Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong cơ quan bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh

?MỞ ĐẦU 1. Lý do nghiên cứu đề tài Từ khi ra đời cho đến nay, chế độ bảo hiểm Xã hội (BHXH) luôn phát huy được tác dụng tích cực của mình, từng bước khẳng định đây là biện pháp hỗ trợ cho người lao động một cách ổn định nhất, chắc chắn nhất khi họ bị mất hoặc giảm thu nhập. Chế độ BHXH phát triển cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội của đất nước. Chính sách BHXH hiện nay được mở rộng đến mọi người lao động thuộc các thành phần kinh tế. Vì thế, số người lao động tham gia BHXH ngày càng tăng. Trong số các đơn vị BHXH ở Việt Nam, BHXH Thành phố Hồ Chí Minh (TP HCM) là đơn vị BHXH có mức đóng góp vào Quỹ BHXH Việt Nam cao nhất. Với địa bàn quản lý rộng, số lượng các doanh nghiệp nhiều, đa dạng và ngày càng phát triển đang là một vấn đề khó khăn đặt ra cho Cơ quan trong quá trình quản lý hoạt động BHXH. Tất cả các lý do trên đòi hỏi Cơ quan BHXH TP HCM phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hữu hiệu. Việc dựa trên các lý thuyết hiện đại về KSNB để hoàn thiện hệ thống KSNB tại Cơ quan BHXH TP HCM là yêu cầu tất yếu. Thách thức của đề tài là nghiên cứu việc ứng dụng KSNB trong một đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động trong hệ thống các chính sách pháp lý của Việt Nam. Các kết quả của đề tài được mong đợi sẽ đóng góp một phần vào việc hình thành cơ sở lý luận và thực tiễn cho hoàn thiện KSNB trong các khu vực công ở Việt Nam. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Luận văn này tâp trung nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại Cơ quan BHXH Thành phố Hồ Chí Minh, trong đó hai hoạt động đáng quan tâm là thu và chi BHXH. 3. Mục đích nghiên cứu đề tài Đề tài nghiên cứu nhằm để ứng dụng vào hoạt động quản lý tại đơn vị hành chính sự nghiệp, mục đích chính là: - Hệ thống hóa các lý luận cơ bản về KSNB trong đơn vị hành chính sự nghiệp, một vấn đề còn ít được đề cập đến trong hoạt động quản lý tại Việt Nam. Xem xét các yêu cầu của KSNB đối với hoạt động BHXH. - Khảo sát, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại Cơ quan BHXH TP HCM. Đặc biệt đối với hoạt động thu và chi BHXH tại Cơ quan BHXH TP HCM. - Trên cơ sở phân tích các ưu, nhược điểm nghiên cứu đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB đối với hoạt động BHXH tại Cơ quan BHXH TP HCM. 4. Phương pháp luận nghiên cứu Trong phần đánh giá thực trạng, chúng tôi phải tiến hành các cuộc khảo sát như sau: - Sử dụng Bảng câu hỏi về hệ thống KSNB để khảo sát thực trạng KSNB đối với hoạt động BHXH tại Cơ quan BHXH TP HCM. - Thảo luận với một số lãnh đạo và cán bộ tại Cơ quan BHXH TP HCM về một số thuận lợi và khó khăn trong việc quản lý các rủi ro hoạt động thu và chi BHXH. Đồng thời, trao đổi các biện pháp KSNB hiện tại đang áp dụng tại Cơ quan và cũng như những giải pháp KSNB trong tương lai. - Tổng hợp các tài liệu hội thảo và tạp chí liên quan đến ngành để rút ra các nguyên nhân dẫn đến các rủi ro hoạt động BHXH và các bài học kinh nghiệm từ các quốc gia khác. Tóm lại, toàn bộ đề tài sử dụng chủ yếu phương pháp quy nạp, dựa trên khảo sát để rút ra nguyên tắc chung và kết hợp một số kỹ thuật thống kê, phân tích định lượng để làm cơ sở cho các kết luận. 5. Nội dung đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài bao gồm 3 chương: CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG BẢO HIỂM XÃ HỘI. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH.

pdf92 trang | Chia sẻ: lvcdongnoi | Ngày: 21/08/2013 | Lượt xem: 3481 | Lượt tải: 34download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong cơ quan bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
thời. Song song với những biện pháp xử lý sai phạm cần có Luật BHXH và sự kết hợp của các cơ quan ban ngành. 96 3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB TRONG CƠ QUAN BHXH TP HCM. 3.2.1. Về phía Nhà nước 3.2.1.1. Hoàn thiện môi trường pháp lý cho hoạt động BHXH Trên thực tế, các văn bản quy định về chế độ BHXH trải qua nhiều giai đoạn khác nhau được ban hành với một khối lượng lớn, người hưởng chế độ BHXH có thể kéo dài qua nhiều giai đoạn nhưng người lao động nghỉ ở giai đoạn nào thì xét giải quyết chế độ ở giai đoạn đó, nên có nhiều văn bản trước kia không còn áp dụng giải quyết chế độ cho người lao động trong hiện tại nhưng vẫn có giá trị xem xét trong quá trình giải quyết khiếu nại, tố cáo. Chính vì vậy, gây nhiều trở ngại trong việc giải quyết các chế độ BHXH. Về phía Nhà nước, cần hoàn thiện các quy định hoạt động BHXH để phù hợp với từng giai đoạn khác nhau và mang tính thống nhất. Việc quy định bằng văn bản sẽ giúp cho đơn vị BHXH và các đối tượng tham gia BHXH nắm rõ được quy trình giải quyết chế độ BHXH vừa đảm bảo công tác BHXH thực hiện dễ dàng và đem lại sự yên tâm cho các đối tượng tham gia BHXH. Để thực thi được giải pháp này cần kết hợp các giải pháp như sau: - Cần có sự hỗ trợ, thực thi đồng bộ giữa các ban ngành liên quan giúp hoạt động BHXH thực hiện được nhiệm vụ một cách dễ dàng. - Cần có một văn bản Luật BHXH bao trùm, tránh việc xuất hiện nhiều văn bản cùng điều chỉnh một vấn đề dẫn đến chồng chéo nhau và tồn tại mâu thuẫn trong việc giải quyết chế độ BHXH dẫn đến những thắc mắc, khiếu kiện về giải quyết chế độ. Trong luật BHXH cần quy định rõ chế tài đối với những vi phạm trong thực hiện chế độ, chính sách BHXH, đảm bảo thực sự nghiêm minh và mang tính giáo dục cao. 97 - Quy định bằng văn bản pháp luật về trách nhiệm của Ban lãnh đạo đối với việc quản lý các rủi ro thu chi BHXH để nâng cao ý thức của họ về việc luôn gắn mục tiêu phát triển hoạt động BHXH với sự đảm bảo an toàn cho Quỹ BHXH thông qua việc quản lý các rủi ro. - Cơ quan BHXH cần có những quy định, hướng dẫn rõ ràng về tổ chức bộ máy kiểm tra, kiểm toán nội bộ trong hoạt động BHXH, trách nhiệm của các kiểm toán viên nội bộ. - Hoàn thiện các quy định pháp lý về tổ chức, hoạt động của BHXH và xác định rõ trách nhiệm của Ban lãnh đạo BHXH trong việc phải duy trì cơ chế KSNB hiệu quả. Giải pháp này sẽ đóng vai trò chủ yếu về mặt pháp luật giúp cho mọi hoạt động BHXH có cơ sở vững chắc để giải quyết, tạo điều kiện cho BHXH hoạt động có hiệu quả như thu đủ và chi đúng. Đồng thời, khi có một bộ Luật rõ ràng về BHXH giúp đơn vị BHXH, đơn vị tham gia BHXH và người lao động yên tâm về tâm lý và bảo đảm Quỹ BHXH an toàn và tăng trưởng. Nâng cao nghĩa vụ tham gia BHXH của người lao động và trách nhiệm của Cơ quan BHXH đối với đối tượng tham gia BHXH. 3.2.1.2. Nâng cao vai trò giám sát, đánh giá hệ thống KSNB hoạt động BHXH của bộ máy kiểm tra pháp chế thuộc BHXH Việt Nam. Hiện nay, hoạt động kiểm tra pháp chế hoạt động BHXH thuộc BHXH Việt Nam với chức năng quản lý, kiểm tra, thanh tra BHXH bảo đảm sự kiểm soát của Nhà nước trong việc thực hiện pháp luật về BHXH. Với ý nghĩa đó, hoạt động kiểm tra thanh tra cũng phải dựa trên cơ sở bảo đảm tuân thủ các quy định của pháp luật. Vì vậy, kiểm tra, thanh tra BHXH không chỉ bị điều chỉnh bởi quy định pháp luật có liên quan đến công tác kiểm tra, thanh tra mà đồng thời còn 98 chịu sự chi phối trực tiếp của hệ thống pháp luật BHXH, mà cụ thể là các chế độ chính sách và cơ chế quản lý về BHXH theo quy định của pháp luật. Theo chức năng đã được giao phó, hoạt động kiểm tra của BHXH chỉ mới thực hiện được một phía chủ yếu là kiểm tra về phía đơn vị tham gia BHXH có nộp đủ và chi đúng chế độ hay không. Còn về phía hệ thống KSNB của hoạt động BHXH chưa được thực hiện. Vì vậy, cần phải đề cao vai trò KSNB của hoạt động BHXH để quản lý đầy đủ các rủi ro cả bên trong và bên ngoài đơn vị BHXH. Như vậy, để kiểm tra, thanh tra BHXH được thực hiện để quản lý rủi ro và đánh giá hệ thống KSNB cần có các biện pháp sau: - Tổ chức cơ cấu hệ thống KSNB phù hợp, thực hiện đúng vai trò. - Nâng cao trình độ nghiệp vụ kiểm tra, thanh tra. - Hoàn thiện, sửa đổi, bổ sung các quy chế và quy trình kiểm tra, thanh tra bao gồm trách nhiệm đánh giá công tác kiểm tra để tránh sự chồng chéo khi kiểm tra. Quy định các chế tài đối với các đơn vị BHXH nếu kiểm tra BHXH phát hiện hoạt động kiểm soát nội bộ yếu kém. - Thiết lập các tiêu chí cụ thể khi đánh giá rủi ro thu chi BHXH khi thực hiện kiểm tra. - Tiếp cận các chuẩn mực và thông lệ quốc tế về thanh tra BHXH. - Tiến tới xây dựng hệ thống giám sát từ xa của Thanh tra BHXH thông qua mạng thông tin trực tuyến với các đơn vị BHXH. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi công nghệ cao và quy chế nghiêm ngặt về bảo mật thông tin để bảo vệ bí mật thông tin của các đối tượng tham gia BHXH. Nâng cao vai trò kiểm tra, thanh tra hệ thống KSNB của đơn vị BHXH nghĩa là tăng cường việc giảm thiểu các rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động BHXH. Giải pháp này yêu cầu hệ thống KSNB phải thực sự độc lập với đơn vị BHXH 99 để những quy định, luật pháp BHXH bảo đảm được thực hiện đúng và phù hợp. Đồng thời, sẽ kiểm tra xuyên suốt trong quá trình thực hiện hoạt động BHXH, phát hiện ra những quy định chưa phù hợp hoặc chồng chéo. Từ đó, có những đề nghị hoàn thiện công tác BHXH. 3.2.1.3. Tạo lập các kênh thông tin đáng tin cậy cho hoạt động BHXH và các đối tượng tham gia BHXH Tất cả các hoạt động của BHXH đều dựa trên thông tin của các đối tượng tham gia BHXH. Nếu thiếu các thông tin hoặc thông tin thiếu chính xác sẽ ảnh hưởng đến hoạt động BHXH. Các thông tin này vừa mang tính lịch sử vừa phải lưu giữ trong thời gian dài và có biến động nên việc theo dõi rất khó khăn, cần luôn cập nhật thường xuyên và kịp thời. Hiện nay, thông tin này được lưu giữ dưới hình thức bán thủ công, nhưng căn cứ để giải quyết đều phải là chứng từ dưới dạng sổ BHXH (mang tính thủ công). Với cách lưu trữ thông tin như hiện nay vừa rườm rà, vừa phức tạp thì cần có một hệ thống thông tin xuyên suốt và thống nhất theo một hình thức được sử dụng rộng rãi đó là tất cả các dữ liệu cần được vi tính hóa và liên kết thông suốt để có thể kiểm tra kịp thời. Có thể tạo lập kênh thông tin liên kết như sau: Một là, tạo lập kênh thông tin liên thông giữa các cơ quan chức năng như Sở kế hoạch và Đầu tư, Sở lao động – thương binh và Xã hội, Thuế, Tòa án, Công an, các ngành,… với hoạt động BHXH để có thể nắm bắt thông tin về các đơn vị tham gia BHXH. Trên cơ sở đó có các cảnh báo, lưu ý đối vơí hoạt động BHXH khi đơn vị tham gia BHXH có sự biến động. Làm được điều này đòi hỏi có sự liên kết chặt chẽ giữa các cơ quan, ban ngành, sự bào đảm an toàn, bảo mật của hệ thống thông tin và cần phải có quy chế nghiêm ngặt kèm theo các chế tài về việc bảo mật thông tin, giới hạn các đối tượng được khai thác thông tin. 100 Hai là, tạo lập kênh thông tin trực tiếp giữa đơn vị BHXH với các đơn vị tham gia BHXH để theo dõi được quá trình tham gia BHXH của các đối tượng, sự thay đổi công việc của các đối tượng. Ba là, thiết lập kênh thông tin trực tiếp giữa BHXH với người lao động tham gia BHXH thông qua các kênh thông tin công cộng như: truy cập internet bằng số sổ BHXH riêng của mỗi người qua diện thoại di động,… để người lao động kiểm tra được quá trình tham gia BHXH của mình. Bốn là, cần quan tâm đến kênh thông tin tuyên truyền qua báo, đài, cuộc thi tìm hiểu về nghĩa vụ và quyền lợi khi tham gia BHXH, các chế độ BHXH đểà người lao động ý thức và hiểu được lợi ích của việc tham gia BHXH. Việc tạo lập kênh thông tin là giải pháp cấp thiết nhất đối với hoạt động BHXH. Bắt nguồn của mọi hoạt động BHXH chính là thông tin, thông tin đầy đủ, chính xác và thống nhất sẽ là cơ sở để hoạt động BHXH giải quyết nhanh chóng và hợp lệ. Giải pháp này giúp hai giải pháp trên và các giải pháp khác diễn ra thuận lợi hơn. Thí dụ, kênh thông tin giúp các quy định, luật BHXH đến các đối tượng tham gia BHXH một cách chính xác và nhanh nhất. Bên cạnh đó, thông tin rõ ràng, nhanh chóng tạo điều kiện cho hệ thống KSNB hoạt động một cách hiệu quả và có thể kiểm tra, phát hiện kịp thời các sai sót. 3.2.2. Về phía Cơ quan BHXH 3.2.2.1. Các giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát Với số lượng nhân viên và khối lượng công việc hiện nay nếu không có một cơ cấu tổ chức phù hợp và năng lực quản lý cũng như năng lực chuyên môn của nhân viên thích hợp thì không thể giải quyết đúng và kịp thời các chế độ BHXH cho các đối tượng tham gia BHXH. Trước hết, cần xây dựng một tổ chức BHXH đáp ứng được nhu cầu hiện tại và trong tương lai khi áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động BHXH. 101 Cần tiến hành hoàn thiện các yếu tố sau: • Nâng cao năng lực lãnh đạo, điều hành và tổ chức các bộ phận phù hợp để dễ dàng truyền đạt thông tin. - Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý để dễ nắm bắt thông tin, phù hợp với việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại trong quản lý BHXH và dễ giám sát. - Nâng cao năng lực lãnh đạo, cần có kinh nghiệm trong ngành để đảm trách việc điều hành BHXH có hiệu quả. - Xây dựng các quy chế quản lý BHXH theo một chuẩn mực nhất định, cần có các quy định rõ ràng trong việc quản lý để giám sát nhân viên. - Hoàn thiện bộ máy kiểm tra, kiểm soát nội bộ. • Nâng cao văn hóa môi trường kiểm soát - Nâng cao nhận thức của ban lãnh đạo về các nguyên tắc hoạt động, tôn trọng pháp luật và sự cần thiết của việc xây dựng một mô hình quản lý rủi ro phù hợp với đặc điểm hoạt động của BHXH. - Cần phải thống nhất ý thức tuân thủ pháp luật và tôn trọng các quy tắc đạo đức nghề nghiệp thông suốt các cấp điều hành, quản lý của BHXH. - Cần quy định rõ về việc xử lý các mâu thuẫn giữa quyền lợi của các nhân viên với các nguyên tắc nghề nghiệp. • Hình thành quan điểm về hoạt động BHXH phù hợp - Phải cho nhân viên nhận thức được hoạt động BHXH làm đúng theo quy định là đem lại lợi ích trong tương lai của đối tượng tham gia BHXH. - Tùy theo đối tượng tham gia BHXH mà có những biện pháp quản lý rủi ro phù hợp, có thể thay đổi tùy theo sự thay đổi của thông tin. • Nâng cao chất lượng đào tạo và huấn luyện nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ nhân viên BHXH qua nhiều hình thức đào tạo 102 Tổ chức hội thảo, tập huấn ngắn hạn nhưng thường xuyên, đào tạo chuyên sâu từng loại nghiệp vụ cụ thể, từng đối tượng tham gia BHXH cụ thể; có thể mời các chuyên gia từ nước ngoài trao đổi kinh nghiệm, học hỏi thêm về phương pháp quản lý hiện đại; luôn cập nhật nguồn thông tin pháp luật mới,… Đối với cán bộ nhân viên BHXH hiện nay, cần trang bị kiến thức về tin học cơ bản có thể sử dụng được để trao đổi thông tin kịp thời giữa các phòng ban, có sự đối chiếu chính xác và nhanh chóng, và nhất là cần trang bị trình độ tin học nhất định để chuẩn bị đưa công nghệ thông tin hiện đại vào việc quản lý BHXH. Có thể mời giáo viên đến giảng dạy hoặc khuyến khích tinh thần học tập tự túc bằng cơ chế khen thưởng… • Khi tuyển dụng nhân viên cần có các tiêu chuẩn tối thiểu rõ ràng đối với từng công việc, chức danh để đảm bảo cho họ có đủ năng lực đảm bảo công việc. • Cần truyền đạt các chính sách hoạt động của ngành đến từng cấp quản lý, các nhân viên thực hiện nghiệp vụ. Dựa trên những thay đổi về chính sách BHXH của Nhà nước, đơn vị BHXH TP HCM phải luôn cập nhật các quy định mới để kịp thời triển khai, hướng dẫn cán bộ nhân viên thực hiện công việc đảm bảo tính rõ ràng, chính xác và phù hợp với pháp luật quy định. • Hoạt động BHXH cần soạn thảo các sổ tay hoặc cẩm nang mô tả công việc để hướng dẫn các nhân viên thực hiện đúng nghiệp vụ theo đúng quyền hạn và trách nhiệm được giao. Cơ quan BHXH cần xây dựng những quy trình, bảng mô tả công việc cho từng hoạt động cụ thể để đảm bảo tính đồng bộ, chính xác và khoa học. Đồng thời, bảng mô tả công việc sẽ quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể cho từng vị trí làm việc để tránh việc thực hiện công việc chồng chéo. 103 3.2.2.2. Hoàn thiện hệ thống thông tin Để thúc đẩy hoạt động BHXH có hiệu quả, thông tin là một trong những giải pháp cần phải đề cập trước tiên. Mọi hoạt động BHXH muốn diễn ra một cách liên tục và chính xác đều dựa trên các thông tin của các đối tượng tham gia BHXH. Nếu không có một hệ thống thông tin chính xác và cập nhật kịp thời thì mục tiêu, nhiệm vụ của Cơ quan BHXH sẽ không đạt được như mong muốn. • Các giải pháp hạn chế rủi ro thu chi do thiếu thông tin về đối tượng tham gia BHXH. Theo kinh nghiệm học tập từ các nước về hoạt động BHXH, các thông tin về các đối tượng tham gia BHXH ngoài đơn vị BHXH lấy thông tin còn được các cơ quan có liên quan cung cấp thông tin bổ sung đồng thời hỗ trợ trong hoạt động BHXH thực hiện thuận lợi. Các kênh thông tin có thể được thực hiện thông qua: - Xác định thông tin của các đơn vị từ các Sở kế hoạch đầu tư, Sở lao động thương binh XH, Cơ quan thuế,… để có các thông tin chính xác làm cơ sở thu BHXH đầy đủ, tránh việc khai thiếu thông tin (số lượng lao động, lương của đối tượng tham gia BHXH). - Xác minh các thông tin của các đối tượng tham gia BHXH thông qua các địa phương mà đối tượng cư ngụ để giải quyết đúng đắn các chế độ chính sách (chế độ hưu trí, tử tuất). - Xác minh các thông tin của các đối tượng tham gia BHXH thông qua các cơ sở khám chữa bệnh để quản lý công tác chi chế độ ốm đau, thai sản. - Tổ chức kênh thông tin với các đơn vị BHXH ở các tỉnh để có thể nắm bắt, cập nhật kịp thời quá trình công tác của đối tượng tham gia BHXH khi có sự thay đổi công việc, nơi tham gia đóng BHXH. Trên cơ sở đó giám sát chặt chẽ tình hình duyệt các chế độ hưởng BHXH theo đúng chế độ và tránh rủi ro khi đối tượng cố tình khai man thông tin để hưởng một chế độ nhiều lần. 104 • Thiết lập và hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin phù hợp và hiện đại Như đã trình bày ở các giải pháp trên, một yếu tố mang tính cấp thiết và nổi bật nhất xuyên suốt trong các giải pháp là vấn đề thông tin của các đối tượng tham gia BHXH. Thông tin của các đối tượng tham gia BHXH là khối lượng dữ liệu lớn, mang tính lâu dài và biến động thường xuyên. Để có thể theo dõi các thông tin chính xác và cập nhật kịp thời làm cơ sở thu BHXH cũng như giải quyết chế độ BHXH thì phải hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin phù hợp với hoạt động BHXH ngày càng phát triển và mở rộng. Đồng thời, ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào quản lý hoạt động thu chi BHXH để giảm thiểu các rủi ro do các nguyên nhân về lưu trữ, xử lý thông tin thiếu chính xác gây thất thoát Quỹ BHXH và giải quyết chế độ chậm trễ cho các đối tượng hưởng chế độ BHXH. Hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin nhằm các mục tiêu sau: - Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các dữ liệu với số lượng lớn, thời gian lưu trữ dài. Khi cần thiết có thể truy xuất nhanh những dữ liệu về các đối tượng tham gia BHXH mà không phải trải qua nhiều khâu đối chiếu, dò tìm, tính toán như hiện nay cho công tác thu và xét duyệt chi. Tránh sai sót trong việc nhập liệu, kiểm tra bằng thủ công. - Hệ thống thông tin cho phép các dữ liệu của các đối tượng tham gia BHXH ở nhiều nguồn khác nhau được sử dụng để tổng hợp. Khi thiết lập được hệ thống mạng cục bộ, nếu số liệu có ở nhiều máy, nhiều bộ phận khác nhau vẫn có thể ở một nơi mà sử dụng số liệu của nhau được, không cần dùng các phương tiện trao đổi thủ công trung gian tránh những sai sót khi chuyển đổi, kịp thời và chính xác. - Đặc điểm của ngành là tính toán các con số thường xuyên, điền vào những mẫu có sẵn nên khi áp dụng công nghệ thông tin việc tính toán trở 105 nên đơn giản, đủ tin cậy về sự chính xác. Đồng thời, phù hợp với số lượng nhân viên bị hạn chế bởi chính sách tuyển dụng của Cơ quan Nhà nước so với số lượng đối tượng tham gia BHXH ngày càng tăng. - Hệ thống công nghệ thông tin phù hợp sẽ phát hiện và loại trừ được những rủi ro do những quyết định không đúng quy định của cán bộ nhân viên do vô tình hay cố ý làm sai điều lệ. - Với số lượng cán bộ nhân viên hiện tại với khối lượng công việc ngày càng tăng, công nghệ Scanner có thể đưa tất cả các hình ảnh, số liệu trên mặt giấy vào máy tính mà không cần nhiều thời gian nhập vào từ bàn phím, tránh được những rủi ro do nhập sai sót thông tin. - Hiện nay, các đơn vị khi nộp các văn bản đều làm trên đĩa mềm rồi nộp cho Cơ quan BHXH, vì vậy khi sử dụng phương pháp chép từ đĩa mềm nên có hệ thống ngăn ngừa virus từ các đĩa. Đưa ra các quy định về mẫu biểu, font chữ, phần mềm sử dụng,… - Trong quá trình xác nhận, hệ thống công nghệ thông tin sẽ phát hiện và báo cáo kịp thời các trường hợp đã xác nhận chi trả (đối chiếu xác nhận từ Phòng thu – quyết định chi trả từ Phòng chế độ chính xách và phiếu chi của Phòng kế hoạch tài chính), tránh được các trường hợp chi trả hai lần. Hệ thống công nghệ thông tin cũng có thể báo ngay các trường hợp chuyển công tác sang đơn vị khác trong hoặc ngoài thành phố. - Đối với trường hợp các đơn vị xác nhận nợ khi có yêu cầu mà chưa đến thời hạn nộp danh sách, Phòng công nghệ thông tin sẽ nhập xác nhận nợ và in quá trình đầy đủ. Trong khi nhận danh sách, nếu đơn vị nộp thiếu, máy sẽ báo để tránh được trường hợp đơn vị lập danh sách thiếu hoặc cố tình lập không đúng để trốn đóng BHXH. 106 - Để có tính toán được chính xác, kịp thời, hợp lý chi trả (2 chế độ), Phòng chế độ chính sách có thể sử dụng dữ liệu do Phòng thu nhập qua mạng máy tính để kiểm tra về thời gian tham gia BHXH, mức lương nộp,…Khi đã có hệ thống mạng thích hợp chỉ cần xác định và gõ vào máy số sổ người cần trợ cấp để đảm bảo thông tin chính xác và phù hợp giữa hai công tác. - Khi những quy định của điều lệ đã được mã hóa thành chương trình trong mạng sẽ loại bỏ được những trường hợp không đủ điều kiện thanh toán (thời gian được hưởng vượt quá quy định, mức lương không khớp với nhau…) - Cùng với những số liệu đã được nhập, Phòng quản lý chi có thể kiểm tra về tình hình công nợ quý trước, tình hình tạm ứng trong quý cũng như số phải thanh toán ở quý mới. Đồng thời, có thể chuyển kết quả đến Phòng kế hoạch tài chính thông qua mạng cục bộ để lập ủy nhiệm chi thanh toán với đơn vị. Những số liệu này sẽ được cập nhật thường xuyên để phục vụ cho các kỳ kế tiếp và cũng dựa vào đó để tổng hợp các loại báo cáo đã được duyệt để báo cáo quyết toán theo quy định mà không cần nhập lại số liệu. Điều này đảm bảo thông tin giữa các bộ phận cung cấp kịp thời, chính xác. - Mạng thông tin sẽ cho phép sử dụng dữ liệu đã được các bộ phận khác duyệt chi các chế độ ốm đau, thai sản, hưu tuất, BHXH 1 lần… để lập các phiếu chi, ủy nhiệm chi… khi thanh toán cũng như chuyển sang ghi chép các loại sổ, báo cáo, mẫu biểu,… để thông báo kết quả thực thu từ Phòng kế hoạch tài chính đến Phòng thu kịp thời và chính xác, nhằm giảm rủi ro thu do thu chậm. Trong các giải pháp đã nêu ra thì đối với Cơ quan BHXH TP HCM nói riêng cũng như các đơn vị BHXH khác ở Việt Nam nói chung, giải pháp đưa công nghệ thông tin ứng dụng vào công tác quản lý đã bắt đầu có sự quan tâm đáng kể. Thí dụ, Cơ quan BHXH TP HCM đã có tham gia các cuộc hội thảo về lĩnh vực Anh sinh xã hội của Úc, của Malaysia. Qua cuộc hội thảo cũng trao đổi 107 và học hỏi kinh nghiệm đưa ra giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin phù hợp với hoạt động BHXH tại Việt Nam. • Hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu để ứng dụng công nghệ thông tin Đây là giải pháp phải thực hiện trước khi đưa công nghệ thông tin ứng dụng vào hoạt động BHXH. Trước tiên, xác định các cơ sở dữ liệu cơ bản cần phải có liên quan đến đối tượng tham gia BHXH. Cơ sở dữ liệu này phải thống nhất vì hoạt động BHXH phải có khả năng giải quyết trên qui mô cả nước để theo dõi các đối tượng tham gia khi có sự thay đổi quá trình tham gia BHXH ở các địa phương khác nhau. Cơ sở dữ liệu này phải có khả năng liên kết giữa các đơn vị BHXH trên cả nước để có thể kiểm tra việc giải quyết chế độ BHXH đúng đối tượng. Cơ sở dữ liệu phát triển phải đảm bảo tương tác với các hệ thống khác nhau, sau này mở rộng và phát triển trong tương lai trên internet. Hệ thống phải có khả năng cho phép đồng thời nhiều người dùng trong khi vẫn vận hành và phải đảm bảo hoạt động liên tục, do đó cần phải có các phương án thích hợp để đảm bảo dự phòng. Hệ thống phải đảm bảo dễ dàng cài đặt, triển khai. Phù hợp với các nguyên tắc và nguyên lý vận hành của qui trình quản lý của cơ quan BHXH, tham số hóa trong các cấu hình cài đặt. Thiết kế có tính mở, có thể thích nghi và đáp ứng nhu cầu quản lý hiện nay cũng như có thể mở rộng trong tương lai. Truy cập của người dùng phải được kiểm soát bởi một tập hợp bao gồm tài khoản người dùng duy nhất và mật khẩu duy nhất, đảm bảo chỉ có người dùng đủ quyền hạn mới xem được đúng loại thông tin. Quyền truy cập thông tin được gán với từng đối tượng sử dụng theo mức độ phân cấp hay chế độ nhóm làm việc. Hệ thống phải có nhật ký an ninh ghi nhận toàn bộ quá trình thao tác, cập nhật số liệu của người sử dụng. Thông tin phải được mã hóa trên đường truyền dữ liệu. 108 Có khả năng lưu trữ lớn, quản lý được cả các dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc, khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác đầy đủ. Hệ thống cần có cơ chế hạn chế hỏng hóc về kỹ thuật, chống mất mát, sai sót dữ liệu, dữ liệu cần được lưu trữ thường xuyên. Hệ thống cần hỗ trợ việc sao lưu dữ liệu trực tuyến. Các phân hệ xây dựng mới phải đảm bảo tích hợp chặt chẽ với nhau trong các qui trình trao đổi, chia sẻ, đối chiếu thông tin. Phải có cơ chế bắt tay, truyền nhận thông tin, khóa sổ thông tin. Để xây dựng được một phần mềm thích hợp cho công tác quản lý BHXH, ứng dụng công nghệ thông tin vào những công tác theo yêu cầu, vấn đề quan trọng trước tiên cần thực hiện đó là cung cấp những dữ liệu thích hợp, đầy đủ, cụ thể. Khối cơ sở dữ liệu phải đáp ứng được những đòi hỏi của ngành, cần thiết cho ngành. Đây cũng chính là những dữ liệu cần thiết của các ngành quản lý khác thuộc khối cơ sở dữ liệu quốc gia. Có thể chia khối cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý BHXH cần thiết phải có làm hai loại như sau: - Liên quan đến đơn vị sử dụng lao động. - Liên quan đến người lao động. Bảng 3.1: Thí dụ về việc xây dựng cơ sở dữ liệu liên quan người lao động tham gia BHXH khi ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động BHXH. 109 • Nhân thân Những dữ liệu này giúp xác định đúng đối tượng xuyên suốt từ lúc tham gia đến lúc hưởng, tránh việc hoán đổi cho người khác. Loại này tương đối ổn định, được xác định khi cấp số BHXH. - Họ và tên - Ngày tháng năm sinh - Nơi sinh - Giới tính, dân tộc - Số CMND, ngày cấp, nơi cấp - Số sổ BHXH Về dữ liệu quốc tịch không cần thiết vì điều lệ BHXH chỉ áp dụng cho người Việt Nam. • Tình hình tham gia BHXH Những dữ liệu này dùng để xác định điều kiện hưởng trợ cấp, chúng thường xuyên biến động và được cập nhật hàng quý. - Thời gian tham gia đóng BHXH - Mức lương nộp BHXH - Tính chất công việc: nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, nơi có phụ cấp khu vực hoặc công tác ở các chiến trường B, C, K. • Tình hình hưởng BHXH Loại này biến động không thường xuyên, xuất hiện khi tổ chức xét duyệt trợ cấp. 110 Dựa trên hệ thống cơ sở dữ liệu này, máy lưu trữ, quản lý và cung cấp tình hình sổ BHXH của từng người. Máy cũng có thể tự động kiểm tra việc trùng lắp khi cấp sổ theo nguyên tắc mỗi người lao động có tham gia BHXH chỉ được cấp một số sổ BHXH. Từ đó có thể liệt kê các giai đoạn hoặc tổng hợp quá trình tham gia BHXH của từng người để phục vụ cho việc ghi chép, xác nhận sổ BHXH hoặc lập các loại trợ cấp BHXH. • Hoàn thiện chế độ mẫu biểu, chứng từ, văn bản, báo cáo có các tiêu chuẩn rõ ràng, phù hợp để phù hợp với việc áp dụng công nghệ thông tin Giải pháp này mang tính chất hỗ trợ đối với giải pháp đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động BHXH. Giải pháp này yêu cầu các mẫu chứng từ, báo cáo phải được chuẩn hóa để có thể thay thế cho việc nhập liệu thủ công hoặc từ bàn phím. Tránh sai sót khi nhập liệu với khối lượng chứng từ ngày càng nhiều, phân công công việc phù hợp với lực lượng nhân sự sẵn có. Mẫu biểu phải thống nhất áp dụng đối với các đơn vị tham gia BHXH, phải có bản in rõ, ký tự chuẩn. Hiện nay, các mẫu biểu chứng từ, báo cáo đã được quy định sẵn các tiêu thức cần thiết. Tuy nhiên, muốn đưa công nghệ thông tin hiện đại vào áp dụng thì cần xây dựng lại để phù hợp với việc mã hóa, vi tính hóa. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý BHXH TP HCM có nhiều thuận lợi và không ít khó khăn • Thuận lợi - Đã có kinh nghiệm khi trao đổi kinh nghiệm với các đơn vị An sinh xã hội với các quốc gia khác. - TP HCM là thành phố đi đầu cả nước về việc áp dụng công nghệ hiện đại. 111 - Cũng đã có phần mềm ứng dụng (chỉ mới cho phép nhập liệu lưu trữ) chỉ cần hoàn thiện và thay đổi cho phù hợp là áp dụng được ngay. • Khó khăn - Cơ quan BHXH chưa trang bị được máy tính đầy đủ để có thể sử dụng phù hợp với việc đưa công nghệ hiện đại vào ứng dụng quản lý. Vấn đề này liên quan đến Ngân sách đầu tư cho ngành và đơn vị BHXH TP HCM. - Đa số nhân viên chỉ mới qua lớp đào tạo tin học căn bản, chưa hiểu được các phần mềm ứng dụng nên việc tái tạo lại gặp nhiều khó khăn. Chính sách tuyển dụng và đào tạo chưa phù hợp với yêu cầu này. Vì vậy, khi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý BHXH TP HCM cần phải tiến hành đồng bộ như sau: • Về mặt quản lý Nhà nước Nâng cao chất lượng các hoạt động quản lý Nhà nước của cơ quan BHXH Việt Nam nói chung và BHXH TP HCM nói riêng, cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời, hỗ trợ công tác quản lý, điều hành cho lãnh đạo cũng như trao đổi thông tin với các ban ngành có liên quan. Để làm được điều này, Nhà nước cần ban hành sớm Luật BHXH để làm nền tảng cho mọi hoạt động BHXH. • Về mặt nghiệp vụ Tin học hóa các qui trình xử lý nghiệp vụ chính, quản lý tập trung tài nguyên thông tin, phân rõ trách nhiệm giữa các nhân viên trong toàn hệ thống, tự động hóa qui trình trao đổi thông tin, báo cáo, thống kê và lưu trữ số liệu, tạo thành một hệ thống thông tin điều hành và quản lý xuyên suốt, thống nhất, chính xác. • Về tính kế thừa Giải pháp đưa ra phải bảo đảm được tính kế thừa, tránh gây lãng phí. Các ứng dụng đang hoạt động hiệu quả nên tiếp tục duy trì nhưng phải xây dựng giải 112 pháp trao đổi thông tin chặt chẽ để chia sẻ cho các bộ phận khác. Phân hệ xây dựng mới bắt buộc phải xây dựng công cụ hỗ trợ chuyển đổi sang cấu trúc chương trình mới. • Về mô hình cơ sở dữ liệu Các ứng dụng xây dựng mới nên triển khai trên mô hình cơ sở dữ liệu tiên tiến, áp dụng chuẩn công nghệ mới, bảo đảm các yêu cầu: phù hợp với các ứng dụng triển khai trên diện rộng, ứng dụng và cơ sở dữ liệu vận hành trên máy tính chủ, thời gian triển khai nhanh, dễ bảo trì, nâng cấp và đào tạo, huấn luyện sử dụng chương trình ít tốn kém nhất. Cụ thể giải pháp tiến hành trong từng giai đoạn sau: • Giai đoạn từ 2006 – 2010 Nâng cấp hệ thống chương trình quản lý chung cho toàn bộ nguồn dữ liệu BHXH tại thành phố, các phòng và BHXH các quận huyện đều có khả năng khai thác sử dụng được nguồn dữ liệu chung để làm căn cứ giải quyết các chế độ trợ cấp BHXH cho người lao động. Loại bỏ việc kiểm tra, đối chiếu xác nhận theo chề độ bán thủ công như hiện nay. Trên cơ sở thiết lập hệ thống quản lý chung sẽ giải quyết tận gốc vấn đề trùng lắp trong xác nhận và giải quyết chi trả chế độ, đảm bảo nguồn quỹ BHXH luôn “thu đúng – chi đủ” theo qui định. Triển khai việc sử dụng thẻ từ để quản lý quá trình tham gia BHXH, loại bỏ dần việc sử dụng sổ BHXH . Đảm bảo cho mỗi người lao động chỉ có một số thẻ BHXH duy nhất trong suốt quá trình tham gia và hưởng chế độ chính sách BHXH. Thí điểm tại TP HCM làm căn cứ để nhân rộng cho toàn bộ hệ thống BHXH Việt Nam. 113 • Giai đoạn từ 2010 – 2015 Aùp dụng hệ thống chương trình quản lý thống nhất, có khả năng kết nối tất cả địa phương khác trên toàn quốc. Trên cơ sở đó thay sổ BHXH bằng thẻ từ để quản lý, loại bỏ việc xác nhận thủ công vào sổ. Người lao động có điều kiện sử dụng thẻ để quản lý quá trình tham gia BHXH của mình và được giải quyết chế độ BHXH trên phạm vi toàn quốc. 3.2.2.3. Hoàn thiện bộ phận khác của hệ thống KSNB • Đánh giá rủi ro Cơ quan BHXH TP HCM cần có cơ chế phân tích đánh giá rủi ro đe dọa đến việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ hoạt động BHXH. Cơ quan BHXH TP HCM cần có sự quan tâm đáng kể đến việc đánh giá rủi ro, có thể xây dựng bộ phận thường xuyên chịu trách nhiệm giám sát, phân tích các loại rủi ro phát sinh trong hoạt động BHXH và đưa ra các giải pháp quản lý, khắc phục các rủi ro này. Cơ quan BHXH, có thể phân chia trách nhiệm đánh giá rủi ro thu và chi BHXH cụ thể cho một bộ phận hoạt động độc lập với Phòng thu và Phòng chế độ chính sách để có thể đánh giá các rủi ro một cách khách quan và đầy đủ. • Giám sát Sau khi đã nhận thức tương đối đầy đủ các loại rủi ro cũng như đánh giá khả năng xảy ra rủi ro. Cơ quan BHXH TP HCM cần nâng cao công tác kiểm tra, giám sát cho từng loại rủi ro chủ yếu của hoạt động BHXH. Các nguyên tắc giám sát là luôn phải có sự kiểm tra độc lập quá trình của từng loại hoạt động BHXH. Mỗi khi phát sinh các vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động BHXH, Cơ quan BHXH TP HCM cần phải phân tích, đánh giá lại các nguyên nhân khách quan và chủ quan gây ra các rủi ro đó. Việc phân tích này có thể do bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc bộ phận quản lý rủi ro, giám sát rủi ro của hoạt động BHXH 114 thực hiện nhằm soi rọi lại chính hoạt động BHXH của cơ quan và rút ra những bài học kinh nghiệm cho hoạt động của đơn vị. • Hoạt động kiểm soát Những nội dung cơ bản của hoạt động kiểm soát chủ yếu nằm trong hoạt động thu chi nên phần này sẽ được trình bày ở phần 3.2.2.4. sau đây. 3.2.2.4. Các giải pháp nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn ngừa, kiểm soát và quản lý rủi ro thu chi BHXH. Việc hoàn thiện các bộ phận KSNB của cơ quan BHXH về cơ bản sẽ giảm thiểu rủi ro trong hoạt động thu và chi BHXH. Dưới đây là một số biện pháp bổ sung để tăng cường biện pháp KSNB trong cơ quan BHXH. Thiết lập được hệ thống KSNB và để hệ thống này thực hiện một cách hữu hiệu cần xây dựng những công cụ hỗ trợ việc kiểm soát rủi ro. • Thiết lập bộ phận cảnh báo về việc thu BHXH trong hoạt động BHXH Hiện nay, Phòng thu có nhiệm vụ thu và đôn đốc thu BHXH. Tuy nhiên, để giảm thiểu rủi ro do có sự thông đồng giữa cán bộ thu và các đơn vị tham gia BHXH thì cần thiết lập bộ phận tách biệt với phòng thu để kiểm tra việc đôn đốc thu BHXH. Bộ phận này cần có các yêu cầu như sau: Bộ phận này thực hiện công việc độc lập với phòng thu và phòng kế hoạch tài chính. Bộ phận có nhiệm vụ nhắc nhở, đôn đốc thu BHXH khi đến hạn thu hoặc đối với các đơn vị chậm nộp và nợ. Bộ phận này sẽ tiếp nhận hồ sơ từ Phòng thu và Phòng kế hoạch tài chính khi có những cơ sở đi đến kết luận đối tượng tham gia BHXH chậm nộp, không nộp, nộp không đúng BHXH. Bộ phận này có nhiệm vụ cảnh cáo về trường hợp nợ BHXH và đồng thời sẽ kiểm tra công tác thu của phòng thu để kiểm soát sự gian lận, rủi ro, thông đồng với đối tượng tham gia BHXH làm thất thu quỹ BHXH. 115 Bộ phận này có thể nằm trong Phòng kiểm tra nhằm giảm chi phí và sử dụng nguồn nhân lực hiện có, nhưng phải phát huy tối đa nhiệm vụ này hơn nữa. Tuy nhiên, bộ phận này tránh tiếp xúc trực tiếp với đối tượng tham gia BHXH, Bộ phận này có trách nhiệm cảnh báo đểà tiến hành các biện pháp xử phạt đối với các đối tượng thông qua văn bản là chủ yếu. Các thành viên trong bộ phận này phải là những người có trách nhiệm với công việc, am hiểu các chế độ và các quy định đối với công tác thu. Họ làm việc độc lập không bị mâu thuẫn về quyền lợi hoặc bị áp đặt. Hình 3.1: Thiết lập mối liên hệ thông tin của Bộ phận cảnh báo với các bộ phận bên trong và đơn vị bên ngoài Cơ quan BHXH. Giải thích: (1) Phòng thu thông báo cho bộ phận cảnh báo về những đơn vị chậm nộp BHXH, nợ BHXH. (2) Bộ phận cảnh báo sau khi đôn đốc đơn vị thì thông báo gửi đến các cơ quan có liên quan để phối hợp đôn đốc thu BHXH. (3) Các cơ quan ban ngành liên quan sau khi có các biện pháp hỗ trợ sẽ phản hồi cho bộ phận cảnh b (4) Bộ phận cảnh báo cung cấp thông tin cho phòng thu để kịp thời cập nhật áo. thông tin cho các phòng ban liên quan sử dung số liệu của phòng thu. (3) (2) (4) (1) Phòng kiểm tra Bộ phận cảnh báo Ph òng thu Cục thuế Sở thương mại Sở kế hoạch đầu tư Sở lao động thương binh & xã hội Ban quản lý Khu công nghiệp & Khu 116 • Hoàn thiện quy trình thu BHXH và xét duyệt chi BHXH để đảm bảo thu đầy đủ, kịp thời và giải quyết đúng đối tượng. Quy trình hoạt động BHXH hiện nay tại Cơ quan BHXH TP HCM chủ yếu thực hiện thủ công nên nếu không có quy trình thu và xét duyệt chi rõ ràng qua từng giai đoạn thì dẫn đến trường hợp giải quyết theo ý chủ quan của mỗi cá nhân làm ảnh hưởng đến Quỹ BHXH và đối tượng tham gia BHXH. Xây dựng quy trình thu BHXH theo các quy định ban hành để các cán bộ thu dựa vào đó thực hiện công tác theo đúng các bước quy định đảm bảo được quy trình làm việc diễn ra đúng thủ tục, tuân thủ theo luật pháp, không theo ý muốn chủ quan, công việc diễn ra thống nhất (khi có sự thay đổi nhân sự cũng không bị ảnh hưởng nhiều), chống gian lận, quản lý rủi ro và kiểm soát được trách nhiệm của từng giai đoạn. Xây dựng quy trình xét duyệt chi BHXH theo đúng quy định của Nhà nước và ngành ban hành để đảm bảo chi đúng đối tượng, chi đủ, kiểm soát được quá trình chi không làm thất thoát quỹ BHXH, quản lý được rủi ro khi các đối tượng tham gia BHXH cố ý khai man để hưởng chế độ hoặc rủi ro khi nhân viên xét duyệt thông đồng với đối tượng tham gia BHXH. Để làm tốt việc này cần thiết lập bằng văn bản, bảng mô tả công việc, quy trình cụ thể cho công tác thu – xét duyệt chi. Tuy nhiên, kết quả công tác thu và chi phải có sự kiểm tra của cấp có thẩm quyền hoặc một bộ phận độc lập khác thông qua các tài liệu, chứng từ liên quan. Giải pháp này còn có ý nghĩa về việc chuẩn hóa các quy trình thu chi BHXH để từng bước thực hiện công nghệ thông tin vào hoạt động BHXH. Giúp việc giải quyết các chế độ BHXH diễn ra một cách tuần tự, chính xác, kịp thời và phòng ngừa được những sai sót, gian lận do ý chủ quan và thiếu sự hướng dẫn. 117 • Phân công cán bộ thu chi thực hiện công tác phù hợp với năng lực của nhân viên và khối lượng công việc đang phụ trách. Với khối lượng công việc ngày càng tăng, nhân lực có giới hạn bởi chính sách nhân sự của đơn vị hành chính sự nghiệp. Việc phân công công việc phù hợp với năng lực chuyên môn, kinh nghiệm làm việc của cán bộ nhân viên sẽ giúp cán bộ nhân viên thực hiện đúng trách nhiệm và giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời. Viện phân công cần quan tâm đến những yếu tố sau: - Trình độ chuyên môn và thời gian kinh nghiệm trong công tác thu chi của cán bộ nhân viên. - Mức độ nhân viên hiểu biết về đặc điểm, quy định của ngành trong công tác thu chi của cán bộ nhân viên. - Khả năng hỗ trợ lẫn nhau trong công việc để công tác thu chi hoàn thành kịp thời. - Phân chia địa bàn để quản lý các đơn vị tham gia BHXH dựa theo mức thu, số lượng đơn vị, mức độ phức tạp,… - Đồng thời, quy định các hạn mức thời gian quy định cho việc thu và xét duyệt chi của từng cán bộ thu chi. Cần có sự kiểm tra lại đối với một số trường hợp đặc biệt hoặc tăng cường thêm nhân viên hỗ trợ. Tuy nhiên, giải pháp này sẽ được thực hiện tốt khi ban hành những quy định rõ ràng về quy trình thu chi BHXH, có tính chuẩn mực để có cách giải quyết thống nhất và có các chính sách khác hỗ trợ: khen thưởng, kỷ luật… kèm theo. • Xác minh lại thông tin của cán bộ thu chi để đảm bảo thông tin chính xác, đúng thực tế. Để tránh một số trường hợp vì lợi ích cá nhân mà cán bộ thu chi BHXH có sự thông đồng với các đối tượng tham gia BHXH, cần có bộ phận kiểm tra lại 118 các thông tin một cách ngẫu nhiên để xác minh lại những thông tin đã được cung cấp từ cán bộ thu chi BHXH. Cấp quản lý có thẩm quyền hoặc bộ phận kiểm tra nội bộ nên đặt ra một số câu hỏi chất vấn cho cán bộ thu chi về các thông tin mà đã cung cấp. Trong một số trường hợp đặc biệt cần xem xét, kiểm tra lại các chứng từ mà các cán bộ thu chi đã thu thập từ đơn vị tham gia BHXH cung cấp thông qua kiểm chứng, đối chiếu với các cơ quan có liên quan. Phải đảm bảo một người không đảm nhận một công việc từ đầu cho đến cuối để có thể kiểm tra chéo, kiểm soát lẫn nhau. KẾT LUẬN Qua phần trình bày trên, có thể nhận thấy rằng các giải pháp đưa ra đều nhằm giải quyết vần đề giảm thiểu và quản lý được các rủi ro của hoạt động BHXH. Nhưng, để hệ thống KSNB thực sự hữu hiệu và hiệu quả thì hai giải pháp cần tiến hành sớm và có tính khả thi cao đó là ban hành Luật BHXH và đưa công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động BHXH. Ban hành Luật BHXH là điều tất yếu. Luật BHXH là cơ sở vững chắc đảm bảo việc thực hiện hoạt động BHXH tại Việt Nam đúng quy định, nguyên tắc. Việc cho ra đời sớm Luật BHXH sẽ giúp hệ thống BHXH Việt Nam có những quyết định thống nhất, phù hợp trên phạm vi cả nước. Nâng cao trách nhiệm của đơn vị BHXH và ý thức thực hiện nghĩa vụ của các đối tượng tham gia BHXH. Cùng với sự ra đời của Luật BHXH, để phù hợp với sự phát triển ngày càng cao về công nghệ, việc đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng trong quản lý BHXH là điều cần thiết hiện nay. 119 h 3.2: Sơ đồ tổng thể giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Cơ quan BHXH TP HCM. NHÀ NƯỚC CƠ QUAN BHXH Môi trường pháp lý cho hoạt động BHXH Nâng cao vai trò giám sát đánh giá hệ thống KSNB hoạt động BHXH của bộ máy kiểm tra pháp chế thuộc BHXH Việt Nam. Tạo lập các kênh thông tin đáng tin cậy cho hoạt động BHXH và các đối tượng tham gia BHXH. KSNB chung Các giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát. Hoàn thiện hệ thống thông tin. Hoàn thiện bộ phận khác của hệ thống KSNB (Đánh giá rủi ro, giám sát, hoạt động kiểm soát) Thiết lập bộ phận cảnh báo về việc thu BHXH trong hoạt động 120 KẾT LUẬN 1. KSNB cần thiết không chỉ đối với các doanh nghiệp mà còn cho cơ quan hành chính sự nghiệp. Trong lĩnh vực BHXH, KSNB luôn là một yêu cầu đảm bảo quá trình thực hiện mục tiêu của hoạt động BHXH. Đi vào cụ thể BHXH có những đặc điểm riêng nhưng đồng thời vẫn có những điểm chung của KSNB. 2. KSNB trong Cơ quan BHXH TP HCM trong những năm qua đã có bước cải tiến để phù hợp với sự phát triển của hoạt động BHXH. Tuy nhiên, bên cạnh đó bộc lộ nhiều yếu kém, điều này làm gia tăng rủi ro trong hoạt động thu chi BHXH. Các nguyên nhân chủ yếu bao gồm hệ thống pháp lý, về công nghệ thông tin, qui trình thu chi, trình độ và phẩm chất đội ngũ nhân viên và sự thiếu hiểu biết của đối tượng tham gia BHXH. 3. Trên cơ sở các phân tích về thực trạng thì các giải pháp được đề ra bao gồm các giải pháp về phía Nhà nước và Cơ quan BHXH ‰ Về phía Nhà nước cần hoàn thiện • Môi trường pháp lý cho hoạt động BHXH. • Nâng cao vai trò giám sát đánh giá hệ thống KSNB hoạt động BHXH của bộ máy kiểm tra pháp chế thuộc BHXH Việt Nam. • Tạo lập các kênh thông tin đáng tin cậy cho hoạt động BHXH và các đối tượng tham gia BHXH. ‰ Về phía Cơ quan BHXH • Các giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát. • Hoàn thiện hệ thống thông tin. • Hoàn thiện biện pháp khác của hệ thống KSNB. 121 Ngoài ra, cần tăng cường hoạt động kiểm soát đối với hoạt động thu chi: • Thiết lập bộ phận cảnh báo về việc thu BHXH trong hoạt động BHXH. • Hoàn thiện quy trình thu BHXH và xét duyệt chi BHXH để đảm bảo thu đầy đủ, kịp thời và giải quyết đúng đối tượng. • Phân công cán bộ thu chi thực hiện công tác phù hợp với năng lực của nhân viên và khối lượng công việc đang phụ trách. • Xác minh lại thông tin của cán bộ thu chi để đảm bảo thông tin chính xác, đúng thực tế. Chúng tôi hy vọng những giải pháp đề xuất trong luận văn đề ra dù còn nhiều hạn chế khi áp dụng vào thực tế nhưng cũng phần nào góp phần làm cho hệ thống kiểm soát nội bộ của Cơ quan BHXH TP HCM ngày càng hoàn thiện hơn. Sau khi áp dụng, việc quản lý sẽ hiệu quả, tiết kiệm nhân lực, củng cố và tăng cường niềm tin của đơn vị sử dụng lao động và người lao động đối với hoạt động BHXH của nước ta và làm tròn nhiệm vụ bảo toàn, tăng trưởng Quỹ BHXH. 122 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt 1. Báo cáo thực trạng quản lý công tác Bảo hiểm Xã hội ở Thành phố Hồ Chí Minh. 2. Giáo trình Bảo hiểm, Đại học Kinh tế Quốc dân – Nhà xuất bản Thống kê, năm 2005. 3. Kỷ yếu Bảo hiểm Xã hội Thành phố Hồ Chí Minh 10 năm xây dựng và phát triển 1995 – 2005. 4. Kiểm toán, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh – Nhà xuất bản Thống kê, năm 2004 5. Những điều cần biết về xử phạt hành chính khi vi phạm quy định về Bảo hiểm Xã hội - Hà Nội tháng 09 năm 2005. 6. Quyết định số 1648/QĐ – BHXH – TCCB ngày 17 tháng 12 năm 2002 về việc quy định hệ thống tổ chức Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh. 7. Quyết định số 195/2003/QĐ – BHXH ngày 19 tháng 02 năm 2003 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và chế độ quản lý của các phòng trực thuộc Bảo hiểm Xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. 8. Quyết định 286/QĐ – BHXH – TCCB ngày 12 tháng 03 năm 2003 về việc quy dịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đại diện Bảo hiểm Xã hội Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh. 9. Quyết định số 279/2003/ QĐ – BHXH – TCCB ngày 13 tháng 03 năm 2003 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban Kiểm tra 123 10. Tài liệu Hội thảo hoàn thiện giải pháp thu chi Bảo hiểm Xã hội – Chính phủ Úc và Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, tháng 05 năm 2005. Tiếng Anh 11. Tài liệu tập huấn thu năm 2003, tháng 11 năm 2003 12. Tạp chí Nghiên cứu Kinh tế, số 309 tháng 2 năm 2004. 1. Internal Control: Integrated Framework, Evaluation Tools – COSO, Septemper 1992. 2. Internal Control: Integrated Framework, Framework – COSO, Septemper 1992. 3. Internal Control:Providing a Foundationfor Accountability in Government, International Organization of Supreme Audit Institutions, 2001. 4. Internal Control Management and Evaluation Tool, Internal Control Standards – GAO, August 2001. 5. Guidelines for Internal Control Standards, Internal Control Standards Committee of the International Organization of Supreme Audit Institutions - INTOSAI, June 1992. 6. Guidelines for Internal Control Standards for the Public Sector, INTOSAI General Secretariat 7. Guidance for Reporting on the Effectiveness of Internal Controls: SAI Experiences In Implementing and Evaluating Internal Controls - The Internal Control Standards Committee, 1997 8. The website of Social Securities : USA, Australia, Singapore, Malaysia.

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • pdfMột số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong cơ quan Bảo hiểm Xã hội Thành phố Hồ Chí Minh.pdf
Luận văn liên quan