Báo cáo thực tập nhận thức tại Ban tài chính-Liên đoàn lao động thành phố Hồ Chí Minh

...................... 17 1) Photocopy: .......................................................................................... 17 2) Cách sử dụng máy in .......................................................................... 19 3) Giao tiếp qua điện thoại: .................................................................... 20 4) Sử dụng các loại văn phòng phẩm để đóng chứng từ: ...................... 21 5) Kiểm tra chữ kí trong chứng từ: ........................................................ 22 6) Bán phiếu thu, phiếu chi: ................................................................... 23 7) Đi ngân hàng, kho bạc đề lấy chứng từ: ............................................ 24 8) Sử dụng word và excel:....................................................................... 24 9) Chuẩn bị chương trình tập huấn và Ngày hội Gia đình: .................. 27 CÔNG VIỆC TÌM HIỂU THÊM ...................................................................... 29 1. Cách tính lương .................................................................................... 29 2. Cách sử dụng phần mềm kế toán cơ bản ............................................... 31 Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang IX NHẬN XÉT CÁ NHÂN ................................................................................... 34 LỜI KẾT .......................................................................................................... 35 PHỤ LỤC ........................................................................................................ 37 Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 1 PHẦN 1: I. GIỚI THIỆU VỀ DOANH NGHIỆP,CƠ QUAN ĐANG THỰC TẬP Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 2 1. Giới thiệu khái quát về Liên Đoàn Lao Động TP HCM  Liên đoàn Lao động thành phố Hồ Chí minh được tổ chức theo địa hình giới hành chính, do Đoàn chủ Tịch Liên Đoàn Lao động Việt Nam thành lập phù hợp với quy định của Luật Công Đoàn.  LĐLĐ TP HCM đại diện, bảo vệ quền lợi hợp pháp, chính đáng cảu công dân, viên chức, lao động - công dân lao động. Đồng thơi xây dựng tổ chức Công Đoàn ngày càng lớn mạnh.  Tổ chức Công Đoàn hoạt động theo Bộ Luật Lao động và Luật Công Đoàn nước Cộng Hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.  Địa chỉ: 14 Cách mạng Tháng 8, Quận 1,TP.HCM  Điện thoại: (08)38.297.716 – 08 38290845  Fax: (08) 38243787  MST: 0310097626  MSSDNS: 104009 1.1 Quá trình hình thành và phát triển  Đội ngũ công nhân Việt Nam xuất hiện khi có cuộc khai thác thuộc địa lần thứ nhất (1897 – 1914) của thực dân Pháp. Số lượng công nhân năm 1906 là 49500 người. Sau đó thực dân Pháp tiếp tục tiến hành cuộc khai thác thuộc địa lần thứ 2 (1919-1929) nhằm tăng cường vơ vét bóc lột nhân dân thuộc địa để bù đáp những tổn thất trong chiến tranh. Từ sự đầu tư vào công việc khai thác thuộc địa của thực dân Pháp dẫn tới sự ra đời tất yếu khách quan của phương thức sản xuất tư bản chủ nghĩa ở Việt Nam. Và đó là điều kiện cơ bản làm xuất hiện một giai cấp mới: “Giai cấp công nhân Việt Nam”.  Năm 1921, đồng chí Tôn Đức Thắng bắt tay vào cuộc vận động thành lập Công Hội Ba Son. Mục đích của hội là: đấu tranh bênh vực quyền lợi công nhân, đấu tranh chống đế quốc tư bản. Công hội đỏ đã trở thành linh hồn trong các phong trào bãi công của công nhân Ba Son, Sài Gòn- Chợ Lớn vào những năm 1920-1925, mà điển hình là cuộc Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 3 bãi công của công nhân Ba Son tháng 08/1925. Đây là cuộc đấu tranh đầu tiên của công nhân ta mang tính chính trị quốc tế.  Tổng Công Hội Đỏ Bắc Kỳ- tổ chức tiền thân của Công Đoàn Việt Nam. Ban Chấp Hành Trung Ương lâm thời Đông Dương Cộng Sản Đảng quyết định tổ chức Hội nghị đại biểu Tổng Công Hội Đỏ Bắc Kì lần thứ 1 ngày 18/07/1929. Hội nghị được tổ chức tại trụ sở Tổng Công Hội Bắc Kì, số nhà 15 Hàng Nón-Hà Nội. Đại hội đã bầu Ban Chấp Hành Trung Ương lâm thời Đông Dương Đảng Cộng Sản Đảng đứng đầu.  Từ năm 1940 đến 1975, tổ chức Công Hội Đỏ đã cùng với Đảng sát cánh cùng nhân dân lao động trường kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ tổ chức Tổng Công Hội Đỏ sau nhiều lần đổi tên, đến 1988 đã chính thức đổi tên thành “Tổng Liên Đoàn Lao Động Việt Nam”, trụ sở chính đặt tại số 82 Trần Hưng Đạo, Hà Nội. 1.2 Chức năng, Nhiệm vụ và Quyền hạn LĐLĐ TP.HCM 1.2.1 Chức năng của Liên Đoàn Lao Động thành phố (được quy định tại điều 28 Điều Lệ Công Đoàn VN)  Liên đoàn Lao động Thành phố được tổ chức theo địa giới Hành Chính thành phố do Đoàn Chủ Tịch Tổng Liên Đoàn Lao Động Việt Nam quyết định của Luật Công Đoàn.  Đối tượng tập hợp của Liên Đoàn Lao Động Thành phố gồm đoàn viên, công nhân viên chức lao động trên địa bàn.  Liên đoàn Lao động Thành phố chỉ đạo trực tiếp các Liên Đoàn Lao Động quận huyện, Công đoàn ngành địa phương, Công đoàn tổng công ty (thuộc thành phố), Công đoàn Khu Chế xuất – công nghiệp và các Công đoàn cơ sở, nghiệp đoàn trực thuộc( Kể cả Công đoàn cơ sở các đơn vị của Trung ương không có Công đoàn ngành Trung ương hoặc Công đoàn tổng công ty). 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn của Liên đoàn lao động thành phố Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 4  Tuyên truyền đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước và nhiệm vụ của tổ chức Công đoàn.  Đại diện bảo vệ các quyền, lợi ích hợp pháp ,chính đáng của đoàn viên,công nhân viên chức lao động trên địa bàn.  Triển khai thực hiện các Chỉ thị, Nghị quyết của Ban Chấp Hành, Đoàn Chủ Tịch Tổng Liên Đoàn Lao Động Việt Nam và nghị quyết đại hội Công đoàn thành phố. Tham gia với cấp Đảng Ủy cơ quan nhà nước về các chủ trương, kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội và các vấn đề có liên quan đến đời sống, việc làm và điều kiện làm việc của công nhân, viên chức lao động trên địa bàn, tổ chức các phong trào thi đua yêu nước, các hoạt động xã hội.  Phối hợp với các cơ quan chức năng của Nhà nước, Công đoàn ngành Trung ương tổ chức thanh tra, kiểm tra việc thực hiện pháp luật và các chính sách có liên quan trực tiếp đến công nhân, viên chức, lao động trong các cơ quan, doanh nghiệp. Hướng dẫn và chỉ đạo việc giải quyết tranh chấp lao động tham gia điều tra tai nạn lao động, bảo vệ quyền lợi và lợi ích hợp pháp của người lao động trên địa bàn.  Hướng dẫn, chỉ đạo các Công Đoàn cơ sở của Công Đoàn Tổng công ty thuộc Trung ương và Công đoàn ngành Trung ương.  Tổ chức giáo dục nâng cao trình độ văn hóa và nghề nghiệp cho công nhân viên chức lao động, Tổ chức các trung tâm giới thiệu việc làm, văn phòng tư vấn pháp luật theo quy định của Nhà nước và Tổng Liên Đoàn Lao Động Việt Nam.  Thực hiện quản lí, đào tạo, bồi dưỡng các bộ và thực hiện chính sách cán bộ theo phân cấp của Thành ủy và Tổng Liên Đoàn Lao Động Việt Nam.  Hướng dẫn, chỉ đạo đại hội các Công đoàn cấp dưới, xây dựng Công đoàn cơ sở và nghiệp đoạn vững mạnh. Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 5  Thực hiện quan hệ đối ngoại theo quy định của đoàn Chủ tịch Tổng Liên Đoàn Lao Động Việt Nam. 1.3 Cơ cấu tổ chức quản lí 1.3.1 Ban tổ chức  Tham mưu đề xuất với Ban thường vụ quyết định các hình thức, các mô hình tổ chức Công đoàn phù hợp với cơ chế mới, phù hợp với tình hình thực tế trên địa bàn, đúng nguyên tắc và điều lệ Công đoàn Việt Nam qui định.  Thường xuyên theo dõi biến động về tổ chức, cũng cố tổ chức chú trọng phát triển công tác đoàn viên và xây dựng mới Công đoàn cơ sở trong khu vực cả ngoài quốc doanh cả về số lượng lẫn chất lượng.  Giúp Ban thường vụ tổ chức thực hiện việc quản lí đội ngũ cán bộ.  Tham mưu cho thường vụ thực hiện đúng chê độ chính sách đối với đội ngũ cán bộ, đề xuất các chủ trương quy hoạch, đào tạo, đề bạt, bố trí sử dụng, nâng lương, khen thưởng kỷ luất cán bộ…một cách hợp lý trên cơ sở yêu cầu công tác khả năng và phẩm chất cán bộ. 1.3.2 Văn phòng Ủy Ban kiểm tra  Văn phòng ủy ban kiểm tra là bộ phận chuyên trách thường trực của Ủy ban kiểm tra, giúp Ủy ban kiểm tra thực hiện các nghị quyết của Ban chấp hành LĐLĐ TP và chương trình công tác của Ủy ban kiểm tra giữa hai nhiệm kỳ.  Văn phòng Ủy ban kiểm tra có nhiệm vụ  Kiểm tra giám sát việc sử dụng và quản lý tài chính ,tài sản công đoàn và các hoạt động kinh tế trong công đoàn các cấp  Kiểm tra và giải quyết các khiếu nại tố cáo của đoàn viên công đoàn công nhân viên chức người lao động  Kiểm tra thi hành điều lệ công đoàn  Bồi dưỡng và hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra cho các cấp công đoàn Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 6 1.3.3 Văn phòng  Công tác tổng hợp:  Nghiên cứu và soạn thảo về chỉ thị, nghị quyết, báo cáo và các văn kiện chung của LĐLĐ TP (trừ các văn bản có tính chất chuyên đề thì do các Ban soạn thảo).  Giúp ban thường vụ theo dõi kiểm tra đôn đốc các cấp Công đoàn tổ chức thực hiện có hiệu quả các chỉ thị, nghị quyết của Ban chấp hành, Ban thường vụ LĐLĐ TP.  Tổng hợp chung về tinh thần, về số liệu có liên quan đến hoạt động Công đoàn để phục vụ yêu cầu nghiên cứu và chỉ đạo của Ban thường vụ.  Xây dựng các dự thảo báo cáo, chương trình công tác trong các hội nghị Ban chấp hành theo các định kì.  Giúp ban thường vụ báo cáo tình hình phong trào công nhân viên chức và hoạt động công đoàn cho thành ủy và tổng LĐLĐ Việt Nam.  Công tác hành chính.  Quản lý hồ sơ, công văn đi đến, phát hành các loại công văn của Ban thường vụ, các ban đến các cơ quan hữu quan và trong hệ thố, lo các mặt về thủ tục hành chánh do cơ quan và cán bộ, quản lý việc sử dụng con dấu của cơ quan.  In ấn các tài liệu công văn phục vụ cho công tác chỉ đạo của Ban thường vụ.  Phục vụ cho việc tiếp các đoàn khách quốc tế theo các chủ trương của thường trực.  Công tác quản trị, bảo vệ cơ quan.  Tổ chức quản lý, mua sắm trang thiệt bị các phương tiện làm việc ở các Ban, có kế hoạch kiểm tra sửa chữa kịp thời đáp ứng yêu cầu thực hiện cho các Ban làm việc. Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 7  Quản lý việc sử dụng điện, nước, vệ sinh cơ quan, quản lý tài sản cơ quan.  Phục vụ các cuộc hội nghị, đón tiếp khách và giải quyết các yêu cầu khách đến liên hệ công tác.  Quản lý các loại xe của cơ quan – phục vụ cho việc đi lại theo điều hành của thường trực. 1.3.4 Ban tuyên giáo  Tham mưu đề xuất ban thường vụ về chủ trương, biện pháp giáo dục và rèn luyện đội ngũ công nhân viên chức phù hợp với tình hình thực tiễn địa phương.  Hướng dẫn và tổ chức các phong trào văn hóa, văn nghệ thể dục thể thao phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội và nhu cầu đòi hỏi của công nhân lao động thành phố. 1.3.5 Ban thi đua chính sách  Nghiên cứu đề xuát chủ trương phương hướng, nội dung biện pháp vận động phong trào thi đua trên địa bàn.  Nghiên cứu và tham mưu với Ban thường vụ chỉ đạo đổi mới các hình thức, biện pháp tổ chức hội nghị cán bộ công chức, Đại hội công nhân viên chức ký thỏa ước lao động tập thể.  Tham mưu cho Ban thường vụ chỉ đạo hướng dận cơ sở xây dựng mạng lưới an toàn vệ sinh, những biện pháp ngăn ngừa tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp cho công nhân lao động.  Tổ chức thực hiện những công tác cụ thể về thi đua chính sách bảo hộ lao động trên địa bàn thành phố do ban thường vụ giao cho. 1.3.6 Ban nữ công  Tổ chức thực hiện nhựng công tác về nữ giới trong hệ thống công đoàn theo chủ trương của Ban thường vụ thực hiện các mặt công tác Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 8 xã hội do Ban thường vụ giao. Tham mưu Ban thường vụ đề xuất những biện pháp góp phần chăm lo về vật chất, tinh thần cho nữ giới. 1.3.7 Mối quan hệ giữa các cơ quan  Liên đoàn lao động thành phố có mối quan hệ với các cơ quan hữu quản sau:  Tổng Liên Đoàn Lao động Việt Nam là mối quan hệ với cấp trên (trực tiếp)  Các LĐLĐ quận huyện như: LĐLĐ quận 5, LĐLĐ quận 2, LĐLĐ Gò Vấp, LĐLĐ Hóc Môn, LĐLĐ Thủ Đức,…là các liên đoàn cấp dưới trực thuộc. Có mối quan hệ với kho bạc nhà nước giúp LĐLĐ thu kinh phí công đoàn 2% từ các đơn vị khối hành chỉnh sự nghiệp. Quan hệ với cục thuế là LĐLĐ TP kỳ văn bản liên tịch với cục thuế nhằm thu đủ kinh phí công đoàn, tránh thất thu.  Có mối quan hệ với ngân hàng, kho bạc là khách hàng Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 9 1.3.8 Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động CHỦ TỊCH LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG TPHCM PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC PHÓ CHỦ TỊCH KIÊM TRƯỞNG BAN TUYÊN GIÁO PHÓ CHỦ TỊCH KIÊM TRƯỞNG BAN CHÍNH SÁCH PHÁP LUẬT BAN NỮ CÔNG PHÓ CHỦ TỊCH KIÊM TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC BAN TỔ CHỨC BAN TÀI CHÍNH ỦY BAN KIỂM TRA VĂN PHÒNG BAN CÁN SỰ GIÁO DỤC BAN TUYÊN GIÁO BAN CHÍNH SÁCH PHÁP LUẬT Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 10 II. Giới thiệu sơ lược về Ban Tài Chính Liên đoàn Lao động TP: 1. Chức năng và nhiệm vụ  Ban tài chính là ban quản lý tài chính, tài sản của Liên đoàn Lao động, quản lý theo nguyên tắc tập trung dân chủ công khai, có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ về công tác tổ chức quản lý tài chính kế toán đối với các Công đoàn cơ sở, Công đoàn cấp trên và các đơn vị hành chính sự nghiệp - kinh tế trực thuộc liên đoàn thành phố.  Ban Tài chính có nhiệm vụ sau:  Tham mưu do Ban Thường vụ xây dựng kế hoạch thu chi ngân sách công đoàn trên địa bàn thành phố. Đảm bảo hoàn thành quyết toán ngân sách Công đoàn theo đúng quy định của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.  Quản lý, sử dụng các nguồn tài chính, tài sản của cơ quan và hệ thống Công đoàn TP  Hướng dẫn, kiểm tra các Công đoàn xây dựng dự toán thu – chi tài chính. Xét duyệt và kiểm tra việc thực hiện quyết toán, dự toán của Công đoàn các cấp  Chịu trách nhiệm trước Ban thường vụ về việc đảm bảo thu – chi tài chính Công đoàn đúng nguyên tắc quy định  Tổ chức và quản lý các hoạt động kinh tế cơ quan ntheo chủ trương của Ban thường trực để tạo ra nguồn kinh phí chăm lo cải thiện đời sống cán bộ, công nhân viên chức cơ quan và góp phần hỗ trợ kinh phí cho hoạt động phong trào Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 11  Các đơn vị trực thuộc Liên đoàn Lao động (14 đơn vị), hoạt động dưới sự quản lý và kiểm soát về tài cính của Ban Tài chính 2. Tổ chức công tác kế toán 2.1.Chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán mà Liên đoàn lao động TP HCM hiện đang sử dụng bao gồm : phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn mua – phù hợp với ché độ Kế Toán Hành Chính Sự nghiệp do Bộ Tài Chính ban hành số 12177/BTC – CĐKT này 2/10/2006 2.2.Số kế toán  Liên đoàn Lao động sử dụng các loại kế toán sau:  Sổ chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt, sỗ cái tài khoản, sổ chi tiết tài khoản, sổ công nợ, sổ chi tiết tăng giảm tài sản cố định  Sổ tổng hợp: sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản, sổ tổng hợp quyết toán côn đoàn cơ sở, sổ tổng hợp tài khoản. 2.3.Hệ thống báo cáo tài chính  Báo cáo quyết toán thu – chi quỹ Công đoàn  Bảng cân đối tài khoản. Đơn vị hành chính sự nghiệp Đơn vị kinh tế Cung Văn Hóa Lao Động Công ty CP Du lịch Công đoàn Trường TC Công đoàn TP Công ty TNHH Du lịch Á Đông Quỷ C.E.P Công ty TNHH XD Trường Thịnh Báo Người Lao Động Công ty TNHH in Người Lao Động Trung tâm Công Tác Xã Hội Công ty TNHH Du lịch Thanh Thanh Trường TCN KTNV Tôn Đức Thắng Trường BDVH Tôn Đức Thắng Trung tâm Tư vấn pháp luật Nhà nghỉ Thanh Đa Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 12  Tổng kêt theo ngành.  Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định  Thuyết minh quyết toán 2.4.Tổ chức bộ máy kế toán SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN  TRƯỞNG BAN TÀI CHÍNH  Là người phụ trách chung của Ban, chịu trách nhiệm trực tiếp Ban thường vụ LĐLĐ TP, có trách nhiệm và quyền hạn như sau:  Tổ chức bộ máy và điều hành hoạt động của Ban. Thực hiện nhiệm vụ cấp phát ,thanh toán tài chính, tài sản, chấp hành nghiêm chỉnh chế độ kế toán TLĐLĐVN đã ban hành tổ chức việc phổ biến và thi hành các chính sách , chế độ thu chi tài chính, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong Ban và các đơn vị trực thuộc  Giám đốc việc chấp hành chế độ thu chi đã qui định, thông qua số liệu thu chi mà xem xét thực hiện chương trình kế hoạch công tác, giúp TRƯỞNG BAN PHÓ BAN KẾ TOÁN TRƯỞNG CÁN BỘ QUẢN LÝ CƠ SỞ KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 13 Ban thường vụ tăng cường chỉ đạo các mặt công tác khác của Liên Đoàn  Phân tích tình hình hoạt động của các đơn vị kinh tế trực thuộc để đề xuất, tham mưu với Ban thường vụ LĐLĐTP có biện pháp quản lý tốt  Phó Ban Là người giúp trưởng Ban, được phân công phụ trách một số lĩnh vực do Trưởng Ban giao, chịu trách nhiệm trực tiếp trước Trưởng Ban  Kế toán trưởng  Tổng hợp số liệu từ chứng từ, tài liệu ghi chép, các biểu thống kê, các báo cáo tài chính  Pháp hiện,phân tích, kết luận các vấn đề phản ánh từ các dữ liệu tổng hợp được đề tam mưu , đề xuất cho Trưởng Ban hoặc Phó Ban  Tổ chức việc ghi chép, theo dõi, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản chứng từ, hồ sơ, tài liệu kế toán  Tổ chức và lãnh đạo công tác kế toán của cơ quan, giúp trưởng Ban trong việc kiểm kê, kiểm tra và phân tích mọi hoạt động tài chính kinh tế của cơ quan  Kế toán thanh toán  Có nhiệm vụ lập chứng từ thu chi, định khoản chứng từ, cập nhật số liệu báo cáo. Tổ chức việc theo dõi, lập hợp đồng, khế ước kinh tế cơ quan, lưu trữ và bảo quản chứng từ, hồ sơ tài liệu có liên quan đến việc mua bán, thanh toán  Theo dõi các khoản phải thu, phải trả của cơ quan, nhắc quyết toán các hoản tạm ứng tạm giữ, các khoản nợ chưa thanh toán.  Cán bộ quản lí cơ sở  Theo dõi tình hình cấp và quyết toán kinh phí của các Công đoàn cấp trên và các công đoàn cơ sở trực thuộc Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 14  Có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý tài chính và thực hiện tốt nghĩa vụ theo quy định  Tham mưu đề xuất tăng cường quản lý cho Trưởng Ban hoặc Phó Ban quyết định  Thủ quỹ  Là người trực tiếp cất giữ tiền mặt, các loại thanh toán, các kỳ phiếu tiền gửi,… thực hiện viêc thu chi theo phiếu thanh toán hợp pháp  Thực hiện việc bảo quản tiền tệ nghiêm túc theo chế độ quản lí tài chính hiện hành Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 15 2.5.Hình thức kế toán Ban tài chính LĐLĐ TP sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ QUỸ TIỀN MẶT BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ CÁI BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu: CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 16 2.6.Phần mềm kế toán  Phần mềm kế toán mới nhất được đưa vào sử dụng cho Liên Đoàn Lao Động Thành Phố Hồ Chí Minh và tất cả các công đòan cơ sở theo quy định của Tổng Liên Đoàn Lao Động Việt Nam vào đầu năm 2007 là phần mềm “ Quản Lý Tài Chính Tài Sản Công Đoàn”. Phần mềm này sử dụng font chữ chạy trên bảng mã TCVN3 (ABC). Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 17 NỘI DUNG THỰC TẬP NHẬN THỨC 1) Photocopy: Máy photocopy là phương tiện không thể thiếu trong công việc hằng ngày ở văn phòng Ban Tài Chính dùng để sao chép các tài liệu, văn bản, hồ sơ và các loại chứng từ quan trọng. Công việc đầu tiên chúng tôi khi đến Ban tài chính là phụ giúp các anh chị trong ban photo các loại giấy tờ. Chị Vân Thy đã hướng dẫn chúng tôi sử dụng loại máy photo hiệu RICOR AFICO MP 2000 LE Cách sử dụng máy photo: Khởi động máy,để máy hơi ấm,sau đó kiểm tra trong khay chứa giấy đủ giấy photo,bỏ văn bản cần phải photo vào máy,sau đó thực hiện các thao tác trên máy để photo được các văn bản theo ý muốn. Cụ thể như sau: Sử dụng bàn kính để photo: Ta có thể sử dụng bàn kính của máy để photo, ta cần áp văn bản cần photo vào bàn kính sao cho khớp góc với máy photo,sau đó đậy nắp máy để cố định văn bản,sau đó bấm nút start để bắt đầu photo. Chức năng này của máy dùng đến khi chúng ta cần photo một tờ văn bản với yêu cầu tốc độ thật nhanh, hoặc được dùng đến để photo các loại giấy tờ có kích thước nhỏ như chứng minh nhân dân, bằng lái xe, giấy chứng nhận gửi tiền, giấy hẹn,…. Sử dụng chức năng photo đối với các loại văn bản thông thường: Photo một mặt hoặc photo 2 mặt của văn bản: Đối với văn bản chỉ có một mặt, ta chỉ cần bỏ văn bản cần photo vào máy photo, trên máy photo sẽ có một khung để chúng ta bỏ văn bản chính vào đó, sau khi bỏ văn bản vào, cân chỉnh cho đúng góc và cân bằng, ta bấm nút start để máy photo. Nếu cần photo với số lượng nhiều hơn một, ta có thể chọn trên bảng menu của máy photo. Sau đó máy Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 18 photo sẽ chạy và photo văn bản chính thành các bản sao được chạy ra phía dưới máy, sau đó ta dùng kẹp bấm bấm lại tạo ra một văn bản sao hoàn chỉnh. Nếu chúng ta muốn ghép mặt các văn bản chỉ có một mặt trên một tờ thành 2 mặt trên một tờ, chúng ta có thể sủ dụng đến chức năng ghép mặt của máy như sau:  Bước 1: Gỡ kim bấm trên xấp văn bản cần photo  Bước 2: Bỏ xấp văn bản cần photo vào hộc chứa văn bản chính, cân chỉnh sau cho cân bằng.  Bước 3: Chọn nút duplex để reset lại chế độ của máy, chọn vào khung photo “ 1 sided original” trên màn hình máy photo.  Bước 4: Chọn số lượng bản sao.  Bước 5: Bấm nút start và đợi máy photo, sau đó lấy xấp bản sao bấm lại thành tập hoàn chỉnh. Bên cạnh đó, nếu chúng ta muốn photo văn bản có cả 2 mặt trên một tờ, chúng ta sử dụng đến chức năng photo 2 mặt của máy. Các bước thực hiện giống photo một mặt, chỉ khác ở bước 3, sau khi chọn nút duplex, ta chọn vào “ 2 sided original” để photo. Các bước sau giống các bước photo ghép mặt. Nhận xét: Công việc photocopy tương đối là khá dễ dàng với chúng tôi, tuy ban đầu chúng tôi có đôi chút ngỡ ngàng vì trước đây chưa từng tiếp xúc với máy,nhưng khoảng 3 đến 4 lần sử dụng,chúng tôi đã quen dần với máy và có thể sử dụng thành thạo. Sau khi đã làm quen với máy, tôi rút ra được kinh nghiệm sử dụng máy như sau, để tránh lãng phí giấy khi photo sai, tôi chỉ nên thử photo một bản sao, sau đó nếu photo đã đúng như yêu cầu, tôi mới tiến hành photo nhiều bản sao. Trong thời gian thực tập,tôi có gặp đôi chút khó khăn về ghép mặt văn bản,nhưng nhờ sự giúp đỡ của các anh chị,chúng tôi đã biết cách sử dụng và ít mắc phải lỗi hơn khi photo. Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 19 2) Cách sử dụng máy in Máy in cũng là một loại máy được dùng rất thường xuyên trong ban Tài Chính. Tôi đã được chị Vân Anh hướng dẫn cách sử dụng máy in, đầu tiên muốn sử dụng máy in để in văn bản,tôi phải kiểm tra nguồn của máy, sau đó kiểm tra thử máy đã đủ giấy để in hay chưa. Sau đó mở văn bản cần in lên ở file word, excel hoặc pdf, vào phần “ File/Print Preview” xem và chỉnh sửa lại văn bản cho hoàn chỉnh. Nếu có lỗi trong văn bản in, thì tôi chọn lại “ File/Page setup/ Margins” để canh lề phải, trái trên dưới canh giữa. Sau khi đã kiểm tra và thấy hoàn chỉnh, tôi chọn lệnh Print trên máy tính, đánh số mặt và số tờ cần in sau đó bấm “OK” là máy sẽ tự động in ra văn bản. Trong quá trình, chúng ta sẽ gặp một số lỗi mắc phải như thiếu giấy dẫn đến máy không in được hoàn chỉnh các văn bản và lội thiếu mực làm cho văn bản in bị mờ nhòe và không nhìn rõ được chữ trên văn bản. Đối với lỗi thiếu giấy, chúng ta sẽ được máy thông báo thiếu giấy khi có đèn đỏ nhấp nháy, ta chỉ cần mở hộc giấy, lấy thêm giấy in cho vào hộc sao cho vừa đủ, không quá ít và không quá nhiều dẫn đến kẹt giấy. Đối với lỗi thiếu mực in, tạm thời chúng ta lấy hộp mực ra lắc lên cho đều mực, sau đó bỏ vào in tiếp, phương pháp này chỉ tạm thời được áp dụng trong thời gian ngắn, khi máy đã hết mực, tôi gọi bộ phận chuyên bơm mực đến để thêm mực vào máy. Chúng tôi chủ động nhờ chị Vân Anh hướng dẫn cách in sổ sách kế toán trong phần mềm kế toán của công ty, công việc được thực hiện như sau: Giả sử chúng tôi muốn in sổ Báo cáo quỹ tiền mặt Tháng 7 trong phần mềm:  Đầu tiên tôi vào phần mềm “ In sổ sách kế toán”  Chọn loại sổ: “ Sổ quỹ tiền mặt đồng Việt Nam”  Chọn thời gian( Tháng, quí, năm) : Tháng 7  Tùy chọn: lần lượt chọn từng ngày trong tháng 7. Xong rồi nhấn nút “In” máy sẽ tự in ra. Sau khi in xong quỹ tiền mặt phát sinh trong 31 ngày của Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 20 tháng 7( nếu ngày nào không có phát sinh thì không cần in ra) Các sổ báo cáo tiền mặt sau khi được in ra, sẽ được đem đi bấm lỗ, kẹp bìa accor và cất vào hộp tư liệu sổ sách. Nhận xét: Qua công việc này, tôi đã được làm quen với máy in, tuy ban đầu hơi bỡ ngỡ trong cách sử dụng và các lỗi hay gặp của máy, nhưng thời gian đã cho chúng tôi thêm cơ hội để học hỏi và cho đến bây giờ, tôi đã sử dụng tốt máy in để in văn bản. Hơn thế nữa, chúng tôi được may mắn tiếp xúc với phần mềm kế toán công đoàn của Liên đoàn Lao động thành phố Hồ Chí Minh, học cách in các loại sổ sách kế toán, tuy rằng chưa trực tiếp được định khoản và làm việc trên phần mềm của cơ quan, nhưng như thế cũng đủ cho chúng tôi không phải cảm thấy bỡ ngỡ khi tiếp xúc với các phần mềm của công ty khác sau này trong công việc. 3) Giao tiếp qua điện thoại: Trong 2 tháng thực tập tại Ban Tài Chính, chúng tôi may mắn được ngồi ở bàn để máy điện thoại bàn nội bộ của Ban, và tất nhiên chúng tôi được các anh chị giao nhiệm vụ trực điện thoại.Sau đây là cách nhận điện thoại: Khi có máy điện thoại reng, chúng tôi sẽ xưng tên đơn vị “Alo, Ban Tài chính xin nghe!” Sau đó tôi hỏi người gọi đến cần gặp ai trong Ban và ở đơn vị nào. Nếu có anh chị trong Ban tôi sẽ chuyển máy và thông báo cho người gọi đến, nếu không có thì tôi sẽ ghi lại lời nhắn trên giấy và dán tờ giấy ghi chú lại trên bàn cho các anh chị. Còn nếu không có lời nhắn thì tôi chào, gác máy và báo lại với anh chị. Cách gọi điện thoại: Thời gian thực tập của chúng tôi rơi vào thời điểm giáp Tết Nguyên đán, nên chúng tôi được sử dụng điện thoại bàn rất nhiều, chúng tôi được phân công Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 21 nhiệm vụ gọi đến các đơn vị, các cơ sở quận huyện và công đoàn các công ty để thông báo về công tác công đoàn như nhận bằng khen tập thể của Liên đoàn Lao động , tham dự buổi tập huấn cán bộ kế toán tài chính về các thay đổi về quyết định trong năm 2013, hoặc lấy thông tin số liệu về số đoàn viên, số lao động và tổng quỹ lương tính theo lương bảo hiểm xã hội của các công ty nhằm lập dự toán trong năm 2013. Khi nhận nhiệm vụ từ các anh chị trong ban đến chúng tôi, đầu tiên chúng tôi được cung cấp một cuốn danh bạ có số điện thoại chi tiết của các cơ quan có công đoàn trong thành phố, sau đó tôi dùng máy nội bộ gọi đến cơ quan, xin phép gặp người trong cơ quan để thông báo hoặc lấy thông tin, tất nhiên chúng tôi phải lịch sự xưng tên và nên cơ quan để tạo độ tin cậy, sau đó lịch sự gửi thông báo đến các công ty, sau khi chắc chắn thông tin được nhắn đầy đủ và chính xác, tôi xin phép chào tạm biệt và gác máy. Nhận xét: Việc giao tiếp bằng điện thoại được giao khá là đơn giản nên chúng tôi thực hiện tương đối tốt và không gặp nhiều khó khăn trong công việc, nhờ vào công việc này mà kĩ năng giao tiếp của chúng tôi được nâng cao khá rõ rệt trong quá trình giao tiếp với các kế toán trưởng và chủ tịch công đoàn các công ty các đơn vị. 4) Sử dụng các loại văn phòng phẩm để đóng chứng từ: Ngoài sử dụng máy in, máy photocopy, chúng tôi còn được các anh chị trong Ban hướng dẫn sử dụng các loại văn phòng phẩm khác cũng đóng vai trò quan trọng không kém 2 loại máy in và photo văn bản trong viêc trữ chứng từ và các loại văn bản sổ sách… Trong Ban thường sử dụng đến các văn phòng phẩm như : bìa, còng có gạc, bìa nhựa ép, bìa nhựa trong,… những công cụ này tôi sử dụng vào việc lưu trữ các công văn và chứng từ, hóa đơn…Ngoài ra để hoàn tất việc lưu trữ chúng tôi cần phải sử dụng đồ bấm lỗ,kẹp giấy,dao rọc giấy,kéo…. Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 22 Tôi được anh chị trong Ban giao việc đóng các chứng từ ngân hàng vào một tập tài khoản ngân hàng trong quý 4/2012. Các chừng từ khi từ các anh chị đưa đến chúng tôi, đã được xếp theo thứ tự, thứ tự của các chứng từ được sắp xếp theo ngày mà tài khoản đó gửi tiền đến hoặc từ Liên đoàn gửi tiền đi. Đầu tiên chúng tôi chia sấp chứng từ ngân hàng thành nhiều sấp nhỏ để dễ dàng bấm lỗ, sau đó tôi dùng đồ bấm lỗ cố định sấp chừng từ và bấm với kích thước lỗ đồng nhất, sau khi bấm lỗ tất cả các chừng từ, dô dùng bìa cứng và dây kẹp giấy cố định các loại chứng từ vào, sau khi hoàn tất, tối kiểm tra lại xem chứng từ đã được lưu trữ có chắc chắn và theo đúng ngày không, nếu không có lỗi gì thì tôi đem cất vào tủ lưu trữ hồ sơ. Nhận xét công việc: Tôi thường xuyên được các anh chị trong ban nhờ sắp xếp và đóng chứng từ, lưu trữ các công văn,sổ sách của các tháng, các quý nên tôi đã sử dụng khá là thành thạo các loại văn phòng phẩm. Ban đầu tôi gặp khó khăn trong việc bấm lỗ và đóng chứng từ sao cho dễ sắp xếp và nhìn gọn gàng đẹp mắt, nhưng sau thời gian dài làm công việc này và được thực hành nhiều lần, tôi đã đóng được những cuốn chứng từ một cách gọn gàng và nhanh chóng, không gặp nhiều lỗi như lần đầu chưa tiếp xúc nữa. 5) Kiểm tra chữ kí trong chứng từ: Đây cũng là một trong các công việc đầu tiên khi chúng tôi đến Ban Tài Chính được giao,chị Vũ Hằng giao cho chúng tôi các tập hồ sơ THU CHI của ban Tài chính trong năm 2012.Trong các tập hồ sơ gồm các chứng từ Phiếu thu,phiếu chi,phiếu đề nghị thanh toán,…Chị Hằng nhờ chúng tôi kiểm tra xem mội phiếu đã đủ năm chữ kí bao gồm chữ kí của Trưởng ban,Kế toán trưởng,Người lập phiếu,Thủ Quỹ,Người nhận tiền ,chúng tôi kiểm tra nếu thiếu chữ kĩ thì dùng tờ giấy ghi chú lại và đưa cho các anh chị bổ sung. Công việc kiểm tra này khá là quan trọng, bởi vì phòng rất nhiều chứng từ được duyệt hằng ngày,nên có thể các anh chị sẽ không thể có mặt đủ trong ban ký hết các chứng từ,khi người từ Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 23 bộ phận kiểm toán xuống kiểm tra thì việc thiếu chữ kí cũng bị ghi nhận sai sót. Nên chúng tôi rất cẩn thận khi kiểm tra từng tờ chứng từ,vừa cẩn thận quan sát và vừa phải thật cẩn thận lật từng trang để tránh rơi và mất chứng từ. Trong suốt những ngày đầu tiên thực tập,chúng tôi liên tục kiểm tra các chừng từ Thu- Chi từ tháng 1/2012 đến 12/2012. Nhận xét: Công việc này cũng khá là đơn giản,nhưng song song cũng đòi hỏi chúng tôi phải cẩn thận để không sai xót hoặc rách,rơi mất giấy. Qua đó chúng tôi được tiếp xúc và nhìn thấy tận mắt các loại chứng từ mà trước đây chỉ được thấy trên sách vở và bài giảng của giảng viên. 6) Bán phiếu thu, phiếu chi: Những ngày đầu tiên về thực tập tại Ban, chúng tôi được chị Hằng chỉ cách bán các sổ phiếu thu phiếu chi của công đoàn tại công ty. Khi có khách hàng muốn mua, chúng tôi lịch sự hỏi số lượng phiếu thu phiếu chi cần mua, vì những loại phiếu này đóng thành cuốn nhỏ, một cuốn khoản 100 liên, bao gồm liên chính và liên khách hàng. Sau đó chúng tôi vào kho lấy theo đúng số lượng khách cần mua và tiến hành lập phiếu thu tiền mặt, bao gồm Tên khách hàng, đơn vị công tác, số lượng cần mua, tổng số tiền, sau đó kí vào chỗ người bán hàng và đưa khách hàng kí vào chỗ người mua. Sau đó nhận tiền mặt đưa cho chị Uyển phụ trách quản lý tiền mặt bán phiếu thu phiếu chi của cơ quan. Nhận xét: Công việc bán phiếu thu phiếu chi này không phức tạp mấy đối với tôi, được sự giúp đỡ của các anh chị trong ban, tôi đã làm tương đối tốt. Mặc dù đây không phải là công việc thường xuyên ở Ban Tài Chính vì số lượng khách hàng đến mua các loại phiếu này có thể nói đếm trên đầu ngón tay, và thường là trước tết nhưng cũng giúp tôi có kinh nghiệm giao tiếp với khách hàng. Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 24 7) Đi ngân hàng, kho bạc đề lấy chứng từ: Công việc đi lấy các chứng từ gửi tiền mặt của các cơ sở địa phương và công ty gửi đến kho bạc, ngân hàng cũng là một công việc xuyên suốt ở Ban Tài chính. Tôi được anh Trung hướng dẫn cách thức đi lấy chứng từ khi đến ngân hàng kho bạc. Mỗi ngày sẽ có các con số phát sinh tăng trong tài khoản ngân hàng do các cơ sở gửi tiền, ban có nhiệm vụ cập nhật hằng ngày và định khoản kế toán. Đầu tiên chúng tôi vào ngân hàng VietinBank – Ngân hàng thương mại cổ phần công thương Việt Nam. Gặp các bộ phận Thu – Chi để đổi các loại tiền polime bị rách hoặc không đạt tiêu chuẩn, chúng tôi phải lập một văn bản đổi tiền mặt không đúng tiêu chuẩn. Bên cạnh đó, vào quầy chứng từ để lấy các loại chứng từ, sau khi nhận chứng từ, chúng tôi tiền hành kiểm tra tại quầy và kí nhận. Công việc này mặc dù không trực tiếp chúng tôi làm, nhưng cũng được anh Trung hướng dẫn, nếu đi nhận chứng từ chúng tôi cần phải có giấy giới thiệu của công ty mới có thể nhận được các loại chứng từ quan trọng này. Nhận xét: Tuy không được trực tiếp thực hiện công việc nhận chứng từ, nhưng chúng tôi đã có thể tận mắt thấy được cách đi nhận chứng từ như thế nào, và cách đổi tiền không đạt tiêu chuẩn tại ngân hàng nếu phát sinh tiền rách sau khi qua kiểm tra của chị Thủ quỹ ở cơ quan. 8) Sử dụng word và excel: Ứng dụng các kĩ năng tin học được học ở năm nhất trong trường, tôi trực tiếp dùng nó để làm việc giúp các anh chị để nhập các văn bản và nhập dữ liệu kế toán từ chứng từ sổ sách. Tôi thường xuyên được các anh chị nhờ đánh máy các văn bản word như “ Bảng thống kê quà tết năm 2013” hoặc” Giấy đề nghị cấp kinh phí”…Trong quá trình đánh văn bản thì tôi đã gặp phải các vấn đề về định dạng văn bản, hoặc sử dụng bảng chức năng của word, đây là những cơ hội Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 25 rất tốt,để chúng tôi học hỏi cũng như ôn lại kĩ năng đánh văn bản bằng 10 ngón và kĩ năng soạn thảo văn bản theo chuẩn. Bên cạnh công việc đánh văn bản, chúng tôi được anh Trung giao cho các chứng từ ngân hàng cùng với file excel về các số liệu kế toán cụ thể là “Bảng chi tiết danh sách các đơn vị trung ương nộp kinh phí công đoàn 2% qua kho bạc nhà nước năm 2012” “ Tổng hợp kinh phí 2% chuyển vào tài khoản Kho Bạc Nhà Nước của các đơn vị Quận Huyện” để nhập các số liệu từ chứng từ vào. File excel đã được anh Trung soạn thảo và viết các hàm từ trước, và nhiệm vụ của tôi là nhập số liệu và kiểm tra các số dư đầu kì cuối kì của số tiền các địa phương và trung ương nộp kinh phí công đoàn có khớp với các số liệu được chúng tôi nhập vào trong file excel hay không. Tương tự như thế,tự tôi tạo một file mới để tổng hợp số liệu của năm 2013 dựa trên file năm 2012 cụ thể là “ Bảng chi tiết danh sách các đơn vị địa phương nộp kinh phí CĐ 2% qua kho bạc nhà nước quận huyện 2013” và “ Bảng chi tiết danh sách các đơn vị trung ương nộp kinh phí CĐ 2% qua kho bạc nhà nước quận huyện 2013”. Trong suốt thời gian thực tập,nếu có các chứng từ ngân hàng được anh Trung đưa,chúng tôi theo dõi và nhập theo từng ngày thời gian cụ thể. Nhận xét công việc: Được học môn tin học văn phòng 1 với kĩ năng đánh máy tính và kĩ năng word cũng như trong quá trình học,chúng tôi có làm các đề án và báo cáo môn học nên chúng tôi hoàn thành khá tốt các văn bản mà anh chị nhờ chúng tôi soạn thảo. Bên cạnh đó,công việc nhập các dữ liệu kế toán từ chứng từ ngân hàng anh Trung đưa, ban đầu chúng tôi gặp một số khó khăn vì chưa quen được với hình thức trình bày của các chứng từ,chúng tôi có nhầm lẫn trong việc xác định ngày gửi tiền, tên cơ quan,tên cơ sở nộp kinh phí và nhờ đến sự hướng dẫn của anh Trung và qua thời gian làm quen với công việc,chúng tôi đã quen được với các chứng từ sổ sách. Về nhập dữ liệu sử dụng phần mềm excel, trong quá trình nhập Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 26 có sự sai sót trong các hàm,nhờ sự hướng dẫn của anh chị trong ban,chúng tôi đã khắc phục và sửa được lỗi sai. Các công việc này tuy không thực sự khó nhưng đã giúp chúng tôi rất nhiều trong việc ôn tập lại các kĩ năng tin học văn phòng mà trước đây đã học. Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 27 9) Chuẩn bị chương trình tập huấn và Ngày hội Gia đình: Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh là trụ sở chính của các công đoàn thuộc phạm vi thành phố. Mỗi năm có các công tác tài chính phát sinh mới, các cán bộ trong Ban Tài Chính của liên đoàn là những người trực tiếp được tập huấn của Tổng Liên đoàn Lao động sau đó tiến hành tổ chức tập huấn cho các Quận, huyện, ngành, sở, khối và tổng công ty. Chúng tôi may mắn được tham gia công tác chuẩn bị các buổi tập huấn với quy mô lớn này. Mỗi một cán bộ trong ban được phụ trách một công việc để chuẩn bị cho 2 buổi “ Tập huấn các quy định tài chính công đoàn trong năm 2013”. Chúng tôi được phân công photo và đóng các tập tài liệu để phát cho các cán bộ kế toán chủ tịch công đoàn, mỗi tập tài liệu bao gồm: “ Hướng dẫn xây dựng dự toán tài chính công đoàn năm 2013” “ Quyết định về việc ban hành Quy định về thu, chi quản lý tài chính công đoàn cơ sở” “Quyết định về việc ban hành Quy chế quản lý tài chính Công đoàn “ và “ Quyết định về việc ban hành Quy định tạm thời về thu, phân cấp thu, sử dụng quản lý nguồng thu kinh phí công đoàn” “Quyết định về việc ban hành Quy định phân phối nguồn thu tài chính công đoàn”. Sau khi các tài liệu được đưa qua văn phòng đóng dấu và có chữ kí của trưởng Ban Tài Chính chị Lê Thị Phượng, chúng tôi tiếng hành sắp xếp các tài liệu thành bộ và bấm lại với nhau. Công việc này đòi hỏi sự cẩn thận tỉ mỉ và tốc độ nhanh, nhờ sự phối hợp của các anh chị trong ban, chúng tôi đã hoàn thành tốt công viêc được giao. Trước mỗi tết Nguyên đán hàng năm, Liên đoàn lao động thành phố Hồ Chí Minh tổ chức buổi Họp mặt gia đình Công đoàn nhân dịp Xuân với sự tham dự nhiều cán bộ khách mới lớn như Chủ tịch thành phố Hồ Chí Minh,Bí thư thành phố và các công nhân khó khăn không có điều kiện về quê ăn tết. Mỗi Ban trong Liên Đoàn Lao động đảm nhiệm một nhiệm vụ riêng trong việc tổ chức lể phát quà Tết cho công nhân các cơ sở. Ban tài chính đảm nhiệm nhiệm vụ đặt quà tết và chuẩn bị phong bì lì xì. Chúng tôi được chị Lê Thị Phượng- Trưởng ban Tài chính của liên đoàn lao động thành phố Hồ Chí Minh Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 28 giao nhiệm vụ vận chuyển quà Tết và tham gia trực tiếp phát quà cho Đại diện Quận, huyện sở, khối và tổng công ty. Trước khi các công nhân vào tham dự lễ khai mạc,các anh chị Ban tài chính phát phiếu nhận quà tặng cho Đại diện Quận huyện sở khối,sau khoảng 1 tiếng làm lễ khai mạc và các chương trình văn nghệ, tiếp đến là thời gian phát quà. Các gói quà đã được chúng tôi chuẩn bị theo từng phần ,tổng cộng là 500 phần,và được chia theo cụm( ví dụ : cụm quận 1, quận 2….). Đầu tiên là phần trao quà tại sân khấu, chúng tôi đem đủ số lượng quà do chị Phượng chỉ đạo ra sân khấu để các lãnh đạo cấp trên trực tiếp phát cho công nhân. Sau đó là thời gian phát quà cho các quận huyện. Đầu tiên các anh chị nhận phiếu nhận quà đã được chuẩn bị từ trước và được phát cho đại diện công đoàn quận huyện từ trước khi diễn ra buổi lễ sân khấu, sau đó chúng tôi di chuyển đúng số quà được các chị chỉ đạo đến và trao cho đại diên công đoàn các quận. Nhận xét: Sau khoảng thời gian phụ giúp các anh chị trong công tác xây dựng nên buổi tập huấn và chuẩn bị cho Ngày hội công nhân. Tôi đã hiểu được rằng, dù có chuẩn bị kĩ đến mấy vẫn không thể tránh được những sai sót phát sinh. Nhưng nhờ một phong thái làm việc rất chuyên nghiệp của các anh chị trong ban và sự chỉ đạo đúng đắn của chị Phượng, tôi đã hoàn thành tốt công viêc mình được giao. Tôi nhận thấy rằng trong công việc, không thể chỉ bản thân ta làm tốt, mà cần phải có sự đoàn kết của cả một tập thể, sự phối hợp hài hòa giữa các đồng nghiệp và qua các chương trình trên, chúng tôi đã ít nhiều gì rèn luyện cho riêng mình kĩ năng mềm rất hiệu quả và học tập được tinh thần đoàn kết và khả năng bình tĩnh giải quyết vấn đề của các anh chị trong ban và chị Phương – Trưởng Ban Tài Chính. Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 29 CÔNG VIỆC TÌM HIỂU THÊM 1. Cách tính lương Căn cứ số biên chế được Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam và Ban Tổ chức Thành ủy duyệt, mức lương và phụ cấp thực hiện theo Nghị định 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ quy định về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang;Quyết định 128- QĐ/TW ngày 14/12/2004 của Trung ương về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Đảng. Mặt trận và các đoàn thể; Thông tư Liên tịch số 01/2010/TTLT-BNV-BTC của Bộ Nội vụ - Bộ tài chính ngày 26/04/2010 về việc hướng dẫn thực hiện mức lương tối thiểu chung từ ngày 01/5/2010 đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chứng chính trị - xã hội và đơn vị sự nghiệp. Cán bộ nhân viên trong diện biên chế, hợp đồng dài hạn: Tiền lương tháng = Mức lương tối thiểu chung theo quy định X (Hệ số lương cơ bản + Phụ cấp chức vụ nếu có) Mức lương tối thiểu chung theo quy định hiện nay là 1.050.000 VNĐ. Hệ số lương hệ đại học bắt đầu là 2.34. Ba năm sẽ được tăng lương một lần, tăng tỳ theo bậc và hệ số. cán bộ nào nằm trong biên chế thì không phải trừ Bảo hiểm thất nghiệp.  Căn cứ vào Thông tư 08/2005/TTLT-BNV-BTC ngày 5/11/2005 của liên bộ Tài chính – Bộ Nội vụ và công văn 11345/BTC-PC ngày 12/09/2005 của Ban tài chính về việc thành toán tiền làm thêm giờ, trực cơ quan. Do yêu cầu công việc, Thủ trưởng cơ quan phân công cán bộ nhân viên cơ quan làm việc ngoài giờ và được chi trả tiền lương làm thêm giờ theo quy định của Bộ Luật Lao động. Cụ thể: Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 30 + Làm việc ngoài giờ vào ngày làm việc bình thường: thanh toán theo mức 150% lương cộng phụ cấp lương (nếu có) + Làm việc ngoài giờ vào ngày thứ bảy, chủ nhật:thanh toán theo mức 200% lương cộng phụ cấp lương (nếu có). + Làm việc ngoài giờ vào ngày lễ, tết: thanh toán theo mức 300% lương cộng phụ cấp lương (nếu có). Trực các ngày lễ tết và các ngày nghỉ hàng tuần được thanh toán theo chế độ bồi dưỡng riêng đối với lãnh đạo và CBNV. CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG: Bảo hiểm xã hội: Thực hiện theo điều 42, 43 Nghị định 152/2006/NĐ-CP ngày 22/12/2006 của Chính phủ hướng dẫn một số điều Luật Bảo hiểm Xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buốc. Bảo hiểm Y tế: Thực hiện theo Luật Bảo hiểm Y tế Bảo hiểm Thất nghiệp: Thực hiện theo Nghị định số 127/2009/TT- BLĐTBXH ngày 22/01 của Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội. Kinh phí công đoàn: Thực hiện theo Thông tư liên tịch số 119/2004/TTLT- BTC-TLĐLĐ VN ngày 08/12/2004 của Bộ Tài chính và Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam Người Lao động Người sử dụng Lao động Bảo hiểm xã hội 7% 17% Bảo hiểm Y tế 1.5% 3% Bảo hiểm Thất nghiệp 1% 1% Kinh phí công đoàn 0% 2% Tổng 9.5% 22% Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 31 2. Cách sử dụng phần mềm kế toán cơ bản 1 Xóa nội dung ô đã nhập Dùng phím F4 2 Hiển thị các danh sách tham khảo Dùng phím F5 3 Nhập 1 ô có nội dung giống nội dung của ô tương ứng từ trước. Dùng phím F6 4 Để copy một ô Dùng phím F8 5 Dán sang ô khác Dùng phím F9  Khai báo thông tin chung về đơn vị Mục đích: khai báo thông tin cảu đơn vị sử dụng phần mềm phục vụ in chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính. Vào menu “Thông tin hệ thống” => chọn “Nạp sửa thông tin chung về đơn vị” => khai báo cá thông tin cần thiết – nhập trực tiếp vào các ô. a) Khai báo tab Thông tin về đơn vị: Chú ý Loại đơn vị: CĐCS chọn 1 trong 5 loại: HCSNTW, HCSNĐP, Doanh nghiệp nhà nước, DN có vốn đầu tư nước ngoài, Doanh nghiệp khác; CĐ cấp trên cơ sở chọn Cơ quan LĐLĐ quận huyện tương đương. b) Khai báo tab “Thiết lập chế độ kế toán”: Không cần thay đổi các lựa chọng mặc định của chương trình (Kiểu nhập chứng từ “Đơn giản” c) Tab “Thông tin in sổ sách, báo cáo”: Nếu người dùng muốn thay đổi các dòng đề ký để đóng dấu trong “Báo cáo quyết toán” thì vào tab này nhập các ô đề ký 1, đề ký 2, đề ký 3. Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 32  Nạp danh sách các đơn vị phòng ban: Mục đích khai báo các đơn vị thường xuyên phát sinh thu, chi hoặc các CĐ CS cấp dưới trực tiếp quản lý tài chính (nếu có). Hỗ trợ nhập chứng từ, in sổ kế toán chi tiết theo đơn vị. Chọn menu “Danh sách tham khảo” => chọn “Nạp sửa danh sách các đơn vị phòng ban” => bấm “Nạp mới” => Nhập tên ĐV, mã ĐV, địa chỉ, tên NH, số TKNH, Loại đơn vị => Bấm “Ghi đĩa”  Nạp danh sách các đối tượng quản lý: Mục đích: Khai báo các cá nhân, đối tượng thường xuyên giao dịch, các khoản tạm giữ, các quỹ XH, các khoản đầu tư tài chính. Hỗ trợ nhập chứng từ nhanh, in sổ kế toán chi tiết theo đối tượng. Chọn menu “Danh sách tham khảo” => chọn “Nạp sửa danh sách các đối tượng quản lý” => Bấm “Nạp mới” => Chọn loại đối tượng, nhập tên đối tượng, chữ tắt => Bấm “Ghi đĩa”  Nạp sửa danh sách các ngân hàng kho bạc Mục đích: Khai báo Tài khoản và số hiệu tài khoản tiền gửi tại kho bạc hay NH của đơn vị sử dụng phần mềm. Phục vụ cho nhập nhanh chứng từ NH, In sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng theo từng tài khoản tiền gửi. Chọn menu “Danh sách tham khảo” => Chọn “Nạp sửa danh sách ngân hàng, kho bạc” =>Bấm “Nạp mới” => Nhạp tên NH (KB), loại tiền, số TK… => Bấm “Ghi đĩa”  Nạp sửa số dư đầu năm (lần đầu tiên khi sử dụng phần mềm) Mục đích: Nhập số dư đầu năm các sổ kế toán: Quỹ tiền mặt, Tiền gửi NH, Dư cấp dưới, Nguồn kinh phí, quỹ XH. Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 33 Chọn menu “Kế toán” => chọn “Nạp sửa số dư đầu năm” Chọn số cần khai báo số dư đầu kỳ => Nhập số dư và các thông tin cần thiết => Bấm “Ghi đĩa” Căn cứ số dư cuối kỳ năm trước của các sổ kế toán tiền mặt, TGNH…báo cáo quyết toán để nhập số dư đầu kỳ các sổ. số dư nguồn kinh phí bằng số dư cuối kỳ trước trong báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách công đoàn của đơn vị. Lưu ý khi nhập số dư đầu kỳ các sở cần chi tiết theo đơn vị, đối tượng, số dư TGNH thì mỗi đơn vị, đối tượng, tài khoản TGNH nhập 1 dòng (mỗi lần nhập – ghi đĩa 1 dòng). Sổ không có số dư không nhập. Đảm bảo tông số dư nợ = Tổng số dư có (Dư TM + Dư TGNH +_Dư TƯ + Dư CĐCS cấp dưới nếu có = Dư nguồn kinh phí + Dư tạm giữ + Dư quỹ XH). Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 34 NHẬN XÉT CÁ NHÂN Sau 2 tháng thực tập ở Liên đoàn Lao động thành phố Hồ Chí Minh, tôi có thể rút ra được các khuyết điểm và ưu điểm của chính mình như sau: Khuyết điểm:  Lần đầu tiên tiếp xúc với các thiết bị văn phòng như máy in, máy photocopy nên các thao tác thực hiện còn chậm.  Chưa thực sự áp dụng được nhiều kiến thức đã học ở trường vào thời gian thực tập.  Chưa học được nhiều các kiến thức chuyên môn của chuyên ngành kế toán. Ưu điểm:  Dễ dàng hòa đồng với các anh chị trong công ty và nhờ các anh chị chỉ bảo và hướng dẫn.  Biết lắng nghe và tiếp thu nhanh các kiến thức được các anh chị truyền dạy.  Luôn có gắng hoàn thành tốt nhất các công việc được giao ở trong ban. Nhận xét về cơ quan thực tập: Liên đoàn lao động Thành phố là cơ quan công đoàn với quy mô lớn, nhiều phòng ban chặt chẽ. Đây là môi trường làm việc rất tốt giúp chúng tôi làm quen với côn việc văn phòng. Các anh chị trong ban rất vui vẻ và hòa đồng tạo cho tôi cảm giác thân thiện và thoải mái khi làm việc Trong lúc kiểm tra các chứng từ thu – chi của năm 2012, tôi nhận thấy được khá nhiều chứng từ thiếu chữ kí của các anh chị liên quan. Tôi nghĩ văn phòng tài chính nên để ý đến việc trình kí để một chứng từ có đầy đủ các chữ kí. Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 35 LỜI KẾT  Cuối cùng thì thời gian thực tập nhận thức đã trôi qua thật nhanh sau 2 tháng. Hai tháng thực tập tại Ban Tài Chính - Liên đoàn Lao động TP.HCM không phải là một thời gian dài để thôi có thể học hỏi tất cả các kiến thức liên quan đến chuyên ngành kế toán nhưng tôi cũng đã được học hỏi rất nhiều điều mà trước đây tôi không có cơ hội được biết. Ngoài áp dụng các kiến thức cơ sở được học ở trường vào quá trình thực tập, tôi còn được học hỏi được từ các anh chị có thể sẻ là những đồng nghiệp của tôi trong tương lai những kiến thức bổ ích, rèn luyện kỹ năng mềm trong môi trường làm viêc thực tế. Từ những ngày đầu tiên được trường giới thiệu vào cơ quan, những cảm giác bỡ ngỡ nhanh chóng được thay thế bằng sự sảng khoái và thích thú khi hoàn thành được một số công việc được các anh chị giao hay tò mò nghiên cứu những chức năng của chiếc máy photo, máy in… Tôi xin cảm ơn nhà trường đã tạo điều kiện cho tôi được đến thực tập tại Liên đoàn Lao động TP.HCM, một ngôi nhà ấm áp đối với tôi mà tôi nghĩ rằng tôi sẽ không bao giờ quên được các kiến thức được học từ các anh chị trên những chặng đường cuộc sống phía trước. Với những kinh nghiệm được trải qua, không dám nói là nhiều nhưng cũng đủ cho tôi cảm thấy tự tin và trưởng thành hơn trong cuộc sống. Nhìn lại những mục tiêu tôi đặt ra khi mới bước chân đến văn phòng: Mục tiêu 1: Tìm hiểu về lĩnh vực hoạt động của cơ quan,doanh nghiệp Mục tiêu 2: Hội nhập,thích nghi với môi trường làm việc hoàn toàn mới. Mục tiêu 3: Sử dụng thành thạo các thiết bị,văn phòng phẩm,cải thiện và nâng cao kị năng đánh máy,soạn thảo văn bản,excel,powerpoint. Mục tiêu 4: Rèn luyện các kĩ năng mềm vể giao tiếp,đối xử với đồng nghiệp trong công ty. Mục tiêu 5:Học hỏi các kiến thức,kinh nghiệm tinh thần làm việc của các anh chị đi trước. Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 36 Tôi nhận thấy rằng mình đã hoàn thành tốt nhất các mục tiêu 2, 4 và 5. Còn mục tiêu 1 và mục tiêu 3, với nhiều kiến thức tôi chỉ được biết đến cơ bản và không có cơ hội được trực tiếp làm việc và thực hành. Tôi mong muốn sẽ được quay trở lại Liên đoàn Lao động TP.HCM để hoàn thành 2 mục tiêu còn lại và tự tin đặt ra các mục tiêu khác trong kì thực tập tốt nghiệp cuối cùng của đời sinh viên mà tôi tin chắc mình sẽ làm tốt hơn rất nhiều. Xin chân thành cảm ơn! Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 37 PHỤ LỤC 