Tổ chức sự kiện ngoại giao và ứng dụng cho du lịch

i tháp tùng Tổng thống và Thủ tướng là Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng. + ở các địa phương, kể cả ở thành phố Hồ Chí Minh không tổ chức nghi thức đón, chỉ treo cờ, khẩu hiệu ở sân bay, nơi ở. Chủ tịch hội đồng Nhân dân hoặc Chủ tịch uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố cùng một số cán bộ đón, không huy động quần chúng. Lãnh đạo tiếp và mời cơm thân. Không tổ chức mít tinh chào mừng. 1.3.1.6. Mức độ đài thọ theo nguyên tắc có đi có lại: + Ta đài thọ ăn, ở, đi lại bằng ô-tô cho đoàn viên chính thức và các tuỳ tùng chính của : - Đoàn Tổng thống và Thủ tướng. - Đoàn Chủ tịch Quốc hội. - Đoàn phó Tổng thống, Phó Thủ tướng. - Đoàn Bộ trưởng Ngoại giao, tổng Thư ký Liên hợp quốc. + Số còn lại do khách tự đài thọ. + Các chi phí dịch vụ chuyên cơ, mua vé máy bay, đánh điện, gọi điện thoại đường dài, do khách tự đài thọ. + Những trường hợp ngoại lệ khác phải xin chỉ thị cấp trên.. 1.4. Tiếp xúc I. KHÁI NIỆM VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC TIẾP XÚC NGOẠI GIAO II. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU VÀ NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC TIẾP XÚC NGOẠI GIAO III. NHỮNG NGUYÊN TẮC CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC TIẾP XÚC NGOẠI GIAO - Nắm chắc ý đồ và cá tính đối phương: - Phải chuẩn bị kỹ để đối phó với mọi tình huống, kể cả những tình huống bất ngờ nhất hoặc phức tạp nhất. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 13 IV. NHỮNG CÔNG VIỆC PHẢI LÀM TRƯỚC, TRONG VÀ SAU MỖI CUỘC TIẾP XÚC NGOẠI GIAO 1. Trước mỗi cuộc tiếp xúc a) Đề nghị tiếp xúc b) Chuẩn bị nội dung tiếp xúc Trước mỗi cuộc tiếp xúc, người cán bộ cần nhất thiết chuẩn bị tốt công tác chuẩn bị bao gồm các mặt sau:  Bước 1: - Nếu cuộc tiếp xúc do đối phương yêu cầu, cần băng mọi biện pháp khôn khéo để khai thác đối phương nhằm làm rõ mục đích yêu cầu và ý đồ của đối phương đối với cuộc tiếp xúc để chuẩn bị cho bước chuẩn bị về nội dung. - Ngược lại, nếu cuộc tiếp xúc do yêu cầu của ta, trong quá trình thu xếp cần lưu ý giữ kín không được để lọt cho đối phương biết thông tin nhàm biết được mục đích yêu cầu và ý đồ của ta.  Bước 2: Sau bước 1 cần tiến hành ngay việc nghiên cứu tất cả các mặt có lien quan để xác định ý đồ của đối phương, cá tính của đối phương. Trên cơ sở đó xác định mục đích yêu cầu và sách lược của ta và vạch rõ các phương án và nội dung sẽ nói. Trong khi vạch phương án cần tính lỹ tất cả các mặt để lên các phương án chủ động đối phó với các tình huống bất ngờ.  Bước 3:Về địa điểm và thành phần tham dự tiếp xúc cần tùy tình hình cụ thể để sắp xếp cho thích hợp: - Nếu cuộc tiếp xúc do yêu cầu của ta, ta cần thu xếp địa điểm sao cho nghiêm túc thuận lợi , tạo cho đối phương cảm thấy được tôn trọng để tạo không khí thuận lợi cho cuộc tiếp xúc. - Nếu cuộc tiếp xúc do yêu cầu của đối phương và do họ bố trí địa điểm thì khi đến địa điểm cần chý ý quan sát xem có điều gì bất thường không như máy ghi âm trộm, chụp ảnh trộm… - Về thành phần dự tiếp xúc cần bố trí những cán bộ nắm được vấn đề cùng dự và phiên dịch. Cần khống chế số người cùng dự một cách hợp lý, tránh để đối phương hiểu nhầm. Trong trường hợp tiếp xúc quan trọng hoặc tế nhị, số người cùng dự càng ít càng tốt nhưng phải tính. 2. Trong mỗi cuộc tiếp xúc Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 14 a) Đón tiếp và sắp xếp chỗ ngồi: Điều này có ý nghĩa rất quan trọng trong mỗi cuộc tiếp xúc ngoại giao, nó tạo cho khách mời được tôn trọng, cũng như thấy được mục điích của đối phương khi sắp xếp chỗ ngồi. b) Diễn biễn tiếp xúc Trong qúa trình tiếp xúc, cán bộ chủ trì phải bình tĩnh trong việc trình bày ý kiến của mình, lắng nghe ý kiến của đối phương thật kỹ càng và bình tĩnh đối đáp chính xác, chặt chẽ để đảm bảo yêu cầu, mục đích của ta. 3. Sau mỗi cuộc tiếp xúc: - Cần đánh gia xem cuộc tiếp xúc đạt được tới mức nào, rút ra được những kinh nghiệm gì từ cái nhỏ nhất đến cái lớn nhất. - Đánh giá lại những thông tin và tư kiệu thu được, phân biệt thật giả, đánh giá cá nhân đối tượng. - Làm biên bản tiếp xúc hay báo cáo tiếp xúc, báo cáo lên cấp trên và thông báo trung thực , kịp thời cho các cơ quan, đơn vị có lien quan. V. NHỮNG YÊU CẦU CẦN THIẾT ĐỐI VỚI CÁN BỘ TRONG TIẾP XÚC NGOẠI GIAO 1. Trình độ hiểu biết - Phải hiều và nắm vững đường lối chính sách chung và đặc biệt là chính sách đối ngoại của Đảng và Nhà Nước ta. - Phải hiểu và nắm vững tình hình quan hệ giữa nước đối phương với nươc ta, chính sách đối ngoại của nước đó, chính sách của nước đó đối với nước ta. - Phải có sự hiểu biết cơ bản về lịch sử, địa lý, kinh tế, văn hóa và phong tục tập quán của nước mình. - Phải có một sự hiểu biết tối thiểu về kinh tế, khoa học kỹ thuật, lịch sử thế giới, lịch sử quan hệ quốc tế… - Phải biết thành thạo một ngoại ngữ thông dụng quốc tế. 2. Những đức tính cần có - Tuyệt đối trung thành và trung thực với Đảng, với tổ quốc, với dân tộc và đặt quyền lợi của tổ quốc lên trên hết. - Phải có tính chiến đấu, phải biết tiến công và biết phòng ngự để giành thắng lợi cho tổ quốc. - Phải luôn luôn tỉnh táo, không để đối phương kích động. Phải có thái độ cần thiết và lời lẽ cần thiết trước mỗi đối thủ, để bảo vệ lợi ích quốc gia. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 15 - Phải luôn luôn vững vàng sẵn sàng đối phó với những tình huống bất ngờ và phức tạp nhất. 3. Những điều cần phải chống - Chống chủ nghĩa cá nhân, phải luôn luôn đặt lợi ích tổ quốc và nhân dân lên trên hết. - Chống tự ti, người cán bộ ngoại giao là đại diện của một quốc gia, do đó không được phép tự ty. Tự ty là làm nhục quốc thể, là tự tước vũ khí là tự đầu hàng đối phương. Vì vậy cần khiêm tốn nhưng không được tự ty. - Chống bừa bãi cẩu thả hành động thiếu suy nghĩ - Chống bị mua chuộc bằng vật chất, tiền bạc… 1.5. Gặp gỡ 1.6. Phát biểu – Nói chuyện Nói chuyện Đừng bao giờ đứng lên để nói điều gì đó. Hãy luôn luôn có điều gì đó để nói rồi hãy đứng lên. những bài nói chuyện trước công chúng có thể được chia thành 3 loại chính: - Loại thông tin - Loại truyền cảm hứng - Loại chỉ dẫn NÓI CHUYỆN ĐỂ THÔNG TIN Ở đây, bạn trình bày các sự kiện và các hàm ý của chúng, Một bài nói chuyện loại này sẽ cần nhiều thứ chứ không chỉ toàn lời nói. Bạn sẽ cần các phương tiện nghe nhìn để giới thiệu các dữ liệu. Hãy dùng một máy chiếu (projector) hoặc một hình minh hoạ. Thông tin trình bày phải rõ ràng và gọn gàng Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 16 Một bài nói chuyện nhằm mục đích thông tin phải liệu sao để không làm khó cho thính giả. Đừng tọng vào đầu người ta quá nhiều những ý niệm trừu tượng và những con số mà họ không thể tiếp thu. NÓI CHUYỆN ĐỂ TRUYỀN CẢM HỨNG Mọi loại thính giả đều có thể được truyền cảm hứng. Một bài nói chuyện truyền cảm hứng là một bài nói chuyện nhằm đánh thức người ta. Mục đích của nó là làm cho thính giả đứng dậy, đi và làm một cái gì đó trong một tình hình nào đó. Đây là một bài nói chuyện có tính thúc đẩy; nó thường ngắn thôi và chỉ có một chủ điểm. Truyền cảm hứng có nghĩa là làm cho người ta phải cảm, phải nghĩ. Bài nói chuyện loại này thường có chứa một câu chuyện thành công hay một câu chuyện thực. Nó có thể làm cho người ta cười hay khóc, buồn hay giận, hay bức xúc… Nó bắt đầu một cách kịch tính và kết thúc cách cô đọng, sâu sắc. NÓI CHUYỆN ĐỂ CHỈ DẪN Bài nói chuyện loại này cũng được gọi là bài giảng, thường diễn ra trong lớp học hay trong hội trường. Nó không phải là một bài nói chuyện 10 phút, nhưng dài hơn thế nhiều – thường ở khoảng giữa 45 và 90 phút. Một bài giảng, để có hiệu quả, cần tránh hình thức cầu kỳ. Bầu khí tốt nhất để học tập là một bầu khí thân thiện và thoải mái. Một giảng viên ưu tú cần có những thứ sau đây: - một kiến thức toàn diện về chủ đề, cùng với kinh nghiệm trong đời sống thực; - niềm tin vào chủ đề mình giảng; - có khiếu hài hước và có khả năng khơi gợi cảm xúc; - có sự tham dự tích cực của thính giả; - và có những phương tiện nghe nhìn thích hợp. Nếu bạn có 90 phút, hãy phân chia như sau: 20 phút tham dự của người nghe thông qua một bài tập; 40 phút trình bày bằng miệng, xen kẽ 10 Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 17 phút dùng phương tiện nghe nhìn; 15 phút cho hoạt động hỏi đáp; cuối cùng là 5 phút đúc kết. Một cử toạ đông đến 150 người vẫn có thể được sắp xếp để tiếp thu một bài diễn giảng cách hiệu quả. Các phương tiện nghe nhìn có thể bao gồm trong những thứ như: một màn hình lớn, một hệ thống âm thanh với băng cát-xét hoặc đĩa CD. Đối với cử toạ dưới 100 người, có thể dùng các posters khổ lớn hay một tấm bảng trắng. Trong thời đại máy tính hôm nay, bạn có thể dùng các phần mềm trình bày như Microsoft PowerPoint, Corel Show hay Lotus Freelane Graphics. kỹ năng truyền thông tốt và cách nói chuyện “chuyên nghiệp”. Sau đây là những kỹ năng sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt trong giao tiếp Vấn đề như thế nào phụ thuộc cách mà bạn nói về chúng. Khi bạn nói tốt, bạn sẽ tạo nên một hình ảnh “professional” (chuyên nghiệp) về mình. Khi những suy nghĩ của bạn được diễn đạt mạch lạc, bạn trở nên tự tin, có sự kiểm soát trong mắt mọi người. Những ý kiến của bạn sẽ gây chú ý hơn. Vấn đề là không chỉ bạn nói gì, mà còn phụ thuộc vào cách bạn nói. Xây dựng một kế hoạch trong đầu 1. Biết đối tượng nghe của bạn là ai. Khi chuẩn bị bài nói chuyện, dù đó là trong một buổi tiệc hay là một buổi họp, bạn phải biết mình nói chuyện trước đối tượng nào. Phong cách của bạn cần phù hợp với mỗi loại đối tượng. Khán giả luôn ở đó, bởi vì họ quan tâm tới những gì bạn sẽ nói và muốn nghe bạn nói về vấn đề đó. Họ muốn bạn phải làm tốt. Đừng nghĩ khán giả như là một khối người thù địch, hãy xem họ chỉ là một nhóm cá nhân riêng lẻ. Hãy cố gắng nhìn vào một ai đó một lúc. Khi nói chuyện với khán giả, tiếp thu những ý kiến phản hồi của họ để hoàn thành bài nói chuyện của mình. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 18 2. Biết rõ chủ đề của bạn. Xử lý trước những câu hỏi mà bạn nghĩ có thể được mọi người đặt ra. Hãy chuẩn bị sẵn những câu trả lời. Luyện tập bài nói chuyện của bạn vài lần (nếu có thể, nên ghi âm và nghe lại nhiều lần, để bạn đánh giá được cách nói chuyện của mình). Trong những cuộc hội thảo hay hội thoại riêng tư, tránh những “cà kê” những câu chuyện ngồi lê đôi mách. Bạn phải biết rõ chủ đề bạn định nói. Và luôn luôn cẩn thận khi bạn sắp trình bày những quan điểm cá nhân. Bạn cần phải biết chính xác bạn sẽ đưa người nghe đến đâu. Một khi đã biết, hãy liệt kê nó thành 3 hay 4 điểm chính và soạn bài nói của mình tập trung vào những điểm này thôi. Bạn không phải là một cuốn từ điển sống, việc đưa ra quá nhiều thông tin hay không đủ thông tin cũng đều dở như nhau. Nói rõ ràng 3. Phát âm rõ. Nói chậm rãi và phát âm tốt. Không có gì tệ hại hơn một người nói chuyện lầm bầm, hoặc luyến từ, hoặc nói quá nhanh đến nỗi người khác không hiểu bạn muốn nói gì. 4. Sử dụng một giọng nói chuyên nghiệp. Điều chỉnh lại giọng nói và thay đổi tốc độ giọng nói của bạn. Hãy ngừng một chút trước khi bạn đưa ra một quan điểm. 5. Nắm rõ ngữ pháp và cú pháp. Cấu trúc câu rất quan trọng. Thỉnh thoảng, nói một câu dài, nhiều thông tin là cần thiết. Nhưng tốt nhất, bạn nên ngắt ra thành nhiều mệnh đề ngắn. Bạn có thể thêm thắt những thành ngữ phổ biến. 6. Đừng lưỡng lự. Tránh những tiếng “ừm”, “à”. Đồng nhất và loại bỏ thói quen lặp đi lặp lại một từ nào đó. Người nghe cũng sẽ khó chịu khi bạn nhắc đi nhắc lại những câu: “bạn biết đấy” (có phải bạn muốn hét to Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 19 “Không, tôi không biết vấn đề này”…) hoặc “điều này chính xác có ý nghĩa gì?”… 7. Chọn từ ngữ cẩn thận. Đừng sử dụng những từ ngữ thô tục (dù là bạn có… quen miệng). Bạn muốn được trông thông minh và nói chuyện tốt hơn, vậy thì thật quan trọng để tạo dựng một cái nhìn về mình. Tránh những từ tiếng lóng và cả việc phủ định hai lần theo cách “Tôi không muốn không…” 8. Không gì là mãi mãi với thời gian. Bạn phải biết thay thế những từ cổ bằng những từ thông dụng đang dùng, nhưng hãy chắc chắn là bạn sử dụng đúng. 9. Giới hạn lời lẽ. Đừng nói quá nhiều và nói không mạch lạc. Sử dụng sự hài hước có mức độ. Đừng cố gắng tỏ ra khôi hài đối với người lần đầu tiên bạn gặp. Có thể có người không thích sự hài hước của bạn. Trừ phi bạn có năng khiếu khôi hài, còn lại thì hãy cất những trò đùa trong những câu chuỵên của bạn. Đôi lúc bạn sẽ làm ai đó bực mình và bạn sẽ tự làm biến mất vẻ ngoài hoàn hảo của mình nếu người đối diện của bạn không cười trước những câu chuyện tiếu lâm bạn vừa kể! Hãy tự nhiên 10. Tạo dựng một vẻ ngoài. Thư giãn. Thái độ nghiêm túc rất quan trọng, nhưng cũng cần cho nó một chút sinh động. Bạn có thể thay đổi linh hoạt cung cách của mình, đừng chỉ “cứng đơ” như một khúc gỗ! Tuy nhiên, bạn cũng sẽ làm mọi người bực mình nếu cứ huơ chân múa tay liên tục. Hãy giữ im đôi tay của bạn nếu không cần thiết minh họa cho những ý nghĩ của bạn. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 20 11. Cá nhân. Luôn hướng mắt về những người nghe bạn nói, dù bạn đang nói chuyện với 300 người hay chỉ 1 người. Những phát thanh viên trên truyền hình trông như đang nói chuyện với chúng ta thật bởi vì mắt của họ hướng thẳng vào camera, và đôi mắt sẽ cho thấy sự thật và mức độ tin cậy của câu chuyện. Tôi chưa bao giờ từng nghe thấy có ai chết trên bục diễn thuyết cả. Bạn cũng không bị thở dốc, hụt hơi, quên mất tên mình hay bị nổi nóng. Đấy là những chuyện gây ám ảnh cho bất cứ ai phải đứng trước đám đông. Người ta gọi đó là cơn ác mộng của diễn viên. Việc đó hoàn toàn bình thường. Sử dụng một số kỹ thuật thư giãn trước khi bắt đầu. Bạn có thể tìm một nơi để nhảy lên nhảy xuống hoặc dậm chân thật manh, điều này sẽ giúp bạn cảm thấy vững vàng và giảm bớt căng thẳng. Lắc bàn tay và co duỗi nắm tay. Điều này sẽ làm tay bạn bớt run. Nếu run tay thực sự là một vấn đề thì hãy nắm lấy một tấm danh thiếp hay nắm vào bục diễn thuyết khi nói chyện. Lè lưỡi ra, trợn mắt và há miệng to hết cỡ, sau đó nhăn tít mặt lại. Việc này sẽ làn thư giãn các cơ mặt của bạn. Hít thật sâu và thở mạnh ra tiếng để làm ấm giọng của bạn. Tưởng tượng như bạn đang ở trên một đám mây, không gì có thể làm hại đến bạn khi bạn đang ở trong đó. Hãy cố gắng giữ hình ảnh ấy trong đầu khi bạn đang đứng trên diễn đàn. Sẽ trở nên dễ dàng hơn! Nói chuyện trước công chúng càng nhiều, việc đó càng trở nên dễ dàng hơn. Có khi bạn còn cảm thấy thích nữa ấy chứ! 12. Luôn là chính mình. Hãy tin vào những gì bạn nói. Nói với lòng nhiệt tình và sự tin chắc vào điều mình nói. Nhiều người cảm thấy cần phải rập khuôn theo phong cách của ai đó khi nói trước đám đông, đó là vì họ cảm thấy họ không đủ tự tin để lôi cuốn sự chú ý của khán giả. Một số cảm thấy bị “khớp” và nghiêm túc quá mức và quên rằng tính hài hước cũng là một công cụ quan trọng của diễn giả. Đừng nên chỉ tập trung vào vấn đề chính, đôi khi những giai thoại cá nhân hay những mẩu chuyện nhỏ cũng là một cách rất tốt để hòa nhập với khán giả. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 21 13. Thực hành, nhưng không cần quá nhiều: Liệt kê ra những gì bạn sẽ nói và tập nói 1 hay 2 lần. Sẽ rất hay nếu như bạn canh thời gian trong khi tập, việc đó sẽ giúp bạn kiểm soát được thời gian nói mà không sợ bị lố. Có thể sẽ có những phút ngẫu hứng tình cờ xảy ra làm bạn bất ngờ và làm khán giả thích thú. Bạn sẽ không còn muốn xuất hiện trước đám đông nếu bạn đã nói về một đề tài cả ngàn lần rồi, bạn sẽ cảm thấy chán và chẳng thèm để ý tới khán giả nữa. Bạn cũng nên lập kế hoạch sẽ mặc những gì. Chú ý rằng đó phải là bộ đồ mà bạn cảm thấy thoải mái khi mặc vào. Và điều quan trọng nhất, đó phải là bộ đồ mà bạn biết sẽ làm mình nổi bật. Quyết định trước việc mình sẽ mặc gì trong ngày diễn thuyết sẽ làm bạn bớt lo lắng hơn. Bài phát biểu Các ki năng trình bày một bài phát biểu Trước tiên, bước ra từ phía sau bục và thiết lập mối quan hệ của bạn với khán giả Tâm trí vô thức của chúng ta liên tục giám sát bốn khu không gian giữa chúng ta và những người khác. Chúng tôi đã vô thức phát triển một chiếc radar cực kỳ phức tạp này để giữ cho chúng ta an toàn, và điều này có ứng dụng quan trọng trong các bài phát biểu trước công chúng. Khoảng cách 12 feet hoặc hơn là không gian công cộng, và nó là không gian tự do nhất. Chúng ta không quan tâm đến bất cứ ai cách xa chúng ta hơn mười hai feet. Vì vậy, chúng ta không hề để tâm tới. Khoảng cách từ mười hai feet đến bốn feet là không gian xã hội. Ở đây, Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 22 chúng ta sử dụng sự chú ý nhiều như cách bạn với một ai đó đứng trong vòng tròn kế tiếp tại một bữa tiệc cocktail. Bạn để ý tới họ, nhưng bạn vẫn có thể tiếp tục nói chuyện với người khác. Khoảng cách từ bốn feet đến 1 foot rưỡi, là khoảng không gian cá nhân nơi chúng ta chú ý nhất. Trong thực tế, chúng ta muốn giữ cho đôi mắt của chúng ta vào bất cứ ai trong không gian đó bất cứ lúc nào. Một lần nữa, đó là một vấn đề an toàn. Người đó là đủ gần với chúng ta để làm hại chúng ta, vì vậy chúng ta sẽ tập trung. Cuối cùng, một foot rưỡi đến 0 là khoảng không gian thân mật, và ở mức này chúng tôi chỉ cảm thấy thoải mái đối với những người mà chúng ta thực sự tin tưởng.Vợ chồng, thành viên gia đình, bạn bè gần gũi, những người hấp dẫn bạn vừa gặp ở một bữa tiệc - đó là những người mà chúng tôi cho phép vào không gian thân mật. Đâu là những ứng dụng đối với những bài phát biểu trước công chúng? Đứng đằng sau bục phát biểu có nghĩa là bạn đã gần như được bảo đảm là đứng xa mọi người nhiều hơn mười hai feet. Điều đó có nghĩa là ở cấp độ vô Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 23 thức, không có ai quan tâm đến bạn. Vì vậy, một trong những cách dễ nhất để cải thiện phần trình bày của bạn là hâm nóng các kết nối giữa bạn và khán giả bằng cách rời khỏi bục phát biểu và cẩn thận bước vào không gian cá nhân của một số khán giả. Nhờ có màn hình và màn chiếu treo, bạn thậm chí không phải ngừng bài phát biểu của bạn, các thiết bị này sẽ giúp bạn biết rõ về tiến trình của bài phát biểu khi bạn cố gắng đi bộ và nói chuyện cùng một lúc. Di chuyển về phía khán giả của bạn, đặc biệt là các thành viên cụ thể, khi bạn muốn nhấn mạnh một điểm quan trọng, hay báo hiệu nghỉ giải lao hay thay đổi một chủ đề. Đây là cách thức đơn giản nhưng lại cải thiện rất lớn sự kết nối giữa bạn với khán giả, thậm chí không cần nâng cao giọng. Thứ hai, lắng nghe khán giả Điều này nghe có vẻ hơi lạ - chẳng phải khán giả đến để nghe bạn phát biểu sao? Nhưng tất cả các giao tiếp thành công đều là hai chiều, và lắng nghe khán giả của bạn là một cách tuyệt vời để tăng uy tín của bạn. Điều này sẽ giữ mọi người thích thú ngồi nghe bạn nói. Vậy lắng nghe khán giả thế nào? Cách tốt nhất là thường xuyên có một thời gian nghỉ trong bài phát biểu của bạn - ít nhất hai mươi phút, và tốt nhất là mười phút - để bạn dừng lại và xem phản ứng của khán giả. Hỏi xem họ có câu hỏi, phản ứng gì yêu cầu gì không? Đặt câu hỏi để gắn các kinh nghiệm riêng của khán giả với những gì bạn đang nói. Bạn có thể để phần hỏi đáp ở cuối bài phát biểu, nhưng như thế thì hiệu quả Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 24 sẽ thấp hơn. Khán giả có thể quên câu hỏi mà họ vừa nghĩ tới cách đây mười phút. Bây giờ, đây là một phần quan trọng. Khi bạn hỏi khán giả điều gì đó, bạn phải chờ sự phản hồi. Nếu bạn chờ một hoặc hai phần nghìn giây, bởi vì bạn đang căng thẳng, và sau đó quyết định rằng không có ai sẽ nói gì, và tiếp tục bài phát biểu của bạn, bạn dường như đã nói với khán giả là đừng bao giờ trả lời. Diễn giả đã tự đạt ra các quy định. Và đây là một phần quan trọng khác. Khi bạn lắng nghe khán giả, hãy lắng nghe bằng toàn bộ cơ thể của bạn. Điều đó có nghĩa là dừng bất cứ việc gì mà bạn đang làm, quay toàn bộ cơ thể về phía người đang hỏi và giữ nguyên như vậy. Điều này có vẻ rất khó đối với một diễn giả bận rộn, nhưng nó cần thiết nếu bạn có được những lợi thế của lắng nghe. Nhiều diễn giả chỉ nghe được một nửa câu hỏi và bắt đầu di chuyển khi người hỏi chưa kết thúc. Điều đó không lôi cuốn mà gây khán giả chán nản. Cuối cùng, tập trung vào ý định cảm xúc cho khoảng ba phút trước mỗi cuộc họp hay bài phát biểu quan trọng Nhiều giám đốc điều hành nhầm lẫn khi nghĩ rằng lãnh đạo không có nghĩa là không được thể hiện cảm xúc. Đó là một sai lầm lớn. Hãy nghĩ về nhà lãnh đạo thành công, có uy tín, như Steve Jobs, hoặc chính trị gia ưa thích của bạn. Mọi người phản hồi cho họ vì niềm đam mê đối với đối tượng của họ, sự nghiệp và sản phẩm của họ. Lòng tin đến từ sự tập trung của những cảm xúc mãnh liệt và lan truyền - như niềm vui thú, sự nhiệt tình, giận dữ - vì vậy dành một vài phút để sống với cảm xúc mạnh mẽ đó trước khi bạn bước ra ngoài để bắt đầu phát biểu hay tham gia vào một cuộc họp. Nếu bạn Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 25 thực hành điều này, bạn sẽ thể hiện với sức thu hút và tràn đầy năng lượng, và mọi người sẽ bị thu hút về phía bạn. Làm thế nào để tập trung? Đầu tiên là phải xác định cảm xúc, sau đó nghĩ về một thời gian khi bạn trải nghiệm chúng một cách tự nhiên. Nhớ lại khoảng thời gian đó là mạnh mẽ nhất mà bạn có thể, kích thích năm giác quan, chỉ vài phút trước khi cuộc họp hay bài phát biểu. Cái trải nghiệm đó có vị như thế nào? Mùi vị ra sao? Nghe như thế nào? Cảm nhận ra sao? Trông thế nào? Trải qua những gợi ý cảm giác và đặt bản thân bạn trở lại vào thời điểm hiện tại, đồng thời mang những cảm xúc đó vào cuộc sống. Sau đó bước ra ngoài và thể hiện hết khả năng của mình. 1.7. Họp 1.Khái niệm họp Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc đưa ra quyết định. Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề. 2.Mục đích cuộc họp -Phân tích, giải quyết các vấn đề -Tư vấn và giải hòa các xung đột -Thảo luận và trao đổi quan điểm -Nêu vấn đề và tạo động cơ -Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ năng, quan điểm -Nhận được ý kiến và hồi âm -Tăng cường hỏi đáp -Đào tạo và phát triển Nói chung, mục đích của bất kỳ cuộc họp nào đều nhằm đến một quyết định, một hành động hoặc một sự thay đổi 3.Các kiểu họp: Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 26 -Hội nghị -Hội đồng -Ủy ban -Thường xuyên -Điều đình, thỏa thuận -Động viên -Ra quyết định -Hàng ngày -Hàng tuần hoặc hàng tháng -Bất thường, không thường xuyên hoặc kế hoạch đặc biệt. Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức hoặc không chính thức), thời gian... 4.Quy trình tổ chức họp 4.1Lên kế hoạch cuộc họp -Xác định mục đích và thống nhất chủ đề cuộc họp -Lập kế hoạch cuộc họp: +nội dung chi tiết cuộc họp +thời gian diễn ra cuộc họp: thời điểm bắt đầu và kết thúc +địa điểm họp +kinh phí +Lên danh sách những người tham dự và khách mời. Xin được tổ chức cuộc họp 4.2 Chuẩn bị cuộc họp -Tổng kết những thành phần đến tham dự cuộc họp để làm thư mời -Chuẩn bị các tài liệu có liên quan đến cuộc họp và gửi cho các thành viên tham gia -Bố trí phòng họp: chọn kiểu phòng, kê bàn ghế, sắp xếp vị trí ngồi cho đại biểu,... , chuẩn bị hệ thống âm thanh, ánh sáng, đèn chiếu, màn hình.... -Lựa chọn nhân sự cho cuộc họp: người ghi biên bản, người dẫn chương trình... -tea break, coffee break cần chuẩn bị chu đáo, nên lớn hơn số lượng khách đê tránh thiếu hụt -Thảo luân trước về nội dung cuộc họp của những người chủ trì cuộc họp ít nhất trước 1 ngày(nếu có) Đối với các cuộc họp quan trọng( hội nghị, hội thảo): Cần có thư mời bằng tiếng Anh, nhân viên tiếp tân tiếp đón và dẫn khách Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 27 Nếu cuộc họp được tổ chức tại khách sạn, cần làm việc chặt chẽ với khách sạn về các khâu phục vụ cuộc họp:máy lạnh, đèn chiếu, màn hình, hệ thống âm thanh, ánh sáng,... Nếu có điều kiện phải thử trước các thiết bị 4.3 Diễn biến quá trình họp -Đón tiếp khách mời -Thông báo và giới thiệu chương trình -Thứ tự các vấn đề sẽ thảo luận. Có 3 phần chính được gọi là thủ tục khai mạc, vấn đề chính và thủ tục bế mạc -Ghi biên bản cuộc họp CHƯƠNG TRÌNH CUỘC HỌP Chủ đề chính : Thời gian : Chủ tọa : Thư ký : Thành phần : Mục Nội dung Thời lượng Trình bày -Một vài lưu ý với người điều hành cuộc họp: +Xác định mục đích cuộc họp. Cho dù đã nói rõ mục đích khi mời mọi người dự họp, nhưng vẫn nên nhắc lại điều này. +Hãy để mọi người được bày tỏ ý kiến. +Giữ cho cuộc thảo luận khỏi lạc đề. Những cuộc họp vượt ra ngoài các vấn đề chính sẽ chỉ làm mọi người lãng phí thời gian. +Kết thúc bằng việc xác nhận và một kế hoạch hành động cụ thể. Cuộc họp nên dẫn đến một hành động nào đó 4.4 Xử lý thông tin -Khi cuộc họp đã kết thúc, hệ thống và tóm tắt lại các ghi chú về diễn tiến của cuộc họp, những vấn đề đã được giải quyết, những việc cần làm đối với những vấn đề cần đi sâu phân tích thêm. Bản tóm tắt này được lập trên cơ sở các thông tin từ biên bản họp. Không nên trình bày quá dài dòng tốt nhất là một số điểm ở các dấu đầu dòng. -Gửi lời cám ơn những người đã tham dự cuộc họp. Chắc chắn mọi người sẽ hài lòng khi họ được đánh giá cao việc đã dành thời gian dự họp. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 28 1.8. Hội nghị 1.8.1. Khái quát chung về hội nghị: 1.8.1.1. Khái niệm: Hội nghị là cuộc gặp mặt của nhiều người để bàn về một số nội dung, vấn đề quan tâm. 1.8.1.2. Mục đích: Thảo luận, trao đổi, thống nhất một số nội dung, vấn đề trong chương trình công tác hoặc đang được quan tâm lưu ý. Những đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo vấn đề một cách có cơ sở khoa học. 1.8.1.3. Một số vấn đề lưu ý trong hội nghị: - Cần chuẩn bị nội dung hội nghị thật kỹ càng, chu đáo. Đối với hội nghị trong phạm vi hẹp có thể gửi tài liệu để đại biểu có thời gian nghiên cứu trước. Trong hội nghị nhất thiết phải có chủ tọa điều khiển và thư ký ghi chép đầy đủ. - Người chủ trì hội nghị phải chuẩn bị tốt, nắm chắc các nội dung để xử lý các tình huống xảy ra trong hội nghị. - Trang trí hội trường (âm thanh, ánh sáng cũng là điều quan trọng trong khâu chuẩn bị tổ chức). - Trong quá trình tổ chức hội nghị nên bố trí một số tiết mục văn nghệ xen kẽ. 1.8.2. Quy trình tổ chức hội nghị: Bước 1: - Xác định và thống nhất chủ đề hội nghị, hội thảo. - Lập kế hoạch và xin chủ trương tổ chức hội nghị, hội thảo: * Lập kế hoạch: - Mục đích, yêu cầu cần đạt. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 29 - Nội dung. - Thời gian, địa điểm. - Kinh phí. - Dự kiến đơn vị phối hợp. - Khách mời. - Chương trình hội nghị. - Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính khai mạc, bế mạc (nếu có). * Chuẩn bị và tổ chức hội nghị: - Chuẩn bị: + In ấn tài liệu. + Phát hành thư mời. + Chuẩn bị hội trường, khẩu hiệu, âm thanh, máy móc… + Đặt ăn uống, bố trí nghỉ ngơi (nếu có). - Tổ chức hội nghị: + Đón tiếp đại biểu. + Phát tài liệu. + Điều khiển dẫn chương trình hội nghị. - Kết thúc hội nghị: + Ghi biên bản hội nghị. + Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo hội nghị. Bước 2: - Xử lý thông tin hội nghị, hội thảo: + Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo. + Kiến nghị các tổ chức đơn vị dự hội nghị, hội thảo về nội dung hội nghị. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 30 Bước 3: - Đánh giá hiệu quả của hội nghị, hội thảo. 1.8.3. Các vấn đề cơ bản trong việc đón tiếp khách: 1.8.3.1. Phương châm đón tiếp: Trong đón tiếp khách nói chung, khách nước ngoài nói riêng, cần đáp ứng một số yêu cầu sau đây: - Lịch thiệp, trọng thị, chu đáo và cởi mở; - Trung thực, thẳng thắn; - Tạo lòng tin, giữ lời hứa; - Đảm bảo thời gian và chương trình làm việc. 1.8.3.2. Đón tiếp khách: Thông thường quy trình đón tiếp bao gồm các bước sau: - Xác minh và khẳng định các thông tin về đoàn khách (danh sách, trưởng đoàn, nam/nữ; khi nào khách đến, tại đâu, bằng phương tiện gì, vv…) - Lập đề án/kế hoạch, kịch bản cho từng hoạt động: Ai đón tại nơi khách đến (sân bay, bến cảng, địa giới), những ai đón tại trụ sở/ nhà khách/ khách sạn. Có tặng hoa không, tặng khi nào, ở đâu, tặng những ai, ai tặng, chuẩn bị bao nhiêu xe ôtô, xếp khách ngồi xe số mấy, ngồi với ai, có phiên dịch trong xe không, vv… Các cơ quan đón thường cử người thấp hơn một hai cấp ra sân bay đón khách. Người cùng cấp đón ở trụ sở, nhà khách/ khách sạn trong thành phố. - Tại trụ sở, nhà khách/khách sạn, sau khi bắt tay chào hỏi, tặng hoa xong thì mời khách vào phòng khách ít phút. Tại phòng khách, chủ nhà chủ động thăm hỏi sức khoẻ, chúc mừng chuyến thăm, giới thiệu những người có mặt, thông báo sơ bộ chương trình chuyến thăm rồi mời khách về phòng nghỉ. Tâm lý chung của khách là muốn được nghỉ ngơi, thay đồ sau chặng đường dài. Vả lại chủ và khách còn có dịp nói chuyện, vì vậy không nên kéo dài cuộc tiếp xã giao này. 1.8.3.3. Phòng tiếp khách: Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 31 Phòng tiếp khách phải thoáng khí, sáng sủa, sạch sẽ, trang trí lịch sự, trang nhã. Khi trang trí nên hỏi ý kiến người có chuyên môn về gam màu, loại hình trang trí (tranh và đồ vật, hoa, cây cảnh…), xếp đặt chúng ở vị trí nào trong phòng khách. - Phòng tiếp khách nên để ghế kiểu salon; phòng hội đàm/làm việc thì nên kê bàn kiểu hội đàm. - Nước hoa, nước thơm dù xịn và đắt tiền đến đâu cũng không phù hợp với phòng khách, phòng làm việc, phòng ăn và phòng ngủ. - Trong phòng khách, bố trí để chủ và khách ngồi hướng ra phía cửa chính (khách ngồi bên tay phải chủ nhà). Trong phòng làm việc thì bố trí hai đoàn ngồi đối diện. Trường hợp đông người có thể bố trí hàng ghế phía sau. Trên bàn làm việc, trước mặt mỗi người, nên có tên, giấy trắng, bút chì/bút bi, chai nước và cốc, tránh để người phục vụ vào phòng phục vụ trong khi hai đoàn đang phát biểu, hay bàn thảo những vấn đề bí mật hoặc nhạy cảm. 1.8.3.4. Ngôi thứ và xếp chỗ: Ngôi thứ: Trong đối ngoại nói chung, ngoại giao nói riêng, ngôi thứ là vấn đề không đơn giản, thậm chí khá phức tạp. Muốn xếp chỗ đúng thì cần biết rõ ngôi thứ của những người được mời. Đã không ít trường hợp mắc sai lầm khi xác định ngôi thứ dẫn đến sai lầm về xếp chỗ gây phản ứng. Nước ta chưa có sắc lệnh về ngôi thứ nên vấn đề có phần khó và phức tạp hơn so với ở các nước đã ban hành sắc lệnh về ngôi thứ. Có hai loại ngôi thứ: Ngôi thứ pháp lý và ngôi thứ xã giao. - Ngôi thứ pháp lý: được quyết định bởi các văn bản quy phạm pháp luật. Ví dụ Anh, Mỹ, Pháp… đã ban hành sắc lệnh về ngôi thứ quy định thứ bậc và ví trí trước sau của các quan chức cao cấp trong chính quyền. Nước ta, vì chưa có văn bản nào quy định ngôi thứ, Cục Lễ tân Nhà nước - Bộ Ngoại giao phải dựa vào nhiều văn bản pháp quy như: Hiến pháp, Luật tổ chức Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 32 các cơ quan quyền lực như Quốc hội, Chính phủ, Hội đồng nhân dân, tập quán và kinh nghiệm thực tiễn để xác định ngôi thứ và sắp xếp thứ tự trước sau. - Ngôi thứ xã giao: là loại ngôi thứ dựa trên những nguyên tắc của phép lịch sự xã giao. Đối tượng của ngôi thứ loại này là những nhân vật lịch sử, chính trị, các cựu Tổng Bí thư, cựu Chủ tịch nước, cựu Thủ tướng cùng phu nhân hoặc phu quân các vị đó, các nhà văn hoá, các nhân sỹ, nghệ sỹ nổi tiếng, vv… Trong một hoạt động có thể có cả những người có ngôi thứ pháp lý và ngôi thứ xã giao cùng dự thì ưu tiên ngôi thứ pháp lý. Ví dụ, đồng chí Chủ tịch Hội phụ nữ tỉnh đã nghỉ hưu được mời dự một hoạt động của phụ nữ tỉnh thì nên xếp đồng chí thấp hơn Chủ tịch Hội phụ nữ tỉnh đương nhiệm, trên hoặc ngang đồng chí Phó Chủ tịch đương nhiệm. Xếp chỗ Nguyên tắc xếp chỗ: - Khách ngồi bên phải chủ nhà; - Xen kẽ giữa chủ nhà và khách, giữa nam và nữ (nếu cùng cấp có thể xếp nữ ngồi cao hơn nam, người cao tuổi ngồi cao hơn người thấp tuổi). Trong phòng khách: Thông thường các cơ quan hay bố trí ghế ngồi theo hình chữ U, theo đó, chủ và khách chính ngồi ở đường lượn hướng ra phía cửa chính, hai đoàn ngồi ở hai cạnh chữ U, theo đó, khách ngồi ở bên phải chủ nhà (xem sơ đồ bố trí phòng khách). Trên xe ôtô: Khách hoặc người có chức vụ cao nhất trong xe ngồi hàng sau lái xe (bên phải). Chủ nhà ngồi bên trái khách. Phiên dịch ngồi ở ghế trên cạnh lái xe. Nếu có bảo vệ thì bảo vệ ngồi cạnh lái xe. Trong trường hợp đó, phiên dịch ngồi ghế phụ (nếu xe có ghế phụ) hoặc ngồi giữa khách và chủ nhà. Trong trường hợp này, để không làm phiền khách và chủ, phiên dịch lên xe trước, xuống xe sau chủ nhà và khách. Tại bàn tiệc: Nguyên tắc xếp chỗ trong bàn tiệc là xen kẽ giữa chủ và khách, nam và nữ nhưng có chú ý đến khả năng ngoại ngữ của những người ngồi Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 33 gần nhau để dễ nói chuyện hoặc giúp những người không biết ngoại ngữ nói chuyện. Tuỳ theo cấp bậc, số lượng người dự tiệc và diện tích, cấu trúc của phòng tiệc mà quyết định có đặt bàn danh dự không, chọn bàn tiệc hình gì, số lượng bàn tiệc và cách bố trí bàn tiệc. 1.8.3.5. Phiên dịch: Người giỏi giang, có năng khiếu và hiểu biết rộng mới làm được phiên dịch. Người phiên dịch thành thạo không chỉ giỏi về dịch thuật mà còn biết xử trí mọi tình huống một cách bản lĩnh và tỉnh táo. Làm phiên dịch là phải chấp nhận sự gò bó, chịu được sức ép từ nhiều phía và sự vất vả, mệt mỏi. Ban tổ chức cần tạo điều kiện tốt cho phiên dịch làm việc như cung cấp thông tin, tài liệu cho phiên dịch từ trước, bố trí hệ thống micro và âm thanh, cabin/buồng dịch, tai nghe để công tác dịch thuật đạt hiệu quả cao; cũng cần quan tâm tới phục vụ giải khát, chống khô họng cho phiên dịch. 1.8.3.6. Tặng quà – tặng hoa: Trong giao tiếp quốc tế, có nhiều trường hợp cần tặng hoa hay tặng quà nhằm mục đích thể hiện tình hữu nghị, tình cảm, sự ngưỡng mộ… trong những dịp đáng ghi nhớ. Tặng hoa: Hoa phải tươi, không lòe loẹt, màu sắc thích hợp bối cảnh tặng, bao bì lịch sự. Trong những dịp trọng thể (quốc khánh, lễ hội) nên tặng lẵng hoa hoặc bó hoa to. Khi đón một đoàn khách quốc tế, người tặng hoa nên là nữ giới, ăn mặc lịch sự (áo dài hoặc vest). Nếu có phu nhân của trưởng đoàn cùng đi, nên tặng hoa cho cả hai người. Tặng quà: Tâm lý chung là khách đến thăm nơi nào cùng muốn có một món quà kỷ niệm đặc trưng về nơi đó. Vì vậy, quà tặng nên là những thứ nhẹ nhàng, giàu giá trị kỷ niệm và mang tính độc đáo của dân tộc, địa phương hay đơn vị mình. Nhớ gỡ bỏ giá tiền của món quà trước khi tặng. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 34 Có nhiều nơi, giá trị quà tặng không cao, nhưng quà tặng được bao gói rất lịch sự, sang trọng làm tăng gấp bội tính hấp dẫn đối với người nhận quà. Ví dụ như đất nước Nhật Bản, Hàn Quốc nơi mà hình thức gói quà là một nghệ thuật rất kỳ công, nó có ý nghĩa ngang với món quà tặng. Vì vậy, bên cạnh việc chọn lựa quà tặng, không nên xem thường mà cần đặc biệt chú ý đến việc gói quà Cách trao tặng: - Thông thường tặng phẩm mang ý nghĩa tượng trưng (tặng cho khách chính) nên tặng trong cuộc đón tiếp chính thức, trước mặt báo đài. Chỉ cần đóng gói hờ để có thể mở nhanh cho báo chí quay phim, chụp ảnh. - Tặng phẩm cho từng thành viên trong đoàn: nên được trao kín đáo, tốt nhất là cán bộ lễ tân đem đến tận phòng ở của khách. Cách ứng xử khi được tặng quà: nếu được tặng trực tiếp, có thể mở ra xem ngay, có lời khen món quà và cảm ơn người tặng. Nếu tặng phẩm đưa đến phòng ở, sẽ cảm ơn khi gặp người tặng. 1.9. Hội thảo HỘI THẢO Hội thảo là là sự tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi qua lại giữa hai hay nhiều đơn vị với nhau với mục đíchchính trị,kinh tế, học tập, giải trí, hiểu biết lẫn nhau…, tăng cường hơn nữa mối đoàn kết hữu nghị giữa các đơn vị.Ví dụ hội thảo văn học, hội thảo nhiếp ảnh, hội thảo múa, hội thảo văn hóa cồng chiêng, hội thảo văn hóa đọc trong thời đại bùng nổ truyền thông, hội thảo về quyền sở hữu trí tuệ và bản quyền trong lĩnh vực âm nhạc... Về nguyên tắc, hội nghị hội thảo quốc tế phải có kế hoạch từ năm trước và được cấp có thẩm quyền phê duyệt trước.Nếu Hội nghị cấp Trường phải xin phép Bộ.Nếu Hội thảo cấp khoa phải được sự đồng ý của Ban Giám Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 35 hiệu nhà Trường.Một số Hội thảo do Bộ yêu cầu trường đăng cai thì trường không phải xin phép. 1.Qui trình thực hiện - Xác định những nội dung và trọng tâm cần thảo luận trong Hội thảo, đây là công việc hết sức quan trọng bởi hội thảo thường diễn ra trong thời gian có hạn do vậy xác định nội dung chính và trọng tâm của hội thảo cần được xem xét kĩ lưỡng nhằm đạt hiệu quả cao nhất cho chương trình hội thảo. - Phân công người viết báo cáo, tham luận ... một hội thảo có thành công hay không tùy thuộc vào tính chất “hội” và “thảo” có được triển khai một cách nghiêm túc hay không. Và, phần cốt lõi của hội thảo bao giờ cũng dựa vào chất lượng của tham luận.Thế nhưng, trên thực tế, các cuộc hội thảo thường ít khi dựa trên tiêu chí chất lượng tham luận (cũng như nhân vật có khả năng tạo được tham luận chất lượng) mà chỉ chú trọng đến thành phần khách mời (với tiêu chí phù hợp). - Thành lập Ban tổ chức Hội nghị hội thảo. Mỗi hội thảo có chủ đề riêng và có quy mô khác nhau do vậy công tác tổ chức là rất quan trọng. Ban tổ chức quyết định quy mô, thời gian địa điểm, thành phần khách mời…của buổi hội thảo. Đồng thời chỉ đạo công tác hậu cần chuẩn bị cho hội thảo. - Lập danh sách đại biểu (Thành phần tham gia). Tùy theo nội dung và quy mô của hội thảo mà ban tổ chức lên danh sách đại biểu. đại biểu là những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực mà hội thảo chọn làm chủ đề và là những người có trách nhiệm thẩm quyền cao hơn đưa ra quyết định tổ chức hội thảo. khách mời là những người có mối quan tâm đến chủ đề hội thảo. - Dự kiến chủ tịch và thư ký Hội nghị để điều hành Hội thảo. Trước khi tiến hành hội thảo. Ban tổ chức đưa ra danh sách dự kiến những người có khả năng làm chủ tịch và thư kí của hội thảo. Sau khi xem xét sẽ đưa ra Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 36 quyết định chủ tịch và thư kí hội nghị bở đây là thành phần hết sứ quan trọng trong công tác điều hành hội thảo, quyết định rất nhiều đến sự thành công của hội thảo. - Xác định thời gian địa điểm tổ chức và gửi thư mời. Thời gian và địa điểm được ban tổ chức xem xét kĩ lưỡng bởi tùy theo quy mô và kinh phí tổ chức của hội thảo mà chọn địa điểm tổ chức cho phù hợp, sau đó tiến hành soạn thảo thư mời và gửi đến các đại biểu. - Làm thủ tục nhập cảnh cho khách theo qui định. Đây là yêu cầu quan trọng đối với những hội thảo có đại biểu, khách mời là người nước ngoài tránh những vướng mắc xuất nhập cảnh làm gián đoạn hội thảo với những khách mời quan trọng được mời đến để nói chuyện,chia sẻ trong hội thảo. - Tổ chức theo dõi việc đưa đón, tham quan, bố trí nơi ăn ở hợp lý cho khách.Với những hội thảo có tính chất quốc gia, quốc tế thì đây là khâu không thể thiếu. Vấn đề an ninh, nghỉ ngơi được chú trọng nhằm tâm lý thoải mái nhất trước và sau hội thảo. - In tài liệu kết luận, tổng kết những kinh nghiệm trong cuộc hội thảo và thực hiện các báo cáo sau Hội thảo để gởi các nơi có liên quan.. 2.Chuẩn bị hậu cần Thông thường các hội nghị hội thảo được giao cho các công ty chuyên tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiên. Bởi đó là đơn vị có kinh nghiệm tổ chức một cách chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả tốt cho sự thành công của hội thảo. - Nguồn kinh phí : dự trù nguồn kinh phí là yếu tố then chốt, tuy theo qkinh phí mà quyết định quy mô, địa điểm, thời gian …của hội thảo. - Trang trí (băng rôl, cây cảnh, khẩu hiệu, ...), sắp xếp hội trường.Tuy theo nội dung của buổi hội thảo mà đơn vị tổ chức sẽ trang trí cho phù hợp từ băngrol đến khẩu hiệu một cách chuyên nghiệp nhất. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 37 - Chuẩn bị báo cáo : Ban tổ chức và khách mời trao đổi trong buổi hội thảo sẽ chuẩn bị riêng những bài báo cáo cho phù hợp với hoàn cách và nội dung hội thảo. - Phiên dịch : với những hội thảo có khách mời là người nước ngoài thì cần có người phiên dịch sang tiếng phổ thông, những hội thảo mang tính chất quốc tế thì hệ thống phiên dịch là dịch đuổi(dịch đồng thời)rất quan trọng bởi có nhiều ngôn ngữ cần được truyền đạt. - Photocopy tài liệu - Giấy, viết, sơ mi, bản tên, cặp, sách, vật dụng (nếu có) - Đăng ký đại biểu. - Trực âm thanh ánh sáng và trực bảo vệ (trực suốt). - Phục vụ các loại máy móc - Thực hiện các chương trình tham quan theo hội nghị. - Tiệc chiêu đãi hội nghị - Thanh toán các khoản chi tiêu cho Hội nghị hội thảo 3. Cấp hạng khách trong hội thảo quốc tế Với những hội nghị hội thảo có quy mô quốc gia quốc tế thì phải chấp hành theo “Thông tư quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu tiếp khách trong nước” năm 2010. Các cấp hạng khách quốc tế khi đến dự hội nghị hội thảo ở Việt nam 3.1. Khách đặc biệt: Gồm các vị: Nguyên thủ Quốc gia; Phó Nguyên thủ Quốc gia; Người đứng đầu Chính phủ đồng thời là Người đứng đầu Đảng cầm quyền có quan hệ chính thức với Đảng Cộng sản Việt Nam mang danh nghĩa Đoàn đại biểu Đảng – Nhà nước hoặc Đoàn đại biểu Đảng – Chính phủ; Chủ tịch Quốc hội; Chủ tịch Thượng Nghị viện; Chủ tịch Hạ Nghị viện; Chủ tịch Liên minh Nghị viện Thế giới; Chủ tịch Tổ chức liên Nghị viện các nước Đông Nam Á. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 38 3.2. Khách Hạng A: Gồm các vị: Phó Thủ tướng Chính phủ; Phó Chủ tịch Quốc hội và những chức vụ tương đương như: Phó Chủ tịch Thượng Nghị viện; Phó Chủ tịch Hạ Nghị viện; Chủ tịch và Phó Chủ tịch Liên hiệp thanh niên và sinh viên thế giới; Chủ tịch và Phó Chủ tịch Liên hiệp phụ nữ thế giới; Chủ tịch Uỷ ban Bảo vệ Hoà bình thế giới; Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Tổng thư ký Liên hiệp công đoàn thế giới; Chủ tịch và Phó chủ tịch Liên đoàn Cựu chiến binh...; Người kế vị Vua hoặc người kế vị Nữ Hoàng; Tổng thư ký Liên hợp quốc; Bộ trưởng Bộ Ngoại giao. 3.3. Khách Hạng B: Gồm các vị: Bộ trưởng; thứ trưởng và những chức vụ tương đương như: Chủ tịch Tổng Công đoàn; Chủ tịch Trung ương Hội Liên hiệp thanh niên; Chủ tịch Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ; Chủ tịch và tổng thư ký Uỷ ban Olympic thế giới; Chủ tịch Hội Cựu chiến binh các nước... Khách là các quan chức là Chủ tịch hoặc Tổng thư ký các tổ chức liên Chính phủ (EU, ASEAN, APEC); Chủ tịch hoặc Tổng thư ký các tổ chức tài chính quốc tế (WB, IMF, ADB); Chủ tịch Uỷ ban hỗn hợp. 3.4. Khách Hạng C: Gồm tất cả các khách từ cấp Vụ, Cục trở xuống và những chức vụ tương đương; phi công, hoa tiêu, các đoàn nghệ thuật và thể dục thể thao. Khách là Phó chủ tịch các tổ chức, Phó tổng thư ký các tổ chức liên Chính phủ và các tổ chức tài chính quốc tế; Phó Chủ tịch Uỷ ban Olympic thế giới, Phó chủ tịch và Tổng thư ký Hội đồng thể thao Châu Á. Riêng các đoàn nghệ thuật, thể dục thể thao ăn theo tiêu chuẩn loại B; hoa tiêu và phi công ăn theo tiêu chuẩn loại A. 3.5. Khách mời quốc tế khác: Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 39 Học viên quốc tế tham dự các khoá học, tập huấn ngắn hạn do Việt Nam tổ chức; các khách mời quốc tế khác không thuộc các đối tượng quy định tại khoản 1, 2, 3, 4 Phụ lục nêu trên. Đối với học viên quốc tế do Việt Nam mời theo quy định tại Hiệp định song phương giữa hai nước thì thực hiện theo Hiệp định. 1.10. Hội đàm Một số nghi lễ trong buổi hội đàm 1. Ngôi thứ - Trong mọi trường hợp người quan trọng nhất luôn được xếp vào vị trí được coi là hàng đầu. - Mỗi nhà nước đều đặt ra một trật tự ngôi thứ chính thức quy định cấp bậc của các nhân vật. - Tuy nhiên những trình tự ngôi thứ này không phải là một mệnh lệnh tuyệt đối không thể thay đổi được. Chúng có thể được thay đổi để vận dụng vào những sự kiện cụ thể một cách thỏa đáng. - Sự bình đẳng giữa các nhà nước. + Việc xác định những tiêu chuẩn khách quan để xác lập ngôi thứ các nguyên thủ quốc gia với nhau và giữa các phái đoàn với nhau được thực hiện trên nguyên tắc bình đẳng giữa các nhà nước có chủ quyền. + Đối với một sự kiện điều quan trọng là phải có mục tiêu dứt khoát từ đầu đến cuối. + Đối với đại sứ, lãnh sự và đại diện các tổ chức quốc tế. + Việc xác định vị trí các đại sứ tại một buổi lễ hay một bữa tiệc cần được nghiên cứu kỹ lưỡng và thông thường họ được xếp ở những vị trí hàng đầu. + Các nhân viên lãnh sự cũng là đối tượng được chú ý đặc biệt. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 40 Ngôi thứ không có uỷ quyền: Người đại diện thì không thể được đối xử như người mình đại diện trừ khi người đó đại diện cho nguyên thủ quốc gia hay một thị trưởng. Nhường chỗ: Thông thường chủ một buổi lễ ngồi ở vị trí số một, ngồi bên phải hay trước mặt là một vị khách có cấp cao nhất. Nguyên tắc này được điều chỉnh khi chủ tiếp một nhân vật có cấp bậc cao hơn sẽ lịch sự nhường chỗ cho khách. Dân biểu: Các dân biểu được xếp theo thâm niên được bầu trừ khi cấp bậc của họ được xác định bằng một sắc lệnh Các thị trưởng có ngôi thứ lễ tân bên cạnh nhân vật quan trọng nhất khi có hoạt động diễn ra ở thành phố mình. Nguyên tắc này không phải lúc nào cũng đúng đối với thị trưởng thủ đô. Tuổi tác và thâm niên: Người nhiều tuổi được xếp trên người ít tuổi. Người có thâm niên lâu hơn trong công tác sẽ được ưu tiên. Nếu 2 người có thâm niên như nhau, người nhiều tuổi hơn sẽ được xếp trên. Người tiền nhiệm xếp sau người đương nhiệm. Người giữ cương vị danh dự xếp sau người giữ chức vụ thực tế. Khách nước ngoài: Chỗ của khách nước ngoài thuộc cùng một nước do chính quyền nước đó xác định chứ không do nước chủ nhà quy định. Khách nước ngoài được xếp trước khách thuộc nước chủ nhà. Lịch sự với phụ nữ: Nam giới nhường chỗ cho nữ giới. Quan chức cấp cao sẽ nhường chỗ cho khi người phụ nữ có cùng cấp bậc Các cặp vợ chồng: Tại một buổi lễ hay buổi biểu diễn, các cặp vợ chồng được xếp với nhau theo cấp bậc của người giữ cương vị được mời. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 41 Các nhân vật tôn giáo: Các chức sắc tôn giáo được xếp sau các quan chức dân sự, Tuy nhiên trong những hoàn cảnh cụ thể nguyên tắc này có thể thay đổi. Khi xếp chỗ cũng cần chú ý tới những người có huân huy chương cũng như những nhân vật có uy tín trong các lĩnh vực của mình. Xếp chỗ theo thứ tự ABC để đảm bảo sự bình đẳng giữa đại biểu, phái đoàn hay quốc gia. Thường người ta sẽ rút thăm chữ cái đứng đầu để tránh cách sắp xếp từ A đến Z cứng nhắc. 2. Lễ tân ngoại giao trong hội đàm. Để tổ chức tốt cuộc hội đàm, người cán bộ lễ tân cần vạch kế hoạch trước và kiểm tra bàn ghế, micro, cốc chén trước khi cuộc họp khai mạc; đặc biệt, phải chú ý sắp xếp chỗ ngồi đúng vị trí, ngôi thứ. Nói chung, các nước đón khách đến thăm chính thức, thăm làm việc đều có hoặc làm việc giữa hai đoàn. Đối với Vua hoặc Nữ hoàng hay thành viên Hoàng gia thường không hội đàm hoặc không tham gia hội đàm, trừ phi người đó đồng thời kiêm hành pháp. Sau đây là một số vấn đề cần chú ý khi tổ chức một cuộc hội đàm với khách. Thành phần hội đàm: Về cơ bản, thành phần hội đàm hai bên tương ứng về chức vụ, nghề nghiệp và số lượng. Nếu cần thiết, nước chủ nhà có thể cử thêm thành phần tham gia hội đàm để đạt được yêu cầu nêu trên. Cách sắp xếp bàn và vị trí ngồi: Bàn hội đàm hoặc làm việc giữa hai đoàn được xếp theo kiểu bàn dài, hình ô-van hay bầu dục. Về vị trí ngồi: phải tôn trọng nguyên tắc ngôi thứ, không xếp xen kẽ giữa chủ và khách như chiêu đãi mà xếp mỗi Đoàn ngồi một bên. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 42 Người chủ trì (Trưởng đoàn) của mỗi bên ngồi giữa, bên phải Trưởng đoàn là người thứ hai, bên trái Trưởng đoàn là phiên dịch (phiên dịch không được coi như xếp số), bên phải số hai là số bốn, bên trái phiên dịch là số ba và tiếp đến xếp theo thứ tự bên phải rồi bên trái cho đến hết. Một số nước xếp phiên dịch ngồi bên phải Trưởng đoàn; như vậy, trật tự phải trái được đảo lại. Trên bàn hội đàm phải đặt thiếp ghi tên để các đại biểu vào ngồi đúng vị trí. Cách sử dụng cờ: Nhiều nước có quy định chỉ đặt cờ hai nước trong hội đàm và thăm làm việc đối với Trưởng đoàn từ cấp Bộ trưởng, Chủ nhiệm các ủy ban của Quốc hội trở lên; một số nước mở rộng đến Chủ tịch chính quyền, Chủ tịch Hội đồng Nhân dân tỉnh, thành phố. Nước ta chưa có quy định về vấn đề này nhưng có thể áp dụng thông lệ trên. Cờ nhỏ (gọi là cờ hội đàm) đặt trước mặt Trưởng đoàn. Cờ to của hai nước cũng có thể được dựng ở phía đầu bàn bên trong, sát phông; nếu nhìn từ ngoài vào thì cờ chủ nhà bên phải, cờ khách bên trái và chỗ ngồi của mỗi bên theo vị trí cờ. Đại diện các Công ty khi làm việc đối ngoại không cắm Quốc kỳ mà có thể dùng cờ biểu trưng của Công ty chủ và khách. Phóng viên: Trong các cuộc hội đàm, làm việc, Ban tổ chức nên tạo điều kiện thuận lợi cho các phóng viên vào làm việc lúc mở đầu khoảng 3-4 phút. Sau đó, phóng viên phải ra để cuộc hội đàm được chính thức bàn về các vấn đề nội dung. Phục vụ: Nói chung, trên bàn hội đàm và làm việc thường để sẵn nước suối hoặc nước trái cây. Có thể phục vụ trà, cà phê lúc ban đầu; không sử dụng cốc thuỷ tinh để rót nước trà kể cả trà đen, mà phải dùng cốc bằng sứ. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 43 Ngày nay, không thấy nước nào để thuốc lá khi hội đàm, làm việc hoặc tiếp khách. Sau khi phục vụ lúc ban đầu, người phục vụ cần sớm rút ra ngoài để phòng làm việc được tập trung, yên tĩnh. Người phục vụ chỉ vào khi cần thiết hoặc được yêu cầu phục vụ. Trong khi hội đàm, làm việc nên tránh đi ra, đi vào nhiều, ảnh hưởng đến không khí cuộc họp. PHẦN 2: ỨNG DỤNG TRONG DU LỊCH