Báo cáo Thực tập tại công ty cổ phần dược Traphaco

Phần I:Những vấn đề chung về công ty cổ phần dược TRAPHACO. 1.Lịch sử hình thành và phát triển công ty. Công ty cổ phần dược và thiết bị vật tư y tế TRAPHACO-Bộ Giao thông vận tải là một công ty nhà nước cổ phần hoá thuộc Bộ Giao thông vận tải. Hiện nay, công ty đang là một trong những đơn vị sản xuất kịnh doanh đầu đàn trong ngành dược Việt Nam. Với xuất phát điểm là một tổ sản xuất thuốc thuộc Ty y tế đường sắt với nhiệm vụ sản xuất thuốc cho cán bộ công nhân ngành đường sắt trong thời kỳ bao cấp, để có được thành tựu lớn mạnh cả về lượng và về chất như ngày nay khi nền kinh tế đã chuyển đổi sang cơ chế thị trường, công ty đã trải qua một quá trình hình thành và phát triển dài với những bước tiến ngoạn mục. Ngày 28/11/1972 tổ sản xuất thuốc thuộc ty y tế đường sắt thành lập. Ngày 28/5/1981, tổ sản xuất được mở rộng thành Xưởng sản xuất thuốc đường sắt. Trong giai đoạn này, xưởng chỉ hoạt động dưới hình thức tự sản xuất, tự tiêu dùng nên quy mô vẫn còn rất hạn hẹp. Ngày 01/06/1993, với những thành tựu đạt được sau 20 năm, để đáp ứng Created on 3/2/01 3:58 PMnhu cầu phát triển của xưởng nói riêng và để theo kịp sự đổi mới của nền kinh tế nói chung xưởng dược được đổi tên thành xí nghiệp dược phẩm đường sắt với tên giao dịch là TRAPHACO theo nghị định số 388/HĐBT của Hội đồng bộ trưởng với chức năng thu mua dược liệu và sản xuất thuốc chữa bệnh. Nhận thấy sự phát triển vượt bậc đạt được của xí nghiệp trong năm 1993, ngày 16/05/1994 Bộ giao thông vận tải ra quyết định số 666QĐ/TCCB-LĐ thành lập công ty dược TRAPHACO từ xí nghiệp dược TRAPHACO với chức năng, nhiệm vụ: Thu mua dược liệu và sản xuất thuốc chữa bệnh. Sản xuất và kinh doanh thiết bị y tế. Đáp ứng thuốc cho nhu cầu phòng và chữa bệnh của công nhân viên ngành GTVT và nhân dân, với mục tiêu bảo đảm kinh doanh có lãi. Để đảm bảo sự phù hợp giữa tên gọi và chức năng nhiệm vụ, ngày 13/03/1997 công ty được đổi tên thành công ty dược và thiết bị vật tư y tế TRAPHACO theo quyết định số 535QĐ/TCCB-LĐ của Bộ Giao thông vận tải Tháng 1 năm 2001, nhận thức được tầm quan trọng và hiệu quả của việc cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước trong nền kinh tế thị trường, cũng như nhiều doanh nghiệp nhà nước khác, công ty quyết định tiến hành cổ phần hoá với 45% vốn của nhà nước theo quyết định 2566/1999 của Bộ GTVT và bắt đầu mở rộng thị trường ra các nước trên thế giới đồng thời mở rộng lĩnh vực kinh doanh sang xuất nhập khẩu nguyên vật liệu. Lúc này công ty mang tên công ty cổ phần dược và thiết bị vật tư y tế-Bộ GTVT và đặt trụ sở tại 75 phố Yên Ninh- Quận Ba Đình- Hà Nội. Ngày 05/07/2001, công ty đổi tên thành công ty cổ phần dược TRAPHACO. Cho đến nay, công ty vẫn hoạt động dưới tên gọi đó, và mặc dù lĩnh vực kinh doanh không thay đổi song quy mô sản xuất kinh doanh thì không ngừng được mở rộng. Hiện nay, công ty có một chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh cùng 6 phân xưởng sản xuất và 10 địa điểm kinh doanh tại 6 quận thuộc thành phố Hà Nội. Có thể nói rằng qua gần 30 năm tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty cổ phần TRAPHACO đã có rất nhiều biến đổi: biến đổi về tên gọi, về quy mô hoạt động đến hình thức hoạt động. Đó là do sự chuyển đổi cơ chế kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường. Trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung trước đây, do không được tự chủ trong sản xuất kinh doanh của mình, công ty chỉ sản xuất, tiêu thụ theo chỉ tiêu ch kế hoạ của nhà nước nên cũch như nhiều doanh nghiệp nhà nước cùng thời, công ty chưa phát huy được hết sức mạnh của mình dẫn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh đạt được trong thời gian này chưa cao.

doc47 trang | Chia sẻ: lvcdongnoi | Ngày: 23/04/2013 | Lượt xem: 3684 | Lượt tải: 14download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Báo cáo Thực tập tại công ty cổ phần dược Traphaco, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
y. Qu¶n lý viÖc sö dông vµ b¶o vÖ c¸c trang thiÕt bÞ, dông cô hµnh chÝnh v¨n phßng còng nh­ c¸c tµi s¶n kh¸c cña c«ng ty, cÊp ph¸t v¨n phßng phÈm cho c¸c phßng, ban. §¶m b¶o ®iÖn, n­íc sinh ho¹t, th«ng tin liªn l¹c, ®iÖn tho¹i, fax, in Ên tµi liÖu. Ch¾p mèi quan hÖ víi chÝnh quyÒn ®Þa ph­¬ng n¬i ®ãng trô së c«ng ty vÒ c«ng t¸c hµnh chÝnh, b¶o vÖ, y tÕ. Phßng tµi chÝnh- kÕ to¸n: Bao gåm 14 ng­êi, cã chøc n¨ng x©y dùng chiÕn l­îc ®Ó tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c tµi chÝnh- kÕ to¸n- tÝn dông. Gióp gi¸m ®èc c«ng ty tæ chøc vµ chØ ®¹o thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c tµi chÝnh – kÕ to¸n- th«ng tin kinh tÕ, tæ chøc h¹ch to¸n kinh tÕ trong toµn bé c«ng ty theo chÕ ®é, theo ph¸p luËt vÒ kinh tÕ- tµi chÝnh- tÝn dông vµ ®iÒu lÖ tæ chøc kÕ to¸n, ph¸p lÖnh kÕ to¸n thèng kª cña nhµ n­íc, nh÷ng quy ®Þnh cô thÓ cña c«ng ty vÒ qu¶n lý kinh tÕ- tµi chÝnh vµ quy chÕ tµi chÝnh cña c«ng ty. Phæ biÕn, h­íng dÉn vµ tæ chøc thùc hiÖn kÞp thêi c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch, ph¸p luËt vÒ tµi chÝnh- kÕ to¸n cña nhµ n­íc, cña c«ng ty. Tham m­u cho gi¸m ®èc dù th¶o c¸c quy ®Þnh vÒ qu¶n lý kinh tÕ, tµi chÝnh, kÕ to¸n, tÝn dông vµ tæ chøc kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c quy ®Þnh ®ã. Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n cã c¸c nhiÖm vô: Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n: C¨n cø vµo ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt, kinh doanh cña c«ng ty ®Ó lùa chän h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tËp trung hay ph©n t¸n cho phï hîp vµ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n thÝch hîp nhÊt. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n: Tæ chøc hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n, tæ chøc viÖc ghi chÐp ban ®Çu vµ lu©n chuyÓn chøng tõ khoa häc, hîp lý, phï hîp víi lo¹i h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. Tæ chøc vËn dông tµi kho¶n kÕ to¸n, vËn dông hÖ thèng sæ kÕ to¸n phï hîp nh»m t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý kinh tÕ ë c«ng ty. Thu thËp, ph©n lo¹i vµ xö lý, tæng hîp sè liÖu, th«ng tin vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty nh»m x¸c ®Þnh, cung cÊp nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt cho ccs ®èi t­îng sö dông th«ng tin kh¸c nhau, lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh vµ tæ chøc thùc hiÖn chÕ ®é b¸o c¸o kÕ to¸n ®óng quy ®Þnh, phï hîp víi yªu cÇu qu¶n lý cña c«ng ty Tæ chøc trang bÞ ph­¬ng tiÖn, x©y dùng ph­¬ng ¸n ph¸t triÓn vµ øng dông phÇn mÒm trî gióp cho c«ng t¸c kÕ to¸n vµ th«ng tin kinh tÕ trong c«ng ty. Tæ chøc h¹ch to¸n kinh doanh, ghi chÐp, ph¶n ¸nh cÊc nghiÖp vôkinhtÕ tµi chÝnh ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ngty mét c¸ch ®Çy ®ñ, kÞp thêi, chÝnh x¸c theo ®óng chÕ ®é tµi chÝnh kÕ to¸n nãi chung vµ quy ®Þnh cña c«ng ty nãi riªng phï hîp víi m« h×nh qu¶n lý tËp trung Tæ chøc kiÓm kª tµi s¶n, vËt t­, tiÒn vèn theo ®óng quy ®Þnh cña nhµ n­íc. Tæ chøc c«ng t¸c tµi chÝnh: Thùc hiÖn ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh, ®Ò xuÊt c¸c biÖn ph¸p cho ban l·nh ®¹o c«ng ty ®Ó cã ®­êng lèi ph¸t triÓn ®óng ®¾n, ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt trong c«ng t¸c qu¶n trÞ doanh nghiÖp. X©y dùng, tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch tµi chÝnh vµ lËp b¸o c¸o t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch quý, n¨m. X¸c ®Þnh møc vèn l­u ®éng, x¸c ®Þnh c¸c nguån vãn ®¶m b¶o cho s¶n xuÊt kinh doanh, huy ®éng kÞp thêi c¸c nguån vèn s½n cã vµo s¶n xuÊt kinh doanh. Tæ chøc tuÇn hoµn chu chuyÓn vèn: §iÒu hoµ linh ho¹t c¸c nguån vèn ®óng chÕ ®é chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc vµ quy ®Þnh cña c«ng ty. Tæ chøc c«ng t¸c thu håi vèn vµ c«ng nî. X©y dùng vµ ban hµnh c¸c quy ®Þnh vÒ qu¶n lý tiÒn mÆt, tiÒn göi. Tæ chøc thùc hiÖn tèt chÝnh s¸ch vÒ thuÕ, tæ chøc c«ng t¸c hên thuÕ kÞp thêi nh»m ®¸p øng yªu cÇu vèn cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Tæ chøc c«ng t¸c tÝn dông: C¨n cø cµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh, c¸c dù ¸n ®Çu t­ ®­îc duyÖt x¸c ®Þnh nguån tÝn dông ®Ó ®¸p øng bèn kÞ thêi phôc vô cho s¶n xuÊt kinh doanh víi hiÖu qu¶ kinh tÕ cao nhÊt. C¨n cø vµo nguån vèn tÝn dông, kÕ ho¹ch huy ®éng vèn, x©y dùng c¸c kÕ ho¹ch c¸c kÕ ho¹ch tÝn dông ng¾n h¹n, trung h¹n vµ dµi h¹n. Tæ chøc ®µm ph¸n, dù th¶ãcc hîp ®ång tÝn dông cã hiÖu qu¶ nhÊt vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch tr¶ vî, thu nî. Thùc hiÖn c«ng t¸c ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ vµ th«ng tin kinh tÕ: Th­êng xuyªn vµ ®Þnh kú tæ chøc ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ ®Ó ®¸nh gi¸ ®óng ®¾n mÆt m¹nh, yÕu, t×m ra nguyªn nh©n vÒ kÕt qu¶ ®· ®¹t ®­ëctong kú, rót kinh nghiÖm, x¸c ®Þnh biÖn ph¸p kh¾c phôc tæ chøc s¶n xuÊt vµ qu¶n lý kinh tÕ tèt h¬n cho kú sau. Tæ chøc c«ng t¸c th«ng tin t×nh h×nh kinh tÕ, tµi chÝnh, tÝn dông trong c«ng ty mét c¸ch khoa häc, trªn c¬ së ph¸t triÓm phÇn mÒm m¸y tÝnh trî gióp. Tæ chøc c«ng bè c«ng khai vÒ tµi chÝnh theo ®óng quy ®Þnh. Thùc hiÖn c«ng t¸c tæ chøc ®µo t¹o: S¾p xÕp l¹i nh©n viªn kÕ to¸n cña ®¬n vÞ phï hîp víi yªu cÇu qu¶n lý, s¶n xuÊt vµ n¨ng lùc cña tõng nh©n viªn. Phæ biÕn h­íng dÉn c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc, cña c«ng ty vÒ tµi chÝnh kÕ to¸n, th«ng qua c¸c v¨n b¶n ®Ó cô thÓ ho¸ b»ng c¸c quy ®Þnh cña c«ng ty. Th­êng xuyªn tæ chøc líp båi d­ìng nghiÖp vô, chuyªn m«n cho ®éi ngò nh©n viªn lµm c«ng t¸c tµi chinh, kÕ to¸n trong c«ng ty. Phßng kÕ ho¹ch kinh doanh: Cã chøc n¨ng tham m­u gióp gi¸m ®èc c«ng ty trong c¸c lÜnh vùc x©y dùng, tæng hîp vµ qu¶n lý c«ng t¸c kÕ ho¹ch, b¸o c¸o kÕ ho¹ch- thèng kª, trong c«ng t¸c hîp ®ång kinh tÕ, c«ng t¸c tiÕp thÞ, c«ng t¸c vËt t­, phæ biÕn c¸c chÕ ®é, chÝnh s¸ch vµ h­íng dÉn thùc hiÖn. NhiÖm vô cô thÓ cña phßng kÕ ho¹ch kinh doanh nh­ sau: X©y dùng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh ng¾n h¹n, trung h¹n vµ dµi h¹n, kÕ ho¹ch quý, th¸ng, n¨m . KiÓm tra, gi¸m s¸t, ®¸nh gi¸, nguyªn nh©n ¶nh h­ëng vµ b¸o c¸o vÒ viÖc thùc hiÖn c¸c môc tiªu, kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh, tiªu thô s¶n phÈm, dë dang, thu håi vèn, gi¸ thµnh, lîi nhuËn…. LËp b¸o c¸o th×nh h×nh thùc hiÖn th¸ng, quý n¨m vÒ gi¸ trÞ, khèi l­îng, …trong kú Dù th¶o vµ ®µm ph¸n hoÆc phèi hîp tho¶ thuËn ®µm ph¸n, tham m­u gióp gi¸m ®èc c«ng ty trong viÖc ký kÕt c¸c hîp ®ång kinh tÕ Qu¶n lý ®Þnh møc, ®¬n gi¸ , lËp biÓu gi¸ phï hîp, s¸t víi thÞ tr­êng ®Ó tiªu thô s¶n phÈm. Hµng quý chñ tri quyÕt to¸n viÖc thùc hiÖn vËt t­, nguyªn nhiªn liÖu so víi ®Þnh møc dù to¸n, ®Þnh møc ®¬n gi¸ méi bé hoÆc kÕ ho¹ch chi phÝ gi¸ thµnh ®· giao, so s¸nh víi khèi l­îng thùc tÕ thùc hiÖn. C©n ®èi s¸c ®Þnh l­îng vËt t­ chªnh lÖch víi ®Þnh møc ®· giao, tr×nh l·nh ®¹o gi¶i quyÕt. Thu thËp, xö lý th«ng tin lËp vµ §¶m b¶o kÕ ho¹ch s¶n xuÊt s¶n phÈm, kÕ ho¹ch ®Çu ra cña s¶n phÈm trong doanh nghiÖp, lªn kÕ ho¹ch bao tiªu s¶n phÈm cña c«ng ty. Cã tr¸ch nhiÖm cung cÊp sè liÖu, thuéc lÜnh vùc kinh tÕ kÕ ho¹ch cho c¸c phßng chøc n¨ng khi cã yªu cÇu. §ång thêi yªu cÇu c¸c phßng chøc n¨ng cung cÊp sè liÖu ®Ó thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc thuéc nhiÖm vô chøc n¨ng cña phßng. Phßng nghiªn cøu ph¸t triÓn Tõ nh÷ng nghiªn cøu c¬ b¶n vµ nh÷ng nghiªn cøu øng dông phßng nghiªn cøu ph¸t triÓn sÏ nghiªn cøu tÝnh kh¶ thi cña s¶n phÈm hay quy tr×nh míi, kiÕn nghÞ víi ban gi¸m ®èc vÒ viÖc cã nªn tiÕp tôc ph¸t triÓn s¶n phÈm, quy tr×nh ®ã kh«ng. NÕu cã sÏ triÓn khai mÉu thö, xin ®¨ng ký l­u hµnh, s¶n xuÊt thö nh»m æn ®Þnh quy tr×nh kÜ thuËt, th­¬ng m¹i ho¸ s¶n phÈm vµ chuyÓn giao cho c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt. Bé phËn kho: tiÕp nhËn, b¶o qu¶n, xuÊt nguyªn, phô liÖu, thµnh phÈm hµng ho¸ theo yªu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh. Phßng thÞ tr­êng: lËp kÕ ho¹ch vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch kinh doanh. Tæ chøc hÖ thèng Marketing vµ c¸c ho¹t ®éng yÓm trî cho c«ng t¸c b¸n hµng, khai th¸c thÞ tr­êng ®· cã vµ thÞ tr­êng míi. Phèi hîp víi phßng nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn ph¸t triÓn mÆt hµng míi c¶i thiÖn mÉu m·, chÊt l­îng c¸c mÆt hµng cã s½n phï hîp víi nhu cÇu vµ thÞ hiÕu cña kh¸ch hµng. Phßng ®¶m b¶o chÊt l­îng: Gi¸m s¸t ph©n x­ëng thùc hiÖn ®óng quy tr×nh kÜ thuËt ®Ó s¶n phÈm ®¹t yªu cÇu vÒ chÊt l­îng theo ®óng tiªu chuÈn GMP Asean. Xem xÐt c¸c sai lÖch, sù cè kÜ thuËt, c¸c ®iÓm kh«ng phï hîp vÒ chÊt l­îng vµ ®Ò xuÊt biÖn ph¸p xö lý. Gi¸m s¸t sö dông vËt t­, sö dông lao ®éng ®Ó x©y dùng ®Þnh møc vËt t­, ®Þnh møc lao ®éng. Phßng kiÓm nghiÖm: KiÓm tra viÖc ®¶m b¶o chÊt l­îng bao gåm kiÓm tra chÊt l­îng nguyªn phô liÖu tr­íc khi ®­a vµo s¶n xuÊt còng nh­ chÊt l­îng s¶n phÈm tr­íc khi nhËp kho, xuÊt dïng. §Æc biÖt ®èi víi ngµnh d­îc phßng kiÓm nghiÖm cßn ph¶i theo dâi chÊt l­îng thµnh phÈm ®ang l­u hµnh trªn thÞ tr­êng. Ngoµi ra cßn tham gia nghiªn cøu c¸c biÖn ph¸p ®Ó n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm. Cã thÓ m« pháng c¬ cÊu tæ chøc c«ng ty b»ng s¬ ®å sau: M« h×nh tæ chøc cña c«ng ty cæ phÇn d­îcTRAPHACO H§QT PG§ ®iÒu hµnh phô tr¸ch KHKD Cung øng vËt t­ Phßng kÕ ho¹ch KD Kho ho¸ chÊt Kho d­îc liÖu Kho phô liÖu Kho thµnh phÈm Kho 108 thµnh c«ng C¸c cöa hµng b¸n bu«n. C¸c cöa hµng b¸n lÎ PX viªn nÐn GMP PX viªn hoµn PX s¬ chÕ PX thùc nghiÖp PX thuèc èng PX thuèc mì PX thuèc bét PX t©y y §¹i héi ®ång cæ ®«ng P. Tæ chøc hµnh chÝnh P. §Èm b¶o chÊt l­îng Ban kiÓm so¸t Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh P. Tµi chÝnh - kÕ to¸n P. Nguyªn cøu ph¸t triÓn P. KiÓm tra chÊt l­îng 3.3 ChÝnh s¸ch qu¶n lý tµi chÝnh- kinh tÕ ®ang ¸p dông: VÒ chÝnh s¸ch qu¶n lý tµi chÝnh kÕ to¸n : Niªn ®é kÕ to¸n : b¾t ®Çu tõ 01/01 ®Õn kÕt thóc ngµy 31/12. §¬n vÞ tiÒn tÖ sö dông trong ghi chÐp, h¹ch to¸n kÕ to¸n lµ ®ång ng©n hµng nhµ n­ícViÖt Nam. Khi quy ®æi c¸c ®ång tiÒn kh¸c, c¨n cø vµo tû gi¸ ngo¹i tÖ do Ng©n hµng nhµ n­íc ViÖt Nam c«ng bè t¹i thëi ®iÓm nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. H×nh thøc sæ kÕ to¸n ¸p dông lµ h×nh thøc nhËt ký chøng tõ. PhÇn II: c¸c vÊn ®Ò kh¸i qu¸t chung vÒ tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty. 1.Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n. Bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty TRAPHACO ®­îc tæ chøc theo kiÓu trùc tuyÕn tham m­u, bé m¸y ®­îc h×nh thµnh bëi mèi liªn hÖ trùc tuyÕn, ho¹t ®éng theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp vµ mèi liªn hÖ cã tÝnh chÊt tham m­u gi÷a kÕ to¸n tr­ëng víi c¸c kÕ to¸n phÇn hµnh. TRAPHACO lµ mét c«ng ty lín cã chi nh¸nh vµ c¸c cöa hµng phô thuéc hoµn toµn, kh«ng cã sù ph©n t¸n quyÒn lùc qu¶n lý ho¹t ®éng kinh doanh còng nh­ ho¹t ®éng tµi chÝnh. Do ®ã bé m¸y kÕ to¸n ®­îc tæ chøc theo m« h×nh tËp trung. C«ng ty chØ më mét bé sæ kÕ to¸n, tæ chøc mét bé m¸y kÕ to¸n ®Ó thùc hiÖn tÊt c¶ c¸c giai ®o¹n h¹ch to¸n ë mäi phÇn hµnh kÕ to¸n. Toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n tõ thu nhËn, nhËp d÷ liÖu vµo m¸y, lªn sæ, xö lý th«ng tin trªn hÖ thèng b¸o c¸o ph©n tÝch vµ tæng hîp cña c«ng ty ®­îc tiÕn hµnh tËp trung t¹i phßng Tµi chÝnh- KÕ to¸n cña c«ng ty. T¹i chi nh¸nh vµ c¸c cöa hµng phô thuéc cã nh©n viªn cña phßng Tµi chÝnh- KÕ to¸n cö lµm nhiÖm vô h¹ch to¸n ban ®Çu (thu thËp, kiÓm tra, xö lý chøng tõ) vµ göi vÒ phßng KÕ to¸n trung t©m theo chÕ ®é b¸o sæ. Cã thÓ kh¸i qu¸t m« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty nh­ sau: S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n KÕ to¸n tr­ëng KT b¸n hµng Thñ quü KT c«ng nî KT HTK KT TGNH KT tiÒn mÆt KT tæng hîp Nh©n viªn kÕ to¸n 4 cöa hµng vµ chi nh¸nh ChØ ®¹o trùc tiÕp B¸o sæ C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n Bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty bao gåm 18 nh©n viªn, tÊt c¶ c¸c nh©n viªn ®Òu cã tr×nh ®é ®¹i häc, ®­îc ph©n c«ng nhiÖm vô cô thÓ nh­ sau: +Mét kÕ to¸n tr­ëng (NguyÔn ThÞ Mïi): cã nhiÖm vô : Tham m­u gióp gi¸m ®èc tæ chøc vµ chØ ®¹o c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n cña c«ng ty. Tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n theo chÕ ®é kÕ to¸n cña Nhµ n­íc ban hµnh vµ theo quy chÕ qu¶n lý tµi chÝnh cña c«ng ty. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n phï hîp víi kh¶ n¨ng cña tõng nh©n viªn trong ban nh»m n©ng cao chÊt l­îng vµ hiÖu qu¶ c«ng t¸c b¸o c¸o kÕ to¸n, ®¸p øng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh ®· ®Ò ra. Tæ chøc viÖc h¹ch to¸n, ghi chÐp, lu©n chuyÓn chøng tõ, b¸o c¸o kÕ to¸n theo ®óng chÝnh s¸ch, chÕ ®é ban hµnh. Tæ chøc viÖc l©p kÕ ho¹ch tµi chÝnh, tÝn dông, kÕ ho¹ch vay vèn, chi tiªu tiÒn mÆt nh»m phôc vô viÖc s¶n xuÊt kinh doanh ®óng tiÕn ®é vµ hiÖu qu¶. Chñ tr× viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n cã liªn quan ®Õn c«ng t¸c qu¶n lý tµi chÝnh kÕ to¸n trong c«ng ty. KÕt hîp víi c¸c phßng ban trong c«ng ty lËp vµ x©y dùng c¸c ®Þnh møc vÒ chi phÝ tiÒn l­¬ng, gi¸ thµnh, kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, kÕ ho¹ch vËt t­, kÕ ho¹ch thu vèn… Lµ thµnh viªn cña héi ®ång ®Þnh gi¸ mua b¸n vËt t­ thiÕt bÞ, tham m­u gióp gi¸m ®èc ra quyÕt ®Þnh chÝnh x¸c, hiÖu qu¶. B¸o c¸o th­êng xuyªn vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh cña c«ng ty cho ban gi¸m ®èc. Cuèi kú b¸o c¸o kÕt hîp cïng c¸c b¶ng ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ t×nh h×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty vµ lËp kÕ ho¹ch cho kú sau. + Hai kÕ to¸n tæng hîp: (NguyÔn ThÞ Thanh Xu©n vµ NguyÔn V¨n Kiªn) cã nhiÖm vô: Hµng ngµy, cËp nhËt sè liÖu tõ c¸c kÕ to¸n viªn, cuèi th¸ng, quý lªn sæ s¸ch vµ b¸o c¸o quyÕt to¸n. B¸o c¸o tr­ëng ban kÞp thêi vÒ viÖc xö lý sè liÖu kÕ to¸n hµng th¸ng tr­íc khi kho¸ sæ kÕ to¸n, lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. Cuèi kú kÕ to¸n tæng hîp ph¶i lËp c¸c b¸o c¸o sau: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. B¸o c¸o t×nh h×nh thùc hiÖn nghÜa vô víi nhµ n­íc. B¸o c¸o c«ng nî ph¶i thu kh¸ch hµng. B¸o c¸o c«ng nî ph¶i thu kh¸c. B¸o c¸o c«ng nî t¹m øng. B¸o c¸o c«ng nî ph¶i tr¶ ng­êi b¸n. B¸o c¸o c«ng nî ph¶i tr¶ kh¸c. B¸o c¸o c«ng nî ph¶i thu néi bé. B¸o c¸o ph©n tÝch tµi chÝnh doanh nghiÖp. B¸o c¸o thuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh. B¶ng tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt, gi¸ thµnh. QuyÕt to¸n thuÕ. Tham gia ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ cña c«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc kÕ to¸n tr­ëng vÒ thêi gian nép b¸o c¸o vµ chÊt l­îng b¸o c¸o. KiÓm tra tÝnh hîp ph¸p, hîp lý, hîp lÖ tr­íc khi tr×nh ký. Ngoµi ra, kÕ to¸n tæng hîp cßn phô tr¸ch vÒ tiÒn l­¬ng vµ tµi s¶n cè ®Þnh, víi nhiÖm vô cô thÓ nh­ sau: + KÕ to¸n tiÒn l­¬ng , BHXH, BHYT: C¨n cø vµo c¸c kÝ hiÖu chÊm c«ng cña tõng ng­êi tÝnh ra sè ngµy c«ng theo tõng lo¹i t­¬ng øng ®Ó ghi vµo b¶ng chÊm c«ng. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ liªn quan, lËp b¶ng thanh to¸n l­¬ng, chuyÓn cho kÕ to¸n tr­ëng duyÖt ®Ó lµm c¨n cø lËp phiÕu chi vµ ph¸t l­¬ng. C¨n cø phiÕu nghØ h­ëng BHXH vµ b¶ng chÊm c«ng ®Ó tÝnh b¶o hiÓm x· héinguyÖn. Theo dâi thanh to¸n x¸c ®Þnh sè ph¶i tr¶, ®· tr¶ vÒ BHXH, BHYT, KPC§ Cuèi kú lËp b¸o c¸o BHXH, BHYT, KPC§. + KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh: Tæ chøc kÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh, t¨ng, gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh, l­u hå s¬ vµ cËp nhËt th«ng tin theo dâi tµi s¶n cè ®Þnh. Hµng th¸ng, quý, n¨m cïng víi phßng kinh tÕ kÕ ho¹ch x©y dùng kÕ ho¹ch söa ch÷a lín tµi s¶n cè ®Þnh vµ quyÕt to¸n chi phÝ söa ch÷a lín tµi s¶n cè ®Þnh. Cuèi kú ph¶i lªn c¸c b¸o c¸o: B¸o c¸o t¨ng gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh. B¸o c¸o chi tiÕt, tæng hîp kiÓm kª tµi s¶n cè ®Þnh. +KÕ to¸n ng©n hµng (NguyÔn Ngäc Thuý) cã nhiÖm vô: LËp kÕ ho¹ch tÝn dông vèn l­u ®éng víi ng©n hµng (®Þnh kú th¸ng vµ quý) LËp sÐc, uû nhiÖm chi, vay ng¾n h¹n dµi han, tiÒn göi ng©n hµng Ghi sæ theo dâi, hµng th¸ng sau khi xo¸ sæ ng©n hµng, lËp b¸o nî, b¸o cã cho c¸c ®¬n vÞ vÒ c¸c kho¶n thanh to¸n ph¶i thu, ph¶i tr¶ b»ng chuyÓn kho¶n ph¸t sinh trong th¸ng. LËp b¶ng kª chøng tõ tiÒn göi , tiÒn vay ng¾ng h¹n, trung h¹n, dµi h¹n lµm c¬ së ghi sæ kÕ to¸n. Lµm thñ tôc vÒ b¶o l·nh, b¶o chøng ng©n hµng. Quan hÖ trùc tiÕp víi ng©n hµng vÒ c¸c c«ng viÖc, c¸c vÊn ®Ò cã liªn quan. ChÞu tr¸ch nhiªm lËp c¸c b¸o c¸o ®Þnh kú vµ ®ét xuÊt theo nhiÖm vô d­îc giao vÒ chÊt l­îng, sè l­îng vµ thêi h¹n theo quy ®Þnh cña H§QT +KÕ to¸n thu tiÒn (NguyÔn ThÞ Hµ, TrÇn V¨n L­u, NguyÔn Quèc Hïng) cã nhiÖm vô: LËp kÕ ho¹ch c«ng t¸c b¸o c¸o kÕ to¸n ®Þnh kú tuÇn, th¸ng vÒ viÖc thu håi c«ng nî kh¸ch hµng vµ c¸ nh©n cßn tån ®äng. TËp hîp hå s¬, lËp biªn ®èi chiÕu, biªn b¶n lµm viÖc tõng lÇn víi tõng chñ nî, hoµn chØnh hå s¬ quyÕt to¸n, yªu cÇu kh¸ch hµng tr¶ nî. B¸o c¸o kÕt qu¶ thùc hiÖn ®Þnh kú tuÇn , th¸ng vÒ thu håi c«ng nî cña kh¸ch hµng vµ c¸ nh©n, ®Ò xuÊt biªn ph¸p gi¶i quyÕt. Phèi hîp víi c¸c cöa hµng, chi nh¸nh, tËp hîp b¸o c¸o vµ ®Ò xuÊt ph­¬ng ¸n xö lý víi c«ng ty ®èi víi nh÷ng tr­êng hîp nî khã thu. +KÕ to¸n tiÒn mÆt (L­u ThÞ Hoa) víi nhiÖm vô: Hµng ngµy viÕt phiÕu thu, phiÕu chi, ®èi chiÕu sæ quü víi thñ quü theo tõng ngµy, th¸ng, n¨m vµ cËp nhËt chøng tõ vµo m¸y ®Ó kÕ to¸n tæng hîp n¾m b¾t ®­îc th«ng tin. Cuèi kú lËp b¸o c¸o quü. Th­êng xuyªn b¸o c¸o sè d­ tiÒn mÆt tån quü cho kÕ to¸n tæng tr­ëng. +Thñ quü (NguyÔn ThÞ M­êi): Theo dâi viÖc thu chi tiÒn trong l­îng tiÒn cña c«ng ty, c¨n cø vµo phiÕu thu, chi ®­îc gi¸m ®èc, kÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt lµm thñ tôc thu chi tiÒn mÆt ®èi víi kh¸ch hµng vµ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong doanh nghiÖp. Ph¸t tiÒn l­¬ng hµng th¸ng cho lao ®éng trong doanh nghiÖp. +KÕ to¸n hµng tån kho (TrÇn V¨n Hoµng vµ Lª MÜ Hoa) Hµng th¸ng cïng víi ban kho tµng ®èi chiÕu sè l­îng nhËp, xuÊt, tån, cïng bé phËn kho kiÓm tra, quyÕt to¸n hµng tån kho. Cuèi kú lËp c¸c b¸o c¸o: B¸o c¸o chi tiÕt, tæng hîp kiÓm kª kho vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸. +KÕ to¸n b¸n hµng: gåm 3 nh©n viªn, cã nhiÖm vô: LËp ho¸ ®¬n b¸n hµng, lËp b¶ng kª hµng ho¸ tiªu thô, cËp nhËt c¸c th«ng tin vÒ b¸n hµng vµo m¹ng m¸y tÝnh cña phßng kÕ to¸n. Cuèi th¸ng, quý, n¨m nhËn b¸o c¸o b¸n lÎ tõ c¸c kÕ to¸n b¸n lÎ cña c¸c cöa hµng, lËp b¸o c¸o tæng hîp b¸n hµng. +KÕ to¸n b¸n lÎ: Gåm 2 nh©n viªn (TrÇn Thu Hµ, Lª ThÞ H»ng) lµm viÖc t¹i c¸c cöa hµng, phô tr¸ch viÕt ho¸ ®¬n b¸n hµng, lËp phiÕu thu, chi, ghi sæ doanh thu, lËp b¶ng kª b¸n lÎ hµng ho¸ dÞch vô, lËp b¸o c¸o hµng b¸n lÎ. Cuèi th¸ng cã tr¸ch nhiÖm b¸o sæ cho kÕ to¸n b¸n hµng t¹i c«ng ty. +Ngoµi ra c«ng ty cßn 2 kÕ to¸n phô tr¸ch t¹i chi nh¸nh Thµnh Phè Hå ChÝ Minh, chÞu tr¸ch nhiÖm lËp phiÕu thu chi, ho¸ ®¬n b¸n hµng, b¶ng kª hµng b¸n t¹i chi nh¸nh vµ thùc hiÖn b¸o sæ lªn c«ng ty. 2. Tæ chøc vËn dông hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n. 2.1 Danh môc chøng tõ c«ng ty sö dông: C«ng ty cæ phÇn d­îc TRAPHACO sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n Fast Accounting- 2002 ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n doanh nghiÖp, do ®ã hÖ thèng chøng tõ mµ c«ng ty sö dông cã nh÷ng ®Æc ®iÓm kh¸c biÖt so víi hÖ thèng chøng tõ bé tµi chÝnh quy ®Þnh ®èi víi kÕ to¸n thñ c«ng c¶ vÒ mÆt sè l­îng, chñng lo¹i vµ mÉu m·. PhiÕu kÕ to¸n Bót to¸n ®Þnh kú Bót to¸n ph©n bæ tù ®éng Bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng Ho¸ ®¬n b¸n hµng Bót to¸n bï trõ c«ng nî gi÷a hai kh¸ch hµng Chøng tõ ph¶i thu kh¸c Ho¸ ®¬n mua hµng Chøng tõ ph¶i tr¶ kh¸c PhiÕu nhËp mua néi ®Þa PhiÕu nhËp mua hµng nhËp khÈu PhiÕu nhËp chi phÝ mua hµng ho¸ PhiÕu xuÊt tr¶ l¹i cho nhµ cung cÊp PhiÕu nhËp kho PhiÕu nhËp néi bé PhiÕu xuÊt kho PhiÕu xuÊt ®iÒu chuyÓn PhiÕu thu tiÒn PhiÕu chi tiÒn PhiÕu mua b¸n ngo¹i tÖ b»ng tiÒn mÆt PhiÕu mua b¸n ngo¹i tÖ qua ng©n hµng 2.2 Quy tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn mét sè chøng tõ chñ yÕu: PhiÕu thu: Trªn c¬ së kiÓm tra chøng tõ gèc cña ng­êi ®Ò nghÞ nép tiÒn, kÕ to¸n tiÒn mÆt lËp phiÕu thu theo mÉu cña bé tµi chÝnh (lËp thµnh 3 liªn, ®Æt giÊy than viÕt mét lÇn), vµ nhËp phiÕu thu vµo m¸y tÝnh ®Ó ch­¬ng tr×nh tù ®éng h¹ch to¸n vµ vµo sæ. Thñ quü nhËn vµ kiÓm tra phiÕu thu. Sau ®ã nhËn tiÒn, nhËp quü vµ x¸c nhËn sè tiÒn ®· thu lªn phiÕu thu vµ ký phiÕu thu, giao cho ng­êi nép tiÒn 1 liªn, gi÷ l¹i 1 liªn ®Ó chuyÓn cho kÕ to¸n. Sau ®ã thñ quü nhËp d÷ liÖu vµo m¸y ®Î ch­¬ng tr×nh tù ®éng lªn b¸o c¸o quü, cuèi ngµy nép b¸o c¸o quü kÌm theo c¸c chøng tõ gèc cho kÕ to¸n. KÕ to¸n tiÒn mÆt ph©n lo¹i chøng tõ ®Ó l­u tr÷, qu¶n lý theo tr¸ch nhiÖm. §Þnh kú, tËp hîp chøng tõ xin kÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt, kÕ to¸n tr­ëng trªn c¬ së kiÓm so¸t tõng lo¹i chøng tõ ®Ó ký duyÖt chøng tõ. KÕ to¸n tiÒn mÆt b¶o qu¶n chøng tõ trong n¨m vµ l­u tr÷ khi kÕt thóc niªn ®é. PhiÕu chi: C¨n cø ®Ò nghÞ chi tiÒn ®· ®­îc duyÖt cña ng­êi nhËn tiÒn, kÕ to¸n tiÒn m¨t lËp phiÕu chi. Thñ quü sau khi kiÓm tra phiÕu chi, yªu cÇu ng­êi nhËn tiÒn ký x¸c nhËn sè tiÒn sÏ nhËn vµ ký phiÕu chi sau khi giao tiÒn. Thñ quü thùc hiÖn ghi vµo sæ quü, cuèi ngµy lËp b¸o c¸o quü vµ nép kÌm chøng tõ gèc cho kÕ to¸n. KÕ to¸n tiÒn mÆt ph©n lo¹i ®Ó l­u tr÷ sau khi tr×nh phiÕu chi cho kÕ to¸n tr­ëng vµ thñ tr­ëng ®¬n vÞ ký duyÖt. PhiÕu nhËp kho: C¨n cø biªn b¶n kiÓm nghiÑm co ban kiÓm nghiÖm lËp, c¸n bé phßng kÕ ho¹ch kinh doanh (bé phËn cung øng vËt t­) lËp phiÕu nhËp kho, xin tr­ëng phßng ký duyÖt. Thñ kho ghi sè thùc nhËp, ký phiÕu nhËp kho cïng ng­êi giao hµng ho¸, vËt t­, ghi thÎ kho vµ chuyÓn phiÕu nhËp kho cho kÕ to¸n vËt t­. KÕ to¸n vËt t­ ghi ®¬n gi¸, ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng tÝnh thµnh tiÒn, ®Þnh kho¶n vµ vµo sæ. PhiÕu xuÊt kho: C¨n cø lÖn xuÊt kho ®· ®­îc duyÖt, bé phËn cung øng (phßng kÕ ho¹ch kinh doanh) lËp phiÕu xuÊt kho. Thñ kho ghi sè l­îng thùc xuÊt, cïng ng­êi nhËn hµng ho¸, vËt t­ ký phiÕu xuÊt kho, ghi thÎ kho vµ chuyÓn chøng tõ cho kÕ to¸n. KÕ to¸n vËt t­ ghi ®¬n gi¸, ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng tÝnh thµnh tiÒn, ®Þnh kho¶n vµ lªn sæ. Ho¸ ®¬n GTGT: Ho¸ ®¬n GTGT ®­îc c¸n bé phßng cung øng (phßng kÕ ho¹ch kinh doanh) lËp dùa trªn c¬ së hîp ®ång mua b¸n, sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt. Ho¸ ®¬n nµy sÏ ®­îc sö dông lµm c¨n cø ®Ó kÕ to¸n tiÒn mÆt lËp phiÕu thu. Tæ chøc vËn dông hÖ thèng tµi kho¶n. 3.1 Danh môc tµi kho¶n sö dông: Do c«ng ty h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn nªn kh«ng sö dông c¸c tµi kho¶n: 611- Mua hµng (dïng cho kiÓm kª ®Þnh kú), 631- Gi¸ thµnh s¶n xuÊt (dïng cho kiÓm kª ®Þnh kú). Ngoµi ra c«ng ty thùc hiÖn b¸n hµng theo ph­¬ng thøc giao hµng trùc tiÕp vµ b¸n lÎ t¹i c¸c cöa hµng phô thuéc nªn kh«ng sö dông tµi kho¶n 157- Hµng göi b¸n. Trõ c¸c tr­êng hîp nãi trªn th× doanh nghiÖp sö dông tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n cßn l¹i theo ®óng hÖ thèng tµi kho¶n dïng trong c¸c doanh nghiÖp ®­îc ban hµnh theo quyÕt ®Þnh 1141- TC- C§KT ngµy 1/11/1995 cña bé tr­ëng Bé tµi chÝnh. Ngoµi nh÷ng tµi kho¶n chi tiÕt ®· quy ®Þnh s½n trong hÖ thèng tµi kho¶n theo chÕ ®é, mét sè tµi kho¶n kh¸c ®­îc c«ng ty tæ chøc chi tiÕt tuú theo lo¹i. VÝ dô: Tµi kho¶n 334- Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn ®­îc c«ng ty thùc hiÖn chi tiÕt theo chøc n¨ng nhiÖm vô cña nh©n viªn, cô thÓ: Tµi kho¶n 3341: L­¬ng khèi s¶n xuÊt Tµi kho¶n 3342: L­¬ng khèi b¸n hµng Tµi kho¶n 3343: L­¬ng qu¶n lý C¸c tµi kho¶n ph¶n ¸nh hµng tån kho, chi phÝ, doanh thu,….(lo¹i 5,lo¹i 6 va c¸c tµi kho¶n 154, 155, 151) sau khi chi tiÕt theo chÕ ®é th× ®­îc chi tiÕt theo lo¹i s¶n phÈm, hµng ho¸, vÝ du: Tµi kho¶n 632- Gi¸ vèn hµng b¸n Tµi kho¶n 6321- Gi¸ vèn hµng b¸n: Hµng ho¸ Tµi kho¶n 6322- Gi¸ vèn hµng b¸n: Thµnh phÈm Tµi kho¶n 511: Doanh thu b¸n hµng Tµi kho¶n 5111: Doanh thu b¸n hµng ho¸ Tµi kho¶n 5112: Doanh thu b¸n thµnh phÈm Tµi kho¶n 621: Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp Tµi kho¶n 62147: Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp cho s¶n xuÊt s¶n phÈm N­íc sóc miÖng SKS. … Tµi kho¶n 154: Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang Tµi kho¶n 15447: Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang – N­íc sóc miÖng SKS. 4.Tæ chøc vËn dông hÖ thèng sæ kÕ to¸n t¹i c«ng ty. H×nh thøc sæ ¸p dông: HiÖn nay ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc ¸p dông kÕ to¸n m¸y,c«ng ty ®ang ¸p dông h×nh thøc sæ nhËt ký chung. VËn dông hÖ thèng sæ: C¸c lo¹i sæ s¸ch ®­îc sö dông: Sæ tæng hîp NhËt ký chung: C¸ch ghi: Khi cã c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, kÕ to¸n ë c¸c phÇn hµnh chØ cÇn nhËp chøng tõ gèc, khi ®ã ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y sÏ tù ®éng chuyÓn d÷ liÖu vµo sæ mµ kÕ to¸n kh«ng cÇn nhËp d÷ liÖu vµo sæ. ChÝnh v× vËy mµ trong mÉu sæ nhËt ký chung kh«ng cã cét ®· vµo sæ c¸i. C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®­îc ghi vµo cuèn sæ nµy theo tr×nh tù thêi gian mµ kÕ to¸n viªn nhËp chøng tõ (ghi theo ngµy chøng tõ). ChÝnh v× ®Æc ®iÓm nµy mµ mÉu sæ nhËt ký chung ë ®©y kh«ng cã cét ngµy th¸ng ghi sæ. Cuèi trang sæ, céng chuyÓn sang trang sau, ®Çu trang sau ghi sè tæng céng cña cuèi trang tr­íc. MÆc dï theo nguyªn t¾c, ®Ó tr¸nh trïng l¾p, c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®· ®­îc ghi vµo sæ nhËt ký ®Æc biÖt th× kh«ng ®­îc ghi vµo sæ nhËt ký chung, song do doanh nghiÖp ¸p dông kÕ to¸n m¸y nªn khi kÕ to¸n nhËp chøng tõ th× ch­¬ng tr×nh tù ®éng chuyÓn d÷ liÖu vµo c¶ sæ nhËt ký chung vµ nhËt ký ®Æc biÖt. C¸c nhËt ký ®Æc biÖt: Do lµ mét phÇn cña nhËt ký chung nªn c¸ch ghi t­¬ng tù nh­ c¸c ghi nhËt ký chung. Trong c¸c nhËt ký nµy, mçi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®­îc ghi mét dßng. Song do ®Æc ®iÓm cña kÕ to¸n m¸y mµ c¸c mÉu sæ còng nh­ nguyªn t¾c ghi sæ ë ®©y cã nh÷ng kh¸c biÖt so víi chÕ ®é: MÉu nhËt ký thu tiÒn vµ nhËt ký chi tiÒn ë ®©y kh«ng cã cét c¸c tµi kho¶n kh¸c ®Ó ghi c¸c tµi kho¶n cã tÝnh chÊt kh«ng th­êng xuyªn. Theo nguyªn t¾c, nhËt ký b¸n hµng vµ nhËt ký mua hµng ®­îc dïng ®Ó ghi c¸c nghiÖp vô mua b¸n hµng ho¸ theo h×nh thøc tr¶ chËm hoÆc tr¶ tr­íc, vµ kh«ng ®­îc ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô mua tµi s¶n cè ®Þnh, x©y dùng c¬ b¶n, tµi s¶n tµi chÝnh vµo c¸c sæ nµy nh­ng ë ®©y, ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng chuyÓn toµn bé d÷ liÖu vÒ tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô mua b¸n hµng ho¸, kh«ng ph©n biÖt ph­¬ng thøc thanh to¸n, lo¹i tµi s¶n vµo trong c¸c nhËt ký nµy. Sæ c¸i tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n: C«ng ty më sæ c¸i cho tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n. Th«ng tin trong c¸c sæ c¸i ®­îc ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y tù ®éng cËp nhËt khi kÕ to¸n viªn ë c¸c phÇn hµnh nhËp chøng tõ. KÕt cÊu c¸c sæ nµy nh­ sau: Sæ chi tiÕt (c¸c lo¹i, c¸ch ghi, kÕt cÊu) C«ng ty tæ chøc sæ kÕ to¸n chi tiÕt cho tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n c«ng nî (sæ chi tiÕt tµi kho¶n 131,331, 141, 334, 311,….) Khi cã c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, kÕ to¸n cËp nhËt chøng tõ gèc vµo m¸y vµ ch­¬ng tr×nh tù ®éng vµo sæ chi tiÕt cña c¸c tµi kho¶n cã liªn quan Cã thÓ kh¸i qu¸t tr×nh tù ghi sæ theo h×nh thøc nhËt ký chung t¹i doanh nghiÖp nh­ sau: Chøng tõ gèc NK ®Æc biÖt Sæ kÕ to¸n chi tiÕt NK chung Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi SPS B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi hµng ngµy Ghi ®Þnh kú §èi chiÕu Tæ chøc vËn dông hÖ thèng b¸o c¸o. Nh»m ph¶n ¸nh mét c¸ch tæng qu¸t toµn diÖn vµ cã hÖ thèng t×nh h×nh tµi s¶n, nguån vèn, kÕt qu¶ kinh doanh vµ tr×nh ®é sö dông vèn cña doanh nghiÖp sau mét kú h¹ch to¸n ®Ó phôc vô cho viÖc ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh doanh, ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ kinh doanh, khai th¸c c¸c tiÒm n¨ng cña doanh nghiÖp, ®­a ra c¸c biÖn ph¸p kinh doanh cã hiÖu qu¶ c«ng ty d­îc TRAPHACO ®· tæ chøc cho m×nh mét hÖ thèng b¸o c¸o bao gåm c¶ b¸o c¸o tµi chÝnh vµ b¸o c¸o qu¶n trÞ. 5.1 B¸o c¸o tµi chÝnh. VÒ b¸o c¸o tµi chÝnh, ®Ó tr×ng bµy kh¶ n¨ng sinh lêi vµ thùc tr¹ng tµi chÝnh cña m×nh cho c¸c ®èi t­îng c¶ trong vµ ngoµi doanh nghiÖp, doanh nghiÖp còng sö dông c¶ 4 b¸o c¸o theo chÕ ®é: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh, b¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ, thuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh. C¸c b¸o c¸o nµy do kÕ to¸n tæng hîp lËp: Cuèi th¸ng, quý, n¨m, kÕ to¸n tæng hîp nhËp c¸c phiÕu kÕ to¸n, c¸c bót to¸n ®Þnh kú, ch­¬ng tr×nh thùc hiÖn c¸c bót to¸n ph©n bæ tù ®éng vµ c¸c bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng. KÕt hîp víi c¸c th«ng tin kÕ to¸n ®­îc chuyÓn sang tõ c¸c ph©n hÖ kÕ to¸n kh¸c (ph©n hÖ kÕ to¸n c«ng nî ph¶i thu, ph¶i tr¶, b¸n hµng, mua hµng, vèn b»ng tiÒn), ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n ph©n hÖ kÕ to¸n tæng hîp sÏ tù ®éng lªn c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh. B¸o c¸o qu¶n trÞ. §Ó phôc vô yªu cÇu qu¶n lý, ®iÒu hµnh doanh nghiÖp, c«ng ty ®· thiÕt kÕ, sö dông mét sè lo¹i b¸o c¸o qu¶n trÞ: B¶ng ph©n tÝch tµi chÝnh doanh nghiÖp: B¸o c¸o nµy do kÕ to¸n tæng hîp lËp vµo cuèi niªn ®é kÕ to¸n. Trong b¸o c¸o nµy cã chøa ®ùng ®Çy ®ñ th«ng tin vÒ c¸c chØ tiªu tµi chÝnh doanh nghiÖp. C¨n cø vµo c¸c chØ tiªu nµy, ban l·nh ®¹o cña c«ng ty cã thÓ thÊy thùc tr¹ng còng nh­ xu h­íng tµi chÝnh cña doanh nghiÖp m×nh, tõ ®ã ®iÒu chØnh, ra c¸c quyÕt tµi chÝnh. MÉu b¸o c¸o nµy ®· cã s½n trong ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm kÕ to¸n. Cuèi niªn ®é, khi ®· cã th«ng tin ®Çy ®ñ vÒ c¸c chØ tiªu ph¶n ¸nh kÕt qu¶ kinh doanh còng nh­ tµi s¶n vµ nguån vèn cña doanh nghiÖp ®­îc thÓ hiÖn trªn c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh, c¨n cø vµo ®ã, ch­¬ng tr×nh tù ®éng tÝnh c¸c chØ tiªu hoµn thµnh b¸o c¸o ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh doanh nghiÖp. B¶ng tæng hîp sè d­ c«ng nî cuèi kú: C«ng ty tiÕn hµnh lËp b¸o c¸o tæng hîp sè d­ c«ng nî cuèi kú cho tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n ph¶n ¸nh c«ng nî (tµi kho¶n 331,336,334,338,311,141,1368,131) C¸c b¸o c¸o nµy do kÕ to¸n tæng hîp lËp vµo cuèi th¸ng, quý, n¨m dùa trªn c¸c th«ng tin tõ c¸c sæ c¸i c¸c tµi kho¶n ph¶n ¸nh c«ng nî. C¨n cø vµo b¸o c¸o nµy, ban l·nh ®¹o c«ng ty cã thÓ n¾m ®­îc nh÷ng th«ng tin tæng qu¸t vÒ t×nh h×nh c«ng nî cña c«ng ty m×nh, tõ ®ã cã kÕ ho¹ch cô thÓ cho viÖc thu håi, thanh to¸n c¸c kho¶n nî ®Ó ®¶m b¶o uy tÝn trong quan hÖ th­¬ng m¹i còng nh­ viÖc ®¶m b¶o cho sù tån t¹i cña doanh nghiÖp, tr¸nh nh÷ng tæn thÊt cã thÓ x¶y ra. B¶ng tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt, gi¸ thµnh: C¨n cø vµo c¸c phiÕu kÕ to¸n, c¸c bót to¸n ®Þnh kú, c¸c bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng vµ c¸c bót to¸n ph©n bæ tù ®éng, cuèi kú ch­¬ng tr×nh tù ®éng tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. Dùa vµo c¸c th«ng tin trªn b¶ng nµy ®Ó ban l·nh ®¹o c«ng ty n¾m ®­îc t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch chi phÝ, gi¸ thµnh cña c«ng ty. Tõ ®ã cã ph­¬ng ¸n ®iÒu chØnh ph­¬ng ¸n s¶n xuÊt còng nh­ kÕ ho¹ch gi¸ b¸n phï hîp. B¶ng kiÓm kª tµi s¶n cè ®Þnh, b¸o c¸o t¨ng gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh: B¸o c¸o nµy ®­îc lËp bëi kÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh lóc cuèi niªn ®é kÕ to¸n nh»m cung cÊp tíi ban l·nh ®¹o c«ng ty nh÷ng th«ng tin tæng hîp vµ chi tiÕt vÒ t×nh h×nh tµi s¶n cè ®Þnh cña doanh nghiÖp. Tõ ®ã, kÕt hîp víi th«ng tin vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh, víi sù tham m­u cña c¸c bé phËn liªn quan, ban l·nh ®¹o cã thÓ ®iÒu chØnh ph­¬ng ¸n ®Çu t­ cho phï hîp, ®óng h­íng. B¶ng tæng hîp kiÓm kª kho: C¨n cø biªn b¶n kiÓm kª cña ban kiÓm kª kho vËt t­, kÕ to¸n vËt t­ lËp b¶ng tæng hîp kiÓm kª kho, ®èi chiÕu víi sè liÖu ghi trªn sæ s¸ch, ph¸t hiÖn chªnh lÖch, chuyÓn cho kÕ to¸n tr­ëng vµ ban gi¸m ®èc xö lý. B¸o c¸o quü: B¸o c¸o nµy do kÕ to¸n tiÒn mÆt lËp vµo cuèi th¸ng, quý, n¨m ®Ó tr×nh cho kÕ to¸n tæng hîp, kÕ to¸n tr­ëng, ban gi¸m ®èc n¾m ®­îc t×nh h×nh tiÒn t¹i quü cña doanh nghiÖp, tõ ®ã cã ph­¬ng ¸n sö dông tiÒn mÆt t¹i quü hîp lý, tr¸nh t×nh tr¹ng ø ®äng vèn còng nh­ t×nh tr¹ng suy gi¶m kh¶ n¨ng thanh to¸n qu¸ møc cho phÐp. Quy tr×nh h¹ch to¸n mét sè phÇn hµnh kÕ to¸n chñ yÕu. 6.1 KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh: 6.1.1.Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n: Ph©n lo¹i tµi s¶n cè ®Þnh: theo h×nh th¸i biÓu hiÖn kÕt hîp tÝnh chÊt ®Çu t­. Nguyªn t¾c ®¸nh gi¸ tµi s¶n cè ®Þnh: C¨n cø vµo gi¸ tÞ tµi s¶n ghi trªn ho¸ ®¬n. Ph­¬ng ph¸p khÊu hao ¸p dông: ¸p dông ph­¬ng ph¸p khÊu hao ®­êng th¼ng theo QuyÕt ®Þnh sè 166/1999 Q§ - BTC. C¸c tr­êng hîp khÊu hao ®Æc biÖt: NÕu cÇn khÊu hao nhanh th× c«ng ty sÏ ®Ò nghÞ vµ ph¶i ®­îc cÊp trªn phª duyÖt míi tiÕn hµnh khÊu hao. 6.1.2. H¹ch to¸n ban ®Çu: C¸c chøng tõ sö dông: Biªn b¶n giao nhËn tµi s¶n cè ®Þnh ThÎ tµi s¶n cè ®Þnh. Biªn b¶n thanh lý tµi s¶n cè ®Þnh. Biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n cè ®Þnh. Biªn b¶n giao nhËn tµi s¶n cè ®inh söa ch÷a lín hoµn thµnh. B¶ng tÝnh khÊu hao. B¶ng ph©n bæ khÊu hao. Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ: Khi gi¸m ®èc cã quyÕt ®Þnh t¨ng, gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh, héi ®ång giao nhËn ®­îc thµnh lËp ®Ó lµm nhiÖm vô nghiÖm thu, kiÓm nghiÖm vµ bµn giao tµi s¶n cè ®Þnh. Ban nµy sÏ cïng víi ®¹i diÖn ®¬n vÞ giao tµi s¶n cè ®Þnh lËp biªn b¶n bµn giao (mÉu sè 01, 02, 03, 04, 05). Biªn b¶n bµn giao sÏ ®­îc chuyÓn cho kÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh vµ kÕ to¸n tiÒn mÆt kÌm theo ho¸ ®¬n GTGT ®Ó lµm c¨n cø nhËp phiÕu chi hoÆc chøng tõ ph¶i tr¶ kh¸c vµ h¹ch to¸n chi tiÕt tµi s¶n cè ®Þnh. 6.1.3. H¹ch to¸n chi tiÕt: Sæ s¸ch sö dông: B¸o c¸o chi tiÕt tµi s¶n cè ®Þnh dïng chung cho toµn doanh nghiÖp. B¸o c¸o chi tiÕt tµi s¶n cè ®Þnh theo nguån vèn A3. Tr×nh tù h¹ch to¸n: C¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc vÒ t¨ng, gi¶m, khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh (biªn b¶n giao nhËn tµi s¶n cè ®Þnh, biªn b¶n giao nhËn tµi s¶n cè ®Þnh söa ch÷a lín hoµn thµnh, biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n cè ®Þnh,) kÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh tiÕn hµnh lËp, huû thÎ tµi s¶n cè ®Þnh, lËp b¶ng tÝnh khÊu hao vµ ghi sæ, sau ®ã l­u tr÷ chøng tõ. Mçi tµi s¶n cè ®Þnh ®­îc lËp mét thÎ ®Ó theo dâi, ph¶n ¸nh diÔn biÕn ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh sö dông. ThÎ tµi s¶n cè ®Þnh sau khi lËp xong sÏ ®­îc m¸y tÝnh tù ®éng ®¨ng ký vµo b¸o c¸o chi tiÕt tµi s¶n cè ®Þnh dïng chung cho toµn doanh nghiÖp vµ b¸o c¸o tæng hîp chi tiÕt tµi s¶n cè ®Þnh . 6.1.4. H¹ch to¸n tæng hîp: Sæ tæng hîp: Sæ nhËt ký chung. Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n 211, 212, 213, 214. Quy tr×nh h¹ch to¸n: Khi cã nghiÖp vô t¨ng gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh, c¨n cø vµo chøng tõ ph¶i tr¶ kh¸c, hoÆc giÊy b¸o nî cña Ng©n hµng do kÕ to¸n Ng©n hµng hoÆc phiÕu chi do kÕ to¸n tiÒn mÆt nhËp vµ c¨n cø vµo thÎ tµi s¶n cè ®Þnh do kÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh lËp, ch­¬ng tr×nh tù ®éng tÝnh vµ ph©n bæ khÊu hao cho tµi s¶n cè ®Þnh vµ h¹ch to¸n vµo sæ nhËt ký chung, sæ c¸i c¸c tµi kho¶n 211, 212, 213, 214 vµ b¶ng c©n ®èi ph¸t sinh c¸c tµi kho¶n. Cuèi kú, tù ®éng tæng hîp sè liÖu lªn b¸o c¸o tµi chÝnh. Tr×nh tù ghi sæ Chøng tõ gèc vÒ t¨ng gi¶m, khÊu hao TSC§ ThÎ TSC§ NK chung Sæ c¸i TK 211,212,213,214 Sæ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi SPS B¸o c¸o tµi chÝnh Gi¶i thÝch mòi tªn (chung cho tÊt c¶ c¸c s¬ ®å vÒ sau) Ghi hµng ngµy Ghi ®Þnh kú §èi chiÕu KÕ to¸n vËt t­: Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n. Nguyªn t¾c ®¸nh gi¸ hµng tån kho: Theo gi¸ thùc tÕ. Ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh hµng tån kho cuèi kú: §¸nh gi¸ theo gi¸ trÞ b×nh qu©n gia quyÒn. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho: Kª khai th­êng xuyªn. 6.2.2.H¹ch to¸n ban ®Çu: Chøng tõ sö dông: Biªn b¶n kiÓm nghiÖm PhiÕu nhËp kho PhiÕu xuÊt kho Quy tr×nh lu©n chuyÓn: Do tÝnh ®Æc thï cña s¶n phÈm d­îc lµ s¶n phÈm cã ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn søc khoÎ con ng­êi vµ doanh nghiÖp ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm ph¸p lý rÊt cao vÒ chÊt l­îng cña s¶n phÈm nªn viÖc nhËp xuÊt hµng tån kho ph¶i ®­îc phèi hîp qu¶n lý chÆt chÏ ®Ó ®¶m b¶o s¶n phÈm nhËp, xuÊt ph¶i ®óng chÊt l­îng, ®¶m b¶o an toµn cho ng­êi tiªu dïng vµ ®¶m b¶o uy tÝn, lîi Ých cña doanh nghiÖp. Khi cã nghiÖp vô vÒ nhËp, xuÊt hµng tån kho (vËt t­, hµng ho¸, thµnh phÈm), c¨n cø c¸c chøng tõ nguån (nh­ ho¸ ®¬n mua hµng, lÖnh xuÊt ®· ®­îc duyÖt, phiÕu ®Ò nghÞ nhËp kho thµnh phÈm), phßng kiÓm tra chÊt l­îng cïng víi ng­êi giao (nhËn) hµng ho¸, thµnh phÈm, vËt t­ lËp ban kiÓm nghiÖm, tiÕn hµnh kiÓm tra chÊt l­îng, sè l­îng, chñng lo¹i cña hµng tån kho tr­íc khi nhËp, xuÊt. C¨n cø vµo biªn b¶n kiÓm nghiÖm ®­îc lËp bëi ban kiÓm nghiÖm, c¸n bé phßng cung øng (phßng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh) sÏ lËp phiÕu nhËp, xuÊt kho thµnh 4 liªn (1 liªn do ph©n x­ëng hoÆc ng­êi giao hµng gi÷, mét liªn thñ kho sö dông ®Ó ghi thÎ kho, mét liªn kÕ to¸n dïng ®Ó ghi sæ, mét liªn l­u t¹i phßng), phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé thµnh 3 liªn, liªn 1 ®Ó l­u, liªn 2 giao cho thñ quü ®Ó ghi thÎ kho, liªn 3 dïng ®Ó kÕ to¸n ghi sæ. C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho ®· cã ®Çy ®ñ ch÷ ký cña ng­êi giao, nhËn hµng, thñ kho, tr­ëng phßng kinh doanh, kÕ to¸n vËt t­ tiÕn hµnh hoµn thµnh nèt c¸c chØ tiªu ®¬n gi¸ trªn phiÕu nhËp, xuÊt, ký phiÕu vµ l­u chøng tõ ®ång thêi l­u hå s¬ trªn m¸y tÝnh. 6.2.3.H¹ch to¸n chi tiÕt: Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt hµng tån kho c«ng ty ®ang ¸p dông lµ ph­¬ng ph¸p thÎ song song C¸c sæ s¸ch sö dông bao gåm: Sæ chi tiÕt ë kho hµng: doanh nghiÖp sö dông thÎ kho. Sæ kÕ to¸n chi tiÕt: gåm sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt t­, thµnh phÈm, hµng ho¸ vµ b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån. Quy tr×nh h¹ch to¸n: C¨n cø phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho ®­îc kÕ to¸n vËt t­ cËp nhËt ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y tù ®éng chuyÓn th«ng tin vµo thÎ kho vµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt t­, s¶n phÈm hµng ho¸, céng nhËp, xuÊt, tÝnh sè tån trªn tõng thÎ, lËp b¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån, céng sæ chi tiÕt. ThÎ kho ®­îc më riªng cho tõng danh ®iÓm vËt t­ vµ tõng kho, sæ chi tiÕt ®­îc më cho tõng kho. Cuèi th¸ng, thñ kho vµ kÕ to¸n vËt t­ sÏ ®èi chiÕu b¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån víi sæ kÕ to¸n chi tiÕt. PhiÕu nhËp kho PhiÕu nhËp kho PhiÕu nhËp kho Sæ chi tiÕt ThÎ kho KÕ to¸n tång hîp PhiÕu xuÊt kho Ghi hµng ngµy Ghi ®Þnh kú §èi chiÕu 6.2.4.H¹ch to¸n tæng hîp vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸: Sæ s¸ch sö dông: NhËt ký chung NhËt ký mua hµng Sæ c¸i më cho c¸c tµi kho¶n 152, 153, 154, 155, 156. Tr×nh tù ghi sæ: C¨n cø chøng tõ gèc vÒ nhËp, xuÊt vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸ vµ b¶ng ph©n bæ vËt t­ do kÕ to¸n vËt t­ nhËp, ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y tù ®éng chuyÓn d÷ liÖu vµo nhËt ký mua hµng, nhËt ký b¸n hµng, nhËt ký chung vµ sæ c¸i c¸c tµi kho¶n liªn quan. Cuèi th¸ng m¸y tÝnh tù tËp hîp sè liÖu lªn b¸o c¸o tµi chÝnh. Tr×nh tù ghi sæ Chøng tõ gèc vÒ nhËp xuÊt vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸ vµ b¶ng ph©n bæ vËt t­ NK mua hµng NK chung H¹ch to¸n chi tiÕt Sæ c¸i tµi kho¶n 152,153,154,155,156 B¶ng c©n ®èi SPS B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi hµng ngµy Ghi ®Þnh kú §èi chiÕu 6.3.KÕ to¸n lao ®éng tiÒn l­¬ng: 6.3.1.Nguyªn t¾c h¹ch to¸n: TRAPHACO lµ mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt nªn viÖc h¹ch to¸n chi phÝ vÒ lao ®«ng lµ mét bé phËn c«ng viÖc phøc t¹p trong viÖc h¹ch to¸n chi phÝ kinh doanh, bëi v× c¸ch tr¶ thï lao lao ®éng kh«ng thèng nhÊt gi÷a c¸c bé phËn. ViÖc h¹ch to¸n chÝnh x¸c chi phÝ vÒ lao ®éng cã vÞ trÝ quan träng, lµ c¬ së ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ thµnh s¶n phÈm vµ gi¸ b¸n s¶n phÈm. §ång thêi, nã cßn lµ c¨n cø ®Ó x¸c ®Þnh c¸c kho¶n nghÜa vô ph¶i nép cho Ng©n s¸ch, cho c¸c c¬ quan phóc lîi x· héi. ChÝnh v× vËy ®Ó ®¶m b¶o cung cÊp th«ng tin kÞp thêi cho qu¶n lý, c«ng ty ®· ph©n lo¹i lao ®éng vµ ph©n lo¹i tiÒn l­¬ng mét c¸ch phï hîp. Cô thÓ, lao ®éng trong c«ng ty ®­îc ph©n theo chøc n¨ng cña lao ®éng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh: Toµn bé lao ®éng trong doanh nghiÖp ®­îc chia lµm 3 lo¹i: lao ®éng thùc hiÖn chøc n¨ng s¶n xuÊt, chÕ biÕn; lao ®éng thùc hiÖn chøc n¨ng b¸n hµng; lao ®éng thùc hiÖn chøc n¨ng qu¶n lý. §ång thêi tiÒn l­¬ng còng ®­îc ph©n thµnh 3 lo¹i theo chøc n¨ng tiÒn l­¬ng: l­¬ng s¶n xuÊt, l­¬ng b¸n hµng vµ l­¬ng qu¶n lý. 6.3.2.H¹ch to¸n ban ®Çu: C¸c chøng tõ sö dông: B¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng vµ b¶o hiÓm x· héi. C¸c chøng tõ chi tiÒn (tiÒn mÆt, tiÒn göi Ng©n hµng) thanh to¸n cho ng­êi lao ®éng. Quy tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ: C¨n cø vµo c¸c chøng tõ vÒ lao ®éng nh­: B¶ng chÊm c«ng, b¶ng tÝnh phô cÊp, trî cÊp, phiÕu x¸c nhËn thêi gian lao ®éng, kÕ to¸n tiÒn l­¬ng lËp b¶ng thanh to¸n l­¬ng, chuyÓn cho kÕ to¸n tr­ëng duyÖt ®ªt lµm c¨n cø lËp phiÕu chi vµ ph¸t l­¬ng. Sau ®ã, c¨n cø vµo b¶ng thanh to¸n l­¬ng, b¶o hiÓm x· héi, kÕ to¸n tiÒn l­¬ng thùc hiÖn nhËp phiÕu kÕ to¸n ®Ó lµm c¨n cø cho ch­¬ng tr×nh tù ®éng x¸c ®Þnh chi phÝ s¶n xuÊt, kinh doanh. 6.3.3.H¹ch to¸n chi tiÕt: Sæ s¸ch sö dông: C¸c sæ chi tiÕt më cho c¸c tµi kho¶n 334, 338, 335. Quy tr×nh h¹ch to¸n: C¨n cø vµo phiÕu kÕ to¸n vÒ tiÒn l­¬ng, BHXH do kÕ to¸n tiÒn l­¬ng nhËp, ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y tù ®éng lªn c¸c sæ chi tiÕt c¸c tµi kho¶n 334, 335, 338. 6.3.4.H¹ch to¸n tæng hîp: C¸c sæ s¸ch sö dông: NhËt ký chung. Sæ c¸i tµi kho¶n 334, 335, 338. Quy tr×nh h¹ch to¸n: c¨n cø vµo phiÕu kÕ to¸n ®­îc nhËp bëi kÕ to¸n tiÒn l­¬ng, ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y tù ®éng chuyÓn th«ng tin vµo trong sæ nhËt ký chung vµ sæ c¸i c¸c tµi kho¶n: 334,335, 338. Tr×nh tù ghi sæ Chøng tõ gèc vÒ tiÒn l­¬ng, BHXH, b¶ng ph©n bæ Sæ chi tiÕt chi phÝ thanh to¸n víi c«ng nh©n viªn NhËt ký chung B¶ng tæng hîp chi tiÕt chi phÝ vµ thanh to¸n Sæ c¸i TK 334, 335, 338 B¸o c¸o tµi chÝnh B¶ng c©n ®èi SPS Ghi hµng ngµy Ghi ®Þnh kú §èi chiÕu 6.4.PhÇn hµnh kÕ to¸n b¸n hµng: 6.4.1.§Æc ®iÓm tiªu thô t¹i c«ng ty: Ph­¬ng thøc b¸n hµng: c«ng ty sö dông 2 ph­¬ng thøc b¸n hµng: giao hang trùc tiÕp t¹i c«ng ty theo hîp ®«ng kinh tÕ vµ c¸c ®¬n ®Æt hµng ®· ký víi kh¸ch hµng; ph­¬ng thøc b¸n lÎ t¹i c¸c cöa hµng phô thuéc. Ph­¬ng thøc thanh to¸n: c«ng ty sö dông c¶ 2 ph­¬ng thøc thanh to¸n ®ã lµ: thanh to¸n ngay vµ ph­¬ng thøc tr¶ chËm b»ng tiÒn mÆt hoÆc sÐc, cã thÓ b»ng tiÒn ViÖt Nam hoÆc b»ng ngo¹i tÖ. Tr­êng hîp doanh thu b»ng ngo¹i tÖ, c«ng ty quy ®æi theo tû gi¸ thùc tÕ do ng©n hµng Nhµ n­íc Viªt Nam c«ng bè t¹i thêi ®iÓm nghiÖp vô thanh to¸n ph¸t sinh. Ph­¬ng ph¸p tÝnh thuÕ GTGT cña doanh nghiÖp lµ ph­¬ng ph¸p khÊu trõ, chÝnh v× vËy mµ chØ tiªu doanh thu ghi nhËn ë tµi kho¶n 511, 512 kh«ng bao gåm thuÕ GTGT ®Çu ra. 6.4.2.H¹ch to¸n ban ®Çu: Chøng tõ sö dông: Ho¸ ®¬n GTGT PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé. PhiÕu nhËp hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i Quy tr×nh h¹ch to¸n: Trong tr­êng hîp b¸n hµng theo ph­¬ng thøc giao hµng trùc tiÕp t¹i c«ng ty: C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nguån nh­: c¸c hîp ®ång mua b¸n, ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng, phßng kÕ ho¹ch kinh doanh lËp ho¸ ®¬n GTGT thµnh 3 liªn: 1 liªn giao cho kh¸ch hµng, 1 liªn thñ kho sö dông ®Ó ghi thÎ kho sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n ®Ó cËp nhËt ho¸ ®¬n b¸n hµng vµo m¸y tÝnh vµ mét liªn dïng ®Ó b¸o c¸o thuÕ. Trong tr­êng hîp b¸n hµng theo ph­¬ng thøc b¸n lÎ t¹i c¸c cöa hµng phô thuéc: Khi cã lÖnh ®· ®­îc duyÖt cña kÕ to¸n tr­ëng vµ gi¸m ®èc c«ng ty vÒ viÖc xuÊt thµnh phÈm, hµng ho¸ xuèng c¸c cöa hµng ®Ó b¸n lÎ, phßng kÕ ho¹ch kinh doanh tiÕn hµnh lËp PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé, phiÕu nµy ®­îc lËp thµnh 3 liªn, 1 liªn thñ kho sö dông ®Ó ghi thÎ kho, 1 liªn kÕ to¸n sö dông ®Ó ghi sæ, cßn mét liªn l­u t¹i phßng kÕ ho¹ch kinh doanh. Theo ph­¬ng thøc nµy, kÕ to¸n b¸n lÎ ph¶i më sæ nhËn hµng vµ thanh to¸n, ®èi víi c¸c ®èi t­îng kh«ng thuéc diÖn ph¶i lËp ho¸ ®¬n b¸n hµng, kÕ to¸n b¸n lÎ ph¶i lËp b¶ng kª hµng b¸n lÎ, theo tõng lÇn b¸n, tõng lo¹i hµng vµ cuèi th¸ng göi b¸o c¸o b¸n hµng vÒ phßng Tµi chÝnh- KÕ to¸n, t¹i ®©y kÕ to¸n b¸n hµng sÏ cËp nhËt ho¸ ®¬n b¸n hµng vµo m¸y tÝnh qua ph©n hÖ kÕ to¸n b¸n hµng. Trong tr­êng hîp hµng ®· tiªu thô bÞ ng­êi mua tr¶ l¹i do hµng ho¸ kh«ng ®óng quy c¸ch, phÈm chÊt hoÆc do vi ph¹m c¸c cam kÕt theo hîp ®ång, c¨n cø ho¸ ®¬n tr¶ l¹i hµng cña ng­êi mua hoÆc biªn b¶n giao nhËn hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i, kÕ to¸n b¸n hµng nhËp PhiÕu nhËp hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i vµo m¸y tÝnh. 6.4.3.H¹ch to¸n chi tiÕt: Sæ s¸ch sö dông: Sæ chi tiÕt s¶n phÈm, hµng ho¸ B¸o c¸o chi tiÕt b¸n hµng. C¨n cø ho¸ ®¬n b¸n hµng, phiÕu nhËp hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i do kÕ to¸n b¸n hµng cËp nhËt, ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng h¹ch to¸n vµo sæ chi tiÕt s¶n phÈm, hµng ho¸, tÝnh doanh thu vµ ghi vµo b¸o c¸o chi tiÕt b¸n hµng. 6.4.4.H¹ch to¸n tæng hîp: Sæ s¸ch sö dông: NhËt ký chung. NhËt ký b¸n hµng B¸o c¸o tæng hîp b¸n hµng. Quy tr×nh h¹ch to¸n: C¨n cø ho¸ ®¬n b¸n hµng, phiÕu nhËp hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i ®­îc kÕ to¸n b¸n hµng nhËp, ch­¬ng tr×nh tù ®éng h¹ch to¸n vµo sæ nhËt ký chung, nhËt ký b¸n hµng vµ chuyÓn sè liÖu vµo b¸o c¸o tæng hîp b¸n hµng. Cuèi kú tæng hîp sè liÖu vµ lªn b¸o c¸o tµi chÝnh Tr×nh tù ghi sæ Chøng tõ gèc vÒ b¸n hµng B¸o c¸o chi tiÕt b¸n hµng NhËt ký b¸n hµng NhËt ký chung Sæ c¸i TK 155, 156, 511, 531 B¶ng c©n ®èi SPS B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi hµng ngµy Ghi ®Þnh kú §èi chiÕu PhÇn III: ®¸nh gi¸ kh¸i qu¸t tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty. Qua qu¸ tr×nh thùc tËp tæng hîp (8 tuÇn) t¹i c«ng ty cæ phÇn d­îc TRAPHACO, t«i ®· cã dÞp ®­îc trùc tiÕp tiÕp cËn, nghiªn cøu vµ t×m hiÓu c¸c vÊn ®Ò chung vÒ c¸c ho¹t ®éng kinh doanh, qu¶n lý vµ ®Æc biÖt lµ ®­îc kh¶o s¸t c¸c vÊn ®Ò vÒ lÜnh vùc kÕ to¸n t¹i c«ng ty. Tõ mét x­ëng d­îc nhá bÐ ®­îc thµnh lËp n¨m 1972, víi trang thiÕt bÞ ®¬n s¬, C«ng ty cæ phÇn d­îc TRAPHACO ®· liªn tôc ph¸t triÓn, tr­ëng thµnh vµ lín m¹nh kh«ng ngùng Sù lín m¹nh cña c«ng ty kh«ng nh÷ng thÓ hiÖn qua c¬ së vËt chÊt kü thuËt mµ cßn thÓ hiÖn ë tr×nh ®é cña c¸n bé c«ng nh© viªn ngµy cµng ®­îc n©ng cao ®Ó ®¸p ­ngs yªu cÇu thùc tÕ ®Æt ra. Qua 30 n¨m ho¹t ®éng, song song víi sù ph¸t triÓn kh«ng ng­ng cña c«ng ty, bé m¸y kÕ to¸n còng ngµy cµng lín m¹nh c¶ vÒ bÒ réng lÉn chiÒu s©u, ®ãng vai trß lµ mét c«ng cô qu¶n lý h÷u hiÖu. HiÖn nay phßng Tµi chÝnh- KÕ to¸n cña c«ng ty cã 17 ng­êi. Víi c¸ch bè trÝ c«ng viÖc vµ tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n nh­ hiÖn nay c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung ®· vµ ®ang ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ ®em l¹i cho c«ng ty nh÷ng thµnh tùu ®¸ng kÓ ®Æc biÖt lµ nh÷ng n¨m gÇn ®©y. §iÒu ®ã thÓ hiÖn ë mét sè ­u ®iÓm sau: Thø nhÊt, vÒ tæ chøc hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n: c«ng ty tæ chøc chi tiÕt tµi kho¶n tuú theo b¶n chÊt vµ chøc n¨ng cña tõng lo¹i tµi kho¶n t¹o ra mét sù linh ho¹t trong c¸ch tæ chøc chi tiÕt tµi kho¶n, mÆt kh¸c l¹i ®¶m b¶o tÝnh thèng nhÊt víi c¸c nguyªn t¾c, ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n trong tõng phÇn hµnh kÕ to¸n t­¬ng øng. Trong phÇn hµnh kÕ to¸n lao ®éng, tiÒn l­¬ng, do c«ng ty tæ chøc ph©n lo¹i lao ®éng theo chøc n¨ng cña lao ®éng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh nªn tµi kho¶n 334 lµ tµi kho¶n ph¶n ¸nh c¸c kho¶n thanh to¸n víi c«ng nh©n viªn cña doanh nghiÖp vÒ c¸c kho¶n thuéc thu nhËp cña hä còng ®­îc tæ chøc chi tiÕt theo chøc n¨ng t­¬ng øng cña lao ®éng, cô thÓ : Tµi kho¶n 334- Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn ®­îc chi tiÕt thµnh: Tµi kho¶n 3341: Ph¶i tr¶ nh©n viªn khèi s¶n xuÊt. Tµi kho¶n 3342: Ph¶i tr¶ nh©n viªn khèi b¸n hµng. Tµi kho¶n 3343: Ph¶i tr¶ nh©n viªn khèi qu¶n lý. Trong phÇn hµnh kÕ to¸n vËt t­, thµnh phÈm, hµng ho¸, do c«ng ty s¶n xuÊt vµ kinh doanh nhiÒu lo¹i mÆt hµng nªn c«ng ty tiÕn hµnh tæ chøc chi tiÕt c¸c tµi kho¶n ph¶n ¸nh hµng tån kho theo tªn tõng vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸. ViÖc tæ chøc chi tiÕt theo ph­¬ng ph¸p nµy cho phÐp c«ng ty cã thÓ theo dâi mét c¸ch chi tiÕt, chÝnh x¸c vµ dÔ dµng ®èi víi tõng lo¹i vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸ cô thÓ ®¶m b¶o tÝnh chÆt chÏ trong c«ng t¸c qu¶n lý. Trong phÇn hµnh kÕ to¸n b¸n hµng th× tµi kho¶n ph¶n ¸nh gi¸ vèn hµng b¸n vµ tµi kho¶n ph¶n ¸nh doanh thu tiªu thô tr­íc khi ®­îc chi tiÕt theo tªn l¹i ®­îc chi tiÕt theo lo¹i h×nh (tµi kho¶n 6321- gi¸ vèn hµng b¸n:hµng ho¸, tµi kho¶n 6322- gi¸ vèn hµng b¸n: thµnh phÈm, tµi kho¶n 5111- doanh thu b¸n hµng ho¸, tµi kho¶n 5112- doanh thu b¸n thµnh phÈm). ViÖc chi tiÕt theo kiÓu nµy gióp cho doanh nghiÖp theo dâi riªng kÕt qu¶ kinh doanh hµng ho¸ víi kÕt qu¶ kinh doanh thµnh phÈm do chÝnh c«ng ty s¶n xuÊt ra. Tõ ®ã c«ng ty sÏ cã ph­¬ng ¸n ®Çu t­ kinh doanh phï hîp víi t×nh h×nh. Nh­ vËy, cã thÓ thÊy viÖc tæ chøc chi tiÕt tµi kho¶n kÕ to¸n mét c¸ch khoa häc ®· gióp Ých rÊt nhiÒu cho c«ng t¸c qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp, gãp phÇn lµm lªn nh÷ng thµnh c«ng cña c«ng ty. Thø hai, vÒ c«ng t¸c tæ chøc vËn dông hÖ thèng chøng tõ: C«ng ty ®· rÊt linh ho¹t trong viÖc tæ chøc vËn dông hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n. Ngoµi nh÷ng chøng tõ theo ®Æc thï ho¹t ®éng kinh doanh mµ chÕ ®é kÕ to¸n quy ®Þnh, nh»m phôc vô c«ng t¸c qu¶n lý cña c«ng ty víi ®Æc thï cña phÇn mÒm kÕ to¸n, c«ng ty ®· sö dông mét sè chøng tõ kh¸c nh­: phiÕu kÕ to¸n, chøng tõ ph¶i tr¶ kh¸c,…C¸c chøng tõ nµy sÏ gióp cho viÖc theo dâi mäi ho¹t ®éng kinh doanh chi tiÕt h¬n ®¶m b¶o cho viÖc xö lý th«ng tin kÕ to¸n cña m¸y tÝnh ®­îc chÝnh x¸c, cô thÓ. Thø ba, vÒ c«ng t¸c tæ chøc sæ s¸ch kÕ to¸n: So víi chÕ ®é, mét sè mÉu sæ cña c«ng ty cã phÇn kh¸c biÖt, song ®iÒu ®ã mét phÇn do ®Æc thï cña kÕ to¸n m¸y, mÆt kh¸c l¹i cã nh÷ng ­u ®iÓm. Trong mÉu sæ nhËt ký chung, kh«ng cã cét “§· vµo sæ c¸i” do c«ng ty øng dông c«ng nghÖ tin häc, khi mét nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, d÷ liÖu ®­îc nhËp vµo m¸y lËp tøc ®­îc ch­¬ng tr×nh xö lý vµ chuyÓn th«ng tin vµo c¸c sæ s¸ch liªn quan mµ kh«ng cÇn ph¶i ghi ®Þnh kú. Ngoµi ra, mÉu sæ nµy còng kh«ng cã cét “Ngµy th¸ng ghi sæ”, thùc chÊt cét nµy kh«ng cÇn thiÕt v× cét “Ngµy chøng tõ ®· ®ñ cung cÊp th«ng tin vÒ ngµy th¸ng. HoÆc nh­ mÉu sæ c¸i kh«ng cã cét “trang sæ nhËt ký chung” nh­ng kh«ng hÒ lµm ¶nh h­ëng ®Õn viÖc theo dâi, qu¶n lý. V× khi øng dông c«ng nghÖ m¸y tÝnh, nÕu muèn tra mét nghiÖp vô trªn NhËt ký chung th× chØ cÇn tra sè chøng tõ. Nh­ vËy viÖc thay ®æi mÉu sæ nµy ®· lµm gi¶m bít sù cång kÒnh cña c¸c trang sæ ®ång thêi kh«ng hÒ lµm ¶nh h­ëng ®Õn c«ng t¸c qu¶n lý. Thø t­, trong c«ng t¸c tæ chøc b¸o c¸o kÕ to¸n: C«ng ty ®· tæ chøc ®Çy ®ñ c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh theo chÕ ®é, ngoµi ra cßn tæ chøc mét sè b¸o c¸o qu¶n trÞ gióp Ých cho c«ng t¸c qu¶n trÞ néi bé. Cô thÓ, mçi phÇn hµnh kÕ to¸n ®Òu ph¶i lËp b¸o c¸o tæng hîp cña c«ng t¸c trong phÇn hµnh ®ã. C¸c b¸o c¸o nµy gióp cho nhµ qu¶n lý lu«n n¾m b¾t ®­îc th«ng tin tæng hîp vµ chi tiÕt vÒ tõng phÇn hµnh cô thÓ, ®¶m b¶o c«ng t¸c qu¶n lý ®­îc thùc hiÖn chÆt chÏ. Ngoµi ra kÕ to¸n tæng hîp cßn ph¶i lËp c¸c b¶ng ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh doanh nghiÖp, gióp cho c«ng t¸c x©y dùng, ®iÒu chØnh chiÕn l­îc, ph­¬ng h­íng s¶n xuÊt, kinh doanh cña doanh nghiÖp ®­îc chÝnh x¸c, kÞp thêi. Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm béc lé nh­ trªn, c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n cña c«ng ty còng cßn nh÷ng ®iÓm h¹n chÕ, cô thÓ: Thø nhÊt, vÒ viÖc lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ: PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé do phßng KÕ ho¹ch- Kinh doanh lËp thµnh 03 liªn: 01 liªn l­u, 01 liªn giao cho thñ kho lµm c¨n cø xuÊt hµng vµ ghi thÎ kho, 01 liªn giao cho kÕ to¸n ghi sæ. Nh­ vËy, PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé mµ kÕ to¸n dïng lµm c¨n cø h¹ch to¸n ch­a cã gi¸ trÞ ph¸p lý bëi nã ch­a cã ch÷ ký cña thñ kho vµ ng­êi nhËn hµng. Khi gÆp tr­êng hîp PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé ®· ®­îc lËp, sè hµng ho¸ trong kho l¹i kh«ng ®ñ ®Ó xuÊt hoÆc do mét lý do nµo ®ã mµ l­îng hµng xuÊt kh«ng ®óng theo phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé, nh­ng kÕ to¸n ®· tiÕn hµnh h¹ch to¸n do vËy sÏ x¶y ra bót to¸n khèng. Thø hai, vÒ viÖc tæ chøc vËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n: Tµi kho¶n ph¶n ¸nh doanh thu míi chØ ®­îc c«ng ty theo dâi chi tiÕt thµnh doanh thu tiªu thô thµnh phÈm vµ doanh thu tiªu thô hµng ho¸ mµ ch­a theo dâi chi tiÕt cho tõng danh ®iÓm thµnh phÈm, hµng ho¸. §iÒu ®ã lµm cho t¸c dông cña th«ng tin kÕ to¸n cung cÊp bÞ h¹n chÕ, ban l·nh ®¹o sÏ kh«ng biÕt ®­îc viÖc tiªu thô thµnh phÈm, hµng ho¸ nµo bÞ lç, viÖc tiªu thô thµnh phÈm, hµng ho¸ nµo l·i, tõ ®ã cã thÓ ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh sai lÇm. Thø ba, vÒ c«ng t¸c tæ chøc vËn dông sæ kÕ to¸n: Lµ mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt vµ cã khèi l­îng tiªu thô thµnh phÈm lín mµ c«ng ty l¹i kh«ng tæ chøc sæ chi tiÕt b¸n hµng còng nh­ sæ chi tiÕt chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. Kh«ng më sæ chi tiÕt chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh sÏ h¹n chÕ viÖc theo dâi chi tiÕt chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh theo tõng ®èi t­îng tËp hîp chi phÝ, nh­ vËy sÏ g©y khã kh¨n cho viÖc ra quyÕt ®Þnh kinh doanh ®èi víi tõng ®èi t­îng. Ngoµi ra, c«ng ty chØ theo dâi b¸n hµng theo hîp ®ång mµ kh«ng theo dâi chi tiÕt b¸n hµng theo tõng s¶n phÈm, hµng ho¸ dÉn ®Õn viÖc theo dâi ho¹t ®éng tiªu thô thiÕu chi tiÕt, lµm gi¶m tÝnh chÆt chÏ trong c«ng t¸c qu¶n lý tiªu thô. §Ó ®¶m b¶o c«ng t¸c qu¶n lý kinh doanh ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch chÆt chÏ, c¸c nhµ qu¶n lý cã thÓ theo dâi t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty mét c¸ch chi tiÕt, cô thÓ nh»m phôc vô cho viÖc ra quyÕt ®Þnh kinh doanh ®óng ®¾n, c«ng ty cã thÓ kh¾c phôc nh÷ng h¹n chÕ trªn ®©y theo mét vµi h­íng sau: Thø nhÊt, tæ chøc hÖ thèng tµi kho¶n chi tiÕt h¬n. vÝ dô nh­ tµi kho¶n 5111, 5112 cã thÓ theo dâi chi tiÕt cho tõng lo¹i hµng ho¸, thµnh phÈm. Thø hai, më thªm c¸c sæ chi tiÕt chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh, sæ chi tiÕt b¸n hµng cho tõng cöa hµng, cho chi nh¸nh vµ t¹i c«ng ty. Thø ba, nªn lËp phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé thµnh 2 liªn, 1 liªn giao cho thñ kho nhËp, 1 liªn giao cho kÕ to¸n lµm c¨n cø ghi sæ sau khi ®· cã ®Çy ®ñ ch÷ ký cña thñ kho xuÊt.

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docBáo cáo thực tập tại công ty cổ phần dược TRAPHACO.DOC
Luận văn liên quan