Xây dựng chương trình quản lý bán hàng cho công ty cung cấp thiết bị vi tính Miền Trung

PhÇn I Giíi thiÖu ®Ò tµi Tæng quan vÒ C«ng Ty Giíi thiÖu C«ng ty cung cÊp thiÕt bÞ vi tÝnh MiÒn Trung ®­îc x©y dùng cã nhiÒu nhµ cung cÊp hç trî vµ ®Çu t­ v× ®©y lµ mét c«ng ty cã nhiÒu ­u thÕ thuËn lîi c«ng ty nµy n»m ë trung t©m thµnh phè. §Ó cho tõng ngµy c«ng ty ®­îc ph¸t triÓn, c«ng ty ®· chuÈn bÞ cho m×nh ®éi ngò nh©n viªn vµ còng ®· chuÈn bÞ vÒ tµi chÝnh kh¸ chu ®¸o vµ ®Çy ®ñ, t­¬ng lai c«ng ty sÏ ph¸t triÓn v­ît tréi bëi v× c«ng ty ®· ¸p dông thùc tÕ vµ hiÓu ®­îc ph­¬ng thøc còng nh­ qui t¾c b¸n hµng. C«ng ty lu«n lu«n quan t©m ®Õn thÞ truêng tiªu thô v× ®©y lµ ®iÒu quan träng nhÊt cña c¸c nhµ cung cÊp. ChÝnh v× vËy mµ c«ng ty ®· ¸p dông c«ng nghÖ th«ng tin ®Ó hç trî trong viÖc qu·ng c¸o. C«ng ty cã nguån cung cÊp dåi dµo nh÷ng mÆt hµng cña nh÷ng h·ng cã chÊt l­îng tèt còng nh­ mÉu m· ®Ñp, cã gi¸ thµnh h¹. C«ng ty lu«n chän cho m×nh nh÷ng mÆt hµng tèt vµ cã gi¸ thµnh h¹ ®©y còng lµ mét ®iÒu quan träng ®Ó cho c«ng ty tån t¹i vµ ngµy ®­îc ph¸t triÓn. Chø c©u nãi “TiÒn nµo cña nÊy” ®èi víi c«ng ty kh«ng cßn ý nghÜa. Qua ®ã ta thÊy c«ng ty cã nhiÒu gi¶i ph¸p thÝch hîp vµ ®· ¸p dông cã hiÖu qu¶. S¬ ®å qu¶n lý ho¹t ®éng cña bé phËn kÕ to¸n Qua thùc tÕ, ta cã thÓ m« h×nh ho¸ b»ng s¬ ®å qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña bé phËn kÕ to¸n t¹i c«ng ty nh­ sau: H×nh 1 Tr­ëng phßng kÕ to¸n Giao dÞch KÕ to¸n Thñ kho Thñ quü Trong s¬ ®å trªn, ta hiÓu ®­îc trong mäi ho¹t ®éng chung bé phËn kÕ to¸n lµ do sù chØ ®¹o cña tr­ëng phßng kÕ to¸n. Tr­ëng phßng kÕ to¸n chØ ®¹o trùc tiÕp kÕ ho¹ch c«ng viÖc ®Õn tõng bé phËn chøc n¨ng riªng biÖt. Phã phßng kÕ to¸n lµ ng­êi ký thay tr­ëng phßng trong tr­êng hîp cã sù uû nhiÖm vµ còng cã thÓ chØ ®¹o ®Õn bé phËn kÕ to¸n tæng hîp, lµ ng­êi gióp ®ì cho kÕ to¸n tr­ëng trong c«ng viÖc ®iÒu hµnh cña bé phËn kÕ to¸n. C¸c bé phËn trùc thuéc trong phßng kÕ to¸n ph¶i cã nhiÖm vô tu©n theo sù chØ ®¹o còng nh­ b¸o c¸o c¸c kÕt qu¶ ho¹t ®éng trong th¸ng ®Õn tr­ëng phßng kÕ to¸n. Thñ quü liªn hÖ víi kÕ to¸n thanh to¸n. KÕ to¸n vËt t­ vµ kÕ to¸n tæng hîp liªn hÖ víi kÕ to¸n thanh to¸n. C¸c mèi liªn hÖ nµy ®­îc thÓ hiÖn b»ng viÖc tæng kÕt b¸o c¸o kÕt qu¶ c¸c sè liÖu tÝnh to¸n hµng th¸ng. KÕ to¸n thanh to¸n thèng kª tÝnh to¸n tÊt c¶ sau ®ã b¸o c¸o lªn kÕ to¸n tæng hîp ®Ó quyÕt to¸n b¸o c¸o chung hµng th¸ng. Vµ ho¹t ®éng nµy diÔn ra liªn tôc hµng th¸ng, cßn viÖc nhËp, tÝnh to¸n sè liÖu hµng ngµy lµ c«ng viÖc th­êng xuyªn cña bé phËn kÕ to¸n nãi chung. Lý do chän ®Ò tµi Ho¹t ®éng kÕ to¸n cho mét c«ng ty hay cöa hµng nãi chung lµ mét chuçi c«ng viÖc rÊt vÊt v¶ vµ tèn nhiÒu c«ng søc nÕu kh«ng nãi lµ ph¶i cã sù cÇn mÉn, ch¨m chØ vµ s¸ng suèt. Sù sai sãt sÏ khã tr¸nh khái nÕu c«ng viÖc chØ dµnh riªng cho mét ng­êi. ViÖc ®èi chiÕu sæ s¸ch, tÝnh to¸n thanh to¸n b»ng tay th­êng xuyªn diÔn ra h»ng ngµy, ®iÒu nµy rÊt nhµm ch¸n ®èi víi con ng­êi. ViÖc tin häc ho¸ trong bµi to¸n qu¶n lý bµn hµng nãi chung sÏ gióp mäi ng­êi lµm viÖc trong bé phËn kÕ to¸n c«ng ty bít ®i phÇn nµo sù nhµm ch¸n ®ã vµ ®Æc biÖt lµ tÝnh chÝnh x¸c cao. Tin häc ho¸ trong bµi to¸n qu¶n lý nµo ®ã cßn gióp cho viÖc truy vÊn th«ng tin kÕ to¸n ®­îc nhanh chãng theo yªu cÇu ng­êi dïng ®­a ra... tÊt c¶ ®­îc tin häc ho¸. V× mçi c«ng ty ®Òu cã ®Æt tr­ng vµ nhu cÇu qu¶n lý theo c¸ch thøc phï hîp víi m×nh. Riªng t¹i C«ng ty bµi to¸n qu¶n lý b¸n hµng chung theo m« h×nh trªn lµ lín v× ngoµi viÖc qu¶n lý giao tiÕp, tiÕp thÞ cßn ph¶i tÝnh to¸n c¸c thèng kª theo yªu cÇu c«ng ty ®­a ra nh­: tÝnh tån kho trong ngµy hay th¸ng, tÝnh tæng thu hay chi trong ngµy, ...vµ c¶ c¸c vÊn ®Ò kh¸c. Qu¶ thùc, ®©y chÝnh c¬ héi thùc tiÔn mµ em ®· cã dÞp tiÕp xóc thùc tÕ t¹i c«ng ty trong thêi gian lµm ®å ¸n tèt nghiÖp. Do ®ã, em ®· chän cho m×nh viÖc tin häc ho¸ bµi to¸n "Qu¶n lý b¸n hµng" t¹i C«ng ty. §©y lµ ®Ò tµi rÊt phï hîp víi thùc tiÔn, võa ®ñ ®Ó lµm mét ®Ò tµi tèt nghiÖp. ý nghÜa cña viÖc qu¶n lý b¸n hµng Qu¶n lý b¸n hµng lµ c¶ mét qu¸ tr×nh tæ chøc l­u tr÷ hîp nhÊt xö lý, tÝnh to¸n tÊt c¶ c¸c th«ng tin cÇn thiÕt cña tõng mÆt hµng nh»m phôc vô cho viÖc truy t×m, s¾p xÕp hay thèng kª c¸c kÕt qu¶ mét c¸ch nhanh chãng nhÊt theo tõng yªu cÇu cô thÓ. C¸c ho¹t ®éng nhËp xuÊt hay tÝnh to¸n lËp c¸c b¸o biÓu thñ c«ng b»ng tay ghi chÐp lªn giÊy sÏ kh«ng cßn hîp lý trong thêi ®¹i ngµy nay v× nã kh«ng tho¶ m·n yªu cÇu ®ßi hái cña con ng­êi nh­ ®é chÝnh x¸c vµ kh¶ n¨ng ®¸p øng th«ng tin nhanh chãng n÷a. V× vËy, øng dông tin häc vµo viÖc qu¶n lý b¸n hµng lµ rÊt quan träng vµ cÇn thiÕt. H¬n thÕ n÷a, viÖc tin häc ho¸ trong c¸c bµi to¸n qu¶n lý b¸n hµng sÏ ®em l¹i mét ®iÒu bÊt ngê nÕu bµi to¸n qu¶n lý ®­îc øng dông trªn m¹ng côc bé hay diÖn réng, ®ã lµ t¹i mét vÞ trÝ kh¸c cã thÓ t×m th«ng tin hay cËp nhËt th«ng tin vÒ vËt t­ t¹i mét vÞ trÝ kh¸c. §iÒu nµy tr­íc ®©y khã cã thÓ lµm ®­îc nÕu kh«ng cã sù ph¸t triÓn v­ît bËc cña kü thuËt m¹ng viÔn th«ng. PhÇn II C¸c ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin Ph­¬ng ph¸p MERISE Lµ ph­¬ng ph¸p cã nguån gèc tõ Ph¸p, ra ®êi vµo cuèi thËp niªn 70 nh»m kh¾c phôc c¸c ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng thÕ hÖ thø nhÊt. §Æc tr­ng cña ph­¬ng ph¸p ngµy: Nh×n toµn côc, t¸ch rêi d÷ liÖu, xö lý vµ tiÕp cËn theo møc c¸c m« h×nh ®­îc x©y dùng trong qu¸ tr×nh ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ nh­ sau: Møc D÷ LiÖu Xö Lý ý nghÜa M« h×nh ý niÖm d÷ liÖu M« h×nh ý niÖm xö lý Tæ chøc M« h×nh logic d÷ liÖu M« h×nh tæ chøc xö lý Kü thuËt M« h×nh vËt lý d÷ liÖu M« h×nh t¸c vô xö lý C¸c b­íc ph©n tÝch theo ph­¬ng ph¸p nµy: Ph©n tÝch hiÖn tr¹ng T×m hiÓu ho¹t ®éng bªn trong mét tæ chøc, lµm cho ph©n tÝch viªn hiÓu biÕt ®óng hÖ thèng th«ng tin hiÖn h÷u, ngoµi ra cßn chuÈn bÞ néi dung cña mét hîp ®ång gi÷a ng­êi lµm Tin häc vµ ng­êi sö dông, ph©n tÝch hiÖn tr¹ng lµ c«ng viÖc quan träng ®­îc thùc hiÖn qua nh÷ng b­íc sau: T×m hiÓu: cã thÓ b»ng pháng vÊn trùc tiÕp hay t×m hiÓu th«ng qua tµi liÖu, th«ng tin thu nhËp. Khi tiÕn hµnh pháng vÊn th× nªn thùc hiÖn ë hai n¬i: Pháng vÊn Ban gi¸m ®èc: nh»m n¾m ®­îc tæng thÓ cña hÖ thèng cña tõng lÜnh vùc vµ tõng bé phËn mµ tõ ®ã x¸c ®Þnh ®­îc ph¹m vi ph©n tÝch kh¶ thi. Pháng vÊn vÞ trÝ lµm viÖc: nh»m thu nhËp tÊt c¶ c¸c t¸c vô vµ c¸c th«ng tin cÇn xö lý ë tÊt c¶ c¸c vÞ trÝ lµm viÖc thuéc ph¹m vi yªu cÇu cña hÖ thèng. Tæng hîp : th«ng qua qu¸ tr×nh t×m hiÓu mµ ph©n tÝch viªn thu nhËn ®­îc c¸c qui t¾c, c¸c c«ng viÖc vµ d÷ liÖu cña hÖ thèng, tõ ®ã ph©n tÝch viªn tiÕn hµnh l¾p r¸p c¸c thµnh phÇn nµy nh»m thÓ hiÖn ho¹t ®éng cña hÖ thèng. Hîp t¸c ho¸: lµ qu¸ tr×nh nhËn thøc hÖ th«ng tin hiÖn h÷u bëi ph©n tÝch viªn ®· ®­îc x¸c nhËn bëi c¸c c¸c nh©n tham gia pháng vÊn, nh÷ng ng­êi qu¶n lý. Tõ ®ã, ph©n tÝch viªn x¸c ®Þnh x¸c môc ti­ªu ®· ®Ò ra vµ ®«i khi x¸c ®Þnh l¹i c¸c môc tiªu nµy. Tõ c¸c th«ng tin nhËn ®­îc trong qu¸ tr×nh ph©n tÝch hiÖn tr¹ng (th«ng tin nµy lµ qui t¾c, c¸c c«ng viÖc vµ d÷ liÖu) ta tiÕn hµnh t¹o tõ ®iÓn d÷ liÖu cña hÖ thèng vµ x©y dùng s¬ ®å dßng d÷ liÖu DFD (Data Flow Diagram) ®Ó biÓu diÔn c¸c thµnh phÇn hÖ thèng vµ dù liÖu di chuyÓn gi÷a c¸c thµnh phÇn ®ã. Ph©n tÝch ý niÖn ý liÖu (YNDL) ViÖc ph©n tÝch YNDL tiÕn hµnh thiÕt lËp c¸c thùc thÓ vµ kÕt hîp gi÷ c¸c thùc thÓ trong hÖ thèng. Thùc thÓ (E-Entity): lµ nhãm c¸c d÷ liÖu cã quan hÖ chÆt chÏ víi nhau, cã ý nghÜa trong hÖ th«ng tin ®ang xÐt, æn ®Þnh trong mét tr¹ng th¸i nµo ®ã. Trong ph­¬ng ph¸p MERISE thùc thÓ ký hiÖu tªn b»ng ch÷ hoa, c¸c thuéc tÝnh b»ng ch÷ th­êng, riªng thuéc tÝnh kho¸ cã g¹ch ch©n. VÝ dô: Thùc thÓ SINHVI£N SINHVIEN M·SV TªnSV §iachØSV Líp Phô thuéc hµm (FD-Functional Dependency): viÕt t¾t PTH, do Codd ®Ò xuÊt ®Ó ph©n tÝch ®Æc tr­ng cña c¸c quan hÖ mµ kh«ng lµm mÊt m¸t th«ng tin. Ta cã thÓ ®Þnh nghÜa mét c¸ch ®¬n gi¶n: trong s¬ ®å R, ng­êi ta nãi r»ng Y lµ PTH vµ X, hay X lµ PTH víi Y nguån vµ d÷ liÖu kia lµ ®Ých. VÝ dô: cho quan hÖ VËtt­ (m·vt, tªnvt, §VT, ®¬n gi¸) ta cã thÓ x©y dùng c¸c PTH nh­ sau: M·vt Õ tªnvt M·vt Õ §VT M·vt Õ §¬ngi¸ KÕt hîp (Association): lµ mèi liªn hÖ hay phô thuéc gi÷a c¸c thùc thÓ víi nhau trong ®ã mçi thù thÓ ®ãng mét vai trß x¸c ®Þnh. KÕt hîp ph¶n ¸nh mét t×nh huèng thùc trong hÖ thèng th«ng tin ®ang xÐt. Cã hai lo¹i kÕt hîp chñ yÕu sau: KÕt hîp cã ph©n cÊp (FIC-Functional Integrity Constraint): lµ mét kÕt hîp cã ph©n c¸ch gi÷a c¸c thùc thÓ hay gi÷a thùc thÓ víi chÝnh nã thÓ hiÖn tÝnh chÊt cña mét thùc thÓ hoµn toµn x¸c ®Þnh khi biÕt thùc thÓ kia, ph¶n ¸nh sù phô thuéc vÒ t¸c nghiÖp gi÷a c¸c kho¸ cña nh÷ng kiÓu thùc thÓ t­¬ng øng. KÕt hîp kh«ng ph©n cÊp (MIC-Multitiple Integrity Constraint): lµ kÕt hîp cã mang dù liÖu hay kh«ng nang d÷ liÖu. Trong kÕt hîp gi÷a c¸c thùc thÓ cã mang d÷ liÖu, d÷ liÖu nµy t¹o thµnh mét thùc thÓ míi trong m« h×nh chuÈn ho¸. SINHVIEN M·SV TªnSV §iachØSV Líp MON HäC M·MH TªnMH häc 1-n 1-n X©y dùng MHYNDL b»ng ph­¬ng ph¸p tiÕn (Ph­¬ng ph¸p gi¸n tiÕp) XuÊt ph¸t tõ ph©n tÝch hiÖn tr¹ng ta x©y dùng tõ ®iÓn d÷ liÖu vµ tiÕn hµnh x©y dùng ma trËn phô thuéc hµm trong tõ ®iÓn d÷ liÖu. Ma trËn phô thuéc hµm cã thÓ ë d¹ng ®Çy ®ñ hay thu gän. Tõ ma trËn phô thuéc hµm ta TiÕn hµnh biÓu diÔn c¸c phô thuéc hµm ë d¹ng ®å thÞ (®å thÞ phô thuéc hµm), ®å thÞ biÓu diÔn c¸c phô thuéc hµm kh«ng cã tÝnh b¾t cÇu. Tõ ®å thÞ phô thuéc hµm ta tiÕn hµnh x©y dùng MHYNDL. Mét sè tr­êng hîp cã thÓ x©y dùng MHYNDL tõ ma trËn phô thuéc hµm. ViÖc x©y dùng MHYNDL cÇn tu©n thñ c¸ qui t¾c sau: Mçi thùc thÓ ph¶i cã Ýt nhÊt mét kho¸ Mäi thuéc tÝnh kh«ng ph¶i lµ kho¸ th× ®Òu lµ ®Ých cña phô thuéc hµm mµ nguån lµ kho¸ cña thùc thÓ. Mäi gi¸ trÞ d÷ liÖu cña mét kÕt hîp phô thuéc vµo d÷ liÖu cña kho¸ trong c¸c thùc thÓ cña kÕt hîp ®ã (kÕt hîp kh«ng ph©n cÊp MIC) Mçi thuéc tÝnh chØ x¸c ®Þnh mét lÇn trong m« h×nh vµ ®Æc tr­ng cho thùc thÓ hay kÕt hîp ®ã. C¸c thuéc tÝnh lµ kÕt qu¶ cña mét phÐp tÝnh nµo ®ã th× kh«ng ®­îc nªu ra. Tõ m« h×nh YNDL, ta tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh phï hîp cña m« h×nh vµ kiÓm tra tÝnh t­¬ng thÝch víi m« h×nh ngo¹i. X©y dùng m« h×nh YN b»ng ph­¬ng ph¸p lui (ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp): Ph­¬ng ph¸p nµy bá qua chi tiÕt vÒ d÷ liÖu mµ x©y dùng m« h×nh YNDL tõ c¸c biÓu mÉu thu ®­îc trong qu¸ tr×nh ph©n tÝch hiÖn tr¹ng gÇn víi m« h×nh, c¸c biÓu mÉu nµy cã cÊu tróc kiÓu d¹ng nh­ sau: C¸c cÊu tróc kiÓu c¬ së: kiÓu phiÕu, kiÓu cha-con, kiÓu b¶ng. C¸c cÊu tróc kiÓu ®Æc biÖt ®­îc tæ hîp tõ c¸c cÊu tróc kiÓu sau: ho¹ch ®Þnh, cã kh«ng, ph¶n x¹, b×nh ®¼ng, thõa kÕ vµ kÕt tô. XuÊt ph¸t tõ c¸c cÊu tróc d÷ liÖu thu nhËp ®­îc, chuyÓn c¸c phiÕu thµnh c¸c thùc thÓ, x©y dùng kÕt hîp cã thÓ, tæng hîp c¸c kÕt hîp nµy ta x©y dùng m« h×nh YNDL hoµn chØnh. C«ng viÖc nµy thÓ hiÖn c¸c b­íc sau: T¹o c¸c thùc thÓ, kÕt hîp: yªu cÇu tu©n thñ c¸c qui t¾c, kh«ng cã thuéc tÝnh lÆp l¹i, kh«ng cã nghÜa, mçi mét thùc thÓ ®Òu cã mét thuéc tÝnh nhËn d¹ng, sù phô thuéc ®Çy ®ñ cña c¸c thùc thÓ trong c¸c kÕt hîp, tu©n theo c¸c qui t¾c qu¶n lý. ChuÈn ho¸ thùc thÓ ¸p dông c¸c qui t¾c sau: C¸c thuéc tÝnh ph¶i s¬ cÊp ®Æc tr­ng cho c¸c thùc thÓ vµ c¸c kÕt hîp. C¸c thuéc tÝnh cã thÓ phô thuéc hoµn toµn vµo thuéc tÝnh kho¸. C¸c phô thuéc vµo thuéc tÝnh kho¸ kh«ng cã tÝnh b¾c cÇu. Thùc thÓ theo d¹ng chuÈn Boyce-Cold: Gi¶m sè chiÒu cña kÕt hîp: m« h×nh YNDL cã sè chiÒu lín h¬n hoÆc b»ng bèn, kh«ng trùc quan, thÓ hiÖn kÕt qu¶ cña sù ph©n tÝch ch­a ®Çy ®ñ. Do vËy ta ph¶i tiÕn hµnh gi¶m sè chiÒu. ChuyÓn m« h×nh d÷ liÖu N-N nguyªn sang nhÞ nguyªn. Hîp thøc ho¸ m« h×nh YNDL: kiÓm tra m« h×nh YNDL x©y dùng ®­îc cã phï hîp víi tõng lo¹i ng­êi sö dông hay kh«ng. X©y dùng m« h×nh logic vËt lý d÷ liÖu ChuyÓn ®æi m« h×nh YN§ ChuyÓn ®æi c¸c kÕt hîp ®a nguyªn (MIC) thµnh c¸c kÕt hîp nhÞ nguyªn (FIC), c¸c kÕt hîp kh«ng ph©n cÊp mang d÷ liÖu t¹o thµnh mét thùc thÓ míi kÕt hîp víi c¸c thùc thÓ cò kh«ng cã kÕt hîp. §Þnh h­íng ng« ng÷ lËp tr×nh Mçi lo¹i bµi to¸n ta chän mét ng«n ng÷ lËp tr×nh cô thÓ phï hîp víi ®Æc ®iÓm cña bµi to¸n. Ta chän ng«n ng÷ tho¶ m·n c¸c yªu cÇu: Ng«n ng÷ ph¶i hç trî t¹o kho¸, chØ môc Mçi thùc thÓ ®­îc biÓu diÔn b»ng c¸c b¶ng. DBF cã chØ môc, cã kho¸ theo kho¸ cña thùc thÓ. Ng«n ng÷ ph¶i b¶o ®¶m tÝnh toµn vÑn d÷ liÖu, cã hç trî thiÕt lËp quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng theo kho¸ chÝnh vµ kho¸ ngo¹i lai. Trªn ®©y lµ c¸c kh¸i niÖm vµ toµn bé c¸c b­íc trong qu¸ tr×nh ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng theo ph­¬ng ph¸p MERISE. §©y lµ ph­¬ng ph¸p cã tÝnh khoa häc cao ®­îc sö dông phæ biÕn hiÖn nay, ¸p dông ph­¬ng ph¸p nµy mäi ng­êi cã thÓ hiÓu m« h×nh cña hÖ thèng mét c¸ch dÔ dµng. §©y còng lµ ph­¬ng ph¸p mµ em sö dông ®Ó x©y dùng bµi to¸n “Qu¶n lý b¸n hµng cho c«ng ty” t¹i §µ N½ng. Ph­¬ng ph¸p MCX Lµ ph­¬ng ph¸p cã nguån gèc tõ Ph¸p, ph­¬ng ph¸p nµy kh¸ th«ng dông, tho¶ m·n ®iÒu kiÖn ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng thÕ hÖ thø hai. Ph­¬ng ph¸p nµy cã mét sè nÐt c¬ b¶n sau: Cho phÐp x©y dùng m« h×nh tæng qu¸t chÝnh x¸c biÓu diÔn hÖ th«ng tin vµ c¸c ph©n hÖ th«ng tin. Cho phÐp ph©n tÝch, n¾m ®­îc d÷ liÖu vµ qu¸ tr×nh xö lý. Cho phÐp biÓu diÔn c¸c xö lý b»ng c¸c l­u ®å, gi¶ ch­¬ng tr×nh. Cho phÐp l­îng tö ho¸ xö lý. Qu¸ tr×nh ph©n tÝch chi thµnh: ph©n tÝch macro, ph©n tÝch s¬ bé, ph©n tÝch ý niÖm, ph©n tÝch chøc n¨ng vµ ph©n tÝch cÊu tróc. §©y lµ ph­¬ng ph¸p rÊt thÝch hîp víi viÖc thùc hµnh nh­ng r­êm rµ. Ph­¬ng ph¸p AXIAL §­îc ph¸t triÓn bëi IBM, tr×nh tù tiÕn hµnh nh­ sau: pháng vÊn, t¹o s¬ ®å chñ ®¹o, thiÕt kÕ chøc n¨ng, thiÕt kÕ kü thuËt, nghiªn cøu nhËp c­, kÕ ho¹ch triÓn khai, ®¸nh gi¸ kÕt qu¶, thiÕt kÕ chi tiÕt, lËp tr×nh thö nghiÖm ®­a ra s¶n phÈm. ®©y lµ ph­¬ng ph¸p ®· ®­îc thö nghiÖm vµ th­¬ng m¹i ho¸ bëi IBM. Ph­¬ng ph¸p SADT XuÊt ph¸t tõ Mü, ý t­ëng c¬ b¶n lµ ph©n r· hÖ thèng thµnh nhiÒu hÖ thèng nhá ®¬n gi¶n, ¸p dông c¸c nguyªn lý sau: Sö dông m« h×nh Ph©n tÝch ®i xuèng Dïng mét m« h×nh chøc n¨ng vµ mét m« h×nh ý niÖm ThÓ hiÖn tÝnh ®èi ngÉu cña hÖ thèng Sö dông c¸c biÓu diÔn d­íi d¹ng ®å ho¹ Phèi hîp ho¹t ®éng cña nhãm Ph­¬ng ph¸p nµy sö dông s¬ ®å dßng d÷ liÖu, tõ ®iÓn d÷ liÖu, b¶ng quyÕt ®Þnh vµ c©y quyÕt ®Þnh, ®©y lµ ph­¬ng ph¸p mang tÝnh cÊu tróc, ph©n cÊp cao nh­ng nã dÔ dÉn ®Õn trïng lÆp th«ng tin. PhÇn III Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu S¬ ®å vµ c¸c qui t¾c qu¶n lý b¸n hµng t¹i C«ng ty S¬ ®å chøc n¨ng kÕ to¸n kh¸ch hµng cung øng kho (1) (9) (10) (5) (6) (2) (3) (7) (8) (4) Qua tiÕp xóc t×m hiÓu trùc tiÕp t¹i bé phËn kÕ to¸n qu¶n lý b¸n hµng, ta cã thÓ ®­a ra s¬ ®å khèi ho¹t ®éng cña bé phËn nµy nh­ sau: H×nh 2 §¬n ®Æt hµng Cßn hµng ®ã kh«ng Lêi ®¸p cña kho Lêi ®¸p tõ phßng cung øng cho kh¸ch H·y lµm ho¸ ®¬n §· lµm ho¸ ®¬n PhiÕu xuÊt hµng PhiÕu xuÊt hµng ®· x¸c nhËn XuÊt hµng cho kh¸ch Ho¸ ®¬n giao cho kh¸ch hµng C¸c qui t¾c qu¶n lý b¸n hµng X©y dùng mét ch­¬ng tr×nh qu¶n lý b¸n hµng cña mét c«ng ty cã nhu cÇu qu¶n lý ®¬n gi¶n, chØ sö dông mét kho hµng, mua b¸n mét sè hµng nµo ®ã, giao dÞch víi mét sè nhµ cung øng nµo ®ã. + Hµng NhËp (XuÊt) sÏ ®­îc ghi trªn mét phiÕu NhËp (XuÊt), trong ®ã cã c¸c th«ng tin: Kh¸ch hµng nhËp, mÆt hµng nhËp, sè l­îng, ®¬n gi¸ gi¸ trÞ l« hµng vµ t×nh tr¹ng thanh to¸n. Sè tiÒn thanh to¸n ghi trªn phiÕu NhËp (XuÊt) cã chøng tõ nh­ mét chøng tõ Chi (Thu). + Ngoµi ra, t×nh tr¹ng thanh to¸n cã thÓ thùc hiÖn qua viÖc chi tr¶ riªng b»ng h×nh thøc phiÕu Thu hoÆc Chi. PhiÕu thu nhËn tiÒn tr¶ nî hoÆc øng tr­íc cña kh¸ch hµng. PhiÕu chi giao tiÒn cho kh¸ch hµng. + B¸o c¸o t×nh tr¹ng thu chi theo thêi gian tuú chän. + Cã thÓ NhËp (XuÊt) nhiÒu mãn hµng kh¸c nhau trªn cïng mét phiÕu NhËp (XuÊt). khi thanh to¸n tÝnh trªn gi¸ trÞ phiÕu. NÕu cÇn cã thÓ in ho¸ ®¬n ngay lóc nhËp. + ThÓ hiÖn ®­îc sè l­îng tån kho thùc tÕ cho tõng mÆt hµng ®­îc chän. + Ghi nhËn l¹i th«ng tin vÒ kh¸ch hµng gåm cã: Ø Sè ho¸ ®¬n Ø Tªn kh¸ch hµng Ø Lý do Ø M· mÆt hµng Ø Sè l­îng Ø §¬n gi¸ Ø T×nh tr¹ng thanh to¸n Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ Tõ thùc tÕ bµi to¸n qu¶n lý b¸n hµng t¹i c«ng ty vµ c¸c th«ng tin s½n cã ®­îc c¸c c¸n bé cung cÊp ta cã thÓ ®i ®Õn ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu. ®©y lµ b­íc ®i ban ®Çu kh«ng thÓ bá qua trong qu¸ tr×nh x©y dùng mét phÇn mÒm bÊt kú. Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ tèt gióp cho c¸c b­íc x©y dùng c¸c m« h×nh d÷ liÖu sau nµy ®­îc tèt vµ tèi ­u h¬n. Tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng x©y dùng ch­¬ng tr×nh råi míi thÊy thiÕu sãt mµ lóc ®ã kh«ng thÓ bæ sung ®­îc n÷a C¸c th«ng tin thùc tÕ Th«ng tin thu thËp thùc tÕ lµ c¸c biÓu mÉu vµ s¬ ®å luång d÷ liÖu cña bµi to¸n qu¶n lý b¸n hµng. C¸c b¶ng mÉu Th«ng tin thu thËp ®­îc biÓu diÔn d­íi d¹ng biÓu mÉu nh­ sau: PhiÕu nhËp hµng PhiÕu nhËp hµng gåm cã c¸c néi dung nh­ sau: §¬n vÞ:............. phiÕu nhËp hµng Sè:......... ........................ Ngµy 22 thµng 05 n¨m 2000 Tªn ®¬n vÞ b¸n: C«ng ty TNHH LBC §Þnh kho¶n Chøng tõ: 010 Ngµy 22 thµng 05 n¨m 2000 Nî:............... NhËp vµo kho: 01 Ngµy 22 th¸ng 05 n¨m 2000 Cã:............... Lý do:................................................................. STT Tªn nh·n hiÖu s¶n phÈm §.v.tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn (5 x 6) Ghi chó Yªu cÇu Thùc nhËp 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 Céng: Tæng céng tiÒn (viÕt b»ng ch÷): Ng­êi nhËn thñ kho kÕ to¸n phô tr¸ch ®¬n vÞ PhiÕu xuÊt hµng PhiÕu xuÊt hµng gåm cã c¸c néi dung nh­ sau: §¬n vÞ:............. phiÕu xuÊt hµng Sè:......... ........................ Ngµy 22 thµng 05 n¨m 2000 Tªn ®¬n vÞ mua: C«ng ty X©y l¾p §iÖn 3 §Þnh kho¶n Chøng tõ: 010 Ngµy 22 thµng 05 n¨m 2000 Nî:............... NhËp t¹i kho: 01 Ngµy 22 th¸ng 05 n¨m 2000 Cã:............... Lý do:................................................................. STT Tªn nh·n hiÖu s¶n phÈm §.v.tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn (5 x 6) Ghi chó Yªu cÇu Thùc xuÊt 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 Céng: Tæng céng tiÒn (viÕt b»ng ch÷): Ng­êi nhËn thñ kho kÕ to¸n phô tr¸ch ®¬n vÞ S¬ ®å dßng d÷ liÖu §¬n ®Æt hµng ®­îc tr¶ l¹i X¸c nhËn Ho¸ ®¬n b¸n ®· ký nhËn §¬n ®Æt hµng NhËn ®¬n ®Æt hµng Thñ tôc thanh to¸n 5 Thñ tôc nhËn ®Æt hµng 1 Cung øng Kh¸ch hµng H×nh 3: S¬ ®å luång d÷ liÖu Hµng Th«ng tin PhiÕu nhËn hµng Hµng X¸c nhËn ®· nhËn ®ñ hµng X¸c nhËn ®· nhËn ®ñ hµng DL Kho PhiÕu nhËp hµng Tµi vô Thñ tôc nhËn ®Æt hµng 2 DL kh¸ch hµng NhËn ®¬n ®Æt hµng §¬n ®Æt hµng ®­îc tr¶ l¹i §¬n ®Æt hµng PhiÕu xuÊt hµng Ho¸ ®¬n nhËp Ho¸ ®¬n b¸n ®· ký nhËn Kho Nhµ cc Thñ tôc nhËn hµng 4 DL Hµng Thñ tôc nhËn hµng 6 Thñ tôc thanh to¸n 3 Ho¸ ®¬n b¸n Th«ng tin D÷ liÖu thu l­îm Tõ s¬ ®å dßng d÷ liÖu trªn chóng ta ®­a ra c¸c d÷ liÖu s¬ cÊp nh­ sau: D÷ liÖu hµng Mçi hµng gåm cã c¸c thuéc tÝnh sau: M· hµng Tªn hµng H·ng s¶n xuÊt §¬n vÞ tÝnh D÷ liÖu kho: Mçi kho cã c¸c thuéc tÝnh sau: M· kho Tªn kho D÷ liÖu nhµ cung cÊp: Mçi nhµ cung cÊp gåm cã c¸c thuéc tÝnh sau: M· nhµ cung cÊp Tªn nhµ cung cÊp §Þa chØ §iÖn tho¹i D÷ liÖu kh¸ch: Mçi ®¹i lý gåm cã c¸c thuéc tÝnh sau: M· kh¸ch Tªn kh¸ch §Þa chØ §iÖn tho¹i D÷ liÖu ®¬n ®Æt hµng: Mçi ®¬n ®Æt hµng gåm cã c¸c thuéc tÝnh sau: §¬n ®Æt hµng sè Ngµy ®Æt hµng D÷ liÖu lo¹i hµng: Mçi lo¹i hµng gåm cã c¸c thuéc tÝnh sau: M· lo¹i hµng Tªn lo¹i hµng M« h×nh cÊu tróc c¸c thùc thÓ Tõ b­íc thu thËp d÷ liÖu s¬ khëi ban ®Çu ta ®i tiÕp ®Õn viÖc ph©n tÝch c¸c cÊu tróc d÷ liÖu cho bµi to¸n qu¶n lý b¸n hµng Mçi lo¹i d÷ liÖu cã thÓ thÓ thµnh mét hay nhiÒu cÊu tróc kiÓu. C¸c cÊu tróc kiÓu nµy phôc vô cho viÖc x©y dùng mét m« h×nh biÓu diÔn hÖ thèng th«ng tin cña ch­¬ng tr×nh qu¶n lý b¸n hµng. Hang Mahg TenVT Hangsx DVTinh D÷ liÖu hµng: D­íi ®©y lµ c¸c cÊu tróc kiÓu phiÕu: D÷ liÖu MaHang (M· hµng) lµ kho¸ cña thùc thÓ HANG v× nã cho phÐp chØ ®Þnh mét hµng duy nhÊt. C¸c d÷ liÖu kh¸c gäi lµ thuéc tÝnh cña thùc thÓ HANG v× nã phô thuéc hµm gi÷a kho¸ M· hµng vµ mçi thuéc tÝnh cña nã. Kho MaKho TenKho C¸c d÷ liÖu c¬ b¶n kh¸c: Nhµ cc Manhacc Tennhacc DCnhacc dienthoai Ph©n tÝch t­¬ng tù nh­ thùc thÓ Hang ta cã c¸c thùc thÓ sau ®©y: CÊu tróc thùc thÓ KHO; cã kho¸ lµ MaKho(M· kho). Mçi gi¸ trÞ kho¸ t­¬ng øng víi mét vµ chØ mét gi¸ trÞ thuéc tÝnh kh¸c cña thùc thÓ Kho. Khach MaKH TenKH Dc khach dienthoai CÊu tróc thùc thÓ NhaCC; cã kho¸ lµ MaNhaCC(M· nhµ cung cÊp). Mçi gi¸ trÞ kho¸ t­¬ng øng víi mét vµ chØ mét gi¸ trÞ thuéc tÝnh kh¸c cña thùc thÓ NHACC. CÊu tróc thùc thÓ kh¸ch; cã kho¸ lµ MaKh(M· kh¸ch). Mçi gi¸ trÞ kho¸ t­¬ng øng víi mét vµ chØ mét gi¸ trÞ thuéc tÝnh kh¸c cña thùc thÓ KHACH. Donhg DDHgso Ngaydat CÊu tróc thùc thÓ DonHg; cã kho¸ lµ DDHgso(®¬n ®Æt hµng sè). Mçi gi¸ trÞ kho¸ t­¬ng øng víi mét vµ chØ mét gi¸ trÞ thuéc tÝnh kh¸c cña thùc thÓ DonHg. Loaihg LoaiHg Tenloaihg CÊu tróc thùc thÓ LoaiHg; cã kho¸ lµ LoaiHg( lo¹i hµng). Mçi gi¸ trÞ kho¸ t­¬ng øng víi mét vµ chØ mét gi¸ trÞ thuéc tÝnh kh¸c cña thùc thÓ loaiHg. XÐt c¸c mèi quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ sau ®©y: Quan hÖ gi÷a thùc thÓ HANG vµ LOAIHG : Hµng ho¸ trong c«ng ty ®­îc ph©n ra nhiÒu lo¹i: hµng ®iÖn tö tin häc, hµng ®iÖn d©n dông,...do ®ã cÇn ph¶i ph©n lo¹i chóng. Ta cã quan hÖ gi÷a hai thùc thÓ nµy nh­ sau: 1-1 1-n HANG Mahang Tenhang Hangsx DVTinh Loaihg Loaihg Tenloaihg Thuéc Trong ®ã, øng víi mçi mÆt hµng thuéc vÒ mét lo¹i hµng duy nhÊt. Vµ mçi lo¹i hµng cã nhiÒu mÆt hµng t­¬ng øng. VÝ dô: Cã c¸c lo¹i hµng gåm c¸c lo¹i: m¸y tÝnh ®Ó bµn, ®Üa cøng, mµn h×nh, ®Ìn neon, que hµng,... Trong ®ã: M¸y tÝnh ®Ó bµn, ®Üa cøng, mµn h×nh: thuéc lo¹i hµng ®iÖn tö tin häc; vµ ®Ìn neon, que hµng: thuéc lo¹i hµng ®iÖn d©n dông. Th× øng víi mét tªn hµng nµo ®ã (m¸y tÝnh, ®Üa cøng hay mµn h×nh) sÏ thuéc lo¹i hµng duy nhÊt ®ã lµ ®iÖn tö tin häc. Vµ kh«ng thÓ x¶y ra tr­êng hîp ng­îc l¹i, lµ c¸c tªn hµng nµy thuéc hai hay nhiÒu h¬n lo¹i hµng. Quan hÖ gi÷a thùc thÓ KHACH vµ DONHG: Kh¸ch hµng ®Õn c«ng ty ®Ó mua hµng th× ph¶i th«ng qua ®¬n ®Æt hµng nªn ta cã thÓ m« h×nh ho¸ quan hÖ ®Æt hµng nµy b»ng m« h×nh quan hÖ gi÷a thùc thÓ KHACH vµ DONHG, ®­îc biÓu diÔn nh­ sau. 1-1 1-1 DonHG DDHgso NgayDat KhAch MaKH TenKH DCKH DienThoai ®Æt Trong ®ã, øng víi mçi ®¬n ®Æt hµng thuéc vÒ mét kh¸ch hµng duy nhÊt. Vµ mçi kh¸ch hµng còng ®Æt mét ®¬n ®Æt hµng t­¬ng øng. VÝ dô: Kh¸ch hµng cã tªn NguyÔn V¨n Hµ cã thÓ ®Æt hµng th«ng qua ®¬n. Nh­ng víi mçi ®¬n ®Æt hµng nµy kh«ng thÓ ghi thªm tªn cña mét ng­êi mua nµo kh¸c n÷a. Do ®ã, øng víi mét sè ®¬n ®Æt hµng nµo ®ã cã thÓ suy ra mét m· kh¸ch hµng cô thÓ vµ suy ra c¶ c¸c thuéc tÝnh cã trong thùc thÓ KHACH cã tªn kh¸ch hµng ®ã. Quan hÖ gi÷a thùc thÓ HANG vµ DONHG: Quan hÖ nµy ®­îc biÓu diÔn nh­ sau: HANG Mahang Tenhang Hangsx DVTinh 1-n 1-n Donhg DonHgSo NgayDat XuÊt Slxuat dgxuat Trong ®ã mçi mÆt hµng cã thÓ thuéc mét hay nhiÒu (1-n) ®¬n ®Æt hµng nµo ®ã cßn mét ®¬n ®Æt hµng th× còng cã thÓ chøa mét hay nhiÒu mÆt hµng (1-n). VÝ dô: MÆt hµng ®iÖn tö tin häc cã tªn ®Üa cøng 4.3GB (m· hµng qui ®Þnh lµ: HD4.3GB) do h·ng Quantum s¶n xuÊt, vµ mµn h×nh (m· : SCIBM) do h·ng IBM s¶n xuÊt ®· ®­îc b¸n trong ngµy 02/02/2000 theo ho¸ ®¬n cã m· sè: HDTTH09. Vµ gi¶ sö trong cïng ngµy nµy mÆt hµng cã m· HD4.3GB ®· ®­îc b¸n cho ai ®ã kh«ng cÇn biÕt nh­ng theo ho¸ ®¬n cã m· sè HDTTH02. Khi ®ã ta thÊy trong vÝ dô trªn th× trong cïng mét ngµy lo¹i hµng ®iÖn tö tin häc cã m· HD4.3GB ®· b¸n ra trªn hai ho¸ ®¬n (b¸n cho hai kh¸ch kh¸c nhau). Tøc lµ tho¶ m·n b¶n sè (1-n) , mçi mÆt hµng thuéc n ho¸ ®¬n (tr­êng hîp nµy lµ 2) vµ ng­îc l¹i trªn ho¸ ®¬n cã m· sè HDTTH09 ®· xuÊt ra hai mÆt hµng kh¸ch nhau, tøc lµ mét ho¸ ®¬n cã thÓ xuÊt tõ 1-n mÆt hµng bÊt kú. Quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ tham gia trong qu© tr×nh ®Æt mua hµng KHACH, DONHG vµ HANG Qu¸ tr×nh ®Æt mua hµng nµy bao gåm 3 thùc thÓ tham gia. M« h×nh quan hÖ c¸c thùc thÓ ®­îc biÓu diÔn nh­ sau: 1-1 1-1 DonNG DDHgso Ngaydat KhAch MaKH TenKH DCKH dienthoai ®Æt 1-n hang MaHang Tenhang Dvtinh XuÊt Slxuat dgxuat 1-n Trong ®ã mçi kh¸ch hµng cã thÓ mua mét hay nhiÒu mÆt hµng nµo ®ã cßn mét mÆt hµng nµo ®ã sÏ thuéc vÒ mét kh¸ch hµng duy nhÊt. Ta cã thÓ lÊy hai vÝ dô trªn ®Ó minh ho¹ cho tr­êng hîp nµy, gi¶ sö kh¸ch hµng NguyÔn V¨n Hµ mua hµng th«ng qua ®¬n ®Æt hµng cã m· sè: HDTTH09. Th× ng­êi kh¸ch nµy trong ngµy ®ã sÏ mua hai mÆt hµng cã m· HD4.3GB vµ SCIBM. Vµ hai mÆt hµng nµy sÏ thuéc vÒ kh¸ch nµy chø kh«ng thÓ hai hay nhiÒu ng­êi kh¸ch. Vµ anh ta ®· mua theo yªu cÇu ph©n tÝch lµ mét hay nhiÒu (tr­êng hîp nµy lµ hai mÆt hµng) mÆt hµng. Quan hÖ gi÷a thùc thÓ NHACC vµ HANG: Quan hÖ gi÷a thùc thÓ NHACC vµ HANG qu¸ tr×nh mua hµng vµ ®­îc biÓu diÔn nh­ sau. 1-1 1-n HANG Mahang Tenhang HangSx DVTinh NhAcC MaNhacc Tennhacc DCnhacc DienThoai NhËp Slnhap dgnhap Trong ®ã mçi nhµ cung cÊp cã thÓ b¸n mét hay nhiÒu mÆt hµng nµo ®ã cßn mét mÆt hµng nµo ®ã sÏ nhËp vÒ tõ mét nhµ cung cÊp duy nhÊt. Còng cã vÝ dô t­¬ng tù nh­ tr­êng hîp kh¸ch hµng ®Õn mua hµng t¹i c«ng ty nh­ng tr­êng hîp nµy vai trß cña c«ng ty l¹i lµ ng­êi ®i mua hµng chøc kh«ng ph¶i b¸n. Quan hÖ gi÷a thùc thÓ HANG vµ KHO: Hµng sÏ ®­îc nhËp hoÆc xuÊt t¹i kho sau khi ®· hoµn thµnh viÖc thanh to¸n vµ kÕ to¸n lµm ho¸ ®¬n nhËp hoÆc xuÊt. Qu¸ tr×nh nhËp xuÊt liªn quan ®Õn kho. Do ®ã quan hÖ hai thùc thÓ HANG vµ KHO th«ng qua c¸c kÕt hîp nhËp hay xuÊt. KÕt hîp nhËp: kho MaKho TenKho 1-n 1-1 1-n HANG Mahang Tenhang HangSX DVTinh NhAcC MaNhacc Tennhacc DCnhacc DienThoai NhËp Slnhap dgnhap Trong ®ã, øng víi mçi mÆt HANG th× ®­îc nhËp tõ mét kho t­¬ng øng duy nhÊt (1- n) nh­ng víi mçi KHO th× cã thÓ ®­a vµo nhiÒu mÆt HANG nhËp kh¸c nhau. HANG Mahang Tenhang HangSX DVTinh 1-n 1-n Donhg DonHgSo Ngaydat XuÊt Slxuat dgxuat kho MaKho TenKho 1-n KÕt hîp xuÊt: Trong ®ã, øng víi mçi mÆt HANG th× ®­îc xuÊt ra tõ mét kho t­¬ng øng duy nhÊt (1-n) nh­ng víi mçi KHO th× cã thÓ xuÊt nhiÒu mÆt HANG kh¸c nhau. X©y dùng m« h×nh d÷ liÖu M« h×nh thùc thÓ kÕt hîp Tõ qu¸ tr×nh ph©n tÝch trªn ta cã m« h×nh thùc thÓ kÕt hîp sau: 1-n hang MaHang Tenhang HangSx Dvtinh Slton XuÊt Slxuat dgxuat tienxuat 1-1 1-1 DonNG DDHgso Ngaydat KhAch MaKH TenKH DCKH DienThoai ®Æt 1-n kho MaKho TenKho 1-n 1-1 1-n NhAcC MaNhacc Tennhacc DCnhacc DienThoai NhËp Slnhap dgnhap tiennhap 1-n Loaihg Loaihg Tenloaihg 1-1 1-n M« h×nh nhÞ nguyªn Tõ qu¸ tr×nh ph©n tÝch trrªn ta ®­a m« h×nh nhÞ nguyªn sau: 1-n hang MaHang Tenhang HangSX Dvtinh Slton Loaihg 1-1 1-1 DonNG DDHgso Ngaydat Makh KhAch MaKH TenKH DCKH DienThoai 1-n kho MaKho TenKho 1-n 1-1 1-n NhAcC MaNhacc Tennhacc DCnhacc DienThoai 1-n Loaihg Loaihg Tenloaihg 1-1 1-n PhXUat DDHgSo + Mahang Slxuat Dgxuat tienxuat MaKho 1-1 1-1 1-1 1-1 Phnhap Manhacc + Mahang Slnhap Dgnhap tiennhap MaKho 1-1 1-1 Hîp thøc ho¸ m« h×nh ý niÖm d÷ liÖu X©y dùng tõ ®iÓn d÷ liÖu Tõ ®iÓn d÷ liÖu cho hÖ thèng th«ng tin cña ch­¬ng tr×nh qu¶n lý b¸n hµng STT D÷ liÖu Lo¹i M« t¶ kiÓu Qui t¾c Gi¶i thÝch 1 Dckh Ktt T §Þa chØ kh¸ch hµng 2 Dcnhacc Ktt T §Þa chØ nhµ cung cÊp 3 Dgnhap Ktt N §¬n gi¸ nhËp 4 Dgxuat Ktt N §¬n gi¸ xuÊt 5 Dienthoai Ktt T §iÖn tho¹i 6 DonHgSo Ktt T Ho¸ ®¬n hµng sè 7 Dvtinh Ktt T §¬n vÞ tÝnh 8 Loaihg Ktt T Lo¹i hµng 9 Mahang Ktt T M· hµng 10 HangSx Ktt T h·ng s¶n xuÊt 11 Makh Ktt T M· kh¸ch 12 Makho Ktt T M· kho 13 Manhacc Ktt T M· nhµ cung cÊp 14 Ngaydat Ktt D Ngµy ®Æt 15 Slnhap Ktt N Sè l­îng nhËp 16 Slton Tt N Qt3 Sè l­îng tån 17 Slxuat Ktt N Sè l­îng xuÊt 18 Tenhang Ktt T Tªn hµng 19 Tenkh Ktt T Tªn kh¸ch 20 Tenkho Ktt T Tªn kho 21 Tenloaihg Ktt T Tªn lo¹i hµng 22 Tennhacc Ktt T Tªn nhµ cung cÊp 23 Tiennhap Tt N Qt1 TiÒn nhËp 24 Tienxuat Tt N Qt2 TiÒn xuÊt Trong ®ã: T: kiÓu text N: number D: date/time Vµ c¸ch tÝnh to¸n c¸c qui t¾c tÝnh to¸n (qt1, qt2, qt3) ®­îc chi tiÕt ë m« h×nh xö lý Ma trËn phô thuéc rót gän Tõ qu¸ tr×nh ph©n tÝch trªn ta ®­a ra ma trËn phô thuéc hµm rót gän nh­ sau: STT §Ých 6 8 10 11 12 13 6 + 10 9+11 6+10+12 1 Dckh 1 2 Dcnhacc 1 3 Dgnhap 4 Dgxuat 5 Dienthoai 1 1 6 DonHgSo 1 1 1 7 Dvtinh 1 8 HangSX 1 9 Loaihg 1 1 10 Mahang 1 1 1 1 11 Makh 1 12 Makho 1 13 Manhacc 1 1 1 1 14 Ngaydat 1 15 Slnhap 1 16 Slton 1 17 Slxuat 1 18 Tenhang 1 19 Tenkh 1 20 Tenkho 1 21 Tenloaihg 1 22 Tennhacc 1 23 Tiennhap 1 24 Tienxuat 1 M« h×nh c¸c b¶ng d÷ liÖu l«gic M« h×nh l« gic lµ b­íc cuèi cïng cña ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ. Nã cÇn thiÕt cho viÖc triÓn khai cµi ®Æt viÕt ch­¬ng tr×nh v× liªn quan ®Õn cÊu tróc d÷ liÖu. C¸c b¶ng d÷ liÖu nh­ sau: B¶ng KHACH: Gåm cã c¸c néi dung : Tªn d÷ liÖu KiÓu d÷ liÖu Thuéc tÝnh kho¸ Makh Tenkh Dckh Dienthoai Text(8) Text(25) Text(30) Text(10) Kho¸ néi B¶ng KHO: Gåm cã c¸c néi dung : Tªn d÷ liÖu KiÓu d÷ liÖu Thuéc tÝnh kho¸ Makho Tenkho Text(4) Text(25) Kho¸ néi B¶ng HANG: Gåm cã c¸c néi dung : Tªn d÷ liÖu KiÓu d÷ liÖu Thuéc tÝnh kho¸ Mahang Tenhang Hangsx Dvtinh Slton Loaihg Text(8) Text(25) Text(25) Text(10) Number Text(4) Kho¸ néi Kho¸ ngo¹i B¶ng DONHG: Gåm cã c¸c néi dung : Tªn d÷ liÖu KiÓu d÷ liÖu Thuéc tÝnh kho¸ DonHgSo Ngaydat Makh Text(8) Date/time Text(4) Kho¸ néi Kho¸ ngo¹i B¶ng NHACC: Gåm cã c¸c néi dung : Tªn d÷ liÖu KiÓu d÷ liÖu Thuéc tÝnh kho¸ Manhacc Tennhacc Dcnhacc Dienthoai Text(8) Text(25) Text(30) Text(10) Kho¸ néi B¶ng PHNHAP: Gåm cã c¸c néi dung : Tªn d÷ liÖu KiÓu d÷ liÖu Thuéc tÝnh kho¸ MaNhacc Mahang SLnhap Tiennhap Dgnhap Makho Text(8) Text(8) Number Number Number Text(4) Kho¸ : manhacc + mahang kho¸ ngo¹i B¶ng PHXUAT: Gåm cã c¸c néi dung : Tªn d÷ liÖu KiÓu d÷ liÖu Thuéc tÝnh kho¸ DonHgSo Mahang SLxuat Tienxuat Dgxuat Makho Text(8) Text(8) Number Number Number Text(4) Kho¸ : donhgso + mahang kho¸ ngo¹i B¶ng LOAIHG: Gåm cã c¸c néi dung : Tªn d÷ liÖu KiÓu d÷ liÖu Thuéc tÝnh kho¸ Loaihg Tenloaihg Text(4) Text(25) Kho¸ néi M« h×nh xö lý §Ó thùc hiÖn ®­îc c¸c yªu cÇu cña ng­êi dïng phÇn mÒm m¸y tÝnh. M¸y tÝnh ph¶i xö lý tÝnh to¸n. m« h×nh sau ®©y ®­a ra ý t­ëng lµm viÖc cña m¸y theo sù s¾p xÕp lÖnh (th«ng qua ch­¬ng tr×nh ®­îc biÓu diÔn b»ng c¸c thuËt to¸n d­íi ®©y). CÊu tróc c¬ së d÷ liÖu nhËp vµo gåm c¸c th«ng tin c¬ b¶n vÒ: hµng, nhµ cung cÊp, lo¹i hµng, kho, ®¬n ®Æt hµng, kh¸ch hµng D÷ liÖu ra lµ c¸c th«ng tin vÒ hµng ho¸ chi tiÕt. ®ã lµ: sè l­îng tån kho, sè l­îng b¸n ®i theo ngµy th¸ng truy vÊn, tiÒn thu vµo, tiÒn chi ra ... Xö lý §Çu vµo: th«ng tin c¬ b¶n Hµng: m· hµng, tªn hµng, h·ng s¶n xuÊt, ®¬n vÞ tÝnh, lo¹i hµng Lo¹i hµng: m· lo¹i hµng, tªn lo¹i Kho: m· kho, tªn kho Nhµ cung cÊp: m· nhµ cung cÊp, tªn nhµ cung cÊp, ®Þa chØ, ®iÖn tho¹i §¬n ®Æt hµng: ®¬n ®Æt hµng sè, ngµy ®Æt Kh¸ch: m· kh¸ch, tªn kh¸ch, ®Þa chØ kh¸ch, ®iÖn tho¹i PhiÕu nhËp: m· nhµ cung cÊp, m· hµng, sè l­îng nhËp, ®¬n gi¸ nhËp, tiÒn nhËp, m· kho. PhiÕu xuÊt: ®¬n hµng sè, m· hµng, sè l­îng xuÊt, ®¬n gi¸ xuÊt, tiÒn xuÊt, m· kho. §Çu ra: - C¸c th«ng tin sau khi truy vÊn theo thêi gian: sè l­îng tån, tiÒn theo phiÕu nhËp hay phiÕu xuÊt, tæng tiÒn thu, hay tiÒn chi mua hµng ... Qu¸ tr×nh xö lý : - TÝnh tiÒn theo phiÕu nhËp + ThuËt to¸n tÝnh to¸n: b1: nhËp ngµy th¸ng cÇn tÝnh b2: läc ra th«ng tin trong c¬ së d÷ liÖu phiÕu nhËp, nhËp cã ngµy th¸ng trong kho¶ng thêi gian nhËp vµo ë trªn b3: víi mçi m· mÆt hµng th× tÝnh Tiennhap = slnhap * dgnhap Trong ®ã, tiennhap chÝnh lµ kho¶n tiÒn chi ra ®Ó nhËp hµng vÒ - TÝnh tiÒn theo phiÕu xuÊt: + ThuËt to¸n tÝnh to¸n: b1: nhËp ngµy th¸ng cÇn tÝnh b2: läc ra th«ng tin cã trong c¬ së d÷ liÖu xuÊt cã ngµy th¸ng trong kho¶ng thêi gian nhËp vµo ë trªn b3: víi mçi m· mÆt hµng cã th× tÝnh Tienxuat = slxuat * dgxuat Trong ®ã, tienxuat chÝnh lµ kho¶n tiÒn thu vµo sau khi b¸n ®­îc hµng. - TÝnh sè l­îng hµng tån kho: + ThuËt to¸n tÝnh to¸n: b1: nhËp ngµy th¸ng cÇn tÝnh b2: läc ra th«ng tin cã trong c¬ së d÷ liÖu hµng cã ngµy th¸ng trong kho¶ng thêi gian nhËp vµo ë trªn b3: víi mçi mÆt hµng cã m· hµng gièng nhau th× nhãm l¹i vµ tÝnh b31: Tongslxuat = sum(slxuat) b32: Tongslnhap = sum(slnhap) b33: Slton = tongslnhap -tongslxuat PhÇn IV KÕt luËn Qua thêi gian lµm ®å ¸n tèt nghiÖp t¹i c«ng ty, em ®· cã dÞp lµm quen víi c¸c phßng lao ®éng cña ®éi ngò c¸n bé t¹i ®©y vµ häc hái ®­îc nh÷ng kinh nghiÖm trong ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu tµi liÖu còng nh­ thao t¸c qu¶n lý chung ®èi víi mét c¸n bé thùc thô. Cïng víi sù chØ dÉn cña c¸c anh chÞ trong c«ng ty vµ ý thøc muèn t×m hiÓu vÊn ®Ò míi, em ®· chän cho m×nh ®Ò tµi thùc tËp tèt nghiÖp "Qu¶n lý b¸n hµng". Qua thùc hiÖn ®å ¸n, em rót ra ®­îc c¸c ®iÓm sau: Nh÷ng kÕt qu¶ ®¹t ®­îc PhÇn ®Çu: giíi thiÖu c¬ cÊu ho¹t ®éng cña c«ng ty, ý nghÜa cña viÖc qu¶n lý b¸n hµng b»ng phÇn mÒm tin häc ®èi víi mét cöa hµng hay c«ng ty mua b¸n nµo ®ã. PhÇn thø hai: ®· ®­a ra c¸c m« h×nh ph©n tÝch thiÕt kÕ. §©y lµ b­íc c¬ së giíi thiÖu c¸c m« h×nh lùa chän trong qu¸ tr×nh ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ cho hÖ thèng th«ng tin. Trong ®ã ®· ®­a ra tõng b­íc chi tiÕt cô thÓ cho qu¸ tr×nh ph©n tÝch theo ph­¬ng ph¸p ®ã. PhÇn ba: Thùc tÕ c¸c th«ng tin pháng vÊn t¹i c«ng ty vµ c¸c sè liÖu b¶ng mÉu ®· cho phÐp ta h×nh dung ®­îc mét s¬ ®å tæng qu¸t qu¸ tr×nh ho¹t ®éng (trao ®æi mua b¸n) trong néi bé cña c«ng ty ®èi víi bªn ngoµi. ®ã lµ s¬ ®å c¸c luång d÷ liÖu. TiÕp theo ®­a ra c¸c d÷ liÖu c¬ b¶n cho b­íc ®Çu x©y dùng c¸c thùc thÓ. Vµ qu¸ tr×nh ph©n tÝch c¸c mèi quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ trong tæng thÓ qua tr×nh ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ. ®· x©y dùng ®­îc m« h×nh thùc thÓ kÕt hîp vµ m« h×nh nhÞ nguyªn t¹o c¬ së cho b­íc x©y dùng c¸c tÖp d÷ liÖu. M« h×nh xö lý ®­îc thÓ hiÖn râ rµng. Nh÷ng ®iÒu ch­a thùc hiÖn ®­îc øng dông chØ ®¬n thuÇn phôc vô c¸c yªu cÇu vÒ qu¶n lý b¸n hµng. Ch­a liªn kÕt ®­îc víi c¸c vÊn ®Ò kh¸c nh»m kÕt thµnh mét ch­¬ng tr×nh lín cho c«ng ty phôc vô c«ng t¸c l·nh ®¹o chung. Do cßn nhiÒu h¹n chÕ vÒ chuyªn m«n còng nh­ kh¶ n¨ng b¶n th©n nªn øng dông chØ cã thÓ ho¹t ®éng trªn m¸y ®¬n. C¸c vÊn ®Ò tr×nh bµy cßn nhiÒu thiÕu sãt mµ b¶n th©n kh«ng râ hÕt. øng dông chØ thùc hiÖn phÇn tÝnh to¸n xö lý th«ng tin mµ ch­a ®­a ra ®­îc vÊn ®Ò qu¶ng c¸o b¸n hµng rÊt cÇn thiÕt cho c«ng ty hiÖn nay. H­íng ph¸t triÓn TiÕp tôc hoµn chØnh ch­¬ng t×nh ®Ó cã thÓ øng dông trong thùc tÕ t¹i c«ng ty. X©y dùng phÇn tiÕp thÞ trªn m¹ng t­¬ng tù nh­ c¸c trang Web ®Ó thu hót kh¸ch hµng b»ng h×nh ¶nh sèng ®éng giíi thiÖu vÒ s¶n phÈm b¸n ra cña c«ng ty. Do ®ã hiÓu s©u kü thuËt x©y dùng Web ®Ó t¹o ra c¸c trang chñ cho c«ng ty nh»m ¸p dông vµo viÖc qu¶ng c¸o b¸n hµng. TriÓn khai øng dông trªn m¹ng khi c«ng ty kh«ng cßn bã hÑp trong ph¹m vi mét c¬ së mµ cã c¸c cöa hµng con ë kh¾p c¸c vïng trªn toµn quèc. Lóc nµy, vÊn ®Ò kÕt nèi Internet lµ cÇn thiÕt nh»m truy cËp th«ng tin tõ c¸c cöa hµng con lµ cÇn thiÕt. PhÇn V ThiÕt kÕ vµ triÓn khai øng dông Trong ch­¬ng tr×nh qu¶n lý b¸n hµng, th× cã hai chøc n¨ng chÝnh lµ nhËp vµ b¸n. Do ®ã, trong hÖ thèng nµy ®­îc thiÕt kÕ giao diÖn theo kiÓu hæ trî cã s½n cña Access. Ta cã c¸c giao diÖn chÝnh nh­ sau. Khi ®ã cã c¸c nh©n viªn b¸n hµng kÝch vµo chøc n¨ng nhËp th× xuÊt hiÖn form sau: Sau khi nhËp ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin hiÖn ra trªn mÆt phiÕu th× kÝch vµo nót kª ghi chi tiÕt. Lóc ®ã xuÊt hiÖn: Khi muèn chuyÓn sang lËp phiÕu míi th× chän nót ®ãng l­u ®Ó ghi d÷ liÖu . Trong qu¸ tr×nh nhËp ta kh«ng nhËp ®¬n vÞ tÝnh mµ tù ®éng nhËp vµo theo m· hiÖu cña hµng ®· cã s½n trong c¬ së d÷ liÖu. Thµnh tiÒn sÏ tÝnh ngay sau khi nhËp xong mét mÉu tin nµo ®ã cña hµng võa nhËp. §ã lµ phiÕu nhËp hµng cña C«ng ty. Khi cã kh¸ch hµng ®Õn C«ng ty mua hµng th× nh©n viªn sÏ sö dông chøc n¨ng b¸n hµng trong hÖ thèng ch­¬ng tr×nh nµy ®Ó lËp phiÕu cho kh¸ch. Khi kÝch vµo chøc n¨ng b¸n hµng nh­ trong giao diÖn mµ h×nh chÝnh th× sÏ xuÊt hiÖn form nh­ sau: KhÝ ®ã còng cã c¸c thao t¸c t­¬ng tù nh­ trong phiÕu nhËp hµng. ChØ cÇn chän nót kª ghi chi tiÕt hµng th× còng xuÊt hiÖn form nh­ sau: Trong ®ã c¸c m· hµng chØ ®­îc chän khi ®· cã s½n trong danh môc vµ mÆt hµng nµy cßn trong kho. Ngoµi ra, cßn cã c¸c chøc n¨ng kh¸c nh­: danh môc vµ hÖ thèng. SÏ ®­îc giíi thiÖu sau: §©y lµ form nhËp tªn kh¸ch mµ chóng ta ph¶i nhËp tr­íc khi lËp phiÕu nhËp. Khi thªm th× nhÊn nót thªm nh­ trªn vµ l­u gi÷ th× dïng nót ®ãng. Ta cßn ph¶i nhËp danh môc hµng ho¸ vµo trong c¬ së d÷ liÖu tr­íc khi thao t¸c . giao ®iÖn nhËp vµo lµ: Muèn truy vÊn vÒ hµng ho¸ ®ã ®· b¸n ra hay mua vÒ nh­ thÕ nµo th× ta sö dông chøc n¨ng thèng kª. VÝ dô muèn biÕt hµng ®ã ®· mua vÒ víi sè l­îng nh­ thÕ nµo th× ta dïng chøc n¨ng thèng kª nh­ giao diÖn sau: VÝ dô muèn biÕt hµng ®ã ®· b¸n ra víi sè l­îng nh­ thÕ nµo th× ta dïng chøc n¨ng thèng kª nh­ giao diÖn sau: Th× kÕt qu¶ sÏ hiÖn ra nh­ trang report kÌm theo trong trang sau. §Ó thèng kª hµng tån kho th× ta chän chøc n¨ng tßn kho nh­ giao diÖn sau: Tµi liÖu tham kh¶o [1] Paul Galaspie Microsoft SQL Server DBA Survivay Guide (chapter 1) Macmillan Publishing USA, 1997 [2] TS. Phan Huy Kh¸nh Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng §µ N½ng, 1997 [3] TrÇn Thµnh Trai Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý Nhµ XuÊt b¶n TrÎ, 1998 [4] ¤ng V¨n Th«ng Qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu víi Microsoft Access '97 Nhµ XuÊt b¶n Thèng kª, 1997 Tãm t¾t luËn v¨n tèt nghiÖp §å ¸n nµy víi môc ®Ých x©y dùng ch­¬ng tr×nh qu¶n lý b¸n hµng cho C«ng Ty. Néi dung ph¶i thùc hiÖn lµ ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng vµ x©y dùng mét hÖ thèng th«ng tin phôc vô cho ch­¬ng tr×nh qu¶n lý b¸n hµng. §å ¸n chia lµm hai thµnh phÇn chÝnh. §Çu tiªn lµ ®i tõ lý thuyÕt vÒ c¸c m« h×nh thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin. Tõ ®ã ph©n tÝch thiÕt kÕ x©y dùng ®­îc c¸c m« h×nh thùc thÓ kÕt hîp, x©y dùng ma trËn phô thuéc hµm, m« h×nh l«gic vµ m« h×nh xö lý. PhÇn tiÕp theo lµ thiÕt kÕ ch­¬ng tr×nh, dùa vµo hÖ thèng th«ng tin ®· ph©n tÝch ®Ó x©y dùng mét ch­¬ng tr×nh qu¶n lý b¸n hµng. Môc lôc