Ứng dụng PR trong cơ quan báo chí

Lời mở đầu Quan hệ công chúng là một việc làm hết sức quan trọng, đối với tất cả các ngành các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đối với báo chí thì việc cần có quan hệ công chúng lại càng có ý nghĩa quan trọng hơn, bởi đó sẽ là hướng để báo chí có thể khai thác và tận dụng được hết lợi thế của mình. Sử dụng quan hệ công chúng tốt thì sẽ đưa ra được những hoạch định, chính sách phát triển phù hợp cho mỗi cơ quan báo chí cũng như đưa báo chí đến gần hơn nữa với công chúng của mình. Hiện tại, quan hệ công chúng đã và đang là công cụ quan trọng để quảng bá và phát triển báo chí. Không chỉ vậy, hoạt động PR trong nội bộ cơ quan báo chí cũng đem lại nhiều hiệu quả tốt. Đối với bên trong một cơ quan báo chí cũng cần thiết phải có hoạt động PR nội bộ, ở đây hoạt động này hướng đến là các phóng viên, nhà báo hay lãnh đạo cơ quan báo… các bộ phận khác nhau trong cơ quan nhằm để họ hiểu hơn về cơ quan mình làm việc, thay đổi tư duy làm việc, ý thức trong công việc, thấy yêu nghề, yêu cơ quan mình hơn, trách nhiệm hơn… trong hoạt động thông tin của mình. Đó là tất cả những gì PR mang lại cho cơ quan báo chí và không thể nghi ngờ khi khẳng định rằng PR là công cụ tốt để phát triển báo chí hiện đại. Phần I: Nội dung PR trong cơ quan báo chí Đối với sản phẩm của cơ quan báo chí, để có thể tiếp cận tốt hơn với công chúng thì PR là một lựa chọn hoàn hảo. Hoạt động báo chí là hoạt động thông tin hướng tới công chúng, đem lại lợi ích cho công chúng. Trong khi đó PR cũng là hoạt động giao tiếp nhưng mục đích của hoạt động này hướng tới là lợi ích cả hai, đã được đặt ra từ trước để công chúng hiểu biết hơn về sản phẩm báo chí đó, đặc biệt làm cho công chúng thấy được hiệu quả tốt đến đâu khi mình sử dụng sản phẩm báo chí, mình được những lợi ích gì… và từ đó thúc đẩy nhu cầu sử dụng sản phẩm hoặc thay đổi nhận thức về sản phẩm, thay đổi cách nghĩ, cách nhìn, định kiến… nếu có. Đối với hoạt động phát hành, thì vai trò của PR càng được khẳng định. Khi PR đem đến cho công chúng cái nhìn toàn diện nhất, sâu sắc nhất về sản phẩm báo chí mà cơ quan báo chí muốn công chúng biết đến. Song hành với những hoạt động của báo chí như tổ chức sự kiên, lễ ra mắt, thi sáng tác, những hoạt động xã hội như từ thiện, cứu trợ…PR đã góp phần khắc sâu hình ảnh của sản phẩm báo chí trong công chúng và giúp cho việc truyền tải thông điệp tới công chúng tốt hơn. Bên cạnh đó, với chiến lược lâu dài và khả năng nghiên cứu công chúng tốt, PR hoàn toàn có thể từng bước thay đổi sản phẩm báo chí theo định hướng của nhóm công chúng mục tiêu và nhóm công chúng liên quan khi phân tích sự phản hồi của công chúng (tìm hiểu xem công chúng thực sự muốn gì). Các lĩnh vực PR chính trong cơ quan báo chí bao gồm: + Nghiên cứu công chúng + Lập kế hoạch chương trình + Tổ chức sự kiện + Thực hiện và quản lí truyền thông trong và ngoài tổ chức + Xây dựng kho tư liệu và sản xuất sản phẩm truyền thông + Quan hệ với các cơ quan báo chí và giới truyền thông + Tư vấn công chúng và tư vấn chiến lược + Quản trị thương hiệu và quản trị danh tiếng + Quản trị khủng hoảng Với các nguyên tắc PR cơ bản sau: + Không đi ngược mục tiêu, tổ chức và nguyên tắc của báo chí và cơ quan báo chí + Coi trọng lợi ích công chúng, đặc biệt là công chúng mục tiêu của cơ quan báo chí/ sản phẩm báo chí + Các vị trí khác nhau trong cơ quan báo chí được quy định rõ ràng về nội dung, hình thức và mức độ tham gia các hoạt động PR, nhằm đảm bảo không vi phạm các nguyên tắc của PR nói chung cũng như các nguyên tắc PR đã nói ở trên. Các yêu của cơ khi thực hiện hoạt động PR gồm: + Đảm bảo tính Đảng, tính dân tộc + Thông tin trong khuôn khổ pháp luật + Xây dựng kế hoạch PR cụ thể + Đội ngũ cán bộ PR: năng động, hoạch toán kinh doanh… ( năng lực và phẩm chất đạo đức) + Tiến hành liên tục các hoạt động PR + Giữa hoạt động PR và báo chí cần phân định rõ ràng Phần II: Tổng quan về báo Đại đoàn kết và nguyệt san Tinh hoa việt Báo Đại đoàn kết là một đang tiến tới trở thành nhật báo. Trong quá trình hoạt động và phát triển, báo Đại đoàn kết đã không ngừng đổi mới và đạt được nhiều thành tích, có vị trí trong lòng công chúng. Để mở rộng quy mô, tăng thị phần, thu hút công chúng và cạnh tranh với các tờ báo khác, báo Đại đoàn kết đã có sự thay đổi trong nội dung cũng như hình thức của nguyệt san và đã ra mắt nguyệt san Tinh hoa việt bộ mới vào ngày 15/7/2010. Tuy nhiên, hiện tại sự hiện diện của tạp chí này chưa được công chúng biết đến nhiều. Do đó cần phải có một kế hoạch phát triển cũng như quảng bá hình ảnh của tạp chí trong công chúng. Trên cơ sở đó, sự cần thiết của một kế hoạch PR để quảng bá và tiến tới tăng lượng phát hành trong năm 2011 là điều cần thiết đối với sự phát triển của tạp chí này cũng như đối với báo Đại đoàn kết. I. Tổng quan về báo Đại đoàn kết và nguyệt san Tinh hoa việt 1. Báo Đại đoàn kết Báo Đại đoàn kết là cơ quan ngôn luận của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam do cơ quan UBTWMTTQVN quản lý trực tiếp. Tiền thân của báo là Báo Cứu quốc và báo Giải phóng. Ngày 12/10/1976, Ban Bí thư TW Đảng ra Quyết định hợp nhất hai báo trên thành báo Đại đoàn kết phát hành số đầu tiên ngày 6/2/1977. Nội dung bài viết trên Đại đoàn kết tuyên truyền về công tác vận động tôn giáo, dân tộc, trong đó có cả nêu gương và đấu tranh bảo vệ chế độ, bảo vệ sự đoàn kết của dân tộc. Ngoài ra là các chuyên mục thời sự, kinh tế, văn hóa, giáo dục… Ngày 23/9/2009 báo Đại đoàn kết phát hành liên tục hành ngày từ thứ 2 đến thứ 7 và chính thức khai trương phiên bản điện tử Đại đoàn kết online (daidoanket.vn). Báo Đại đoàn kết hàng ngày sẽ có 16 trang in 4 mầu với nhiều chuyên mục đang thu hút được sự quan tâm của đông đảo bạn đọc như: Tham vấn phản biện, Vinh danh đất Việt, Góc nhìn Đại Đoàn kết, Thời luận, Chuyện Mặt trận, Trên địa bàn dân cư, Bình luận quốc tế, Quê hương và hải ngoại...”  Dự kiến trong năm 2011, báo Đại đoàn kết sẽ trở thành nhật báo + Quy mô, tổ chức và hoạt động của báo Đại đoàn kết - Trụ sở chính: Số 66 Bà Triệu, Hà Nội - Tổng Biên tập: Đinh Đức Lập - Phó Tổng Biên tập: Nguyễn Quốc Khánh - Phó Tổng Biên tập: Nguyễn Minh Ngọc - Thư ký tòa soạn: Nguyễn Hồng Sâm - Hệ thống các phòng, ban: - Phòng thư kí tòa soạn - Phòng phóng viên - Phòng kỹ thuật - Văn phòng - Phòng thông tin, quảng cáo, phát hành - Các văn phòng đại diện tại: - Ban đại diện tại TP. Hồ Chí Minh: 176 Võ Thị Sáu, TP. Hồ Chí Minh - ĐT: (08) 39326703 - FAX: (08) 39326130 - Email: daidoanket2vp@hcm.vnn.vn - Các văn phòng thường trú: - Thanh Hóa: Đường Hạc Thành, TP. Thanh Hóa. ĐT: (037) 3854310 - Đà Nẵng: 82 Trần Quốc Toản, TP Đà Nẵng. ĐT: (0511) 3832037 - Khánh Hòa: 229 Lê Hồng Phong, TP. Nha Trang, Khánh Hoà. ĐT/Fax: (058) 3730634 - Cần Thơ: 5A đường 30-4, TP Cần Thơ - ĐT/Fax: (071) 3839444. 2. Nguyệt san Tinh hoa việt Nguyệt san Tinh Hoa Việt ra số đầu tiên vào ngày 15/7/2010 và hiện nay đã phát hành đến số thứ 5. Đại đoàn kết nguyệt san Tinh hoa việt là bộ mới với nhiều cải tiến về nội dung và hình thức. Nội dung: Nguyệt san chuyển tải tiếng nói của khối đại đoàn kết toàn dân tộc với một cách nhìn sâu sắc về mọi vấn đề đời sống của người Việt Nam hôm nay và cộng đồng kiều bào ở nước ngoài. Với vị thế là cơ quan ngôn luận cử Mặt trận Tổ quốc Việt Nam Nguyệt san Đại đoàn kết sẽ tập trung phản ánh những nội dung trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế xã hội và văn hóa… Đồng thời tờ báo cũng tập trung thông tin nhiều về đời sống kiều bào, những tâm tư nguyện vọng và đóng góp của họ cho quê hương, ấn phẩm sẽ tôn vinh những tấm gương bình dị, những thương hiệu của doanh nghiệp làm nên niềm tự hào Việt và tích hợp để chia sẻ những kinh nghiệm thành công của các doanh nhân đến với mọi người. Nguyệt san Tinh hoa việt gồm 68 trang, in 4 màu trên giấy coutche, giá bán 10.500 đồng. II. Những vấn đề đặt ra trong sự phát triển của báo Đại đoàn kết Giống như tất cả các tờ báo khác của Việt Nam, Đại đoàn kết cũng gặp phải rất nhiều những vấn đề đặt ra trong quá trình hoạt động và phát triển của mình. Một số vấn đề cụ thể là: + Thứ nhất, nhu cầu thông tin của công chúng ngày càng tăng về số lượng và cao về chất lượng. Báo Đại đoàn kết không chỉ đề cập đến những vấn đề dân tộc. thông tin tuyên truyền mà còn phải đề cập đến mọi mặt của cuộc sống, để công chúng có cái nhìn toàn cảnh và nhiều chiều về hiện thực xã hội và thu hút công chúng hơn. + Thứ hai, khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin vẫn còn chưa cao. Hiện tại mặc dù báo Đại đoàn kết đang tiến tới trở thành nhật báo và đã có trang điện tử nhưng vẫn chưa đáp ứng được đầy đủ thông tin cho công chúng. Do đó việc đổi mới cả nội dung và hình thức là hoàn toàn cần thiết. + Thứ ba, tuy có thời gian phát triển khá lâu, nhưng báo Đại đoàn kết vẫn chưa được công chúng biết đến một cách rộng rãi. Và hầu như công chúng không quan tâm đến báo chứ chưa nói đến ấn phẩm của báo. Vì thế cần thiết phải có những sự kiện mang tính chất quảng bá rộng khắp, phổ biến trong công chúng. Thực tế, công chúng rất ít quan tâm đến báo Đại đoàn kết, có rất nhiều người chỉ biết đến báo khi đọc những thông tin về vụ vi phạm của báo năm 2008. + Thứ tư, sự cạnh tranh gay gắt của hàng loạt các tờ báo khác, cả tuần báo, nhật báo, các trang báo mạng điện tử, kênh truyền hình khác trong lĩnh vực thông tin, tri thức, giải trị… cạnh tranh về thông tin, về thị phần, về năng lực… việc cạnh tranh hiện nay là điều đương nhiên ở tất cả các báo. Và báo Đại đoàn kết chỉ có thể coi như độc quyền trong lĩnh vực thông tin về những vấn đề dân tộc, còn những thông tin văn hóa, xã hội, kinh tế thì không cạnh tranh được với những báo khác. Điều đó đòi hỏi tờ báo phải không ngừng cải thiện, nâng cao trình độ, năng lực phục vụ, không ngừng đổi mới và tự hoàn thiện, đồng thời hoạt động quảng bá, giới thiệu về cơ quan, về sản phẩm cũng cần phải thường xuyên hơn, tích cực hơn, đa dạng hơn. + Thứ năm, nguyệt san Tinh hoa việt bộ mới là ấn phẩm mới xuất bản và phát hành cần được tuyên truyền quảng bá rộng rãi đến đông đảo công chúng. Việc tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng là điều cần thiết để công chúng biết đến một sản phẩm mới có giá trị thông tin cao, có nội dung phong phú, thiết thực. Ngược lại nếu không tuyên truyền và quảng bá về sản phẩm mới công chúng sẽ không biết đến sự ra đời, tính hữu ích của sản phẩm, và đương nhiên sản phẩm đó không có vị trí trong lòng công chúng. + Thứ sáu, cũng giống như hầu hết các tờ báo Đảng của nước ta, báo Đại đoàn kết chưa thực sự nhập cuộc trong thời đại toàn cầu hóa thông tin. Các sản phẩm báo chí khi phát hành không chú trọng đến PR để quảng bá hình ảnh và tăng lượng phát hành. Bộ phận phát hành báo chưa có chiến lược và chưa thực sự thấy được tầm quan trọng của PR trong phát triển cơ quan báo chí của mình. Điều này cho thấy bộ phận phát hành của baso chưa thực sự nhập cuộc. Từ những vấn đề trên, ta có thể thấy tầm quan trọng của PR không kém gì so với việc tự thay đổi nội dung và hình thức của tòa soạn báo. Vì nếu như có những thay đổi tích cực, nhưng công chúng không biết đến thì sẽ không mang lại hiệu quả. Phần III. Hướng ứng dụng PR trong việc quảng bá hình ảnh và tăng lượng phát hành báo Đại đoàn kết và nguyệt san Tinh hoa việt năm 2011. I. Những “động thái ” PR đã triển khai và kết quả đã đạt được Sự kiện có thể nói là lớn nhất và có ý nghĩa nhất của báo Đại đoàn kết tổ chức (cùng với Mặt trận tổ quốc Việt Nam) là liên hoan “Con cháu hiếu thảo” toàn quốc. Đây là sự kiện được tổ chức 4 năm một lần, tuyên dương tấm gương những người con, cháu hiếu thảo với ông bà cha mẹ trên cả nước. Sự kiện “Con cháu hiếu thảo ” được tổ chức từ năm 1995, đến nay đã được 4 lần vào các năm 1995, 1999, 2003, 2007. Đây là một sự kiện lớn với mục tiêu: “Tôn vinh những tấm gương hiếu thảo, biểu dương và nhân rộng những điển hình về lòng hiếu thảo của con cháu đối với ông bà, cha mẹ...là nhằm giữ gìn truyền thống văn hoá tốt đẹp của dân tộc ta, đồng thời làm cho gia đình là nơi an sinh cho người cao tuổi, tổ ấm của mỗi cá nhân, tế bào lành mạnh của toàn xã hội theo tinh thần của Đảng, Nhà nước và lòng mong muốn của Bác Hồ... Vấn đề cần lưu tâm là làm sao củng cố sự bền vững của gia đình, để tiếp tục bồi đắp những giá trị truyền thống đã được thử thách song song với việc sáng tạo những giá trị mới. Mỗi thiết chế và tổ chức giáo dục có những đặc điểm và sức mạnh riêng, có nội dung và phương pháp giáo dục riêng, cần bổ sung và hỗ trợ nhau trong mục tiêu chung: Xây dựng những con người Việt Nam mới có đức, có tài, tự chủ, tự trọng, toàn tâm, toàn ý cống hiến trí tuệ, sức lực cho xã hội, có khả năng lập thân, lập nghiệp, biết làm giàu cho bản thân, gia đình và xã hội” Là một sự kiện lớn và có ý nghĩa, liên hoan “Con cháu hiếu thảo” không chỉ góp phần tôn vinh truyền thống tốt đẹp của dân tộc mà còn góp phần đưa báo Đại đoàn kết – đơn vị tổ chức liên hoan này, đến gần hơn với công chúng. Ngoài ra, Đại đoàn kết cũng là đơn vị tổ chức cuộc thi viết “Ông bà cha mẹ của chúng ta” đây là cuộc thi viết thường niên do báo Đại đoàn kết tổ chức dành cho những người trẻ. Những bài viết hay, cảm động được tập hợp và xuất bản sách. Đây là những ấn bản có ý nghĩa đối với mọi người. Tháng 7 năm 2010, báo Đại đoàn kết xuất bản nguyệt sản Tinh hoa việt bộ mới nhưng việc quảng bá thông tin về ấn phẩm không được thực hiện. Khi tìm kiếm thông tin về nguyệt san Tinh hoa việt trên trang tìm kiếm Google, ta thấy một thực tế đáng buồn là lượng thông tin cho biết về nguyệt san Tinh hoa việt rất ít. Hầu hết chỉ là một số thông tin đăng lại trên trang điện tử của báo Đại đoàn kết về việc phát hành nguyệt san này. Không hề có những thông tin bình luận, nhận xét về nguyệt san của độc giả dù nó đã phát hành tới số thứ 5. Ngay như cơ quan xuất bản nguyệt san này – báo Đại đoàn kết cũng chỉ đưa thông tin về nguyệt san, nội dung, số trang, giá, trên trang điện tử và trên báo in (dựa trên hình thức thư tòa soạn). Tương tự, khi dạo qua một số sạp báo và tạp chí, khi hỏi nguyệt san Tinh hoa việt thì đều nhận được những cái lắc đầu, và nhiều người thậm chí còn không biết có nguyệt san này tồn tại. Như vậy, ta có thể thấy, những động thái mà báo Đại đoàn kết thực hiện khi phát hành nguyệt san này không hề mang lại hiệu quả. Việc ra mắt nguyệt san Tinh hoa việt bộ mới cũng không có nhiều thông tin và chiến lược quảng bá. Trên báo giấy và báo điện tử Đại đoàn kết chỉ đăng “Thư tòa soạn” giới thiệu về việc ra mắt nguyệt san, nội dung, đội ngũ thực hiện, giá tiền và số trang. Ta có thể thấy, nguyệt san Tinh hoa việt có sự thay đổi đáng kể về nội dung và hình thức. Đây là một ấn phẩm đẹp (thiết kế đẹp, in giấy đẹp, giá không quá đắt – 10.500 đồng), nội dung tốt, nhưng chỉ được giới thiệu một cách rất đơn giản. Ngoài ra trước ngày phát hành ấn phẩm (ngày mùng 6 hàng tháng) báo Đại đoàn kết cũng cho đăng “Thư tòa soạn” giới thiệu về nội dung của nguyệt san. Có thể nói đây là động thái mang tính Pr duy nhất dành cho sự kiện ra mắt nguyệt san này của báo. Nhưng hiệu quả mang lại không được như mong muốn. Mặc dù báo Đại đoàn kết đã có những sự kiện gắn liền với tên tuổi của mình nhưng trên thực tế, cần phải có chiến lược phát triển dài hạn để thích ứng với thực tế cạnh tranh đang ngày càng gay gắt. II. Những lĩnh vực PR cụ thể và hướng ứng dụng trong tòa soạn báo Đại đoàn kết năm 2011. 1. Pr nội bộ tòa soạn PR nội bộ gần đây được xem là một trong những giải pháp mang tính chiều sâu giúp một toàn soạn phát triển bền vững từ bên trong. Mối quan tâm của PR nội bộ là tạo ra một môi trường làm việc cho nhân viên phù hợp với định hướng của tòa soạn. Làm thế nào để một phóng viên bên ngoài muốn vào làm việc tại tòa soạn, và một người trong tòa soạn thì không muốn chia tay. Phòng Pr phải có sự kết hợp với tòa soạn nhằm triển khai các chương trình truyền thông nội bộ tòa soạn. Từ các bản tin nội bộ, các chương trình giao lưu đến các hoạt động góp ý xây dựng đặc trưng riêng. Không chỉ thế, các ấn phẩm nội bộ còn giúp chiến lược quảng bá hình ảnh ra bên ngoài hiệu quả. Ấn phẩm nội bộ với nội dung chủ yếu về những hoạt động trong tòa soạn và những hoạt động mang tính cộng đồng của tòa soạn. Những thông tin và những hoạt động mang tính gắn kết những thành viên trong tòa soạn, tạo nên một tập thể thống nhất trong công việc và những hoạt động ngoài công việc. Không chỉ thế, đây là một ấn phẩm có khả năng tự Pr khá tốt, khi những phóng viên khác, và công chúng đọc ấn phẩm nội bộ này, họ sẽ hiểu và yêu quý tòa soạn hơn. Trong năm 2011, hướng tới xây dựng phòng Pr & phát hành, Pr nội bộ và xuất bản ấn phẩm nội bộ. Nội dung ấn phẩm nội bộ: + Thời sự tòa soạn: Hoạt động của các thành viên trong tòa soạn và thông tin về một số hoạt động của tòa soạn sắp được triển khai (thông tin về phóng viên mới, nhân sự mới, tin tức bổ nhiệm, hoạt động của các văn phòng đại diện…). + Đời sống: Thông tin về thành viên trong tòa soạn (chân dung một phóng viên), những hoạt động mang tính giải trí, gắn kết nội bộ. + Cộng đồng: Hoạt đồng mang tính cộng đồng như các cuộc phát động vì người nghèo, hoạt động tài trợ… + Tiếng nói Đại đoàn kết: Nơi đăng tải tâm tư, tình cảm nhân viên tòa soạn. Ấn phẩm nội bộ xuất bản nội bộ và đăng tải trên mạng dạng file pdf, công chúng quan tâm có thể tải về đọc. 2. Nghiên cứu công chúng Đây là hoạt động đặc biệt quan trọng trong mỗi tòa soạn báo. Để có chiến lược phát triển dài hạn thì việc nghiên cứu công chúng là điều cần thực hiện liên tục, vì thị hiếu công chúng có thể thay đổi hoặc ảnh hưởng bởi những điều kiện khách quan khác. Do đó trong năm 2011 và những năm tiếp theo, báo Đại đoàn kết phải có chiến lược nghiên cứu công chúng dài hạn cho báo và các ấn phẩm để có sự điều chỉnh nội dung và hình thức cho phù hợp, đặc biệt đối với nhóm công chúng mục tiêu. 3. Tổ chức sự kiện: Liên hoan “Con cháu hiếu thảo” lần thứ V, năm 2011 tại Hà Nội a. Kế hoạch tổ chức sự kiện + Tên sự kiện “Liên hoan Con cháu hiếu thảo toàn quốc lần thứ V” + Thời gian tổ chức: 8h sáng ngày 20 tháng 8 năm 2011, kết thúc lúc 11h 30p + Địa điểm: Hội trường lớn, Cung văn hóa hữu nghị Việt Xô, Hà Nội + Thành phần ban tổ chức: Mặt trận tổ quốc Việt Nam, Mặt trận tổ quốc thành phố Hà Nội, Báo Đại đoàn kết (chủ trì) b. Mục tiêu sự kiện + Tôn vinh những tấm gương hiếu thảo, biểu dương và nhân rộng những điển hình về lòng hiếu thảo của con cháu đối với ông bà, cha mẹ...là nhằm giữ gìn truyền thống văn hoá tốt đẹp của dân tộc ta, đồng thời làm cho gia đình là nơi an sinh cho người cao tuổi, tổ ấm của mỗi cá nhân, tế bào lành mạnh của toàn xã hội theo tinh thần của Đảng, Nhà nước và lòng mong muốn của Bác Hồ... + Tuyên truyền và hưởng ứng sâu rộng trong cả nước thực hiện cuộc vận động “Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh” c. Công chúng mục tiêu và công chúng quan tâm + Công chúng mục tiêu: Là những người con, cháu trên cả nước đã và đang ngày ngày hiếu thuận với cha mẹ, ông bà mình. + Công chúng quan tâm: Toàn bộ công chúng trên cả nước d. Thông điệp của sự kiện + Thể hiện sự quan tâm của Đảng, nhà nước, của Mặt trận tổ quốc với những người con cháu hiếu thảo. + Thắt chặt tình đoàn kết toàn dân + Là nơi tuyên dương những tấm gương cho mọi người noi theo. e. Dự kiến những hoạt động chính trong Liên hoan “Con cháu hiếu thảo” toàn quốc năm 2011. + MC giới thiệu khách mời gồm có : Phó chủ tịch nước Nguyễn Thị Doan; Nguyên chủ tịch Ủy ban TƯ mặt trận Tổ quốc Việt Nam ông Phạm Thế Duyệt; chủ tịch thành phố Hà nội ông Nguyễn Thế Thảo; Tổng biên tập báo Đại đoàn kết ông Đinh Đức Lập; các khách mời dự kiến khác và toàn thể 200 đại biểu con cháu hiếu thảo lần thứ V. + Ông Huỳnh Đảm – Chủ tịch Ủy ban trung ương mặt trận Tổ quốc Việt Nam đọc diễn văn khai mạc Liên hoan “Con cháu hiếu thảo” năm 2011. + Ông Phạm Thế Duyệt đọc diễn văn tổng kết quá trình 15 năm triển khai công tác bình chọn gương con cháu hiếu thảo trên cả nước. + Giao lưu đồng thời với 3 tấm gương con cháu hiếu thảo đại diện cho 3 miền. + Bà Nguyễn Thị Doan phát biểu về Liên hoan con cháu hiếu thảo và cùng với ông Nguyễn Thế Thảo trao bằng khen cho những gương con cháu hiếu thảo điển hình trên toàn quốc. + Trao quà của các đơn vị tài trợ cho những gương con cháu hiếu thảo gặp hoàn cảnh khó khăn. + Ông Đinh Đức Lập đọc diễn văn tuyên dương, động viên các tấm gương con cháu hiếu thảo, kết thúc liên hoan. + Phát tặng khách mời, đại biểu nguyệt san Tinh hoa việt (nguyệt san số đặc biệt ngày 15 tháng 8, hướng tới Liên hoan con cháu hiếu thảo, đăng tải những bài viết tổng kết quá trình 15 năm thực hiện và bài viết về những tấm gương hiếu thảo điển hình của 3 miền và các lứa tuổi) f. Một số nội dung cần lưu ý trong quá trình tổ chức sự kiện + Địa điểm: Địa điểm diễn ra liên hoan là Hội trường lớn, Cung văn hóa hữu nghị Việt Xô (91 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội). + Thành phần khách mời: Phó chủ tịch nước Nguyễn Thị Doan; Nguyên chủ tịch Ủy ban TƯ mặt trận Tổ quốc Việt Nam ông Phạm Thế Duyệt; chủ tịch thành phố Hà nội ông Nguyễn Thế Thảo; Tổng biên tập báo Đại đoàn kết ông Đinh Đức Lập, đại diện các nhà tài trợ, các khối thông tấn báo chí như đài truyền hình Việt Nam, đài truyền hình Hà Nội và các cơ quan báo chí khác. + Giấy mời được gửi đến các đại biểu trước 15 ngày diễn ra liên hoan, ngoài ra đăng tin trên các phương tiện truyền thông. + Liên hoan là sự kiện quan trọng và có ý nghĩa xã hội cao, do đó hai đơn vị là đài truyền hình Việt Nam và đài truyền hình Hà Nội sẽ ghi hình, đưa tin và làm phóng sự truyền hình về tổng kết 15 năm của liên hoan. g. Dự trù kinh phí Kinh phí dự trù liên hoan khoảng 500 triệu ( bao gồm: kinh phí thuê địa điểm, khánh tiết, lễ tân, tiếp khách, bảo vệ, chi phí in ấn tài liệu, các loại tờ rơi, kinh phí quảng cáo…). Kinh phí này chưa tính đến phần tài trợ và phần trao quà của các đơn vị tham gia. h. Công tác chuẩn bị + Chuẩn bị về kinh phí: Kinh phí chủ yếu do các đơn vị tài trợ như Mặt trận tổ quốc Việt Nam, Mặt trận thành phố Hà Nội, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, báo Đại đoàn kết và đơn vị chủ trì vận động kinh phí của các đơn vị khác. + Chuẩn bị về địa điểm diễn ra sự kiện: Công tác bảo vệ, đưa đón các vị đại biểu (Phó chủ tịch nước, chủ tịch thành phố…) được thành phố Hà Nội trực tiếp triển khai trong quá trình đưa đón và tại Cung văn hóa Việt Xô. + Chuẩn bị băng rôn, khẩu hiệu, các vật dụng trang trí cho sân khấu ngoài trời và trong hội trường, cũng như các hình thức tuyên truyền khác. + Chuẩn bị các bài phát biểu khai mạc tại liên hoan + Đưa giấy mời, liên hệ với khách mời; các bộ phận phục vụ trong buổi giới thiệu, lễ tân… + Liên hệ với các cơ quan báo chí đến đưa tin về sự kiện lớn này. Chuẩn bị bằng khen, giấy khen… + Bố trí các bộ phận cụ thể, phụ trách các mảng khác nhau như: lễ tân, bộ phận kĩ thuật, bộ phận phụ trách nội dung, bộ phận sử lí nhanh các tình huống khẩn cấp… việc phân chia này phụ thuộc vào đề xuất của người phụ trách sự kiện cũng như căn cứ tình thế cụ thể. + Dự kiến các tình huống bất ngờ hoặc có khả năng sẽ xảy ra khi sự kiện được tổ chức. i. Tiến hành tổ chức sự kiện và công tác kiểm tra, giám sát + Sự kiện sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch đã xây dựng ngày 20 tháng 8 năm 2011. + Đảm bảo an ninh trật tự khu vực diễn ra liên hoan tại Cung văn hóa Việt Xô + Trong quá trình sự kiện diễn ra cần theo sát mọi tình huống để có thể xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh. + Bộ phận an ninh phải làm việc có trách nhiệm. Tất cả các khách mời đều phải kiểm tra giấy mời. Phụ trách kiểm tra các vấn đề an toàn như cháy nổ… J. Kết thúc sự kiện + Cám ơn khách mời, những người đến dự buổi giới thiệu, cám ơn các cơ quan báo chí và những nhà tài trợ của sự kiện. Tổ chức phát tặng ấn phẩm Tinh hoa việt số đặc biệt cho khách mời. + Sau khi sự kiện kết thúc lúc 11h 30p, mọi thứ cơ sở vật chất phải được thu dọn cẩn thận bàn giao lại cho Cung văn hóa Việt Xô. + Thanh toán các loại phí, các hợp đồng thuê vật chất, trả công cho bộ phận phục vụ, lễ tân… + Hoàn thiện những thủ tục cần thiết khác k. Đánh giá, rút kinh nghiệm + Do báo Đại đoàn kết là đơn vị chủ trì, nên ngày 21 tháng 8, Tổng biên tập sẽ họp toàn bộ các bộ phận trong cơ quan để đánh giá và rút kinh nghiệm. (có thể có sự tham gia của một số cá nhân của Mặt trận tổ quốc) + Tổng biên tập sẽ thông báo kết quả, công bố các số liệu về liên hoan và tổng chi phí thực tế của liên hoan. + Biểu dương những bộ phận làm tốt và nhắc nhở một số hạn chế nếu có. + Rút kinh nghiệm, tổng kết những vấn đề quan trọng cho những lần tổ chức các sự kiện khác của báo. 4. Sự kiện: Cuộc thi viết “Ông-bà-cha-mẹ của chúng ta” năm 2011 + Đối tượng: Cuộc thi viết dành cho giới trẻ trên cả nước, những sinh viên, du học sinh nước ngoài. + Nội dung: Các bài viết tham gia chương trình viết về những kỷ niệm, hồi ức đáng nhớ trong gia đình… + Thời gian: Báo Đại đoàn kết nhận bài viết từ ngày 1/1/2011 đến hết ngày 14/7 năm 2011 + Thành phần ban tổ chức và bình chọn: Tổng biên tập, phó tổng biên tập báo đại đoàn kết, ban biên tập và một số nhà văn, nhà báo có uy tín khác. + Hình thức phát hành: Các bài viết của độc giả gửi về sẽ được biên tập, chọn lọc và đăng tải trên chuyên mục riêng trên trang điện tử của báo Đại đoàn kết. Dưới mỗi bài viết có phần ý kiến và bình chọn của độc giả. Bài viết hay nhất, cảm động nhất trong tháng được ban tổ chức và độc giả bình chọn sẽ được đăng tải trên nguyệt san Tinh hoa việt. + Hình thức bình chọn: Các bài viết được ban tổ chức, ban cố vấn và độc giả bình chọn. + Trao giải: Cuộc thi viết có 1 giải nhất, 2 giải nhì và 5 giải đồng hạng. Độc giả đạt giải sẽ nhận phần thưởng tại báo Đại đoàn kết. Trong quá trình tổng kết cuộc thi, sẽ có những bài viết chân dung về những độc giả, những bài viết cảm xúc động nhất. Chân dung những người đạt giải được đăng tải trên Tinh hoa việt. Các bài viết đạt giải và những bài viết khác được xuất bản thành sách và giới thiệu rộng rãi trong công chúng. Liên kết với NXB Thông tấn và Công ty TNHH Sách Thương Huyền để xuất bản như những ấn phẩm trước. Phần IV: Bài học kinh nghiệm và đề xuất I. Nhận định về vai trò của PR và tổ chức sự kiện trong cơ quan báo chí Hiện nay, PR là hoạt động không thể thiếu trong bất cứ một cơ quan báo chí nào. Có thể nói PR là lĩnh vực rộng, song trong cơ quan báo chí có một số hoạt động PR chủ yếu như đã nêu ở phần đầu là: + Nghiên cứu công chúng + Lập kế hoạch chương trình + Tổ chức sự kiện + Quản lí truyền thông + Xây dựng kho tư liệu, làm sản phẩm truyền thông + Quan hệ với báo chí và truyền thông + Quản trị thương hiệu và quản trị danh tiếng + Quản trị khủng hoảng + Tư vấn công chúng và tư vấn quản lí Trong tất cả các lĩnh vực này, hoạt động tổ chức sự kiện là hoạt động cơ bản nhất, quan trọng nhất và cũng mang lại hiệu quả nhất. Tất nhiên không phải bất cứ sự kiện nào cũng mang lại hiệu quả tốt như mong đợi, không phải cứ tổ chức ra những sự kiện lớn, bề thế, sôi động, hấp dẫn, phát thật nhiều quà tặng và tờ rơi, đưa thật nhiều các hoạt động văn nghệ, triển lãm, trưng bày… vào là có thể thu hút và gây ấn tượng sâu sắc cho công chúng. Ngược lại, một sự kiện hay, hấp dẫn, đạt được mục tiêu đề ra khi mà nó được chuẩn bị kỹ càng, cụ thể và chi tiết. Một sự kiện được đầu tư trí tuệ, tâm huyết, xuất phát từ mục tiêu cụ thể, chính đáng và đội ngũ làm PR chuyên nghiệp sẽ gây được hiệu ứng tốt. Khi mà sự kiện được tổ chức, người làm sự kiện biết quan tâm đến lợi ích và xuất phát từ lợi ích của số đông công chúng sẽ tạo được ấn tượng và đạt được kết quả như mong đợi. Tổ chức sự kiện sẽ đem lại hiệu quả thiết thực cho cơ quan báo chí. Có thể nói những hiệu quả mà sự kiện mang lại bao gồm: + Thứ nhất, sự kiện gây được sự quan tâm và chú ý của dư luận, của số đông công chúng, cả những ai quan tâm và chưa quan tâm. Đặc biệt khi muốn tác động vào số công chúng mục tiêu, công chúng quan tâm của sự kiện hướng tới. Dù nói thế nào, sự kiện càng hoàng tráng, ấn tượng và được truyên truyền quảng bá rộng rãi sẽ thu hút được càng nhiều công chúng. + Thứ hai, thông qua tổ chức sự kiện, người tổ chức sẽ có cơ hội giới thiệu về cơ quan báo mình, sản phẩm của báo mình, nội dung và giá trị của tờ báo, uy tín của báo, thành tích của cơ quan đã đạt được… từ việc giới thiệu những nội dung này dẫn tới khả năng tuyên truyền, cung cấp các thông tin về cơ quan tổ chức mình cho công chúng, làm công chúng hiểu hơn về tờ báo. Từ việc hiểu hơn dẫn đến thay đổi hành vi, thích sử dụng sản phẩm hơn… + Thứ ba, tổ chức sự kiện tốt sẽ xây dựng được hình ảnh tốt trong lòng công chúng, tạo cảm tình nơi họ, uy tín của cơ quan được gây dựng. Đồng thời, nhờ đó thay đổi nhận thức hoặc tạo ra nhận thức mới về cơ quan theo chiều hướng tốt hơn. + Cuối cùng, khi sự kiện diễn ra, cũng là cơ hội để quảng cáo, đưa ra thông điệp, cạnh tranh với các ấn phẩm khác, mở rộng thị phần, thu hút các nguồn lực khác như: thu hút quảng cáo, thu hút đội ngũ cộng tác viên, các nguồn tin… để phục vụ tốt hơn hoạt động của cơ quan báo chí, từ đó tăng khả năng đáp ứng công chúng của tờ báo. Nói tóm lại, sự kiện có liên quan đến lợi ích của cả hai bộ phận: cơ quan báo chí và công chúng độc giả. Tham gia sự kiện, cả hai đều có lợi, không trực tiếp thì gián tiếp. Tất nhiên, sự kiện không phải là cơ hội để quảng cáo, nếu coi đó là cơ hội quảng cáo thì hoàn toàn sai lầm, mặc dù có thể một mục đích của sự kiện là quảng cáo nhưng không có nghĩa sự kiện nhằm mục đích quảng cáo đơn thuần. Chúng ta cần hiểu rằng sự kiện là một hoạt động PR, PR tức là giao tiếp. Sự kiện chính là hoạt động giao tiếp và cung cấp thông tin từ phía cơ quan báo đối với công chúng. Nếu nhìn ở góc độ thông tin thì sự kiện chính là một chu trình truyền thông, có đối tượng tiếp nhận, có nguồn phát và có thông điệp rõ ràng, có cả phản hồi từ phía người nhận. Như vậy có thể coi sự kiện là một nội dung PR quan trọng trong cơ quan báo chí. Chính vì vậy không có một cơ quan nào sao nhãng việc tổ chức các sự kiện, họ nhận ra ý nghĩa to lớn và hiệu quả tốt mà nó mang lại cho cơ quan mình như thế nào. Trong quá trình phát triển của một tờ báo không thể thiếu các dấu mốc phát triển, có thể là đón nhận một bằng khen, gấy khen, đón nhận huân huy chương, kỉ niệm ngày thành lập, ra một ấn phẩm mới, tổ chức những chương trình từ thiện, hoạt động công tác xã hội… đều là những sự kiện gây thu hút công chúng và là cơ hội PR cơ quan mình. 2. Đề xuất trong việc Pr và tổ chức các sự kiện tại cơ quan báo chí: Hiện nay các cơ quan báo chí chưa thực sự đầu tư vào lĩnh vực Pr, do đó chưa có sự khai thác hết thế mạnh của loại hình này. Do đó, trong chiến lược PR phát triển bền vững của báo Đại đoàn kết cũng như những cơ quan báo chí khác việc nghiên cứu và phát triển PR như một công cụ phát triển là điều hết sức quan trọng. Trong năm 2011 cũng như những năm tiếp theo việc mà tòa soan cần làm đó là: Pr nội bộ, nghiên cứu công chúng, tổ chức sự kiện. Tổ chức sự kiện ở các cơ quan báo chí hay thực chất của hoạt động này chính là tổ chức buổi giao tiếp, trao đổi và cung cấp thông tin, là thực hiện một chu trình truyền thông, đưa ra thông điệp nhằm tác động đến nhận thức, thái độ, hành vi của công chúng. Để tổ chức một sự kiện thành công và hiệu quả như mong muốn cần phải xác định rõ những nội dung chính yếu sau: + Căn cứ vào tình hình cụ thể của cơ quan báo chí trong quá trình phát triển, hoạt động ra sao, có vấn đề gì khó khăn, hạn chế, cần phát triển theo hướng như thế nào trong hiện tại và tương lai, cơ quan đang đứng tại vị trí nào, về năng lực thông tin, về tầm ảnh hưởng, thị phần, các đối thủ cạnh tranh… từ đó đưa ra quyết định tổ chức sự kiện. Nói gọn lại, cần phải xuất phát từ những nguyên nhân cụ thể, nhu cầu cụ thể của cơ quan để tổ chức các sự kiện nhằm giải quyết vấn đề hoặc để đạt những mục tiêu nhất định. + Hình thành ý tưởng và thiết kế kế hoạch cho sự kiện một cách chu đáo. Đây là khâu quan trọng nhất của tổ chức sự kiện. Nội dung của kế hoạch xác định cụ thể nhiều vấn đề, trong đó có xác định mục đích của sự kiện, xác định công chúng mục tiêu và công chúng quan tâm, thông điệp chính và thông điệp phụ, các hoạt động chính trong sự kiện ( sẽ tổ chức vào thời gian, địa điểm nào, có các hoạt động cụ thể nào…), kinh phí ở đâu… Nói cách khác nội dung kế hoạch chính là sự hình dung cụ thể và chi tiết sự kiện diễn ra trong tương lai như thế nào. Sự hình dung đó càng cụ thể và chi tiết bao nhiêu thì kế hiện thực sẽ càng gần với kế hoạch bấy nhiêu. + Tổ chức sự kiện luôn luôn phải song song với kiểm tra, giám sát. Việc giám sát có tác dụng điều chỉnh sự kiện cho nó diễn ra theo đúng kế hoạch ban đầu. Kiểm tra và giám sát cũng chính là quá trình phát hiện và xử lí các trường hợp bất ngờ, ngoài dự kiến trong kế hoạch. Vì thế cho nên bên cạnh kế hoạch chính cần có những kế hoạch phụ xây dựng các phương án nhằm giải quyết các tình huống, đặc biệt cần có một đội hoặc một nhóm chuyên xử lí những tình huống bất ngờ, ngoài tầm kiểm soát. + Để đảm bảo tốt cho hoạt động của mình, các cơ quan báo chí cần phải xây dựng một phòng PR riêng chuyên nghiên cứu và tổ chức các hoạt động PR cho cơ quan mình. Đây sẽ là phòng hội tụ những nhân viên PR chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm và kiến thức, biết vận dụng mọi kĩ năng PR. Một khi đã có phòng PR chuyên biệt sẽ là một động lực quan trọng để cơ quan báo chí phát triển và cạnh tranh với các đối thủ tốt hơn. + Một điều quan trọng không thể không nói đến đó là sự kết hợp các lĩnh vực, các hoạt động PR với nhau. Tổ chức sự kiện cần kết hợp với việc nghiên cứu công chúng, quản lí truyền thông, quan hệ với các cơ quan báo chí khác, quản trị danh tiếng, thương hiệu, quản trị khủng hoảng… nếu không có sự kết hợp các lĩnh vực PR với nhau sẽ không đạt được hiệu quả như mong muốn hoặc nếu có hiệu quả cũng không cao. Các lĩnh vực PR có mối quan hệ mật thiết với nhau, bổ xung cho nhau và nhiều khi không thể phân biệt rành mạch được. Do đo cần kết hợp mọi lĩnh vực để đạt được hiệu quả cao nhất. Kết luận Hoạt động PR có một vai trò quan trọng không thể thiếu trong sự phát triển của các cơ quan báo chí. Chính vì thế việc ứng dụng các kĩ năng và kiến thức về PR vào hoạt động của báo chí là công việc rất cần thiết. Đặc biệt trong bối cảnh phát triển và hội nhập thông tin toàn cầu như hiện nay. Bởi thế cho nên các cơ quan báo chí đều phải vận động mạnh mẽ, không ngừng vươn lên và tự thay đổi để tồn tại và phát triển. Sự tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan báo chí là kết quả của quá trình trao đổi thông tin, quá trình giao tiếp, cung cấp thông tin, hay cụ thể hơn là nhờ hoạt động PR của báo đối với công chúng của mình. PR để hiểu biết bên ngoài và hiểu biết chính mình. Điều này đặc biệt quan trọng trong các chiến lược phát triển báo chí dài hạn của cơ quan báo chí. PR chính là một phương thức để tồn tại và phát triển của báo chí. Tuy nhiên không phải cứ quan hệ công chúng tốt là báo chí của mình có thể chiếm được lòng tin của công chúng. Nếu như không chủ động đổi mới và hoàn thiện bản thân, cơ quan đó sẽ thất bại. Nói như vậy để thấy rằng PR luôn đi liền với đổi mới, sáng tạo và tự hoàn thiện. Cuối cùng cần phải thay đổi nhận thức về PR, bản thân nó giống quảng cáo nhưng không phải quảng cáo, nó là hoạt động cung cấp thông tin, hoạt động giao tiếp và truyền tải thông điệp từ nguồn phát đến nguồn nhận. PR thực sự là một công cụ hữu hiệu nếu người sử dụng hoạt động ấy hiểu biết rõ ràng về nó. Và trên thực tế, PR đã và đang là công cụ đặc biệt quan trọng trong chiến lược phát triển báo chí trong tương lai. Mục lục