Kiểm toán hoạt động quản lý và sử dụng nguồn nhân lực tại công ty CP tư vấn xây dựng và đầu tư Trường Định

LỜI MỞ ĐẦU Quản lý nhân lực là một hoạt động tất yếu của tổ chức, nó là một bộ phận cấu thành của quản lý doanh nghiệp. Tất cả các hoạt động của một tổ chức sẽ không hiệu quả nếu thiếu quản lý nguồn nhân lực. Quản lý con người thường là nguyên nhân dẫn đến thành công hay thất bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mọi tổ chức đều hướng tới việc sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực sẵn có của mình. Từ xa xưa vai trò của con người đã được khẳng định trong mọi hoạt động, con người vừa là đối tượng phục vụ của mọi hoạt động kinh tế vừa là nhân tố có vai trò quyết định đối với sự phát triển của xã hội. Bên cạnh đó, cùng với quá trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế các doanh nghiệp đã và đang đổi mới mạnh mẽ và toàn diện cả chiều rộng lẫn chiều sâu. Sự đổi mới này kéo theo sự phức tạp trong công tác quản lý cũng như việc sử dụng nguồn nhân lực, sự phức tạp này đòi hỏi phải có giải pháp quản lý hữu hiệu. Vì vậy, nhu cầu cần thiết là phải có một quy trình Kiểm toán hoạt động để nhằm đảm bảo được tính hiệu lực, hiệu quả, hiệu năng của hoạt động quản lý và sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Nhận thức được tính cấp thiết của vấn đề, cho nên nhóm chúng em đã lựa chọn đề tài: “ Kiểm toán hoạt động quản lý và sử dụng nguồn nhân lực tại công ty CP tư vấn xây dựng và đầu tư Trường Định” để làm đề tài nghiên cứu.

doc74 trang | Chia sẻ: lvcdongnoi | Ngày: 05/04/2013 | Lượt xem: 1946 | Lượt tải: 8download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Kiểm toán hoạt động quản lý và sử dụng nguồn nhân lực tại công ty CP tư vấn xây dựng và đầu tư Trường Định, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
lực phục vụ hiệu quả lâu dài cho sự nghiệp phát triển của Công ty - Xây dựng mối quan hệ đối ngoại tốt đẹp với các cơ quan, đơn vị ngoài Công ty để giúp cho các hoạt động của Công ty được thuận lợi. - Tổ chức và kiểm tra thường xuyên công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt, vệ sinh nhằm đảm bảo an toàn tính mạng CBNV, tài sản của Công ty d. Phòng kế toán Chịu trách nhiệm cao nhất trưởng phòng kế toán với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhân sự. Với gần 10 nhân viên được đào tạo từ các chuyên ngành liên quan phòng kế toán đảm nhận các công việc sau: - Phản ánh kịp thời vào sổ sách Kế toán mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh có liên quan đến hoạt động của Công ty, lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách, tổng hợp số liệu theo yêu cầu quản lý. Từ các số liệu trên báo cáo tài chính, phân tích hiệu quả kinh doanh, tham mưu, đề xuất những biện pháp thích hợp và cần thiết nhằm tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả kinh doanh. - Thực hiện kiểm soát, giám sát công tác thu chi, tạm ứng, thanh toán, quản lý tài sản, tiền hàng định kỳ và thường xuyên theo đúng đối tượng, đúng quy trình, quy định, chế độ của Công ty và Nhà nước. Kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các khoản công nợ của khách hàng, của Công ty, các khoản tạm ứng nội bộ, tình hình thanh toán công nợ - tạm ứng để đôn đốc thu hồi hoặc báo cáo và xử lý kịp thời. - Phổ biến, hướng dẫn CBNV Công ty chấp hành nghiêm túc các quy trình, quy định, nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính kế toán do Công ty ban hành cùng các văn bản pháp quy hiện hành của Nhà nước. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan đơn vị tài chính, thuế, ngân hàng trong toàn khu vực nhằm tạo thuận lợi tối đa cho hoạt động kinh doanh của Công ty và của khách hàng e. Phòng thiết bị vật tư Chịu trách nhiệm cao nhất là trưởng phòng vật tư, với những kinh nghiêm và sự nhanh nhẹn cùng 4 nhân viên, phòng vật tư của công ty đmar nhận các công việc sau: - Chuẩn bị nguồn vật tư, thiết bị cho toàn bộ các dự án của Công ty trên cơ sở đề nghị của BCH công trường và Phòng Kỹ thuật. - Quản lý toàn bộ máy móc, thiết bị thi công, vật tư theo quy trình quy phạm chuẩn - Lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế phụ tùng máy móc, thiết bị thi công xây dựng trên công trường. - Tổ chức xây dựng định mức vật tư, nhiên liệu máy móc, thiết bị thi công. - Phân giao nhiệm vụ và quản lý nhân viên thuộc cấp. - Báo cáo thường kỳ và đột xuất về vật tư-thiết bị toàn công ty f. Đội thi công Quản lý các vật dụng, thiết bị, vật tư thi công, hạn chế rủi ro, mất mát xảy ra; Quản lý nhân sự trong đội, phân công công việc và hướng dẫn cho các thành viên trong tổ thực hiện công việc theo đúng tiến độ đề ra. - Tổ chức thực hiện lắp đặt và giám sát thi công tại các dự án Công ty. Phối hợp với Phòng Kinh doanh để nắm bắt thêm những thông tin liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp. - Phối hợp với phòng KH - KD lập hồ sơ hoàn công quyết toán công trình ngay sau khi hoàn thành. - Tổ chức công tác quản lý, điều phối đội xe nhằm bảo đảm tính khoa học, kịp thời, lên kế hoạch sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ nhằm phục vụ tốt cho công việc được giao. - Báo cáo đề xuất những khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ cho lãnh đạo phòng biết để giải quyế - Tham mưu cho BGĐ về giá nhân công, đơn giá giao khoán cho từng công trình cụ thể, thay mặt BGĐ ký hợp đồng lao động tại công trình. - Thực hiện công tác bảo hành sau khi công trình được nghiệm thu. 4.2. Phát triển nhân sự Với quan điểm “Nhân lực chất lượng cao - yếu tố thành công của doanh nghiệp” Công ty Trường Định đã xây dựng được chính sách nhân sự trọng điểm để thu hút được nguồn lao động có trình độ cao về làm việc tại công ty. Với các chính sách nhân sự chủ lực như sau: a. Áp dụng đúng, đầy đủ các quy định định Bộ luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm, quy định an toàn lao động: - Cập nhật kịp thời, áp dụng đầy đủ, đúng các quy định của Bộ Luật lao động, Luật Bảo hiểm trong việc thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động. - 100% người lao động làm việc tại Công ty đều được tham gia bảo hiểm xã hội theo đúng quy định của Luật Bảo hiểm Việt Nam. - Với khẩu hiệu “an toàn là trên hết” tất cả công trường của Công ty đều được trang bị bảo hộ lao động đầy đủ, đúng quy định của Nhà nước về an toàn lao động. b. Nâng cao năng lực quản lý điều hành của cán bộ quản lý, cán bộ nghiệp vụ chuyên môn: - Tìm người phù hợp với văn hóa công ty: Khi tuyển nhân viên, công ty luôn có mục đích tuyển dụng dài hạn. Chính điều này tạo nên sự khác biệt lớn trong quy trình tuyển dụng. Công ty không chỉ đặt mục tiêu tìm người giỏi nhất, mà lựa chọn những người chúng tôi cho rằng phù hợp với văn hóa công ty, nếu một nhân viên chia sẻ những giá trị văn hóa của tổ chức, nhân viên ấy hoàn toàn có khả năng làm việc với hiệu quả cao trong tương lai. - Chuẩn bị cho những thách thức trong tương lai: công ty tạo dựng môi trường thử thách lớn cho nhân viên, qua đó nhân viên học tập được những kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để có thể tạo dựng bước phát triển mới của công ty trong tương lai. - Tạo cơ hội để nhân viên tự hoàn thiện và phát triển: Sau khi tuyển dụng, công ty luôn tạo ra cơ hội để nhân viên phát triển. Để làm điều này, lãnh đạo công ty cần có cái nhìn hết sức nghiêm túc về những vấn đề mà nhân viên phải giải quyết trong công việc hàng ngày. Công ty cũng không ngần ngại đề bạt những người trẻ, với năng lực thích hợp, vào vị trí quản lý, ngay cả khi họ trẻ hơn những nhân viên dưới quyền - Trong mọi thời điểm đều chú ý đào tạo những nhân tài có khả năng tạo dựng và phát triển thị trường kinh doanh mới, chứ không chỉ luôn giữ mục tiêu đạt lợi nhuận tối đa rồi cắt giảm mọi chi phí có thể, trong đó có chi phí đào tạo, phát triển nhân tài . - Xây dựng và làm tốt công tác quy hoạch, đào tạo cán bộ vừa đáp ứng yêu cầu trước mắt vừa đáp ứng nhiệm vụ lâu dài của Công ty - Công ty kết hợp giữa đào tạo mới, đào tạo lại, và tổ chức tuyển dụng - Kết hợp việc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao năng lực quản lý doanh nghiệp. - Khuyến khích, tạo điều kiện cho CBCNV tự học tập để nâng cao trình độ tay nghề. Đẩy mạnh phong trào kèm cặp kỹ sư, cử nhân và công nhân kỹ thuật mới ra trường trong toàn công ty. - Kết hợp với các Trường Đại học Thuỷ lợi, Trường Đại học Xây dựng và Trường đào tạo bồi dưỡng cán bộ ngành xây dựng liên tục mở các lớp đào, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn cho CBCNV văn phòng và các công trường của Công ty. 4.3. Thù lao a. Mức lương hấp dẫn, thu hút: - Với số lượng trên 200 BCNV, năm 2009 bình quân thu nhập của người lao động làm việc tại doanh nghiệp là 5.000.000 đồng/người, trong đó: + Các chức danh quản lý (Trưởng phó phòng, Giám đốc dự án, phó Giám đốc dự án,…): thu nhập bình quân từ 10.000.0000 đồng đến 24.000.000 đồng/tháng. + Các chức danh chuyên môn có trình độ từ Cao đẳng trở lên (kế toán, cán bộ  kỹ thuật,…): thu nhập bình quân 7.500.000 đồng/tháng. + Công nhân bậc thợ: thu nhập bình quân 4.500.000 đồng/tháng. + Lao động phổ thông: thu nhập bình quân 2.000.000 đồng đến 2.500.000 đồng/tháng. - Áp dụng lương linh hoạt, trả lương đúng người đúng việc: Công ty áp dụng hình thức lương thỏa thuận theo năng lực chiêu mộ của người lao động, trả lương làm việc theo chất lượng công việc hoàn thành. b. Hỗ trợ tài chính: Với lao động ký hợp đồng lao động từ 03 năm trở lên, có thời gian công tác tại Công ty > 01 năm có nguyện vọng vay tiền để mua nhà, xây nhà, để giải quyết công việc gia đình,… Ban lãnh đạo Công ty tạo điều kiện cho CBCNV vay tiền với mức vay từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. 4.4. Quan hệ với công nhân viên, công đoàn a. Mối quan hệ với công nhân viên (CNV): Trường Định đối với mỗi CNV bằng một tinh thần hợp tác cao độ, Chúng tôi luôn tạo mối quan hệ chặt chẽ với CNV, phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận và CNV để hướng tới mục đích cuối cùng là có được những thành công, đảm bảo với phương châm mà Trường Định luôn tự hào UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – HIỆU QUẢ. - Quan tâm tới nhân viên: luôn cởi mở với nhau bằng cách tổ chức không gian làm việc trong một không gian mở, nơi mọi người có thể nhìn thấy nhau. Như vậy sự tương tác giữa CNV sẽ tăng lên đáng kể và họ sẽ cảm thấy gần gũi nhau hơn. - Hợp tác: Ai cũng muốn được đánh giá cao và cảm thấy rằng mình góp phần quan trọng trong dự án. Đây cũng chính là mục đích của làm việc theo nhóm và nó là một phần quan trọng trong việc xây dựng nhuệ khí làm việc cho nhân viên. Chính vì vậy Trường Định luôn thúc đẩy kiểu hợp tác này. -Chứng tỏ khả năng lãnh đạo: Quan trọng không kém hợp tác là chứng tỏ được khả năng lãnh đạo, dẫn dắt nhân viên của mình. Lãnh đạo được biểu hiện theo nhiều cách. Lãnh đạo công ty cần phải quyết đoán, biết truyền cảm hứng, sẵn sàng chịu trách nhiệm cho cả thành công lẫn thành bại của công việc, thể hiện sự thấu hiểu những nhu cầu khác nhau của từng nhân viên... - Trao quyền: Một trong những nguyên nhân gây ra sự bất mãn ở nhân viên là không có quyền hạn trong công sở. Nhiều sếp không tin tưởng nhân viên để trao cho họ quyền quyết định và tự chủ trong công việc, dù là với những việc nhỏ nhặt. Để hạn chế sự bất mãn này, lãnh đạo công ty luôn để cho nhân viên chủ động ở một số vấn đề nhất định. Vì vậy nhân viên của công ty luôn có cơ hội để chứng minh khả năng của mình một cách tốt nhất. - Thăm dò ý kiến: Sử dụng bản đánh giá mức độ thoả mãn của nhân viên nhằm thực hiện thăm dò ý kiến nhân viên để có những chính sách thích hợp. b. Công đoàn của Trường Định: - Mục tiêu hoạt động: Trong quá trình hoạt động, công đoàn trường Định luôn nhất quán quan điểm phải thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Tuyên truyền, vận động cán bộ công nhân viên trường Định tham gia các phong trào thi đua trong việc xây dựng công ty và gia tăng năng suất lao động. Tất cả các hoạt động phải đạt được mục tiêu là xây dựng công đoàn vững mạnh góp phần xây dựng Trường Định phát triển bền vững, sớm trở thành doanh nghiệp vững mạnh theo như sứ mệnh đã đề ra. - Chức năng nhiệm vụ: Công đoàn công ty Housing có chức năng đại diện chăm lo và bảo vệ các quyền lợi hợp pháp, chính đáng của người lao động; động viên cán bộ công nhân viên thực hiện phong trào thi đua, gia tăng năng suất. Tổ chức vận động toàn thể cán bộ công nhân viên tham gia quản lý doanh nghiệp, đóng góp ý kiến xây dựng tác phong làm việc, văn hoá công ty. Tổ chức đại hội cán bộ công nhân viên chức, đại diện ký thoả ước lao động tập thể, hướng dẫn người lao động về hợp đồng lao động, cử người tham gia giải quyết các quyền lợi cho người lao động trong công ty, thay mặt cán bộ công nhân viên đề xuất cải thiện giờ làm, nâng cao đời sống cho người lao động. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy chế, chế độ về lao động theo quy định của pháp luật. Giáo dục nâng cao trình độ, kiến thức cho cán bộ công nhân viên, tổ chức các hoạt động xã hội. Phát triển đoàn viên xây dựng tổ chức công đoàn vững mạnh  Quy trình kiểm toán cho nội dung này thường được đánh giá thông qua các tiêu chí: I. Đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ đối với hoạt động quản lý nguồn nhân lực: I.01 Mức hiệu lực của quá trình điều hành I.01.01. Có hệ thống các mục tiêu và kế hoạch liên quan đến hoạt động quản lý nguồn nhân lực. I.01.02. Có xây dựng quy trình quản lý nhân lực. I.01.03. Có các hệ thống thủ tục kiểm tra, kiểm soát liên quan đến việc quản lý nhân lực. I.01.04. Có thực hiện các nguyên tắc kiểm tra, kiểm soát quản lý nhân lực. I.01.05. Các bộ phận, thành viên có thực hiện đúng chức năng theo sự phân công. I.01.06. Các chính sách cải tiến quản lý nhân lực. I.01.07. Mức sát thực, rõ rang của các mục tiêu của quản lý nhân lực. I.01.08. Mức cụ thể, thiết thực của cơ cấu quản lý nhân lực. I.01.09. Kiểm tra và cải thiện việc quản lý nhân lực. I.01.10. Xây dựng hệ thống phân phối công việc cho các bộ phận. I.02. Mức kiểm soát được qua hệ thống thông tin. I.02.01. Có xây dựng cách thức kiểm tra, giám sát bộ phận quản lý nhân lực. I.02.02. Có sự kiểm tra định kì. I.02.03. Có sự kiểm tra đột xuất. I.02.04. Có sự kiểm tra đối chiếu giữa các bộ phận có liên quan. I.02.05. Kiểm tra đối chiếu giữa các cá nhân trong một bộ phận. I.02.06. Mức kiểm soát được qua hệ thống chứng từ. I.02.07. Mức kiểm soát được qua hệ thống sổ chi tiết. I.02.08. Mức kiểm soát được qua hệ thống sổ tổng hợp và báo cáo quản trị. I.02.09. Mức kiểm soát được qua sự liên kết giữa các bộ phận. I.02.10. Xây dựng chi phí cho hoạt động quản lý nhân lực. I.03. Mức toàn dụng của hệ thống thông tin. I.03.01. Có hệ thống báo cáo đầy đủ về hoạt động quản lý nhân lực. I.03.02. Có báo cáo về chất lượng hoạt động của nhân lực. I.03.03. Có báo cáo về hoạt động kiểm tra, giám sát hoạt động quản lý nhân lực. I.03.04. Có đầy đủ thông tin về các bộ phận,CNV. I.03.05. Báo cáo về hoạt động nguồn nhân lực đạt được. I.03.06. Mức tàn dụng của việc quản lý được cập nhật qua chứng từ. I.03.07. Mức toàn dụng của việc quản lý qua sổ chi tiết. I.03.08. Mức toàn dụng của thông tin qua sổ tổng hợp và báo cáo quản lý nhân lực. I.03.09. Mức đảm bảo nguồn lực tương ứng với mục tiêu. I.03.10. Kết quả mục tiêu tương ứng với nguồn lực. II. Hiệu quả hoạt động quản lý nhân lực. II.01. Sức sản xuất của hoạt động quản lý nhân lực. II.01.01. Số lượng CNV / số lượng CNV nhu cầu. II.01.02. Số lượng CNV / 1 khách hàng. II.01.03. Số lượng CNV / 1 đơn vị thời gian. II.01.04. Số lượng CNV / 1 nhà đầu tư. II.01.05. Số lượng CNV / 1 dự án. II.01.06. Sức lao động của CNV / 1 ngày lao đông. II.01.07. Sức lao động của CNV / 1 giờ công lao động. II.01.08. Sức sản xuất của toàn bộ CNV . II.01.09. II.01.10. II.02. Sức sinh lợi của hoạt động quản lý nhân lực. II.02.01. Sức sinh lợi của chi phí tiền lương. II.02.02. Sức sinh lợi của chi phí về tài sản cố định. II.02.03. Sức sinh lợi của chi phí về nguyên liệu, vật liệu. II.02.04. Sức sinh lợi của một lao động. II.02.05. Tổng chi phí liên quan đến hoạt động quản lý nhân lực. II.02.06. Chi phí liên quan đến hoạt động quản lý nhân sự nhỏ hơn kế hoạch đề ra II.02.07. Số lượng CNV đạt yêu cầu / tổng số CNV. II.02.08. Tồng doanh thu đạt được / tổng giá trị các dự án. II.02.09. Sức sinh lợi của một tài sản. II.02.10. Sức sinh lợi của việc đầu tư đào tạo, tuyển dụng nhân viên. II.03. Mức tiết kiệm cho hoạt động quản lý nhân sự. II.03.01. Giảm chi phí tuyển dụng. II.03.02. Mức tiết kiệm chi phí bình quân cho moth dự án. II.03.03. Giảm chi phí đào tạo lại CNV. II.03.04. Tiết kiệm chi phí về thời gian lao động. II.03.05. Tiết kiệm chi phsi tiền lương trong giá thành các dự án. II.03.06. Sức sản xuất của toàn bộ CNV . II.03.07. Kế hoạch năng suất lao động II.03.8. Kế hoạch tiền lương, tiền thưởng. II.03.09. Kế hoach số lượng người làm việc. II.03.10. Lập mạng lưới cán bộ kiêm nhiệm có trình độ kinh nghiệm, sát với từng khu vực hoạt động để xây dựng chương trình và triển khai có hiệu quả.. III. Hiệu năng của hoạt động quản lý nhân lực. III.01. Mức đảm bảo nguồn lực cho hoạt động quản lý nhân lực. III.01.01. Số vốn III.01.02. Số lượng CNV liên quan. III.01.03. số lượng phương tiện, máy móc hoạt động. III.01.04. Số lượng dự án xây dựng. III.01.05. Số lượng khách hàng. III.01.06. Số lượng nhà đầu tư. III.01.07. Số lượng CNV đạt yêu cầu công việc III.01.08. số ngày lao động. III.01.09. Sức sản xuất của một CNV. III.01.10. Sức sản xuất của một máy móc. III.02. Mức phù hợp giữa kết quả đạt được với mục tiêu III.02.01. Số lượng lượng dự án xây dựng đạt chất lượng so với kế hoạch. III.02.02. Chi phí liên quan so với kế hoạch. III.02.03. Số lượng dự án xây dựng được chấp nhận so với kế hoạch. III.02.04. Thời gian thực hiện dự án xây dựng đúng tiến độ. III.02.05. Số lượng dự án xây dựng không đạt nằm trong định mức. III.02.06. Số lượng CNV đạt yêu cầu so với kế hoạch . III.02.07. Số lượng máy móc hoạt động đạt yêu cầu so với kế hoạch. III.02.08. Số lượng dự án được đầu tư thực tế so với kế hoạch. III.02.09. Mức giảm chi phí dự án xây dựng so với kế hoạch. III.02.10. Số lượng CNV được đào tạo so với kế hoạch. III.03. Mức năng động. III.03.01. Có nhiều phương thức lựa chọn dự án xây dựng. III.03.02. Số lần tổ chức hội nghị khách hàng. III.03.03. Số lần tổ chức hội nghị nhà đầu tư. III.03.04. Lựa chọn các máy móc thiết bị phù hợp cho hoạt động. III.03.05. Có sự linh hoạt về các chính sách lựa chọn dự án xây dựng. III.03.06. Có sự am hiểu về thị trường xây dựng. III.03.07. Có nhiều phương thức đào tạo, tuyển dụng nhân sự. III.03.08. Có sự linh hoạt về xây dựng các phòng ban. III.03.09. Chính sách ưu đãi đối với CBNV III.03.10. Chính sách ưu đãi đối với các khách hàng. Khen thưởng và đánh giá 6.1 Đánh giá Đầu tiên tiến hành thông báo chuẩn bị cho nhân viên. Đối với cấp quản lý, thông báo này sẽ giải thích quá trình và những yêu cầu để họ có thể cung cấp tên của những người tham gia điều tra phản hồi. Vì toàn bộ những báo cáo trực tiếp của người quản lý sẽ được tổng hợp, do vậy tên của những người cung cấp phản hồi sẽ không được tiết lộ. Người quản lý cung cấp tối đa khoảng 15 người tham gia phản hồi. Người quản lý cũng xem xét tất cả những thông tin sẽ được tải lên trên mạng thông tin nội bộ của công ty. Người cung cấp phản hồi và các nhân viên cấp dưới đều tham gia điều tra. Bộ phận nhân lực sẽ liên hệ với những khách hàng ngoài công ty tham gia điều tra phản hồi. Bộ phận nhân lực sẽ thu thập và tổng hợp thông tin. Thông tin sẽ được điều chỉnh nếu như có những dữ liệu bất thường. Những ý kiến chỉnh sửa từ những người phản hồi cũng được tổng hợp lại. Những người quản lý là đối tượng bị đánh giá cần trả lời bộ câu hỏi tự đánh giá. Những bản tự đánh giá này cũng được thu thập lại. Trong cuộc họp đánh giá quá trình công tác thông thường, các thông tin sẽ được trình bày để người quản lý xem xét. Có ba dữ liệu mà người quản lý quan tâm tới: Kết quả tổng hợp của những người cung cấp phản hồi bao gồm cả những báo cáo trực tiếp. Bản tự đánh giá. Khung đánh giá chuẩn của công ty cho mỗi mức đánh giá nhằm so sánh các kết quả với nhau. Quá trình đánh giá nhân viên diễn ra đơn giản hơn. Tương tự, thông báo chuẩn bị chương trình đánh giá được lên mạng công ty. Nhân viên yêu cầu phải tham gia và xem các thông tin chi tiết trên mạng nội bộ của công ty. Tham gia vào chương trình, nhân viên sẽ lựa chọn những người cung cấp phản hồi. Người cung cấp phản hồi giới hạn trong khoảng 15 người. Bộ phận nhân lực thu thập và tổng hợp các phản hồi. Bộ phận nhân lực cũng sẽ thu thập bản tự đánh giá của nhân viên. Bản tự đánh giá này kết hợp với những thông tin phản hồi và được thảo luận bí mật. Nhân viên sẽ xem các mức khung đánh giá của công ty để có thể tự so sánh. Biểu mẫu đánh giá Nhân viên tự đánh giá : (Áp dụng cho Phó đơn vị, chuyên viên, nhân viên, trợ lý kinh doanh) Tên nhân viên:……………………… Chức danh công việc:……………………. Tên người đánh giá:………………… Phòng ban :……………………… Ngày đánh giá:…………… Tiêu chí đánh giá Xuất sắc Khá Đạt yêu cầu Dưới mức yêu cầu Mức độ tối thiểu Kiến thức công việc 5 4 3 2 1 Chất lượng công việc 5 4 3 2 1 Năng suất 5 4 3 2 1 Mở rộng công việc 5 4 3 2 1 Thái độ đối với sự giám sát 5 4 3 2 1 Mối quan hệ với đồng nghiệp 5 4 3 2 1 Chấp hành thời gian làm việc 5 4 3 2 1 Khả năng làm việc nhóm 5 4 3 2 1 Cấp trên đánh giá: (Áp dụng cho trưởng đơn vị) Tên nhân viên:……………………… Chức danh công việc:……………………. Tên người đánh giá:………………… Phòng ban :……………………… Ngày đánh giá:…………… Tiêu chí đánh giá Xuất sắc Khá Đạt yêu cầu Dưới mức yêu cầu Mức độ tối thiểu Đánh giá theo kết quả xếp loại từng phòng ban, đơn vị 5 4 3 2 1 Khả năng tự phát triển 5 4 3 2 1 Kiến thức chuyên môn 5 4 3 2 1 Khả năng lãnh đạo và phát triển nhân viên 5 4 3 2 1 Xây dựng và thực hiện kế hoạch 5 4 3 2 1 Ra quyết định và thực hiện kế hoạch 5 4 3 2 1 Sự sáng tạo và thích nghi với sự thay đổi 5 4 3 2 1 Khả năng giao tiếp và làm việc theo nhóm 5 4 3 2 1 Đánh giá chất lượng công việc: Tên nhân viên:……………………… Chức danh công việc:……………………. Tên người đánh giá:………………… Phòng ban :……………………… Ngày đánh giá:…………… Tiêu chí đánh giá Tốt Khá Trung bình Yếu Kém Thái độ thực hiện công việc 5 4 3 2 1 Năng suất lao động 5 4 3 2 1 Mức độ hoàn thành công viêc đúng hạn 5 4 3 2 1 Khối lượng công việc hoàn thành 5 4 3 2 1 Mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu 5 4 3 2 1 6.2. Khen thưởng Đại hội đồng Công ty quyết định mức trích Quỹ khen thưởng và phúc lợi trên cơ sở kết quả sản xuất kinh doanh hàng năm. Năm 2010, Công ty thực hiện trích lập 02 Quỹ khen thưởng và phúc lợi từ lợi nhuận sau thuế, tương đương 01 tháng lương. ▪ Quỹ khen thưởng được sử dụng để thưởng trực tiếp cho các tập thể và cá nhân Người lao động có thành tích xuất sắc trong các phong trào thi đua, hoàn thành tốt nhiệm vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh được giao, bán hàng giỏi, thu hồi công nợ tốt, tăng được thị phần, phát triển được khách hàng mới,… ▪ Quỹ phúc lợi được chi theo Thỏa ước Lao động tập thể với các chính sách khuyến khích, động viên Người lao động gắn bó, tâm huyết với doanh nghiệp. Công ty tổ chức cho NLĐ đi tham quan, nghỉ mát, khuyến học cho con NLĐ đạt thành tích cao trong học tập; tặng quà cho NLĐ trong các dịp Lễ, Tết, sinh nhật, nghỉ hưu; kịp thời giúp đỡ, hỗ trợ khi NLĐ có khó khăn. Công ty thực hiện các chính sách từ thiện xã hội, tổ chức phong trào văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao. 7.Bộ phận quản lý nhân sự Để đạt được nhiều kết quả tốt trong vấn đề quản lý nhân sự, b phận quản lý nhân sự của công ty đã cố gắng xây dựng cho mình một chương trình quản lý phù hợp với thực trạng và yêu cầu nhân sự của công ty. Công ty Trường Định không tách biệt phòng nhân sự thành một phòng ban độc lập, bộ phận quản lý nhân sự nằm trong phòng kế toán nhưng hoạt động độc lập với phòng kế toán. Đứng đầu là trưởng bộ phận nhân sự, người có ảnh hưởng lớn đến việc quản lý nguồn nhân sự của công ty Bộ phận nhân sự có nhiệm vụ tìm kiếm nhân lực phục vụ cho hoạt động của công ty. Họ trực tiếp đứng ra tìm kiếm và tuyển dụng những ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc của công ty, kiểm tra đầu vào và xây cơ cấu nhân sự cho tổ chức. Nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận nhân sự là:  Đưa ra quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp và hiệu quả : Để có được đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả thì tuyển dụng là một quá trình được công ty quan tâm, đây là khâu đầu vào quan trọng quyết định rất lớn đến hiệu quả nhoạt động của công ty. Trong quá trình tuyền dụng, nhà quản lý công ty thường tìm ra những cách tiếp cận mới nhằm khai thác đúng yếu điểm cảu ứng viên *)Quản lý lương và vị trí công việc trong công ty.  Lương luôn là yếu tố khích lệ nhân viên làm việc, chính vì vậy vấn đề quản lý lương của công nhân viên cán bộ luôn được chú trọng nhằm gây hiệu quả hoạt động cho nhân viên  Xây dựng mẫu bảng lương dựa vào lương và thưởng theo yêu cầu của khách hàng - Lên kế hoạch và quy trình thanh toán lương cho nhân viên - Quản lý ngày phép dựa vào các tài liệu được cung cấp - Lập bảng lương và gửi đến cho khách hàng xác nhận mỗi tháng - Chuyển lương hàng tháng vào tài khoản ngân hàng cho nhân viên và gửi phiếu tiền lương cho nhân viên. - Khai và nộp thuế thu nhập cá nhân và quyết toán thuế thu nhập cá nhân - Lập các báo cáo về lương và quân số (nhân viên mới và thôi việc) - Quản lý hồ sơ nhân viên Mõi một phòng ban tuy độc lập trong chức năng nhưng lại liieenkeets về nhiệm vụ, chính vì vậy viêc honhf thành một khối thống nhất trong tổ chức luôn được công ty quan tâm. Quản lý vị trí làm việc không chỉ giúp các phòng ban, nhân viên có trách nhiệm trong công việc mà còn tạo thành khối thống nhất trong hoạt động và đạt được mục tiêu đề ra hiệu quả. *)Kế hoạch đào tạo và phát triển cho nhân viên. Mỗi một nhân viên đều được công ty quan tâm, Trường Thịnh không chỉ dừng lại ở mục tiêu xây dựng một môi trường kamf việc hiệu quả, năng động mà còn hướng đến mục tiêu làm thế nào để giúp nhân viên của mình nâng cao kỹ năng, chuyên môn. Chính vì thế bộ phận quản lý nhân sự không ngừng xây dựng các kế hoạch đào tạo, phát triển mang tính phù hợp với thực tế đồng thời khơi gợi sự sáng tạo trong mỗi thành viên Quy trình kiểm toán được đánh giá qua các chỉ tiêu : I. Đánh giá hiệu lực của bộ phận quản lý nhân sự I.01. Mức hiệu lực của qua trình điều hành I.0101. Có hệ thống các yêu cầu, nhiệm vụ đối với bộ phận quản lý nhân sự I.0102. Xây dựng cơ cấu của bộ phận quản lý nhân sự I.0103. Xây dựng hệ thống thủ tục kiểm tra kiểm soát đối chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động của bộ phận quản lý nhân sự I.0104. Có thực hiện các nguyên tắc phân công phân nhiệm, ủy quyền phê chuẩn, bất kiêm nhiệm I.0105. Các bộ phận, thành viên thực hiện đúng nhiệm vụ, chức năng có liên quan I.02 Mức kiểm soát được qua hệ thống thông tin I.0201 Có xây dựng các mức kiểm tra, giám sát các hoạt động của bộ phận bộ phận quản lý nhân sự I.0202 Có sự kiểm tra định kỳ của nhà quản lý liên quan đến hoạt động của bộ phận quản lý nhân sự I.0203 Có những cuộc kiểm tra đột xuất đối với bộ phận quản lý nhân sự I.0204 Có sự kiểm tra đối chiếu giũa các bên liên quan trong bộ phận quản lý nhân sự I.0205 Đối chiếu, kiểm tra công việc giữa các cá nhân trong bộ phận quản lý nhân sự I.03 Mức toàn dụng của hệ thống thông tin cho quyết định quản lý I.0301 Có hệ thống đầy đủ về hoạt động của bộ phận quản lý nhân sự I.0302 Có báo cáo về hoạt động bộ phận quản lý nhân sự I.0303 Có báo cáo về công tác kiểm tra hoạt động bộ phận quản lý nhân sự I.0304 Có thông tin về các nhân viên hoạt động bộ phận quản lý nhân sự I.0305 Báo cáo về mức độ thoàn thành nhiệm vụ hoạt động bộ phận quản lý nhân sự II. Đánh giá hiệu quả bộ phận quản lý nhân sự II.01. Hoạt động của bộ phận quản lý nhân sự II.0101. Số lượng nhân viên được tuyển dụng so với kế hoạch II.0102. Số lượng nhân viên được đào tạo/ tổng số nhân II01.03. Số lượng nhân viên tăng thêm hay cắt giảm so với kế II.01.04. Số lượng nhân viên/ số lượng phòng ban II.01.05. Số lượng hồ sơ nhân sự thay đổi/ tổng số hồ sơ nhân sự II.02 Sức sinh lợi của bộ phần quản lý nhân sự II.0201 Chi phí quản lý bộ phận nhân sự năm nay so với năm trước II. 0202 Tổng số tiền lương chi trả cho công nhân viên cán bộ năm nay so với năm trước II.0203 Chi phí tuyển dụng, đào tạo năm nay so với năm trước II.03 Mức tiết kiệm II.0301 Giảm số lượng nhân sự không cần thiết II.0302 Mức độ phù hợp với hoạt động nhân sự của tổ chức II.0303 Giảm chi phí tuyển dụng, đào tạo II.0304 giảm chi phí phục vụ việc quản lý của bộ phận quản lý nhân sự III. Hiệu năng của bộ phận quản lý nhân sự liên quan dviệc quản lý nhân sựthiếto với nam trước năm nay so với năm trước III.01. Mức đảm bảo nguồn lực của bộ phận quản lý nhân sự III.01.01. Nhân sự liên quan đến việc quản lý nhân sự III.01.02. Chi phí dành cho việc tuyển dụng, đào tạo III.01.03. Số lượng nhân viên III.02 Mức phù hợp giữa kết quả với mục tiêu III.0201 Số lượng nhân sự tuyển dụng so với kế hoạch đặt ra III.0202 Chi phí liên quan đến tuyển dụng, đào tạo so với kế hoạch III.0203 Số lượng nhân sự được đào so với kế hoạch III.0204 Chi phí tiết kiệm được so với kế hoạch III.03 mức năng động của quá trình điều hành III.0301 Có nhiều phương pháp tuyển dụng sáng tạo III.0302 Số lần tuyển dụng III.0303 Lựa chọn các hình thức đào tạo với chi phí phù hợ III.0304 Có sự linh hoạt việc phân bổ nguồn lực nhân sự cho các bộ phận III.0305 Có sự am hiểu nhân viên trong đơn vị 8.Những chứng từ, biên bản, quy định quy chế có liên quan Là một doanh nghiệp tham gia hoạt động trong môi trường kinh tế thị trường. để hoạt động tốt và lành mạnh thì các quy định, văn bản, chứng từ là các cơ sở dữ liệu không thể thiếu trong việc quản lý của công ty nói chung và công tác quản lý nhân sự nói riêng. Hiện nay nước ta đang rất quan tâm đến vấn đề quyền lợi của người lao động, do đó để đáp ứng những yêu cầu đã được đặt ra của chính phủ có liên quan đến yếu tố lao động công ty Trường Thịnh đã nghiêm chỉnh chấp hành những quy định pháp luật nhằm đảm bảo quyềnvà lợi ích cho cán bộ công nhân viên của công ty. xây dựng cho công ty hành lang pháp lý thông qua việc sử dụng các quy định, nghị định, công văn, chứng từ…liên quan đến hoạt động tổ chức nhân sự a)Chứng từ -Hồ sơ nhân sự: phải có các chứng từ đảm bảo tính pháp lý - Hợp đồng lao động: Nhằm đảm bảo quyềnlợi cho nhân viên cũng như quyền lợi của công ty. Hợp đồng lao động được lập theo mẫu quy định của Bộ lao động – Thương binh và Xã hội b) Quy định Quy chế Hành chánh - Nhân sự được xây dựng trên cơ sở Bộ luật Lao động và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Bộ luật lao động có tác dụng: Cụ thể hoá các nguyên tắc làm việc Điều chỉnh các mối quan hệ Các chế độ trách nhiệm Quyền lợi của toàn thể nhân viên trong trong công ty Những hướng dẫn các quan hệ thuộc về lĩnh vực Nhân sự - Hành chánh Quy chế này bao gồm các điều được cụ thể hoá trong các lĩnh vực quản lý về Hành chánh, Nhân sự như: Quy chế tổ chức và Điều hành Công ty, Quy chế lương, Quy trình tuyển dụng nhân sự, Thủ tục đào tạo, Quy chế quản lý tài chính …. Quy chế Tổ chức và Điều hành Công ty quy định về cơ cấu tổ chức và quản lý Công ty, Quyết định của Tổng giám đốc về cơ cấu tổ chức của các đơn vị, bao gồm các việc tu chỉnh định biên các chức danh, đơn vị, bộ phận trực thuộc cùng vai trò, vị trí và mối quan hệ trên dưới theo cấp bậc hay phối hợp giữa các chức danh, đơn vị, bộ phận đó. Quy định về các nguyên tắc quản lý, điều hành công việc: Nguyên tắc hành chánh Nguyên tắc một đầu mối Nguyên tắc ủy quyền Nguyên tắc phân quyền Nguyên tắc chức năng Nguyên tắc định hướng: Quy định về thời gian làm việc Quy định thời gian bắt đầu và kết thúc công việc Quy định về số giwof làm thêm, tăng ca Quy định về thời gian nghỉ giải lao Quy định về chế độ ngày nghỉ Quy định về nghỉ lễ Quy định chế độ thai sản, đau ốm Quy định về chế độ nghỉ do tai nạn Quy định về chế độ lương thưởng Quy định về lương co bản Quy định về tiền thưởng, phụ cấp Quy định về việc giải quyết các thủ tục Quy định về trình tự giải quyết thủ tục Quy định thời gian giải quyết thủ tục c)Biên bản Biên bản cuộc họp liên quan đến vấn đề nhân sự Biên bản xử lý các vân đè liên quan đến nhân sự d, Xây dựng tiêu chí đánh giá về việc sử dụng các chừng từ, quy định liên quan đến nhân sự: I. Đánh giá hiệu lực của các chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự I.01. Mức hiệu lực của các chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự I.0101. Xây dựng hệ thống các chứng từ, quy định riêng liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự I.0102. Có chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự I.0103. Xây dựng hệ thống thủ tục kiểm tra kiểm soát đối chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự I.0104. Có thực hiện các nguyên tắc lưu trữ, bảo quản chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự I.0105. Các bộ phận, thành viên thực hiện đúng quy trình sử dụng chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự I.02 Mức kiểm soát được qua hệ thống thông tin I.0201 Có xây dựng các mức kiểm tra, giám sát chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự I.0202 Có sự kiểm tra định kỳ của nhà quản lý liên quan đến việc áp dụng chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự I.0203 Có những cuộc kiểm tra đột xuất đối với các chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự I.0204 Có sự kiểm tra đối chiếu giũa chứng từ, thủ tục quy định với báo cáo liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự I.0205 Đối chiếu, kiểm tra công việc giữa các cá nhân trong bộ phận quản lý và sử dụng chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự I.03 Mức toàn dụng của hệ thống thông tin cho quyết định quản lý I.0301 Có hệ thống đầy đủ chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự I.0302 Có báo cáo về việc sử dụng chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự I.0303 Có báo cáo về công tác kiểm tra chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự I.0304 Có thông tin về các vấn đề liên quan đến chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự I.0305 Báo cáo về mức độ và số lượng chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự đã sử dụng II. Đánh giá hiệu quả chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự II.01. Mức độ sử dụng các chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự II.0101. Số lượng chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự sử dụng trong năm của toàn đơn vị II.0102. Số lượng chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân liên quan đến từng bộ phận cụ thể được sự sử II.02 Mức áp dụng của chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự II.0201 Số lượng chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự áp dụng trong năm nay so với nănnăm trước II. 0202Số lượng chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự thể hiện hiệu quả II.03 mức thực tiễn II.0301 mức độ tiết kiệm nguồn lực mà chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự mang lại cho công ty II.0302 Mức độ phù hợp với hoạt động nhân sự của tổ chức III. Hiệu năng việc sử dụng chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự III.01. Mức đảm bảo nguồn lực các chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự III.01.01. Nhân sự liên quan III.01.02. Số lượng chứng từ, thủ tục quy định liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự liên quan III.01.03. Phương tiện lưu trữ bảo quản III.02 Mức phù hợp giữa kết quả với mục tiêu III.0201 mức độ hiệu quả so với kế hoạch đặt ra III.0202 Chi phí liên quan so với kế hoạch III.0203 Số lượng quy định áp dụng so với kế hoạch III.0204 Thời gian thể hiện hiệu quả so với kế hoạch III.0205 Số lượng chúng từ quy định hủy bỏ so với kế hoạch III.03 mức năng động của quá trình điều hành III.0301 Có nhiều phương thức áp dụng cho đơn vị III.0302 Số lần tổ chức cuộc họp phổ biến III.0303 Lựa chọn các hình thức áp dụng thay thế III.0304 Có sự linh hoạt trong chính sách, thủ tục quy định để phù hợp với thực trạng đơn vị III.03.05 Có sự am hiểu về tổ chức+ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC Vấn đề 1: Công tác tuyển dụng và luân chuyển cán bộ bên trong tổ chức. Quy trình chưa thật thực sự chuyên nghiệp đồng thời chưa đáp ứng kip thời những yêu cầu của các bộ phận khác trong chi nhánh. Các giải đáp về những vấn đề trong công tác tuyển dụng cũng được đánh giá là tạm thời và chưa đáp ứng nhanh và cũng như không đúng lúc và chưa thật sự gắn kết với chiến lược kinh doanh của công Về công tác luân chuyển cán bộ bên trong cũng thật sự chưa tốt, khả năng đáp ứng còn chậm và chưa đúng lúc, còn nhiều bất cập, cần phải điều chỉnh nhiều hơn trong cả hai công tác này Vấn đề 2: Tài liệu trong tổ chức Các tài liệu bên trong tố chức thì khá rõ ràng và khá chuyên nghiệp điều này đúng với công tác trong ngành ngân hàng như còn có những lúc còn chậm chưa cung cấp kịp thời những văn bảng hướng dẫn cũng như các chính sách và thủ tục quy định trong công tác nhân sự Vấn đề 3: Công tác huấn luyện và phát triển nhân sự: Về các chương trình huấn luỵên cho nhân viên thì khá tốt như còn chậm so với nhu cầu và các chương trình huấn luyện kỹ năng làm việc cũng như trong giao tiếp thì cũng khá tốt như chưa thật sự đúng lúc và chậm và chưa rõ ràng trong các chương trình huấn luyện Về công tác định hướng, huấn luyện cho nhân viên thì tương đối khá tốt như vẫn chậm và chưa đúng lúc và rõ ràng Vấn đề 4: Khoảng trợ cấp Về công tác quản lý sức khoẻ thì khá tốt như chỉ còn chậm trong việc triển khai giải quyết các nhu cầu cá nhân (như nghỉ phép, việc riêng v. . ) thì rất tốt và nhanh đúng lúc Vấn đề 5: Công tác đánh giá thành tích nhân viên: Hiện nay công tác đánh giá thành tích chưa có sự chuyên nghiệp và chưa được coi trọng , còn xem nhẹ, làm cho công tác khen thưởng cũng chưa rõ ràng và minh bạch còn nhiều bất cập. Công tác đánh giá còn chậm và chưa đúng lúc do với yêu cầu của công tác chung Vấn đề 6: Các mối quan hệ của các nhân viên với nhau Về các mối quan hệ tương đối tốt và điều thể hiện rất chuyên nghiệp, có sự giúp đỡ rất kịp thời từ ban giám đốc trong việc sử lý cũng như rất đúng lúc và các quyết định luôn rõ ràng NHỮNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN Về công tác tuyển dụng: Những tồn tại của công tác tuyển dụng có thể coi là khá quan trọng, bởi hậu quả của nó có thể làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, hiệu quả kinh doanh Việc tuyển dụng cán bộ lao động phải thực hiện tốt, đúng quy định của ngành và cần tuyệt đối có sự công bằng trong khâu tuyển dụng. Tiêu chuẩn tuyển dụng cán bộ mới cần có là: tiêu chuẩn đạo đức, tư cách (Liêm khiết, trung thực, tự tin, tháo vát), tiêu chuẩn chuyên môn (Học vấn, trình độ nghiệp vụ, kỹ năng tay nghề) tiêu chuẩn về thể chất (sức khoẻ, hình thức, chiều cao)... Các giải pháp trước mắt: 1. Xây dựng kênh thông tin cho nhóm tuyển dụng bao gồm: Họp định kỳ, buổi toạ đàm, diễn đàn… Kết hợp với các hoạt động này là việc triển khai thực hiện xây dựng kho dữ liệu tài nguyên cho nhóm tuyển dụng 2. Hợp tác với các website tuyển dụng tốt tạo ra cơ sỡ tìm kiếm những ứng cử viên mới cho công: sẽ là nơi tập trung các thông tin tuyển dụng đồng thời là một kênh khai thác nguồn ứng viên tại các website. 3. Thành lập nhóm nghiên cứu, cải tiến quy trình và nội dung thi đầu vào. Nhóm này có trách nhiệm tìm hiểu và phân tích các môn thi, đề thi và đưa ra phương án triển khai cho các vị trí công việc khác nhau. Đầu tiên là đánh giá lại thực trạng đề thi đang thực hiện, tiếp đó tìm hiểm và phân tích các môn thi mới như EQ, trắc nghiệm kiến thức xã hội để đưa ra ý kiến tư vấn… 4. Tận dụng các thông tin về hoạt động tuyển dụng bên ngoài như các “event”,ngày hội tuyển dụng, tìm kiếm ở các trường học (như Trường Kinh tế …) cũng như ở các nới khác, tìm kiếm ở những hội chợ việc làm hay hội thảo mà các ngân hàng nước ngoài tổ chức. Việc tham gia vào các hoạt động tuyển dụng của các đơn vị này không chỉ giúp chúng ta học hỏi kinh nghiệm và cách thức tổ chức mà còn là cơ hội để chúng ta tiếp xúc với nhiều ứng viên tiềm năng 6. Về tuyển chọn: Không nên tin cậy vào một hoặc hai phương thức tuyển dụng để phát hiện ra ứng viên tài năng. Để tuyển được ứng viên ưng ý, nên sử dụng nhiều cách thức khác nhau, ví dụ tiến cử nhân viên có uy tín trong công ty, thông báo tuyển dụng, thuê công ty chuyên làm dịch vụ tuyển dụng, hoặc hợp tác với chuyên viên giỏi. Về công tác quản lý tài liệu về nhân sự trong tổ chức: Tiến hàng sử dụng hệ thống quản lý thông tin nhân viên nhằm có thể cung cấp những thông tin của nhân viên một cách nhanh chóng và kịp thời để cho công tác quản lý nguồn nhân lực kịp thời và nhanh chóng hơn Giá bán tham khảo : 1,500,000 -> 8,000,000 VNĐ (theo số lương NV, và yêu cầu) Bộ công cụ hỗ trợ phòng nhân sự (nhân sự, kế toán tiền lương, chấm công, bảo hiểm, …) thống nhất thông tin, đồng bộ/dùng chung dữ liệu, quản lý thông tin nhất quán, xuyên suốt, nhanh chóng, chính xác. Hỗ trợ import/excel hầu hết các thông tin từ excel và ngược lại (vì thông tin quản lý thường xuất phát từ exel – ví dụ danh sách được duyệt tăng lương trong tháng đã có trong excel hay word tại sao phải đi nhập lại vào phần mềm). Chấm công máy tự động, chính xác. Báo cáo hoàn toàn bằng excel. Bảng lương bằng exel nên có thể ẩn (hide) các cột không có số liệu theo từng tháng, in hợp đồng, phiếu lương nhanh chóng, … 1. Thông tin nhân viên: thông tin lý lịch (CV), công việc, các quá trình (hợp đồng, thuyên chuyển, lương, phụ cấp, khen thưởng, kỹ luật, đào tạo, làm bên ngoài,…), người thân, … Tìm kiếm động nhân viên theo nhiều điều kiện, các báo biểu nhân sự, in hợp đồng, lý lịch (CV), quản lý thôi việc, loại bỏ nhân viên,… 2. Chấm công (chấm công tay, máy chấm công) -Mã thẻ nhân viên (dùng chấm công máy), quản lý ca làm việc, ca1, ca2, ca3 (ca đêm), ca bảo vệ, ca Tạp vụ,… Gán ca mặt định cho NV, xưởng/phòng ban,bộ phận -Phân ca theo ngày/ tháng, lập lịch làm việc, đăng ký OT (có hỗ trợ không cần đăng ký) theo ngày/ tháng, xác nhận OT (có thể không cần xác nhận), đăng ký nghỉ, phép năm dư chuyển sang thưởng hoặc chuyển sang năm khác, định số ngày phép cho 1 số người cụ thể, … Lấy số liệu từ máy chấm công (nếu máy chấm công hỗ trợ dữ liệu cơ sỡ dữ liệu (access,..) thì PM tự động lấy số liệu. Xem chỉnh sửa số liệu (thông tin chi tiết làm việc, quẹt thẻ, giờ công,..), xử lý ngoại lệ 3. Tiền lương Thông tin lương, biến động lương cơ bản (thực nhận), lương hợp đồng (hợp đồng, lương bảo hiểm), thông tin các khoản phụ cấp được hưởng (chuyên cần, giao thông, trách nhiệm, ABC, …). Các khoản +/- hằng tháng, ngoại lệ ( truy thu bảo hiểm,…) ghi chú cho lương tháng. Tự động tính: phụ cấp ca đêm, chuyên cần, .. theo yêu cầu Thông tin tổng hợp chấm công Tính lương, khoá số liệu, chỉnh sửa biểu mẫu bảng lương (sửa định dạng format excel). Bảng lương chi tiết (excel), tổng hợp lương(excel), lương chuyển khoản (excel), lương tiền mặt (excel), phiếu lương, … 4. Bảo hiểm Thông tin BHXH, BHYT (số sổ, ngày cấp, nơi KCB,…). Thông tin nghỉ hộ sản, nghỉ bệnh dài ngày. Thông tin biến động bảo hiểm trong tháng (tăng mới, thay đổi lương, tăng giảm thai sản, nghỉ dài ngày, nghỉ việc (trả thẻ, không trả thẻ), ngày liệu lực, tháng báo BH, hỗ trợ lọc thông tin biến động mà chưa báo, đã báo,.. Thông tin nghỉ hưởng chế độ trợ cấp BH (thai sản, ốm đâu, sau TS, Sau ốm đâu, nghĩ dưỡng sức PHSK,..) 5. Phân quyền 6. Các phân hệ khác theo yêu cầu (đào tạo, tuyển dụng, đánh giá, cấp phát) Giá bán tham khảo: 1,500$ - >= 8,000$ (Theo số lương NV, và yêu cầu) Về công tác đào tạo: Đối với nhân viên trẻ, mới: Đặc điểm chung của các nhân viên trẻ là họ có sức lực dồi dào, năng động, đầy nhiệt huyết, luôn muốn được thử thách và tin rằng có thể đạt được bất cứ điều gì đã đặt quyết tâm vào đó. Tuy nhiên, các nhân viên cũng cần được sự quan tâm và hướng dẫn từ các nhà quản trị trong công ty vì hầu hết các nhân viên trong chi nhánh đều là nhân viên trẻ * Làm cho các nhân viên hiểu rõ những điều kiện làm việc ngay từ đầu. Khi phỏng vấn ứng viên trẻ, nhà quản lý phải cho họ biết những điều mà doanh nghiệp đang mong đợi từ họ. Nên giải thích rõ cho ứng viên những chỉ tiêu mà công ty đặt ra về kết quả công việc , về các hành vi ứng xử thích hợp trong công ty, và các quy tắc ứng xử đặc thù trong ngành xây dựng những quy định về trang phục, giờ giấc làm việc. Bằng cách làm này, các nhân viên tương lai của ngân hàng sẽ hiểu rõ những yêu cầu của công việc mà họ phải làm và định hướng cần phải làm gì, làm như thế nào để thành công. * Đặt ra những nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên. Các nhân viên trẻ cần được biết thời gian mà họ phải hòan thành các công việc cụ thể, chi tiết về các công việc mà họ phải tham gia, và các chuẩn mực đạo đức cần thiết của một nhân viên trong ngành xây dựng từ đó họ có thể phân bổ công việc và thời gian trong ngày của mình cho hợp lý nhất. Họ sẽ cảm thấy yên tâm hơn khi mọi công việc đều có lịch trình đều đặn, các buổi họp đều có đầy đủ các chương trình nghị sự, các mục tiêu đều được xác định rõ ràng và tiến triển công việc được đánh giá kịp thời. Nhà quản lý nên xác định rõ những yếu tố được xem là tiêu chuẩn để đánh giá sự thành công nhằm giúp các nhân viên trẻ biết được tiến bộ trong công việc hay không. * Dạy cho nhân viên những chuẩn mực trong kinh doanh. Ngay từ khi mới gia nhập công ty, các nhân viên trẻ cần phải hiểu được những chuẩn mực mà công ty đã đề ra nhằm làm tiêu chí cho các hoạt động kinh doanh. Thông thường, các nhân trẻ không lường trước được những hành động như sử dụng ngôn ngữ không thích hợp trong một báo cáo hay kiến nghị đối với cấp trên hay với khách hàng có liên quan đến chuyện kinh doanh sẽ gây ra tác hại như thế nào cho công ty. * Xây dựng bầu không khí làm việc tích cực. Các nhân viên trẻ thường thích được làm việc ở những nơi vui vẻ, nơi mà mọi người hòa đồng với nhau và xem đó là một trong những điều kiện hàng đầu để cân nhắc chọn lựa công việc. Họ muốn tạo ra bầu không khí thân thiện trong khi làm việc, họ cũng muốn được cùng nhau tham gia vào việc lên kế họach cho các sự kiện của ngân hàng. * Làm người tư vấn cho nhân viên. Các nhân viên trẻ thường muốn được học hỏi từ sếp của họ và được nghe những ý kiến phản hồi của sếp đặt biệt là trưởng phó phòng quản lý trực tiếp về kết quả làm việc. Họ cần ở nhà quản lý sự lãnh đạo và giám sát để hiểu được công việc của mình có ý nghĩa như thế nào đối với sự tồn tại và phát triển của ngân hàng. Nhà quản lý cần phải hiểu được điều này khi tuyển dụng các nhân viên trẻ và có kế hoạch đào tạo, huấn luyện cho họ. * Giúp nhân viên cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Cuộc sống của các nhân viên trẻ thường rất phong phú với nhiều hoạt động khác nhau như chơi thể thao trong các đội nhóm, làm công tác xã hội, tham gia các khóa học ngoại khóa, dành thời gian cho nhà quản lý, bạn bè, gia đình. Nếu tạo điều kiện cho các nhân viên trẻ có một sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, nhà quản lý sẽ giúp cho họ làm việc tích cực, hiệu quả hơn và gắn bó với tổ chức hơn. Về công tác đánh gía: Có chính sách sàng lọc, sử dụng có hiệu quả đội ngũ công nhân viên Hàng năm cần thực hiện việc rà soát, đánh giá phân loại công nhân để có hướng đào tạo, bổ sung kịp thời tránh sự hững hụt về đội ngũ cán bộ Đồng thời qua phân loại công nhân viên để thực hiện việc tiêu chuẩn hoá trên cả 2 mặt định tính và định lượng, tạo ra đội ngũ công nhân viên mạnh toàn diện, có sức cống hiến cao. Về các khoảng trợ cấp : Đổi mới chính sách đãi ,thực hiện chế định đi đôi với chế tài. Trong điều kiện cơ chế thị trường chính sách đãi ngộ hợp lý về tiền lương, tiền thưởng, hệ số tiền lương... càng có ý nghĩa quan trọng bởi vì có thể đội ngũ này có sự cống hiến nhiều nhất, chịu áp lực nhiều nhất do công việc mang tính rủi ro cao. Có như vậy, đội ngũ cán bộ mới phát huy được khả năng và nhiệt tình lâu dài của mình. Đồng thời thực hiện cơ chế thưởng, phạt nghiêm minh, tạo ra bầu không khí thi đua, khuyến khích, sáng tạo, phát huy trách nhiệm và quyền hạn cá nhân trong việc đầu tư vốn sao cho an toàn hiệu quả nhất. Những cán bộ vi phạm quy chế phải xử lý nghiêm khắc, đặc biệt đối với cán bộ thái hoá biến chất 6.Về mối quan hệ giữa các nhân viên với nhau: Nên dành thời gian thu thập thông tin và xem xét kĩ mối quan hệ của nhân viên với các thành viên trong công ty. Tìm ra bất đồng và những gì họ không vừa ý với môi trường làm việc. Nếu bạn không làm được điều đó, bạn sẽ tiêu tốn thời gian, tiền bạc một cách vô ích mà không giả quyết thấu đáo được vấn đề. Sau đây là một vài giải pháp thu thập thông tin hiệu quả được áp dụng: -Khảo sát tâm tư: Những cuộc khảo sát về tâm tư và nguyện vọng của nhân viên luôn cần thiết. Những nhà quản lý nhân sự chuyên nghiệp luôn biết các thức tốt nhất để tiến hành kháo sát nắm bắt tâm lý và tình hình của nhân viên. Tuy vậy, khảo sát luôn phải do người ngoài công ty đảm nhiệm. Nhân viên trong công ty luôn cảm thấy an toàn và thoải mái nếu các cuộc khảo sát được tiến hành bởi các chuyên gia bên ngoài công ty. Những cuộc khảo sát được tiến hành bởi các chuyên gia bên ngoài luôn nhận được những câu trả lời thẳng thắn từ nhân viên và có kết quả chính xác hơn. -Lắng nghe và sẵn sàng điều chỉnh : Xác định những điều nhân viên bạn cần được đáp ứng. Ngồi lại và bàn luận với họ về công ty, môi trường làm việc, các nhu cầu cá nhân của họ và tiếp thu những ý kiến, sáng kiến giúp công việc có hiệu quả hơn. Làm cho nhân viên thấy ban giám đốc quan tâm đến họ và đó là phương án hiệu quả để thuyết phục họ ở lại. Thế nhưng bạn phải hết sức cẩn trọng với những phương pháp này. Đừng bao giờ thực hiện những phương pháp trên nếu bạn không sẵn sàng lắng nghe người khác nói. Quan trọng hơn hết, nếu bạn không sẵn sàng điều chỉnh thì tốt nhất đừng nên hỏi về những thay đổi đó. Sự hào hứng và tin tưởng của nhân viên sẽ nhanh chóng lụi tàn nếu họ cảm thấy bạn không quan tâm đến điều họ nói. Những thông tin thu thập được từ nhân viên sẽ giúp đề ra mục tiêu và những phương án tốt nhất để giải quyết giải quyết những khó khăn và bất cập của công ty trong quản lý nhân sự. Xây dựng chương trình “Bữa ăn tập thể” cho nhân viên vào buổi trưa,xuất phát từ nhu cầu hiện nay là hầu hết cán bộ công nhân viên trong chi nhánh đều nhà ở xa và bữa trưa đều tự túc, và bữa trưa của cán bộ công nhân viên chưa đảm bảo an toàn thực phẩm trong tình hình dịch bệnh hiện nay vì vậy rất cần thiết để thực hiện bữa ăn tập thể nhằm tăng tính tập thể , tạo mối quan hệ với nhau giữa các nhân viên trong chinh nhánh KẾT LUẬN: Qúa trình cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường đặc biệt là những biến động mạnh mẽ của môi trường nguồn nhân lực đòi hỏi các nhà quản trị doanh nghiệp thường xuyên chú ý đến công tác quản trị nguồn nhân lực, và thực hiện tốt các công tác tuỷên dụng bố trí cán bộ, thu hút những nhân viên giỏi, đào tạo và đánh giá thành tích nhân viên. Nghiên cứu kiểm toán nguồn nhân lực là để đánh giá công tác quản trị nguồn nhân nhân lực có những điểm mạnh và điểm điểm nào và từ đó có những điều chỉnh thích hợp Để công ty ngày càng phát triển và có khả năng cạnh tranh hơn nữa với các công ty trong ngành thì cần phải xem xét điều chỉnh lại một số vấn đề trong công tác quản trị nguồn nhân lực Do kiến thức nghiên cứu còn mới, lần đầu tiên áp dụng vào thực tế và thời gian hạn hẹp, nên chuyên đề thực tập chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế, rất mong nhận được những ý kiến phê bình để đề tài hoàn thiện hơn

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docKiểm toán hoạt động quản lý và sử dụng nguồn nhân lực tại công ty CP tư vấn xây dựng và đầu tư Trường Định.doc
Luận văn liên quan