Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm

MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ VÀ HÌNH VẼ Hình 2. 1 - Mô hình tổng quan về bài toán quản lý bán hàng 16 Hình 2. 8 - Sơ đồ luồng thông tin quản lý bán hàng 23 Hình 2. 9 - Sơ đồ luồng thông in mua hàng 24 Hình 2. 10- Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống thông tin quản lý bán hàng 25 Hình 2. 11 - Sơ đồ ngữ cảnh mức Context 26 Hình 2. 12 - Sơ đồ ngữ cảnh mức một của hệ thống 27 Hình 2. 13 - Sơ đồ DFD mức 1 quản lý nhập xuất 28 Hình 2. 14 - Sơ đồ mức hai quy trình quản lý bán hàng 30 Hình 2. 15 - Sơ đồ mức 3 của quy trình quản lý bán hàng 31 Hình 2. 16- Sơ đồ DFD quy trình xử lý yêu cầu trong hóa đơn của tiến trình quản lý bán hàng 32 Hình 2. 17 - Sơ đồ DFD mức 2 qui trình quản lý 33 Hình 2. 18 - Mô hình BFD 34 Hình 2. 19 - Sơ đồ quan hệ thực thể 35 Hình 2. 20 - Form Đăng nhập 61 Hình 2. 21 - From Đổi Mật Khẩu 61 Hình 2. 22 - From Danh Mục Hàng Hóa 62 Hình 2. 23 - From Danh Mục Nhân Viên 62 Hình 2. 24 - From Danh Mục Nhà Cung Cấp 63 Hình 2. 25 - Danh Mục Khách Hàng 64 Hình 2. 26 - Form Cập nhật Kho hàng 64 Hình 2. 27 - Phiếu Nhập Hàng 65 Hình 2. 28 - Hóa Đơn Bán Hàng 66 Hình 2. 29 - From Phiếu Xuất Hàng Hóa 67 Hình 2. 30 - Hóa đơn bán hàng 68 Hình 2. 31 - Phiếu nhập hàng 69 Hình 2. 32 - Phiếu xuất hàng 70 LỜI MỞ ĐẦU Thời đại ngày nay là thời đại của cụng nghệ thông tin, của máy vi tính. Máy vi tính đó trở thành một cụng cụ hữu hiệu trong mọi hoạt động của con người. Hầu hết mọi hoạt động giao dịch đều cần sự hỗ trợ đắc lực của máy vi tính. Đặc biệt là trong công tác quản lý hành chính, quản lý các giao dịch, kế toán, tiền lương … Tất cả các hoạt động này ngày càng được tin học hoá một cách hữu hiệu và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng. Một trong những vấn đề quản lý được ứng dụng tin học mạnh mẽ đó là vấn đề quản lý bán hàng. Nhiệm vụ của một phần mềm quản lý bán hàng là những tiện ích mà nó mang lại cho người dùng. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm. Lần đầu tiên em được tiếp xúc trực tiếp víi những vấn đề thực tế mà trưíc đấy chỉ là học trong sách ở tại nhà trường. Em thấy mình cần phải học hỏi hơn nữa về những vấn đề mà mình chưa làm được. Trong quá trình thực tập em đó rút ra được cho mình những bài học tốt cho bản thân để phục vụ cho công việc sau này. Trong suốt quá trình thực tập tại công ty, em đó tìm hiểu được cơ bản về cơ cầu tổ chức và hoạt động của công ty và đi đến xây dựng đề tài là: “Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm”. Từ những thực tế hoạt động của công ty em nhận thấy đề tài quản lý bán hàng có một ứng dụng thiết thực trong thực tế. Mặc dù những gì em làm được là chưa nhiều và cần có thời gian và điều kiện thích hợp để bổ sung cho đề tài của mình được hoàn chỉnh hơn nữa. Cuối cùng em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới cô giáo hướng dẫn Ths.Trần Thị Bích Hạnh. Em xin chân thành cảm ơn tới toàn thể các anh chị trong Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm đã giúp em hoàn thành được kỳ thực tập tốt nghiệp của mình. Do trình độ và thời gian có hạn nên đề tài này không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em mong được sự góp ý của các thầy cô, các anh chị tại Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm để đề tài được hoàn thiện hơn. Chương 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ PHÁT TRIỂN GIẢI PHÁP PHẦN MỀM 1.1. Thông tin tổng quát Thành lập ngày : 29/01/2007 Địa chỉ : Số 30 Ngách 16/1 Huỳnh Thúc Kháng , Đống Đa –Hà Nội Điện thoại : (84.4) 7736964 FAX : (84.4) 7736965 Website : www.olala.com.vn Emai : transon@olala.com.vn Đăng kí kinh doanh tại : Sở KHĐT - Hà Nội Giấy phép đăng kí số : 0103015592 Văn phòng chính tại : Phòng 302, Nhà B, Khu C, tập thể ĐH Mỏ Địa chất, Từ Liêm –Hà Nội Họ tên người đại diện : Giám đốc Trần Thanh Sơn. Tổng số nhân viên : 12 người và các cộng tác viên khác. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh: Sản xuất, gia công các loại phần mềm thương mại và các loại phần mềm dùng để xuất khẩu Tư vấn, lạp dự án phát triển các sản phẩm CNTT Chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực CNTT Cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng trện Internet, Đại lý cung cấp dịch vụ Internet Dịch vụ bảo hành, bảo trì các sản phẩm phần mềm 1.2. Quá trình hình thành và phát triển Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm thành lập ngày 29/01/2007. Trung tâm đăng ký giấy phép kinh doanh tại Sở KHĐT - Hà Nội. Công ty với một đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, sáng tạo và nhiệt tình đó ngày càng thu hút được sự tin cậy và yêu mến từ phía khách hàng. Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm (SSD) là một đơn vị luôn đi đầu trong lĩnh vực tư vấn giải pháp công nghệ thông tin, xây dựng hệ thống hạ tầng cơ sở kỹ thuật và chuyển giao công nghệ, cung cấp các phần mềm quản trị nhằm tăng cường công tác quản lý kinh tế tài chính, hoàn thiện Hệ thống kế toán và Hệ thống kiểm soát nội bộ. Công ty SSD đã và đang cung cấp dịch vụ cho nhiều khách hàng là các dự án, các doanh nghiệp, các tổ chức trong và ngoài nước, hoạt động trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh tại Việt Nam 1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh 1.2.1 Chức năng nhiệm vụ Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm víi chức năng chủ yếu Sản xuất, gia công các loại phần mềm thương mại và các loại phần mềm dùng để xuất khẩu.Tư vấn, lập dự án phát triển các sản phẩm CNTT.Chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực CNTT.Cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng trện Internet, Đại lý cung cấp dịch vụ Internet.Dịch vụ bảo hành, bảo trì các sản phẩm phần mềm 1.2.2 Ngành nghề kinh doanh Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm là cung cấp các sản phẩm và dịch vụ công nghệ tới khách hàng. 1.2.3 Thị trường Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm có một thị trường rộng lín. Hầu hết tất cả mọi khách hàng có nhu cầu về các thiết bị máy tính đều có thể trở thành khách hàng của công ty. Công ty luôn luôn đặt yêu cầu của khách hàng lên trên hết víi phương châm phục vụ khách hàng là: “Hãy phục vụ khách hàng trên cả sự mong đợi”. Công ty có một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao đủ đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng. Khách hàng mua các sản phẩm của Công ty sẽ được đảm bảo về giá và chất lượng. Đồng thời được hưởng các chính sách, chế độ dịch vụ ưu tiên hạng A. 1.2.4 Kết quả hoạt động kinh doanh Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm là một đơn vị mới thành lập. Tuy còn khá non trẻ nhưng công ty luôn luôn có khả năng đáp ứng một cách tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng. Víi sự nỗ lực không ngừng của toàn thể lãnh đạo, nhân viên và các cộng tác viên. Công ty đã ngày càng đạt được những thành tựu đáng kể về doanh thu cũng như tạo được uy tín của mình trên thị trường. Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm luôn ý thức được trách nhiệm cao về dịch vụ víi mong muốn được phục vụ khách hàng ngày càng chu đáo hơn. Trung tâm luôn tiếp nhận mọi sự góp ý từ khách hàng về cung cách phục vụ của mình. I.3.5 Tình trạng áp dụng tin học trong công ty Hiện các phòng ban và các bộ phận của Công ty đều được trang bị hệ thống máy tính làm việc văn phòng. Các máy tính đều được liên kết thông qua một hệ thống mạng nội bộ. Công ty cũng xây dựng được trang Web của riêng mình nhằm thực hiện tiếp thị đông đảo tới các khách hàng trên mạng. Điều đó chứng tỏ Công ty đã áp dụng được vấn đề tin học hoá vào trong hoạt động của mình với xu hướng ngày càng mở rộng thêm nữa. 1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động 1.3.1. Sơ đồ tổ chức 1.3.2. Chức năng từng bộ phận 1.3.2.1. Giám đốc điều hành Giám đốc có nhiệm vụ điều hành và quản lý chung tất cả các hoạt động của Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm. Là người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Công ty. Quản lý toàn bộ mọi hoạt động của công ty một cách tổng quát. 1.3.2.2. Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh có nhiệm vụ: - Cung cấp các sản phẩm, dịch vụ. - Tiến hành các hoạt động kinh doanh. - Tiếp thị tới khách hàng, người tiêu dùng. - Tham mưu cho giám đốc các chiến lược kinh doanh. 1.3.2.3. Phòng phát triển phần mềm Phòng phát triển phần mềm có nhiệm vụ: - Thiết lập và thực hiện các dự án, các thiết bị mạng, mạng nội bộ. - Tư vấn các giải pháp về xây dựng và quản lý Website. - Xây dựng phần mềm quản lý. 1.3.2.4. Phòng hỗ trợ kỹ thuật và triển khai. Phòng hỗ trợ kỹ thuật và triển khai có nhiệm vụ: - Lắp đặt, bảo trì, bảo dưìng các sản phẩm và thiết bị tin học, viễn thông. - Tư vấn và giải đáp về kỹ thuật . - Hỗ trợ khách hàng dịch vụ sau bán hàng. 1.3.2.5. Phòng đào tạo Phòng đào tạo có nhiệm vụ phụ trách các dịch vụ tư vấn, đào tạo chuyển giao công nghệ. Tham mưu cho giám đốc về phương hướng dịch vụ tư vấn mới trong chuyển giao công nghệ. 1.3.2.6. Phòng kế toán Phòng kế toán phụ trách các vấn đề về kế toán, tài chính, các hóa đơn chứng từ. Báo cáo với giám đốc về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty 1.5. Hoạt động bán hàng của công ty Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm luôn luôn lấy uy tín chất lượng làm hàng đầu. Công ty có một đội ngũ nhân viên và các cộng tác viên năng động nhiệt tình sáng tạo trong mọi cung cách phục vụ khách hàng. Với khả năng nắm bắt được thị trường và sự nhận thức sâu sắc về xu thế thời đại trong việc tin học hóa toàn cầu. Công ty không ngừng cập nhật các sản phẩm mới nhất, tiện lợi nhất cho người dùng. Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm với quy mô gồm có các phòng ban: Phòng đào tạo, Phòng kế toán, Phòng kỹ thuật, Phòng triển khai, Phòng phát triển phần mềm, Phòng kinh doanh. Trong đó tổng số nhân viên là 12 người. Ngoài ra còn có các cộng tác viên khác. Tuy với quy mô còn nhỏ, là một doanh nghiệp trẻ mới thành lập được hơn một năm nhưng những gì mà công ty đã đạt được là tương đối lớn. Các trang thiết bị cơ sở kỹ thuật tiện nghi được ứng dụng trong công tác quản lý bán hàng như hệ thống máy tính. Công ty luôn có sự cập nhật một cách liên tục về các sản phẩm mới để không ngừng cung cấp ngày càng tốt hơn đa dạng hơn các nhu cầu của khách hàng. Hoạt động bán hàng của Công ty do phòng kinh doanh đảm nhiệm chính. Trước khi có quyết định bán hàng khách hàng được thông qua một bản báo giá của Công ty. Bản báo giá bao gồm các thông tin cơ bản về hàng hoá. Đơn đặt hàng từ khách hàng được gửi đến phòng kinh doanh bằng nhiều hình thức khác nhau và được xử lý thông qua bộ phận kiểm tra đơn đặt hàng. Đơn Đặt hàng hợp lệ được đưa vào qui trình xử lý yêu cầu trên hoá đơn. 1.6. Cơ sở hình thành đề tài Với mong muốn có thể ứng dụng tin học vào công tác quản lý bán hàng nhằm ngày càng tiện lợi hơn. Mặt khác, từ những vấn đề thực tế của Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm , ta nhận thấy công ty chuyên Sản xuất, gia công các loại phần mềm thương mại và các loại phần mềm dùng để xuất khẩu.Tư vấn, lập dự án phát triển các sản phẩm CNTT.Chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực CNTT.Cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng trện Internet, Đại lý cung cấp dịch vụ Internet.Dịch vụ bảo hành, bảo trì các sản phẩm phần mềm. Hoạt động quản lý bán hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty. Xuất phát từ những lý do trên là cơ sở quan trọng cho việc hình thành đề tài về “ xây dựng phần mềm quản lý bán hàng”. Với mục đích là có thể làm cho chương trình lưu thông hàng hoá trở lên nhanh chóng, tiện lợi cho cả doanh nghiệp và người tiêu dùng. Các dữ liệu về khách hàng, về nhà cung cấp, về hàng hoá được lưu giữ một cách có hệ thống. Mục đích lớn nhất của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiện trong quá trình quản lý bán hàng tại doanh nghiệp. Do đó chương trình phải đảm bảo được việc xử lý đơn đặt hàng, phiếu giao hàng cho khách hàng, các xử lý về nhập xuất. 1.7. Mục đích của đề tài Công tác quản lý bán hàng hiện nay cũng đang được triển khai víi mong muốn ứng dụng tin học hoá vào trong công tác quản lý bán hàng. Như vậy, sẽ giúp cho nhà quản lý cũng như các khách hàng có thể giao dịch một cách dễ dàng. Với các ứng dụng đắc lực của máy vi tính thì công tác quản lý bán hàng càng trở nên có sự ứng dụng mạnh mẽ nhờ đó mà các hoạt động cũng như các giao dịch được thúc đẩy nhanh chóng. Với đề tài “xây dựng phần mềm quản lý bán hàng”. Cụ thể ở đây là sự ứng dụng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL server và Visual studio 2005 vào trong công tác quản lý bán hàng. Các giao dịch như tiếp nhận đơn hàng sẽ được linh hoạt và có nhiều hình thức xử lý khác nhau Khách hàng có thể đặt hàng thông qua đơn đặt hàng trực tiếp, qua thư tín, email hoặc qua điện thoại. Với mỗi một hình thức đặt hàng của khách hàng thì có những thủ tục xử lý đơn hàng khác nhau đảm bảo cho công tác tiêu thụ một cách an toàn và vừa lòng khách hàng. Khi một đơn hàng hợp lệ được chấp nhận thì khách hàng có thể ký kết hợp đồng và được nhận một hoá đơn bán hàng từ bộ phận bán hàng. Khách hàng sẽ thanh toán với bộ phận Kế toán thông qua hoá đơn này. Hóa đơn bán hàng được xem như phiếu bảo hành sau khi đã hoàn thành thủ tục giao hàng và thanh toán. Trong thời gian bảo hành khách hàng có thể nhờ trợ giúp khi gặp sự cố. Với mục đích có thể quản lý một cách dễ dàng về các thông tin hàng hoá, nhà cung cấp, khách hàng, hoá đơn, phiếu nhập cũng như các khoản thanh toán khác. Người sử dụng có thể nắm bắt được thông tin về hàng hoá, khách hàng, nhà cung cấp … một cách đầy đủ và thông qua đó có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất khi biết mã hoặc tên của các đối tượng Chương 2 : PHÂN TÍCH THIẾT KÊ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 2.1. Mô hình nghiệp vụ 2.1.1. Nhìn tổng quan về bài toán quản lý bán hàng Quản lý bán hàng Quản lý khách hàng Quản lý nhân viên Quản lý vật tư Hình 2. 1 - Mô hình tổng quan về bài toán quản lý bán hàng 2.1. 2. Mô tả bằng lời Phòng kinh doanh của trung tâm thương mại và dịch vụ công nghệ Adam có chức năng quản lý tất cả các các hoạt động bán hàng tại công ty. Phòng có chức năng quản lý tất cả các giao dịch với khách hàng. Mỗi khách hàng có thể đặt đơn đặt hàng bằng nhiều hình thức khác nhau: gọi điện, gửi email, đơn đặt hàng… Và mỗi khách hàng có thể đặt một hoặc nhiều đơn đặt hàng. Nếu một đơn đặt hàng sau khi kiểm tra hợp lệ và được chấp nhận thì một nhân viên trong bộ phận quản lý bán hàng sẽ lập hoá đơn bán hàng với các nội dung được yêu cầu như trên đơn đặt hàng. Mỗi một đơn hàng có thể ghi nhiều thiết bị, và mỗi thiết bị có thể có trong nhiều phiếu xuất kho( hóa đơn). Ngoài chịu trách nhiệm về việc xuất bán thiết bị bộ phận quản lý bán hàng còn chịu trách nhiệm quản lý về việc nhập hàng từ nhà cung cấp khi có yêu cầu của bộ phận kho. Quản lý thông tin về các lần nhập xuất kho thiết bị hàng hoá để nắm bắt được thông tin hàng hoá khi có yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra còn quản lý số lượng tồn kho của mỗi loại thiết bị ở từng thời điểm. 2.2. Sơ đồ chức năng kinh doanh của quy trình quản lý bán hàng Mục đích của sơ đồ này nhằm xác định chính xác cụ thể các chức năng chính của hệ thống thông tin. Hệ thống quản lý bán hàng tại trung tâm thương mại và dịch vụ công nghệ ADAM bao gồm có : - Bộ phận bán hàng - Bộ phận giao hàng - Bộ phận bảo hành bảo trì - Bộ phận kho Sơ đồ hệ thống quản lý bán hàng như sau: Hình 2. 2 - Sơ đồ hệ thống quản lý bán hàng Hệ thống quản lý bán hàng Bộ phận kho Bộ phận phụ trách bảo hành bảo trì Bộ phận giao hàng Bộ phận bán hàng 2.2.1. Sơ đồ chức năng của hệ thống quản lý bán hàng: Hình 2. 3 - Sơ đô chức năng quản lý bán hàng Quản lý danh mục Quản lý nhập xuất Quản lý bán hàng Báo cáo * Phân rã chức năng của quản lý danh mục có : 2.2.2 Sơ đồ chức năng của qui trình quản lý danh mục của hệ thống thông tin quản lý bán hàng Hình 2. 4 - Sơ đồ BFD quản lý danh mục hệ thống Quản lý danh mục Tìm kiếm dữ liệu Hiệu chỉnh dữ liệu Cập nhật mới dữ liệu Trong đó các danh mục cần quản lý đó là : + Danh mục khách hàng + Danh mục hàng hoá + Danh mục nhà cung cấp + Danh mục đơn hàng Phân rã chức năng của qui trình quản lý nhập _ xuất có 2.2.3 Sơ đồ chức năng của qui trình quản lý nhập xuất Quản lý nhập _ xuất Quản lý xuất Quản lý nhập Quản lý nhập xuất được phân rã thành quản lý nhập và quản lý xuất có sơ đồ như sau. Sơ đồ chức năng qui trình quản lý nhập xuất Trong đó quản lý nhập được phân rã tiếp thành các bước sau: Đặt hàng Xử lý nhập hàng 2.2.4 Sơ đồ chức năng của xử lý nhập như sau: Hình 2. 5 - Sơ đồ chức năng qui trình quản lý nhập Quản lý nhập Đặt hàng Xử lý nhập hàng * Phân rã chức năng của qui trình xuất: Gồm có các công đoạn sau: Xử lý đơn hàng + Tiếp nhận đơn hàng + Kiểm tra đơn hàng Xử lý yêu cầu: + Lập hóa đơn( Phiếu xuất kho kiêm bảo hành) + Xử lý nhập kho 2.2.5 Sơ đồ chức năng qui trình quản lý xuất Hình 2. 6 - Sơ đồ chức năng qui trình quản lý xuất Quản lý xuất Xử lý đơn đặt hàng Tiếp nhận đơn hàng Xử lý yêu cầu Kiểm tra đơn hàng Lập hoá đơn Xử lý giao hàng Phân rã chức năng báo cáo : + Lập báo cáo tồn kho + Lập báo cáo đơn hàng + Lập báo cáo doanh thu + Báo cáo tổng hợp 2.2.6 Sơ đồ chức năng của qui trình lập báo cáo Hình 2. 7 - Sơ đồ chức năng của qui trình lập báo cáo Báo cáo Báo cáo doanh thu Báo cáo đơn hàng Báo cáo tổng hợp Báo cáo nhập _ xuất _tồn 2.3. Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý bán hàng 2.3.1 Sơ đồ luồng thông tin qui trình bán hàng Hình 2. 8 - Sơ đồ luồng thông tin quản lý bán hàng 2.3.2 Sơ đồ luồng thông tin qui trình mua hàng Hình 2. 9 - Sơ đồ luồng thông in mua hàng 2.4.Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý bán hàng 2.4.1.Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống thông tin quản lý bán hàng Hình 2. 10- Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống thông tin quản lý bán hàng 2.4.2.Sơ đồ ngữ cảnh mức 0 của hệ thống thông tin quản lý bán hàng Hình 2. 11 - Sơ đồ ngữ cảnh mức Context Phân rã tiến trình quản lý danh mục có sơ đồ phân rã mức 1 của hệ thống thông tin quản lý bán hàng: 2.4.3.Sơ đồ DFD quy trình quản lý danh mục của hệ thống thông tin quản lý bán hàng Hình 2. 12 - Sơ đồ ngữ cảnh mức một của hệ thống thông tin quản lý bán hàng Sơ đồ DFD phân rã mức một của tiến trình quản lý danh mục trong hệ thống thông tin quản lý bán hàng Phân rã tiến trình quản lý nhập xuất có sơ đồ DFD mức 1 Tiến trình quản lý nhập xuất bao gồm có: Quản lý nhập: Quản lý xuất 2.4.4.Sơ đồ DFD mức 1 quản lý nhập xuất Hình 2. 13 - Sơ đồ DFD mức 1 quản lý nhập xuất Sơ đồ DFD mức 1 tiến trình quản lý nhập xuất hệ thống thông tin quản lý bán hàng. Phân rã quản lý xuất có các công đoạn sau: Xử lý đơn đặt hàng: + Tiếp nhận đơn hàng + Kiểm tra đơn hàng Xử lý yêu cầu: + Xử lý giao hàng +Lập hoá đơn Khách hàng gửi đơn hàng tới bộ phận tiếp nhận đơn hàng. Đơn đặt hàng có thể qua điện thoại hoặc email, đơn giấy gửi đên bộ phận quản lý bán hàng sau khi khách hàng đã lựa chọn được mặt hàng cần mua thông qua bảng báo giá. Đơn đặt hàng của khách hàng được lưu trữ trong tệp đơn hàng. Sau đó là quá trình kiểm tra đơn hàng, tiến hành loại bỏ những đơn hàng không hợp lệ. Những đơn đặt hàng đạt yêu cầu được đưa đi xử lý, lập hoá đơn gửi đến khách hàng theo nội dung đặt hàng của từng hoá đơn. Quá trình xử lý yêu cầu của đơn đặt hàng bao gồm có lập hoá đơn, xử lý xuất hàng (xử lý giao hàng). 2.4.5.Sơ đồ DFD mức 2 của quy trình quản lý bán hàng Hình 2. 14 - Sơ đồ mức hai quy trình quản lý bán hàng 2.4.6. Sơ đồ DFD mức 3 tiến trình quản lý xuất của hệ thống quản lý bán hàng * Phân rã tiếp xử lý đơn hàng có DFD mức 3 của hệ thống quản lý bán hàng: Hình 2. 15 - Sơ đồ mức 3 của quy trình quản lý bán hàng Sau khi kiểm tra đơn hàng xong, bộ phận quản lý bán hàng tiến hành xử lý yêu cầu trong đơn hàng của khách hàng. Quá trình xử lý đơn hàng bao gồm những công đoạn sau: Lập hoá đơn bán hàng( Phiếu xuất kho kiêm phiếu bảo hành) Xử lý giao hàng 2.4.7.Sơ đồ DFD quy trình xử lý yêu cầu trong hóa đơn của tiến trình quản lý bán hàng Hình 2. 16- Sơ đồ DFD quy trình xử lý yêu cầu trong hóa đơn của tiến trình quản lý bán hàng 2.4.8 Sơ đồ DFD mức 2 qui trình quản lý nhập của HTTT quản lý bán hàng. Hình 2. 17 - Sơ đồ DFD mức 2 qui trình quản lý nhập của HTTT quản lý bán hàng. 2.5. Mô hình tổng quan của hệ thống Hình 2. 18 - Mô hình BFD 2.6.Sơ đồ quan hệ thực thể Hình 2. 19 - Sơ đồ quan hệ thực thể 2.7. Mẫu hóa đơn bán hàng Mẫu số: 01 GTTT_ 3 LL Hoá đơn bán hàng Ngày …… tháng…….năm…… Số hoáđơn:………………………………………………………….... Đơn vi bán:…………………………………………………………... Địa chỉ:………………………… Mã số thuế………………………………… Điện thoại :……………………….. Tên khách hàng:…………………………………………………………….. Địa chỉ:…………………………… Số tài khoản…………………………….. Hình thức thanh toán:………………… Mã số thuế………………………….. Tên hàng đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền Cộng tổng số tiền:………………………………………………….. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Ký,ghi rõ họ tên Ký, ghi rõ họ tên Ký, ghi rõ họ tên Phiếu xuất kho Số tự ….thứ Tên thiết bị… Mô tả kỹ thuật…. Số lượng…. Đơn gía…. Thành tiền…. Stt Tên thiết bị Mô tả kỹ thuật Số lượng đơn giá Thành tiền Phiếu nhập kho bộ phận nhập hàng từ nhà cung cấp dựa trên báo cáo tồn kho để ra quyết định mua hàng Phiếu nhập kho bao gồm có: Tên nhà cung cấp Điện thoại Địa chỉ Tên thiết bị Số lượng Đơn giá Thành tiền Thời gian bảo hành Tổng cộng Phương thức thanh toán Thủ kho Người giao hàng Ngày tháng 2.8. Thiết kế cơ sở dữ liệu: 2.8.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu trên cơ sở các đầu ra của hệ thống 2.8.1.1 Xác định các đầu ra của hệ thống Các thông tin đầu ra của hệ thống bao gồm: Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Danh sách các nhà cung cấp Danh sách khách hàng Danh mục hàng hoá 2.8.1.2 Liệt kê các phần tử thông tin trên các đầu ra Từ đầu ra “hoá đơn bán hàng” có các phần tử thông tin đầu ra như sau: Số hoá đơn Mã khách hàng Tên khách hàng Số tài khoản Địa chỉ Điện thoại Mã hàng (R) Tên hàng (R) Nguồn cung cấp (R) Nơi sản xuất (R) Ngày sản xuất (R) Mô tả kỹ thuật (R) bảo hành (R) Đơn vị tính (R) Đơn giá (R) Số lượng (R) Thành tiền (S) VAT(S) Ngày bán Người bán Phương thức thanh toán Từ đầu ra phiếu nhập kho có danh sách các phần tử thông tin là: - Số phiếu nhập Nhà cung cấp Nội dung Mã hàng (R) Tên hàng (R) Số lượng (R) Đơn vị tính (R) Đơn giá (R) Thành tiền (S) Tổng cộng (S) Phương thức thanh toán Người giao hàng (R) Ngày nhập Biên nhận (S) Thủ kho (S) Số thứ tự (S) Trong đó - R kí hiệu là các thuộc tính lặp- thuộc tính mà có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. - S kí hiệu là các thuộc tính thứ sinh _ thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Các thuộc tính gạch chân là các thuộc tính khoá (thuộc tính đinh danh cho thông tin bán hàng). Tại trung tâm thương mại và dịch vụ công nghệ ADAM thì phiếu xuất kho kiêm phiếu bảo hành đóng vai trò như một hoá đơn bán hàng. Công việc thanh toán được dựa trên phiếu xuất kho kiên phiếu bảo hành cũng như công tác bảo hành bảo trì. Trên phương diên quản lý có thể bỏ các thuộc tính thứ sinh và những thuộc tính ít có ý nghĩa trong quản lý ra khỏi danh sách. 2.8.1.3 Chuẩn hóa dữ liệu 2.8.1.3.1 Chuẩn hóa mức 1( 1.NF) Chuẩn hoá mức 1 qui định rằng trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách chúng ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Sau khi chuẩn hoá mức một có danh sách các thuộc tính của “hoá đơn bán hàng” được tách làm hai danh sách như sau: Hoá đơn Số hoá đơn Mã khách hàng Điện thoại Giới tính Địa chỉ Số tài khoản Phương thức thanh toán Ngày bán Người bán Hàng hoá: Mã hàng Số hoá đơn Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Ngày sản xuất Nơi sản xuất Sau khi chuẩn hoá mức một thì các thuộc tính của phiếu nhập kho được tách thành 2 danh sách như sau: Phiếu nhập Số phiếu nhập Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Điện thoại Nội dung Ngày nhập Người giao hàng Chi tiết phiếu nhập Số phiếu nhập Mã hàng Tên hàng Số lượng Đơn giá Đơn vị tính Sau khi đã chuẩn hoá mức một tiến hành việc chuẩn hoá mức 2 2.8.1.3.2 Chuẩn hoá mức 2(2.NF) Chuẩn hoá mức 2 qui định rằng trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm và toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó là khoá cho danh sách mới. đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Sau quá trình chuẩn hoá mức 2 có các danh sách thuộc tính của “hoá đơn bán hàng” sẽ là: Hoá đơn Số hoá đơn Mã khách hàng Địa chỉ Điên thoại Số tài khoản Phương thức thanh toán Ngày bán Người bán Hàng bán Số hoá đơn Mã số Mã khách hàng Số lượng Hànghoá Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn gía Nơi sản xuất Ngày sản xuất Sau khi chuẩn hoá mức 2 thì phiếu nhập kho sẽ là: Phiếu nhập: Số phiếu nhập Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Điện thoại Ngày nhập Chi tiết phiếu nhập Số chi tiết Số phiếunhập Mã hàng Số lượng Hànghoá Sau khi tiến hành chuẩn hoá mức 2 tiến hành chuẩn hoá mức 3(3.NF) 2.8.1.3.3 Chuẩn hoá mức 3(3.NF) Chuẩn hoá mức 3 qui định rằng trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắt buộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào thuộc tính X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới. Sau khi chuẩn hoá mức 3 danh sách thuộc tính của hoá đơn bán hàng được tách là: Hoá đơn Số hoá đơn Mã khách hàng Phương thức thanh toán Ngày bán Người bán Khách hàng: Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Điện thoại Số tài khoản Giới tính Hàng bán: Số hoá đơn Mã hàng Số lượng Hàng hoá: Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Sau khi chuẩn hoá mức 3 có danh sách của phiếu nhập như sau: Phiếu nhập: Mã phiếu nhập Mã nhà cung cấp Ngày nhập Chi tiết phiếu nhập Số phiếu nhập Mã hàng Số lượng Đơn giá Nhà cung cấp: Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Điện thoại Số tài khoản Hàng hoá Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Sau khi chuẩn hoá mức 3 tiến hành thiết lập các cơ sở dữ liệu Các bảng trong cơ sở dữ liệu được thiết kế đó là: Có bảng hàng hoá được tính hai lần trong hệ thống các đầu ra được thiết kế như trên. 2.8.2.Các tệp trong CSDL Các tệp danh mục là: * Tệp phiếu nhập chi tiết (table phieunhapchitiet) Tệp này lưu trữ thông tin về các lần nhập kho khác nhau. Cho biết mã hàng nào trong phiếu nhập nào, và số lượng là bao nhiêu. * Tệp phiếu nhập (table phieunhap) Tệp phiếu nhập là tệp dùng lưu trữ thông tin về mỗi lần nhập kho thiết bị. * Tệp hóa đơn chi tiết (table HoaDonChiTiet) *Tệp Hóa Đơn ( table HoaDon) * Tệp Danh Mục Nhân Viên (table DMNhanVien) * Tệp Danh Mục Nhà Cung Cấp ( table DMNhaCungCap) * Tệp Danh Mục Kho (table DMKho) * Tệp Danh Mục Hàng Hóa ( table DMHangHoa) * Tệp Danh Mục Khách Hàng (table DMKhachHang) * Tệp Mật Khẩu (table MatKhau) 2.8.3.Thiết kế các giải thuật 2.8.3.1. Thuật toán Đăng nhập 2.8.3.2.Thuật toán Cập nhật dữ liệu 2.8.3.3. Thuật toán xóa bản ghi 2.8.3.4. Thuật toán xóa bản ghi 2.9. Các From Chương Trình Hình 2. 20 - Form Đăng nhập Hình 2. 21 - From Đổi Mật Khẩu Hình 2. 22 - From Danh Mục Hàng Hóa Hình 2. 23 - From Danh Mục Nhân Viên Hình 2. 24 - From Danh Mục Nhà Cung Cấp Hình 2. 26 - Form Cập nhật Kho hàng Hình 2. 25 - Danh Mục Khách Hàng Hình 2. 27 - Phiếu Nhập Hàng Hình 2. 28 - Hóa Đơn Bán Hàng Hình 2. 29 - From Phiếu Xuất Hàng Hóa 2.10. Các mẫu báo cáo của chương trình Hình 2. 30 - Hóa đơn bán hàng Hình 2. 31 - Phiếu nhập hàng Hình 2. 32 - Phiếu xuất hàng KẾT LUẬN Chuyên đề thực tập tốt nghiệp là một công trình đòi hỏi phải có tính công phu. Nó chính là thước đo cho sự phát triển về trình độ cũng như nhận thức của từng sinh viên trong giai đoạn thực tập dài 15 tuần học. Sau gần 6 tuần tiến hành giai đoạn thực tập, tôi đã hoàn thành trước mắt được những việc sau đây : Tìm và liên hệ được chỗ thực tập Nghiên cứu và hiểu được quy mô, sản phẩm mà Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm thực hiện Xác định được đề tài cho giai đoạn thực tập của mình Học tập ngôn ngữ lập trình bậc cao : VISUAL BASIC.NET và SQL server là 2 ngôn ngữ lập trình tôi dự định sử dụng cho phần mềm của mình sau nây Giai đoạn tiếp theo tôi dự định thực hiện những công việc như sau : Tiếp tục nghiên cứu một số lý thuyết mới trong việc ứng dụng sản xuất phần mềm mà trên thực tế đang áp dụng Bắt tay vào chế tác phần mềm Tiếp tục nghiên cứu về VISUAL BASIC.NET và SQL server Hoàn thành báo cáo thực tập DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS. Trương Văn Tú, Ts. Trần Thị Song Minh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, NXB. Giáo dục,1998 PGS,Ts Trần Công Uẩn, Giáo trình cơ sở dữ liệu 1 + 2, NXB, Thống kê,2005 Tạp chí Tin học nhà trường tháng 8,9,10,11,12/2007 và tháng 1/2008 4. Trang web của công ty : www.olala.com.vn PHỤ LỤC Global.Microsoft.VisualBasic.CompilerServices.DesignerGenerated()> _ Partial Class frmLogin Inherits System.Windows.Forms.Form 'Form overrides dispose to clean up the component list. _ Protected Overrides Sub Dispose(ByVal disposing As Boolean) If disposing AndAlso components IsNot Nothing Then components.Dispose() End If MyBase.Dispose(disposing) End Sub 'Required by the Windows Form Designer Private components As System.ComponentModel.IContainer 'NOTE: The following procedure is required by the Windows Form Designer 'It can be modified using the Windows Form Designer. 'Do not modify it using the code editor. _ Private Sub InitializeComponent() Dim resources As System.ComponentModel.ComponentResourceManager = New System.ComponentModel.ComponentResourceManager(GetType(frmLogin)) Me.Panel1 = New System.Windows.Forms.Panel Me.Panel3 = New System.Windows.Forms.Panel Me.Label1 = New System.Windows.Forms.Label Me.txtUser = New System.Windows.Forms.TextBox Me.Label2 = New System.Windows.Forms.Label Me.txtPass = New System.Windows.Forms.TextBox Me.Panel2 = New System.Windows.Forms.Panel Me.pictureBox1 = New System.Windows.Forms.PictureBox Me.btnExit = New System.Windows.Forms.Button Me.btnLogin = New System.Windows.Forms.Button Me.Panel4 = New System.Windows.Forms.Panel Me.Panel1.SuspendLayout() Me.Panel3.SuspendLayout() Me.Panel2.SuspendLayout() CType(Me.pictureBox1, System.ComponentModel.ISupportInitialize).BeginInit() Me.SuspendLayout() ' 'Panel1 ' Me.Panel1.Controls.Add(Me.Panel3) Me.Panel1.Controls.Add(Me.Panel2) Me.Panel1.Controls.Add(Me.btnExit) Me.Panel1.Controls.Add(Me.btnLogin) Me.Panel1.Location = New System.Drawing.Point(2, 2) Me.Panel1.Name = "Panel1" Me.Panel1.Size = New System.Drawing.Size(421, 161) Me.Panel1.TabIndex = 0 ' 'Panel3 ' Me.Panel3.BackColor = System.Drawing.SystemColors.ButtonFace Me.Panel3.Controls.Add(Me.Label1) Me.Panel3.Controls.Add(Me.txtUser) Me.Panel3.Controls.Add(Me.Label2) Me.Panel3.Controls.Add(Me.txtPass) Me.Panel3.ForeColor = System.Drawing.SystemColors.ControlText Me.Panel3.Location = New System.Drawing.Point(159, 7) Me.Panel3.Name = "Panel3" Me.Panel3.Size = New System.Drawing.Size(253, 102) Me.Panel3.TabIndex = 8 ' 'Label1 ' Me.Label1.AutoSize = True Me.Label1.Location = New System.Drawing.Point(24, 23) Me.Label1.Name = "Label1" Me.Label1.Size = New System.Drawing.Size(29, 13) Me.Label1.TabIndex = 1 Me.Label1.Text = "User" ' 'txtUser ' Me.txtUser.Location = New System.Drawing.Point(103, 20) Me.txtUser.Name = "txtUser" Me.txtUser.Size = New System.Drawing.Size(136, 20) Me.txtUser.TabIndex = 2 ' 'Label2 ' Me.Label2.AutoSize = True Me.Label2.Location = New System.Drawing.Point(24, 59) Me.Label2.Name = "Label2" Me.Label2.Size = New System.Drawing.Size(53, 13) Me.Label2.TabIndex = 3 Me.Label2.Text = "Mật Khẩu" ' 'txtPass ' Me.txtPass.Location = New System.Drawing.Point(103, 59) Me.txtPass.Name = "txtPass" Me.txtPass.PasswordChar = Global.Microsoft.VisualBasic.ChrW(42) Me.txtPass.Size = New System.Drawing.Size(136, 20) Me.txtPass.TabIndex = 4 ' 'Panel2 ' Me.Panel2.Controls.Add(Me.pictureBox1) Me.Panel2.Location = New System.Drawing.Point(4, 7) Me.Panel2.Name = "Panel2" Me.Panel2.Size = New System.Drawing.Size(148, 148) Me.Panel2.TabIndex = 7 ' 'pictureBox1 ' Me.pictureBox1.Image = CType(resources.GetObject("pictureBox1.Image"), System.Drawing.Image) Me.pictureBox1.Location = New System.Drawing.Point(6, 6) Me.pictureBox1.Name = "pictureBox1" Me.pictureBox1.Size = New System.Drawing.Size(136, 136) Me.pictureBox1.TabIndex = 6 Me.pictureBox1.TabStop = False ' 'btnExit ' Me.btnExit.Location = New System.Drawing.Point(307, 121) Me.btnExit.Name = "btnExit" Me.btnExit.Size = New System.Drawing.Size(72, 29) Me.btnExit.TabIndex = 5 Me.btnExit.Text = "Thoát" Me.btnExit.UseVisualStyleBackColor = True ' 'btnLogin ' Me.btnLogin.Location = New System.Drawing.Point(200, 121) Me.btnLogin.Name = "btnLogin" Me.btnLogin.Size = New System.Drawing.Size(72, 28) Me.btnLogin.TabIndex = 0 Me.btnLogin.Text = "Đăng Nhập" Me.btnLogin.UseVisualStyleBackColor = True ' 'Panel4 ' Me.Panel4.Location = New System.Drawing.Point(239, 169) Me.Panel4.Name = "Panel4" Me.Panel4.Size = New System.Drawing.Size(251, 31) Me.Panel4.TabIndex = 9 ' 'frmLogin ' Me.AutoScaleDimensions = New System.Drawing.SizeF(6.0!, 13.0!) Me.AutoScaleMode = System.Windows.Forms.AutoScaleMode.Font Me.ClientSize = New System.Drawing.Size(425, 165) Me.Controls.Add(Me.Panel4) Me.Controls.Add(Me.Panel1) Me.Name = "frmLogin" Me.Text = "frmLogin" Me.Panel1.ResumeLayout(False) Me.Panel3.ResumeLayout(False) Me.Panel3.PerformLayout() Me.Panel2.ResumeLayout(False) CType(Me.pictureBox1, System.ComponentModel.ISupportInitialize).EndInit() Me.ResumeLayout(False) End Sub Friend WithEvents Panel1 As System.Windows.Forms.Panel Friend WithEvents btnExit As System.Windows.Forms.Button Friend WithEvents txtPass As System.Windows.Forms.TextBox Friend WithEvents Label2 As System.Windows.Forms.Label Friend WithEvents txtUser As System.Windows.Forms.TextBox Friend WithEvents Label1 As System.Windows.Forms.Label Friend WithEvents btnLogin As System.Windows.Forms.Button Private WithEvents pictureBox1 As System.Windows.Forms.PictureBox Friend WithEvents Panel4 As System.Windows.Forms.Panel Friend WithEvents Panel3 As System.Windows.Forms.Panel Friend WithEvents Panel2 As System.Windows.Forms.Panel End Class