Ví dụ minh họa về ERP tại công ty TNHH Đông Đô

Mục lục: Khái niệm,vai trò,chức năng,lợi ích...của hệ thống ERP: Khái niệm và đặc trưng Chức năng Vai trò và lợi ích Một số điểm lưu ý khi áp dụng ERP Các giai đoạn phát triển ERP Ví dụ minh họa với một hệ thống cụ thể trên công ty TNHH Đông Đô: Phân tích các chức năng và tác nhân của quá trình quản lý: Các chức năng của hệ thống như sau: Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống: Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của hệ thống Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng tuyển lao động của hệ thống: Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng theo dõi quá trình công tác của hệ thống Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng theo dõi quá trình diễn biến lương của hệ thống Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng giải quyết chính sách của hệ thống Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng báo cáo của hệ thống I.Khái niệm, vai trò,chức năng,lợi ích...: Khái niệm và đặc trưng: Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp- Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên đến đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v... Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanhnghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằn cáhc sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. ĐỊNH NGHĨA ERP CỦA TẠP CHÍ CIO: ERP là "một thế hệ hệ thống sản xuất mới" bao gồm hệ MRP (Material Resource Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources) được tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Hiểu một cách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng CNTT trong kinh doanh vào một gói.Sau này, ERP được mở rộng và kết nối thêm các hệ như APO (tối ưu hóa kế hoạch), CRM (quản trị quan hệ khách hàng). Hệ thống ERP mở rộng như vậy được gọi bằng một cái tên khác: CEA (comprehensive enterprise applications). Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nôi với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau: Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư, v.v… Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP Mua hàng Kho Sản xuất Bán hàng Quản lý nhân sự và tính lương Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, và công chúng. Các phần mềm ERP được xây dựng thường hợp nhất các thông lệ tốt nhất ở nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau của công ty. Do đó, công ty có thể dễ dàng áp dụng các thông lệ tốt nhất thông qua việc cài đặt một hệ thống ERP.  ERP thường được xem như phần mềm hỗ trợ hiệu quả nhất trong công tác quản lý và môi trường kinh doanh. Ví dụ như qui trình đặt hàng, ERP nhận đơn hàng từ khách hàng, sau đó sẽ tính được chi phí và thời gian sản xuất dựa vào định mức nguyên vật liệu và lượng nguyên liệu hàng hoá tồn trong kho của công ty, lịch trình sản xuất và năng lực sản xuất từ kế hoạch cung ứng. Từ đó cho ta biết được thời gian dự kiến và tiến độ giao hàng. Tất cả các nhân viên ở phòng ban khác nhau đều có thể xem tiến độ sản xuất cũng như tiến độ giao hàng cho khách hàng đến đâu điều này sẽ giải quyết kịp thời các rủi ro và tránh xảy ra sai sót. Phân hệ kế toán có thể biết được chi phí sản xuất cho một đơn hàng cụ thể một cách chính xác. Đó chính là một thể thống nhất ERP muốn thực hiện ở mỗi doanh nghiệp. Nếu như các phân hệ không thật sự liên kết với nhau thì khi giải quyết một đơn đặt hàng rất khó khăn và thông tin sẽ không kịp thời. Ví dụ như bộ phận kinh doanh sẽ không biết đơn hàng đã giao cho khách hàng đến đâu, kế hoạch cung ứng không biết được lượng hàng đã sản xuất đủ chưa …Đối với ERP mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn chính xác hơn và thống nhất hơn. Một số ví dụ về giải pháp ERP: Giải pháp của Oracle: Oracle E-Business Suite là bộ các ứng dụng nghiệp vụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả quan hệ khách hàng, quá trình cung cấp dịch vụ, lao động sản xuất, giao hàng - bán hàng, quản lý thu chi, v..v... toàn bộ được triển khai trên một hệ thống duy nhất được xây dựng trên một kiến trúc thông tin thống nhất.Oracle E-Business Suite kết hợp các chức năng hoàn thiện, có tính mở và hiệu quả nhất thế giới cho việc quản lý nguồn lực doanh nghiệp với một công nghệ nền mở và linh hoạt. Cho phép doanh nghiệp tăng năng suất, tăng khả năng hoạt động và khả năng thích ứng cần thiết để tăng tốc các chiến lược kinh doanh. Những đặc điểm chính của giải pháp Oracle: Đầy đủ các phân hệ nghiệp vụ: Oracle E-Business Suite có đầy đủ các phân hệ như Kế toán tài chính, Nhân sự tiền lương, Quản lý kho, Mua sắm, Bán hàng, Quản lý dự án, Quản lý sản xuất… Tích hợp hoàn toàn - Dữ liệu tập trung: Các phân hệ được xây dựng theo thiết kế tổng thể với mô hình dữ liệu thống nhất và trên một CSDL duy nhất. Dữ liệu được quản lý tập trung, đầy đủ, chia sẻ, thống nhất và xuyên suốt toàn bộ doanh nghiệp. Tự động hóa quy trình tác nghiệp: Vận hành theo quy trình nghiệp vụ, hoàn toàn tích hợp giữa các phân hệ, chia sẻ việc nhập liệu cho các cán bộ nghiệp vụ ngay khi nghiệp vụ ban đầu phát sinh, tăng cường kiểm soát luồng dữ liệu. Kiến trúc và công nghệ tiên tiến: Kiến trúc 3 lớp (máy trạm, ứng dụng và CSDL), môi trường và kiến trúc tính toán Internet. CSDL và nền công nghệ hàng đầu thế giới của Oracle, hầu như không giới hạn về khối lượng lưu trữ và xử lý dữ liệu. An toàn, bảo mật cao: An ninh và an toàn dữ liệu rất cao, phân quyền phù hợp với vai trò, vị trí và nhiệm vụ của mỗi cá nhân, đơn vị. Các phân hệ chính của Oracle E-Business Suite: Financials - Kế toán tài chính Procurement - Quản lý mua sắm Logistics - Cung ứng Order Fulfillment - Quản lý bán hàng Manufacturing - Quản lý sản xuất Human Resources - Quản trị nhân sự Projects - Quản lý dự án  Planning & Scheduling - Lập kế hoạch Intelligence - Báo cáo phân tích Maintenance Management - Quản lý bảo dưỡng Giải pháp của SAP SAP NETWEAVER SAP SCM - Quản lý mạng lưới cung ứng SAP SRM - Quản lý quan hệ nhà cung cấp  SAP PLM - Quản lý vòng đời sản phẩm SAP CRM - Quản lý quan hệ khách hàng SAP ERP SAP BusinessObjects - Hệ thống báo cáo thông minh SAP for Industries - Giải pháp đặc thù cho các ngành Chức năng: Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh. Việc tích hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ thống được trung tâm hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lí bởi toàn bộ doanh nghiệp. Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm: Lập kế hoạch, dự toán Bán hàng và quản lí khách hàng Sản xuất Kiểm soát chất lượng Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng Tài chính – Kế toán Quản lí nhân sự Nghiên cứu và phát triển Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp. Vai trò và lợi ích: Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy Công tác kế toán chính xác hơn Cải tiến quản lý hàng tồn kho Tăng hiệu quả sản xuất Quản lý nhân sự hiệu quả hơn Các qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng Phân tích: Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin chính xác. Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn khác nhau và có thể tìm thấy nhiều số liệu khác nhau (Tài chính kế toán có con số doanh thu riêng, kinh doanh có một con số khác và những đơn vị khác có thể có số liệu khác để tổng hợp thành doanh thu của cả công ty). Với hệ thống ERP, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ bởi vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống trong thời gian thực.Hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Công tác kế toán chính xác hơn Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng. Cải tiến quản lý hàng tồn kho Phân hệ quản lý kho hàng trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả kinh doanh. Tăng hiệu quả sản xuất Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty sản xuất nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong qui trình sản xuất. Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm. Quản lý nhân sự hiệu quả hơn Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương. Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận Hành chánh nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi. ERP có thể giúp bạn đảm đương việc đó. Các qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.Một chuyên gia về quản lý doanh nghiệp của tập đoàn PwC cho rằng nếu doanh nghiệp xuất hiện các tình huống xấu như thời gian đóng sổ cuối năm của doanh nghiệp vượt quá 30 ngày, hoặc khi doanh nghiệp không biết được các số liệu về hàng tồn, hoặc lượng vật tư dự trữ cho kế hoạch sản xuất, hoặc các lãnh đạo khi đi công tác mà vẫn phải liên lạc với công ty mỗi 15 phút để nhắc nhở… thì nên ứng dụng hệ thống ERP. Quá trình hội nhập nền kinh tế là quá trình tất yếu và không lâu nữa. Đứng trước thời điểm này, các doanh nghiệp đang nhanh chóng tìm cách nâng cao khả năng cạnh trạnh ngay khi thị trường thương mại mở cửa và các công ty nước ngoài tràn vào. Một điều đơn giản có thể nhận thấy là nếu các doanh nghiệp không có khả năng cạnh tranh với các công ty nước ngoài thì cũng sẽ mất đi khả năng cạnh tranh ngay với các đối thủ trong nước. Việc ứng dụng một hệ thống quản trị bằng phần mềm, theo kết quả thống kê từ những công ty đã triển khai ERP, có thể giảm thời gian tối đa cho một đơn hàng từ 15 ngày xuống khoảng thời gian tối thiểu là 2 ngày; cải tiến các dịch vụ đáp ứng khách hàng từ 50% lên trên 90% gia tăng năng lực kinh doanh, doanh số và lợi nhuận, giảm chi phí… Đó quả là những hứa hẹn hấp dẫn mà các doanh nghiệp mong muốn. Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn. Chẳng thà bạn lấy thông tin từ chung một hệ thống còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ thống khác nhau của từng phòng ban. Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm. Một số điểm lưu ý khi áp dụng ERP Tính dễ sử dụng Người sử dụng cần lưu ý đến tính dễ dàng trong việc học và sử dụng phần mềm ERP. Một số phần mềm đơn giản hơn cho người không chuyên về kỹ thuật học cách sử dụng vì giao diện với người sử dụng được thiết kế theo cách tự giải thích trong khi các phần mềm khác có thể khó hiểu hơn đối với người sử dụng. Yếu tố thân thiện với người sử dụng đặc biệt quan trọng ở Việt Nam. Các phần mềm trong nước đôi khi có lợi thế hơn về mặt này bởi chúng đơn giản và có giao diện với người sử dụng bằng tiếng Việt. Các phần mềm kế toán cũng thường được thiết kế phù hợp với Hệ thống kế toán Việt Nam. Tuy nhiên, người sử dụng cũng cần lưu ý rằng yếu tố thân thiện cũng có nghĩa là phần mềm đó có ít chức năng hơn. Cảnh báo Một số phần mềm ERP hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc cảnh báo người sử dụng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai, chẳng hạn như việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh. Một số phần mềm cũng đưa ra cảnh báo căn cứ vào một số nguyên tắc kinh doanh, chẳng hạn như báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn, hoặc cảnh báo khi một khách hàng nào đó đã vượt quá mức tín dụng cho phép. Chất lượng và tính sẵn có của hoạt động hỗ trợ Một trong những vấn đề cần cân nhắc nhất là khả năng sẵn có của các dịch vụ hỗ trợ với chất lượng cao cho các phần mềm ERP đã được lựa chọn. Một rủi ro rất lớn đối với các phần mềm ERP thiết kế theo đơn đặt hàng là chất lượng của các tài liệu rất thấp, và rủi ro rất lơn khi các nhân viên phát triển phần mềm ban đầu chuyển sang một công ty khác, hoặc họ không có thời gian hỗ trợ cho phần mềm đó. Việc này có thể dẫn đến nhiều trục trặc nghiêm trọng và làm cho người sử dụng nản lòng khi dùng các phần mềm này, đặc biệt là các phần mềm do nội bộ công ty viết. Đối với các phần mềm nước ngoài, người sử dụng cần nghiên cứu khả năng các nhà phân phối trong nước sẽ tiếp tục cung cấp các dịch vụ hỗ trợ co phần mềm này trong tương lai cũng như chất lượng của các đại lý về kỹ năng và sự hiểu biết của họ về các sản phẩm mà họ cung cấp. Tài liệu dành cho người sử dụng Chất lượng và sự đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ rất quan trọng cho người sử dụng để họ có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Hầu như các phần mềm thiết kế sẵn của nước ngoài đều có các tài liệu dành cho người sử dụng rất tòan diện.Những tài liệu này bao gồm: Tài liệu mô tả về các chức năng thiết kế: mô tả các chức năng mà phần mềm đó có thể cung cấp Tài liệu hướng dẫn cách cài đặt phần mềm: hướng dẫn chi tiết việc cài đặt phần mềm và định cấu hình, bao gồm cả thong tin về cấu hình của phần cứng Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng quát về cách sử dụng phần mềm, cũng như những thông tin về việc khắc phục các sai sót Sách tra cứu: Liệt kê các thông báo lỗi và nguyên nhân gây ra lỗi và hướng dẫn cách khắc phục các lỗi đó Tài liệu dành cho người quản lý hệ thống: cung cấp những thông tin về cách thức giải quyết sự cố. Bản địa hóa Một số phần mềm ERP nước ngoài chỉ có bản tiếng Anh và đây có thể là một vấn đề khó khăn cho một số công ty. Một thuận lợi của phần mềm ERP sản xuất trong nước là hoàn toàn được thiết kế phù hợp với hệ thống kế toán và các qui phạm pháp luật của Việt Nam, và có thể sử dụng tiếng Việt. Các phần mềm này có thể được cập nhật thường xuyên khi các qui định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi. Điều này sẽ làm việc sử dụng và việc thiết lập cấu hình cho người sử dụng hệ thống ERP trở nên dễ dàng hơn. Chức năng đa ngôn ngữ Các phần mềm trong nước cũng cần phải hoạt động được với các thứ tiếng khác bên cạnh tiếng Việt như Anh, Nhật, và Hoa. Chế độ đa nhiệm: Người sử dụng sẽ cảm thấy dễ dàng hơn nếu phần mềm có thể hỗ trợ việc sử dụng nhiều cửa sổ ứng dụng cùng một lúc. Chẳng hạn như một số phần mềm cho phép người sử dụng có thể mở và làm việc trên cửa số/ màn hình công nợ phải trả trong khi chưa hoàn tất việc nhập dữ liệu trên cửa sổ công nợ phải thu. CÁC GIAI ĐOẠN TRIỂN KHAI ERP: Bước 1: Phân tích và lập kế hoạch:Mục tiêu: Đưa ra và thống nhất với khách hàng tài liệu yêu cầu của DN. Một tình hình phổ biến ở nước ta là các DN (thành công) đều phát triển nhanh và rất năng động, mô hình hoạt động, sản phẩm và cơ cấu tổ chức của DN biến đổi từng ngày. Khi đưa ra và thống nhất về yêu cầu của DN nói chung DN đều cố gắng tiên liệu những phát triển của họ trong thời gian một vài năm tới, nhưng thực tế cho thấy nhiều khi những tiên liệu này cũng thay đổi liên tục. Trong những dự án tương đối dài (trên sáu tháng) một vấn đề xẩy ra là khi dự án đến những giai đoạn cuối DN lại yêu cầu thay đổi lớn về chức năng hệ thống dẫn đến kết quả là phải làm lại, dự án không kết thúc được. Các công đoạn gồm: - Thiết lập đội dự án và phòng dự án. - Thiết lập các thủ tục quản trị dự án. - Đặt ra và thống nhất các mục tiêu của dự án. - Đặt ra và thống nhất kế hoạch dự án. - Cài đặt hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ và các máy trạm. - Thiết kế các mẫu thử cho các nghiệp vụ chính. Bước 2: Thiết kế Các công đoạn gồm: - Đưa ra các quy trình nghiệp vụ. - Thiết kế các đầu vào, ra của dữ liệu và các giao diện. - Thiết lập và thử cấu hình hệ thống. - Huấn luyện người dùng. Bước 3. Chuyển đối dữ liệu Các công đoạn gồm: - Định nghĩa yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu. - Đưa ra phương pháp và thủ tục chuyển đối. - Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. - Kiểm tra xác nhận dữ liệu trên hệ thống. Bước 4. Chạy thử Các công đoạn gồm: - Chạy thử để kiểm tra - Điều chỉnh lần cuối Bước 5. Bàn giao Công đoạn gồm: - Chạy chính thức. - Kiểm toán hệ thống và đánh giá chất lượng. - Chuyển sang cho bộ phận hỗ trợ Ví dụ minh họa với một hệ thống cụ thể trên công ty TNHH Đông Đô: Công ty TNHH ĐÔNG ĐÔ là một Doanh nghiệp vừa gồm có 3 trung tâm. Mỗi trung tâm đảm nhiệm một chức vụ khác nhau. Công việc quản lý nhân sự do phòng Tài chính lao động tiền lương đảm nhiệm. Công việc quản lý nhân sự của công ty hiện nay vẫn chưa có phần mền quản lý hỗ trợ mà vẫn thực hiện bằng tay với các sổ sách giấy tờ kèm theo. Công việc quản lý nhân sự của một hành chính sự nghiệp mà cụ thể tại công ty TNHH ĐÔNG ĐÔ phải quản lý những vấn đề sau: - Quản lý về công tác tuyển dụng - Quản lý về hồ sơ nhân viên - Quản lý về khen thưởng, kỷ luật - Quản lý về đào tạo - Quản lý về quá trình công tác - Quản lý lương - Quản lý về chế độ BHXH - Quản lý về giải quyết chính sách cho người lao động - Quản lý về nghỉ việc, nghỉ hưu, nghỉ phép. Bài toán mô tả nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty TNHH ĐÔNG ĐÔ như sau: Khi có nhu cầu bổ sung nhân lực, các phòng ban, trung tâm, bộ phận kỹ thuật, cửa hàng lên danh sách những vị trí thiếu gửi lên phòng tổ chức lao động cho Ban lãnh đạo duyệt. Nếu được duyệt, Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định tuyển dụng và phòng tổ chức lao động sẽ đưa ra thông báo tuyển dụng tới người lao động. Sau khi đọc thông báo, người lao động sẽ nộp hồ sơ lao động vào công ty để xin thi tuyển. Hồ sơ thi tuyển phải đầy đủ các thông tin về bản thân, trình độ chuyên môn, trình độ học vấn …. Sau khi tiếp nhận hồ sơ lao động, bộ phòng tổ chức lao động cùng với nhân viên phòng ban cần bổ sung lao động sẽ trực tiếp duyệt hồ sơ và phỏng vấn người lao động. Nếu đạt, công ty sẽ kí hợp đồng thử việc với người lao động. Thời gian thử việc tùy thuộc vào trình độ của người lao động như đối với thợ hoặc trung cấp thời gian thử việc là 1 tháng, còn trình độ Cao đẳng, Đại học là 3 tháng. Trong thời gian thử việc, người lao động sẽ được hưởng mức lương và chế độ ưu đãi của chế độ thử việc. Sau thời gian thử việc, nếu đạt công ty sẽ kí hợp đồng lao động với người lao động theo thời hạn là 3 năm. Và sau 3 năm hợp đồng sẽ được kí lại. Sau khi đã kí hợp đồng lao động với người lao động, công ty có trách nhiệm đóng BHXH cho người lao động để đảo bảo lợi ích chính đáng cho người lao động trong thời gian làm việc tại công ty. Tùy vào từng khả năng trình độ chuyên môn của người lao động và nhu cầu, vị trí của đơn vị có nhu cầu bổ sung lao động mà người lao động sẽ được phân công lao động vào từng vị trí khác nhau.Việc phân công lao động sẽ được ghi trong quyết định bổ nhiệm lao động. Trong quá trình làm việc tại công ty, người lao động sẽ chịu sự giám sát và quản lý trực tiếp của đơn vị đó. Và người lao động có thể làm đơn yêu cầu chuyển công tác sang đơn vị khác trong công ty. Đơn yêu cầu này sẽ được chuyển đến phòng tổ chức lao động để gửi lên Ban lãnh đạo duyệt Nếu được duyệt thì phòng tổ chức lao động sẽ ra quyết định chuyển công tác đến người lao động. Hoặc người lao động có thể chuyển công tác theo nhu cầu làm việc của công ty. Và tại một đơn vị mới người lao động sẽ được xếp vào vị trí, chức vụ và có các mức phụ cấp chức vụ có thể giống hoặc khác khi ở đơn vị cũ. Khi làm trong công ty, tùy vào từng chức vụ đảm nhiệm mà người lao động có thể đi công tác ở đơn vị bạn. Và phòng lao động tiền lương sẽ theo dõi quá trình công tác để thực hiện tính lương và các phụ cấp(nếu có) cho người lao động Trong khi làm việc, Hội đồng kỉ luật của công ty có trách nhiệm khen thưởng, kỉ luật những cá nhân, tập thể có thành tích tốt cũng như vi phạm lao động, vi phạm an toàn lao động. Những thành tích hay kỉ luật này sẽ được lưu trong quyết định khen thưởng hay quyết định kỉ luật của công ty.. Khi mới vào công ty, tùy từng trình độ mà người lao động sẽ có mức lương và bậc lương khởi đầu. Trong thời gian làm việc, nếu người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, không có vi phạm kỉ luật lao động, không có vi phạm an toàn lao động thì sau 3 năm sẽ nâng bậc lương một lần. Việc nâng bậc lưong tùy vào trình độ học vấn của người lao động. Nếu người lao động với trình độ là thợ hoặc trung cấp, thì phải thi nâng bậc. Còn người lao động với trình độ là Cao đẳng, Đại học thì không phải thi nâng bậc mà được xếp vào hệ chuyên viên. Bậc lương hiện thời sẽ được lưu vào quyết định nâng bậc lương. Hàng ngày, quá trình công tác của người lao động được theo dõi qua bảng chấm công và hàng tháng xét lương cho người lao động. Giải quyết chế độ nghỉ hưu: đối với người lao động có 20 năm công tác, 55 tuổi đối với nữ và 60 tuổi đối với nam. Những người lao động đủ tuổi nghỉ hưu được lưu trong quyết định nghỉ hưu và được theo dõi trong sổ theo dõi nghỉ hưu và được hưởng lương từ sở LĐTBXH. Giải quyết các trường hợp nghỉ chế độ: như ốm, nghỉ đẻ, đi học để nâng cao trình độ tay nghề … thì họ được xét lương và hưởng các mức phụ cấp để đảm bảo lợi ích cho họ và họ được công ty theo dõi trong Sổ theo dõi nghỉ chế độ. Phòng tổ chức hành chính lao động tiền lương hàng tháng sẽ phải báo cáo thống kê cho Ban lãnh đạo và sở LĐTBXH theo tháng, hoặc theo từng quý hoặc những khi đột xuất. 1. Phân tích các chức năng và tác nhân của quá trình quản lý 1.1 Các chức năng của hệ thống như sau: Tuyển lao động gồm có các chức năng con sau: Thông báo tuyển dụng Tiếp nhận hồ sơ Phỏng vấn và duyệt hồ sơ Ký hợp đồng thử việc Ký hợp đồng lao động Theo dõi quá trình công tác gồm có các chức năng con như sau: Phân công lao động Theo dõi quá trình công tác Đi công tác Chuyển công tác Theo dõi quá trình chấm công Theo dõi khen thưởng kỷ luật Quyết định nghỉ hưu Theo dõi quá trình diễn biến lương gồm các chức năng con như sau: Quá trình lương Quá trình tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) Giải quyết chính sách gồm các chức năng con như sau: Giải quyết chế độ nghỉ hưu Giải quyết nghỉ chế độ Báo cáo gồm các chức năng con như sau: Báo cáo lao động Báo cáo quá trình công tác Báo cáo quá trình lương Báo cáo thành tích Báo cáo giải quyết chính sách các tác nhân của quá trình quản lý như sau: Người lao động Ban lãnh đạo Sở lao động thương binh xã hội (LĐTBXH) Đơn vị »Ta vẽ sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống như sau:1.2 Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống: HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ Tuyển lao động Theo dõi quá trình công tác Theo dõi quá trình DB lương Giải quyết chính sách Báo cáo Thông báo tuyển dụng Tiếp nhận hồ sơ Phỏng vấn, duyệt HS Ký HĐ thử việc Ký HĐ lao động Phân công lao động Theo dõi quá trình công tác Đi công tác Chuyển công tác Theo dõi quá trình chấm công Theo dõi KTKL Quyết định nghỉ hưu Quyết định thôi việc Quá trình lương Quá trình tham gia BHXH Giải quyết chế độ nghỉ hưu Giải quyết nghỉ chế độ Báo cáo lao động Báo cáo quá trình công tác Báo cáo quá trình lương Báo cáo thành tích Báo cáo giải quyết chính sách Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống: Người lao động HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ban lãnh đạo Sở lao động TBXH Đơn vị Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống: Ta vẽ được biểu đồ sau: (trang bên) Tuyển dụng LĐ Theo dõi quá trình công tác Báo cáo Theo dõi quá trình DB lương Giải quyết chính sách Người LĐ Đơn vị Ban lãnh đạo Sở LĐTBXH Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của hệ thống Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng tuyển lao động của hệ thống: TB tuyển LĐ Tiếp nhận HS Ký HĐ lao động Phỏng vấn và duyệt HS Ký HĐ thử việc Ban lãnh đạo Người lao động  Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng theo dõi quá trình công tác của hệ thống QĐ nghỉ hưu Theo dõi quá trình công tác Phân công công việc LĐ Theo dõi KTKL Theo dõi quá trình chấm công Quyết đinh thôi việc Người lao động Ban lãnh đạo Đơn vị Người lao động  Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng theo dõi quá trình diễn biến lương của hệ thống Quá trình lương Quá trình tham gia BHXH Ban lãnh đạo Sở LĐTBXH  Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng giải quyết chính sách của hệ thống Giải quyết chế độ nghỉ hưu Giải quyết nghỉ chế độ Người lao động Ban lãnh đạo Sở LĐBHXH  Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng báo cáo của hệ thống BC tình hình LĐ BC thành tích BC tinh hinh công tác BC giải quyết chính sách BC tinh hinh lương Sở LĐTBXH Ban lãnh đạo