Đề tài Thực trạng quản trị vốn lưu động tại Công ty cổ phần Trường Sơn

- % +/- % 1. Doanh thu bán hàng và CCDV 67.421.080.099 96.414.626.995 162.628.025.775 28.993.546.946 43 66.213.398.780 68,7 2. GVHB 49.848.073.487 78.234.458.933 133.055.425.102 28.386.385.446 56,7 54.820.966.169 70,1 3. Lợi nhuận gộp 17.573.006.562 17.950.589.939 29.572.600.673 377.583.370 2,15 11.622.010.734 64,7 4. Lợi nhuận thuần từ hoạt động SXKD 9.362.014.641 3.026.115.517 6.707.298.051 -6.335.899.124 -67,7 3.681.182.534 121,6 5. LNST 9.152.335.464 3.148.615.256 6.147.944.338 -6.003.720.208 -65,6 2.999.329.082 95,3 Nguồn: báo cáo tài chính Đại học Kin h tế Hu ế 34 2.2. Khát quát về tình hình vốn lưu động tại công ty Trong những năm qua, công việc quản lý vốn lưu động của công ty do bộ phận kế toán quản lý kết hợp cùng với nhân viên phòng kinh doanh. Nhân viên đảm nhận công việc này rất thuận lợi do bộ phận kinh doanh có trách nhiệm quản lý dự trữ vật liệu và công cụ lao động, lập kế hoạch luân chuyển hàng hóa, kế hoạch sản xuất, cân đối nhu cầu tiêu thụ hàng hóa, quản lý vốn phù hợp với chuyên môn của họ. Nhưng việc quản lý còn bị hạn chế do quyền quyết định thuộc về Ban giám đốc công ty. Và để đánh giá thực trạng quản trị vốn lưu động khái quát hơn cần dựa vào kết cấu vốn công ty qua 3 năm. 2.2.1. Kết cấu vốn công ty Bảng 7. Kết cấu vốn công ty Chỉ tiêu/Năm ĐVT 2009 2010 2011 2010/2009 2011/2010 +/- % +/- % Vốn lưu động Trđ 35.994 65.220 52.700 29.226 81,2 -12.520 -19,2 Vốn cố định Trđ 66.862 76.446 70.580 9.583 14,3 -5.865 -7,7 Tổng nguốn vốn Trđ 102.857 141.666 123.280 38.809 37,7 -18.386 -13 VLĐ/NV Lần 35 46 42,7 VCĐ/NV Lần 65 54 57,3 Nguồn: bảng cân đối kế toán Qua bảng phân tích trên ta thấy tổng nguồn vốn của công ty ở năm 2009 đến năm 2010 là tăng hơn 38 tỷ đồng tương ứng tăng 37,7% nhưng sang năm 2011 thì tổng nguồn vốn này giảm hơn 18 tỷ đồng tương ứng giảm 13% là do vốn lưu động và vốn cố định có sự thay đổi trong đó chủ yếu là vốn lưu động. Cụ thể là từ năm 2009 đến năm 2010 vốn lưu động tăng lên hơn 29 tỷ chiếm 81,2% nhưng sang năm 2011 thì lại Đại học Kin h tế Hu ế 35 giảm hơn 12, 5 tỷ tương ứng giảm 19,2%. Đây là tín hiệu không tốt cho việc đảm bảo quá trình quản lý và sử dụng vốn lưu động có hiệu quả. Còn riêng vốn cố định năm 2010 tăng hơn 9 tỷ tương ứng 14,3% so với năm 2009 nhưng sang năm 2011 giảm gần 6 tỷ chiếm 7,7%. Điều này được giải thích là do năm 2010 công ty đã mua nhiều tài sản cố định, đầu tư nhiều vào các công ty khác và các tài sản dài hạn khác nên sang năm 2011 công ty đã giảm các khoản vốn cố định này để chủ yếu đầu tư vốn vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Ta nhận thấy rằng tỷ trọng vốn lưu động thấp hơn vốn cố định, đây là một điều rất hợp lý với một công ty chuyên sản xuất, kinh doanh đá và thủy sản như Công ty cổ phần Trường Sơn. Vì đối với hoạt động sản xuất thì tỷ trọng vốn nằm trong máy móc, thiết bị là chủ yếu. Nói chung chỉ tiêu cơ cấu vốn của công ty phản ánh sự phân bổ vốn phù hợp. 2.2.2. Đặc điểm vốn lưu động của công ty Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác, vốn lưu động công ty phải trải qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn, ở nhiều bộ phận quản lý khác nhau, nên việc đảm bảo đầy đủ và cân đối các bộ phận vốn có ý nghĩa rất quan trọng đối với yêu cầu thường xuyên liên tục của quá trình SXKD công ty. Ban đầu, vốn lưu động ở dạng vốn bằng tiền sau đó được dùng chủ yếu vào việc mua sắm, vận chuyển, nhập kho, dự trữ và bảo quản các loại nguyên vật liệu chuẩn bị cho sản xuất hay chế biến, tức là thực hiện khâu đầu tiên của quá tình tái sản xuất. Tiếp đó khi vật tư dự trữ được đưa vào sản xuất thì vốn lưu động chuyển toàn bộ giá trị của chúng vào sản phẩm và hoàn lại toàn bộ sau khi công ty tiêu thụ sản phẩm thu được tiền bán hàng. Khoản tiền bán hàng thu được có thể nằm dưới hình thức bằng tiền mặt hoặc nợ phải thu khách hàng. Cuối cùng, công ty lấy số tiền thu được do bán hàng để tiếp tục đưa vào sản xuất kinh doanh. Quá trình này cứ lặp đi lặp lại trong suốt quá trình hoạt động của công ty. 2.2.3. Kết cấu vốn lưu động Sau khi đánh giá tổng quan về vốn, đề tài tiếp tục đánh giá kết cấu của vốn lưu động bao gồm tỷ trọng của các thành phần tiền mặt, khoản phải thu, hàng tồn kho và tài sản lưu động khác. Đại học Kin h tế Hu ế 36 Bảng 8. Kết cấu vốn lưu động Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu/Năm 2009 2010 2011 2010/2009 2011/2010 Tiền % Tiền % Tiền % +/- % +/- % Tiền mặt 1.750 4,9 202 0,3 7.171 13,6 -1.548 -88,4 6.968 3437,7 KPT 10.255 28,4 15.729 24,1 9.618 18,3 5.474 53,4 -6.111 -38,8 HTK 22.262 61,9 47.848 73,4 34.877 66,2 25.585 114,9 -12.970 -27,1 Tài sản lưu động khác 1.725 4,8 1.440 2,2 1.032 1,9 -285 -16,5 -407 -28,3 Tổng 35.994 100 65.220 100 52.700 100 Nguồn: bảng cân đối kế toán Qua 3 năm thành phần hàng tồn kho chiếm tỷ trọng hơn 60% vốn lưu động do công ty áp dụng chính sách dự trữ hàng, một mặt nhằm cung cấp đủ hàng cho khách, mặt khác nhằm dự trữ hàng trong những lần biến động giá mạnh do lạm phát mục đích có đủ hàng để hoạt động sản xuất được diễn ra liên tục. Đây cũng chính là nguyên nhân làm cho tính thanh khoản nợ ngắn hạn của công ty chưa cao lắm. Vốn đầu tư vào khoản phải thu cũng tương đối cao chiếm hơn 20% vốn lưu động so với các thành phần còn lại do công ty áp dụng chính sách bán hàng gối đầu cho khách hàng. Và tiền mặt và tài sản lưu động khác chiếm tỷ lệ nhỏ trong vốn lưu động. 2.2.4. Các chỉ tiêu đo lường hiệu quả quản trị vốn lưu động Bảng 9. Một số chỉ tiêu đánh giá vốn lưu động Chỉ tiêu/Năm ĐVT 2009 2010 2011 2010/2009 2011/2010 Vòng quay VLĐ Vòng 2,18 1,9 2,76 -0,28 0,86 Kỳ luân chuyển VLĐ Ngày 167 192 132 25 -60 Mức đảm nhiệm VLĐ Lần 0,46 0,53 0,36 0,07 -0,17 Nguồn: trích bảng cân đối kế toán Đại học Kin h tế Hu ế 37 Qua bảng phân tích trên ta thấy năm 2009 VLĐ quay được 2,18 vòng và cứ mỗi vòng thì mất khoảng 167 ngày nhưng sang năm 2010 thì VLĐ quay chậm hơn gần 2 vòng và 1 vòng mất 192 ngày. Đặc biệt năm 2011 VLĐ quay nhanh nhất được 2,76 vòng và cứ 1 vòng mất 132 ngày. Ngược với vòng quay VLĐ là mức đảm nhiệm VLĐ, chỉ tiêu này cho biết năm 2011 công ty chỉ mất 0,36 đồng để có được 1 đồng doanh thu, điều này chứng tỏ năm 2011 công ty sử dụng tiết kiệm VLĐ. Dựa vào các chỉ tiêu trên giúp ta rút ra nhận xét về vòng quay VLĐ của công ty vẫn còn rất chậm nhưng hiệu quả sử dụng vốn lưu động ngày càng gia tăng và kết quả kinh doanh tăng qua 3 năm. Đây cũng là một điểm thuận lợi cho công ty khi đi vay vốn các ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác. 2.3. Thực trạng quản trị vốn bằng tiền Khởi điểm của việc kiểm soát đầu tư vào tài sản ngắn hạn là sự kiểm soát một cách hữu hiệu tiền mặt hay những khoản tương đương tiền. Tiền của công ty thường giữ dưới hình thức tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng trong tài khoản công ty. Và để hiểu rõ hơn về tiền bao gồm những thành phần nào thì chúng ta xem bảng sau: Bảng 10. Kết cấu vốn bằng tiền Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu/Năm 2009 2010 2011 2010/2009 2011/2010 Tiền % Tiền % Tiền % +/- % +/- % Tổng 1.750 100 202 100 7.171 100 -1.548 - 88,4 6.968 3437,7 Tiền mặt 1.010 57,7 42 20,9 60 0,8 -968 -95,8 18 42,5 TGNH 739 42,3 160 79,1 7.111 99,2 -579 -78,3 6.950 4337,2 Nguồn: sổ cái của tài khoản 111,112. Đại học i tế H uế 38 Nhìn vào bảng kết cấu vốn bằng tiền ta thấy rằng tỷ trọng tiền mặt năm 2009 chiếm 57,7% trong tổng vốn bằng tiền, trong khi đó TGNH chỉ chiếm tỷ lệ chưa tới 50%. Đây là tín hiệu chưa tốt chứng tỏ việc sử dụng thanh toán bằng tiền mặt cho các khoản chi của công ty tương đối cao hơn so với TGNH. Điều này cho thấy việc sử dụng chi trả bằng TGNH chưa thật sự tốt. Do đó, công ty nên có biện pháp khắc phục tình trạng này. Điều này đã được chứng minh qua năm 2010 và 2011. Năm 2010 thì tổng vốn bằng tiền của công ty chỉ có hơn 200 triệu đồng, trong khi đó sang năm 2011 lại tăng lên nhiều, hơn 7 tỷ đồng và tăng gần 7 tỷ đồng tương ứng 3437,7% so với năm 2010. Kết cấu vốn bằng tiền có sự chệnh lệch đáng kể cụ thể năm 2010 tiền mặt chiếm 20,9% nhưng sang năm 2011 chỉ chiếm tỷ lệ rất nhỏ 0,84% trong khi đó TGNH chiếm tỷ lệ 99,16% trong tổng vốn bằng tiền. Điều này cũng hiển nhiên vì hiện nay đa số các hoạt động thanh toán đều thực hiện qua ngân hàng nhưng tiền mặt dự trữ tại công ty năm 2011 chiếm tỷ lệ quá nhỏ, ảnh hưởng không tốt đối với những tình huống thanh toán bằng tiền mặt đột xuất . 2.3.1.Các cách thức quản trị vốn bằng tiền 2.3.2.1. Thực trạng tăng tốc độ thu hồi tiền a. Đẩy nhanh việc chuẩn bị và gửi hóa đơn Tốc độ thu hồi tiền phụ thuộc vào tình hình tiêu thụ các sản phẩm và cách thức bán hàng của công ty. Những năm trước đây thì thời gian từ khi xuất hàng đến gửi hóa đơn cho khách hàng rất lâu vì phải trải qua giai đoạn chào hàng cho các công ty, nhà thầu xây dựng. Số hàng này tốn thêm chi phí lưu kho cũng như chi phí khác. Điều này làm tăng giá thành sản phẩm gây ảnh hưởng xấu tới công ty trong nền thị trường cạnh tranh đầy gay gắt này. Trong 3 năm qua, nhờ biết phát huy tốt thế mạnh chất lượng tôm nuôi và đá đạt tiêu chuẩn kết hợp hoạt động Marketing giỏi, kết quả hai mặt hàng này được người tiêu dùng chấp nhận và bình chọn hàng Việt Nam chất lượng cao với thị trường tiêu thụ trên các tỉnh khu vực miền Trung và một số tỉnh thành ở phía Bắc. Và cũng trong thời gian đó, công ty chủ yếu sản xuất đáp ứng đơn đặt hàng từ các cửa hàng, công ty Đại học Kin h tế Hu ế 39 và nhà thầu xây dựng. Sau khi nhận lệnh đặt hàng, công ty sẽ đảm nhận luôn khâu giao tận nơi tiêu thụ, tại thời gian hàng xuất kho được bốc xếp lên xe cũng là thời điểm kế toán viên xuất hóa đơn bán hàng và tài xế là người có trách nhiệm gửi chúng đến các khách hàng. Kết quả là khách hàng nhận được hàng và hóa đơn cùng một thời điểm. Chính việc kết hợp hai công đoạn này đã rút ngắn thời gian từ khi xuất hàng đến khi hóa đơn bán hàng đến với khách hàng góp phần tăng tốc độ thu hồi tiền cho công ty. b. Yêu cầu khách hàng thanh toán trước Do truyền thống bán hàng cho khách hàng ghi nợ, chính điều này giúp giữ mối quan hệ mua bán lâu dài và là cơ sở để đánh giá sự tín nhiệm của khách hàng đối với công ty. Và để có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng ngành khác thì công ty áp dụng chính sách bán hàng theo phương thức bán hàng trả chậm để giữ khách hàng truyền thồng và thu hút khách hàng mới. Nhưng đồng thời công ty cũng áp dụng chính sách yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng trước cho công ty khi họ đặt mua hàng. Ngoài ra thanh toán tiền trước còn áp dụng đối với những khách hàng mới đặt hàng lần đầu. Cụ thể những hợp đồng có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên thì yêu cầu khách hàng trả trước tiền hàng bằng 50% giá trị lô hàng. c. Chính sách thúc đẩy khách hàng thanh toán tiền sớm Cùng với việc đẩy nhanh chuẩn bị và gửi hóa đơn cho khách hàng, các nhà quản trị công ty đã biết kết hợp với chính sách chiết khấu cho khách hàng kích thích họ thanh toán tiền hàng trước thời hạn cụ thể ghi trong hợp đồng kinh tế, nếu khách hàng thanh toán tiền hàng trước hoặc đúng thời hạn thì trong những lần mua hàng kế tiếp khách hàng được ghi nợ. Ở đây công ty áp dụng một tỷ lệ chiết khấu nhất định cho mọi khách hàng, thông thường là 2% trên giá trị lô hàng. Đây là một chính sách hay mà các nhà quản lý áp dụng nhằm mục đích thu hồi nợ nhanh để kịp thời có vốn đáp ứng nhu cầu sản xuất của công ty. d. Thời gian chuyển tiền từ khách hàng về công ty Trong 3 năm qua hệ thống chuyển tiền của công ty có bước tiến triển rõ rệt thể hiện qua việc bán hàng về tôm và đá rất chạy đặc biệt là tôm, nên xe vận chuyển hàng Đại học Kin h tế Hu ế 40 mỗi ngày đều đến các cửa hàng cũng như các lái buôn giao hàng. Nhận thấy được việc vận chuyển thường xuyên, bộ phận kinh doanh đã tận dụng việc vận chuyển kết hợp chuyển tiền rất hiệu quả bằng cách cử nhân viên thu tiền đi theo xe để trực tiếp đến các cửa hàng và các lái buôn để nhận tiền hàng, điều này làm giảm chi phí thu tiền đối với những khách hàng trung thành chấp nhận thanh toán đúng hạn. Nhân tố giúp cho việc luân chuyển tiền nhanh hơn là do công ty thành lập các văn phòng đại diện tại các Tỉnh thành chủ yếu nhằm phát triển việc bán hàng và thực hiện tốt việc thu tiền. Các nhân viên tại đây có trách nhiệm đi thu tiền theo lịch bán hàng và mỗi ngày gửi tiền hàng cho nhân viên thu tiền và thời gian chuyển tiền chậm nhất mất khoảng 1 ngày, nhân viên nhận tiền về nộp thủ quỹ để chuyển vào quỹ tiền mặt tại công ty Bước tiến triển diễn ra rất nhanh trong 3 năm qua đối với công ty là thời gian luân chuyển tiền đều được rút ngắn do công ty áp dụng hình thức chuyển tiền thông qua hệ thống ngân hàng. Việc chuyển tiền bằng hệ thống ngân hàng không những giúp cho công ty có thể chuyển tiền hay rút tiền đáp ứng các nhu cầu của công ty khi được Ban Giám đốc phê duyệt mà còn tạo ra mối quan hệ tốt với ngân hàng, thuận lợi cho việc vay vốn để phát triển kinh doanh và công ty thu được một khoản lợi nhuận từ tiền gửi này. Tóm lại thời gian luân chuyển tiền đã được rút ngắn và hiện nay việc thanh toán thông qua hệ thống tài khoản ngân hàng rất phổ biến giúp hạn chế lượng tiền thừa tồn đọng tại các văn phòng đại diện của công ty. Do vậy, các nhà quản lý nên cân nhắc đến lợi ích của nó so với chi phí bỏ ra là có hiệu quả hay không. Nhìn chung trong 3 năm qua nhà quản lý đã làm tốt công tác quản lý tiền mặt thông qua các chính sách đẩy nhanh việc thu hồi tiền về cho công ty nhưng còn những điểm hạn chế cần đưa ra các biện pháp khắc phục để quản lý tốt hơn. Bên cạnh tăng tốc độ thu hồi tiền mặt công ty cần có những chính sách tối ưu để giảm lượng tiền chi ra và đề tài sẽ tiếp tục đi vào phân tích thực trạng giảm tốc độ chi tiền mặt qua 3 năm tại công ty. Đại ọc Kin tế H ế 41 2.3.2.2. Thực trạng giảm tốc độ chi tiền Để có thể duy trì hoạt động sản xuất bình thường thì công ty phải chi tiền để mua các nguyên vật liệu chính là giống tôm, thức ăn, nhiên liệu giúp máy móc hoạt động để khai thác đá và các chi phí khác. Do đó, các nhà quản trị cần phải tính đến thời gian trả tiền hàng cho tương ứng với khoảng thời gian thu tiền từ bán hàng qua việc lập dự toán thu chi tiền mặt và quan trọng hơn là công ty đã biết tận dụng hết thời hạn bán chịu của nhà cung cấp vì công ty thường mua hàng từ một số ít nhà cung cấp để tạo mối quan hệ tốt trong mua bán. Thông thường công ty thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp khi đặt hàng vào những lần kế tiếp theo phương thức gối đầu, nếu đến hạn công ty không thanh toán dễ dẫn đến hạn mức tín dụng được cấp giảm xuống phát sinh thêm chi phí vận chuyển và số lượng hàng cung cấp giảm xuống do thanh toán trễ hạn và có thể bị phạt tiền với mức lãi suất cao hơn lãi suất ngân hàng. Do công ty có số lao động trực tiếp chiếm đa số nên việc trì hoãn tiền lương không thể kéo dài được, dễ xảy ra tình trạng công nhân sẽ đình công hoặc nghỉ làm. Điều này dễ ảnh hưởng xấu tới tình hình hoạt động sản xuất của công ty. Do đó, thời gian chi trả lương cho công nhân chỉ có thể kéo dài không quá 2, 3 ngày và trả lương thông qua ngân hàng. 2.3.2. Lập dự toán vốn bằng tiền Công ty có bộ phận kế toán lập dự toán vốn bằng tiền cho từng ngày, tháng, năm sắp tới, việc này giúp tăng thêm tính chính xác cho dự toán. Dự toán này giúp cho nhà quản trị thấy được sự biến động của số dư về tiền bằng cách tổng kết các khoản thu chi đã xảy ra trong kỳ kế toán, xử lý các chi phí đã qua, đồng thời thể hiện tính thanh khoản của công ty trong việc ảnh hưởng đến số lượng và yếu tố thời gian của luồng tiền nhằm giúp cho nhà quản lý thích nghi với các điều kiện và cơ hội luôn thay đổi. Và dự toán vốn bằng tiền được lập theo bảng sau: Đại học Kin h tế Hu ế 42 Bảng 11. Dự toán vốn bằng tiền Chỉ tiêu Nguồn số liệu lấy từ Tháng Quý I 1 2 3 - Số dư tiền mặt đầu kỳ - Cộng thực thu + Thu bán hàng + Thu vận chuyển - Trừ các khoản chi + Chi phí nguyên vật liệu + Chi phí nhân công + Chi phí sản xuất chung + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp + Mua trang thiết bị + Nộp bảo hiểm, kinh phí công đoàn và các khoản nộp khác - Cân đối thu chi Qua đó giúp cho công ty hạn chế mọi thiếu sót của việc lập kế hoạch, các mối quan hệ, hoặc các số dư dùng cho mục tiêu lâu dài của công ty sẽ nhanh chóng được xác định. Mặt khác bảng dự toán này còn giúp cho công ty lập kế hoạch tài trợ sản phẩm mới, mua sắm máy móc thiết bị, tìm ra phương hướng giải quyết tình trạng thiếu tiền mặt và do đó sẽ có phương hướng hoạt động trong tín dụng rất lớn cho công ty trong việc lập kế hoạch về dự toán tiền mặt. Đại học Kin h tế Hu ế 43 Từ đó giúp cho nhà quản lý thích hợp cho việc lập được kế hoạch đi vay hoặc giữ một lượng tiền, tránh tình trạng khan hiếm tiền mặt hoặc dư thừa tiền mặt. Mặt khác khi lập dự toán tiền mặt sẽ giúp cho công ty nắm bắt tốt hơn tính chất thời vụ các hoạt động của công ty, giúp hiểu rõ hơn mối quan hệ của công ty với bên ngoài và đối tác chính của công ty. Qua sự nghiên cứu này cho phép đánh giá được khả năng phản ứng của công ty trong trường hợp khách hàng thanh toán trước hay chậm, một yêu cầu rút ngắn thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp. Nhờ thực hiện dự toán thường lệ nên mặc dù lượng tiền dự trữ tại quỹ rất ít nên nhưng vẫn đảm bảo uy tín trong thanh toán. 2.3.3. Một số chỉ tiêu đo lường hiệu quả quản trị vốn bằng tiền Sau khi áp dụng các biện pháp tăng tốc độ thu hồi tiền đồng thời giảm tốc độ chi tiêu tiền trong những năm qua đã mang lại cho công ty kết quả sau: Bảng 12. Một số chỉ tiêu theo dõi quản trị vốn bằng tiền Chỉ tiêu/ Năm ĐVT 2009 2010 2011 2010/2009 2011/2010 Tiền mặt/VLĐ % 4,86 0,31 14 -4,55 13,69 Vòng quay tiền mặt Vòng 35,6 98,7 44,1 63,1 -54,6 Kỳ luân chuyển tiền mặt Ngày 10,3 3,7 8,3 -6,6 4,6 Nguồn: bảng cân đối kế toán Các chỉ số trên cho thấy hiệu quả sử dụng tiền không tốt điển hình vòng quay tiền mặt rất chậm qua 3 năm. Năm 2009 thì 1 vòng quay tiền mặt mất hơn 10 ngày, sang năm 2010 thì số vòng quay này giảm lại chỉ còn 4 ngày nhưng sang năm 2011 thì lại tăng lên thành 8 vòng. Mặt khác, ta thấy lượng tiền mặt năm 2010 chỉ là hơn 200 triệu đồng nhưng sang năm 2011 thì lại tăng hơn 7 tỷ đồng. Điều này được giải thích là do năm 2010 vốn của công ty đều nằm chủ yếu trong hàng tồn kho, khoản phải thu và các tài sản ngắn hạn khác. Sang năm 2011 thì vốn đầu tư vào các khoản này giảm là do các khoản nợ phải thu đã thu được đồng thời lượng hàng tồn cũng giảm khá rõ nhưng lượng tiền mặt dự trữ nhiều chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn của công ty chưa hiệu quả Đại học Kin h tế Hu ế 44 lắm. Điều này cho thấy việc quản lý tiền mặt chưa thực sự có kết quả tốt nên các nhà quản trị cần phải chú ý đến thành phần này nhiều hơn. 2.4. Thực trạng quản trị khoản phải thu Công ty sử dụng chính sách tín dụng để quản lý khoản phải thu nhằm đạt được doanh thu cao nhất và tối đa hóa lợi nhuận. Khoản phải thu bao gồm những thành phần sau: Bảng 13. Kết cấu khoản phải thu Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu/Năm 2009 2010 2011 2010/2009 2011/2010 Tiền % Tiền % Tiền % +/- % +/- % Khoản phải thu 10.255 100 15.729 100 9.618 100 5.474 53,4 -6.111 38,9 Khoản phải thu khách hàng 4.636 45,2 13.906 88,4 7.229 75,2 9.270 200 -6.677 -48 Trả trước cho người bán 3.395 33,1 850 5,4 262 2,7 -2.545 -75 -588 -69,1 Khoản phải thu khác 2.223 21,7 972 6,2 2.149 22,3 -1.251 -56,2 1.177 121 Dự phòng nợ phải thu khó đòi (22) (0,2) Nguồn: bảng cân đối kế toán Qua bảng phân tích trên ta thấy khoản phải thu có sự biến động rõ rệt. Năm 2010 so với năm 2009 tăng hơn 5 tỷ đồng tương ứng 53,4% và sang năm 2011 khoản phải thu này giảm hơn 6 tỷ đồng tương ứng 38,9% so với năm 2010. Điều này cho thấy công tác quản lý khoản phải thu của công ty có hiệu quả tốt, bổ sung vào lượng vốn lưu động để phục vụ cho hoạt động SXKD được diễn ra thuận lợi. Trong khoản phải thu của công ty bao gồm khoản phải thu khách hàng, trả trước cho người bán và các khoản phải thu khác. Nhưng chiếm tỷ trọng cao nhất là khoản phải thu khách hàng với hơn 60% qua 3 năm. Vì vốn đầu tư vào khoản phải thu Đại học Kin h tế Hu ế 45 tăng kéo theo nợ quá hạn và chi phí thu nợ cũng tăng. Nhưng theo nguồn thông tin thu thập được nợ quá hạn và nợ khó đòi của công ty không phát sinh tăng qua 3 năm. Nguyên nhân là do công ty thực hiện khá tốt việc đánh giá tình hình hoạt động của khách hàng. Chính vì thế, việc trích lập dự phòng khoản phải thu của công ty ít được quan tâm, chỉ có năm 2011 công ty mới tiến hành trích lập khoản này hơn 22 triệu đồng chiếm 0,2% khoản phải thu. Đây là tín hiệu không tốt, vì nếu tình hình đánh giá khách hàng cho dù tốt đi chăng nữa thì công ty vẫn phải trích lập khoản này, phòng khi xảy ra trường hợp xấu nhằm có đủ vốn quay vòng cho công ty. Và để đánh giá thực trạng quản trị khoản phải thu để tài sẽ tiến hành phân tích hiệu quả từ việc áp dụng chính sách tín dụng của công ty trong 3 năm qua. 2.4.1. Chính sách tín dụng Một công việc quan trọng trong việc thực hiện chính sách tín dụng là bộ phận thực hiện phân tích vị thế tín dụng của khách hàng bằng phương pháp phán đoán. Để đáp ứng nhu cầu ngày một gia tăng của khách hàng, ban quản trị thực thi chiến lược mở rộng kinh doanh thông qua việc đầu tư thêm nhiều ao nuôi tôm, khai thác nhiều khu mỏ đá đồng thời nhu cầu cấp thiết cần được đáp ứng là tăng vốn lưu động do tăng đầu tư vào các khoản phải thu, tăng dự trữ tồn kho, tăng tiền mặt và thực hiện tốt việc thanh toán trong quá trình mua bán với nhau. Đồng nghĩa với tăng vốn vào khoản phải thu là nợ quá hạn cũng tăng, nợ khó đòi tăng và chi phí thu hồi nợ tăng vì vậy công ty cần có chính sách tín dụng linh hoạt và đánh giá tiêu chuẩn khách hàng tương đối chính xác. Muốn vậy, công ty phải thực hiện phân tích khách hàng thường xuyên. Nhân viên thực hiện thu thập thông tin và có những nhận xét sơ bộ về khách hàng do nhân viên bán hàng đảm nhận, bởi họ rất dễ tiếp xúc với khách hàng qua những lần giao hàng. Qua những lần giao thương nhân viên công ty có trách nhiệm tìm hiểu khát quát về tình hình hoạt động kinh doanh, quy mô, các đối tác hay tìm hiểu họ thông qua nhận định của các đối thủ cạnh tranh. Nhưng để đánh gíá trung thực hơn về các khoản phải thu thì cần phải phân tích kết quả từ việc áp dụng chính sách tín dụng qua 3 năm. Đại học Ki h tế Hu ế 46 2.4.1.1. Tiêu chuẩn tín dụng Do kinh doanh 2 mặt hàng riêng biệt nên đối tượng khách hàng mà công ty hướng tới cũng nhằm theo 2 mặt hàng này. Với mặt hàng đá là các công ty xây dựng, doanh nghiệp nhà nước, các nhà thầu và hộ gia đình. Còn mặt hàng tôm thì chủ yếu là các nhà bán buôn, công ty thủy sản hay hộ gia đình. Để đánh giá tiêu chuẩn cho khách hàng, công ty chủ yếu dựa vào thành tích tín dụng quá khứ của khách hàng. - Khách hàng mà công ty bán chịu hầu hết là những khách hàng truyền thống, bạn hàng có quan hệ lâu năm trên cơ sở ký kết các hợp đồng kinh tế. - Với khách hàng là doanh nghiệp nhà nước thì mức độ tin cậy cao hơn so với các doanh nghiệp ngoài quốc dân và có thể có những doanh nghiệp nhà nước không phải ký cược, ký quỹ như doanh nghiệp khác. - Những khách hàng mới mà thông qua sự giới thiệu của khách hàng quen thuộc và tiếp thị thì bắt buộc phải có sự bảo lãnh của ngân hàng. - Với những khách hàng mới mà công ty thiết lập quan hệ để đánh giá tiêu chuẩn tín dụng, công ty sẽ tiến hành phân tích vị thế của khách hàng theo quy định của công ty. Tùy vào từng đối tượng khách hàng cụ thể mà các thông tin lượng hóa khác nhau nhằm cân đối cho mỗi hợp đồng kinh tế. Nhìn chung, nhân viên đánh giá vị thế của khách hàng theo nguyên tắc : - Tư cách tín dụng: chính là thái độ tự nguyện có nghĩa vụ trả nợ của khách hàng qua những lần trao đổi mua bán khởi đầu với công ty áp dụng khách hàng mới. - Năng lực trả nợ: dựa vào những lần thanh toán tiền hàng nhanh, đúng hạn thì uy tín khách hàng được đánh giá cao và ngược lại. - Vốn: nhân viên bán hàng có thể đánh giá qua tài sản của khách hàng, đôi khi việc đánh giá này không chính xác do các tài sản này có thể được đầu tư bằng các khoản vay. Đại học Kin h tế Hu ế 47 - Điều kiện: khi giá bán hay giá thành các mặt hàng vật liệu xây dựng, các loại thủy sản tăng làm giảm doanh thu cũng như lợi nhuận thì khả năng trả nợ của khách hàng có bị ảnh hưởng không ? Dựa trên tất cả thông tin từ các nguồn khác nhau và các nguyên tắc phân tích vị thế khách hàng, nhân viên kế toán quản lý thu nợ tiến hành tổng kết phân tích và đánh giá lại khách hàng qua hàng tháng. Do việc thực hiện đánh giá mang tính chất thường xuyên nên rất thuận tiện cho việc quản lý các khoản nợ, theo dõi phát hiện ra nợ quá hạn để có chính sách thu tiền hiệu quả và công việc này được lặp lại kiểm tra khách hàng vào cuối năm khi tổng kết lại các khoản nợ khó đòi. Vào mỗi tháng nếu khách hàng không thực hiện đúng theo quy định về thời hạn thanh toán, số tiền phải thanh toán hết thì công ty cắt giảm số lượng đá hoặc tôm trên một lần đặt hàng và nếu kéo dài thì ngừng cung cấp. Mặc dù chính sách này có tương đối gắt gao có thể làm công ty đánh mất một số khách hàng hiện tại nhưng nếu công ty tiếp tục trao đổi với khách hàng này thì lợi nhuận thu được không đủ bù đắp cho chi phí tài chính do đầu tư vốn vào nợ quá hạn hay nợ khó đòi, chi phí thu nợ và chi phí cơ hội do từ chối khách hàng tương lai. 2.4.1.2. Thời hạn bán chịu Thời hạn bán chịu của công ty chính là độ dài từ ngày xuất hóa đơn giao hàng đến ngày nhận tiền bán hàng. Do xuất phát từ hình thức bán hàng trả gối đầu của khách hàng đối với các doanh nghiệp khác cùng ngành sản xuất. Vì thế, công ty cũng áp dụng hình thức này cạnh tranh với đối thủ nhằm thu hút nhiều khách hàng về công ty nhằm tăng doanh thu cũng như tăng lợi nhuận. Do đó nên năm 2011 Ban quản trị quyết định tăng thời hạn bán chịu từ 02 tuần lên 20 ngày từ ngày xuất hóa đơn bán hàng gửi đến khách hàng. Sau thời hạn này khách hàng phải thanh toán hết tiền còn nợ đúng thời hạn đồng nghĩa với uy tín họ được đánh giá cao và hạn mức tín dụng cấp có giá trị cao hơn. Ngược lại, nếu đến thời hạn bán chịu mà khách hàng chưa thanh toán thì công ty sẽ ngừng cung cấp hàng, số tiền trả chậm trả cho công ty sẽ tính theo lãi suất của ngân hàng tại thời điểm đó. Đại học Kin h tế Hu ế 48 Quyết định tăng thời hạn bán chịu lên 20 ngày ảnh hưởng trực tiếp đến các nhân tố sau: doanh thu thuần tăng từ 96 tỷ năm 2010 lên 162 tỷ năm 2011, lợi nhuận cũng tăng từ 3 tỷ đồng lên 6 tỷ đồng và các chỉ tiêu tương tự khác cũng thay đổi như: trích quỹ dự phòng nợ khó đòi từ 0 đồng năm 2010 lên 2,2 triệu đồng năm 2011. Các chỉ tiêu này được chứng minh qua số liệu trước và sau khi áp dụng chính sách tăng thời hạn bán chịu năm 2010 và 2011. Một biến số trong bốn biến số của chính sách tín dụng ảnh hưởng rất lớn đến khoản phải thu, nợ quá hạn và chi phí thu nợ đặc biệt là doanh thu thì chúng ta cần phân tích chính sách chiết khấu 2.4.1.3. Chính sách chiết khấu Trước đây, công ty không áp dụng bất kỳ hình thức chiết khấu nào cho khách hàng mà chỉ cho khách hàng nợ trong một thời hạn nhất định và khi các khoản nợ này quá hạn thì công ty áp dụng tính theo lãi suất ngân hàng. Điều này đã không làm kích thích khách hàng trả nợ đúng hạn nên các khoản vốn của công ty bị khách hàng chiếm dụng rất lớn. Trong những năm trở lại đây, khi nền kinh tế thị trường mở cửa hình thức thanh toán cũng được phát triển mạnh hơn nên việc áp dụng chính sách tín dụng và chiết khấu được xem là hình thức đắc lực nhất trong việc kích thích khách hàng trả nợ sớm để được hưởng chiết khấu, điều đó đã mạng lại hiệu quả cao cho công ty và kỳ thu tiền bình quân cũng được rút ngắn hơn. Công ty chỉ áp dụng 1 tỷ lệ chiết khấu nhất định cho mọi khách hàng thông thường chiết khấu được hưởng là 2%. Mặc dù việc đưa ra chính sách chiết khấu là nhằm thúc đẩy khách hàng mau chóng thanh toán tiền nhưng bên cạnh đó chiết khấu ảnh hưởng đến lợi nhuận /1m3 đá hay 1kg tôm giảm so với trước. Nhưng lợi ích do việc áp dụng chính sách chiết khấu này mang lại là khoản phải thu giảm, nợ phải thu giảm và chi phí thu nợ giảm. Đây là biện pháp hữu hiệu giảm khoản phải thu, nợ khó đòi và nợ quá hạn và cũng là điều mà Ban giám đốc cần có những quyết định linh hoạt phù hợp với giai đoạn phát triển của công ty. Một yếu tố khác làm giảm nợ quá hạn, nợ khó đòi là chính sách thu tiền. Và sau đây là thực trạng quản lý chính sách thu tiền trong 3 năm qua. Đại học Kin h tế Huế 49 2.4.1.4. Chính sách thu tiền Căn cứ theo các số liệu liên quan đến khoản phải thu cho thấy nợ khó đòi có tăng ít chiếm tỷ lệ rất nhỏ do đó năm 2011 công ty đã tiến hành lập dự phòng nợ khó đòi, đồng thời khoản phải thu khách hàng có xu hướng giảm từ năm 2010 đến 2011. Điều này cho thấy chính sách thu tiền của công ty vừa mềm dẻo vừa cứng rắn nhằm giảm nợ phải thu nhưng đồng thời không làm mất khách hàng hay doanh số tương lai bị giảm xuống. Đây chính là chính sách mà hầu hết doanh nghiệp làm công cụ thu tiền hàng đảm bảo quá trình mua bán lâu dài. Chính sách thu tiền của công ty xuất phát từ phương thức bán hàng thực tế là giao hàng tận nơi tiêu thụ và chi phí vận chuyển tính vào giá bán hàng hóa. Các nhà quản trị nắm bắt cơ hội từ cách thức giao hàng để thu tiền cụ thể: mỗi ngày có nhiều chuyến giao hàng tại các Tỉnh cho các đại lý, công ty đã cử nhân viên thu tiền đi theo xe chở hàng và thu tiền các khách hàng theo lịch trình do nhân viên kế toán theo dõi nợ cung cấp. Đồng thời các nhân viên này ngoài việc thu tiền còn phải nhắc nhở khách hàng thường xuyên để thúc đẩy họ trả tiền sớm và đúng hạn nhằm hạn chế nợ quá hạn gia tăng giúp giảm chi phí thu nợ. Mạng lưới cung cấp sản phẩm rộng khắp khu vực phần nào thuận tiện cho việc thu tiền vì công ty đều đặt văn phòng đại diện tại các Tỉnh trong khu vực, chính nhân viên tại các văn phòng này vừa thực hiện công đoạn bán hàng vừa thu tiền tại các Tỉnh này kết hợp với nhân viên thu tiền do công ty cử đến. Sau mỗi ngày nhân viên công ty đến các văn phòng nhận tiền về nộp cho thủ quỹ công ty trong ngày giúp tăng vòng quay tiền mặt. Mặc dù đã tăng cường cho nhân viên đến nhắc nhở và thu tiền hàng cách 3,4 ngày thậm chí có thể kéo dài khoảng 1 tuần nhưng vẫn không tránh khỏi nợ tồn đọng chuyển sang nợ quá hạn thậm chí là nợ khó đòi nhưng tình trạng này không nhiều chỉ một vài khách hàng. Vì vậy, công ty cần áp dụng biện pháp cứng rắn hơn đối với những khoản nợ quá hạn đó. Cụ thể là đối với nợ quá hạn thì công ty thực hiện thu tiền theo từng giai đoạn với mức độ tăng dần về biện pháp gắt gao và chi phí thu nợ. Biện pháp đầu tiên là gọi điện nhắc nhở, gửi fax, gửi thư. Nếu khách hàng chấp nhận thanh Đại học Kin h tế Hu ế 50 toán khoản nợ thì công ty có thể cử người đến nhận. Ngược lại, công ty cho nhân viên thu nợ đến gặp trực tiếp khách hàng để đòi nợ và nhận tiền. Nếu sau 1 năm, công ty vẫn chưa nhận được tiền hàng thì tiến hành các thủ tục pháp lý nhờ các cơ quan chức năng có thẩm quyền giải quyết khiếu nại vì khách hàng vi phạm hợp đồng kinh tế về điều khoản thời hạn thanh toán, lúc này nợ quá hạn chuyển sang nợ khó đòi. Theo công ty, nợ khó đòi được định nghĩa là các khoản nợ quá hạn 1 năm, chủ doanh nghiệp bỏ trốn hay bị truy cứu pháp luật, mất tích hoặc qua đời. Nhờ vào chính sách thu tiền này mà năm 2009 đến năm 2011 nợ quá hạn không phát sinh tăng. Do đa số các khách hàng là doanh nghiệp tư nhân để có thể tìm nguồn tài trợ với chi phí thấp rất khó, điều này thường ảnh hưởng rất lớn đến thời hạn trả tiền của khách hàng. Do đó, công ty cần phải có công tác đánh giá khách hàng thật kỹ trước khi tiến hành ký kết hợp đồng. 2.4.2. Một số chỉ tiêu đo lường hiệu quả quản trị khoản phải thu Để đánh giá tính hữu hiệu của chính sách thu tiền và quản lý khoản phải thu các nhà quản trị sử dụng các chỉ tiêu theo dõi sau: 2.4.2.1. Vòng quay khoản phải thu và kỳ thu tiền bình quân Bảng 14. Tốc độ luân chuyển khoản phải thu Chỉ tiêu/ Năm ĐVT 2009 2010 2011 2010/2009 2011/2010 +/- % +/- % Doanh thu thuần Trđ 67.421 96.414 162.628 28.993 43 66.213 68,7 Khoản phải thu Trđ 10.255 15.729 9.618 5.474 53,4 -6.111 38,9 Vòng quay khoản phải thu Vòng 6,74 7,42 12,8 0,68 10,1 5,38 72,5 Kỳ thu tiền bình quân Ngày 54,2 49,2 28,5 -5 -9,22 -20,7 -42,1 Nguồn: Bảng cân đối kế toán Đại học Kin h tế Hu ế 51 Nhờ tính hữu hiệu ngày càng gia tăng trong chính sách tín dụng nên kỳ thu tiền bình quân có xu hướng giảm từ 54 ngày năm 2009 xuống còn 28 ngày năm 2011 hay vòng quay khoản phải thu quay gần 7 vòng năm 2009, sang năm 2011 nó quay với tốc độ nhanh hơn gần 13 vòng. Điều này cho thấy khả năng thu nợ của công ty ngày càng tốt hơn. Việc công ty đã tăng thời hạn bán chịu lên 20 ngày làm cho kỳ thu tiền bình quân ngày càng được rút ngắn. Đây là dấu hiệu tốt nên Ban giám đốc có thể dựa vào đây để đưa ra những chính sách hiệu quả hơn trong thời gian tới để tăng tốc độ vòng quay khoản phải thu nhằm tối đa hóa lợi nhuận. 2.4.2.2. Phân tuổi khoản phải thu khách hàng Công cụ cuối cùng mà công ty đưa vào sử dụng trong năm 2011 để đánh giá các khoản phải thu là phân tích tuổi các khoản phải thu do bộ phận kế toán quản lý nợ đảm trách, kế toán thực hiện theo dõi khoản phải thu của từng khách hàng trong từng ngày, từng tháng rộng hơn là năm, công cụ này rất thích hợp với chính sách bán chịu. Kế toán lập danh sách khách hàng gồm các khoản mục cần theo dõi là: tên khách hàng, số tiền khách hàng còn thiếu, ngày xuất hóa đơn, ngày thu tiền tối đa, hạn mức tín dụng. Qua danh sách này kế toán tổng hợp thành danh sách phải thu khách hàng theo tuổi của nó. Bảng 15. Bảng theo dõi tuổi nợ Thời gian thu nợ Số tiền (triệu đồng) Tên khách hàng A. Nợ phải thu trong hạn thanh toán 1. Từ 0 ngày đến 15 ngày 2. Từ 15 ngày đến 30 ngày 3. Từ 30 ngày đến 60 ngày 4. Từ 2 tháng đến 4 tháng Cộng Đại học Ki h tế Hu ế 52 B. Nợ phải thu quá hạn thanh toán 1. Từ 0 ngày đến 15 ngày 2. Từ 15 ngày đến 30 ngày 3. Từ 30 ngày đến 60 ngày 4. Từ 2 tháng đến 4 tháng 5. Từ 4 tháng đến 6 tháng 6. Từ 6 tháng đến 1 năm Cộng C. Nợ khó đòi Từ 1 năm trở lên Cộng TỔNG CỘNG Kết quả thực hiện công đoạn này giúp cho công ty nhắc nhở khách hàng trả tiền trước thời hạn, theo dõi khoản phải thu sắp tới hạn có chính sách thu tiền thích ứng, dựa vào danh sách này bộ phận kinh doanh đánh giá uy tín khách hàng để ra quyết định cấp hạn mức tín dụng phù hợp. Ngoài ra, nhà quản trị sử dụng chúng làm cơ sở cho việc ước tính doanh thu được thanh toán nhanh chiếm tỷ lệ bao nhiêu trong tổng doanh thu bán chịu.Đại học Kin h tế Hu ế 53 CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRƯỜNG SƠN 3.1. Đánh giá chung về tình hình quản lí và sử dụng vốn lưu động tại CTCP Trường Sơn 3.1.1. Những thành tựu đạt được Là một trong những doanh nghiệp hoạt động có uy tín trên địa bàn Tỉnh Thừa Thiên Huế trong lĩnh vực kinh doanh, sản xuất đá và thủy sản cùng với sự cạnh tranh quyết liệt của đơn vị cùng ngành, công ty cổ phần Trường Sơn đã đạt được một số thành tựu đáng khích lệ trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và trong quản lý, sử dụng vốn nói riêng. Vì là một doanh nghiệp thành lập khá lâu vào năm 1995 cho đến nay, nên có thể nói công ty đã trở thành một đơn vị khá vững mạnh trong ngành khai thác, chế biến đá và tôm nuôi trên thị trường. Sau đây là những mặt mà công ty đạt được trong việc quản trị vốn lưu động trong 3 năm qua.  Quản trị tiền mặt - Công ty quản lý tiền mặt thông qua áp dụng các chính sách rút ngắn đến mức tối thiểu khoảng cách từ khi xuất hóa đơn đến khi khách hàng nhận được bằng cách kết hợp công đoạn giao hàng và gửi hóa đơn theo hàng. - Với hình thức chuyển tiền thông qua hệ thống ngân đã hạn chế lượng tiền còn tồn động tại các văn phòng đại lý của công ty. Và cũng nhờ việc lập dự toán tiền mặt mà công ty căn cứ vào đó tính lượng tiền thiếu hoặc thừa để kịp thời làm hợp đồng xin vay vốn hoặc đầu tư vào các dự án. Quản trị khoản phải thu - Công ty đã xác định được đối tượng khách hàng bán tín dụng phù hợp với mặt hàng và mục tiêu kinh doanh của mình. Khách hàng mà đơn vị bán chịu phần lớn là Đại học Kin h tế Hu ế 54 những khách hàng truyền thống giúp cho công ty đảm bảo thu hồi nợ, giảm thiểu rủi ro và nợ khó đòi. - Chính sách tín dụng của công ty tương đối tốt. Thiết lập tiêu chuẩn bán chịu và thời hạn tín dụng phù hợp giúp cho việc xét duyệt bán chịu thuận lợi tạo điều kiện cho công ty lựa chọn được khách hàng đáng tin cậy. - Chính sách thu hồi nợ của công ty hợp lý giúp giảm thiểu được rủi ro tài chính cho công ty, hạn chế phát sinh các khoản nợ khó đòi đồng thời đảm bảo cho công ty về: uy tín, các mối quan hệ làm ăn lâu dài, khuyến khích khách hàng trả nợ, xây dựng tình cảm tốt đẹp giữa công ty với khách hàng. Qua đó đảm bảo vị thế cạnh tranh của công ty và tạo thông tin tốt cho khách hàng mới, tiềm năng muốn hợp tác làm ăn với công ty trong tương lai. - Bộ phận bán hàng do các nhân viên thị trường đảm nhận tách biệt với bộ phận thu nợ của công ty, đảm bảo được sự phân công, phân nhiệm. Điều này nhằm tránh xảy ra gian lận và nâng cao hiệu quả công việc. Đồng thời, các bộ phận này đã có sự kết hợp chặt chẽ với nhau để tránh tình trạng bộ phận bán hàng có thể bán cho những khách hàng không có khả năng thanh toán, làm bộ phận thu nợ không thu hồi được dẫn đến phát sinh nợ khó đòi ảnh hưởng xấu đến công ty. - Khoản phải thu khách hàng được theo dõi chi tiết theo mô hình phân tuổi khách hàng. Điều này giúp cho việc quản lý, theo dõi nợ chặt chẽ hơn đối với từng nhóm khoản phải thu. 3.1.2. Những vấn đề còn tồn tại Bên cạnh những thành tựu đạt được, công ty còn có rất nhiều hạn chế cần khắc phục trong việc quản trị vốn lưu động.  Quản trị tiền mặt - Lượng tiền mặt dự trữ tại công ty quá ít. Công ty nên duy trì một lượng tiền mặt tối thiểu nhằm đap ứng các nhu cầu cấp thiết thanh toán bằng tiền mặt ngay. Đại học Kin h tế Hu ế 55 - Tiền không được dùng vào mục đích đầu cơ là do bộ phận dự báo biến động giá cả thị trường chưa chính xác còn nhiều hạn chế. Nguyên nhân là do công ty chưa có nhân viên giàu kinh nghiệm cũng như không có đầy đủ các trang thiết bị hiện đại để tiến hành phân tích biến động thị trường.  Quản trị khoản phải thu - Chính sách chiết khấu chưa hợp lý còn tồn tại một số hạn chế cụ thể là việc chỉ áp dụng một tỷ lệ chiết khấu cho mọi khách hàng, không phân biệt những khách hàng thân thiết, có quan hệ lâu năm thì điều này sẽ không khuyến khích khách hàng mới trở thành bạn hàng lâu năm với công ty. - Công ty không áp dụng các kỹ thuật phân tích và kiểm soát nợ. Điều này có thể làm cho công ty gặp rủi ro trong tương lai. - Công ty không trích lập khoản dự phòng khó đòi, chỉ có năm 2011 mới trích lập nhưng chỉ chiếm tỷ lệ rất nhỏ trong khoản phải thu. 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng VLĐ tại CTCP Trường Sơn Qua những thành tựu và những vấn đề còn tồn tại trong công tác quản trị vốn lưu động tại Công ty cổ phần Trường Sơn. Sau đây tôi xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác quản trị vốn lưu động tại công ty. 3.2.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị tiền mặt - Xây dựng và phát triển các mô hình dự báo tiền mặt có độ chính xác cao. Tính toán và xây dựng các bảng hoạch định ngân sách giúp công ty ước lượng được khoản định mức ngân quỹ là công cụ hữu hiệu trong việc dự báo thời điểm thâm hụt ngân sách để công ty chuẩn bị nguồn bù đắp cho các khoản thiếu hụt này. - Bộ phận kinh doanh công ty cần tăng cường thực hiện dự báo tình hình biến động giá trong ngành vật liệu xây dựng cũng như tình hình về thủy sản đặc biệt là tôm trên thị trường để có những chính sách điều chỉnh phù hợp, ổn định kịp thời những tình huống xấu xảy ra, nhanh chóng đưa ra những quyết định đầu tư có hiệu quả. Đại học Kin h tế Hu ế 56 - Chọn lựa một số đối tác ngân hàng có khả năng giúp công ty quản lý tốt tiền mặt. Lợi ích của quan hệ làm ăn với các ngân hàng là công ty có thể đánh giá dịch vụ của các ngân hàng khác nhau và so sánh giá cả các dịch vụ của các ngân hàng cũng như trao đổi thông tin giũa các ngân hàng với nhau. Bằng cách này, công ty sẽ có thêm động lực kiểm soát phí ngân hàng và thu lợi từ các dịch vụ. Thêm vào đó, trong trường hợp một ngân hàng gặp khó khăn, dịch vụ vẫn có thể được tiếp tục bởi các ngân hàng khác. - Công ty có thể sử dụng phương pháp Baumol hoặc mô hình Miller Orr để xác định mức dự trữ tiền mặt hợp lý. - Số lượng tiền mặt tại quỹ giới hạn ở mức thấp chỉ để đáp ứng những nhu cầu thanh toán không thể chi trả qua ngân hàng. Ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có tài khoản ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng có tính minh bạch cao, giảm thiểu rủi ro gian lận, đáp ứng yêu cầu pháp luật liên quan. Theo Luật thuế Giá trị gia tăng (sửa đổi), có hiệu lực từ ngày 01/01/2009, tất cả các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên nếu không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. - Thường xuyên kiểm tra hệ thống quản lý tiền mặt và xây dựng quy trình thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bao gồm: danh sách các mẫu bảng biểu, chứng từ (hợp đồng kinh tế, hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận...). Xác định quyền và hạn mức phê duyệt của các cấp quản lý trên cơ sở quy mô của từng doanh nghiệp. Đưa ra quy tắc rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận liên quan đến quá trình thanh toán để việc thanh toán diễn ra thuận lợi và chính xác. - Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách bạch vai trò của kế toán và thủ quỹ. Có kế hoạch kiểm kê quỹ thường xuyên và đột xuất, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế, sổ quỹ với số liệu kế toán . Đối với tiền gửi ngân hàng, định kỳ đối chiếu số dư giữa sổ sách kế toán của doanh nghiệp và số dư của ngân hàng để phát hiện kịp thời và xử lý các khoản chênh lệch nếu có. Đại học Kin h tế Hu ế 57 3.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị khoản phải thu 3.2.2.1. Giải pháp nhằm ngăn ngừa và kiểm soát khoản nợ phải thu phát sinh - Xây dựng chính sách tín dụng thương mại phù hợp. Theo giải pháp này thì công ty cần định lượng, đánh giá được tác động của việc bán chịu đến việc tăng doanh thu, lợi nhuận cùng với những rủi ro có thể xảy ra để xác định một chính sách bán chịu sao cho phù hợp với từng điều kiện cụ thể của công ty nhằm vừa đảm bảo hấp dẫn khách hàng, tiêu thụ được nhiều sản phẩm; vừa đảm bảo thu hồi nhanh các khoản nợ phát sinh, hạn chế vốn bị ứ đọng. - Thường xuyên theo dõi, kiểm soát nợ phải thu. Thông qua việc theo dõi thường xuyên kỳ thu tiền bình quân và mức độ thu hồi các khoản phải thu để kiểm tra xem các khoản phải thu được thu hồi như thế nào so với chính sách tín dụng của nó để có những biện pháp xử lý thích hợp nhằm ngăn ngừa nợ phải thu quá hạn. - Giải quyết tốt các công nợ còn tồn đọng trong các công trình xây dựng của Nhà nước, tiếp tục cử nhân viên thu nợ thường xuyên đến nhắc nhở, nếu nhiều lần thì tiến hành các thủ tục pháp lý. - Bộ phận kinh doanh bán hàng nên chọn lọc khách hàng truyền thồng, có uy tín, xem xét các hợp đồng kinh tế cho phù hợp, chặt chẽ, không để khách hàng chiếm dụng và không thu hồi được. - Xem xét, phân loại và xếp hạng tín dụng khách hàng. Theo đó, mỗi khách hàng sẽ được xếp hạng theo mức độ rủi ro dựa trên các chỉ tiêu như: khả năng thanh toán hiện hành, khả năng thanh toán nhanh, lợi nhuận Như vậy, các khoản phải thu sẽ được quản lý chặt chẽ hơn. - Công ty cần chú trọng việc đầu tư, bồi dưỡng, đào tạo cho các bộ quản lý và cán bộ tài chính về công tác quản lý nợ và phân tích tín dụng thương mại, cần phải huấn luyện các kỹ năng chuyên môn về quản lý nợ, kỹ năng đánh giá, xử lý nợ cho cán bộ quản lý nợ. Đồng thời, nên khuyến khích và thưởng xứng đáng cho những nhân viên thu nợ hiệu quả khi đó sẽ tạo tinh thần phấn đấu cho các nhân viên đó càng thực hiện tốt công tác của mình. Đại học Kin h tế H ế 58 3.2.2.2. Giải pháp đối với các khoản nợ phải thu quá hạn. Trước hết cần phân loại nợ phải thu theo tiêu chí thời gian quá hạn thanh toán, từ đó để phân loại thành nợ phải thu quá hạn còn có khả năng thu hồi và nợ quá hạn không có khả năng thu hồi hoặc có rất ít khả năng thu hồi, làm cơ sở để có các giải pháp xử lý nợ. Đồng thời có thể xử lý theo những giải pháp sau: + Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. + Tính lãi trên nợ quá hạn. + Chiết khấu nợ khó đòi. + Tìm kiếm dịch vụ hỗ trợ thông qua công ty thu nợ hoặc luật sư chuyên giải quyết công nợ. + Sử dụng dịch vụ bao thanh toán. Ngoài các biện pháp nêu trên, doanh nghiệp cũng có thể xử lý nợ xấu thông qua việc bán nợ cho các tổ chức mua bán nợ chuyên nghiệp. Đại học Kin h tế H ế 59 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Trong điều kiện sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị trường, muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải làm ăn có hiệu quả, kinh doanh có lãi. Muốn vậy thì một trong những vấn đề mà doanh nghiệp phải chú trọng đó là quản trị tốt vốn lưu động. Công ty cổ phần Trường Sơn là một tổ chức kinh doanh độc lập, bằng sự nổ lực không ngừng vươn lên, công ty đã có những bước thành công nhất định trong thời gian qua, khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế đầy sôi động. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên đầy kinh nghiệm và nhiệt huyết góp phần cho sự phát triển không ngừng của công ty, kết quả và hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty cũng không ngừng được nâng cao. Bên cạnh đó, công tác quản lý tiền mặt và khoản phải thu ngày càng được chú trọng và hoàn thiện hơn, đẩy mạnh hơn quá trình tiêu thụ sản phẩm của công ty. Qua thời gian nghiên cứu đề tài: “Thực trạng công tác quản trị vốn lưu động tại Công ty cổ phần Trường Sơn” tôi đã hoàn thành được mục tiêu của đề tài: - Thứ nhất: Thông qua khảo sát bức tranh về thực trạng quản trị vốn lưu động cụ thể là, đề tài đã nghiên cứu, xem xét cụ thể và đánh giá chi tiết thực trạng hiệu quả quản lý tiền mặt và khoản phải thu của công ty trong 3 năm qua. Từ đó, đã có những đánh giá quan trọng về các mặt đã đạt được, các mặt còn tồn tại của công tác quản trị vốn lưu động. Đây là cơ sở thực tiễn cho việc hoàn thiện các giải pháp quản lý tiền mặt và nợ phải thu trong thời gian tới đối với công ty phù hợp với điều kiện thực tế Việt Nam. - Thứ hai: Nhận diện được các cách thức, kỹ thuật mà công ty sử dụng để quản trị tiền mặt và quản trị khoản phải thu. - Thứ ba: Trên cơ sở những quan điểm cần quán triệt trong việc quản lý vốn lưu động đối với công ty, đề tài đã đề xuất các giải pháp thực tế đối với công ty nhằm giúp các doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ và quản lý khoản nợ phải thu có hiệu quả hơn. Đại ọc Ki h tế Hu ế 60 Mặc dù đã hoàn thành các mục tiêu cơ bản của đề tài nhưng thực tế vẫn còn những hạn chế sau: - Do điều kiện về thời gian hạn chế nên đề tài chưa thể nghiên cứu được các thành phần khác của quản trị vốn lưu động là quản trị hàng tồn kho và quản trị các chứng khoán ngắn hạn. - Do không có số liệu về dự toán vốn bằng tiền nên việc đánh giá phần quản trị vốn bằng tiền chỉ mang tính chất tương đối. 2. Kiến nghị Qua quá trình nghiên cứu về tình hình hoạt động kinh doanh tại Công ty cổ phần Trường Sơn. Bên cạnh những kết quả đạt được, những nổ lực thành công và những hướng đi mới thì công ty vẫn còn tồn đọng những nhược điểm cần khắc phục. Vì vậy, công ty cần định ra một phương hướng cụ thể để phát huy những mặt mạnh, nâng cao hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời khắc phục những khó khăn khuyết điểm còn tồn đọng từ trước đến nay. Sau đây, tôi xin đưa ra một số ý kiến, mặc dù chưa được sâu sắc nhưng tôi cũng mong phần nào ý kiến của mình vào việc hoàn thiện công tác quản trị vốn lưu động và hoạt động sản xuất kinh doanh để công ty ngày càng vững mạnh và phát triển, hòa nhập chung với nền kinh tế cả nước ngày càng khẳng định chỗ đứng của mình. - Theo dõi và quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên chức, phát động phong trào thi đua đến đoàn thể công đoàn, chi đoàn về phát sinh, sáng kiến cải tiến kỹ thuật tăng năng suất, tiết kiệm chi phí. Có chính sách khen thưởng kịp thời nhằm nâng cao, khuyến khích tinh thần cán bộ công nhân viên, tạo môi trường thoải mái trong lao động sản xuất. - Tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao trình độ quản lý và tay nghề. - Tăng cường quan hệ tốt với các ngành xây dựng, các ban quản lý dự án, các cơ quan tư vấn thiết kế và kho bạc, nắm bắt được thông tin phục vụ trong công tác đấu thầu. - Cần đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết tình trạng ô nhiễm môi trường với chi phí mà công ty có thể thực thi được. Đại học Kin h tế Hu ế DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nguyễn Hải Sản (1996), Quản trị Tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản thống kê, Hà Nội. 2. TS. Lưu thị Hương (2002), Giáo trình Tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản giáo dục, Hà Nội. 3. Nguyễn Tấn Bình (2005), Phân tích quản trị tài chính, Nhà xuất bản thống kê. 4. PGS. TS Hoàng Minh Đường và PGS. TS Nguyễn Thừa Lộc (2005), Giáo trình quản trị doanh nghiệp thương mại, Nhà xuất bản lao động xã hội, Đại học kinh tế quốc dân. 5. Đào Nguyên Phi (2006), Phân tích hoạt động kinh doanh, Đại học Kinh tế Huế. 6. TS. Trịnh Văn Sơn (2006), Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh, Đại học Kinh tế Huế. 7. TS. Nguyễn Thanh Liêm (2007), Quản trị tài chính, Nhà xuất bản thống kê, Hồ Chí Minh. 8. PGS. TS. Nguyễn Năng Phúc (2008), Giáo trình Phân tích báo cáo tài chính, Nhà xuất bản đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội. 9. TS. Bùi Hữu Phước (2009), Tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính, Hồ Chí Minh. 10. TS. Dương Hữu Hạnh (2009), Quản trị Tài chính doanh nghiệp hiện đại, Nhà xuất bản thống kê, Hồ Chí Minh. 11. Tập thể PGS.TS. Phan Thị Cúc (2010), Giáo trình Tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản tài chính, Hồ Chí Minh. 12. Các báo cáo tài chính trong 3 năm 2009 đến 2011 và những tài liệu liên quan khác. Đại ọc Kin h tế Hu ế 13. Các khóa luận của các anh (chị) năm trước. 14. Các trang điện tử tham khảo luu-dong-tai-nha-may-gac-ngoi-long-xuyen-.373365.html soat-noi-bo/quan-ly-tien-mat.206.html Đại học Kin h tế Hu ế