Xây dựng chương trình quản lý nhân sự cho công ty cổ phần Chiển lợi Việt Trì – Phú Thọ

u quả vào thực tế. Nó làm cho mọi công việc của chúng ta được giải quyết một các nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Đặc biệt là úng dụng của nó vào việc quản lý, với những phần mềm quản lý trên máy đã giúp con người quản lý một cách khoa học, chính xác và tiết kiệm được chi phí. Chúng ta không cần phải dùng đến cả kho chứa sổ sách, giấy tờ… Nói chung máy tính đã thay thế phần lớn sức lao động của con người. Hiện tại việc quản lý cán bộ, nhân viên của công ty cổ phần Chiển lợi Việt Trì_ Phú Thọ vẫn còn thủ công trên giấy tờ, sổ sách. Từ những thực tế trên em đã chọn và phát triển Đồ án: “Xây dựng chương trình Quản lý nhân sự cho công ty cổ phần Chiển lợi Việt Trì_ Phú Thọ”. Mặc dù đã cố gắng song do thời gian không nhiều và chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế nên không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ quý các thầy cô giáo và các bạn để Đồ án của em được hoàn thiện hơn . Thái Nguyên, tháng 11 năm 2011 Sinh viên thực hiện Nguyễn Việt Thắng CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1. Khái niệm cơ bản về hệ cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp các dữ liệu có mối quan hệ với nhau được lưu trữ trong máy tính theo một quy định nào đó, và được sử dụng cho một số đông người sử dụng... Họ có thể cập nhật số liệu của mình vào máy, lưu trữ, xử lý phục vụ theo yêu cầu của mình. Cơ sở dữ liệu được thành lập từ các tập tin cơ sở dữ liệu để dễ quản lý và khai thác, mỗi tập tin cơ sở dữ liệu bao gồm các mẩu tin (Record) chứa một số thông tin về đối tượng. Phần chương trình để có thể xử lý, thay đổi dữ liệu được gọi là Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database management system). Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có một nhiệm vụ rất quan trọng, nó được coi như là một bộ diễn dịch (Interpreter) với ngôn ngữ bậc cao, nhằm giúp cho người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà không nhất thiết phải biết tường tận các thuật toán, cũng như là cách lưu trữ, biểu diễn dữ liệu trong máy tính như thế nào. Việc tổ chức một hệ thống thông tin hay xây dựng một cơ sở dữ liệu cho một ngành khoa học hoặc một ngành kinh tế nào đó càng ngày càng trở nên thông dụng, có thể phân loại như sau: - Tổ chức thông tin trong các bài toán khoa học kĩ thuật. - Kho dữ liệu trong hệ thống thông tin quản lý. - Tổ chức dữ liệu có cấu trúc phức tạp như các dữ liệu địa lý. - Cơ sở dữ liệu trong các hệ thống hỗ trợ công nghiệp, hỗ trợ giảng dạy. - Tổ chức thông tin đa phương tiện, xử lý tri thức. 1.1.1. Ứng dụng trong các bài toán khoa học kĩ thuật Các bài toán này có thuật toán khó, thường thì không đòi hỏi công cụ tốt nhất về tổ chức dữ liệu. Tuy nhiên, trong các bài toán phức tạp hơn, với nhiều dữ liệu trung gian thì cách tổ chức dữ liệu hợp lý là điều không thể không nghĩ đến. 1.1.2. Cơ sở dữ liệu trong quản lý Công tác quản lý không cần thuật toán phức tạp, nhưng đòi hỏi xử lý nhiều dữ liệu. Khối lượng lớn thông tin cần được tổ chức có khoa học để tiện cho quá trình xử lý. Hình dung như con người ta với khối lượng thông tin vừa phải còn bao quát được, chứ quá nhiều thông tin không có tổ chức làm sao mà xem hết được. 1.1.3. Các ngành khoa học không phải là Công nghệ thông tin Thí dụ như vật lý, hoá học, sinh học, ngôn ngữ... cũng có các nhu cầu cần lưu trữ, xử lý dữ liệu. Các cơ sở dữ liệu riêng biệt này mang những đặc tính riêng của từng ngành. Các dữ liệu về địa lý, bao gồm các bảng số, các ảnh, các phương pháp truy nhập đến các kho dữ liệu... cần được tổ chức và xử lý hợp lý. Các dữ liệu địa lý, địa chất, thủy văn, môi trường... thường đòi hỏi các phương tiện nhớ có dung lượng lớn và được xử lý trên các bộ xử lý đặc biệt để đảm bảo tốc độ cao. 1.1.4. Tổ chức lưu trữ và xử lý dữ liệu Việc tổ chức lưu trữ và xử lý dữ liệu cũng có nhu cầu trong các ứng dụng có sử dụng hệ chuyên gia, người máy, xử lý các quá trình công nghiệp. Hơn nữa, trong đề án máy tính các thế hệ sau này, cơ sở dữ liệu có vị trí đáng kể. Riêng về nhu cầu này, cơ sở dữ liệu cần có khả năng cơ giới hoá việc tìm kiếm thông tin nhờ cơ chế suy luận tự động. Vấn đề thời gian thực trong cơ sở dữ liệu được giả quyết để phù hợp với các hệ thống công nghiệp, thời gian có thể được thể hiện trong cơ sở dữ liệu thông qua hai cách: - Thời gian tương đối hệ quản trị cơ sở dữ liệu, liên quan đến thay đổi trạng thái của cơ sở dữ liệu. - Thời gian tuyệt đối của môi trường được mô tả trong cơ sở dữ liệu, liên quan đến trạng thái của môi trường. Kiến thức về cơ sở dữ liệu còn được dùng để tổ chức cơ sở tri thức, thiết lập hệ thống câu hỏi, chọn mô hình trong hệ thống hỗ trợ giảng dạy, hay trong công nghệ dạy học. 1.1.5. Ứng dụng trong hệ thống đa phương tiện Việc xây dựng cơ sở dữ liệu đa phương tiện không thể không đề cập giao diện người dùng trong cơ sở dữ liệu, đề cập các nghiên cứu về quan hệ và sự kiện, đề cập việc tổ chức các câu hỏi cho người sử dụng. Người ta nhận thấy không có ngôn ngữ nào là đặc biệt quan trọng và ưu điểm trội hơn hẳn, ngay cả ngôn ngữ đồ thị. Một giao diện hiển thị thường được người ta ưa chuộng, với khả năng: + Đưa ra câu trả lời dưới dạng hiển thị như đồ thị, lược đồ, có tác dụng nhấn mạnh trực giác. + Có khả năng lựa chọn thông tin nhanh một cách tự nhiên, và nhanh chóng. + Tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu theo phương thức con người đã quen thuộc, chẳng hạn theo cách tìm sách trong các tủ sách của thư viện. Trong số các giao diện người dùng, giao diện đa hình thái, giao diện dùng ngôn ngữ tự nhiên được quan tâm và nay cũng có nhiều kết quả tốt đẹp. Tuy không được xây dựng như hệ thống tri thức hay hệ chuyên gia, cơ sở dữ liệu có thể mô tả và xử lý các tri thức. Một thế hệ mới của các cơ sở dữ liệu suy diễn, các tri thức xử lý được thể hiện dưới các dạng: 1. Tri thức tổng quát như các luật và sự kiện, 2. Các điều kiện thay đổi, hoặc kích hoạt dữ liệu, 3. Suy diễn các thông tin có liên hệ với các sự kiện và luật. Ngoài ra, người ta còn đề cập khía cạnh về xử lý các tri thức không đầy đủ. * Cơ sở dữ liệu được thành lập từ các tập tin cơ sở dữ liệu để quản lý và khai thác. Mỗi tập tin cơ sở dữ liệu bao gồm các mẩu tin (Record) chứa một số thông tin về đối tượng. Nhu cầu tích lũy và xử lý các dữ liệu đã nảy sinh trong mọi công việc, trong mọi hoạt động của con người. Một cá nhân hay một tổ chức có thể đã ngầm có một hệ thống xử lý dữ liệu, cho dù cơ chế hoạt động của nó là thủ công và chưa tự động hoá. Một bài toán nhỏ cũng cần đến dữ liệu, nhưng không nhất thiết phải quản lý các dữ liệu này theo các phương pháp khoa học. Do khả năng tổng hợp của người xử lý các, các dữ liệu được lấy ra, được xử lý mà không vấp phải khó khăn nào. Tuy nhiên khi bài toán có kích thước lớn hơn hẳn và số lượng dữ liệu cần phải xử lý tăng lên nhanh thì e rằng tầm bao quát của con người bình thường khó có thể quản lý hết được đấy là không kể đến một số loại dữ liệu đặc biệt, chúng đòi hỏi được quản lý tốt không phải vì kích thước mà vì sự phức tạp của bản thân chúng. Lúc bắt đầu công tác tự động hoá xử lý dữ liệu, người ta sử dụng các tệp dữ liệu nơi chứa thông tin và dùng các chương trình để tìm kiếm, thao tác trên các dữ liệu của tệp đó. Đó tiền thân của các hệ thống cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên một vài người hiểu chưa chính xác về cơ sở dữ liệu, họ coi các hệ quản trị là cơ sở dữ liệu. Việc coi các “tệp dữ liệu” là cơ sở dữ liệu hoặc coi một phần mềm nào cho phép xử lý dữ liệu như hệ quản trị cơ sở dữ liệu... là nhìn nhận không chính xác. Để hiểu đầy đủ các khía cạnh về hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người ta cần được trang bị các khái niệm cơ bản. Tổ chức việc xử lý dữ liệu một cách khoa học đòi hỏi con người sử dụng cơ sở dữ liệu. Trên các hệ thống máy lớn cũng như các máy vi tính, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu phải có những đặc trưng để người dùng có thể phân biệt nó với chương trình thao tác đơn giản trên các dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có phương pháp, công cụ để lưu trữ, tìm kiếm, sửa đổi và chuyển đổi các dữ liệu. Đó là các chức năng đầu tiên, được thực hiện theo các thuật toán hoàn thiện, đảm bảo được bảo vệ và đảm bảo việc thực hiện đạt hiệu quả. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có giao diện sử dụng cho phép người dùng liên hệ với nó. Nó cũng liên hệ với các bộ nhớ ngoài qua giao diện, qua các lệnh các ngôn ngữ người/máy. Người sử dụng dùng ngôn ngữ hỏi cơ sở dữ liệu để khai thác các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị trao đổi với các tệp cơ sở dữ liệu đang được lưu trữ trên phương tiện nhớ. Mô tả dữ liệu được xem như việc xác định tên, dạng dữ liệu và tính chất của dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác hẳn với hệ quản lý các tệp hay các tệp cơ sở dữ liệu bởi lẽ nó cho phép mô tả dữ liệu theo cách không phụ thuộc vào người sử dụng, không phụ thuộc vào yêu cầu tìm kiếm và thay đổi thông tin. Tuy phân biệt được các hệ thống quản trị tệp với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người ta vẫn nhìn nhận việc xử lý dữ liệu theo cách người ta đã quen dùng. Theo cách nhìn từ bộ nhớ ngoài đang lưu trữ các dữ liệu cho đến nơi có người yêu cầu xử lý dữ liệu, người ta thấy có các chức năng liên quan đến dữ liệu như: - Chức năng quản lý dữ liệu ở bộ nhớ phụ, như hệ thống quản lý các tệp phân phối khoảng trống trên thiết bị nhớ. - Chức năng quản lý dữ liệu trong các tệp, quản lý quan hệ giữa các dữ liệu nhằm tìm kiếm nhanh. Đó là hệ truy nhập dữ liệu hay hệ thống quản trị dữ liệu theo cấu trúc vật lý của dữ liệu. Do vậy chương trình ứng dụng thực hiện chức năng quản trị dữ liệu không thể quản lý dữ liệu một cách rõ ràng được. - Chức năng quản trị dữ liệu theo các ứng dụng. Nếu người sử dụng được phép mô tả dữ liệu, họ có thể diễn tả yêu cầu về dữ liệu nhờ một ngôn ngữ. Đó là hệ quản trị cơ sở dữ liệu ngoài, có các khả năng phân tích, dịch các câu hỏi, và tạo dạng dữ liệu phù hợp với thế giới bên ngoài. 1.2. Cấu trúc một hệ cơ sở dữ liệu Một hệ cơ sở dữ liệu được chia thành các mức khác nhau: mức vật lý, mức lôgíc. - Cơ sở dữ liệu mức vật lý là tập hợp các tệp CSDL theo một cấu trúc nào đó được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp như đĩa từ, băng từ. Cơ cấu ở mức lôgic là một sự biểu diễn trừu tượng của cơ sở dữ liệu vật lý. Cấu trúc của một CSDL bao gồm: - Thể hiện (Instance): Một khi đã được thiết kế, thường người ta quan tâm tới “Bộ khung” hay còn gọi là “mẫu” của CSDL. Dữ liệu hiện có trong CSDL gọi là thể hiện của CSDL, mặc dù khi dữ liệu thay đổi trong một chu kỳ thời gian nào đó thì “Bộ khung” của CSDL vẫn không thay đổi. - Lược đồ (scheme): Thường “Bộ khung” nêu trên bao gồm một số danh mục, hoặc chỉ tiêu hoặc một số kiểu của các thực thể trong CSDL. Giữa các thực thể có thể có mối quan hệ nào đó với nhau. * Có các lược đồ sau: - Lược đồ khái niệm là bộ khung của cơ sở dữ liệu khái niệm. - Lược đồ vật lý là bộ khung của cơ sở dữ liệu mức vật lý. - Lược đồ con là mức khung nhìn. Mô hình dữ liệu: Có nhiều loại mô hình dữ liệu, hiện đang có ba loại mô hình dữ liệu đang sử dụng là: + Mô hình phân cấp: Mô hình dữ liệu là một cây, trong đó các nút biểu diễn các tập thực thể, giữa các nút con và nút cha được liên hệ theo mối liên hệ xác định. + Mô hình mạng: Mô hình được biễu diễn là một đồ thị có hướng. + Mô hình quan hệ: Mô hình dựa trên cơ sở khái niệm lý thuyết tập trung của các quan hệ tức là tập hợp các k bộ (với k cố định). - Tính độc lập dữ liệu: Là sự bất biến của các hệ ứng dụng đối với các thay đổi trong cấu trúc dữ liệu và chiến lược truy nhập. Tính độc lập dữ liệu là mục tiêu chủ yếu của hệ CSDL. * Có hai mức độc lập dữ liệu: + Độc lập dữ liệu mức vật lý: Việc tổ chức lại CSDL vật lý (thay đổi các tổ chức, cấu trúc dữ liệu trên các thiết bị nhớ thứ cấp) có thể làm thay đổi hiệu quả tính toán của các chương trình ứng dụng mà không cần thiết phải viết lại các chương trình đó. + Độc lập dữ liệu mức lôgic: Khi sử dụng một CSDL, có thể cần thiết phải thay đổi lược đồ khái niệm như thêm thông tin về các loại khác nhau của các thực thể đang tồn tại trong CSDL. Việc thay đổi lược đồ khái niệm không nhất thiết phải thay đổi các chương trình ứng dụng. Trong các loại mô hình dữ liệu trên thì mô hình quan hệ có nhiều ưu điểm và được quan tâm nhiều nhất bởi vì mô hình quan hệ có tính độc lập dữ liệu rất cao lại dễ sử dụng. Song điều quan trọng chủ yếu là mô hình quan hệ được hình thức hoá toán học tốt, do đó được nghiên cứu phát triển và cho nhiều kết quả lý thuyết cũng như ứng dụng trong thực tiễn. 1.3. Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ 1.3.1. Cơ sở dữ liệu quan hệ CSDL là tập các dữ liệu (DL) có cấu trúc cho nên CSDL quan hệ là CSDL nhưng phải có các đặc trưng sau: Một quan hệ là một quan hệ 2 chiều bao gồm các cột và các hàng của các thành phần DL. Mỗi bảng (Table) là một quan hệ.Và tên mỗi bảng phải là duy nhất, một bảng bao gồm 1 hay nhiều cột (Đây là số trường - field). Số cột có trong bảng chính là số trường quan hệ. Mỗi bảng bao gồm không hoặc nhiều dòng (Số bản ghi - record). Đây chính là các bản ghi của quan hệ. Khoá chính : Là một hay nhiều cột trong bảng có đặc điểm dữ liệu của các cột này phải có khi nhập, và là duy nhất không trùng lặp. Khoá ngoài: Là một hoặc nhiều cột chứa khoá chính của một quan hệ khác, dùng để tạo mối liên kết giữa 2 bảng. VD: Ta có một CSDL quản lý nhân sự cho Uỷ ban Kiểm tra Tỉnh uỷ Yên Bái với các bảng như sau: Bảng NHANVIEN: Lưu trữ các thông tin chung của cán bộ như mã cán bộ, họ tên, ngày sinh,… Bảng LUONG: lưu trữ thông tin về lương của cán bộ. Bảng CHUCVU: lưu trữ thông tin về chức vụ của nhân viên. 1.3.2. Các loại quan hệ Microsoft Access cung cấp cho chúng ta 3 loại quan hệ: - Quan hệ một - một (one to one): Trong mối quan hệ một – một, một dòng trên bảng A chỉ có một dòng tương ứng trên bảng B và ngược lại. Mối quan hệ này thường không phổ biến lắm vì hầu hết các thông tin có liên quan theo cách này sẽ được gộp lại trong một bảng. Chúng ta có thể tạo ra mối quan hệ này khi các cột trong bảng ban đầu được chia thành những bảng riêng rẽ, mà những bảng này có chung một khoá chính. Điều này thường được áp dụng trong trường hợp vì lý do bảo mật DL. VD: Hai bảng CANBO (MaCB, HoTen, DiaChi, NoiSinh, SDT, GT) và bảng LUONG (MaCB, Bacluong). Tính bảo mật thể hiện ở chỗ văn phòng chỉ quan tâm tới Bacluong còn các phòng khác thì không cần. - Quan hệ một - nhiều (one to many): Đây là một mối quan hệ được sử dụng phổ biến nhất. Mối quan hệ một - nhiều trên hai bảng A - B thể hiện rằng một dòng ở bảng A tương ứng nhiều dòng ở bảng B nhưng một dòng ở bảng B chỉ liên quan đến duy nhất một dòng ở bảng A. Mối quan hệ này đôi khi có thể nói là mối quan hệ nhiều – một. VD: Hai bảng CANBO (MaCB, HoTen, DiaChi, Noisinh, SDT, GT) và bảng Chucvu (MaCB, CVu) mối quan hệ này được phát biểu như sau “Một Chức vụ có thể có nhiều cán bộ nhưng một cán bộ tại một thời điểm chỉ có một nhiệm vụ xác định”. - Quan hệ nhiều – nhiều (many to many): Mối quan hệ này thể hiện này thể hiện rằng một dòng ở bảng A có nhiều dòng tương ứng ở bảng B và ngược lại.Tuy nhiên trong thực tế có mối quan hệ này thì khi triển khai mô hình CSDL quan hệ, phải tách chúng ra thành hai một quan hệ một – nhiều bằng cách tạo ra một bảng thứ ba. 1.3.3. Hệ quản trị CSDL (Database Management System) Hệ quản trị CSDL là một công cụ cho phép quản lý và tương tác với CSDL. Các chức năng cơ bản của hệ quản trị CSDL bao gồm: - Một hệ quản trị CSDL phải có ngôn ngữ mô tả DL (Data denifition language). Ngôn ngữ mô tả này là một phương tiện cho phép khai thác cấu trúc của DL, mô tả các mối liên hệ của DL cũng như những quy tắc quản lý áp đặt trên DL đó. - Một hệ quản trị CSDL phải có ngôn ngữ thao tác DL (Data Manipopulation Language) cho phép người sử dụng có thể cập nhật DL (thêm, xoá, sửa,…) cho nhiều mục đích khác nhau. - Một hệ CSDL cũng phải có ngôn ngữ truy vấn DL để khai thác, rút trích CSDL khi có nhu cầu. - Mỗi hệ quản trị CSDL cũng có thể cài đặt cơ chế giải quyết tranh chấp DL. - Ngoài ra, một số hệ quản trị CSDL cung cấp cho người sử dụng những cơ chế bảo mật và phục hồi DL khi có sự cố xảy ra. Hệ quản trị CSDL quan hệ là hệ quản trị CSDL theo mô hình quan hệ. Trong thực tế, Access rất phổ biến tuy nhiên còn thiếu một số cơ chế về tranh chấp DL, sao lưu DL và một số chức năng nâng cao khác như tính bảo mật chưa cao... 1.3.4. Công cụ và môi trường phát triển bài toán Để giải quyết yêu cầu mà bài toán quản lý nhân sự với những chức năng đã được phân tích ở trên, chúng ta có thể sử dụng nhiều phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như: Foxpro (for DOS hoặc for Windows), Visual basic, Access... Mỗi ngôn ngữ, mỗi hệ quản trị cơ sở dữ liệu đều có những điểm mạnh riêng và dĩ nhiên cũng sẽ có những hạn chế riêng. Việc chọn một công cụ, một môi trường để triển khai bài toán quản lý đặt ra tùy thuộc nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan của người làm chương trình. Trong khuôn khổ thời gian và khả năng của bản thân, sau khi cân nhắc, lựa chọn. Em quyết định chọn phần mềm ứng dụng ACCESS một trong năm ứng dụng của Microsoft office 2003 for Windows. 1.4. Giới thiệu chung về Microsoft Access 1.4.1. Khởi động Access và thoát khỏi Access Khởi động Access: để khởi động MS Access ta có thể dùng các cách sau: Cách 1: Nhấn đúp (D_click) vào shortcut của Access trên màn hình Destop. Cách 2: Nhấn chuột (Click) vào Menu Start, chọn Program rồi chọn Microsoft Access. Màn hình Access khi vừa khởi động như hình sau: Từ hộp hội thoại, bạn chọn một trong các tuỳ chọn sau: Blank Access database: để tạo ngay một cơ sở dữ liệu mới. Access database wizards: để tạo mới một cơ sở dữ liệu dựa trên cơ sở dữ liệu mẫu của Access. Open an existing file: sẽ mở một cơ sở dữ liệu đã được tạo ra trước đó. Chọn một trong 3 tuỳ chọn này rồi nhấn nút   Access sẽ đáp ứng yêu cầu. Thoát khỏi Access: Để thoát khỏi Access, chúng ta có thể dùng các cách sau: Cách 1: Click vào nút   ở góc trên bên phải cửa sổ Access để đóng cửa sổ Access. Cách 2: Click vào menu File, chọn mục Exit như hình sau để thoát khỏi Access. Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt-F4. 1.4.2. Tạo mới, mở và đóng một Database - Cơ sở dữ liệu (CSDL) 1.4.3. Tạo cơ sở dữ liệu rỗng Gọi lệnh File/New… sẽ hiện hộp thoại như hình sau Trong phần General. Chọn mục Database. Nhấn nút OK để tiếp tục. Cửa sổ hiển thị CSDL HANGHOA.MBD sẽ như hình sau: Trong tập tin cơ sở dữ liệu của MS Access 2003 có 7 đối tượng (objects): Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules. Để làm việc trên thành phần nào bạn nhấn chọn Tab tương ứng. Trong các đối tượng, đối tượng Tables là thành phần quan trọng nhất và cần phải xây dựng đầu tiên. Sau đó tiếp tục xây dựng các thành phần còn lại dựa vào dữ liệu của các Table đó. 1.4.4. Mở một database đã có Chọn File /Open /Chọn tập tin muốn mở. Microsoft Access được tích hợp trong bộ Office của Microsoft. Phần mềm này là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) quan hệ, đây là một lĩnh vực khá quen thuộc đối với người sử dụng và thiết kế cơ sở dữ liệu. Trước khi giới thiệu về các đối tượng của Access, chúng ta bàn về CSDL quan hệ. Bởi vì Access là một hệ quản trị CSDL quan hệ. Hầu hết các hệ quản trị CSDL hiện nay đều lưu giữ và xử lý thông tin bằng mô hình quản trị CSDL quan hệ. Từ quan hệ bắt nguồn từ thực tế là mỗi bản ghi trong CSDL chứa các thông tin liên quan đến một chủ thể duy nhất. Ngoài ra, các dữ liệu của hai nhóm thông tin có thể ghép lại thành một chủ thể duy nhất dựa trên các giá trị dữ liệu quan hệ. Trong một hệ quản trị CSDL quan hệ, tất cả các dữ liệu ấy được quản lý theo các bảng, bảng lưu giữ thông tin về một chủ thể. Thậm chí khi sử dụng một trong những phương tiện của một hệ CSDL để rút ra thông tin từ một bảng hay nhiều bảng khác (thường được gọi là truy vấn query) thì kết quả cũng giống như một bảng. Thực tế còn có thể thể hiện một truy vấn dựa trên kết quả của một truy vấn khác. Các khả năng của một hệ CSDL là cho chúng ta quyền kiểm soát hoàn toàn bằng các định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ với dữ liệu khác. Một hệ CSDL có ba khả năng chính: Định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu. Toàn bộ chức năng trên nằm trong các tính năng mạnh mẽ của Microsoft Access. a. Định nghĩa dữ liệu Xác định dữ liệu nào sẽ được lưu giữ trong một CSDL, loại của dữ liệu và mối quan hệ giữa các dữ liệu. b. Xử lý dữ liệu Có nhiều cách xử lý dữ liệu là các bảng, các truy vấn, các biểu mẫu, các báo cáo, các macro và module trong Microsoft Access. 1.5. Các đối tượng của Microft Access 1.5.1. Bảng (Table) Bảng là thành phần cơ bản của CSDL quan hệ và cũng là nơi Access lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng gồm các trường (Field) hay còn gọi là các cột (column) lưu giữ các dữ liệu khác nhau và các bảng ghi (record) hay còn gọi là các hàng (row) lưu giữ tất cả các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó. Có thể nói một khóa cơ bản (Primary) (gồm một hoặc nhiều trường) và một hoặc nhiều chỉ mục (Index) cho mỗi bảng đẻ rút tăng tốc truy nhập dữ liệu. a. Đặt khóa chính (Primary key): Mỗi bảng trong một CSDL quan hệ đều có một khóa cơ bản và xác định khóa cơ bản trong Microsoft Access tùy theo từng tính chất quan trọng của bảng hay từng CSDL mà ta chọn khóa chính cho phù hợp: Mở bảng ở chế độ Design, chọn một hoặc nhiều trường muốn định nghĩa là khóa. Dùng chuột bấm vào nút Primary key trên thanh công cụ. b. Định nghĩa khóa quan hệ: Sau khi định nghĩa song hai hay nhiều bảng có quan hệ thì nên báo cho Access biết cách thức quan hệ giữa các bảng. Nếu như vậy, Access sẽ biết liên kết tất cả các bảng mỗi khi sử dụng chúng sau này trong các truy vấn biểu mẫu hay báo cáo. Các tính năng tiên tiến của bảng trong Access: + Phương tiện Table giúp định nghĩa các bảng + Phép định nghĩa đồ họa các mối quan hệ + Các mặt lạ nhập dữ liệu cho trường để tự động thêm các ký hiệu định dạng vào các dữ liệu. + Có khả năng lưu giữ các trường Null cũng như các trường trống trong CSDL. + Các quy tắc hợp lệ của bảng có khả năng kiểm tra tính hợp lệ của một trường dựa trên các trường khác. + Công cụ riêng để tạo các chỉ mục * Các tính năng tiên tiến của truy vấn trong Access: + Phương thức tối ưu truy vấn “ Rushmore ” (từ Foxpro). + Phương thức Query giúp thiết kế các truy vấn. + Truy xuất các thuộc tính cột: Quy cách định dạng các vị trí thâm nhập. + Có khả năng lưu trữ kiểu trình bày bảng dữ liệu hoặc truy vấn. + Các công cụ tạo truy vấn (Query Builder) khả dụng trên nhiều vùng. + Khả năng định nghĩa các kết nối tự động được cải thiện. + Hỗ trợ các truy vấn Union và các truy vấn thứ cấp (SQL). + Cửa xổ soạn thảo SQL được cải tiến. + Tăng số trường có thể cập nhật được trong một truy vấn kết nối. VD: Một bảng HOSONHANVIEN dùng để lưu thông tin của các cán bộ. Bảng này gồm các cột: MaCB, HoTen, DiaChi, Nsinh, SDT, GT… và có các dòng như hình sau: 1.5.2. Truy vấn (Query) Query là công cụ để truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên số liệu. Người ta sử dụng truy vấn để liên kết DL từ nhiều bảng chọn lựa ra các thông tin cần quan tâm. Hơn nữa, truy vấn còn là công cụ cần thiết để chỉnh sửa số liệu (Update Query), để tạo ra Table mới (Make table Query), để thêm DL vào table (Append Query), để xoá số liệu (Delete Query), tổng hợp số liệu (Crosstab Query), và nhiều công dụng khác. Người sử dụng có thể dùng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structured Query Language), hoặc công cụ truy vấn bằng ví dụ QBE (Query by Example) tạo truy vấn.Truy vấn bằng ví dụ là một công cụ hỗ trợ truy vấn DL mà không cần phải biết lệnh SQL. Cách 1: Dùng ngôn ngữ SQL: Cách 2: Dùng công cụ QBE: 1.5.3. Biểu mẫu (Form) Mẫu biểu là đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để nhập hoặc hiển thị dữ liệu, hoặc điều khiển việc thực hiện một ứng dụng. Các mẫu biểu được dùng để trình bày hoàn toàn theo ý muốn các dữ liệu được truy xuất từ các bảng hoặc các truy vấn. Biểu mẫu được thiết kế để thể hiện, soạn thảo hoặc nhập DL. Biểu mẫu có mục đích làm “Thân thiện hoá ” những thao tác trên giúp người dùng có cảm giác đang điền thông tin vào những phiếu rất “đời thường”. Trong biểu mẫu còn có thể chứa những biểu mẫu con (SubForm), cho phép cùng lúc cập nhật trên nhiều bảng khác nhau. Trên Form có nhiều công cụ hỗ trợ thao tác, nếu phối hợp tốt với Macro và Module sẽ xử lý được những yêu cầu phức tạp. Mẫu biểu là phương tiện giao diện cơ bản giữa người sử dụng và một ứng dụng Microsoft Access và có thể thiết kế các mẫu biểu cho nhiều mục đích khác nhau. + Hiển thị và điều chỉnh dữ liệu. + Điều khiển tiến trình của ứng dụng . + Nhập các dữ liệu. + Hiển thị các thông báo. 1.5.4. Báo cáo, báo biểu (Report) Báo biểu là kết quả đầu ra sau cùng của quá trình khai thác số liệu. Dùng để in ấn hoặc thể hiện các báo biểu có nguồn gốc từ bảng hoặc từ truy vấn. Báo biểu có hình thứ trình bày phong phú, đẹp mắt vì có thể bao gồm những hình ảnh, đồ thị và có thể xuất ra các tập tin khác như Word/Excel. Báo cáo là một đối tượng được thiết kế để định nghĩa quy cách, tính toán, in và tổng hợp các dữ liệu được chọn. * Các tính năng tiên tiến của báo cáo trong Access: + Có công cụ Auto Report dùng để tự động xây dựng một báo cáo cho một bảng hoặc truy vấn. + Có thể thiết đặt nhiều thuộc tính bổ sung bằng các Macro hoặc Access Basic. + Các báo cáo có thể chứa các chương trình Access Basic cục bộ (Được gọi là chương trình nền của báo cáo - code behind report) để đáp ứng các sự kiện trên báo cáo. + Các công cụ để tạo các thuộc tính để giúp tạo các biểu thức phức tạp và các câu lệnh SQL. + Có thể cất kết quả báo cáo vào tệp văn bản RTF. + Có thuộc tính “Page” mới để tính tổng số trang tại thời điểm * Những tính năng tiên tiến của Access: + Có khả năng viết trực tiếp các chương trình nền của biểu mẫu và báo cáo để xử lý các dữ kiện. + Truy nhập trực tiếp đến chương trình thuộc tính của biểu mẫu hoặc báo cáo thông qua việc thiết đặt thuộc tính + Làm việc với tất cả các đối tượng của cơ sở dữ liệu bao gồm các bảng, các truy vấn, các biểu mẫu, các Macro, các trường, các chỉ mục, các mối quan hệ và các điều kiện. + Khả năng xử lý lỗi được cải thiện. + Các phương tiện tìm kiếm lỗi được cải tiến. + Các sự kiện được mở rộng tương tự trong Visual Basic. + Hỗ trợ tính năng OLE. + Có khả năng tạo các công cụ tạo biểu thức và các Wizard theo ý muốn. 1.5.5. Tập lệnh (Macro) Là công cụ cung cấp cho người sử dụng tạo ra các hành động đơn giản trong Microsoft Access như mở biểu mẫu, báo cáo, thực hiện một truy vấn… mà không cần phải biết nhiều về ngôn ngữ lập trình Visual Basic. 1.5.6. Bộ mã lệnh (Module) Với ngôn ngữ Visual Basic cho phép người sử dụng xây dựng các hàm hoặc thủ tục của riêng mình để thực hiện một hành động phức tạp nào đó mà không thể thực hiện bằng công cụ tập lệnh, hoặc làm chương trình chạy nhanh hơn. 1.5.7. Trang Web (Pages) Cho phép chúng ta có thể tạo ra các trang Web mà trên đó có chứa DL động lấy từ một CSDL động nào đó. Người sử dụng có thể truy cập vào CSDL thông qua trình duyệt Web (Microsoft Internet Explorer). CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TY CỔ PHẦN CHIỂN LỢI VIỆT TRÌ- PHÚ THỌ 2.1. Mục đích đề tài Trong quá trình công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước hiện nay, ngành ngành, người người phải luôn luôn hội nhập tích luỹ kiến thức để theo kịp, đi lên cùng thời đại. Để phục vụ và đáp ứng nhu cầu năm bắt kiến thức và nắm bắt thông tin nhanh chóng chính xác thì ngành công nghệ thông tin ngày càng phát triển mạnh mẽ. Công nghệ máy móc đi vào các cơ quan xí nghiệp, nhà máy, công trường… Công ty cổ phần Chiển Lợi là một công ty mơi được thành lập 10 năm, với đội ngũ công nhân viên chưa nhiều nhưng cũng đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý chặt chẽ.Mặc dù công ty thành lập chưa lâu, nhân viên chỉ với số lượng vài chục người nhưng với yêu cầu của công việc để quản lý được họ thì yêu cầu công ty phải có một phần mềm quản lý sao cho thích hợp và giảm bớt được chi phí và nhân công trong công tác quản lý vì vậy mà máy móc ra đời đã giải phóng sức lao động của người công nhân, nông dân. Máy tính ra đời để trợ giúp cho những nhà nghiên cứu, nhà quản lý, cán bộ, và đã có rất nhiều những phần mềm quản lý đã ra đời để phục vụ cho công tác quản lý để viêc quản lý trở nên đơn giản hơn, chuyên nghiệp hơn. Và để cho nhà đầu tư không phải thuê nhiều nhân viên, tiết kiệm nguồn vốn, nắm bắt thông tin nhanh chính xác và cụ thể để điều hành công việc mang lại hiệu quả kinh tế. 2.2. Nội dung đề tài Đề tài quản lý cán bộ được xây dựng trong phạm vi là một công ty nhỏ với số lượng cán bộ là vài chục người phân ra các phòng ban riêng. Chương trình quản lý về hồ sơ cá nhân của cán bộ, nhân viên quá trình công tác: Nhập mới, lưu trữ toàn bộ hồ sơ nhân viên trong công ty nên người quản lý có thể tra cứu, tìm kiếm, lưu, in ấn hồ sơ, báo cáo thực trạng nhân viên công ty một cách nhanh chóng chính xác, tiết kiệm thời gian, công sức. 2.3. Phương pháp nghiên cứu Khi xây dựng một chương trình quản lý như quản lý cán bộ tại một công ty cụ thể giống như công ty cổ phần Chiển Lợi này người xây dựng chương trình phải kết hợp nhiều phương pháp, giải những bài toán phức tạp về cơ sở dữ liệu và những truy vấn, theo yêu cầu báo cáo của người quản lý. 2.4. Thứ tự các bước thiết kế xây dựng cơ sở dữ liệu - Xây dựng trường khoá cho cơ sở dữ liệu. Quá trình xây dựng trường khoá phải tính toán sao cho trong qua trình xây dựng các truy vấn tìm kiếm báo được dễ dàng không được trùng lặp mã (trường khoá để phân biệt đối tượng là duy nhất). - Xây dựng các bảng dữ liệu cơ bản chứa đựng thông tin lý lịch, lương bổng công việc của cán bộ công ty. 2.5. Khảo sát thực trạng tại công ty 2.5.1. Vài nét khái quát thực trạng công ty - Công ty cổ phần Chiển Lợi có tất cả 5 phòng ban.Mỗi phòng ban có từ 4 đến 10 nhân viên. Hầu như công việc quản lý hồ sơ cán bộ công ty của phòng nhân sự và phòng kế toán đều thông qua sổ sách, ứng dụng máy tính vào công việc chỉ mang tính chất lưu trữ và in ấn không mang tính quản lý. - Đội ngũ nhân viên trong công ty đều có trình độ trung cấp trở lên đến cao đẳng, đại học. - Kiểm tra, giám sát thường xuyên để khen thưởng, kỷ luật kịp thời - Điều hành quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác tổ chức, quản lý nhân sự của công ty… - Quản lý hoạt động của các phòng ban khác… Phòng nhân sự: - Quản lý cơ sở dữ liệu, hồ sơ cán bộ, thường xuyên cập nhật, bổ sung hoàn thiện hồ sơ cán bộ thuộc diện đơn vị quản lý, Quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu, văn bản quy phạm pháp luật có liên quan tới công tác quản lý tổ chức cán bộ. - Soạn thảo văn bản hướng dẫn thực hiện các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức nhân viên. - Tổng hợp lập báo cáo thống kê về tổ chức, nhân viên và các báo cáo về công tác tổ chức nhân viên. Phòng kinh doanh thị trường: - Quản lý cơ sở dữ liệu về khách hàng. Quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu có liên quan đến khách hàng và yêu cầu của khách hàng về sản phẩm của công ty. - Tham gia tổng hợp kế hoạch nhu cầu sử dụng của khách hàng về các bộ phần máy móc mà cung ty đã cung cấp. Xây dựng chỉ tiêu định mức tiêu hao của các bộ phận máy móc - Soạn thảo các văn bản liên quan tới công tác quản lý khách hàng Các phòng còn lại làm theo chuyên môn, nhiệm vụ quy định. Như vậy tham gia vào công tác quản lý nhân viên trong công ty chu yếu là phòng giám đốc và phòng tổ chức nhân sự. Vậy quá trình quản lý nhân viên là quản lý cái gì, quản lý ra sao? => Quản lý nhân viên bao gồm các nhiệm vụ quản lý cụ thể như sau: - Quản lý hồ sơ gốc của nhân viên. - Lưu trữ, trả lại hồ sơ của nhân viên khi nghỉ, thôi việc, chuyển công tác… - Quản lý nhân viên trong quá trình công tác tại công ty về lương bổng, khen thưởng, kỷ luật, đi học, đi công tác… 2.5.2. Quy trình quản lý Khi có thêm nhân viên mới thì người quản lý phải nhập hồ sơ nhân viên đó vào cơ sở dữ liệu. Lưu lại công việc, nhiệm vụ, các hoạt động đào tạo chuyên môn nhân viên, hoạt động khen thưởng kỷ luật…Cần đưa được ra những báo cáo về các hoạt động, thông tin của nhân viên đó trong công ty, những thống kê về danh sách nhân viên trong các hoạt động. Khi nhân viên xin thôi việc thì người quản lý hồ sơ phải xem nhân viên đó thuộc phòng ban nào? chức vụ là gi? để loại bỏ thông tin hồ sơ của nhân viên đó ...đưa ra báo cáo về nhân viên đó. Khi nhân viên từ phòng ban này chuyển sang phòng ban khác thì người quản lý hồ sơ phải kiểm tra thông tin hồ sơ của nhân viên đó và chỉnh sửa lại hồ sơ theo đúng vị trí yêu cầu và chức năng làm việc của nhân viên sau đó lưu lại và khi cần có thể đưa ra được báo cáo về nhân viên đó trong công ty. 2.5.3. Một số mẫu biểu sử dụng trong quá trình quản lý hồ sơ Ảnh 4 x 6 Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- tự do- hạnh phúc SƠ YẾU LÝ LỊCH I – PHẦN BẢN THÂN 1. Họ và tên (Chữ in hoa):................................................2. Giới tính:…………... 3. Họ và tên thường dùng........................................................................................ 4. Sinh ngày............. tháng............. năm..................... 5. Nơi sinh: 6. Dân tộc:....................................................................7. Tôn giáo: 8. Số CMND:................................9. Nơi cấp: 10. Ngày cấp: 11. Địa chỉ thường trú: 12. Số điện thoại: 13. Thành phần xuất thân: 14. Thành phần bản thân: 15. Ngày vào Đoàn:..........................................Nơi kết nạp: 16. Ngày vào Đảng:..........................................Nơi kết nạp: 17. Trình độ văn hóa: 18. Trình độ chuyên môn:. 19. Trình độ ngoại ngữ: 20. Quá trình học tập và làm việc: ( Ghi từ năm bắt đầu học PTTH, BTTH, THCN hoặc TN nghề) Ngày tháng năm Học hoặc làm việc gì Ở đâu Thành tích học và làm việc II – PHẦN GIA ĐÌNH Họ và tên cha:……………………………………….....…Năm sinh: Nghề nghiệp: Nơi ở: Họ và tên mẹ:......................................................................Năm sinh: Nghề nghiệp: Nơi ở: Họ và tên vợ (hoặc chồng):................................................Năm sinh: Nghề nghiệp:..........................................Nơi làm việc: Nơi ở: Tôi xin cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật, nếu sai tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật. ..............ngày........tháng........năm 20.... Người khai (Ký, ghi rõ họ tên) XÁC NHẬN CỦA CHÍNH QUYỀN ĐỊA PHƯƠNG (CẤP PHƯỜNG, XÃ) HOẶC CƠ QUAN QUẢN LÝ NGƯỜI DỰ TUYỂN Tôi là:…………………………………….Chức vụ: Xác nhận hồ sơ của anh (chị): Hiện nay làm việc (hoặc sinh sống) tại: Khai trên là đúng sự thật. ...............ngày.........tháng........năm 20.... (Ký, đóng dấu) 2.5.4. Mẫu tiếp nhận hồ sơ hợp đồng lao động Công ty cổ phần Chiển lợi Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- tụ do-hạnh phúc Số: ......QĐ/UBKTTU QUYẾT ĐỊNH - Căn cứ Bộ luật Lao động của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. - Căn cứ nhu cầu công tác. - Căn cứ hồ sơ xin việc của ông (bà):....................................................................... và quyết định thuyên chuyển công tác số.......ngày.....tháng.....năm 20.... QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Tiếp nhận, Ký HĐLĐ, phân công công tác đối với : Ông (bà):................................................................................................................... Sinh ngày.................................................................................................................. Nghề nghiệp:............................................................................................................. Thường trú:............................................................................................................... Về làm việc tại:......................................................................................................... Kể từ ngày.........tháng...........năm....... Công việc cụ thể của ông (bà).........................................................do Lãnh đạo công ty phân công Điều 2: Lương và quyền hạn khác của ông (bà)..................................................... hưởng theo luật định và quy chế quản lý của Lãnh đạo công ty Điều 3: Các ông (bà) trưởng các phòng ban mà ông (bà) ....................................... chiếu theo quyết định thi hành. .............,ngày……tháng……năm…… Nơi lưu: T/M CÔNG TY (Chữ ký và dấu) 2.5.5. Diễn biến quá trình hưởng lương của một nhân viên Thời gian Năm nâng lương Bậc lương Hệ số PCCV Ghi chú Từ Đến * Khen thưởng, kỷ luật Nội dung khen thưởng Hình thức khen thưởng Nội dung kỉ luật Hình thức kỉ luật Cấp quyết định Quyết định số * Quan hệ gia đình TT Quan hệ Họ và tên Năm sinh Hiện nay làm gì? Chỗ ở thường trú 1 2 ... * Quá trình công tác Từ tháng năm Đến tháng năm Làm gì Ở đâu 2.5.6. Các mẫu biểu tổng hợp THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG NHÂN VIÊN THEO ĐỘ TUỔI Đơn vị Nam (20-30) Nam (31-44) Nam (45-54) Nam (55-60) Nữ (20-30) Nữ (31-40) Nữ (40-50) Nữ (51-55) Tổng THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG NHÂN VIÊN THEO TRÌNH ĐỘ CHUYÊN NGÀNH Tên phòng ban Tổng số Trình độ chuyên ngành Tiến sĩ Thạc sĩ Đại học Cao đẳng Trình độ khác Cộng THỐNG KÊ DANH SÁCH NHÂN VIÊN THEO TRÌNH ĐỘ NGOẠI NGỮ TT Họ và tên Ngày sinh Đơn vị Trình độ Ngoại ngữ Ghi chú Nam Nữ Tiếng Anh Ngoại ngữ khác 1 2 ... Cộng THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG CÁN BỘ, NHÂN VIÊN THEO PHÒNG BAN TT Họ và tên Ngày sinh Biên chế Hợp đồng Ghi chú Nam Nữ 1 2 ... Cộng CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3. Phân tích hệ thống về chức năng Bài toán Xây dựng chương trình quản lý nhân sự cho công ty cổ phần Chiển Lợi Việt Trì_ Phú Thọ được đặt ra với các yêu cầu chính cần đạt được như sau: Quản lý hồ sơ Cập nhật danh mục Cập nhật chức vụ Cập nhật trình độ chuyên ngành Cập nhật phòng ban Cập nhật ngoại ngữ Cập nhật hồ sơ Cập nhật quá trình công tác Cập nhật hồ sơ nhân viên Cập nhật quan hệ gia đình Cập nhật khen thưởng/kỉ luật Cập nhật lương Tìm kiếm thông tin Tìm kiếm theo chức vụ Tìm kiếm theo phòng ban Tìm kiếm theo mã nhân viên Tìm kiếm theo chuyên ngành Tìm kiếm theo giới tính Tìm kiếm theo ngoại ngữ - Thống kê Thống kê danh sách nhân viên Thống kê danh sách lương của nhân viên Thống kê danh sách nhân viên khen thưởng/kỉ luật Thống kê quá trình làm việc Thống kê danh sách Đoàn/Đảng 3.1Hệ thống các ký hiệu trong sơ đồ: Hình vẽ Mô tả Chức năng của hệ thống Tác nhân ngoài Luồng dữ liệu Kho dữ liệu - Chức năng: Là một quá trình biến đổi dữ liệu. Thay đổi giá trị, cấu trúc, vị trí của một dữ liệu hoặc từ một số dữ liệu đã cho, tạo ra một dữ liệu mới phục vụ cho hệ thống bằng cách chuyển đến kho hoặc các chức năng tiến trình khác. - Kho dữ liệu: Biểu diễn cho thông tin cần phải giữ trong một khoảng thời gian để một hoặc nhiều quá trình hoặc tác nhân xâm nhập vào. Dưới dạng vật lý, chúng có thể là tệp các tài liệu được cất giữ trong văn phòng hoặc các tệp máy tính được lưu trên đĩa. - Tác nhân ngoài: Còn gọi là đối tác, là một thực thể ngoài hệ thống, có liên hệ, trao đổi thông tin với hệ thống. - Dòng dữ liệu: Là dòng chuyển rời thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình, chức năng. Mũi tên chỉ hướng và tên của dòng thông tin. 3.2. Biểu đồ phân cấp chức năng QUẢN LÝ NHÂN VIÊN Cập nhật Thống kê Tìm kiếm TK theo mã NV viên Cập nhật Danh mục Thống kê danh sách nhân viên Thống kê DS Lương nhân viên TK theo ngoại ngữ . CN Chức vụ TK theo chức vụ CN Chuyên ngành Thống kê DS Nhân viên KT/KL TK theo phòng ban Thống kê DS quá trình làm việc TK theo giới tính CN Ngoại ngữ CN Phòng ban Thống kê danh sách Đoàn/Đảng TK theo chuyên ngành Cập nhật hồ sơ nhân viên Cập nhật HSNV Cập nhật QTLV Cập nhật KT/KL Cập nhật QHGĐ Cập nhật lương 3.3. Các chức năng của hệ thống 3.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN Yêu cầu tìm kiếm Kết quả thống kê Yêu cầu thống kê Thông tin cập nhật Cung cấp thông tin hồ sơ BỘ PHẬN QUẢN LÝ NHÂN VIÊN Kết quả tìm kiếm Thông tin phản hồi 3.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh NHÂN VIÊN Thông tin thống kê Hồ sơ nhân viên QT làm việc Thông tin phản hồi Cung cấp thông tin cập nhật Chức vụ KT/KL Lương CẬP NHẬT QH gia đình Thông tin cập nhật Chuyên ngành Chuyên môn Phòng ban Ngoại ngữ Yêu cầu tìm kiếm TÌM KIẾM CÁN BỘ QUẢN LÝ Thông tin tìm kiếm Hồ sơ nhân viên Chức vụ Hồ sơ cán bộ THỐNG KÊ Kết quả thống kê QT làm việc KT/KL Lương a) Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: Chức năng Cập nhật BỘ PHẬN QUẢN LÝ CẬP NHẬT DANH MỤC CẬP NHẬT HỒ SƠ NHÂN VIÊN Lương Thông tin yêu cầu Thông tin phản hồi Chuyên ngành KT/KL Phòng ban Chức vụ Hồ sơ NV Chức vụ Phòng ban Ngoại ngữ QT làm việc QH gia đình Ngoại ngữ Thông tin phản hồi Thông tin yêu cầu Ghi thông tin vào yêu cầu Trong đó: - Chức năng cập nhật danh mục: BỘ PHẬN QUẢN LÝ Cập nhật Cập nhật Cập nhật Cập nhật Cập nhật Phòng ban Phòng ban Cập nhật Ngoại ngữ Ngoại ngữ Cập nhật Chuyên ngành Cập nhật Chức vụ Chức vụ Chuyên ngành - Chức năng cập nhật hồ sơ nhân viên Cập nhật HSNV HSNV BỘ PHẬN QUẢN LÝ Cập nhật QT làm việc QT làm việc Cập nhật QHGĐ QHGĐ Cập nhật KT/KL KT/KL Cập nhật Lương Lương Cập nhật NHÂN VIÊN Chuyên ngành Phòng ban Chức vụ Nhân viên Cập nhật Cập nhật Cập nhật Ngoại ngữ HSNV HSNV b) Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: Chức năng Tìm kiếm Hồ sơ nhân viên Thông tin về mã nhân viên TK theo MÃ NHÂN VIÊN Mã nhân viên Chức vụ Thông tin về chức vụ TK theo CHỨC VỤ Chức vụ Phòng ban TK theo PHÒNG BAN Thông tin về phòng ban Phòng ban BỘ PHẬN QUẢN LÝ Chuyên ngành TK theo CHUYÊN NGÀNH Chuyên ngành Thông tin về chuyên ngành Ngoại ngữ Ngoại ngữ TK theo NGOẠI NGỮ Thông tin về ngoại ngữ Giới tính TK theo GIỚI TÍNH Thông tin về giới tính c) Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: Chức năng Thống kê Hồ sơ nhân viên Y/C TT DS nhân viên Thống kê DS nhân viên Thống kê DS nhân viên Lương Thống kê Lương Y/C TT lương Thống kê lương QT làm việc Thống kê QT làm việc BỘ PHẬN QUẢN LÝ Y/cTTQTCT Khen thưởng/Kỉluật Y/C TT khen thưởng Thống kê KT/KL Thống kê KT Y/C TT Đoàn/Đảng Thống kê Đoàn/Đảng Thống kê Đoàn/Đảng 3.4. Phân tích hệ thống về dữ liệu Khái niệm: Là mô hình dữ liệu logic được xây dựng trên các khái niệm logic như: thực thể, kiểu thực thể, thuộc tính và quan hệ. Thực thể: Thực thể là một chủ điểm, một nhiệm vụ, một đối tượng hay một sự kiện đáng quan tâm trong thực tế, kể cả thông tin mà nó lưu trữ là có ích cho hệ thống. Kiểu thực thể: Là tập hợp các thực thể có cùng bản chất được biểu diễn. Thuộc tính: Sau khi xác định được kiểu thực thể và thực thể thì ta xét đến những thông tin nào cần thiết phải được lưu trữ cho mỗi thực thể, đó chính là các thuộc tính. Các thuộc tính đặc trưng của thực thể thường được biểu diễn bằng các trường hoặc cột trong bảng. Quy tắc xác định các thuộc tính của thực thể: Từ tri thức của chính bản thân về thực thể công việc chung trong lĩnh vực mình đang nghiên cứu mà đưa ra thuộc tính trong mỗi thực thể. Từ người tiếp xúc phỏng vấn. Từ việc xem xét các bảng biểu, tài liệu liên quan đến lĩnh vực mình đang nghiên cứu. Liên kết: Là sự kết nối hay liên quan giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh sự ràng buộc về quản lý. Kiểu liên kết: Là tập hợp nhiều liên kết có dạng giống nhau giữa các cặp thực thể. Có 3 kiểu liên kết như sau: Liên kết một - một: Một thực thể thuộc kiểu thực thể A liên kết với một thực thể thuộc kiểu thực thể B và ngược lại. A B Liên kết một - nhiều: Một thực thể thuộc kiểu thực thể A liên kết với nhiều thực thể thuộc kiểu thực thể B. Một thực thể thuộc kiểu thực thể B liên kết với một thực thể thuộc kiểu thực thể A. A B Liên kết nhiều - nhiều: Một thực thể thuộc kiểu thực thể A liên kết với nhiều thực thể thuộc kiểu thực thể B. Một thực thể thuộc kiểu thực thể B liên kết với nhiều thực thể thuộc kiểu thực thể A. A B Quy định xác định liên kết: Một liên kết tồn tại giữa hai thực thể khác nhau thuộc hai bảng khác nhau nếu cần phải giữ thông tin trong thực thể này về thực thể kia. Trong liên kết một - nhiều, thực thể giữ thông tin kết nối theo định nghĩa là ở đầu nhiều . Các liên kết gián tiếp (nhiều - nhiều) được biến đổi thành liên kết một - nhiều. Chuẩn hoá dữ liệu: Chuẩn hoá là quá trình phân tích chuyển hoá các thực thê thành một dạng mà tối thiểu việc lặp lại, không dư thừa nhưng dữ liệu vẫn đầy đủ. Các quy tắc chuẩn hoá : Quy tắc chuẩn hoá 1: Bảng không được chứa những thuộc tính xuất hiện nhiều lần. Quy tắc chuẩn hoá 2: Mọi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá. Quy tắc chuẩn hoá 3: Mỗi thuộc tính chỉ phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá mà không phụ thuộc hàm vào bất cứ thuộc tính nào trong bảng. Trên đây là sơ lược lý thuyết về việc xây dựng CSDL cho hệ thống thông tin. Từ sự phân tích đầu vào và đầu ra của hệ thống, từ các biểu đồ luồng dữ liệu, ta sẽ thấy rõ về CSDL của hệ thống. Mô hình dữ liệu quan hệ: HỒ SƠ NHÂN VIÊN HỒ SƠ CÁN BỘ Lương K.thưởng/Kluật Chuyên ngành Phòng ban HỒ SƠ CÁN BỘ HỒ SƠ CÁN BỘ Chức vụ QH gia đình Lương QT làm việc QT công tác Lương K.thưởng/Kluật K.thưởng/Kluật K.thưởng/Kluật Ngoại Ngữ 4. Thiết kế dữ liệu Bảng ngoại ngữ: STT FieldName DataType FieldZise Description 1 MaNN Text 10 Khoá chính 2 TenNN Text 30 Tên ngôn ngữ Bảng phòng ban: STT FieldName DataType FieldZise Description 1 MaPB Text 10 Khoá chính 2 TenPB Text 30 Tên phòng ban Bảng chức vụ: STT FieldName DataType FieldZise Description 1 MaCV Text 10 Khoá chính 2 TenCV Text Tên chức vụ 2 HosoCV Number 30 Hệ số chức vụ Bảng chuyên ngành: STT FieldName DataType FieldZise Description 1 MaCN Text 10 Khoá chính 2 TenCN Text 30 Tên chuyên ngành Bảng Quan hệ gia đình: STT FieldName DataType FieldZise Description 1 MaCV Text 10 Khoá chính 2 Quanhe Text 50 Khóa chính 3 gioitinh Text 30 Giới tính 4 Ngaysinh Date/Time 50 Ngày sinh 5 Nghenghiep Text 30 Nghề nghiẹp Bảng lương: STT FieldName DataType FieldZise Description 1 MaNV Text 10 Khoá chính 2 SDB Text 30 Sổ diễn biến lương 3 Bacluong Number 50 Bậc lương 4 Luongcoban Number 50 Lương cơ bản 5 Ngaylenluong Date/time 30 Ngày lên lương 6 Ghichu Text 50 Ghi chú Bảng khen thưởng/kỉ luật: STT FieldName DataType FieldZise Description 1 MaNV Text 10 Khoá chính 2 SQD Text 30 Sổ quyết định kỷ luật/ Khen thưởng 3 Hinhthuc Text 50 Hình thức 4 Lido Text 50 Lí do 5 Ngay Date/time 30 Ngày 6 CapQD Text 50 Cấp quyết định Bảng quá trình làm việc STT FieldName DataType FieldZise Description 1 MaNV Text 10 Khoá chính 2 SoQDLV Text 30 Sổ quyết định làm việc 3 Tungay Date/time 50 Từ ngày 4 Denngay Date/time 50 Đến ngày 5 Congviec Text 30 Công việc Bảng hồ sơ nhân viên STT FieldName DataType FieldZise Description 1 MaNV Text 10 Khoá chính 2 Hodem Text 30 Họ đệm nhân viên 3 Ten Text 50 Tên 4 Ngaysinh Date/time 50 Ngày sinh 5 Noisinh Text 30 Nơi sinh 6 Gioitinh Text 50 Giới tính 7 Dantoc Text 30 Dân tộc 8 Tongiao Text 30 Tôn giáo 9 Sodt Number 30 Số điện thoại 10 soCMND Number 30 Số chứng minh nhân 11 Noicap Text 30 Nơi cấp 12 Ngaycap Date/time 50 Ngày cấp 13 Ladoanvien Yes/no 30 Là đoàn viên 14 Ladangvien Yes/no 50 Là đản viên 15 Ngayvaodang Date/time 30 Ngày vào đảng 16 MaNN Text 30 Mã ngôn ngữ 17 TrinhdoNN Text 30 Trình độ ngôn ngữ 18 MaCV Text 10 Mã chức vụ 19 MaCN Text 30 Mã chuyên ngành 20 Trinhdo Text 30 Trình độ 21 MaPB Text 30 Mã phòng ban Sơ đồ thực thể liên kết CHƯƠNG 4 THIẾT KẾ GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH 4. Một số Form của chương trình 4.1. Form chính: 4.2. Form cập nhật hồ sơ nhân viên 4.3.Form cập nhật Chức vụ 4.4.Form cập nhật Phòng ban 4.5. Form cập nhật Chuyên ngành 4.6. Form cập nhật Ngoại ngữ 4.7. Form tìm kiếm theo Chức vụ 4.8. Form tìm kiếm theo Chuyên ngành 4.9. Form tìm kiếm theo Phòng ban 4.10. Form tìm kiếm theo giới tính 4.11. Một số Form thống kê Thống kê theo danh sách nhân viên Thống kê DSNV là đảng viên Thống kê DSNV là đoàn viên Thống kê lương nhân viên Thống kê quá trình làm việc Thống kê nhân viên được khen thưởng Thống kê nhân viên bị kỷ luật Thống kê quá trình công tác KẾT LUẬN Trong đồ án tốt nghiệp em đã tìm hiểu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003 và ứng dụng vào quản lý thư viện Trường Cao Đẳng Hóa Chất Việt Trì. Em nhận thấy Microsoft Access thân thiện trong lĩnh vực quản lý, nó có khả năng lưu trữ, tìm kiếm nhanh và chính xác giúp cho người quản lý nâng cao hiệu quả công việc một cách dễ dàng. Đề tài đã thực hiện được Các công việc về khảo sát thực tế, xác định mục đích, phạm vi của chương trình, đã thực hiện phân tích , thiết kế hệ thống về cơ sở dữ liệu , các chức năng cơ bản. Chương trình đã được xây dựng, cài đặt chạy theo các chức năng cơ bản. Tuy nhiên do thời gian có hạn và khả năng nhận thức, tiếp xúc với vấn đề của bản thân còn hạn chế. Vì vậy bài toán quản lý thư viện còn một vài thiếu sót, em rất mong được sự góp ý của thầy cô giáo và các bạn để nội dung đề tài được hoàn thiện hơn. Thời gian thực tập vừa qua ngoài sự cố gắng của bản thân, sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo và bạn bè, đặc biệt là sự hướng dẫn trực tiếp của cô giáo Đào Thị Thu với đề tài Quản lý nhân sự cho công ty cổ phần Chiển Lợi Việt trì- Phú Thọ”. Em đã kết thúc thời gian làm đồ án và đưa ra báo cáo của mình. Sinh viên thực hiện Nguyễn Việt Thắng Điện thoại: 090 22 33 909 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1]. Nguyễn Văn Ba, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2002. [2]. Phạm Vĩnh Hưng, Phạm Thùy Dương, Tự học Access 2003, NXB Văn hóa thông tin, 2006. [3]. Lê Tiến Vượng, Nhập môn Cơ sở dữ liệu, NXB Khoa học Kỹ thuật, 1997. [4]. Hoàng Ngọc Liên, Access thiết kế và xây dựng cơ sở dữ liệu, NXB Giao thông vận tải, 1997. [5]. Đoàn Thiện Ngân, Tự học Microsoft Access 2002 trong 21 ngày, NXB Lao động – Xã hội, 2002. [6]. PGS. TS Bùi Thế Tâm, Giáo trình Microsoft Access căn bản và nâng cao, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, 2005. [7].Thạch Bình Cường, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, NXB Khoa học Kỹ thuật, 2002. [8]. Dân Trí, Việt Hùng, Giáo trình Microsoft Access 2003, NXB Giao thông vận tải, 2008. [9]. Tham khảo tại website: “” “” “” “” [10]. Các tài liệu về cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Tỉnh uỷ Yên Bái do cán bộ Văn phòng Ban cung cấp.