Trình bày kết quả báo cáo bằng văn bản và thuyết trình

1TRÌNH BÀY KẾT QUẢ BÁO CÁO BẰNG VĂN BẢN VÀ THUYẾT TRÌNH 2• Chất lượng trình bày của các kết quả nghiên cứu có thể ảnh hưởng rất lớn đến nhận thức về chất lượng nghiên cứu của người sử dụng kết quả nghiên cứu • Ý nghĩa về mặt nội dung, dạng, độ dài và các chi tiết kỹ thuật của bản báo nghiên cứu. 3NỘI DUNG I .Các yếu tố cần có của một báo cáo nghiên cứu. II .Viết báo cáo. III.Trình bày báo cáo bằng miệng (oral) 4I. Các yếu tố cần có của một báo cáo nghiên cứu. I.1 Lời mở đầu (prefatory inf.) I.2 Lời giới thiệu (Introduction) I.3 PP nghiên cứu (methodology) I.4 Kết quả (Findings) I.5 Kết luận (Conclusions) I.6 Phụ lục (Appendixes) I.7 Thư mục (Bibliography) 5I.1 Lời mở đầu I.1.a Letter of Transmittal (thư chuyển giao) I.1.b Title page (trang tiêu đề) I.1.c Authorization letter I.1.d Executive summary (tóm tắt) I.1.e Table of contents (Mục lục) 6I.1.a Letter of Transmittal • Nên đưa vào khi quan hệ giữa người nghiên cứu và khách hàng là trang trọng. • Ghi rõ chuyển cho người có thẩm quyền (người yêu cầu nghiên cứu); đưa ra chỉ dẫn hoặc giới hạn trong nghiên cứu. • Chỉ ra mục đích và khó khăn của việc nghiên cứu. • Đề tài nghiên cứu sử dụng trong nội bộ tổ chức thì không cần đưa vào. 7I.1.b Trang tiêu đề 4 nội dung • Tiêu đề báo cáo • Ngày • Gửi cho ai • Ai gửi 8I.1.c Authorization letter Khi báo cáo được gửi đến tổ chức chính quyền (public organization), thường phải đưa letter of authorization chỉ ra người có thẩm quyền tiếp nhận nghiên cứu. 9I.1.d Executive summary (tóm tắt bao quát) • Viết tắt, ngắn gọn, thường khoảng 2 trang. • Có thể là một báo cáo nhỏ - bao quát các khía cạnh trong nội dung của bản báo cáo hoặc có thể là tóm tắt chính xác những findings và kết luận, bao gồm cả kiến nghi. • Không đưa thông tin mới vào • Phải chứa đựng các vấn đề quan trọng 10 I.1.e Bảng nội dung • Là một hướng dẫn sơ lược. • Nên có với 1 báo cáo có nhiều mục (từ 6 – 10 trang/1 mục). • Nếu có nhiều bảng biểu, đồ thị hoặc các exhibit khác  nên được liệt kê ra sau bảng nội dung trong một bảng biểu minh họa. 11 I.2 Lời giới thiệu (introduction) I.2.a Nêu ra vấn đề (problem statement) I.2.b Mục tiêu nghiên cứu (research obj.) I.2.c Cơ sở (Background) 12 I.2.c Cơ sở (background) • Có thể là kết quả khám phá ban đầu thông qua quá trình khảo sát, nhóm trọng tâm, hoặc từ các nguồn khác. Hoặc là, tài liệu này có thể là dữ liệu cấp hai từ việc phỏng vấn • Bao gồm định nghĩa, tiêu chuẩn, giả định  cung cấp cho người đọc những thông tin cần thiết để hiểu những vấn đề còn lại của báo cáo. • Tài liệu cơ sở có thể đặt trước ‘problem statement’ hoặc sau ‘research objective’. + Nếu nó tạo được những căn bản của tài liệu và liên quan đến người đọc  nên trình bày ngay sau objective. + Nếu nó chứa đựng những thông tin thích hợp với những vấn đề hoặc tình huống quản trị mà dẫn tới việc nghiên cứu  đặt trước ‘problem statement’ 13 I.3 PP nghiên cứu (Methodology) Ít nhất 5 phần I.3.a Thiết kế mẫu (sampling design) I.3.b Thiết kế nghiên cứu (research design) I.3.c Thu thập dữ liệu (data collection) I.3.d Phân tích dữ liệu (data Analysis) I.3.e Giới hạn (limitations) 14 I.3.a Thiết kế mẫu (sampling design) • Định nghĩa rõ ràng tổng thể được nghiên cứu và PP lấy mẫu được sử dụng. • Súc tích, ngắn gọn những giải thích, tính duy nhất của tham số được chọn hoặc những điểm khác mà cần được giải thích. • Các tính toán nên đưa vào phụ lục thay vì trong nội dung của bảng báo cáo. 15 I.3b Thiết kế nghiên cứu (research design) • Phải phù hợp với mục đích. • Trong nghiên cứu thí điểm, tài liệu, thiết bị, điều kiện kiểm sóat và những công cụ khác phải được mô tả. • Thiết kế phức tạp: điểm mạnh và yếu nên được xác định. • Bản sao tài liệu: đặt trong phần phụ lục. 16 I.3.c Thu thập dữ liệu (data collection) • Phụ thuộc thiết kế được chọn. • Cần xem xét các vấn đề: + Cần bao nhiêu người tham gia vào quá trình thu thập dữ liệu. Chia thành bao nhiêu nhóm? Quản lý nhóm?... + Khi nào thì thu thập dữ liệu? bao nhiêu thời gian? + Phân công nhiệm vụ từng nhóm ? + Việc sử dụng những thủ tục được chuẩn hóa và bản dự thảo? + Hình thức khảo sát? • …….. 17 I.3.d Phân tích dữ liệu (data analysis) • Tóm tắt những phương thức được sử dụng để phân tích. • Mô tả: cách giải quyết dữ liệu, phân tích ban đầu, kiểm định thống kê, chương trình vi tính và những thông tin kỹ thật khác. 18 I.4 Findings – kết quả • Là phần dài nhất của báo cáo. • Mục tiêu: giải thích dữ liệu; không phải là phác thảo những phiên dịch hay kết luận. • Dữ liệu có tính định lượng  findinds có thể được trình bày đơn giản bằng đồ thị, bảng biểu. • Findings cần khách quan, không thiên về những giả định của chúng ta 19 I.5 Kết luận (conclusion) • Tóm tắt và kết luận – Trình bày ngắn gọn kết quả quan trọng. – Tóm tắt được sử dụng nếu có nhiều kết quả riêng biệt – Báo cáo nghiên cứu đơn giản  tóm tắt sẽ kết thúc bài nghiên cứu (không cần kết luận hay kiến nghị) – Kết luận có thể trình bày dưới dạng bảng biểu để dễ dàng đọc và tham chiếu. 20 I.5 Kết luận (conclusion) (t.t.) • Kiến nghị – Đưa ra những ý tưởng hành động đúng. – Nghiên cứu mang tính học thuật: kiến nghị thường là những đề xuất nghiên cứu thêm để mở rộng hoặc kiểm tra lĩnh vực nghiên cứu. – Nghiên cứu ứng dụng: kiến nghị thường là những hành động cho nhà quản lý. 21 I.6 Phụ lục (appendixes) Nơi đặt các bảng biểu phức tạp, những kiểm tra thống kê, tài liệu liên quan, mẫu, bảng câu hỏi, mô tả chi tiết phương pháp, những chứng cứ quan trọng. 22 I.7 Thư mục (Bibliography) Danh sách các tài liệu tham khảo. 23 II. Viết báo cáo • Yêu cầu chung: • Các loại báo cáo: • Viết báo cáo: – Vấn đề cần quan tâm trước khi viết (prewriting concern) – Viết nháp (writing the draft) • Khả năng đọc (readability) • Khả năng hiểu (comprehensibility) • Giọng văn (tone) • Bằng chứng cuối cùng (final proof) • Các yếu tố cần cân nhắc khi trình bày (presentation considerations) 24 Yêu cầu chung • Rõ ràng • Tiêu đề và phụ đề chia thành các mục • Mỗi báo cáo phải có tính riêng biệt 25 Các loại báo cáo • Báo cáo ngắn (short report) • Báo cáo dài (long report) – Báo cáo kỹ thuật (technical report) – Báo cáo quản lý (management report) 26 Báo cáo ngắn (short report) • Thích hợp khi vấn đề đã được xác định rõ ràng, đối tượng giới hạn, phương pháp đơn giản • Mục đích: đưa thông tin nhanh chóng dưới hình thức dễ dàng sử dụng. • Có thể phục vụ cho những đề tài nghiên cứu nhỏ, chi phí tương đối thấp. • Phương pháp nghiên cứu đưa vào trong phần giới thiệu, chi tiết đưa vào trong phần phụ lục • Letter là một hình thức báo cáo ngắn. • Báo cáo dưới dạng memo là một dạng khác được định dạng To, From, Subject. 27 Báo cáo ngắn (short report) (t.t.) • Bố cục: 5 trang là tối đa. – Phần mở đầu: ngắn gọn về vấn đề nghiên cứu – Kế đến là những findings – Dựa trên những findings đưa ra kết luận, kiến nghị/ đề xuất • Những đề nghị hữu ít cho việc viết báo cáo ngắn: – Cho người đọc biết tại sao viết báo cáo – Viết dưới phong cách mô tả ngắn gọn và trực tiếp – Nếu thời gian cho phép, thì hôm nay viết báo cáo, sau đó xem lại nó vào ngày mai trước khi gửi – Đính kèm tài liệu chi tiết như một phụ lục (nếu cần) 28 Báo cáo kỹ thuật (technical report) • Viết cho người người đọc là nhà nghiên cứu • Bao gồm đầy đủ tài liệu và chi tiết; ghi chép đầy đủ quá trình được thực hiện (gồm những gì xảy ra, như thế nào) • Hỗ trợ cho những báo cáo nghiên cứu khác  tài liệu chủ yếu. • Thông tin vế nguồn dữ liệu, quy trình nghiên cứu, thiết kế mẫu, công cụ thu thập dữ liệu, việc xây dựng những chỉ mục, và những phương pháp phân tích dữ liệu được đưa vào trong phụ lục. 29 Yêu cầu của báo cáo kỹ thuật • Bố cục – Lời tựa để giới thiệu: mục đích nghiên cứu và theo sau bởi mục về phương pháp nghiên cứu. – Kế tiếp là các findings, bao gồm các bảng và các đồ thị. Mục kết luận bao gồm các kiến nghị. – Cuối cùng, các phụ lục chứa đựng các thông tin kỹ thuật, công cụ nghiên cứu, danh sách các từ chuyên môn và các tài liệu tham khảo. • Trình bày và phân tích dữ liệu đầy đủ. 30 Yêu cầu của báo cáo kỹ thuật (tt) • Kết luận và kiến nghị rõ ràng, liên quan chặt chẽ với những findings đưa ra. • Các thuật ngữ kỹ thuật nên giảm thiểu và phải được định nghĩa rõ khi cần đưa vào sử dụng. • Nên có những sự tham chiếu đến các bài nghiên cứu, lý thuyết và kỹ thuật khác. Muốn người đọc quen với những tham chiếu này, thì việc đưa ra những chú thích ngắn gọn (footnote or endnote – chú thích) rất là hữu hiệu. • Báo cáo kỹ thuật ngắn giống báo cáo kỹ thuật dài nhưng được viết ngắn gọn. Bao gồm: phần giới thiệu (viết gọn trong 1 đọan văn). Hầu hết những điểm nhấn mạnh được đặt trong phần findings và kết luận. Thường đuợc viết dưới dạng memo hoặc thư bao gồm: vấn đề (nghiên cứu) là gì và kết luận nghiên cứu là gì. 31 Báo cáo quản lý Phục vụ cho những người không có kiến thức cơ bản và chỉ quan tâm đến kết quả hơn là các phương pháp nghiên cứu. Người đọc thường không quan tâm đến chi tiết phương pháp nhưng lại quan tâm rất nhiều đến việc làm sao hiểu được một cách nhanh chóng các findings và kết luận. 32 Yêu cầu của báo cáo quản lý • Bố cục (ngược với báo cáo kỹ thuật): – Mục lời tựa đề giới thiệu và lời mở đầu – Kết luận cùng với các kiến nghị – Các findinds để hỗ trợ giải thích cho kết luận. – Các phụ lục trình bày chi tiết phương pháp kỹ thuật yêu cầu. 33 Yêu cầu của báo cáo quản lý (t.t.) • Giọng văn: báo chí và phải chính xác; Có các tiêu đề và gạch chân các điểm cần nhấn mạnh • Dùng hình ảnh và đồ thị thay thế cho bảng biểu. • Các câu và các đọan văn nên viết ngắn gọn và trực tiếp vào vấn đề; Nên có mỗi finding ở đầu mỗi trang  giúp chúng ta hiểu xuyên suốt báo cáo và ngay cả hiểu được đồ thị. • Phương pháp nghiên cứu đưa vào trong phần giới thiệu, chi tiết đưa vào trong phần phụ lục. 34 Nhiều dự án đòi hỏi cả hai lại báo cáo. Một số nhà nghiên cứu cố gắng viết chỉ một báo cáo nhằm đáp ứng cả 2 nhu cầu (cho người chuyên nghiệp và không chuyên nghiệp), thì loại báo cáo này lại làm cho người viết báo cáo gặp nhiều rắc rối . 35 Viết báo cáo Trình bày tốt báo cáo thường gây ấn tượng cho người đọc hơn là một nghiên cứu có chất lượng nhưng lại trình bày yếu kém. 36 Vấn đề cần quan tâm trước khi viết. • Hỏi lại “Mục đích của báo cáo là gì”, “Ai là người đọc báo cáo”. • Báo cáo càng được đưa tới cấp cao thì càng phải ngắn. • Phải quan tâm đến những vấn đề giới hạn khoảng cách kỹ thuật giữa người đọc và người viết (càng lớn thì càng khó hiểu hết đầy đủ ý nghĩa và chính xác) 37 Vấn đề cần quan tâm trước khi viết (t.t.) • “chúng ta viết báo cáo dưới tình huống nào và giới hạn nào”; Bản chất của chủ đề có mang tính kỹ thuật cao không? Có cần thống kê không? Đồ thị? Tầm quan trọng của topic? Những khó khăn của báo cáo mắc phải? thời gian cần cho báo cáo là bao lâu? • “báo cáo được sử dụng như thế nào?”; Cố gắng làm sao để người đọc hiểu được báo cáo. Các thông tin được thực hiện như thế nào để thuận tiện cho người đọc và được người đọc quan tâm? Báo cáo này cho bao nhiêu người đọc, số bản cần là bao nhiêu? 38 Vấn đề cần quan tâm trước khi viết (tt) • Dàn ý đại cương ( tóm tắt ý chính) Cấu trúc dàn ý như sau: I.Major topic heading A. Major subtopic heading 1.Subtopic a. Minor subtopic (1) Futher detail (a) Even futher detail 39 Vấn đề cần quan tâm trước khi viết (tt) Hai lọai outline thường được sử dụng là : + Topic outline : dùng những từ chính (keyword), viết tắt ngắn gọn. Trường hợp này thì người viết phải nhớ những từ ngữ viết tắt này + Sentence outline: dùng để diễn giải những suy nghĩ thành những câu (chưa hòan chỉnh). Nhưng phương thức này sẽ giúp người viết giảm bớt công việc khi viết thành bài hòan chỉnh. Những người nghiên cứu chưa có kinh nghiệm nên chọn cách này vì nó giúp cho người NC biết được sẽ viết cái gì và viết như thế nào. • Thư mục Báo cáo dài, có tính chất kỹ thuật  phải có danh mục thư mục đi kèm để cho biết nguồn gốc tài liệu mà người viết lấy từ đâu. 40 Viết nháp • Phải quyết định có nên đưa đồ thị, bảng biều vào hay không, và đưa vào vị trí nào trong outline. • Khả năng đọc + Quan tâm đến khả năng đọc của đọc giả và quan tâm đến lĩnh vực chuyên môn của họ, nên viết ở mức độ phù hợp với khả năng đọc của người xem. + Nên chỉ cho người xem tính hữu ích của bài báo cáo bằng cách chỉ ra rằng báo cáo sẽ giúp ích gì cho họ. + Để kiểm tra việc viết theo mức độ khó khăn dể hiểu, ta có thể dùng tiêu chuẩn readability index. 41 Viết nháp (t.t.) • Khả năng hiểu + Tránh tình trạng tối nghĩa, nhiều nghĩa, nghĩa bóng. + Chọn lựa từ ngữ chính xác (những từ mà truyền đạt ý nghĩ chính xác), rõ ràng. + Các khái niệm phải được định nghĩa + Từ và câu nên được tổ chức và sắp xếp một cách cẩn thận. Việc đặt sai vị trí sẽ làm báo cáo trình bày tràn lan. 42 Viết nháp (t.t.) • Giọng văn + Phải thể hiện rằng bài viết này viết cho mọi người đọc, chứ không phải viềt cho chính tác giả. + Thông điệp được gửi cho người đọc phải thật chân thành. + Nên lọai bỏ những ngữ nghĩa có tính tiêu cực và viết lại những suy nghĩ tích cực. • Kiểm ta cuối cùng + Kiểm tra: Xem nó có được viết xuông sẻ không? Các findings và kết luận có giải quyết được vấn đề và mục tiêu nghiên cứu không? Các bảng biểu và đồ thị có trình bày phù hợp với thông tin và hình thức có dễ dàng đọc hiểu không? + Hãy viết tóm tắt khi đảm bảo rằng bản nháp đã hòan thành 43 Trình bày • Báo cáo cần được đánh máy và in rõ ràng. • Sự trình bày của báo cáo phải diễn tả được những từ chuyên dụng sử dụng trong báo cáo. • Tránh sự dài dòng. • Cách khắc phục sự dài dòng: +Sử dụng đoạn ngắn. Mỗi đoạn mô tả một suy nghĩ rõ rệt, nhất định. +Tách những đọan dài thành những đọan nhỏ hơn như danh sách, những câu trích dẫn, những ví dụ. 44 Trình bày (t.t.) + Sử dụng những tiêu đề nhỏ để chia báo cáo và những phần chính của nó thành những phần cục bộ, đồng nhất. + Sử dụng cách trình bày thành những danh sách theo chiều từ trên xuống. • Mỗi đoạn hoặc bảng phải chứa đủ thông tin rõ ràng; Tiêu đề của đoạn cũng phải bổ sung ý nghĩa cho tiêu đề chính  vai trò đánh dấu cho người đọc và quay lại dễ dàng với những phần đặc biệt trong báo cáo. 45 Trình bày thông tin dạng số • Trình bày dạng văn bản • Trình bày dạng gần như bảng • Trình bày dạng bảng • Trình bày dạng đồ thị – Biểu đồ dạng đường kẻ – Biểu đồ diện tích – Biểu đồ dạng hình tròn (miếng) – Đồ thị dạng thanh – Biểu đồ dạng hình và địa lý – Biểu đồ không gian 3 chiều. 46 46 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 1st Qt r 2nd Qt r East We st No r t h 0 20 4 0 6 0 1 s t Q t r 2 n d Q t r N o r t h We s t E a st 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qt r North West East 1st Qt r 2 nd Qt r 3 r d Qt r 4 t h Qt r 1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr 0 10 2 0 3 0 4 0 5 0 1s t Qtr 2 nd Qtr Eas t West Nort h 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 0 5 East W est No rt h 0 20 40 60 80 100 1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr East 80-100 60-80 40-60 20-40 0-20 1st Q t r 2 nd Q t r 3 rd Qt r 4 t h Qt r 0 5 0 10 0 1s t Q tr 2 nd Qtr 3 rd Q tr 4 th Qtr Ea st Wes t Nort h 0 20 40 60 80 100 120 0 1 2 3 4 5 East North 47 III. Thuyết trình báo cáo bằng miệng (oral report) • Đặc điểm khác biệt so với những loại bài nói trước đám đông khác? • Phần chuẩn bị • Sự truyền đạt • Phương tiện hỗ trợ 48 • Những đặc điểm khác biệt so với những loại bài nói trước đám đông khác. + Chỉ một nhóm nhỏ quan tâm, + Số liệu thống kê thường là 1 phần quan trọng của đề tài. + Người nghe: thường là những nhà quản lý quan tâm đến đề tài nghiên cứu nhưng chỉ muốn nghe những phần cốt lõi + Thời gian trình bày thường khoảng 20 phút, có thể kéo dài tới 1 giờ. + Phần thuyết trình thường tuân theo những câu hỏi và vần đề cần thảo luận. 49 Phần chuẩn bị • Nếu muốn trình bày hiệu quả dưới mọi điều kiện  phải lập kế hoạch cẩn thận. Bắt đầu bằng 2 câu hỏi: + Lập kế hoạch để nói trong bao lâu? + Mục đích của briefing là gì? 50 Phần chuẩn bị (t.t.) • Phát triển một đề cương chi tiết, những phần chính như sau: + Phần mở bài: Nêu vấn đề ngắn gọn, đi trực tiếp, thu hút sự chú ý, và giới thiệu được nội dung bản chất vấn đề sẽ thảo luận; nêu được bản chất nội dung vấn đề nghiên cứu mà nó nhắm đến và phục vụ cho mục đích gì, như thế nào?(có thể không hơn 10% thời gian cho phép thiết lập được những phần của nội dung bài báo cáo). + Phần nội dung: thông tin (findings) và kết luận. Kết luận có thể nêu ra ngay sau phần mở đầu, mỗi ý kết luận được theo sau bằng những findings hỗ trợ cho nó. + Phần đề xuất/kiến nghị: mỗi đề xuất kèm sau bằng những tham chiếu tới những kết luận mà dẫn tới đề xuất đó  cung cấp những điểm chính của bản báo cáo. + Cuối bài thuyết trình: kêu gọi câu hỏi từ phía người nghe. 51 Phần chuẩn bị (t.t.) • Diễn tập: điều kiện tiên quyết cho briefing hiệu quả 52 Sự truyền đạt • Quan trọng không kém nội dung của báo cáo. • Phong cách thuyết trình tao nhã làm cho người nghe dễ tiếp thu hơn. • Việc truyền đạt nên chừng mực. hành vi, điệu bộ, cách ăn mặc, vẻ bên ngoài nên thích hợp với hoàn cảnh. • Tốc độ nói, phát âm rõ ràng, độ dừng, cử chỉ, tất cả phải thực hiện tốt. • Chú ý Đặc điểm giọng nói, Đặc điểm cơ thể 53 Phương tiện hỗ trợ • Bảng trắng và bảng đen: • Các tài liệu phân phát: Không đắt nhưng có thể có 1 cách nhìn chuyên nghiệp nếu thể hiện cẩn thận. • Flip charts: • Overhead transparencies: • Slide: • Computer-drawn visual: • Computer animation: 54 Phương tiện hỗ trợ (t.t.) • Sự chọn lựa những phương tiện nghe nhìn hỗ trợ được xác định bởi mục tiêu định hướng của bạn. Tính liên tục và đáng ghi nhớ của bài thuyết trình cũng được cải thiện bằng những phương tiện nghe nhìn.