Đề tài Lợi ích khi áp dụng iso 9000 tại công ty cổ phần nhựa Bình Minh

tiên thành lập Công ty Cổ phần Nhựa Bình Minh và đến ngày 02/01/2004 “Công ty Cổ phần Nhựa Bình M inh” đã chính thức đăng ký kinh doanh và đi vào hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần. Ngày 11/07/2006 Công ty Cổ phần Nhựa Bình Minh chính thức niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam. LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 20 Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh đã trở thành một trong những doanh nghiệp nhựa hàng đầu và có uy tín lớn trong ngành công nghiệp nhựa Việt Nam.là doanh nghiệp nhựa hàng đầu tại viêt nam chuyên sản xuất các sản phẩm ống PVC cứng, PEHD (ống gân và ống trơn), phụ tùng ống, bình phun thuốc trừ sâu, nón bảo hộ lao động và các sản phẩm nhựa kỹ thuật khác. Các sản phẩm nhựa được sản xuất theo tiêu chuẩn ISO 4427 : 1996, TCVN 7305:2003 , BS 3505:1968, AS/NZS 1477:1996,... trên các dây chuyền thiết bị hiện đại của các hãng nổi tiếng như KraussM affei, Cincinnati, Corma,... Với hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và đội ngũ cán bộ nhân viên lành nghề, có trình độ, có tâm huyết đang là ưu thế cạnh tranh đáng kể của N hựa Bình Minh trên thương trường. Nhựa Bình Minh đã đạt được sự tín nhiệm cao của khách hàng trong và ngoài nước. Nhựa Bình M inh đã đạt nhiều giải thưởng trong nước, quốc tế và giải thưởng "Sao Vàng Đất Việt" dành cho thương hiệu "Nhựa Bình Minh". Sản phẩm Nhựa Bình Minh liên tục được bình chọn "Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao" từ năm 1996 đến nay.  Sơ đồ tổ chức Công ty CP Nhựa Bình Minh: PHÒNG KINH DOANH PHÒNG TIẾP THỊ PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG NHÂN SỰ PHÒNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH PHÒNG ĐẦU TƯ NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN (R&D) PHÒNG ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG (QA) NHÀ MÁY 1 NHÀ MÁY 2 TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 21 2. THỰC TRẠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH TRƯỚC KHI THỰC HIỆN ISO 9000  Phân công công việc có sự chồng chéo giữa các phòng ban. Trong quá trình thực hiện công việc chưa có sự phân công rõ ràng giữa các phòng ban, dẫn đến việc một số công việc có sự chồng chéo, cùng một công việc nhưng lại có hai phòng cùng làm hoặc không phòng nào chịu làm và đùn đẩy công việc cho nhau, dẫn đến phát sinh các mâu thuẫn, xung đột không đáng có. Giữa các phòng ban không có sự phối hợp nhịp nhàng trong một số công việc dẫn đến quá trình thực hiện công việc bị tắc lại.  Chất lượng dịch vụ chưa làm thoả mãn yêu cầu của khách hàng. Việc sản xuất cũng như đánh giá sản phẩm chưa thật chính xác, dẫn đến khi sản phẩm đến tay khách hàng bị lỗi nhiều, không đảm bảo chất lượng khi đưa vào sử dụng. Trong nhiều trường hợp khi có khách hàng phàn nàn, việc xử lý, bồi thường thiệt hại quá lâu, thủ tục rườm rà, làm khách hàng giảm lòng tin vào công ty.  Không có đầy đủ các quy trình hướng dẫn cách thức thực hiện công việc nên nhân viên mới gặp nhiều bỡ ngỡ, khó khăn. Do đặc thù ngành sản xuất nên số lượng công nhân công nhật nghỉ việc và tuyển dụng hàng năm tương đối lớn. Khi công nhân nghỉ việc, công ty bị thiếu hụt nhân sự do đó cần tuyển thêm, nhưng nhân viên mới chưa thể đáp ứng ngay nhu cầu công việc, cần phải học hỏi và nghiên cứu quy trình công việc. Tuy nhiên, công ty chưa có bộ quy trình hướng dẫn đầy đủ cách thức thực hiện công việc, giải quyết các vấn đề phát sinh, các quy định ban hành chưa rõ ràng, chồng chéo, dẫn đến việc nhân viên mới tiếp xúc công việc chậm, khó khăn trong tìm hiểu công việc, xử lý công việc gặp nhiều lỗi, khi gặp các vấn đề đơn giản hay phức tạp đều có xu hướng hỏi ngay đồng nghiệp có kinh nghiệm. Tất nhiên, không phải lúc nào những người đi trước đều có thời gian để chia sẽ kỹ càng và tận tình. => Do hoạt động của công ty thường khá phức tạp với sự tham gia của nhiều người, nhiều bộ phận. M ỗi người phải chịu trách nhiệm về một phần việc nhất LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 22 định được phân công. Việc quy định rõ ràng bằng văn bản các nhiệm vụ và quy trình thực hiện sẽ giúp điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty được tốt hơn, nâng cao hiệu quả hoạt động chung và đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ áp dụng ISO là tăng cường biện pháp phòng ngừa sai hỏng, giảm thiểu các chi phí ko cần thiết. Nhận thức mới về chất lượng, hình thành nề nếp làm việc tiên tiến, trách nhiệm rõ ràng, không chồng chéo nhau. Quan hệ hợp tác giữa các nhân viên, các cấp, phòng ban được tăng cường cải thiện, cùng hướng tới một mục tiêu chung đảm bảo công ty là một cơ thể thống nhất. Từ việc phân tích thực trạng công ty, công ty quyết định cần phải áp dụng tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 nhằm đạt được các mục tiêu: - Để các hoạt động có phối hợp nhằm định hướng và kiểm soát một tổ chức về mặt chất lượng. - Để hoạch định, kiểm soát, đảm bảo và cải tiến chất lượng. - Để chứng tỏ khả năng cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và luật định một cách cụ thể. - Nâng cao sự thoả mãn của khách hàng. 3. CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH Chất lượng - yếu tố hàng đầu Dịch vụ - thỏa mãn nhu cầu người mua Bình Minh - thực hiện ISO Mọi người - phấn khởi thi đua không ngừng Cam kết - vì mục đích chung Liên tục cải tiến - ta cùng tiến lên. Với định hướng chiến lược luôn trở thành một nhà sản xuất, cung ứng ống và phụ tùng ống nhựa hàng đầu tại Việt Nam, sản phẩm của Nhựa Bình Minh đã có một chỗ đứng vững chắc trên thị trường, khẳng định ưu thế về chất lượng, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế. LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 23 Để duy trì vị trí là một trong những nhà sản xuất và cung ứng ống và phụ tùng ống nhựa hàng đầu tại Việt Nam, Nhựa Bình Minh xác định một chiến lược phát triển nhất quán, cải tiến không ngừng hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, đầu tư thích đáng cho con người, liên tục hiện đại hóa thiết bị và nâng cao chất lượng sản phẩm. Với những định hướng và cam kết trên, Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh hy vọng và tin tưởng vào sự phát triển bền vững trong tương lai. Nhựa Bình Minh cam kết thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. 4. HỆ THỐNG ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG THEO HỆ THỐNG ISO 9001:2008 CỦA CÔN G TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH 4.1. Yêu cầu chung Hệ thống chất lượng của Công ty được xây dựng trên các nguyên tắc: - Xây dựng các tài liệu cần thiết mang tính khả thi cho các hoạt động của Công ty, phù hợp với các yêu cầu theo TCVN ISO 9001 và phù hợp với phạm vi áp dụng của hệ thống chất lượng. Các tài liệu phải đơn giản, dễ hiểu và dễ áp dụng. - Hệ thống chất lượng được xây dựng, áp dụng và duy trì một cách có hiệu quả dưới sự kiểm soát của các bộ phận và giám sát của Đại diện lãnh đạo, cùng với sự ủng hộ của Ban Tổng Giám đốc. - Hệ thống tài liệu gồm: Sổ tay chất lượng, các thủ tục, các hướng dẫn công việc, các biểu mẫu, các quy định, tiêu chuẩn tác nghiệp và các hồ sơ liên quan, các quá trình, nguồn lực cần thiết để đảm bảo chất lượng. - Sổ tay chất lượng: bao gồm các chính sách của Công ty dưới dạng văn bản nhằm giới thiệu tóm tắt về cấu trúc và những nguyên tắc chung nhất của hệ thống chất lượng. - Các thủ tục: quy định các bước có tính nguyên tắc để thực hiện các hoạt động của Công ty liên quan đến các hạng mục của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001. - Các hướng dẫn: nhằm mô tả chi tiết các hoạt động, phương pháp áp dụng chưa được nêu cụ thể trong các thủ tục, bao gồm: Các tiêu chuẩn tác nghiệp, hướng LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 24 dẫn công việc, các kế hoạch kiểm soát chất lượng, kiểm soát quá trình, các danh mục, các quy định…. thuộc hệ thống chất lượng. - Biểu mẫu sử dụng trong các thủ tục hoặc hướng dẫn được phê duyệt độc lập và được tập hợp thành bộ biểu mẫu. LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 25 M Ô H ÌN H C Á C Q U Á T R ÌN H T R O N G H Ệ T H Ố N G Q U Ả N L Ý C H Ấ T L Ư Ợ N G Y êu c ầu B Á N H À N G ( 7. 2) X em x ét h ợ p đ ồn g, đơ n đ ặt h àn g, x em xé t đ ấu th ầu SỰ T H Ỏ A M Ã N C Ủ A K H Á C H H À N G ( 8. 2 .1 ) T hu t h ập v à x ử lý t hô n g ti n, c un g cấ p dị ch v ụ và tư v ấn c ho k há ch h à ng Q uả n lý n gu ồ n nh ân lự c KHÁCH HÀNG P . Q T H C P . N S P . T C K T P . K D P . R & D P . Đ B C L N M 1 N M 2 NHÀ CUNG ỨNG Đ án h g iá n ộ i b ộ , t ra o đ ổi t h ôn g ti n , k iể m s oá t tà i li ệ u , k iể m s oá t h ồ s ơ , k iể m s oá t sự k hô n g p h ù h ợ p , h àn h đ ộ n g k hắ c p h ụ c /p hò n g n gừ a, đ o lư ờ n g, p hâ n t íc h v à c ả i ti ế n (8 .2 .2 , 8 .4 , 5 .5 .3 , 4 .2 .3 , 4 .2 .4 , 8 .3 , 8 .5 . 8 ) K H O ( 7. 5) B ảo t oà n s ản p h ẩm M U A n gu yê n li ệu , vậ t t ư, d ịc h v ụ (7 .4 ) X E M X É T C Ủ A L Ã N H Đ Ạ O ( 5 .6 ) B A N T G Đ C ác n g uồ n lự c (6 ) M u a kh uô n, Q u ản l ý đầ u tư v à xâ y d ựn g (7 .4 ) L ập k ế ho ạc h v à ki ểm s o át s ản x u ất ( 7. 5) K iể m s oá t th iế t k ế và p há t tr iể n sả n p h ẩm m ới ( 7. 3 ) T he o dõ i đ o lư ờ ng s ản p hẩ m ( 8. 2. 4) K /s oá t th iế t b ị t he o dõ i v à đ o lư ờ ng ( 7. 6) B ảo tr ì và s ử a ch ữa c ơ s ở h ạ tầ ng ( 6 .3 ) KHÁCH HÀNG P . T T LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 26 Hệ thống tài liệu: 4.2.1. Khái quát: Các tài liệu của hệ thống đảm bảo chất lượng được sử dụng trong Công ty gồm: a. Chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng. b. Sổ tay chất lượng c. Các thủ tục văn bản. d. Các tài liệu hỗ trợ (các tài liệu bên ngoài, các hướng dẫn công việc các biểu mẫu, các qui trình, tiêu chuẩn, các kế hoạch kiểm soát quá trình, kiểm tra thử nghiệm…) e. Các hồ sơ liên quan đến toàn bộ hệ thống đảm bảo chất lượng. 4.2.2. Sổ tay chất lượng: Sổ tay chất lượng mô tả khái quát hệ thống đảm bảo chất lượng của Công ty gồm: - Phạm vi áp dụng và các ngoại lệ của hệ thống đảm bảo chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001. - Các bộ phận, các quá trình chính tham gia trong hệ thống quản lý và mối quan hệ tương tác giữa chúng. - Các tài liệu viện dẫn cho các quá trình liên quan. 4.2.3. Kiểm soát tài liệu Công ty ban hành Thủ tục kiểm soát tài liệu qui định về cách thức kiểm soát tài liệu nhằm đảm bảo: - Các tài liệu và biểu mẫu đang sử dụng đã được xem xét và phê duyệt, có dấu hiệu nhận biết, tình trạng hiệu lực và được có sẵn tại nơi cần sử dụng. - Các tài liệu bên ngoài có dấu hiệu nhận biết và được kiểm soát khi phân phối đến các nơi sử dụng. - Trong các trường hợp soát xét và thay thế, các tài liệu hết hiệu lực sẽ được thu hồi hoặc được đóng dấu hiệu nhận biết hết hiệu lực nếu được dùng để làm tài liệu tham khảo. LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 27 4.2.4. Kiểm soát hồ sơ: Công ty ban hành Thủ tục kiểm soát hồ sơ qui định về cách thức kiểm soát hồ sơ (kể cả mục tiêu chất lượng và kế hoạch hành động) nhằm đảm bảo: - Tất cả các hồ sơ liên quan đến hệ thống chất lượng tại Công ty, kể cả các hồ sơ cần thiết do các nhà cung ứng cung cấp đều được kiểm soát để chứng tỏ các hoạt động trong hệ thống phù hợp với các yêu cầu đã được quy định và có hiệu quả. - Tất cả hồ sơ phải được ghi chép đầy đủ rõ ràng, được bảo quản trong điều kiện thích hợp tránh hư hỏng, mất mát và thuận tiện cho việc sử dụng khi cần thiết. Các hồ sơ hết thời gian lưu trữ được hủy bỏ theo phương pháp thích hợp. - Đối với trường hợp có thỏa thuận trong hợp đồng, Công ty sẵn sàng cung cấp đầy đủ hồ sơ để khách hàng kiểm tra, đánh giá theo đúng điều kiện đã thỏa thuận. 5. NHỮNG LỢI ÍCH VÀ KHÓ KHĂN CỦA CÔ NG TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH TRON G QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ISO 5.1 Lợi ích 5.1.1 Lợi ích về mặt thị trường - Tạo lòng tin, thỏa mãn nhu cầu cho khách hàng: Trong tiềm thức của đại đa số khách hàng thì một công ty đã áp dụng ISO 9001 là công ty có phong cách làm việc chuyên nghiêp và kết quả luôn tốt hơn so với những công ty chưa áp dụng hệ thống đảm bảo chất lượng này. Chính vì vậy, lợi ích vô cùng lớn mà công ty nhựa Bình Minh có được sau khi áp dụng ISO 9001 là tạo dựng được lòng tin cũng như thỏa mãn được nhu cầu về chất lượng sản phẩm mà công ty cung cấp. Dẫn chứng là nhờ áp dụng hệ thống ISO 9001 mà công ty nhựa Bình Minh đã duy trì 16 năm liền là công ty được người tiêu dùng bình chọn Hàng Việt Nam Chất lượng cao. - Giành ưu thế trong cạnh tranh, tăng uy tín trên thị trường: Có thể nói sau khi áp dụng và đã có chứng nhận ISO 9001, công ty nâng cao được hình ảnh và uy tín của mình không những đối với khách hàng mà còn LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 28 với đối tác trong và ngoài nước. Vì khi công ty có được chứng nhận ISO 9001 chính là khẳng định sự cam kết về chất lượng, tăng uy tín trên thương trường mặt khác còn tạo điều kiện thuận lợi trong việc thâm nhập thị trường quốc tế. Tổng kết năm 2012 với bảy lần đạt giải thưởng Sao Vàng Đất Việt; ba lần được chính phủ lựa chọn tham gia chương trình Thương hiệu Quốc gia, nằm trong top 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam (Phụ lục 3)...là những thành quả mà công ty nhựa Bình M inh đã có được sau hơn 10 năm áp dụng hệ thống ISO 9001, đây cũng là một trong những lợi thế cho công ty nhựa Bình Minh vươn xa hơn ra thị trường nước ngoài so với các đối thủ khác trong ngành. 5.1.2 Lợi ích đối với quản lý nội bộ trong công ty - Giảm thiểu tối đa các sai sót trong công việc: Có thể nói bước đầu tiên và đơn giản nhất trong việc thỏa mãn khách hàng đó là càng giảm sai sót trong công việc càng nhiều càng tốt, từ đó mới có thể đem đến cho khách hàng những sản phẩm có chất lượng ổn định hơn, đáp ứng yêu cầu đảm bảo chất lượng của khách hàng và ISO 9001 hoàn toàn giúp thực hiện được điều đó. Từ khi áp dụng ISO 9001, gần như tất cả các hoạt động của doanh nghiệp đều có quy trình, tiêu chuẩn công việc rõ ràng, đồng thời mọi nhân viên trước khi đảm nhận công việc đều được đào tạo trước khi được phép đảm nhận công việc, vì vậy “khả năng sai sót trong công việc” ít hơn nhiều so trước đây. Một ví dụ tại phòng sản xuất như sau: Trước đây, khi chưa áp dụng hệ thống ISO 9001, đối với việc chuẩn bị khuôn để chạy máy thì bộ phận sản xuất không có quy trình và yêu cầu cụ thể về việc vệ sinh khuôn trước khi lắp lên máy, chính vì vậy công nhân thường xuyên thực hiện thiếu bước này, dẫn đến khi ra thành phẩm thì bề mặt sản phẩm bị lỗi, không đạt yêu cầu và kết quả là phải bỏ sản phẩm này và tiến hành làm lại sản phẩm khác. Tuy chỉ quên một bước nhỏ nhưng chi phí mà công ty phải chịu khi phải bỏ thành phẩm là không hề nhỏ, ta có thể tính như sau: LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 29 Với: Năng suất máy: 125m/giờ. Thời gian máy hoạt động tạo ra thành phẩm: 3 giờ Đơn giá nguyên liệu : 10.000 đồng/m Lương công nhân: 40.000đ/giờ. Thì: - Chi phí nguyên liệu sản xuất trong vòng 3 giờ: 10.000 đồng x 125mx 3 giờ = 3.750.000 (đồng) - Tiền lương 2 công nhân làm việc trong 3 giờ: 2 x 3 giờ x 40.000 đồng = 240.000 (đồng) - Tiền điện năng tiêu thụ trong 3 giờ: 3 giờ x 1.200 đồng x 80 KW = 288.000 (đồng) - Tổng thiệt hại cho Công ty khi bỏ đi 1 thành phẩm: (3.750.000 + 240.000 + 288.000) = 4.278.000 (đồng) Tuy nhiên sau khi áp dụng ISO 9001, công ty nhựa Bình Minh đã thống kê lại và có bảng kết quả như sau: Trước khi áp dụng ISO 9001 Sau khi áp dụng ISO 9001 Số sản phẩm lỗi/tháng 13 2 Chi phí thiệt hại/tháng = 4.278.000 * 13 = 55.614.000 đồng = 4.278.000 * 2 = 8.556.000 đồng Trước khi áp dụng ISO, số sả phẩm bị lỗi trung bình hàng tháng là 13 sản phẩm, sau khi áp dụng ISO 9000 số sản phẩm bị lỗi trung bình giảm xuống còn 2 sản phẩm trong một tháng. Từ bảng số liệu trên có thể thấy được là nhờ việc áp dụng hệ thống ISO, chỉ riêng ở bộ phận sản xuất thì một tháng công ty nhựa Bình Minh đã có thể tiết kiệm được một con số đáng kể ít nhất là 47.058.000 đồng (55.614.000 - 8.556.000 = 47.058.000). LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 30 5.1.3 Thúc đẩy hiệu quả làm việc của từng phòng ban, bộ phận trong công ty Khi áp dụng ISO 9001, mọi phòng ban buộc phải thiết lập mục tiêu theo định hướng của Ban Giám đốc công ty, mục tiêu năm sau phải cao hơn mục tiêu năm trước, điều này buộc mỗi phòng ban, bộ phận phải luôn nỗ lực làm việc hiệu quả mỗi ngày để có thể đạt được mục tiêu, từ đó dẫn đến hoạt động của toàn thể công ty đạt kết quả tốt nhất. Sau hơn 10 năm áp dụng hệ thống ISO, đến năm 2012 công ty nhựa Bình M inh vươn lên xếp hạng thứ 10 trong “Top 50 doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả nhất Việt Nam” do Tạp chí Nhịp cầu đầu tư – Tạp chí kinh doanh uy tín hàng đầu – VIETNAM’S BEST BUSINESS READ công bố. Trong khi trước đây thời điểm chưa áp dụng hệ thống ISO 9001 vào những năm 1994 - 1999, công ty chỉ đứng thứ 160 trong top 500 doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả nhất Việt Nam.  Một ví dụ nhỏ về sự thay đổi tích cực tại một phòng ban cụ thể trong công ty nhựa Bình Minh, ở đây là phòng nhân sự: - Trước khi áp dụng ISO vào quy trình tuyển dụng: Các tiêu chuẩn được đưa ra cho từng chức danh/ vị trí công việc đều mang tính chung chung và không rõ ràng. Khi có nhu cầu tuyển dụng cho một vị trí công việc, trưởng bộ phận đề xuất với phòng Nhân sự với một vài yêu cầu về chuyên môn, kỹ năng nhưng không ghi rõ bằng văn bản. Dựa vào yêu cầu đó và bổ sung thêm một vài tiêu chí khác, phòng Nhân sự đưa ra các tiêu chuẩn để sàng lọc hồ sơ và đánh giá chất lượng ứng viên. Vì không có một văn bản quy định chung về tiêu chuẩn đối với từng nhóm chức danh/ công việc mà chỉ dựa vào ý kiến chủ quan của trưởng phòng nên dẫn đến sự không đồng đều về chất lượng ứng viên giữa các đợt tuyển dụng khác nhau cho cùng 1 chức danh. Ngoài ra, trong công tác tuyển dụng trước đây thì người ra quyết định tuyển dụng cuối cùng là Tổng giám đốc, nhưng khi trưởng phòng đưa ra tiêu chuẩn ứng viên thì lại chưa được thông qua ý kiến của Tổng giám đốc, nên dẫn đến tỷ lệ ứng viên bị loại trong vòng phỏng vấn rất cao. Đôi LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 31 khi số lượng ứng viên trúng tuyển không đủ đáp ứng số lượng đã đăng ký, dẫn đến phòng Nhân sự phải tiến hành tuyển dụng lại từ đầu. - Sau khi áp dụng ISO: Công tác tuyển dụng được đưa ra quy trình, quy định rất rõ ràng, cụ thể: o Quy định nhóm tiêu chuẩn chung và tiêu chuẩn đối với từng ngạch chức danh. o Bộ hồ sơ ứng tuyển được quy định rõ ràng, giúp cho công tác sàng lọc hồ sơ được nhanh chóng và hiệu quả hơn. o Thành lập Hội đồng tuyển dụng, quyết định tuyển dụng dựa trên 2/3 ý kiến tán thành của thành viên Hội đồng, như vậy ứng viên sẽ được đánh giá toàn diện hơn. o Số liệu thống kê trước và sau khi áp dụng ISO vào quy trình tuyển dụng: T ỷ l ệ T Tỷ lệ ứng viên không đạt vòng phỏng vấn giảm đi chứng tỏ được chất lượng tuyển dụng của phòng nhân sự tại công ty nhựa Bình Minh đã có được sự chuyển biến tích cực, nhờ quy trình chặt chẽ trong việc đăng tuyển như nội dung đăng tuyển sát với tiêu chí tuyển dụng, chọn được kênh đăng tuyển uy tín đồng thời quy trình sàng lọc hồ sơ hiệu quả dẫn đến lượng ứng viên lọt vào vòng phỏng vấn đạt yêu cầu cao hơn trước đây, ngoài ra nhân sự thuộc tổ phỏng vấn là những người có kinh nghiệm lâu năm, kỹ năng chuyên môn cũng như khả năng đánh giá nhân sự tốt chính vì thế có thể chọn được những ứng viên có năng lực phù hợp với vị trí công ty tuyển dụng, và số liệu về tỷ lệ nhân viên không đạt sau thời gian thử việc giảm đáng kể đã chứng minh điều đó. Nhân sự tốt là một nhân tố quan trọng, là Trước khi áp dụng ISO (năm 1998) Sau khi áp dụng ISO 2004 2008 Tỷ lệ ứng viên không đạt vòng phỏng vấn 68% 35% 21% Tỷ lệ nhân viên không đạt sau thời gian thử việc 13% 4% 2.5% LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 32 nền tảng giúp cho hoạt động của từng phòng ban nói riêng và cả công ty nói chung đạt được hiệu quả tối ưu. 5.1.4 Tăng lượng hàng hóa bán ra thị trường - Chính vì công ty nhựa Bình M inh đạt được chứng nhận ISO 9001 nên được khách hàng tin tưởng và luôn ưu tiên lựa chọn mua những sản phẩm của công ty. - Công ty có nhiều lợi thế, cơ hội ký hợp đồng tham gia đấu thầu. Từ số liệu trên ta có thể thấy sau khi áp dụng ISO 9001, doanh thu của công ty tăng đều qua các năm, đặc biệt là năm 2008 vượt ngưỡng 1.000 tỷ đồng đánh dấu mốc quan trọng trong hoạt động phát triển của công ty, bên cạnh đó tỷ lệ chi phí quản lý bán hàng trên doanh thu của công ty có xu hướng giảm, chứng tỏ hệ thống đảm bảo chất lượng của công ty đạt hiệu quả rất thể hiện rất rõ ràng qua các con số thống kê, công ty nhựa Bình Minh cũng được đánh giá là một trong những doanh nghiệp có chi phí quản lý bán hàng luôn ở mức thấp và ổn định qua các năm (5% ~ 6%), con số mà rất nhiều doanh nghiệp khác mong muốn đạt đến. Doanh thu (tỷ đồng) Tổng chi phí quản lý, bán hàng (tỷ đồng) Tổng chi phí quản lý, bán hàng/Doanh thu (%) Trước năm 2002 405 60 15% Năm 2004 617 74 12% Năm 2006 868 61 7% Năm 2008 1020 65 6% LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 33 5.1.5 Giảm rủi ro đối với nguyên vật liệu mua vào Trước đây khi chưa áp dụng ISO 9001, bộ phận cung ứng thường chọn nhà cung ứng theo 1 số tiêu chí đơn giản về chất lượng và chủ yếu là chọn nhà cung ứng có giá thấp, tất cả đều không có quy trình đánh giá nhà cung ứng một các cụ thể mà chỉ dựa vào kinh nghiệm và đối chiếu giá trên thị trường nên thường xảy ra tình trạng nhập nguyên vật liệu có chất lượng không đạt yêu cầu dẫn đến việc phải đổi trả hoặc tình trạng xấu hơn là sản xuất ra thành phẩm lỗi phải bỏ đi gây mất thời gian, chi phí sản xuất cũng như ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất của công ty. Tuy nhiên từ khi áp dụng ISO 9001, bộ phận cung ứng có quy trình đánh giá nhà cung ứng kỹ lưỡng trước khi mua hàng lần đầu tiên và phải thực hiện liên tục theo dõi tất cả đơn đặt hàng tiếp theo, sàng lọc và chọn lựa những nhà cung ứng nguyên vật liệu đầu vào tốt nhất. Theo thống kê cho thấy từ sau khi áp dụng ISO 9001 số lần đổi trả nguyên vật liệu mua vào giảm 98%, còn tình trạng thành phẩm ko đạt yêu cầu do nguyên vật liệu kém chất lượng thì hầu như không còn xảy ra nữa. 5.2. Khó khăn khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 5.2.1. Lãnh đạo chưa quan tâm đến việc duy trì HTQLCL Cũng giống như các doanh nghiệp khác, khi áp dụng hệ thống ISO, mục đích của Nhựa Bình Minh trước hết đều muốn nhận được chứng chỉ ISO 9000 nhằm phục cho việc quảng bá thương hiệu của mình đối với khách hàng và tăng sức cạnh tranh trước đối thủ cạnh tranh trong việc nhận đơn đặt hàng hoặc đấu thầu. Chính vì mục đích lấy chứng chỉ ISO cao hơn mục đích áp dụng ISO để thiết lập một hệ thống đảm bảo chất lượng hiệu quả nên Công ty Nhựa Bình Minh cũng đã gặp một số khó khăn do thiếu sự quan tâm đúng mức của Lãnh đạo cao nhất của Công ty. Lãnh đạo cấp cao là người điều hành cao nhất của mỗi doanh nghiệp. Họ có vai trò ra quyết định đối với mỗi công việc trong nội bộ doanh nghiệp và trong gia o tiếp với khách hàng bên ngoài. Trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đề cao vai trò của lãnh đạo cấp cao trong việc truyền đạt tầm quan trọng của việc đáp ứng yêu LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 34 cầu khách hàng, thiết lập chính sách chất lượng, đảm bảo việc thiết lập các mục tiêu chất lượng, luôn quan tâm theo dõi việc vận hành hệ thống đảm bảo chất lượng và đảm bảo việc sẵn có các nguồn lực để hệ thống được vận hành tốt nhất. Tuy nhiên sau khi hệ thống đảm bảo chất lượng đã thiết lập, lãnh đạo công ty ít quan tâm đến việc xem xét xem hệ thống vận hành có hiệu quả hay không, các quy trình có sát với thực tế chưa và các nguồn lực để đáp ứng vận hành hệ thống có đầy đủ chưa mà chỉ ủy quyền cho bộ phận Đảm bảo chất lượng thực hiện việc đó và coi đó là trách nhiệm chính của bộ phận Đảm bảo chất lượng. Chính vì cấp lãnh đạo chưa thể hiện rõ quyết tâm đối với việc xây dựng Hệ thống chất lượng nên việc áp dụng hệ thống ISO 9000 chỉ mang tính hình thức đối phó ở các nhân viên, phòng ban và Phòng Đảm bảo chất lượng cũng gặp vô số khó khăn từ sự thiếu hợp tác đúng mức từ các phòng ban khác và do vậy chưa khai thác được hết tính hiệu quả của việc áp dụng Hệ thống ISO 9000. 5.2.2. Nhân viên khó thay đổi thói quen, thực hiện quy trình một cách đối phó Trước khi áp dụng tiêu chuẩn ISO, công việc được thực hiện theo thói quen và kinh nghiệm của từng cá nhân. Việc chuẩn hóa các thao tác, quy định chi tiết các trình tự công việc… khiến cho những người trực tiếp thực hiện công việc cảm thấy không quen, có tâm lý khó chịu đối với những thay đổi này. Khi đưa vào áp dụng tiêu chuẩn ISO, đòi hỏi lãnh đạo công ty phải có một sự đánh giá lại toàn diện về năng lực của nhân sự đối với từng vị trí công việc, để từ đó đưa ra kế hoạch, chương trình đào tạo phù hợp với hệ thống, quy trình làm việc mới. Điều này lại gây ra tâm lý chán nản ở nhân viên. Đặc biệt là ở bộ phận sản xuất. Thêm vào đó là việc phải tham gia vào các khóa đào tạo, vì chưa hiểu rõ mục đích của việc đào tạo, dẫn đến suy nghĩ: vì quy trình mới mà họ phải bị đào tạo lại. Từ đó dẫn đến tâm lý chán nản, bất hợp tác trong việc tham gia các khóa đào tạo. Ngoài ra, khi áp dụng ISO, quy trình làm việc được đánh giá lại và sắp xếp theo một cách khoa học và hợp lý nhằm tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho công ty. Do vậy phân đoạn công việc dư thừa bị loại bỏ, gây tâm lý lo lắng cho nhân viên. LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 35 Họ lo sợ bị mất việc hoặc bị thay đổi công việc khác khi áp dụng quy trình mới này. Nhân viên chưa thực sự quan tâm và chưa có nhận thức đúng về vai trò, lợi ích của việc áp dụng ISO. Họ cho rằng việc thực hiện ISO là trách nhiệm của ban lãnh đạo công ty. Do vậy, họ thực hiện quy trình theo tính hình thức, mang tâm lý bị ép buộc, không thoải mái. Từ đó, lãnh đạo công ty cũng rất khó để đánh giá hiệu quả của công tác đào tạo cũng như nhận biết hiệu quả của quy trình mới mang lại khi áp dụng tiêu chuẩn ISO. 5.2.3 Nhiều quy trình, thủ tục phức tạp rườm rà Hệ thống đảm bảo chất lượng ISO đòi hỏi cần phải có hệ thống tài liệu đầy đủ, rõ ràng, lưu giữ hồ cần thiết nhằm hỗ trợ cho công tác kiểm tra, thống kê và giám sát. Tuy nhiên do ban đầu áp dụng ISO 9000, các quy trình đều được chuẩn hóa một cách chuyên nghiệp nhưng lại chưa sát với thực tế làm việc hiện tại của các nhân viên gây khó khăn cho việc thực hiện. Ví dụ như ở bộ phận sản xuất, trước khi áp dụng ISO, khi phát hiện sự cố hư hỏng máy móc, công nhân báo trực tiếp cho phòng bảo trì để nhanh chóng điều nhân viên đến kiểm tra sửa chữa. Sau khi áp dụng ISO, công nhân đến báo sự cố hư hỏng phải yêu cầu bằng văn bản, có chữ ký của tổ trưởng sản xuất. Tờ đơn này được lưu trữ tại phòng bảo trì và sau khi sửa chữa hoàn tất cũng cần có chữ ký xác nhận giữa bên sản xuất và bảo trì. Hoạt động này nhằm giúp phòng bảo trì thống kê được có bao nhiêu máy được sửa chữa trong ngày, loại máy thường phát sinh hư hỏng,… Tuy nhiên quy trình này gây mất nhiều thời gian khi gặp phải sự cố khẩn cấp. 5.2.4 Nhân viên chưa nắm bắt kịp và chưa thực hiện chính xác quy trình Trong thời gian đầu áp dụng ISO, ngoài tâm lý ngại học hỏi cái mới của nhân viên, việc nắm bắt được nội dung đào tạo và thực hiện theo đúng quy trình theo tiêu chuẩn ISO còn khá khó khăn. Mục đích của việc áp dụng quy trình là để chuẩn hóa các hoạt động và giảm thiểu các sai sót gây thiệt hại và tăng tính an toàn cho công ty. Tuy nhiên, để thực hiện được các quy trình một cách bài bản và chuyên nghiệp là một công việc rất khó khăn khi mới áp dụng đối với nhân viên. Đặc biệt là ở bộ phận sản xuất, mỗi hoạt động đều được quy trình hóa, nhưng không phải quy trình nào cũng được thực hiện một cách đầy đủ và đúng trình tự. Đặc biệt là đối với các nhân viên mới hoặc nhân viên thời vụ, do chưa được đào tạo để hiểu rõ các quy LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 36 trình và chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc thực hiện đúng quy trình. Như vậy, việc thực hiện sai hoặc thiếu sót quy trình làm phát sinh sự cố gây thiệt hại cho công ty.  Như ví dụ đã trình bày ở phần lợi ích, đối với việc chuẩn bị khuôn để chạy máy: Công nhân chỉ thực hiện thiếu 1 bước nhỏ như không vệ sinh khuôn trước khi lắp lên máy, hoặc lắp thiếu bulong… thì sẽ gây ra thiệt hại đáng kể cho Công ty. Khi đó, chỉ đến khi có được sản phẩm cuối cùng mới phát hiện ra sản phẩm không đạt thì phải tắt máy và thao tác lại từ đầu như khi bắt đầu mở máy, thời gian thực hiện là 3 giờ. Chi phí cho việc này là không nhỏ. Ngoài ra, khi có sự thay đổi nhân sự, cán bộ quản lý gặp khó khăn trong việc đào tạo nhân viên mới, giúp họ có ý thức tự giác chấp hành những quy định của công ty khi thực hiện hệ thống ISO. Tuy nhiên do chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng cũng như trách nhiệm cá nhân trong quá trình thực hiện, nhân viên mới thường chưa nắm bắt được chính xác quy trình.  Ví dụ như, cuối ngày công nhân có trách nhiệm phải thống kê mỗi máy sản xuất được bao nhiêu mét thành phẩm, bao nhiêu phế phẩm, phải ghi rõ giờ bắt đầu sản xuất và kết thúc của thành phẩm. Tuy nhiên, nhân viên mới thường làm thống kê qua loa, dẫn đến sai sót trong thống kê. 5.2.5 Khó khăn khi thực hiện cải tiến liên tục Kể từ khi mới bắt đầu áp dụng ISO và cho đến thời điểm này, Công ty đã và đang vận dụng và hoàn thiện hệ thống ISO, tuy nhiên xuất hiện 2 luồng ý kiến trái ngược nhau về quan điểm cải tiến liên tục tốt hay không tốt. - Ý kiến cho cải tiến liên tục là không cần thiết: Khi nói đến cải tiến liên tục, họ nghĩ ngay đến việc thay đổi công nghệ, thay đổi máy móc thiết bị để cải tạo năng lực sản xuất. Và những việc này thường tiêu tốn rất nhiều tiền của, mà quy mô cũng như vốn hay tiềm lực tài chính của doanh nghiệp lại hạn chế. Họ cho rằng, nếu công ty cứ cải tiến, thay đổi liên tục có nghĩa là công ty không ổn định về chính sách, công nghệ, kỹ thuật hiện tại không tốt nên cứ thay đổi, làm họ phải thay đổi, tốn thời gian và sức lực để học, để thay đổi. Do vậy họ cho rằng không cần phải cải tiến. Điều này làm phát sinh những hạn chế như hoạt động gia tăng giá trị bị suy giảm, làm cho năng lực cạnh LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 37 tranh kém, khó đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của khách hàng khi công nghệ đang thay đổi từng ngày. - Ý kiến cho cải tiến liên tục là cần thiết: Họ hoàn toàn nhất trí với chính sách cải tiến liên tục vào tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh từ xưởng sản xuất cho đến văn phòng điều hành, từ Khối sản xuất trực tiếp cho đến gián tiếp, từ các hoạt động đối nội cho đến các hoạt động đối ngoại của doanh nghiệp. 5.2.6 Phân công công việc bị chồng chéo Hiện tại, công ty đang gặp vướng mắc trong quá trình phân công công việc giữa bộ phận bảo trì và bộ phận kỹ thuật. Trong quá trình sản xuất, khi phát hiện sự cố trong quá trình vận hành, bộ phận sản xuất thường báo cáo sự cố máy hư cho cả hai bộ phận kỹ thuật và bảo trì. Khi tiếp nhận thông tin, hai bộ phận này không liên lạc với nhau nên thường cho nhân viên đến nhà máy sữa chửa. Do đó, cùng một sự cố máy móc hư hỏng nhưng có đến hai nhân viên từ hai phòng khác nhau làm nhiệm vụ sửa chữa, phân công công việc chưa hợp lý và bị chồng chéo. 5.2.7 Đào tạo nhân viên mới gây mất nhiều thời gian cho người quản lý trực tiếp Tiếp theo, khi có sự thay đổi nhân sự, người quản lý trực tiếp ngoài viêc thực hiện công việc hàng ngày của họ lại phải đảm nhận trách nhiệm đào tạo nhân viên mới, do đó gây quá tải công việc. 6. NHỮNG BIỆN PHÁP ĐÃ TRIỂN KHAI 6.1. Giải pháp đối với cam kết của lãnh đạo. Sau thời gian thực hiện ISO, việc thiếu sự quyết tâm của lãnh đạo trong việc thực hiện đã dẫn đến việc thực hiện quy trình chỉ mang tính hình thức, đối phó của các nhân viên và phòng ban, bộ phận đảm bảo chất lượng gặp nhiều khó khăn đối với việc quản lý hệ thống nhất lượng do không nhận được sự hợp tác từ các phòng ban khác một cách nhiệt tình. Phòng đảm bảo chất lượng đã báo cáo cho lãnh đạo cấp cao tình hình như trên và phòng đảm bảo chất lượng đã đề xuất với lãnh đạo cao cấp các vấn đề sau: - Trao quyền cao hơn trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống đảm bảo chất lượng ISO 9000 đối với các phòng ban, được quyền yêu cầu LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 38 các phòng ban khác thực hiện theo các đề xuất liên quan đến việc đảm bảo chất lượng. - M ọi việc khen thưởng hoặc phạt răn đe sau khi nhận báo cáo từ phòng đảm bảo chất lượng đều do ban lãnh đạo trực tiếp thông báo đến các phòng ban được khen thưởng hoặc cảnh cáo nhằm tăng cao giá trị của việc thưởng và việc phạt, làm cho nhân viên cảm thấy được ban lãnh đạo luôn quan tâm đến việc thực hiện hệ thống đảm bảo chất lượng ISO 9000. 6.2. Giải pháp đối với vấn đề nhân viên thực hiện các quy trình một cách đối phó M ục đích của việc áp dụng hệ thống ISO đối với các nhân viên là nhằm chuẩn hóa các hoạt động, giảm thiểu sai sót, nâng cao năng suất bằng cách bỏ bớt các hoạt động thừa và tránh các hoạt động theo thói quen tùy hứng. Tuy nhiên, các nhân viên sẽ không nhận thấy được lợi ích thực sự của nó khi thực hiện chỉ mang tính đối phó và hình thức. Bộ phận đảm bảo chất lượng đã đề xuất những giải pháp sau: 1. Chuẩn bị các câu hỏi mà nhân viên thường băn khoăn và lo lắng khi áp dụng ISO 9000 và những câu trả lời tương ứng sau đó dán nó ở bản thông tin nhân viên, nơi căn tin và nhưng nơi nhân viên nghỉ ngơi. Một số câu hỏi như: ISO 9000 là gì? Tại sao công ty phải áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000? Mọi người được lợi gì khi áp dụng ISO 9000? Việc áp dụng ISO 9000 có thay đổi cơ cấu nhân sự không? Việc áp dụng ISO 9000 có làm tạo thêm nhiều việc hơn không?. Đó là những câu hỏi thường gặp của nhân viên, do đó Bộ phận chất lượng đã nghiên cứu và soạn ra các câu trả lời tương ứng (Phụ lục 2). Mục đích của việc này nhằm mục đích để cho nhân viên nhận thức đúng đắn về việc áp dụng ISO và những lợi ích của nó mang lại cho chính họ và cho công ty. Giải pháp này đã mang lại hiệu quả rất tích cực khi ổn định tâm lý của nhân viên khi áp dụng một hệ thống đảm bảo chất lượng mới. Nhân viên đã có nhận thức tốt hơn về việc áp dụng ISO 9000, đây là một trong những điều kiện quan trọng để hệ thống ISO vận hành thành công đó là cần có sự tham gia chủ động của nhân viên. 2. Để nhân viên tích cực tham gia hơn nữa khi áp dụng các quy trình quản lý mới, Bộ phận đảm bảo chất lượng đã đề xuất cần có chính sách khen thưởng LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 39 đối với các cá nhân và phòng ban khi họ thực hiện đúng và đầy đủ các quy trình sau khi đánh giá nội bộ định kỳ 3 tháng/1 lần. Nếu có số lỗi sai sót trong phạm vi bên dưới thì được thưởng như sau:  Dưới 3 lỗi thưởng 10 triệu đồng,  Từ 3 đến dưới 6 lỗi thưởng 8 triệu đồng  Từ 6 đến dưới 8 lỗi thưởng 5 triệu đồng  Từ 8 đến dưới 10 lỗi thưởng 3 triệu đồng. Và tương ứng với việc thưởng, để tạo ra tính răn đe trong việc tuân thủ các quy trình thì Bộ phận đảm bảo chất lượng yêu cầu đưa chỉ tiêu tuân thủ các quy trình vào việc đánh giá KPI hàng tháng và nhờ bộ phận nhân sự hỗ trợ việc này. Ở mỗi tiêu chí đánh giá KPI, bộ phận đảm bảo chất lượng đề xuất thêm tiêu chí thực hiện đúng, đủ so với quy trình nhằm thể hiện cho nhân viên thấy rằng việc áp dụng quy trình là trách nhiệm của mỗi người và việc đo lường được đánh giá rõ rằng qua việc đánh giá KPI hàng tháng. Ở Công ty Nhựa Bình Minh, Cơ cấu lương được chia theo tỉ lệ lương cố định chiếm 70%, thưởng chiếm 30% (nếu đạt điểm KPI 100%). Và thưởng được đánh giá qua nhiều tiêu chí KPI. Cơ cấu thưởng như sau: Nếu được A ++: được thưởng 150% (so với mức thưởng 30%) Nếu được A +: được thưởng 120% (so với mức thưởng 30%) Nếu được A : được thưởng 100% (so với mức thưởng 30%) Nếu được B: được thưởng 80% (so với mức thưởng 30%) Nếu được C: được thưởng 50% (so với mức thưởng 30%) Nếu được D : được thưởng 30% (so với mức thưởng 30%) Nếu được E: không được thưởng. Các nhân viên nhận thấy rằng để được điểm cao trong việc đánh giá KPI hàng tháng họ phải thực hiện tốt các quy trình, nếu không thu nhập của họ cũng bị ảnh hưởng nếu không tuân thủ các quy trình mà công ty yêu cầu. 6.3. Giải pháp đối với các quy trình thủ tục rườm rà, chưa sát với thực tế Khi xây dựng quy trình cho các hoạt động, công ty muốn mọi quy trình đều được thực hiện một cách chuyên nghiệp nhất, do đó, có một số quy trình chưa sát với thực tế, rườm rà so với chất lượng nguồn nhân lực hiện tại và tình LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 40 hình thực tế của công ty. Bộ phận đảm bảo chất lượng đã đề xuất giải pháp sau: Đối với quy trình nào làm mất thời gian hơn trước đây mà không đem lại nhiều hiệu quả hơn thì phòng ban đề xuất thay đổi quy trình phù hợp với tình hình hiện tại, làm cho người thực hiện cảm thấy thoải mái hơn, nó ghi lại những bước họ đã làm trước đây. Làm cho nhân viên cảm thấy rằng quy trình phục vụ cho công việc của họ tốt hơn chứ không phải họ làm việc để phục vụ một quy trình nào đó. Nếu quy trình có liên quan đến các phòng ban khác thì cần phải có sự thỏa thuận với các phòng ban khác trước khi chỉnh sửa để quy trình được thực hiện với sự thông hiểu rõ ràng của hai bên. Trong thời gian 48 tiếng, phòng đảm bảo chất lượng sẽ tiến hành điều chỉnh quy trình sau khi có tham khảo ý kiến của các bên liên quan. Đối với khó khăn về quy trình chỉ xảy ra vào lúc ban đầu áp dụng, sau thời gian điều chỉnh gần 1 năm, các quy trình đã phản ánh rất sát thực tế tình hình hoạt động hiện tại của tổ chức. 6.4. Giải pháp cho việc nhân viên chưa nắm bắt quy trình và giải pháp cho việc đào tạo làm mất thời gian cho người quản lý Trong thời gian đầu áp dụng, mặc dù có các quy trình đối với mỗi hoạt động một cách rõ ràng, nhân viên được hướng dẫn quy trình bởi các nhà quản lý trực tiếp của mình nhưng do chưa nhận thức hết tầm quan trọng của việc tuân thủ quy trình và hoạt động của nhân viên chỉ theo thói quen một cách tùy hứng nên phòng đảm bảo chất lượng đã đề xuất giải pháp như sau: Những nhân viên giỏi, những người tham gia viết các quy trình sẽ là người hỗ trợ cùng với người quản lý trực tiếp của mỗi đội và phòng ban để đào tạo các nhân viên bên dưới về các quy trình với 1 tháng hai lần đối với những nhân viên chưa biết về quy trình và những nhân viên mới vào. Tùy theo tính chất của từng phòng ban, việc đào tạo đến khi người quản lý trực tiếp đánh giá là nhân viên của mình thực hiện đúng và đầy đủ các quy trình bắt buộc. Đào tạo được tiến hành tại chỗ nơi làm việc của mỗi bộ phận để mọi nhân viên dễ dàng ứng dụng ngay những gì đã được học. Thời gian đào tạo được tiến hành ngoài giờ làm việc. Và thời gian đào tạo được hỗ trợ về phụ cấp, mỗi giờ đào tạo được trả 20.000 đồng/ 1 giờ cho nhân viên được đào tạo và 50.000 đồng LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 41 đối với người đào tạo. Ngoài ra còn phụ cấp ăn uống giữa ca để động viên nhân viên tham gia một cách tích cực hơn. Việc đào tạo này cũng một phần giải quyết việc quá tải đối với người quản lý khi ngoài công việc hiện tại họ phải tham gia đào tạo, nếu việc đào tạo nhân viên diễn ra trong ca họ đang làm việc sẽ lấy nhiều thời gian của họ. Trong khi đó, ngoài áp lực công việc họ còn phải chịu áp lực trong việc đào tạo nhân viên của họ tuân thủ đúng quy trình. Đối với những người đào tạo và người quản lý thực hiện việc đào tạo tốt theo đánh giá của tất cả người đào tạo sẽ được thưởng và trao bằng khen về việc cống hiến đối với công ty. Cách đề xuất trên đã giải quyết được những khó khăn trong việc đào tạo, nhân viên tham gia đào tạo với tinh thần tích cực hơn, người quản lý và người đào tạo cũng cảm thấy họ được công ty công nhận khi công sức của họ được đền đáp một cách xứng đáng về vật chất lẫn tinh thần. 6.5. Giải pháp cho việc phân công chồng chéo. Cũng tương tự giống trường hợp thủ tục chưa sát với thực tế, các quy trình khi được thiết lập có sự chồng chéo của các phòng ban là điều không tránh khỏi, việc này không chỉ xảy ra ở công ty Bình Minh mà còn là tình trạng phổ biến đối với các công ty khác, khi các phòng ban cùng giải quyết một vấn đề liên quan. Do đó, Phòng đảm bảo chất lượng đã đề xuất phòng Hành chính – nhân sự hỗ trợ trong việc phân tích và thiết kế lại công việc để giảm tình trạng trên. Sau khi trách nhiệm được phân công rõ ràng, việc thiết lập quy trình sẽ được thực hiện một cách rõ ràng hơn. Để giảm tình trạng chồng chéo khi xảy ra sự việc thì các phòng ban liên quan sẽ đề xuất lên Giám đốc điều hành và giám đốc sẽ quyết định phòng ban nào chịu trách nhiệm chính. 6.6. Giải pháp đối với việc duy trì sự cải tiến. Sau một năm, khi mà công ty đã nhận được chứng chỉ ISO 9000, khó khăn lớn nhất đó là việc cải tiến quy trình. Khi quy trình đã sát với thực tế, cũng đồng nghĩa với việc nhân viên làm việc quen với quy trình có sẵn. Tất nhiên là không ai muốn thay đổi mặc dù nó có bất tiện cho chính mình hoặc phòng ban khác vì đối với họ nó đã trở thành thói quen hằng ngày và họ đã chấp nhận vấn đề đó như một sự hiển nhiên. Sợ thay đổi cũng đồng nghĩa với việc LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 42 không muốn cải tiến quy trình của phòng ban mình. Để nâng cao thái độ tích cực trong việc cải tiến quy trình. Phòng đảm bảo chất lượng đã đề xuất giải pháp sau: Trong quá trình đánh giá nội bộ (mỗi quý 1 lần) mỗi ý kiến đề xuất cải tiến quy trình sẽ được thưởng 100.000 đồng (bắt buộc các phòng ban phải đề xuất, ít nhất là một ý kiến). Nếu quy trình đó được áp dụng thì sẽ được thưởng thêm 400.000 đồng. Đặc biệt những sáng kiến nào mang giá trị tăng năng suất lao động, mang lại hiệu quả rõ rệt cho công ty, sẽ được thưởng ngay 5% so với việc tiết kiệm chi phí hoặc lợi nhuận chênh lệch khi áp dụng giải pháp đó mang lại. LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 43 PHỤ LỤC 1 50 công ty kinh doanh hiệu quả nhất Việt Nam Thứ năm, 21 Tháng 6 2012 15:21 | Ngày 19/6/2012 Tạp chí Nhịp cầu đầu tư – Tạp chí kinh doanh uy tín hàng đầu – VIETNAM’S BEST BUSINESS READ tổ chức Lễ công bố “50 công ty kinh doanh hiệu quả nhất Việt Nam” tại Khách sạn New World – TP. Hồ Chí Minh. Bảng xếp hạng được khảo sát từ 701 công ty niêm yết trên sàn chứng khoán có giá trị vốn hoá từ 500 tỷ đồng trở lên, có doanh thu 3 năm 2009, 2010 & 2011 đạt trên 200 tỷ đồng và lợi nhuận sau thuế 3 năm 2009, 2010, 2011 từ 20 tỷ đồng trở lên .Kết quả có 87/701 công ty thỏa điều kiện. Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh xếp hạng thứ 10 trong 50 công ty kinh doanh hiệu quả nhất Việt Nam. Kết quả trên là sự phấn đấu bền bỉ, liên tục của toàn thể Cán bộ công nhân viên Công ty, lập thành tích chào mừng kỷ niệm 35 năm ngày thành lập Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh Nhựa Bình Minh – 16 năm được người tiêu dùng bình chọn HVNCLC Thứ năm, 03 Tháng 5 2012 00:00 | Tối ngày 25/4/2012, tại sận vận động Phú Thọ TP. HCM diễn ra lễ khai mạc hội chợ HVNCLC TP. HCM. Trong buổi lễ, Lãnh đạo TP. HCM đã tôn vinh 43 doanh nghiệp trong đó có Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh, suốt 16 năm liền, từ năm 1997 đã được người tiêu dùng tin cậy bình chọn HVNCLC. Đây là phần thưởng to lớn cho các doanh nghiệp được lựa chọn nói chung và Nhựa Bình Minh nói riêng, ghi nhận công sức 16 năm liên tục cống hiến vì người tiêu dùng. Với chính sách nhất quán đặt chất lượng lên hàng đầu, luôn lắng nghe và không ngừng cải tiến để thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của thị trường, tập thể Nhựa Bình Minh luôn xem đây là trách nhiệm cao cả của doanh nghiệp đối với người tiêu dùng và xã hội, góp phần đưa nền kinh tế Việt Nam phát triển. Một số hình ảnh của buổi lễ: LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 44 Tiếp theo những thành tích đáng tự hào: 15 năm liên tục được người tiêu dùng bình chọn Hàng Việt Nam chất lượng cao; bảy lần đạt giải thưởng Sao Vàng Đất Việt; hai lần được chính phủ lựa chọn tham gia chương trình Thương hiệu Quốc gia; Top 500 doanh nghiệp tăng trưởng nhanh nhất Việt Nam…, vào những ngày cuối năm, hoa chung không khí khẩn trương sản xuất để hoàn thành kế hoạch và chuẩn bị đợt thăm hỏi cảm ơn khách hàng sau một năm hợp tác, Nhựa Bình Minh có tin vui mới: Được Profiles Internat ional Việt Nam (thuộc Profiles International, là Công ty hàng đầu thế giới trong lĩnh vực tuyển chọn và phát triển lực lượng lao động có hiệu suất cao),đánh giá xếp hạng là Công ty “HIỆU Q UẢ HÀNG ĐẦU” ngành sản xuất cao su, nhựa và các sản phẩm giấy (Công ty giữ vững thứ hạng đầu trong ngành 2 năm liên tiếp và có năng suất lao động gia tăng qua từng năm),sau khi phân tích dữ liệu tài chính từ 676 công ty giao dịch công khai trên Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh Công tác chăm lo sức khỏe cho người lao động là mối quan tâm hàng đầu của Lãnh đạo Công ty, đảm bảo người lao động có sức khỏe để làm việc lâu dài. Song song với việc tổ chức bữa ăn giữa ca tại chỗ vừa đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, vừa tính toán sao cho đủ dinh dưỡng để CBCNV tái tạo lại sức lao động, yên tâm sản xuất, Công ty đã bố trí mỗi nhà máy 01 y bác sĩ thực hiện việc chăm sóc sức khỏe, sơ cứu cho người lao động với chi phí trang thiết bị và tiền thuốc bình quân 50 triệu đồng/năm. Bên cạnh việc phát triển sản xuất, tăng thu nhập hợp lý cho người lao động, Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh tự hào là doanh nghiệp thực hiện chính sách tốt cho người lao động để luôn có đội ngũ CBCNV ổn định và ít biến động, có sức khoẻ, sẵn sàng tham gia tốt các hoạt động sản xuất kinh doanh và đóng góp cho cộng đồng xã hội. LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHĐ3K22 – NHÓM 5 45 PHỤ LỤC 2 GIẢI ĐÁP THẮC MẮC VỀ ISO 9000 1. ISO 9000 là gì? ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) ban hành. Tiêu chuẩn được áp dụng khi một tổ chức cần chứng tỏ khả năng cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng và luật định một cách ổn định và mong muốn nâng cao sự thoả mãn của khách hàng. 2. Tại sao tổ chức phải áp dụng ISO 9000: - Hình thành văn hóa làm việc bài bản, khoa học thông qua thiết lập và áp dụng các quy trình chuẩn để thực hiện và kiếm soát công viêc; qua đó giúp phòng ngừa sai lỗi, nâng cao chất lượng và sự thỏa mãn của khách hàng; - Hệ thống văn bản quản lý chất lượng sẽ giúp CBNV mới vào việc một cách nhanh chóng và là nền tảng quan trọng để duy trì và cải tiến các hoạt động; - Các yêu cầu về theo dõi sự không phù hợp, theo dõi sự hài lòng của khách hàng, đánh giá nội bộ… tạo cơ hội để thường xuyên thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến để “ NGÀY HÔM NAY TỐT HƠN NGÀY HÔM QUA VÀ NGÀY MAI TỐT HƠN NGÀY HÔM NAY”; - Hệ thống quản lý chất lượng giúp phân định “ RÕ NGƯỜI - RÕ VIỆC”, góp phần xây dựng môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp và hiệu quả; - Một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả là sự đảm bảo về khả năng cung cấp sản phẩm dịch vụ thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng một cách ổn định. 3. Nhân viên được lợi gì khi áp dụng ISO 9000 ? - Hạn chế những lỗi sai không đáng có - Biết rõ các công việc phải làm, các cá nhân cần liên hệ, hợp tác tạo công việc hiệu quả hơn - Công ty sẽ dễ dàng đánh giá các cá nhân thực hiện tốt, sẽ tạo ra việc đánh giá công bằng cho các nhân viên và phòng ban - Khi các nhân viên thực hiện tốt các quy trình theo yêu cầu của ISO sẽ giúp công ty giảm chi phí, đạt hiệu quả kinh doanh cao khi đó lợi nhuận của công ty càng cao. Và như các bạn đã biết, lợi nhuận của công ty gắn liền với thưởng của toàn thể nhân viên. 4. Khi áp dụng ISO 9000 phải thay đổi cơ cấu nhân sự không? Việc áp dụng ISO nhằm mục đích quy trình hóa công việc, tăng hiệu suất công việc không làm thay đổi cơ cấu nhân sự. 5. Việc áp dụng ISO 9000 mất thời gian hơn so với làm việc trước đây? Các quy trình của ISO là hệ thống hóa các công việc làm hằng ngày một cách hệ thống để các nhân viên biết rõ những việc mình làm một cách chi tiết.Tạo điều kiện để nhân viên sắp xếp công việc một cách hiệu quả nhất. Do đó, khi áp dụng tốt các quy trình của hệ thống ISO sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho bản thân nhân viên và cho cả công ty.