Báo cáo Thực tập tổng hợp tại Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, trong quá trình hội nhập kinh tế thế giới, hơn lúc nào hết, sự thành công của một cơ quan phụ thuộc vào khả năng thu thập kịp thời, đầy đủ và chính xác những dữ liệu cần thiết, xử lí, quản lí và sử dụng chúng một cách có hiệu quả để phân tích tình hình và đề ra những phương hướng hành động trong tương lai. Chúng ta đang sống trong thời đại mà cuộc cách mạng công nghệ thông tin ( CNTT ) đang diễn ra mạnh mẽ hàng ngày hàng giờ khắp nơi trên thế giới . “ Làn sóng thứ ba “ này đã tác động tích cực đến hầu hết mọi hoạt động kinh tế - xã hội, làm thay đổi không chỉ lối sống, phong cách làm việc cũng như tư duy của con người mà còn tạo ra sự thay đổi lớn trong phương thức điều hành, quản lí của các tổ chức cũng như việc sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp. Nhờ ứng dụng CNTT mà việc quản lí của các tổ chức, các cơ quan trở nên gọn nhẹ và hiệu quả hơn. Hiện nay, theo xu thế chung của thế giới và vì những lợi ích to lớn được đem lại, không chỉ ở những nước phát triển mà ở các nước đang phát triển, không chỉ những công ty lớn mà ngay cả những tổ chức nhỏ đều đang cố gắng tự xây dựng, thuê hay mua những chương trình tin học phù hợp với yêu cầu, điều kiện của tổ chức mình. Cũng theo xu thế chung đó của thế giới, các công ty lớn nhỏ của Việt Nam cũng đang dần đưa vào sử dụng các chương trình quản lí phù hợp với công ty, tổ chức mình. Đó có thể là những chương trình quản lí hoạt động kinh doanh, quản lí nguồn nhân lực, quản lí khách hàng… hay những chương trình quản lí hoá đơn, quản lí hồ sơ…. Việc sử dụng những chương trình này không những đem lại những lợi ích về mặt kết quả công việc mà còn giảm tối đa các chi phí phát sinh như: chi phí nguồn nhân lực, chi phí về lưu trữ, chi phí về thời gian…. Vì mục đích được đào tạo của mình là về lĩnh vực kinh tế nên em đã lựa chọn công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương - một công ty cung cấp mạng di động thương hiệu MobiFone- thương hiệu lớn nhất Việt Nam để thực tập với mong muốn là sẽ được làm quen và được tìm hiểu về môi trường kinh doanh và làm việc chuyên nghiệp của công ty. Là sinh viên của khoa Tin học kinh tế, với mục tiêu của chuyên ngành được đào tạo là ứng dụng tin học có hiệu quả vào các hoạt động quản lí và tác nghiệp của một tổ chức kinh tế - xã hội cùng với đó là sự giúp đỡ của các anh chị trong phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing của công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương, em sẽ học hỏi và xây dựng một chương trình Quản lí bán hàng cho công ty ứng dụng chuyên ngành đào tạo của mình trong thời gian thực tập cho Trụ sở chính của công ty tại số 53_ Đường Trần Phú_ Thành phố Hà Tĩnh. Hi vọng, chương trình của em sẽ giúp các anh chị chuyên viên của phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing giải quyết một phần khối lượng công việc mà hàng ngày họ phải giải quyết. Kết cấu báo cáo thực tập tổng hợp của em gồm 3 phần lớn: Quá trình hình thành và phát triển. Chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của các phòng ban. Những vấn đề tin học, phương hướng phát triển của công ty và lí do lựa chọn đề tài. Do kiến thức và kinh nghiệm bản thân còn hạn chế nên báo cáo thực tập tổng hợp của em không thể tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận được những lời nhận xét và góp ý của giáo viên hướng dẫn Tiến sĩ Trần Thị Thu Hà. Qua đây em cũng xin cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình, tận tuỵ của cô giáo hướng dẫn Tiến sĩ Trần Thị Thu Hà – Khoa tin học kinh tế trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân và các anh chị trong phòng Kế hoạch- bán hàng & Marketing của công ty CPDVVTTBD đã giúp đỡ, tạo điều kiện tốt nhất cho em hoàn thành tốt quá trình thực tập của mình. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG THÁI BÌNH DƯƠNG I.QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN _ Tên công ty : Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương. _ Trụ sở chính của công ty: số 53- đường Trần Phú- Thành phố Hà Tĩnh. 1. Lịch sử hình thành Công ty được thành lập vào ngày 26 tháng 1 năm 2007, công ty đã thành lập được hơn một năm nhưng đã có chỗ đứng đáng kể trong lòng khách hàng cùng với nhịp độ phát triển của tỉnh thì nhu cầu về dịch vụ di động ngày càng cao chính vì thế đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty phát triển. Nói đến dịch vụ viễn thông là nói đến cung cấp dịch vụ mới nhất về thông tin di động có công nghệ, kĩ thuật tiên tiến hiện đại đây cũng là lĩnh vực hoạt động chính của công ty. Tuy còn là một công ty nhỏ nhưng qua những nổ lực và cống hiến của mình công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương đã được thị trường ghi nhận và đang ngày càng trên đà phát triển. Những thành quả mà công ty đạt được sau hơn một năm cũng không thể phủ nhận là nó đã có nền tảng vững chắc là hoạt động trên thương hiệu MobiFone – một mạng điện thoại lớn nhất Việt Nam. MobiFone vinh dự được người tiêu dùng bình chọn là mạng điện thoại di động được ưa thích nhất và thương hiệu mạnh Việt Nam. Chính vì thế mà lượng khách hàng của công ty Thái Bình Dương ngày càng đông và có uy tín trong lòng khách hàng. Tuy mới có hai trụ sở nhưng công ty sẽ tiếp tục mở các cửa hàng mới, các chi nhánh mới trong thời gian tới nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng di động ngày càng tăng của người dân cũng như các tổ chức cơ quan. Trụ sở chính của công ty đặt tại thành phố Hà Tĩnh : Địa chỉ : Số 53 - Đường Trần Phú - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh Trụ sở ở Hà Tĩnh chịu trách nhiệm tiến hành đăng kí thuê bao cho khách hàng, cung cấp các dịch vụ mới và tiến hành thu cước phí toàn tỉnh Hà Tĩnh Trụ sở 2: đặt tại thành phố Vinh_ Nghệ An Địa chỉ : Số 15 - Hồ Tùng Mậu - Thành Phố Vinh - Tỉnh Nghệ An Trụ sở ở đây chịu trách nhiệm tiến hành đăng kí thuê bao cho khách hàng, cung cấp các dịch vụ mới và tiến hành thu cước phí toàn tỉnh Nghệ An. 2. Các lĩnh vực kinh doanh của công ty Công ty Phát triển mạng Bán hàng và Marketing Dịch vụ viễn thông Tính và thu cước phí Hỗ trợ Khách hàng Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty: - Cung cấp cho khách hàng về mạng di động với thương hiệu MobiFone. - Phát triển các ứng dụng. - Tích hợp hệ thống. - Tính cước và tiến hành thu cước phí cho khách hàng. 3. Hoạt động của công ty Công ty thành lập được hơn 1 năm với mục đích cung cấp dịch vụ thông tin di động với thương hiệu MobiFone,tính cước phí và đồng thời phát triển dịch vụ về mạng di động để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thông tin cũng như nhu cầu của người tiêu dung trong lĩnh vực này. Công ty cung cấp các dịch vụ mới bên cạnh đó còn tư vấn cho khách hàng mọi vấn đề liên quan, bảo hành và quản trị mạng MobiFone. Công ty cũng phát triển, kinh doanh các mặt hàng hổ trợ cho dịch vụ thông tin di động của mình. Do nhu cầu ngày càng tăng và sự phát triển dịch vụ ở Việt Nam mà sau hơn 1 năm thành lập nhưng công ty đã có uy tín với khách hàng về dịch vụ của mình với thương hiệu MobiFone- một thương hiệu đánh dấu cho sự khởi đầu của ngành thông tin di động Việt Nam. Lượng khách hàng ngày càng tăng và sự hài lòng của khách hàng cũng là những thuận lợi lớn cho công ty phát triển và mở rộng trong tương lai. Hoạt động của công ty dựa trên giải pháp tổng thể qua sơ đồ sau: Công nghệ hiện đại Kinh nghiệm quản lí Khách hàng hài lòng Trình độ nhân viên chuyên nghiệp Dịch vụ mới nhất Hiện nay trụ sở chính của công ty tại số 53_ Đường Trần Phú _ Thành Phố Hà Tĩnh chia làm 6 phòng ban, cụ thể là: Phòng Kế hoạch – Bán hàng & Marketing. Phòng Chăm sóc Khách hàng. Phòng Tính cước và Thanh toán cước phí. Phòng Điều hành khai thác và phát triển mạng. Phòng Kế toán – Thống kê – Tài chính. Phòng Tổ chức – Hành chính. 4. Cơ cấu tổ chức của công ty Chúng ta có thể hình dung rõ hơn về cơ cấu tổ chức của toàn bộ công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương thông qua mô hình sau: Giám đốc Công ty Phó Giám đốc Phó Giám đốc P. KH – BH & M P. CSKH P. ĐHKT & PTM P. KT – TK - TC P. TC - HC P. TC & TTCP Trụ sở TP Hà Tĩnh Trụ sở TP Vinh II.CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN 1. Phòng Kế hoạch- Bán hàng và Marketing ( KH- BH & M )  Phòng KH – BH & M là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạo thực hiện các mặt công tác sau: - Công tác kế hoạch như xuất nhập khẩu các thiết bị về thông tin di động. - Công tác bán hàng cùng với công tác bảo hành, sữa chữa, yêu cầu thay thế các thiết bị, vật tư, hàng hoá. - Công tác Marketing như tổ chức cung cấp các dịch vụ, lập kế hoạch kinh doanh các dịch vụ của công ty. - Quan hệ công việc với khách hàng và bán hàng. - Phân công cán bộ chuyên trách theo khách hàng, theo phân vùng, khu vực để thuận lợi cho hoạt động kinh doanh. - Xây dựng và quản lí hồ sơ khách hàng để hỗ trợ khách hàng và để quản lí. Phòng KH – BH & M gồm có : Trưởng phòng, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác. 2. Phòng Chăm sóc khách hàng( CSKH ) Phòng CSKH là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạo và thực hiện các mặt công tác sau:- Công tác quản lí thuê bao - Các dịch vụ sau bán hàng trong toàn công ty. Phòng CSKH gồm có: Trưởng phòng, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 3. Phòng Tính cước và Thanh toán cước phí ( TC & TTCP ) Phòng TC & TTCP là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc công tác quản lí, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về các lĩnh vực công tác sau: - Quản lí, điều hành việc phát triển hệ thống TC & TTCP cho công tác quản lí sản xuất kinh doanh của công ty. - Nghiên cứu phát triển hệ thống tính cước, đối soát cước và các dịch vụ giá trị gia tăng trên mạng thông tin di động. Phòng TT & TTCP gồm có : Trưởng phòng, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 4. Phòng Điều hành khai thác và Phát triển mạng ( ĐHKT & PTM ) Phòng ĐHKT & PTM là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu,giúp Giám đốc công tác quản lí, vận hành, khai thác và bảo dưỡng mạng lưới thông tin di động và các hệ thống dịch vụ có giá trị gia tăng. - Nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới cho mạng thông tin di động và phát triển mạng lưới thông tin di động. - Quản lí công tác hợp tác quốc tế. Phòng ĐHKT & PTM gồm có: Trưởng phòng, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực của phòng. 5. Phòng Kế toán -Thống kê- Tài chính ( KT- TK- TC ) Phòng KT- TK- TC là phòng chức năng của Công ty giúp Giám đốc chỉ đạo và thực hiện các mặt công tác sau: _ Tổ chức bộ máy kế toán toàn công ty. - Tổ chức và thực hiện công tác thống kê & tài chính. - Hướng dẫn và chỉ đạo kiểm tra các đơn vị cơ sở thực hiện đầy đủ các chế độ KT- TK-TC . - Theo dõi công nợ của công ty. - Giúp đỡ ban giám đốc thực hiện thời gian làm việc. - Lập kế hoạch và đánh giá nội bộ phù hợp với kế hoạch đã được giám đốc phê duyệt. Phòng KT-TK-TC gồm có: Trưởng phòng, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 6. Phòng Tổ chức- Hành chính ( TC- HC) Phòng TC- HC là phòng chức năng của công ty giúp Giám đốc chỉ đạo và thực hiện các mặt công tác sau: -Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy công ty. - Công tác nhân sự và đào tạo, hành chính và quản trị, lao động, tiền lương. -Công tác bảo vệ, an ninh quốc phòng, thanh tra, an toàn lao động. - Công tác thi đua khen thưởng. -Công tác thông tin nội bộ. Phòng TC-HC gồm có: Trưởng phòng, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. III.NHỮNG VẤN ĐỀ TIN HỌC, PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG VÀ LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI. 1. Những vấn đề tin học, phương hướng phát triển của công ty. Thực tập tại công ty em đã tìm hiểu về công ty và tham khảo một số hệ thống quản lí của công ty như: Quản lí Khách hàng, Quản lí tiền lương…Em nhận thấy rằng, đối với công ty có nhiều hoạt động, qui trình quản lí đã được tin học hoá hoàn toàn nhưng cũng có những hoạt động mà nhân viên của công ty còn phải thực hiện thủ công như quản lí nhân sự, quản lí bán hàng… Chính vì vậy mà các công việc liên quan đều thực hiện một cách thủ công và phân chia cho mỗi chuyên viên đảm nhận một nhóm công việc riêng. Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương sẽ tiếp tục tập trung vào kinh doanh trong lĩnh vực thông tin di động với các định hướng chính sau: Mở rộng thêm một số trụ sở ở hai khu vực là Hà Tĩnh và Nghệ An. Hỗ trợ các dịch vụ mới với thương hiệu MobiFone, phát triển hệ thống công nghệ thông tin cho hoạt động của các dịch vụ nhanh và tốt nhất Phát triển gia công phần mềm và đào tạo nhân lực: Hiện nay, công ty đang thiếu trầm trọng nguồn nhân lực cho phát triển và kế hoạch mở rộng phải chịu chi phí nhân công cao. Từ quan điểm này, mà công ty sẽ đào tạo nhân viên vừa giỏi về công nghệ thông tin vừa thành thạo xử lí các dịch vụ cho khách hàng một cách nhanh chóng. 2. Lí do chọn đề tài. Hiện nay, trong quá trình hội nhập kinh tế thế giới, đặc biệt là quá trình tin học hoá diễn ra mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực. Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương cũng không nằm ngoài những dự định sẽ phát triển và hoàn thiện hệ thống của mình, với lượng khách hàng ngày càng gia tăng, những đòi hỏi nhu cầu của khách hàng thì việc quản lí chỉ ứng dụng trên Microsoft Excel còn nhiều hạn chế. Để cạnh tranh với các mạng di động thì công ty phải có những biện pháp đáp ứng nhanh hơn những dịch vụ của mình, hài lòng khách hàng. Chính vì thế mà vấn đề quản lý các mặt hàng của mình là một vấn đề hết sức quan trọng. Đây cũng là một trong những lí do em quyết định làm một phần mềm bán hàng cho công ty. Bên cạnh đó dựa vào kiến thức của mình và tham khảo các phần mềm đã có cũng như tìm hiểu, đi sâu vào nghiên cứu các nghiệp vụ quản lí bán hàng tại công ty. Không những vậy còn có sự giúp đỡ của các anh chị phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing, và sự đồng ý của giáo viên hướng dẫn Tiến sĩ Trần Thị Thu Hà chính vì thế em đã lựa chọn đề tài” Phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản lí bán hàng” . KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập, tìm hiểu tại công ty dưới sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing đã tạo điều kiện thuận lợi cho em hiểu về công ty cũng như những hoạt động chính của nó. Những kiến thức mà em học hỏi được góp phần rất quan trọng cho em định hướng đề tài của mình trong suốt thời gian qua. Bên cạnh đó đi sâu vào các vấn đề tin học đã và đang hoàn thiện của toàn công ty em đã xác định được đề tài của mình là phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản lí bán hàng của công ty CPDVVTTBD. Những tuần thực tập vừa qua em rất cảm ơn cô giáo Trần Thị Thu Hà đã hướng dẫn rất tỉ mỉ, chu đáo cho em hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp của mình. Và cám ơn các anh chị trong phòng đã hướng dẫn và tận tình giúp đỡ cho em có những điều kiện thuận lợi nhất cho đề tài của mình. Trong thời gian thực tập còn lại em sẽ tiến hành nghiên cứu sâu vào những vấn đề về phân tích, thiết kế HTTT để đi đến hoàn thành chuyên đề thực tập cũng như chương trình quản lý bán hàng mà mình đã lựa chọn cho công ty. Hi vọng rằng sản phẩm của em sẽ góp một phần nhỏ giúp ích cho công ty giải quyết công việc hiệu quả hơn. tÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Nguyễn Thị Ngọc- Luận văn tốt nghiệp- 2007. 2. Tài liệu trong công ty( lưu hành nội bộ)- 2007.