Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quả lý tại công ty In tạp chí Cộng Sản

Òu kh¸ch hµng khã tÝnh nhÊt. §Ó phï hîp víi t×nh h×nh míi, ngµy 26/5/1995 Ban BÝ th­ TW §¶ng ®· quyÕt ®Þnh giao Nhµ in vÒ Bé Biªn tËp T¹p chÝ Céng s¶n qu¶n lý vµ ngµy 14/11/1995 Bé Biªn tËp T¹p chÝ Céng s¶n quyÕt ®Þnh ®æi tªn thµnh Nhµ in T¹p chÝ Céng s¶n. Cïng víi viÖc s¾p xÕp l¹i tæ chøc, Nhµ in tiÕp tôc ®­îc bæ sung thiÕt bÞ, ph¸t huy n¨ng lùc s¶n xuÊt, thu hót thªm nhiÒu kh¸ch hµng, t¹o thÕ ®i lªn v÷ng ch¾c. Víi nh÷ng thay ®æi c¬ b¶n nh­ ®· nªu trªn, Nhµ in lu«n hoµn thµnh xuÊt s¾c trong mäi hoµn c¶nh nhiÖm vô in T¹p chÝ Céng s¶n vµ mét sè t¹p chÝ ®Þnh kú quan träng nh­ Nh©n d©n hµng th¸ng, Hoa häc trß vµ ®· thu hót ®­îc nhiÒu kh¸ch hµng kh¸c. KÓ tõ n¨m 1992 ®Õn n¨m 1995 – n¨m b¾t ®Çu sù phôc håi cña Nhµ in th× kÕt thóc n¨m 1997 gi¸ trÞ s¶n l­îng t¨ng gÊp 5 lÇn. Thu nhËp b×nh qu©n t¨ng gÊp 4,5 lÇn. N¨m 1998, ®¸nh gi¸ cao thµnh tÝch v­ît khã ®i lªn hoµn thµnh xuÊt s¾c nhiÖm vô cña Nhµ in T¹p chÝ Céng s¶n, kû niÖm 30 n¨m ngµy thµnh lËp, Nhµ in ®­îc Nhµ n­íc tÆng phÇn th­ëng cao quý: Hu©n ch­¬ng lao ®éng h¹ng nhÊt. Giai ®o¹n 1978-nay Ngµy 22/1/1998, tøc chØ sau lÔ kû niÖm 30 n¨m ngµy thµnh lËp Nhµ in T¹p chÝ Céng s¶n vµ lÔ ®ãn nhËn hu©n ch­¬ng lao ®éng h¹ng nhÊt hai ngµy th× trô së 38 Bµ TriÖu cña Nhµ in ®­îc dì bá ®Ó x©y lªn mét trô së míi. Vµ còng chØ sau 168 ngµy, mét trô së 5 tÇng ®µng hoµng, hiÖn ®¹i ®· mäc lªn xøng víi tÇm vãc vµ sù ®æi míi cña Nhµ in T¹p chÝ Céng s¶n. Tõ n¨m 2000, chuyÓn vÒ lµm viÖc ë trô së míi th× n¨ng lùc Nhµ in T¹p chÝ Céng s¶n t¨ng lªn ®¸ng kÓ, kh«ng n¨m nµo kh«ng cã sù ®Çu t­ ®æi míi thiÕt bÞ, cã nh÷ng thiÕt bÞ trÞ gi¸ nhiÒu tû ®ång. §Õn thêi ®iÓm hiÖn nay th× hÇu hÕt c¸c bé phËn, c¸c d©y chuyÒn s¶n xuÊt ®Òu ®­îc ®Çu t­ sè thiÕt bÞ hiÖn ®¹i. Ngay ph©n x­ëng s¸ch lµ mét bé phËn thñ c«ng, c¸c c«ng ®o¹n ®Òu dùa chñ yÕu vµo ®«i bµn tay c«ng nh©n th× nay trong tÊt c¶ c¸c kh©u ®Òu ®· ®­îc trang bÞ m¸y thay thÕ. C¸c Nhµ in khi t×m hiÓu n¨ng lùc kü thuËt th× bao giê tr­íc hÕt ng­êi ta còng nh»m vµo bé phËn chÕ b¶n. Kh©u nµy cã hiÖn ®¹i, tinh x¶o, kh¶ n¨ng xö lý c¸c yªu cÇu kü thuËt cao th× s¶n phÈm míi cã chÊt l­îng cao. Thùc vËy, ph©n x­ëng chÕ b¶n cña Nhµ in T¹p chÝ Céng s¶n lµ ph©n x­ëng ®­îc ®æi míi thiÕt bÞ liªn tôc. Kh«ng n¨m nµo lµ kh«ng cã trang thiÕt bÞ míi, hiÖn ®¹i. §Õn nay ®©y lµ ph©n x­ëng chÕ b¶n m¹nh trong sè c¸c Nhµ in ë Hµ Néi. Phï hîp víi xu thÕ ®i lªn trong c¬ chÕ thÞ tr­êng, trong ®ã ®a d¹ng c¸c lo¹i h×nh kinh doanh ®Ó t¨ng tæng gi¸ trÞ s¶n l­îng, n¨m 2000 Bé Biªn tËp vµ UBND Thµnh phè Hµ Néi quyÕt ®Þnh n©ng cÊp Nhµ in thµnh C«ng ty in T¹p chÝ Céng s¶n. N¨m 2001, Nhµ in T¹p chÝ Céng s¶n ®­îc cÊp trªn trang bÞ cho mét m¸y in rÊt hiÖn ®¹i trÞ gi¸ nhiÒu tû ®ång, riªng n¨m 2003 c«ng ty mua s¾m thªm 2 m¸y in 4 mµu, ®­a n¨ng lùc in nãi riªng vµ vÞ thÕ cña Nhµ in lªn thµnh mét Nhµ in vµo hµng ngò c¸c Nhµ in hiÖn ®¹i nhÊt Thñ ®«. Dï thiÕt bÞ in cã hiÖn ®¹i ®Õn ®©u nh­ng yÕu tè con ng­êi míi lµ quyÕt ®Þnh. N¾m b¾t ®­îc ®iÒu ®ã, d­íi sù l·nh ®¹o cña Bé Biªn tËp T¹p chÝ Céng s¶n , c«ng t¸c tuyÓn dông, ®µo t¹o rÊt ®­îc Ban l·nh ®¹o c«ng ty coi träng. 30% tæng sè c¸n bé c«ng nh©n viªn cña C«ng ty in T¹p chÝ Céng s¶n cã tr×nh ®é ®¹i häc hoÆc t­¬ng ®­¬ng. TÊt c¶ c¸c c«ng nh©n kü thuËt ®­îc ®µo t¹o n©ng cÊp th­êng xuyªn vµ ®Òu ®¹t tr×nh ®é t­¬ng ®­¬ng trung cÊp. C«ng t¸c c«ng ®oµn, ®oµn thanh niªn vµ phô n÷ ho¹t ®éng ®Òu vµ cã hiÖu qu¶. Trong c¸c n¨m gÇn ®©y kÓ tõ n¨m 1998, c¸c phong trµo cña c«ng ty ®Òu ®¹t danh hiÖu tiªn tiÕn hoÆc xuÊt s¾c. Trong ®ã ph¶i kÓ ®Õn c«ng t¸c qu©n sù, phßng chèng ch¸y næ, an toµn vÖ sinh lao ®éng, c«ng t¸c b¶o vÖ ®­a vÞ thÕ cña C«ng ty in T¹p chÝ Céng s¶n lªn hµng ®¬n vÞ m¹nh ®ång ®Òu cña thñ ®«, xøng ®¸ng víi uy tÝn Nhµ in cña §¶ng. Nh­ vËy, C«ng ty in T¹p chÝ Céng s¶n ®· tr¶i qua 37 n¨m tr­ëng thµnh vµ ph¸t triÓn. C«ng ty ®· cã nh÷ng ®ãng gãp to lín trong sù nghiÖp phôc vô c«ng t¸c tuyªn truyÒn cña §¶ng vµ hiÖn nay ®· trë thµnh mét C«ng ty in næi tiÕng ë miÒn B¾c. 2. T×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y . C«ng ty In T¹p chÝ Céng S¶n cã nhiÖm vô chñ yÕu lµ in Ên T¹p chÝ Céng S¶n vµ c¸c tµi liÖu kh¸c cña §¶ng ,Ngoµi ra c«ng ty cßn ph¸t hµnh rÊt nhiÒu c¸c lo¹i s¸ch b¸o ,t¹p chÝ kh¸c nh­ :NguyÖt san Nh©n D©n ,Hoa häc trß 1,2 Sinh Viªn ,T¹p chÝ TruyÒn H×nh ....Víi h¬n 30 n¨m tån t¹i vµ ph¸t triÓn tËp thÓ l·nh ®¹o vµ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty kh«ng ngõng nç lùc x©ùng c«ng ty ngµy cµng lín m¹nh cã ®ñ søc c¹nh tranh trªn thÞ tr­êng .Thªm vµo ®ã ,C«ng ty lu«n nh©n ®­îc sù quan t©m cña c¸c cÊp ,ban ngµnh ®oµn thÓ mµ ®Æc biÖt lµ Bé biªn TËp T¹p chÝ Céng S¶n :Hµng n¨m c«ng ty lu«n ®­îc cÊp m¸y mãc trang thiÕt bÞ míi theo kÞp xu thÕ ph¸t triÓn cña khoa häc c«ng nghÖ .Do ®ã c«ng ty ®· ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh tÞu v­ît bËc trong s¶n xuÊt kinh doanh .§iÒu nµy ®­îc minh ho¹ qua b¸o c¸o kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh qua c¸c n¨m : B¶ng 1 :KÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ChØ tiªu 2000 2001 2002 2003 2004 1.Tæng doanh thu 24.340.527 28.802.611 52.494.613 50.006.476 56.700.000 2.Lîi nhuËn thùc hiÖn 2.088.430 2.244.664 2.466.810 3.509.928 3.200.000 3.Nép ng©n s¸ch 1.172.600 1.330.348 2.381.206 2.372.250 1.018.000 4.Tæng sè vèn SX-KD 18.642.000 39.650.430 42.725.640 44.103.386 47.105.286 5.Vèn cè ®Þnh 16.426.000 36.825.658 39.062.744 40.543.066 42.207.106 6.Vèn l­u ®éng 2.824.000 2.824.000 3.560.320 3.560.320 4.898.180 7.Thu nhËp b×nh qu©n 1.25 1.629 2.069 2.06 2.124 cña C«ng ty in T¹p chÝ Céng s¶n §V tÝnh: 1000® (Nguån :Phßng TC-HC –TH) Qua biÓu trªn ta thÊy :Nh×n chung kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty trong c¸c n¨m qua ®Òu ®¹t chØ tiªu n¨m sau cao h¬n n¨m tr­íc ,doanh thu kh«ng ngõng t¨ng .Tuy nhiªn trong n¨m 2003 doanh thu cã gi¶m ®«i chót nh­ng l¹i tiÕp tôc t¨ng trong n¨m 2004 .§iÒu nµy thÓ hiÖn c«ng ty ®· v­ît qua ®­îc nh÷ng khã kh¨n v­íng m¾c trong n¨m 2003 vµ dÇn ®i vµo æn ®Þnh. MÆt kh¸c ,tæng sè vèn c«ng ty ®­a vµo s¶n xuÊt kinh doanh liªn tôc t¨ng m¹nh qua c¸c n¨m ,®iÒu nµy chøng tá c«ng ty kh«ng ngõng më réng quy m« s¶n xuÊt ,më réng thÞ tr­êng môc tiªu ,t¹o ra nhiÒu viÖc cho ng­êi lao ®éng ,n©ng cao møc sèng b»ng viÖc t¨ng thu nhËp b×nh qu©n lªn tíi 2.100.000 ® trong n¨m 2004 . §Ó ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh tÞu to lín ®ã tr­íc hÕt ph¶i kÓ ®Õn sù l·nh ®¹o s¸ng suèt cña ban l·nh ®¹o c«ng ty ,sù nç lùc cña c¸c c«ng nh©n ph©n x­ëng vµ sù quan t©m cña §¶ng ,Nhµ n­íc vµ c¸c ban ngµnh chøc n¨ng . Mét nguyªn nh©n n÷a khiÕn kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty hµng n¨m ®Òu t¨ng lµ do s¶n phÈm ®Çu vµo, ®Çu ra hµng n¨m ®Òu t¨ng: §¬n vÞ tÝnh: 1000 tr b¶ng 2:S¶n phÈm hiÖn vËt cña C«ng ty in T¹p chÝ Céng s¶n TT S¶n phÈm hiÖn vËt 2000 2001 2002 2003 2004 1 T¹p chÝ céng s¶n (19*27) 79000 103680 149085 155952 2 NguyÖt san nh©n d©n (19*27) 49000 55000 34695 35006 3 C¸c lo¹i s¸ch b¸o kh¸c 334650.9 380000 562136 602000 4 Céng trang in (19*27) 462650.9 538680 745916 792958 5 Trang in quy ®æi ra 13*19 925301.8 1077360 1491832 1585916 (Nguån :Phßng TC-HC ) 3.C¸c ®Æc ®iÓm kinh tÕ –kü thuËt cã ¶nh h­ëng tíi c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ë c«ng ty In T¹p chÝ Céng s¶n . 3.1 ThÞ tr­êng tiªu thô s¶n phÈm . MÆc dï lµ c¬ quan phôc vô c«ng t¸c tuyªn truyÒn cña §¶ng ,nh­ng c«ng ty In T¹p chÝ Céng s¶n vÉn tham gia vµo thÞ tr­êng in mét c¸ch ®éc lËp vµ tù quyÕt .§iÒu nµy thÓ hiÖn ë viÖc c«ng ty tù quyÕt ®Þnh nhËn in thªm lo¹i Ên phÈm nµo ,sè l­îng bao nhiªu ,®¬n gi¸ ...Nh­ vËy còng ®ång nghÜa víi viÖc c«ng ty ph¶i c¹nh tranh víi c¸c ®èi thñ trªn thÞ tr­êng . MÆt kh¸c ,®©y lµ mét thÞ tr­êng ®Çy biÕn ®éng vÒ gi¸ c¶ ,vËt t­ hµng ho¸ nãi chung vµ vËt t­ ngµnh in noi riªng ®· ¶nh h­ëng xÊu ®Õn chi phÝ ®Çu vµo vµ ®­¬ng nhiªn sÏ ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn hiÖu qu¶ SX-KD .§èi víi c«ng ty In T¹p chÝ Céng s¶n ,ngoµi viÖc ph¶i chÞu t¸c ®éng cña nh÷ng biÕn ®éng chung ®èi víi ngµnh in ,cßn ph¶i chÞu t¸c ®éng cña nh÷ng biÕn ®éng riªng .§ã lµ viÖc Ên phÈm T¹p chÝ Céng S¶n – nhiÖm vô chÝnh trÞ chñ yÕu cña c«ng ty – gi¶m tõ 36 kú xuèng cßn 24 kú trong n¨m 2004 ®· ¶nh h­ëng ®¸ng kÓ ®Õn c«ng t¸c ®Þnh kú cña CBCNV trong c«ng ty .§©y còng lµ mét bµi to¸n khã cho c¸c cÊp l·nh ®¹o cña c«ng ty trong viÖc lùa chän mét chiÕn l­îc míi ,lËp ra mét kÕ ho¹ch s¶n xuÊt míi cho phï hîp víi t×nh h×nh thùc tÕ cña c«ng ty . 3.2 Quy tr×nh c«ng nghÖ in Ên phÈm Quy tr×nh c«ng nghÖ in lµ mét quy tr×nh phøc t¹p .§Ó in ®­îc mét Ên phÈm ph¶i tr¶i qua nhiÒu c«ng ®o¹n : S¬ ®å quy tr×nh in mét Ên phÈm : In KiÓm MÉu In can In b×a B×nh b¶n kiÓm tra Ph¬i b¶n kiÓm tra In KiÓm tra ki b«ng In s¶n l­îng KCS Gia c«ng KCS lÇn ViÖc qua nhiÒu b­íc ,nhiÒu c«ng ®o¹n ®ßi hái ph¶i ®­îc theo dâi ,qu¶n lý chÆt chÏ tõng kh©u ,tõng c«ng ®o¹n .Bëi s¶n xuÊt theo d©y truyÒn nªn c¸c kh©u ph¶i cã sù phèi hîp chÆt chÏ ,nhÞp nhµng ,trong mét kh©u cã sù cè th× c¸c kh©u kh¸c còng ph¶i ngõng .§Ó ®¹t hiÖu qu¶ cao ,ban l·nh ®¹o cÇn ph©n chia cÊp d­íi xuèng tõng ph©n x­ëng theo dâi s¸t sao tõng c«ng ®o¹n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt . Kh¸c víi c¸c s¶n phÈm kh¸c ,sau khi in xong cÇn ph¶i cã c¶ mét quy tr×nh hoµn thiÖn s¶n phÈm : VÒ c«ng nghÖ ,tõ tr­íc nh÷ng n¨m 1995 ,c«ng ty vÉn sö dông c«ng nghÖ in offset víi c«ng nghÖ th« s¬ ,chñ yÕu lµ thñ c«ng vµ cÇn nhiÒu nh©n lùc .§Õn ®Çu nh÷ng n¨m 2000,c«ng ty ®· chuyÓn tõ c«ng nghÖ in offset sang c«ng nghÖ in tip« .§©y lµ mét b­íc chuyÓn biÕn m¹nh mÏ trong c«ng t¸c s¶n xuÊt kinh doanh mµ cô thÓ h¬n lµ n¨ng suÊt vµ sù thay ®æi m¹nh trong c¬ cÊu qu¶n lý .Khi ¸p dông c«ng nghÖ míi ,l­îng lao ®éng trùc tiÕp sÏ gi¶m do m¸y mãc thay thÕ ,nh­ng chÊt l­îng vµ n¨ng suÊt t¨ng lªn . VÒ m¸y mãc thiÕt bÞ :§­îc sù quan t©m chØ ®¹o s¸t sao cña §¶ng ,cña Bé biªn tËp ,vÒ c¬ b¶n c«ng ty ®· ®­îc bæ xung ,trang bÞ thªm m¸y mãc thiÕt bÞ míi ®Ó thay thÕ c¸c thiÕt bÞ cò .N¨m 2001 ,c«ng ty ®· ®­îc mua mét m¸y in tê rêi 4 mµu cã côm l¸ng l¾c vµo lo¹i hiÖn ®¹i nhÊt ë PhÝa B¾c ,mét m¸y ph¬i b¶n ,m¸y hiÖn b¶n ,m¸y dao mét mÆt vµ ®æi míi thiÕt bÞ cña bé phËn ph©n mµu .§Õn n¨m 2002,c«ng ty tiÕp tôc ®­îc trang bÞ mét sè m¸y mãc hiÖn ®¹i trÞ gi¸ trªn 3 tû ®ång ,vµ cho ®Õn n¨m 2003 ,c«ng ty ®· cã trong tay cïng lóc 3 m¸y in 4 mµu khæ lín -®iÒu mµ rÊt Ýt c«ng ty in kh¸c cã ®­îc .HÖ thèng trang thiÕt bÞ m¸y mãc nµy ®· ph¸t huy hiÖu qu¶ gãp phÇn ®­a chØ tiªu s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty kh«ng ngõng t¨ng qua c¸c n¨m . 3.3 VÒ lao ®éng trong c«ng ty . Theo b¸o c¸o ®Õn n¨m 2004,tæng sè lao ®éng cña c«ng ty lµ 196 lao ®éng chÝnh thøc víi hon 60 lao ®éng thêi vô .§©y lµ ®éi ngò gãp phÇn ®¸ng kÓ vµo sù thµnh c«ng cña c«ng ty trong nh÷ng n¨m qua .Kh¸c víi lao ®«ngj trong nhiÒu ngµnh kh¸c ,®éi ngò lao ®éng trong c«ng ty In T¹p chÝ Céng s¶n mang nhiÒu nÐt kh¸c biÖt : VÒ tr×nh ®é :Cã thÓ nãi rÊt hiÕm khi t×m ®­îc trong ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh mµ ®éi ngò lao ®éng l¹i cã tr×nh ®é tèt nghiÖp THPT 100% ,kh«ng nh÷ng thÕ ,toµn bé sè lao ®éng ®Òu tèt nghiÖp ë c¸c khèi tr­êng kü thuËt mµ thÊp nhÊt lµ trung cÊp in .§©y lµ mét thuËn lîi lín trong c«ng t¸c s¶n xuÊt kinh doanh ,bëi lÏ ng­êi lao ®éng cã tr×nh ®é cao hä lµm viÖc cã ý thøc tù gi¸c trong c«ng viÖc ,tû lÖ sai háng hoÆc lçi kü thuËt lµ h¹n chÕ tíi møc tèi thiÓu .Nh©n viªn trong c¸c phßng ban chøc n¨ng toµn bé ®­îc tuyÓn tõ bËc §¹i häc hoÆc t­¬ng ®­¬ng : B¶ng3: Ph©n tÝch tr×nh ®é lao ®éng cña c«ng ty : STT Tr×nh ®é Sè l­îng Tû lÖ % KSCN In 7 4.6 TiÕn sü 1 0.67 CN Kinh tÕ 20 13.16 KS hµng h¶i 1 0.67 CN mü thuËt 1 0.67 C§ In 6 3.93 TC In 96 63.15 Tr×nh ®é kh¸c 20 13.15 Tæng 152 100 (Nguån :phßng TC-HC ) Qua biÓu trªn ta thÊy :l­îng lao ®éng cã tr×nh ®é trung cÊp in chiÕm sè l­îng cao nhÊt (63.15 %),®©y lµ khèi c«ng nh©n trùc tiÕp s¶n xuÊt .TiÕp ®ã lµ tr×nh ®é cö nh©n kinh tÕ (13.16 %), ®©y lµ ®éi ngò nh©n viªn c¸c phßng ban chøc n¨ng .§ã lµ nh÷ng ng­êi ®· tèt nghiÖp c¸c tr­êng thuéc khèi kinh tÕ .Tuy nhiªn tr×nh ®é cao nhÊt chØ lµ cÊp TiÕn Sü víi sè l­îng h¹n chÕ ( 1 ng­êi ) ®iÒu nµy g©y h¹n chÕ trong viÖc ¸p dông c¸c tiÕn bé kü thuËt trong s¶n xuÊt ,øng dông thµnh tÞu khoa häc c«ng nghÖ .... VÒ c¬ cÊu giíi tÝnh : C¬ cÊu lao ®éng theo giíi tÝnh cã ¶nh h­ëng ®Õn n¨ng suÊt vµ chÊt l­îng s¶n phÈm .Tuú tõng lo¹i h×nh s¶n xuÊt ma c¬ cÊu giíi tÝnh cã sù kh¸c nhau.C¬ cÊu vÒ giíi tÝnh ®­îc minh ho¹ trong b¶ng sau : B¶ng 4: C¬ cÊu lao ®éng cña c«ng ty In T¹p chÝ Céng s¶n : §¬n vÞ Tæng sè Nam N÷ Sè l­îng (ng­êi ) C¬ cÊu (%) Sè l­îng (ng­êi ) C¬ cÊu (%) V¨n phßng 91 38 41.76 53 58.24 Ph©n x­ëng 61 25 40.98 36 59.02 Toµn c«ng ty 152 63 82.74 89 117.26 (nguån :phßng TC-HC) Qua biÓu trªn ta thÊy :Sè l­îng lao ®éng nam giíi chiÕm mét tû lÖ lín trong c«ng .§©y lµ mét ®iÒu dÔ hiÓu bëi do ®Æc tÝnh kü thuËt cña ngµnh in cÇn lao ®éng nam giíi ®Ó vËn hµnh m¸y mãc thiÕt bÞ ,c«ng viÖc thñ c«ng kh«ng cÇn nhiÒu khi khoa häc c«ng nghÖ ngµy cµng ph¸t triÓn vµ ®­îc ¸p dông réng r·i .Tuy nhiªn vÉn cã sù mÊt c©n ®èi trong c¬ cÊu lao ®éng trong khèi nh©n viªn v¨n phßng .Th«ng th­êng khèi nh©n viªn gi¸n tiÕp th­êng cã c¬ cÊu n÷ lín h¬n nam bëi ®ã lµ nh÷ng c«ng viÖc nhÑ nhµng ,cÇn sù ch¨m chØ ,cÈn thËn cña ph¸i n÷ .Tuy nhiªn kh«ng ph¶i lµ nam giíi lµ kh«ng lµm ®­îc .Cßn d­íi ph©n x­ëng do ph¶i vËn hµnh m¸y mãc thiÕt bÞ nÆng nhäc nªn nam chiÕm chñ yÕu . 4. Nh÷ng thuËn lîi vµ khã kh¨n cña c«ng ty . 4.1 ThuËn lîi . Lµ mét c¬ quan phôc vô c«ng t¸c tuyªn truyÒn cña §¶ng ,c«ng ty In T¹p chÝ céng s¶n ®· nhËn ®­îc sù quan t©m ,nh÷ng ­u ®·i ®Æc biÖt cña Bé biªn tËp ,§¶ng vµ Nhµ n­íc .§ã lµ mét trong nh÷ng nguyªn nh©n gãp phÇn thóc ®Èy n¨ng suÊt vµ hiÖu qu¶ kinh doanh cña c«ng ty trong nh÷ng n¨m qua . -C«ng t¸c qu¶n lý s¶n xuÊt ,qu¶n lý kü thuËt ®· ®­îc c«ng ty quan t©m s¸t sao ,t¹o sù chuyÓn biÕn tÝch cùc vÒ n¨ng suÊt vµ chÊt l­îng s¶n phÈm . - M¸y mãc thiÕt bÞ ®­îc c«ng ty chó träng b¶o d­ìng ®Þnh kú tu söa thay thÕ chi tiÕt cÇn thiÕt ®¶m b¶o cho sù ho¹t ®éng æn ®Þnh cña thiÕt bÞ ,n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm trong qu¸ tr×nh in vµ hoµn thiÖn s¸ch - C«ng ty cã mét ®Þa bµn kh¸ thuËn lîi :N»m gi÷a trung t©m thµnh phè (38-Bµ TriÖu ) c«ng ty cã lîi thÕ vÒ giao dÞch ,®­îc b¸o chÝ biÕt ®Õn nhiÒu ,thuËn lîi trong viÖc vËn chuyÓn víi chi phÝ thÊp . - Lµ mét c«ng ty Nhµ n­íc ,C«ng ty In t¹p ChÝ céng s¶n lu«n nhËn ®­îc nh÷ng chÝnh s¸ch ­u ®·i cña §¶ng vµ Nhµ n­íc ,trong quan hÖ ®èi ngo¹i hoÆc t×m thÞ tr­êng ë n­íc ngoµi . 4.2 Khã kh¨n . Bªn c¹nh ®ã ,trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh c«ng ty kh«ng ngõng gÆp ph¶i nh÷ng khã kh¨n c¶n trë ,mµ ph¶i kÓ ®Õn lµ : -§Þa bµn ho¹t ®éng bÞ h¹n chÕ : Do n»m gi÷a trung t©m thµnh phè nªn diÖn tÝch ho¹t ®éng hÑp ,c«ng ty ®· ph¶i x©y nhµ cao tÇng nªn viÖc bè trÝ trang thiÕt bÞ ,m¸y mãc trªn tÇng g©y nhiÒu c¶n trë ,¶nh h­ëng ®Õn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh . - Lµ doanh nghiÖp Nhµ n­íc nªn c«ng ty lu«n ph¶i thùc hiÖn theo chñ tr­¬ng ,chÝnh s¸ch cña §¶ng vµ Nhµ n­íc .Do ®ã kh¶ n¨ng c¹nh tranh trªn thÞ tr­êng in bÞ h¹n chÕ .\ II- Ph©n tÝch thùc tr¹ng c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý c¶u C«ng ty In T¹p chÝ Céng S¶n . S¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty . 2.Chøc n¨ng ,nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña c¸c phßng ban . 2.1 Bé m¸y nhµ in TCCS ®­îc tæ chøc theo c¬ chÕ trùc tuyÕn chøc n¨ng, trong ®ã gi¸m ®èc trùc tiÕp chØ huy c¸c mÆt s¶n xuÊt kinh doanh cña xÝ nghiÖp, cã phã gi¸m ®èc vµ c¸c phßng tham m­u gióp viÖc. Bé m¸y ®­îc tæ chøc nh­ sau: Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc Phßng tæ chøc, hµnh chÝnh tæng hîp Phßng tµi vô Phßng s¶n xuÊt kinh doanh Ph©n x­ëng chÕ b¶n Ph©n x­ëng in Ph©n x­ëng s¸ch C¬ së 2 cña xÝ nghiÖp QuyÒn h¹n vµ nhiÖm vô cña Gi¸m ®èc: Do ban biªn tËp bæ nhiÖm, lµm viÖc theo chÕ ®é thñ tr­ëng xÝ nghiÖp, cã quyÒn cao nhÊt vÒ qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng ®èi néi vµ ®èi ngo¹i. QuyÕt ®Þnh ph­¬ng h­íng, kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh vµ c¸c ho¹t ®éng kh¸c cña nhµ in B¸o c¸o Ban biªn tËp vÒ mäi mÆt ho¹t ®éng cña nhµ in hµng quý, b¸o c¸o tµi chÝnh cho Vô tµi chÝnh Ban TCQTTW theo quy ®Þnh. B¸o c¸o xin ý kiÕn chØ ®¹o cña Ban biªn tËp nh÷ng tr­êng hîp ngoµi quyÒn h¹n cña Gi¸m ®èc. QuyÕt ®Þnh viÖc mua b¸n m¸y mãc thiÕt bÞ, thùc hiÖn theo kÕ ho¹ch vµ theo kh¶ n¨ng, nhu cÇu cña nhµ in, ®óng quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. Tr­êng hîp ®ét xuÊt, gi¸m ®èc ®­îc phÐp gi¶i quyÕt d­íi 100 triÖu ®ång nh­ng sau ®ã b¸o c¸o ngay víi Ban biªn tËp. ®­îc quyÒn lùa chän h×nh thøc tæ chøc bé m¸y qu¶n lý phï hîp víi nhiÖm vô chÝnh trÞ ®­îc giao víi m« h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cã hiÖu qu¶. QuyÕt ®Þnh bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, khen th­ëng, kû luËt, xÕp l­¬ng c¸c chøc danh tr­ëng, phã phßng, qu¶n ®èc, phã qu¶n ®èc trong bé m¸y Nhµ in. QuyÕt ®Þnh kÕ ho¹ch ®µo t¹o, båi d­ìng c¸n bé qu¶n lý, c¸n bé kü thuËt nghiÖp vô vµ c«ng nh©n. TuyÓn dông vµ th¶i håi lao ®éng theo ®óng luËt lao ®éng cña Nhµ n­íc. b -NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña phã gi¸m ®èc: gióp viÖc gi¸m ®èc theo sù ph©n c«ng cña Gi¸m ®èc vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ phÇn viÖc ®­îc giao. Thay mÆt Gi¸m ®èc khi Gi¸m ®èc ®i v¾ng ®Ó gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò ®­îc gi¸m ®èc uû quyÒn. 2- Phßng tæ chøc, hµnh chÝnh, tæng hîp:a. C¬ cÊu tæ chøc: Tr­ëng phßng Phã phßng V¨n th­ hµnh chÝnh L¸i xe Tæ th­êng trùc b¶o vÖ NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña phßng: Tr­ëng phßng lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc Nhµ in vÒ tæ chøc qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh phßng theo ®óng nh÷ng quy ®Þnh vÒ nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n sau ®©y: Nghiªn cøu tæng hîp c¸c v¨n b¶n cña nhµ in, cña Bé biªn tËp TCCS, cña §¶ng vµ nhµ n­íc, so¹n tho¶ mét sè quy ®Þnh cña nhµ in, tham m­u cho ban gi¸m ®èc vÒ gi¶i ph¸p ®iÒu hµnh, chØ ®¹o, theo dâi, kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c v¨n b¶n trªn. TiÕp nhËn, thô lý, qu¶n lý toµn bé hå s¬ cña c¸n bé c«ng nh©n viªn nhµ in vÒ c«ng t¸c tæ chøc, tuyÓn dông, n©ng bËc l­¬ng, ®µo t¹o båi d­ìng tay nghÒ, khen th­ëng, kû luËt. ChuÈn bÞ ch­¬ng tr×nh lµm viÖc cho ban gi¸m ®èc trong tuÇn, th¸ng, vµ tham m­u cho ban gi¸m ®èc ®iÒu hoµ phèi hîp , sinh ho¹t häc tËp trong xÝ nghiÖp, b¶o ®¶m quan hÖ gi÷a chÝnh quyÒn, ban chØ huy, c«ng ®oµn. CÊp giÊy giíi thiÖu, giÊy ®i ®­êng cho c¸n bé CNV vµ qu¶n lý®ãng dÊu c¸c lo¹i dÊu theo ®óng quy ®Þnh. Tr×nh ký c¸c v¨n b¶n do c¸c phßng, ph©n x­ëng th¶o sau khÝ ®· ®­îc c¸c ®ång chÝ trong ban gi¸m ®èc xÐt duyÖt. Tæ chøc th­êng trùc, tiÕp ®ãn kh¸ch ®Õn xÝ nghiÖp quan hÖ c«ng t¸c mét c¸ch chu ®¸o, lÞch sù. Tæ chøc b¶o vÖ c¬ quan 24/24 giê an toµn, tr«ng gi÷ xe ®¹p, xe m¸y, « t« cña c¬ quan. Tæ chøc c¸c yªu cÇu héi häp cña Nhµ in, tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c vÖ sinh c«ng nghiÖp vµ n¬i c«ng céng trong c¬ quan, phßng lµm viÖc cña ban gi¸m ®èc vµ c¸c phßng häp c¬ quan. Cïng BCH c«ng ®oµn, c¸c phßng chøc n¨ng, c¸c ph©n x­ëng cña Nhµ in gi¶i quyÕt viÖc ch¨m lo ®êi sèng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn theo chÕ ®é chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc vµ c¬ quan. Treo cê, trang trÝ c¬ quan nh÷ng ngµy lÔ, héi häp. Chó träng c«ng t¸c an ninh, chÝnh trÞ, qu©n sù; luËt in Ên, c«ng t¸c phßng ch¸y ch÷a ch¸yvµ c¸c biÖn ph¸p phßng ch¸y ch÷a ch¸y. Mua s¾m, cung cÊp thiÕt bÞ, ph­¬ng tiÖn lµm viÖc, sinh ho¹t, v¨n phßng phÈm. Qu¶n lý nhµ x­ëng, c¸c tµi s¶n cña xÝ nghiÖp, kÕt hîp víi c¸c phßng tµi vô cã kÕ ho¹ch ®Þnh kú kiÓm kª, ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n, ph¸t hiÖn nh¾c nhë nh÷ng tr­êng hîp vi ph¹m chÕ ®é sö dông tµi s¶n ®ång thêi ®Þnh kú söa ch÷a, b¶o d­ìng trô së lµm viÖc, nhµ kho, nhµ x­ëng vµ c¸c ph­¬ng tiÖn tµi s¶n kh¸c. Gi¶i quyÕt tèt ®iÖn chiÕu s¸ng, n­íc, hÖ thèng vÖ sinh tiªu tho¸t n­íc, hÖ thèng phßng chèng lôt b·o, hÖ thèng t­êng rµo b¶o vÖ… Tæ chøc vµ thùc hiÖn nghi· vô lao ®éng theo chñ tr­¬ng cña thµnh phè vµ c¸c ho¹t ®éng do chÝnh quyÒn ®Þa ph­¬ng yªu cÇu. Qu¶n lý sö dông tèt, s½n sµng phôc vô thñ tr­ëng ®i c«ng t¸c, phôc vô s¶n xuÊt kinh doanh, cã kÕ ho¹ch b¶o d­ìng, kh¸m xe theo ®Þnh kú, thùc hiÖn ®¨ng ký nhËt tr×nh cña xe. Ký ®¬n xin nghØ phÐp, viÖc riªng vµ c¸c ®¬n tõ kh¸c cña c¸n bé, nh©n viªn trong phßng tr­íc khi göi lªn gi¸m ®èc. §­îc phÐp cho c¸n bé, nh©n viªn nghØ tõ 1-2 ngµy trong th¸ng theo chÕ ®é. 3- Phßng tµi vô: C¬ cÊu tæ chøc: Tr­ëng phßng Phã phßng KÕ to¸n h¹ch to¸n KÕ to¸n vËt t­ vµ thanh to¸n Thñ quü Thñ kho NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña phßng: Tr­ëng phßng tµi vô lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vÒ tæ chøc qu¶n lý, ho¹t ®éng tµi chÝnh xÝ nghiÖp nh»m ®¶m b¶o nguån tµi chÝnh cho c¸c nhiÖm vô chÝnh trÞ- kinh tÕ – x· héi cña xÝ nghiÖp vµ sö dông cã hiÖu qu¶ vèn cè ®Þnh vµ vèn l­u ®éng, nguån lao ®éng vµ nguån tµi chÝnh cña xÝ nghiÖp. Nép tiÒn theo ®óng cam kÕt vµo Ng©n s¸ch tr¶ cho c¬ quan cung cÊp vµ ng©n hµng. ChÞu tr¸ch nhiÖm th¶o kÕ ho¹ch tµi chÝnh ng¾n h¹n vµ dµi h¹n, c¸c kÕ ho¹ch tÝn dông, kÕ ho¹ch thu chi còng nh­ c¸c kÕ ho¹ch thùc hiÖn s¶n phÈm , nhiÖm vô kÕ ho¹ch vÒ lîi nhuËn, thuÕ l­u th«ng, n©ng cao tû suÊt doanh lîi cña s¶n xuÊt; phæ biÕn c¸c chØ tiªu ®· ®­îc duyÖt cho c¸c phßng, ph©n x­ëng thiÕt kÕ. X¸c ®Þnh nhu cÇu vµ tÊt c¶ c¸c h×nh thøc tÝn dông. Tæ chøc c¸c biÖn ph¸p t¨ng nhanh vßng quay cña vèn §¶m b¶o ®óng thñ tôc quy ®Þnh nh÷ng dÞch vô h¹ch to¸n tµi chÝnh vµ ng©n hµng, tr¶ l­¬ng kÞp thêi cho c«ng nh©n viªn. KiÓm tra viÖc lËp, tr×nh bµy vµ duyÖt c¸c dù ¸n tµi chÝnh ®Ó chi phÝ vµo viÖc ¸p dông kü thuËt míi, dù to¸n chi tiªu quü ph¸t triÓn s¶n xuÊt, quü khuyÕn khÝch vËt chÊt, quü v¨n ho¸ x· héi vµ x©y dùng nhµ ë, quü chuyªn dïng còng nh­ c¸c v¨n b¶n kh¸c cã liªn quan tíi ho¹t ®éng tµi chÝnh cña xÝ nghiÖp. KiÓn tra viÖc hoµn thµnh kÕ ho¹ch s¶n phÈm, kÕ ho¹ch lîi nhuËn vµ c¸c chØ tiªu tµi chÝnh kh¸c, kiÓm tra viÖc ngõng s¶n xuÊt, s¶n phÈm kh«ng tiªu thô ®­îc, viÖc chi tiªu tiÒn ®óng ®¾n vµ sö dông ®óng môc ®Ých tÝn dông. Ký x¸c nhËn b¸o c¸o thèng kª hîp ®ång kinh tÕ, chøng tõ tÝn dông, thanh to¸n tµi chÝnh, tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng. Yªu cÇu c¸c phßng, ph©n x­ëng cña xÝ nghiÖp cung cÊp sè liÖu, tµi liÖu liªn quan ®Õn kÕ to¸n, thèng kª vµ kiÓm tra tµi chÝnh. ChÊp hµnh ®óng chÕ ®é kÕ to¸n, chÕ ®é b¸o c¸o thèng kª; b¸o c¸o ®ét xuÊt vÒ tµi chÝnh xÝ nghiÖp theo yªu cÇu cña Gi¸m ®èc. Tæ chøc b¶o hiÓm ®óng chÕ ®é cho CNVC trong xÝ nghiÖp. Tæ chøc b¶o qu¶n vµ gi÷ g×n tµi liÖu kÕ to¸n theo ®óng quy ®Þnh cña Bé tµi chÝnh vµ côc l­u tr÷ nhµ n­íc. Ký ®¬n xin nghØ phÐp, viÖc riªng cho vµ c¸c ®¬n tõ kh¸c cña c¸n bé, nh©n viªn trong phßng tr­íc khi göi lªn Gi¸m ®èc, ®­îc phÐp cho c¸n bé, nh©n viªn nghØ tõ 1-2 ngµy trong th¸ng theo chÕ ®é. 4.Phßng s¶n xuÊt kinh doanh: a. C¬ cÊu tæ chøc: Tr­ëng phßng Phã phßng Kü thuËt viªn Nh©n viªn tæng hîp Tæ OTK, tæ Marketing; tæ m¸y dao 1 mÆt b. NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña phßng: LËp kÕ ho¹ch th¸ng, quý, n¨m vÒ s¶n xuÊt, tµi chÝnh vµ dù kiÕn kÕ ho¹ch ®Çu t­ trang thiÕt bÞ ph¸t triÓn s¶n xuÊt. ®«n ®èc c¸c phßng, ph©n x­ëng thôc hiÖn hoµn thµnh kÕ ho¹ch ®­îc giao theo tiÕn ®é. §­îc Gi¸m ®èc uû nhiÖm ký kÕt hîp ®ång kinh tÕ víi kh¸ch hµng theo ®óng luËt ®Þnh cña nhµ n­íc vµ cña xÝ nghiÖp. Gióp Gi¸m ®èc tæng ®iÒu ®é c¶ 3 c«ng ®o¹n: chÕ b¶n, in, ®ãng s¸ch, bao gåm qu¶n lý m¸y mãc thiÕt bÞ, qu¶n lý chÊt l­îng s¶n phÈm. §µo t¹o vµ båi d­ìng nghiÖp vô, n©ng cao tay nghÒ cho c«ng nh©n; lËp ®Þnh møc lao ®éng, kinh tÕ kü thuËt cho mçi m¸y tõng c«ng ®o¹n. qu¶n lý toµn bé tµi s¶n, dông cô, tµi liÖu cña phßng. Qu¶n lý c¸n bé, c«ng nh©n viªn trong phßng, tæ chøc OTK ®¶m b¶o chÊt l­îng vµ sè l­îng s¶n phÈm tr­íc khi xuÊt x­ëng. Tæ chøc viÖc Marketing nh»m khai th¸c kh¸ch hµng, më réng thÞ tr­êng, t¨ng doanh thu cho xÝ nghiÖp, n¾m b¾t vµ th«ng tin kÞp thêi cho ban gi¸m ®èc vÒ diÔn biÕn cña thÞ tr­êng in, dù b¸o gi¸ vËt t­ phôc vô cho viÖc in Ên cña xÝ nghiÖp. §­îc Gi¸m ®èc uû quyÒn l·nh ®¹o vµ ®iÒu hµnh c¸c qu¶n ®èc ph©n x­ëng chÊp hµnh nghiªm lÖnh cña Gi¸m ®èc. Ký ®¬n xin nghØ phÐp, viÖc riªng cho vµ c¸c ®¬n tõ kh¸c cña c¸n bé, nh©n viªn trong phßng tr­íc khi göi lªn Gi¸m ®èc, ®­îc phÐp cho c¸n bé, nh©n viªn nghØ tõ 1-2 ngµy trong th¸ng theo chÕ ®é. Ký giÊy ®Ò nghÞ khen th­ëng cho c¸n bé, c«ng nh©n viªn trong phßng cã thµnh tÝch s¸ng kiÕn c¶i tiÕn kü thuËt; ®Ò nghÞ Gi¸m ®èc n©ng bËc l­¬ng hµng n¨m vµ thi hµnh kû luËt ®èi víi c¸n bé, c«ng nh©n viªn vi ph¹m quy ®Þnh cña nhµ in. 5. Ph©n x­ëng chÕ b¶n: C¬ c©ó tæ chøc: Qu¶n ®èc Phã qu¶n ®èc Vi tÝnh So¸t bµi B×nh b¶n Ph¬i b¶n NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña ph©n x­ëng: lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt hµng ngµy cña ph©n x­ëng, bao gåm: + S¾p ch÷ ®iÖn tö, lµm phim + So¸t bµi, söa ch÷a hoµn chØnh bµi mÉu. + B×nh theo ma kÐt lËp khu«n in cho tõng lo¹i m¸y + Ph¬i b¶n in cho c¸c m¸y Qu¶n lý toµn bé tµi s¶n, m¸y mãc thiÕt bÞ, ®å nghÒ cña ph©n x­ëng §Þnh møc kinh tÕ, kü thuËt vµ x©y dùng quy tr×nh kü thuËt cho tõng m¸y, tõng bé phËn. Tæ chøc tèt phßng chèng ch¸y, b¶o ®¶m an toµn lao ®éng trong khi sö dông ho¸ chÊt tiÕp xóc víi tia cùc tÝm Qu¶n lý lao ®éng cña ph©n x­ëng theo ph©n cÊp qu¶n lý cña Gi¸m ®èc. Tæ chøc häc tËp n©ng cao tr×nh ®é cho c«ng nh©n trong ph©n x­ëng th«ng qua thi tay nghÒ, n©ng bËc l­¬ng hµng n¨m cho c«ng nh©n. Thèng kª m¸y mãc thiÕt bÞ háng tr×nh Gi¸m ®èc ®Ó dù trï mua s¾m vµ söa ch÷a. LËp dù trï vËt t­ cho ph©n x­ëng. Ghi chÐp sè liÖu ban ®Çu chÝnh x¸c, tËp hîp, kiÓm tra vµ c¸c phiÕu s¶n xuÊt, cuèi th¸ng thanh to¸n cho c«ng nh©n. Ký ®¬n xin nghØ phÐp, viÖc riªng cho vµ c¸c ®¬n tõ kh¸c cña c¸n bé, nh©n viªn trong phßng tr­íc khi göi lªn Gi¸m ®èc, ®­îc phÐp cho c¸n bé, nh©n viªn nghØ tõ 1-2 ngµy trong th¸ng theo chÕ ®é. Ký giÊy ®Ò nghÞ khen th­ëng cho c¸n bé, c«ng nh©n viªn trong phßng cã thµnh tÝch s¸ng kiÕn c¶i tiÕn kü thuËt; ®Ò nghÞ Gi¸m ®èc n©ng bËc l­¬ng hµng n¨m vµ thi hµnh kû luËt ®èi víi c¸n bé, c«ng nh©n viªn vi ph¹m quy ®Þnh cña nhµ in, ®Ò nghÞ Gi¸m ®èc n©ng bËc l­¬ng hµng n¨m cho c«ng nh©n. 6. Ph©n x­ëng m¸y in: C¬ cÊu tæ chøc: Qu¶n ®èc ph©n x­ëng Phã qu¶n ®èc §èc c«ng Tr­ëng m¸y, tr­ëng kÝp C¸c m¸y in vµ m¸y chuyªn dïng kh¸c NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña ph©n x­ëng: LËp kÕ ho¹ch vµ tiÕn ®é s¶n xuÊt ngµy, giao nhiÖm vô cho tõng m¸y s¶n xuÊt ®¶m b¶o ®óng sè l­îng, chÊt l­îng vµ thêi gian giao hµng. Qu¶n lý toµn bé m¸y mãc thiÕt bÞ, dông cô ®å nghÒ cña ph©n x­ëng. §Þnh kú kiÓm tra, b¶o d­ìng m¸y mãc, ®¶m b¶o c¸c m¸y ho¹t ®éng tèt. Ký hîp ®ång s­¶ ch÷a khi m¸y mãc thiÕt bÞ h­ háng, qu¶n lý ph©n x­ëng chÞu tr¸ch nhiÖm thanh to¸n theo ®óng nguyªn t¾c víi phßng tµi vô. Ký ®¬n xin nghØ phÐp, viÖc riªng cho vµ c¸c ®¬n tõ kh¸c cña c¸n bé, nh©n viªn trong phßng tr­íc khi göi lªn Gi¸m ®èc, ®­îc phÐp cho c¸n bé, nh©n viªn nghØ tõ 1-2 ngµy trong th¸ng theo chÕ ®é. Ký giÊy ®Ò nghÞ lªn gi¸m ®èc khen th­ëng vµ kû luËt, n©ng bËc l­¬ng cho c«ng nh©n trong ph©n x­ëng. 7. Ph©n x­ëng s¸ch: C¬ cÊu tæ chøc: Qu¶n ®èc Phã qu¶n ®èc M¸y dao 3 mÆt M¸y ®ãng xÐn liªn hîp §ãng s¸ch thñ c«ng NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña ph©n x­ëng: LËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, tiÕn ®é s¶n xuÊt ngµy, giao viÖc cho tõng c«ng nh©n, b¶o ®¶m sè l­îng, chÊt l­îng vµ thêi gian giao hµng. Qu¶n lý toµn bé m¸y mãc, thiÕt bÞ, dông cô, ®å nghÒ cña ph©n x­ëng. ®Þnh møc kü thuËt vµ x©y dùng quy tr×nh c«ng nghÖ cho tõng m¸y, tõng bé phËn. Tæ chøc phßng ch¸y, ch÷a ch¸y, ®¶m b¶o cho c«ng nh©n s¶n xuÊt vµ vËn hµnh m¸y an toµn. Qu¶n lý lao ®éng cña ph©n x­ëng theo ph©n cÊp cña Gi¸m ®èc. KiÓm tra, b¶o d­ìng m¸y mãc theo ®Þnh kú. LËp dù to¸n mua s¾m m¸y mãc thiÕt bÞ h­ háng ®Ó thay thÕ vµ chÞu tr¸ch nhiÖm thanh to¸n víi phßng tµi vô. CËp nhËt c¸c sè liÖu, kiÓm tra vµ ký x¸c nhËn vµo phiÕu s¶n xuÊt cña c«ng nh©n trong ph©n x­ëng, cuèi th¸ng chÞu tr¸ch nhiÖm thanh to¸n cho c«ng nh©n. Ký ®¬n xin nghØ phÐp, viÖc riªng cho vµ c¸c ®¬n tõ kh¸c cña c¸n bé, nh©n viªn trong phßng tr­íc khi göi lªn Gi¸m ®èc, ®­îc phÐp cho c¸n bé, nh©n viªn nghØ tõ 1-2 ngµy trong th¸ng theo chÕ ®é. Ký giÊy ®Ò nghÞ khen th­ëng cho c¸n bé, c«ng nh©n viªn trong phßng cã thµnh tÝch s¸ng kiÕn c¶i tiÕn kü thuËt; ®Ò nghÞ Gi¸m ®èc n©ng bËc l­¬ng hµng n¨m vµ thi hµnh kû luËt ®èi víi c¸n bé, c«ng nh©n viªn vi ph¹m quy ®Þnh cña nhµ in, ®Ò nghÞ Gi¸m ®èc n©ng bËc l­¬ng hµng n¨m cho c«ng nh©n. III- NhËn xÐt vÒ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty In T¹p chÝ Céng S¶n . 1.Nh÷ng kÕt qu¶ ®¹t ®­îc . Tr¶i qua h¬n 35 n¨m x©y dùng vµ ph¸t triÓn ,mÆc dï cã sù thay ®æi trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng ,nh­ng vÒ c¬ b¶n c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty In T¹p chÝ Céng S¶n kh¸ æn ®Þnh c¶ vÒ c¬ cÊu còng nh­ sè l­îng .Nh÷ng thµnh tÞu mµ bé m¸y l·nh ®¹o cña c«ng ty ®¹t ®­îc thÓ hiÖn gi¸n tiÕp th«ng qua chÆng ®­êng h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn còng nh­ nh÷ng thµnh c«ng mµ c«ng ty ®· ®¹t ®­îc trong thêi gian qua .Cô thÓ lµ : Thø nhÊt :ViÖc lùa chän c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty theo m« h×nh trùc tuyÕn –chøc n¨ng rÊt phï hîp víi quy m« còng nh­ lo¹i h×nh doanh nghiÖp Nhµ n­íc :C«ng t¸c chØ ®¹o s¶n xuÊt rÊt kÞp thêi ,ph¸t huy tèi ®a lîi thÕ cña m« h×nh tæ chøc th«ng qua sù phèi hîp nhÞp nhµng gi÷a c¸c phßng ban chøc n¨ng vµ ban gi¸m ®èc . Thø hai :ViÖc ph©n chia quyÒn h¹n ,nhiÖm vô cña c¸c phßng ban chøc n¨ng kh¸ râ rµng kh«ng nh÷ng gióp t¹o ra sù linh ho¹t trong gi¶i quyÕt ®Ò mµ cßn thèng nhÊt hµnh ®éng ,kh«ng t¹o ra sù chång chÐo trong mÖnh lÖnh vµ qu¸ tr×nh thùc thi mÖnh lÖnh ®ã . Thø ba :Theo m« h×nh c¬ cÊu trùc tuyÕn ,ban l·nh ®¹o cã thÓ quan s¸t mét c¸ch tæng thÓ vµ chi tiÕt toµn bé ho¹t ®éng cña c«ng ty ,tõ ®ã cã nh÷ng ®iÒu chØnh hîp lý vµ kÞp thêi tr­íc nh÷ng biÕn ®éng cña m«i tr­êng ,t¹o ra sù æn ®Þnh trong s¶n xuÊt ,c«ng nh©n yªn t©m h¬n vÒ c«ng viÖc vµ thu nhËp cña hä. Thø t­ :Thùc hiÖn chñ tr­¬ng cña §¶ng vµ Nhµ n­íc ,c«ng ty ®· vµ ®ang thùc hiÖn tinh gi¶m biªn chÕ theo h­íng gän nhÑ vµ chÊt l­îng . 2.Nh÷ng h¹n chÕ . MÆc dï ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh c«ng ®¸ng kÓ song trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng ,c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty ®· cã nh÷ng thÓ hiÖn nh÷ng h¹n chÕ : ViÖc trao ®æi th«ng tin ,sù truyÒn th«ng gi÷a c¸c phßng ban chøc n¨ng bÞ h¹n chÕ lµm gi¶m sù g¾n kÕt trong toµn bé c«ng ty .Do ®ã kh«ng t¹o ra sù thèng nhÊt hµnh ®éng cao vµ rÊt khã ®Ó quy kÕt tr¸ch nhiÖm cô thÓ khi cã sù cè x¶y ra . ViÖc bè trÝ vµ sö dông lao ®éng trong c¸c phßng ban chøc n¨ng cßn nhiÒu bÊt cËp nh­ viÖc bè trÝ nh©n viªn kh«ng phï hîp víi n¨ng lùc vµ së tr­êng cña hä ,dÉn ®Õn viÖc thùc hiÖn c«ng viÖc khã kh¨n ,kÕt qu¶ ®¹t ®­îc kh«ng nh­ mong muèn hoÆc cã ch¨ng th× ph¶i tèn mét kho¶ng kinh phÝ ®Ó ®µo t¹o l¹i hoÆc lµm c«ng t¸c h­íng nghiÖp . Trong c«ng ty cã hai m¶ng quan träng lµ tæ chøc vµ s¶n xuÊt ,nh­ng míi chØ cã mét phã gi¸m ®èc phô tr¸ch s¶n xuÊt nªn gi¸m ®èc ph¶i chuyÓn sang phô tr¸ch phÇn tæ chøc v× thÕ gi¸m ®èc kh«ng thÓ bao qu¸t toµn bé c«ng ty trong khi ®ã phã gi¸m ®èc phô tr¸ch s¶n xuÊt gÇn nh­ cã toµn quyÒn vÒ m¶ng s¶n xuÊt kinh doanh nªn kh«ng cã sù ph©n chia quyÒn h¹n râ rµng gi÷a gi¸m ®èc vµ phã gi¸m ®èc s¶n xuÊt . Trong c¸c phßng ban vÉn cßn t×nh tr¹ng bè trÝ nh©n lùc nhiÒu h¬n khèi l­îng c«ng viÖc dÉn ®Õn t×nh tr¹ng nhµn rçi nh©n viªn v¨n phßng ,g©y tèn chi phÝ cho viÖc nu«i bé m¸y cång kÒnh ,lµm gi¶m hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty . BÇu kh«ng khÝ lµm viÖc trong c¸c phßng ban chøc n¨ng cßn kh¸ nÆng nÒ ,c«ng ty ch­a x©y dùng ®­îc bÇu kh«ng khÝ vui vÎ ,tho¶i m¸i trong c«ng viÖc .VÉn cßn t×nh tr¹ng chØ lµm viÖc khi cã mÆt cña tr­ëng phßng ,hoÆc ®«i khi kh«ng cã th¸i ®é nghiªm tóc trong c«ng viÖc .Nguyªn nh©n cña t×nh tr¹ng nµy mét phÇn lµ do khèi l­îng c«ng viÖc kh«ng nhiÒu dÉn ®Õn t×nh tr¹ng d­ thõa lao ®éng qu¶n lý ,thêi gian nhµn rçi ë khèi nh©n viªn gi¸n tiÕp lín . C«ng ty ch­a cã mét phßng riªng phô tr¸ch c¸c vÊn ®Ò vÒ nh©n sù vµ qu¶n lý nh©n sù . 3. Nguyªn nh©n cña nh÷ng h¹n chÕ trªn . 3.1 Nguyªn nh©n kh¸ch quan . Sù nghiÖp chuyÓn ®æi nÒn kinh tÕ Ýt nhiÒu cã t¸c ®éng ®Õn c«ng ty ,nh÷ng thãi quen ,tinh thÇn cña c¬ chÕ qu¶n lý tËp trung bao cÊp vÉn cßn ¶nh h­ëng ®Õn phong c¸ch lµm viÖc còng nh­ th¸i ®é cña c«ng nh©n viªn ,cïng víi l­îng lao ®éng míi tuyÓn th× kh«ng thÓ tr¸nh khái vÉn cßn mét sè l­îng lín lao ®éng lµ s¶n phÈm cña nÒn kinh tÕ cò .§©y lµ nh©n tè g©y sù tr× trÖ ,k×m h·m sù ph¸t triÓn cña c«ng ty . MÆt kh¸c ,tuy c«ng ty ®­îc quyÒn quyÕt ®Þnh vËn mÖnh cña m×nh nh­ng nhiÖm vô chÝnh trÞ quan träng vµ cao c¶ cña c«ng ty lµ ®¶m b¶o ®¸p øng ®Çy ®ñ vµ kÞp thêi 24 sè Ên phÈm t¹p chÝ trong n¨m ,ngoµi ra nh÷ng ®Þnh h­íng ,chØ ®¹o cña §¶ng vµ Nhµ n­íc kh«ng ph¶i lóc nµo còng phï hîp ,t¹o thuËn lîi cho c«ng ty . 3.2 Nguyªn nh©n chñ quan . B¶n th©n nh÷ng ng­êi lao ®éng còng kh«ng muèn cã sù thay ®æi bëi khi cã sù thay ®æi sÏ ¶nh h­ëng ®Õn quyÒn lîi cña hä ®· lµm viÖc qu¸ l©u víi c¬ chÕ cò ,h¬n n÷a do ch­a cæ phÇn nªn tinh thÇn tr¸ch nhiÖm vµ tÝnh tù gi¸c ch­a cao ,phÇn lín hä chØ coi c«ng viÖc lµ chç ®Ó ch¾c ¨n khi vÒ h­u cã chÕ ®é l­¬ng cña Nhµ n­íc . Ngoµi ra viÖc ph¸t triÓn nguån nh©n lùc trong c«ng ty cßn nhiÒu h¹n chÕ bëi c«ng t¸c qu¶n lý nguån nh©n lùc trong c«ng ty bÞ xem nhÑ . Mét nguyªn nh©n kh¸c lµ xuÊt ph¸t tõ c«ng t¸c tuyÓn dung ®Çu vµo ch­a ®­îc qu¶n lý chÆt vµ chÊt l­îng .Chñ yÕu viÖc tuyÓn dông thªm do th©n quen nªn chÊt l­îng nguån lao ®éng ch­a cao . Nh­ vËy ,nguyªn nh©n chñ yÕu cña c«ng ty lµ tõ nguån nh©n lùc mµ bé m¸y l·nh ®¹o còng bao gåm trong ®ã .Do ®ã trong thêi gian tíi c«ng ty cÇn ®­a ra nh÷ng gi¶i ph¸p nh»m tæ chøc ,x¾p xÕp laik c¬ ccÊu bé m¸y qu¶n lý víi môc ®Ých gi¶m thiÓu thêi gian lao ®éng rçi trong khèi nh©n viªn gi¸n tiÕp.Víi nh÷ng hiÓu biÕt nhÊt ®Þnh céng thªm nh÷ng ®iÒu em ®· t×m hiÓu ®­îc trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i c«ng ty ,em m¹nh d¹n ®­a ra mét sè kiÕn nghÞ víi hy väng nã sÏ cã ý nghÜa thiÕt thùc trong thùc tÕ t¹i c«ng ty. Ch­¬ng 3 :Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý t¹i C«ng ty In T¹p chÝ Céng S¶n . 1 –Nh÷ng ®Þnh h­íng cña c«ng ty trong thêi gian tíi . Trong thêi gian tíi ,víi sù ph¸t triÓn vµ hiÖn ®¹i ho¸ cña thÞ tr­êng in cïng víi sù c¹nh tranh vµ héi nhËp m¹nh mÏ cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng , c«ng ty vÉn tiÕp tôc ph¸t triÓn bÒn v÷ng ,n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng , chÊt l­îng s¶n phÈm ,thêi gian thùc hiÖn .Trong ®ã n¨ng suÊt lao ®éng vµ chÊt l­îng s¶n phÈm lµ tiªu chÝ c¬ b¶n ®¸nh gi¸ ®­îc søc m¹nh vµ sù thµnh c«ng cña c«ng ty ,t¹o ®­îc uy tÝn vµ tªn tuæi cña c«ng ty trong ngµnh in nãi riªng vµ trªn thÞ tr­êng nãi chung .Víi ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn nh­ vËy ,c«ng ty ®· dù kiÕn ®Þnh h­íng ph¸t triÓn trong giai ®o¹n tíi nh­ sau : Mét lµ :TiÕp tôc thùc hiÖn nhiÖm vô chÝnh trÞ trung t©m lµ lµm c¸c sè T¹p chÝ Céng s¶n víi chÊt l­îng cao nhÊt ,thêi gian nhanh nhÊt ,kh«ng sai sãt, ®¶m b¶o tèt c«ng t¸c tuyªn truyÒn cña §¶ng . Hai lµ :TiÕp tôc x¾p xÕp ,bè trÝ l¹i s¶n xuÊt ,®iÒu chØnh mét c¸ch chñ ®éng vµ khoa häc quy tr×nh c«ng nghÖ ,quy tr×nh qu¶n lý bao gåm qu¶n lý s¶n xuÊt ,qu¶n lý chÊt l­îng ,qu¶n lý c«ng nghÖ vµ qu¶n lý tµi chÝnh tõng b­íc lo¹i bá nh÷ng kh©u lao ®éng thñ c«ng víi n¨ng suÊt chÊt l­îng thÊp. Ba lµ :TiÕp tôc ®Çu t­ chiÒu s©u vÒ c«ng nghÖ vµ n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n cho c«ng nh©n s¶n xuÊt ,n¨ng lùc qu¶n lý cho c¸n bé .Ph¸t triÓn s¶n xuÊt ,c«ng nghÖ ph¶i ®i ®«i víi tiÕt kiÖm vËt t­ .H¹n chÕ nh÷ng hao phÝ kh«ng ®¸ng cã trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ,gãp phÇn gi¶m gi¸ thµnh s¶n xuÊt . Bèn lµ :§Èy m¹nh c«ng t¸c tiÕp thÞ víi ®Þnh h­íng cô thÓ ,nguån c«ng viÖc vµ nguån hµng phï hîp víi quy tr×nh c¬ cÊu thiÕt bÞ .Duy tr× æn ®Þnh l­îng kh¸ch hµng cò vµ t×m mäi c¸ch ph¸t triÓn nguån kh¸ch hµng míi ,n©ng cao chØ tiªu s¶n xuÊt kinh doanh ,lµm t¨ng thu nhËp b×nh qu©n cho ng­êi lao ®éng ,æn ®Þnh c«ng viÖc vµ ®êi sèng cho ng­êi lao ®éng . PhÊn ®Êu ®¹t c¸c chØ tiªu c¬ b¶n n¨m 2005: +Tæng doanh thu : 60 tû ®ång . + Lîi nhuËn :3.5 tû ®ång . +Thu nhËp b×nh qu©n :2.300.000 ®ång /ng­êi /th¸ng . 2 -Mét sè kiÕn nghÞ vÒ gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý t¹i c«ng ty in t¹p chÝ céng s¶n. 2.1.Tæ chøc s¾p xÕp l¹i c¬ cÊu tæ chøc trong c¸c phßng ban chøc n¨ng . 2.1.1 Ban gi¸m ®èc . Theo nh­ ph©n tÝch trªn ,hiÖn nay trong c«ng ty ban gi¸m ®èc cßn thiÕu mét phã gi¸m ®èc phô tr¸ch tæ chøc .ViÖc gi¸m ®èc trùc tiÕp phô tr¸ch kiªm tÊt c¶ viÖc tæ chøc nh­ vËy lµ kh«ng hîp lý bëi nh­ vËy th× gi¸m ®èc kh«ng thÓ bao qu¸t toµn c«ng ty ma nghiªng nhiÒu vÒ tæ chøc trong khi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh l¹i giao toµn bé cho phã gi¸m ®èc phô tr¸ch kinh doanh ®¶m nhiÖm .Do ®ã c«ng ty cÇn bæ xung mét phã gi¸m ®èc phô tr¸ch chuyªn s©u kh©u tæ chøc hµnh chÝnh cña c«ng ty .ViÖc bæ nhiÖm phã gi¸m ®èc nµy cã thÓ lµm theo hai h­íng :Mét lµ tuyÓn dông mét ng­êi míi ngoµi c«ng ty th«ng qua c¸c ph­¬ng tiÖn truyÒn th«ng .Theo c¸ch nµy ,c«ng ty cã thÓ tËn dông ®­îc nh÷ng ph­¬ng ph¸p ,tiÕn bé khoa häc kü thuËt tõ bªn ngoµi .Hai lµ c©n nh¾c ,thuyªn chuyÓn tr­ëng phßng TC-HC lªn gi÷ chøc vÞ phã gi¸m ®èc .Nh­ vËy l¹i khuyÕt vÞ trÝ tr­ëng phßng TC-HC nªn l¹i ph¶ bæ nhiÖm thªm .Víi ph­¬ng ph¸p nµy ,c«ng ty cã thÓ khuyÕn khÝch ,t¹o ®éng lùc cho c¸n bé c«ng nh©n viªn tÝch cùc ,g¾n bã h¬n víi c«ng viÖc .Hä sÏ cè g¾ng lµm viÖc víi hy väng ®­îc th¨ng tiÕn ,®Ò b¹t lªn cÊp cao h¬n . 2.1.2 C¸c phßng ban chøc n¨ng a )Phßng tµi vô . VÒ sè l­îng th× trong phßng tµi vô hiÖn bao gåm 5 thµnh viªn ,nh­ vËy phßng cßn thiÕu mét nh©n viªn kÕ to¸n phô tr¸ch c«ng viÖc h¹ch to¸n c¸c kho¶n chi vµ thu cña c«ng ty .Do ®ã trong thêi gian tíi c«ng ty nªn tuyÓn thªm mét kÕ to¸n viªn chuyªn phô tr¸ch c«ng viÖc nµy .ViÖc tuyÓn dông cã thÓ dùa trªn mét sè tiªu thøc c¬ b¶n nh­ : Tèt nghiÖp ®¹i häc chÝnh quy chuyªn ngµnh kÕ to¸n – kiÓm to¸n . §· cã kinh nghiÖm lµm kÕ to¸n . BiÕt tiÕng anh vµ sö dông thµnh th¹o vi tÝnh . MÆt kh¸c ,trong phßng cßn nh©n viªn Vò B¸ Khang phô tr¸ch vÒ amngr tiÒn l­¬ng lµ kh«ng hîp lý .Nªn chuyÓn nh©n viªn nµy sang phßng TC_HC cßn viÖc tr¶ l­¬ng ®· cã nh©n viªn thñ quü phô tr¸ch nh­ vËy cã sù râ rµng h¬n trong c«ng viÖc còng nh­ nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña tõng ng­êi . b ) Phßng TC-HC-TH . VÒ c¬ b¶n ,phßng TC- HC cã nhiÖm vô tæ chøc c¸c ho¹t ®éng ,bè trÝ c«ng t¸c hµnh chÝnh trong c«ng ty .Theo ph©n tÝch ë trªn ,hiÖn nay phßng thõa mét nh©n viªn v× theo c¬ cÊu th× chØ cã 5 nhãm chÝnh vµ ®­îc ph©n chia nhiÖm vô kh¸ râ nh­ng nh©n viªn :NguyÔn Huy H¶i kh«ng cã nhiÖm vô râ rµng .L­îng c«ng viÖc trong phßng kh«ng lín nªn t×nh tr¹ng thõa lao ®éng trong phßng lµ kh«ng thÓ tr¸nh khái .Cã thÓ tinh gi¶m vµ giao cho phã phßng kiªm nhiÖm mét sè c«ng viÖc mµ nh©n viªn nµy ®ang lµm.MÆt kh¸c ,trong phßng kh«ng cã phã phßng nªn c«ng viÖc kh«ng cô thÓ ,viÖc quy kÕt tr¸ch nhiÖm kh«ng râ rµng .V× thÕ nªn bÇu ra mét phã phßng phô tr¸ch riªng .Tuy nhiªn ,trong phßng cã mét nh©n viªn n÷ rÊt thÝch hîp víi c«ng viÖc nµy bëi nhiÒu kinh nghiÖm ,nh­ng l¹i lµ n÷ nªn c«ng t¸c ngo¹i giao nhiÒu khi kh«ng thuËn lîi ,cßn nh©n viªn nam th× l¹i kh«ng ®­îc ®µo t¹o vÒ qu¶n trÞ mµ lµ kü s­ hµng h¶i . Ngoµi ra ,c«ng viÖc cña phßng kh«ng cô thÓ ,ch­a râ rµng gi÷a phßng víi phßng s¶n xuÊt kinh doanh .§iÒu quan träng h¬n lµ bÇu kh«ng khÝ lµm viÖc trong phßng cßn nÆng nÒ ,kh«ng cã ®­îc sù tho¶i m¸i trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc nªn hiÖu qu¶ ch­a cao . Mét vÊn ®Ò n÷a lµ tæ b¶o vÖ cßn qu¸ ®«ng so víi c«ng viÖc hiÖn cÇn .Víi viÖc chia lµm hai ca trùc th× chØ cÇn 4 nh©n viªn b¶o vÖ lµ ®ñ ,nh­ vËy thõa hai nh©n viªn .Tuy nhiªn hiÖn nay kh«ng thÓ cho hä nghØ viÖc v× ®©y lµ nh÷ng ng­êi g¾n bã víi c«ng ty vµ cã th©m niªn lµm viÖc tõ l©u ,®©y lµ nh÷ng ng­êi ®· cã tuæi nªn nÕu giê hä nghØ viÖc th× thu nhËp bÞ ¶nh h­ëng vµ hä sÏ khã t×m ®­îc mét c«ng viÖc kh¸c .§©y lµ mét vÊn ®Ò rÊt khã ,gi¶i ph¸p cã thÓ lµ chuyÓn hä sang lµm c«ng viÖc kh¸c nh­ tr«ng coi kho hoÆc lµm c«ng viÖc ®ãng gãi hay giao hµng .Tuy nhiªn khi thùc hiÖn thuyªn chuyÓn cÇn th«ng b¸o tr­íc vµ gi¶i thÝch cho hä hiÓu ,trong thêi gian ®Çu cã thÓ khuyÕn khÝch b»ng c¸ch t¨ng l­¬ng hoÆc c¸c h×nh thøc khuyÕn khÝch kh¸c nh­ th­ëng ,cho nghØ phÐp hoÆc ®éng viªn tinh thÇn . c ) Phßng s¶n xuÊt kinh doanh . C«ng viÖc t×m hiÓu thÞ tr­êng vµ ho¹ch ®Þnh s¶n xuÊt lµ nh÷ng nhiÖm vô chÝnh cña phßng .HiÖn phßng cã 14 ng­êi trong ®ã cã mét tr­ëng phßng , mét phã phßng vµ 12 nh©n viªn .Khèi l­îng c«ng viÖc kh¸ lín nªn sè l­îng c¬ cÊu nµy míi cã thÓ ®¶m nhËn vµ hoµn thµnh tèt c«ng viÖc .Tuy nhiªn trong phßng ch­a cã tæ marketing v× vËy nªn chuyÓn mét sè nh©n viªn phô tr¸ch vÒ m¶ng marketing .ViÖc dïng nh©n viªn trong phßng cã thÓ kh«ng thuËn lîi vÒ tr×nh ®é chuyªn m«n nªn cã thÓ cö hä ®i häc mét líp ng¾n h¹n vÒ qu¶n trÞ marketing ho¨c thuª mét chuyªn viªn marketing vÒ h­íng dÉn ,gi¶ng trong mét thêi gian ng¾n .Kh«ng cÇn tuyÓn thªm sÏ g©y thõa c¸n bé . d )Phßng vËt t­+ m¸y dao . Phßng bao gåm 10 thµnh viªn trong ®ã gåm 1 tr­ëng phßng ,1 thñ kho vµ 3 c«ng nh©n m¸y dao ,2 nh©n viªn vµ 3 CN v/c .HiÖn trong phßng cßn khuyÕt vÞ trÝ phã phßng v× vËy nªn bæ xung mét phã phßng .HiÖn trong phßng cã mét c¸n bé cã thÓ c©n nh¾c lªn vÞ trÝ nµy do ®ã kh«ng cÇn tuyÓn tõ bªn ngoµi hoÆc tõ bé phËn kh¸c . 2.2.BiÖn ph¸p nh»m hoµn thiÖn mét sè ho¹t ®éng qu¶n trÞ nh©n lùc trong C«ng ty . HiÖn trong phßng ch­a cã mét phßng ban riªng phô tr¸ch vÊn ®Ò nh©n lùc nªn c¸c c«ng t¸c vÒ nh©n lùc ch­a ®­îc chó ý coi träng ,Nh­ng trong thùc tÕ ,nguån nh©n lùc cña bÊt kú c«ng ty nµo còng v« cïng quan träng quyÕt ®Þnh sù th¾ng lîi cña c«ng ty trong ho¹t ®éng vµ chiÕn th¾ng trong c¹nh tranh .V× thÕ nªn trong thêi gian tíi c«ng ty nªn thµnh lËp mét phßng ban chøc n¨ng riªng phô tr¸ch vÒ nh©n lùc ®¶m b¶o thùc hiÖn tèt c«ng t¸c kÕ ho¹ch nguån nh©n lùc phï hîp víi kÕ ho¹ch s¶n xuÊt cña c«ng ty .MÆt kh¸c khi phßng nh©n lùc ®­îc thµnh lËp th× c¸c ho¹t ®éng qu¶n trÞ nh©n lùc míi ®­îc coi träng : 2.2.1 §µo t¹o vµ ph¸t triÓn . Trong c«ng ty hiÖn cßn rÊt nhiÒu c¸n bé cã tr×nh ®é chuyªn m«n kh«ng phï hîp víi c«ng viÖc hä ®ang lµm vµ hä còng mong muèn ®­îc cö ®i ®µo t¹o ®Ó cã ®ñ kiÕn thøc chuyªn m«n thùc hiÖn c«ng viÖc .V× thÕ trong thêi gian tíi nh»m ®¸p øng yªu cÇu cña c«ng viÖc vµ nguyÖn väng cña nh©n viªn ,c«ng ty nªn cö nh÷ng ng­êi kh«ng ®óng chuyªn m«n ®i häc t¹i c¸c tr­êng §¹i häc ,cao ®¼ng trong c¶ n­íc hoÆc khuyÕn khÝch hä tù ®i ®µo t¹o l¹i . C«ng t¸c ®µo t¹o sÏ gióp c«ng ty t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng ,cung cÊp mét ®éi ngò c¸n bé ®Çy ®ñ kiÕn thøc chuyªn m«n nghiÖp vô nh»m hoµn thµnh c«ng viÖc víi n¨ng suÊt cao . 2.2.2 C«ng t¸c tuyÓn dông . Mét thùc tr¹ng ®¸ng buån lµ t×nh tr¹ng tuyÓn dông c¸n bé c¸c phßng ban chñ yÕu th«ng qua ng­êi th©n quen trong c«ng ty mµ kh«ng ¸p dông c¸c biÖn ph¸p tuyÓn dông bªn ngoµi .H×nh thøc tuyÓn dông nµy g©y ra sù tr× trÖ trong phong c¸ch l·nh ®¹o ,kh«ng t©n dông ®­îc nh÷ng ý t­ëng míi tõ bªn ngoµi ,vµ t×nh tr¹ng bè trÝ c¸n bé kh«ng phï hîp víi chuyªn m«n lµ tÊt yÕu .V× thÕ trong thêi gian tíi c«ng ty nªn ®a d¹ng c¸c h×nh thøc tuyÓn dông ,chñ yÕu vµ kÕt hîp víi tuyÓn míi tõ bªn ngoµi .Nh­ vËy míi tuyÓn ®­îc nh÷ng ng­êi cã n¨ng lùc thùc sù vµ phï hîp víi c«ng viÖc gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý vµ hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh ,lo¹i bá ®­îc t×nh tr¹ng lµm tr¸i ngµnh nghÒ trong c«ng ty ,n©ng cao høng thó trong c«ng viÖc vµ gi¶m chi phÝ ®µo t¹o c¸n bé ,c«ng nh©n viªn trong c«ng ty . 2.2.3 T¹o ®éng lùc vËt chÊt vµ tinh thÇn . Ngoµi viÖc tr¶ l­¬ng cøng theo th¸ng ,®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng ty cßn ph¶i t¨ng c­êng ¸p dông c¸c h×nh thøc t¹o ®éng lùc cho c¸n bé vµ c«ng nh©n viªn . T¹o ®éng lùc vËt chÊt . Trong c«ng ty hiÖn nay ,hÇu hÕt sè c¸n bé ,c«ng nh©n viªn chøc trong c«ng ty ®Òu cho r»ng thu nhËp thÊp lµ khã kh¨n lín nhÊt trong c«ng viÖc hiªn nay vµ thu nhËp ®· ¶nh h­ëng ®Õn tinh thÇn ,th¸i ®é cña hä ,do ®ã n©ng cao thu nhËp cho ng­êi lao ®éng lµ mét biÖn ph¸p t¹o ®éng lùc chñ yÕu . BiÖn ph¸p t¹o ®éng lùc tinh thÇn . C«ng ty cÇn t¹o ra viÖc lµm æn ®Þnh vµ ®Çy ®ñ cho nh©n viªn th«ng qua viÖc më réng thÞ tr­êng tiªu thô s¶nm ®Ó hä yªn t©m víi c«ng viÖc ,h¬n n÷a cßn lµm cho c«ng viÖc trë nªn phong phó vµ gi¶m thêi gian nhµn rçi xuèng .Hµng n¨m t¨ng c­êng c¸c h×nh thøc khuyÕn khÝch tinh thÇn th«ng qua c¸c cuéc nghØ m¸t ,th¨m quan , Th«ng qua c«ng t¸c thi ®ua trong toµn c«ng ty nh­ :thi ®ua s¸ng kiÕn trong c«ng viÖc ,phong trµo thi ®ua lao ®éng giái ..... nh»m t¹o ®iÒu kiÖn cho ng­êi lao ®éng cã c¬ héi béc lé tµi n¨ng vµ kiÕn thøc cña hä . Ngoµi ra cßn rÊt nhiÒu c«ng tac qu¶n lý nh©n lùc kh¸c nh­ng ®ßi hái ph¶i cã phßng nh©n lùc riªng míi cã thÓ thùc hiÖn tèt ®­îc ,nh­ng mét ®iÒu quan träng lµ c«ng ty cÇn sím cã nh÷ng gi¶i ph¸p t¸c ®éng tíi nguån nh©n lùc trong c«ng ty bëi ®©y lµ nh©n tè quyÕt ®Þnh sù thµnh c«ng trong c¸c ho¹t ®éng kh¸c . 2.2.4 §µm ph¸n ,tiÕp xóc ,®èi tho¹i ,trao ®æi ,thuyÕt phôc vµ t¨ng c­êng sù tham gia cña toµn bé c¸n bé ,nh©n viªn trong c«ng ty vµo sù thay ®æi cña c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý. Mét thùc tr¹ng dÔ thÊy lµ ë trong c«ng ty nhiÒu khi nh©n viªn kh«ng gi¸m ®ãng gãp ý kiÕn cña m×nh bëi nhiÒu nguyªn nh©n nh­ : hä cho r»ng ý kiÕn cña m×nh kh«ng cã t¸c dông hay lµm mÊt lßng ng­êi l·nh ®¹o.§©y lµ mét ®iÒu t­ëng chõng nh­ ®¬n gi¶n nh­ng l¹i cã ý nghÜa to lín bëi chÝnh nh÷ng ng­êi lµm viÖc hä míi nhËn ra nh÷ng bÊt hîp lý trong c«ng t¸c tæ chøc mµ ng­êi l·nh ®¹o ch­a thÓ hoÆc kh«ng thÓ nh×n thÊy hÕt ®­îc.Do vËy ban l·nh ®¹o cÇn cã nh÷ng biÖn ph¸p nh»m khai th¸c ®­îc nh÷ng ý kiÕn ®ãng gãp cña toµn thÓ c¸n bé nh©n viªn trong c«ng ty vµo c«ng t¸c x©y dùng c¬ cÊu qu¶n lý .Tuy nhiªn c«ng viÖc nµy kh«ng ®¬n gi¶n ,®Ó thµnh c«ng ng­êi l·nh ®¹o cã thÓ chó ý tíi mét sè ph­¬ng ph¸p sau: Chó ý quan t©m l¾ng nghe nh÷ng ph¶n øng cña nh©n viªn trong qu¸ tr×nh lµm viÖc th«ng qua d­ luËn hoÆc nh÷ng cuéc nãi chuyÖn,mÆt kh¸c cÇn lµm cho hä hiÓu râ vµ nhËn thÊy t×nh h×nh khã kh¨n cña c«ng ty trong thêi gian tíi vµ rÊt cÇn cã sù thay ®æi . Tæ chøc lÊy ý kiÕn ®ãng gãp cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty th«ng qua c¸c cuéc häp ,héi th¶o ,héi nghÞ ... CÇn cã nh÷ng chÝnh s¸ch cô thÓ vµ kÞp thêi ®éng viªn vµ khuyÕn khÝch nh÷ng ý kiÕn ®ãng gãp th«ng qua h×nh thøc vËt chÊt vµ tinh thÇn:T¨ng th­ëng cho nh÷ng ý kiÕn thiÕt thùc, cho nghØ hoÆc gi¶m thêi gian lµm viÖc cña nh÷ng c¸ nh©n cã ®ãng gãp víi tæ chøc . Thµnh lËp c¸c hßm th­ bá phiÕu kÝn, c¸c tæ ®iÒu tra trong toµn c«ng ty. BiÖn ph¸p nµy sÏ lµm gi¶m sù chèng ®èi cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty gi¶m nh÷ng c¨ng th¼ng bÊt ®ång gãp phÇn x©y dùng bÇu kh«ng khÝ v¨n ho¸ cëi më trong c«ng ty. 2.2.5 N©ng cao c«ng t¸c lùa chän c¸n bé l·nh ®¹o ,qu¶n lý doanh nghiÖp. C«ng t¸c tuyÓn dông lu«n lµ mét ho¹t ®éng qu¶n trÞ nh©n lùc quan träng trong mäi c«ng ty ,vµ nã cµng trë nªn quan träng h¬n khi ®èi t­îng tuyÓn dông lµ c¸n bé qu¶n lý.Do ®ã víi nh÷ng vÞ trÝ cßn thiÕu trong c«ng ty cÇn lùa chän tuyÓn nh÷ng nh©n viªn thÝch hîp .§Ó lµm ®­îc ®iªu nµy c«ng ty cÇn xuÊt ph¸t tõ nh÷ng yªu cÇu vÒ kü n¨ng cña vÞ trÝ c«ng viÖc cÇn tuyÓn vµ dùa trªn mét sè tiªu chuÈn sau: Kü n¨ng, nhËn thøc ,ph©n tÝch gi¶i quyÕt vÊn ®Ò ,lËp kÕ ho¹ch ,chiÕn l­îc cho c«ng ty. §©y lµ yªu cÇu quan träng ,nã thÓ hiÖn tr×nh ®é, n¨ng lùc cña ng­êi qu¶n lý l·nh ®¹o. v C¸ tÝnh cña ng­êi qu¶n lý :¦íc muèn ®­îc lµm c«ng viÖc ®ã,chÝnh trùc vµ trung thùc .Yªu cÇu nµy thÓ hiÖn tham väng vµ phÈm chÊt ®¹o ®øc cña ng­êi l·nh ®¹o, qu¶n lý. Qu¸ tr×nh c«ng t¸c trong qu¸ khø cña ng­êi l·nh ®¹o,qu¶n lý lµ c¬ së ®Ó dù ®o¸n t­ c¸ch sau nµy cña ng­êi l·nh ®¹o. §Ó lùa chän c¸n bé phï hîp ngoµi nh÷ng yÕu tè ®ã c«ng ty ph¶i thùc hiÖn kiªn ®Þnh viÖc tuyÓn dông kh«ng qua quen biÕt hoÆc ng­êi th©n.Cã sù ­u tiªn nh­ng trªn c¬ së øng viªn ®ã ph¶i cã nh÷ng kü n¨ng phï hîp vµ cÇn thiÕt cho c«ng viÖc tr¸nh t×nh tr¹ng tuyÓn nh©n viªn hoµn toµn tr¸i ngµnh nghÒ hä ®­îc ®µo t¹o ,do ®ã chi phÝ cho nh©n lùc rÊt cao vµ viÖc thùc hiÖn c«ng viÖc kh«ng ®¹t hiÖu qu¶ mong muèn. 3. Mét sè kiÕn nghÞ ®èi víi c«ng ty : Trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i c«ng ty, víi nh÷ng hiÓu biÕt cña m×nh vµ nh÷ng g× em ®· t×m hiÓu ®­îc vÒ c«ng ty, em m¹nh d¹n ®Ò xuÊt mét sè kiÕn nghÞ cña c¸ nh©n m×nh víi hy väng nã cã ý nghÜa thùc tiÔn: Thø nhÊt:C«ng ty cÇn thay ®æi v¨n ho¸ doanh nghiÖp.V¨n ho¸ trong doanh nghiÖp lµ mét yÕu tè v« h×nh nh­ng nã cã t¸c ®éng kh¸ m¹nh mÏ tíi hoat hiÖu qu¶ lµm viÖc trong c«ng ty.C«ng ty cÇn x©y dùng mét kh«ng khÝ lµm viÖc trong tõng phßng ban cëi më h¬n,mét tinh thÇn vµ th¸i ®é lµm viÖc tù gi¸c vµ ®éc lËp. §©y lµ mét c«ng viÖc khã lµm vµ tèn thêi gian, kh«ng thÓ thùc hiÖn trong ®¬n vÞ thêi gian lµ tuÇn hoÆc th¸ng mµ cÇn ph¶i thay ®æi dÇn ,tuy nhiªn khi lµm ®­îc em tin ch¾c nã sÏ ph¸t huy hiÖu qu¶ cao ,®Æc biÖt ®èi víi nh©n viªn gi¸n tiÕp. Thø hai:ViÖc bè trÝ s¬ ®å lµm viÖc trong phßng TC-HC cßn ch­a hîp lý. Lèi ra vµo bÞ v­íng bëi bµn m¸y tÝnh . T­ëng chõng nh­ ®¬n gi¶n nh­ng Ýt ai ®Ó ý r»ng mçi khi cã kh¸ch vµo lµm viÖc th× hä rÊt ng¹i khi ph¶i ®i qua nh©n viªn nµy, ®«i khi cßn bÞ v­íng vµo lèi ®i .Do ®ã phßng cÇn chuyÓn l¹i c¸c bµn lµm viÖc cho hîp lý h¬n. KÕt luËn §Ò tµi “Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý t¹i C«ng ty In T¹p chÝ Céng S¶n” kh«ng ph¶i lµ mét ®Ò tµi míi mÎ nh­ng nã rÊt quan träng ®èi víi c¸c doanh nghiÖp ®Æc biÖt trong c¸c doanh nghiÖp Nhµ n­íc .C¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý lµ mét trong nh÷ng nh©n tè c¬ b¶n quyÕt ®Þnh tíi nh÷ng thµnh c«ng cña doanh nghiÖp ,gióp doanh nghiÖp nhanh chãng thÝch øng ®­îc víi c¬ chÕ thÞ tr­êng héi nhËp trong khu vùc vµ quèc tÕ .§èi víi c«ng ty In T¹p chÝ Céng s¶n kh«ng ph¶i lµ ngo¹i lÖ . Trong suèt qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn ,c¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty In T¹p chÝ Céng s¶n ®· ®¹t ®­îc nhiÒu thµnh c«ng , ®­a c«ng ty lín m¹nh vµ ph¸t triÓn nh­ ngµy nay .Tuy nhiªn cïng víi nh÷ng t¸c ®éng cña m«i tr­êng ,chÝnh s¸ch vµ c¸c nh©n tè kh¸c , c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty gÇn ®©y ®· béc lé nhiÒu h¹n chÕ .Thùc tÕ ®ã ®ßi hái ban l·nh ®¹o c«ng ty cÇn cã nh÷ng ®iÒu chØnh kÞp thêi vµ chÝnh x¸c nh»m kh¾c phôc nh÷ng h¹n chÕ ®ang tån t¹i ,®­a c«ng ty tiÕp tôc tån t¹i vµ ph¸t triÓn ®i lªn . Qua thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty ,víi sù gióp ®ì cña c¸c b¸c ,c« chó trong toµn c«ng ty em ®· t×m hiÓu ®­îc nhiÒu kiÕn thøc bæ Ých trong thùc tÕ mµ s¸ch vë ch­a triÖt ®Ó nh¾c ®Õn .Th«ng qua ®©y ,em còng m¹nh d¹n ph©n tÝch nh÷ng mÆt cßn tån t¹i trong c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty vµ nªu ra mét sè gi¶i ph¸p cho t×nh tr¹ng ®ã .Tuy r»ng víi tr×nh ®é vµ kiÕn thøc cßn h¹n chÕ nªn sù ph©n tÝch vµ gi¶i ph¸p ®­a ra ch­a triÖt ®Ó ,nh­ng em hy väng r»ng nã sÏ cã t¸c ®éng gióp Ých ®­îc cho c«ng ty trong viÖc hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý hiÖn nay . Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n ! danh môc tµi liÖu tham kh¶o . 1. NguyÔn H÷u Th©n : Gi¸o tr×nh : “Qu¶n trÞ nh©n sù”_NXB Thèng kª. 2.TS NguyÔn ngäc Qu©n vµ ThS NguyÔn v©n §iÒm: GI¸o tr×nh “Qu¶n trÞ nh©n lùc”_NXB Gi¸o dôc -2003. 3.PTS Mai v¨n B­u ,PTS §oµn ThÞ Thu Hµ : Qu¶n lý Nhµ n­íc vÒ kinh tÕ_ NXB khoa häc vµ x· héi Hµ Néi -1999. 4. PGS .TS Bïi Anh TuÊn : Gi¸o tr×nh Hµnh Vi Tæ Chøc. 5. Lee kangwoo: Qu¸ tr×nh ®æi míi c¸c doanh nghiÖp nhµ n­íc ë ViÖt Nam giai ®o¹n 1986-2000 _NXB ®¹i häc quèc gia Hµ Néi . 6. Bµi gi¶ng trªn líp cña thÇy c« . 7. T¹p chÝ céng s¶n _th¸ng 12/2004 . 8. C¸c sè b¸o ra hµng ngµy :b¸o Hµ Néi míi ,B¸o lao ®éng ,B¸o tiÒn phong ,b¸o Nh©n D©n ... 9. LuËn v¨n t«t nghiÖp cña Lª thÞ thu Hµ . 10. Tµi liÖu cña c«ng ty do phßng TC-HC cung cÊp . Môc lôc