Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tài liệu, sách báo trong thư viện học viện an ninh nhân dân

s¸ch, b¸o- t¹p chÝ vµ luËn v¨n. Mçi phßng ®¶m nhËn cïng mét sè chøc n¨ng víi víi nh÷ng lo¹i tµi liÖu kh¸c nhau: NhËn tµi liÖu míi. Ph©n lo¹i tµi liÖu. Cho b¹n ®äc m­în tµi liÖu. NhËn tµi liÖu do b¹n ®äc tr¶. Tra cøu tµi liÖu. Th«ng b¸o tµi liÖu m­în qu¸ h¹n. Huû tµi liÖu qu¸ h¹n l­u tr÷. Thèng kª tµi liÖu: thèng kª tÇn suÊt m­în tµi liÖu theo thêi gian. Lµm b¸o c¸o ho¹t ®éng cña th­ viÖn. CÊp thÎ cho b¹n ®äc Thèng kª tµi liÖu m­în. Thèng kª b¹n ®äc. Qu¶n lý kho tµi liÖu. C¸c chøc n¨ng nghiÖp vô trªn ®­îc thùc hiÖn theo mét tr×nh tù vµ ph¶i tu©n theo c¸c quy t¾c nghiÖp vô vµ c¸c rµng buéc. C¸c tiÕn tr×nh nghiÖp vô: TiÕn tr×nh cËp nhËt ®éc gi¶, lµm thÎ ®éc gi¶: TiÕn tr×nh nµy bao gåm viÖc nhËp míi, xo¸, thay ®æi th«ng tin vµ ®éc gi¶. Víi ®Æc thï cña tr­êng, c«ng viÖc nµy ®­îc tiÕn hµnh kh¸ th­êng xuyªn do l­îng ®éc gi¶ cña Häc viÖn lu«n biÕn ®éng nhÊt lµ khi cã mét kho¸ ra tr­êng hoÆc mét kho¸ nhËp tr­êng. ViÖc nhËp míi ®éc gi¶ th­êng tiÕn hµnh theo tõng ®¬n vÞ, khi mµ mçi kho¸ míi nhËp tr­êng, viÖc xo¸ ®éc gi¶ th­êng ®­îc tiÕn hµnh theo tõng kho¸ häc khi kho¸ ®ã ra tr­êng. V× vËy khèi l­îng th«ng tin vÒ ®éc gi¶ cÇn nhËp míi hoÆc xo¸ ®i lµ rÊt lín, nÕu lµm thñ c«ng th× mÊt rÊt nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc. Tuy nhiªn c«ng viÖc nµy sÏ rÊt dÔ dµng, nhanh chãng khi øng dông tin häc v× khi thao t¸c víi tõng kho¸ hoÆc tõng ®¬n vÞ sÏ rÊt nhanh vµ tiÕt kiÖm ®­îc thêi gian, c«ng søc. Mçi ®éc gi¶ sÏ ®­îc qu¶n lý th«ng qua mét thÎ ®éc gi¶ vµ viÖc ®¸nh m· sè cho ®éc gi¶ tiÕn hµnh theo quy t¾c sau: HiÖn nay trong th­ viÖn cña Häc viÖn ®ång thêi tån t¹i hai lo¹i thÎ cã thÓ m­în tµi liÖu. §èi víi Phßng ®äc tµi liÖu nghiÖp vô vµ phßng ®äc tµi liÖu chÝnh trÞ, t¹p chÝ th× sö dông ThÎ häc viªn lµm thÎ m­în tµi liÖu trong khi ®ã phßng cho m­în s¸ch th× sö dông mét ThÎ th­ viÖn riªng. Tuy nhiªn c¸ch ®¸nh m· sè cho hai lo¹i thÎ nµy lµ gièng nhau vµ hai thÎ cña cña cïng mét häc viªn cã m· sè gièng nhau. Theo em trong qu¸ tr×nh hoµn thiÖn c¬ chÕ ho¹t ®éng cña th­ viÖn, nªn thèng nhÊt sö dông ThÎ häc viªn ®ång thêi lµm thÎ th­ viÖn. C¸ch ®¸nh m· cho hai lo¹i thÎ trªn nh­ sau: M· ®¬n vÞ + Sè thø tù trong ®¬n vÞ (®Çy ®ñ 3 ch÷ sè). VÝ dô sinh viªn Vò Thanh Nh©n, ®¬n vÞ D29Tin, sè thø tù lµ 28 th× sÏ cã thÎ th­ viÖn mang m· sè: D29T028. TiÕn tr×nh cËp nhËt tµi liÖu, ®¸nh m· sè cho tµi liÖu: Mét tµi liÖu míi nhËn vÒ ®­îc th­ viÖn xö lý, ph©n lo¹i vµ tiÕn hµnh ®¸nh m· sè, thiÕt lËp vÞ trÝ, t¹o phÝch tra cøu vµ ®­a vµo sö dông. Quy t¾c ®¸nh m· sè cho tµi liÖu: HiÖn nay trong Häc viÖn chØ thùc hiÖn ®¸nh m· sè cho c¸c tµi liÖu d¹ng s¸ch vµ tån t¹i hai c¸ch ®¸nh m· sè + C¸ch ®¸nh m· sè cho tµi liÖu nghiÖp vô: ViÖc ®¸nh m· sè ®­îc thùc hiÖn theo tõng khoa nghiÖp vô (tõ NghiÖp vô I ®Õn NghiÖp vô V). Nãi chung c¸ch ®¸nh m· sè nµy ®­îc thùc hiÖn theo mét quy chÕ b¶o mËt chÆt chÏ vµ b»ng thñ c«ng. + C¸ch ®¸nh m· sè cho tµi liÖu kh«ng ph¶i lµ tµi liÖu nghiÖp vô: ®­îc thùc hiÖn theo c¸c chuÈn cña Th­ viÖn Quèc gia. Quy t¾c x¸c ®Þnh vÞ trÝ: VÞ trÝ cña mét tµi liÖu ®­îc x¸c ®Þnh bëi hai yÕu tè: vÞ trÝ gi¸ s¸ch vµ sè thø tù cña tµi liÖu trong gi¸ s¸ch ®ã TiÕn tr×nh cho m­în s¸ch vµ nhËn s¸ch tr¶: Khi nhËn ®­îc yªu cÇu m­în s¸ch cña ®éc gi¶, th­ viÖn kiÓm tra thÎ ®éc gi¶, ®èi víi ®éc gi¶ m­în s¸ch th× kiÓm tra sæ m­în s¸ch cña ®éc gi¶ Êy xem ®· tr¶ hÕt s¸ch cò ch­a, cã ®ñ ®iÒu kiÖn ®äc s¸ch Êy kh«ng (®èi víi tr­êng hîp s¸ch mËt hoÆc hiÕm). HiÖn nay, Th­ viÖn cña tr­êng chØ cho phÐp mçi ®éc gi¶ m­în mét tµi liÖu, khi tr¶ tµi liÖu cò míi cã thÓ m­în tµi liÖu míi. Thêi gian m­în mét tµi liÖu tuú thuéc vµo tõng lo¹i tµi liÖu. Víi tµi liÖu nghiÖp vô, b¸o, t¹p chÝ th× chØ ®­îc m­în trong ngµy, víi s¸ch tham kh¶o, s¸ch v¨n häc th× thêi gian m­în tèi ®a lµ 10 ngµy. NÕu ®éc gi¶ m­în qu¸ h¹n hoÆc lµm mÊt, r¸ch s¸ch ®Òu ph¶i chÞu mét h×nh thøc kû luËt nhÊt ®Þnh. - Sau mçi th¸ng, th­ viÖn ®Òu cã sù kiÓm kª vµ theo dâi t×nh h×nh phôc vô vµ lËp c¸c b¸o c¸o. HÖ thèng hiÖn t¹i cã c¸c nh­îc ®iÓm sau: - HÇu hÕt c¸c c«ng viÖc nghiÖp vô th­ viÖn ®Òu lµm b»ng thñ c«ng víi hiÖu qu¶ thÊp vµ mÊt nhiÒu c«ng søc. - ViÖc tra cøu, t×m kiÕm cña ®éc gi¶ rÊt mÊt thêi gian, hiÖu qu¶ phôc vô kh«ng cao. - ViÖc nhËp míi, söa ch÷a th«ng tin tµi liÖu, th«ng tin ®éc gi¶ rÊt mÊt thêi gian. - C«ng t¸c b¸o c¸o, thèng kª khã kh¨n, dÔ nhÇm lÉn. Chøc n¨ng cña hÖ thèng míi 1.3.1. Chøc n¨ng cña hÖ thèng míi: Trong ho¹t ®éng cña hÖ thèng míi, mét sè kh©u trong quy tr×nh nghiÖp vô sÏ vÉn ph¶i thùc hiÖn b»ng thñ c«ng nh­: B¶o qu¶n s¸ch, liªn hÖ, vËn chuyÓn ... Tuy nhiªn cã thÓ ®­a tin häc vµo thùc hiÖn mét sè chøc n¨ng ®Ó gi¶m bít thao t¸c thñ c«ng vµ n©ng cao hiÖu qu¶ hÖ thèng: ¸p dông ngay Tin häc ho¸ trong c«ng t¸c t×m kiÕm vµ tra cøu, ®©y lµ c«ng viÖc tõ tr­íc tíi nay tèn nhiÒu c«ng søc. ¸p dông Tin häc ho¸ trong kh©u nhËp, söa ®æi, bæ sung vµ ph©n lo¹i tµi liÖu. §©y còng lµ mét kh©u dÔ sai sãt, nhÇm lÉn vµ mÊt nhiÒu c«ng søc. ¸p dông Tin häc ho¸ trong kh©u thèng kª vµ in Ên, ®©y còng lµ mét kh©u tèn thêi gian, hay nhÇm do c«ng viÖc lín, nh©n viªn cã h¹n vµ kh«ng hiÖu qu¶. ¸p dông tin häc ho¸ trong c«ng t¸c qu¶n lý m­în tr¶ cña Th­ viÖn. 1.3.2. ThuËn lîi, khã kh¨n: ThuËn lîi: Gi¶m c«ng viÖc thñ c«ng nhµm ch¸n cho c¸n bé Th­ viÖn. C¸n bé, sinh viªn nãi chung sÏ rÊt thó vÞ khi c«ng viÖc cña m×nh hoµn tÊt nhanh chãng. Kh©u qu¶n lý, kiÓm kª, b¸o c¸o nhanh, chÝnh x¸c chuyªn nghiÖp h¬n, cËp nhËp th«ng tin nhanh nhiÒu, giao tiÕp trong ngoµi thuËn tiÖn h¬n. Khã kh¨n: Yªu cÇu trang bÞ m¸y tÝnh, cµi ®Æt m¹ng. H­íng dÉn chØ ®¹o sö dông hÖ thèng qu¶n lý b»ng m¸y tÝnh. KiÓm so¸t d÷ liÖu trong m¸y tÝnh ph¶i chÝnh x¸c, khoa häc kh«ng cÈu th¶ trong viÖc cËp nhËp söa ®æi, bæ sung th«ng tin. Nh­ vËy, nÕu gi¶i quyÕt tèt nh÷ng khã kh¨n trªn ta sÏ x©y dùng ®­îc mét hÖ thèng th«ng tin th­ viÖn tèt, kÕt hîp hµi hoµ nh÷ng ­u ®iÓm cña c«ng nghÖ th«ng tin víi c«ng viÖc thñ c«ng truyÒn thèng. Ch­¬ng II: Ph©n tÝch hÖ thèng: 2.1. Mét sè kh¸i niÖm sö dông trong ph©n tÝch hÖ thèng: - Ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch: qu¸ tr×nh ph©n tÝch hÖ thèng dùa trªn ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch Top – down, giai ®o¹n ph¸t triÓn sau kÕ thõa c¸c kÕt qu¶ cña giai ®o¹n ph¸t triÓn tr­íc. - S¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô: lµ s¬ ®å thÓ hiÖn sù ph©n r· cã thø bËc c¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng. Mçi chøc n¨ng ®­îc thÓ hiÖn trong mét khung vµ khi cÇn cã thÓ ®­îc ph©n r· thµnh nhiÒu chøc n¨ng con ë møc thÊp h¬n. - S¬ ®å luång d÷ liÖu: lµ m« h×nh mèi quan hÖ gi÷a chøc n¨ng hoÆc tiÕn tr×nh cña hÖ thèng víi th«ng tin mµ chóng thÓ hiÖn. C¸c chøc n¨ng ®· ®­îc x¸c ®Þnh trong qu¸ tr×nh m« h×nh ho¸ s¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô XuÊt ph¸t tõ c¸c kh¸i niÖm trªn ta cã: 2.2. Kh¸i qu¸t s¬ ®å ph©n cÊp chøc n¨ng cña hÖ thèng: HÖ thèng qu¶n lý th­ viÖn gåm 4 chøc n¨ng lín sau: + HÖ thèng (c¸c chøc n¨ng chung cña mét hÖ thèng th«ng tin). + Qu¶n lý ®éc gi¶. + Qu¶n lý tµi liÖu. + Qu¶n lý m­în, tr¶. §©y lµ 4 chøc n¨ng ë møc cao nhÊt trong s¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô cña hÖ thèng, chóng ®­îc ph©n r· thµnh c¸c chøc n¨ng kh¸c nhá h¬n. Bªn c¹nh 4 chøc n¨ng lín nµy cßn cã mét chøc n¨ng ®­îc sö dông kh¸ th­êng xuyªn ®ã lµ chøc n¨ng thèng kª, in Ên. Tuy nhiªn chøc n¨ng nµy chØ lµ chøc n¨ng phôc vô cho 4 chøc n¨ng chÝnh trªn 2.3. X©y dùng s¬ ®å chøc n¨ng cña hÖ thèng qu¶n lý Th­ viÖn: 2.3.1. X©y dùng c¸c s¬ ®å chøc n¨ng møc 1 cña chøc n¨ng HÖ thèng: 1. HÖ thèng 1.1 Ph©n quyÒn sö dông 1.2 TiÖn Ých d÷ liÖu 1.3 NhËt ký hÖ thèng 1.4 KÕt thóc ch­¬ng tr×nh 1.5 Tho¸t vÒ Window Lµ mét hÖ thèng cã nhiÒu ng­êi thuéc c¸c møc ­u tiªn kh¸c nhau sö dông vµ do ®Æc ®iÓm riªng cña c¸c lo¹i tµi liÖu trong Häc viÖn nªn hÖ thèng qu¶n lý th­ viÖn cÇn cã mét chÝnh s¸ch b¶o mËt chÆt chÏ, cã møc ®é sö dông kh¸c nhau víi nh÷ng ng­êi kh¸c nhau. Bªn c¹nh ®ã, c¸c chøc n¨ng tiÖn Ých d÷ liÖu lµ c¸c chøc n¨ng gióp ®¶m b¶o an toµn d÷ liÖu, gióp cho viÖc sö dông c¬ së d÷ liÖu hiÖu qu¶ h¬n, chøc n¨ng nhËt ký hÖ thèng cho phÐp kiÓm so¸t ®­îc viÖc sö dông hÖ thèng, gãp phÇn ®¶m b¶o an ninh an toµn cho hÖ thèng vµ d÷ liÖu. 2. Qu¶n lý ®éc gi¶ 2.1 CËp nhËt th«ng tin ®éc gi¶ 2.2 Tra t×m ®éc gi¶ 2.3 Thèng kª in Ên In thÎ X©y dùng c¸c s¬ ®å chøc n¨ng møc 1 cña chøc n¨ng Qu¶n lý ®éc gi¶ Chøc n¨ng nµy hoµn toµn ®¬n thuÇn lµ qu¶n lÝ c¸c th«ng tin vÒ ®éc gi¶ cña th­ viÖn. Chøc n¨ng cËp nhËp th«ng tin ®éc gi¶ sÏ cËp nhËp th«ng tin cña ®éc gi¶ vµ cÊp cho ®éc gi¶ mét thÎ b¹n ®äc trªn cã ghi th«ng tin c¸ nh©n, ghi sè thÎ. Khi thÎ cña ®éc gi¶ kh«ng cßn gi¸ trÞ, chøc n¨ng huû bá sÏ dùa vµo sè thÎ ®Ó xo¸ ®éc gi¶ ®ã trong hå s¬ l­u tr÷ víi ®iÒu kiÖn ®éc gi¶ ®ã tr¶ hÕt tµi liÖu cho Th­ viÖn. Khi cã sù nhÇm lÉn hoÆc sai sãt trong th«ng tin ®éc gi¶, chøc n¨ng chØnh söa sÏ dùa vµo sè thÎ ®Ó t×m ®Õn th«ng tin vÒ ®éc gi¶, söa ®æi sau ®ã nhËp míi vµ ghi l¹i vµo hå s¬. Do ®Æc thï cña Häc viÖn, th«ng tin vÒ ®éc gi¶ th­êng ®­îc nhËp míi, söa ch÷a theo tõng ®¬n vÞ (phßng, ban, líp) vµ th­êng ®­îc xo¸ ®ång lo¹t theo c¶ kho¸ (khi cã kho¸ ra tr­êng). ViÖc tËn dông ®­îc ®Æc ®iÓm nµy gióp ng­êi sö dông tiÕt kiÖm ®­îc rÊt nhiÒu thêi gian trong viÖc b¶o tr× c¬ së d÷ liÖu vÒ ®éc gi¶. Chøc n¨ng tra t×m ®éc gi¶ cho biÕt c¸c th«ng tin vÒ ®éc gi¶ cÇn t×m vµ chøc n¨ng thèng kª in Ên gióp cho viÖc thèng kª vµ in Ên th«ng tin vÒ ®éc gi¶ ®­îc nhanh chãng vµ tiÖn lîi h¬n. 2.3.3. X©y dùng c¸c s¬ ®å chøc n¨ng møc 1 cña chøc n¨ng Qu¶n lý tµi liÖu: 3. Qu¶n lý tµi liÖu 3.1 CËp nhËt th«ng tin tµi liÖu 3.2 Tra t×m tµi liÖu 3.3 Thèng kª in Ên X©y dùng s¬ ®å chøc n¨ng møc 1 cña chøc n¨ng Qu¶n lý m­în tr¶:4. Qu¶n lý m­în tr¶ 4.1 M­în tµi liÖu 4.2 Tr¶ tµi liÖu 4.5. In phiÕu b¸o 5. Trî gióp 5.2 C¸c tuú chän 5.3 H­íng dÉn sö dông 2.3.5. X©y dùng c¸c s¬ ®å chøc n¨ng møc 1 cña chøc n¨ng Trî gióp: Trong ®ã chøc n¨ng thay ®æi tuú chän cho phÐp ng­êi sö dông thay ®æi mét sè th«ng sè th­êng gÆp khi hÖ thèng ho¹t ®éng nh­ sè ngµy hÑn tr¶, sè tµi liÖu tèi ®a mµ mét ®éc gi¶ ®­îc m­în ®ång thêi v.v. 1.2. TiÖn Ých d÷ liÖu 1.2.1 Sao l­u d÷ liÖu 1.2.2 Phôc håi d÷ liÖu 1.2.3 CËp nhËt b¶ng m· 1.2.4. T×m kiÕm tæng hîp HÖ thèng còng cung cÊp chøc n¨ng h­íng dÉn sö dông d­íi d¹ng mét trang HTML. S¬ ®å chøc n¨ng møc 2 cña mét sè chøc n¨ng chÝnh: 3.2. Tra t×m tµi liÖu 3.2.1. T×m theo th«ng tin 3.2.2. T×m theo m· Trong ®ã chøc n¨ng t×m kiÕm tæng hîp cung cÊp mét giao diÖn cho phÐp ng­êi sö dông thµnh lËp c¸c c©u truy vÊn ®Ó läc ra c¸c th«ng tin tho¶ m·n yªu cÇu t×m kiÕm ®a d¹ng. Tuy nhiªn nã còng ®ßi hái ng­êi sö dông ph¶i cã tr×nh ®é nhÊt ®Þnh vÒ SQL vµ c¸c phÐp to¸n so s¸nh. Trong ®ã chøc n¨ng t×m theo th«ng tin cho phÐp ng­êi sö dông cã t×m c¸c ®Çu tµi liÖu dùa trªn c¸c tiªu chÝ th­êng gÆp nh­ tªn t¸c gi¶, chñ ®Ò, thÓ lo¹i v.v. Chøc n¨ng t×m theo m· cho phÐp ®éc gi¶ cã ®­îc nh÷ng th«ng tin ®Çy ®ñ vÒ tµi liÖu khi nhËp vµo m· cña tµi liÖu Êy. 2.4. X©y dùng s¬ ®å luång d÷ liÖu: S¬ ®å luång d÷ liÖu lµ m« h×nh hÖ thèng cho c¶ d÷ liÖu lÉn qu¸ tr×nh. Th«ng tin lÊy tõ c¸c nguån d÷ liÖu ®­îc chuyÓn ®Õn cho mét hay nhiÒu qu¸ tr×nh xö lý vµ ng­îc l¹i, mét qu¸ tr×nh khi nhËn ®ñ th«ng tin vµo th× b¾t ®Çu thùc hiÖn chøc n¨ng xö lý th«ng tin cña nã vµ xuÊt ra c¸c kÕt qu¶ göi l¹i kho d÷ liÖu. Trong mét m« h×nh luång d÷ liÖu cã c¸c ®èi t­îng sau: Chøc n¨ng xö lÝ (process): Lµ chøc n¨ng biÓu ®¹t c¸c thao t¸c, nhiÖm vô mét tiÕn tr×nh xö lÝ. TÝnh chÊt quan träng cña chøc n¨ng lµ biÕn ®æi th«ng tin. Nh·n tªn cña chøc n¨ng BiÓu diÔn chøc n¨ng xö lý th«ng tin. Nh·n tªn cña chøc n¨ng: lµ tªn duy nhÊt d­íi d¹ng ®éng tõ - bæ ng÷ vµ ®éng tõ nªn ë d¹ng thøc mÖnh lÖnh. Luång d÷ liÖu (data flows): Lµ luång th«ng tin vµo hay ra cña mét chøc n¨ng xö lÝ. Bëi vËy nã ®­îc coi nh­ c¸c giao diÖn gi÷a c¸c thµnh phÇn cña s¬ ®å. Tªn nh·n BiÓu diÔn luång d÷ liÖu trªn s¬ ®å. Tªn nh·n lµ tªn luång th«ng tin mang theo. Mòi tªn chØ h­íng cña luång th«ng tin. Tªn nh·n nhÊt thiÕt ph¶i lµ duy nhÊt vµ ®­îc viÕt d­íi d¹ng danh tõ - tÝnh tõ. Dßng th«ng tin kh¸c nhau ®­îc mang tªn kh¸c nhau. Kho d÷ liÖu (data store): Tªn kho d÷ liÖu Lµ c¸c th«ng tin cÇn l­u tr÷ l¹i trong mét kho¶ng thêi gian ®Ó sau ®ã mét hay mét vµi chøc n¨ng xö lÝ hoÆc t¸c ®éng trong sö dông vµ khai th¸c. T¸c nh©n ngoµi / ®èi t¸c (external entities): Lµ mét nhãm ng­êi hay tæ chøc ë bªn ngoµi lÜnh vùc nghiªn cøu cña hÖ thèng nh­ng ®Æc biÖt cã mét sè h×nh thøc tiÕp xóc, trao ®æi th«ng tin víi hÖ thèng. Sù cã mÆt cña c¸c nh©n tè nµy trªn s¬ ®å chØ ra giíi h¹n cña hÖ thèng, vµ ®Þnh râ mèi quan hÖ cña hÖ thèng víi thÕ giíi bªn ngoµi. §©y lµ phÇn sèng cßn cña hÖ thèng, chóng lµ nguån cung cÊp th«ng tin cho hÖ thèng còng nh­ chóng nhËn c¸c s¶n phÈm th«ng tin tõ hÖ thèng. Tªn t¸c nh©n ngoµi BiÓu diÔn t¸c nh©n ngoµi. Tªn gäi cña t¸c nh©n ngoµi lµ mét danh tõ biÓu thÞ cho mét bé phËn, mét ban phßng hoÆc tæ chøc. T¸c nh©n trong: Lµ mét chøc n¨ng hay mét hÖ thèng con cña hÖ thèng ®­îc m« t¶ ë trang kh¸c cña s¬ ®å. BiÓu diÔn t¸c nh©n trong. Tªn t¸c nh©n trong Tªn t¸c nh©n trong: d­íi d¹ng ®éng tõ-bæ ng÷. T¸c nh©n trong lµ mét chøc n¨ng hoÆc mét tiÕn tr×nh bªn trong hÖ thèng, ®­îc miªu t¶ ë trang kh¸c cña m« h×nh. Dßng d÷ liÖu: Th«ng tin vµo Th«ng tin ra 2.5. S¬ ®å luång d÷ liÖu: Nh­ ®· tr×nh bµy kh¸i niÖm vÒ dßng d÷ liÖu, ý nghÜa cña c¸c ký hiÖu ë phÇn c¸c c«ng cô diÔn t¶ xö lÝ, em chØ ®i s©u vµo ph©n tÝch, vÏ s¬ ®å dßng d÷ liÖu møc ®Ønh cña hÖ thèng qu¶n lý Th­ viÖn vµ s¬ ®å dßng d÷ liÖu møc 1 c¸c chøc n¨ng qu¶n lý ®éc gi¶, qu¶n lý tµi liÖu vµ qu¶n lý m­în - tr¶ 2.5.1. S¬ ®å møc khung c¶nh: Môc ®Ých cña s¬ ®å nµy lµ ®Ó ®­a ra ranh giíi vµ xem xÐt mét c¸ch tæng thÓ toµn bé hÖ thèng. S¬ ®å nµy chØ ra c¸c quan hÖ chÝnh gi÷a c¸c t¸c nh©n ngoµi lµ n¬i cung cÊp tin vµ nhËn th«ng tin ®Çu ra cña hÖ thèng vµ mét bªn lµ chøc n¨ng chÝnh cña hÖ thèng. S¬ ®å nµy chØ ra ®­îc c¸c mèi quan hÖ tr­íc sau trong tiÕn tr×nh xö lÝ, trong viÖc liªn kÕt th«ng tin gi÷a c¸c chøc n¨ng. Yªu cÇu vµ cung cÊp tµi liÖu QLTV §éc gi¶ Nguån cung cÊp Ng­êi qu¶n lý Th«ng b¸o M­în/tr¶ tµi liÖu Yªu cÇu vµ cÊp thÎ Yªu cÇu vµ tr¶ lêi tra cøu Yªu cÇu vµ nhËn b¸o c¸o Danh s¸ch kÕ ho¹ch dù trï 2.5.2. S¬ ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh: S¬ ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh vËt lý: Nguån cung cÊp Qu¶n lý tµi liÖu Qu¶n lý m­în tr¶ Qu¶n lý ®éc gi¶ §éc gi¶ Yªu cÇu vµ cung cÊp tµi liÖu Yªu cÇu vµ tr¶ lêi tra cøu Kho d÷ liÖu C¸n bé th­ viÖn ViÖc thiÕt kÕ s¬ ®å nµy nh»m chØ ra nh÷ng ph­¬ng tiÖn, biÖn ph¸p thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc cña hÖ thèng, chØ ra hÖ thèng lµm viÖc nh­ thÕ nµo, c¸c luång d÷ liÖu biÓu thÞ cho c¸c tµi liÖu liªn quan trong l­u chuyÓn th«ng tin cña hÖ thèng lµ nh÷ng bé phËn ho¹t ®éng ®iÒu hµnh. C¸c kho d÷ liÖu lµ c¸c tÖp tin l­u tr÷ th«ng tin l©u dµi. C¸c t¸c nh©n ngoµi trao ®æi th«ng tin víi c¸c bé phËn trong hÖ thèng. S¬ ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh logic: C¸n bé Th­ viÖn Nguån cung cÊp §éc gi¶ C¸n bé th­ viÖn Qu¶n lÝ ®éc gi¶ Qu¶n lÝ tµi liÖu Qu¶n lÝ m­în tr¶ Kho d÷ liÖu, tµi liÖu Kho d÷ liÖu m­în - tr¶ Kho d÷ liÖu ®éc gi¶ S¬ ®å nµy ®­îc x©y dùng gióp ph©n tÝch hÖ thèng mét c¸ch chi tiÕt h¬n nh»m gi¶m rñi ro khi ®­a hÖ thèng vµo ho¹t ®éng. C¸c luång d÷ liÖu cña s¬ ®å nµy chØ ra c¸c th«ng tin yªu cÇu ®èi víi tõng chøc n¨ng, m« t¶ qu¸ tr×nh trao ®æi th«ng tin qua l¹i gi÷a c¸c chøc n¨ng trong hÖ thèng. C¸c kho d÷ liÖu lµ c¸c kho th«ng tin d÷ liÖu logic. C¸c t¸c nh©n ngoµi cung cÊp th«ng tin d÷ liÖu cho hÖ thèng vµ nhËn th«ng tin tr¶ lêi tõ hÖ thèng. S¬ ®å møc 1 cña chøc n¨ng qu¶n lý ®éc gi¶: Kho d÷ liÖu m­în, tr¶ §éc gi¶ CËp nhËp th«ng tin ®éc gi¶ In thÎ Tra t×m ®éc gi¶ Thèng kª in Ên Kho d÷ liÖu ®éc gi¶ Kho d÷ liÖu tµi liÖu C¸n bé Th­ viÖn C¸n bé Th­ viÖn Kho d÷ liÖu m­în, tr¶ Tµi liÖu CËp nhËp th«ng tin tµi liÖu Tra t×m tµi liÖu Thèng kª in Ên Kho d÷ liÖu tµi liÖu Kho d÷ liÖu ®éc gi¶ C¸n bé Th­ viÖn C¸n bé Th­ viÖn S¬ ®å møc 1 cña chøc n¨ng qu¶n lý tµi liÖu: C¸n bé Th­ viÖn §éc gi¶ M­în tµi liÖu In phiÕu nî In danh s¸ch C¸n bé Th­ viÖn §éc gi¶ Tr¶ tµi liÖu Xö lý ph¹m quy Kho d÷ liÖu m­în tr¶ Kho d÷ liÖu tµi liÖu Kho d÷ liÖu ®éc gi¶ S¬ ®å d÷ liÖu møc 1 chøc n¨ng qu¶n lý m­în - tr¶: Ch­¬ng III: Ph©n tÝch c¬ së d÷ liÖu cña hÖ thèng. 3.1. X©y dùng m« h×nh vµ mèi quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ (E- R) 3.1.1. M« h×nh thùc thÓ Kh¸i niÖm thùc thÓ (entity): C¸c thùc thÓ ®­îc x¸c ®Þnh lµ mét mét ®èi t­îng cã thËt, mang th«ng tin cÇn thiÕt cho hÖ thèng. Tªn cña thùc thÓ ph¶i thÓ hiÖn kiÓu hay líp cña c¸c ®èi t­îng. Trong mét b¶ng d÷ l÷ liÖu (table) th× mçi thÓ hiÖn (instance) cña mét thùc thÓ t­¬ng ®­¬ng víi mét dßng (row). Kh¸i niÖm thuéc tÝnh (attribute): lµ mét ®¸nh gi¸, mét ®Æc tr­ng hoÆc mét tÝnh chÊt cña thùc thÓ. Mét thùc thÓ ph¶i cã Ýt nhÊt hai thuéc tÝnh trong ®ã cã mét thuéc tÝnh lµm kho¸. Thuéc tÝnh phôc vô cho viÖc ®¸nh gi¸ chÊt l­îng, x¸c ®Þnh, ph©n lo¹i, ®¸nh gi¸ sè l­îng hay biÓu diÔn tr¹ng th¸i cña thùc thÓ. Trong mét b¶ng d÷ liÖu th× mçi thuéc tÝnh t­¬ng øng víi mét cét (column). Kh¸i niÖm mèi quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ (relationship): gi÷a c¸c thùc thÓ lu«n cã mèi quan hÖ t¸c ®éng víi nhau trong thÕ giíi thùc. Mèi quan hÖ ®ã cã thÓ lµ trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp. Cã c¸c lo¹i quan hÖ sau: - Quan hÖ mét - mét (1- 1): Mét thùc thÓ cña kiÓu thùc thÓ nµy t­¬ng øng víi mét vµ chØ mét thùc thÓ cña kiÓu quan hÖ kia. VÝ dô quan hÖ gi÷a mèi quan hÖ gi÷a ®éc gi¶ vµ thÎ th­ viÖn: mçi ®éc gi¶i chØ cã mét thÎ vµ mçi thÎ còng chØ cã ë mét ®éc gi¶. - Quan hÖ mét - nhiÒu (1- n): Mét thùc thÓ cña kiÓu thùc thÓ nµy t­¬ng øng víi mét vµ chØ mét thùc thÓ cña kiÓu thùc thÓ kia nh­ng ®iÒu ng­îc l¹i ch­a ch¾c ®· ®óng. VÝ dô: quan hÖ gi÷a ®éc gi¶ vµ ®¬n vÞ cña ®éc gi¶, mét ®éc gi¶ chØ ë mét ®¬n vÞ duy nhÊt nh­ng trong mét ®¬n vÞ l¹i cã nhiÒu ®éc gi¶. - Quan hÖ nhiÒu - nhiÒu (m - n): mét thùc thÓ cña kiÓu thùc thÓ nµy t­¬ng øng víi nhiÒu thùc thÓ cña kiÓu thùc thÓ kia vµ ng­îc l¹i. VÝ dô: trong mèi quan hÖ gi÷a s¸ch vµ t¸c gi¶, mét t¸c gi¶ cã thÓ viÕt nhiÒu s¸ch vµ mét s¸ch cã thÓ cã nhiÒu t¸c gi¶. Trªn c¬ së ph©n tÝch quy tr×nh nghiÖp vô nh­ trªn, ta thÊy th­ viÖn cÇn ph¶i qu¶n lý ®­îc c¸c thùc thÓ sau: tµi liÖu, ®éc gi¶, m­în tr¶. Trong ®ã thùc thÓ tµi liÖu cã thÓ hiÓu lµ thùc thÓ bao gåm tÊt c¶ c¸c thÓ lo¹i tµi liÖu mµ th­ viÖn cÇn qu¶n lý. Thùc thÓ nµy cã thÓ chia lµm 4 nhãm thùc thÓ cã c¸c thuéc tÝnh chung nhau ®ã lµ: S¸ch, B¸o - T¹p chÝ, Bµi viÕt, LuËn v¨n. ý nghÜa vµ c¸c thuéc tÝnh cÇn qu¶n lý cña mçi thùc thÓ nh­ sau: - Thùc thÓ S¸ch: bao gåm gi¸o tr×nh, tµi kiÖu tham kh¶o, s¸ch v¨n häc. Thùc thÓ s¸ch ®­îc qu¶n lý dùa trªn c¸c thuéc tÝnh sau: + M· s¸ch + Tªn s¸ch + Tªn t¸c gi¶ + Tªn nhµ xuÊt b¶n + N¨m xuÊt b¶n + LÇn t¸i b¶n + TËp sè + Sè tËp + Sè l­îng + Sè trang + KÝch cì + VÞ trÝ + Néi dung tãm t¾t - Thùc thÓ luËn v¨n: bao gåm tõ luËn v¨n Cö nh©n tíi luËn v¨n TiÕn sü, cÇn qu¶n lý theo c¸c th«ng tin: + M· luËn v¨n + Tªn luËn v¨n + T¸c gi¶ + N¨m thùc hiÖn + Sè trang + Néi dung tãm t¾t + Tõ kho¸ + Sè l­îng - Thùc thÓ B¸o- T¹p chÝ: bao gåm c¸c lo¹i b¸o, t¹p chÝ nãi chung, cÇn qu¶n lý c¸c th«ng tin: + M· t¹p chÝ + Sè ®Þnh kú + Tªn nhµ xuÊt b¶n + Sè trang + Sè l­îng - Thùc thÓ Bµi viÕt: Trong thùc tÕ, trªn c¸c t¹p chÝ hoÆc c¸c quyÓn s¸ch th­êng cã nh÷ng bµi viÕt hay ®Æc tr­ng cho mét vÊn ®Ò khoa häc. Th­ viÖn sÏ ®­a tªn c¸c bµi viÕt nµy vµo pitches ®Ó ®äc gi¶ cã thÓ t×m kiÕm dÔ dµng h¬n. Thùc thÓ nµy bao gåm c¸c thuéc tÝnh sau: + M· bµi viÕt. + Tªn bµi viÕt. + T¸c gi¶ + Chñ ®Ò + M· tµi liÖu chøa bµi viÕt - Thùc thÓ §éc gi¶: L­u gi÷ c¸c th«ng tin ®Ó th­ viÖn qu¶n lý ®éc gi¶ vµ kiÓm so¸t viÖc m­în s¸ch cña ®éc gi¶ ®ã. Thùc thÓ nµy gåm c¸c thuéc tÝnh sau: + Hä tªn . + Ngµy sinh. + Chøc vô. + Sè thÎ ®äc. + §Þa chØ. + Ngµy cÊp thÎ. + Ngµy hÕt h¹n sö dông. + Tªn c¬ quan chñ qu¶n. + Møc ­u tiªn. - Thùc thÓ M­în – tr¶: ®©y lµ thùc thÓ thÓ hiÖn néi dung mét lÇn m­în hoÆc tr¶ tµi liÖu. CÇn qu¶n lý c¸c th«ng tin sau: + §éc gi¶ m­în tµi liÖu + Tµi liÖu ®­îc m­în + Ngµy m­în + §ang cßn m­în hay ®· tr¶. Ngoµi ra cßn cã mét sè thùc thÓ tuy th­ viÖn kh«ng chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý nh­ng phôc vô cho viÖc qu¶n lý vµ tra cøu, hÖ thèng cÇn ph¶i ®Ò cËp tíi nh­: Thùc thÓ T¸c gi¶: ta cÇn qu¶n lý mét sè thuéc tÝnh sau: + Tªn t¸c gi¶ + Häc hµm + Häc vÞ - Thùc thÓ Nhµ xuÊt b¶n: Nhµ xuÊt b¶n cã quan hÖ víi th­ viÖn vÒ mÆt cung cÊp s¸ch. Nhµ xuÊt b¶n cã thÓ th«ng b¸o cho th­ viÖn vÒ kÕ ho¹ch xuÊt b¶n cña m×nh ®Ó th­ viÖn chñ ®éng ®Æt s¸ch hoÆc cã thÓ xuÊt b¶n s¸ch theo ®¬n ®Æt hµng riªng cña th­ viÖn. V× vËy nhµ xuÊt b¶n cÇn ®­îc qu¶n lý nh­ mét thùc thÓ riªng biÖt. Thùc thÓ nhµ xuÊt b¶n gåm c¸c thuéc tÝnh sau: + Tªn nhµ xuÊt b¶n. + §Þa chØ. + §iÖn tho¹i. Thuéc tÝnh Tªn nhµ xuÊt b¶n ®­îc chän lµm ®Þnh danh. - C¸c thùc thÓ lµ c¸c b¶ng m· nh­: møc ®é mËt, ®¬n vÞ, thÓ lo¹i, chñ ®Ò v.v. gióp cho viÖc l­u tr÷, xö lý th«ng tin dÔ dµng, tiÕt kiÖm h¬n. 3.1.2. Mèi quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ. Víi hÖ thèng c¸c thùc thÓ ®· ph©n tÝch ë trªn, ta thÊy mèi quan hÖ cña c¸c thùc thÓ nh­ sau: Quan hÖ gi÷a ®éc gi¶ vµ tµi liÖu Mét ®éc gi¶ ®­îc m­în nhiÒu tµi liÖu Mét tµi liÖu cã thÓ ®­îc nhiÒu ®éc gi¶ m­în. Quan hÖ thÓ hiÖn: nhiÒu – nhiÒu. Quan hÖ gi÷a s¸ch vµ t¸c gi¶ Mét s¸ch cã thÓ thuéc nhiÒu t¸c gi¶ Mét t¸c gi¶ cã thÓ lµ t¸c gi¶ cña nhiÒu s¸ch. Quan hÖ thÓ hiÖn: nhiÒu – nhiÒu Quan hÖ gi÷a s¸ch vµ thÓ lo¹i. Mét s¸ch chØ thuéc mét thÓ lo¹i. Mét thÓ lo¹i cã thÓ ®­îc cã nhiÒu s¸ch. Quan hÖ thÓ hiÖn: nhiÒu – mét. Quan hÖ gi÷a s¸ch vµ nhµ xuÊt b¶n Mét s¸ch chØ thuéc mét nhµ xuÊt b¶n Mét nhµ xuÊt b¶n th× xuÊt b¶n nhiÒu s¸ch. Quan hÖ thÓ hiÖn: nhiÒu – mét. T­¬ng tù nh­ vËy ta cã thÓ ph©n tÝch ®­îc quan hÖ gi÷a tÊt c¶ c¸c thùc thÓ ®· ph©n tÝch. 3.2. Ph©n tÝch c¬ së d÷ liÖu logic cña hÖ thèng ChuyÓn m« h×nh thùc thÓ thµnh m« h×nh d÷ liÖu logic sö dông c¸c nguyªn t¾c cña d÷ liÖu quan hÖ. Bao gåm c¸c yÕu tè nh­ b¶ng, cét, kho¸ chÝnh, kho¸ ngoµi, kho¸ duy nhÊt, c¸c rµng buéc ë møc cét, møc dßng. + Thùc hiÖn ¸nh x¹ thùc thÓ thµnh b¶ng: mçi thùc thÓ thµnh mét b¶ng. + Thùc hiÖn ¸nh x¹ thuéc tÝnh thµnh cét: tÝnh chÊt cña cét hoµn toµn t­¬ng tù nh­ tÝnh chÊt cña thuéc tÝnh. Th«ng th­êng ¸nh x¹ ®Þnh danh thµnh kho¸ chÝnh. + Thùc hiÖn ¸nh x¹ quan hÖ thµnh kho¸ ngoµi t­¬ng øng víi thùc thÓ cña ®Çu nhiÒu. §Æc tÝnh cña kho¸ ngoµi ®­îc x¸c ®Þnh b»ng ®Æc tÝnh cña kho¸ chÝnh t­¬ng øng víi thùc thÓ cña ®Çu kia. Qu¸ tr×nh chuyÓn tõ thùc thÓ sang b¶ng (table) ph¶i tu©n thñ c¸c quy t¾c nh»m ®¶m b¶o kh«ng cã sù d­ thõa, kh«ng cã sù lÆp l¹i. C¸c quy t¾c gåm: - Quy t¾c 1: Trong b¶ng thùc thÓ kh«ng chøa nh÷ng thuéc tÝnh mµ gi¸ trÞ cña nã cã thÓ xuÊt hiÖn nhiÒu lÇn víi sè lÇn kh«ng râ rµng trªn mét thùc thÓ. Gi¶i ph¸p: Trong tr­êng hîp b¶ng thùc thÓ dù kiÕn cã thuéc tÝnh mµ gi¸ trÞ cña nã cã thÓ lÆp ®i lÆp l¹i nhiÒu lÇn th× lo¹i bá nh÷ng thuéc tÝnh cã gi¸ trÞ bÞ lÆp sang mét b¶ng dù kiÕn kh¸c, ®ång thêi ghi sang b¶ng thùc thÓ dù kiÕn míi nµy mét thuéc tÝnh ®Æc biÖt nµo ®ã tõ phÇn cßn l¹i t¹o ra quan hÖ. - Qui t¾c 2: Trong b¶ng thùc thÓ kh«ng chøa nh÷ng thuéc tÝnh mµ kh«ng cã phô thuéc hµm vµo trùc tiÕp toµn bé thuéc tÝnh tªn gäi. Gi¶i ph¸p: Trong tr­êng hîp cã thuéc tÝnh mµ kh«ng cã phô thuéc hµm vµo trùc tiÕp toµn bé thuéc tÝnh tªn gäi th× t¸ch toµn bé c¸c thuéc tÝnh kh«ng cã phô thuéc hµm vµ tªn goÞ sang b¶ng dù kiÕn míi cïng víi thuéc tÝnh mµ chóng ®· phô thuéc vµo phÇn cßn l¹i. - Qui t¾c3: Trong b¶ng thùc thÓ kh«ng chøa nh÷ng thuéc tÝnh mµ kh«ng cã phô thuéc hµm trùc tiÕp vµo thuéc tÝnh tªn gäi Gi¶i ph¸p: Lo¹i sang b¶ng dù kiÕn kh¸c, ghi sang ®ã nh÷ng thuéc tÝnh mµ chóng ®· phô thuéc vµo. Sau khi thµnh lËp ®­îc c¸c b¶ng, ta ph¶i chuÈn ho¸ quan hÖ sao cho nã tho¶ m·n Ýt nhÊt lµ d¹ng chuÈn 3 (3NF) nh»m lµm ®Ñp m« h×nh quan hÖ vµ tr¸nh d­ thõa th«ng tin (d­ thõa do th«ng tin xuÊt hiÖn nhiÒu lÇn – d­ thõa vËt lý vµ d­ thõa do xuÊt hiÖn nhiÒu lÇn nh­ng d­íi nh÷ng tªn kh¸c nhau- d­ thõa ng÷ nghÜa). Trong ®ã: + Mét quan hÖ ®­îc gäi lµ chuÈn ho¸ nÕu mäi gi¸ trÞ cña mäi thuéc tÝnh chØ chøa nh÷ng gi¸ trÞ nguyªn tè tøc lµ nã kh«ng thÓ chia nhá ®­îc n÷a. + D¹ng chuÈn 1(1NF): Mét quan hÖ ®­îc coi lµ ë d¹ng chuÈn 1 nÕu lµ quan hÖ ®· ®­îc chuÈn ho¸. + D¹ng chuÈn 2 (2NF): Mét quan hÖ ®­îc coi lµ ë d¹ng chuÈn 2 nÕu nã ®· ë d¹ng chuÈn 1 vµ mäi thuéc tÝnh thøc cÊp phô thuéc hµm ®Çy ®ñ vµo kho¸ chÝnh. + D¹ng chuÈn 3 (3NF): Mét quan hÖ ®­îc coi lµ ë d¹ng chuÈn 3 nÕu nã ë d¹ng chuÈn 2 vµ mçi thuéc tÝnh kho¸ lµ kh«ng phô thuéc b¾c cÇu vµo kho¸ chÝnh. + D¹ng chuÈn Boye- Codd (BCNF): Mét quan hÖ ®­îc coi lµ ë d¹ng chuÈn BCNF nÕu nã ë d¹ng chuÈn 3 vµ kh«ng tån t¹i mét phô thuéc hµm mµ thuéc tÝnh kho¸ phô thuéc vµo mét néi dung kh«ng kho¸. Nh»m ®¶m b¶o m« h×nh d÷ liÖu tho¶ m·n 3NF, ta x©y dùng c¸c b¶ng theo mét sè quy t¾c sau: + Víi hai b¶ng cã quan hÖ 1-1 th× b¶ng nä ph¶i chøa thuéc tÝnh kho¸ cña b¶ng kia. + Víi hai b¶ng cã quan hÖ 1- n th× b¶ng trong b¶ng phÝa n ph¶i chøa khoa cña b¶ng phÝa 1. + Víi hai b¶ng cã quan hÖ n – n: ta ph¶i x©y dùng thªm mét b¶ng trung gian chøa hai kho¸ cña hai b¶ng. Trong ®ã quan hÖ gi÷a hai b¶ng ®ã víi b¶ng trung gian lµ quan hÖ 1 - n. VÝ dô: trong cÆp quan hÖ t¸c gi¶ vµ s¸ch, ta ph¶i x©y dùng thªm mét b¶ng trung gian lµ tg_sach gåm 2 tr­êng m· t¸c gi¶ vµ m· s¸ch. Bªn c¹nh ®ã, viÖc x©y dùng c¸c b¶ng còng ph¶i dùa trªn ®Æc ®iÓm thùc tÕ cña c¸c quy tr×nh nghiÖp vô, ®ßi hái ph¶i cã sù ph©n tÝch chi tiÕt. VÝ dô trong thùc tÕ, kh«ng ph¶i cuèn s¸ch, bµi viÕt hoÆc luËn v¨n nµo còng cã ®iÒu kiÖn ®Ó tãm t¾t ®­îc. V× vËy nÕu trong b¶ng s¸ch, b¶ng bµi viÕt, b¶ng luËn v¨n ta cã thªm tr­êng tãm t¾t ®Ó l­u gi÷ lu«n th«ng tin tãm t¾t cña b¶n ghi ®ã (dµi kho¶ng 300 ký tù) th× sÏ l·ng phÝ rÊt nhiÒu kh«ng gian nhí. V× vËy, thay v× l­u toµn bé th«ng tin tãm t¾t trong b¶ng th× ta chØ cÇn mét tr­êng kiÓu Boolean ®Ó xem cuèn s¸ch, bµi viÕt ®ã cã phÇn tãm t¾t kh«ng. NÕu cã th× ta míi truy nhËp vµo b¶ng tom_tat, t×m tíi m· s¸ch ®ã vµ lÊy ra phÇn tãm t¾t. C¸ch thiÕt kÕ nµy tuy cã g©y phøc t¹p trong phÇn lËp tr×nh nh­ng l¹i tiÕt kiÖm rÊt nhiÒu kh«ng gian nhí trong c¬ së d÷ liÖu. Trªn c¬ së ph©n tÝch mèi quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ vµ thùc hiÖn ¸nh x¹ tõ m« h×nh quan hÖ thùc cña hÖ thèng thµnh c¬ së d÷ liÖu logic vµ chuÈn ho¸ ta ®­îc m« h×nh d÷ liÖu logic nh­ sau: 3.3. C¬ së d÷ liÖu thùc hiÖn: Trªn c¬ së m« h×nh d÷ liÖu logic ta cã c¬ së d÷ liÖu thùc hiÖn gåm c¸c b¶ng chÝnh sau: a. §éc gi¶ : B¶ng d÷ liÖu l­u tr÷ c¸c th«ng tin liªn quan tíi b¹n ®äc. Tªn tr­êng KiÓu §é réng M« t¶ Ma_doc_gia Character 7 M· ®éc gi¶ Ten_doc_gia Character 30 Tªn ®éc gi¶ Loai_the Numeric 1 Lo¹i thÎ Don_vi Character 4 M· ®¬n vÞ Quyen_mat Numeric 1 QuyÒn mËt Loai_doc_gia Numeric 1 Lo¹i ®éc gi¶ b. M­în tr¶ : B¶ng d÷ liÖu l­u tr÷ c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn tµi liÖu m­în, tµi liÖu tr¶ cña ®éc gi¶. Tªn tr­êng KiÓu §é réng M« t¶ Ma_doc_gia Character 5 M· ®éc gi¶ Ma_tai_lieu Character 10 M· tµi liÖu Ngay_muon Date 8 Ngµy m­în So_ngay_hen Number 2 Sè ngµy hÑn tr¶ c. S¸ch: B¶ng d÷ liÖu l­u tr÷ c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn s¸ch Tªn tr­êng KiÓu §é réng M« t¶ Ma_sach Character 5 M· tµi liÖu Ten_sach Character 70 Tªn tµi liÖu Ma_the_loai Numeric 2 M· thÓ lo¹i Ma_chu_de Numeric 2 M· chñ ®Ò Nam_xuat_ban Numeric 4 N¨m xuÊt b¶n Ma_NXB Character 7 M· nhµ xuÊt b¶n Tom_tat Boolean 1 Tãm t¾t So_tap Numeric 2 Sè tËp Tap_so Numeric 2 TËp sè So_trang Numeric 5 Sè trang So_luong Numeric 2 Sè phiªn b¶n So_con_lai Numeric 2 Sè cßn l¹i Vi_tri Character 5 VÞ trÝ Muc_do_mat Numeric 1 Møc ®é mËt d. T¹p chÝ : B¶ng d÷ liÖu l­u tr÷ c¸c th«ng tin liªn quan tíi b¸o, t¹p chÝ Tªn tr­êng KiÓu §é réng M« t¶ Ma_tap_chi Character 5 M· tµi liÖu Ten_tap_chi Character 70 Tªn tµi liÖu So_phat_hanh Numeric 4 Sè ph¸t hµnh Ngay_phat_hanh Date 8 Ngµy ph¸t hµnh Ma_the_loai Numeric 2 M· thÓ lo¹i Ma_chu_de Numeric 2 M· chñ ®Ò Ma_nxb Character 7 M· nhµ xuÊt b¶n So_luong Numeric 2 Sè l­îng So_con_lai Numeric 2 Sè cßn l¹i e. LuËn v¨n : B¶ng d÷ liÖu l­u tr÷ c¸c th«ng tin vÒ luËn v¨n. Tªn tr­êng KiÓu §é réng M« t¶ Ma_luan_van Character 5 M· luËn v¨n Ten_luan_van Character 70 Tªn luËn v¨n Ma_chu_de Numeric 2 M· chñ ®Ò Nam_thuc_hien Numeric 4 N¨m thùc hiÖn So_luong Numeric 2 Sè phiªn b¶n So_con_lai Numeric 2 Sè cßn l¹i f. Bµi viÕt : B¶ng d÷ liÖu l­u tr÷ c¸c th«ng tin vÒ c¸c bµi viÕt. Tªn tr­êng KiÓu §é réng M« t¶ Ma_bai_viet Character 5 M· bµi viÕt Ten_bai_viet Character 70 Tªn bµi viÕt Ma_chu_de Numeric 2 M· chñ ®Ò Ma_tai_lieu Numeric 4 M· tµi liÖu (chøa bµi viÕt Êy) g. T¸c gi¶ : B¶ng d÷ liÖu l­u tr÷ c¸c th«ng tin vÒ t¸c gi¶ c¸c tµi liÖu. Tªn tr­êng KiÓu §é réng M« t¶ Ma_tac_gia Character 5 M· t¸c gi¶ Ten_tac_gia Character 30 Tªn t¸c gi¶ Ma_hoc_ham Numeric 1 M· häc hµm Ma_hoc_vi Numeric 1 M· häc vÞ h. Tg_sach : B¶ng d÷ liÖu l­u tr÷ c¸c th«ng tin vÒ mèi quan hÖ gi÷a tµi liÖu vµ t¸c gi¶ Tªn tr­êng KiÓu §é réng M« t¶ Ma_tac_gia Character 5 M· t¸c gi¶ Ma_tai_lieu Character 5 M· tµi liÖu i. NXB: B¶ng d÷ liÖu l­u tr÷ c¸c th«ng tin vÒ c¸c nhµ xuÊt b¶n Tªn tr­êng KiÓu §é réng M« t¶ Ma_NXB Character 7 M· nhµ xuÊt b¶n Ten_NXB Character 70 Tªn nhµ xuÊt b¶n Dia_chi Character 100 §Þa chØ So_dien_thoai Character 9 Sè ®iÖn tho¹i Ngoµi ra cßn mét sè b¶ng kh¸c mang tÝnh chÊt lµ c¸c b¶ng danh môc nh­ : ®¬n vÞ, chñ ®Ò, thÓ lo¹i, møc dé mËt, häc hµm, häc vÞ, lo¹i ®éc gi¶ . Mçi b¶ng nµy gåm 2 tr­êng: mét tr­êng m· - kiÓu Numeric(1) vµ mét tr­êng tªn – kiÓu Character. Ch­¬ng IV: thiÕt kÕ hÖ thèng 4.1. Môc ®Ých: Môc ®Ých chÝnh lµ dùa vµo c¸c nguyªn lÝ vµ ph©n tÝch ë trªn ®Ó cô thÓ ho¸ ®­îc hÖ thèng Th­ viÖn. Tõ m« h×nh ph©n tÝch tæng thÓ, ph©n tÝch vµ cô thÓ ho¸ chóng thµnh c¸c modul thµnh phÇn riªng lÎ ®¶m nhiÖm mét phÇn chøc n¨ng cña hÖ thèng. Sau ®ã thùc hiÖn liªn kÕt l¹i thµnh mét thÓ thèng nhÊt, ®­a vµo sö dông. 4.2. ThiÕt kÕ chi tiÕt: 4.2.1. D÷ liÖu ®Çu vµo: D÷ liÖu th«ng tin ®Çu vµo cho hÖ thèng th­ viÖn ®­îc lÊy tõ: - Nh÷ng giÊy giíi thiÖu, nh÷ng hå s¬ thñ tôc cÇn thiÕt ®Ó lµm thÎ Th­ viÖn. - C¸c phiÕu yªu cÇu m­în, tõ th«ng tin c¸ nh©n trªn thÎ mçi ®éc gi¶. - C¸c th«ng tin l­u tr÷ ®Ó ®æi tµi liÖu lÊy tõ phiÕu, biªn lai cña mçi ®éc gi¶. Cô thÓ cho ®éc gi¶: - M· thÎ. - Hä tªn. - §¬n vÞ. Cô thÓ cho yªu cÇu m­în tµi liÖu: - Sè thÎ ®éc gi¶. - Hä tªn ®éc gi¶. - M· tµi liÖu m­în. - Tªn tµi liÖu m­în. - Ngµy m­în. - Sè ngµy hÑn tr¶. Cô thÓ cho c«ng t¸c cËp nhËp tµi liÖu: C¸c th«ng tin vÒ tµi liÖu nh­ tªn t¸c gi¶, tªn tµi liÖu... 4.2.2. D÷ liÖu ®Çu ra : HÖ thèng luång d÷ liÖu ®Çu ra gåm: - C¸c biÓu b¸o (Thèng kª sè l­îng tµi liÖu hiÖn cã, thèng kª chñng lo¹i hiÖn cã...). - C¸c danh s¸ch (Tµi liÖu m­în qu¸ h¹n, tµi liÖu ®ang ®­îc m­în...). - Mét sè d¹ng biªn lai, phiÕu ph¹t, phiÕu thu, giÊy b¸o qu¸ h¹n. - PhÝch tra cøu. 4.2.3. ThiÕt kÕ file d÷ liÖu: Bao gåm tÊt c¶ file .dbf, mçi file chøa mét b¶ng d÷ liÖu nh­ ®· nªu ë phÇn trªn. 4.2.4. ThiÕt kÕ kiÕn tróc ch­¬ng tr×nh vµ ®Æc t¶ moduls: HÖ thèng qu¶n lÝ th­ viÖn ®­îc ph©n lµm 3 ph©n líp chÝnh: a. Ph©n líp nhÊt: Lµ ph©n líp bao trïm tæng thÓ toµn bé hÖ thèng. b. Ph©n líp hai: Lµ ph©n líp cña c¸c chøc n¨ng chÝnh cña hÖ thèng gåm: - HÖ thèng - Qu¶n lÝ ®éc gi¶ - Qu¶n lÝ tµi liÖu - Qu¶n lÝ m­în tr¶ c. Ph©n líp ba: Lµ ph©n t¸ch c¸c chøc n¨ng chÝnh thµnh c¸c chøc n¨ng thùc hiÖn c¸c viÖc cô thÓ gi¶i quyÕt bµi to¸n. 4.2.5. M« t¶ cô thÓ c¸c thµnh phÇn modul hÖ thèng: a. Chøc n¨ng hÖ thèng: Chøc n¨ng nµy gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò vÒ l­u tr÷ vµ b¶o mËt d÷ liÖu. Chøc n¨ng nµy rÊt quan träng, v× ph¶i th«ng qua nã míi cã thÓ lµm viÖc trùc tiÕp víi phÇn CSDL cña hÖ thèng vµ tho¸t ra khái hÖ thèng. b. Chøc n¨ng qu¶n lÝ ®éc gi¶: Chøc n¨ng nµy ®­îc ph©n r· thµnh c¸c chøc n¨ng thøc hiÖn c¸c c«ng viÖc cô thÓ sau: cËp nhËp th«ng tin ®äc gi¶, tra t×m ®äc gi¶, thèng kª in Ên vµ in thÎ. Sau khi ®· cËp th«ng tin ®éc gi¶ sÏ cho cÊp thÎ Th­ viÖn. Chøc n¨ng söa ®æi ®Ó hiÖu chØnh l¹i th«ng tin l­u tr÷ khi ph¸t hiÖn ra sai sãt trong khi cËp nhËp, d÷ liÖu ®Ó hiÖn thÞ th«ng tin söa dùa trªn sè thÎ cña ®éc gi¶. c. Chøc n¨ng qu¶n lÝ tµi liÖu: Chøc n¨ng nµy gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò nh­ ph©n lo¹i s¸ch, ®¸nh m·, cËp nhËp, söa ®æi...thèng kª vµ tra cøu. Tµi liÖu míi nhËp vÒ sÏ ®­îc ph©n lo¹i, ®¸nh m· dùa vµo kinh nghiÖm cña ng­êi qu¶n lÝ. Trong mét sè tr­êng hîp cÇn xo¸ bá hay söa ®æi, chøc n¨ng huû söa ®æi dùa vµo m· nhËn d¹ng tµi liÖu ®Ó t×m toµn bé th«ng tin liªn quan vµ thùc hiÖn c«ng viÖc cña m×nh. d. Chøc n¨ng qu¶n lÝ m­în tr¶: Chøc n¨ng m­în tµi liÖu sÏ ®­îc hç trî tra cøu th«ng tin tµi liÖu m­în, x¸c nhËn sè thÎ m­în vµ sè tµi liÖu m­în vµ tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh hîp lÖ. NÕu tho¶ m·n c¸c ®iÒu kiÖn nªu th× cho m­în vµ l­u th«ng tin ®äc gi¶ m­în vµo hå s¬. Chøc n¨ng tr¶ tµi liÖu sau khi ®· kiÓm tra sè thÎ m­în sÏ x¸c nhËn sè tµi liÖu hiÖn tr¶. Sè tµi liÖu Êy sÏ ®­îc kiÓm tra tr¶ qu¸ h¹n hay ®óng h¹n. NÕu tr¶ ®óng sÏ nghiÖm thu sè tµi liÖu tr¶ vµ x¸c nhËn tr¶. NÕu kh«ng sÏ bÞ sö lÝ theo ®iÒu lÖ (in phiÕu nî...) e. Chøc n¨ng thèng kª in Ên: Chøc n¨ng nµy nh»m hç trî nh©n viªn Th­ viÖn trong viÖc thèng kª dùa theo yªu cÇu cô thÓ cña Th­ viÖn. f. Chøc n¨ng tra cøu tµi liÖu: Chøc n¨ng nµy nh»m hç trî ®éc gi¶ còng nh­ nh©n viªn Th­ viÖn trong viÖc t×m kiÕm tµi liÖu nh»m phôc vô c¸c yªu cÇu nhÊt ®Þnh. Khi cÇn tra cøu vÒ tµi liÖu, ng­êi sö dông chØ cÇn cung cÊp c¸c th«ng tin nhÊt ®Þnh, ®«i khi chØ lµ c¸c tõ mµ hä cã thÓ nhí. C«ng cô ®ñ m¹nh ®Ó t×m kiÕm th«ng tin ®óng theo môc ®Ých mµ chØ cÇn c¸c th«ng tin kh«ng ®Çy ®ñ. 4.3. Lùa chän c«ng cô x©y dùng ch­¬ng tr×nh : Ng©n hµng d÷ liÖu lµ trung t©m cña mäi hÖ thèng th«ng tin. ViÖc lùa chän hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu cã ý nghÜa quyÕt ®Þnh trong chiÕn l­îc x©y dùng ng©n hµng d÷ liÖu, ph­¬ng ¸n lùa chän dùa trªn nh÷ng yÕu tè sau : - Quy m« d÷ liÖu, nhu cÇu xö lý th«ng tin cña Th­ viÖn t¹i thêi ®iÓm hiÖn nay còng nh­ kh¶ n¨ng ph¸t triÓn sau nµy. - ChØ tiªu kü thuËt, uy tÝn vµ kh¶ n¨ng cña h·ng s¶n xuÊt. - §Þnh h­íng ph¸t triÓn vµ kh¶ n¨ng ®¶m b¶o c¸c dÞch vô cÇn thiÕt cho ng­êi sö dông. - Kh¶ n¨ng tiÕp cËn cña c¸c c¸n bé tin häc trong ngµnh. - ChØ tiªu tµi chÝnh. C¸c ph­¬ng ¸n ®Ó lùa chän. Sau ®©y lµ ph©n tÝch c¸c s¶n phÈm phÇn mÒm qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu hiÖn cã trªn thÞ tr­êng t¹i ViÖt Nam: - FoxPro cña Microsoft: Lµ hÖ qu¶n trÞ CSDL quen thuéc nhÊt ë ViÖt Nam, FoxPro ®· g¾n bã mËt thiÕt víi ng­êi sö dông còng nh­ c¸c chuyªn gia ph¸t triÓn phÇn mÒm ë ViÖt Nam trong kho¶ng 6- 7 n¨m qua. §©y lµ mét s¶n phÈm tuyÖt vêi trªn nhiÒu ph­¬ng diÖn cho viÖc ph¸t triÓn c¸c øng dông trªn m¸y PC, nhÊt lµ víi sù ra ®êi cña phiªn b¶n Visual FoxPro 6.0 cho m«i tr­êng Windows ®· kh¾c phôc ®­îc nh­îc ®iÓm cè h÷u cña FoxPro lµ h¹n chÕ trong thiÕt kÕ giao diÖn. ¦u thÕ cña FoxPro lµ tèc ®é xö lý nhanh nhÊt cho c¸c tÖp d÷ liÖu cã quy m« d­íi 1.000.000 b¶n ghi vµ thuéc lo¹i nhanh trong c¸c quy m« 10-20 ngh×n b¶n ghi. Bªn c¹nh ®ã, FoxPro cã hÖ thèng ph¸t triÓn riªng víi ng«n ng÷ lËp tr×nh rÊt m¹nh (trõ phÇn ®å ho¹), hÖ thèng c©u hái, b¸o c¸o m¹nh vµ bé lÖnh SQL h÷u dông. Víi phiªn b¶n Visual FoxPro kÕ thõa cña c¶ FoxPro vµ MS Access, l¹i cã thÓ dÞch ra d¹ng thùc hiÖn (EXE) vµ t¹o bé cµi ®Æt (SETUP) ®Ó ch¹y trªn Windows tõ 95 trë lªn, cã thÓ tin r»ng FoxPro sÏ vÉn lµ hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu cho m¸y ®Ó bµn m¹nh nhÊt hiÖn nay, dÔ dµng sö dông. Tuy nhiªn FoxPro còng cßn cã nh÷ng nh­îc ®iÓm nhÊt ®Þnh, næi bËt nhÊt lµ kh¶ n¨ng b¶o mËt cßn ch­a cao, h¹n chÕ trong ph¸t triÓn c¸c øng dông trªn m¹ng. - MS Access cña Microsoft: Lµ s¶n phÈm qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu cã nhiÒu tÝnh n¨ng ®éc ®¸o, hç trî cho c«ng cô ph¸t triÓn phÇn mÒm ®a n¨ng trªn Windows lµ Visual Basic, ch¹y kh¸ nhanh trªn ph¹m vi m¹ng néi bé, dÔ dµng sö dông. Tuy nhiªn nh­îc ®iÓm cña Access lµ ch¹y ph¶i ®óng m«i tr­êng Office, tÝnh n¨ng b¶o mËt ®¬n gi¶n, kh«ng hiÖu qu¶. - Dbase IV cña Aston Tate Borland: Lµ s¶n phÈm thuéc hä Dbase næi tiÕng cã tÝnh n¨ng t­¬ng tù nh­ FoxPro, tuy nhiªn Ýt ®­îc sö dông ë ViÖt Nam. - Paradox cña Borland: S¶n phÈm cña h·ng Borland næi tiÐng víi SideKick, Turbo Pascal, Turbo C, Borland C, Quattro . . . tuy nhiªn hiÖn nay Borland ®ang trong t×nh tr¹ng khã kh¨n cã thÓ do vËy Paradox Ýt cã kh¶ n¨ng ph¸t triÓn. - Oracle cña h·ng Oracle: ph¶i kh¼ng ®Þnh ®©y lµ mét trong nh÷ng hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu m¹nh nhÊt hiÖn nay. Víi tÝnh b¶o mËt cao, hç trî m¹ng m¹nh, qu¶n lý ®­îc c¬ së d÷ liÖu víi kÝch th­íc lín, hç trî rÊt nhiÒu cho lËp tr×nh viªn. Tuy nhiªn hiÖn nay Oracle ch­a phæ biÕn ë ViÖt Nam nªn viÖc sö dông cßn khã kh¨n, h¬n n÷a gi¸ b¶n quyÒn cña Orcale còng rÊt cao, ®ßi hái kh¾t khe phÇn cøng. Trªn c¬ së ph©n tÝch ®Çy ®ñ c¸c s¶n phÈm, ®èi chiÕu víi c¸c yªu cÊu ®Æt ra vÒ tÝnh n¨ng kü thuËt, tµi chÝnh v.v em quyÕt ®Þnh sö dông c«ng cô hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Visual FoxPro for Windows 6.0 ®©y lµ phÇn mÒm qu¶n lý CSDL ®a n¨ng, hiÖn ®¹i vµ ®ang ®­îc ­a chuéng ë ViÖt Nam vµ phï hîp víi kh¶ n¨ng tiÕp cËn cña c¸c c¸n bé tin häc trong c¬ quan, nhµ tr­êng. Ch­¬ng V: Mét sè modul chÝnh 5.1. M­în tµi liÖu: Khi mét b¹n ®äc m­în s¸ch, nh©n viªn th­ viÖn ph¶i nhËp vµo m· thÎ cña b¹n ®äc ®ã. NÕu m· b¹n ®äc kh«ng t×m thÊy trong CSDL th× hÖ thèng sÏ ®­a ra mét th«ng b¸o lçi, khi ®ã nh©n viªn th­ viÖn sÏ ph¶i kiÓm tra l¹i m· nhËp vµo xem ®· ®óng hay ch­a. §ång thêi hÖ thèng ®­a ra danh s¸ch tµi liÖu mµ ®éc gi¶ Êy ®ang cßn m­în. Mét bé ®Õm sÏ ®­îc sö dông ®Ó ®Õm xem tæng sè s¸ch b¹n ®äc hiÖn ®ang gi÷ lµ bao nhiªu, nÕu sè nµy v­ît qu¸ quy ®Þnh (tuú theo quy ®Þnh cña th­ viÖn - th«ng th­êng lµ 1 quyÓn) th× b¹n ®äc sÏ kh«ng ®­îc phÐp m­în tiÕp n÷a, hÖ thèng sÏ ®­a ra trªn mµn h×nh mét th«ng b¸o ®Ó nh©n viªn th­ viÖn cã thÓ biÕt ®­îc ®iÒu nµy. Sau ®ã ph¶i nhËp m· cña tµi liÖu cÇn m­în. HÖ thèng kiÓm tra møc ®é mËt cña tµi liÖu vµ quyÒn cña ®éc gi¶. NÕu ®ñ ®iÒu kiÖn nh­ng hÕt s¸ch th× hÖ thèng ®­a ra th«ng b¸o ngµy sím nhÊt mµ quyÓn s¸ch ®ã ®Õn h¹n tr¶ ®Ó hÑn ®éc gi¶. NÕu ®éc gi¶ m­în ®­îc tµi liÖu, sÏ cã mét b¶n ghi trong b¶ng d÷ liÖu muon_tr¶ ghi nhËn l¹i m· ®éc gi¶, m· tµi liÖu vµ ngµy m­în. 5.2. Tr¶ tµi liÖu: Mçi khi cã ®éc gi¶ tr¶ s¸ch, c¨n cø vµo m· ®éc gi¶ vµ m· tµi liÖu, hÖ thèng t×m trong b¶ng muon_tra ®Ó kiÓm tra xem ®éc gi¶i m­în s¸ch Êy cã qu¸ h¹n kh«ng (nÕu cã sÏ ®­a ra th«ng b¸o). NÕu ®éc gi¶ lµm mÊt s¸ch, ng­êi qu¶n lý ph¶i b¸o cho hÖ thèng biÕt ®Ó gi¶m sè l­îng cña ®Çu s¸ch Êy ®i 1. Hoµn thµnh thñ tôc tr¶ s¸ch, hÖ thèng ®­a tr­êng so_ngay_hen_tra cña b¶n ghi t­¬ng øng trong b¶ng muon_tra b»ng -1, b¸o hiÖu r»ng ®éc gi¶ ®· tr¶ quyÓn s¸ch Êy. Së dÜ ®¸nh dÊu nh­ vËy mµ kh«ng xo¸ ®i lµ ®Ó phôc vô cho yªu cÇu thèng kª, b¸o c¸o. 5.3. Qu¶n lý tµi liÖu: a. §¨ng ký s¸ch míi/Bæ sung s¸ch Khi modul nµy ®­îc kÝch ho¹t, nh©n viªn th­ viÖn ph¶i nhËp vµo tªn tµi liÖu vµ tªn t¸c gi¶. HÖ thèng sÏ kiÓm tra xem tªn s¸ch vµ tªn t¸c gi¶ ®· cã trong CSDL hay ch­a. NÕu cã, hÖ thèng sÏ th«ng b¸o r»ng ®· cã ®· cã ®· cã s¸ch víi cïng tªn s¸ch, tªn t¸c gi¶ vµ chóng sÏ cã cïng m· tµi liÖu (ma_tai_lieu) ngay c¶ khi chóng cã lÇn xuÊt b¶n kh¸c nhau. NÕu kh«ng tån t¹i mét tµi liÖu nµo ®ång thêi trïng tªn tµi liÖu vµ tªn t¸c gi¶ th× cã nghÜa ®©y lµ s¸ch míi, hÖ thèng sÏ ghi nhËn m· tµi liÖu vµ cËp nhËt c¸c th«ng tin vµo b¶ng t­¬ng øng (s¸ch, b¸o- t¹p chÝ, luËn v¨n hay bµi viÕt), ghi nhËn cÆp t¸c gi¶- s¸ch nµy vµo mét b¶n ghi trong b¶ng tg_sach NÕu cã tªn t¸c gi¶ míi, hÖ thèng tù ®éng sinh mét m· t¸c gi¶ míi vµ cËp nhËt c¸c th«ng tin vÒ t¸c gi¶ ®ã vµo b¶ng tac_gia. b. CËp nhËt th«ng tin vÒ s¸ch Ng­êi sö dông cã thÓ duyÖt tõng ®Çu tµi liÖu, cã thÓ nhËp vµo m· s¸ch hoÆc sö dông m· s¸ch do qu¸ tr×nh t×m kiÕm tr¶ vÒ ®Ó lÊy ®­îc c¸c th«ng tin vÒ tµi liÖu cÇn söa ch÷a. C¸c th«ng tin ®­îc ®­a ra trªn form, ng­êi sö dông cã thÓ söa ch÷a ®­îc tÊt c¶ ®Æc ®iÓm cña cña tµi liÖu ®ã ngo¹i trõ m· tµi liÖu hoÆc cã thÓ xo¸ ®Çu tµi liÖu ®ã ra khái CSDL. TÊt nhiªn khi xo¸ tµi liÖu, hÖ thèng sÏ tù ®éng chÐp th«ng tin vÒ tµi liÖu nµy, kÓ c¶ th«ng tin vÒ viÖc m­în- tr¶ liªn quan ®Õn tµi liÖu vµo b¶ng phô, khi cÇn cã thÓ phôc håi l¹i. KÕt thóc qu¸ tr×nh, ng­êi sö dông cã thÓ ghi nhËn gi¸ trÞ míi hoÆc huû bá nh÷ng thay ®æi võa t¹o ra. Do cã sù thay ®æi vÒ c¬ së d÷ liÖu nªn chøc n¨ng nµy chØ ®­îc kÝch ho¹t khi ng­êi sö dông cã møc ph©n quyÒn ®ñ cao. 5.4. Qu¶n lý b¹n ®äc a. §¨ng ký b¹n ®äc míi Khi ®¨ng ký mét b¹n ®äc míi, b¹n ®äc nµy sÏ ®­îc ph©n lo¹i, tr­íc hÕt ë ®©y ta ph©n lµm nhiÒu lo¹i b¹n ®äc, bao gåm: 1. Gi¸o viªn 2. C¸n bé. 3. Sinh viªn Th«ng th­êng ®¨ng ký ®éc gi¶ míi theo tõng ®¬n vÞ. Thªm ®éc gi¶ theo c¸ch nµy phï hîp víi ®Æc tr­ng bæ sung ®éc gi¶ khi mét kho¸ míi nhËp tr­êng. §¸p øng ®­îc yªu cÇu tù nhiªn nµy, hÖ thèng cho phÐp nhËp míi ®éc gi¶ theo tõng ®¬n vÞ. HÖ thèng tù sinh m· ®éc gi¶ dùa vµo m· ®¬n vÞ vµ sè thø tù nhËp vµo, nh÷ng th«ng tin mµ c¸c häc viªn trong cïng mét ®¬n vÞ gièng nhau (®¬n vÞ, møc ®é mËt v.v) sÏ ®­îc hÖ thèng ®Ó ë d¹ng mÆc ®Þnh theo th«ng tin cña ng­êi ®Çu tiªn. Cã thÓ nhËp ¶nh cña c¶ líp trong mét th­ môc theo ®óng thø tù nhËp tªn, chØ cho hÖ thèng biÕt tªn th­ môc Êy, hÖ thèng sÏ tù ®éng nhËp ¶nh cho c¶ líp. §iÒu nµy gióp cho viÖc nhËp míi ®¬n gi¶n vµ nhanh chãng h¬n. Trong tr­êng hîp nhËp ®¬n lÎ tõng ng­êi kiÓm tra xem cã trïng tªn kh«ng, nÕu kh«ng hÖ thèng còng sÏ tù sinh m· dùa theo m· ®¬n vÞ vµ sè thø tù míi cña ng­êi ®ã trong ®¬n vÞ. b. CËp nhËt th«ng tin ®éc gi¶ ViÖc cËp nhËt th«ng tin ®éc gi¶ hoµn toµn gièng nh­ ®èi víi cËp nhËt th«ng tin tµi liÖu. c. Xo¸ th«ng tin ®éc gi¶ Th«ng th­êng viÖc xo¸ ®éc gi¶ th­êng ®­îc thùc hiÖn khi cã mét kho¸ ra tr­êng. V× vËy hÖ thèng cho phÐp xo¸ ®éc gi¶ theo tõng kho¸ gióp tiÕt kiÖm ®­îc rÊt nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc. Ngoµi ra còng cho phÐp xo¸ tõng ®éc gi¶ theo m· (nhËp vµo hoÆc lµ kÕt qu¶ cña viÖc t×m kiÕm). Dï xo¸ theo h×nh thøc nµo, hÖ thèng còng kiÓm tra xem ®éc gi¶ hiÖn cßn m­în tµi liÖu cña th­ viÖn kh«ng b»ng c¸ch kiÓm tra trong b¶ng m­în- tr¶, nÕu m· b¹n ®äc vÉn cßn trong b¶ng nµy vµ tr­êng so_ngay_hen_tra (sè ngµy hÑn tr¶ kh¸c –1 ) cã nghÜa lµ ®éc gi¶ Êy hiÖn vÉn cßn m­în s¸ch vµ ®Õn khi ®éc gi¶ nµy tr¶ s¸ch th× míi cã thÓ xo¸ ®­îc ®éc gi¶ Êy khái c¬ së d÷ liÖu. 5.5. Tra cøu th«ng tin a. Tra cøu tµi liÖu ViÖc tra cøu s¸ch sÏ ®­îc thùc hiÖn theo 2 c¸ch: - Tra cøu theo th«ng tin: theo c¸ch nµy, hÖ thèng cung cÊp danh s¸ch toµn bé tªn tµi liÖu. Sau ®ã ng­êi sö dông cã thÓ chän c¸c th«ng tin vÒ t¸c gi¶, thÓ lo¹i, chñ ®Ò, nhµ xuÊt b¶n v.v ®Ó läc bít tµi liÖu trong danh s¸ch Êy. Bªn c¹nh ®o cho phÐp ng­êi sö dông gâ tªn tµi liÖu, hÖ thèng sÏ trá ®Õn tµi liÖu cã tªn gÇn nhÊt so víi tªn tµi liÖu mµ ng­êi dïng nhËp vµo. - T×m kiÕm theo m· tµi liÖu: §©y lµ chøc n¨ng t×m kiÕm ®¬n gi¶n nh­ng th­êng gÆp. HÖ thèng cung cÊp danh s¸ch toµn bé m· tµi liÖu, ng­êi sö dông cã thÓ gâ m· tµi liÖu ®Ó danh s¸ch Êy trá ®Õn m· tµi liÖu gÇn gièng nhÊt so víi m· tµi liÖu ng­êi sö dông gâ. §Õn khi ng­êi dïng gâ ®Çy ®ñ hoÆc chän mét m· s¸ch trong danh s¸ch Êy th× viÖc t×m kiÕm kÕt thóc. KÕt thóc c¶ hai qu¸ tr×nh t×m kiÕm trªn, hÖ thèng sÏ cung cÊp c¸c th«ng tin ®Çy ®ñ vÒ tµi liÖu Êy phôc vô cho viÖc m­în, tr¶ vµ cËp nhËt th«ng tin. c. Tra cøu b¹n ®äc ViÖc tra cøu ®­îc tiÕn hµnh dùa trªn m· ®éc gi¶ mµ ng­êi sö dông nhËp vµo. theo ®ã hÖ thèng sÏ cung cÊp th«ng tin ®Çy ®ñ cña ®éc gi¶ Êy, hä tªn, ®¬n vÞ, tr×nh ®é ®Õn nh÷ng tµi liÖu mµ ng­êi sö dông ®ã ®·, ®ang m­în. Ngoµi ra cßn cã chøc n¨ng t×m kiÕm, thèng kª ®éc gi¶ theo tõng ®¬n vÞ. d. Tra cøu th«ng tin tæng hîp: HÖ thèng cung cÊp mét giao diÖn cho phÐp ng­êi sö dông ®­a ra nh÷ng th«ng tin cÇn tra cøu (tõ t¸c gi¶, tµi liÖu, ®éc gi¶ ®Õn nhµ xuÊt b¶n v.v) vµ thµnh lËp c¸c ®iÒu kiÖn ®Ó tra cøu. Chøc nay nµy rÊt mÒm dÎo, linh ho¹t nh­ng ®ßi hái ng­êi sö dông ph¶i cã mét sè kiÕn thøc nhÊt ®Þnh vÒ c¸c phÐp to¸n logic vµ kiÕn thøc vÒ c¬ së d÷ liÖu quan hÖ. 5.6. NhËt ký hÖ thèng: Mçi khi ng­êi dïng ®¨ng nhËp hÖ thèng, chøc n¨ng nµy ghi nhËn l¹i tªn, ngµy, giê ®¨ng nhËp. Khi kÕt thóc mét phiªn lµm viÖc, hÖ thèng sÏ ghi l¹i ngµy, giê ra khái hÖ thèng vµ tÊt c¶ c¸c thao t¸c mµ ng­êi ®ã ®· thùc hiÖn. Nh»m qu¶n lý viÖc sö dông tµi liÖu mËt, hÖ thèng sÏ ghi nhËn l¹i c¸c cuèn tµi liÖu mËt ®­îc cho m­în vµ tªn thñ th­ cho m­în tµi liÖu ®ã. B»ng c¸ch nµy, ng­êi qu¶n trÞ hÖ thèng cã thÓ kiÓm so¸t ®­îc ho¹t ®éng cña th­ viÖn. Sau mét thêi gian nhÊt ®Þnh do ng­êi dïng Ên ®Þnh, d÷ liÖu nµy sÏ ®­îc xo¸ ®i. 5.7. C¸c tiÖn Ých vÒ d÷ liÖu: C¸c tiÖn Ých nµy bao gåm chøc n¨ng sao l­u, phôc håi d÷ liÖu. Ngoµi ra cßn cã chøc n¨ng tù ®éng sao l­u d÷ liÖu mçi khi cã sù söa ch÷a hoÆc xo¸ tµi liÖu, ®éc gi¶. Khi cÇn, ng­êi sö dông cã thÓ sö dông chøc n¨ng Restore cña hÖ thèng ®Ó kh«i phôc l¹i nh÷ng thay ®æi ®· lµm. TÊt nhiªn ®Ó cã thÓ thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng nµy, ng­êi sö dông ph¶i cã møc ph©n quyÒn ®ñ cao. 5.8. LËp b¸o c¸o/thèng kª T­¬ng øng víi mçi mÉu thèng kª sÏ cã mét mÉu b¸o c¸o (report). Ngoµi ra cßn cã c¸c b¸o c¸o vÒ tÇn suÊt m­în cña mçi tµi liÖu, mÉu phiÕu b¸o qu¸ h¹n. C¸c mÉu b¸o c¸o nµy ®­îc kÌm theo trong phÇn phô lôc cña Kho¸ luËn. Ch­¬ng VII :kÕt luËn, ®¸nh gi¸, h­íng ph¸t triÓn 6.1.§¸nh gi¸ kÕt qu¶: Trong phÇn nµy chóng ta ®­a ra nh÷ng nhËn xÐt cô thÓ vÒ nh÷ng chøc n¨ng mµ hÖ thèng míi cung cÊp. 6.1.1 C¸c ­u ®iÓm cña ch­¬ng tr×nh: Ch­¬ng tr×nh ®­îc thiÕt kÕ nhê c«ng cô Visual FoxPro 6.0. §ã lµ mét ng«n ng÷ lËp tr×nh hiÖn ®¹i, ®a n¨ng. Cã ®­îc nh÷ng ®Æc tÝnh, ­u ®iÓm næi bËt sau ®©y - Trùc quan dÔ sö dông, giao diÖn ®Ñp. - §¸p øng ®­îc nhu cÇu qu¶n lý cña ng­êi sö dông, x¸c ®Þnh ®­îc râ quyÒn h¹n cña ng­êi sö dông. - Hç trî ®¾c lùc cho ng­êi qu¶n lý, hay c¸c nh©n viªn trong qu¸ tr×nh lµm viÖc, bá qua hÇu hÕt c¸c c«ng viÖc lÆp ®i lÆp l¹i nhµm ch¸n. - ViÖc nhËp c¸c d÷ liÖu ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch nhanh chãng, dÔ dµng nhê sù tù ®éng kiÓm tra d÷ liÖu vµo vµ nh÷ng hép liÖt kª (ListBox). - ViÖc tra cøu s¸ch mÒm dÎo linh ho¹t, nhanh chãng vµ thuËn tiÖn ®¸p øng ®­îc nhu cÇu cña ®éc gi¶. - C¸c thèng kª b¸o c¸o ®­îc kÕt xuÊt nhanh chãng, phï hîp víi yªu cÇu thùc tÕ. 6.1.2. C¸c nh­îc ®iÓm cña ch­¬ng tr×nh: Víi sù h¹n chÕ cña thêi gian cïng víi kiÕn thøc vÒ ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng vµ kh¶ n¨ng lËp tr×nh cña t¸c gi¶, ch­¬ng tr×nh kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt vµ h¹n chÕ. Cô thÓ nh÷ng h¹n chÕ mµ t¸c gi¶ nhËn thÊy cña ch­¬ng tr×nh lµ : - HÖ thèng míi chØ thi hµnh ®­îc trªn m¸y ®¬n, ch­a ph¸t triÓn ®­îc trªn m«i tr­êng m¹ng. - Tèc ®é ch­¬ng tr×nh cßn chËm do viÖc cµi ®Æt ch­a ®­îc tèi ­u. - C¸c thèng kª b¸o c¸o ch­a ®­îc ®a d¹ng, ®Çy ®ñ ®Ó ®¸p øng nhu cÇu ng­êi sö dông. 6.2. H­íng ph¸t triÓn C¸c nh­îc ®iÓm c¬ b¶n cña ch­¬ng tr×nh cã thÓ kh¾c phôc ®­îc nÕu nh­ ®iÒu kiÖn vÒ thêi gian vµ vËt chÊt cho phÐp. H­íng ph¸t triÓn chÝnh cã thÓ nãi s¬ bé nh­ sau: - Ph¸t triÓn ch­¬ng tr×nh ®Ó ch¹y trªn m¹ng m¸y tÝnh, ®©y lµ h­íng ph¸t triÓn ®Çu tiªn cña ch­¬ng tr×nh, v× trong thùc tÕ mét hÖ thèng qu¶n lý c¬ së d÷ liÖu th­ viÖn ho¹t ®éng hiÖu qu¶ nhÊt khi nã ®­îc thi hµnh ttheo kiÕn tróc Client/ Server. - Tõ ®ã cung cÊp thªm chøc n¨ng tra cøu tµi liÖu th«ng qua Web. Chøc n¨ng nµy cho phÐp ®éc gi¶ tra cøu d÷ liÖu tõ xa, sö dông c¸c phÇn mÒm Internet ®Ó truy nhËp vµo c¸c trang Web cña Th­ viÖn - Qu¶n lý ®­îc c¸c ®¬n ®Æt hµng cña th­ viÖn vµ ho¸ ®¬n mua tµi liÖu . 6.3. KÕt luËn: Tãm l¹i, bµi toµn qu¶n lÝ Th­ viÖn lµ mét bµi to¸n rÊt phøc t¹p vµ khã do vËy rÊt khã kh¨n trong suèt qu¸ tr×nh thùc hiÖn. Tuy ®· rÊt cè g¾ng nh­ng bµi to¸n vÉn ch­a ®­îc hoµn thiÖn, cßn thiÕu mét sè chøc n¨ng, thiÕu c¸c b¸o c¸o vµ b¶ng biÓu, ch­a kÕt nèi m¹ng. Tuy nhiªn, ®©y lµ mét hÖ thèng më nªn viÖc më réng ch­¬ng tr×nh lµ ®iÒu tÊt yÕu. RÊt mong nhËn ®­îc sù ®ãng gãp cña thÇy c«, b¹n bÌ, vµ ng­êi sö dông ®Ó hÖ thèng sím hoµn thiÖn vµ ®­a vµo sö dông. Danh môc tµi liÖu tham kh¶o 1. NguyÔn Ngäc Minh - Sö dông vµ khai th¸c Visual FoxPro 6.0, Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc - 1999 2. Lª TiÕn V­¬ng - NhËp m«n c¬ së d÷ liÖu quan hÖ, Nhµ xuÊt b¶n KHKT - 1997 3. Tin häc ho¸ c«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷ th­ viÖn, Nhµ xuÊt b¶n ChÝnh trÞ Quèc gia Hµ Néi - 1995. 4. Hoµng Hång - Thùc hµnh lËp tr×nh FoxPro for Windows, Nhµ xuÊt b¶n Giao th«ng vËn t¶i - 2000. 5. Sè ho¸ th­ viÖn, c¸c vÊn ®Ò øng dông CNTT trong qu¶n lý th«ng tin th­ viÖn, T¹p chÝ PCWorld chuyªn ®Ò gi¶i ph¸p cho tæ chøc vµ Doanh nghiÖp sè 6, Nhµ xuÊt b¶n Së Khoa häc C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng Thµnh phè Hå ChÝ Minh, th¸ng 4 n¨m 2001. môc lôc Néi dung Trang Më ®Çu 1 1. TÝnh cÊp thiÕt cña ®Ò tµi 1 2. Ph¹m vi nghiªn cøu 2 3. Ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu 3 4. KÕt cÊu ®Ò tµi 3 Ch­¬ng I: Kh¶o s¸t hÖ thèng 4 1.1 M« h×nh ho¹t ®éng cña th­ viÖn Häc viÖn ANND 4 1.2. C¸c quy tr×nh nghiÖp vô chÝnh cña th­ viÖn 4 1.3. Chøc n¨ng cña hÖ thèng míi 7 1.3.1. Chøc n¨ng cña hÖ thèng míi 7 1.3.2. ThuËn lîi, khã kh¨n 8 Ch­¬ng II: Ph©n tÝch hÖ thèng 9 2.1. Mét sè kh¸i niÖm sö dông trong ph©n tÝch hÖ thèng 9 2.2. Kh¸i qu¸t s¬ ®å ph©n cÊp chøc n¨ng cña hÖ thèng 9 2.3. X©y dùng s¬ ®å chøc n¨ng cña hÖ thèng 10 2.3.1. X©y dùng s¬ ®å chøc n¨ng møc 1 cña chøc n¨ng hÖ thèng 10 2.3.2. X©y dùng s¬ ®å chøc n¨ng møc 1 cña chøc n¨ng Qu¶n lý ®éc gi¶ 10 2.3.3. X©y dùng s¬ ®å chøc n¨ng møc 1 cña chøc n¨ng Qu¶n lý tµi liÖu 11 2.3.4. X©y dùng s¬ ®å chøc n¨ng møc 1 cña chøc n¨ng Qu¶n lý m­în- tr¶ 11 2.3.5. X©y dùng c¸c s¬ ®å chøc n¨ng møc 1 cña chøc n¨ng trî gióp. 12 2.4. X©y dùng s¬ ®å luång d÷ liÖu 13 2.5. S¬ ®å luång d÷ liÖu. 14 2.5.1. S¬ ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh. 14 2.5.2. S¬ ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh. 16 Ch­¬ng III: Ph©n tÝch c¬ së d÷ liÖu cña hÖ thèng 22 3.1. X©y dùng m« h×nh vµ mèi quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ 22 3.1.1. M« h×nh thùc thÓ. 22 3.1.2 Mèi quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ 26 3.2. Ph©n tÝch c¬ së d÷ liÖu logic cña hÖ thèng 26 3.3. C¬ së d÷ liÖu thùc hiÖn cña hÖ thèng. 30 Ch­¬ng IV: ThiÕt kÕ hÖ thèng. 34 4.1. Môc ®Ých 34 4.2. ThiÕt kÕ chi tiÕt. 34 4.2.1. D÷ liÖu ®Çu vµo. 34 4.2.2. D÷ liÖu ®Çu ra. 34 4.2.3. ThiÕt kÕ file d÷ liÖu. 35 4.2.4. ThiÕt kÕ kiÕn tróc ch­¬ng tr×nh vµ ®Æc t¶ c¸c modul 35 4.2.5. M« t¶ cô thÓ c¸c thµnh phÇn modul cña hÖ thèng. 35 4.3. Lùa chän c«ng cô x©y dùng hÖ thèng. 37 Ch­¬ng V: Mét sè modul chÝnh 39 5.1. M­în tµi liÖu 39 5.2. Tr¶ tµi liÖu 40 5.3. Qu¶n lý tµi liÖu 41 5.4. Qu¶n lý b¹n ®äc 42 5.5. Tra cøu th«ng tin 44 5.6. NhËt lý hÖ thèng 45 5.7. C¸c tiÖn Ých vÒ d÷ liÖu 46 5.8.LËp b¸o c¸o thèng kª 46 Ch­¬ng VI: KÕt luËn, ®¸nh gi¸, h­íng ph¸t triÓn. 47 6.1. §¸nh gi¸ kÕt qu¶ 47 6.1.1. C¸c ­u ®iÓm. 47 6.1.2. C¸c nh­îc ®iÓm. 47 6.2. H­íng ph¸t triÓn. 48 6.3. KÕt luËn 48