Luận văn Phương pháp luận phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA

ị đo lường điều khiển, vật tư trang thiết bị phục vụ nghiên cứu khoa học kỹ thuật cho nhà máy xi măng - Cung cấp hệ thống thiết bị phòng thí nghiệm, thiết bị y tế cho bệnh viện, phòng khám đa khoa, phòng khám tư nhân - Cung cấp hệ thống điều hòa cục bộ và điều hòa trung tâm 1.5. Năng lực lắp đặt, vận hành, bảo trì và đào tạo * Nhân lực phục vụ thiết kế, thi công và đào tạo kỹ thuật Công ty cổ phần Havina là tổ chức chuyên ngành có đội ngũ chuyên gia, kỹ thuật đáp ứng được nhu cầu lắp đặt, hướng dẫn, sử dụng và bảo hành các thiết bị cho khách hàng Về nhân lực kỹ thuật: Trình độ Đại học, Cao đẳng, TH chuyên nghiệp: 28 người Ngoài các chương trình đào tạo cơ bản, mỗi năm các bộ kỹ thuật của Công ty còn được đào tạo nâng cao nghiệp vụ ở nước ngoài thông qua tài trợ của các tập đoàn và các hãng mà công ty phân phối sản phẩm. Qua các chương trình này, cán bộ của Công ty cổ phần Havina được các nhà sản xuất chứng nhận về trình độ và khả năng chuyển giao công nghệ, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng và bảo hành thiết bị công nghệ tại Việt Nam. - 7 - Bên cạnh đó, Công ty cổ phần Havina còn có nhiều cộng tác viên chuyên môn trong nhiều ngành và các Hiệp hội kỹ thuật khác nhau. Các hoạt động dịch vụ kỹ thuật của công ty được hỗ trợ kỹ thuật bởi các cộng tác viên trong nước và nhiều chuyên gia nước ngoài. Mục tiêu của Công ty trong việc đào tạo cán bộ, hợp tác với các hãng lớn trong lĩnh vực công nghệ, đo lường, thử nghiệm và thiết bị công nghệ cao. * Dịch vụ bán hàng - Đào tạo và hướng dẫn sử dụng: Thiết bị được cung cấp, lắp đặt, vận hành thử nghiệm và hướng dẫn sử dụng tại địa chỉ của khách hàng - Nhà sản xuất, chuyên gia nước ngoài của nhà sản xuất sẽ lắp đặt thiết bị tại đỉa chỉ của khách hàng tại Việt Nam hoặc khách hàng có thể được đào tạo về lắp đặt và vận hành thiết bị ở nước ngoài - Bảo hành: Công ty cổ phần Havina bảo hành, sửa chữa, hiệu chỉnh thiết bị được cung cấp tại Hãng sản xuất hoặc bảo hành tại công ty theo hướng dẫn, kiểm soát của chuyên gia do Hãng cử đến. Thay thế các phụ tùng, phụ kiện bị hư hỏng - Cung cấp phụ tùng thay thế hao mòn: Trong quá trình sử dụng (kể cả sau thời hạn bảo hành), người sử dụng có thể mua thêm các phụ tùng thay thế hao mòn của thiết bị. Những yêu cầu này cần được lên kế hoạch và gửi tới người cung cấp hàng trong thời gian 03 tháng trước khi phụ tùng cũ hết hạn sử dụng. - Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật: Hội thảo chuyên đề, đào tạo, triển lãm giới thiệu thiết bị và tích hợp hệ thống. Hàng năm, Công ty tham gia giới thiệu công nghệ và sản phẩm ở các hội thảo chuyên đề của công ty được tổ chúc với sự phối hợp của các Hãng nổi tiếng: CISCO, HP Compaq, Dell, PHILIP, Panasonic, NEC, Siemens … - Trung tâm bảo hành, bảo trì: Khi thiết bị gặp phải sự cố, khách hàng thông báo trực tiếp cho Công ty cổ phần Havina theo phiếu bảo hành hoặc liên hệ qua địa chỉ sau: Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ Havina - 8 - Địa chỉ liên lạc: P202 nhà D222D Ngõ 260 Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội Điện thoại: 04 5.62.62.62 Fax: 04 7 62 90 23 Email: havinajsc@vnn.vn Website: www.havina.com.vn 1.6. Năng lực tài chính của công ty Với số vốn điều lệ: 2.680.000.000 đồng ( hai tỉ sáu trăm tám mươi triệu đồng), cộng với uy tín các tổ chức tín dụng, liên doanh liên kết với Công ty Điện Tử Công Nghiệp (CDC) thuộc Bộ Công Nghiệp, Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA luôn đáp ứng nhu cầu tài chính trong tất cả các hợp đồng nhập khẩu thiết bị, cũng như thực hiện các dự án lớn tại Việt Nam 1.7. Các sản phẩm chủ yếu của công ty * Công nghệ thông tin Phân phối các sản phẩm: Máy tính nguyên bộ, linh kiện máy tính, thiết bị mạng, máy photocopy, máy Fax, máy chiếu đa năng, máy chiếu vật thể, của các hãng nổi tiếng trên thế giới như: IBM, HP Compaq, Cisco, APC, Acer, Dell, Ricoh, Xerox, … Bên cạnh đó, Công ty cổ phần Havina còn là đại lý bán hàng của các hãng máy tính thương hiệu Việt Nam như: CMS, VTB, Elead FPT, SingPC, … Sản xuất các phần mềm chuyên dụng như: Phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm điều khiển, lưu giữ các thông số của hệ thống công nghệ hoặc vận hành, quản lý. * Sản phẩm viễn thông - Tổng đài thông tin, điều độ sản xuất, tổng đài Viba - Thiết bị thu tiến hiệu vệ tinh (hệ thống mạng truyền hình cáp SMATV, CATV, TVRO), hệ thống mạng truyền thanh nội bộ (PA). - Thiết bị truyền hình số VTC * Sản phẩm điện lạnh - Cung cấp thiết bị máy điều hòa cục bộ và điều hòa trung tâm - 9 - - Bảo trì bảo dưỡng điều hòa không khí - Tư vấn thiết kế 2. Thực trạng tin học hóa tại công ty và phương án giải quyết 2.1. Thực trạng tin học hóa tại công ty 2.1.1. Hệ thống mạng sử dụng trong công ty Hiện nay hệ thống máy tính trong công ty đã được kết nối mạng Internet để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty mình. Mỗi phòng ban đều có thể liên hệ với nhau thông qua hệ thống máy tính nối mạng LAN, ngoài ra các nhân viên trong cơ quan có thể sử dụng đường truyền ADSL để truyền dữ liệu khi có yêu cầu của các cán bộ quản lý. 2.1.2. Phần mềm sử dụng Các máy tính trong công ty đều được cài đặt hệ điều hành Windows XP Professional, các ứng dụng văn phòng như Microsoft Word, Microsoft Excel… và một số tiện ích khác. 2.1.3. Phần cứng Tại công ty mỗi nhân viên đều được trang bị một máy tính có nối mạng LAN và kết nối internet ADSL. Ngoài ra còn có một máy in mạng phục vụ nhu cầu in ấn của các nhân viên trong công ty, 01 máy photocopy, 01 máy fax, 1 tổng đài điện thoại 2.1.4. Trình độ của nhân viên Hầu hết các nhân viên của công ty đều có khả năng sử dụng máy tính thành thạo và có nghiệp vụ văn phòng tốt. Các nhân viên của phòng kỹ thuật, phòng bảo hành có hiểu biết về phần cứng của máy tính và các dịch vụ mạng có liên quan 2.1.5. Thực trạng ứng dụng tin học của bộ phận quản lý bán hàng Hiện nay, Công ty đang sử dụng các phần mềm như Microsoft Excel, Microsoft word để quản lý các giấy tờ liên quan đến các quy trình nghiệp vụ kinh doanh của mình. Với tính năng xử lý tính toán cao, Excel đã đảm nhận khá tốt vai trò quản lý dữ liệu. - 10 - Tuy nhiên do khối lượng kinh doanh và đơn đặt hàng ngày càng nhiều, do đó nhầm lẫn, sai sót rất dễ xảy ra. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng đang có nhu cầu mở rộng kinh doanh, vì vậy đặt ra nhu cầu là phải có một phần mềm quản lý hiệu quả. 2.2. Lý do lựa chọn đề tài Đối với Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA, đứng trước sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, họ cũng lựa chọn công cụ tin học hóa các bộ phận quản lý nhằm mục tiêu thúc đẩy việc kinh doanh, đồng thời giảm chi phí và thời gian một cách tối ưu trong quản lý. Đặc biệt trong bộ phận quản lý bán hàng, hiện nay số lượng hóa đơn cần phải xử lý tăng lên rất nhiều và các báo cáo về doanh thu, hàng tồn kho … yêu cầu phải được lên một cách thường xuyên, liên tục nên phương pháp quản lý bằng thủ công không còn phù hợp nữa. Nắm bắt được thực tế này của công ty, là một sinh việc khoa Tin học kinh tế, có trong tay những kiến thức về kinh tế, xây dựng phần mềm và lập trình. Cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ tại Công ty, sự hướng dẫn và đồng ý của của giáo viên hướng dẫn TS. Trần Thị Thu Hà, em đã lựa chọn đề tài : “Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA” 2.3. Công cụ nghiên cứu và thực hiện đề tài 2.3.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Đối với việc tạo lập cơ sở dữ liệu, ta sẽ sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access 2003, hệ quản trị cơ sở dữ liệu này rất thân thiện và dễ sử dụng. 2.3.2. Ngôn ngữ lập trình Chương trình sẽ sử dụng ngôn ngữ Visual Basic 6.0 để lập trình. Đây là một ngôn ngữ lập trình sự kiện và cho phép lập trình hướng đối tượng để xây dựng họat động trong môi trường Windowns. Visual Basic cung cấp nhiều công cụ để cho phép kết nối và khai thác dữ liệu ở nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau. - 11 - 2.3.3. Công cụ làm báo cáo Crystal Repost Crystal Repost là một công cụ chuẩn, cho phép thiết kế các báo cáo trên ứng dụng Visual Basic. Ngoài ra, có thể tạo báo cáo trên ứng dụng và Web, tập tin dạng Crystal Repost có tên mở rộng là “.rpt” - 12 - CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HANINA 2.1. Tổng quan về công nghệ phần mềm 2.1.1. Phần mềm a. Khái niệm về phần mềm Phần mềm tin học đã trở thành phần tử chủ chốt của các hệ thống dựa trên máy tính. Trong công nghệ phần mềm thì phần mềm được hiểu theo định nghĩa của nhà tin học người Mỹ Roger Pressman: “ Phần mềm là một tổng thể bao gồm 3 yếu tố: Các chương trình máy tính, các cấu trúc dữ liệu, tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm” Định nghĩa này xác định được thành phần của phần mềm trong công nghệ phần mềm. Phần mềm là sản phẩm của một nền công nghệ mới nó gồm có hai tính chất sau: + Phần mềm là hệ thống logic chứ không phải kỹ thuật. Do đó nó không được ráp theo nghĩa thông thường như sản phẩm công nghiệp khác. Một phần mềm cần có sự đầu tư nhiều trí tuệ của những người chế tác phần mềm. + Sản phẩm của các nền công nghiệp truyền thống sẽ bị hao mòn trong quá trình sử dụng. Giá trị của phần mềm càng tăng lên khi nó được người sử dụng càng hiểu sau về nó. - 13 - b. Các giai đoạn phát triển của phần mềm Giai đoạn 1 1950 - 1960 Giai đoạn 2 1960 – 1970 Giai đoạn 3 1970 – 1990 Giai đoạn 4 1990 trở đi - Xử lý theo lô - Đơn chiếc theo đơn đặt hàng - Nhiều người sử dụng - Thời gian thực - Bắt đầu có phần mềm thương mại - Hệ phân tán - Hiệu quả thương mại hoá - Hệ thống để bàn - Hệ thông minh - Quy mô công nghiệp Theo các giai đoạn phát triển của phần mềm, ta nhận thấy tiến trình phát triển của phần mềm luôn luôn đi song song với quá trình phát triển của phần cứng theo định hướng hoàn toàn tương tự, tức là: Quy mô thu nhỏ, tính năng nâng cao. Tính chất thương mại hóa của phần mềm trên thị trường ngày càng bộc lộ rõ và đỉnh cao là việc sản xuất phần mềm đã tiến hành ở quy mô đại trà theo tác phong công nghiệp và xu thế tổng quát của thị trường. 2.1.2. Công nghệ phần mềm a. khái niệm Công nghệ phần mềm là môn khoa học nghiên cứu các phương pháp, các thủ tục và các công cụ đi từ phân tích thiết kế đến quản lý một dự án phần mềm nhằm đạt được các mục tiêu của dự án. Hay nói cách khác: Công nghệ phần mềm là tổ hợp các công cụ, phương pháp và thủ tục làm cho người quản trị viên dự án nắm được xu thế tổng quát của công nghệ phần mềm. Đồng thời giúp cho kỹ sư lập trình có nền tảng để khai thác định hướng phần mềm. b. Các giai đoạn phát triển của 1 dự án phần mềm Quy trình phát triển 1 dự án phần mềm không phụ thuộc vào quy mô, độ phức tạp và miền ứng dụng, nó đều trải qua 3 giai đoạn sau: - 14 - - Giai đoạn 1: Giai đoạn xác định Nhóm sản xuất phần mềm phải xác định cụ thể và chi tiết sản phẩm phần mềm mà mình cần chế tạo ra. Đây là công đoạn cực kỳ quan trọng khi sản xuất phần mềm với quy mô công nghiệp vì chỉ có xác định rõ ràng phạm vi của sản phẩm và các rằng buộc liên quan chúng ta mới tiến hành được kết quả các công đoạn sau. Trong giai đoạn này phải xác định và giải quyết ban vấn đề mấu chốt sau: + Tiến hành phân tích hệ thống một cách toàn diện theo quan điểm: một phần mềm là một bộ phận của hệ thống quản lý. Phần mềm phải được đặt trong tổng thể hệ thống ấy và xem xét trong mối quan hệ ràng buộc với các yếu tố quản lý khác. + Tiến hành lập kế hoạch sản xuất phần mềm trước khi đi vào yêu cầu cụ thể. + Tiến hành phân tích yêu cầu một cách cụ thể, chi tiết theo từng đối tượng. Đây là giai đoạn định danh phần mềm trong thực tế của các công ty phần mềm nó được cụ thể hóa trong vai trò cán bộ có chức danh: Cán bộ phân tích yêu cầu phần mềm, Cán bộ lập và quản lý yêu cầu phần mềm. - Giai đoạn 2: Giai đoạn phát triển Trong giai đoạn này phải định hướng phần mềm sẽ phát triển như thế nào. Trong đó có 3 công việc quan trọng cần làm: thiết kế, mã hóa, kiểm thử. Cần chú ý khái niệm mã hóa trong công nghệ phần mềm khác với khái niệm mã hóa trong hệ thống thông tin. Trong công nghệ phần mềm, mã hóa là quá trình chuyển đổi, dịch từ một thiết kế ban đầu thành một ngôn ngữ lập trình mà máy tính có thể hiểu được. Trong thực tiễn của công nghệ phần mềm giai đoạn này được thực hiện bởi các chức danh: Cán bộ thiết kế, Cán bộ quản lý cấu hình phần mềm, Lập trình viên, Cán bộ test phần mềm. - 15 - - Giai đoạn 3: Giai đoạn bảo trì Trong đó có loại hình: bảo trì sửa chữa, bảo trì thích nghi và bảo trì hoàn thiện (còn gọi là bảo trì nâng cao) + Bảo trì sửa chữa: tức là sửa lỗi phần mềm, lỗi chi tiết đơn giản không phải là lỗi của hệ thống. + Bảo trì thích nghi: tức là làm cho sản phẩm phần mềm hoàn toàn thân thiện trong môi trường của người sử dụng. + Bảo trì hoàn thiện ( bảo trì nâng cao): tức là làm cho sản phẩm phần mềm đẹp hơn, có tính thẩm mỹ cao cùng với chức năng thực hiện ngày càng được hoàn thiện, ngoài ra kỹ sư phần mềm còn phải bổ sung thêm một vài chức năng mà công ty mua phần mềm yêu cầu. Trong thực tiễn hoạt động hiện nay của các công ty phần mềm nhiệm vụ này thường được giao cho cán bộ triển khai phần mềm và ban hỗ trợ khách hàng. Đánh giá hiệu quả hoạt động của các công ty phần mềm ở việt nam hiện nay. Người ta thấy vấn đề hậu mãi lại đóng vai trò quan trọng hơn là chất lượng phần mềm. Trong công nghệ phần mềm, người ta thường áp dụng quy tắc 40 – 20 – 40 về sự phân bổ các nỗ lực trong tiến trình phát triển một phần mềm. Tức là toàn bộ tiến trình được chia thành ba khối lớn. Có nghĩa là trong giai đoạn phát triển thì phẫn mã hóa công ty phần mềm cần tập trung các tiềm năng về vật chất và con người ở mức độ 20% còn lại các tiềm năng này được chia làm 2 lần cho quy trình thiết kế và thử nghiệm. 2.1.3. Vòng đời phát triển của phần mềm Mỗi phần mềm từ khi ra đời phát triển đều trải qua 1 chu kì trong công nghệ phần mềm gọi là vòng đời phát triển của phần mềm. Mục đích của việc nghiên cứu vòng đời phát triển của phần mềm là phân ra thành giai đoạn trên cơ sở đó tìm hiểu giải pháp và công cụ thích hợp để tác - 16 - động vào các giai đoạn. Vòng đời phát triển của một phần mềm được biểu diễn bằng mô hình thác nước theo hình vẽ sau đây: Hình 2.1. Mô hình biểu diễn vòng đời phát triển của phần mềm - Công đoạn đầu tiên là công nghệ hệ thống bao trùm toàn bộ các quá trình tiếp theo trong công nghệ phần mềm. Vì phần mềm là một thành phần của hệ thống quản lý do đó nó phải được xem xét trong mối liên quan tổng thể về kinh tế, kỹ thuật, tài chính của toàn bộ bộ máy quản lý. - Công đoạn tiếp theo là phân tích. Với mục đích xác định rõ ràng và cụ thể các yêu cầu của phần mềm. - Phần thiết kế trong công nghệ phần mềm hướng tới các vấn đề sau đây: + thiết kế kiến trúc hệ thống: là phần quan trọng nhất vì nó cho ta cái nhìn tổng thể về phần mềm cần xây dựng. + Thiết kế kỹ thuật là đi vào các vấn đề cụ thể gồm: thiết kế dữ liệu, thiết kế thủ tục, thiết kế chương trình, thiết kế giao diện màn hình và cuối cùng là thiết kế công cụ cài đặt. Người ta dùng mô hình thác nước để biểu diễn vòng đời phát triển của phần mềm với 2 ý nghĩa. Một là: để khẳng định đây là giai đoạn của một quy trình thống nhất, nó không tách rời mà có mối liên quan mật thiết với nhau. Hai là: trong mô hình này các công đoạn ở phía dưới thì chịu tác động của toàn bộ các - 17 - công đoạn ở phía bên trên. Chỉ có công đoạn công nghệ hệ thống là không chịu ảnh hưởng hay tác động của bất cứ công đoạn nào. 2.1.4. Làm bản mẫu phần mềm Đây là một công đoạn rất đặc trưng khi sản xuất phần mềm ở quy mô công nghiệp. Cũng tương tụ như trong sản xuất của một ngành công nghiệp nào đó, trước khi đưa sản phẩm vào sản xuất hàng loạt thì phải tiến hành thử nghiệm làm thử một số sản phẩm để đưa ra thăm dò ý kiến của khách hàng, nếu khách hàng đồng ý thì mới tiến hành sản xuất hàng loạt. Bản mẫu phần mềm được hiểu là một mô hình của phần mềm tương lai mang những đặc trưng cơ bản nhất nhưng chưa phải là phần mềm hoàn toàn đã hoàn thiện. Trong quy trình làm phần mềm nhất thiết phải làm bản mẫu vì hai lý do sau đây: Khi khách hàng đến công ty đặt hàng người ta chỉ bày tỏ nguyện vọng sản phẩm phần mềm mới được thiết kế. Các kỹ sư phần mềm ngay từ đầu khi nhận đơn đặt hàng thì cũng không hình dung hết các chức năng chỉ tiết của phần mềm. Quy trình làm bản mẫu phần mềm đòi hỏi những cán bộ có chuyên môm cao không chỉ thuần tuý về mặt tin học. Vì mục đích của công đoạn làm bản mẫu chưa hẳn là chất lượng của phần mềm mà còn là khả năng thu hút khách hàng để sản xuất phần mềm. Sau khi có bản mẫu phần mềm, khách hàng sẽ xem xét đánh giá và nếu bản mẫu đã được chấp nhận thì phần mềm sẽ được đưa vào sản xuất. - 18 - Quy trình làm bản mẫu phần mềm gồm các bước như sau: Hình 2.2. Mô hình mình hoạ các bước làm bản mẫu phần mềm - Bước 1: Xác định yêu cầu của khách hàng. Trong bước này đại diện của công ty phần mềm gặp gỡ khách hàng để xác định các yêu cầu của họ về phần mềm. Thông thường khách hàng chỉ bày tỏ nguyện vọng là chính, bản thân cán bộ công ty phần mềm phải lượng hóa và mô hình hóa các nguyện vọng đó - Bước 2: Thiết kế nhanh. Mục đích của bước này ở dạng phác thảo chỉ bao gồm 1 vài đặc trưng cơ bản của phần mềm - Bước 3: Làm bản mẫu. Nhằm mục đích công ty phần mềm cho ra đời nhanh 1 bản mẫu dạng phác thảo chỉ gồm 1 vài đặc trưng cơ bản của phần mềm - Bước 4: Khách hàng đánh giá bản mẫu - 19 - - Bước 5: Làm mịn bản mẫu, hay là chi tiết hóa các chức năng phần mềm - Bước 6: Kết thúc ta được 1 sản phẩm chưa được thương mại hóa thị trường mà là bản mẫu phần mềm Quy trình này có vai trò đặc biệt quan trọng, là yếu tố quyết định xem khách hàng có ký hợp đồng phần mềm hay không. Ngoài ra cán bộ làm phần bản mẫu ngoài kiến thức chuyên môn phải có kiến thức tổng hợp về tình hình kinh tế xã hội. 2.1.5. Nền tảng thiết kế phần mềm a. Vai trò của thiết kế phần mềm Thiết kế phần mềm là khâu trung tâm trong quy trình sản xuất một phần mềm công nghiệp và được dùng để chỉ chung 3 quy trình là: Thiết kế, lập trình và kiểm thử. Quy trình thiết kế chiếm 75% chi phí để sản xuất một phần mềm công nghiệp. Vai trò của khâu thiết kế trong sản xuất phần mềm công nghiệp thể hiện ở chỗ: - Đối với các phần mềm được thiết kế đầy đủ thì không dẫn đến những thay đổi lớn khi xảy ra một thay đổi lớn nào đó về dữ liệu - Đối với các phần mềm không được thiết kế một cách đầy đủ thì tính tổn định của chúng rất thấp, chỉ cần một thay đổi nhỏ về dữ liệu hoặc tác động của môi trường cũng làm cho hoạt động của phần mềm bị bỉến dạng thậm chí không còn khả năng hoạt động được nữa. - Nền tảng thiết kế cũng là cơ sở để tiếp tục phát triển phần mềm hoặc sửa chữa, bổ sung các chức năng của nó. - 20 - b. Tiến trình thiết kế trong công nghệ phần mềm Khi sản xuất một phần mềm công nghiệp theo quan điểm quản lý dự án việc thiết kế phần mềm được tiến hành theo 2 bước: thiết kế sơ bộ và thiết kế chi tiết. Xét từ góc độ quản lý thì thiết kế sơ bộ đưa ra cái nhìn sơ bộ về phần mềm tương lai. Còn thiết kế chi tiết đi sau vào các lĩnh vực thiết kế cụ thể: thiết kế dữ liệu, thiết kế chương trình, thiết kế thủ tục. Nếu xét từ phương diện kỹ thuật thì quy trình phát triển một phần mềm công nghiệp được phân chia thành 4 công đoạn: thiết kế kiến trúc, thiết kế dữ liệu, thiết kế thủ tục và thiết kế giao diện. Hai góc độ quản lý và kỹ thuật trong tiến trình phát triển phần mềm có mỗi quan hệ rất chặt chẽ với nhau và được biểu diễn tổng quan trong hình vẽ sau đây: Hình 2.4. Biểu diễn mối quan hệ giữa 2 khía cạnh trong thiết kế phần mềm c. Kiến trúc phần mềm Trước mỗi vấn đề đặt ra, kỹ sư phần mềm phải đưa ra giải pháp cho kiến trúc phần mềm sao cho vẫn đề được giải quyết hiệu quả mà không quá phức tạp. - 21 - Yêu cầu chung đối với một kỹ sư phần mềm là phải đạt được 2 yêu cầu sau: - Đảm bảo tính chặt chẽ trong kiến trúc để không xảy ra những lỗ hổng trong phần mềm. - Kiến trúc phải đảm bảo không quá phức tạp để khi dịch thành chương trình, quy mô của chương trình không quá lớn khi thực hiện mỗi chức năng. Bản chất của của kiến trúc phần mềm là bài toán chuyển từ P – S ( Tử vấn đề thực tế sang giải pháp phần mềm). P là một vấn để phi cấu trúc và S đã được cấu trúc hóa. Hình 2.5. Mô hình biểu diễn kiến trúc phần mềm Với 1 vấn đề P, ta có thể đưa ra rất nhiều giải pháp S khác nhau, từ đó đưa đến nhiều kiến trúc hệ thống khác nhau. Tiêu chuẩn cơ bản ở đây là đảm bảo được mức độ càng đơn giản càng tốt mà vẫn thực hiện được các chức năng. Việc giải quyết vấn đề từ P sang S không những chỉ là kĩ thuật mà còn là nghệ - 22 - thuật của kỹ sư phần mềm, hoàn toàn tương tự như kến trúc sư với mỗi công trình xây dựng. Vì thế trước mỗi vấn đề thực tế đặt ra, kỹ sư phần mềm phải lựa chọn 1 giải pháp phần mềm gọn nhẹ không quá phức tạp. 2.1.6. Xác định quy mô phần mềm Cũng như các nghành công nghiệp truyền thống. Trong công nghệ phần mềm, vấn đề xác định quy mô của sản phẩm là một công đoạn bắt buộc và hướng tới hai mục đích sau: - Để xác định kế hoạch thiết kế phần mềm phù hợp. - Đưa ra một giấy báo giá dựa trên cơ sở tình toán cụ thể. Tuy nhiên, sản phẩm phần mềm có những nét đặc thù riêng biệt so với sản phẩm của các ngành công nghiệp truyền thống. Do đó, việc xác định quy mô của chúng cũng phức tạp hơn nhiều. Người ta sử dụng hai phương pháp để xác định quy mô phần mềm. + Phương pháp trực tiếp (KLOG) Đây là phương pháp xét quy mô phần mềm trên cơ sở dòng lệnh. Như vây, một phần mềm được đánh giá là quy mô lớn nếu nó có nhiều dòng lệnh. Ở đây, người ta chưa đề cập đến phần chất lượng, chức năng mà phần mềm có thể thực hiện được. Hiệu năng = KLOG /nguời /tháng Chất lượng = (100 – sai sót /KLOG) /100% Chi phí = Tổng số tiền /KLOG + Phương pháp gián tiếp (FP) Phương pháp KLOG chỉ xét đến góc độ quy mô mà chưa đề cập đến hiệu quả của phần mềm. Bổ xung phương pháp hai để đánh giá phần mềm theo quan điểm chức năng. Đây là phương pháp thực nghiệm do nhà tin học nguời Mỹ đưa ra trên cơ sở xem xét rất nhiều phần mềm và dựa vào ý kiến đánh giá của các chuyên gia, và đưa ra 5 chỉ tiêu đánh giá chức năng của một phần mềm. - 23 - Tham số đo Số lượng Đơn giản Trung bình Phức tạp Tổng Input 3 4 6 Output 4 5 7 Các yêu cầu 3 4 6 File 7 10 15 Giao diện 5 7 10 Tổng Năm chỉ tiêu này về cơ bản đã bao quát được nội dung để đánh giá chức năng của một phần mềm. FP = Tổng số * (0.65 + 0.01 * Sum (Fi) ) Fi : hàm điều chỉnh độ phức tạp I = 1 – 14 Trên cơ sở xác định được đại lượng FP người ta cũng sử dụng ba chỉ tiêu như trong trường hợp KLOG sau đây: Hiệu năng = FP /người /Tháng Chất lượng = (100 - lỗi /FP) /100% Chi phí = Tổng số tiền /FP 2.1.7. Các quy trình thiết kế trong công nghệ phần mềm Trong sản xuất phần mềm công nghiệp, người ta chuẩn hoá dưới dạng tổng quát 6 bước được gọi là 6 quy trình - đây có thể coi là bản hướng dẫn của những người làm việc trong công ty sản xuất phần mềm : + Xác định yêu cầu người sử dụng + Xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm + Thiết kế phần mềm + Lập trình trong công nghệp phần mềm + Quy trình test trong công nghệ phần mềm + Quy trình triển khai trong công nghệ phần mềm - 24 - Tuy nhiên áp dụng vào đề tài, do còn nhiều hạn chế về điều kiện và năng lực bản thân nên sẽ chỉ đi sâu vào những khâu quan trọng để xây dựng lên phần mềm. Đó là các quy trình : + Xác định yêu cầu người sử dụng + Thiết kế phần mềm + Lập trình trong công nghệ phần mềm Khi thực hiện đề tài “ Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA”, thì 3 quy trình trên là các quy trình quan trọng nhất. Việc thực hiện tốt 3 quy trình này đóng vai trò chủ chốt tạo lên phần mềm. 1) Quy trình xác định yêu cầu người sử dụng (Khách hàng) * Mục đích của quy trình Mục đính của quy trình bao gồm tìm hiểu yêu cầu của khách hàng, tiến hành phân tích hệ thống một cách sơ bộ và các quy trình liên quan và lượng hoá nhu cầu của khách hàng về sản xuất phần mềm. * Các dấu hiệu Quy trình này được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây: - Khảo sát hệ thống - Phân tích nghiệp vụ - Phân tích yêu cầu - 25 - * Lưu đồ của quy trình - 26 - * Các thông số của quy trình Thông số Mô Tả Yêu cầu 1. Thông Số chung Chức danh Điều kiện bắt đầu Điều kiện kết thúc - Cán bộ xây dựng y/c - Các thông tin liên quan đến quá trình - Có đề suất khời động dự án phần mềm - Phân tích nghiệp vụ - Mô tả hoạt động của hệ thống Theo tiêu chuẩn công ty 2. Input - Hợp đồng - Giải pháp - Văn bản hợp đồng xây dựng phần mềm - Các giải pháp kỹ thuật thực hiện hợp đồng Theo tiêu chuẩn công ty 3. Sản phẩm Hồ sơ xác định yêu cầu khách hàng - Tài liệu phân tích nghiệp vụ - Mô tả hoạt động - Tài liệu phân tích người sử dụng Theo tiêu chuẩn công ty 4. Đánh giá chất lượng - Tỷ lệ các sản phầm xác định yêu cầu hoàn thành đúng hạn - Mức chênh lệch thời gian >= 90% + - 20% 5. Các quá trình liên quan - Hợp đồng phần mềm Theo tiêu chuẩn công ty * Phân đoạn các hoạt động STT Các bước thực hiện Điều kiện bắt đầu Điều kiện kết thúc 1 Lập kế hoạc xác định yêu cầu Bắt đầu quy trình 2 Kế hoạch được quản trị viên dự án phê duyệt 2 Khảo sát hệ thống Kết thúc bước 1 Quản trị viên dự án và khách hàng chuẩn y 3 Phân tích nghiệp vụ Kết thúc bước 2 Khách hàng chấp nhận 4 Phân tích yêu cầu người sử dụng Kết thúc bước 3 Khách hàng chấp nhận 5 Mô tả hoạt động của hệ thống Kết thúc bước 4 Quản trị viên dự án phê duyệt 6 Tổng hợp kết quả Kết thúc bước 5 Quản trị viên dự án phê duyệt - 27 - Trong quy trình này, khi áp dụng vào đề tài, phải nắm bắt được hệ thống quản lý bán hàng tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA. Từ đó đi sâu tìm hiểu và phân tích từng nghiệp vụ quản lý. Yêu cầu quan trọng của quy trình xác định yêu cầu người sử dụng là phải mô hình hóa và cấu trúc hóa các vấn đề phi cấu trúc. Do đó, đây là khâu quan trọng nhất cần phải có một kiến thức tổng hợp từ rất nhiều lĩnh vực. 2) Quy trình thiết kế phần mềm * Mục đích của quy trình Trên cơ sở của hồ sơ phân tích nghiệp vụ và mô hình hoạt động của hệ thống tiến hành thiết kế kiến trúc và thiết kế kĩ thuật để xây dựng hồ sơ thiết kế phần mềm. * Các dấu hiệu Quy trình thiết kế phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau: - Thiết kế kiến trúc phần mềm ( Chuyển từ P -> S) - Thiết kế kĩ thuật: + Thiết kế dữ liệu + Thiết kế thủ tục + Thiết kế chương trình + Thiết kế giao diện - 28 - * Lưu đồ của quy trình Duyệt Thiết kế dữ liệu Thiết kế thủ tục Duyệt Không duyệt BĐ Lập kế hoạch thiết kế Thiết kế kiến trúc Thiết kế chương trình Tổng hợp chương trình KT - 29 - * Các thông số của quy trình Thông số Mô tả Yêu cầu 1. Thông số chung Chức danh Cán bộ thiết kế Theo tiêu chuẩn FPT 2. Input Hợp đồng kinh tế Phân tích nghiệp vụ Mô hình hoạt động (BFD,DFD…) Quản trị viên dự án phê duyệt 3. Sản phẩm Kiến trúc hồ sơ hệ thống Hồ sơ thiết kế kỹ thuật Quản trị viên dự án phê duyệt 4. Đánh giá chất lượng Tỷ lệ tài liệu thiết kế hoàn thành đúng hạn Chênh lệch dự kiến thời gian >=90% +- 20% 5. Các quá trình liên quan Hợp đồng phần mềm Lập trình * Phân đoạn các hoạt động Stt Hoạt động Điều kiện bắt đầu Điều kiện kết thúc 1 Lập kế hoạch thiết kế Sau khi nhận hợp đồng Kinh tế, Hồ sơ phân tích nghiệp vụ Quản trị viên dự án duyệt 2 Thiết kế kiến trúc Sau khi kết thúc bước 1 Quản trị viên dự án duyệt 3 Thiết kế dữ liệu Sau khi kết thúc bước 2 Quản trị viên dự án duyệt 4 Thiết kế thủ tục Sau khi kết thúc bước 2 Quản trị viên dự án duyệt 5 Thiết kế chương trình Sau khi kết thúc bước 2 Quản trị viên dự án duyệt 6 Thiết kế giao diện Sau khi kết thúc bước 2 Quản trị viên dự án duyệt 7 Tổng hợp Sau khi kết thúc bước 6 Quản trị viên dự án duyệt Cũng tương tự như quy trình trước mỗi hoạt động sẽ được chi tiết thành các đầu việc cụ thể. - 30 - 3) Quy trình lập trình trong công nghệ phần mềm * Mục đích của quy trình Trên cơ sở bản vẽ thiết kế kỹ sư phần mềm lựa chọn một ngôn ngữ lập trình nào đó để chuyển từ bản vẽ thiết đã được biểu diễn trên ngôn ngữ cụ thể vì điều đó người ta coi quá trình lập trình là quá trình thi công. * Các dấu hiệu: Quy trình lập trình được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau: - Lập trình các thư viện chung - Lập trình các module - Lập trình tích hợp * Lưu đồ của quy trình - 31 - * Các thông số của quy trình Thông số Mô Tả yêu cầu 1. Thông Số chung: Chức Danh Lập trình Viên Tiêu Chuẩn FPT 2. Input Thiết kế kiến trúc tổng quát Thiết kế kĩ thuật HĐ kinh tế QTVDA phê duyệt 3. Sản phẩm(output) Sản phẩm phần mềm Bộ công cụ cài đặt QTVDA phê duyệt 4. Đánh giá chất lượng Tỷ lệ các SP hoàn thành đúng hạn Dự kiến hoàn thành >= 90% + - 20% 5. Các quá trình liên quan thiết kế HĐPM Test * Phân đoạn các hoạt động STT Hoạt Động Bắt Đầu Kết Thúc 1 Lập kế hoạch bắt đầu quy trình LT KH được QTVDA phê duyệt 2 Lập trình thư viện chung Kết thúc bước 1 QTVDA phê duyệt 3 Thiết kế module kết thúc bước 2 QTVDA phê duyệt 4 tích hợp kết thúc bước 3 QTVDA phê duyệt 5 Test chương Trình kết thúc bước 4 QTVDA phê duyệt 6 báo cáo QT Lập trình kết thúc bước 5 QTVDA phê duyệt Dựa vào các hoạt động này, sẽ sử dụng ngôn ngữ Visual Basic 6.0 để lập trình phần mềm. Trên đây là 3 quy trình quan trọng nhất khi áp dụng vào đề tài “ Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dich vụ HAVINA”. Ngoài ra, sau khi kết thúc 3 quy trình này, có thể thực hiện thêm 2 quy trình: quy trình test, và quy trình triển khai. Việc thực hiện 2 quy trình này - 32 - sẽ diễn ra ở quy mô nhỏ, phù hợp với năng lực bản thân và quy mô của phần mềm, nhằm tìm ra các lỗi của phần mềm và chạy thử phần mềm trên 1 số máy trạm của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA. 2.2. Một số nguyên tắc khi thiết kế phần mềm 2.2.1. Nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu Mục đích của thiết kế màn hình nhập liệu là thiết kế các thủ tục nhập liệu có hiệu quả và giảm thiểu tối đa các sai sót. Sau đây là một số nguyên tắc hữu ích cho việc thiết kế màn hình nhập liệu: - Khi nhập dữ liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạng màn hình phải giống như tài liệu gốc. - Nên nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng. - Không bắt người dùng cập nhật các thông tin thứ sinh tức là thông tin có thể tính toán được hoặc có thể truy tìm được từ cơ sở dữ liệu hoặc có thể suy luận được từ những thông tin đã có. - Đặt tên cho các ô nhập liệu ở phía trên hoặc bên trái của ô nhập liệu. - Tự động cập nhật các giá trị ngầm định nếu có thể. - Sử dụng phím Tab hoặc phím Enter để chuyển tới trường tiếp theo. - Sử dụng tối đa ba màu trên Forn chức năng, chỉ tô màu hoặc nhấn mạnh những trường thông tin quan trọng. 2.2.2. Nguyên tắc cơ bản của việc trình bày thông tin trên màn hình Theo Dumas và Galit thì có những nguyên tắc cơ bản cho việc trình bày thông tin trên màn hình như sau: - Đặt mọi thông tin gắn liền với một nhiệm vụ trên cùng một màn hình. Người sử dụng không phải nhớ thông tin từ màn hình này sang màn hình khác. - Chỉ dẫn rõ ràng cách thoát khỏi màn hình. Đặt giữa các tiêu đề và xếp đặt thông tin theo trục trung tâm. - 33 - - Nếu đầu ra thông tin gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải được đánh số thứ tự. - Viết văn bản theo quy ước chung bằng cách sử dụng in hoa, in thường, chữ gạch chân … và ngắt câu hợp lý. - Đặt tên đầu cột cho mỗi cột - Tổ chức các phần tử của danh sách theo trật tự quen thuộc trong quản lý. - Cân trái các cột văn bản và cân phải các cột số. Bảo đảm vị trí dấu thập phân thẳng hàng. - Chỉ đặt mầu cho những thông tin quan trọng. 2.2.3. Phương pháp thiết kế giải thuật Trong thiết kế giải thuật, có 2 phương pháp thiết kế giải thuật là: a. Thiết kế từ trên xuống ( Top down design ) Đây là phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá. Nội dung của phương pháp thiết kế này như sau: Trước hết người ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán. Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới, do vậy phương pháp có tên gọi là “ từ đỉnh xuống ”. b. Thiết kế từ dưới lên ( Bottom up design ) Phương pháp này ngược lại với phương pháp Top down design và bao gồm các ý nghĩa sau đây: Trước hết người ta giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết các bài toán, người ta gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính. Sau đó thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất, hoàn chỉnh. - 34 - Hai phương pháp thiết kế này áp dụng trong các tình huống khác nhau. Với phương pháp thiết kế từ trên xuống thường áp dụng khi thiết kế tại những nơi chưa được tin học hóa. Còn với phương pháp thiết kế từ dưới lên thì áp dụng khi thiết kế tại nhưng nơi đã được tin học hóa một phần Với Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA, do công ty chưa có phần mềm quản lý trong bất kỳ nghiệp vụ nào của quản lý bán hàng, hầu hết công ty vẫn lưu chữ bằng giấy tờ hoặc lưu trữ bằng word, excel. Do đó khi thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại công ty, sẽ chọn phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống ( Top down design ). - 35 - CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HAVINA 3.1. Bài toán quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA 3.1.1. Nội dung của bài toán quản lý bán hàng Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA là công ty thường xuyên tham gia tư vấn, thiết kế, cung cấp thiết bị và lắp đặt chuyển giao công nghệ các thiết bị trong lĩnh vực công nghệ thông tin, điện tử viễn thông. Trong những năm gần đây, quy mô của công ty ngày càng mở rộng và doanh thu liên tục tăng. Công ty thực hiện kinh doanh thông qua các dịch vụ sau: dịch vụ mua hàng, dịch vụ triển khai và dịch vụ bảo hành bảo trì. Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá thì phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận yêu cầu này, khách hàng có thể đến đặt mua hàng tại công ty hoặc gọi điện đến, hoặc thông qua website của công ty để đặt hàng. Phiếu mua hàng của khách hàng sau đó sẽ được kiểm tra và thực hiện mua hàng của nhà cung cấp. Phòng kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng cần mua đến nhà cung cấp và yêu cầu báo giá. Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp thì tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp và nhập hàng về. Sau đó, phòng kỹ thuật sẽ triển khai lắp đặt và vận chuyển thiết bị đến cho khách hàng. Sau khi bàn giao thiết bị đầy đủ theo đơn đặt hàng thì viết phiếu bảo hành cho khách hàng theo từng thiết bị của từng nhà cung cấp, cuối cùng yêu cầu khách hàng làm thủ tục thanh toán. - 36 - 3.1.2. Phân tích nghiệp vụ Qua quá trình tìm hiểu thực tế, em nhận thấy công ty thực hiện việc kinh doanh qua các quy trình sau: a. Quy trình mua hàng - Mục đích: nhằm thống nhất và kiểm soát quá trình mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ để phục vụ cho công việc kinh doanh của Công ty thương mại và cổ phần HAVINA - Lưu đồ: Đánh giá nhà cung cấp Lựa chọn nhà cung cấp Nhập hàng hoá Thông báo cho người yêu cầu Chọn Không Thanh toán Lưu HS Nhận YC mua hàng - 37 - b. Quy trình triển khai bán hàng Quy trình triển khai bán hàng được thực hiện qua các bước sau: - Nhận yêu cầu triển khai bán hàng: + Khi có yêu cầu triển khai bán hàng, cán bộ phòng kỹ thuật sẽ thu thập đầy đủ, chính xác thông tin về nhu cầu lắp đặt và cài đặt thiết bị, thông tin khách hàng, địa chỉ của khách hàng. + Căn cứ vào hợp đồng thì trưởng phòng kỹ thuật sẽ phân công lập kế hoạch triển khai và phân công công việc cho cán bộ kỹ thuật đi triển khai. - Nhận lắp đặt và cài đặt thiết bị. + Cán bộ kỹ thuật sẽ kiểm tra thiết bị và test thử thiết bị + Cán bộ kỹ thuật có trách nhiệm lấy phiếu bảo hành đầu vào đi theo từng sản từng thiết bị và kiểm tra tem bảo hành đầu vào (nếu có) nếu thiết bị đó có bảo hành theo tem, sau đó bàn giao cho cán bộ quản lý giấy tờ. + Cán bộ kỹ thuật tiến hành lắp đặt thiêt bị, cài đặt các phần mềm, chương trình ứng dụng theo như hợp đồng. - Xem xét và kiểm tra việc lắp và cài đặt. + Trước khi bàn giao thiết bị cho khách hàng, trưởng phòng kỹ thuật sẽ xem xét và kiểm tra quy trình, kết quả lắp và cài đặt thiết bị phần mềm. Nếu có sai sót thì sẽ yêu cầu nhân viên kỹ thuật thực hiện lại cho đến khi đạt được yêu cầu. - Đóng gói dán tem vảo hành, làm phiếu bảo hành và biên bản bàn giao. + Nhân viên kỹ thuật phải có trách nhiệm dán tem bảo hành đã được tích dấu thời gian giao hàng để làm mốc cho thời hạn bảo hành vào các linh kiện hay thiết bị sẽ đuợc giao. Sau đó dán tem dịch vụ bảo hành lên trên vỏ máy, lấy giấy bảo hành và làm biên bản bàn giao. - Vận chuyển thiết bị và bàn giao tới khách hàng. + Cán bộ kỹ thuật phải thống nhất với khách hàng về thời gian, người liên hệ và địa điểm bàn giao hàng. Sau đó đóng gói hàng hoá vận chuyển thiết bị tới địa chỉ cho khách hàng. - 38 - + Tại nơi giao hàng, cán bộ triển khai tiến hành bàn giao thiết bị cho khách hàng, thực hiện việc lắp đặt, kết nối thiết bị với máy in, máy scan, fax, modem… theo yêu cầu hoặc sự chỉ dẫn của khách hàng. Sau đó khi thiết bị chạy thử đảm bảo hoạt động bình thường, cán bộ triển khai và khách hàng ký vào biên bản giao nhận. + Nếu có vướng mắc về sản phầm hoặc khách hàng không chấp nhận, cán bộ kỹ thuật sẽ xin xác nhận của khách hàng và báo cáo cho trưởng phòng kỹ thuật cùng với các phòng ban có liên quan để kịp thời xử lý. - Báo cáo và lưu hồ sơ. + Sau khi hoàn tất quá trình triển khai theo đúng nội dung ghi trên phiếu yêu cầu, cán bộ kỹ thuật nộp hồ sơ triển khai ( biên bản bàn giao thiết bị bản photo, phiếu bảo hành, giấy tờ liên quan khác …) cho cán bộ quản lý hồ sơ để lưu. 3.1.3. Phân tích yêu cầu người sử dụng a. Yêu cầu chung - Các Form nhập dữ liệu phải được bố trí thuận tiện, dễ sử dụng. Tuy nhiên nó vẫn phải đảm bảo một số yêu cầu như: + Màu sắc trên form phải hài hoá không có quá nhiều màu sắc. Nhưng cũng làm nổi bật các trường quan trọng + Dùng phím Tab để thay đổi vị trí trường nhập theo một thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải … + Hiển thị các thực đơn cùng với hướng dẫn sử dụng phím tắt … - Giảm tối đa việc nhập liệu bằng tay và nên sử dụng các Combo Box để nhân viên chọn các giá trị chuẩn có sẵn. Điều này sẽ giúp nhân viên thuận tiện hơn khi sử dụng và tăng độ chính xác của thông tin. - Phải có dấu hiệu cho biết người sử dụng đang thao tác với thực đơn nào, ví dụ: khi nhân viên đang thực hiện nhập danh mục hàng hoá thì trên thanh tiêu đề của form nhập phải hiển thị chữ Danh mục hàng hoá - 39 - - Phải có câu hỏi xác nhận một số thao tác của nhân viên làm thay đổi dữ liệu của hệ thống, ví dụ: chương trình phải hiện thông báo hỏi nhân viên có chắc chắn muốn xoá hoá muốn thay đổi một bản ghi nào đó hay không. - Các phím nóng phải được sử dụng thống nhất trong toàn hệ thống, tiện lợi cho người sử dụng. b. Yêu cầu đối với nghiệp vụ nhập hàng - Phiếu nhập hàng phải hiển thị đầy đủ thông tin theo phiếu nhập hàng có sẵn của công ty. - Khi nhân viên nhấn nút lưu phiếu nhập hàng thì các phiếu nhập hàng sẽ lưu lại để phục vụ cho quá trình tính toán. c. Yêu cầu đối với nghiệp vụ xuất hàng - Phiếu bán hàng phải hiển thị đầy đủ thông tin theo phiếu bán hàng có sẵn của công ty. - Khi nhân viên ấn lưu lại phiếu bán hàng thì các phiếu bán hàng sẽ lưu lại để phục vụ cho quá trình tính toán d. Yêu cầu đối với nghiệp vụ lập báo cáo - Phải lên được nhiều loại báo cáo khác nhau như báo cáo doanh thu theo loại hàng, báo cáo doanh thu theo thời gian, báo cáo hàng tồn kho … - Phải thiết kế các Form báo cáo có giao diện phù hợp với từng loại báo cáo theo yêu cầu của từng cấp quản lý. - 40 - 3.2. Phân tích hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA 3.2.1. Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA Quản lý bán hàng Quản lý mua hàng Triển khai bán hàng Thống kê và Lập báo cáo Nhận YC mua hàng Lựa chọn nhà cung cấp Nhận hàng và thanh toán Nhận YC triển khai Lắp đặt thiết bị kiểm tra việc lắp đặt Đóng gói và viết phiếu bảo hành Giao hàng và thanh toán Lập báo cáo hàng nhập Lập báo cáo hàng bán Lập báo cáo doanh thu Lập báo cáo hàng tồn - 41 - 3.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD a. Sơ đồ ngữ cảnh Phần mềm quản lý bán hàng Khách hàng Phòng kỹ thuật Lãnh đạo Nhà cung cấp BC doanh thu Đơn đặt mua Phiếu bán hàng Đơn đặt hàng Yêu cầu mua hàng Yêu cầu triển khai Phiếu nhập hàng Phiếu bảo hành BC hàng nhập BC hàng bán - 42 - b. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0 của Quản lý bán hàng 1.0. Quản lý mua hàng 2.0. Triển khai bán hàng 3.0 Thống kê và lập báo cáo Khách hàng Đơn đặt hàng Hồ sơ hàng nhập Phiếu xuất hàng P. Kỹ thuật Phiếu yêu cầu triển k hai P. Kinh doanh Phiếu yêu cầu Hồ sơ hàng bán Lãnh đạo BC doanh thu BC hàng nhập BC hàng bán m ua hàng - 43 - c. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD phân rã mức 1 của tiến trình: “1.0. Quản lý mua hàng”: 1.1. Nhận yêu cầu mua hàng 1.3. Nhận hàng và thanh toán 1.2. Lựa chọn nhà cung cấp P. Kinh doanh Phiếu yêu cầu mua hàng Phiếu yêu cầu mua hàng đã kiểm tra Biên bản bàn giao P. Kinh doanh B iên bản nh ận hàng - 44 - d. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD phân rã mức 1 của tiến trình: “2.0. Triển khai bán hàng”: P. kỹ thuật 5.1. Nhận yêu cầu triển khai Phiếu yêu cầu triển khai 5.2. Lắp đặt thiết bị 5.3. Kiểm tra việc lắp đặt 5.4. Đóng gói và viết phiếu bảo hành 5.5. Giao hàng và thanh toán đã kiểm tra Phiếu yêu cầu B iên b ản bàn giao thiết b ị tra thiết bị Biên bản kiểm Phiếu bảo hành Khách hàng B iên bản nh ận hàng - 45 - 3.3. Thiết kế logic hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA 3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu Để có được một thiết kế CSDL chuẩn cho phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA chúng ta có thể sử dụng các phương pháp: phương pháp chuẩn hoá trên cơ sở thông tin đầu ra và phương pháp mô hình hoá thực thể. Với bài toán của mình, em sẽ lựa chọn phương pháp mô hình hoá thực thể, những mô tả chi tiết quá trình thiết kế sẽ được trình bày như sau: 3.3.1.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic a. Sơ đồ quan hệ thực thể ( ERD- Entity Relationship Diagram) Mô tả các thực thể STT Tên thực thể Diễn dãi 1 Phiếu bán hàng Phiếu lập khi bán hàng 2 Khách hàng Các khách hàng mua hàng của công ty 3 Hàng hóa Hàng hóa bán cho các khách hàng 4 Phiếu nhập hàng Phiếu lập khi nhập hàng 5 Nhà cung cấp Các nhà cung cấp hàng cho công ty Mô tả mối quan hệ giữa các thực thể trong bài toán quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA như sau: - Mỗi khách hàng có nhiều phiếu bán hàng, mỗi phiếu bán hàng chỉ có một khách hàng. - Mỗi nhà cung cấp có nhiều phiếu nhập hàng, mỗi phiếu nhập hàng chỉ có một nhà cung cấp. - Mỗi hàng hóa có mặt ở nhiều phiếu bán hàng, mỗi phiếu bán hàng chứa nhiều loại hàng hóa. - Mỗi hàng hóa có mặt ở nhiều phiếu mua hàng, mỗi phiếu mua hàng chứa nhiều loại hàng hóa. - 46 - Sơ đồ quan hệ thực thể : Có N 1 Khách hàng N Có N Hàng hóa N Có N N 1 Phiếu mua hàng Phiếu bán hàng Nhà cung cấp Có - 47 - b. Sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD Khách hàng Phiếu bán hàng Chi tiết phiếu bán hàng #Số phiếu xuất #Mã HH Số lượng Giá bán ….. Hàng hóa #Mã HH Tên HH Đơn vị tính ……. Chi tiết phiếu mua hàng #Số hiệu #Mã HH Số lượng Giá bán ….. Phiếu mua hàng #Số phiếu nhập Mã NCC Ngày nhập Diễn giải ….. Nhà cung cấp #Mã nhà cung cấp Tên Nhà cung cấp Địa chỉ ….. #Mã KH Tên KH Địa chỉ Điện thoại …… #Số phiếu xuât Mã KH Ngày lập Diễn giải ……. - 48 - 3.3.1.2. Các bảng dữ liệu và mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu 1. Bảng danh mục khách hàng Tên trường kiểu DL Độ rộng Diễn giải MaKH Text 6 Mã khách hàng TenKH Text 30 Tên khách hàng NgaySinh Date/time Ngày sinh SoTK Text 20 Số tài khoản MaThue Text 20 Mã thuế Diachi Text 50 Địa chỉ DienThoai Text 12 Số điện thoại Email Text 30 Địa chỉ email GhiChu Text 50 Ghi chú - 49 - 2. Bảng danh mục nhà cung cấp 3. Bảng danh mục nhóm hàng hóa 4. Bảng danh mục hàng hóa Tên trường kiểu DL Độ rộng Diễn giải MaNCC Text 10 Mã nhà cung cấp TenNCC Text 50 Tên nhà cung cấp Diachi Text 50 Địa chỉ DienThoai Text 12 Số điện thoại Email Text 30 Địa chỉ Email Tên trường kiểu DL Độ rộng Diễn giải MaNhom Text 6 Mã nhóm TenNhom Text 30 Tên nhóm Tên trường kiểu DL Độ rộng Diễn giải MaHang Text 20 Mã hàng TenHang Text 50 Tên hàng LuongTon Number Lượng tồn DonGia Text 20 Nước sản xuất NoiSX Text 50 Nơi sản xuất NgaySX Date/time Ngày sản xuất DVT Text 10 Đơn vị tính BaoHanh Text 50 Bảo hành MaNhom Text 6 Mã nhóm - 50 - 5. Bảng Phiếu nhập hàng 6. Bảng chi tiết phiếu nhập hàng Tên trường kiểu DL Độ rộng Diễn giải SoPhieuNhap Text 6 Số Phiếu nhập MaNCC Text 6 Mã nhà cung cấp DienGiai Text 50 Diễn giải NgayNhap Date/time Ngày nhập MaNV Text 6 Mã nhân viên HinhThucTT Text 30 Hình thức thanh toán Tên trường kiểu DL Độ rộng Diễn giải SoPhieuNhap Text 6 Số Phiếu nhập MaHH Text 6 Mã hàng hóa TenHang Text 50 Tên hàng DonGia Number Đơn giá SoLuong Number Số lượng - 51 - 7. Bảng Phiếu bán hàng 8. Bảng chi tiết phiếu bán hàng Tên trường kiểu DL Độ rộng Diễn giải SoPhieuXuat Text 6 Số phiếu xuất MaKH Text 6 Mã khách hàng DienGiai Text 50 Diễn giải NgayLapHD Date/time Ngày lập phiếu bán MaNV Text 6 Mã Nhân viên HinhThucTT Text 30 Hình thức thanh toán Tên trường kiểu DL Độ rộng Diễn giải SoPhieuXuat Text 6 Số phiếu xuất MaHH Text 6 Mã hàng hóa TenHang Text 50 Tên hàng DonGiaXuat Number Đơn giá xuất SoLuong Number Số lượng - 52 - 9. Bảng nhân viên Tên trường kiểu DL Độ rộng Diễn giải MaNV Text 6 Mã nhân viên TenNV Text 30 Tên nhân viên ChucVu Text 20 Chức vụ DiaChi Text 50 Địa chỉ DienThoai Text 12 Điện thoai Email Text 30 Địa chỉ Email TenDangNhap Text 30 Tên đăng nhập MatKhau Text 30 Mật khẩu - 53 - * Mối quan hệ giữa các bảng với nhau: - 54 - 3.3.2. Thiết kế các giải thuật của chương trình * Giải thuật đăng nhập chương trình Bắt đầu Nhập tên và mật khẩu Kiểm tra thông tin đăng nhập Thông báo lỗi Sai Đăng nhập hệ thống Đúng Thực hiện chương trình Có đăng nhập lại không ? Kết thúc Không Có - 55 - * Giải thuật nhập dữ liệu cho bản ghi Bắt đầu Mở form cần nhập dữ liệu Lưu bản ghi Có tiếp tục nhập dữ liệu nữa không ? Không Có Tạo bản ghi rỗng Nhập dữ liệu cho bản ghi Đóng form Kết thúc - 56 - 3.3.3. Một số màn hình giao diện chính của chương trình 1) Sơ đồ chức năng của Chương trình Chương trình quản lý bán hàng Cập Nhật Báo Cáo Công Cụ Trợ Giúp Đăng nhập Đăng xuất Thay đổi mật khẩu Thoát Danh mục nhóm hàng Hệ Thống Danh mục hàng hóa Danh mục nhà CC Danh mục khách hàng Danh mục nhân viên Phiếu nhập hàng Phiếu bán hàng Báo cáo hàng bán Báo cáo hàng nhập Lịch Tìm kiếm nâng cao Hướng dẫn sử dụng Thông tin sản phẩm - 57 - 2) Giao diện chính - 58 - 3) Giao diện form đăng nhập - 59 - 4) Giao diện form danh mục khách hàng - 60 - 5) Giao diện form danh mục hàng hóa - 61 - 6) Giao diện form phiếu nhập hàng - 62 - 7) Giao diện form phiếu bán hàng - 63 - 8) Giao diện báo cáo bán hàng theo tháng - 64 - 9) Giao diện báo cáo nhập hàng theo tháng - 65 - Kết Luận Qua thời gian tìm hiểu tổng quan về Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA, dưới sự hướng dẫn của Ts. Trần Thị Thu hà và cán bộ thực tế Anh Nghiêm Văn Hách, em đã tìm hiểu được về các mặt như: quá trình hình thành và phát triển, quy mô, lĩnh vực họat động kinh doanh,… của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA. Đồng thời, em cũng nắm bắt được thực trạng tin học hóa tại Công ty. Từ đó em đi vào tìm hiểu thực tế và các nghiệp vụ kinh tế trong Công ty, em nhận thấy Công ty hiện nay đang cần một phần mềm để quản lý các nghiệp vụ, đặc biệt là nghiệp vụ bán hàng nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho cán bộ quản lý và các nhân viên trong quá trình làm việc. Với một phần mềm như vậy sẽ giúp cho các nhân viên tối ưu hóa công việc, tránh được những sai sót trong quá trình lưu trữ và lên báo cáo. Từ đó nó cũng thúc đẩy họat động sản xuất kinh doanh của Công ty. Vì vậy, em chọn đề tài này là để xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA với mong muốn giúp cho Công ty giải quyết bài toán quản lý bán hàng một cách hiệu quả hơn. Điều này còn giúp em nâng cao được kinh nghiệm thực tế cho bản thân em.