Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quản tiêu thụ tại Tổng công ty xuất nhập khẩu và đầu tư ­ IMEXIN

sæ chi tiÕt sau. -Sæ chi tiÕt tiªu thô: §­îc dïng ®Ó chi tiÕt th«ng tin trªn tµi kho¶n 511, sæ nµy ®­îc chi tiÕt cho tõng s¶n phÈm. Sæ chi tiÕt tiªu thô Tªn thµnh phÈm..... Th¸ng......n¨m STT Chøng tõ DiÔn gi¶i Ghi nî TK.... Cã TK 155 Ghi nî TK 155 Cã TK..... Sè Ngµy 111 ..... Céng cã 531 ..... Céng nî -P/s trong kú -K/c c¸c kho¶n -Gi¶m trõ -K/c DTT -Céng lòy kÕ -Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi mua: Dïng cho TK 131 vµ më chi tiÕt theo tõng ®èi t­îng cã c«ng nî víi Doanh nghiÖp. Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi mua §èi t­îng..... Lo¹i tiÒn..... STT Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §¦ Thêi h¹n ®­îc chiÕt khÊu Sè ph¸t sinh Sè d­ Sè Ngµy Nî Cã Nî Cã Céng sè ph¸t sinh Sè d­ cuèi kú -Sæ chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng: Dïng ®Ó chi tiÕt th«ng tin trªn Tk 641 theo tõng ®èi t­îng tËp hîp chi phÝ. Sæ chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng. Tªn bé phËn .... Tªn s¶n phÈm, hµng ho¸.... STT Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §¦ Ghi nî TK Sè Ngµy Tæng sè tiÒn Chia ra c¸c kho¶n Sè d­ ®Çu kú -Céng sè ph¸t sinh -Ghi cã TK Sè d­ cuèi kú §ång thêi, ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô kÕ to¸n còng lËp thªm sæ chi tiÕt chi phÝ QLDN vµ sæ chi tiÕt kÕt qña kinh doanh ®Ó cã ®­îc th«ng tin vÒ kÕt qu¶ cña tõng lo¹i thµnh phÈm, hµng ho¸ tiªu thô. *C¸c h×nh thøc sæ kh¸c - Sæ chi tiÕt vËt liÖu (S¶n phÈm, hµng ho¸) N¨m 200.... Tªn, quy c¸ch vËt liÖu (S¶n phÈm, hµng ho¸)..... §¬n vÞ tÝnh.... Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §¦ §¬n gi¸ NhËp XuÊt Tån Ghi chó SH NT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7(5x6) 8 9(5x8) 10 11(5x10) 12 -Sè d­ ®Çu n¨m Céng th¸ng Ng­êi gi÷ Sæ Ký X¸c nhËn cña c¬ quan thuÕ Ngµy....Th¸ng....n¨m KÕ to¸n tr­ëng Ký -MÉu ThÎ kho Ngµy lËp thÎ.... Tê sè..... Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch vËt t­ (s¶n phÈm, hµng ho¸) §¬n vÞ tÝnh.... M· sè..... STT Chøng tõ DiÔn gi¶i Ngµy nhËp xuÊt Sè l­îng Ký x¸c nhËn cña kÕ to¸n NT SH N X Tån -B¶ng kª Sè 8,9,10. 7.2. HÖ thèng Sæ tæng hîp ViÖc sö dông sæ tæng hîp t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu ®­îc kh¸ch quan, nhanh chãng tõ ®ã cã sù ®iÒu chØnh hîp lý trong ho¹t ®éng kinh doanh. §èi víi doanh nghiÖp ¸p dông h×nh thøc nhËt ký chung: Hµng ngµy c¨n cø vµo c¸c chøng tõ b¸n hµng, kÕ to¸n ®­a vµo nhËt ký chung sau ®ã c¨n cø vµo nhËt ký chung ghi vµo sæ c¸i tõng kho¶n ®ång thêi ghi vµo sæ chi tiÕt cã liªn quan, c¸c sè liÖu trªn sæ chi tiÕt sÏ ®­îc tæng hîp vµo cuèi th¸ng ®Ó ®èi chiÕu víi sæ c¸i. Cuèi kú kÕ to¸n céng sè liÖu trªn sæ c¸i ®Ó lËp b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh. Sau khi kiÓm tra, ®èi chiÕu khíp ®óng sè liÖu trªn sæ c¸i vµ b¶ng tæng hîp chi tiÕt kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh. VÝ dô 1: NÕu Doanh nghiÖp ¸p dông h×nh thøc Sæ (kÕ to¸n) NhËt ký chung th× tr×nh tù h¹ch to¸n qu¸ tr×nh tiªu thô nh­ sau: Chøng tõ b¸n hµng -Ho¸ ®¬n -Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho NhËt ký B¸n hµng NhËt ký chung Sæ chi tiÕt -Tiªu thô -B¸n hµng §èi t­îng thanh to¸n Sæ c¸i TK 511 TK 111, TK 131.... B¶ng tæng hîp §èi t­îng thanh to¸n B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh VÝ Dô 2: NÕu Doanh nghiÖp ¸p dông theo h×nh thøc " chøng tõ ghi sæ". Tr×nh tõ nh­ sau: S¬ ®å h¹ch to¸n theo h×nh thøc chøng tõ ghi sæ. Chøng tõ gèc Sæ quü B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc Sæ chi tiÕt Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ B¶ng tæng hîp chi tiÕt Chøng tõ ghi sæ Sæ c¸i B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o biÓu kÕ to¸n VD 3: NÕu doanh nghiÖp ¸p dông theo h×nh thøc kÕ to¸n nhËt ký chøng tõ. S¬ ®å h¹ch to¸n theo h×nh thøc kÕ to¸n nhËt ký chøng tõ Sæ qòy Chøng tõ gèc vµ c¸c b¶ng ph©n bæ B¶ng kª Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt NhËt ký chøng tõ Sæ vµ thÎ kÕ to¸n chi tiÕt B¸o biÓu kÕ to¸n Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng Quan hÖ ®èi chiÕu PhÇn II T×nh h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô t¹i C«ng ty xuÊt - nhËp khÈu vµ ®Çu t­ IMEXIN I. ®Æc ®iÓm chung cña C«ng ty XuÊt- NhËp khÈu vµ §Çu t­ IMEXIN. 1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn C«ng ty XNK vµ §T­ IMEXIN ®Æt t¹i ®Þa ®iÓm 62 Gi¶ng Vâ - §èng §a - Hµ Néi, ®©y lµ mét ®Þa ®iÓm thuËn lîi cho viÖc kinh doanh vµ giao dÞch. §Æc ®iÓm næi bËt cña C«ng ty lµ: C«ng ty võa lµ Doanh nghiÖp Nhµ n­íc, võa lµ Doanh nghiÖp ®oµn thÓ trùc thuéc Héi ®ång liªn minh c¸c Hîp t¸c X· ViÖt Nam. TiÒn th©n lµ C«ng ty Tæng hîp cÊp I, kinh doanh ngoµi kÕ ho¹ch Nhµ n­íc, gäi t¾t: C«ng ty Tæng hîp cÊp I ®­îc thµnh lËp tõ 1970 vµ ®Æt d­íi sù qu¶n lý trùc tiÕp cña côc qu¶n lý hîp t¸c x· mua b¸n -Bé néi th­¬ng. §Ó phï hîp víi nh÷ng yªu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh dÞch vô ngµy cµng cao cña C«ng ty nãi riªng vµ cña nÒn kinh tÕ nãi chung, tõ khi thµnh lËp ®Õn nay C«ng ty ®· hai lÇn ®æi tªn. LÇn 1: Vµo n¨m 1988 theo quyÕt ®Þnh 124 NT/Q§ cña Bé xuÊt nhËp khÈu ®· ®æi tªn C«ng ty tõ C«ng ty tæng hîp cÊp I thµnh C«ng ty kinh doanh tæng hîp HTX mua b¸n miÒn B¾c, trùc thuéc Tæng C«ng ty kinh doanh tæng hîp ViÖt Nam. LÇn 2: Vµo n¨m 1994, khi nÒn kinh tÕ ®· chuyÓn ®æi sang nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. C¨n cø vµo v¨n b¶n sè 2867 ngµy 15/5/1994 cña v¨n phßng chÝnh phñ vÒ viÖc cho phÐp c¸c Doanh nghiÖp cña héi ®ång Trung ­¬ng liªn minh c¸c HTX ViÖt Nam ®­îc ®¨ng ký kinh doanh theo v¨n b¶n sè 283/CN vµ ngµy 7/11/1994 theo quyÕt ®Þnh sè 878 HDT¦ cña Héi ®ång trung ­¬ng liªn minh c¸c HTX ViÖt Nam cho phÐp doanh nghiÖp tù thµnh lËp mét C«ng ty ®éc lËp vµ lÊy tªn lµ : C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu vµ §Çu t­. Tªn giao dÞch: Import - export and - investment copporation. Tªn viÕt t¾t: IMEXIN. Tr¶i qua gÇn 30 n¨m ho¹t ®éng cïng víi sù ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ, C«ng ty ®· cã nh÷ng tiÕn bé nhÊt ®Þnh, lu«n lµ ®¬n vÞ kinh doanh hµng ®Çu trong Héi ®ång Trung ­¬ng Liªn minh c¸c HTX ViÖt Nam. Lóc nµy, nhiÖm vô kinh doanh chñ yÕu cña C«ng ty lµ: Hç trî ph¸t triÓn n«ng nghiÖp, tæ chøc thu mua bu«n b¸n víi c¸c ®¬n vÞ kinh doanh cña HTX c¸c tØnh, thµnh phè, c¬ quan, xÝ nghiÖp ®Ó t¨ng thªm møc sinh ho¹t cho c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn. §Õn n¨m 1988, sau quyÕt ®Þnh Q§ 217/H§BT, quy m« cña C«ng ty ®· ®­îc më réng vµ b¾t ®Çu tæ chøc khai th¸c, thu mua hµng n«ng l©m s¶n, thùc phÈm, thuû s¶n vµ hµng thñ c«ng mü nghÖ th«ng qua nh÷ng hîp ®ång ký kÕt d­íi nhiÒu h×nh thøc: B¸n bu«n, b¸n lÎ..... §Õn n¨m 1991 C«ng ty ¸p dông h×nh thøc kinh doanh h¹ch to¸n ®éc lËp, quy m« cña C«ng ty ®­îc më réng ra c¶ n­íc gåm cã 7 chi nh¸nh vµ ®Æc biÖt lµ ®· cã 3 v¨n phßng ®¹i diÖn t¹i Nga, Céng hoµ SÐc vµ Bungari. C«ng ty ®· ®­îc cÊp giÊy phÐp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu víi nhiÒu mÆt hµng kh¸c nhau. Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y (1998-2000) mÆc dï cã nhiÒu biÕn ®éng lín trªn thÞ tr­êng nh­ng C«ng ty ®· cã nh÷ng biÖn ph¸p vµ ph­¬ng h­íng kinh doanh phï hîp, cã hiÖu qu¶ vµ ®­îc thÓ hiÖn qua mét sè chØ tiªu sau ®©y. BiÓu 1 B¶ng kÕt qu¶ kinh doanh vµ mét sè chØ tiªu 1999-2000 STT ChØ tiªu 1998 1999 2000 1 Gi¸ trÞ tæng S.l­îng 415.040.000 412.658.000 420.825.000 2 Vèn SXKD 239.586.138.465 239.615.635.812 239.615.388.450 3 Vèn cè ®Þnh 90.560.142.000 90.560.142.000 90.591.142.000 4 Vèn l­u ®éng 149.025.993.465 149.055.493.812 149.024.246.450 5 Doanh thu 130.048.695.000 130.058.694.000 131.497.886.759 6 Lîi nhuËn 190.897.000 190.998.600 191.009.589 7 C¸c kho¶n nép NS 10.898.000.000 10.960.000.000 11.898.900.000 8 Sè CN b×nh qu©n 180 192 200 9 Thu nhËp b×nh qu©n 750 750 850 2. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý vµ lao ®éng cña C«ng ty. 2.1. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý Tån t¹i vµ ph¸t triÓn ho¹t ®éng kinh doanh trong ®iÒu kiÖn nÒn kinh tÕ ®æi míi tõ c¬ chÕ cò sang c¬ chÕ míi c¬ chÕ thÞ tr­êng cã sù ®iÒu tiÕt cña Nhµ n­íc, C«ng ty XuÊt-NhËp khÈu vµ §Çu T­ IMEXIN ®· tõng b­íc tæ chøc l¹i ho¹t ®éng kinh doanh, s¾p xÕp l¹i lao ®éng, më réng vµ ph¸t triÓn nhiÒu mÆt hµng kinh doanh ®Ó tËn dông nhiÒu kh¶ n¨ng s½n cã, nh»m kinh doanh ®¹t hiÖu qu¶ cao. Lµ ®¬n vÞ h¹ch to¸n kinh doanh ®éc lËp víi viÖc kinh doanh nhiÒu mÆt hµng nªn c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty theo h×nh thøc trùc tuyÕn chøc n¨ng. §øng ®Çu lµ Gi¸m ®èc, d­íi lµ c¸c phßng ban vµ c¸c chi nh¸nh. Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý C«ng ty. Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc Phßng tæ chøc hµnh chÝnh Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n Phßng kinh doanh Phßng XNK Cöa hµng sè 1 Cöa h¶ng sè 2 Chi nh¸nh Qu¶ng Ninh Chi nh¸nh §¾c L¾c Chi nh¸nh Qu¶ng B×nh Chi nh¸nh TP HCM Chi nh¸nh L¹ng S¬n Chi nh¸nh Thanh Hãa V¨n phßng ®¹i diÖn t¹i Nga, Bungary, CH SÐc a. Ban gi¸m ®èc: Gi¸m ®èc lµ ng­êi ®¹i diÖn cao nhÊt cña C«ng ty chÞu tr¸ch nhiÖm l·nh ®¹o chung toµn bé ho¹t ®éng kinh doanh vµ bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty. Phã gi¸m ®èc kinh doanh: Thay mÆt gi¸m ®èc ®iÒu hµnh c«ng viÖc kinh doanh: gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò ®Çu vµo, ®Çu ra cña hµng ho¸, lËp kÕ ho¹ch kinh doanh vµ tiªu thô s¶n phÈm. b. C¸c phßng ban chøc n¨ng: Phßng tæ chøc hµnh chÝnh: Gióp gi¸m ®èc trong c«ng t¸c tæ chøc, ®iÒu hµnh c¸n bé, c«ng nh©n lao ®éng vµ ®¶m nhËn c¸c chøc n¨ng v¨n phßng: V¨n th­, ®¸nh m¸y, tæ chøc héi nghÞ, lµm c¸c chÕ ®é ®èi víi c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn. Phßng Tµi chÝnh - KÕ to¸n: Qu¶n lý toµn bé vèn tµi s¶n cña C«ng ty, tæ chøc sö dông vèn vµ nguån kinh doanh. Thùc hiÖn nghÜa vô ®èi víi ng©n s¸ch nhµ n­íc ph©n phèi thu nhËp, tÝch luü, tÝnh to¸n theo dâi ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty d­íi h×nh thøc tiÒn tÖ kÞp thêi cung cÊp th«ng tin, gióp gi¸m ®èc kiÓm tra theo dâi th­êng xuyªn ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty. Phßng kinh doanh: Qu¶n lý tæng hîp mét sè mÆt hµng kinh doanh, dù tÝnh gi¸ c¶ hµng ho¸ mua vµo, b¸n ra, lËp kÕ ho¹ch thu mua s¶n phÈm. Thùc hiÖn c¸c hîp ®ång kinh tÕ. Phßng kinh doanh cã 2 cöa hµng trùc thuéc, kinh doanh c¸c mÆt hµng néi ®Þa. Phßng xuÊt nhËp khÈu: Thu thËp vµ xö lý th«ng tin vÒ thÞ tr­êng trong vµ ngoµi n­íc tõ ®ã x©y dùng vµ lËp kÕ ho¹ch ký kÕt hîp ®ång xuÊt nhËp khÈu hµng ho¸ vµ dÞch vô. Thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô kinh doanh xuÊt nhËp khÈu. Ngoµi c¸c phßngban kÓ trªn, C«ng ty cßn cã 6 chi nhµnh vµ 3 v¨n phßng ®¹i diÖn. C¸c chi nh¸nh ë c¸c tØnh -thµnh trong c¶ n­íc cã nhiÖm vô kh¶o s¸t thÞ tr­êng, lµ ®Çu nèi trong viÖc tiªu thô hµng ho¸. V¨n phßng ®¹i diÖn ë c¸c n­íc lµ ®Çu nèi cña C«ng ty ë n­íc ngoµi ®Ó kh¶o s¸t nhu cÇu thÞ tr­êng quèc tÕ, ký kÕt vµ thùc hiÖn c¸c hîp ®ång xuÊt nhËp khÈu. 2.2. Nguån nh©n lùc: tæng sè c¸n bé c«ng nh©n viªn cña C«ng ty hiÖn nay lµ kho¶ng 200 ng­êi. Trong ®ã; Nam 70%, n÷ 30%. Sè ng­êi cã tr×nh ®é §¹i häc trë lªn: 75%, tr×nh ®é trung cÊp: 20%, tr×nh ®é phæ th«ng: 5%. Sè lao ®éng gi¸n tiÕp trùc tiÕp trùc thuéc v¨n phßng C«ng ty lµ 98 ng­êi chiÕm kho¶ng 49% tæng lao ®éng, lao ®éng trùc tiÕp : 51% ®Òu lµm viÖc trong c¸c chi nh¸nh vµ c¸c cöa hµng. Nh×n chung, c¸n bé c«ng nh©n viªn cña C«ng ty ®Òu lµ nh÷ng ng­êi cã ®ñ tr×nh ®é, n¨ng lùc ®¶m nhËn c«ng viÖc, mäi ng­êi ®Òu cã ý thøc tr¸ch nhiÖm ®èi víi c«ng viÖc, cïng x©y dùng C«ng ty ngµy cµng ph¸t triÓn. 3. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n C«ng ty XuÊt NhËp khÈu vµ §Çu t­ IMEXIN lµ mét trong nh÷ng C«ng ty cã quy m« kinh doanh lín, ®Þa bµn ho¹t ®éng réng, do ®ã cÇn ph¶i theo dâi chÆt chÏ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. ChÝnh v× lÏ ®ã mµ C«ng ty ®· chän h×nh thøc tæ chøc kÕ to¸n tËp trung vµ ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n "NhËt ký chøng tõ". §èi víi hµng tån kho, C«ng ty ®· sö dông h¹ch to¸n theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn vµ tÝnh thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. XuÊt ph¸t tõ yªu cÇu vµ nhiÖm vô cña c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n, bé m¸y kÕ to¸n lu«n cã ®ñ tr×nh ®é, n¨ng lùc ®Ó ®¸p øng cho c«ng t¸c qu¶n lý. KÕ to¸n t¹i v¨n phßng hiÖn cã 6 ng­êi ®Òu cã tr×nh ®é ®¹i häc, n¾m ch¾c chuyªn m«n nghiÖp vô: - KÕ to¸n tr­ëng: Gióp gi¸m ®èc x©y dùng c¸c ph­¬ng ¸n vÒ tµi chÝnh, ®¶m b¶o khai th¸c vµ sö dông tµi chÝnh cã hiÖu qu¶ vµ ®iÒu hµnh c«ng t¸c kÕ to¸n chung cho C«ng ty. - Phã phßng kÕ to¸n: Tæng hîp sè liÖu vµ lËp b¸o c¸o tµi chÝnh: B¸o c¸o quyÕt to¸n quý, n¨m; B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n; B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh.... - KÕ to¸n tiÒn mÆt: Thanh to¸n víi ng­êi cung cÊp. - KÕ to¸n tiÒn göi ng©n hµng, vay ng¾n h¹n, thµnh to¸n néi bé. - KÕ to¸n XuÊt-NhËp khÈu. Cïng víi kÕ to¸n t¹i v¨n phßng C«ng ty cßn cã kÕ to¸n ë c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc (chi nh¸nh,cöa hµng). Tõng th¸ng, quý kÕ to¸n t¹i c¸c ®¬n vÞ nµy cã nhiÖm vô tæng hîp c¸c ho¹t ®éng kinh doanh cña m×nh vµ thùc hiÖn h¹ch to¸n theo h×nh thøc b¸o sæ vÒ C«ng ty. S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n Tr­ëng phßng Phã phßng KÕ to¸n TGNH KÕ to¸n tiÒn mÆt Thñ qòy KÕ to¸n doanh thu S¬ ®å tr×nh tù ghi sæ Sæ qòy Chøng tõ gèc vµ c¸c b¶ng ph©n bæ B¶ng kª Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt NhËt ký chøng tõ Sæ vµ thÎ kÕ to¸n chi tiÕt B¸o biÓu kÕ to¸n Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng Quan hÖ ®èi chiÕu II. Tæ chøc kÕ to¸n tiªu thô s¶n phÈm ë c«ng ty XNK vµ §Çu t­ IMEXIN 1. §Æc ®iÓm, h×nh thøc tiªu thô vµ c«ng t¸c thanh to¸n a. Trong ho¹t ®éng kinh doanh néi th­¬ng C«ng ty chñ yÕu kinh doanh c¸c mÆt hµng tiªu dïng trong n­íc. V× thÕ, c¨n cø vµo nhu cÇu tiªu dïng hµng hãa trong nh÷ng n¨m tr­íc, c«ng ty lËp kÕ ho¹ch vµ ®¨ng ký mua c¸c s¶n phÈm cña c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt trong n­íc víi sè l­îng lín: bét ngät, ®­êng, s÷a... th«ng qua c¸c cöa hµng kinh doanh tiÕn hµnh b¸n bu«n, b¸n rÎ cho c¸c tæ chøc vµ c¸ nh©n trong n­íc. Ph­¬ng thøc thanh to¸n tiÒn hµng trong ho¹t ®éng kinh doanh néi th­¬ng rÊt ®a d¹ng: tr¶ ngay, tr¶ chËm... C«ng ty kh«ng thùc hiÖn b¸n hµng th«ng qua ®¹i lý. b. Trong ho¹t ®éng kinh doanh ngo¹i th­¬ng - Víi ho¹t ®éng xuÊt khÈu hµng hãa: C«ng ty th«ng qua c¸c v¨n phßng ®¹i diÖn ë n­íc ngoµi ®Ó kh¶o s¸t, ®¸nh gi¸ thÞ tr­êng vµ t×m hiÓu kh¸ch hµng. C«ng ty thùc hiÖn ký kÕt hîp ®ång dùa theo nhu cÇu cña kh¸ch hµng vµ kh¶ n¨ng cung øng cña c«ng ty, sau ®ã th«ng b¸o cho c«ng ty. Cã hîp ®ång c«ng ty giao cho phßng ban chøc n¨ng, c¸c chi nh¸nh mua giao hµng theo ®óng chñng lo¹i, chÊt l­îng... ®· ký kÕt vµ lµm thñ tôc xuÊt khÈu cho kh¸ch hµng. - Víi ho¹t ®éng nhËp khÈu: Th«ng qua kh¶ n¨ng n¾m b¾t thÞ tr­êng trong n­íc, c«ng ty ký kÕt hîp ®ång víi kh¸ch hµng sau ®ã th«ng b¸o cho ®èi t¸c kinh doanh ë n­íc ngoµi lµm thñ tôc nhËp khÈu hµng hãa b¸n cho kh¸ch trong n­íc theo hîp ®ång. - Ph­¬ng thøc thanh to¸n ®­îc thùc hiÖn: më th­ tÝn dông, ñy nhiÖm thu, ñy nhiÖm chi hoÆc chi tr¶ trùc tiÕp b»ng tiÒn mÆt nh­ viÖc xuÊt hoa qu¶ sang Trung Quèc th× viÖc giao hµng vµ thanh to¸n tiÒn ®­îc thùc hiÖn ngay biªn giíi hai n­íc. 2. C«ng t¸c qu¶n lý t×nh h×nh tiªu thô Mét vÊn ®Ò ®¸ng quan t©m trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ®ã lµ tèi ®a ho¸ lîi nhuËn. Do vËy trong c«ng t¸c bµn hµng, c«ng ty ph¶i cã nh÷ng biÖn ph¸p ®Èy nhanh khèi l­îng hµng b¸n ra, vµ ®Ó lµm ®­îc ®iÒu ®ã, c«ng ty ph¶i cã nh÷ng ph­¬ng ph¸p qu¶n lý vµ thùc hiÖn qu¸ tr×nh tiªu thô hµng hãa tèt, chÆt chÏ, nh¹y bÐn víi biÕn ®éng cña thÞ tr­êng vµ ®Æc biÖt c«ng ty cÇn chó träng ®Õn mét sè vÊn ®Ò sau: - VÒ quy c¸ch phÈm chÊt s¶n phÈm, hµng hãa: C«ng ty ph¶i ®¶m b¶o quy c¸ch phÈm chÊt vµ chÊt l­îng hµng hãa theo ®óng hîp ®ång ®· ký kÕt víi kh¸ch hµng, tr¸nh nh÷ng tr­êng hîp h­ háng, kÐm chÊt l­îng. - VÒ khèi l­îng s¶n phÈm: Dùa vµo nhu cÇu cña thÞ tr­êng vµ khèi l­îng hµng hãa ®· ký trong hîp ®ång, do ®ã khèi l­îng hµng hãa mµ c«ng ty nhËp vÒ th­êng lµ tiªu thô hÕt trong mét thêi gian nhÊt ®Þnh, do ®ã ®· gi¶m ®­îc nh÷ng kho¶n chi phÝ vÒ kho b·i, b¶o qu¶n... gãp phÇn t¨ng lîi nhuËn cho c«ng ty. - VÒ gi¸ c¶: Dùa trªn c¬ së ®· nghiªn cøu trªn thÞ tr­êng ®ång thêi bï ®¾p ®­îc c¸c kho¶n chi phÝ bá ra vµ cã l·i. ViÖc x¸c ®Þnh gi¸ b¸n cña c«ng ty ®­îc giao cho phßng kinh doanh ®¶m nhiÖm. - VÒ ph­¬ng thøc b¸n hµng: Ph­¬ng thøc vµ tr×nh tù b¸n hµng cña c«ng ty nh×n chung lµ thÝch øng víi kinh tÕ hµng hãa. Kh¸ch hµng vµ c«ng ty ®Òu kh«ng bÞ phiÒn hµ mÊt thêi gian. Víi nh÷ng hµng hãa kh«ng b¶o qu¶n ®­îc l©u: lîn s÷a, rau cñ qu¶ t­¬i..., c«ng ty ¸p dông ph­¬ng thøc b¸n hµng thÝch hîp vµ dïng ph­¬ng tiÖn vËn chuyÓn nhanh nh­: khi tiªu thô lîn s÷a, c«ng ty ®· thuª m¸y bay vËn chuyÓn tõ miÒn Nam ra, sau ®ã chuyÓn ngay sang « t« cña c«ng ty chë lªn cöa khÈu L¹ng S¬n vµ tiÕn hµnh giao hµng cho Trung Quèc. Tãm l¹i, víi mçi lo¹i hµng hãa vµ tïy theo kh¸ch hµng, c«ng ty ®Òu chñ ®éng ¸p dông ph­¬ng thøc b¸n hµng tiÖn lîi nhÊt cho c¶ hai liªn, ®iÒu ®ã gióp c«ng ty tiªu thô hµng ®­îc tèt h¬n. 3. KÕ to¸n tiªu thô s¶n phÈm ë c«ng ty XNK vµ ®iÖn tö IMEXIN C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh vÒ tiªu thô s¶n phÈm (xuÊt, nhËp...) x¶y ra th­êng xuyªn vµ liªn tôc hµng ngµy t¹i c«ng ty IMEXIN. V× vËy, kÕ to¸n tiªu thô s¶n phÈm ph¶i biÕt s¾p xÕp c«ng viÖc mét c¸ch khoa häc, hîp lý. §Ó ph¶n ¸nh vµ qu¶n lý t×nh h×nh tiªu thô s¶n phÈm mét c¸ch cã hiÖu qu¶, kÕ to¸n t¹i c«ng ty IMEXIN ph¶i sö dông mét sè tµi kho¶n sau: C¸c tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông: - Tµi kho¶n 511: doanh thu b¸n hµng Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh toµn bé doanh thu tiªu thô ghi trªn hãa ®¬n cña s¶n phÈm ®­îc coi lµ tiªu thô vµ c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu ®Ó cuèi kú kÕt chuyÓn vµo tµi kho¶n 911: x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh vµ tÝnh ra kho¶n DTT. Ngoµi ra kÕ to¸n cßn sö dông mét sè tµi kho¶n: - TK 532: gi¶m gi¸ hµng b¸n: lµ kho¶n gi¶m trõ cho kh¸ch hµng khi hµng hãa kh«ng ®¶m b¶o theo ®óng yªu cÇu cña kh¸ch hµng nh­ trong hîp ®ång. ViÖc gi¶m gi¸ nh­ thÕ nµo vµ gi¶m bao nhiªu th× phßng kinh doanh vµ phßng xuÊt nhËp khÈu ph¶i th«ng qua gi¸m ®èc. - TK 531: hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i: ph¶n ¸nh kho¶n doanh thu hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i do kÐm phÈm chÊt, sai quy c¸ch. - Víi kho¶n chiÕt khÊu hµng b¸n do kh¸ch hµng thanh to¸n ®óng h¹n hoÆc thanh to¸n tr­íc, c«ng ty h¹ch to¸n th¼ng vµo tµi kho¶n chi phÝ b¸n hµng (TK 641). §Ó theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n cña kh¸ch hµng th× kÕ to¸n cña c«ng ty cßn sö dông c¸c tµi kho¶n liªn quan sau: TK 131: ph¶i thu cña kh¸ch hµng TK 111: tiÒn mÆt TK 112: tiÒn göi ng©n hµng Qu¸ tr×nh h¹ch to¸n doanh thu b¸n hµng ë c«ng ty sö dông c¸c sæ kÕ to¸n sau: - Sæ theo dâi b¸n hµng: lµ lo¹i sæ dïng ®Ó theo dâi t×nh h×nh b¸n hµng hµng ngµy. VÒ mÆt kÕt cÊu, sæ nµy ®­îc lËp thµnh c¸c cét sè l­îng, ®¬n gi¸, thµnh tiÒn vµ ®­îc chi tiÕt cho tõng lo¹i s¶n phÈm. Mçi mét s¶n phÈm ®­îc më mét trang sæ riªng, cuèi mçi trang sæ cã cét (hµng) tæng céng vµ kÕ to¸n c¨n cø vµo ®ã ®Ó ghi vµo sæ cã liªn quan. - B¶ng kª: KÕ to¸n sö dông b¶ng kª ®Ó theo dâi t×nh h×nh mua, b¸n hµng hãa cña c«ng ty vµ ®­îc lËp theo mÉu b¶ng sau: + B¶ng kª hµng nhËp: B¶ng kª hµng nhËp th¸ng............n¨m............ MÆt hµng Hîp ®ång sè Sè tê khai Ngµy §¬n vÞ tÝnh Tû gi¸ L­îng §¬n gÝa (USD) TiÒn VN§ Tax NK Tæng trÞ b¸n ... ... Céng + B¶ng kª hãa ®¬n chøng tõ hµng hãa dÞch vô b¸n ra: th¸ng............n¨m............ Tªn c¬ së kinh doanh: V¨n phßng c«ng ty: §Þa chØ M· sè:............... STT Chøng tõ Tªn kh¸ch hµng Dsè b¸n (ch­a thuÕ) ThuÕ GTGT Ghi chó (%) Sè H§ Ngµy Céng - Tê tiªu thô: ®­îc kÕt cÊu theo tõng ph­¬ng thøc b¸n hµng, xuÊt b¸n ngoµi, xuÊt b¸n néi bé, t¹m nh¹p t¸i xuÊt theo tõng lo¹i s¶n phÈm theo c¶ chØ tiªu sè l­îng vµ gi¸ trÞ tê tiªu thô ®­îc lËp vµo cuèi th¸ng. - Sæ chi tiÕt sè 4: thanh to¸n víi ng­êi mua. Sæ nµy ®­îc sö dông ®Ó theo dâi tµi kho¶n 131 chi tiÕt theo tõng kh¸ch hµng, mçi kh¸ch hµng më mét trang sæ, cuèi mçi trang sæ ghi tæng céng vµ chi tiÕt theo c¸c cét. - B¶ng kª c«ng nî ph¶i thu cña kh¸ch hµng: B¶ng nµy ®­îc lËp vµo cuèi th¸ng ®Ó theo dâi thanh to¸n sè nî cßn ph¶i thu cña kh¸ch hµng. B¶ng cã kÕt cÊu chi tiÕt theo tõng kh¸ch hµng vµ sè tiÒn cßn ph¶i thu cña tõng kh¸ch hµng ®ã. - NhËt ký chøng tõ sè 8: ®­îc lËp vµo cuèi th¸ng ®Ó theo dâi qu¸ tr×nh tiªu thô s¶n phÈm tõ lóc xuÊt b¸n cho ®Õn khi thu tiÒn cña kh¸ch hµng. - B¶ng c©n ®èi kho hµng: ®­îc lËp vµo cuèi mçi th¸ng ®Ó theo dâi t×nh h×nh nhËp trong kú, xuÊt trong kú vµ l­îng tån cuèi kú ®èi víi c¸c lo¹i hµng hãa mµ c«ng ty ®ang kinh doanh, tõ ®ã cã nh÷ng biÖn ph¸p tiªu thô thÝch øng ®èi víi tõng mÆt hµng. 4. Qu¸ tr×nh tiªu thô s¶n phÈm Chøng tõ ban ®Çu lµ c¸c hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho, phiÕu b¸o cã cña ng©n hµng... Tïy theo c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh mµ sö dông chøng tõ lu©n chuyÓn hîp lý, phßng kinh doanh khi cã yªu cÇu cña kh¸ch hµng sÏ tiÕn hµnh mét sè thñ tôc x¸c ®Þnh sè s¶n phÈm tån kho t¹i thêi ®iÓm mua hµng, x¸c ®Þnh sè d­ nî cña kh¸ch hµng. NÕu trong kho cã ®ñ sè s¶n phÈm cÇn thiÕt vµ c¸c sè d­ nî cßn hîp lý th× sÏ tiÕn hµnh lËp hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho. Khi kÕ to¸n tr­ëng nhËn ®­îc hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho do kh¸ch hµng ®em ®Õn sÏ tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh ph¸p lý cña hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt råi ký nhËn. Hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho ®­îc ®ãng thµnh tõng tËp ®Ó theo dâi trong tõng th¸ng vµ n¨m. C¨n cø vµo hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho, kÕ to¸n tiªu thô s¶n phÈm x¸c ®Þnh doanh thu b¸n hµng, sè cßn l¹i: ph¶i thu cña kh¸ch hµng. Sè liÖu sÏ coi nh­ lµ c¨n cø ®Ó ghi vµo sæ theo dâi b¸n hµng nµy. B¶ng kª hãa ®¬n chøng tõ hµng hãa dÞch vô b¸n ra, sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi mua, ®Ó cuèi th¸ng ghi vµo B¶ng kª c«ng nî ph¶i thu cña kh¸ch hµng, sæ chi tiÕt l·i (lç) vµ sæ nhËt ký chøng tõ sè 8. a. Sæ theo dâi b¸n hµng Qu¸ tr×nh tiªu thô ®­îc b¾t ®Çu b»ng sæ theo dâi b¸n hµng ngµy, ®©y lµ mét lo¹i sæ chi tiÕt dïng ®Ó theo dâi viÖc b¸n hµng ngµy, chi tiÕt theo tõng lo¹i s¶n phÈm, mçi mét s¶n phÈm më mét trang sæ riªng. C¨n cø ®Ó ghi vµo sæ theo dâi b¸n hµng lµ c¸c hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho, cã nhiÒu lo¹i s¶n phÈm th× ph¶i ghi t¸ch ra tõng dßng ®èi víi tõng lo¹i s¶n phÈm ®Ó c¸c cét sè l­îng, ®¬n gi¸ thµnh tiÒn trªn tõng trang sæ. Cuèi mçi trang sæ ghi dßng tæng céng sè l­îng vµ sè tiÒn thu ®­îc, c¸c kho¶n gi¶m trõ (gi¶m gi¸ hµng b¸n) còng ®­îc theo dâi ë ®©y trªn tõng hãa ®¬n. Th­êng th× c«ng ty tÝnh chiÕt khÊu lµ b»ng 3% trªn doanh thu b¸n hµng. BiÓu sè 1 (trÝch) XuÊt theo mÆt hµng th¸ng............n¨m............ MÆt hµng L­îng §¬n gi¸ (VN§) Doanh sè b¸n (ch­a thuÕ) VAT Gi¶m gi¸ §Çu FN 2-7 Total 152,00 78.000 1.185.600.000 846.300 ...... §Çu GN 1-1 Total 75,00 101.500 761.250.000 421.225 ...... §éng c¬ FN 2-7 Total 50,00 30.000 1.500.000 135.000 ...... Long nh·n Total 41,15 ...... 863.840.250 ...... ...... Nh·n qu¶ kh« Total 198,50 ...... 833.700.000 ...... ...... V¶i Total 100,00 ...... 1.119.343.200 ...... ...... Xe t¶i HYUNDAI 11T Total 3,00 ...... 260.302.900 26.030.290 ...... ....... ...... ...... ...... ...... ...... Tæng céng ...... ...... 11.858.266.410 76.409.782 ...... b. B¶ng kª hµng nhËp, b¶ng kª hãa ®¬n chøng tõ hµng hãa dÞch vô b¸n ra Song song víi viÖc lËp hå s¬ theo dâi b¸n hµng, kÕ to¸n tiªu thô s¶n phÈm ph¶i theo dâi t×nh h×nh nhËp vµo vµ b¸n ra cña tõng lo¹i s¶n phÈm chi tiÕt theo tõng kh¸ch hµng theo tõng h×nh thøc thanh to¸n theo tr×nh tù thêi gian. §èi víi b¶ng kª hµng nhËp th× t­¬ng ®èi phøc t¹p do cã nhiÒu lo¹i s¶n phÈm vµ ph¶i quy ®æi tÝnh theo tû gi¸ ®¬n gi¸ cho tõng lo¹i s¶n phÈm. §Õn cuèi th¸ng kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp b¶ng tæng hîp nhËp theo mÆt hµng. HÇu hÕt lµ ®Òu ®­îc lËp trªn m¸y vi tÝnh. VÝ dô: B¶ng kª hµng nhËp sè 1 th¸ng 12 n¨m 2000 MÆt hµng Hîp ®ång sè Sè tê khai Ngµy §V tÝnh Tû gi¸ L­îng §¬n gi¸ USD TiÒn (USD) TiÒn VN§ (ngh×n) ThuÕ NK (ngh×n Tæng trÞ gi¸ (ngh×n) VAT (ngh×n) Tái cñ kh« 3399 VNTQ 533 NKD/99 03/10 TÊn 13.982 46,5 150 6.975 97.524 262 97.786 57 Phô tïng « t« SE 990901 7953 NKD 20/12 Bé 13.982 11.339 ....... 30.855 189.395 16.170 ChÊt chiÕt ra tõ h¹t goar H28199IMEXIN 8911 KY2/NKD 25/12 Kg 13.984 2.000 3 6.000 83.904 4.195 88.099 8.830 D©y ®ång tõ tÝnh bäc vecni IMEXINW/JH07 8230 29/12 Kg 13.963 15.276 34.064 ....... 23.785 499.417 49.949 Céng ....... 59.097 74.696 74.923 B¶ng kª hµng nhËp sè 2 th¸ng 12 n¨m 2000 MÆt hµng ... §¬n vÞ tÝnh Tû gi¸ L­îng §¬n gi¸ USD TiÒn USD TiÒn VN§ (ngh×n ®) ThuÕ NK Tæng trÞ gi¸ (ngh×n ®) Tái 14.000 902,5 13.617.300 1.906.422 1.906.422 Céng 13.617.300 1.906.422 1.906.422 Sau khi tËp hîp toµn bé sè b¶ng kª hµng nhËp kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp B¶ng tæng hîp hµng nhËp. VÝ dô: B¶ng tæng hîp hµng nhËp th¸ng 12 n¨m 2000 theo b¶ng kª ngh×n ®ång STT B¶ng kª sè Lo¹i hµng TrÞ gi¸ mua ThuÕ NK Tæng trÞ gi¸ nhËp 1 B¶ng kª sè 1 NhËp khÈu 815.599,164 59.097,525 874.696,416 2 B¶ng kª sè 2 Mua tái TNTX 1.906.422 1.906.422 Tæng céng 2.722.021,164 59.097,525 2.781.118,416 Khi tiªu thô xuÊt b¸n cho kh¸ch hµng, kÕ to¸n c¨n cø vµo sè hãa ®¬n vµ ngµy th¸ng xuÊt b¸n ®Ó lËp b¶ng kª hãa ®¬n chøng tõ hµng hãa dÞch vô b¸n ra theo mÉu b¶ng sau: VÝ dô: B¶ng kª hãa ®¬n chøng tõ hµng hãa dÞch vô b¸n ra th¸ng 12 n¨m 2000 Tªn c¬ së kinh doanh: C«ng ty XNK vµ ®Çu t­ V¨n phßng c«ng ty §Þa chØ: 62 Gi¶ng Vâ - Hµ Néi M· sè: 0100106.. STT Chøng tõ Tªn kh¸ch hµng Doanh sè b¸n (ch­a thuÕ) ThuÕ GTGT (5%) Ghi chó SH§ Ngµy 1 44407 8/12 Anh Th¾ng 1.480.000 74.000 2 44408 10/12 Anh B¶n 1.080.000 54.000 3 44410 11/12 Anh Chung 2.340.000 117.000 4 44413 12/12 Anh B¶n 1.776.000 88.800 5 44415 14/12 Bµ Hoµnh 1.015.000 50.750 6 44417 18/12 Anh H­ng 1.015.000 50.750 7 44419 19/12 «ng S¬n 507.500 25.375 8 44420 19/12 Anh Th¾ng 1.480.000 74.000 9 44421 20/12 Anh vinh 936.000 46.000 Tæng céng (5%) 10.657.500 532.875 c. Sæ chi tiÕt sè 4: Thanh to¸n víi ng­êi mua (TK 131) Víi Tæng c«ng ty xuÊt nhËp khÈu vµ ®Çu t­ IMEXIN cã rÊt nhiÒu chi nh¸nh kÓ c¶ v¨n phßng ®¹i diÖn trong n­íc vµ n­íc ngoµi cã quan hÖ th­êng xuyªn víi Tæng c«ng ty trong c«ng t¸c tiªu thô s¶n phÈm. Do vËy, kÕ to¸n tiªu thô s¶n phÈm ph¶i theo dâi th­êng xuyªn, chÆt chÏ tíi tõng chi nh¸nh. §iÒu ®ã ®ßi hái kÕ to¸n cña Tæng c«ng ty cÇn ph¶i s¾p xÕp bè trÝ c«ng viÖc sao cho võa thuËn lîi cho viÖc ghi chÐp, võa theo dâi ph¶i ¸nh l¹i võa cã thÓ cung cÊp nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt cho ng­êi qu¶n lý. XuÊt ph¸t tõ nh÷ng yªu cÇu trªn, ®Ó theo dâi chÝnh x¸c t×nh h×nh thanh to¸n theo tõng kh¸ch hµng th× mçi kh¸ch hµng, kÕ to¸n cÇn më mét trang sæ riªng. §Çu th¸ng, kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp sæ chi tiÕt sè 4 chuyÓn sè d­ cuèi th¸ng cña sæ chi tiÕt th¸ng tr­íc sang chØ tiªu sè d­ dÇu th¸ng cña th¸ng nµy. Cuèi th¸ng kÕ to¸n tiÕn hµnh tËp hîp c¸c hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho ch­a thanh to¸n (®· l­u tr­íc) vµ c¸c chøng tõ ®· thanh to¸n (phiÕu thu) ®Ó ghi. PhÇn ghi Nî TK 131: Cã TK 511 c¨n cø vµo c¸c hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho cuèi th¸ng ch­a ®­îc thanh to¸n ®Ó ghi, mçi hãa ®¬n ghi trªn mét dßng. NÕu cuèi th¸ng cã nhËp tr¶ l¹i sè hµng mµ tr­íc ®©y kh¸ch hµng ch­a thanh to¸n th× c¨n cø vµo phiÕu nhËp tr¶ l¹i, kÕ to¸n ghi ®á vµo sæ chi tiÕt sè 4 phÇn ghi Nî TK 131 vµ ®ång thêi ghi Cã TK 511 ®Ó gi¶m sè ph¶i thu cña ng­êi mua. BiÓu sè 2 Thanh to¸n víi ng­êi mua Th¸ng .......... n¨m ............ (ngh×n ®ång) Tªn ng­êi mua D­ ®Çu th¸ng Nî TK 131 Cã TK 511 Cã TK 131 Nî TK D­ cuèi th¸ng Nî Cã 111 112 Nî Cã CtyV¨nHµo-TGT 120.751 120.751 Anh Dòng-BN 18.971 98.190 28.971 117.161 28.971 ChÞ Nga-T©y S¬n 1.713 1.900 1.713 1.900 ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... Céng 1.217.604 117.694 1.671.614 1.378.698 990.762 2.889.218 2.487.153 d. B¶ng kª c«ng nî ph¶i thu cña kh¸ch hµng Thùc chÊt ®©y lµ mét lo¹i sæ phô ®­îc c¨n cø vµo sæ chi tiÕt sè 4 nh»m môc ®Ých theo dâi nhanh sè nî cßn ph¶i thu cña kh¸ch hµng. Cuèi th¸ng kÕ to¸n lÊy sè liÖu ë cét d­ nî TK 131 cña sæ chi tiÕt sè 4 øng víi tõng kh¸ch hµng ®Ó lËp b¶ng kª c«ng nî ph¶i thu cña kh¸ch hµng. BiÓu sè 3 B¶ng kª khai c«ng nî ph¶i thu cña kh¸ch hµng STT Tªn kh¸ch hµng Sè tiÒn (®ång) 1 C«ng ty mËu dÞch V¨n Hµo-Th¹ch Gia Trung 120.750.760 2 Anh Dòng-B¾c Ninh 88.190.000 3 ChÞ Nga-T©y S¬n 1.900.000 4 Xu©n Th¾ng-Thanh Xu©n 20.750.000 5 ViÖt B»ng-Th¸i Nguyªn 31.959.700 6 Hång Nhung-VÜnh Phóc 9.891.000 7 V¨n H­ng-B¾c Giang 197.645.530 8 «ng So¹n-Hµng Khoai 89.671.000 9 Anh Chung-H¶i D­¬ng 1.150.000 10 «ng C­êng-Thanh Hãa 690.000 11 ChÞ HiÕu 1.150.000 12 Anh §øc-Thµnh phè 499.416.219 ....... .......... ........ Céng 1.700.886.008 e. Sæ c¸i gi¸ vèn hµng tiªu thô: (Sæ c¸i TK 632) KÕ to¸n lËp sæ c¸i vÒ gi¸ vèn nh»m môc ®Ých theo dâi vÒ gi¸ trÞ vèn hµng hãa, thµnh phÈm, lao vô, dÞch vô xuÊt b¸n trong kú (hµng th¸ng, qóy, n¨m) kÕ to¸n tæng céng ®èi øng toµn bé trÞ gi¸ vèn cña hµng hãa, thµnh phÈm, lao vô, dÞch vô l¹i ®Ó kÕt chuyÓn vÒ tµi kho¶n 911-x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh). BiÓu sè 4 Sæ c¸i tµi kho¶n 632 th¸ng 12 n¨m 2000 §¬n vÞ: VN§ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè tiÒn Sè Ngµy Nî Cã 4/12 Gi¸ vèn hµng b¸n 155 1.906.422.000 5/12 Gi¸ vèn hµng b¸n 155 1.599.000.000 10/12 Gi¸ vèn hµng b¸n 155 672.010.000 13/12 Gi¸ vèn hµng b¸n 155 1.432.000.000 19/12 Gi¸ vèn hµng b¸n 155 879.000.000 25/12 Gi¸ vèn hµng b¸n 155 956.000.000 28/12 Gi¸ vèn hµng b¸n 155 1.899.000.000 29/12 Gi¸ vèn hµng b¸n 155 989.000.000 Céng 10.332.432.000 KÕt chuyÓn sang TK 911 10.332.432.000 Céng ph¸t sinh 10.332.432.000 10.332.432.000 g. KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng-chi phÝ QLDN * KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng: ë ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh lµ tÊt c¶ nh÷ng kho¶n chi phÝ mµ doanh nghiÖp bá ra liªn quan ®Õn c¸c ho¹t ®éng tiªu thô thµnh phÈm, hµng hãa, lao vô, dÞch vô: chi phÝ nh©n viªn, qu¶ng c¸o... vµ c¸c chi phÝ kh¸c cã liªn quan. KÕ to¸n lËp sæ theo dâi chi phÝ b¸n hµng nh»m kiÓm tra, gi¸m s¸t vµ theo dâi c¸c chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh tiªu thô, tõ ®ã cã thÓ n¾m b¾t vµ c©n ®èi c¸c kho¶n chi sao cho hîp lý. Cuèi kú, kÕ to¸n lÊy sè liÖu tæng céng chi phÝ ®Ó kÕt chuyÓn vµo TK 911 ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô. §Ó theo dâi c¸c kho¶n chi phÝ b¸n hµng p]¸t sinh trong th¸ng 12 n¨m 2000 ë C«ng ty, ta lËp sæ sau: BiÓu sè 5 Sæ theo dâi chi phÝ b¸n hµng th¸ng 12 n¨m 2000 §¬n vÞ tÝnh: ®ång Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè tiÒn Sè Ngµy Nî Cã 1 Tr¶ l­¬ng cho nh©n viªn b¸n hµng 334 509.256.268 2 TrÝch BHXH, BHYT, KPC§ 338 119.446.532 3 KhÊu hao TSC§ 214 20.932.000 4 T¹m øng thuª 141 4.980.000 5 Hµng ®i ®­êng bÞ hao hôt 151 15.049.000 6 Hµng kiÓm kª bÞ háng 155 9.045.800ç Tæng céng 678.700.600 VÝ dô: Trong th¸ng c«ng ty cã mét sè nghiÖp vô ph¸t sinh liªn quan ®Õn chi phÝ b¸n hµng nh­ sau: (trÝch tõ biÓu sè 5- ®vt: ®ång) - TrÝch tiÒn l­¬ng vµ b¶o hiÓm ph¶i tr¶ cho nh©n viªn b¸n hµng: Nî TK 6411 628.702.800 Cã TK 334 35.420.000 Cã TK 338 119.446.532 - TrÝch tr­íc khÊu hao TSC§ phôc vô cho tiªu thô: Nî TK 6414 20.923.000 Cã TK 214 20.923.000 - T¹m øng cho viÖc thuª cöa hµng: Nî TK 6418 4.980.000 Cã TK 141 4.980.000 - Sè hµng ®i ®­êng bÞ hao hôt: Nî TK 6418 15.049.000 Cã TK 151 15.049.000 - Sè hµng cuèi kú kiÓm kª bÞ háng (theo biªn b¶n kiÓm kª): Nî TK 6417 9.045.800 Cã TK 151 9.045.800 - Cuèi kú, tËp hîp chi phÝ b¸n hµng, ph©n bæ 100% cho s¶n xuÊt tiªu thô, kÕ to¸n kÕt chuyÓn: Nî TK 911 178.700.600 Cã TK 641 178.700.600 * KÕ to¸n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp: Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp lµ nh÷ng kho¶n chi phÝ ph¸t sinh cã liªn quan chung ®Õn toµn bé ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp bao gåm nhiÒu lo¹i: chi phÝ qu¶n lý kinh doanh, qu¶n lý hµnh chÝnh vµ chi phÝ kh¸c. Chi phÝ QLDN khi ph¸t sinh ®­îc tËp hîp theo tõng yÕu tè: chi phÝ nh©n viªn, chi phÝ NVL... vµ c¸c kho¶n nµy ®­îc kÕ to¸n ph¶n ¸nh trªn tµi kho¶n 642 (chi phÝ QLDN). ChÝnh v× vËy, kÕ to¸n cña c«ng ty cÇn ph¶i theo dâi, kiÓm tra c¸c kho¶n chi phÝ nµy mét c¸ch chÆt chÏ, kÞp thêi vµ ®­îc më thµnh c¸c sæ theo dâi chi phÝ QLDN theo tõng th¸ng, vÝ dô Sæ theo dâi chi phÝ trong th¸ng 12 t¹i c«ng ty nh­ sau: BiÓu sè 6 Sæ theo dâi chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Th¸ng 12 n¨m 2000 §VT: ®ång Ngµy th¸ng Sè chøng tõ DiÔn gi¶i SH TK Tæng céng L­¬ng BHXH KH TSC§ §iÖn tho¹i 15/12 Tr¶ l­¬ng cho NV qu¶n lý 334 35.420.000 35.420.000 TrÝch BHXH 338 6.729.800 6.729.800 16/12 TrÝch KH TSC§ 214 9.918.500 9.918.500 Chi phÝ ®iÖn tho¹i, fax 111 10.213.000 10.213.000 Céng 62.284.300 35.420.000 6.729.800 9.918.500 10.213.000 VÝ dô: (trÝch tõ sæ theo dâi chi phÝ QLDN cña C«ng ty) Trong th¸ng 12 n¨m 2000, C«ng ty cã c¸c kho¶n chi phÝ QLDN ph¸t sinh nh­ sau (®¬n vÞ tÝnh: ®ång) - Tr¶ l­¬ng cho nh©n viªn qu¶n lý doanh nghiÖp: Nî TK 6421 35.420.000 Cã TK 334 35.420.000 - TrÝch BHXH, BHYT, KPC§ (trÝch theo l­¬ng): Nî TK 6421 6.729.800 Cã TK 338 6.729.800 - TrÝch khÊu hao TSC§ phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý: Nî TK 6424 9.918.500 Cã TK 214 9.918.500 - Chi phÝ cho viÖc sö dông ®iÖn tho¹i, fax.. phôc vô qu¶n lý doanh nghiÖp: Nî TK 6427 10.213.000 Cã TK 111 10.213.000 - Cuèi kú, kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp vµ kÕt chuyÓn sang TK 911 (X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh): Nî TK 911 62.281.300 Cã TK 642 62.281.300 h. NhËt ký chøng tõ sè 8 (ghi Cã TK 155, 3331, 131, 511, 911) (trÝch cho mét sè mÆt hµng ®ang kinh doanh cña C«ng ty) KÕ to¸n b¸n hµng sö dông NhËt ký chøng tõ sè 8 ®Ó ph¶n ¸nh tæng qu¸t t×nh h×nh tiªu thô vµ thanh to¸n víi ng­êi mua. ViÖc lËp nhËt ký chøng tõ sè 8 nµy ®­îc thùc hiÖn vµo cuèi th¸ng vµ ®­îc c¨n cø vµo c¸c B¶ng kª vµ Sæ chi tiÕt cã liªn quan. MÉu sæ NKCT sè 8 ®­îc thùc hiÖn qua biÓu: §VT: ngh×n ®ång STT SHTK ghi nî Cã TK Nî TK TK 155 TK 511 TK 3331 Tk 131 C«ng nî TP VTP §V kh¸c 1 111 TiÒn mÆt 5.929.133,205 52.783,702 1.378.697,79 732.558 2 112 TGNH 3.952.755,47 23.626,08 990.761,89 589.301 3 131 NPT 1.976.377,735 4 511 DTBH 5 3331 ThuÕ GTGT 6 641 CPBH 178.700,63 7 642 CPQLDN 62.281,3 8 632 Gi¸ vèn 10.332.432 9 911 KQH§ i. B¶ng c©n ®èi kho hµng Cuèi kú, kÕ to¸n lËp b¶ng c©n ®èi kho hµng (chi tiÕt cho tõng ®èi t­îng) ®Ó theo dâi qu¸ tr×nh tån ®Çu kú, nhËp trong kú, xuÊt trong kú vµ tån cuèi kú cña mçi lo¹i hµng hãa vµ ®­îc c¨n cø vµo B¶ng c©n ®èi cña cuèi kú tr­íc, c¸c b¶ng kª hµng nhËp vµ b¶ng kª chøng tõ hãa ®¬n hµng hãa dÞch vô b¸n ra. BiÓu sè 7 (trÝch cho mét sè mÆt hµng) B¶ng c©n ®èi kho hµng c«ng ty XNK vµ ®Çu t­ Th¸ng 12/2000 TT Tªn mÆt hµng §¬n gi¸ Tån ®Çu kú NhËp trong kú XuÊt trong kú Tån ®Çu kú L­îng TiÒn L­îng TiÒn L­îng TiÒn L­îng TiÒn 1 Phô tïng « t« c¸c lo¹i - - 189.395 69.142,99 - 120.252,01 2 V¶i qu¶ kh« - - 197,6 2.209.168 100 1.118.000 97,6 1.091.168 3 Nh·n qu¶ kh« - - 218,5 916.575,5 198,5 832.678,43 20 83.897,07 4 Long nh·n - - 60,15 1.261.165 41,15 862.792,05 19 398.373 5 Tái - - 46,5 97.786 94 173.061,4 0,5 920,539 6 M¸y v¾t sæ CNTQGN23 675,474 4 2.701.895 - 4 2.701.895 7 Ch©n m¸y kh©u 53 25 1.325 25 1.325 - - 8 §Çu v¾t sæ FN2-7 78 152 11.856 152 11.856 - - 9 Xe « t« §QSD (n¨m) 102.316,3 18 1.491.377,1 5 411.945,118 13 1.079.391,98 10 Tái cñ TNTX - - 902,5 1.906.422 902,5 1.906.422 - - .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. 5. KÕ to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ (dïng sæ chi tiÕt l·i lç) Cuèi th¸ng sau khi h¹ch to¸n ®Çy ®ñ vµ chi tiÕt doanh thu thuÇn, gi¸ vèn, chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ QLDN, kÕ to¸n tiÕn hµnh x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô. Sæ chi tiÕt l·i (lç) dïng ®Ó theo dâi t×nh h×nh nhËp, xuÊt tån cña tõng lo¹i s¶n phÈm theo c¸c chØ tiªu sè l­îng, gi¸ trÞ. Theo dâi vÒ doanh thu tiªu thô, thuÕ GTGT, chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ QLDN cña sè thµnh phÈm xuÊt kho tiªu thô, tõ ®ã x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô cho tõng lo¹i. - Cét doanh thu: lÊy sè liÖu cña cét “gi¸ trÞ” (doanh sè b¸n ra) cña BiÓu sè 1: “xuÊt theo mÆt hµng” sang cho tõng lo¹i. - Cét thuÕ GTGT: ®­îc tÝnh b»ng c¸ch lÊy doanh thu nh©n víi phÇn tr¨m thuÕ suÊt cña lo¹i hµng ®ã. - Cét chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ QLDN: sè liÖu nµy ®­îc lÊy tõ B¶ng tËp hîp chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ QLDN. (sè liÖu trong sæ theo dâi chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ QLDN). Chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ QLDN khi tÝnh cho tõng lo¹i hµng hãa th× ph¶i ¸p dông theo c«ng thøc: Chi phÝ b¸n hµng Tæng chi phÝ BH (hoÆc CPQLDN) Doanh thu cña (hoÆc CPQLDN) = x mét lo¹i hµng hãa Tæng doanh thu b¸n hµng lo¹i hµng hãa ®ã BiÓu sè 8 Sè c¸i tµi kho¶n 911 Th¸ng 12 n¨m 2000 §VT: ngh×n ®ång Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè tiÒn Sè Ngµy Nî Cã 31 KÕt chuyÓn doanh thu 511 11.858.266,41 31 KÕt chuyÓn gi¸ vèn 632 10.322.432 31 KÕt chuyÓn CPBH 641 678.700 31 KÕt chuyÓn CPQLDN 642 62.281,3 31 Thùc l·i (lç) 911 784.852.510 31 Céng ph¸t sinh 11.858.266,41 11.858.266,41 §Ó x¸c ®Þnh chÝnh x¸c kÕt qu¶ tiªu thô cña tõng lo¹i thµnh phÈm, kÕ to¸n më sæ chi tiÕt TK 911 ®Ó theo dâi cho tõng lo¹i thµnh phÈm. BiÓu sè 9 (trÝch cho mét sè mÆt hµng) Sæ chi tiÕt tµi kho¶n 911 Th¸ng 12 n¨m 2000 §VT: ngh×n ®ång §èi t­îng Doanh thu Gi¶m doanh thu Doanh thu thuÇn Gi¸ vèn CPBH CPQLDN KÕt qu¶ (l·i, lç) V¶i qu¶ kh« 1.118.000 - 1.118.000 1.027.124,882 63.564,124 5.832,994 21.478 Nh·n qu¶ kh« - 832.678,429 770.335,551 47.342,106 4.344,372 10.674,4 Long nh·n - 862.792,05 796.516,442 49.054,223 4.501,485 12.689,9 Tái - 173.061,373 160.613,112 9.839,440 920,921 1.687,9 Ch©n m¸y kh©u 1.391,25 66,25 1.325 873,054 75,333 6,913 369,7 .. .. .. .. .. .. .. .. Tæng céng 11.937.351,17 79.084,759 11.858.266,41 10.332.432 678.700,6 62..281,3 784.852,51 PhÇn III Mét sè gi¶i ph¸p hoµn thiÖn tæ chøc kÕ to¸n tiªu thô s¶n phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô t¹i Tæng c«ng ty xuÊt nhËp khÈu vµ ®Çu t­ IMEXIN C¬ chÕ thÞ tr­êng víi nhiÒu thµnh phÇn kinh tÕ cïng tham gia s¶n xuÊt kinh doanh, c¹nh tranh vµ b×nh ®¼ng tr­íc ph¸p luËt, do vËy muèn ®øng v÷ng trªn thÞ tr­êng, c¸c doanh nghiÖp thùc hiÖn h¹ch to¸n kinh doanh sao cho cã l·i. Lµ mét c«ng cô quan träng trong c«ng t¸c qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh, ®æi míi cña c«ng t¸c qu¶n lý lµ tiÒn ®Ò quan träng cho c«ng t¸c ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh cña mçi doanh nghiÖp Hoµn thiÖn kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô lµ c«ng viÖc rÊt cÇn thiÕt nh»m gãp phÇn t¨ng doanh thu vµ n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. Trªn c¬ së nghiªn cøu lý luËn vµ thùc tiÔn ®Ó thÊy ®­îc nh÷ng g× ®· lµm ®­îc vµ ph¸t sinh ra nh÷ng g× ch­a lµm ®­îc, tõ ®ã rót ra nh÷ng néi dung chñ yÕu, cÇn thiÕt cña viÖc hoµn thiÖn. I. Yªu cÇu c¬ b¶n cña viÖc hoµn thiÖn kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô 1. Yªu cÇu thèng nhÊt §©y lµ mét yªu cÇu c¬ b¶n nh»m t¹o ra sù thèng nhÊt vÒ chÕ ®é kÕ to¸n gi÷a ngµnh kinh doanh cña doanh nghiÖp víi chÕ ®é kÕ to¸n do nhµ n­íc ban hµnh. Yªu cÇu nµy ®ßi hái c«ng t¸c kÕ to¸n ph¶i thèng nhÊt trªn nhiÒu mÆt nh­: thèng nhÊt trong hÖ thèng sæ kÕ to¸n, thèng nhÊt vÒ ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n, ®¸nh gi¸ tµi s¶n, thèng nhÊt vÒ tªn gäi vµ chØ tiªu trong b¸o c¸o tµi chÝnh. 2. Yªu cÇu kÞp thêi, chÝnh x¸c Yªu cÇu nµy còng nh­ lµ mét chøc n¨ng cña kÕ to¸n. Cung cÊp nh÷ng th«ng tin kÞp thêi, chÝnh x¸c vµ phï hîp víi yÕu cÇu vÒ qu¶n lý còng nh­ qu¶n trÞ trong doanh nghiÖp. §¸p øng tèt yªu cÇu nµy míi chøng tá hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c kÕ to¸n, t¹o c¬ së cho l·nh ®¹o c«ng ty ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh chÝnh x¸c, kÞp thêi. 3. Yªu cÇu phï hîp víi ®Æc ®iÓm kinh doanh cña c«ng ty trªn c¬ së t«n träng chÕ ®é kÕ to¸n-tµi chÝnh Mçi doanh nghiÖp ®Òu cã nh÷ng ®Æc ®iÓm riªng vÒ tæ chøc ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, lÜnh vùc ho¹t ®éng còng nh­ yªu cÇu qu¶n lý. Sù vËn dông mét c¸ch linh ho¹t chÕ ®é kÕ to¸n do Nhµ n­íc ban hµnh vµo ngµnh kinh doanh lµ vÊn ®Ò cÇn thiÕt. §Ó tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ph¸t huy hiÖu qu¶, c¸c doanh nghiÖp cÇn ph¶i biÕt vËn dông mét c¸ch s¸ng t¹o, phï hîp víi ®Æc ®iÓm riªng cña m×nh. 4. Yªu cÇu tiÕt kiÖm vµ n©ng cao hiÖu qu¶ Môc ®Ých kinh doanh cña c¸c doanh nghiÖp ®Òu h­íng tíi lîi nhuËn. Mçi doanh nghiÖp kh«ng thÓ thùc hiÖn mét ph­¬ng ¸n nµo ®ã mµ kh«ng tÝnh to¸n ®Õn tÝnh kh¶ thi vµ hiÖu qu¶ cña c«ng viÖc. V× vËy, hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô còng ph¶i qu¸n triÖt vÊn ®Ò nµy. II. Nh÷ng ­u ®iÓm vµ tån t¹i trong c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô ë C«ng ty xuÊt nhËp khÈu vµ ®Çu t­ IMEXIN 1. Nh÷ng mÆt ®· ®¹t ®­îc Sau mét thêi gian häc tËp vµ nghiªn cøu t¹i phßng tµi chÝnh-kÕ to¸n cña c«ng ty xuÊt nhËp khÈu vµ ®Çu t­ IMEXIN, chuyªn ®Ò nhËn thÊy r»ng c«ng ty ®· ¸p dông tèt chÕ ®é kÕ to¸n míi vµ ®· cã ®­îc nh÷ng s¸ng t¹o cô thÓ. + HiÖn nay C«ng ty ®ang thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô b»ng m¸y vi tÝnh, víi viÖc sö dông kÕ to¸n m¸y th× khèi l­îng ghi chÐp, tÝnh to¸n thñ c«ng ®­îc gi¶m ®i ®¸ng kÓ nh­ng vÉn ®¶m b¶o ®­îc tÝnh chÝnh x¸c, kÞp thêi vµ t¹o ®iÒu kiÖn n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c kÕ to¸n. + HÇu hÕt c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn kÕ to¸n tiªu thô ®Òu ®­îc thùc hiÖn t¹i phßng tµi chÝnh kÕ to¸n, tõ thu thËp, kiÓm tra chøng tõ ®Õn xö lý ghi sæ, lËp c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n. Do tÝnh chÊt tËp trung nh­ vËy, bé m¸y kÕ to¸n cã thÓ n¾m ®­îc toµn bé nh÷ng th«ng tin kÕ to¸n, trªn c¬ së ®ã ®¸nh gi¸ kiÓm tra vµ ®­a ra ®­îc c¸c quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n, kÞp thêi. + C«ng viÖc h¹ch to¸n trªn c¬ së tæng hîp, kÕ to¸n còng më sæ chi tiÕt ®Ó theo dâi cho tõng lo¹i s¶n phÈm vµ t×nh h×nh thanh to¸n cña tõng kh¸ch hµng. Do vËy, c«ng ty lu«n cã ®­îc nh÷ng th«ng tin chi tiÕt còng nh­ toµn bé vÒ kÕt qu¶ tiªu thô cña tõng lo¹i thµnh phÈm hµng hãa, cung cÊp cho c¸c nhµ qu¶n lý nh÷ng th«ng tin chÝnh x¸c ®Ó cã ®­îc nh÷ng ph­¬ng h­íng gi¶i quyÕt ®óng ®¾n, chÝnh x¸c, kÞp thêi ®èi víi tõng mÆt hµng khi cã rñi ro x¶y ra. §iÒu nµy rÊt cÇn thiÕt ®èi víi mét doanh nghiÖp kinh doanh nhiÒu mÆt hµng. + C«ng ty ®· x©y dùng ®­îc tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ mét c¸ch hîp lý, phï hîp víi ®Æc ®iÓm kinh doanh cña m×nh, còng nh­ h×nh thøc sæ kÕ to¸n mµ C«ng ty ®ang ¸p dông. §iÒu nµy ®· t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®­îc h¹ch to¸n kÞp thêi. + C«ng ty ®ang ¸p dông h×nh thøc sæ kÕ to¸n “NhËt ký-chøng tõ”. Tuy nhiªn, h×nh thøc sæ kÕ to¸n c«ng ty ®· thay ®æi c¶i tiÕn cho phï hîp víi ®Æc ®iÓm kinh doanh cña c«ng ty. + C«ng ty hiÖn cã nh÷ng ph­¬ng thøc tiªu thô hîp lý, gi¸ c¶ phï hîp, ®ång thêi c«ng ty còng ®· cã mét ®éi ngò vËn t¶i ch¾c ch¾n, nhiÖt t×nh, s½n sµng vËn chuyÓn hµng hãa cho kh¸ch hµng khi cã yªu cÇu, gãp phÇn phôc vô tËn t×nh tíi ng­êi tiªu dïng, ®¶m b¶o vµ t¨ng uy tÝn cho c«ng ty. Nãi chung tæ chøc kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô cña C«ng ty lµ mét néi dung quan träng trong c«ng t¸c kÕ to¸n. Nã liªn quan ®Õn nhiÒu kho¶n thu nhËp thùc tÕ vµ phÇn ph¶i nép ng©n s¸ch nhµ n­íc, ®ång thêi nã ph¶n ¸nh sù vËn ®éng cña tµi s¶n, tiÒn vèn cña c«ng ty trong s¶n xuÊt kinh doanh. 2. Nh÷ng mÆt cßn h¹n chÕ Tuy ®· ®¹t ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ ®¸ng khÝch lÖ trong c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung, kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô nãi riªng ë c«ng ty vÉn cßn tån t¹i mét sè ®iÓm cÇn kh¾c phôc ®Ó hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n: + Do thÞ tr­êng tiªu thô cã mÆt ë nhiÒu n¬i, viÖc lËp “Hãa ®¬n b¸n hµng” cho nghiÖp vô b¸n hµng ®¹i lý ch­a ®óng thêi ®iÓm vµ ch­a ®óng theo mÉu chÕ ®é quy ®Þnh, chÝnh v× vËy ®· g©y khã kh¨n cho viÖc kiÓm kª hµng cuèi kú vµ lËp b¸o c¸o kÕt qu¶ tiªu thô cho c«ng ty. + KÕ to¸n cña c«ng ty cÇn ph¶i lËp dù phßng c¸c kho¶n nî ph¶i thu khã ®ßi. Trong khi ®ã, thÞ tr­êng tiªu thô cña c«ng ty rÊt lín vµ cã nhiÒu b¹n hµng, cho nªn c«ng ty th­êng cã rÊt nhiÒu kh¸ch hµng th­êng xuyªn ®Õn lÊy hµng vµ thanh to¸n chËm, ®iÒu nµy kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng rñi ro th­êng gÆp trong viÖc thanh to¸n t×nh h×nh c«ng nî. + ViÖc kÕ ho¹ch hµng nhËp bÞ tr¶ l¹i ch­a ®óng víi tr×nh tù kÕ to¸n quy ®Þnh. III. Ph­¬ng ph¸p hoµn thiÖn kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô ë c«ng ty IMEXIN Tõ nh÷ng h¹n chÕ trªn ®©y, chuyªn ®Ò m¹nh d¹n ®ãng gãp mét sè ý kiÕn ®Ó hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô cña c«ng ty xuÊt nhËp khÈu vµ ®Çu t­ IMEXIN. HiÖn nay c«ng ty ®· sö dông m¸y vi tÝnh ®Ó n©ng cao chÊt l­îng vµ hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c qu¶n lý toµn c«ng ty nãi chung vµ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi riªng. Tuy nhiªn, hiÖn c«ng ty míi chØ trang bÞ bèn m¸y vi tÝnh cho toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n mµ theo ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n nhËt ký chøng tõ th× chñ yÕu lµ sö dông c¸c b¶ng kª cho nªn nã kh«ng thùc sù phï hîp víi c«ng viÖc kÕ to¸n m¸y. Nh­ng dÉu sao th× còng bèt ®­îc nh©n c«ng. Do vËy, ®Ó cËp nhËt chøng tõ, in sæ s¸ch, lËp c¸c b¶ng kª, b¸o c¸o, kÕ to¸n viªn cÇn ph¶i biÕt s¾p xÕp theo thêi gian hîp lý ®Ó tr¸nh trïng l¾p, giao tr¸ch nhiÖm c«ng viÖc cho tõng nh©n viªn, lµm ®óng c«ng viÖc cña m×nh, n©ng cao tinh thÇn tr¸ch nhiÖm vµ hiÖu qu¶ c«ng viÖc. 1. Hoµn thiÖn sæ s¸ch kÕ to¸n chi tiÕt theo dâi hµng xuÊt tiªu thô (qua ®¹i lý, göi ®¹i lý, dÞch vô...) HiÖn nay khi xuÊt kho thµnh phÈm cho ®¹i lý, kÕ to¸n c«ng ty l¹i ghi hµng xuÊt vµo thÎ kho cña tõng ®¹i lý ®Ó theo dâi. Nh­ vËy, thÎ kho chØ theo dâi vÒ mÆt l­îng mµ kh«ng ph¶n ¸nh chi tiÕt mÆt gi¸ trÞ hµng tån kho cña mçi ®¹i lý. VËy ®Ó theo dâi t×nh h×nh xuÊt kho vµ tiªu thô thµnh phÈm, hµng hãa ë ®¬n vÞ b¸n ®¹i lý ®­îc ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c, c«ng ty nªn thay thÎ kho b»ng “Sæ chi tiÕt hµng göi b¸n”. Sæ nµy ®­îc më chi tiÕt cho tõng ®¹i lý vµ mçi trang sæ thÓ hiÖn sè liÖu cña mét th¸ng. MÉu sæ nh­ sau: Hµng xuÊt göi ®¹i lý Th¸ng........... n¨m ............ Tªn cöa hµng:......... §¬n vÞ tÝnh:......... Chøng tõ DiÔn gi¶i Hµng xuÊt kho göi ®¹i lý Hµng tiªu thô trong th¸ng SH Ngµy Hµng hãa A Hµng hãa B Hµng hãa A Hµng hãa B §G SL TT §G SL TT §G SL TT §G SL TT -Tån kho ®Çu th¸ng -XuÊt ký göi -Tån kho cuèi th¸ng - ChØ tiªu “Sè tån ®Çu th¸ng” ph¶n ¸nh gi¸ ®¬n vÞ, sè l­îng, gi¸ trÞ tõng hµng hãa cßn tån ë ®¹i lý th¸ng tr­íc. Hµng ngµy c¨n cø vµo chøng tõ phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé göi b¸n cho ®¹i lý, kÕ to¸n ghi sè l­¬ng, ®¬n gi¸ cña tõng lo¹i hµng hãa, ®ång thêi ghi nhËp “phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé” vµo m¸y ta cã sè liÖu “thµnh tiÒn” do m¸y ®­a ra. §©y lµ gi¸ trÞ hµng xuÊt kho. - ChØ tiªu “Tån cuèi th¸ng” ph¶n ¸nh ®¬n gi¸, sè l­îng vµ gÝa trÞ tõng lo¹i s¶n phÈm ch­a tiªu thô ®­îc trong th¸ng. Tuy nhiªn, ®Ó qu¶n lý ®­îc chÆt chÏ sè thµnh phÈm ®­îc tiªu thô ë tõng ®¹i lý th× gi÷a C«ng ty vµ ®¹i lý ph¶i cã sù thèng nhÊt th­êng xuyªn c¸c th«ng tin vÒ t×nh h×nh tiªu thô hµng hãa. Cuèi th¸ng, tæng hîp sè liÖu trªn sæ chi tiÕt vµo b¶ng tæng hîp chi tiÕt c¸c ®¹i lý. Sè liÖu dïng ®Ó theo dâi ®èi chiÕu víi sè liÖu trªn c¸c tµi kho¶n 157, tµi kho¶n 632. 2. VÒ hµng nhËp bÞ tr¶ l¹i HiÖn nay, ë c«ng ty xuÊt nhËp khÈu vµ ®Çu t­ th× hµng nhËp bÞ tr¶ l¹i ®­îc bï ®¾p víi sè hµng b¸n cô thÓ: NÕu trong th¸ng cã hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i bÊt kú hµng hãa ®ã ®­îc xuÊt b¶n khi nµo th× kÕ to¸n ®Òu ghi gi¶m gi¸ vèn vµ gi¶m doanh thu cña thµnh phÈm xuÊt b¸n ngµy trong th¸ng cã ph¸t sinh hµng hãa bÞ tr¶ l¹i. Nh­ vËy, sè liÖu tæng hîp vÒ doanh thu vµ gi¸ vèn trªn c¸c sæ kÕ to¸n lµ sè sau khi ®· trõ ®i gi¸ vèn vµ doanh thu hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i. Do vËy, khi nh×n vµo sæ kÕ to¸n tæng hîp, ta kh«ng biÕt ®­îc tæng gi¸ trÞ hµng nhËp lµ bao nhiªu, tæng gi¸ trÞ sè thµnh phÈm xuÊt b¸n thùc trong th¸ng lµ bao nhiªu. V× vËy, C«ng ty nªn h¹ch to¸n râ hµng nhËp bÞ tr¶ l¹i nh­ sau: Quy tr×nh h¹ch to¸n: TK 632 TK 3331 TK 531 TK 511 TK 155 TK 111, 112, 131 (1) (2) (3) (4) (1) - NhËn l¹i thµnh phÈm do ng­êi mua tr¶ l¹i (2) - Tr¶ l¹i tiÒn cho ng­êi mua, hoÆc ghi gi¶m kho¶n ph¶i thu (3) - Ghi gi¶m sè thuÕ GTGT ph¶i nép (4) - KÕt chuyÓn trõ vµo doanh thu (vµo cuèi kú) 3. VÒ lËp dù phßng c¸c kho¶n nî khã ®ßi §Ó t«n träng tÝnh “thËn träng” trong kinh doanh, c«ng ty nªn chó träng ®Õn viÖc lËp dù phßng cho c¸c kho¶n ph¶i thu h¬n n÷a ®Ó ®¶m b¶o an toµn cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. KÕ to¸n c«ng ty cã thÓ lËp dù phßng theo c¸c bót to¸n sau: + X¸c ®Þnh møc dù phßng nî ph¶i thu khã ®ßi Nî TK 6426 Cã TK139 + Khi cã b»ng chøng ®¸ng tin cËy vÒ c¸c kho¶n ph¶i thu khã ®ßi th× xãa sæ c¸c kho¶n nî khã ®ßi kh«ng ®ßi ®­îc (ghi bót to¸n ®¬n). Nî TK 004 (sè nî ph¶i thu khã ®ßi) §ång thêi trõ sè nî ®· xãa sæ vµo dù phßng ®· lËp Nî TK 139 Cã TK 131, 138 (NÕu kh«ng x¶y ra nî ph¶i thu khã ®ßi kh«ng ®ßi ®­îc th× ph¶i hoµn nhËp dù phßng) Nî TK 139 (dù phßng ph¶i thu khã ®ßi) Cã TK 721 (thu nhËp bÊt th­êng) + NÕu sè dù phßng ®· lËp Ýt h¬n thùc tÕ x¶y ra th× trÝch bæ sung vÒ dù phßng Nî TK 6426 Cã TK 139 + Tr­êng hîp nî ph¶i thu khã ®ßi ®· xãa sæ nay ®ßi ®­îc Nî TK 111, 112 Cã TK 721 Cã TK 004 4. VÒ sæ chi tiÕt l·i (lç) Nãi chung, c«ng ty sö dông “sæ chi tiÕt l·i (lç)” ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô còng ®­îc, nh­ng cã thÓ h¬i r¾c rèi trong viÖc ghi chÐp vµ kiÓm tra. V× vËy, ®Ó tiÖn theo dâi, c«ng ty nªn sö dông “Sæ chi tiÕt b¸n hµng” thay cho “Sæ chi tiÕt l·i (lç)” th× phï hîp víi chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh h¬n. MÉu sæ nh­ sau: Sæ chi tiÕt b¸n hµng Th¸ng .......... n¨m ........... Tªn s¶n phÈm ......... §VT: ....... NT ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Doanh thu Gi¶m trõ SH NT SL §G TT ThuÕ Gi¶m kh¸c -XuÊt b¸n -NhËp tr¶ l¹i KÕt luËn KÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô cã vai trß kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong c«ng t¸c qu¶n lý kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. NÕu kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c, kÞp thêi, sÏ lµ biÖn ph¸p tÝch cùc vµ cã hiÖu qu¶ nhÊt, gãp phÇn thóc ®Èy, t¨ng nhanh qu¸ tr×nh tuÇn hoµn vèn, t¨ng thu nhËp lµ ®iÒu kiÖn quan träng nhÊt, quyÕt ®Þnh sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. V× vËy, c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô cña mçi doanh nghiÖp ngµy cµng ph¶i hoµn thiÖn ®Ó ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ cao. Qua thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty xuÊt nhËp khÈu vµ ®Çu t­ IMEXIN, ®­îc sù gióp ®ì cña c¸c c¸n bé phßng tµi chÝnh kÕ to¸n vµ c¸c phßng ban cã liªn quan: phßng tæ chøc, phßng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu... vµ ®Æc biÖt lµ sù gióp ®ì tËn t×nh cña c« gi¸o cïng víi sù nç lùc cña b¶n th©n, em ®· vËn dông lü luËn ®· ®­îc häc tËp vµ nghiªn cøu t¹i tr­êng kÕt hîp víi qu¸ tr×nh thùc hµnh t¹i c«ng ty xuÊt nhËp khÈu vµ ®Çu t­ IMEXIN, chuyªn ®Ò ®· hßan thµnh ®Ò tµi “Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô cña c«ng ty xuÊt nhËp khÈu vµ ®Çu t­ IMEXIN”. §ång thêi, chuyªn ®Ò còng ®­a ra mét sè nhËn xÐt vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô cña c«ng ty. Do tr×nh ®é cßn h¹n chÕ, kiÕn thøc thùc tÕ cßn Ýt vµ thêi gian thùc tËp ch­a nhiÒu. V× vËy, rÊt mong nhËn ®­îc sù gãp ý ch©n thµnh cña toµn c¸n bé c«ng ty nãi chung, cña c¸c c¸n bé phßng tµi chÝnh kÕ to¸n nãi riªng vµ cña c« gi¸o h­íng dÉn thùc tËp §inh ThÞ Mai ®Ó chuyªn ®Ò thùc tËp ®­îc hoµn thiÖn c¶ vÒ lý luËn vµ thùc tiÔn. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n. Hµ néi, ngµy th¸ng n¨m 2001 Sinh viªn thùc hiÖn Vò §øc Qóy Tµi liÖu tham kh¶o Gi¸o tr×nh KÕ to¸n tµi chÝnh - §¹i häc tµi chÝnh Hµ Néi 1999 ThuÕ vµ c¸c kÕ to¸n thuÕ GTGT - NXB Tµi chÝnh 1999 Gi¸o tr×nh KÕ tãan doanh nghiÖp - NXB Tµi chÝnh 1999 S¬ ®å H¹ch to¸n kÕ to¸n LuËn v¨n vµ chuyªn ®Ò khãa tr­íc Tµi liÖu sæ s¸ch t¹i c«ng ty XNK vµ ®iÖn tö IMEXIN BiÓu mÉu c¸c h×nh thøc sæ kÕ to¸n ¸p dông thèng nhÊt ®èi víi c¸c doanh nghiÖp Môc lôc Trang