lập ra tiêu chuẩn cấp bộ phận là căn cứ để phân bổ công việc cho một tổ, đội sản xuất trong nhà máy. Tiêu chuẩn chất lượng, khối lượng, giá phí, ngày giao hàng, v.v… II. Tiêu chuẩn sản xuất và hoạt động 2. Tiêu chuẩn cấp nhà máy Tiêu chuẩn cấp nhà máy là tiêu chuẩn sản xuất của một nhà máy. Nó bao gồm tất cả các tiêu chuẩn sản xuất của từng bộ phận. Nhà quản lý thường đối diện với nhiều hạn chế đối lập nhau. Vì vậy phải cân nhắc phân bổ hợp lý công việc cho các bộ phận sản xuất, đặc biệt là tiêu chuẩn chi phí . 3. Cách sử dụng tiêu chuẩn Tiêu chuẩn lao động là xác định định mức cho người lao động. Tiêu chuẩn này đánh giá khả năng và sự thành thạo của công nhân. Tiêu chuẩn sản xuất đóng vai trò quan trọng quyết định giá phí sản xuất, được dùng để hoạch định, tổ chức và kiểm soát trong quá trình sản xuất. III. Đo lường công việc1. Chọn người lao động trung bình Tiêu chuẩn lao động là một tiêu chuẩn được sử dụng trong quá trình phân bổ công việc. Đo lường công việc là phương pháp đánh giá lao động tiêu chuẩn lao động Đo lường công việc là xác định mức độ và số lượng lao động trong nhiệm vụ sản xuất và hoạt động. Đo lường công việc được xác định từ một công nhân trung bình Hợp lý hóa quy trình dịch vụ III. Đo lường công việc 2. Phạm vi thành thạo Để đánh giá khả năng thành thạo công việc của công nhân, nhà quản trị thường đo lường công việc dựa vào hai tiêu chuẩn sau: Tiêu chuẩn về số lượng: là số lượng sản phẩm hoàn thành trên một đơn vị thời gian Tiêu chuẩn về chất lượng: Nâng cấp chất lượng III. Đo lường công việc 3. Kỹ thuật đo lường công việc Có 6 cách căn bản để thiết lập một tiêu chuẩn đo lường công việc Không quan tâm đến tiêu chuẩn đo lường công việc: Nhà quản lý không đặt ra thời gian chuẩn để đo lường công việc Phương pháp dữ liệu quá khứ: Thu thập các dữ liệu quá khứ, xác lập tiêu chuẩn đo lường công việc hiện tại. Phương pháp nghiên cứu thời gian trực tiếp: Dùng phương pháp “bấm giờ” để xác định tiêu chuẩn công việc Phương pháp nghiên cứu thời gian xác định: Định sẵn thời gian bằng phương pháp “Bấm giờ” để xác định tiêu chuẩn trung bình công việc Phương pháp lấy mẫu công việc: Chọn sẵn mẫu rồi đo lường công việc dựa trên mẫu đó. Kết hợp từ phương pháp 2 đến phương pháp 5 THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP1. Giới thiệu về Công ty HBC Công ty cổ phần và kinh doanh xây dựng địa ốc Hoà Bình (HBC) trước đây là một doanh nghiệp tư nhân Công ty xây dựng Hoà Bình được thành lập ngày 27/9/1987. Từ ngày 01/12/2000, Công ty chính thức chuyển sang Công ty cổ phần và kinh doanh xây dựng địa ốc Hoà Bình theo giấy đăng ký kinh doanh số 4103000229 do Sở kế hoạch và đầu tư TPHCM cấp ngày 1/12/2000. Trụ sở: 235 Võ Thị Sáu, Phường 7, Quận 3, Tp.Hồ Chí Minh THỰC TRẠNG VÀ GiẢI PHÁP1. Giới thiệu về Công ty HBC (tt) Ngành nghề kinh doanh của Công ty HBC. Xây dựng dân dụng, công nghiệp, cầu đường, công trình giao thông, hệ thống cấp thoát nước. San lấp mặt bằng. Kinh doanh nhà. Tư vấn xây dựng Sản xuất, mua bán vật liệu xây dựng, hàng trang trí nội thất. Dịch vụ sửa chữa nhà. Trang trí nội thất. Trồng rừng cao su, xà cừ, tràm và bạch đàn. Khai thác và sơ chế gỗ Kinh doanh du lịch, khách sạn Cho thuê nhà phục vụ các mục đích kinh doanh (kiốt, trung tâm thương mại). Thiết kế kết cấu công trình dân dụng và công nghiệp. Thiết kế kiến trúc công trình dân dụng và công nghiệp. THỰC TRẠNG VÀ GiẢI PHÁP1. Giới thiệu về Công ty HBC (tt) Các sản phẩm/ dịch vụ của Công ty HBC Hiện tại Công ty 10 sản phẩm/ dịch vụ như sau: HBA – Hoà Bình Architecture HBA chuyên cung cấp các thiết kế kiến trúc và kết cấu, điện nước kể cả tư vấn xây dựng các loại công trình nhà ở, văn hoá thương mại có yêu cầu kỹ thuật, mỹ thuật cao cũng như các công trình công nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. HBB – Hoà Bình Building HBB chuyên thi công xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp. Đây là sản phẩm truyền thống chủ lực của Công ty. HBCE – Hoà Bình Civil Engineering HBCE chuyên xây dựng các công trình cầu đường và cơ sở hạ tầng. Đây là sản phẩm đầy triển vọng, bỡi vì ngoài việc đảm nhận thi công cơ giới của HBB, còn có một thị trường rất lớn về xây dựng cầu đường và cơ cở hạ tầng đang phát triển. THỰC TRẠNG VÀ GiẢI PHÁP1. Giới thiệu về Công ty HBC (tt) HBE – Hoà Bình Engineering HBE chuyên thi công điện nước bao gồm toàn bộ hệ thống phân phối điện và hệ thống cấp thoát nước cho các công trình công nghiệp và dân dụng. MHB – Mộc Hoà Bình MHB chuyên thiết kế, thi công và trang trí nội thất các công trình với sản phẩm mộc cao cấp theo yêu cầu khách hàng, đặc biệt ciá là sản phẩm mới có chất lượng cao. AHA – Anh Huy Aluminium AHA có khả năng sản xuất và lắp đặt cửa nhôm, vách kính cho công trình có quy mô lớn theo công nghệ hiện đại. HBP – Hoà Bình Paint HBP chuyên sản xuất sơn đá Hodastone, một một loại vật liệu hoàn thiện tuyệt mỹ và siêu bền đã được sử dụng rộng rãi ở các nước tiên tiến trên thế giới. THỰC TRẠNG VÀ GiẢI PHÁP1. Giới thiệu về Công ty HBC (tt) HBH – Hoà Bình Housing HBH oà Bình cung cấp các thiết kế kiến trúc và kết cấu, điện nước kể cả tư vấn xây dựng các loại công trình nhà ở, văn hoá thương mại có yêu cầu kỹ thuật, mỹ thuật cao cũng như các công trình công nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. HBT – Hoà Binh Trading HBT chuyên làm dịch vụ cung cấpcho khách hàng nhiều loại sản phẩm xây dựng và trang trí nội thất khác nhau đối với tiên ích tối đa và giá cả hợp lý. HBT cũng là nhà đại lý độc quyền phân phối các sản phẩm của công ty như sơn đá, Hodastone, nhôm kính, đồ mộc và cửa gỗ. HBD – Hoà Bình Decoration HBD chuyên thiết kế và thi công các công trình sửa chữa và cải tạo và trang trí nội thất từ cửa hàng, nhà ở, văn phòng cho đến ngân hàng, khách sạn, trung tâm thương mại. THỰC TRẠNG VÀ GiẢI PHÁP1. Thực trạng phân bổ công việc Công ty HBC không ngừng cải tiến và xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 được tổ chức Quốc tế QMS cấp giấy chứng nhận vào tháng 9/2004. Phân bổ công việc đến các bộ phận văn phòng (gián tiếp sản xuất) và bộ phận công trường (trực tiếp sản xuất) đều theo quy trình phân bổ phân công công việc đến từng người và từng bộ phận theo đúng quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng của Công ty. THỰC TRẠNG VÀ GiẢI PHÁP1. Thực trạng phân bổ công việc Quy trình hoạt động chính của Công ty THỰC TRẠNG VÀ GiẢI PHÁP1. Thực trạng phân bổ công việc Phân bổ công việc triển khai thi công của Công ty THỰC TRẠNG VÀ GiẢI PHÁP1. Thực trạng phân bổ công việc Phân bổ công việc nghiệm thu trong Công ty 1. Thực trạng phân bổ công việc Một số công việc phân bổ đến bộ phận công trường 1. Thực trạng phân bổ công việc Một số công việc phân bổ đến bộ phận công trường 2. Giải pháp phân bố công việc Tiêu chuẩn cấp bộ phận -Kho công trường -Coffa, sắt hộp, giàn giáo được đưa về từ Ban QLMM – TB thường tập kết tại kho công trường. Hiện nay, do không có công nhân chuyên trách khuân vác nên vật liệu đưa vào kho hết sức bừa bãi (thường coffa ván, coffa panel, sắt hộp … để lẫn lộn với nhau). Khi lắp dựng chuẩn bị đổ bê tông phải cần một lượng lớn công nhân lựa chọn nguyên vật liệu gây ra hao phí tiền và nhân công. - Công ty lập ra một đội khuân vác chuyên vận chuyển nguyên vật liệu vào kho, đồng thời cử thêm người kiểm tra giám sát sự vận chuyển này nhằm hạn chế hao phí Tiêu chuẩn cấp công ty Trước đây, việc yêu cầu nguyên vật liệu đưa về công trường thường được gửi mail, fax, điện thọai về Phòng Hợp đồng vật tư ngay tại thời điểm có nhu cầu. Việc này dẫn đến tình trạng bị động trong cung ứng vật tư của P.HĐVT, gây chậm trễ tiến độ thi công Hiện nay, thông qua ERP kế toán công trường sẽ chuyển dự trù vật tư về công ty theo quy trình có sư kiểm duyệt của Chỉ huy công trình giúp P.HĐVT chủ động hơn trong công việc -> năng suất công trường tăng, kịp tiến độ đề ra. -ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v.... )