Xác định/nhận diện tài liệu cơ sở dữ liệu

Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 47 6.2. Xác định/nhận diện tài liệu cơ sở dữ liệu Xác định các tài liệu cơ sở dữ liệu. Xét từ khía cạnh lưu trữ thì một trong những vấn đề chủ yếu là làm thế nào để xác định (nhận diện) được tài liệu trong môi trường cơ sở dữ liệu. Những phần thông tin được ghi lại đó đã tạo nên tài liệu là gì? Hiện nay, dường như có nhiều quan điểm khác nhau về việc bản thân các cơ sở dữ liệu có phải là tài liệu hay chúng có chứa tài liệu hay không. Một mặt, bạn sẽ thấy rằng quan điểm cho rằng các cơ sở dữ liệu chỉ chứa đựng những dữ liệu hay thông tin và chúng không phải là một bộ phận của các hoạt động tác nghiệp và do đó chúng không có đủ điều kiện để được coi là tài liệu. Mặt khác, hiện tại cũng có quan điểm cho rằng các cơ sở dữ liệu nói chung là kết quả của các hoạt động và như vậy, chúng cũng có đủ tư cách được coi như là tài liệu với điều kiện là các yêu cầu về bằng chứng được thoả mãn. Một ví dụ minh hoạ là các quyết định như vậy hay những quan điểm tương tự về tài liệu đã được đưa vào trong các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ của nhiều quốc gia. Các cơ sở dữ liệu có thể được công nhận là tài liệu hay có chứa đựng tài liệu với điều kiện là những yêu cầu dặt ra trong khái niệm về một tài liệu phải được thoả mãn. Những yêu cầu đó được thoả mãn khi mà cơ sở dữ liệu cung cấp bằng chứng về các hoạt động, còn bằng chứng đó về phần mình, lại phụ thuộc vào việc ghi lại những metadata cần thiết và các thông tin bối cảnh khác nhằm bảo quản và truy nhập nội dung, cấu trúc và bối cảnh của tài liệu. Cái tạo nên một tài liệu đơn lẻ phụ thuộc vào các hoạt động công việc được phản ánh trong cơ sở dữ liệu. Nhưng một cơ sở dữ liệu như là một khối trọn vẹn cần được xem xét, trong đa số các trường hợp, như là một tài liệu phức hợp, và người ta khuyến nghị rằng cơ sở dữ liệu đó cần được đánh giá một cách toàn diện - tức là, toàn bộ hệ thống cơ sở dữ liệu đó (xem ở dưới). Các tác nghiệp liên quan tới các cơ sở dữ liệu cũng có thể tạo ra những tài liệu độc lập. Điều này liên quan tới cả các tác nghiệp cập nhật và việc tra tìm thông tin từ cơ sở dữ liệu. Một tác nghiệp cập nhật có thể được ghi lại thông qua chức năng nhập dữ liệu tự động vào hệ thống và như vậy tạo ra một tài liệu. Tài liệu đó, về phần mình, cung cấp bằng chứng về hoạt động tác nghiệp nói trên. Nội dung của một tài liệu như vậy thường bao gồm: Thông tin đã được xoá và thông tin thay thế chúng, ngày tháng và giờ của tác nghiệp, chữ viết tắt họ tên của người có trách nhiệm v.v... Loại tài liệu này có thể được lưu trữ như là một bộ phận cần thiết của một hệ thống cơ sở dữ liệu hoặc nó có thể được lưu trữ riêng, chẳng hạn, như là một “tệp lịch sử”. Nhiều tác nghiệp có thể và thường là sẽ dựa trên sự truy nhập thông tin từ một cơ sở dữ liệu, đặc biệt là các cơ sở dữ liệu được thiết kế để phục vụ cho các Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 48 mục đích hành chính. Các tác nghiệp đó có thể thực hiện một cách thủ công, do một người sử dụng hoặc một cách tự động, thông qua các hoạt động thông thường của hệ thống. Chẳng hạn, một nhân viên có thể thu thập thông tin từ một hay nhiều nguồn ở một hay nhiều cơ sở dữ liệu hoặc các nguồn thông tin điện tử khác và đưa ra trên màn hình của mình. Những thông tin trên màn hình đó không phải là một tài liệu, nhưng người đó có thể quyết định gửi chúng qua E- mail hay ghi lại chúng trên một phương tiện nào khác (điện tử, giấy v.v...) và như vậy tạo ra một tài liệu về hoạt động tác nghiệp. Hoặc như thông tin thu thập được trên màn hình có thể được đưa vào một tài liệu khác chẳng hạn như một bức thư, một bản ghi nhớ v.v... và được chuyển đi bằng E-mail hoặc in ra giấy. Một số hệ thống cơ sở dữ liệu sẽ tự động tạo ra các công văn trao đổi tiêu chuẩn hay các tài liệu khác, chẳng hạn như để gửi thông tin cho một nhóm người cụ thể hay để nhắc nhở các khách hàng về những giới hạn thời gian nhất định v.v... Những loại tác nghiệp như vậy đều áp dụng cấu trúc trình bày của cơ sở dữ liệu - cấu trúc trình bày đầu vào để cập nhật, cấu trúc trình bày đầu ra để truy nhập tra cứu thông tin. Chính các cấu trúc trình bày đó cần được xem như là tài liệu, tương tự như là bản sao chủ của một biểu mẫu trên giấy. Các nguyên tắc được áp dụng đối với việc định thời hạn bảo quản các tài liệu biểu mẫu cũng cần được áp dụng để xác định thời hạn bảo quản của tài liệu của các cấu trúc trình bày.