Đề tài Kế toán thanh toán qua ngân hàng, liên hệ thực tế tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Lưu Xá

Nhận thức rõ vấn đề trên Chi nhánh đã cố gắng để phục vụ một cách tốt nhất những khách hàng của mình khi họ có nhu cầu thanh toán, góp phần làm cho các hình thức TTKDTM ngày càng được mọi người sử dụng rông rãi. Qua đó đem lại những tiện lợi cho KH, lại vừa có điều kiện nâng cao uy tín của KH và tăng thêm doanh thu hàng năm cho chi nhánh, góp phần đưa nền kinh tế của nước ta tiến xa hơn, hiện đại hơn, sánh kịp với các nước trên thế giới.

doc84 trang | Chia sẻ: lylyngoc | Ngày: 17/11/2013 | Lượt xem: 2098 | Lượt tải: 9download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Đề tài Kế toán thanh toán qua ngân hàng, liên hệ thực tế tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Lưu Xá, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
i ngân hàng thanh toán (NHTT) thẻ - Thanh toán với đơn vị chấp nhận thẻ Sau khi thực hiện giao dịch với chủ thẻ xong, ĐVCNT thực hiện việc thanh toán với NHTT: + Đối với các ĐVCNT/ĐƯTM được trang bị máy EDC phải kiểm tra lại và xử lí các giao dịch đã được thực hiện trước khi thanh toán với ngân hàng, cần chú ý nếu sau thời gian quy định kể từ ngày giao dịch nếu ĐVCNT/ĐƯTM không nhận được báo Có từ NHTT thì phải liên lạc ngay với NHTT để tra soát. + Đối với các dịch vụ ĐVCNT/ĐƯTM được trang bị máy cà tay thực hiện thanh toán với ngân hàng như sau: ĐVCNT tập hợp hóa đơn và lập bảng kê theo từng loại thẻ. Bảng kê ghi rõ tên, số hiệu ĐVCNT, tổng số tiền của các hóa đơn, số lượng hóa đơn, ngày nộp bảng kê, tên và chữ ký người nộp. Tên và chữ ký của nhân viên ngân hàng nhận theo mẫu do NHTT quy định. Ngân hàng thanh toán thực hiện ứng tiền trả cho ĐVCNT/ĐƯTM trước, sau đó báo cáo sang NHPH để đòi tiền. được hạch toán như sau: Nợ TK Tạm ứng Có TK thích hợp của ĐVCNT/ĐƯTM - Thanh toán với ngân hàng phát hành (NHPH) + Gửi dữ liệu thanh toán thẻ tới NHPH Hàng ngày, NHTT cập nhật và tập hợp toàn bộ các giao dịch thẻ, tra soát từng loại thẻ theo mẫu quy định bao gồm cả các khoản phí cũng như các thông tin về thẻ bị thu hồi và chuyển cho NHPH. + Thanh toán với NHPH Hàng ngày, NHTT nhận được lệnh chuyển Có hay báo cáo số tiền và số giao dịch được thanh toán từ các NHPH gửi về. Tiến hành đối chiếu báo cáo thanh toán thẻ gửi đi và báo cáo nhận về trước khi tiến hành hạch toán. Nếu phát sinh chênh lẹch (do giao dịch bị từ chối thanh toán, giao dịch không gửi đi được) thì phải tìm nguyên nhân và xử lí. Nếu khớp đúng thì tất toán tài khoản tạm ứng và các tài khoản liên quan khác. Hạch toán tài khoản phí được hưởng vào tài khoản thu phí. Hạch toán như sau: Nợ TK thanh toán vốn với NHPH Có TK tạm ứng Thanh toán tại NHPH thẻ NHPH có trách nhiệm tiếp cận các thông tin yêu cầu thanh toán liên quan từ NHTT, xử lí tổng hợp, hạch toán ghi Nợ cho chủ thẻ vào các tài khoản thích hợp tùy thuộc đó là loại thẻ nào và thanh toán tiền vào các NHTT, gửi Lệnh chuyển Có (báo cáo số tiền và số giao dịch được thanh toán) cho NHTT Hạch toán như sau: Nợ TK thích hợp chủ thẻ ( TGTT, tiền gửi đảm bảo thanh toán thẻ,…) Có TK thanh toán vốn với NHTT III. Kế toán nghiệp vụ thanh toán quốc tế 3.1. Một số vấn đề cơ bản về thanh toán quốc tế 3.1.1. Khái niệm Thanh toán quốc tế là quan hệ thanh toán giữa người chi trả ở nước này và người thụ hưởng ở nước khác thông qua trung gian thanh toán của các ngân hàng ở các nước phục vụ người chi trả và người thụ hưởng. - Đặc trưng Thanh toán quốc tế rất phức tạp vì quan hệ kinh tế giữa người thụ hưởng và người chi trả ở các khoảng cách rất xa nhau lên khó nắm vững thông itn về nhau. Hơn nữa thanh toán quốc tế ở những nước khác nhau thì các điều kiện về kinh tế, chính trị, phông tục cũng khác nhau. - Trung gian thanh toán - Ít nhất là 2 ngân hàng - Thông thường là 2 ngân hàng - Thậm chí là 4, 5 ngân hàng 3.1.2. Các phương thức thanh toán quốc tế + Thanh toán chuyển tiền + Thanh toán ủy thác thu + Thư tín dụng + Séc, thẻ thanh toán quốc tế… Các phương thức thanh toán này phải thực hiện theo thông lệ quốc tế về thanh toán quốc tế và quy định của từng quốc gia trong từng thời kỳ. 3.1.3. Các chứng từ sử dụng trong thanh toán quốc tế + Hội phiếu: do người bán phát hành + Lệnh phiếu: do người mua phát hành + Ủy thác thu: đi kèm với phương pháp ủy thác thu + Thư tín dụng L/C: Đi kèm với phương thức thanh toán bằng thư tín dụng + Thẻ và séc du lịch 3.2 Kế toán phương thức thanh toán chuyển tiền 3.2.1 Khái niệm - Là phương thức thanh toán do người chuyển tiền yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho người thụ hưởng ở nước ngoài - Thanh toán chuyển tiền là phương thức thanh toán đơn giản, thanh toán trực tiếp giữa người chuyển tiền và người thụ hưởng. - Cơ sở pháp lý của nghiệp vụ chuyển tiền là chế độ quản lý ngoại hối của từng quốc gia trong từng thời kỳ. Việc thực hiện chuyển tiền phải tuân thủ đúng các quy định trong chế độ quản lý ngoại hối…. - Ngân hàng chỉ tham gia với vai trò trung gian chuyển tiền để hưởng hoa hồng ( phí dịch vụ thanh toán), ngân hàng không bị ràng buộc gì về trách nhiệm đối với người chuyển tiền và người thụ hưởng. Ưu nhược điểm của phương thức chuyển tiền - Ưu điểm: Thanh toán đơn giản, dễ thực hiện. Đây là hình thức thanh toán đơn giản nhất trong các hình thức thanh toán quốc tế. - Nhược điểm: Việc chuyển tiền cho người thụ hưởng hoàn toàn phụ thuộc vào người chuyển tiền. Người chuyển tiền có thể không thực hiện chuyển tiền đúng theo các điều kiện thỏa thuận với người thụ hưởng. Do vậy, việc chiếm dụng vốn. 3.2.3 Quy trình chuyển tiền Tại Ngân hàng chuyển tiền: Phản ánh số tiền chuyển: Nợ TK 4221/ ngoại tệ X/ người chuyển tiền Có TK 1331/ ngoại tệ X/ tại NH nhận chuyển tiền (hoặc) Có TK 4141/ ngoại tệ X/ của NH nhận chuyển tiền (hoặc) Có TK thích hợp/ tại NH trung gian Phản ánh phí chuyển tiền và thuế VAT phải nộp: Nợ TK 4221/ người chuyển tiền: Phí + VAT Có TK 711/ ngoại tệ X: Phí Có TK 4531/ ngoại tệ X: Thuế VAT Tại Ngân hàng trung gian ( nếu có): Nợ TK TG ngoại tệ của NH chuyển tiền Có TK TG ngoại tệ của NH nhận chuyển tiền Tại Ngân hàng nhận chuyển tiền: Trường hợp người thụ hưởng có tài khoản ở NH Nợ TK tiền gửi 4141/ ngoại tệ X/ NH chuyển tiền (hoặc) Nợ TK trung gian 1331/ ngoại tệ X/ tại NH chuyển tiền (hoặc) Nợ TK tiền gửi 1331( 1321) tại NHTG Có TK 4221/ người nhận chuyển tiền Có TK 711/ ngoại tệ X : Phí Có TK 4531/ ngoại tệ X: Thuế GTGT Trường hợp người thụ hưởng không có tài khoản tại NH Nợ TK tiền gửi 4141/ ngoại tệ X/ NH chuyển tiền (hoặc) Nợ TK trung gian 1331/ ngoại tệ X/ tại NH chuyển tiền (hoặc) Nợ TK tiền gửi 1331( 1321) tại NHTG Có TK chuyển tiền phải trả bằng ngoại tệ - 455/ người nhận chuyển tiền Sau đó NH lập giấy báo có cho người thụ hưởng đến nhận tiền và thu phí Kế toán phương thức thanh toán nhờ thu Khái niệm Là phương thức thanh toán trong đó nhà xuất khẩu sau khi đã hoàn thành việc cung ứng hàng hóa dịch vụ cho nhà nhập khẩu sẽ lập chứng từ đòi tiền gửi NH phục vụ mình để nhờ thu hộ tiền hàng hóa dịch vụ từ nhà nhập khẩu. Các loại nhờ thu + Nhờ thu phiếu trơn ( clean collection – CC): Là phương hức thanh toan trong đó người bán ủy thác cho NH thu hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra, còn chứng từ hàng hóa gửi thẳng cho người mua để đi nhận hàng. + Nhờ thu kèm chứng từ ( documentery – DC): là phương thức thanh toán mà người bán sẽ gửi cả hối phiếu và chứng từ hàng hóa đến NH để nhờ thu tiền từ người mua. Ngân hàng chỉ trao chứng từ cho người mua sau khi họ đã thanh toán tiền hoặc ký chấp nhận trả tiền trên hối phiếu. Quy trình thanh toán nhờ thu Tại NH phục vụ nhà xuất khẩu: - giai đoạn nhờ thu: + Sau khi kiểm tra đầy đủ bộ chứng từ ngân hàng chấp nhận nhờ thu: Nhập TK 9122 – Chứng từ có giá trị ngoại tệ nhận thu hộ KH + Đồng thời thu các khoản dịch vụ phí liên quan: Nợ TK thích hợp của nhà xuất khẩu : Phí + VAT Có TK thu phí dịch vụ thanh toán : Phí Có TK Thuế giá trị gia tăng phải nộp: Thuế VAT + Gửi chứng từ nhờ thu cho NH nước ngoài phục vụ nhà nhập khẩu hoặc qua NH TG, hạch toán: Xuất TK 9122 – chứng từ có giá trị ngoại tệ nhận thu hộ KH Nhập TK 9123 – chứng từ có giá trị ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu - Giai đoạn thanh toán: + Nhận lệnh chuyển có: Kiểm soát và hạch toán: Xuất TK 9123: Giá trị chứng từ + Đồng thời trả tiền cho nhà xuất khẩu: Nợ TK 4141/ của NH nhập khẩu (hoặc) Nợ TK 1331/ tại NH nhập khẩu (hoặc) Nợ TK 1331(1321)/ tại NHTG Có TK 4221/ Người thụ hưởng hoặc TK thích hợp + Báo có cho nhà xuất khẩu. Kế toán thanh toán bằng thư tín dụng L/C Khái niệm Là một sự thỏa thuận mà trong đó một NH( NH mở thư tín dụng) đáp ứng những yêu cầu của KH ( người xin mở L/C) cam kết hay cho phép một NH khác ( NH thông báo L/C) chi trả hoặc chấp nhận những yêu cầu của người hưởng lợi theo đúng điều kiện và chứng từ thanh toán phù hợp với thư tín dụng. Trong phương thức này NH sử dụng uy tín của mình để tạo lên sự tin tưởng giữa các bên tham gia quan hệ mua bán. Các loại thư tín dụng - Xét về phương diện nghĩa vụ và trách nhiệm có 2 loại: + Thư tín dụng có thể hủy ngang + Thư tín dụng không thể hủy ngang - Xét theo phương diện thanh toán có hai loại: + Thư tín dụng trả ngay + Thư tín dụng trả chậm - Ngoài ra còn một số loại thư tín dụng khác: + Thư tín dụng có xác nhận – không có xác nhận + Thư tín dụng chuyển nhượng có truy đòi và không có truy đòi + Thư tín dụng tuần hoàn + Thư tín dụng giáp lưng + Thư tín dụng dự phòng + Thư tín dụng điều khoản đỏ Các bên tham gia thanh toán L/C - Người xin mở L/C (Applicant): là người mua( NNK) có trách nhiệm làm đơn xin mở L/C, yêu cầu NH phát hành L/C và là người phải trích TK để thanh toán. - Người hưởng lợi( Beneficiary): Là người bán (NXK) ký phát hành hối phiếu được hưởng số tiền của L/C do nhà nhập khẩu mở. - NH phát hành ( issuing bank): là NH phát hành L/C ( mở L/C) theo yêu cầu của nhà nhập khẩu. - NH thông báo (Advising bank): Thường là NH đại lý của NH mở L/C hay là NH khác do NH mở L/C ủy nhiệm. Nếu địa điểm trả tiền quy định tại nước xuất khẩu thì NH trả tiền thường là NH thông báo. Trách nhiệm của NH trả tiền giống như NH mở L/C khi nhận được bộ chứng từ thanh toán của người xuất khẩu chuyển đến. 3.4.4 Quy trình thanh toán bằng L/C a. kế toán tại NH nhập khẩu - Giai đoạn mở thư tín dụng: + Khi nhà NK có nhu cầu mở L/C, NH thẩm định hồ sơ KH như thẩm định tín dụng, quyết định mức bảo lãnh sẽ có mức phải ký quỹ: Nợ TK thích hợp (TGKH, Ngoại tệ tại quỹ, CVKH .): Số tiền Có TK tiền gửi ký quỹ để mở L/C- 4282/nhà NK: ký quỹ + Khách hàng được NH bảo lãnh để mở L/C: Nhập TK 9215, 9216: Giá trị L/C + Khách hàng phải thế chấp, cầm cố tài sản để mở L/C: Nhập TK 994: Tài sản thế chấp, cầm cố của KH + Thu phí bảo lãnh, phí phát hành L/C: Nợ TK thích hợp/ nhà NK Có TK 488 Gửi thông báo mở L/C sang NH phục vụ nhà XK b. kế toán tại NH phục vụ nhà NK - Giai đoạn thanh toán L/C: + Nhận được bộ chứng từ đòi tiền từ NH phục vụ nhà XK, kế toán kiểm tra bộ chứng từ xem có đầy đủ và phù hợp theo các điều kiện của L/C mở trước đây không. Nếu bộ chứng từ đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán: Nhập: TK chứng từ có GT ngoại tệ nước ngoài gửi nhờ thu TK 9124 + Gửi chứng từ cho nhà NK để yêu cầu kiểm tra và chấp nhận thanh toán. + Đến hạn thanh toán, kế toán làm thủ tục để thanh toán cho nhà XK qua Ngân hàng phục vụ nhà XK theo các trường hợp: ü Trường hợp nhà NK có khả năng thanh toán toàn bộ giá trị L/C: Xuất TK 9124: Giá trị L/C Xuất TK 9215/9216: Giá trị cam kết bảo lãnh . Đồng thời hạch toán nội bảng: Nợ TK 4282/ Nhà NK : Số tiền ký quỹ Nợ TK 4221/ Nhà NK: Số tiền chênh lệch Có TK 1331/ tại NH phục vụ nhà XK (hoặc) Có TK 4141/ của NH phục vụ nhà XK Giá trị L/C (hoặc) Có TK 1331, 1321/ tại NHTG Xuất TK 994: TS cầm cố thế chấp ( nếu có) . Đồng thời NH tiến hành thu phí thanh toán, phí chuyển tiền ü TH nhà NK không đủ khả năng thanh toán , được NH Trả thay: Xuất TK 9124: Giá trị L/C Xuất TK 9215,9216: Giá trị cam kết bảo lãnh . Đồng thời hạch toán nội bảng trả tiền cho nhà XK: Nợ TK 4282/nhà NK: Số tiền ký quỹ Nợ TK 2422/nhà NK: Số tiền trả thay Có TK 1331/ tại NH phục vụ nhà XK (hoặc) Có TK4141/ của NH phục vụ nhà XK Giá trị L/C (hoặc) Có TK 1331,1321/ tại NHTG - Ngân hàng tiếp tục theo dõi món nợ như theo dõi một khoản vay thông thường. Chỉ khi nào thu hồi khoản nợ NH mới xuất TK 994 c. Kế toán tại NH xuất khẩu - Giai đoạn thông báo L/C: Khi nhận được thư tín dụng từ ngân hàng nước ngoài phục vụ nhà nhập khẩu chuyển đến, ngân hàng tiến hành kiểm soát L/c và làm thủ tục để gửi thông báo cho nhà XK để giao hàng cho nhà NK - Giai đoạn thanh toán L/C: + Sau khi hoàn thành giao hàng cho nhà NK ở nước ngoài, nhà XK lập các chứng từ để xin thanh toán L/C: Nhập TK 9123: Giá trị L/C + Khi nhận được chuyển tiền báo có thanh toán L/C: Xuất TK 9123 + Thu phí thu hộ, tiền về + Đồng thời hạch toán nội bảng: Nợ TK 4141/của NH phục vụ nhà NK (hoặc) Nợ TK 1331/tại NH phục vụ nhà NK (hoặc) Nợ TK 1331(1321)/ tại NHTG Có Tk 4221/ nhà XK Ví dụ 9: Công ty TNHH Mai Hoa đề nghị Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam – Chi nhánh Lưu Xá mở L/C trả ngay thanh toán hàng nhập khẩu trị giá 40.000 USD. Ngân hàng yêu cầu ký quỹ 50% bằng ngoại tệ. Tiền phí công ty phải trả là 11USD (đã có thuế GTGT) được thanh toán bằng VND từ tài khoản TG không kỳ hạn của công ty. Biết tỷ giá USD/VND là 20.000/20.010 Giải: Ký quỹ mở tài khoản L/C cho Công ty TNHH Mai Hoa: (ĐVT: USD) Nợ TK TGKH USD (Công ty TNHH Mai Hoa) 4221 : 20.000 Có TK ký quỹ L/C (Công ty TNHH Mai Hoa) 4282 : 20.000 Nhập tài khoản ngoại bảng. (ĐVT: USD) Nhập TK 9251: 40.000 Thu phí mở L/C (ĐVT: đồng) Nợ TK TGKKH USD(Công ty TNHH Mai Hoa)4221: 220.110 (= 11*20.010) Có TK thu bảo lãnh 7120: 200.100 Có TK thuế GTGT 4531: 20.010 B. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN GIỮA CÁC NGÂN HÀNG I. Những vấn đề chung về thanh toán vốn giữa các Ngân hàng 1.1. Khái niệm và ý nghĩa của thanh toán vốn giữa các NH 1.1.1 Khái niệm Thanh toán vốn giữa các NH là nghiệp vụ thanh toán lại giữa các NH nhằm tiếp tục quá trình thanh toán tiền giữa các đơn vị tổ chức kinh tế cá nhân với nhau mà họ không cùng mở TK tại một NH và thanh toán vốn nội bộ giữa các đơn vị trong ngành NH. 1.1.2 Ý nghĩa + Thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán vốn giữa các NH là góp phần quan trọng vào việc đáp ưngs tốt các yêu cầu của thanh toán của nền kinh tế như: nhanh chóng, chính xác, thuận tiện, an toàn...Từ đó tập trung công tác thanh toán KDTM vào NH và phát huy tốt tác dụng của thanh toán KDTM đối với sự phát triểm của nền kinh tế quốc dân. + Góp phần tiết kiệm đáng kể chi phí lưu thông + Góp phần đáng kể vào việc tiết kiệm chi phí lưu thông trong quá trình tập trung và phân phối vốn, tạo điều kiện để tổ chức tốt công tác điêu hoà vốn trong hệ thống NH. 1.2 Điều kiện để tổ chức thanh toán vốn giữa các NH - Về điều kiện pháp lý: Các chế độ kế toán về nghiệp vụ thanh toán KDTM gồm các hình thức thanh toán KDTM, phương thức thanh toán vốn giữa các NH phải được xây dựng đồng bộ và hoàn thiện. - Về điều kiện kinh tế: Các NH phải quản lý tốt, luôn đảm bảo có đủ khả năng thanh toán. - Về điều kiện kỹ thuật: Phải ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại để đảm bảo thanh toán nhanh nhạy, thông suốt nhằm đáp ứng được nhu cầu thanh toán đa dạng, an toàn. 1.3 Các phương thức thanh toán vốn giữa các NH Hiện nay, ở Việt Nam có các phương thức thanh toán sau: - Thanh toán liên chi nhánh NH nội bộ trong từng hệ thống (thanh toán liên hàng truyền thống và chuyển tiền điện tử) - Thanh toán bù trừ - Thanh toán qua tiền gửi NHNN - Thanh toán UNT, UNC - Thanh toán qua TKTG tại NHTM khác - Thanh toán điện tử liên NH II. Kế toán thanh toán liên hàng nội bộ 2.1 Khái quát về thanh toán liên hàng nội bộ Thanh toán liên hàng là quan hệ thanh toán nội bộ giữa các ngân hàng trong cùng hệ thống phát sinh trên cơ sở các nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt giữa các khách hàng có mở tài khoản ở các chi nhánh ngân hàng khác nhau trong cùng hệ thống hoặc các nghiệp vụ chuyển tiền, điều hoà vốn trong nội bộ một hệ thống. Thanh toán liên hàng là một bộ phận không thể thiếu được trong công tác thanh toán của NH. Thanh toán liên hàng tạo điều kiện cho việc mở rộng và phát triển thanh toán không dùng tiền mặt, góp phần khuyến khích cá nhân, tổ chức mở tài khoản tại các NH, ổn định và mở rộng khách hàng. Tuy nhiên, thanh toán liên hàng chỉ áp dụng với những ngân hàng trong cùng hệ thống. Việc xử lý chứng từ vẫn mang tính thủ công, phát hiện sai lầm chậm, khó bảo toàn, bảo mật thông tin, đặc biệt là việc quyết toán cuối năm rất vất vả, công việc quá nhiều, sang năm sau công việc năm trước vẫn chưa giải quyết xong. Đến nay phương thức TTLH nội bộ được chuyển thành chuyển tiền điện tử với nội dung chủ yếu là sử dụng công nghệ thông tin hiện đại để chuyển các lệnh chuyển tiền từ NHA trung tâm thanh toán cho NHB. 2.2 Những vấn đề chung về Thanh toán chuyển tiền điện tử 2.2.1 Khái niệm Thanh toán chuyển tiền điện tử là toàn bộ quá trình xử lý một khoản chuyển tiền qua mạng máy vi tính kể từ khi nhận được một lệnh chuyển tiền của người phát lệnh đến khi hoàn tất việc thanh toán cho người thụ hưởng (đối với chuyển tiền Có) hoặc thu nợ từ người nhận lệnh (đối với chuyển tiền Nợ). 2.2.2 Đặc điểm -Quy trình thanh toán điện tử thay thế quy trình thanh toán liên hàng qua máy vi tính hiện hành là quy trình hạch toán quản lý điều hành vốn tập trung trong hệ thống NHCT Việt Nam. -Thanh toán chuyển tiền điện tử được thực hiện trong môi trường pháp lý và chuẩn hoá cao. -Các công đoạn trong thanh toán chuyển tiền điện tử chủ yếu được tự động hoá. Quá trình thanh toán chuyển tiền, tra soát, trả lời tra soát, chấp nhận, trả lời chấp nhận được chương trình xử lý tự động nên đảm bảo độ chính xác cao độ. -Phần tính ký hiệu mật được cài đặt một chương trình riêng đòi hỏi tính bảo mật hết sức nghiêm ngặt. Hơn nữa, hai lần mã khoá bảo mật của hai bộ phận chức năng kế toán và tin học giúp cho quá trình thanh toán chuyển tiền điện tử đạt độ an toàn tài sản rất cao. 2.2.3 Một số quy định cơ bản trong chuyển tiền điện tử Các bên tham gia trong chuyển tiền điện tử - Người phát lệnh: Là tổ chức hoặc cá nhân gửi Lệnh chuyển tiền đến Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước để thực hiện việc chuyển tiền điện tử. - Người nhận lệnh: Là tổ chức hoặc cá nhân được thụ hưởng khoản tiền (nếu là Lệnh chuyển Có) hoặc là tổ chức hay cá nhân phải trả tiền (nếu là Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền) - còn gọi là người trả tiền. - Ngân hàng A: Là Ngân hàng trực tiếp nhận Lệnh chuyển tiền từ người phát lệnh để thực hiện Lệnh chuyển tiền đó. - Ngân hàng B: Là Ngân hàng (được xác định trên Lệnh chuyển tiền) sẽ trả tiền cho Người thụ hưởng (nếu là Lệnh chuyển Có) hoặc sẽ thu nợ từ người nhận lệnh (nếu là Lệnh chuyển Nợ). - Ngân hàng trung gian: Là Ngân hàng làm trung gian chuyển tiền giữa Ngân hàng A và Ngân hàng B. Tuỳ từng khoản chuyển tiền điện tử mà có thể có một hoặc một số Ngân hàng trung gian tham gia thực hiện. - Ngân hàng gửi lệnh: Là Ngân hàng A hoặc là Ngân hàng trung gian phát Lệnh chuyển tiền tới một Ngân hàng tiếp theo để thực hiện Lệnh chuyển tiền của người phát lệnh. - Ngân hàng nhận lệnh: Là Ngân hàng trung gian hoặc Ngân hàng B nhận được Lệnh chuyển tiền từ Ngân hàng gửi lệnh truyền đến để thực hiện Lệnh chuyển tiền của người phát lệnh. Quy định về lệnh chuyển tiền và thứ tự gửi lệnh - Lệnh chuyển Có là lệnh thanh toán, được xem như một khoản phải trả của ngân hàng gửi đối với ngân hàng nhận trong thanh toán bù trừ điện tử. - Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền là Lệnh thanh toán, được xem như một khoản phải thu của ngân hàng gửi đối với ngân hàng nhận trong thanh toán bù trừ điện tử. - Lệnh Huỷ lệnh chuyển Nợ là một tin điện có giá trị như một Lệnh chuyển Có, do ngân hàng gửi lập và chuyển cho ngân hàng nhận để huỷ Lệnh chuyển Nợ đã gửi (huỷ một phần hoặc toàn bộ số tiền). - Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có: Là một tin điện do ngân hàng gửi lập và chuyển cho ngân hàng nhận đề nghị huỷ Lệnh chuyển có đã gửi (huỷ một phần hoặc toàn bộ số tiền tuỳ theo từng trường hợp sai sót cụ thể); Là căn cứ để ngân hàng nhận lập Lệnh chuyển có đi, trả lại cho ngân hàng gửi trên cơ sở đã thu hồi lại được tiền đã trả. Lệnh chuyển tiền giá trị cao hơn (trên 500.000.000 đ) và lệnh chuyển tiền khẩn sẽ được ưu tiên thanh toán trước, các Lệnh chuyển tiền thấp sẽ thanh toán theo lô. Vốn trong thanh toán Để đảm bảo việc điều hòa vốn có hiệu quả, TTTT của mỗi NH sẽ mở cho mỗi chi nhánh những TK thích hợp, các CN không được sử dụng vượt hạn mức đã quy định. Nếu CN có thừa vốn gửi ở TT sẽ được hưởng lãi, nếu thiếu vốn phải nhận vốn điều hòa phải chịu trả lãi suất cho phần thanh toán vượt. Tài khoản và chứng từ sử dụng, quy trình hạch toán trong thanh toán chuyển tiền điện tử 2.2.4.1 Các Tài khoản sử dụng. TK 5191.01 - Điều chuyển vốn (ĐCV) trong kế hoạch TK 5191.02 - Điều chuyển vốn ngoài kế hoạch. TK Điều chuyển vốn ký quỹ. TK 5191.08 - Điều chuyển vốn quá hạn. TK Điều chuyển vốn chờ thanh toán. TK Điều chuyển chờ vốn. TK Điều chuyển vốn thanh toán khác hệ thống.. TK Điều chuyển vốn cho vay dự án vừa và nhỏ. TK Điều chuyển vốn dự phòng rủi ro. TK Điều chuyển vốn cố định. TK Điều chuyển vốn khác. ……………………. 2.2.4.2 Chứng từ sử dụng trong chuyển tiền điện tử - Chứng từ do KH nộp: Giấy nộp tiền, UNT, UNC, Séc, Bảng kê... -Chứng từ do NH lập: Lệnh chuyển Có, Lệnh chuyển Nợ, thông báo chấp nhận hay từ chối chuyển tiền... 2.TRUNG TÂM KS & ĐC Ngân hàng A Ngân hàng B 1 3 2 3 2.4.3 Quy trình kế toán chuyển tiền điện tử Chú thích: Gửi lệnh chuyển tiền đi Gửi tiếp lệnh chuyển tiền đi Đối chiếu ( báo cáo lệnh đi) Đối chiếu ( báo cáo lệnh đến). a. Kế toán tại NH phát sinh chuyển tiền đi (NHA) Hạch toán và xử lý các khoản chuyển tiền đi - Đối với Lệnh chuyển Có Nợ TK thích hợp của đơn vị chuyển tiền Có Tk điều chuyển vốn (5191.01) Đối với Lệnh chuyển Có giá trị cao, NHA còn phải làm thủ tục xác nhận cho NHB theo Quy định -Đối với Lệnh chuyển Nợ có ủy quyền Nợ Tk điều chuyển vốn (5191.01) Có TK thích hợp khác hoặc các Tk chờ thanh toán khác(4599) -Khi nhận được thông báo chấp nhận chuyển Nợ của NHB, NHA sẽ trả tiền cho khách hàng: Nợ TK Các khoản chờ thanh toán khác Có TK Khách hàng thích hợp Chú ý: Trường hợp không gửi được Lệnh chuyển tiền đi do sự cố kỹ thuật, hoặc lý do khách quan khác: Sau khi kết thúc chuyển Lệnh chuyển tiền đi trong ngày, NHA phải thông báo ngay cho khách hàng biết (nếu có điều kiện thông tin liên lạc) về Lệnh chuyển tiền chưa chuyển đi được và nguyên nhân. Nếu nguyên nhân là sự cố kỹ thuật thì NHA còn phải lập biên bản sự cố kỹ thuật theo quy định. Các Lệnh chuyển tiền này được xử lý như sau: + Trả lại lệnh thanh toán chưa thực hiện được cho khách hàng nếu khách hàng yêu cầu + Ghi nhập “Sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa chuyển đi” (nếu khách hàng không yêu cầu trả lại chứng từ hoặc không trả lại được). + Trường hợp đã tiếp nhận chứng từ qua thanh toán bù trừ và hạch toán (bắt buộc) thì NHA được hạch toán chứng từ chuyển Có của khách hàng vào TK trung gian thích hợp, đồng thời sang ngày làm việc hôm sau, khi đã khắc phục xong sự cố phải thực hiện chuyển tiền ngay và ghi xuất “Sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa chuyển đi”, tất toán khoản trung gian nói trên (nếu có). b. Nghiệp vụ kế toán tại Trung tâm thanh toán Trung tâm có trách nhiệm tiếp nhận Lệnh chuyển tiền từ NHA, nếu không có gì sai sót các Lệnh chuyển tiền đến sẽ được chuyển thành các Lệnh chuyển đi tới NHB tương ứng, việc hạch toán được thực hiện tự động bởi chương trình máy tính tại trung tâm Hạch toán nhận chuyển tiền đến và truyền tiếp Lệnh chuyển tiền đi - Đối với các Lệnh chuyển Có, Lệnh hủy Lệnh chuyển Nợ: Nợ Tk Điều chuyển vốn 5191.01/tiểu khoản NHA. Có Tk Điều chuyển vốn 5191.01/tiểu khoản NHB Đối với các Lệnh chuyển Nợ: Nợ TKTT Điều chuyển vốn 5191.01/NHB Có TKTT Điều chuyển vốn 5191.01/NHA Đối với các Lệnh chuyển tiền Trung tâm đã tiếp nhận được nhưng do sự cố kĩ thuật không thể truyền tiếp tới NHB ngay trong ngày, TT lập “ Biên bản sự cố kĩ thuật trong chuyển tiền điện tử” và “ Bảng kê chi tiết chuyển tiền điện tử chờ xử lý”, lập phiếu chuyển khoản hạch toán vào TK thích hợp: Đối với Lệnh chuyển Có, lệnh hủy lệnh chuyển Nợ: Nợ Tk Điều chuyển vốn 5191.01/NHA Có Tk Điều chuyển vốn chờ xử lý 5191.08 Sang ngày làm việc tiếp theo khi đã khắc phục sự cố kỹ thuật, TT sẽ truyền tiếp chuyển tiền cho NHB có liên quan và tất toán TK CT đên chờ xử lý Đối với Lệnh chuyển Nợ xử lý tương tự. c. Nghiệp vụ Kế toán tại NH nhận chuyển tiền đến (NHB) - Quy trình kiểm soát lệnh chuyển tiền đến + Người kiểm soát: Khi nhận được Lệnh chuyển tiền của NHA (qua trung tâm thanh toán), phải sử dụng mật mã và chương trình tính, kiểm soát chữ ký điện tử của Trung tâm thanh toán đẻ xác định tính đúng đắn, chính xác của Lệnh chuyển tiền đến, sau đó chuyển qua mạng vi tính cho kế toán viên chuyển tiền để xử lý tiếp + Kế toán viên chuyển tiền: in Lệnh chuyển tiền đến - dưới dạng chứng từ điện tử, ra giấy đủ số liên để sử dụng theo Quy định, sau đó kiểm soát kỹ yếu tố của Lệnh chuyển tiền đến đê xác định: - Có đúng Lệnh chuyển tiền gửi cho ngân hàng mình không? - Các yếu tố trên lệnh chuyển tiền có hợp lệ, hợp pháp và chính xác không? - Nội dung có gì nghi vấn không? Sau khi kểm soát xong, kế toán viên chuyển tiền ký vào Lệnh chuyển tiền do máy in ra và chuyển cho kế toán viên giao dịch để xử lý và hạch toán. + Kế toán viên giao dịch: Đối chiếu, kiểm tra lại trước khi thực hiện hạch toán cho khách hàng - Hạch toán và xử lý các khoản chuyển tiền đến + Đối với Lệnh chuyển Có đến ghi:  Nợ TK điều chuyển vốn 5191.01 Có TK thích hợp  - Lệnh chuyển tiền Có giá trị cao trước khi trả tiền cho khách hàng còn phải làm thủ tục yêu cầu NHA xác nhận lại và khi nhận được điện xác nhận của NHA mới trả tiền cho khách hàng. + Đối với Lệnh chuyển tiền Nợ đến: Chỉ Lệnh chuyển tiền Nợ đến có uỷ quyền hợp lệ và trên TK của khách hàng nhận lệnh có đủ tiền trả thì NHB sẽ hạch toán: Nợ TK thích hợp của người nhận lệnh Có TK Điều chuyển vốn trong 5191.01 Sau đó phải gửi ngay thông báo chấp nhận Lệnh chuyển Nợ cho NHA và báo Nợ d. Đối chiếu chuyển tiền điện tử ü Lập và gửi báo cáo chuyển tiền trong ngày Các đơn vị có phát sinh chuyển tiền đi và nhận chuyển tiền đến phải hoàn thành việc lập báo cáo chuyển tiền trong ngày theo mẫu (được thiết lập dưới dạng dữ liệu điện tử) và truyền dữ liệu cho trung tâm thanh toán ngay trong ngày phát sinh, trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật truyền tin (lập và gửi ngay sau thời điểm trung tâm thanh toán ngừng chuyển Lệnh chuyển tiền đi trong ngày cho các đơn vị). ü Đối chiếu chuyển tiền tại Trung tâm thanh toán Khi nhận được Lệnh chuyển tiền do NHA chuyển đến, kiểm soát viên chuyển tiền của trung tâm thanh toán sử dụng mật mã và chương trình để kiểm soát Lệnh chuyển tiền. Lệnh chuyển tiền đến phải được kiểm soát theo Quy định chung đối với chứng từ điện tử và các yếu tố đặc thù bao gồm:  - Chữ ký điện tử và ký hiệu mật ghi trên Lệnh chuyển tiền có đúng không? - Địa chỉ gửi và nhận Lệnh chuyển tiền: Mã NHA, NHB; - Các yếu tố khác của Lệnh chuyển tiền như: Số lệnh, ngày lập, loại lệnh chuyển tiền (Ký hiệu của lệnh) Các lệnh chuyển tiền đến sau khi được kiểm soát mà không có sai sót, hệ thống sẽ tự động tính và ghi chữ ký điện tử để truyền đi các NHB có liên quan. Đối với các lệnh chuyển tiền Trung tâm thanh toán không thể chuyển tiếp đi ngay trong ngày cho các NHB liên quan do sự cố kỹ thuật, truyền tin thì Trung tâm lập Bảng kê chi tiết chuyển tiền chờ xử lý và phiếu chuyển khoản để hạch toán các Lệnh chuyển tiền đến chờ xử lý Sang ngày làm việc hôm sau, khi đã khắc phục xong sự cố kỹ thuật, truyền tin,Trung tâm thanh toán sẽ truyền tiếp Lệnh chuyển tiền cho NHB liên quan và tất toán TK thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay hoặc TK điều chuyển vốn chờ thanh toán. Việc đối chiếu phải được thực hiện ngay trong ngày phát sinh và được thực hiện cho từngngày riêng biệt trừ trường hợp bất khả kháng. Trong trường hợp này sẽ phải thực hiện đối chiếu ở ngày kế tiếp cho đến khi sự cố được khắc phục. Việc đối chiếu tại Trung tâm được thực hiện như sau: - Đối chiếu Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử với dữ liệu chuyển tiền của hệ thống. Chương trình sẽ tự động phân loại các Lệnh chuyển tiền đã đối chiếu khớp đúng và chưa đối chiếu được (do sự cố kỹ thuật, truyền tin) phản ánhtrên bảng đối chiếu các chuyển tiền theo từng đơn vị chuyển tiền điện tử. - Truyền lại cho từng đơn vị Bảng đối chiếu các chuyển tiền để xác nhận lại khi đã đối chiếu xong và khớp đúng doanh số chuyển tiền phát sinh trong ngày của đơn vị đó. - Những đơn vị chuyển tiền điện tử chưa đối chiếu xong trong ngày vì lý do bất khả kháng thì Trung tâm thanh toán tiếp tục theo dõi riêng (theo ngày) và tiếp tục đối chiếu trong những ngày kế tiếp cho đến khi đối chiếu xong và khớp đúng. Khi phát hiện các sai sót qua đối chiếu, Trung tâm phải phối hợp với các đơn vị chuyển tiền xử lý trong ngày phát sinh, trừ trường hợp bất khả kháng ü Đối chiếu chuyển tiền cuối ngày Khi nhận được bảng đối chiếu chuyển tiền đơn vị đã chuyển đi và đã nhận được trong ngày từ trung tâm thanh toán, các đơn vị chuyển tiền điện tử phải đối chiếu với các Lệnh chuyển tiền đã hạch toán vào tài khoản và với báo cáo chuyển tiền trong ngày của mình. Chỉ được lưu trữ dữ liệu của ngày phát sinh chuyển tiền khi số liệu khớp đúng hoàn toàn. Các sai sót và sự cố kỹ thuật có thể phát sinh khi đối chiếu chuyển tiền bao gồm: - Chưa gửi báo cáo chuyển tiền trong ngày - Chênh lệch doanh số chuyển tiền phát sinh (do thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền) hoặc các yếu tố của Lệnh chuyển tiền không khớp đúng - Sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin Khi phát hiện sai sót đơn vị chuyển tiền điện tử phải chủ động điện tra soát ngay Trung tâm thanh toán (nếu sai sót do đơn vị phát hiện) hoặc trả lời tra soát (nếu sai sót do trung tâm thanh toán phát hiện) để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp. 2.2.5 Điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền điện tử  a. Nguyên tắc điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền điện tử  - Đảm bảo sự phù hợp số liệu giữa NHA, NHB và trung tâm thanh toán- Sai sót phát sinh ở đâu phải được sửa chữa, điều chỉnh ở đó. Không được tự ý sửa chữa số liệu, điều chỉnh sai sót không đúng quy định. - Các sai sót phải được điều chỉnh ngay khi phát hiện. - Việc điều chỉnh sai sót phải theo đúng các nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai lầm của kế toán nói chung và chuyển tiền điện tử nói riêng. - Đơn vị, cá nhân nào gây ra sai sót hoặc vi phạm các nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai sót, tuỳ theo mức độ lỗi sẽ bị xử phạt theo quy định và phải chịu trách nhiệm bồi thường vật chất về những thiệt hại do mình gây ra cho các bên liên quan. b. Điều chỉnh sai sót tại NHA - Trường hợp phát hiện sai sót ở thời điểm trước khi truyền Lệnh chuyển tiền đi  + Phát hiện sai sót của Lệnh chuyển tiền ngay trong quá trình lập và người kiểm soát chưa ghi chữ ký điện tử để chuyển đi thì kế toán được sửa lại cho đúng + Phát hiện sai sót sau khi người kiểm tra đã ghi chữ ký điện tử trên Lệnh chuyển tiền thì phải lập Biên bản huỷ bỏ Lệnh chuyển tiền sai trong đó ghi rõ ký hiệu Lệnh, giờ, ngày huỷ Lệnh chuyển tiền và phải có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan, sau đó lập Lệnh chuyển tiền đúng chuyển đi. + Trung tâm thanh toán phát hiện Lệnh chuyển tiền có sai sót (do lỗi kỹ thuật) và yêu cầu gửi lại thì NHA cũng xử lý như đối với trường hợp 2. c. Trường hợp NHA phát hiện sai sót sau khi đã truyền lệnh chuyển tiền Khi phát hiện các sai sót như sai số tiền (thừa hoặc thiếu), sai ngược vế, NHA phải điện tra soát (hoặc trả lời tra soát) ngay cho NHB để có biện pháp xử lý kịp thời. NHA phải lập biên bản xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân rõ ràng và xử lý như sau: - Trường hợp sai thiếu Căn cứ biên bản để lập Lệnh chuyển tiền bổ sung số tiền chuyển thiếu gửi tiếp đi NHB. Trong nội dung chuyển tiền phải ghi rõ “chuyển bổ sung theoLệnhchuyểnNợ (hoặc Có) số ngày tháng năm số tiền đã chuyển” và phải  giữ kèm theo biên bản đã lập trên sau đó hạch toán: + Trường hợp Lệnh chuyển Có bị sai thiếu:   Nợ TK thích hợp: Số tiền chuyển có còn thiếu Có TK Điều chuyển vốn trong KH + Trường hợp Lệnh chuyển Nợ bị sai thiếu:   Nợ TK Điều chuyển vốn trong KH Có TK thích hợp (Theo số tiền bị thiếu) -  Trường hợp sai thừa  + Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa: . Căn cứ biên bản lập yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có (yêu cầu huỷ số tiền đã chuyển thừa) gửi ngay cho NHB đồng thời lập Phiếu chuyển khoản ghi:  Nợ TK các khoản phải thu (Số tiền đã chuyển thừa)(tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót) - 3614 Có TK thích hợp Đồng thời phải ghi Nhập sổ theo dõi“Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có đã gửi đi” . Khi nhận được Lệnh chuyển Có của NHB trả lại số tiền thừa nói trên, NHA hạch toán: Ghi xuất sổ theo dõi“Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có gửi đi”và hạch toán: Nợ TK điều chuyển vốn trong KH Có TK các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót). Trường hợp NHB từ chối yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có đối với số tiền bị sai thừa trên, do không thu hồi được tiền từ khách hàng thì NHA phải lập Hội đồng xử lý theo Quy định hiện hành để xác định trách nhiệm và mức bồi hoàn của cá nhân gây ra sai sót. +Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa: Căn cứ biên bản, lập Lệnh huỷ lệnh chuyển nợ gửi NHB và hạch toán:  Nợ TK Các khoản chờ thanh toán khác (nếu chưa trả cho khách hàng) hoặc Tiền gửi của khách hàng (nếu đã trả cho khách hàng) hoặc TK nội bộ (nếu là chuyển Nợ trong nội bộ NH) Có TK điều chuyển vốn trong KH (theo số tiền đã chuyển thừa) Trong trường hợp đã trả tiền cho khách hàng nhưng TK của khách hàng không đủ số dư để thu lại thì NHA hạch toán vào TK Các khoản phải thu như trên (tiểu khoản người gây ra sai sót) sau đó phải tìm mọi biện pháp để đòi lại tiền, nếu không đòi được phải quy trách nhiệm bồi hoàn theo chế độ Quy định. - Trường hợp sai ngược vế   NHA phải lập biên bản đồng thời lập “Lệnh huỷ lệnh chuyển sai” (nơ/có) để huỷ toàn bộ Lệnh chuyển tiền bị sai ngược vế sau đó lập Lệnh chuyển tiền đúng gửi NHB và xử lý tương tự như TH chuyển tiền thừa. d. Điều chỉnh sai sót tại NHB - Đối với Lệnh chuyển tiền bị sai thiếu Khi nhận được lệnh chuyển tiền bổ sung chuyển tiền thiếu của NHA, NHB phải đốichiếu, kiểm soát lại chặt chẽ Lệnh chuyển tiền bị sai thiếu và Lệnh chuyển tiền bổ sung, nếu hợp lệ thì hạch toán Lệnh chuyển tiền bổ sug như lệ chuyển đúng bình thườngkhác. - Đối với Lệnh chuyển tiền bị sai thừa ü Phát hiện trước khi thanh toán với khách hàng: - Đối với Lênh chuyển có:   Nợ TK 5191.01: Toàn bộ số tiền chuyển đến Có TK 5191.08: Số tiền chuyển thừa Có TK khách hàng: Số tiền đúng - Đối với Lệnh chuyển Nợ    Nợ TK khách hàng: Số tiền đúng  Nợ TK 5191.08: Số tiền thừa Có TK 5191.01: Toàn bộ số tiền chuyển đến Khi nhận được yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Nợ từ NHA, NHB hạch toán tấ toán số tiền chuyển Nợ thừa trên TK Điều chuyển vốn chờ xử lý: Nợ TK 5191.01 : Số tiền chuyển thừa trên LCC bị sai thừa. Có TK 5191.08 ü Phát hiện sau thanh toán với khách hàng: + Đối với lệnh chuyển Có thừa: đối với số tiền chuyển thừa của NHA, nếu kiểm soát đúng NHB xử lý: - Trường hợp tài khoản của khách hàng có đủ số dư: Căn cứ vào “Yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có” để lập “Lệnh chuyển Có”, chuyển trả NHA số tiền chuyển thừa:  Nợ TK khách hàng Có TK điều chuyển vốn 5191.01 - Trường hợp tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ số dư để thu hồi:  NHB ghi nhập sổ theo dõi “Yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có chưa thực hiện được” và yêu cầu khách hàng nộp tiền vào tài khoản để thực hiện yêu cầu huỷ này. Khi khách hàng nộp đủ tiền vào tài khoản, lập Lệnh chuyển Có gửi NHA và hạch toán như bút toán trên   NHB phải tìm mọi biện pháp thu hồi tiền. Sau khi đã áp dụng mọi biện pháp thu hồi mà không thu hồi được hoặc không thu hồi đủ thì NHB được từ chối yêu cầu huỷ lệnh chuyển tiền Có. Lập “Thông báo từ chối yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có” ghi rõ lý do từ chối kèm theo số tiền thu được (nếu có) gửi trả lại NHA + Đối với Lệnh chuyển Nợ thừa: Khi nhận được lệnh hủy lệnh chuyển Nợ từ NHA, NHB hạch toán trả lại tiền cho KH Nợ TK điều chuyển vốn 5191.01 Có TK khách hàng ü Trường hợp Lệnh chuyển tiền sai địa chỉ khách hàng  Các Lệnh chuyển tiền đúng NHB nhưng không có người nhận lệnh hoặc người nhận lệnh mở TK ở ngân hàng khác, NHB hạch toán vào tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lýsau đó lập lệnh chuyển tiền trả lại NHA kèm với thông báo từ chối chấp nhận lệnh chuyển tiền (có ghi rõ lý do từ chối). NHB không được chuyển tiền tiếp. ü Các sai sót khác Khi kiểm soát các lệnh chuyển tiền đến, nếu phát hiện các sai sót như tên, số hiệu tài khoản của người nhận lệnh chuyển tiền (đúng tên nhưng sai số hiệu tài khoản hoặc ngược lại), ký hiệu chứng từ, ký hiệu loại nghiệp vụ, NHB chưa thực hiện hạch toán lệnh chuyển tiền mà phải tra soát ngay NHA, chỉ khi nhận được được trả lời tra soát của NHA và sau khi kiểm soát lại đúng mới được xử lý tiếp. III. Kế toán thanh toán bù trừ 3.1 Khái niệm và ý nghĩa của TTBT 3.1.1 Khái niệm TTBT là một phương thức thanh toán vốn giữa các ngân hàng. Qua nghiệp vụ này các ngân hàng thực hiện thu hộ, chi hộ ngân hàng bạn và sẽ thanh toán ngay số chênh lệch (thu hộ - chi hộ) trong phiên thanh toán bù trừ với ngân hàng chủ trì 3.1.2 Ý nghĩa - Giúp việc thanh toán vốn giữa các ngân hàng được nhanh chóng, sòng phẳng đặc biệt là thanh toán khác hệ thống. - Tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ thanh toán cho cả khách hàng và ngân hàng - Tiết kiệm được vốn trong thanh toán 3.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng - TK 5011_thanh toán bù trừ của ngân hàng chủ trì + Bên Nợ: Số tiền chênh lệch trả cho ngân hàng thành viên phải thu + Bên Có: Số tiền chênh lệch thu của các ngân hàng thành viên phải trả + TK này không có số dư - TK 5012_Thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên +Bên Nợ: • các khoản phải thu từ ngân hàng khác • Tiếp nhận số chênh lệch phai trả trong TTBT • Thanh toán số chênh lệch phải trả trong TTBT +Bên Có: • Các khoản phải trả ngân hàng khác • Tiếp nhận số chênh lệch phai trả trong TTBT • Thanh toán số chênh lệch phải trả trong TTBT + Dư nợ: Số chênh lệch phải thu trong TTBT chưa thanh toán + Dư có: Số chênh lệch phải trả trong TTBT chưa thanh toán - Chứng từ sử dụng: + Trong TTBT thủ công bao gồm các chứng từ gốc và các bảng kê mẫu 12,14, 15,16 + Trong TTBT điện tử: Sử dụng các lệnh thanh toán điện tử và bảng kết quả thanh toán điện tử theo mẫu quy định 3.3 Quy trình kế TTBT 3.3.1 Kế toán tại ngân hàng phát sinh nghiệp vụ (NH đi) - Đối với bảng kê 12 và các chứng vế Có hoặc lệnh chuyển Có Nợ TK thích hợp Có TK 502_TTBT Ngân hàng thành viên - Đối với bảng kê 12 và các chứng vế Nợ hoặc lệnh chuyển Nợ Nợ TK 502_TTBT Ngân hàng thành viên Có Tk thích hợp 3.3.2 Kế toán tại Ngân hàng chủ trì - Đối với ngân hàng thành viên có số chênh lệch phải trả Nợ TK TG của NH thành viên phải trả Có TK 5011_TTBTNH chủ trì - Đối với ngân hàng thành viên có số chênh lệch phải thu Nợ TK 5011_TTBTNH chủ trì Có TK TG của NH thành viên được hưởng 3.3.3 Kế toán tại NHTV kết thúc nghiệp vụ - Hạch toán các bảng kê và chứng từ TTBT + Đối với “ Bảng kê chứng từ TTBT” và chứng từ vế Có Nợ TK 5012_TTBTNH thành viên Có TK thích hợp + Đối với “Bảng kê chứng từ TTBT” và chứng từ vế Nợ Nợ TK thích hợp Có TK 5012_TTBTNH thành viên - Thanh toán kết quả TTBT + Nếu NH có số chênh lệch phải thu Nợ TK TG tại NH chủ trì Có TK 5012_TTBTNH thành viên + Nếu NH có số chênh lệch phải thu Nợ TK 5012_TTBTNH thành viên Có TK TG tại NH chủ trì Ví Dụ 10: Ngày 30/6/2011 Tại chi nhánh NHCT Lưu Xá Tỉnh Thái Nguyên nhận được các lệnh trong TTBT như sau: - Lệnh chuyển Có, số tiền 120 tr, nội dung thanh toán một UNT, đơn vị nộp UNT trước đây là công ty Cổ phần Cốp pha thép Việt- Trung. - Bảng kết quả thanh toán bù trừ từ NHNN Thái Nguyên, theo đó số chênh lệch NHCT chi nhánh Lưu Xá phải trả là 21 tr. Trả lời: - Tại Chi nhánh NHCT Lưu Xá ( NH thành viên): Nợ TK 1011: 120.000.000đ Có TK 5012: 120.000.000đ - Tại Ngân hàng chủ trì, căn cứ vào bảng kế quả thanh toán bù trừ, ghi: Nợ TK 421.2: 20.000.000đ Có TK 5011: 20.000.000đ IV. Kế toán thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN 4.1. Nguyên tắc - Các NH phải mở TKTG tại chi nhánh NHNN và làm đầy đủ thủ tục về mở TKTG theo quy định. - TKTG của TCTD phải thường xuyên có đủ số dư để đảm bảo thanh toán kịp thời. - Dấu và chữ kí trên chứng từ và bảng kê chứng từ thanh toán qua NHNN phải đúng với mẫu dấu, chữ kí đã đăng kí. - Việc thanh toán phải kịp thời, đầy đủ, chính xác. Nếu NH nào để chậm trễ NH đó sẽ bị phạt. 4.2 Tài khoản sử dụng Tại NHNN mở TKTG của các TCTD (TK 4531) Tại NHTM, TCTD mở TKTG tại NHNN (TK 1113) V. Thanh toán điện tử liên NH Hệ thống thanh toán điện tử liên NH: là hệ thống tồng thể bao gồm hệ thống bù trừ điện tử liên ngân hàng, hệ thống xử lý tài khoản chuyên tiền gửi thanh toán tại NHNN và cổng giao diện với hệ thống chuyển tiền điện tử cua NHNN 5.1 Tài khoản sử dụng - TK 453_TG của các NHTV tham gia thanh toán LNH - TK 5010_TTBT của NH chủ trì * Tại HSC của các NHTM sử dụng các TK: - TK 1113_Tiền gửi tại NHNN - TK 5012_TTBT của NHTV - TK 5020_ Thu hộ, chi hộ * Tại các đơn vị thành viên sử dụng TK khác - TK 5012- TTBT của NHTV - TK 5020_ Thu hộ, chi hộ 5.2 Chứng từ sử dụng - Lệnh chuyển Có, lệnh chuyển Nợ, lệnh hủy thanh toán, yêu cầu hoàn trả thanh toán..... 5.3 Quy trình kế toán các nghiệp vụ thanh toán 5.3.1 Quy trình thanh toán tiểu hệ thống giá trị cao và khẩn * Tại đơn vị khởi tạo Lệnh thanh toán - Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ TK thích hợp Có TK 5020_ thu hộ, chi hộ - Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Nợ TK 5020_ thu hộ, chi hộ Có TK thích hợp * Tại trung tâm thanh toán Quốc gia: - Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ TK TGTT của thành viên gửi lệnh thanh toán Có TK TGTT của thành viên nhận lệnh thanh toán - Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Nợ TK TGTT của thành viên nhận lệnh thanh toán Có TK TGTT của thành viên gửi lệnh thanh toán * Tại trung tâm đơn vị thành viên - Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ TK 1113_ TG tại NHNN Có TK 5020_ Thu hộ, chi hộ - Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Nợ TK 5020_ Thu hộ, chi hộ Có TK 1113_ TG tại NHNN * Tại đơn vị nhận lệnh thanh toán - Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ TK 5020_ Thu hộ, chi hộ Có TK thích hợp: - Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Nợ TK thích hợp: Có TK 5020_ Thu hộ, chi hộ 5.3.2. Quy trình kế toán tiểu hệ thống giá trị thấp và bù trừ trên địa bàn * Tại đơn vị khởi tạo Lệnh thanh toán - Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ TK thích hợp Có TK 5012_TTBT - Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Nợ TK 5012_TTBT Có TK thích hợp * Tại HSC của các đơn vị gửi lên: cũng thực hiện hạch toán như ở chi nhánh * Tại trung tâm Thanh toán Quốc gia: - Đối với các thành viên phải trả: Nợ TK TGTT của NH thành viên Có TK 5011_TTBT - Đối với các thành viên phải thu: Nợ TK 5011_TTBT Có TK TGTT của NH thành viên * Tại HSC của đơn vị nhận lệnh thanh toán - Khi nhận được kết quả TTBT do SGD-NHNN chuyển về thì xử lý: + Nếu kết quả được thu về Nợ TK 1113_TG tại NHNN Có TK 5012_TTB + Nếu kết quả phải trả: Nợ TK 5012_TTB Có TK 1113_TG tại NHNN - Khi nhận được kết quả TTBT từ các trung tâm xử lý Tỉnh: + Đơn vị thành viên có số chênh lệch phải thu: Nợ TK 5012_TTB Có TK 5020 + Đơn vị thành viên có số chênh lệch phải trả: Nợ TK 5020 CóTK 5012_TTB * Tại đơn vị nhận lệnh thanh toán - Khi nhận được Lệnh thanh toán thông qua TTBT trên địa bàn chuyển đến + Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ Tk 5012_TTB Có TK thích hợp + Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Nợ TK thích hợp CóTK 5012_TTBT - Khi nhận được kết quả do trung tâm xử lý Tỉnh gửi về sau mỗi lần xử lý kết quả TTB hạch toán: + Số tiền chênh lệch trong TTBTđược thu về Nợ TK 5020_ Thu hộ, chi hộ Có TK5012_TTBT + Số tiền chênh lệch trong TTBT phải chi trả Nợ TK TK5012_TTBT CóTK 5020_ Thu hộ, chi hộ Phần III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VÀ MỞ RỘNG CÔNG TÁC THANH TOÁN KDTM TẠI NH TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM- CHI NHÁNH LƯU XÁ 3.1 Định hướng phát triển của NH trong thời gian tới - Mở rộng phạm vi và tăng cường khối lượng TTKDTM, thay đổi kết cấu, khối lượng trong lưu thông, đặc biệt là kết cấu, khối lượng tiền mặt theo định hướng gia tăng tiền gửi tại NH giảm khối lượng tiền mặt trong thanh toán, nhanh chóng hoà vào cơ cấu chung của nền kinh tế. - Phát triển và hoàn thiện các hình thức TTKDTM để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nhanh chóng hoà vào cơ cấu chung của nền kinh tế. - Hiện đại hoá công nghệ thông tin, kế toán và xử lý thông tin của Ngân hàng. - Đào tạo đội ngũ cán bộ kỹ thuật có trình độ cao, hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ Ngân hàng, đào tạo các chuyên gia thanh toán và tin học để nâng đáp ứng được những công nghệ thông tin mới nhất, tiên tiến nhất phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Ngân hàng đạt hiệu quả cao. - Tích cực, chủ động khai thác nguồn vốn cả VNĐ lẫn ngoại tệ nhằm chủ động được vốn trong kinh doanh, đáp ứng kịp thời sự nghiệp phát triển kinh tế của tỉnh, phấn đấu nguồn vốn huy động năm 2012 tăng từ 22%- 25% với năm 2011 - Tiếp tục triển khai chiến lược khách hàng, đẩy mạnh công tác tiếp thị để mở rộng và phát triển khách hàng tốt, tăng cường tiếp cận, thẩm định các dự án có hiệu quả để đầu tư vốn trong trung và dài hạn, đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu vốn lưu động trong sản xuất kinh doanh của khách hàng ở mọi thành phần kinh tế, mọi lĩnh vực sản xuất giữ vai trò chủ đạo của nền kinh tế quốc doanh, phấn đấu tăng trưởng cả dư nợ lành mạnh cả VNĐ và ngoại tệ từ 20%- 22%. - Phấn đấu không phát sinh nợ quá hạn mới, đẩy mạnh việc sử lý và thu hồi nợ quá hạn cũ, nợ không sinh lời. - Chủ động tìm mọi biện pháp để phát triển nghiệp vụ kinh doanh đối ngoại và thanh toán quốc tế, thu hút tối đa ngoại tệ của các đơn vị làm hàng XK, phục vụ cho công tác NK máy móc thiết bị và NVL để tăng năng lực sản xuất kinh doanh của các đơn vị tổ chức kinh tế. Để thực hiện tốt những định hướng này, Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam- chi nhánh Lưu Xá Thái Nguyên cần thực hiện một só giải pháp sau: - Thường xuyên bám sát các mục tiêu, định hướng phát triển kinh tế của tỉnh và nhiệm vụ của ngành NH. Triển khai kịp thời và thực hiện nghiêm túc các văn bản chế độ của Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng công thương Việt Nam. - Mở rộng chiến lược ưu đãi, khuyến khích đối với những đơn vị, những khách hàng truyền thống, phát triển quan hệ tín dụng với khách hàng mới trên cơ sở có lựa chọn đảm bảo tăng trưởng dư nợ lành mạnh, an toàn, bền vững. - Tiếp tục ứng dụng công nghệ tin học tiên tiến, hiện đại vào quy trình hoạt động của NH, khuyến khích phát huy sáng kiến và cải tiến kỹ thuật nghiệp vụ nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ. - Tăng cường công tác đào tạo cán bộ chuyên sâu, tạo sự đồng bộ trong các mặt nghiệp vụ, hoạt động theo luật Ngân hàng và Luật các tổ chức tín dụng. - Tranh thủ sự chỉ đạo của tỉnh Uỷ, UBND tỉnh, Ngân hàng cấp tỉnh. Kết hợp chặt chẽ với các ngân hàng của tỉnh, cơ quan hành chonhs, cơ quan thông tin báo chí. Trên cơ sở đó tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của Ngân hàng ngày càng tốt hơn. 3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và mở rộng công tác TTKDTM tại Ngân hàng. - Đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án hiện đại hoá hệ thống Ngân hàng và cải tiến quy trình công nghệ. Mặc dù trong những năm gần đây Ngân hàng công thương Việt Nam nói chung và Ngân Hàng công thương chi Việt Nam- Chi nhánh Lưu Xá nói riêng có những bước nhảy vọt về đổi mới công nghệ ngân hàng song vẫn chưa đủ để đáp ứng nhu cầu thực tế. Vì vậy để có thể thanh toán cho KH một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn thì NHCT Việt Nam và NHCT Lưu Xá cần đổi mới hệ thống công nghệ Ngân hàng một cách triệt để. Ngân hàng cần phải được trang bị máy rút tiền tự động ATM và hệ thống máy tính có khả năng lưu giữ thông tin về khách hàng kể cả mẫu chữ ký để loại hình mở TK ở một số nơi ngày càng phát triển rộng rãi. Chúng ta cần biết rằng, hiện đại hoá công nghệ Ngân hàng là một trong 4 định hướng cơ bản có tính chất chiến lược trong tiến hành đổi mới toàn diện sau sắc Ngân hàng. Trong những năm qua cùng với định hướng đổi mới hoạt động thì việc đổi mới công nghệ Ngân hàng được NHTMCP công thương Việt Nam chi nhánh Lưu Xá đặc biệt coi trọng mà trọng tâm là hướng vào phát triển mạnh mẽ các nghiệp vụ Ngân hàng, tạo lập sự hoạt động toàn diện của một Ngân hàng hiện đại, xây dựng cơ sở kỹ thuật hiện đại để hoà nhập quốc tế, trước hết là về kế toán. - Hoàn thiện các cơ sở pháp lý - Đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án hiện đại hoá hệ thống Ngân hàng và cải tiến quy trình công nghệ - Cần phải chú trọng đến công tác đào tạo cán bộ - Tăng cường công tác tuyên truyền quảng cáo, mở rộng môi trường phục vụ, chủ động tìm kiếm khách hàng chứ không nên “ ngồi chờ khách hàng đến”. - Tiếp tục vận động nhân dân mở tài khoản cá nhân tại chi nhánh 3.3 Kết luận Đi kèm với sự phát triển kinh tế là sự phát triển của các giao dịch mang tính chất thương mại, mà kết quả là dẫn tới sự gia tăng trong lĩnh vực thanh toán. Sự phát triển của kinh tế không bao giờ ngừng nên nhu cầu về thanh toán cũng vì thế mà tăng mãi. Điều này đòi hỏi công tác TTKDTT của Ngân hàng phải đổi mới liên tục để nahnh chóng hoàn thiện các hình thức thanh toán làm cho cơ chế thanh toán trở nên sống động hơn, đáp ứng được nhu cầu đa dạng và phức tạp của nền kinh tế. Đây không chỉ là nhiệm vụ của riêng ngành Ngân hàng nà của cả Chính phủ, các tổ chức kinh tế cũng như ngời dân trong toàn xã hội. Trong thời gian qua, Công tác TTKDTM tại Ngân hàng TMCP công thương Việt Nam- Chi nhánh Lưu Xá đã khẳng định được rõ tầm quan trọng của nó trong thanh toán giữa các đơn vị kinh tế nói riêng cũng như toàn bộ quá trình lưu thông tiền tệ của nền kinh tế nói chung. Các hình thức TTKDTM tại chi nhánh đã trở nên quen thuộc với mọi người, nó đã góp phần không nhỏ vào những thành công trong kinh doanh của Doanh nghiệp. Cùng với những đặc điểm tiện lơi, an toàn và nhanh chóng, hình thức này đã làm tăng nhanh quá trình chu chuyển vốn, giảm thời gian ứ đọng vốn của Doanh nghiệp, đồng thơig giúp chi nhành tăng khả năng kiểm soát của mình đối với quá trình lưu thông tiền tệ. Tuy nhiên các hình thức TTKDTM trong thực tế còn bộc lộ những đặc điểm yếu kém đã làm hạn chế tốc độ phát triển của hình thức này. Do đó cần có những cải tiến nhanh chóng và kịp thời là nhu cầu cấp bách đối với không chỉ chi nhánh mà còn đối với các Ngân hàng khác. Nhận thức rõ vấn đề trên Chi nhánh đã cố gắng để phục vụ một cách tốt nhất những khách hàng của mình khi họ có nhu cầu thanh toán, góp phần làm cho các hình thức TTKDTM ngày càng được mọi người sử dụng rông rãi. Qua đó đem lại những tiện lợi cho KH, lại vừa có điều kiện nâng cao uy tín của KH và tăng thêm doanh thu hàng năm cho chi nhánh, góp phần đưa nền kinh tế của nước ta tiến xa hơn, hiện đại hơn, sánh kịp với các nước trên thế giới. Mục lục

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docĐề tài- Kế toán thanh toán qua ngân hàng, liên hệ thực tế tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Lưu Xá.doc