Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá, và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty tnhh thương mại Thanh Nam

ng cho v¨n phßng * Ph­¬ng thøc tiªu thô hµng ë C«ng ty Thanh Nam: C«ng ty TNHH Th­¬ng M¹i Thanh Nam lµ mét C«ng ty kinh doanh th­¬ng m¹i víi nhiÒu mÆt hµng vµ chñng lo¹i phong phó, víi sè l­îng lín v× vËy viÖc tiªu thu hµng ho¸ ®­îc hay kh«ng cã ý nghÜa v« cïng quan träng ®èi víi sù sèng cßn cña C«ng ty. Nh»m ®¹t môc tiªu tèi ®a ho¸ lîi nhuËn C«ng ty ®· ¸p dông mét sè h×nh thøc tiªu thu nh­ sau: B¸n bu«n, b¸n lÎ, b¸n göi qua ®­êng b­u ®iÖn I.3.1. B¸n bu«n §Æc tr­ng cña b¸n bu«n lµ b¸n víi sè l­îng lín, nh­ng hµng ho¸ ®­îc b¸n bu«n vÉn n»m trong lÜnh vùc l­u th«ng: Khi nghiÖp vô b¸n bu«n ph¸t sinh lµ tøc lµ khi hîp ®ång kinh tÕ ®· ®­îc ký kÕt, khi hîp ®ång kinh tÕ ®· ®­îc ký kÕt phßng kÕ to¸n cña C«ng ty lËp ho¸ ®¬n( GTGT) , MS 01- GTKT - 3LL. Ho¸ ®¬n ®­îc lËp thµnh ba liªn, liªn 1 l­u t¹i gèc, liªn 2 giao ng­êi mua, liªn 3 dïng ®Ó thanh to¸n. Phßng kÕ to¸n còng lËp phiÕu xuÊt kho, phiÕu xuÊt kho còng ®­îc lËp thµnh ba liªn. NÕu viÖc b¸n hµng thu ®­îc tiÒn ngay th× liªn thø 3 trong ho¸ ®¬n( GTGT) ®­îc dïng lµm c¨n cø ®Ó thu tiÒn hµng, kÕ to¸n vµ thñ quü dùa vµo ®ã ®Ó viÕt phiÕu thu vµ còng dùa vµo ®ã thñ quü nhËn ®ñ sè tiÒn hµng. Khi kiÓm tra sè tiÒn ®ñ theo ho¸ ®¬n GTGT mµ ng­êi mua thanh to¸n kÕ to¸n thu chi TM vµ thñ quü sÏ ký tªn vµo phiÕu thu, nÕu kh¸ch hµng yªu cÇu cho mét liªn phiÕu thu th× tuú theo yªu cÇu kÕ to¸n thu tiÒn mÆt sÏ viÕt ba liªn phiÕu thu sau ®ã xÐ mét liªn ®ãng dÊu vµ giao cho kh¸ch hµng thÓ hiÖn viÖc thanh to¸n hµng ho¸ ®· hoµn tÊt . C©n ®èi víi phiÕu xuÊt kho kÕ to¸n còng ghi ba liªn . Liªn mét l­u t¹i cuèng , liªn hai giao cho thñ kho gi÷ , liªn ba dïng ®Ó l­u hµnh néi bé kh«ng cã gi¸ trÞ thanh to¸n vµ ®i ®­êng . Trong ph­¬ng thøc b¸n bu«n cã hai h×nh thøc: B¸n bu«n qua kho : theo h×nh thøc nµy, C«ng ty xuÊt hµng trùc tiÕp tõ kho giao cho ng­êi mua. Ng­êi mua cÇm ho¸ ®¬n GTGT vµ phiÕu xuÊt do phßng kÕ to¸n lËp ®Õn kho ®Ó nhËn hµng. Hµng ho¸ ®­îc coi lµ tiªu thô khi ng­êi mua ®· nhËn vµ ký x¸c nhËn trªn ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho. ViÖc thanh to¸n hµng cã thÓ b»ng tiÒn mÆt, ng©n phiÕu, sÐc. B¸n bu«n vËn chuyÓn th¼ng: Theo ph­¬ng thøc nµy C«ng ty cö ng­êi ë phßng kinh doanh ®i ®Õn c¶ng hoÆc s©n bay ®Ó nhËn hµng sau ®ã lµm thñ tôc nhËn hµng, khi thñ tôc nhËn hµng ®· xong phßng kÕ to¸n lËp ho¸ ®¬n GTGT gåm ba liªn sau ®ã xÐ liªn hai vµ ba giao cho phßng kinh doanh. Phßng kinh doanh cö ng­êi mang ho¸ ®¬n tíi ng­êi mua hµng ®ång thêi vËn chuyÓn th¼ng sè hµng ho¸ ®· cã H§ GTGT cho ng­êi mua ( kh«ng qua kho ). Hµng ho¸ ®­îc coi lµ tiªu thô khi ng­êi mua nhËn ®ñ hµng ký x¸c nhËn trªn chøng tõ b¸n hµng cña C«ng ty, viÖc thanh to¸n tiÒn hµng cã thÓ b»ng sÐc, TM, ng©n phiÕu hoÆc chuyÓn kho¶n. I.3. 2. B¸n lÎ: H×nh thøc b¸n lÎ ®­îc ¸p dông t¹i v¨n phßng C«ng ty vµ t¹i kho (Chïa Béc). C«ng ty thùc hiÖn b¸n lÎ theo ph­¬ng thøc thu tiÒn tËp trung tøc lµ khi ph¸t sinh nghiÖp vô b¸n lÎ hµng ho¸ th× kÕ to¸n hµng ho¸ lËp ho¸ ®¬n GTGT. Tr­êng hîp nÕu b¸n lÎ t¹i C«ng ty th× kÕ to¸n hµng ho¸ lËp ho¸ ®¬n GTGT lÊy ®Çy ®ñ ch÷ ký cña ng­êi mua, thñ tr­ëng ®¬n vÞ, kÕ to¸n tr­ëng sau ®ã dùa vµo H§ GTGT kÕ to¸n thu chi sÏ viÕt phiÕu thu chi víi sè tiÒn ®ñ theo ho¸ ®¬n ( nÕu KH tr¶ hÕt mét lÇn ). Tr­êng hîp b¸n lÎ nh­ng kh¸ch yªu cÇu mang hµng tíi tËn nhµ th× kÕ to¸n hµng ho¸ còng lËp ho¸ ®¬n GTGT sau ®ã giao cho ng­êi mang hµng 2 liªn: Liªn 2( liªn ®á) giao cho kh¸ch hµng, liªn 3 (liªn xanh ) cã gi¸ trÞ ®Ó thanh to¸n. Sau khi ®· giao hµng vµ thu tiÒn song, ng­êi ®­îc ph©n c«ng ®i giao hµng cã tr¸ch nhiÖm nép sè tiÒn ®ã cho phßng kÕ to¸n kÌm ho¸ ®¬n GTGT ( liªn 3 - liªn xanh). I.3.3. Ph­¬ng thøc b¸n bu«n qua ®­êng b­u ®iÖn. Theo ph­¬ng thøc nµy sau khi nhËp khÈu mét sè l« hµng nµo ®ã vÒ C«ng ty göi c¸c th­ chµo hµng, cã thÓ b»ng ®iÖn tho¹i, Fax tíi c¸c tØnh, TP n¬i cã c¸c kh¸ch hµng mua bu«n. Khi mét C«ng ty, cöa hµng nµo ®ã cã nhu cÇu vÒ mét mÆt hµng nµo ®ã cã thÓ gäi ®iÖn cho C«ng ty ®Ó cïng tho¶ thuËn vÒ mÆt hµng ho¸, chÊt l­îng vµ gi¸ c¶. NÕu nh÷ng th­¬ng l­îng ®ã ®­îc tho¶ thuËn gi÷a hai bªn (cã thÓ 3 bªn ) tiÕn hµnh lËp c¸c hîp ®ång mua b¸n. Dùa vµo hîp dång mua b¸n, kÕ to¸n hµng ho¸ lËp ho¸ ®¬n GTGT, phiÕu xuÊt kho sau ®ã, phßng kinh doanh mang hµng ®i göi ( cã thÓ göi qua ®­êng tµu, ®­êng hµng kh«ng…) tíi ®Þa chØ cña kh¸ch hµng mua bu«n. ViÖc thanh to¸n còng phô thuéc vµo sù tho¶ thuËn cña hai bªn cã thÓ b»ng tiÒn mÆt còng cã thÓ b»ng chuyÓn kho¶n. Th«ng th­êng sè tiÒn mµ bªn mua thanh to¸n ®ît mét b»ng 95% gi¸ trÞ cña hîp ®ång mua b¸n, sè cßn l¹i sÏ tr¶ sau. - Ph­¬ng h­íng vµ kÕ ho¹ch trong thêi gian tíi . +Më réng nhËp khÈu m¸y photocopy cung cÊp cho c¸c ®¬n vÞ cã nhu cÇu . +NhËp khÈu bét mùc, tõ phôc vô cho gia c«ng, ®ãng gãi mùc tõ t¹i C«ng ty. +Thóc ®Èy vµ ph¸t triÓn viÖc gia c«ng, ®ãng gãi c¸c lo¹i mùc, tõ t¹i C«ng ty nh»m ®¸p øng nhu cÇu thÞ tr­êng . +Söa ch÷a, t©n trang m¸y photocopy cò ®Ó cung cÊp cho kh¸ch hµng. Ph¸t triÓn kinh doanh b¸n lÎ m¸y photocopy vµ mét sè m¸y thiÕt bÞ v¨n phßng, kh¸c víi môc tiªu kh«ng chµo b¸n hµng ph¸ gi¸ thÞ tr­êng nh»m chiÕm lÜnh thÞ tr­êng. I.4. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty TNHH - Th­¬ng m¹i Thanh Nam. I.4.1. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n. Bé m¸y kÕ to¸n ë c«ng ty Thanh Nam ®­îc tæ chøc theo h×nh thøc tËp trung. Mäi c«ng viÖc kÕ to¸n ®Òu ®­îc thùc hiÖn ë phßng kÕ to¸n ( chÞu sù kiÓm so¸t cña kÕ to¸n tr­ëng). Kh«ng tæ chøc ë c¸c bé phËn kÕ to¸n riªng mµ chØ ph©n c«ng c«ng viÖc cho kÕ to¸n viªn t¹o ®iÒu kiÖn kiÓm tra, kiÓm so¸t, chØ ®¹o nghiÖp vô, ®¶m b¶o sù l·nh ®¹o tËp trung thèng nhÊt cña kÕ to¸n tr­ëng còng nh­ sù chØ ®¹o cña l·nh ®¹o C«ng ty. KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n hµng ho¸ KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n kiªm Thñ quÜ KÕ to¸n c«ng nî S¬ ®å 14: S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty thanh nnnnam §øng ®Çu bé m¸y kÕ to¸n lµ KÕ to¸n tr­ëng. KÕ to¸n tr­ëng cã nhiÖm vô qu¶n lý ®iÒu hµnh phßng kÕ to¸n, chØ ®¹o thùc hiÖn triÓn khai c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n cña C«ng ty, tæ chøc thiÕt lËp c¸c v¨n b¶n, biÓu mÉu b¸o c¸o tµi chÝnh, tham m­u cho Gi¸m ®èc x©y dùng c¸c kÕ ho¹ch tµi chÝnh, chiÕn l­îc kinh doanh, lËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh tÝn dông, kÕ ho¹ch chi phÝ kinh doanh, gi¶i quyÕt quan hÖ vÒ tµi chÝnh, tÝn dông víi c¸c ®¬n vÞ liªn quan, chÞu sù l·nh ®¹o trùc tiÕp cña Gi¸m ®èc. - KÕ to¸n hµng ho¸: Cã nhiÖm vô theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt tån nguyªn vËt liÖu, hµng ho¸, thµnh phÈm, t×nh h×nh b¸n hµng, tiªu thô hµng ho¸ cña doanh nghiÖp. - KÕ to¸n tæng hîp: Cã nhiÖm vô theo dâi phÇn thanh to¸n tiÒn l­¬ng, b¶o hiÓm x· héi, tµi s¶n cè ®Þnh, tËp hîp chi phÝ toµn doanh nghiÖp vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. - KÕ to¸n kiªm thñ quÜ: Cã nhiÖm vô gi÷ tiÒn mÆt, c¨n cø vµo chøng tõ gèc hîp lÖ ®Ó thu ho¹ch chi tiÒn mÆt. Thñ quÜ ghi phÇn thu, chi tiÒn mÆt vµo cuèi ngµy vµ ®èi chiÕu víi sè liÖu cña kÕ to¸n thanh to¸n tiÒn mÆt. Ngoµi ra cßn lµm c«ng viÖc kÕ to¸n. - KÕ to¸n c«ng nî: Cã nhiÖm vô theo dâi c«ng nî vµ cung cÊp th«ng tin vÒ t×nh h×nh c«ng nî cña C«ng ty mét c¸ch nhanh chãng vµ chÝnh x¸c. Toµn nh©n viªn cña phßng kÕ to¸n chÞu sù l·nh ®¹o trùc tiÕp cña kÕ to¸n tr­ëng. I.4.2. Chøng tõ ¸p dông. Chøng tõ ë C«ng ty sö dông lµ bé chøng tõ do bé tµi chÝnh ph¸t hµnh nh­ phiÕu thu ,phiÕu chi , phiÕu xuÊt kho ,phiÕu nhËp kho ,ho¸ ®¬n b¸n hµng ,ho¸ ®¬n GTGT… I.4.3. HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n cña C«ng ty ¸p dông : HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n cña C«ng ty ¸p dông thèng nhÊt hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n doanh nghiÖp ban hµnh theo quyÕt ®Þnh 1141 TC-Q§/C§KT ngµy 1-11-1995 cña Bé tµi chÝnh vµ c¸c tµi kho¶n ë Th«ng t­ 100 do Bé tµi chÝnh ban hµnh vÒ viÖc h­íng dÉn thùc hiÖn luËt thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng, thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp. I.4.4. HÖ thèng sæ s¸ch. H×nh thøc sæ s¸ch kÕ to¸n cña C«ng ty ¸p dông lµ h×nh thøc “chøng tõ ghi sæ” vµ ®­îc thùc hiÖn ghi chÐp trªn m¸y vi tÝnh. Hµng ngµy tõ c¸c chøng tõ gèc kÕ to¸n sÏ nhËp sè liÖu vµo chøng tõ t­¬ng øng cã trong m¸y vi tÝnh, m¸y sÏ tù ®éng sö lý sè liÖu vµ ®­a vµo sæ kÕ to¸n cã liªn quan nh­ b¶ng kª, sæ thÎ chi tiÕt … Tõ c¸c chøng tõ ®ã m¸y sÏ ghi vµo sæ c¸i, b¶ng tæng hîp chi tiÕt, sau ®ã m¸y sÏ lËp b¶ng c©n ®èi ph¸t sinh vµ lªn b¸o c¸o kÕ to¸n. §Ó ®Ò phßng sù cè m¸y tÝnh, kÕt hîp kÕ to¸n thñ c«ng, sau khi tËp hîp chøng tõ vµo m¸y, hµng ngµy cho in sè liÖu, tËp hîp b¶ng kª, sæ chi tiÕt, tõ ®ã ®­a vµo sæ c¸i, sæ tæng hîp chi tiÕt, lªn b¶ng c©n ®èi ph¸t sinh, cuèi quý lªn b¸o c¸o tµi chÝnh. S¬ ®å 15: S¬ ®å tæ chøc ghi sæ cña c«ng ty Chøng tõ gèc B¶ng kª Sæ c¸i B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ thÎ kÕ to¸n chi tiÕt : Ghi hµng ngµy : Ghi cuèi th¸ng : §èi chiÕu, kiÓm tra Nh×n vµo s¬ ®å ta thÊy kÕ to¸n C«ng ty Thanh Nam cã mét sè thiÕu sãt khi sö dông h×nh thøc chøng tõ ghi sæ vµ nh÷ng thiÕu sãt nµy em xin ®­a ra mét sè nhËn xÐt vµ kiÕn nghÞ ë phÇn III cña chuyªn ®Ò nµy. II. KÕ to¸n tiªu thô hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô . II.1. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng ë C«ng ty TNHH Thanh Nam. Nh­ phÇn trªn ®· nªu ( Tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty Thanh Nam) viÖc b¸n hµng cña C«ng ty Thanh Nam chñ yÕu ®­îc tæ chøc thùc hiÖn trªn 3 ph­¬ng thøc: B¸n bu«n, b¸n lÎ, b¸n qua ®­êng b­u ®iÖn. Tuú vµo tõng ph­¬ng thøc giao hµng, h×nh thøc thanh to¸n mµ kÕ to¸n b¸n hµng( tiªu thô) còng kh¸c nhau. MÆt kh¸c, hµng th¸ng qu¸ tr×nh tiªu thô còng kh«ng gièng nhau viÖc tiªu thô diÔn ra kh«ng ®­îc ®Òu ®Æn, doanh thu b¸n hµng cã th¸ng nhiÒu th¸ng Ýt. §ã lµ ®iÒu tÊt nhiªn. KÕ to¸n tiªu thô hµng ho¸ theo ph­¬ng thøc b¸n bu«n. Khi C«ng ty nhËp khÈu mét l« hµng nµo ®ã khi hµng ®· vÒ tíi kho hoÆc hµng ®ang ®i ®­êng vÒ bé phËn b¸n hµng cña C«ng ty sÏ göi th­ chµo hµng (cã thÓ trùc tiÕp gäi ®iÖn tho¹i) tíi c¸c kh¸ch mua bu«n cña C«ng ty. Qua viÖc trao ®æi vÒ nhu cÇu mua b¸n cña hai bªn. Trªn c¬ së ®¬n hái hµng vµ th­ chµo hµng cña C«ng ty ®­a ra, hai bªn sÏ ®µm ph¸n vµ ký kÕt hîp ®ång( hîp ®ång mua b¸n) , c¨n cø vµo hîp ®ång ®· ký kÕt hay ®¬n ®Æt hµng ®· ®­îc phª duyÖt bëi Gi¸m ®èc, phßng kÕ to¸n lËp ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng. Ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng (BiÓu sè 2) võa lµ ho¸ ®¬n b¸n hµng, võa lµ c¨n cø ®Ó xuÊt kho, võa lµ c¨n cø ®Ó h¹ch to¸n doanh thu. §èi víi ng­êi mua hµng lµm chøng tõ ®i ®­êng vµ ghi sæ kÕ to¸n.Ho¸ ®¬n gÝa trÞ gia t¨ng ®­îc lËp lµm 3 liªn (®Ì giÊy than viÕt 1 lÇn) : Liªn 1: L­u t¹i quyÓn ho¸ ®¬n gèc do phßng kÕ to¸n gi÷ ®Ó theo dâi hµng ngµy. Liªn 2: Giao cho kh¸ch hµng lµm chøng tõ ®i ®­êng vµ ghi sæ kÕ to¸n ®¬n vÞ mua. Liªn 3 : Giao cho thñ kho dïng ®Ó ghi sæ kho sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n ghi sæ vµ lµm thñ tôc thanh to¸n. Trªn mçi ho¸ ®¬n b¸n hµng cã ®Çy ®ñ hä tªn kh¸ch hµng, ®Þa chØ, h×nh thøc thanh to¸n, khèi l­îng ®¬n gi¸ cña tõng lo¹i hµng ho¸ b¸n ra, tæng tiÒn hµng, thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng vµ tæng sè tiÒn ph¶i thanh to¸n. Sau khi lËp ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng nh©n viªn phßng kinh doanh sÏ cÇm ho¸ ®¬n nµy xuèng kho lµm thñ tôc xuÊt hµng. ë kho, khi nhËn ®­îc ho¸ ®¬n, thñ kho sÏ ghi vµo sæ kho theo sè l­îng hµng ®­îc b¸n. Sæ kho do thñ kho më hµng quý vµ më chi tiÕt cho tõng lo¹i hµng ho¸. Thñ kho cã nhiÖm vô theo dâi chi tiÕt hµng ho¸ nhËp, xuÊt, tån vµ sau ghi vµo sæ kho, thñ kho mang ho¸ ®¬n GTGT ®Õn cho phßng kÕ to¸n. §Õn cuèi th¸ng, thñ kho tÝnh sè tån kho tõng lo¹i hµng ho¸ ®Ó ®èi chiÕu víi phßng kÕ to¸n. ë phßng kÕ to¸n: Sau khi nhËn ®­îc chøng tõ vÒ tiªu thô hµng ho¸ do thñ kho mang tíi, kÕ to¸n kiÓm tra tÝnh ph¸p lý råi ký duyÖt. Mçi vËt t­ ®Òu ®­îc kÕ to¸n cho mét m· riªng nªn khi nhËn ®­îc ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng kÕ to¸n ph¶i tra m· cña mÆt hµng ®­îc b¸n ®Ó nhËp vµo m¸y vi tÝnh. KÕ to¸n tiªu thô sñ dông sæ chi tiÕt hµng ho¸, b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån, sæ chi tiÕt doanh thu b¸n hµng (BiÓu sè 3, 4, 5) ®Ó theo dâi hµng ho¸ vÒ sè l­¬ng vµ gi¸ trÞ. VÝ dô: Cô thÓ: Ngµy 5 Th¸ng 1 N¨m 2002. Gi÷a C«ng ty Thanh Nam vµ C«ng ty VINEXAD cã hîp ®ång mua b¸n m¸y photo rich FT 5840, kÌm mùc, tõ vµ DevelopmentUnit víi gi¸ b¸n 56 896 364® ch­a thuÕ (thuÕ VAT 10%) . Theo nh­ hîp ®ång ký kÕt gi÷a hai bªn, C«ng ty VINEXAD sÏ thanh to¸n cho C«ng ty Thanh Nam theo h×nh thøc tiÒn mÆt .Do vËy c¨n cø vµo hîp ®ång vµ ho¸ ®¬n GTGT kÕ to¸n hµng ho¸ h¹ch to¸n nh­ sau: Nî TK 632: 46 227 615® Cã Tk 156: 46 227 615® §ång thêi ghi: Nî TK 131: 62 586 000® Cã TK 511: 56 896 364® Cã TK 33311: 5 689 636® Do hµng ngµy ph¸t sinh nhiÒu c¸c nghiÖp vô thu chi tiÒn hµng nªn ®Ó tiÖn theo dâi céng nî phaØ thu, ph¶i tr¶ kÕ to¸n C«ng ty sö dông TK131 – “Ph¶i thu cña kh¸ch hµng” vµ TK 331 – “ Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n”. Do ®ã tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô cã liªn quan ®Õn thu tiÒn hµng kÕ to¸n ®Òu ph¶n ¸nh qua Nî TK 131, khi sù ph¸t sinh nghiÖp vô thu tiÒn th× kÕ to¸n míi ph¶n ¸nh bªn cã TK131. Theo vÝ dô trªn. Còng trong ngµy 5/1/2002 C«ng ty nhËn ®­îc tiÒn do C«ng ty VINEXAD tr¶ tiÒn hµng. Khi ®ã kÕ to¸n thu chi tiÒn mÆt lËp phiÕu thu hµng. C¨n cø vµo phiÕu thu ngµy 5/1/2002, kÕ to¸n c«ng nî ghi ®Þnh kho¶n: Nî TK 1111: 62 586 000® Cã TK 131: 62 586 000® BiÓu sè 2 Ho¸ ®¬n ( GTGT) Liªn 3: (Dïng ®Ó thanh to¸n) Ngµy 5 th¸ng 1 n¨m 2002 N0 081774 §¬n vÞ b¸n hµng : C«ng Ty Th­¬ng M¹i Thanh Nam §Þa chØ: 267 - chïa béc – hµ néi §iÖn tho¹i: 5634688. MS: 0100954306-1 Hä, tªn ng­êi mua:…… §¬n vÞ: C«ng Ty VIEXAD §Þa chØ: Sè 9 §inh LÔ – HN H×nh thøc TT: CK . MS: 010018007 STT Tªn hµng ho¸ dÞch vô §VtÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 M¸y photo ricoh FT5840 KÌm:+ Mùc, tõ + DevelopmentUnit ChiÕc Bé ChiÕc 01 01 01 56 896 364 56 896 364 Céng tiÒn hµng: 56 896 364 ThuÕ suÊt GTGT : 10% TiÒn thuÕ GTGT 5 689 636 Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 62 586 000® Sè tiÒn viÕ b»ng ch÷: S¸u hai triÖu n¨m tr¨m t¸m s¸u ngµn ®ång ch½n ./. Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ ( Ký, hä tªn ) ( Ký, ghi râ hä, tªn) ( Ký, ®ãng dÊu, ghi râ hä, tªn) BiÓu sè 5 Sæ chi tiÕt tµi kho¶n Tµi kho¶n: 511 - "Doanh thu b¸n hµng" Tõ ngµy : 01/01/2002 ®Õn ngµy 31/01/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®/­ Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS Nî PS Cã 02/1 H§ 81772 B¸n m¸y type 3 ( ChÞ Nga ) 131 110 000 04/1 H§ 81773 B¸n mùc PT 420 ( ChÞ Ngäc ) 131 120 000 05/1 H§ 81774 B¸n m¸y photo ricoh FT5840, kÌm mùc, tõ (CT VINEXAD) 131 56 896 364 08/1 H§ 81775 B¸n m¸y®ãngs¸chDSBN0 (NguyÔn Ngäc Th¾ng) 131 1 600 000 10/1 H§ 81776 B¸n mùc ®iÖn UPS 500 ( Chi Côc ThuÕ Hµ T©y ) 131 1 322 182 ……. ……….. …………………………… …… ……….. ……. 31/1 H§ 81791 B¸n mùc PT 450l ( C«ng Ty Siªu Thanh HN) 131 29 336 460 Céng ph¸t sinh 1 509 749 916 1 509 749 916 Sè d­ cuèi kú 0 LËp, Ngµy....Th¸ng....N¨m .... Ng­êi ghi sæ · KÕ to¸n tiªu thô hµng ho¸ theo ph­¬ng thøc b¸n lÎ. Theo ph­¬ng thøc nµy viªc b¸n lÎ chñ yÕu diÔn ra t¹i v¨n phßng cña C«ng ty, vµ th­êng kh¸ch hµng xem hµng nÕu ®ång ý vÒ chÊt l­îng vµ gi¸ c¶ th× sÏ mua hµng vµ tr¶ tiÒn ngay, tuy nhiªn doanh thu b¸n lÎ th­êng kh«ng lín. NÕu viÖc b¸n lÎ ph¸t sinh qua ®iÖn tho¹i hoÆc qua Fax nghÜa lµ kh¸ch hµng gäi ®iÖn trùc tiÕp tíi phßng kinh doanh cña c«ng ty vÒ viÖc mua mét lo¹i hµng ho¸ nµo ®ã vµ yªu cÇu chuyÓn tíi tËn n¬i, khi ®ã phßng kÕ to¸n sÏ viÕt H§GTGT vµ xÐ 2 liªn( liªn 2 vµ liªn 3) cho ng­êi giao hµng( th­êng lµ nh©n viªn phßng kinh doanh vµ phßng kü thuËt) vµ yªu cÇu ng­êi mua hµng ký vµo ®Ó thÓ hiÖn tÝnh hîp lÖ, hîp ph¸p cña ho¸ ®¬n. VÝ dô: Ngµy 16/1/2002 C«ng ty c«ng tr×nh giao th«ng 246 tíi v¨n phßng cña c«ng ty xem hµng vµ ®· mua 01 m¸y in LBP 800. §¬n gi¸ 4.303.636 ®( ch­a VAT) kÌm mega data. printer cabble. C«ng ty c«ng tr×nh giao th«ng ®ång ý mua vµ sÏ thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt. Khi ®ã kÕ to¸n hµng ho¸ lËp ®Þnh kho¶n: Nî TK 632: 3 839 400® Cã TK 156: 3 839 400® Vµ kÕ to¸n c«ng nî lËp ®Þnh kho¶n: Nî TK131: 4 734 000® Cã TK 511: 4 303 636® Cã TK 33311: 430 364® Tíi ngµy 17/1/2002 kh¸ch hµng thanh to¸n tiÒn m¸y in c¨n cø vµo phiÕu thu sè 17 ngµy 17/1 kÕ to¸n c«ng nî ghi: Nî TK : 1111 4 734 000® Cã TK: 131 4 734 000® · Tiªu thô theo ph­¬ng thøc göi qua ®­êng b­u ®iÖn . Ph­¬ng thøc nµy th­êng ph¸t sinh víi nh÷ng kh¸ch hµng bu«n hay b¹n hµng quen thuéc cña C«ng ty, ®· cã sù tin cËy vµ hiÓu biÕt vÒ nhau. Trong tr­êng hîp c¸c kh¸ch hµng cña C«ng ty ®Òu lµ kh¸ch hµng ë Thµnh Phè Hå Chi Minh, TP §· N½ng… VÝ dô nh­: C«ng ty LËp Thanh, C«ng ty §«ng Phó. VÝ dô : Ngµy 16/1/2002 C«ng ty Thiªn Phó ®· mua cña C«ng ty Thanh Nam 01 m¸y photo FT 5640 víi ®¬n gi¸ 36.340.000®.Theo nh­ th­êng lÖ C«ng ty Thanh Nam sÏ viÕt ho¸ ®¬n ( GTGT) sau ®ã xÐ liªn 2 göi kÌm hµng ho¸ vµo cho C«ng ty §«ng Phó, viÖc chuyÓn hµng nµy thùc hiÖn bëi nh©n viªn phßng kinh doanh. Hµng sÏ ®­îc ®ãng hép sau ®ã chuyÓn ra ga Hµ Néi vµ göi vµo C«ng ty §«ng Phó. VÒ h×nh thøc thanh to¸n: C«ng ty §«ng Phó sÏ thanh to¸n b»ng h×nh thøc chuyÓn kho¶n. Khi ph¸t sinh nghiÖp vô tiªu thô m¸y FT 5640 kÕ to¸n hµng ho¸ lËp ®Þnh kho¶n sau: Nî TK 632: 35 312 420® Cã TK 156: 35 314 420® §ång thêi kÕ to¸n c«ng nî lËp ®Þnh kho¶n: Nî TK 131: 39 974 000® Cã TK 511: 36 340 000® Cã TK 33311: 3 634 000® Khi ph¸t sinh mét nghiÖp vô tiªu thô hµng ho¸ nµo ®ã kÕ to¸n hµng ho¸ ®Òu viÕt ho¸ ®¬n ( GTGT) ®Ó ph¶n ¸nh doanh thu cña sè hµng ®· xuÊt b¸n. Ho¸ ®¬n ( GTGT) sÏ ®­îc lµm c¨n cø ®Ó cuèi th¸ng kÕ to¸n lªn b¶ng kª ho¸ ®¬n, chøng tõ hµng ho¸ dÞch vô b¸n ra. Trªn b¶ng kª nµy mçi kh¸ch hµng ®­îc ghi trªn mét dßng b¶ng kª. Môc ®Ých cña viÖc lËp b¶ng kª chøng tõ dÞch vô hµng ho¸ b¸n ra lµ nh»m quyÕt to¸n thuÕ ( GTGT) ®Çu ra vµ thuÕ (GTGT) ®Çu vµo. Cô thÓ: Vµo ngµy31/1/2002 ®Ó phôc vô cho c«ng viÖc quyÕt to¸n thuÕ GTGT kÕ to¸n c«ng ty ®· lËp b¶ng kª ho¸ ®¬n, chøng tõ hµng ho¸ dÞch vô b¸n ra nh­ sau: ( KÌm theo tê khai, ThuÕ GTGT). BiÓu sè 6, 7, 8. ViÖc tiªu thô hµng ho¸ cu¶ C«ng ty cã thÓ thu ®­îc tiÒn ngay còng cã thÓ kh¸ch hµng chÊp nhËn nî, v× vËy ®Ó viÖc theo dâi c«ng nî víi ng­êi mua ®­îc chÝnh x¸c, kÕ to¸n C«ng ty Thanh Nam ®· sö dông TK 131 – “ Ph¶i thu cña kh¸ch hµng” ®Ó theo dâi c«ng nî. §iÒu nµy cã nghÜa lµ mäi nghiÖp vô liªn quan ®Õn c«ng nî ph¶i thu ®Òu ®­îc thÓ hiÖn qua TK 131. §Ó phôc vô cho viÖc cung cÊp th«ng tin vÒ c«ng nî mét c¸ch nhanh chãng, chÝnh x¸c, kÕ to¸n c«ng ty cßn sö dông sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi mua, sæ chi tiÕt TK 131, b¶ng tæng hîp TK 131. BiÓu sè 7 céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc lËp - tù do - h¹nh phóc *********** tê khai thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng Th¸ng 1 N¨m 2002 (Dïng cho c¬ së tÝnh thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ) M· sè: 0100954306 - 1 Tªn c¬ së: c«ng ty th­¬ng m¹i thanh nam §Þa chØ: 267 chïa béc – TP Hµ Néi §¬n vÞ tÝnh: ®ång VN STT ChØ tiªu kª khai Doanh sè (ch­a thuÕ GTGT) ThuÕ GTGT 1 2 3 4 1 2 a b c d 3 4 5 6 7 a b 8 9 10 Hµng ho¸ dÞch vô b¸n ra Hµng ho¸ dÞch vô chÞu thuÕ GTGT Hµng ho¸ xuÊt khÈu thuÕ xuÊt( 0%) Hµng ho¸ dÞch vô thuÕ xuÊt(5%) Hµng ho¸ dÞch vô thuÕ xuÊt(10%) Hµng ho¸ dÞch vô thuÕ xuÊt( 20%) Hµng ho¸ dÞch vô mua vµo ThuÕ GTGT cña hµng ho¸ dÞch vô mua vµo ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ ThuÕ GTGT ph¶i nép( + ) hoÆc tho¸i( - ) trong kú( TiÒn thuÕ 2-5) ThuÕ GTGT kú tr­íc chuyÓn qua Nép thiÕu Nép thõa hoÆc ch­a ®­îc khÊu trõ ThuÕ GTGT ®· nép trong th¸ng ThuÕ GTGT ®· ®­îc hoµn tr¶ trong th¸ng ThuÕ GTGT ph¶i nép th¸ng nµy 1 509 749 916 150 820 340 1 509 749 916 150 820 340 100 704 694 9 915 818 1 709 045 222 140 904 522 1 345 586 869 108 102 907 108 102 907 42 717 433 32 975 418 32 975 286 42 717 565 Sè tiÒn thuÕ ph¶i nép (Ghi b»ng ch÷) : Bèn m­êi hai triÖu b¶y tr¨m m­êi b¶y ngµn, n¨m tr¨m s¸u n¨m ®ång. Xin cam ®oan sè liÖu trªn ®©y lµ ®óng, nÕu sai t«i chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ph¸p luËt. Hµ Néi, ngµy 5 th¸ng2 n¨m 2002 BiÓu sè 8 B¶ng b¸o c¸o b¸n hµng chi tiÕt theo mÆt hµng Tõ ngµy: 01/01/2002 ®Õn ngµy 31/01/2002 STT M· vËt t­ Tªn vËt t­ §vt SL TiÒn vèn Doanh thu 1 DUNIT Deverlopmen Unit C¸i 1.0 6 403 000 6 474 000 2 FAXRICOH 570 M¸y fax ricoh 570 C¸i 2.0 4 494 028 7 592 000 3 FAXRICOH 580 M¸y fax ricoh 580 C¸i 2.0 5 617 535 4 FT4615 M¸y photo FT 4615 C¸i 9.0 134 858 133 152 468 955 5 FT5632 M¸y phot FT 5632 C¸i 7.0 221 973 761 228 125 673 6 FT5640 M¸y photo FT 5640 C¸i 1.0 35 312 420 36 340 000 7 FT5840 M¸y photo FT 5840 C¸i 1.0 46 227 651 56 896 364 8 FT7950 M¸y photo FT 7950 C¸i 1.0 112 036 678 188 890 000 9 LBP800 M¸yin laser LBP800 Canon C¸i 1.0 3 839 400 4 303 636 10 MDSDSB M¸y ®ãng s¸ch DSB No C¸i 1.0 4.91.900 1 600 000 11 MUC320 Mùc photo 320 èng 20 4 291 014 4 800 000 12 MUC810 Mùc photo 810 èng 29 35 945 212 38 077 000 .... ....... Tæng céng: 1 345 145 759 1 509 749 916 Ngµy.... Th¸ng.... N¨m ..... II.2. KÕ to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô ë C«ng ty Thanh Nam. II.2.1. KÕ to¸n doanh thu tiªu thô hµng ho¸: Khi ph¸t sinh nghiÖp vô tiªu thô vµ ®· x¸c ®Þnh ®­îc doanh thu th× ®Ó ph¶n ¸nh doanh thu tiªu thô hµng ho¸ kÕ to¸n sö dông TK5111. Tµi kho¶n 511 ®­îc chia lµm 3 tiÓu kho¶n nh­ sau: TK 5111: Doanh thu tiªu thô hµng ho¸. TK 5112: Doanh thu tiªu thô thµnh phÈm. TK 5113: Doanh thu cña dich vô . §Ó theo dâi doanh thu tiªu thô th× kÕ to¸n C«ng ty sö dông sè chi tiÕt tµi kho¶n, b¸o c¸o chi tiÕt b¸n hµng, sæ c¸i tµi kho¶n. Lµ mét doanh nghiÖp ¸p dông nép thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ thuÕ nªn doanh thu tiªu thô kh«ng bao gåm thuÕ VAT. VÝ dô : KÕt cÊu cña c¸c sæ vµ b¸o c¸o ®­îc thÓ hiÖn qua BiÓu sè 5, 9, 10. Sè liÖu tæng hîp cña sæ c¸i TK511 sÏ ®­îc sö dông ®Ó x¸c ®Þng kÕt qu¶ kinh doanh trong th¸ng. II.2.2. KÕ to¸n gi¸ vèn hµng ho¸ . §Ó tæng hîp gi¸ vèn sè hµng ®· xuÊt b¸n kÕ to¸n c¨n cø vµo sè l­îng vµ ghi trªn b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån cña hµng ho¸ ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ vèn cña sè hµng ®· xuÊt kho. Gi¸ vèn cña hµng xuÊt kho tiªu thô ®­îc tÝnh theo gi¸ trung b×nh hµng xuÊt kho: Gi¸ trung b×nh = Gi¸ trÞ thùc tÕ tån ®Çu kú + Gi¸ trÞ thùc tÕ hµng nhËp trong kú - Tån cuèi kú TrÞ gi¸ vèn hµng xuÊt kho + L­îng thùc tÕ nhËp trong kú - Tån cuèi kú Gi¸ vèn hµng xuÊt kho = Sè l­îng xuÊt kho * Gi¸ trung b×nh Mäi chi phÝ ph¸t sinh khi mua hµng ®­îc tÝnh vµo gi¸ vèn hµng b¸n. Gi¸ vèn cña hµng ®· tiªu thô ®­îc dïng ®Î x¸c ®Þnh l·i gép cña sè hµng ®· b¸n, ®Ó theo dâi gi¸ vèn ngoµi b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån kho cña hµng ho¸, kÕ to¸n C«ng ty Thanh Nam cßn sö dông sæ c¸i TK 632 vµ sæ chi tiÕt TK 632. Khi cã nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh nh­ b¸n hµng ho¸ . VÝ dô : Ngµy 16/1/2002 C«ng ty Thiªn Phó ®· mua cña C«ng ty Thanh Nam 01 m¸y photo FT 5640 víi ®¬n gi¸ 36.340.000®.Trong ®ã gi¸ vèn hµng b¸n lµ: 35312420® KÕ to¸n ph¶n ¸nh gi¸ vèn hµng b¸n: Nî TK 632 : 35312420 Cã TK 156 : 35312420 vµo sæ chi tiÕt TK 632 cuèi th¸ng tiÕn hµnh ghi sæ c¸i. KÕt cÊu cña c¸c sæ nµy ®­îc thÓ hiÖn qua biÓu sau: BiÓu sè 9: Sæ chi tiÕt tµi kho¶n Tµi kho¶n: 632 - "Gi¸ vèn hµng b¸n" Tõ ngµy : 01/01/2002 ®Õn ngµy 31/01/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®/­ Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS Nî PS Cã 02/1 HD81772 B¸n m¸y type 3 ( ChÞ Nga ) 156 298 416 04/1 H§ 81773 B¸n mùc PT 420 (ChÞ Ngäc) 1551 422 150 05/1 H§ 81774 B¸n m¸y FT 5840 Cty VINEXAD 156 52 630 651 08/1 H§ 81775 B¸n m¸y ®ãng s¸ch DSB (N N Th¾ng) 156 3 219 900 10/1 H§ 81776 B¸n mùc ®iÖn UPS 500 ( Chi CôcThuÕ Hµ T©y ) 156 657 000 16/1 H§ 8177 B¸nm¸yphotoFT5640(T phó 156 35312420 …. ………. ………………………. …….. ……………. ………. 31/1 H§ 81791 B¸n mùc PT 450l (C«ng Ty SThanh HN) 1552 27 380 464 Céng ph¸t sinh 1 345 145 759 1 345 145 759 D­ nî cuèi kú 0 LËp, Ngµy.... Th¸ng.....N¨m....... BiÓu sè 10 Sæ c¸i tµi kho¶n Tµi kho¶n: 632 -" Gi¸ vèn hµng b¸n" Tõ ngµy: 01/01/2002 ®Õn ngµy: 31/01/2002 Dù nî ®Çu kú: 0 CT ghi sæ DiÔn gi¶i TK ®/­ Sè tiÒn Ngµy Sè PS nî PS cã 02/1 H§A Thµnh phÈm-mùc 402 1551 965415 06/1 H§A Thµnh phÈm-mùc 450 1552 27 380 464 12/1 H§A Thµnh phÈm-mùc 410 1555 8 837 464 31/1 H§A Hµng ho¸ 156 1 207 963 600 31/1 PK3 X¸c ®Þnh kÕt qu¶ KD 911 1 207 962 600 31/1 PK3 X¸c ®Þnh kÕt qu¶ KD 911 37 183 159 Céng ph¸t sinh 1 345 145 759 1 345 145 759 D­ nî cuèi kú 0 LËp, Ngµy.... th¸ng......n¨m..... KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi ghi sæ II.2.3. KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng: Trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay víi sù c¹nh tranh gay g¾t, doanh nghiÖp nµo chiÕm ®­îc thÞ phÇn lín doanh nghiÖp ®ã sÏ cã thÕ m¹nh h¬n trong qu¸ tr×nh tiªu thô hµng ho¸ C«ng ty Thanh Nam còng vËy, ®Ó b¸n ®­îc hµng ho¸ C«ng ty th­êng ph¶i chi ra c¸c kho¶n chi phÝ ®­îc gäi lµ chi phÝ b¸n hµng. §Ó h¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng kÕ to¸n sö dông TK 641 “chi phÝ b¸n hµng” trong TK nµy c¸c chi phÝ nh­: Chi phÝ nh©n viªn b¸n hµng, chi phÝ bao b×, chi phÝ chµo hµng, giíi thiÖu s¶n phÈm, chi phÝ vËn chuyÓn hµng tiªu thô … ViÖc h¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng C«ng ty kh«ng sö dông sæ chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng mµ khi cã nghiÖp vô chi phÝ ph¸t sinh liªn quan ®Õn chi phÝ b¸n hµng, kÕ to¸n tËp hîp chøng tõ sau ®ã ghi vµo sæ c¸i TK 641. Mäi chi phÝ b¸n hµng ®­îc tËp hîp vµ ph©n bæ vµo cuèi mçi th¸ng. Chi phÝ b¸n hµng ®­îc theo dâi theo tõng chøng tõ ph¸t sinh vµ ®­îc kÕt chuyÓn sang TK 911 - "X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh". VÝ dô: Th¸ng 1 n¨m 2002 C«ng ty cã mét sè nghiÖp vô ph¸t sinh liªn quan ®Õn chi phÝ b¸n hµng nh­ sau: Nî TK 6417: 370 563® Cã TK 1123: 370 563® - TÝnh ra tiÒn l­¬ng ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn b¸n hµng: Nî TK 6411: 6 078 000® Cã TK 334: 6 078 000® - Chi tiÒn göi hµng: Nî TK 6418: 135 238® Cã TK 111: 135 238® Cuèi kú tËp hîp chi phÝ b¸n hµng, ph©n bæ 100% cho hµng b¸n ra vµ ®­îc kÕt chuyÓn vµo TK 911 - " X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh". Nî TK 911: 18 627 608® Cã TK 641: 18 627 608® §Ó theo dâi chi phÝ b¸n hµng kÕ to¸n sö dông sæ c¸i TK 641, kÕt cÊu ®­îc thÓ hiÖn qua biÓu sau: BiÓu sè 11 Sæ c¸i tµi kho¶n Tµi kho¶n: 641 - Chi phÝ b¸n hµng Tõ ngµy: 01/01/2002 ®Õn ngµy: 31/01/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 CT ghi sæ DiÔn gi¶i TK ®/­ Sè tiÒn Ngµy Sè PS Nî PS Cã …… …… ……………….. …. ………. ……… 29/1 PC 1 TiÒn mÆt ViÖt Nam 1111 3 132 651 31/1 SP 1 TiÒn VND göi NHNT (001.1.00.026099.1) 112123 385 917 31/1 PK 3 X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh 911 18 627 608 Céng ph¸t sinh 18 627 608 18 627 608 D­ nî cuèi kú 0 LËp, Ngµy.... Th¸ng....N¨m ...... KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi ghi sæ II.2.4. KÕ to¸n chi phÝ qu¶n lý. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp lµ c¸c chi phÝ ph¸t sinh cã liªn quan chung ®Õn mäi ho¹t ®éng cña C«ng ty, chi phÝ qu¶n lý bao gåm: Chi phÝ nh©n viªn v¨n phßng, chi phÝ ®å dïng v¨n phßng, chi phÝ héi nghÞ, tiÕp kh¸ch, khÊu hao TSC§, chi phÝ ®iÖn n­íc … C¸c chi phÝ nµy ®­îc h¹ch to¸n vµo TK642 “chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp”. C¨n cø vµo chøng tõ minh chøng cho nghiÖp vô chi liªn quan ®Õn chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt TK642 vµ ghi sæ c¸i TK642. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ®­îc ph©n bæ vµ tËp hîp 100% cho hµng cßn l¹i vµ hµng b¸n ra vµo cuèi mçi th¸ng , sau ®ã chi phÝ qu¶n lý sÏ ®­îc kÕt chuyÓn vµo TK 911 ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶. §Ó theo dâi chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp , kÕ to¸n më sæ theo dâi chi phÝ qu¶n lý. VÝ dô: Trong th¸ng 1/2002 C«ng ty cã c¸c kho¶n chi phÝ qu¶n lý nh­ sau: - L­¬ng ph¶i tr¶ cho bé phËn qu¶n lý . Nî TK 6421: 57 550 240® Cã TK 334: 57 550 240® - B¶o hiÓm x· héi ph¶i trÝch theo l­¬ng. Nî TK 6421: 15%* 57.550.240 = 7 542 500® Cã TK 338: 7 542 500® - Chi phÝ ®å dïng v¨n phßng, kh¾c dÊu, mua ho¸ ®¬n…cho c«ng ty. Nî TK 6423: 3 215 206® Cã TK 153: 3 215 206® - Chi phÝ ®iÖn n­íc, ®iÖn tho¹i, Fax… phôc vô qu¶n lý. Nî TK 6427: 5 204 360® Cã TK 111: 5 204 360® ………. Cuèi kú tæng hîp chi phÝ qu¶n lý vµ kÕt chuyÓn sang TK 911 - " X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh" Nî TK 911: 106 646 226® Cã TK 642: 106 646 226® BiÓu sè 12 Sæ chi tiÕt tµi kho¶n Tµi kho¶n: 642 - "chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp" Tõ ngµy : 01/01/2002 ®Õn ngµy 31/01/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®/­ Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS Nî PS Cã 02/01 PC 2 Tr¶ tiÒn vay thÕ ­íc õ ngµy 29/12/2001 ®Õn ngµy 1/1/2002 (Nh©n Hµng VP Bank) 1111 113 333 05/01 PC 4 Chi tr¶ tiÒn mua bé Êm trµ (ë së kinh doanh nghÖ thuËt artgass) 1111 918 640 05/01 PC 5 Chi tiÕp kh¸ch o¸ ®¬n 066018 (Nhµ hµng 67- S­¬ng NguyÖt ¸nh) 1111 2 530 000 05/01 PC 6 Chi tiÒn theo ho¸ ®¬n 066020 (Nhµ hµng 67- S­¬ng NguyÖt ¸nh) 1111 1 800 000 05/01 PC 7 Thanh to¸n tiÒn vÐ m¸y bay Ha Néi - Sµi Gßn (Côm hµng kh«ng MiÒn B¾c 1111 1 927 489 06/01 PC 14 Chi tiÒn mua mét hép ®Üa mÒm (H M Dung ) 1111 71 000 08/01 PC 22 Chi tiÒn mua thuèc l¸ (NguyÔn Kiªm H÷u) 1111 71 000 Céng ph¸t sinh 106 646 266 106 646 266 D­ nî cuèi kú 0 LËp, Ngµy.... Th¸ng.....N¨m .... KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu BiÓu sè 13 Sæ c¸i tµi kho¶n Tµi kho¶n: 642 - Chi phÝ qu¶n ký doanh nghiÖp Tõ ngµy: 01/01/2002 ®Õn ngµy: 31/01/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 CT ghi sæ DiÔn gi¶i TK ®/­ Sè tiÒn Ngµy Sè PS Nî PS Cã 02/01 PC1 TiÒn ViÖt Nam 1111 35 524 788 04/01 SP1 TiÒnVN§göi VP Bank 11211 2 155 822 07/01 PK1 Chi phÝ tr¶ tr­íc 142 3 500 000 09/01 PK1 C«ng cô, dông cô 153 3 215 206 13/01 PK1 Hao mßn TSC§ h÷u h×nh 2141 3 237 288 15/01 PK1 ThuÕ m«n bµi 33382 1 400 000 ……. …. ………………… …. ……….. …….. 31/01 PK1 Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn 334 57 550 240 Céng ph¸t sinh 106 646 266 106 646 266 D­ nî cuèi kú 0 LËp, Ngµy .... Th¸ng.....N¨m ...... KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi ghi sæ ( Ký, hä tªn) ( Ký, hä tªn ) II.2.5. KÕ to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô. T¹i C«ng ty, x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô cña hµng ®· tiªu thô ®­îc thùc hiÖn theo tõng th¸ng. Hµng th¸ng c¨n cø vµo kÕt qu¶ tiªu thô, kÕ to¸n thùc hiÖn c¸c bót to¸n kÕt chuyÓn sau: KÕt chuyÓn doanh thu thuÇn (sè liÖu TK511) sang bªn cã TK911. KÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng b¸n (sè liÖu TK632) sang bªn nî TK911. KÕt chuyÓn chi phÝ hµng b¸n (sè liÖu TK641) sang bªn nî TK911. KÕt chuyÓn chi phÝ QLDN (sè liÖu TK642) sang bªn nî TK911. KÕt qu¶ ho¹t Doanh thu TrÞ gi¸ vèn Chi phÝ BHcña Chi phÝ QLDN = - - - cña sè ®éng tiªu thô thuÇn hµng xuÊt b¸n hµng ®· b¸n hµng ®· b¸n ViÖc x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô ®­îc x¸c ®Þnh nh­ sau: VÝ dô: Th¸ng 1/2002 C«ng ty x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô nh­ sau: ( ®¬n vÞ tÝnh:VND). - KÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng ®· tiªu thô. NîTK 911: 1 345 145 759® Cã TK 632: 1 345 145 759® - KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng ph¸t sinh trong kú. NîTK 911: 18 627 608® Cã TK 642: 18 627 608® - KÕt chuyÓn chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ph¸t sinh trong kú. NîTK 911: 106 646 266® Cã TK 642: 106 646 266® - KÕt chuyÓn doanh thu thuÇn cña sè hµng ®· tiªu thô. Nî TK 511: 1 509 749 916® Cã TK 911: 1 509 749 916® - X¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô. Nî TK 911: 39 330 283® Cã TK 4212: 39 330 283® BiÓu sè 14 Sæ c¸i tµi kho¶n Tµi kho¶n: 911 - "X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh" Tõ ngµy : 01/01/2002 ®Õn ngµy 31/01/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®/­ Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS Nî PS Cã 31/1 pk3 L·i n¨m nay 4212 47 018 850 31/1 pk3 Doanh thu b¸n hµng 511 1 509 749 916 31/1 pk3 Gi¸ vèn hµng ho¸ 632 1 345 145 759 31/1 PK3 Chi phÝ b¸n hµng 641 18 627 608 31/1 pk3 Chi phÝ qu¶n lý Doanh nghiÖp 642 106 646 266 31/1 pk3 Thu nhËp ho¹t ®éng tµi chÝnh 711 702 425 31/1 pk3 C¸c kho¶n thu nhËp bÊt th­êng 721 6 986 142 Céng ph¸t sinh 1 517 438 483 1 517 438 483 D­ nî cuèi kú LËp, Ngµy....... Th¸ng.....N¨m..... KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi ghi sæ (Ký ghi râ hä tªn) (Ký ghi râ hä tªn) PhÇn thø ba ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô t¹i c«ng ty TNHH th­¬ng m¹i thanh nam III.1. ®¸nh gi¸ chung vÒ kÕ to¸n tiªu thô hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô t¹i c«ng ty th­¬ng m¹i thanh nam. III.1.1. NhËn xÐt chung. Trong nh÷ng n¨m võa qua, C«ng ty Th­¬ng M¹i Thanh Nam ®· tr¶i qua nh÷ng giai ®o¹n thuËn lîi vµ khã kh¨n, nh÷ng b­¬c th¨ng trÇm vµ nhiÒu biÕn ®éng cña thÞ tr­êng. Tuy nhiªn, C«ng ty Thanh Nam vÉn gÆt h¸i ®­îc nhiÒu thµnh tÝch to lín, ®Æc biÖt trong lÜnh vùc kinh doanh, tiªu thô hµng ho¸. Doanh thu vÒ tiªu thô t¨ng ®Òu qua c¸c n¨m: N¨m 2001 ®¹t 17.653.259.000® Cã ®­îc thµnh tÝch nh­ trªn, C«ng ty Thanh Nam ®· kh«ng ngõng më réng thÞ tr­êng tiªu thô, khai th¸c triÖt ®Ó c¸c vïng thÞ tr­êng tiÒm n¨ng, ®ång thêi cã c¸c biÖn ph¸p tho¶ ®¸ng ®èi víi c¸c kh¸ch hµng quen thuéc nh»m t¹o ra sù g¾n bã h¬n n÷a ®Ó t¹o ra mét nguån cung cÊp hµng ho¸ dåi dµo vµ mét thÞ tr­êng tiªu thô lu«n æn ®Þnh. Ngoµi ra, ®Ó cã thÓ ®¹t ®­îc kÕt qu¶ nh­ trªn ph¶i cã sù cè g¾ng nç lùc kh«ng ngõng cña tÊt c¶ c¸c thµnh viªn cña c«ng ty, trong ®ã cã sù ®ãng gãp kh«ng nhá cña phßng tµi chÝnh kÕ to¸n. Víi c¸ch bè trÝ c«ng viÖc khoa häc, hîp lý nh­ hiÖn nay, c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ c«ng t¸c kÕ to¸n hµng ho¸, tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô cña C«ng ty Thanh Nam ®· ®i vµo nÒ nÕp vµ ®· ®¹t ®­îc nh÷ng hiÖu qu¶ nhÊt ®Þnh. III.1.2. §¸nh gi¸ c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n hµng ho¸, tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô ë C«ng ty Thanh Nam. * ¦u ®iÓm: KÕ to¸n tiªu thô hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô ë C«ng ty Th­¬ng M¹i Thanh Nam ®­îc tiÕn hµnh t­¬ng ®èi hoµn chØnh. - §èi víi kh©u tæ chøc h¹ch to¸n ban ®Çu: + C¸c chøng tõ ®­îc sö dông trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n ban ®Çu ®Òu phï hîp víi yªu cÇu nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh vµ c¬ së ph¸p lý cña nghiÖp vô . + C¸c chøng tõ ®Òu ®­îc sö dông ®óng mÉu cña Bé tµi chÝnh ban hµnh, nh÷ng th«ng tin kinh tÕ vÒ néi dung cña c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®Òu ®­îc ghi ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c vµo chøng tõ. + C¸c chøng tõ ®Òu ®­îc kiÓm tra, gi¸m s¸t chÆt chÏ, hoµn chØnh vµ xö lý kÞp thêi. + C«ng ty cã kÕ ho¹ch l­u chuyÓn chøng tõ t­¬ng ®èi tèt, c¸c chøng tõ ®­îc ph©n lo¹i, hÖ thèng ho¸ theo c¸c nghiÖp vô, tr×nh tù thêi gian tr­íc khi ®i vµo kh©u l­u tr÷. - §èi víi c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n tæng hîp: + KÕ to¸n ®· ¸p dông “ HÖ thèng chÕ ®é kÕ to¸n Doanh nghiÖp” míi ®­îc Bé tµi chÝnh ban hµnh. §Ó phï hîp víi t×nh h×nh vµ ®Æc ®iÓm cña C«ng ty, kÕ to¸n ®· më c¸c tµi kho¶n cÊp 2, cÊp 3 nh»m ph¶n ¸nh mét c¸ch chi tiÕt, cô thÓ h¬n t×nh h×nh biÕn ®éng cña c¸c lo¹i tµi s¶n cña C«ng ty vµ gióp cho kÕ to¸n thuËn tiÖn h¬n trong viÖc ghi chÐp mét c¸ch ®¬n gi¶n, râ rµng vµ mang tÝnh thuyÕt phôc, gi¶m nhÑ ®­îc phÇn nµo khèi l­îng c«ng viÖc kÕ to¸n, tr¸nh ®­îc sù chång chÐo trong c«ng viÖc ghi chÐp kÕ to¸n. + C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó h¹ch to¸n hµng tån kho lµ hîp lý, v× C«ng ty Th­¬ng M¹i Thanh Nam lµ mét C«ng ty kinh doanh nhiÒu chñng lo¹i hµng ho¸ kh¸c nhau, c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh liªn quan ®Õn hµng ho¸ nhiÒu kh«ng thÓ ®Þnh kú míi tiÕn hµnh h¹ch to¸n §èi víi c«ng t¸c tæ chøc hÖ thèng sæ s¸ch: + C«ng ty ®· ¸p dông ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm kÕ to¸n trªn m¸y nªn ®· gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc ghi chÐp trªn sæ s¸ch, ®¶m b¶o cung cÊp sè liÖu nhanh chãng, chÝnh x¸c. + C«ng ty sö dông h×nh thøc sæ kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ. Tuy nhiªn h×nh thøc nµy còng ®­îc kÕ to¸n C«ng ty thay ®æi, c¶i tiÕn cho phï hîp víi ®Æc ®iÓm kinh doanh cña C«ng ty. Mçi nh©n viªn kÕ to¸n chÞu tr¸ch nhiÖm theo dâi mét sè lo¹i tµi kho¶n riªng, nhÊt ®Þnh, thuËn tiÖn cho viÖc ®èi chiÕu sè liÖu vµ kiÓm tra, gióp cho kÕ to¸n tr­ëng n¾m b¾t ®­îc nhanh chãng c¸c kho¶n môc ph¸t sinh. Nãi tãm l¹i, tæ chøc h¹ch to¸n hµng ho¸, tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô lµ néi dung quan träng trong c«ng t¸c kÕ to¸n hµng ho¸ cña C«ng ty. Nã liªn quan ®Õn c¸c kho¶n thu nhËp thùc tÕ vµ cÇn nép cho Ng©n S¸ch Nhµ n­íc, ®ång thêi nã ph¶n ¸nh sù vËn ®éng cña tµi s¶n, tiÒn vèn cña C«ng ty trong l­u th«ng. * Mét sè tån t¹i cÇn kh¾c phôc: Bªn c¹nh nh÷ng kÕt qu¶ trong c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n hµng ho¸, tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô mµ kÕ to¸n C«ng ty Thanh Nam ®· ®¹t ®­îc, cßn cã nh÷ng tån t¹i mµ C«ng ty Thanh Nam cã kh¶ n¨ng c¶i tiÕn vµ cÇn hoµn thiÖn nh»m ®¸p øng tèt h¬n n÷a yªu cÇu trong c«ng t¸c qu¶n lý cña C«ng ty. MÆc dï vÒ c¬ b¶n, C«ng ty ®· tæ chøc tèt viÖc h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ , tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô nh­ng C«ng ty vÉn cßn cã mét sè ®iÓm nªn kh¾c phôc nh­ sau: Thø nhÊt: C«ng ty Th­¬ng M¹i Thanh Nam lµ mét C«ng ty kinh doanh th­¬ng m¹i, ®Æc biÖt chñ yÕu kinh doanh hµng xuÊt nhËp khÈu, cã nhiÒu nghiÖp vô liªn quan ®Õn ngo¹i tÖ, nh­ng trong thùc tÕ C«ng ty kh«ng sö dông tµi kho¶n 413 “ Chªnh lÖch tû gi¸ “ vµ tµi kho¶n 007 “ Nguyªn tÖ c¸c lo¹i “ ®Ó ph¶n ¸nh. §iÒu nµy ¶nh h­ëng kh«ng nhá tíi viÖc h¹ch to¸n hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô cña c¸c mÆt hµng ®­îc thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ. Thø hai: C«ng ty th­êng ph©n bæ chi phÝ b¸n hµngvµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp cho hµng tiªu thô vµo cuèi mçi th¸ng, kh«ng ph©n bæ chi phÝ nµy cho tõng mÆt hµng tiªu thô, v× vËy kh«ng x¸c ®Þnh ®­îc chÝnh x¸c kÕt qu¶ tiªu thô cña tõng mÆt hµng ®Ó tõ ®ã cã kÕ ho¹ch kinh doanh phï hîp. Thø ba: Do ®Æc ®iÓm kinh doanh cña C«ng ty Thanh Nam cã mét sè kh¸ch tr¶ chËm víi sè l­îng tiÒn kh¸ lín nh­ng C«ng ty kh«ng tiÕn hµnh trÝch kho¶n dù phßng ph¶i thu khã ®ßi, ®iÒu nµy ¶nh h­ëng kh«ng nhá tíi viÖc hoµn vèn vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô. Thø t­: C«ng ty Thanh Nam lµ mét ®¬n vÞ kinh doanh th­¬ng m¹i, ®Ó tiÕn hµnh kinh doanh kh«ng nhiÒu tr­êng hîp C«ng ty ph¶i tiÕn hµnh mua hµng nhËp kho sau ®ã míi ®em ®i tiªu thô. §iÒu nµy kh«ng tr¸nh khái sù gi¶m gi¸ th­êng xuyªn cña hµng trong kho. Tuy nhiªn kÕ to¸n c«ng ty l¹i kh«ng trÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. III.2. Mét sè ý kiÕn gãp phÇn hoµn thiÖn tæ chøc h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô. III.2.1. Sö dông sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ. VÒ tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n th× kÕ to¸n C«ng ty Thanh Nam sö dông h×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ. Nh­ng trong thùc tÕ kÕ to¸n C«ng ty l¹i kh«ng sö dông Sæ §¨ng ký chøng tõ ghi sæ, ®©y lµ mét thiÕu sãt cÇn ph¶i ®­îc kh¾c phôc ngay, v×: Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ lµ mét sæ kÕ to¸n tæng hîp ®­îc ghi theo thêi gian, ph¶n ¸nh toµn bé chøng tõ ghi sæ ®· lËp trong th¸ng. Nã cã t¸c dông: + Qu¶n lý chÆt chÏ chøng tõ ghi sæ vµ kiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu víi sæ c¸i. + Mäi chøng tõ ghi sæ sau khi ®· lËp xong ®Òu ph¶i ®¨ng ký vµo sæ nµy ®Ó lÊy sè hiÖu vµ ngµy th¸ng. + Sè hiÖu cña c¸c chøng tõ ghi sæ ®­îc ®¸nh liªn tôc tõ ®Çu th¸ng ( hoÆc ®Çu n¨m ) ®Õn cuèi th¸ng ( hoÆc cuèi n¨m ), ngµy th¸ng trªn chøng tõ ghi sæ ®­îc tÝnh theo ngµy ghi vµo “Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ”. + Tæng sè tiÒn trªn sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ b»ng tæng sè ph¸t sinh bªn nî hoÆc bªn cã cña tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n trong sæ c¸i (hay b¶ng c©n ®èi tµi kho¶n ). §iÒu nµy gióp cho viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu ®­îc chÝnh x¸c vµ nhanh h¬n Tõ nh÷ng t¸c dông ®· nªu trªn, C«ng ty nªn ®­a sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ vµo ®Ó sö dông cho phï hîp víi h×nh thøc mµ kÕ to¸n sö dông, nÕu thiÕu sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ th× kh«ng thÓ coi ®ã lµ h×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ. MÉu sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ ®­îc tr×nh bµy nh­ sau: BiÓu sè 15 Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ N¨m........ Chøng tõ ghi sæ Sè tiÒn Chøng tõ ghi sæ Sè tiÒn Sè hiÖu Ngµy th¸ng Sè hiÖu Ngµy th¸ng 1 2 3 1 2 3 Céng Céng th¸ng Luü kÕ tõ ®Çu quý Ngµy.....th¸ng......n¨m.... Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ BiÓu sè 16 Chøng tõ ghi sæ Sè........... Ngµy...... th¸ng......n¨m........ TrÝch yÕu Sè hiÖu tµi kho¶n Sè tiÒn Ghi chó Nî Cã 1 2 3 4 5 Céng: x x KÌm theo...........chøng tõ gèc Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng III.2.2.TrÝch tr­íc chi phÝ b¶o hµnh Lµ mét C«ng ty kinh doanh c¸c lo¹i m¸y v¨n phßng nªn th­êng xuyªn ph¸t sinh c¸c kho¶n chi phÝ b¶o hµnh. Víi khèi l­îng m¸y b¸n ra ngoµi thÞ tr­êng lµ rÊt lín nªn viÖc b¶o hµnh còng nhiÒu, viÖc b¶o hµnh m¸y chØ x¶y ra khi kh¸ch hµng yªu cÇu. M¸y mãc chØ ®­îc b¶o hµnh khi ph¸t sinh c¸c vÊn ®Ò vÒ kh«ng b×nh th­êng: nh­ háng, trôc trÆc kü thuËt, vµ c«ng ty còng kh«ng thÓ ®o¸n tr­íc ®­îc bao giê th× sÏ ph¶i b¶o hµnh, nã th­êng x¶y ra mét c¸ch ®ét ngét. ChÝnh v× vËy, víi l­îng m¸y b¸n ra trªn thÞ tr­êng lín nh­ vËy nÕu C«ng ty kh«ng cã kÕ ho¹ch trÝch tr­íc chi phÝ b¶o hµnh m¸y mãc th× sÏ ¶nh h­ëng rÊt nhiÒu ®Õn viÖc x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô mét c¸ch chÝnh x¸c. Cô thÓ cã sè liÖu thèng kª vÒ c¸c lo¹i m¸y mµ C«ng ty ®· b¸n trong th¸ng 1/2002 nh­ sau: BiÓu sè 17: B¶ng thèng kª c¸c lo¹i m¸y b¸n ra th¸ng 1 n¨m 2001 Tªn m¸y mãc Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn M¸y ®ãng s¸ch M¸y photo ricoh FT 5840 M¸y photo ricoh FT 4422 M¸y photo ricoh FT 5640 M¸y photo ricoh FT 5632 M¸y photo ricoh FT 4615 M¸y photo ricoh FT 4421 ......................................... 02 02 05 01 09 09 05 1.860.000 56.896.364 22.618.600 36.340.000 33.722.591 17.169.455 22.746.218 3.720.000 113.792.728 113.093.000 36.340.000 303.503.319 154.525.095 113.731.090 Tæng céng 43 Nh­ vËy, víi sè l­îng m¸y mãc tiªu thô lín C«ng ty cÇn ph¶i trÝch tr­íc chi phÝ b¶o hµnh. KÕ to¸n trÝch tr­íc chi phÝ b¶o hµnh sö dông c¸c tµi kho¶n sau: TK 335 : Chi phÝ tr¶ tr­íc TK 641: Chi phÝ b¸n hµng ................... §Çu n¨m, c¨n cø vµo kh¶ n¨ng tiªu thô hµng cña C«ng ty, kÕ to¸n tiÕn hµnh trÝch tr­íc chi phÝ b¶o hµnh theo mét tû lÖ phÇn tr¨m ®­îc x¸c ®Þnh: Tû lÖ phÇn tr¨m nµy lµ tuú thuéc vµo sù tÝnh to¸n cña kÕ to¸n C«ng ty.VÝ dô, víi c¸c mÆt hµng cã gi¸ trÞ cao kÕ to¸n tiÕn hµnh trÝch tr­íc chi phÝ b¶o hµnh lµ 4% cña gi¸ vèn hµng xuÊt b¸n ( c¸c lo¹i m¸y photocopy Ricoh ), còng cã thÓ lµ 2% cña gi¸ vèn xuÊt ra ( nh­ c¸c lo¹i m¸y vi tÝnh, m¸y Fax, m¸y in ). ViÖc x¸c ®Þnh tû lÖ trÝch tr­íc kh«ng ph¶i ®¬n thuÇn lµ lÊy bao nhiªu phÇn tr¨m cña gi¸ vèn hµng xuÊt b¸n còng ®­îc mµ nã cßn phô thuéc vµo kh¶ n¨ng thu ®­îc l·i tõ viÖc b¸n s¶n phÈm ®ã lµ bao nhiªu, tõ ®ã míi tÝnh to¸n vµ x¸c ®Þnh tû lÖ trÝch tr­íc chi phÝ b¶o hµnh. Khi ®· tÝnh to¸n ®­îc tû lÖ trÝch tr­íc kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp ®Þnh kho¶n: Nî TK 641: Theo tû lÖ x¸c ®Þnh Cã TK 335: Khi ph¸t sinh nghiÖp vô b¶o hµnh m¸y mãc, kÕ to¸n tiÒn hµnh ph©n bæ dÇn: Nî TK 335 Cã TK 1111,1112...... III.2.3. Sö dông tû gi¸ h¹ch to¸n trong thanh to¸n cã dïng ngo¹i tÖ: C«ng ty Th­¬ng M¹i Thanh Nam lµ mét c«ng ty kinh doanh Th­¬ng M¹i vµ XNK nªn viÖc sö dông ngo¹i tÖ trong thanh to¸n lµ rÊt th­êng xuyªn, tuy nhiªn thùc tÕ hiÖn nay kÕ to¸n C«ng ty kh«ng sö dông tû gi¸ h¹ch to¸n ®Ó h¹ch to¸n ngo¹i tÖ. Do vËy, khi xuÊt b¸n hµng nhËp khÈu vµ ®­îc x¸c ®Þnh lµ tiªu thô, kÕ to¸n ghi: Nî TK 632 : Gi¸ vèn hµng ®­îc x¸c ®Þnh lµ tiªu thô. Cã TK 156 : Hµng ho¸ ®­îc x¸c ®Þnh lµ tiªu thô. NÕu viÖc thanh to¸n kh«ng thu ®­îc tiÒn ngay th× kÕ to¸n ghi: Nî TK 131 : Tæng sè tiÒn ph¶i thu cña kh¸ch. Cã TK 511 : Doanh thu theo tû gi¸ thùc tÕ. Cã TK 33311 : ThuÕ GTGT ph¶i nép. Nh­ ta ®· biÕt tû gi¸ ngo¹i tÖ trªn thÞ tr­êng th­êng xuyªn biÕn ®éng, nÕu viÖc thu tiÒn hµng kh«ng ®­îc thùc hiÖn ngay th× kÕ to¸n sÏ tÝnh sai kÕt qu¶ tiªu thô, tõ ®ã ph¶n ¸nh kh«ng ®óng thùc tr¹ng tiªu thô hµng ho¸ cña C«ng ty. Do vËy, ®Ó theo dâi ngo¹i tÖ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô mét c¸ch chÝnh x¸c kÕ to¸n cña C«ng ty nªn dïng tû gi¸ h¹ch to¸n ®Ó h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn ngo¹i tÖ. VÝ dô cô thÓ: Ngµy 7/2 C«ng ty Thanh Nam b¸n cho C«ng ty LËp Thanh 01 M¸y Photo Ricoh FT 4422, 01 M¸y Photo Ricoh FT 5640 . Tæng céng sè tiÒn ph¶i thu lµ 7 960 USD . Tuy nhiªn , viÖc thanh to¸n kh«ng ®­îc thùc hiÖn ngay mµ tíi ngµy 22/2 míi cã giÊy b¸o cã cña Ng©n hµng vÒ viÖc C«ng ty LËp Thanh thanh to¸n tiÒn hµng. Tû gi¸ thùc tÕ ngµy 22/2 víi 1 USD = VËy nÕu C«ng ty sö dông tû gi¸ h¹ch to¸n th× sè tiÒn mµ C«ng ty thu ®­îc sÏ lµ : 7 960USD *15 200 VN§ = 120 992 000 VN§. Cßn nÕu sö dông tû gi¸ thùc tÕ th× sè tiÒn thu ®­îc lµ: 7 960 USD * 15 100VN§ = 120 196 000 VN§ Sè tiÒn chªnh lÖch lµ : 120 992 000® - 120 196000® = 796 000® , vËy do kh«ng sö dông tû gi¸ h¹ch to¸n ®· lµm C«ng ty thÊt thu mét kho¶n lµ :796 000 VN§. NÕu sö dông tû gi¸ h¹ch to¸n ,kÕ to¸n sÏ h¹ch to¸n nh­ sau: Nî TK131 :133 011 600® Cã TK511 : 120 196 000® Cã TK33311 : 12 019 600® Cã TK413 : 796 000® Khi thu ®­îc tiÒn kÕ to¸n h¹ch to¸n : Nî TK112 : 133 011 600® Cã TK131 : 133 011 600® III.2.4. Ph©n bæ chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp cho tõng mÆt hµng tiªu thô ®Ó tÝnh chÝnh x¸c kÕt qu¶ tiªu thô cña tõng mÆt hµng. Mét trong nh÷ng vÊn ®Ò quan träng nhÊt ®Ó tæ chøc kÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp lµ viÖc lùa chän tiªu thøc ph©n bæ hîp lý, khoa häc. Bëi v× mçi nhãm hµng cã tÝnh chÊt th­¬ng phÈm kh¸c nhau, dung l­îng chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp cã tÝnh chÊt kh¸c nhau , c«ng dông ®èi víi tõng nhãm hµng còng kh¸c nhau nªn kh«ng thÓ sö dông chung mét tiªu thøc ph©n bæ mµ ph¶i tuú thuéc vµo tÝnh chÊt cña tõng kho¶n môc chi phÝ ®Ó lùa chän tiªu thøc ph©n bæ thÝch hîp. - §èi víi c¸c kho¶n chi phÝ b¸n hµng cã thÓ ph©n bæ theo doanh sè b¸n: - T­¬ng tù ta sÏ cã tiªu thøc ph©n bæ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp theo doanh sè b¸n nh­ sau: Chi phÝ QLDN ph©n bæ cho nhãm hµng thø i = Chi phÝ QLDN cÇn ph©n bæ x Doanh sè b¸n nhãm hµng thø i Tæng doanh sè b¸n Khi ph©n bæ ®­îc chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp cho tõng nhãm hµng, l« hµng tiªu thô, ta sÏ x¸c ®Þnh ®­îc kÕt qu¶ kinh doanh cña tõng nhãm hµng, l« hµng theo c«ng thøc: Chi phÝ BH ph©n bæ cho hµng "i" nhãm hµng thø "i" = Chi phÝ b¸n hµng cÇn ph©n bæ x Doanh sè b¸n nhãm hµng thø "i" Tæng doanh sè b¸n III.2.5. LËp dù phßng ph¶i thu khã ®ßi: Do ph­¬ng thøc b¸n hµng thùc tÕ t¹i C«ng ty Thanh Nam cã nhiÒu tr­êng hîp kh¸ch hµng chÞu tiÒn hµng. Bªn c¹nh ®ã, ®«i khi viÖc thu tiÒn hµng gÆp khã kh¨n vµ t×nh tr¹ng nµy ¶nh h­ëng kh«ng nhá ®Õn viÖc gi¶m doanh thu cña doanh nghiÖp. V× vËy, C«ng ty nªn tÝnh to¸n kho¶n nî cã kh¶ n¨ng khã ®ßi, tÝnh to¸n lËp dù phßng ®Ó ®¶m b¶o sù phï hîp gi÷a doanh thu vµ chi phÝ trong kú. §Ó tÝnh to¸n møc dù phßng ph¶i thu khã ®ßi, C«ng ty cÇn ®¸nh gi¸ kh¶ n¨ng thanh to¸n cña mçi kh¸ch hµng lµ bao nhiªu phÇn tr¨m, trªn c¬ së sè thùc nî vµ tû lÖ cã kh¶ n¨ng khã ®ßi tÝnh ra møc dù phßng nî thÊt thu. §èi víi c¸c kho¶n nî thÊt thu. §èi víi c¸c kho¶n nî thÊt thu, sau khi xo¸ khái b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, kÕ to¸n C«ng ty mét mÆt tiÕn hµnh ®ßi nî, mÆt kh¸c ph¶i theo dâi ë TK 004 - Nî khã ®ßi ®· xö lý. C¸c kho¶n dù phßng ph¶i thu khã ®ßi ®­îc theo dâi ë TK 139 “ Dù phßng ph¶i thu khã ®ßi” III.2.6. LËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho: Do h×nh thøc kinh doanh thùc tÕ t¹i C«ng ty Th­¬ng M¹i Thanh Nam nhiÒu khi ph¶i mua hµng vÒ kho ®Ó chuÈn bÞ cho ho¹t ®éng ph©n phèi l­u th«ng tiÕp theo. ViÖc nµy kh«ng tr¸nh khái sù gi¶m gi¸ th­êng xuªn, liªn tôc cña hµng ho¸ trong kho. V× vËy, C«ng ty nªn dù tÝnh kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho lµ viÖc tÝnh tr­íc vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh phÇn gi¸ trÞ bÞ gi¶m xuèng thÊp h¬n so víi gi¸ ghi sæ cña kÕ to¸n cña hµng tån kho. Cuèi kú, nÕu kÕ to¸n nhËn thÊy cã b»ng chøng ch¾c ch¾n vÒ sù gi¶m gi¸ th­êng xuyªn cô thÓ x¶y ra trong kú kÕ to¸n tiÕn hµnh trÝch lËp dù phßng. ViÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho nh»m gióp C«ng ty bï ®¾p c¸c thiÖt h¹i thùc tÕ x¶y ra do hµng ho¸ tån kho bÞ gi¶m gi¸,®ång thêi còng ®Ó ph¶n ¸nh trÞ gi¸ thùc tÕ thuÇn tuý hµng tån kho cña C«ng ty nh»m ®­a ra mét h×nh ¶nh trung thùc vÒ tµi s¶n cña C«ng ty khi lËp b¸o c¸o tµi chÝnh vµo cuèi kú h¹ch to¸n. Sè dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ®­îc ph¶n ¸nh trªn TK159 “Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho” III.2.7. Më thªm c¸c tµi kho¶n cÊp 2, cÊp 3. C«ng ty TNHH Th­¬ng M¹i Thanh Nam lµ mét C«ng ty kinh doanh nhiÒu lo¹i hµng ho¸, viÖc theo dâi hµng ho¸ chÝnh x¸c lµ mét yªu cÇu hÕt søc quan träng trong C«ng ty. V× vËy , ®Ó viÖc theo dâi hµng ho¸ ®­îc thuËn tiÖn h¬n, dÔ dµng h¬n kÕ to¸n C«ng ty nªn më thªm c¸c tµi kho¶n cÊp 2, cÊp 3 víi tµi kho¶n theo dâi hµng hãa - TK 156 VÝ dô: Tµi kho¶n 156 bao gåm hai tµi kho¶n cÊp 2: TK1561: TrÞ gi¸ hµng mua. TK1562: Chi phÝ thu mua. Tõ hai tµi kho¶n cÊp 2 nµy kÕ to¸n nªn më thªm c¸c tµi kho¶n cÊp 3 n÷a, nh­: TK15611: C¸c lo¹i m¸y photocopy vµ linh kiÖn m¸y photocopy. + TK 15611.1 : C¸c lo¹i m¸y photocopy + TK 15611.2 : Linh kiÖn m¸y photocopy TK15612: C¸c lo¹i m¸y vi tÝnh vµ linh kiÖn m¸y vi tÝnh + TK15612.1 : C¸c lo¹i m¸y vi tÝnh + TK 15612.2 : Linh kiÖn m¸y vi tÝnh TK 15613: C¸c lo¹i mùc + TK 1563.1 : Mùc 420 + TK 1563.2 : Mùc 410 .................. T­¬ng tù, chi phÝ thu mua còng ®­îc ph©n chia theo tõng tiÓu kho¶n nh­ trÞ gi¸ thu mua Ngoµi ra, ®Ó ®ång nhÊt víi viÖc x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh cña tõng mÆt hµng, th× kÕ to¸n C«ng ty còng nªn ph©n chia tµi kho¶n gi¸ vèn nh­ tµi kho¶n hµng ho¸, vÝ dô cô thÓ: TK 632 nªn ®­îc ph©n thµnh: + TK 6321: Gi¸ vèn cña c¸c lo¹i m¸y photocopy + TK 6322: Gi¸ vèn cña c¸c lo¹i m¸y vi tÝnh + TK 6323: Gi¸ vèn cña c¸c lo¹i mùc ................. KÕt luËn Tiªu thô hµng ho¸ cã mét vai trß quan träng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ®Æc biÖt trong ngµnh kinh doanh th­¬ng m¹i tiªu thô hµng ho¸ quyÕt ®Þnh ®Õn sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp v× vËy tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ nãi riªng lµ mét ph­¬ng thøc qu¶n lý tµi chÝnh trong doanh nghiÖp. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô lµ mét c«ng viÖc phøc t¹p l©u dµi . Trong thêi gian nghiªn cøu vµ thùc tÕ t¹i C«ng ty Th­¬ng m¹i Thanh Nam em ®· ®i s©u nghiªn cøu mét sè vÊn ®Ò chñ yÕu vÒ c¬ së ly luËn cña tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô. Tõ c¬ së lý luËn ®· nªu gãp phÇn lµm s¸ng tá h¬n nh÷ng tån t¹i trong c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn. §ã lµ qu¸ tr×nh nghiªn cøu ®­îc tr×nh bµy trªn c¬ së lý luËn c¬ b¶n vµ ®ù¬c vËn dông vµo thùc tÕ ë C«ng ty. C¸c nhËn xÐt nµy mong gãp mét phÇn nhá vµo hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n cña doanh nghiÖp. Thêi gian thùc tËp ë C«ng ty lµ c¬ héi ®Ó em vËn dông nh÷ng kiÕn thøc ®· häc vµo thùc tÕ trong thêi gian nµy. Em ®· cè g¾ng häc hái trao ®æi kiÕn thøc ®Ó hoµn thµnh chuyªn ®Ò víi ®Ò tµi: “ Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ ë C«ng ty TNHH Th­¬ng M¹i Thanh Nam”. Tuy vËy trong bµi viÕt nµy sÏ kh«ng tr¸nh khái nh÷ng sai sãt qua c¸ch tr×nh bµy vµ nhËn xÐt vÊn ®Ò em mong ®­îc c¸c thÇy c« c¸c c¸n bé cña C«ng ty th«ng c¶m. Mét lÇn n÷a em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy gi¸o h­íng dÉn: Th¹c sÜ T« V¨n NhËt cïng c¸c anh chÞ trong phßng tµi chÝnh kÕ to¸n cña C«ng ty ®· tËn t×nh chØ b¶o gióp ®ì em hoµn thµnh chuyªn ®Ò nµy . Tµi liÖu tham kh¶o 1/ Gi¸o tr×nh kÕ to¸n tµi chÝnh TS NguyÔn V¨n C«ng Nhµ xuÊt b¶n Tµi chÝnh N¨m 2000 2/ Gi¸o tr×nh kÕ to¸n tµi chÝnh TS §Æng ThÞ Loan Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc N¨m 2001 3/ HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n: Nhµ xuÊt b¶n Tµi chÝnh N¨m 1995 4/ HÖ thèng sæ kÕ to¸n: Nhµ xuÊt b¶n Tµi chÝnh N¨m 1995 5/ Cïng mét sè tµi liÖu tham kh¶o kh¸c Môc lôc Tµi liÖu tham kh¶o