Báo cáo thực tập nhận thức tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Ngoại Thương Vietcombank - Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI NGÀNH TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tháng 03/2013 1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI NGÀNH TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập: Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Vietcombank - Chi nhánh TP HCM Giảng viên hướng dẫn: Đặng Thị Thu Hằng Sinh viên thực hiện: Nguyễn Quốc Anh Lớp: KN101 Ngày nộp báo cáo:…./…./2013 Người nhận báo cáo (Kí tên và ghi rõ họ tên) 2 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… Họ tên người nhận xét Ký tên 3 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN THỰC TẬP ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… Họ tên GVHD Ký tên 4 MỤC LỤC MỤC LỤC................................................................................................................................. 4 TRÍCH YẾU ............................................................................................................................. 5 LỜI CẢM ƠN ........................................................................................................................... 6 NHẬP ĐỀ .................................................................................................................................. 7 DANH SÁCH BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH .............................................................................. 8 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .................................................................................................. 8 PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP ........................................................... 9 I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM ........................ 9 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển .................................................................................. 9 1.2. Cơ cấu tổ chức: ......................................................................................................... 11 1.3. Lĩnh vực hoạt động của Ngân hàng Vietcombank .................................................... 12 II. NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM-CHI NHÁNH TPHCM ...................... 14 2.1. Sự thành lập ............................................................................................................... 14 2.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban ..................................... 15 2.3.1 Cơ cấu tổ chức và quản lý điều hành ...................................................................... 15 2.3.2Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban .................................................................. 17 PHẦN 2: CÔNG VIỆC THỰC TẬP .................................................................................... 20 I. NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP (EM NÊN ĐƯA RA KHÓ KHĂN CỦA EM LÀ GÌ VÀ TỪ ĐÓ RÚT RA KINH NGHIỆM) ............................................................................ 20 1.1 In ấn và sử dụng máy fax ............................................................................................ 20 1.2 Học cách nghe và nói chuyện qua điện thoại ............................................................. 20 1.3 Xé chứng từ hạch toán ................................................................................................ 20 1.4 In điện gốc .................................................................................................................. 21 1.5 Kiểm tra đối chiếu sổ phụ với chứng từ hạch toán ..................................................... 21 1.6 Sắp xếp hồ sơ .............................................................................................................. 21 1.7 Đóng dấu ngày tháng năm vào phiếu ủy nhiệm thu-chi ............................................. 22 1.8 Xin dấu tròn ở phòng Hành Chính. ............................................................................ 22 1.9 Chuyển giấy tờ qua các phòng khác ........................................................................... 22 1.10 In séc ......................................................................................................................... 22 1.11 Sao kê tài khoản ........................................................................................................ 23 1.12 Kiểm tra số dư tài khoản .......................................................................................... 23 NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ BẢN THÂN .......................................................................... 24  Thuận lợi ................................................................................................................... 24  Khó khăn ................................................................................................................... 24 KẾT LUẬN ............................................................................................................................. 25 5 TRÍCH YẾU Kỳ thực tập nhận thức lần này được thực hiện nhằm mục đích giúp sinh viên có cơ hội thực hành những kiến thức đã được học trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Việc va chạm với công việc thực tế sẽ giúp cho sinh viên có thêm kinh nghiệm không những trong công việc mà còn cách cư xủ trong môi trường làm việc. Sau khi hoàn thành, sinh viên sẽ hiểu rõ hơn tầm quan trọng của môi trường làm việc, cách đối nhân xử thế, đây là hai yếu tố vô cùng quan trọng đã bị nhiều sinh viên lãng quên bấy lâu nay- nhiều người trong số họ chỉ tập trung vào việc học trau dồi kiến thức chuyên môn, mà quên đi cách hòa nhập vào môi trường làm việc. Sau khi thực hiện đề án này, với sự hướng dẫn tận tình của các anh chị bản thân tôi rút ra được nhiều kinh nghiệm, học tập được cách giao tiếp làm việc với khách hàng, cũng như cách hòa nhập với môi trường làm việc. 6 LỜI CẢM ƠN Trước hết, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến trường đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho tôi tham gia vào khóa thực tập nhận thức này. Ngoài ra, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến cô Đặng Thị Thu Hằng đã tận tình chỉ dẫn, góp ý trong suốt quá trình thực hiện để báo cáo của tôi tránh được nhiều sai sót và hoàn thiện hơn. Tôi cũng xin cám ơn cô Đặng Vũ Thanh Vân-trưởng phòng kế toán giao dịch ngân hàng Vietcombank đã đồng ý tiếp nhận tôi vào thực tập, chị Lê Thị Hòa Bình-người hướng dẫn của tôi cũng như những anh chị khác trong phòng đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ trong suốt quá trình tôi thực tập ở đây. Xin chân thành cảm ơn! 7 NHẬP ĐỀ Với chủ đề chính được đưa ra là “Công việc trong suốt quá trình thực tập”, tôi đã đặt ra những mục tiêu sau:  Mục tiêu 1:Xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên của doanh nghiệp.  Mục tiêu 2:Mô tả công việc, rút kinh nghiệm.  Mục tiêu 3:Hoàn thành tốt công việc được giao. Bên cạnh đó, tôi còn đưa ra một số mục tiêu khi làm đề tài này, bao gồm:  Mục tiêu 4: Nâng cao kỹ năng làm việc nhóm.  Mục tiêu 5: Bổ sung thêm kinh nghiệm làm việc thực tiến trong thời gian đi thực tập tại đây. 8 DANH SÁCH BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH Bảng 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Vietcombank............................. ........10 Sơ đồ 1: Hệ thống tổ chức ..............................................................................................13 Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy và điều hành của Trụ sở chính ................................13 Sơ đồ 3: Cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành của Sở giao dịch, Chi nhánh cấp 1, Chi nhánh cấp 2 .......................................................................................................................13 Sơ đồ 2.3.1: Cơ cấu tổ chức của Vietcombank-Chi nhánh Hàm Nghi ......................17 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TMCP: Thương mại cổ phần 9 Phần 1: GIỚI THIỆU VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP I. Giới thiệu chung về ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam(Vietcombank) 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam trước đây, nay là Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) chính thức đi vào hoạt động ngày 01/4/1963, với tổ chức tiền thân là Cục Ngoại hối (trực thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam). Là ngân hàng thương mại nhà nước đầu tiên được Chính phủ lựa chọn thực hiện thí điểm cổ phần hoá, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chính thức hoạt động với tư cách là một Ngân hàng TMCP vào ngày 02/6/2008 sau khi thực hiện thành công kế hoạch cổ phần hóa thông qua việc phát hành cổ phiếu lần đầu ra công chúng. Ngày 30/6/2009, cổ phiếu Vietcombank (mã chứng khoán VCB) chính thức được niêm yết tại Sở Giao dịch Chứng khoán TPHCM. Trải qua gần 50 năm xây dựng và phát triển, Vietcombank đã có những đóng góp quan trọng cho sự ổn định và phát triển của kinh tế đất nước, phát huy tốt vai trò của một ngân hàng đối ngoại chủ lực, phục vụ hiệu quả cho phát triển kinh tế trong nước, đồng thời tạo những ảnh hưởng quan trọng đối với cộng đồng tài chính khu vực và toàn cầu. Bảng 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Vietcombank Năm Sự kiện 1962 Ngày 30/10/1962, Ngân hàng Ngoại Thương (NHNT - Vietcombank) được thành lập theo Quyết định số 115/CP của Hội đồng Chính phủ trên cơ sở tách ra từ Cục quản lý Ngoại hối trực thuộc Ngân hàng Trung ương (nay là NHNN) 1963 Ngày 01/04/1963, chính thức khai trương hoạt động NHNT như là một ngân hàng đối ngoại độc quyền 1990 Ngày 14/11/1990, NHNT chính thức chuyển từ một ngân hàng chuyên doanh, độc quyền trong hoạt động kinh tế đối ngoại sang một NHTM nhà nước hoạt động đa năng theo Quyết định số 403-CT ngày 14/11/1990 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng. 1993 NHNT được Nhà nước trao tặng Huân chương Lao động hạng Nhì. 1995 NHNT được Tạp chí Asia Money – Tạp chí Tiền tệ uy tín của Châu Á - bình chọn là Ngân hàng hạng nhất tại Việt Nam. 1996 Ngày 21/09/1996, Thống đốc NHNN ra Quyết định số 286/QĐ-NH5 về việc thành lập lại NHNT trên cơ sở Quyết định số 68/QĐ-NH5 ngày 27 tháng 3 năm 1993 của Thống đốc NHNN. Theo đó, NHNT được hoạt động theo mô hình Tổng công ty 90, 91 quy định tại Quyết định số 90/QĐ-TTg ngày 07/03/1994 của Thủ tướng Chính phủ với tên giao dịch quốc tế: Bank for Foreign Trade of Viet Nam, tên viết tắt là Vietcombank. 10 1998 Thành lập Công ty cho thuê tài chính NHNT – VCB Leasing 2002 Thành lập Công ty TNHH Chứng khoán NHNT – VCBS 2003 Vietcombank được Nhà nước trao tặng Huân chương Độc lập hạng Ba. Được tạp chí EUROMONEY bình chọn là ngân hàng tốt nhất tại Việt Nam Sản phẩm thẻ Connect 24 của Vietcombank là sản phẩm ngân hàng duy nhất được trao giải thưởng "Sao vàng Đất Việt". 2009 2010 30/6/2009, cổ phiếu Vietcombank (mã chứng khoán VCB) chính thức được niêm yết tại Sở giao dịch Chứng khoán TPHCM. 7/2009, Vietcombank đạt Giải thưởng Ngân hàng nội địa tốt nhất Việt Nam về Tài trợ thương mại năm 2009 do độc giả tạp chí Trade Finance Magazine (TFM) bình chọn. Vietcombank là ngân hàng duy nhất tại Việt Nam lần thứ hai liên tiếp nhận giải thưởng này. 7/2010, Vietcombank nhận giải thưởng “Ngân hàng nội địa cung cấp cung cấp dịch vụ tài trợ thương mại tốt nhất Việt Nam năm 2010” do tạp chí Trade Finance trao tặng. Đây là năm thứ 3 liên tiếp, Vietcombank (đại diện duy nhất của Việt Nam) nhận được giải thưởng này. 29/7/2010, Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam đã có quyết định số 1148/QĐ-CTN tặng thưởng Huân chương Lao động cho nhiều tập thể và cá nhân Vietcombank. 8/2010, Vietcombank được trao danh hiệu “Thương hiệu bền vững toàn quốc” 2011 7/4/2011, Vietcombank được The Asian Banker - Tạp chí hàng đầu thế giới về cung cấp thông tin chiến lược trong lĩnh vực dịch vụ tài chính - trao tặng giải thưởng “Ngân hàng nội địa tốt nhất Việt Nam trong lĩnh vực tài trợ thương mại năm 2011” (The Best Domestic Trade Finance Bank, VietNam) và giải thưởng “Phát triển tài năng và lãnh đạo” (The Asian Banker Talent and Leadership Development Award). Ông Phạm Quang Dũng – Phó Tổng giám đốc Vietcombank - cũng đã vinh dự nhận giải thưởng “Nhà Lãnh đạo Ngân hàng trẻ và triển vọng năm 2011” khu vực Châu Á – Thái Bình Dương (The Asian Banker Promising Young Banker Award, 2011) . Ngày 30/9/2011, Vietcombank đã ký kết thành công thoả thuận hợp tác chiến lược với Ngân hàng TNHH Mizuho (MHCB) - một thành viên của Tập đoàn tài chính Mizuho (Nhật Bản) – thông qua việc bán cho đối tác 15% vốn cổ phần. 2012 Ngày 05/07/2012, Tạp chí Trade Finance đã trao tặng Vietcombank giải thưởng “Ngân hàng cung cấp dịch vụ thanh toán thương mại tốt nhất Việt Nam năm 2012” (Best Vietnamese Trade Bank in 2012). Vietcombank là đại diện duy nhất của Việt Nam lần thứ 5 liên tiếp nhận được giải thưởng này (2008 - 2012). 2013 Ngày 7/01/2013, lần thứ 3 liên tiếp Vietcombank được Hội đồng Thương hiệu Quốc gia công nhận và trao tặng biểu trưng Thương hiệu Quốc gia. 11 1.2. Cơ cấu tổ chức: Sau gần nửa thế kỷ hoạt động trên thị trường, Vietcombank hiện có trên 12.500 cán bộ nhân viên, với gần 400 Chi nhánh/Phòng Giao dịch/Văn phòng đại diện/Đơn vị thành viên trong và ngoài nước, gồm Hội sở chính tại Hà Nội, 1 Sở Giao dịch, 78 chi nhánh và hơn 300 phòng giao dịch trên toàn quốc, 3 công ty con tại Việt Nam, 2 công ty con tại nước ngoài, 1 văn phòng đại diện tại Singapore, 5 công ty liên doanh, liên kết. Bên cạnh đó, Vietcombank còn phát triển một hệ thống Autobank với 1.700 ATM và 22.000 điểm chấp nhận thanh toán thẻ (POS) trên toàn quốc. Hoạt động ngân hàng còn được hỗ trợ bởi mạng lưới hơn 1.300 ngân hàng đại lý tại 100 quốc gia và vùng lãnh thổ. Với bề dày hoạt động và đội ngũ cán bộ có chuyên môn vững vàng, nhạy bén với môi trường kinh doanh hiện đại, mang tính hội nhập cao…Vietcombank luôn là sự lựa chọn hàng đầu của các tập đoàn, các doanh nghiệp lớn và của hơn 6 triệu khách hàng cá nhân. Sơ đồ 1: Hệ thống tổ chức Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy và điều hành của Trụ sở chính 12 Sơ đồ 3: Cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành của Sở giao dịch, Chi nhánh cấp 1, Chi nhánh cấp 2 Nguồn: Tự vẽ 1.3. Lĩnh vực hoạt động của Ngân hàng Vietcombank Từ một ngân hàng chuyên doanh phục vụ kinh tế đối ngoại, Vietcombank ngày nay đã trở thành một ngân hàng đa năng hoạt động đa lĩnh vực, cung cấp cho khách hàng đầy đủ các dịch vụ tài chính hàng đầu trong lĩnh vực thương mại quốc tế; trong các hoạt động truyền thống như kinh doanh vốn, huy động vốn, tín dụng, tài trợ dự án…cũng như mảng dịch vụ ngân hàng hiện đại: kinh doanh ngoại tệ và các công vụ phái sinh, dịch vụ thẻ, ngân hàng điện tử… Sở hữu hạ tầng kỹ thuật ngân hàng hiện đại, Vietcombank có lợi thế rõ nét trong việc ứng dụng công nghệ tiên tiến vào xử lý tự động các dịch vụ ngân hàng, phát triển các sản phẩm, dịch vụ điện tử dựa trên nền tảng công nghệ cao. Các dịch vụ: VCB Internet Banking, VCB Money, SMS Banking, VCB Cyber Bill Payment,…đã, đang và sẽ tiếp tục thu hút đông đảo khách hàng bằng sự tiện lợi, nhanh chóng, an toàn, hiệu quả, dần tạo thói quen thanh toán không dùng tiền mặt (qua ngân hàng) cho khách hàng.  Cá nhân • Tài khoản • Thẻ Tiết kiệm & đầu tư • Chuyển & Nhận tiền • Cho vay cá nhân  Doanh nghiệp • Dịch vụ tài khoản • Dịch vụ thanh toán • Dịch vụ séc • Trả lương tự động • Thanh toán Billing 13 • Dịch vụ bảo lãnh • Dịch vụ cho vay • Thuê mua tài chính • Doanh nghiệp phát hành trái phiếu trong nước và nước ngoài • Bao thanh toán • Kinh doanh ngoại tệ  Định chế tài chính • Ngân hàng đại lý • Dịch vụ tài khoản • Mua bán ngoại tệ • Kinh doanh vốn • Tài trợ thương mại • Bao thanh toán  Ngân hàng điện tử • Ngân hàng trực tuyến • SMS Banking • Phone Banking • VCB-Money • VCB-eTour • VCB-eTopup 14 II. Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam-Chi nhánh TPHCM 2.1. Sự thành lập Ngày 1/11/1976 tại Thành phố Hồ Chí Minh, Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – Chi nhánh TP Hồ Chí Minh (Vietcombank TP. Hồ Chí Minh) được thành lập. Được ra đời trong hoàn cảnh đặc biệt - tiếp quản hoạt động Ngân hàng Việt Nam Thương tín (ngân hàng có quy mô hoạt động ngoại thương lớn thuộc chính quyền Sài Gòn) sau ngày đất nước thống nhất, Vietcombank TP.HCM đã đảm nhận vai trò tiên phong trong hoạt động tài chính ngân hàng tại khu vực Nam Bộ đồng thời thực hiện những nhiệm vụ được giao quan trọng: thu hồi trên 90% giá trị tài sản quốc gia bao gồm quyền sở hữu vàng và ngoại tệ của chính quyền cũ ở nước ngoài; làm tốt vai trò là “bà đỡ” về ngoại tệ, thực hiện cho vay và bảo lãnh nhập hàng trả chậm nhằm phục hồi nền sản xuất của thành phố, thành lập nên những mô hình sản xuất và chuyên canh xuất khẩu… Là chi nhánh lớn nhất hệ thống Vietcombank, hoạt động tại khu vực kinh tế năng động nhất cả nước, có thể nói với 35 năm xây dựng và phát triển, Vietcombank TP.HCM đã nỗ lực vượt qua nhiều khó khăn, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, góp phần tích cực vào sự ổn định, phục hồi và phát triển vượt bậc của kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh trong những năm qua. Tập thể lãnh đạo và CBNV Vietcombank TP HCM đã không ngừng cống hiến, nỗ lực, bền bỉ vươn lên đầy tự tin và bản lĩnh. Trong giai đoạn kinh tế đổi mới và hội nhập, Vietcombank TP HCM cũng đã có những điều chỉnh căn bản hợp lý để thích ứng nhanh với cơ chế thị trường, tạo nên nhiều “đột phá”, đưa kết quả kinh doanh của Chi nhánh nhiều năm liền đạt những con số ấn tượng: các lĩnh vực Huy động vốn; Tín dụng, Kinh doanh ngoại tệ; Dịch vụ thẻ; Khách hàng (giai đoạn 2007 đến 9/2011) đều phát triển vượt bậc, tăng trưởng từ 143% đến 237%. Đặc biệt lợi nhuận năm 2011 (đến tháng 9/2011) Chi nhánh đạt 2.043 tỷ đồng, tăng trưởng 331% so với năm 2007. 15 2.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 2.3.1 Cơ cấu tổ chức và quản lý điều hành Sơ đồ 2.3.1: cơ cấu tổ chức của Vietcombank-Chi nhánh Hàm Nghi Nguồn: Vietcombank 16 17 2.3.2Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban • Phòng Quản lý Nhân sự  Tham mưu, giúp việc và chịu trách nhiệm toàn diện trước Ban lãnh đạo công ty về kết quả công tác tổ chức, nhân sự theo đúng quy định của Nhà nước và nội quy, quy chế của Công ty.  Phân tích nguồn nhân lực  Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực  Chính sách lương bổng, đãi ngộ, y tế • Phòng Kiểm tra giám sát tuân thủ  Kiểm tra giám sát việc tuân thủ nội quy của các nhân viên trong chi nhánh  Kiểm tra vệ sinh, phòng cháy chữa cháy.  Đảm bảo nhân viên tuân theo nội quy.  Thi hành các biện pháp kỷ luật • Tổ Đảng Đoàn  Đảm bảo lợi ích cho nhân viên  Tổ chức các hoạt động chào mừng các ngày lễ.  Tạo sự đoàn kết giao lưu giữa các phòng ban. • Phòng Thanh toán xuất khẩu  Các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán xuất nhập khẩu hàng hoá • Phòng Thanh toán nhập khẩu  Các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán xuất nhập khẩu hàng hoá • Phòng kinh doanh ngoại tệ  Kinh doanh ngoại tệ • Phòng Ngân quỹ  Xuất tiền mặt theo yêu cầu của các phòng ban sau khi có sự đồng ý của giám đốc hoặc phó giám đốc  Đảm bảo lưu lượng tiền mặt đủ để đáp ứng nhu cầu giao dịch  Quản lý lượng tiền mặt của ngân hàng. • Phòng kinh doanh dịch vụ thẻ  Tìm kiếm khách hàng mới 18  Phục vụ hỗ trợ tốt cho các khách hàng cũ • Phòng giao dịch Hàm Nghi  Thực hiện chức năng ghi nhận và thực hiện các giao dịch của khách hàng. • Phòng Khách Hàng  Lưu trữ thông tin khách hàng  Có chức năng thông báo tới khách hàng các chính sách mới của ngân hàng  Chăm sóc khách hàng • Phòng Kế toán giao dịch  Ghi nhận các khoản thu chi của khách hàng doanh nghiệp.  Gửi hóa đơn về doanh nghiệp để giúp doanh nghiệp hoàn tất hồ sơ thuế.  Thông báo các khoản thu cho khách hàng. • Phòng công nợ và khai thác tài sản  Quản lý công nợ.  Quản lý mục đích sử dụng tài sản của ngân hàng.  Quản lý tài sản của ngân hàng. • Phòng đầu tư dự án  Thẩm định các dự án  Ra quyết định chọn lựa và thực hiện dự án  Giám sát dự án • Phòng quản lý nợ  Quản lý các khoản nợ không phải nợ công.  Tình hình trả nợ, đáo hạn.  Quản lý nợ xấu. • Phòng bảo lãnh  Bảo lãnh cho các tổ chức doanh nghiệp trong các hoạt động vay, mua bán, kinh doanh chứng khoán…. • Phòng nghiên cứu tổng hợp  Nghiên cứu tình hình vi mô và vĩ mô  Xu hướng trong tương lai  Dự đoán tình hình kinh tế • Phòng kế toán vốn 19  Quản lý các nguồn vốn  Tình hình ra vào của các dòng tiền dài hạn. • Phòng quản lý dịch vụ ATM  Đảm bảo các máy móc trang thiết bị hoạt động hiệu quả.  Sửa chữa bảo trì ATM  Xử lý các vẫn đề liên quan đến dịch vụ này 20 Phần 2: CÔNG VIỆC THỰC TẬP I. Những công việc đã làm trong quá trình thực tập (em nên đưa ra khó khăn của em là gì và từ đó rút ra kinh nghiệm) 1.1 In ấn và sử dụng máy fax Cách sử dụng máy fax: • Bỏ giấy tờ cần fax đi vào. • Bấm số fax và nhấn nút Start. Cách sử dụng máy photocopy • Mở nắp máy lên • Canh theo lề A4 trên máy (nhấn phím số tương ứng nếu in nhiều hơn 1 bản) • Úp mặt cần photo xuống • Đậy nắp lại và ấn nút Start Kinh nghiệm: Nhớ kiểm tra xem máy in đã bật hay chưa trước khi sử dụng. Lần đầu sử dụng còn hơi bỡ ngỡ về cách đặt giấy, máy in laser có quá nhiều nút ( nhưng thực tế thường chỉ sử dụng một vài nút). Khi đèn tín hiệu báo đỏ, thì ta cần phải kiểm tra xem còn giấy hay không, nếu còn giấy thì phải kiểm tra xem giấy bị kẹt ở chỗ nào. Khi lấy giấy bị kẹt ra cần kéo khay in ra. 1.2 Học cách nghe và nói chuyện qua điện thoại Khi các anh chị không có mặt tại chỗ làm việc, tôi thường bắt máy hộ: Khi nhấc máy lên tôi sẽ nói :”Phòng kế toán giao dịch xin nghe”. Tùy vào nhu cầu của họ tôi sẽ chuyển máy cho các anh chị bên cạnh để giải quyết thay người đã đi vắng. Hoặc chuyển máy qua phòng khác theo nhu cầu của khách hàng. Kinh nghiệm: Không bắt máy ngay khi mới đổ chuông, nên chờ tới hồi chuông thứ hai. 1.3 Xé chứng từ hạch toán Chứng từ hạch toán thường được in bằng máy in kim sử dụng giấy in liên tục. Nhưng trong đó có nhiều công ty nên chúng ta cần phải xé ra và gửi về cho khách hàng mỗi cuối tháng. Khi xé cần xếp đúng thứ tự theo thứ tự in để tiện tìm kiếm. Ngoài ra mỗi anh chị chịu trách nhiệm về các công ty khác nhau nên khi xé cần quan tâm tới mã của từng anh chị để sau khi xé xong trả lại đúng người. Kinh nghiệm: Trước khi xé phải chia theo mã. Để xé nhanh thì ta cần xé một nửa phần đường được rọc sẵn. Xé xong úp xuống để đảm bảo thứ tự từ nhỏ tới lớn. Lỡ bị rách cũng không sao, chỉ cần lấy băng dính dán lại là được. 21 1.4 In điện gốc Điện gốc là thông tin mà khách hàng gửi cho ngân hàng nhằm thực hiện giao dịch. Điện gốc cần được in ra và kẹp vào chứng từ hạch toán nhằm mục đích lưu trữ, so sánh với chứng từ hạch toán, là chứng cứ nhằm giải quyết các tranh chấp hay sai sót. Các bước thực hiện:  Trước hết các anh chị sẽ đăng nhập vào phần mềm đó hộ mình.  Mình chỉ phải đánh mã giao dịch vào, khi đó tương ứng sẽ xuất hiện thông tin giao dịch ( người gửi, người nhận, số tiền, nội dung giao dịch)  Sau đó so sánh điện gốc với chứng từ hạch toán.  Nếu đúng thì đút tờ giấy vào máy in và bấm F12 sau đó bấm 2 tờ lại với nhau.  Nếu sai thì báo cho anh chị biết. Kinh nghiệm: Xé đôi một ít giấy A4 trước khi in, vì điện gốc chỉ sử dụng giấy khổ A5. 1.5 Kiểm tra đối chiếu sổ phụ với chứng từ hạch toán Kết thúc mỗi ngày thì mọi giao dịch của công ty đều được ghi vào sổ phụ. Việc so sánh này nhằm đảm bảo số liệu đúng và có đầy đủ chứng từ để lưu trữ. Chứng từ sẽ được bấm gim chung với sổ phụ và gửi về công ty của khách hàng. Các bước thực hiện:  Bày 1 loạt sổ phụ của các công ty ra.(vì sấp chứng từ các anh chị đưa không theo thứ tự và có nhiều công ty)  Nhặt lấy từng chứng từ xem công ty bỏ vào sổ phụ của công ty tương ứng và đánh dấu vào giao dịch tương ứng trong sổ phụ.  Sau khi hoàn tất chúng ta bấm gim sổ phụ chung với các chứng từ hạch toán giao dịch tương ứng. Kinh nghiệm: phải xem mã giao dịch trước khi đánh dấu vào giao dịch đó. Vì có thể có những giao dịch có số tiền và thông tin công ty giống nhau. 1.6 Sắp xếp hồ sơ Điện gốc và chứng từ sẽ được lưu trữ trong tủ hồ sơ. Các bước thực hiện:  Sau khi nhậm được một sấp chứng từ như vậy  Chúng ta sẽ chọn tủ hồ sơ mà có mã CIF nằm trong khoảng tương ứng với chứng từ.  Khi sắp xếp chúng vào tủ hồ sơ chúng ta cần quan tâm tới mã số CIF. Sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ tới lớn.  Tìm được chỗ phù hợp thì nhét vào. 22 Kinh nghiệm:Khi sắp xếp thường gặp tình trạng thùng không còn đủ chỗ để nhét chứng từ vào. Chúng ta cần lấy một thùng khác và lấy phần có mã số CIF lớn trong thùng cũ bỏ qua thùng mới. Ngoài ra, nên lấy một vài tờ bìa cứng ghi số CIF lên để đánh dấu, để sau này tìm kiếm hoặc bổ sung dễ dàng hơn. 1.7 Đóng dấu ngày tháng năm vào phiếu ủy nhiệm thu-chi Các bước thực hiện:  Cầm con dấu lên nhớ chỉnh lại ngày tháng.  Đóng dấu vào ngay trên chữ giao dịch viên.  Nếu có thêm chữ kí của khách hàng thì chúng ta cũng phải đóng dấu trên chữ khách hàng. Kinh nghiệm: nên mượn cái bao ngón tay bằng cao su để tăng diện tích tiếp xúc nhằm lật giấy để đóng dấu nhanh hơn. 1.8 Xin dấu tròn ở phòng Hành Chính. Các bước thực hiện:  Sau khi được nhờ đóng dấu tròn.  Tôi đi lên lầu 8 – Phòng Hành Chính để đóng dấu. Kinh nghiệm: đi bộ lên cho nhanh, chờ thang máy rất lâu. 1.9 Chuyển giấy tờ qua các phòng khác Đôi khi các anh chị bận nên nhờ tôi chuyền giấy tờ qua một số phòng như phòng Giao dịch, phòng Ngân Quỹ, phòng Xuất nhập khẩu… Kinh nghiệm: Nhớ hỏi vị trí và tên của người nhận. 1.10 In séc Một số khách hàng cần séc để sử dụng. Trước khi giao séc cho khách hàng chúng ta cần in thông tin khách hàng lên séc. Các bước thực hiện:  Sử dụng máy tính vào phần in séc.  Đánh số CIF của khách hàng vào sẽ hiện ra thông tin khách hàng.  Gỡ gim ở tập séc ra.  Bỏ từng tờ vào máy in kim.  Nhấn phím in.  Sau khi in xong nhớ bấm gim lại. Kinh nghiệm: thường in được 20 tờ thì máy không cho in nữa cần tắt phần mềm và mở lại. Ngoài ra, nhớ bỏ đúng chiều in nếu không thông tin khách hàng sẽ bị in sai vị trí. 23 1.11 Sao kê tài khoản In các giao dịch của công ty trong một khoảng thời gian theo yêu cầu của khách hàng. Các bước thực hiện:  Các anh chị sẽ đăng nhập vào phần mềm dùm.  Vào phần in các loại giấy tờ chọn mục sao kê  Nhập mã số CIF và điền khoảng thời gian vào.  Bấm F7. Máy sẽ in ra. Kinh nghiệm: thường nhiều người cùng in sao kê nên phải ngồi đợi tới khi in xong mình mới bấm F7 được. Máy in cũng hay bị trục trặc, nên khi nào không thấy in tiếp nên nhờ anh chị tới xử lý. 1.12 Kiểm tra số dư tài khoản Trước khi gửi giấy xác nhận số dư đến khách hàng các anh chị thường nhờ kiểm tra lại xem số dư đó đã đúng chưa. Các bước thực hiện:  Các anh chị sẽ đăng nhập vào phần mềm hộ tôi.  Tôi chỉ việc đánh mã số CIF vào.  Bảng sẽ hiện ra tên khách hàng và số dư trên các tài khoản của họ.  So sánh số dư trên máy với số dư trên giấy báo sẽ gửi cho khách hàng.  Nếu hai số khác nhau phải báo cho anh chị biết. Kinh nghiệm: phải tắt bảng thông tin của khách hàng cũ mới xem được khách hàng tiếp theo. Ngoài ra, phải để ý xem số dư còn hiện thị ở một vài trang sau không, vì có một số khách hàng có nhiều loại tài khoản khác nhau. 24 NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ BẢN THÂN  Thuận lợi • Môi trường làm việc thân thiện thoải mái và tiện nghi phù hợp với ngành học. • Trang bị thêm kiến thức và kinh nghiệm trong khi làm việc thực tế. • Các anh chị giúp đỡ tận tình trong quá trình thực tập. • Dễ dàng hòa nhập vào môi trường làm việc tại đây. • Thời gian thực tập linh hoạt.  Khó khăn • Lúc mới thực hiện công việc thường làm chậm vì chưa quen. Đôi khi cũng làm sai khiến anh chị phải sửa lại. Về sau khi quen việc thì làm nhanh hơn và không sai nữa. • Chưa từng sử dụng một số loại máy như máy in( máy in laser, máy in kim, máy in liên tục) và máy fax nên bỡ ngỡ và gặp một vài khó khăn ban đầu. • Công việc khá đơn giản nhưng số lượng công việc khá nhiều. • Hạn chế trong giao tiếp, vẫn còn nhút nhát khi chưa chủ động mở rộng thêm kiến thức, kinh nghiệm trong những cuộc giao tiếp với các anh chị nhân viên. • Không quen với công việc nên năng suất chưa cao. • Công việc khác xa với những kiến thức được học.  Khắc phục: • Cần chuẩn bị kỹ tâm lý trước khi bước vào đợt thức tập để dễ dàng hòa nhập nhanh vào môi trường làm việc, tạo được những ấn tượng tốt với mọi người trong ngày đầu gặp mặt. • Chủ động tham gia vào các công việc đơn giản của phòng. • Tích cực giao tiếp với các anh chị để tìm hiểu về những điều chưa biết và học hỏi những điều mới để bổ sung thêm kỹ năng, kiến thức mới phục vụ cho nghề nghiệp tương lai. 25 KẾT LUẬN Sau 8 tuần Thực tập tại Vietcombank chi nhánh TP HCM, tôi đã học hỏi tích lũy được thêm rất nhiều kinh nghiệm trong công việc và cách hòa nhập với môi trường công sở. Đối với những mục tiêu phải hoàn thành, tôi tự đánh giá như sau:  Mục tiêu 1: Xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên của doanh nghiệp.(100%)  Mục tiêu 2: Mô tả công việc, rút kinh nghiệm.(90%)  Mục tiêu 3: Hoàn thành tốt công việc được giao.(90%)  Mục tiêu 4: Nâng cao kỹ năng làm việc nhóm.(80%)  Mục tiêu 5: Bổ sung thêm kinh nghiệm làm việc thực tiến trong thời gian đi thực tập tại đây.(90%) Quá trình thực tập nhận thức đã giúp tôi tích lũy được nhiều điều về kiến thức xã hội và các mối quan hệ, đoán biết được tâm lý nhân viên, đồng nghiệp và các cách ứng xử tế nhị. Tuy nhiên vẫn có một số mặt hạn chế như hoàn thành công việc chậm, còn do dự khi tiếp xúc với khách hàng của công ty và các thao tác vi tính chưa thực sự nhuần nhuyễn v.v… Chính nhờ vào những thành công cũng như thất bại trong kỳthực tập, tôi đã trưởng thành hơn rất nhiều. Từ đó có định hướng tốt hơn trong học tập các môn chuyên ngành ở đại học Hoa Sen