Xây dựng hệ thống quản lý tài chính trong doanh nghiệp

@gma XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TRONG DOANH NGHIỆP Chương I: Lý luận chung về Quản lý tài chính 1.1. Quản lý tài chính 1.1. Một số khái niệm cơ bản Tài chính công ty là hệ thống các quan hệ kinh doanh nảy sinh trong quá trình phân phối các khoản tiền gắn liền với việc tạo lập và sử dụng các quỹ tiền mặt của công ty để phục vụ cho yêu cầu sản xuất kinh doanh, trong đó, bộ máy kế toán sẽ điều hành toàn bộ hoạt đông tài chính công ty. Chính vì thế vai trò của việc quản lý tài chính cũng rất quan trọng, nó tồn tại và tuân theo quy luật khách quan, và bị chi phối bởi các mục tiêu và phương hướng kinh doanh của công ty. Quản lý tài chính là việc sử dụng các thông tin phản ánh chính xác tình trạng tài chính của một doanh nghiệp để phân tích điểm mạnh điểm yếu của nó và lập các kế hoạch kinh doanh. 1.2.1. Tầm quan trọng của quản lý tài chính Việc quản lý tài chính hiệu quả giữ vị trí vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Điều này mang lại sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, sự nể phục của các đối tác về một công ty nghiêm túc và mở thêm nhiều cơ hội hợp tác cho doanh nghiệp. Mang lại sức mạnh đầu tư: Quản lý nguồn vốn hiệu quả mang lại sức mạnh đầu tư cho doanh nghiệp. Một doanh nghiệp với khả năng tài chính mạnh luôn đủ lực khi được huy động cho việc đầu tư các lãnh vực mới. Tỉ lệ thành công khi đó cũng luôn cao hơn so với các doanh nghiệp với nguồn vốn nhỏ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp luôn bền sức trong các cuộc cạnh tranh dài hơi với đối thủ trên thương trường. Cơ cấu nhân sự vững chắc: Một hệ thống tài chính vững vàng sẽ mang lại các chế độ lương, thưởng hậu hĩnh cho nhân viên. Việc xây dựng các chính sách đãi ngộ và giữ chân người tài hiệu quả càng giúp cho cơ cấu doanh nghiệp thêm bền vững và phát triển hơn. Nổi tiếng và thêm nhiều cơ hội hợp tác: Nguồn tài chính dồi dào, doanh nghiệp có nhiều cơ hội quảng bá cho hình ảnh của mình qua các hoạt động quảng cáo trên truyền hình, báo chí…, qua các hoạt động xã hội: từ thiện, tài trợ… Doanh nghiệp theo đó sẽ ngày càng được biết đến nhiều hơn. Các đối tác sẽ rất vị nể một doanh nghiệp nổi tiếng nghiêm túc về tài chính. Cơ hội hợp tác của bạn sẽ tăng theo cấp số cộng vì các doanh nghiệp khác luôn sẵn sàng dành các cơ hội hợp tác với các doanh nghiệp có uy tín và hình ảnh "đẹp" trong lòng họ. 1.3.1. Vai trò của quản lý tài chính Quản lý tài chính luôn là việc quan trọng hàng đầu trong một doanh nghiệp nhất là trong thời kỳ thị trường mở rộng với nhiều cơ hội và thách thức như hiện nay. Quản lý tài chính tốt mang lại rất nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đó là sự phát triển bền vững, sự lớn mạnh của doanh nghiệp, sự nể phục của đối tác và càng mang lại nhiều cơ hội hợp tác cho doanh nghiệp. Thế nhưng làm thế nào để quản lý nguồn tài chính hiệu quả lại luôn là câu hỏi lớn của người chủ doanh nghiệp.Một số cách giúp người chủ doanh nghiệp quản lý tốt nguồn tài chính doanh nghiệp của mình. Đó là quản lý nguồn vốn chặt chẽ, củng cố hệ thống quản lý tài chính và giảm các rủi ro nợ nần cho doanh nghiệp. 1.3.2 Quản lý nguồn vốn chặt chẽ Nhu cầu vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn có những biến động nhất định trong từng thời kỳ. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý tài chính là ba bước: Giảm thiểu chi phí, bảo toàn vốn và huy động thêm nguồn vốn. + Giảm chi phí: Trong bất cứ trường hợp nào việc cắt giảm chi phí luôn là một phương pháp ngắn hạn và đơn giản để tạo ra lợi nhuận cao và các lợi thế cạnh tranh dù biện pháp này không mang lại giá trị củng cố hay cải thiện thực sự sản phẩm/dịch vụ của công ty. Tuy nhiên biện pháp này chỉ nên áp dụng tạm thời trong thời kỳ khó khăn hay trong công cuộc cải tổ cơ cấu kinh doanh sau khi thoát khỏi khủng hoảng. Vì khi doanh nghiệp "thắt lưng buộc bụng" quá đôi khi dẫn đến phản tác dụng bằng việc để mất các cơ hội đầu tư lớn. Vấn đề đặt ra là bạn phải biết phân biệt giữa các "chi phí tốt" và "chi phí xấu" để không lỡ bỏ những thứ quý giá trong đống lộn xộn đi. +Bảo toàn vốn và cân bằng quyền lợi: Quản lý nguồn vốn chặt chẽ có nghĩa là vừa phải bảo toàn được yếu tố tài chính vừa đảm bảo được quyền lợi của yếu tố con người trong doanh nghiệp. Hãy thiết lập một chính sách phân chia lợi nhuận hợp lý đối với doanh nghiệp, để vừa bảo vệ quyền lợi của chủ doanh nghiệp và các cổ đông, vừa đảm bảo được lợi ích hợp pháp, hợp lý cho người lao động; bên cạnh đó việc kiểm soát sử dụng các tài sản công ty hợp lý đúng mục đích cũng là điều hết sức quan trọng. +Tăng thêm nguồn vốn: Ngoài nguồn tài chính đang duy trì, doanh nghiệp cần tăng nguồn vốn của mình bằng các việc như: tái đầu tư hiệu quả, đầu tư vào những lĩnh vực kinh doanh mới, sản phẩm mới, tham gia vào các thị trường chiến lược như: thị trường chứng khoán, thị trường tài chính tiền tệ … Ngoài ra khi cần thiết có thể chủ động tiếp cận và tìm kiếm nguồn vốn đầu tư trên thị trường vốn, thị trường tài chính, kêu gọi cổ đông, vay tín chấp (nơi họ hàng bạn bè), gọi nhà đầu tư từ các quỹ đầu tư, ngân hàng… 1.3.3 Củng cố hệ thống quản lý tài chính Đây là một trong những khâu vô cùng quan trọng của quản lý tài chính hiệu quả. Một hệ thống cộng sự hiệu quả cùng với các trang thiết bị hiện đại sẽ làm cho báo cáo tài chính của công ty bạn ngày một sáng sủa hơn. Chọn CFO giàu kinh nghiệm: Hãy tìm một CFO giỏi qua sự tiến cử của những người quen, qua đó bạn sẽ biết trước được năng lực phẩm chất và kinh nghiệm mà bạn đang mong muốn ở họ. CFO giữ vai trò tài chính quan trọng nhất trong công ty bạn vì CFO vừa là giám đốc tài chính đồng thời là nhà tư vấn tài chính cho bạn. Ngoài việc giúp bạn xây dựng các quy chế đãi ngộ nhân viên họ còn phát triển các chiến lược quản lý tài chính đến việc phân tích những biến động đang xảy ra trên thị trường có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, đầu tư của bạn. CFO đồng thời hướng bạn tới các kế hoạch đầu tư mang lại lợi nhuận lớn. Ngoài ra, bạn sẽ có nhiều cơ hội học hỏi từ nhà tư vấn tài chính này và có được nhiều lời khuyên bổ ích cho doanh nghiệp từ họ. Hệ thống kế toán viên nghiệp vụ cao: Hãy xác định những nghiệp vụ bạn cần ở người kế toán trước khi phỏng vấn tuyển dụng họ. "Sai một li đi một dặm". Nếu bạn không muốn công ty bị thất thoát tài chính thì hãy chọn những kế toán làm việc với các con số ở độ chính xác nhất. Ngoài ra người kế toán tốt còn là người lưu giữ các sổ sách kế toán, hóa đơn… tốt, xử lý được các vấn đề liên quan đến thuế và sẽ thường xuyên đưa ra những lời khuyên về tài chính. Kế toán viên có thể cung cấp những thông tin và ý kiến quí giá, giúp bạn quản lý và phát triển không chỉ về vấn đề tài chính mà còn cả cho doanh nghiệp của bạn. Hiện đại hóa các thiết bị quản lý tài chính: Doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tài chính hiệu quả để có thể quản lý được quá trình cạnh tranh ngày một cao, thu chi cũng ngày một lớn. Ví dụ như: Doanh nghiệp có thể trang bị nhiều phần mềm kế toán khác nhau giúp tự động gửi hoá đơn và nhắc nhở việc thanh toán các khoản phải thu đến hạn, và thậm chí tạo điều kiện để khách hàng thanh toán qua mạng internet trực tiếp tới tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. 1.3.4 Giảm thiểu rủi ro nợ nần cho doanh nghiệp Rủi ro tài chính thường thấy nhất trong doanh nghiệp đó là vấn đề nợ. Doanh nghiệp nợ khách hàng và khách hàng nợ doanh nghiệp. Khi không truy thu được các khoản nợ vừa và lớn từ khách hàng và việc để nợ phải trả lên mức quá cao là điều rất nguy hiểm cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Đối phó với nợ khó đòi: Dù doanh nghiệp của bạn là một "mạnh thường quân", luôn hào phóng với các khoản tài trợ và từ thiện nhưng việc thanh toán các khoản phải thu đúng hạn là điều rất quan trọng. Với nhiều các phương tiện truyền thông trong tay: điện thoại, thư tín… hãy thông báo cho khách hàng đã đến hạn thanh toán tiền cho bạn. Hãy thiết lập một hệ thống quản lý nợ trong doanh nghiệp của bạn và phân loại khách hàng theo từng cấp độ mạo hiểm tài chính khác nhau. Tương ứng với mỗi cấp độ mạo hiểm là trách nhiệm của các thành viên khác nhau. Ví dụ như với khách hàng ở độ mạo hiểm 2 (nợ ít, khó đòi) thì nhân viên của bộ phận công nợ có thể đảm trách được. Nhưng với khách hàng ở độ mạo hiểm 3 (nợ nhiều, không muốn trả) thì người quản lý bộ phận hay giám đốc trực tiếp làm việc. Con đường cuối cùng là nhờ sự can thiệp của toàn án. Bạn không có lý do biện minh cho việc không truy thu được các khoản nợ ngày càng chồng chất. Tránh trường hợp nợ phải trả quá cao: Trường hợp nợ phải trả quá cao thường bắt nguồn từ các hóa đơn. Việc thanh toán chậm trễ hóa đơn sẽ dẫn tới nhiều bất lợi, không chỉ làm phát sinh các khoản nợ mà khoản nợ sẽ ngày một lớn hơn theo con số lãi suất chậm trả, bạn sẽ phải thanh toán lãi suất khi thanh toán tiền. Bất cứ khi nào có thể, hãy thanh toán các hóa đơn đến hạn, điều này không chỉ làm tăng uy tín của bạn mà ngày nay rất nhiều doanh nghiệp có các chế độ ưu đãi với các khách hàng luôn sòng phẳng. Bên cạnh đó việc làm mất mát các hóa đơn sẽ gây cho doanh nghiệp nhiều khó khăn lớn khi không thấy được dòng tiền chi tiêu vào các chi phí kinh doanh cũng như chi phí cá nhân. Điều này dễ dẫn đến việc các khoản chi phí bị đội lên, số thuế được khấu trừ cũng ít đi… Tất cả đều ảnh hưởng xấu đến tài chính doanh nghiệp. Chương 2: Xây dựng hệ thống quản lý tài chính 1.1. Xây dựng hệ thống quản lý tài chính Việc quản lý tài chính bao gồm việc lập các kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạn, đồng thời quản lý có hiệu quả vốn hoạt động thực của công ty. Đây là công việc rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nó ảnh hưởng đến cách thức và phương thức mà nhà quản lý thu hút vốn đầu tư để thành lập, duy trì và mở rộng công việc kinh doanh. Lập kế hoạch tài chính sẽ cho phép qụyết định lượng nguyên liệu thô doanh nghiệp có thể mua, sản phẩm công ty có thể sản xuất và khả năng công ty có thể tiếp thị, quảng cáo để bán sản phẩm ra thị trường. Khi có kế hoạch tài chính, bạn cũng có thể xác được nguồn nhân lực doanh nghiệp cần.      “Việc quản lý tài chính không có hiệu quả là nguyên nhân lớn nhất dẫn đến sự thất bại của các công ty, không kể công ty vừa và nhỏ hay các tập đoàn công ty lớn.” 1.1.1 Kế hoạch tài chính chiến lược( kế hoạch dài hạn)      Các doanh nghiệp thường sử dụng báo cáo thu nhập chiếu lệ cho khoảng thời gian từ 3 đến 5 năm. Vấn đề khó khăn đặt ra là làm sao có thể dự đoán hết được những biến động sẽ xảy ra với doanh nghiệp trong vòng mấy năm sắp tới. Các nhà quản lý sẽ dễ dàng làm được điều này theo quy trình sau: - Xác lập tốc độ tăng trưởng mong muốn mà công ty có thể đạt được. - Tính toán mức vốn cần thiết để trang trải các khoản tồn kho, trang thiết bị, nhà xưởng và nhu cầu nhân sự cần thiết để đạt được tốc độ tăng doanh thu. - Nhà quản trị phải dự tính được chính xác và kịp thời nhu cầu vốn để có kế hoạch thu hút vốn bên ngoài trong trường hợp ngân quỹ từ lợi nhuận không chia không đủ đáp ứng. Có 2 nguồn vốn trang trải cho nhu cầu vốn để tăng trưởng là: lợi nhuận và vay nợ.     “Nếu công ty không có đủ vốn để tài trợ cho chương trình mở rộng công việc kinh doanh thông qua tăng tồn kho, đổi mới trang thiết bị và tài sản cố định và tăng chi phí điều hành công ty thì sự phát triển của công ty sẽ bị chậm lại hoặc dừng lại hẳn do công ty không thanh toán được các khoản nợ đến hạn.”      Để tránh tình trạng này, nhà quản trị phải tích cực lập kế hoạch tài chính để kiểm soát được tốc độ tăng trưởng. Muốn thế bạn phải xác định được chính xác các nhu cầu của doanh nghiệp trong tương lai bằng cách sử dụng báo cáo thu nhập chiếu lệ trong vòng từ 3 đến 5 năm.      Trong trường hợp lợi nhuận làm ra không đủ để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng dự báo của công ty, người quản trị phải bố trí vay nợ bên ngoài hoặc giảm tốc độ tăng trưởng để mức lợi nhuận làm ra có thể theo kịp nhu cầu tăng trưởng và mở rộng. Do việc thu hút vốn đầu tư và vay nợ mất rất nhiều thời gian nên đòi hỏi nhà quản trị phải dự báo chính xác và kịp thời để tránh tình trạng gián đoạn công việc kinh doanh.      Để có thể lập các kế hoạch tài chính ngắn hạn có hiệu quả, các nhà quản trị nên tiến hành theo các bước sau: - Xác định mục tiêu cá nhân và sự ảnh hưởng của mục tiêu cá nhân đến các mục đích tài chính của công ty để có thể điều chỉnh mục tiêu cá nhân cho phù hợp với mục đích của công việc. - Thiết lập mục tiêu tăng trưởng, mục tiêu về lợi nhuận trên vốn đầu tư và hướng mở rộng phát triển doanh nghiệp. Những mục tiêu này phải được thể hiện bằng các con số cụ thể. Hãy sử dụng kế hoạch tài chính dài hạn để đưa ra các dự báo về lợi nhuận, doanh số và so sánh với kết quả thực sự đạt được. - Trong quá trình lập kế hoạch, nhà quản trị nên tập trung vào các điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp và các yếu tố thuộc môi trường vĩ mô và vi mô có thể ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. Đồng thời phải phát triển các chiến lược dựa trên kết quả phân tích các yếu tố có liên quan (chiến lược giá, tiềm năng về thị trường, cạnh tranh, so sánh chi phí sử dụng vốn đi vay và vốn tự có…) để có thể đưa ra hướng đi đúng đắn nhất cho sự phát triển của công ty. - Chú ý tới nhu cầu về tài chính, nhân lực và nhu cầu về vật chất hạ tầng cần thiết để hoàn thành kế hoạch tài chính bằng cách đưa ra những dự báo về doanh số, chi phí và lợi nhuận không chia cho khoảng thời gian từ 3 đến 5 năm. - Trao dồi phương pháp điều hành hoạt động doanh nghiệp, nắm bắt các cơ hội về thị trường và phát triển sản phẩm mới để có thể tìm ra biện pháp tốt nhất nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của công ty. - Cập nhật kế hoạch tài chính thông qua các báo cáo tài chính mới nhất của công ty. Thường xuyên so sánh kết quả tài chính công ty thu được với các số liệu hoạt động của các công ty trong cùng ngành để biết được vị trí của công ty trong ngành. Tìm ra và khắc phục điểm yếu của công ty. Không ngại thay đổi kế hoạch tài chính nếu mục tiêu bạn đề ra quá thụ động hoặc vượt quá khả năng của công ty. 1.1.2 Quản lý vốn sử dụng thực của công ty      Vốn sử dụng thực của công ty là chênh lệch giữa tài sản hiện có của công ty và các khoản nợ phải trả, thường được gọi là vốn lưu chuyển trong công ty. Các nhà quản trị phải luôn chú ý đến những thay đổi trong vốn lưu chuyển, nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi và ảnh hưởng của sự thay đổi đó đối với tình hình hoạt động của công ty. Khi quản lý nguồn vốn lưu chuyển trong công ty, hãy xem xét các bộ phận cấu thành sau đây: - Tiền mặt và các khoản tương đương tiền mặt (các loại chứng khoán và tiền gửi ngắn hạn). Khi lập các kế hoạch tài chính bạn phải trả lời được những câu hỏi liên quan đến tiền mặt như : lượng tiền mặt của công ty có đáp ứng nhu cầu chi phí không? Mối quan hệ giữa lượng tiền thu được và chi phí như thể nào? Khi nào thì công ty cần đến các khoản vay ngân hàng? - Các khoản phải thu: chủ yếu bao gồm các khoản tín dụng mua hàng cho khách hàng. Nhà quản trị phải quan tâm đến những khách hàng nào thường hay trả chậm và biện pháp cần thiết để đối phó với họ. - Tồn kho: khoản tồn kho thường chiếm tới 50% tài sản hiện có của công ty do đó nhà quản trị phải kiểm soát tồn kho thật cẩn thận thông qua việc xem xét xem lượng tồn kho có hợp lý với doanh thu, liệu doanh số bán hàng có sụt giảm nếu không có đủ lượng tồn kho hợp lý cũng như các biện pháp cần thiết để nâng hoặc giảm lượng hàng tồn kho. - Các khoản phải trả và các tín phiếu đến hạn chủ yếu là các khoản tín dụng mà các nhà cung cấp cho công ty hưởng. - Các khoản vay phải trả bao gồm các khoản vay từ ngân hàng và các nhà cho vay khác. Nhà quản trị phải quan tâm đến các vấn đề như: lượng vốn đi vay có phù hợp với tình hình phát triển của công ty, khi nào thì lãi suất cho vay đến hạn trả? - Chi phí và thuế đến hạn trả bao gồm: các khoản trả lương, lãi phải trả đối với các tín phiếu, phí bảo hiểm… 1.1.4. Hệ thống bộ máy quản lý tài chính Phòng Tài Chính Cơ Cấu Nguồn Hoạch Định Tài Chính Phòng Kế Toán Thẩm Định Đầu Tư Thuế Hạch Toán KT Tài Sản Kho Quỹ Giám Đốc Tài Chính Kế Toán * CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ BAN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN : 1. CHỨC NĂNG -    Hoạch định, tham mưu và đề xuất chiến lược tài chính công ty: dự báo những yêu cầu tài chính; chuẩn bị ngân sách hàng năm; lên kế hoạch chi tiêu. Tổ chức xây dựng kế hoạch tài chính dựa trên kế hoạch kinh doanh của Công ty và tổ chức theo dõi, đôn đốc việc thưc hiện các kế hoạch tài chính đã xây dựng. Tham mưu đề xuất việc khai thác, huy động và sử dụng các nguồn vốn phục vụ kịp theo các quy định.-    Thực hiện quản lý danh mục đầu tư, quản lý rủi ro tài chính.-    Tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính kế toán, trong đánh giá sử dụng tài sản, nguồn vốn theo đúng qui định hiện hành.-    - Tổ chức bộ máy kế toán và hướng dẫn áp dụng việc hạch toán kế toán. Tổ chức kiểm tra việc hạch toán kế toán theo đúng Chế độ kế toán hiện hành. 2. NHIỆM VỤ:Đề xuất chiến lượt tài chính công ty phù hợp cho từng giai đoạn, từng thời kỳ. - Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về tình hình kinh doanh, tình hình sử dụng nguồn vốn của Công ty. Theo dõi lợi nhuận và chi phí; điều phối, củng cố và đánh giá dữ liệu tài chính; chuẩn bị các báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty. Thực hiện so sánh, phân tích những sai biệt giữa kế hoạch tài chính- kế hạch chi tiêu; thực hiện động tác điều chỉnh phù hợp. Giám sát thường xuyên tình hình thực hiện kế hoạch tài chính nhằm đảm bảo thực hiện chiến lược chính đề ra. Đề xuất phương hướng, bện pháp cải tiến quản lý tài chính hằng năm. PHẦN KẾT LUẬN Như vậy, quản lý tài chính gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp. Nó vừa là nguồn lực để doanh nghiệp thực hiện tốt các chức năng , vừa là công cụ để thực hiện các dịch vụ, chi phối , điều chỉnh các mặt hoạt động khác của công ty. Quản lý tài chính của doanh nghiệp là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu. Nhận thức một cách đầy đủ, có hệ thống về tài chính là đòi hỏi bức thiết trong công tác nghiên cứu, học tập cũng như hoạt động thực tiễn cho nhân viên ở mọi nghành, mọi cấp. Đặc biệt là đối với thế hệ trẻ, là những người làm chủ đất nước trong tương lai và quản lý tố doanh nghiệp cần phải hiểu một cách cụ thể về vấn đề tài chính. TÀI LIỆU THAM KHẢO [2]. PTS Lê Thanh Hà, Ứng dụng lý thuyết hệ thống trong quản trị doanh nghiệp, Nhà xuất bản trẻ thành phố Hồ Chí Minh 1998. [3]. PGS. TS. Đào Duy Huân, Quản trị chiến lược, Nhà xuất bản thống kê 2007. [4]. Webside: [5]. Websiide: www.google.com.vn