Xây dựng hệ thống E-Office phục vụ quản lý theo tiêu chuẩn ISO

Thông tin, trường Đại học Bách Khoa, đại học Đà Nẵng hiện có số cán bộ, viên chức gồm 27 người. Nhiệm vụ được giao là giảng dạy và đào tạo Kỹ sư Công nghệ Thông tin, Cử nhân Công nghệ Phần mềm, Cao học ngành Khoa học Máy tính. Bên cạnh đó, Khoa còn tổ chức nghiên cứu khoa học và thực hiện các dự án phần mềm. Khoa Công nghệ Thông tin đang quản lý 5 khóa sinh viên chính quy từ khóa 2004 đến khoá 2008, đào tạo khoảng 1500 sinh viên. Chương trình đào tạo gồm 3 chuyên ngành: Công nghệ Phần mềm; Công nghệ Mạng & Truyền thông; Hệ thống Nhúng theo học chế tín chỉ và Khoa đã cam kết thực hiện “chuẩn đầu ra của ngành CNTT”. Đào tạo Thạc sỹ ngành Khoa học máy tính., với trên 300 học viên. Hợp tác với Đại học NICE (Pháp) đào tạo Thạc sĩ chuyên ngành Khoa học Máy tính. Hợp tác đào tạo Cử nhân CNTT hai giai đoạn với Đại học Canberra (Úc). Liên kết đào tạo Kỹ sư CNTT cho nhiều trường đại học và các Trung tâm Giáo dục thường xuyên tại nhiều tỉnh. Với số cán bộ hiện có so với quy mô đào tạo thì khoa Công nghệ Thông tin đang gánh vác trọng trách rất nặng nề, nguồn nhân lực của Khoa còn thiếu so với nhu cầu đào tạo. Vì vậy, công tác quản lý ở Khoa cũng bị ảnh hưởng, gặp nhiều khó khăn do không có cán bộ chuyên trách đảm nhận và đa phần là giáo viên vừa dạy nhiều vừa kiêm nhiệm việc quản lý. Đó cũng là lý do phải cải thiện dần cách thức quản lý để đem lại hiệu quả cao hơn trong công việc. Hệ thống cơ sở hạ tầng mạng Khoa Công nghệ Thông tin hiện đã xây dựng các phòng mạng máy tính hiện đại như: phòng Server, mạng không dây, mạng Edu 4 của Châu Âu, mạng Cisco, hệ thống Nhúng... với các trang thiết bị hiện đại để phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu. Tất cả các máy tính tại Khoa đều nối mạng trong hệ thống mạng cục bộ của Khoa và thông qua hệ thống mạng của Trường; với đường truyền Internet tốc độ cao. Hệ thống mạng cục bộ của Khoa được xây dựng theo mô hình mạng cục bộ hỗn hợp, kết hợp nhiều kiểu kết nội mạng thông qua các máy Server. Hiện tại, Khoa đang cài đặt nhiều ứng dụng chạy trên hệ thống mạng như: hệ thống website của Khoa, hệ thống eLearning, các chương trình thi trắc nghiệm trên máy tính... Công tác quản lý lưu trữ hồ sơ theo ISO Nhằm phục vụ hệ thống quản lý chất lượng của Nhà trường, theo công văn số 15/ĐHBK- ĐBCLGD về việc Thống nhất công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ do PGS.TS. Trần Văn Chính ký ngày 10 tháng 01 năm 2008 đề nghị các đơn vị thực hiện thống nhất công tác quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu. Trong đó, các Khoa thống nhất việc lưu trữ hồ sơ tài liệu gồm các mục sau: Văn thư Công văn đến (phân loại theo cấp độ: Bộ – ĐHĐN – đoàn thể – nơi khác – nội bộ) Công văn đi (phân loại theo cấp độ: Bộ – ĐHĐN – đoàn thể – nơi khác – nội bộ) Hồ sơ nhân sự (QĐ bổ nhiệm kể cả cử và nhận sau đào tạo ngoài nước, QĐ điều động, QĐ lương…) Hồ sơ đào tạo CBCC: đào tạo trong nước, đào tạo nội bộ… Hồ sơ liên quan đến cơ sở vật chất (mua sắm, trang bị, sửa chữa lớn..) Biên bản họp Khoa Hồ sơ Nghiên cứu Khoa học (đề tài của Khoa) Hồ sơ về hoạt động của các đoàn thể (Đảng, Đoàn, Công đoàn…) Khác (các báo cáo thi đua, tổng kết, khen thưởng..) Giáo vụ Khoa Khung chương trình và đề cương giảng dạy (lưu dạng văn bản điện tử trên máy tính của giáo vụ) Lịch trình giảng dạy, báo giảng (kể cả lịch thi, thời khóa biểu) Lý lịch trích ngang (lưu dạng văn bản điện tử trên máy tính và quyển) Kết quả học tập Kết quả rèn luyện Học bổng Các Quyết định (nhập học - lớp mới, lưu ban - lên lớp, ngừng học – thôi học, ra trường, kỷ luật...) Hồ sơ thực tập (QĐ, danh sách) Hồ sơ Tốt nghiệp Khác Bộ môn Công văn đến, công văn đi Nhân sự (hồ sơ cá nhân của CBCC kể cả các QĐ bổ nhiệm...) Các hồ sơ liên quan đến giảng dạy: Đề cương môn học, Lịch trình giảng dạy, Báo giảng – thời khóa biểu cá nhân (chính quy và vừa học vừa làm), Lịch thi, Đề thi, Bài thi-kết quả thi, Phân công hướng dẫn/duyệt đồ án, Hồ sơ thực tập: kế hoạch thực tập, phân công hướng dẫn, Hồ sơ tốt nghiệp... Hồ sơ liên quan đến mở ngành mới, nghiên cứu khoa học (phần liên quan trực tiếp đến Bộ môn), biên soạn tài liệu giảng dạy. Biên bản họp Bộ môn Sổ trực Bộ môn Khác: thông báo, tổng kết thi đua, khen thưởng... Phòng thí nghiệm Danh mục thiết bị (có ghi chú những thiết bị đã thanh lý, hồ sơ thanh lý) Danh mục vật tư tiêu hao, hồ sơ mua sắm thiết bị, vật tư Hồ sơ thiết bị (hướng dẫn, catalog, bản vẽ, chứng chỉ, phiếu sửa chữa, kiểm định) Lịch thí nghiệm, giáo viên phụ trách Kết quả thí nghiệm kể cả báo cáo. Từ khi Nhà trường triển khai hệ thống ISO (năm học 2007 – 2008) cho đến nay, trải qua nhiều lần đánh giá nội bộ rút kinh nghiệm, các Khoa đã cơ bản hoàn thành công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ một cách thống nhất. Mặc dù vậy, việc sắp xếp lưu trữ hồ sơ bằng cách thủ công theo sự thống nhất chung của trường gặp không ít khó khăn. Và do đảm nhận công tác giáo vụ khoa nên tôi phải quản lý lưu trữ rất nhiều hồ sơ tài liệu liên quan theo yêu cầu. Vì vậy, việc xây dựng một hệ thống phần mềm phục vụ cho công việc này là điều cấp thiết nhằm đáp ứng các yêu cầu đề ra. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ Hiện nay, công tác quản lý hồ sơ tại Khoa có thể chia ra các nhóm quản lý như sau: Văn thư khoa: Quản lý tất cả các công văn đến, công văn đi, quyết định hồ sơ liên quan đến cán bộ, thi đua khen thưởng, cơ sở vật chất... Giáo vụ khoa: Quản lý các công văn liên quan đến công tác đào tạo, quản lý sinh viên, báo giảng, lịch trình giảng dạy, kế hoạch học tập, quản lý điểm... Chủ nhiệm khoa: Quản lý hồ sơ công văn thuộc sự chỉ đạo điều hành của đơn vị. Bộ môn: Quản lý hồ sơ về cán bộ, lịch trình giảng dạy, công tác kiểm tra thi của bộ môn mình. Nhóm thực hành: Quản lý lưu trữ hồ sơ liên quan đến công tác thực hành, thí nghiệm, trang thiết bị tại phòng máy. Công tác quản lý hồ sơ chủ yếu được thực hiện trên giấy tờ, lưu trữ trên máy vi tính với các phần mềm thông dụng như: Word, Excel... với các kiểu file như: .doc, .xls, .pdf... Tóm tắt kết quả khảo sát hiện trạng Qua kết quả giới thiệu và khảo sát sơ bộ tình hình tại khoa Công nghệ Thông tin, trường đại học Bách khoa, đại học Đà Nẵng tôi nhận thấy rằng cơ sở hạ tầng hệ thống mạng tại Khoa có thể đảm bảo yêu cầu, triển khai cài đặt thêm hệ thống eOffice phục vụ công tác quản lý hồ sơ công văn đáp ứng được nhu cầu thực tế và giảm thiểu bớt khó khăn tại Khoa. Từ thực trạng công tác quản lý tại Khoa theo sự thống nhất chung, cần xây dựng hệ thống eOffice phục vụ công tác quản lý theo yêu cầu lưu trữ của hệ thống ISO nhà trường ban hành. Giải pháp xây dựng hệ thống Phần mềm xây dựng là hệ thống eOffice phục vụ quản lý hoạt động theo mô hình Client/Server. Cụ thể là: Xây dựng chương trình chạy trên máy Server, cơ sở dữ liệu tập trung tại đây. Chương trình Server làm nhiệm vụ mở kết nối để cho các Client đăng nhập, truy xuất dữ liệu trên hệ thống tại máy Server. Xây dựng chương trình chạy trên các máy Client (các máy trên hệ thống mạng của Khoa). Chương trình Client có giao diện dành cho tất cả người sử dụng hệ thống có thể đăng nhập theo quyền sử dụng hệ thống và thực hiện các thao tác: kết nối đến máy Server, tìm kiếm, truy xuất cơ sở dữ liệu và trả kết quả về cho người dùng... Yêu cầu thiết bị và phần mềm của hệ thống STT Thiết bị Số lượng Vai trò Máy chủ 01 Chương trình Server: mở kết nối, nhận các yêu cầu từ phía chương trình Client, truy xuất CSDL, trả kết quả về Client. CSDL lưu trữ trên Server cài đặt trên phần mềm SQL Server 2005. Máy trạm sẵn có Không hạn chế Cài đặt .Net Framework 2.0 trở lên. Chương trình Client cài đặt trên các máy cần sử dụng tại Khoa. Khi cần truy xuất dữ liệu, Client gởi yêu cầu đến Server và nhận kết quả trả về. Cơ sở hạ tầng mạng sẵn có Kết nối vật lý giữa Client/Server PHÂN TÍCH VÀ NHẬN ĐỊNH VỀ HỆ THỐNG EOFFICE Nhận định về hệ thống Dựa theo những kết quả đã khảo sát được tôi có những nhận định như sau: Việc thông báo những thông tin của Ban chủ nhiệm khoa đến cán bộ trong Khoa chủ yếu thông qua văn thư theo đường điện thoại hoặc email nên làm tốn nhiều thời gian và tiền bạc. Việc liên lạc, luân chuyển văn bản, dữ liệu giữa cấp trên, Ban chủ nhiệm khoa với các bộ môn cũng như với các cán bộ chủ yếu bằng hình thức đưa trực tiếp hoặc gọi điện thoại hay gởi email. Công tác phân công giảng dạy hay kế hoạch giảng dạy chủ yếu được thực hiện bằng tay trên giấy tờ. Mỗi tuần cán bộ phải tự nộp thời khóa biểu của cá nhân để Ban chủ nhiệm khoa theo dõi nên việc lưu trữ rất khó khăn, dễ bị thất lạc. Công cụ sử dụng trong công tác quản lý hố sơ cán bộ, sinh viên, điểm... tại Khoa chủ yếu là bằng giấy, bút; máy vi tính được sử dụng chủ yếu để lưu trữ dữ liệu bằng công cụ Microsoft Word, Excel… nên có rất nhiều hạn chế khi muốn tìm kiếm, truy xuất hay chọn lọc dữ liệu. Một số bất cập của hệ thống hiện tại Việc lưu trữ các văn bản giấy tờ truyền thống (có đóng dấu, ký tên) là điều cần thiết và bắt buộc nhằm làm tăng tính pháp lý của thông tin lưu trữ trên giấy và thông tin được xác thực rõ ràng chính xác hơn. Tuy nhiên, tính bất cập của việc sử dụng nhiều giấy tờ là ở chỗ không kinh tế. Có nhiều loại giấy tờ mà thông tin chỉ mang tính chất thông báo, trao đổi… thì chúng ta không nên sử dụng giấy tờ, điều đó sẽ gây lãng phí và không tiết kiệm. Việc liên lạc trực tiếp bằng điện thoại gây tốn kém về thời gian, nhân lực và nhất là về tiền bạc. Công tác lưu trữ thông tin bằng các loại giấy tờ như hiện nay làm cho việc tìm kiếm và truy lục lại thông tin rất tốn công và mất thời gian. Yêu cầu của hệ thống Xuất phát từ các nhận xét trên tôi nhận thấy có những yêu cầu cấp bách sau: Yêu cầu về chi phí: giảm các chi phí giấy tờ không cần thiết, tăng lượng thông tin trao đổi qua hệ thống mạng. Yêu cầu về sự tiện lợi, nhanh chóng của thông tin: thông tin cần được lưu trữ trên máy vi tính thì việc truy lục thông tin, đáp ứng yêu cầu của người dùng sẽ diễn ra nhanh chóng hơn, thuận lợi hơn. Sự tập trung chính xác của thông tin: thông tin cần được lưu trữ tập trung tại một nơi để người dùng chỉ cần đến tại một địa điểm là có thể nắm bắt được toàn bộ thông tin, đồng thời đối với những tin quan trọng cần có cơ chế phân phối tin đến tận người dùng để họ có thể cập nhật tin tức một cách nhanh chóng, kịp thời. Yêu cầu về tương tác: mọi người cần được trao đổi thông tin với nhau. Yêu cầu về xử lý thông tin: các thông tin luôn cần được xử lý một cách chính xác và nhanh chóng. Yêu cầu khi triển khai hệ thống Thông thường việc xây dựng các phần mềm ứng dụng phục vụ nhu cầu thực tế là rất khó khăn cần phải khảo sát phân tích thật kỹ, đúng quy trình để có được kết quả tốt nhất có thể. Song, công tác triển khai và ứng dụng hệ thống phần mềm lại càng khó khăn và thường gặp nhiều trở ngại hơn. Bởi vậy, chúng ta cần phải tính trước các yêu cầu để triển khai hệ thống sau này, cụ thể như: Về nhân lực: Tôi là người xây dựng hệ thống nên có khả năng là người quản lý chính để cài đặt và quản lý hệ thống. Bên cạnh đó, Khoa cũng phải phân công người phụ trách các nhóm người dùng để có thể phân quyền sử dụng hệ thống hợp lý và có những phản hồi kịp thời cho người quản lý chính. Về khả năng bảo trì và sửa chữa: khi phát hiện các lỗi hay nhận được các phản hồi về hệ thống, tôi sẽ có kế hoạch để chỉnh sửa lại hệ thống cho phù hợp. Về khả năng mở rộng hệ thống: đây là điều cần thiết để hệ thống ngày càng đáp ứng được nhu cầu thực tế. Để làm được này cần phải đầu tư công sức và thời gian. Chức năng của hệ thống Bài toán xây dựng hệ thống phục vụ quản lý theo tiêu chuẩn ISO của Nhà trường là một bài toán quản lý rất quan trọng và phức tạp nên các công việc quản lý tại Khoa được phân công phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong Khoa. Mỗi bộ phận có những chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng nhìn chung theo yêu cầu công tác quản lý ở Khoa có những phân hệ sau: Quản lý công văn: quản lý các thông tin công văn đến, đi, thực hiện gửi, nhận công văn, phân loại công văn theo chuẩn trong quá trình gửi, nhận công văn, lưu trữ thông tin công văn đến/đi,… Quản lý lịch trình giảng dạy: quản lý các thông tin thời khóa biểu cá nhân của từng giảng viên dựa vào thời khóa biểu giảng dạy ở các lớp trong trường cũng như ngoài trường, quản lý thông tin lịch thi của các lớp. Quản lý thông tin sinh viên: quản lý các thông tin trong hồ sơ sinh viên, thông tin học bổng, thông tin ngừng học, thôi học,…. Quản lý thông tin cán bộ trong khoa: quản lý các thông tin trong hợp đồng của cán bộ, phân giảng viên vào các bộ môn thích hợp. Quản lý lịch thực hành: quản lý thông tin lịch thực hành ở các phòng máy như thời gian thực hành, số sinh viên tham gia,… Quản lý thiết bị: quản lý thông tin thiết bị nhập về khoa, thiết bị thanh lý, phân thiết bị đến các phòng. Quản lý công văn Quản lý lịch trình giảng dạy Quản lý thông tin sinh viên Quản lý thông tin cán bộ Quản lý lịch thực hành Hệ thống Quản lý thiết bị Các chức năng chính của hệ thống PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN Phần này, tôi vận dụng cơ sở lý thuyết về ngôn ngữ mô hình hợp nhất UML đã trình bày ở phần nghiên cứu tổng quan để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo các bước cần thiết của quy trình xây dựng phần mềm. Đây là phần quan trọng để xây dựng hệ thống theo các chức năng phù hợp với yêu cầu đặt ra thông qua quá trình nghiên cứu, khảo sát và các giải pháp từ lý thuyết đến thực tiễn. Xác định các tác nhân và ca sử dụng Xác định các tác nhân Tác nhân là thực thể bên ngoài tương tác với hệ thống. Chúng có thể là con người nhưng cũng có thể là hệ thống hay thiết bị phần cứng khác cần tương tác và thời gian. Tương tác là sự trao đổi thông tin. Tác nhân con người (người sử dụng) là tác nhân điển hình của mỗi hệ thống. Tác nhân biểu diễn nhiệm vụ chứ không phải là người dùng cụ thể của hệ thống. Thời gian là tác nhân khi nó xác định thời điểm xảy ra sự kiện trong hệ thống. Sau khi phân tích yêu cầu ở trên, hệ thống gồm các tác nhân: văn thư, giáo vụ khoa, bộ môn, bộ phần phòng máy, Admin. Bảng dưới đây sẽ nêu rõ chức năng của các tác nhân. Xác định các tác nhân Tác nhân Ca sử dụng Diễn giải Văn thư Gửi công văn Thông tin công văn đến/đi được thêm mới Nhận công văn Cập nhật lại thông tin hồ sơ, đường dẫn lưu trữ công văn Cập nhật công văn đi Cập nhật thông tin về nơi nhận, ngày ban hành, ngày đi, nội dung, … công văn khi gửi lên trường hoặc cho sinh viên do bộ phận văn thư quản lý và lưu trữ Sửa /Xóa công văn đến Sửa các đường dẫn, hồ sơ lưu trữ công văn; xóa thông tin công văn đến Trả công văn Trả công văn lại cho bộ phận đã gửi nếu công văn không thuộc quyền giải quyết của bộ phận văn thư Nhận công văn bị trả lại Nhận công văn do bộ phận khác trả lại. Cập nhật danh mục hồ sơ lưu trữ của bộ phận Cập nhật các lọai hồ sơ lưu trữ và đường dẫn mặc định, vị trí lưu hồ sơ đó Tìm kiếm công văn đến/đi Hiển thị danh sách công văn đến/đi của bộ phận văn thư theo điều kiện Tìm kiếm cán bộ Hiển thị danh sách cán bộ trong khoa theo điều kiện tìm kiếm lên màn hình In sổ lưu công văn đến/đi In danh sách công văn đến/đi của bộ phận văn thư theo cấp độ, khoảng thời gian, … Tìm kiếm sinh viên Hiển thị danh sách sinh viên theo điều kiện Giáo vụ khoa Gửi/Nhận công văn Cập nhật các thông tin công văn đến/đi Sửa/Xóa công văn đến/đi Sửa/xóa hồ sơ lưu trữ công văn; xóa thông tin công văn Trả công văn Trả công văn lại cho bộ phận đã gửi nếu công văn không thuộc quyền giải quyết. Nhận công văn bị trả lại Nhận công văn do bộ phận khác trả lại. Tìm kiếm công văn đến/đi Hiển thị danh sách công văn đến/đi của bộ phận giáo vụ khoa theo điều kiện In sổ lưu công văn đến/đi In danh sách công văn đến/đi của bộ phận văn thư theo cấp độ, khoảng thời gian, loại hồ sơ lưu trữ hoặc tất cả Cập nhật thông tin sinh viên Cập nhật các thông tin trong hồ sơ nhập học của sinh viên Cập nhật danh sách nhận học bổng Cập nhật danh sách các sinh viên nhận học bổng do nhà trường đưa xuống Cập nhật danh sách ngừng học, thôi học Cập nhật danh sách các sinh viên ngừng học, thôi học, trở lại học tiếp,… Tìm kiếm sinh viên và in danh sách Hiển thị danh sách sinh viên thỏa mãn điều kiện tìm kiếm và in danh sách sinh viên đó. In thông tin sinh viên In thông tin chi tiết từng sinh viên Tìm kiếm và in danh sách sinh viên nhận học bổng Hiển thị danh sách học bổng theo điều kiện tìm và in danh sách học bổng đó. Tìm kiếm và in danh sách sinh viên lưu ban, học tiếp Hiển thị danh sách sinh viên lưu ban, học tiếp theo điều kiện tìm và in danh sách lưu ban, học tiếp đó. Cập nhật thông tin cán bộ Cập nhật các thông tin cá nhân như tên, chức danh, địa chỉ, … Phân cán bộ giảng dạy về từng bộ môn Cập nhật thông tin cán bộ của từng bộ môn Tìm kiếm cán bộ và in danh sách Hiển thị danh sách cán bộ thỏa mãn điều kiện tìm kiếm và in danh sách cán bộ đó. In thông tin cán bộ In thông tin chi tiết về cán bộ đã chọn Cập nhật thời khóa biểu Cập nhật thời khóa biểu cho các lớp theo từng học kỳ Cập nhật lịch thi Cập nhật lịch thi cho các lớp từng học kỳ Tìm kiếm thông tin lịch trình giảng dạy Hiển thị danh sách giảng dạy của các giảng viên theo điều kiện tìm kiếm In lịch báo giảng In lịch báo giảng cho giảng viên đã chọn In các báo cáo, biểu mẫu In các biểu mẫu như: lịch thi, thời khóa biểu... của từng lớp Bộ môn Gửi/Nhận công văn Cập nhật thông tin về nơi gửi/nơi nhận, ngày ban hành, ngày đến/ngày đi, nội dung,… công văn liên quan đến các bộ môn như hồ sơ nhân sự của giảng viên, nghiên cứu khoa học,… Sửa/Xóa công văn đến/đi Sửa các đường dẫn, hồ sơ lưu trữ công văn; xóa thông tin công văn Trả công văn Trả công văn lại cho bộ phận đã gửi nếu công văn không thuộc quyền giải quyết của bộ phận văn thư Nhận công văn bị trả lại Nhận công văn do bộ phận khác trả lại. Cập nhật danh mục hồ sơ lưu trữ của khoa Cập nhật các lọai hồ sơ lưu trữ và đường dẫn mặc định, vị trí lưu hồ sơ đó. Tìm kiếm công văn đến/đi Hiển thị danh sách công văn đến/đi của bộ phận giáo vụ khoa theo điều kiện In sổ lưu công văn đến/đi In danh sách công văn đến/đi của bộ phận văn thư theo cấp độ, khoảng thời gian, loại hồ sơ lưu trữ hoặc tất cả Tìm kiếm cán bộ Hiển thị danh sách cán bộ thỏa mãn điều kiện tìm kiếm. In thông tin cán bộ In thông tin chi tiết về cán bộ đã chọn In danh sách cán bộ In danh sách cán bộ thuộc bộ môn Tìm kiếm sinh viên Hiển thị danh sách sinh viên theo điều kiện tìm kiếm lên màn hình. In lịch giảng dạy In lịch giảng dạy của các giảng viên thuộc bộ môn theo học kỳ. In các báo cáo In các báo cáo như lịch thi của từng lớp theo học kỳ, thời khóa biểu của từng giảng viên trong bộ môn. Cán bộ quản lý phòng máy Cập nhật danh mục thiết bị Cập nhật các thông tin như tên, số lượng, loại thiết bị,... Cập nhật danh mục thanh lý thiết bị Cập nhật các thông tin như tên thiết bị, thuộc phòng, số lượng thanh lý, tình trạng thanh lý, nguyên nhân,... Phân phối các thiết bị đến các phòng Ghi nhận việc nhập các thiết bị vào từng phòng máy. In biểu mẫu, báo cáo In các báo cáo như danh mục thiết bị, danh mục thiết bị thanh lý,… Tìm kiếm thiết bị Hiển thị danh sách thiết bị theo điều kiện tìm kiếm như loại thiết bị, phòng,… Cập nhật lịch thực hành Cập nhật các thông tin như lớp, ngày thực hành, phòng,.. Tìm kiếm lich thực hành Tìm kiếm và hiển thị thông tin theo điều kiện In lịch thực hành In lịch thực hành cho từng lớp, từng phòng Cập nhật loại thiết bị Cập nhật các thiết bị nhập về phòng máy Gửi/Nhận công văn Cập nhật thông tin về nơi gửi/nơi nhận, ngày ban hành, ngày đến/ngày đi, nội dung,… công văn liên quan đến như hồ sơ thiết bị, hồ sơ mua sắm vật tư,... Sửa/Xóa công văn đến Sửa các đường dẫn, hồ sơ lưu trữ công văn; xóa thông tin công văn. Trả công văn Trả công văn lại cho bộ phận đã gửi nếu công văn không thuộc quyền giải quyết của bộ phận văn thư. Nhận công văn bị trả lại Nhận công văn do các bộ phận khác trả lại. Cập nhật danh mục hồ sơ lưu trữ của khoa Cập nhật các lọai hồ sơ lưu trữ và đường dẫn mặc định, vị trí lưu hồ sơ đó. Tìm kiếm công văn đến/đi Hiển thị danh sách công văn đến/đi của bộ phận giáo vụ khoa theo điều kiện. In sổ lưu công văn đến/đi In danh sách công văn đến/đi của bộ phận văn thư theo cấp độ, khoảng thời gian, loại hồ sơ lưu trữ hoặc tất cả. Tìm kiếm sinh viên Hiển thị danh sách sinh viên theo điều kiện Tìm kiếm cán bộ Hiển thị danh sách cán bộ theo điều kiện Admin Cập nhật các danh mục Các danh mục và thông tin liên quan được lưu trữ và xử lý (Lớp, Bộ môn, Dân tộc,…) Phân quyền Phân quyền cho từng bộ phận trên. Thêm/Xóa tài khoản Tạo mới hay xóa bớt tài khoản người dùng Xác định các ca sử dụng Ca sử dụng (Use case) mô tả ai đó sử dụng hệ thống như thế nào, mô tả tương tác giữa người sử dụng với hệ thống phần mềm để thực hiện các thao tác giải quyết công việc cụ thể nào đó. Use case không cho biết hệ thống làm việc bên trong như thế nào, nó không phải là thiết kế, cũng không phải là kế hoạch cài đặt, nó là một phần của vấn đề cần giải quyết. Tiến trình của hệ thống được chia nhỏ thành các Use case để có thể nhận ra từng bộ phận của nó một cách rõ ràng và để nhiều người có thể cùng xử lý. Use case là nền tảng của phân tích hệ thống. Việc tìm ra đầy đủ các Use case đảm bảo rằng hệ thống sẽ xây dựng đáp ứng mọi nhu cầu của người sử dụng. Mỗi Use case là tập hành động. Mỗi hành động là cái gì đó mà hệ thống làm, nó là hạt nhân được hệ thống thực hiện hoàn toàn hay không được phần nào. Theo phân tích ở trên, hệ thống có thể chia thành các gói sau: Gói quản lý công văn Gửi công văn Nhận công văn Sửa/Xóa công văn đến Trả công văn Nhận công văn bị trả lại Cập nhật thông tin công văn gửi đi ngoài các bộ phận trong khoa. Cập nhật loại hồ sơ lưu trữ Tìm kiếm công văn In thông tin công văn Gói quản lý thông tin sinh viên Cập nhật thông tin sinh viên Ghi nhận các sinh viên nhận học bổng từng học kỳ Cập nhật các quyết định liên quan đến sinh viên như quyết định lưu ban, ngừng học, trở lại học tập,… Tìm kiếm thông tin sinh viên In thông tin sinh viên Gói quản lý lịch trình giảng dạy Cập nhật thời khóa biểu Cập nhật lịch thi Cập nhật thời gian học tập từng kỳ Tìm kiếm lịch giảng dạy Tìm kiếm thời khóa biểu Tìm kiếm lịch thi In lịch thi theo lớp trong học kỳ In thời khóa biểu theo lớp trong học kỳ In lịch giảng dạy của từng giảng viên Gói quản lý thông tin cán bộ Nhập thông tin cán bộ Sửa thông tin cán bộ Xóa thông tin cán bộ Phân bộ môn cho các cán bộ giảng dạy Tìm kiếm thông tin cán bộ In thông tin cán bộ Gói quản lý lịch thực hành Cập nhật lịch thực hành In lịch thực hành Gói quản lý thiết bị Cập nhật danh mục thiết bị Cập nhật loại thiết bị Cập nhật danh mục thiết bị thanh lý Phân phối thiết bị đến các phòng In các biểu mẫu Gói cập nhật các danh mục Cập nhật danh mục bộ môn Cập nhật danh mục lớp Cập nhật danh mục học kỳ Cập nhật danh mục phòng Cập nhật danh mục hệ đào tạo Cập nhật danh mục quan hệ gia đình Cập nhật danh mục quốc tịch Cập nhật danh mục dân tộc Cập nhật danh mục môn học Cập nhật danh mục bộ phận khoa Cập nhật danh mục loại công văn Cập nhật danh mục phân loại theo cấp độ của công văn Xóa các thông báo đã nhận Cập nhật danh mục môn học theo hệ đào tạo Sơ đồ ca sử dụng Các biểu đồ ca sử dụng Use case dưới đây thể hiện các tác nhân có thể sử dụng các chức năng nào trong hệ thống. Sau đây là sơ đồ Use case tổng quan của hệ thống. Sơ đồ Use case tổng quan của hệ thống Theo sơ đồ UseCase tổng quan, hệ thống được chia thành các phân hệ: quản lý công văn, quản lý thông tin sinh viên, quản lý thông tin cán bộ, quản lý lịch trình giảng dạy, quản lý lịch thực hành, quản lý thiết bị; theo các gói sau: Gói quản lý công văn Sơ đồ Use case quản lý công văn Gói quản lý thông tin sinh viên Sơ đồ Use case quản lý thông tin sinh viên Gói quản lý thông tin cán bộ Sơ đồ Use case quản lý thông tin cán bộ Gói quản lý lịch thực hành Sơ đồ Use case quản lý lịch thực hành Gói quản lý lịch trình giảng dạy Sơ đồ Use case quản lý lịch trình giảng dạy Gói quản lý thiết bị Sơ đồ Use case quản lý thiết bị Mô tả các ca sử dụng Gửi công văn - Tên ca sử dụng: Gửi công văn - Tác nhân: Giáo vụ khoa, Văn thư, Bộ môn, Phòng thực hành - Mục đích: Gửi công văn và cập nhật thông tin công văn đi/đến của các bộ phận liên quan vào hệ thống; đồng thời phân loại công văn đã gửi đi - Mô tả khái quát: Nhập thông tin về công văn dựa vào tờ công văn và gửi đến các bộ phận, đồng thời chọn hồ sơ lưu công văn và yêu cầu hệ thống ghi nhận. - Mô tả diễn biến: Hành động của tác nhân Hồi đáp của hệ thống Nhập trực tiếp: 1.Yêu cầu gửi công văn 2. Hiện form gửi công văn 3. Nhập các thông tin cần thiết về công văn gửi, đồng thời chọn hồ sơ lưu công văn vừa gửi, yêu cầu ghi nhận. 4. Ghi nhận, gửi công văn lên server và thông báo kết quả - Ngoại lệ: Bước 4: Kết quả kiểm tra thông tin là thiếu hoặc không chính xác. Hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại hoặc phải dừng ca sử dụng. Nếu kiểm tra số công văn và nơi nhận công văn đó thấy trùng với một công văn đã có trong hệ thống thì thông báo nhập lại hoặc dừng. Nếu đường dẫn, tên file trùng với một công văn đã lưu trước đó thì thông báo chọn lại hoặc dừng. Nếu chưa kết nối đến máy chủ được thì thông báo Nhận công văn - Tên ca sử dụng: Nhận công văn - Tác nhân: Giáo vụ khoa, Văn thư, Bộ môn, Phòng thực hành - Mục đích: Nhận công văn và cập nhật thông tin công văn đến của bộ phận nhận vào hệ thống; đồng thời lưu công văn vừa nhận vào kho lưu trữ - Mô tả khái quát: Chọn đường dẫn, tên file lưu và hồ sơ lưu trữ công văn của bộ phận nhận và yêu cầu hệ thống ghi nhận. - Mô tả diễn biến: Hành động của tác nhân Hồi đáp của hệ thống Nhập trực tiếp: 1.Yêu cầu nhận công văn 2. Hiện form nhận công văn 3. Chọn các thông tin cần thiết về công văn nhận, yêu cầu ghi nhận 4. Ghi nhận và thông báo kết quả - Ngoại lệ: Bước 4: Kết quả kiểm tra thông tin là thiếu hoặc không chính xác. Hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại hoặc phải dừng ca sử dụng. Nếu đường dẫn, tên file trùng với một công văn đã lưu trước đó thì thông báo chọn lại hoặc dừng. Nếu chưa kết nối đến máy chủ được thì thông báo Cập nhật công văn đi - Tên ca sử dụng: Cập nhật công văn đi - Tác nhân: Văn thư - Mục đích: Cập nhật thông tin về công văn của khoa gửi đi các nơi khác vào hệ thống - Mô tả khái quát: Nhập thông tin về công văn dựa vào tờ công văn mà các bộ phận gửi đi và yêu cầu hệ thống ghi nhận. - Mô tả diễn biến: Hành động của tác nhân Hồi đáp của hệ thống Nhập trực tiếp: 1.Yêu cầu nhập công văn đi mới 2. Hiện form nhập công văn đi 3. Nhập các thông tin cần thiết về công văn đi mới, yêu cầu ghi nhận 4. Ghi nhận và thông báo kết quả - Ngoại lệ: Bước 4: Kết quả kiểm tra thông tin là thiếu hoặc không chính xác. Hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại hoặc phải dừng ca sử dụng. Nếu kiểm tra số công văn và nơi nhận công văn đó thấy trùng với một công văn đã có trong hệ thống thì thông báo nhập lại hoặc dừng. Nhập thông tin sinh viên - Tên ca sử dụng: Nhập thông tin sinh viên - Tác nhân: Giáo vụ khoa - Mục đích: Cập nhật thông tin về sinh viên mới vào hệ thống - Mô tả khái quát: Nhập thông tin về sinh viên dựa vào hồ sơ nhập học của mỗi sinh viên và yêu cầu hệ thống ghi nhận. - Mô tả diễn biến: Hành động của tác nhân Hồi đáp của hệ thống 1.Yêu cầu nhập sinh viên mới 2. Hiện form nhập 3. Nhập các thông tin cần thiết về sinh viên mới, yêu cầu ghi nhận 4. Ghi nhận và thông báo kết quả - Ngoại lệ: Bước 4: Kết quả kiểm tra thông tin là thiếu hoặc không chính xác. Hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại hoặc phải dừng ca sử dụng. Nếu kiểm tra họ tên, ngày sinh, quê quán thấy trùng với một sinh viên đã có trong hệ thống thì thông báo nhập lại hoặc dừng. Sửa thông tin sinh viên - Tên ca sử dụng: Sửa sinh viên - Tác nhân: Giáo vụ khoa - Mục đích: Sửa các thông tin về một sinh viên đang tồn tại trong hệ thống - Mô tả khái quát: Chọn sinh viên cần sửa đổi, xóa các thông tin cũ và nhập các thông tin mới về sinh viên này. Cuối cùng, yêu cầu hệ thống ghi nhận. - Mô tả diễn biến: Hành động của tác nhân Hồi đáp của hệ thống 1. Yêu cầu sửa thông tin sinh viên 2. Hiện form sửa thông tin 3. Chọn sinh viên cần sửa trong danh sách 4. Hiển thị thông tin về sinh viên đã chọn 5. Tiến hành sửa, yêu cầu ghi lại 6. Kiểm tra, ghi lại thông tin mới và thông báo kết quả ghi nhận. - Ngoại lệ: - Bước 4: Không có sinh viên nào thỏa mãn điều kiện tìm kiếm thì thông báo không tìm được và yêu cầu tìm lại hoặc dừng. - Bước 8: Nếu thông tin sửa không chính xác thì yêu cầu sửa lại hoặc dừng ca sử dụng. Xóa sinh viên - Tên ca sử dụng: Xóa sinh viên - Tác nhân: Nhân viên phòng công tác sinh viên - Mục đích: Xóa tất cả các thông tin trong hệ thống mà liên quan đến sinh viên cần xóa. - Mô tả khái quát: Tìm đến sinh viên cần xóa và tiến hành xóa tất cả thông tin liên quan đến sinh viên đó. - Mô tả diễn biến: Hành động của tác nhân Hồi đáp của hệ thống 1. Yêu cầu xóa thông tin sinh viên 2. Hiện form xóa thông tin sinh viên 3. Chọn sinh viên cần xóa trong danh sách 4. Hiển thị thông tin về sinh viên được chọn. 5. Yêu cầu hệ thống xóa 6. Xác nhận lại yêu cầu xóa, thực hiện xóa nếu đúng và thông báo kết quả. In lịch báo giảng cho từng giảng viên - Tên ca sử dụng: In lịch báo giảng - Tác nhân: Giáo vụ khoa, các Bộ môn - Mục đích: In lịch báo giảng cho từng cá nhân giảng viên. - Mô tả khái quát: Dựa vào thời khóa biểu để lấy danh sách lớp, phòng, thời gian, môn học cho giảng viên đó. - Mô tả diễn biến: Hành động của tác nhân Phản ứng của hệ thống 1. Chọn chức năng In lịch báo giảng. 2. Hiện form chọn giảng viên cần in. 3. Chọn giảng viên. Yêu cầu đưa ra lịch báo giảng cho giảng viên. 4. Ðưa ra lịch báo giảng Biểu đồ tuần tự Biểu đồ tuần tự là một dạng biểu đồ tương tác (interaction), biểu diễn sự tương tác giữa các đối tượng theo thứ tự thời gian. Nó mô tả các đối tượng liên quan trong một tình huống cụ thể và các bước tuần tự trong việc trao đổi các thông báo (message) giữa các đối tượng đó để thực hiện một chức năng nào đó của hệ thống. Gửi công văn Biểu đồ tuần tự quá trình gửi công văn Nhận công văn Biểu đồ tuần tự quá trình nhận công văn Nhập công văn đi Biểu đồ tuần tự quá trình nhập công văn Sửa công văn Biểu đồ tuần tự quá trình sửa công văn Xóa công văn đi Biểu đồ tuần tự quá trình xóa công văn Đăng nhập Biểu đồ tuần tự quá trình đăng nhập hệ thống In báo cáo Biểu đồ tuần tự quá trình in báo cáo Biểu đồ hoạt động Biểu đồ hoạt động là một dạng đặc biệt của biểu đồ chuyển trạng. Nó chỉ ra luồng đi từ hoạt động này sang hoạt động khác trong một hệ thống. Nó đặc biệt quan trọng trong việc xây dựng mô hình chức năng của hệ thống và nhấn mạnh tới việc chuyển đổi quyền kiểm soát giữa các đối tượng. Gửi công văn Biểu đồ hoạt động của quá trình gửi công văn Nhận công văn Biểu đồ hoạt động của quá trình nhận công văn Nhập thời khóa biểu Biểu đồ hoạt động của quá trình nhập thời khóa biểu Biểu đồ lớp Hệ thống này có các lớp đối tượng theo các gói sau: quản lý công văn, quản lý thông tin sinh viên, quản lý thông tin cán bộ, quản lý lịch trình giảng dạy, quản lý lịch thực hành, quản lý thiết bị. Vì số lượng lớp của hệ thống rất nhiều nên không thể đặt các lớp và quan hệ giữa chúng trong một hình vẽ. Vì vậy, tôi trình bày theo nhóm các quan hệ của lớp. Gói quản lý công văn Biểu đồ lớp gói quản lý công văn Gói quản lý thông tin sinh viên Biểu đồ lớp gói quản lý thông tin sinh viên Gói quản lý thông tin cán bộ Biểu đồ lớp gói quản lý thông tin cán bộ Gói quản lý lịch trình giảng dạy Biểu đồ lớp gói quản lý lịch trình giảng dạy Gói quản lý lịch thực hành Biểu đồ lớp gói quản lý lịch thực hành Gói quản lý thiết bị Biểu đồ lớp gói quản lý thiết bị Thiết kế cơ sở dữ liệu Danh mục công văn STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 maloai nchar(10) Mã loại công văn 2 kyhieu nchar(30) Ký hiệu 3 ngaybahanh smalldatetime Ngày ban hành 4 noidung nvarchar(100) Nội dung công văn 5 mabophan int Mã bộ phận gửi Danh mục công văn đến STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 macvden int Khóa chính 2 macv int Mã công văn 3 ngayden smalldatetime Ngày đến 4 macapdo int Mã cấp độ 5 mabophan int Mã bộ phận 6 tenfile nvarchar(50) Tên file 7 duongdan nvarchar(256) Đường dẫn 8 datai bit Tình trạng tải 9 ngaytai smalldatetime Ngày tải 10 mahosoluutru int Mã hồ sơ lưu trữ 11 chuky nvarchar(50) Chữ ký điện tử Danh mục công văn đi STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 macvdi int Khóa chính 2 macv int Mã công văn 3 ngaydi smalldatetime Ngày đi 4 noinhan nvarchar(50) Nơi nhận 5 nguoiky nvarchar(50) Người ký 6 macapdo int Mã cấp độ 7 tenfile nvarchar(50) Tên file 8 duongdan nvarchar(256) Đường dẫn 9 mahosoluutru int Mã hồ sơ lưu trữ Danh mục hồ sơ lưu trữ STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 mahosoluutru int Khóa chính 2 tenhoso nvarchar(50) Tên hồ sơ 3 mabophan int Mã bộ phận 4 duongdanhoso nvarchar(100) Đường dẫn 5 vitriluu nvarchar(50) Vị trí lưu 6 thoihanluu nvarchar(50) Thời hạn lưu 7 ghichu nvarchar(100) Đường dẫn Danh mục cấp độ STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 macapdo int Khóa chính 2 tencapdo nvarchar(50) Tên cấp độ 3 chuthich nvarchar(50) Chú thích Danh mục bộ phận STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 mabophan int Khóa chính 2 tenbophan nvarchar(50) Tên bộ phận 3 chuthich nvarchar(50) Chú thích 4 duongdanmacdinh nvarchar(100) Đường dẫn mặc định 5 username nvarchar(50) Tên đăng nhập 6 password nvarchar(50) Mật khẩu Danh mục thông báo công văn STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 maTB int Khóa chính 2 macv int Tên môn học 3 macanbo int Mã cán bộ gửi TB 4 mabophan int Mã bộ phận nhận TB 5 noidungTB nvarchar(100) Nội dung thông báo 6 loaiTB nvarchar(50) Loại thông báo 7 danhan bit Tình trạng nhận 8 ngaynhan smalldatetime Ngày nhận thông báo Danh mục loại công văn STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 maloai nchar(10) Khóa chính 2 tenloai nvarchar(50) Tên loại công văn Danh mục môn học STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 mamonhoc int Khóa chính 2 tenmonhoc nvarchar(50) Tên môn học 3 mabomon int Mã bộ môn Danh mục môn học theo hệ đào tạo STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 ma int Khóa chính 2 mamonhoc nvarchar(50) Tên môn học 3 hedaotao int Mã hệ đào tạo 4 donvihoctrinh int Đơn vị học trình 5 sotietTH int Số tiết thực hành 6 baitaplon bit Bài tập lớn Danh mục lớp STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 malop int Khóa chính 2 tenlop nvarchar(50) Tên lớp 3 hedaotao int Mã hệ đào tạo 4 mota nvarchar(50) Mô tả Danh mục phòng STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 maphong nchar(10) Khóa chính 2 tenphong nvarchar(50) Tên phòng 3 vitri nvarchar(50) Vị trí 4 chucnang nvarchar(50) Chức năng 5 ghichu nvarchar(100) Ghi chú Danh mục hệ đào tạo STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 hedaotao int Khóa chính 2 tenhedaotao nvarchar(50) Tên hệ đào tạo Danh mục học kỳ STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 mahocky nchar(10) Khóa chính 2 tenhocky nvarchar(50) Tên học kỳ 3 nienkhoa nvarchar(50) Niên khóa Danh mục thời khóa biểu STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 mathoikhoabieu int Khóa chính 2 mahocky int Mã hock kỳ 3 malop int Mã lớp 4 mamonhoc int Mã môn học 5 maphong int Mã phòng 6 magiangvien int Mã giảng viên 7 thu nchar(30) Ngày thứ 8 tietbatdau int Tiết học bắt đầu 9 tietketthuc int Tiết học kết thúc 10 truongday nvarchar(50) Trường dạy Danh mục lịch thi STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 malichthi int Khóa chính 2 mahocky int Mã học kỳ 3 malop int Mã lớp 4 monhoc nvarchar(50) Môn học 5 maphong int Mã phòng 6 lanthi bit Thi lần 1 7 ngaythi smalldatetime Ngày thi 8 giothi smalldatetime Giờ thi Danh mục bộ môn STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 mabomon int Khóa chính 2 tenbomon nvarchar(50) Tên bộ môn 3 chuthich nvarchar(50) Chú thích Danh mục quốc tịch STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 maquoctich int Khóa chính 2 tenquoctich nvarchar(50) Tên quốc tịch Danh mục dân tộc STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 madantoc int Khóa chính 2 tendantoc nvarchar(50) Tên dân tộc Danh mục tôn giáo STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 matongiao int Khóa chính 2 tentongiao nvarchar(50) Tên tôn giáo Danh mục đối tượng STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 madoituong int Khóa chính 2 tendoituong nvarchar(50) Tên đối tượng 3 ghichu nvarchar(50) Ghi chú Danh mục ngạch lương STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 mangach int Khóa chính 2 maso char(10) Mã số ngạch 3 bacluong nvarchar(50) Bậc lương 4 heso Decimal(18,2) Hệ số lương Danh mục quan hệ gia đình STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 maquanheGD int Khóa chính 2 maquanhe int Mã quan hệ 3 tennguoiquanhe nvarchar(50) Tên người quan hệ 4 ngaysinh smalldatetime Ngày sinh 5 nghenghiep nvarchar(50) Nghề nghiệp 6 diachi nvarchar(50) Địa chỉ Danh mục cán bộ STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 macanbo int Khóa chính 2 tencanbo nvarchar(50) Tên cán bộ 3 ngaysinh smalldatetime Ngày sinh 4 noisinh nvarchar(50) Nơi sinh 5 gioitinh bit Giới tính 6 quequan nvarchar(50) Quê quán 7 diachi nvarchar(50) Địa chỉ 8 dienthoai char(20) Số điện thoại 9 maquoctich int Mã quốc tịch 10 madantoc int Mã dân tộc 11 matongiao int Mã tôn giáo 12 trinhdo nvarchar(50) Trình độ 13 chucdanh nvarchar(50) Chức danh chuyên môn 14 nhiemvu nvarchar(50) Nhiệm vụ được giao 15 thoihanHD nvarchar(50) Thời hạn hợp đồng 16 thoigianHD nvarchar(100) Thời gian hợp đồng làm việc 17 anh image Ảnh cán bộ 18 mangach char(10) Mã ngạch lương 19 thoidiemHD smalldatetime Thời điểm hợp đồng 20 thoidiemtruoc smalldatetime Thời điểm hợp đồng lần trước 21 mabophan int Mã bộ phận 22 quatrinhCT nvarchar(100) Qúa trình công tác 23 dangdoan bit Đảng viên/ Đoàn viên Danh mục quan hệ STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 maquanhe int Khóa chính 2 tenquanhe nvarchar(50) Tên quan hệ gia đình Danh mục giảng viên STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 magiangvien int Khóa chính 2 macanbo int Mã cán bộ 3 mabomon int Mã bộ môn Danh mục sinh viên STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 masinhvien int Khóa chính 2 holot nvarchar(50) Họ lót 3 tensinhvien nvarchar(50) Tên sinh viên 4 malop int Mã lớp 5 thesinhvien varchar(50) Số thẻ sinh viên 6 gioitinh bit Giới tính 7 ngaysinh smalldatetime Ngày sinh 8 noisinh nvarchar(50) Nơi sinh 9 quequan nvarchar(50) Quê quán 10 maquoctich int Mã quốc tịch 11 madantoc int Mã dân tộc 12 matongiao int Mã tôn giáo 13 maquanhegd int Mã quan hệ gia đình 14 diachilienlac nvarchar(50) Địa chỉ liên lạc 15 dienthoai char(20) Số điện thoại liên lạc 16 anh image Ảnh sinh viên 17 quatrinhHT nvarchar(50) Quá trình học tập 18 doanvien char(1) Đoàn viên 19 ngayvaodoan smalldatetime Ngày vào Đoàn 20 noivaodoan nvarchar(50) Nơi vào Đoàn 21 ngayvaodang smalldatetime Ngày vàp Đảng 22 noivaodang nvarchar(50) Nơi vào Đảng 23 chuthich nvarchar(50) Chú thích Danh mục lịch thực hành STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 malichthuchanh int Khóa chính 2 malop int Mã lớp 3 maphong nchar(10) Mã phòng 4 mahocky int Mã học kỳ 5 ngaythuchanh smalldatetime Ngày thực hành 6 thoigianbd smalldatetime Thời gian bắt đầu 7 thoigiankt smalldatetime Thời gian kết thúc 8 noidungthuchanh nvarchar(50) Nội dung thực hành Danh mục loại thiết bị STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 maloai int Khóa chính 2 tenloai nvarchar(50) Tên loại thiết bị 3 mota nvarchar(50) Mô tả Danh mục thiết bị STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 mathietbi int Khóa chính 2 tenthietbi nvarchar(50) Tên thiết bị 3 maloai int Mã loại 4 soluong int Số lượng 5 ghichu nvarchar(50) Ghi chú 6 ngaynhap smalldatetime Ngày nhập thiết bị Danh mục thiết bị trong từng phòng STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 maTBP int Khóa chính 2 maphong int Mã phòng 3 mathietbi int Mã thiết bị 4 soluong int Số lượng Danh mục thanh lý thiết bị STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 mathanhly int Khóa chính 2 soluongthanhly int Số lượng thanh lý 3 tinhtrang nvarchar(50) Tình trạng 4 lydo nvarchar(50) Lý do thanh lý 5 ngaythanhly smalldatetime Ngày thanh lý Danh mục quyết định liên quan đến sinh viên STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 maQDSV int Khóa chính 2 masinhvien int Mã sinh viên 3 kyhieu nvarchar(50) Số quyết định 4 mahocky nvarchar(50) Mã học kỳ 5 noidung smalldatetime Nội dung quyết định Danh mục học bổng STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 mahocbong int Khóa chính 2 masinhvien int Mã sinh viên 3 mahocky int Mã học kỳ 4 diemHB decimal(18, 2) Điểm học bổng 5 xeploaiRL nvarchar(50) Xếp loại rèn luyện 6 loaiHB nvarchar(50) Loại học bổng 7 mucHB float Mức học bổng 8 muctrocap float Mức trợ cấp Danh mục thông báo nhận và trả công văn STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 maTB int Khóa chính 2 macv int Mã công văn 3 noidungTB nvarchar(50) Nội dung thông báo 4 macanbo int Mã cán bộ 5 mabophan int Mã bộ phận 6 danhan bit Tình trạng nhận 7 loaiTB nvarchar(50) Loại thông báo 8 ngaynhan smalldatetime Ngày nhận thông báo Danh mục quyền người dùng STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 maquyen int Khóa chính 2 macanbo int Mã cán bộ 3 mamodule int Mã module 4 quyentruycap nvarchar(50) Quyền truy cập Danh mục module hệ thống STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 mamodule int Khóa chính 2 tenmodule nvarchar(50) Tên module 3 mota nvarchar(50) Mô tả Danh mục tài khoản người dùng STT Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả 1 macanbo int Mã cán bộ 2 username nvarchar(50) Tên đăng nhập 3 password nvarchar(50) Mật khẩu 4 nguoidungchinh bit Người dùng chính của bộ phận 5 chuky nvarchar(50) Chữ ký điện tử Tóm lại, trong chương này tôi đã trình bày những vấn đề khảo sát công tác đào tạo, cơ sở hạ tầng mạng, công tác quản lý lưu trữ hồ sơ theo ISO, thực trạng quản lý hồ sơ ở khoa Công nghệ Thông tin và đề ra giải pháp xây dựng hệ thống; phân tích và đề ra các nhận định, yêu cầu khi triển khai hệ thống, chức năng cần có của hệ thống; phân tích thiết kế hệ thống thông tin một cách chi tiết theo quy trình hướng đối tượng với ngôn ngữ mô hình hóa UML, thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu để làm nền tảng, cơ sở lập trình, xây dựng hệ thống eOffice. CÀI ĐẶT VÀ KẾT QUẢ MINH HỌA CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH Hệ thống eOffice phục vụ quản lý hồ sơ được xây dựng trên nền tảng ứng dụng Desktop, sử dụng ngôn ngữ C# 2008, hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 và được triển khai trên hệ thống mạng cục bộ LAN. Cấu hình yêu cầu cài đặt như sau: Các máy sử dụng chương trình phải được cài đặt DotNetframework 2.0 trở lên, Janus Winforms để hỗ trợ giao diện. Ngoài ra, máy Server phải cài đặt thêm Microsoft SQL Server 2005 để quản trị cơ sở dữ liệu. Chương trình hoàn chỉnh sẽ được đóng gói và khi đưa vào sử dụng người dùng chỉ việc cài đặt (Setup) và chạy chương trình như một ứng dụng bình thường. KẾT QUẢ MINH HỌA Chương trình chạy trên Server Chương trình Server được khởi động trước và chạy thường xuyên trên máy Server để mở kết nối chờ các máy Client liên lạc đến. Sau đây là giao diện chương trình Server. Khởi động Server Hệ thống người dùng Hệ thống hoạt động với giao diện minh họa qua một số hình dưới đây. Đầu tiên người dùng phải đăng nhập hệ thống với tên đăng nhập và mật khẩu của mình. Đăng nhập hệ thống Tổ chức lưu trữ hồ sơ theo ISO giống với cách lưu trữ ngoài thực tế. Tổ chức lưu trữ hồ sơ công văn theo ISO Người quản trị có thể thêm mới, cập nhật, sửa đổi hay xóa thông tin cán bộ trong Khoa. Cập nhật thông tin cán bộ Người dùng tìm kiếm thông tin cán bộ trong Khoa hoặc theo từng bộ phận. Tìm kiếm thông tin cán bộ Người dùng gửi file công văn đến các bộ phận theo nhiều cấp độ gửi. Chức năng gửi công văn Khi có công văn mới sẽ được thông báo và người dùng có thể tải về máy. Chức năng nhận công văn Các công văn được gửi đi, có thể thống kê theo năm, theo tháng hay tất cả. Thống kế danh sách công văn đi In ấn nhiều thông tin cần thiết. In chi tiết thông tin cán bộ Thống kê và in ấn hồ sơ theo nhiều chức năng khác nhau. Thống kê danh mục hồ sơ Trong chương này, tôi đã trình bày được cách thức cài đặt triển khai hệ thống và có một số các chức năng hình ảnh demo minh họa của chương trình. Ngoài ra, chương trình còn đáp ứng được rất nhiều chức năng cần thiết cho việc quản lý ứng dụng tại khoa Công nghệ Thông tin theo tiêu chuẩn ISO nhà trường ban hành. KẾT LUẬN ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ Kết quả đạt được Đã tìm hiểu về phân tích hệ thống bằng ngôn ngữ mô hính hóa UML và dùng phần mềm Rational Rose để thể hiện. Quá trình phân tích bài toán chi tiết, cụ thể. Vận dụng được vấn đề mã hóa trong hệ thống, cụ thể là quá trình mã hóa mật khẩu và truyền file trên mạng. Xây dựng được giải pháp mô phỏng chữ ký điện tử ứng dụng thuật toán MD5 và RSA. Xây dựng hệ thống với đầy đủ các chức năng đáp ứng các yêu cầu đặt ra ban đầu theo tiêu chuẩn ISO của trường đại học Bách khoa, đại học Đà Nẵng. Hệ thống quản lý các phân hệ sau: Quản lý công văn: quản lý các thông tin công văn đến, đi, thực hiện gửi, nhận công văn, phân loại công văn theo chuẩn trong quá trình gửi, nhận công văn, lưu trữ thông tin công văn đến, đi,… Quản lý thông tin sinh viên: quản lý các thông tin trong hồ sơ sinh viên, thông tin học bổng, thông tin ngừng học, thôi học,…. Quản lý thông tin cán bộ trong khoa: quản lý các thông tin trong hợp đồng của cán bộ, phân giảng viên vào các bộ môn thích hợp. Quản lý lịch trình giảng dạy: quản lý các thông tin thời khóa biểu cá nhân của từng giảng viên dựa vào thời khóa biểu giảng dạy ở các lớp trong trường cũng như ngoài trường, quản lý thông tin lịch thi của các lớp. Quản lý lịch thực hành: quản lý thông tin lịch thực hành ở các phòng máy như thời gian thực hành, số sinh viên tham gia,… Quản lý thiết bị: quản lý thông tin thiết bị nhập về khoa, thiết bị thanh lý, phân thiết bị đến các phòng. Hệ thống được thử nghiệm trên môi trường mạng LAN và đang triển khai tại khoa Công nghệ Thông tin, trường đại học Bách khoa, đại học Đà Nẵng. Nhận xét Ưu điểm Hệ thống có thể tổ chức lưu trữ các file hồ sơ, công văn theo tiêu chuẩn ISO bằng cách tạo ra cây thư mục trên máy tính, giống như cách lưu trữ hồ sơ, công văn trên thực tế; gọi là vị trí lưu (ví dụ như lưu ở Tủ số 1 ngăn 3 là mục Hồ sơ nghiên cứu khoa học…). Quá trình gửi và nhận file hồ sơ, công văn được thực hiện một cách dể dàng bằng một số các thao tác nhập, chọn và kích chuột. Giao diện hệ thống khá thân thiện, có menu trợ giúp rõ ràng và chức năng tìm kiếm dữ liệu thông minh giúp người dùng thao tác thuận tiện, dễ dàng hơn. Là một hệ thống có nhiều nhóm người dùng và có khả năng quản lý tài khoản người dùng phân theo từng nhóm đối tượng. Hệ thống có khả năng bảo mật cao vì được lưu trữ trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 và các thông tin người dùng như mật khẩu, chữ ký điện tử được mã hóa trước khi lưu trữ vào cơ sở dữ liệu. Quá trình gửi và nhận file công văn được bảo mật cao vì sử dụng phương pháp mã hóa bằng chữ ký điện tử trong quá trình truyền. Nhược điểm Hệ thống chưa đáp ứng cho việc hỗ trợ đầy đủ các chức năng của một hệ thống eOffice cũng như công tác quản lý tại Khoa. Tốc độ truyền file trên mạng còn hạn chế do phụ thuộc vào đường truyền và kích thước file. PHẠM VI ỨNG DỤNG Chương trình được xây dựng chủ yếu để phục vụ công tác lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO ứng dụng và đang triển khai tại khoa Công nghệ Thông tin. Chương trình có thể phát triển, mở rộng và triển khai ở các đơn vị khác thuộc trường đại học Bách khoa, đại học Đà Nẵng. HƯỚNG PHÁT TRIỂN Vấn đề mã hóa đã đề cập có thể được ứng dụng trong các chương trình khác nhằm tăng cường tính bảo mật cho hệ thống. Việc nghiên cứu và ứng dụng các thuật toán mã hóa làm nền tảng để phát triển các ứng dụng trên mạng nhằm xác thực và kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu. Nâng cao tốc độ thực hiện hệ thống bằng cách xây dựng các thuật toán tối ưu hơn. Xây dựng hệ thống có thể chạy được trên môi trường mạng Internet, để phát triển và triển khai rộng như một hệ thống eOffice thực thụ. Phát triển hệ thống theo tiêu chuẩn chung để phục vụ cho nhiều đơn vị. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt Nguyễn Văn Ba (2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội. Đoàn Văn Ban (2004), Phân tích thiết kế hệ thống bằng UML, Giáo trình khoa Công nghệ Đại học Quốc gia Hà Nội. TS. Nguyễn Thanh Bình (2007), Bài giảng phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng, Khoa Công nghệ Thông tin trường Đại học Bách khoa đại học Đà Nẵng. Dương Anh Đức, Trần Minh Triết (2005), Mã hóa và ứng dụng, Đại học Khoa học Tự nhiên, Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh. Phạm Hữu Khang (2006), SQL Server 2005 Lập trình Hàm và Thủ Tục, Nhà xuất bản Lao động Xã hội. Phạm Hữu Khang, Hoàng Đức Hải (2006), C# 2005 Lập trình Windows Forms, Nhà xuất bản Lao động Xã hội. Phạm Hữu Khang, Hoàng Đức Hải (2006), C# 2005 Lập trình cơ sở dữ liệu, Nhà xuất bản Lao động Xã hội. Tiếng Anh Alfred J. Menezes, Paul C. Van Oorschot, Scott A. Vanstone (1997), Handbook of Applied Cryptography, CRC Press,. R.L. Rivest, A. Shamir, and L. Adleman (1978), “A Method for Obtaining Digital Signatures and Public-Key Cryptosystems”, Communications of the ACM, 21 (2), pp. 120-126. R. Rivest (1992), The MD5 Message-Digest Algorithm, MIT Laboratory for Computer Science and RSA Data Security, Inc, April. William Stallings (2006), Cryptography and Network Security : Principles and Practice, Fourth Edition, Prentice Hall. Trang Web Website Website Website Website: