Vài nét về Bưu Điện tỉnh Hưng Yên

Lêi nãi ®Çu. Nh»m t¹o ®iÒu kiÖn cho sinh viªn n¾m b¾t ®­îc c¸c c«ng viÖc, qui tr×nh thùc tÕ t¹i c¸c B­u §iÖn tØnh, huyÖn c¸c thÇy c« trong khoa Qu¶n TrÞ Kinh Doanh, cïng víi c¸c ®ång chÝ l·nh ®¹o Häc ViÖn C«ng NghÖ B­u ChÝnh ViÔn Th«ng ®· t¹o ®iÒu kiÖn cho chóng em ®­îc ®i thùc tËp t¹i tØnh H­ng Yªn. Sau ba tuÇn thùc tËp víi sù gióp ®ì cña c¸c c¸n bé trong ban l·nh ®¹o B­u ®iÖn tØnh, c«ng ty BC-PHBC, c«ng ty §iÖn b¸o - §iÖn tho¹i, cïng víi c¸c c« chó, anh chÞ trong c¸c tæ giao dÞch, khai th¸c, ®iÖn b¸o, 108... cïng víi nh÷ng kiÕn thøc em ®· häc ®­îc ë tr­êng do c¸c thÇy c« trong khoa gi¶ng d¹y em ®· hiÓu biÕt thªm ®­îc rÊt nhiÒu vÒ quy tr×nh khai th¸c c¸c dÞch vô B­u ChÝnh - ViÔn Th«ng còng nh­ c¸ch thøc tæ chøc s¶n xuÊt cña c¸c ®¬n vÞ. Em thÊy chuyÕn ®i thùc tÕ nµy rÊt bæ Ých, em ®­îc trùc tiÕp theo dâi vµ tham gia vµo lµm viÖc nh­ mét giao dÞch viªn vµ ®­îc tiÕp xóc trùc tiÕp víi kh¸ch hµng tõ ®ã em cã thÓ kÕt hîp víi c¸c m«n häc kh¸c nh­ Maketing c¬ b¶n vµ dÞch vô, kinh tÕ BCVT... ¸p dông cho viÖc phôc vô kh¸ch hµng, ch¨m sãc kh¸ch hµng. Em xin c¶m ¬n c¸c thÇy, c« trong khoa, c¸c c«, chó trong B­u ®iÖn tØnh H­ng Yªn ®· t¹o ®iÒu kiÖn gióp ®ì chóng em cã ®­îc chuyÕn thùc tËp bæ Ých nµy. Sau ®©y lµ mét sè vÊn ®Ò mµ em ®· biÕt t¹i c¬ së thùc tÕ cña m×nh: A. PhÇn t×m hiÓu chung T×m hiÓu chøc n¨ng, nhiÖm vô, c¬ cÊu B­u ®iÖn tØnh H­ng Yªn : B­u ®iÖn tØnh H­ng Yªn lµ tæ chøc kinh tÕ-®¬n vÞ thµnh viªn h¹ch to¸n phô thuéc Tæng c«ng ty B­u chÝnh –ViÔn th«ng ViÖt Nam theo ®iÒu lÖ tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña Tæng c«ng ty B­u chÝnh -ViÔn th«ng ViÖt Nam ®­îc phª chuÈn t¹i NghÞ ®Þnh 51/CP ngµy 01/8/1995 cña ChÝnh Phñ , lµ mét bé phËn cÊu thµnh cña hÖ thèng tæ chøc vµ ho¹t déng cña Tæng c«ng ty ,ho¹t ®éng kinh doanh vµ ho¹t ®éng c«ng Ých cïng c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn kh¸c trong mét d©y chuyÒn c«ng nghÖ B­u ChÝnh - ViÔn Th«ng liªn hoµn thèng nhÊt c¶ n­íc , cã mèi liªn hÖ mËt thiÕt víi nhau vÒ tæ chøc m¹ng l­íi lîi Ých kinh tÕ, tµi chÝnh ,ph¸t triÓn dÞch vô B­u chÝnh - ViÔn th«ng ®Ó thùc hiÖn nh÷ng môc tiªu kÕ ho¹ch Nhµ n­íc do Tæng c«ng ty giao; §­îc thµnh lËp theo QuyÕt ®Þnh sè :342/TCB§-L§ ngµy 14/6/1997 cña Tæng côc tr­ëng Tæng côc B­u ®iÖn. B­u ®iÖn H­ng Yªn cã tªn giao dÞch quèc tÕ lµ: HUNG YEN AND TELECOMMUNICATIONS (viÕt t¾t lµ HUNG YEN P&T), cã trô së chÝnh t¹i ThÞ x· H­ng Yªn tØnh H­ng Yªn. B­u ®iÖn H­ng Yªn chÞu sù l·nh ®¹o cña TØnh uû, UBND tØnh H­ng Yªn vÒ chÊp hµnh ph¸p luËt, c¸c mÆt ho¹t ®éng cã liªn quan ®Õn nhiÖm vô phôc vô nh©n d©n tØnh H­ng Yªn vµ g¾n nhiÖm vô; ph¸t triÓn B­u chÝnh – ViÔn Th«ng víi quy ho¹ch, kÕ ho¹ch cña tØnh . B§ tØnh H­ng Yªn chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý ho¹t ®éng cña: + C«ng ty §iÖn b¸o §iÖn tho¹i + C«ng ty B­u chÝnh vµ PHBC + 9 B­u ®iÖn huyÖn: 1) B­u ®iÖn huyÖn V¨n Giang Cã 24 c«ng nh©n viªn Cã 2 tr¹m tæng ®µi vµ 2 b­u côc 2) B­u ®iÖn huyÖn V¨n L©m Cã 36 c«ng nh©n viªn Cã 3 tr¹m tæng ®µi vµ 4 b­u côc 3) B­u ®iÖn huyÖn Tiªn L÷ Cã 36 c«ng nh©n viªn Cã 3 tr¹m tæng ®µi vÖ tinh cña tæng ®µi HOST vµ 4 b­u côc 4) B­u ®iÖn huyÖn Phï Cõ Cã 33 c«ng nh©n viªn Cã 2 tr¹m tæng ®µi vÖ tinh cña tæng ®µi HOST vµ 5 B­u côc 5) B­u ®iÖn huyÖn Kim §éng Cã 36 c«ng nh©n viªn Cã 3 tr¹m tæng ®µi vÖ tinh cña tæng ®µi NEC vµ 5 b­u côc 6) B­u ®iÖn huyÖn ¢n Thi Cã 35 c«ng nh©n viªn Cã 3 tr¹m tæng ®µi vÖ tinh cña tæng ®µi HOST vµ 4 b­u côc 7) B­u ®iÖn huyÖn Yªn Mü Cã 27 c«ng nh©n viªn Cã 2 tr¹m tæng ®µi vµ 3 b­u côc 8) B­u ®iÖn huyÖn Kho¸i Ch©u Cã 51 c«ng nh©n viªn Cã 4 tr¹m tæng ®µi vÖ tinh HOST vµ 8 b­u côc 9) B­u ®iÖn huyÖn Mü Hµo Cã 32 c«ng nh©n viªn Cã 2 tr¹m tæng ®µi vµ 4 b­u côc a) Chøc n¨ng, nhiÖm vô. Tæ chøc , x©y dùng, qu¶n lý, vËn hµnh vµ khai th¸c m¹ng l­íi B­u chÝnh- ViÔn th«ng ®Ó kinh doanh vµ phôc vô theo Tæng c«ng ty trùc tiÕp giao vµ phôc vô theo quy ho¹ch , kÕ ho¹ch vµ ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn do Tæng c«ng ty trùc tiÕp giao . §¶m b¶o th«ng tin liªn l¹c phôc vô sù chØ ®¹o cña c¬ quan §¶ng , chÝnh quyÒn c¸c cÊp, phôc vô c¸c yªu cÇu th«ng tin trong ®êi sèng kinh tÕ, x· héi cña c¸c ngµnh vµ nh©n d©n trªn ®Þa bµn TØnh H­ng Yªn vµ c¸c n¬i kh¸c theo quy ®Þnh cña Tæng c«ng ty nh»m hoµn thµnh kÕ ho¹ch ®­îc giao. ThiÕt kÕ m¹ng l­íi thuª bao, x©y l¾p chuyªn ngµnh th«ng tin liªn l¹c. Kinh doanh vËt t­ thiÕt bÞ chuyªn ngµnh b­u chÝnh – viÔn th«ng. Kinh doanh c¸c ngµnh nghÒ kh¸c trong ph¹m vi ph¸p luËt cho phÐp vµ thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô Tæng c«ng ty giao . b) C¬ cÊu tæ chøc. Gi¸m ®èc vµ bé m¸y gióp viÖc Gi¸m ®èc do Héi ®ång qu¶n trÞ bæ nhiÖm , miÔn nhiÖm ,khen th­ëng , kû luËt theo ®Ò nghÞ cña Tæng gi¸m ®èc . Gi¸m ®èc lµ ®¹i diÖn ph¸p nh©n cña ®¬n vÞ, chÞu tr¸ch nhiÖm truíc Tæng c«ng ty vµ tr­íc ph¸p luËt vÒ qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ trong ph¹m vi quyÒn h¹n vµ nghÜa vô ®­îc quy ®Þnh. Phã gi¸m ®èc do Tæng gi¸m ®èc bæ nhiÖm,miÔn nhiÖm , khen th­ëng kû luËt lµ ng­êi gióp Gi¸m ®èc qu¶n lý , ®iÒu hµnh mét hoÆc mét sè lÜnh vùc ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ theo ph©n c«ng cña gi¸m ®èc vµ ph¸p luËt vÒ nhiÖm vô ®­îc ph©n c«ng , chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc vµ ph¸p luËt vÒ nhiÖm vô ®­îc ph©n c«ng . KÕ to¸n tr­ëng do Tæng gi¸m ®èc bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, khen th­ëng kû luËt, lµ ng­êi gióp Gi¸m ®èc chØ ®¹o, tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n thèng kª cña ®¬n vÞ , cã c¸c quyÒn vµ nhiÖm vô theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. Bé m¸y qu¶n lý cña B§HY gåm c¸c phßng ban chuyªn m«n vµ c¸c chuyªn viªn gióp gi¸m ®èc trong viÖc qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh c«ng viÖc chuyªn m«n chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc vÒ nhiÖm vô vµ néi dung c«ng viÖc ®­îc giao. TËp thÓ ng­êi lao ®éng trong b­u ®iÖn TØnh H­ng Yªn. C¸c ®¬n vÞ trùc thuéc cña b­u ®iÖn tØnh H­ng Yªn :gåm c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh vµ c¸c ®¬n vÞ sù nghiÖp. C¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh thùc hiÖn chÕ ®é h¹ch to¸n phô thuéc cã t­ c¸ch ph¸p nh©n, ho¹t ®éng theo ph©n cÊp cña B§HY , cã con dÊu riªng theo mÉu dÊu doanh nghiÖp Nhµ N­íc, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ph¸p luËt vÒ mäi ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ trong ph¹m vi quyÒn h¹n vµ nghÜa vô ®uîc quy ®Þnh. §¬n vÞ sù nghiÖp, ho¹t ®éng theo ph©n cÊp cña B§HY cã con dÊu theo tªn gäi, ®­îc Gi¸m ®èc B§HYgiao nhiÖm vô vµ cÊp kinh phÝ ho¹t ®éng theo c¸c lÜnh vùc chuyªn m«n cô thÓ. C¸c ®¬n vÞ trùc thuéc cã cÊp tr­ëng phô tr¸ch vµ cã kÕ to¸n tr­ëng cã thÓ cã cÊp phã gióp viÖc qu¶n lý, ®iÒu hµnh, cã c¸n bé qu¶n lý gióp viÖc chuyªn m«n, nghiÖp vô vµ lùc l­îng lao ®éng. 2. T×m hiÓu chøc n¨ng, nhiÖm vô, c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty B­u chÝnh PHBC. C«ng ty B­u chÝnh cña PHBC lµ ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh trùc thuéc B­u ®iÖn tØnh H­ng Yªn-®¬n vÞ thµnh viªn thuécTæng c«ng ty B­u chÝnh –ViÔn th«ng ViÖt Nam theo ®iÒu lÖ tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña B­u ®iÖn TØnh H­ng Yªn. a) Chøc n¨ng : Tæ chøc Tæ chøc , x©y dùng, qu¶n lý, vËn hµnh vµ khai th¸c m¹ng l­íi B­u chÝnh PHBC m¹ng viÔn th«ng c«ng céng ë thÞ x· H­ng Yªn , lµ ®Çu mèi trung t©m khai th¸c B­u chÝnh – PHBC cña tØnh . Tæ chøc ®iÒu hµnh vµ xö lý khai th¸c kü thuËt nghiÖp vô ®èi víi c¸c b­u ®iÖn huyÖn thÞ trong d©y chuyÒn s¶n xuÊt kinh doanh vµ phôc vô cña lÜnh vùc b­u chÝnh – PHBC Trùc tiÕp vËn chuyÓn ®­êng th­ cÊp 2 ,tæng hîp yªu cÇu , ph©n phèi vµ thanh to¸n b¸o chÝ víi c¸c b­u ®iÖn huyÖn thÞ , C«ng ty ph¸t hµnh b¸o chÝ Trung ­¬ng, c¸c nhµ xuÊt b¶n Trung ­¬ng vµ ®Þa ph­¬ng nÕu cã. Tæng hîp , ®èi chiÕu kiÓm so¸t c¸c b¶n kª chøng tõ chuyÓn tiÒn , qu¶n lý cung øng vµ ®iÒu phèi quü chuyÓn tiÒn theo ph©n cÊp cña b­u ®iÖn . C«ng ty B­u chÝnh PHBC cã tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn theo quy ho¹ch , kÕ ho¹ch, môc tiªu, ph­¬ng h­íng nhiÖm vô ®­îc gi¸m ®èc B­u ®iÖn tØnh giao. §¶m b¶o th«ng tin liªn l¹c phôc vô sù chØ ®¹o cña c¸c c¬ quan ®¶ng, chÝnh quyÒn c¸c cÊp, phôc vô c¸c yªu cÇu th«ng tin trong ®êi sèng, kinh tÕ, x· héi cña c¸c ngµnh vµ nh©n d©n trªn ®Þa bµn ThÞ x· H­ng Yªn vµ c¸c n¬i theo quy ®Þnh cña Gi¸m ®èc B­u ®iÖn nh»m hoµn thµnh xuÊt x¾c kÕ ho¹ch ®­îc giao. ThiÕt kÕ m¹ng B­u chÝnh (B­u côc, kièt, ®¹i lý, ph¸t hµnh viªn vµ m¹ng hßm th­). Kinh doanh vËt t­ thiÕt bÞ chuyªn ngµnh B­u chÝnh – ViÔn th«ng vµ v¨n ho¸ phÈm. Kinh doanh c¸c ngµnh nghÒ kh¸c trong ph¹m vi ph¸p luËt cho phÐp vµ thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô ®ét xuÊt kh¸c ®­îc gi¸m ®èc B­u ®iÖn tØnh giao. C«ng ty B­u chÝnh vµ PHBC cã tæng sè lµ 40 c«ng nh©n viªn, cã 39 B­u côc trùc thuéc Chia thµnh 7 tæ s¶n xuÊt: 1 tæ khai th¸c. 1 tæ qu¶n lý. 1 tæ b­u t¸. 4 tæ giao dÞch b ) §Æc ®iÓm t×nh h×nh: - Lµ 1 ®¬n vÞ s¶n xuÊt trªn lÜnh vùc BC-PHBC phôc vô yªu cÇu th«ng tin liªn l¹c cho c¸c c¬ quan cña tØnh, thÞ trªn ®Þa bµn thÞ x·. §ång thêi lµ ®Çu mèi trung gian khai th¸c, chia chän, ph©n h­íng, ®ãng tói gãi cho c¸c huyÖn trong toµn tØnh theo ®Þa chØ hµnh chÝnh víi 39 B­u côc, ph©n h­íng chia chän TCT trùc tiÕp víi 61 tØnh thµnh. TËp hîp tÊt c¶ c¸c s¶n phÈm ®i cña c¸c huyÖn trong toµn tØnh, giao nhËn trùc tiÕp víi Hµ Néi, Th¸i B×nh. - Lùc l­îng lao ®éng n÷ chiÕm 75%, lao ®éng cã tr×nh ®é ®¹i häc, cao ®¼ng 10.3%, trung cÊp 34.5%, c«ng nh©n 55.2% - S¶n l­îng ®Õn nhiÒu h¬n s¶n l­îng ®i. c ) KÕt qu¶ thùc hiÖn kÕ ho¹ch n¨m 2001 1) B­u chÝnh: a) Khèi l­îng phôc vô t¹i ThÞ x· H­ng Yªn : Tªn chØ tiªu §I §Õn Ghi sè 9800 c¸i 1191 c¸i B­u kiÖn 584 c¸i 913 c¸i TCT, §CT, CTN 3612 c¸i 3962 c¸i EMS 4091 c¸i 6301 c¸i BCUT 8 kiÖn 522 kiÖn Ph¸t th­, Ên phÈm c¸c lo¹i 9137 kg ~1370550 c¸i 10472 kg §iÖn tho¹i 149101 cuéc ~447303 phót §iÖn hoa 129 91 §iÖn b¸o 94101 w 166300 w Fax 3684 bøc 2987 bøc b) Khèi l­îng phôc vô qua: Tªn nghiÖp vô §i §Õn B­u kiÖn 7222 c¸I 7235 c¸i Ghi sè 115104 c¸i 111628 c¸i EMS 9857 c¸I 12978 c¸i TCT, §CT 60959 c¸I 58372 c¸i C«ng v¨n hÖ 1 28119 c¸i B­u phÈm c¸c lo¹i 14386kg~ 2157900 c¸i 18757 kg~2813550 c¸i Fax 1322 bøc 1372 bøc 2) C«ng t¸c PHBC: B»ng c¸c h×nh thøc khuyÕn khÝch céng t¸c viªn, c¸c ®¹i lý, c«ng nh©n vËn chuyÓn chÊp nhËn vµ ph¸t t¹i nhµ, khuyÕn khÝch ®éc gi¶ dµi h¹n tr¶ tiÒn b¸o trong th¸ng, b¸n lÎ c¸c lo¹i b¸o t¹i giao dÞch , gi÷ v÷ng ®éc gi¶ cò, ph¸t triÓn ®éc gi¶ míi. Do ®ã tæng s¶n l­îng c¸c lo¹i b¸o ph¸t hµnh trong n¨m 2001 ®¹t 890123 tê. 3) C«ng t¸c tiÕt kiÖm B­u ®iÖn Thùc hiÖn Q§ 4585/1999 CT-BC v/v tæ chøc, triÓn khai dÞch vô TKB§ giai ®o¹n 2 HN ngµy 25/8/1999. Ngµy 1/9/1999 c«ng ty BC-PHBC ®· triÓn khai dÞch vô TKB§ giai ®o¹n 2. Qua 1 quý thùc hiÖn c«ng ty BC-PHBC ®· nhËn göi tiÒn TKB§ cã kú h¹n vµ tr¶ gãp víi sè thÎ lµ 171 thÎ víi tæng sè tiÒn göi lµ 1415707150 ®ång. N¨m 2001 sè l­îng ng­êi göi tiÒn TKB§ ngµy cµng t¨ng víi sè thÎ lµ 798 thÎ víi nhiÒu møc l·i suÊt kh¸c nhau ( L·i suÊt kh«ng kú h¹n, l·i suÊt cã kú h¹n 3 th¸ng, 6 th¸ng , 12 th¸ng, l·i suÊt göi gãp...) 3. T×m hiÓu chøc n¨ng, nhiÖm vô, c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty §iÖn b¸o §iÖn tho¹i a. Chøc n¨ng nhiÖm vô Thùc hiÖn nhiÖm vô kÕ ho¹ch vÒ th«ng tin viÔn th«ng do gi¸m ®èc B­u ®iÖn tØnh giao. Qu¶n lý toµn bé trang thiÕt bÞ viÔn th«ng. §¶m b¶o vÒ th«ng tin viÔn th«ng gi÷a tØnh víi Trung ­¬ng , gi÷a tØnh víi huyÖn, thÞ mét c¸ch th«ng suèt, an toµn vµ tiÖn lîi. Trùc tiÕp qu¶n lý m¹ng l­íi viÔn th«ng cña B­u ®iÖn, ®Ó tæ chøc kinh doanh vµ phôc vô theo ph©n cÊp cña B­u ®iÖn tØnh. §­îc Gi¸m ®èc B­u ®iÖn tØnh uû quyÒn lµm trùc ban ®iÒu hµnh viÔn th«ngvµ lµm viÖc víi bé phËn ®iªï hµnh m¹ng viÔn th«ng cña TCT. Cã quyÒn cho thuª kªnh truyÒn dÉn thuéc m¹ng cÊp 2. Tæ chøc dÞch vô söa ch÷a c¸c thiÕt bÞ viÔn th«ng. Tham gia x©y dùng nh÷ng c«ng tr×nh viÔn th«ng. Thùc hiÖn h¹ch to¸n kinh doanh theo ph©n cÊp cña B­u ®iÖn tØnh. C«ng ty §iÖn b¸o ®iÖn tho¹i cã tæng sè 71 c«ng nh©n viªn Chia thµnh 9 tæ s¶n xuÊt: Tæ tæng ®µi, tæ d©y m¸y, tæ vi ba, tæ kü thuËt, tæ qu¶n lý, tæ nguån, tæ ®iÖn b¸o, tæ 108 - 116, tæ thu nî b . §Æc ®iÓm t×nh h×nh: ê ThuËn lîi: §¬n vÞ æn ®Þnh vÒ nh©n lùc, n¨ng lùc c¸n bé c«ng nh©n viªn cã nhiÒu chuyÓn biÕn , kinh nghiÖm qu¶n lý, kinh nghiÖm nghÒ nghiÖm tèt h¬n . MÆt b»ng quy ho¹ch cña thÞ x·, tØnh ®· dÇn æn ®Þnh, thuËn tiÖn cho viÖc ph¸t triÓn m¹ng l­íi viÔn th«ng. §Çu t­ cña b­u ®iÖn tØnh ®· ®ång bé vÒ chuyÓn m¹ch, truyÒn dÉn vµ c¸c thiÕt bÞ phô trî kh¸c. C¸c phßng ban chuyªn m«n chØ ®¹o th­êng xuyªn kÞp thêi, l·nh ®¹o b­u ®iÖn tØnh cã chñ tr­¬ng s¸t thùc víi s¶n xuÊt. ê Khã kh¨n: Tr×nh ®é chuyªn m«n cña mét sè c¸n bé c«ng nh©n viªn cßn thÊp, thiÕu kinh nghiÖm ch­a ®¸p øng víi nhu cÇu s¶n xuÊt. Kinh phÝ chi th­êng xuyªn cho söa ch÷a m¹ng l­íi phôc vô cßn Ýt. §Çu t­ m¹ng c¸p ngän cho vïng s©u, vïng xa ch­a kÞp thêi, cßn tån ®äng nhiÒu ®¬n yªu cÇu l¾p ®Æt m¸y ®iÖn tho¹i c. KÕt qu¶ thùc hiÖn kÕ ho¹ch hµng n¨m N¨m 1998: D©n sè lµ 40100 ng­êi Doanh thu : 4 tû 969 triÖu ®ång Ph¸t triÓn m¸y: 798 m¸y Tæng sè m¸y trªn m¹ng: 2854 m¸y ®¹t 7,11 m¸y/100 d©n N¨m 1999: D©n sè lµ 40410 ng­êi Doanh thu: 5 tû 709 triÖu ®ång Ph¸t triÓn m¸y: 520 m¸y Tæng sè m¸y trªn m¹ng: 3374 m¸y ®¹t 8,34 m¸y/100 d©n N¨m 2000: D©n sè lµ 40810 ng­êi Doanh thu; 7 tû 346 triÖu ®ång Ph¸t triÓn m¸y: 850 m¸y Tæng sè m¸y trªn m¹ng: 4224 m¸y ®¹t 10,35 m¸y/100 d©n N¨m 2001: D©n sè lµ 41228 ng­êi Doanh thu: 9 tû 051 triÖu ®ång Ph¸t triÓn m¸y: 1325 m¸y Tæng sè m¸y trªn m¹ng: 5549 m¸y/100 d©n Sè m¸y gi¶m trong n¨m lµ: 41 m¸y cè ®Þnh, 2 m¸y di ®éng tr¶ tr­íc, 2 m¸y di ®éng tr¶ sau. Nguyªn nh©n lµ do mét sè c¬ quan ®­a tæng ®µi néi bé vµo ho¹t ®éng( nhµ m¸y nhùa, c«ng ty may, chi nh¸nh x¨ng dÇu, c«ng an tØnh...) Ph¸t triÓn m¹ng viÔn th«ng n«ng th«n: §¹t 100% sè th«n trªn ®Þa bµn cã m¸y ®iÖn tho¹i. B/ T¹i bé phËn giao dÞch I/ Qui tr×nh chÊp nhËn : 1. B­u phÈm b­u kiÖn: Giao dÞch viªn ph¶i kiÓm tra hµng ho¸ mµ kh¸ch hµng muèn göi vµ kiÓm tra ®iÒu kiÖn b­u göi vÒ c¸ch gãi bäc. Sau ®ã cÊp phiÕu göi vµ h­íng dÉn kh¸ch hµng. CÊp B§1(B§32 cò) nÕu lµ b­u phÈm ghi sè. CÊp BK1(BK21 cò) nÕu lµ b­u kiÖn. NhËn l¹i phiÕu göi do kh¸ch hµng tù tay viÕt vµ kiÓm tra hä tªn, ®Þa chØ ng­êi göi, ng­êi nhËn. Buéc b­u göi, kÑp ch× tr­íc mÆt kh¸ch hµng. C©n vµ ghi khèi l­îng cïng tiÒn c­íc lªn b­u göi vµ phiÕu göi. LÊy nh·n sè b­u phÈm ghi sæ trong sæ B§2 (B§20 cò) nÕu lµ b­u phÈm ghi sè, ®ãng dÊu tªn b­u côc nªn nh·n sè vµ d¸n vµo mÆt tr­íc cña b­u phÈm, ghi sè hiÖu cña nh·n vµo B§1, nÕu lµ b­u kiÖn th× kh«ng cÇn ph¶i d¸n nh·n sè. §ãng dÊu ngµy vµo phiÕu göi, thu tiÒn vµ trao biªn lai cho kh¸ch hµng. D¸n tem hoÆc in c­íc thay tem lªn mÆt tr­íc cña b­u göi. §ãng dÊu huû tem, ghi vµo sæ kÕ to¸n xuÊt nhËp BP-BK B§28 ( B§2 cò) vµ chuyÓn cho bé phËn khai th¸c. 2. B¸o chÝ: Giao dÞch viªn cÊp giÊy ®Æt mua b¸o chÝ PH19( BC trong n­íc), PH20 ( BC n­íc ngoµi) mçi lo¹i ®­a 2 tê. GDV nhËn l¹i PH19 hoÆc PH20 vµ kiÓm so¸t l¹i. Giao dÞch viªn viÕt ho¸ ®¬n BC01, lÊy ch÷ ký cña kh¸ch hµng vµo ho¸ ®¬n. Thu tiÒn vµ giao ho¸ ®¬n ( liªn 2 cho kh¸ch hµng). Giao 1 phiÕu PH19 vµ liªn 3 cña BC01 cho bé phËn qu¶n lý ®éc gi¶. C¨n cø vµo liªn 1 cña BC01 ghi vµo sæ quÜ thu PH5. 3.§iÖn tho¹i: Khi kh¸ch hµng cã nhu cÇu gäi ®iÖn th× kh¸ch hµng ph¶i ghi sè m¸y cÇn gäi vµo TH27 sau ®ã nh©n viªn giao dÞch bÊm sè cÇn gäi vµ mêi kh¸ch hµng vµo cabin, kh¸ch hµng gäi xong m¸y tÝnh tù ®éng tÝnh tiÒn vµ giao dÞch viªn thu tiÒn. 4. ChÊp nhËn EMS KiÓm tra néi dung hµng ho¸. CÊp phiÕu göi E1( ba tê ®Ýnh kÌm nhau) vµ phong b× cho kh¸ch hµng. H­íng dÉn kh¸ch hµng ghi chÐp hä tªn, ®Þa chØ ng­êi göi, ng­êi nhËn, néi dung hµng ho¸, ngµy giê göi vµ kÝ tªn. Giao dÞch viªn kiÓm tra l¹i E1, ®ãng dÊu trªn c¶ ba tê, ghi râ c­íc phÝ lªn E1. KÝ tªn giao dÞch viªn nhËn. C©n ghi l¹i khèi l­îng b­u göi lªn phong b× ®ùng b­u göi vµ tÝnh c­íc. Ghi râ c­íc phÝ lªn phong b×. Ghi sè liÖu cña b­u göi tõ E1 lªn phong b×. Thu vµ giao biªn lai ( tê cuèi cïng ) cho kh¸ch hµng. §Ýnh kÌm E1 víi phong b× ®ùng b­u göi. Vµo sæ nhËp xuÊt vµ giao cho bªn phßng khai th¸c. 5.ChuyÓn tiÒn a) §iÖn chuyÓn tiÒn : Lµ lo¹i ng©n phiÕu do b­u ®iÖn ph¸t hµnh vµ chuyÓn ®i b»ng ®­êng ®iÖn b¸o nªn ®¶m b¶o nhanh chãng h¬n th­ chuyÓn tiÒn. Nh÷ng nghiÖp vô ®Æc biÖt vÒ ®iÖn b¸o dïng cho ®iÖn chuyÓn tiÒn. KhÈn PN :cã t¸c dông trong viÖc ph¸t giÊy mêi N29, tin tøc kÌm theo th­ chuyÓn tiÒn. Thuª ph¸t. Cã c­íc tr¶ lêi. Ngoµi ra cßn cã :L­u kÝ, b¸o tr¶ b»ng th­ hay b»ng ®iÖn, tr¶ tiÒn t¹i nhµ. Møc tiÒn göi ®iÖn chuyÓn tiÒn : Qui ®Þnh nh­ th­ chuyÓn tiÒn. §iÖn chuyÓn tiÒn t¹i Hµ Néi, thµnh phè Hå ChÝ Minh kh«ng h¹n chÕ sè l­îng göi tiÒn trªn mét ng©n phiÕu. §CT göi ®Õn ®Ó tr¶ tiÒn t¹i c¸c trung t©m tØnh, thµnh phè( trõ Hµ Néi, TPHCM) tèi ®a lµ 30 triÖu ®ång, ë c¸c huyÖn lµ 5 triÖu ®ång. Quy tr×nh nhËn göi §CT: ViÕt §CT ®i N3: ®o ng­êi göi tù viÕt( kh«ng tÈy xo¸) hä tªn, ®Þa chØ ng­êi göi, ng­êi nhËn,sè tiÒn b»ng sè, b»ng ch÷, c¸c nghiÖp vô ®Æc biÖt. Xin b¸o tr¶ khi ký göi §CT: TBT, §BT. LËp ho¸ ®¬n BC01, lÊy sè ho¸ ®¬n ghi vµo N3. LËp §CT ®i N3 (ghi vµo N3 c¸c sè sª ri, sè phiÕu). §Õm tiÕng tÝnh c­íc ®iÖn b¸o cña §CT. Vµo b¶n kª ph¸t hµnh N22c. §CT ®i sau khi ®Õm tiÕng tÝnh c­íc trªn N3 song ph¶i vµo N22 c ®Ó lÊy sè ®iÖn b¸o cho bøc §CT. LÊy ký duyÖt cña kiÓm so¸t viªn trªn §CT ®i. Ghi §CT N3 vµo sæ chuyÓn giao N17a vµ giao cho bé phËn ®iÖn b¸o ®Ó chuyÓn ®i. b) Th­ chuyÓn tiÒn: ChÊp nhËn göi. §­a phiÕu chuyÓn tiÒn N21 cho kh¸ch hµng, h­íng dÉn ghi. §iÒu chØnh sai sãt, ®ãng nhËt Ên x¸c nhËn nÕu cã sai sãt. Vµo sæ ho¸ ®¬n BC01 dùa vµo N21, ®ãng nhËt Ên lªn BC01 , thu tiÒn, giao ho¸ ®¬n. LËp th­ chuyÓn tiÒn N21. Sè tiÒn b»ng sè. Sè th­ chuyÓn tiÒn, ngµy th¸ng, n¨m ph¸t hµnh. NÕu cã yªu cÇu TBT hay §BT th× g¹ch mét nhãm ch÷ vµ ®ãng khung nhãm ch÷ cßn l¹i b»ng mùc ®á. §ãng dÊu ngang b­u côc ph¸t hµnh, dÊu ngµy phÝa trªn N21. Ghi TCT ph¸t hµnh vµo b¶n kª N22. c) ChuyÓn tiÒn nhanh: ChÊp nhËn CTN. KiÓm tra xem b­u côc ph¸t cã më dÞch vô CTN kh«ng, kiÓm tra ®iÒu kiÖn nhËn göi. ViÕt ng©n phiÕu CTN, GDV ®a CTN1, h­íng dÉn kh¸ch hµng ghi. GDV nhËn CTN1 tõ kh¸ch hµng, kiÓm tra. Ghi sè hiÖu ng©n phiÕu ( sè ho¸ ®¬n BC01) vµo CTN1, ghi kÌm sè sªri, sè nh¶y, m· sè tØnh cña b­u côc ph¸t hµnh. Ghi ngµy th¸ng n¨m ph¸t hµnh, kÝ tªn , ®ãng dÊu. LËp ho¸ ®¬n BC01. Thu tiÒn , giao biªn lai cho kh¸ch hµng. 6. ChÊp nhËn ®iÖn b¸o: GDV ®­a Ên phÈm §B13 vµ h­íng dÉn kh¸ch hµng ghi chÐp. GDV nhËn l¹i bøc ®iÖn b¸o ng­êi göi ®· viÕt, kiÓm xo¸t l¹i c¸ch viÕt cña kh¸ch hµng, s¾p xÕp l¹i theo ®óng tr×nh tù c¸c phÇn. §Õm tiÕng ®iÖn b¸o, ghi sè tiÕng tr¶ c­íc vµ sè tiÕn thùc tÕ lªn phÝa trªn gãc tr¸i cña bøc ®iÖn. TÝnh tiÒn c­íc ghi vµo sæ nhËt b¹ (§B1, §B2). LÊy sæ thø tù cña sæ §B1,§B2 ghi lªn phÝa trªn gãc tr¸i cña bøc ®iÖn. Ghi giê chÊp nhËn, ®ãng nhËt Ên b­u côc gèc. Thu tiÒn, trao biªn lai cho kh¸ch hµng, nÕu lµ c«ng ®iÖn th× ghi vµo nhËt b¹ ghi nî §B1. ChuyÓn sang bé phËn chuyÓn tiÒn ®Ó chuyÓn ®i. 7. ChÊp nhËn FAX: KiÓm tra ®iÒu kiÖn chÊp nhËn bøc FAX Ph¸t Ên phÈm F13 vµ h­íng dÉn kh¸ch hµng ghi chÐp, lËp biªn lai F2. Vµo sæ FAX1 lÊy sè. Vµo sæ theo dâi FAX ®i: sè biªn b¶n, hä tªn,®Þa chØ ng­êi nhËn, ng­êi göi, sè FAX, sè trang, gi¸ tiÒn, giê nhËn. Giao bøc FAX13B vµo Report cho kh¸ch hµng. NÕu bøc FAX ph¶i l­u l¹i do ch­a chuyÓn ®­îc GDV hÑn giê tr¶ l¹i vµ ghi vµo mÆt sau F2. Thêi h¹n l­u FAX ë b­u ®iÖn kh«ng qu¸ 2 giê. 8.§iÖn hoa ChÊp nhËn ®iÖn hoa. KiÓm tra xem ®Þa chØ ®Õn cã dÞch vô ®iÖn hoa kh«ng. §­a Ên phÈm §H3 cho kh¸ch hµng, h­íng dÉn ghi chÐp. KiÓm tra l¹i §H3, vµo sæ lÊy sè cña biªn lai BC01. §Õm tiÕng ®iÖn b¸o vµ tÝnh c­íc, ghi ho¸ ®¬n, thu tiÒn vµ trao biªn lai cho KH. +ChuyÓn qua bé phËn ®iÖn b¸o. +Vµo b¶n kª N22C vµ vµo sæ ®iÖn hoa §H1. Ph¸t ®iÖn hoa: Ph¸t tËn tay ng­êi nhËn. 9.TiÕt kiÖm b­u ®iÖn. C¸c h×nh thøc göi tiÕt kiÖm b­u ®iÖn: TiÕt kiÖm B­u ®iÖn kh«ng kú h¹n: Kh«ng Ên ®Þnh thêi gian göi vµ rót tiÒn TiÕt kiÖm cã kú h¹n cho phÐp göi vµ rót tiÒn mét lÇn theo kú h¹n TiÕt kiÖm b­u ®iÖn göi gãp : Cho phÐp kh¸ch hµng göi gãp hµng th¸ng vµ rót toµn bé sè tiÒn khi ®Õn kú h¹n víi l·i suÊt quy ®Þnh TiÕt kiÖm c¸ nh©n Mét sè quy ®Þnh ®èi víi tµi kho¶n tiÕt kiÖm c¸ nh©n: Sè d­ tèi thiÓu trªn tµi kho¶n tiÕt kiÖm c¸ nh©n lµ 100.000 ® Sè tiÒn tèi thiÓu cho c¸c lÇn giao dÞch lµ 50000 ® Kh¸ch hµng ph¶i chÞu mét kho¶n c­íc phÝ khi göi, rót tiÒn ngo¹i tØnh vµ chuyÓn tiÒn. Tuy nhiªn trong thêi gian ®Çu kh¸ch hµng ®­îc miÔn mäi kho¶n c­íc phÝ T¹i b­u côc n¬i kh¸ch hµng më tµi kho¶n tiÕt kiÖm c¸ nh©n th× kh«ng h¹n chÕ sè lÇn rót vµ tiÒn rót. T¹i b­u côc kh¸c b­u côc kh¸ch hµng më tµi kho¶n , trong mét ngµy kh¸ch hµng cã thÓ rót tèi ®a 3 lÇn víi tæng sè tiÒn kh«ng qu¸ 10 triÖu ®ång. §Ó ®¶m b¶o an toµn tµi kho¶n kh¸ch hµng ph¶i cã mËt khÈu. Thñ tôc giao dÞch ®èi víi tµi kho¶n tiÕt kiÖm c¸ nh©n: Thñ tôc më tµi kho¶n. Kh¸ch hµng xuÊt tr×nh giÊy tê: CMND (hoÆc giÊy tê thay thÕ theo quy ®Þnh), giao dÞch viªn kiÓm tra giÊy tê. Kh¸ch hµng viÕt ®Çy ®ñ th«ng tin trªn giÊy ®¨ng kÝ má tµi kho¶n, sè tiÒn tèi thiÓu 100000®. GDV ®­a Ên phÈm GiÊy §¨ng KÝ Më Tµi Kho¶n cho kh¸ch hµng (TK1 mµu tr¾ng), h­íng dÉn kh¸ch hµng ghi. GDV ®­a thÎ gèc (TK2 ) vµ h­íng dÉn kh¸ch hµng ghi, kiÓm tra vµ ®Õm tiÒn. GDV nhËp m¸y c¸c th«ng tin, yªu cÇu kh¸ch hµng ®¸nh mËt khÈu. GiÊy ®¨ng kÝ më tµi kho¶n ®­îc in ra ®­a cho kh¸ch hµng ®èi chiÕu, sau khi nhÊt trÝ víi c¸c th«ng tin kh¸ch hµng kÝ tªn vµo giÊy ®¨ng kÝ më tµi kho¶n. Kh¸ch hµng kÝ hai ch÷ mÉu vµo thÎ gèc vµ nhËn sæ tµi kho¶ tiÕt kiÖm c¸ nh©n do m¸y in ra. Thñ tôc giao dÞch lÇn sau trªn tµi kho¶n tiÕt kiÖm c¸ nh©n. Kh¸ch hµng tr×nh sæ tiÕt kiÖm c¸ nh©n vµ chøng minh nh©n d©n. GDV ®­a Ên phÈm vµ h­íng dÉn kh¸ch hµng ghi. §­a phiÕu göi tiÒn ( TK1 mµu hång) nÕu kh¸ch hµng göi, ®­a phiÕu rót tiÒn (TK1 mµu xanh) nÕu kh¸ch hµng rót tiÒn, ®­a thÎ gèc TK2 cho kh¸ch hµng viÕt. NhËp c¸c th«ng tin vµo m¸y, ®­a Tk1 sæ tiÕt kiÖm thÎ gèc vµo in , c¸c chøng tõ ®­îc in ra, kh¸ch hµng kÝ vµo chøng tõ sau khi nhÊt trÝ th«ng tin. Sæ tµi kho¶n ®­îc trao l¹i cho kh¸ch hµng sau khi c¸c giao dÞch ®­îc tiÕn hµnh. II/C¸ch ph¸t c¸c lo¹i BP-BK 1. Ph¸t b­u phÈm b­u kiÖn. ViÖc ph¸t hµnh c¸c lo¹i b­u phÈm b­u kiÖn cã ba c¸ch: Ph¸t t¹i ®Þa chØ (®èi víi b­u phÈm th­êng). Ph¸t t¹i quÇy giao dÞch. Qua hép th­ l­u ký. Ph¸t t¹i giao dÞch b­u phÈm ghi sè vµ b­u kiÖn: LËp phiÕu ph¸t BC18(B§13, B§2 cò) .C¸c phiÕu ph¸t ®­îc ®¸nh sè thø tù, sè thø tù cña phiÕu ph¸t ®­îc ghi lªn BP-BK. LËp phiªu mêi nhËn BP-BK BC10( B§28,BK7 cò), trªn phiÕu mêi ph¶i ghi râ tªn, ®Þa chØ ngêi nhËn , sè liÖu cña b­u phÈm, kÝ tªn vµ ®ãng dÊu ngµy Ghi hä tªn ®Þa chØ ng­êi nhËn lªn phong b× chøa giÊy mêi ®Ó giao cho b­u t¸ ®i ph¸t Khi ph¸t cho ng­êi nhËn giao dÞch viªn ph¶i : -§èi chiÕu gi÷a b­u phÈm, b­u kiÖn víi giÊy mêi nhËn. -KiÓm tra CMCC cña ng­êi nhËn, ghi vµo phiÕu ph¸t vµ lÊy kÝ nhËn cña ng­êi nhËn. -Giao b­u phÈm b­u kiÖn cho ng­ßi nhËn. -GiÊy mêi nhËn b­u phÈm b­u kiÖn ®Ýnh kÌm víi phiÕu ph¸t. 2.Ph¸t b­u phÈm EMS KiÓm tra ®Þa chØ ng­êi nhËn, lÊy kÝ nhËn cña ng­êi nhËn, ngµy giê nhËn EMS vµ lÊy kÝ nhËn cña nh©n viªn ph¸t. §ãng nhËt Ên . Lµm thñ tôc b¸o ph¸t. NÕu ph¸t t¹i giao dÞch : LËp giÊy mêi ,kiÓm tra ®Þa chØ ng­êi nhËn, lÊy kÝ nhËn, ®ãng nhËt Ên vµ kÝ nhËn cña nh©n viªn ph¸t. B­u phÈm EMS trong n­íc göi tõ ng­êi n­íc ngoµi ®Õn ph¶i mang ®i ph¸t ngay . NÕu lÇn thø nhÊt kh«ng ph¸t ®­îc th× mang ®i ph¸t ®Õn lÇn thø 3, lÇn sau c¸ch lÇn tr­íc 5h. NÕu lÇn thø ba kh«ng ph¸t ®­îc th× ®Ó l¹i giÊy mêi cho ng­êi nhËn ®Õn nhËn t¹i b­u ®iÖn. 3. Tr¶ tiÒn: Tr¶ TCT: KiÓm tra thêi h¹n gi¸ trÞ cña th­ chuyÓn tiÒn. KiÓm tra ®iÒu kiÖn CMCC cña kh¸ch hµng. GDV ghi c¨n c­íc vµo mÆt sau TCT N21 vµ sæ tr¶ tiÒn N5. §­a N21 cho ng­êi nhËn ghi ngµy th¸ng n¨m nhËn tiÒn , sè tiÒn nhËn vµ kÝ vµ ghi râ hä tªn ®Þa chØ. GDV ®ãng nhËt Ên vµo ngµy tr¶ tiÒn vµ ghi vµo sæ tr¶ tiÒn N5, lÊy sè thø tù ë N5 ghi vµo « quy ®Þnh ë mÆt sau N21. Vµo b¶n kª TCT ®· tr¶ N23. Xo¸ N18 vµ ghi ngµy tr¶ tiÒn trªn N18. NÕu cã TBT hay §BT th× lµm thñ tôc b¸o tr¶ ngay. Tr¶ CTN: Xem xÐt giÊy tê CMCC. Ghi sè CMND, n¬i cÊp, ngµy cÊp, ng­êi kÝ. Yªu cÇu ng­êi nhËn ghi: n¬i nhËn tiÒn, giê nhËn, ngµy nhËn, sè tiÒn ®· nhËn, ®Þa chØ, kÝ tªn vµo mÆt sau CTN4. Yªu cÇu ng­êi nhËn ®Õm l¹i tiÒn tr­íc mÆt nh©n viªn. Ph¸t ®iÖn b¸o: Qui tr×nh ph¸t: KiÓm so¸t l¹i bøc ®iÖn. §Õm l¹i tiÕng thùc tÕ trong bøc ®iÖn. Xem l¹i c¸ch tr×nh bµy bøc ®iÖn. Vµo sæ §B3/4(sæ tiÕp ph¸t §B). LËp phiÕu kÝ nhËn ®iÖn §B23. Xö lý c¸c nghiÖp vô ®Æc biÖt nÕu cã. C.T¹i bé phËn khai th¸c b­u chÝnh ph¸t hµnh b¸o chÝ: Sau mét tuÇn lµm thùc tÕ t¹i bé khai th¸c cña c«ng ty PHBC H­ng Yªn em ®· ®­îc trùc tiÕp lµm c¸c c«ng viÖc nh­ ®ãng më, chuyÓn th­ b¸o, ghi chÐp kÕ to¸n trªn c¸c sæ s¸ch Ên phÈm... d­íi sù h­íng dÉn cña c¸c c« trong tæ khai th¸c. 1. Më chuyÕn th­. Khi cã chuyÕn th­ Hµ Néi vÒ hay tõ c¸c huyÖn vÒ th× bé phËn khai th¸c cã nhiÖm vô: §èi chiÕu tõng tói gãi nhËn ®­îc víi sè l­îng tói gãi ghi trªn phiÕu giao nhËn BC37( BV10 cò) vµ kÝ nhËn trªn Ên phÈm BC37. Xem xÐt t×nh tr¹ng bªn ngoµi c¸c tói gãi th­ nh­ l¸ nh¨n, t×nh tr¹ng niªm phong, bao b×. Sau ®ã tiÕn hµnh më tói gãi: T×m tói F më tr­íc. Më tiÕp c¸c tói kh¸c. Khi më tói F t×m BC31(BV21 cò), ®èi chiÕu sè l­îng tói gãi ghi chÐp trªn phiÕu b¸o chuyÓn th­ víi sè l­îng tói gãi b­u phÈm b­u kiÖn thùc nhËn. NÕu cã b­u phÈm b­u kiÖn ®i trong th× ph¶i c©n khèi l­îng vµ so víi b¶n kª liªn quan. Khi më tói b­u phÈm ghi sè, b­u kiÖn ph¶i t×m phiÕu chuyÓn B§3(B§27 cò) ®Ó ®èi chiÕu víi sè b­u phÈm b­u kiÖn cã thùc. Sau ®ã c©n b­u phÈm b­u kiÖn,ghi khèi l­îng m×nh c©n lªn b­u phÈm b­u kiÖn ®Ó ®èi chiÕu víi sè l­îng cña b­u côc gèc. Nh©n viªn më tói kÝ nhËn vµo phiÕu chuyÓn tiÒn ®ãng dÊu ngµy, s¾p xÕp c¸c phiÕu chuyÓn theo tõng lo¹i, tõng b­u côc vµ ®­îc l­u gi÷ l¹i. Vµo sæ BC28(B§2 cò) vµo phÇn nhËp cña sæ. Sau khi c¸c tói gãi ®· ®­îc xö lý xong nh©n viªn më chuyÕn th­ ph¶i kÝ nhËn vµo phiÕu chuyÓn, phiÕu b¸o chuyÓn th­ vµ c¸c sæ liªn quan nh­ BC29(sæ ghi tói gãi göi ®i vµ nhËn ®Õn), BC30 (sæ theo dâi chuyÕn th­ ®i), BC39( sæ theo dâi vµ kÕ to¸n tói rçng). Giao b­u phÈm b­u kiÖn cho bé phËn liªn quan ®Ó xö lý tiÕp khi giao ph¶i vµo sæ BC28 phÇn xuÊt. Cuèi mçi ca lµm viÖc cÇn kÕ to¸n phÇn xuÊt nhËp trªn sæ BC28 c¨n cø vµo phiÕu chuyÓn ®i vµ ®Õn. Tæng sè nhËp = Tæng xuÊt +PhÇn cßn l¹i 2. C«ng viÖc ®ãng chuyÕn th­: Cô thÓ: Thu gom c¸c lo¹i b­u phÈm b­u kiÖn :KiÓm so¸t c¸c lo¹i b­u phÈm b­u kiÖn,chia chän vµ ph©n h­íng, c¸c b­u phÈm b­u kiÖn nµy cã thÓ tõ giao dÞch chuyÓn vµo hay tõ c¸c b­u côc huyÖn chuyÓn lªn. ChuÈn bÞ dông cô, vËt liÖu Ên phÈm nh­: tói, l¸ nh¨n BC34,c¸c phiÕu chuyÓn, phiÕu b¸o chuyÕn th­, dÊu ngµy. §ãng tói c¸c lo¹i b­u göi: NÕu lµ th­ th­êng th× sau khi ®· ®­îc chia chän ph©n h­íng cÇn ph¶i buéc cÈn thËn nh·n bã b­u phÈm th­êng BC25(BV71 cò), ®ãng dÊu b­u côc göi NÕu lµ b­u phÈm ghi sè : LËp phiÕu chuyÓn B§3( B§27 cò), phiÕu nµy ®­îc lËp thµnh hai bªn ghi râ tªn b­u côc göi, b­u côc nhËn, ngµy th¸ng n¨m ®ãng chuyÕn th­, kª c¸c b­u phÈm vµo phiÕu chuyÓn . NÕu chuyÕn th­ cã sè l­îng b­u phÈm ghi sè lín ph¶i lËp nhiÒu B§3 vµ ph¶i ®ãng nhiÒu tói th× ph¶i ®¸nh sè thø tù B§3 vµ tê cuèi cïng ph¶i kÕ to¸n trªn ®ã. §ãng tói ghi sè cho mét bªn B§2 vµo trong tói, g¾n l¸ nh¨n BC34 c¸n ghi kim lo¹i lªn l¸ nh¨n. NÕu lµ c¸c lo¹i b­u kiÖn : LËp phiÕu chuyÓn BK3 còng lËp hai bªn .Tr­êng hîp b­u kiÖn ®i ngoµi tói th­ th× mçi b­u kiÖn ph¶i lËp riªng mét phiÕu chuyÓn ®Ýnh kÌm víi phiÕu b¸o chuyÓn th­ vµ ph¶i ghi tæng sè b­u kiÖn vµo tê cuèi cïng. §ãng tói, cho mét bªn BK3 vµo tói, g¾n l¸ nh¨n BC34( mµu vµng).CÇn ghi khèi l­îng lªn l¸ nh¨n. LËp phiÕu b¸o chuyÕn th­ BC31 Ghi ®Çy ®ñ sè l­îng tói b­u phÈm th­êng, b­u phÈm ghi sè, b­u kiÖn, sè l­îng tói gãi ®i trong, ®ãng nhËt Ên lªn phiÕu b¸o vµ nh©n viªn ®ãng chuyÕn th­ kÝ tªn. Vµo sæ kÕ to¸n phÇn xuÊt BC28. Vµo sæ BC29 ghi râ sè l­îng tói gãi göi ®i . Vµo BC30 (theo dâi chuyÕn th­ ®i). 3.B¸o chÝ : a. Më chuyÕn b¸o do c«ng ty PHBCTW göi tíi : Khi më ph¶i cã tõ 2 ng­êi tham gia vµ ®ång thêi ký tªn lªn c¸c phiÕu göi. T×m tói nµo mµ trªn BC34( BV25 cò) cã ch÷ F mµu ®á më ®Çu tiªn, trong tói F cã tÊt c¶ c¸c giÊy tê liªn quan PH15, PH33. Më nh÷ng tói cßn l¹i, ®Õm sè l­îng b¸o chÝ tõng lo¹i, sè l­îng tói kh«ng ®Ó ®èi chiÕu víi PH15, PH33. Chia chän ®ãng thµnh tói gãi chuyÓn cho c¸c b­u côc kh¸c ®Ó ph¸t cho ®éc gi¶ dµi h¹n. Ghi chÐp sè l­îng tói gãi nhËn ®­îc vµo sæ BV2. b. §ãng chuyÕn b¸o. §ãng b¸o chÝ thµnh tói ghi ®Çy ®ñ sè l­îng lo¹i b¸o...vµo phiÕu göi PH15, cho PH15 vµo mçi tói vµ niªm phong tói. D¸n l¸ nh·n BV25 (trªn BV25 ghi râ BC göi, BC nhËn ,sè chuyÕn b¸o, khèi l­îng tói ...) lªn thÎ gç buéc trªn cæ tói b¸o chÝ. LËp BV10 giao cho HTV, HTV kÝ nhËn vµo sæ BV2. NhËn xÐt: ViÖc ®ãng më chuyÕn th­ b¸o t¹i c¬ së thùc tÕ ®óng víi quy tr×nh tuy nhiªn tr×nh tù cã mét sè b­íc ®­îc lµm t¾t do vËy c«ng viÖc ®¬n gi¶n h¬n. D.T¹i ®µi ®iÖn b¸o. §µi ®iÖn b¸o cña tØnh H­ng Yªn cã hai m¸y Gentex lµ Y vµ Z vµ cã 3 m¸y Fax .L­îng ®iÖn b¸o chñ yÕu lµ A, CR, §BT, §CT, OBS, A§K, cßn l¹i T§, C§ vµ ®iÖn khÈn rÊt Ýt. HiÖn nay chiÕm nhiÒu nhÊt lµ §CT. §µi ®iÖn b¸o H­ng Yªn cã nhiÖm vô nhËn vµ chuyÓn ®iÖn trùc tiÕp ®i c¸c tØnh vµ xuèng c¸c huyÖn . C¸c bøc ®iÖn liªn tØnh th× ®ù¬c chuyÓn qua hai m¹ng Gentex, cßn ®iÖn b¸o tõ c¸c huyÖn göi lªn vµ göi xuèng c¸c huyÖn th× dïng m¸y Fax. Khi cã ®iÖn b¸o c¸c tØnh kh¸c göi ®Õn, §BV nhËn ®iÖn vµ ghi kÝ hiÖu m· nhËn, sè thø tù cña bøc ®iÖn vµ giê nhËn ®iÖn, kÝ tªn trªn bøc ®iÖn . NÕu nhËn ®iÖn th× c¸c dÊu hiÖu nµy ghi bªn tr¸i bøc ®iÖn vµ kiÓm so¸t l¹i bøc ®iÖn vÒ sè mµo ®Çu, h« hiÖu, BC gèc, sè tiÕng...Sau ®ã ghi vµo sæ ghi ®iÖn b¸o bªn phÇn nhËn ®iÖn: lo¹i ®iÖn, sè nhÈy trong sæ, sè thø tù cña bøc ®iÖn,b­u côc gèc, giê nhËn. Khi nhËn ®iÖn b¸o tõ c¸c huyÖn qua m¸y Fax còng lµm nh­ vËy chØ kh¸c kh«ng ghi kÝ hiÖu cña m¸y nhËn ®iÖn mµ ghi tªn BC gèc cña bøc ®iÖn, sè thø tù cña bøc ®iÖn, giê nhËn, kÝ tªn ®iÖn b¸o viªn nhËn ®iÖn. Khi göi ®iÖn b¸o: Göi ®iÖn liªn tØnh qua m¸y gentex. Göi diÖn néi tØnh qua may FAX. Khi göi ®iÖn liªn tØnh ®iÖn b¸o viªn cÇn ghi STT cña bøc ®iÖn, tªn b­u côc nhËn... ë bªn ph¶i bøc ®iÖn, sau khi göi xong m¸y cã giÊy b¸o OK th× ghi giê chuyÓn bøc ®iÖn c¨n cø vµo giÊy b¸o vµ ký tªn lªn bøc ®iÖn. Khi göi ®iÖn cho c¸c huyÖn trong tØnh còng lµm t­¬ng tù nh­ vËy. ChuyÓn xong bøc ®iÖn còng ph¶i ghi vµo bªn chuyÓn cña sæ ghi ®iÖn b¸o vÒ lo¹i ®iÖn, STT cña bøc ®iÖn, b­u côc gèc cña bøc ®iÖn, b­u côc nhËn, giê chuyÓn bøc ®iÖn. C¸c bøc ®iÖn sau khi göi hay nhËn ®Òu ph¶i qua kiÓm so¸t viªn ®Ó l­u l¹i. E.T¹i ®µi 108: §µi 108 H­ng Yªn bao gåm 1 bµn PO( bµn tiÕp d©y) vµ 3 bµn 108. Bµn PO gåm 5 m¸y ®iÖn tho¹i ho¹t ®éng liªn tôc, mçi bµn 108 cã 3 m¸y ®iÖn tho¹i (116, 112, 115...). Bµn PO lµ bµn tiÕp d©y khi kh¸ch hµng ®¨ng ký gäi ®­êng dµi, gäi c¸c dÞch vô HCD, collect call, ®iÖn tho¹i t×m ng­êi. Mét sè c¬ quan kho¸ m· ®­êng dµi nÕu muèn gäi ®i liªn tØnh ph¶i ®¨ng ký qua bµn PO, c¸c ®¹i lý, ®iÓm b­u ®iÖn v¨n ho¸ x· muèn gäi ®i quèc tÕ buéc ph¶i ®¨ng ký qua bµn PO. C¸c cuéc gäi ®Òu ®­îc ghi vµo sæ TH11 vµ ghi vµo m¸y vi tÝnh ®Ó l­u l¹i. Kh¸ch hµng gäi ®Õn 101 hoÆc 110 kh«ng ph¶i tr¶ c­íc, khi kh¸ch hµng ®¨ng ký qua bµn PO, giao dÞch viªn bÊm sè m¸y do kh¸ch hµng yªu cÇu, sè m¸y ®­îc hiÖn lªn ë m¸y vi tÝnh vµ b¾t ®Çu tÝnh c­íc khi kh¸ch hµng nãi chuyÖn. T¹i bµn 108, c¸c th«ng tin vÒ sè m¸y ®iÖn tho¹i, ®Þa chØ... ®­îc cËp nhËt trªn m¸y vi tÝnh, c¸c th«ng tin hµng ngµy nh­ gi¸ vµng, thÓ thao, gi¸ ®« la...®­îc ghi vµo c¸c b¶ng vµ ®­îc truy cËp hµng ngµy. Khi kh¸ch hµng gäi ®Õn yªu cÇu hái vÒ vÊn ®Ò g× ®ã( hái sè ®iÖn tho¹i...) giao dÞch viªn 108 bÊm m¸y tÝnh ®Ó t×m c©u tr¶ lêi cho kh¸ch hµng. §µi 108 ho¹t ®éng liªn tôc do nhu cÇu cña kh¸ch hµng rÊt lín, mét giao dÞch viªn cã khi ph¶i nghe 2 m¸y ®iÖn tho¹i cïng mét lóc. C¸c giao dÞch viªn lu«n ph¶i t×m tin tøc hµng ngµy trªn b¸o chÝ, ®µi ph¸t thanh truyÒn h×nh... ®Ó n¾m ®­îc th«ng tin ®¸p øng nhu cÇu cña kh¸ch hµng. KÕt luËn Sau khi ®­îc thµnh lËp (n¨m 1997 sau khi tØnh H¶i H­ng ®­îc t¸ch thµnh hai lµ H¶i D­¬ng vµ H­ng Yªn) B­u §iÖn tØnh H­ng Yªn gÆp nhiÒu khã kh¨n víi m¹ng l­íi BCVT ch­a ®ång bé, s¶n l­îng thÊp vµ tèc ®é ph¸t triÓn m¹ng ®iÖn tho¹i chËm, lùc l­îng lao ®éng cßn thiÕu , bè trÝ mÆt b»ng s¶n xuÊt vµ thiÕt bÞ phôc vô s¶n xuÊt cßn ch­a hîp lý... song qua n¨m n¨m ho¹t ®éng víi sù nç lùc cña ban l·nh ®¹o cïng toµn thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn B­u ®iÖn tØnh H­ng Yªn ®· ®¹t ®­îc mét sè kÕt qu¶ ®¸ng kÓ sau: M¹ng l­íi BCVT ®· ®­îc ®ång bé ho¸, tèc ®é ph¸t triÓn m¹ng ®iÖn tho¹i ngµy cµng t¨ng, c¸c tæng ®µi ®­îc sè ho¸ dÇn dÇn víi l­u l­îng ngµy cµng lín ... M¹ng l­íi b­u chÝnh ngµy cµng réng kh¾p c¸c vïng trong tØnh ®¸p øng nhu cÇu ngµy cµng cao cña x· héi, ®¶m b¶o hoµn thµnh c¸c chØ tiªu vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm dÞch vô cña ngµnh, ®Þa ®iÓm giao dÞch ngµy cµng khang trang... §éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn vÒ c¬ b¶n ®¨ qua ®µo t¹o, thùc hiÖn tèt c«ng viÖc ®­îc giao. C«ng t¸c ch¨m sãc kh¸ch hµng ®· ®­îc chó träng. ê Qua thùc tÕ cho thÊy ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ vµ ®¸p øng ®Çy ®ñ nhu cÇu cña kh¸ch hµng B­u ®iÖn tØnh H­ng Yªn cÇn chó träng c¸c vÊn ®Ò sau: Nhu cÇu l¾p ®Æt ®iÖn tho¹i ngµy cµng t¨ng. Nhu cÇu vÒ ®iÖn tho¹i di ®éng cã xu h­íng gia t¨ng. Nhu cÇu vÒ dÞch vô Internet hiÖn ®ang thÊp song cã dÊu hiÖu ra t¨ng. C¸c dÞch vô chuyÓn ph¸t nhanh sè l­îng ngµy cµng nhiÒu sau ®ã lµ ghi sè vµ b­u kiÖn. ChuyÓn tiÒn theo h×nh thøc truyÒn thèng vÉn chiÕm tû träng cao. Song dÞch vô ®IÖn chuyÓn tiÒn ®ang cã xu h­íng t¨ng. Sè l­îng ng­êi göi TKB§ ngµy cµng nhiÒu. Sè l­îng b¸o chÝ ®Æt dµi h¹n ngµy cµng nhiÒu. ê Bªn c¹nh mét sè kÕt qu¶ ®· ®­îc cßn tån t¹i mét sè ®iÓm sau: - Tr×nh ®é chuyªn m«n cña mét sè c¸n bé c«ng nh©n viªn cßn thÊp, tr×nh ®é ®¹i häc vµ cao ®¼ng cßn Ýt chØ chiÕm 23%. - Do ®Æc ®iÓm B­u chÝnh khèi l­îng c«ng viÖc nhiÒu, nhiÒu chi tiÕt s¶n phÈm qua nhiÒu kh©u nhiÒu ng­êi tham gia dÔ g©y nªn sai sãt, lùc l­îng kiÓm tra kiÓm so¸t cña ®¬n vÞ cßn nhiÒu h¹n chÕ , cßn sö dông nhiÒu lao ®éng thñ c«ng do ®ã n¨ng suÊt lao ®éng cßn h¹n chÕ. - Mét sè c¸n bé c«ng nh©n viªn ch­a qua ®µo t¹o, thiÕu kiÓm tra l¹i khi chia chän giao nhËn s¶n phÈm dÉn ®Õn cßn nhÇm lÉn. - §Çu t­ m¹ng c¸p ngän cho vïng s©u vïng xa ch­a kÞp thêi cßn tån ®äng nhiÒu ®¬n yªu cÇu l¾p ®Æt m¸y ®iÖn tho¹i. - ViÖc tuyªn truyÒn, tiÕp thÞ ch­a ®­îc chó träng ®óng møc, viÖc huíng dÉn phôc vô kh¸ch hµng ch­a ®¸p øng ®­îc yªu cÇu nhiÖm vô. êMét sè biÖn ph¸p kh¾c phôc: - §Èy m¹nh h¬n n÷a c«ng t¸c ch¨m sãc kh¸ch hµng, tuyªn truyÒn, giíi thiÖu, vËn ®éng kh¸ch hµng sö dông c¸c dÞch vô nh­ ®iÖn tho¹i di ®éng, Internet, ®iÖn hoa,CPN, EMS, BCUT. - Chó träng c«ng t¸c ®µo t¹o ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn nh»m n©ng cao tr×nh ®é tay nghÒ nh»m n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng vµ ®¸p øng yªu cÇu cña s¶n xuÊt. - Chó träng c«ng t¸c qu¶n lý. - §Èy m¹nh c«ng t¸c thi ®ua ph¸t huy s¸ng kiÕn c¶i tiÕn kü thuËt.