Báo cáo thực tập tại Công ty Cổ phần LILAMA18

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ - THƯƠNG MẠI BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Phần dành riêng cho khoa: Ngày nộp: Người nhận ký tên và ghi rõ họ tên: Tên cơ quan thực tập : Công ty Cổ phần LILAMA18 Thời gian thực tập : 07/01/2013 – 10/03/2013 Người hướng dẫn : Đinh Thị Thanh Hương Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Ái Trúc Lớp : KT101 Báo cáo thực tập nhận thức i TRÍCH YẾU Những kiến thức được học trên lớp là nền tảng cho sự nghiệp sau này. Tuy nhiên, chỉ có kiến thức vẫn chưa đủ. Hiểu được điều đó, trường Đại học Hoa Sen đã đưa Thực tập nhận thức vào trong chương trình đào tạo và xem Thực tập nhận thức là một môn học bắt buộc có tính thực tiễn cao. Đúng như mục tiêu của môn học đề ra, tôi đã có cơ hội tiếp xúc với môi trường doanh nghiệp thực tế, qua đó thu thập thêm cho mình những kinh nghiệm cũng như kỹ năng làm việc cần thiết trong vòng 2 tháng (ngày 07/01/2013 đến ngày 10/03/2013) tại Công ty Cổ phần LILAMA18. Chưa hết, thông qua quá trình thực tập, tôi đã rút ra được những bài học kinh nghiệm có ích cho bản thân về kế toán cũng như cách ứng xử và giao tiếp với mọi người xung quanh. Từ đó, tôi có thêm cái nhìn thực tế hơn về công việc, ngành nghề mà mình đã chọn. ii MỤC LỤC TRÍCH YẾU .............................................................................................................................. i MỤC LỤC ................................................................................................................................ ii LỜI CẢM ƠN.......................................................................................................................... iv NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP............................................................................... v NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN ............................................................................................ vi DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH................................................................................ vii TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................................viii 1 Giới thiệu về công ty cổ phần LILAMA18 ......................................................................... 2 1.1 Thông tin chung.......................................................................................................... 2 1.2 Lịch sử hình thành ...................................................................................................... 2 1.3 Ngành nghề kinh doanh của công ty............................................................................ 3 1.4 Sơ đồ tổ chức.............................................................................................................. 4 1.4.1 Sơ đồ ...............................................................................................................................4 1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban........................................................................5 1.5 Vị thế công ty ............................................................................................................. 7 1.6 Các công trình tiêu biểu .............................................................................................. 7 1.6.1 Miền Bắc.........................................................................................................................7 1.6.2 Miền Trung .....................................................................................................................8 1.6.3 Miền Nam .......................................................................................................................8 1.6.4 Campuchia ......................................................................................................................8 1.7 Chiến lược phát triển và đầu tư ................................................................................... 8 1.8 Tổ chức bộ máy kế toán.............................................................................................. 9 1.8.1 Sơ đồ tổ chức ..................................................................................................................9 1.8.2 Chức năng, nhiệm vụ ......................................................................................................9 1.9 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty............................................................................ 13 2 Các công việc thực hiện trong thời gian thực tập .............................................................. 13 2.1 Các công việc văn phòng .......................................................................................... 14 2.2 Lập và giao ủy nhiệm chi .......................................................................................... 14 2.3 Làm bảng lương........................................................................................................ 16 2.4 Viết hóa đơn GTGT.................................................................................................. 17 2.5 Thao tác với phần mềm kế toán FAST ...................................................................... 18 2.5.1 Giới thiệu sơ lược về phần mềm ..................................................................................18 2.5.2 Tại sao công ty chọn phần mềm này? ...........................................................................19 2.5.3 Công việc cụ thể............................................................................................................19 3 Nhận xét, đánh giá bản thân ............................................................................................. 20 3.1 Nhận xét ................................................................................................................... 20 iii 3.2 Thuận lợi và khó khăn .............................................................................................. 20 3.2.1 Thuận lợi .......................................................................................................................20 3.2.2 Khó khăn.......................................................................................................................21 3.3 Đánh giá ................................................................................................................... 21 KẾT LUẬN ............................................................................................................................ 22 iv LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Cô Đinh Thị Thanh Hương đã tin tưởng và tạo điều kiện cho tôi hoàn thành tốt công việc thực tập cũng như đã nhiệt tình hướng dẫn và cung cấp những thông tin cần thiết để tôi có thể hoàn thành tốt cuốn báo cáo này. v NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. Ngày ........ tháng ... năm 2013 (Ký,đóng dấu và ghi rõ họ tên) vi NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. Ngày ......... tháng .... năm 2013 vii DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH Hình 1 Sơ đồ tổ chức Công Ty Cổ Phần Lilama18 .................................................................... 4 Hình 2 Sơ đồ bộ máy kế toán .................................................................................................... 9 viii TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguồn tham khảo từ các website: https://www.vndirect.com.vn/v-portal/ho-so-doanh- nghiep/lm8.shtml#LILAMA%2018%20JSC 1 NHẬP ĐỀ Trong thời gian thực tập, tôi được xem là một nhân viên của công ty, do đó tôi phải nghiêm túc chấp hành những quy định chung của công ty. Giờ làm việc của công ty buổi sáng từ 7h30 đến 12h, buổi chiều từ 13h30 đến 15h, ngày làm việc từ thứ 2 đến thứ 6, riêng thứ Bảy chỉ làm việc 1 buổi từ 7h30 đến 11h30. Trong đợt thực tập này, tôi cũng đặt ra cho mình những mục tiêu: • Mục tiêu 1. Quan sát, học hỏi cách làm việc, rèn luyện kỹ năng và tác phong trong môi trường làm việc. • Mục tiêu 2. Tạo mối quan hệ thân thiện với mọi người trong công ty. • Mục tiêu 3. Chủ động tiếp cận công việc và hoàn thành tốt công việc được giao với tinh thần trách nhiệm cao. • Mục tiêu 4. Tạo hình tượng đẹp về sinh viên Hoa Sen đối với doanh nghiệp 2 1 Giới thiệu về công ty cổ phần LILAMA18 1.1 Thông tin chung • Tên công ty viết bằng Tiếng Việt: Công ty Cổ phần LILAMA18 • Tên công ty viết bằng Tiếng Anh: LILAMA18 Joint Stock Company • Tên giao dịch: LILAMA18 JSC • Mã số thuế: 0300390921 • Ngày thành lập: 06/04/1977 theo CNDKKD Số 4103005862 ngày 04/01/2007 • Địa chỉ trụ sở chính: Số 9-19 Hồ Tùng Mậu, phường Nguyễn Thái Bình, quận1, TPHCM • Số điện thoại: (08) 38298490 • Vốn điều lệ: 80.500.000.000 (tám mươi tỷ năm trăm triệu đồng) • Người đại diện theo pháp luật của công ty: Lê Quốc Ân (chức danh: Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm nhiệm Tổng giám đốc) • Doanh thu: 515.163 triệu đồng (2009), 576.719 triệu đồng (2010), 616.396 triệu đồng (2011) 1.2 Lịch sử hình thành Ra đời từ năm 1977, Công ty cổ phần Lilama 18 là một trong những thành viên mạnh của Tổng Công ty Lắp máy Việt Nam, tiền thân là Xí nghiệp Lắp máy số 8 có nhiệm vụ tham gia lắp ráp các công trình công nghiệp, dân dụng trên cơ sở nhiệm vụ kế hoạch Nhà nước giao. Ngày 02/01/1996, Bộ Xây dựng có quyết định số 005A/BXD-TCLĐ đổi tên Xí nghiệp thành Công ty Lắp máy và Xây dựng số 18. Ngày 11/12/2006, Bộ Xây dựng có quyết định số 1673/QĐ-BXD chuyển Công ty Lắp máy và Xây dựng số 18 thành Công ty cổ phần Lilama 18. 3 Ngày 07/05/2007 Công ty cổ phần Lilama 18 được Ủy ban Chứng khoán Nhà nước chấp thuận trở thành Công ty đại chúng. Sau hơn 30 năm hình thành và không ngừng phát triển, LILAMA 18 JSC đã tạo được một chỗ đứng vững vàng trong ngành xây lắp và chế tạo thiết bị ở Việt Nam được các đối tác trong và ngoài nước tín nhiệm qua bề dày kinh nghiệm, với uy tín và chất lượng cao sau hàng loạt các công trình đã hoàn thành. LILAMA 18 JSC đã được Nhà nước phong tặng Huân chương Độc lập hạng Ba, Huân chương Lao động hạng Nhất, Nhì, Ba và Công đoàn Xây dựng Việt Nam tặng 12 Huy chương vàng chất lượng cao. Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 Là thành viên hiệp hội các kỹ sư cơ khí Hoa Kỳ (ASME). 1.3 Ngành nghề kinh doanh của công ty Công ty Cổ phần LILAMA18 được biết đến qua xây dựng các công trình công nghiệp, đường dây tải điện, trạm biến thế điện, lắp ráp máy móc thiết bị cho các công trình. Ngoài ra, Lilama18 còn sản xuất vật liệu xây dựng, sản xuất và mua bán vật tư, đất đèn, que hàn, ôxy, phụ tùng, cấu kiện kim loại cho xây dựng. Công ty còn mua bán vật tư, thiết bị (cơ, điện, nhiệt, lạnh, vật liệu xây dựng, vật liệu bảo ôn, cách nhiệt) các dây chuyền công nghệ Bên cạnh đó, Gia công, chế tạo, lắp đặt, sửa chữa thiết bị nâng, thiết bị chịu áp lực (bình, bể, bồn, đường ống chịu áp lực), thiết bị cơ, thiết bị điện, kết cấu thép phi tiêu chuẩn, giàn khoan dầu khí, cung cấp lắp đặt và bảo trì thang máy cũng là một trong những thế mạnh của Lilama18. Chưa hết, doanh nghiệp còn tư vấn đầu tư xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông (cầu, đường, bến cảng, sân bay), thí nghiệm, hiệu chỉnh hệ thống điện, điều khiển tự động, kiểm tra mối hàn kim loại, đầu tư, xây dựng, kinh doanh hạ tầng đô thị, khu công nghiệp. Đặc biệt, Lilama18 còn kinh doanh bất động sản, thuê văn phòng, nhà ở, kinh doanh lữ hành nội địa, kinh doanh cơ sở lưu trú du lịch, khách sạn. 4 1.4 Sơ đồ tổ chức 1.4.1 Sơ đồ Hình 1 Sơ đồ tổ chức Công Ty Cổ Phần Lilama18 5 1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật và là người quản lý chính của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị và Đại hội đồng cổ đông về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Tổng Giám đốc phân công cho các Phó Tổng Giám đốc chỉ đạo các phòng, ban nghiệp vụ nhưng khi cần, Tổng Giám đốc có thể chỉ đạo trực tiếp, không cần phải thông qua các Phó Tổng Giám đốc phụ trách. Các Phó Tổng Giám đốc Là những người giúp việc cho Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm về các lĩnh vực công tác được phân công phụ trách, thay mặt Tổng Giám đốc quyết định một số lĩnh vực thuộc chuyên môn được giao phụ trách và là người quyết định cuối cùng về lĩnh vực chuyên môn đó. Phòng Kinh tế Kỹ thuật + Lập kế hoạch và kiểm tra thực hiện kế hoạch sản xuất + Thực hiện các công tác tiếp thị, báo giá đấu thầu, ký kết và thực hiện hợp đồng, công tác an toàn và bảo hiểm lao động, công tác thu hồi vốn, quyết toán bàn giao công trình + Nghiên cứu cải tiến kỹ thuật. Phòng Kế toán Tài chính Thống kê + Tổ chức hạch toán kế toán toàn Công ty giúp Tổng Giám đốc nắm được chính xác nguồn vốn và kết quả sản xuất kinh doanh hàng năm + Theo dõi, giám sát hệ thống kế toán + Tham mưu cho Tổng Giám đốc chỉ đạo các đơn vị thực hiện nghiêm chế độ quản lý, tiền tệ theo quy định của Bộ Tài Chính và của ngành; cùng với phòng Kinh tế Kỹ thuật giúp Tổng Giám đốc giao kế hoạch và quyết toán tài chính của các đơn vị trực thuộc theo định kỳ. + Thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán, thống kê cho cán bộ phụ trách kế toán của các đơn vị trực thuộc. Phòng Tổ chức Hành chính 6 + Thực hiện tổ chức lao động và hành chính trong Công ty: bố trí nhân sự; quản lý, phân phối công văn, văn bản, con dấu; lưu trữ tài liệu; bảo vệ nội bộ, thanh tra kiểm tra và kiểm kê toàn Công ty… + Cùng phòng Tài chính Kế toán Thống kê xây dựng tổng quỹ lương, xét phân bổ quỹ tiền lương, kinh phí hành chính của các đơn vị trực thuộc, và toàn Công ty,… + Tham mưu cho Tổng Giám đốc về tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh; đề bạt, phân công công tác cho cán bộ lãnh đạo Phòng Cung ứng Vật tư + Nhiệm vụ cung ứng: Tìm nguồn cung ứng vật tư, dụng cụ cho các công trình thi công của Công ty; Khảo sát nguồn hàng, đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng vật tư; Kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư, dụng cụ mua vào trước khi giao nhận + Quản lý: Tổ chức hệ thống kho bãi để bảo quản thiết bị, vật tư của Công ty hoặc khách hàng; Thu hồi thiết bị, vật tư, hàng hóa của các công trình đã hoàn thành; tham gia Hội đồng thanh lý tài sản của Công ty; xử lý khiếu nại của khách hàng về cung ứng vật tư. Phòng Quản lý máy Quản lý toàn bộ phương tiện, thiết bị của Công ty; Lập kế hoạch điều động, bảo dưỡng, sửa chữa, thu hồi xe máy và phương tiện thi công theo yêu cầu của đơn vị thi công, thực hiện công tác kiểm định an toàn thiết bị nâng chuyển và áp lực; soạn thảo ban hành nội quy vận hành xe máy, phương tiện thi công; kiểm kê TSCĐ hàng năm,… Ban Quản lý chất lượng + Thực hiện, duy trì và cải tiến Hệ thống Quản lý Chất lượng của Công ty theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2000; + Xem xét kế hoạch chất lượng dự án. Bố trí kỹ sư giám sát chất lượng cho các dự án, công trình; + Tham gia trong cơ cấu tổ chức của quy trình thiết kế, chế tạo các sản phẩm chịu áp lực theo Tiêu chuẩn ASME dấu “S” & “U”; Ban Quản lý Dự án và Đầu tư + Lập và báo cáo kế hoạch quản lý xây dựng, dự án của Công ty 7 + Nghiên cứu các văn bản, quy phạm pháp luật liên quan đến đầu tư, xây dựng hiện hành cho Công ty; các dự án mới tiềm năng mà Công ty có thể đầu tư + Triển khai, quản lý các dự án đầu tư của Công ty đã được phê duyệt + Quản lý, lưu trữ tài liệu, hồ sơ, bản vẽ các dự án đầu tư, xây dựng theo luật định Các đơn vị trực thuộc Công ty Không có tư cách pháp nhân, hoạt động theo mô hình tập trung, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc về nhiệm sản xuất kinh doanh 1.5 Vị thế công ty • Lilama18 là một đơn vị xây lắp máy được hình thành đầu tiên ở phía Nam trong hệ thống của Tổng Công ty Lắp máy Việt Nam. • Trong dự án Nhà máy lọc dầu Dung Quất, Công ty đã chế tạo, lắp đặt 2 bể chứa lớn nhất Việt Nam, mỗi bồn có dung tích 65.000 m2, đường kính 69m, cao 22m, thép dày 66mm - đây là loại bồn có công nghệ hiện đại và phức tạp. • Công ty đã lắp đặt thành công máy phát tuốc bin của toàn bộ hệ thống lò theo công nghệ của Đức cho Nhà máy Kiên Lương, dự án này có giá trị trên 14 triệu euro (khoảng 300 tỷ VN). Đây là thuận lợi cho - Công ty trúng thầu nhiều gói thầu xây dựng, xây lắp có giá trị lớn. • Công ty là đơn vị lắp máy đóng vai trò quyết định về chất lượng, tiến độ thi công trong các dự án nhà máy năng lượng như dự án nhà máy thủy điện Đại Ninh tổng công suất 300 MW. Tham gia hàng loạt các dự án hợp tác với tập đoàn Mitsubishi - Nhật trên công trình thủy điện Ô môn - Cần Thơ, Siemen - Đức tại Nhà máy nhiệt điện Cà Mau, Ascom - Pháp tại Nhà máy điện Nhơn Trạch. 1.6 Các công trình tiêu biểu 1.6.1 Miền Bắc • Trung tâm hội nghị quốc gia • Nhà máy xi măng Chifon Hải Phòng • Nhà máy xi măng Công Thanh 8 • Nhà máy xi măng Nghi Sơn • Nhà máy nhiệt điện Vũng Áng 1 1.6.2 Miền Trung • Nhà máy đường Huế • Nhà máy lọc dầu Dung Quất • Kho xăng dầu ngoại quan Vân Phong 1.6.3 Miền Nam • Nhà máy thủy điện Đại Ninh • Nhà máy nhiệt điện Nhơn Trạch 1,2 • Nhà máy nhiệt điện Phú Mỹ 1,2,3,4 • Nhà máy thủy điện Trị An • Nhà máy xi măng Tây Ninh • Nhà máy xi măng Bình Phước • Tổng kho xăng dầu Nhà Bè • Nhà máy xi măng Hà Tiên 1,2 • Nhà máy nhiệt điện Cà Mau 1,2 1.6.4 Campuchia • Nhà máy xi măng Kampot • Nhà máy đường Campuchia 1.7 Chiến lược phát triển và đầu tư • Tập trung khai thác chủ yếu các lĩnh vực kinh doanh truyền thống như thi công các dự án trong nước. Triển khai một số dịch vụ mới như: gia công kết cấu thép cho các kết cấu nhà cao tầng; gia công chế tạo ống cọc; chế tạo, lắp đặt kết cấu cầu vòm thép; liên kết các công ty tư vấn thiết kế, công nghệ tiến tới đảm nhận tổng thầu (EPC) các dự án vừa và nhỏ. • Đầu tư chiều sâu cho nguồn nhân lực, nâng cao tay nghề đội ngũ lao động đáp ứng với công nghệ mới. 9 • Đầu tư máy móc, thiết bị thi công công nghệ mới hiện đại, hợp tác đầu tư, liên doanh liên kết với phương châm hai bên cùng có lợi. Góp vốn đầu tư vào các lĩnh vực dầu khí, năng lượng, vật liệu xây dựng. • Đẩy mạnh gia công hàng xuất khẩu, thi công trọn gói các dự án ở nước ngoài: Cambodia, Lao, Indonesia, Malaysia. 1.8 Tổ chức bộ máy kế toán 1.8.1 Sơ đồ tổ chức Hình 2 Sơ đồ bộ máy kế toán 1.8.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.8.2.1 Kế toán trưởng • Kế toán trưởng là người đứng đầu của bộ phận kế toán và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về việc tổ chức thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của bộ phận. 10 • Hướng dẫn, chỉ đạo nhân viên hạch toán kế toán theo đúng pháp lệnh kế toán hiện hành. • Tổ chức, điều hành các thành viên làm việc tuân thủ theo các nguyên tắc của luật kế toán. • Thu thập các dữ liệu sản xuất kinh doanh của toàn công ty, thống kê, phân tích và thiết lập báo cáo tài chính. • Kiểm tra toàn bộ số liệu của hệ thống kế toán để thiết lập dự toán ngân sách và phân tích tài chính. • Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính. • Đánh giá thực trạng hoạt động tài chính, xác định nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng để đưa ra các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. 1.8.2.2 Phó phòng phụ trách kế toán • Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng, đôn đốc các đơn vị thành viên và các công ty liên kết, hạch toán hợp nhất các báo cáo. • Thường xuyên đốc thúc, hướng dẫn anh em trong phòng về công tác kế toán, chịu trách nhiệm tổng hợp, dự toán, báo giá và hợp đồng khoán cho đội công trình. • Được thay mặt kế toán trưởng ký 1 số giấy tờ khi kế toán trưởng vắng mặt. 1.8.2.3 Phó phòng phụ trách tài chính • Lập các kế hoạch tài chính, triển khai các quy định của pháp luật, của công ty mẹ; quản lý các công việc liên quan đến các cổ đông, niêm yết cổ phiếu của công ty. • Lập các báo cáo nhanh, báo cáo quản trị; theo dõi đầu tư ra ngoài công ty, kiêm nhiệm kế toán đầu tư XDCB. 1.8.2.4 Kế toán tổng hợp • Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong từng thời kỳ để báo cáo tổng hợp về hiệu quả sử dụng vốn. • Tập hợp các chứng từ vào sổ cái. • Phân bổ chi phí và tính kết quả kinh doanh. • Lập báo cáo tài chính theo chế độ kế toán. 11 • Kiểm tra tính chính xác của các chứng từ, số liệu kinh doanh. Trường hợp kiểm tra thấy sai chế độ thì kế toán tổng hợp từ chối ghi sổ và báo cáo cho kế toán trưởng. • Thường xuyên báo cáo kết quả công việc và nhận công việc phát sinh với kế toán trưởng. 1.8.2.5 Kế toán chi phí hợp đồng khoán gọn, thầu phụ • Kiểm tra chi phí hoàn ứng; lập hồ sơ theo dõi, kiểm soát tất cả các hợp đồng liên quan đến thầu phụ. • Tổng hợp theo dõi và hạch toán kế toán các chi phí giao thầu phụ, kết hợp với kế toán vật tư rà soát lại vật tư. • Lập đối chiếu công nợ với nhà thầu phụ. 1.8.2.6 Kế toán ngân hàng, thanh toán qua ngân hàng • Theo dõi các khoản thanh toán của công ty với khách hàng bên ngoài. • Trực tiếp giải quyết các thủ tục vay, rút vốn; thu và chi tiền gửi bằng chuyển khoản; cầm cố, thế chấp, các khoản ký cược, ký quỹ. • Lập chứng từ chi hằng ngày. • Kiểm tra chứng từ kế toán trước khi cập nhật, thanh toán và phản ánh lên sổ sách. • Quan hệ với ngân hàng và các khoản thanh toán tín dụng. • Đối chiếu sổ sách với các bộ phận liên quan trước khi khóa sổ. • Thanh toán kịp thời và đúng thời hạn. 1.8.2.7 Kế toán thuế và các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước • Lập hồ sơ kê khai thuế theo quy định và quyết toán thuế; chịu trách nhiệm đôn đốc các bộ phận, các đơn vị trực thuộc; hướng dẫn cán bộ công nhân viên công ty kê khai, quyết toán thuế thu nhập cá nhân. • Trực tiếp ra cục thuế mua hóa đơn và chịu trách nhiệm lưu trữ quản lý hóa đơn; cập nhật thông tin, văn bản pháp quy về thuế. 12 1.8.2.8 Kế toán vật tư, kho • Theo dõi giá trị xuất nhập vật tư và công nợ phải trả. • Nhận và báo cáo công việc kế toán vật tư, công nợ phải trả cho kế toán trưởng. • Theo dõi nhập xuất tồn kho vật tư. • Theo dõi các hợp đồng mua vật tư. • Lập phiếu nhập kho hay xuất kho mỗi khi nhập hay xuất hàng hóa. Đồng thời vào sồ chi tiết theo dõi nhập xuất theo từng mặt hàng. • Đối chiếu, kiểm kê giữa kho và sổ theo dõi kho. 1.8.2.9 Kế toán doanh thu, thanh toán qua nội bộ • Kiểm soát các chứng từ chi tiêu thường xuyên bằng tiền mặt; kiểm tra tất cả các khoản tạm ứng; kiểm tra, hạch toán các chứng từ ngoài hợp đồng khoán. • Tổng hợp, xử lý các hồ sơ doanh thu, lập chứng từ hạch toán và lập biểu tổng hợp doanh thu hạch toán trong kỳ. • Đóng hồ sơ hạch toán doanh thu theo từng thời kỳ kế toán, từng năm theo từng công trình. 1.8.2.10 Kế toán lương • Kế toán lương là hạch toán tiền lương dựa trên bảng chấm công, phiếu làm thêm giờ,… • Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động. • Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn vào chi phí sản xuất kinh doanh. • Kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. • Định kỳ tiến hành phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, chi phí nhân công, năng suất lao động, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác sử dụng triệt để, có hiệu quả mọi tiềm năng lao động sẵn có trong doanh nghiệp. 13 1.8.2.11 Thủ quỹ • Quản lý tiền mặt: Bảo quản phòng quỹ; thực hiện việc thu, chi tiền mặt khi có đầy đủ các chứng từ; cuối ngày đối chiếu với kế toán thanh toán nội bộ, lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt. • Văn thư, lưu trữ: Tiếp nhận và lưu chuyển các công văn, tài liệu. • Thủ kho tài liệu: Kiêm công việc thủ kho tài liệu, hồ sơ lưu trữ; mã hóa tài liệu để phục vụ cho việc kiếm hồ sơ tài liệu. 1.9 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty • Văn bản áp dụng: theo QD Số 15/2006/QĐ-BTC 20/03/2006 • Hình thức sổ kế toán: Sổ nhật ký chung • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp giá đích danh • Phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu: thực tế đích danh • Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: phương pháp đường thẳng ( theo thông tư 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ Tài chính ) • Thuế GTGT được khấu trừ. • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. 2 Các công việc thực hiện trong thời gian thực tập Công ty Cổ phần Lilama18 là một công ty có quy mô lớn dẫn đến lượng công việc tương đối nhiều. Đối với bộ phận kế toán, các công việc được phân công cụ thể cho từng người một cách cụ thể và theo quy trình nhằm đảm bảo tính nhất quán và liên tục của công việc. Trong những ngày đầu tham gia vào bộ phận kế toán của công ty, tôi chưa quen với môi trường làm việc và không tránh khỏi lúng túng và có phần thụ động. Nhưng sau một thời gian quan sát các anh, chị làm việc, tôi bắt đầu hòa nhập và chủ động hơn. Trong quá trình thực tập, tôi đã đóng góp được một phần nhỏ cho công ty nói chung và bộ phận kế toán nói riêng. 14 2.1 Các công việc văn phòng In: Đây là công việc cơ bản nhưng không thể thiếu của một nhân viên văn phòng. Do số lượng chứng từ cần lưu giữ nhiều nên việc in là công việc thường xuyên. Một số tài liệu tôi được in: phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, bảng lương. Các bước thực hiện: • Mở file dữ liệu cần in • Canh chỉnh trang in: trang đứng hoặc trang ngang, đánh số thứ tự trang in, chọn in trang dữ liệu theo trang A4 hoặc A3. • Chọn Print review để xem lại trang cần in • Chọn máy in • Nhấn nút In. Bài học kinh nghiệm: • Trước khi in cần thông báo với mọi người để tránh tình trạng bị lẫn lộn giữa các tài liệu. • Cần kiểm tra giấy in còn không đồng thời làm tơi giấy ra trước khi bỏ vào máy in. • Dùng chức năng Print review để xem lại văn bản trước khi in. • Sau khi in cần đảm bảo thứ tự giấy tờ không bị xáo trộn. Dán và tháo Sign here: Sau khi các chứng từ làm xong, các sign here được dán để đánh dấu các phần mà Kế toán trưởng và Tổng giám đốc cần ký. Lưu ý: • Dán sign here không được che các con số trong chứng từ • Tránh dán sign here chồng lên nhau vì có thể Kế toán trưởng và Tổng giám đốc ký thiếu. • Khi tháo sign here cần kiểm tra có đầy đủ chữ ký chưa. 2.2 Lập và giao ủy nhiệm chi Công ty thường giao dịch thông qua ngân hàng, nên lập và giao ủy nhiệm chi là công việc khá thường xuyên. Đối với giao dịch bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu, 15 phiếu chi. Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng, kế toán lập ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi. Qui trình thực hiện: • Sau khi nhận “giấy đề nghị thanh toán” cùng những chứng từ hợp lệ (vd: hóa đơn mua hàng, phiếu nhập vật tư, phiếu yêu cầu vật tư,…), kế toán ngân hàng đối chiếu chứng từ, đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ. • Kế toán ngân hàng viết ủy nhiệm chi. • Tiếp đến, trình cho kế toán trưởng ký tên và tổng giám đốc ký tên, đóng dấu. • Sau đó, đem ủy nhiệm chi cho nhân viên chuyên quản tại ngân hàng phụ trách theo dõi tài khoản của công ty mình. • Đồng thời, nhận lại sổ phụ của lần giao ủy nhiệm chi trước và ghi nhận, ký tên vào sổ ghi nhận. • Cuối cùng, kế toán ngân hàng đối chiếu tất cả các sổ phụ với sổ theo dõi tài khoản ngân hàng của công ty và đối chiếu số dư cuối kỳ. Nếu không phù hợp, kế toán ngân hàng phải làm “phiếu tra soát” với ngân hàng để thống nhất được số đúng. Cách kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng: • Vào phần mềm kế toán • Muốn coi số dư tiền gửi còn lại của các ngân hàng, chọn Kế toán tổng hợp, sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung, bảng cân đối phát sinh của các tài khoản. Ấn F10 chọn tài khoản 112. • Muốn kiểm tra chi tiết các khoản chi trong tháng qua tài khoản tiền gửi, vào Sổ cái tài khoản, chọn TK 112. Cách lập ủy nhiệm chi: • Vào phần mềm kế toán • Chọn Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay, cập nhật số liệu, giấy báo nợ (chi) của ngân hàng. • Chọn ngày làm việc từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu. • Nhập thông tin từ chứng từ: Mã khách (mã nhân viên), Địa chỉ, Tài khoản nợ (vd: TK141), Tên tài khoản (tạm ứng), Phát sinh nợ (ghi số tiền), Diễn giải. 16 • Chọn “Lưu” và “In chứng từ” • Điền vào “Ủy nhiệm chi” các nội dung: tên đơn vị nhận tiền, số tài khoản, tại ngân hàng. Bài học kinh nghiệm: • Thường xuyên kiểm tra số dư tại ngân hàng và số dư sổ sách của công ty. • In 3 ủy nhiệm chi, 2 cái do ngân hàng giữ, công ty giữ 1 cái. • Trước và sau khi in ủy nhiệm chi cần kiểm tra kỹ tên công ty nhận tiền, số tài khoản, số tiền. • Khi nhận lại sổ phụ từ ngân hàng, kế toán thanh toán phải ghi nhận vào sổ ghi nhận đồng thời kiểm tra lại sổ phụ vừa nhận phải tiếp theo sổ phụ hôm trước đã nhận. • Mẫu ủy nhiệm chi do ngân hàng cấp và mỗi ngân hàng có 1 ủy nhiệm chi khác nhau nhưng nhìn chung các ủy nhiệm chi đều tương tự như nhau. 2.3 Làm bảng lương Tiền lương là biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động tương ứng với thời gian và thành quả lao động của người lao động. Làm bảng lương là công việc thường xuyên mỗi tháng 1 lần. Hệ thống thang lương, bảng lương áp dụng theo Nghị Định Số: 205/2004/NĐ-CP ngày 14/02/2004 của Chính phủ. Qui trình thực hiện: • Sau khi nhận được bảng chấm công của từng phòng, Kế toán tiến hành kiểm tra trước khi trình Kế toán trưởng và Tổng giám đốc ký. • Kế toán tiến hành tính lương. • Sau khi tính lương, kế toán trình cho Kế toán trưởng và tổng giám đốc ký. Sau đó đưa bảng lương cho Thủ quỹ của công ty phát lương cho cán bộ công nhân viên. Bài học kinh nghiệm: • Mỗi doanh nghiệp có cách tính lương khác nhau, tùy từng doanh nghiệp mà sẽ có thêm 1 số hệ số nhằm khuyến khích cán bộ công nhân viên nâng cao năng suất. Ví dụ: Công ty Cổ phần Lilama18 chia các hệ số theo trình độ học vấn: đại học, 17 cao đẳng, trung cấp khác nhau.Ngoài ra còn có các hệ số năng suất năng lực, hệ số trách nhiệm ,… • Đối với chuyên viên khi mới vào làm là bậc lương 1/8 tương đương với hệ số lương là 2.34. Cứ mỗi 3 năm sẽ được tăng 1 bậc lương tương đương hệ số lương tăng 0.31. Sau khi tăng đến bậc lương 8/8, nếu hoàn thành lớp học chuyên viên chính thì sẽ được chuyển sang bậc lương chuyên viên chính 3/6. • Tính lương ngày lễ, tết: người lao động được hưởng 100% mức lương cơ bản (công thức tính = mức lương tối thiểu * hệ số lương * số ngày nghỉ thực tế / 26 công chuẩn). 2.4 Viết hóa đơn GTGT Công ty Cổ phần Lilama18 viết hóa đơn Theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài Chính. Hóa đơn GTGT gồm 3 liên. Liên 1 lưu giữ lại trong cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để hạch toán doanh thu. Qui trình thực hiện: • Hai bên thỏa thuận và ký hợp đồng kinh tế. • Căn cứ vào khối lượng hoàn thành được chủ đầu tư và công ty ký. Phòng Kinh tế - kỹ thuật viết “Giấy đề nghị phát hành hóa đơn GTGT” và đưa cho phòng Kế toán. • Kế toán thuế kiểm tra số liệu và viết hóa đơn. • Cuối cùng, kế toán hạch toán vào phần mềm kế toán. Trường hợp hóa đơn viết sai cần hủy bỏ thì gạch chéo để chữ hủy bỏ vào các liên của số hóa đơn, không được xé rời khỏi cuống mà phải lưu giữ đầy đủ các liên để thanh toán số tờ bị hủy (hỏng) với cơ quan thuế (được thể hiện trên bản Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn). Khi viết hóa đơn sai mà kế toán đã kê khai thuế và gửi cho khách hàng, kế toán phải lập “Biên bản điều chỉnh hóa đơn” hoặc “Biên bản hủy hóa đơn”. Biên bản điều chỉnh và hủy hóa đơn bao gồm: 18 • Bên mua hàng, người đại diện, chức vụ, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại của bên mua hàng và bên bán hàng. • Ghi rõ ký hiệu mẫu số của hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, chi tiết số hóa đơn cần hủy và ghi sai phần nào của hóa đơn (vd: ghi sai tên đơn vị mua hàng). Hóa đơn sai được thu hồi phải kẹp vào quyển hóa đơn và phải xuất trình với cơ quan thuế trực tiếp quản lý, không được hủy hóa đơn. Cơ sở sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán đối với hành vi xé rời hóa đơn viết sai khỏi quyển hóa đơn và hủy hóa đơn thu hồi. Bài học kinh nghiệm: ta cần phải kiểm tra kỹ các thông tin trước và sau khi xuất hóa đơn nhằm đảm bảo tính thận trọng, tránh sai xót trong nghiệp vụ kế toán. 2.5 Thao tác với phần mềm kế toán FAST 2.5.1 Giới thiệu sơ lược về phần mềm Fast Accounting là phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Fast Accounting được phát triển và liên tục hoàn thiện từ năm 1997, hiện có hơn 8.500 khách hàng và đạt nhiều giải thưởng khác nhau như BIT CUP, Sản phẩm được nhiều người sử dụng, CUP CNTT… Phần mềm kế toán Fast Accounting có 16 phân hệ: • Hệ thống • Kế toán tổng hợp • Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay • Kế toán bán hàng và công nợ phải thu • Kế toán mua hàng và công nợ phải trả • Kế toán hàng tồn kho • Kế toán TSCĐ • Kế toán CCLĐ • Báo cáo chi phí theo khoản mục • Kế toán giá thành dự án, công trình xây lắp • Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất liên tục 19 • Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng • Báo cáo thuế • Báo cáo quản trị các trường do người dùng tự định nghĩa • Quản lý hóa đơn • Thuế thu nhập cá nhân 2.5.2 Tại sao công ty chọn phần mềm này? • Tổng công ty có thể kiểm soát số liệu, báo cáo tại bất nơi đâu và bất cứ khi nào thông qua mạng nội bộ. • Tính giá thành theo nhiều phương pháp. Hỗ trợ tính giá thành công trình, đơn hàng, hợp đồng theo nhiều phương pháp: Giản đơn, hệ số, tỷ lệ,… • Cung cấp các báo cáo quản trị chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh. • Quản lý ngân sách thu, chi hàng năm giúp doanh nghiệp kiểm soát được hoạt động chi tiêu của công ty, có kế hoạch điều chuyển luồng tiền một cách tối ưu và hiệu quả. • Chi phí đầu tư thấp. 2.5.3 Công việc cụ thể Viết phiếu chi • Vào phần mềm kế toán FAST • Các phân hệ nghiệp vụ: Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay • Cập nhật số liệu và chọn phiếu chi tiền mặt • Sau đó chọn ngày làm việc từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu (vd: 01/03/2013 đến ngày 31/03/2013) • Sau khi hiện lên bảng “Phiếu chi tiền mặt. Kỳ hạch toán:01/03/2013 -> 31/03/2013”, chọn mục “Mới” • Nhập thông tin từ chứng từ: Mã khách (mã nhân viên), Địa chỉ (vd: phòng Kinh tế kỹ thuật), Tài khoản nợ (vd: TK6428), Tên tài khoản (Chi phí QLDN), Phát sinh nợ (ghi số tiền chưa thuế), Thuế suất (%), Diễn giải, Số hóa đơn, Số seri, Ngày hóa đơn 20 • Chọn “Lưu” • Cuối cùng, in phiếu chi. • Trình Kế toán trưởng và Tổng giám đốc ký duyệt chi. Lưu ý: • Khi nhận chứng từ, kế toán cần xem “giấy đề nghị thanh toán”, đồng thời kiểm tra kỹ các hóa đơn phải có đầy đủ thông tin của công ty. • Trong trường hợp hóa đơn không có thuế, kế toán chừa trống mục “thuế suất”. • Trước khi trình ký, để đảm bảo tính chính xác, kế toán cần kiểm tra đối chiếu lại các thông tin về người nhận tiền, tài khoản hạch toán, tổng số tiền cần chi so với đề nghị thanh toán. 3 Nhận xét, đánh giá bản thân 3.1 Nhận xét Sau 8 tuần thực tập tại Công ty Cổ phần Lilama18, tôi đã quan sát và học hỏi được rất nhiều điều, chủ động tiếp cận trong công việc và cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao. Nhưng do lần đầu tiếp xúc với môi trường làm việc nên tôi không tránh khỏi những thiếu sót và sai phạm trong quá trình làm việc. 3.2 Thuận lợi và khó khăn 3.2.1 Thuận lợi Các anh chị trong phòng rất thân thiện và nhiệt tình giúp đỡ tôi hoàn thành quá trình thực tập. Bên cạnh đó, các anh chị còn tận tình hướng dẫn và giúp tôi khắc phục những sai sót, hạn chế trong công việc, đồng thời anh chị trong phòng còn chia sẽ những kinh nghiệm cũng như các kỹ năng cần thiết. Ngoài ra, những kiến thức chuyên ngành được học từ nhà trường cũng giúp tôi tiếp cận và thực hiện công việc tốt hơn. Hơn thế nữa, kiến thức từ môn Kỹ năng giao tiếp giúp tôi ứng xử đúng mực với mọi người trong công ty, góp phần mở rộng quan hệ với mọi người. 21 3.2.2 Khó khăn Trong thời gian đầu, do làm việc trong một môi trường mới nên tôi có phần thụ động trong công việc và ngại giao tiếp. Các kiến thức học ở trường vẫn còn hạn chế khi áp dụng vào trong công việc thực tế. Do chưa học và thực hành phần mềm kế toán nên tôi có chút lúng túng và thiếu kinh nghiệm. 3.3 Đánh giá Qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Lilama 18, bằng sự nỗ lực và kiến thức đã học, tôi đã hoàn thành tương đối tốt các mục tiêu đã đề ra. Tôi đã quan sát và học hỏi được rất nhiều kiến thức trong môi trường làm việc, đồng thời nâng cao được kỹ năng và tác phong làm việc. Tôi đã chủ động tiếp cận công việc và hoàn thành tốt công việc được giao với tinh thần trách nhiệm cao. Ngoài ra, việc giao tiếp với mọi người trong công ty cũng góp phần tạo được hình tượng đẹp về sinh viên Hoa Sen. 22 KẾT LUẬN Sau 8 tuần thực tập tại công ty, tôi đã được bổ sung thêm nhiều kiến thức trong giao tiếp và chuyên môn. Ngoài ra, qua quá trình quan sát, tôi còn học hỏi được quá trình làm việc cũng như rèn luyện thêm kỹ năng và tác phong làm việc. Với những mục tiêu đã đề ra ban đầu, tôi nhận thấy bản thân đã hoàn thành tương đối tốt những công việc đã đề ra, biết áp dụng những kiến thức đã học tại nhà trường vào môi trường làm việc thực tế. Hơn thế nữa, tôi đã xây dựng được những mối quan hệ tốt với các anh chị trong công ty. Thực tập nhận thức thật sự rất bổ ích đối với sinh viên như tôi, tạo điều kiện để tôi có cơ hội thực hành những gì đã học tại trường cũng như biết được những kiến thức mà bản thân mình còn thiếu để từ đó hoàn thiện cho tốt hơn. v