Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Công ty Gemadept

i các phòng ban này có trách nhiệm phối hợp và hỗ trợ nhau để đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất. Cảng ICD Phước Long: Bao gồm 277 người, là bộ phận có tính đặc thù riêng trong các loại hình dịch vụ mà Gemadpet đang cung cấp. Bộ phận này được tổ chức theo cấu trúc chức năng với sự quản lý của trưởng cảng và 4 phó trưởng cảng phụ trách các nhóm công việc khác nhau. Cấu trúc này được xây dựng nhằm đảm bảo cung cấp dịch vụ có chất lượng cao và ổn định cho mọi khách hàng. Trực ca xếp dỡ Nhân viên điều độ Depot Nhân viên bộ phận xưởng Nhân viên sửa chữa cont. Nhân viên kho hàng Bảo vệ Nhân viên Depot Phó cảng phụ trách Depot Nhân viên kế hoạch hàng xuất Nhân viên phục vụ hàng xuất Trưởng ca xếp dỡ Nhân viên phục vụ hàng nhập Phó cảng phụ trách hàng xuất Trưởng cảng Phó cảng phụ trách hàng nhập Phó cảng phụ trách cơ giới Bộ phận thương vụ Bộ phận dịch vụ cont. lạnh Bộ phận phục vụ hàng đông lạnh Sơ đồ 1.2. Sơ đồ tổ chức cảng Phước Long Hệ thống kho ngoại quan: Bao gồm 45 người, là bộ phận có hoạt động kinh doanh riêng về kho hàng bao gồm kho ngoại quan cho hàng bách hoá và hệ thống kho cho cà phê. Bộ phận này được tổ chức theo cấu trúc chức năng với sự quản lý của giám đốc và 2 phó giám đốc. Hiện nay, hệ thống kho đã tách ra thành một công ty con có hoạt động riêng biệt, độc lập trong tất cả các hoạt động từ marketing đến bảo quản, đóng hàng vận chuyển. Cơ sở vật chất kỹ thuật: Với 3 lĩnh vực hoạt động kinh doanh mũi nhọn: Cảng biển – Vận tải – Logistics, công ty đã trang bị cho mình một hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ và ngày càng hoàn thiện để có thể đem đến cho khách hàng những dịch vụ ngày càng tốt hơn, ưu việt hơn. Cụ thể như sau: Công ty có 1 hệ thống cảng biển và cơ sở dịch vụ hàng hải dọc bờ biển đất nước tại các vùng kinh tế trọng điểm: STT Cảng Chi tiết 1 Phước Long ICD –Port Tổng diện tích : 440.000 m². Chiều dài cầu cảng : 1.650 m. 6 phao neo với độ sâu từ 10 - 11 m. Tổng diện tích kho: 105 000 m2. Tổng diện tích bãi: 335 000 m2. Có trên 110 phương tiện, thiết bị xếp dỡ các loại. 2 Cảng Dung Quất – Quảng Ngãi Phạm vi khu nước trước bến: 85 x 225 m. Tải trọng bến: 20 000 DWT. Chiều dài bến: 145 m. Độ sâu trước bến: - 9.5 m. Chiều rộng cầu cảng: 33.5 m. Diện tích khu tiền phương: 11.6 ha 3 Cảng Nam Hải – Hải Phòng Cỡ tàu: 10 000 DWT. Độ sâu trước bến: -9 m. Chiều dài cầu tàu: 144m. Công suất: 150 000 TEUS/năm. Tổng diện tích kho bãi: 152 540 m2. Có trên 70 thiết bị, phương tiện xếp dỡ chính các loại. Ngoài ra, Công ty còn đang thực hiện các dự án xây dựng cảng nước sâu Cái Mép, cảng quốc tế Hoa sen Gemadept – Cái Mép. Hiện tại Công ty đang sở hữu đội tàu gồm 6 tàu biển và 12 tàu cấp S1, S2. Hệ thống kho bãi và trang thiết bị: Bên cạnh cung cấp dịch vụ lưu kho hàng hóa, hiện nay Gemadept còn cung cấp dịch vụ kho ngoại quan tại Tp.HCM, Sóng thần – Bình dương, Hải phòng. Cụ thể như sau: STT Hệ thống kho bãi Diện tích (m2) Trang thiết bị Nhân lực (người) 1 Kho ICD CFS tại ICD Phước Long Port 5700 Xe nâng: 6 chiếc Palet: 1500 cái 30 2 Kho CFS Bình Dương 800 Xe nâng: 4 chiếc Palet: 1500 cái 30 3 Kho ngoại quan Sóng Thần 40000 Xe nâng: 20 chiếc Máy thổi café: 5 máy Palet: 5000 cái Hệ thống kệ chứa hàng đạt tiêu chuẩn 200 4 Kho ngoại quan Bình Dương 34000 Xe nâng: 20 chiếc Máy thổi café: 5 máy Palet: 5000 cái 200 5 Kho ngoại quan và CFS Hải Phòng 2328 Xe nâng: 5 chiếc Palet: 2000 cái 40 Cao ốc văn phòng: Ngoài các văn phòng loại vừa đang sử dụng làm trụ sở chi nhánh và cho thuê tại Tp.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Quy Nhơn, tháng 6 năm 2008 Công ty đã đưa vào khai thác một cao ốc bề thế, khang trang và hiện đại mang tên Gemadept Tower. Đây là một cột mốc quan trọng trong quá trình phát triển liên tục và bền vững của công ty từ năm 1990: Gemadept đã sở hữu một cao ốc hạng A, với tổng diện tích 16000 m2, 22 tầng bao gồm 2 tầng hầm để đặt trụ sở chính và có nguồn thu lớn, ổn định từ việc cho thuê văn phòng. Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2007-2009: Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty từ năm 2007 đến 2009 được thể hiện trong bảng số liệu sau: 2007 2008 2009 Doanh thu 1,171,917,283,023 1,912,924,716,291 1,774,449,482,248 Lợi nhuận gộp 228,201,606,305 326,149,811,757 255,868,826,855 Lợi nhuận trước thuế 264,605,819,809 138,893,365,890 360,399,950,726 Lợi nhuận sau thuế 202,684,620,310 31,807,374,325 323,085,833,277 Vốn chủ sở hữu 2,270,888,375,106 2,229,086,653,191 2,470,626,397,025 Tổng tài sản 3,286,536,819,606 4,140,927,549,619 4,511,256,068,185 Qua biểu đồ trên ta thấy năm 2008 là năm có doanh thu lớn nhất trong 3 năm, đạt 1,912,924,716,291 VNĐ, tuy nhiên lợi nhuận lại thấp nhất, chỉ đạt 31,807,374,325 VNĐ. Nguyên nhân là do trong chiến lược phát triển hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2008, Công ty đã đề ra chiến lược xây dựng nền tảng vững chắc dựa trên những ngành nghề kinh doanh truyền thống của Công ty: Vận tải – Cảng biển – Logistics và đa dạng hóa ngành nghề sản xuất kinh doanh có chọn lọc để tạo ra những trụ cột mới để duy trì và tăng doanh thu và lợi nhuận cho Công ty. Chiến lược này đã được triển khai trong năm 2008 và đạt được những kết quả như sau: Công ty đã bổ sung thêm 2 cảng vào trong hệ thống cảng của Gemadept trải dài từ Bắc đến Nam. Đây là một bước đi quan trọng để tăng cường hoạt động của mình tại khu vực miền Bắc và Miền Nam, tạo tiền đề chiến lược phát triển bền vững các loại hình kinh doanh chủ chốt của Gemadept. Gemadept shipping (vận tải quốc tế và nội thủy) đã duy trì mạng lưới vận tải tới 11 cảng chính trong khu vực. Hoạt động này đã góp phần quan trọng làm tăng doanh thu của Công ty lên mức 1912 tỷ đồng năm 2008. Cảng ICD Phước Long sau khi chuyển sang mô hình công ty TNHH 1 thành viên đã khẳng định được vị trí và đạt được sản lượng trên 400 ngàn TEU, tăng 8,5% so với năm 2007. Lợi nhuận từ mảng khai thác cảng và Logistics đã tăng 10,7% , tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu cũng đã tăng cao hơn so với năm 2007. Ngoài ra việc hoàn thành cao ốc vào giữa năm 2008, ngay trước khi xảy ra cơn bão giá vật liệu xây dựng và đúng vào thời điểm nhu cầu và giá cho thuê văn phòng khá cao. Nhờ vậy, ngay trong năm 2008 toàn bộ diện tích cao ốc được lấp đầy 100%. Đây là một khoản đóng góp lớn vào kết quả kinh doanh của Công ty không chỉ cho năm 2008 mà còn cho các năm sau. Tuy nhiên do bị ảnh hưởng nặng nề của khủng khoảng kinh tế thế giới nên những thành quả trong sự nỗ lực của Công ty đã bị tàn phá, do đó lợi nhuận của Công ty năm 2008 là rất thấp. Qua năm 2009 nhờ những phản ứng nhanh nhạy, điều chỉnh chiến lược kịp thời của ban lãnh đạo để đối phó với những biến động kinh tế. Ba giải pháp tổng thể gồm điều chỉnh kế hoạch sản xuất, triển khai mạnh chương trình cắt giảm chi phí, cải tiến công tác quản trị đã được triển khai tới tất cả các cấp và công ty con của GMD ngay từ tháng 1/2009 và đã có tác dụng tích cực đến kết quả kinh doanh. Do đó, như ta thấy trên biểu đồ, kết quả doanh thu và lợi nhuận 2009 là khả quan, đều tăng hơn so với năm 2007, và lợi nhuận 2009 tăng so với 2008. Qua đó thể hiện một sự phát triển bền vững của Công ty. Kế hoạch kinh doanh của Công ty năm 2010: Ngày 5 tháng 4 năm 2010, Công ty đã tổ chức HỘI NGHỊ SẢN XUẤT KINH DOANH GMD 2010 – TẦM NHÌN 2015 để bàn về kế hoạch năm 2010 và những định hướng cơ bản cho giai đoạn tới: Chỉ tiêu kế hoạch năm 2010: Doanh thu 1800 tỉ đồng và tăng trưởng lợi nhuận. Kế hoạch tăng vốn điều lệ lên 1000 tỷ đồng trong năm 2010. Những dự án chủ yếu 2010: Mở rộng cảng PIP (ICD 3). Hoàn thành Ga hàng hóa hàng không Tân Sơn Nhất. Khởi công Cảng container nước sâu Gemalink lớn nhất Việt Nam. Khởi công Cảng Quốc tế Hoa sen – Gemadept. Chuẩn bị khởi công Dự án Lê Lợi Plaza. Sơ lược về công ty TNHH MTV Tiếp vận Gemadept: Quá trình hình thành và phát triển: Công ty TNHH một thành viên tiếp vận Gemadept (Kho ngoại quan). Tiền thân là kho hàng thuộc tổng công ty Gemadept từ năm 2000 đến năm 2008, sau 8 năm hoạt động và khai thác. Do nhu cầu ngày càng phát triển của thị trường và tạo điều kiện thuận lợi cho các khách hàng đang sử dụng dịch vụ kho. Vì thế ngày 01 tháng 06 năm 2008 công ty TNHH MỘT THÀNH VIÊN TIẾP VẬN GEMADEPT được thành lập ngày với: Giấy phép đăng ký kinh doanh số :4604000297 (ĐK:10/03/2008). Với vốn điều lệ:80.000.000.000 VNĐ. Giám Đốc :PHẠM HỒNG HẢI GEMADEPT LOGISTICS COMPANY., LTD Gemadept Logistics đang khai thác 2 kho hàng ngoại quan tại tỉnh Bình Dương với diện tích kho hơn 60 000 m2. Các dịc vụ chính là: gia công chế biến hàng hóa, cà phê, phân loại, sắp xếp, giao nhận, vận chuyển xuất khẩu cho khách hàng trong và ngoài nước. Kho ngoại quan Sóng Thần có hệ thống tường xây và thép gai bọc ngăn cách riêng biệt với khu vực xung quanh đảm bảo sự đột nhập từ bên ngoài. Đội ngũ bảo vệ kho luôn túc trực tuần tra 24/24 giờ/ngày. Hệ thống kho có kết cấu chắc chắn, nền bê tông, cốt thép, tường vách và mái tolle, hệ thống chiếu sáng và hệ thống phòng cháy chữa cháy được trang bị và bố trí đầy đủ xung quanh kho bảo đảm an toàn cho hàng hóa, định kỳ được phòng cảnh sát PCCC công an tỉnh Bình Dương hướng dẫn và kiểm tra. Bên cạnh đó, bộ phận kho đã phối hợp chặt chẽ với Hải Quan kho ngoại quan thực hiện tốt các yêu cầu của Hải Quan về công tác quản lý, khai thác kho, ngăn ngừa đấu tranh chống các hành vi buôn lậu, gian lận thương mại. Thực hiện tốt các qui định về niêm phong, kẹp chì Hải Quan trong việc vận chuyển hàng hóa từ kho ngoại quan ra các cửa khẩu và ngược lại. Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ xếp dỡ, dịch vụ vận tải – giao nhận, dịch vụ tiện ích xuất nhập khẩu. Ngoài ra, công ty còn cung cấp các dịch vụ khác như dán nhãn, cân, đóng bao, kiểm tra độc tố, hun trùng…Đồng thời, công ty còn thiết lập các phòng lab để cho khách hàng có thể sử dụng kiểm tra chất lượng cà phê khi có nhu cầu. Cơ cấu tổ chức của công ty: Nhà máy chế biến Pacorini Hàng cà phê Bộ phận giao nhận Hàng bách hóa Phó giám đốc Phó giám đốc Bộ phận thương vụ và tài vụ Bộ phận marketing Bộ phận kế toán Giám đốc Tổ bảo trì Tổ vệ sinh Văn phòng chứng từ Tổ thủ kho Sơ đồ 1.3. Cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty TNHH một thành viên Gemadept Cơ cấu tổ chức là một yếu tố quan trọng dẫn đến sự thành công trong một công ty. Tổ chức hợp lý sẽ tạo ra những tiền đề thuận lợi cho sự phát triển của công ty. Hiểu được những nguyên lý, nguyên tắc đó, công ty đã xây dựng nên một bộ máy điều hành hoạt động rất hiệu quả, chặt chẽ và có tính đồng bộ cao giữa các phòng ban với nhau. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty: Giám đốc: Giám đốc là người quản lý, điều hành công việc chung của công ty, là người đại diện cho công ty khi đứng ra giao dịch hay làm việc với các đối tác. Giám đốc cũng là người chịu trách nhiệm quản lý cao nhất trước cơ quan thẩm quyền của nhà nước về mọi việc liên quan đến công ty. Phó giám đốc: Phó giám đốc là người hỗ trợ cho giám đốc các công việc quản lý, điều hành các phòng ban trực thuộc sự quản lý của mình và thay mặt cho giám đốc giải quyết mọi phát sinh khi giám đốc đi vắng và chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc của các phòng ban do mình quản lý, điều hành. Bộ phận thương vụ - tài vụ: (2 người) Phòng thương vụ - tài vụ là phòng liên hệ với khách hàng về dịch vụ và gửi hóa đơn thanh toán tiền cho khách hàng, có nhiệm vụ giải đáp thắc mắt cho khách hàng và thống kê doanh thu của doanh nghiệp (được gọi là Customer Service). Tổ giao nhận: (3 người) Tổ giao nhận chuyên về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty như: lấy các chứng từ của khách hàng, lệnh giao hàng (D/O) và làm thủ tục Hải Quan để tiến hành nhập hàng vào kho và xuất hàng ra khỏi kho. Kho hàng Bách hóa: Kho này dùng để chứa các hàng thuộc hàng Bách hóa như: các loại gỗ, vải không dệt, keo, hóa chất, dung môi dùng cho đồ gỗ, các loại hạt nhựa… chiếm diện tích 24.000 m2. Nhà máy chế biến cà phê Pacorini: Nhà nhà máy chế biến cà phê Pacorini là nhà máy chuyên chế biến và làm các dịch vụ liên quan đến cà phê. Bộ phận kế toán: Bộ phận kế toán gồm có 2 người thực hiện các công việc về tài chính – kế toán liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, phản ánh đầy đủ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước giám đốc. Bộ phận Marketing: (1 người) Bộ phận Marketing có trách nhiệm xây dựng và tiếp thị nâng cao thương hiệu của công ty với khách hàng, điều tra và nghiên cứu thị trường, giúp công ty đạt được hiệu quả cao trong các lĩnh vực kinh doanh. Tổ bảo trì: (2 người) Tổ bảo trì là bộ phận bảo quản và sửa chữa các trang thiết bị máy móc tại công ty. Văn phòng chứng từ: (bộ phận quản lý logistics) (5 người) Văn phòng chứng từ chuyên quản lý các giấy tờ về thủ tục xuất nhập kho ngoại quan và lưu giữa các giấy tờ ở kho. Phòng này sẽ phối hợp với các phòng ban khác để tối ưu quá trình chứng từ trong công ty. Ngoài ra, phòng còn có một nhiệm vụ quan trọng là tiến hành lên tờ khai và hợp đồng thuê kho. Tổ thủ kho: (bộ phận kho) (15 người) Tổ thủ kho có nhiệm vụ bảo quản lưu giữ hàng hóa, kiểm đếm hàng hóa, bố trí vị trí chất xếp, chịu trách nhiệm về số lượng hàng hóa đã nhập hoặc xuất trong kho ngoại quan, tiến hành nhập hàng và xuất hàng theo sự chỉ định. Tổ bảo vệ: (10 người) Tổ bảo vệ có nhiệm vụ kiểm soát chặt chẽ việc kiểm hóa hàng, đảm bảo an toàn cho kho, theo dõi và ghi chép cẩn thận số lượng xe ra vào kho cũng như ghi lại biển kiểm soát, thời gian xe đến và rời kho. Đưa ra các lệnh dễ hiểu cho tất cả các lái xe. Khi ra vào kho nhận hoặc nhập hàng tài xế phải xuất trình giấy vận chuyển hàng, cũng như danh sách hàng vận chuyển. Nếu hàng được vận chuyển bằng container thì khi xuất hàng ra khỏi kho phải đảm bảo đã được Hải Quan niêm phong, kẹp chì. Nhận xét: Bộ máy tổ chức của công ty trong thời gian qua đã phát huy nhiều ưu điểm của nó trong thực tiễn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cụ thể là: Sự phối hợp giữa các phòng ban rất linh động, mềm dẻo với tình hình sản xuất, tình hình thị trường. Ít có sự chồng chéo làm ách tắc công việc chung của công ty. Các bộ phận chức năng rất tích cực trong việc hỗ trợ và tham mưu cho lãnh đạo công ty. Nhờ đó, sự phối hợp quản lý nhịp nhàng, nhanh chóng đối với công việc cụ thể nảy sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Cơ sở hạ tầng: Kho ngoại quan Sóng Thần Diện tích: 40 000 m2 (Kho ngoại quan: 27 000 m2; kho nội địa: 13 000 m2) Trang thiết bị: Xe nâng: 20 chiếc Máy thổi cà phê: 5 máy Palet: 5000 cái Hệ thống kệ chứa hàng đạt tiêu chuẩn Kho ngoại quan Bình Dương Diện tích: 34 000 m2 Trang thiết bị: Xe nâng: 20 chiếc Máy thổi cà phê: 5 máy Palet: 5000 cái Trạm cân 120 Tấn Qua số liệu trên ta thấy Công ty có diện tích kho để chứa hàng tương đối lớn, đảm bảo đáp ứng được nhu cầu vào những thời gian cao điểm. Ngoài ra số lượng trang thiết bị xếp dỡ cũng đảm bảo đủ khả năng cho công tác xếp dỡ hàng trong kho. Tuy nhiên do kho đã được xây dựng khá lâu nên kho có phần xuống cấp, các phương tiện xếp dỡ đôi khi gây ra rất nhiều khói trong quá trình làm việc, gây ảnh hưởng đến sức khỏe của người lao động. Mặt khác, để tối ưu hóa diện tích chứa hàng trong kho, đặc biệt là vào những lúc cao điểm, đòi hỏi hàng thường chất rất cao, điều này có thể gây ảnh hưởng không tốt đến lượng hàng lưu trong kho. Tuy nhiên, việc chất xếp hàng vẫn đáp ứng đúng theo yêu cầu của khách hàng. Nếu việc xếp hàng có cao hơn mức bình thường, thì hai bên sẽ thương lượng trước với nhau để vừa đảm bảo lưu giữ hàng tốt, tiết kiệm chi phí cho khách hàng, vừa tiết kiệm được diện tích lưu kho. ˜²™ CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU QUY TRÌNH XUẤT NHẬP HÀNG HÓA KHO NGOẠI QUAN TAI CÔNG TY TNHH MTV TIẾP VẬN GEMADEPT Tổng quan về kho ngoại quan: Khái niệm: Kho ngoaïi quan laø moät khu vöïc kho, baõi ñöôïc thaønh laäp treân laõnh thoå Vieät Nam, ngaên caùch vôùi khu vöïc xung quanh ñeå taïm löu giöõ, baûo quaûn hoaëc thöïc hieän moät soá dòch vuï ñoái vôùi taát caû haøng hoaù töø nöôùc ngoaøi, hoaëc töø trong nöôùc ñöa vaøo theo hôïp ñoàng thueâ Kho ngoaïi quan ñöôïc kyù giöõa Chuû kho vaø Chuû haøng döôùi söï kieåm tra, giaùm saùt cuûa Haûi quan. Kho ngoaïi quan vaø taát caû haøng hoùa, phöông tieän vaän taûi ra, vaøo, hoaëc löu giöõ, baûo quaûn trong Kho ngoaïi quan phaûi chòu söï kieåm tra, giaùm saùt vaø quaûn lyù cuûa cô quan Haûi quan. Đặc điểm của hàng hóa lưu Kho ngoại quan: Haøng hoùa göûi ñeå taïm löu giöõ, baûo quaûn trong Kho ngoaïi quan neáu laø haøng xuaát khaåu laø haøng ñaõ laøm xong thuû tuïc Haûi quan ñeå xuaát khaåu; neáu haøng töø nöôùc ngoaøi ñöa vaøo laø haøng chôø chuyeån tieáp ñi nöôùc khaùc hoaëc chôø laøm thuû tuïc nhaäp khaåu vaøo Vieät Nam, chöa phaûi noäp thueá nhaäp khaåu. Chuû haøng ñöôïc baûo ñaûm quyeàn sôû höõu ñoái vôùi haøng hoùa cuûa mình göûi trong Kho ngoaïi quan. Các dịch vụ được thực hiện đối với hàng hóa gửi Kho ngoại quan: Neáu coù söï thoûa thuaän hoaëc uûy quyeàn baèng vaên baûn cuûa chuû haøng, chuû Kho ngoaïi quan ñöôïc pheùp thöïc hieän caùc dòch vuï sau ñaây ñoái vôùi haøng hoùa göûi Kho ngoaïi quan: Gia coá bao bì, phaân loaïi haøng hoùa, laáy maãu haøng hoùa ñöôïc thöïc hieän trong Kho ngoaïi quan , döôùi söï giaùm saùt tröïc tieáp cuûa coâng chöùc Haûi quan; Thay maët chuû haøng laøm thuû tuïc Haûi quan ñoái vôùi haøng hoaù ñöa ra, ñöa vaøo Kho ngoaïi quan; Vaän chuyeån haøng hoaù töø cöûa khaåu vaøo Kho ngoaïi quan, töø Kho ngoaïi quan ra cöûa khaåu , töø Kho ngoaïi quan naøy ñeán Kho ngoaïi quan khaùc; Chuyeån quyeàn sôû höõu haøng hoùa theo quy ñònh cuûa phaùp luaät. Cách thức lưu giữ hàng hóa tại kho của Công ty: Việc sắp xếp hàng hóa ở trong kho: Hàng hóa lưu giữ trong kho được phân theo nhóm và đặc tính của hàng hóa. Đối với hàng đựng trong thùng, bao, kiện được xếp vào các pallet và xếp chồng lên nhau. Chiều cao của khối không được lớn hơn 3 lần bề rộng của khối hàng. Hàng hóa là đồ dễ vỡ như rượu không được chất cao quá gây khó khăn cho việc chất dỡ hàng. Hàng được xếp vào từng ô riêng biệt, hàng trên mỗi pallet được ràng buộc với nhau và dán nhãn ghi rõ tên hàng, số lượng, số lô, ngày nhập hàng. Các loại hàng không tương thích nhau thì không được xếp gần nhau để tránh sự tác động. Đa phần hàng hóa trong kho là hàng khô và được xếp chồng lên nhau. Hàng có thể được xếp lên từng pallet hoặc chồng các pallet lại với nhau hoặc xếp hàng trực tiếp lên sàn kho, tuy nhiên việc xếp chồng đống hàng hóa lên sàn mà không có sự trợ giúp nào của cấu trúc khác có thể dẫn đến nhiều rủi ro. Quản lý hàng hóa: Hàng hóa trong kho thường xuyên được theo dõi, số liệu không chỉ được quản lý bằng sổ sách chứng từ mà còn được quản lý trong máy tính. Đầu mỗi tuần các tallyman được phân công kiểm tra lượng hàng thực còn tồn trong kho, sau đó sẽ đối chiếu với số liệu trong máy tính. Trường hợp có sự chênh lệch sẽ phối hợp cùng tìm ra nguyên nhân và hướng giải quyết. Ngoài ra, cứ đầu mỗi tháng chủ hàng sẽ kiểm tra hàng hóa trong kho và bộ phận kho sẽ cùng với chủ hàng kiểm kê rà soát lại số liệu. Đối với kho ngoại quan, mỗi năm định kỳ 6 tháng sẽ báo cho Hải Quan kho số liệu hàng nhập – xuất trong kho để Hải Quan kiểm tra. Tính kiên cố và bền vững của giá đỡ: Mỗi loại giá đỡ được thiết kế để thực hiện nhiệm vụ đặc biệt một cách an toàn. Việc gãy hay hỏng giá đỡ là một tai họa cho nhà kho. Một nguy hiểm khác là các giá đỡ được lắp ráp không đúng, quá tải hay sử dụng không đúng mục đích thiết kế. Do đó, trang bị giá đỡ nhà kho phải tuân thủ theo đúng nguyên tắc: Giá đỡ càng cao thì tải trọng rơi vào cột càng lớn. Các bộ khung của giá đỡ phải làm bằng gỗ tròn, thép và các góc cạnh phải đủ khỏe để có thể tải được hàng hóa. Các giá đỡ không bền mấy nếu tỷ số giữ chiều cao và bề rộng hay chiều sâu lớn. Tỷ số lý tưởng là: 16:1 (cao: rộng) nếu hai giá được đặt giáp lưng nhau. 8:1 (cao: rộng) nếu được đặt một mình hai bên có đường đi Trọng tải của giá đỡ phải được viết trên mỗi giá đỡ và không bao giờ được quá tải. Các giá phải có thêm gia cố chéo Sàn phải đủ khỏe để tải các giá đỡ. Tốt nhất là các chân giá để phải có các tấm để bề rộng ra để giảm bớt áp lực lên mặt sàn. Chế độ bảo quản và môi trường nhà kho: Một trong những chức năng quan trọng nhất của kho vận là bảo quản hàng hóa. Nguyên tắc hàng ở trong kho sẽ được bảo đảm an toàn tuyệt đối. Hàng nhập vào như thế nào thì xuất ra như thế đó. Kho đảm bảo hàng còn nguyên đai, nguyên kiện (nếu không có việc tách hàng của chủ hàng). Tất cả bao bì hàng hóa trong kho cần được giữ tốt, bất kỳ sự hỏng hóc bao bì nào cũng phải tiến hành thay hàng hóa hoặc tiến hành thay thế bao bì khác và khâu lại. Bảo quản hàng hóa là tránh cho hàng hóa khỏi bị hư hại do tác động khách quan của môi trường hay sự tấn công của các loại côn trùng. Ban quản lý kho phải thường xuyên kiểm tra: Độ ẩm kho: nếu độ ẩm vượt quá độ ẩm cho phép đối với một loạt hàng hóa nào đó thì có thể dẫn đến sự hư hỏng hàng hóa do nhiệt độ cao và các phản ứng vi sinh. Độ ẩm cao cũng là nguyên nhân gây hao tổn và xuống cấp của nhiều loại hàng hóa trong kho. Ví dụ: nhiệt độ trong kho cao có thể làm dầu bị bốc hơi, vỏ xe bi giãn nở… Độ ẩm kho phụ thuộc nhiều vào điều kiện khí hậu trong vùng, chủng loại kho và độ ẩm có trong hàng hóa để trong kho. Côn trùng có hại: các loại hàng thực phẩm, sợi,… là những đối tượng của các loại côn trùng có hại. Nếu không có biện pháp phòng chống thì hàng hóa trong kho rất dễ bị hư hỏng, thiệt hại… Các loại gặm nhấm: được coi là nguy hiểm nhất đối với hàng hóa ở trong kho, đặc biệt là đối với hàng thực phẩm. Môi trường nhà kho: môi trường nhà kho cần được theo dõi thường xuyên vì nó sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh kho phát triển, tạo được sự an tâm cho khách hàng khi gửi hàng tại kho. Trách nhiệm của các bên liên quan đến hoạt động Kho ngoại quan: Đối với chủ kho: Moïi CBNV kho phaûi coù yù thöùc traùch nhieäm cao, coù traùch nhieäm baûo veä taøi saûn cuûa Coâng ty, giöõ moái quan heäï toát vôùi caùc khaùch haøng, khoâng ngöøng naâng cao kieán thöùc, chòu khoù hoïc hoûi kinh nghieäm & coù tinh thaàn ñoøan keát noäi boä, giuùp ñôõ hoã trôï nhau trong coâng vieäc haøng ngaøy, thöôøng xuyeân goùp yù kieán nhaèm tìm kieám bieän phaùp toát ñeå chaát löôïng dòch vuï ngaøy caøng toát hôn . Boä phaän kho phaûi phoái hôïp chaët cheõ vôùi Haûi quan Kho ngoaïi quan thöïc hieän toát caùc yeâu caàu cuûa Haûi quan veà coâng taùc quaûn lyù, khai thaùc kho, taïo ñieàu kieän thuaän lôïi cho Haûi quan Kho ngoaïi quan thöïc hieän nhieäm vuï kieåm tra, giaùm saùt haøng hoaù xuaát nhaäp kho ngaên ngöøa, ñaáu tranh choáng caùc haønh vi buoân laäu, gian laän thöông maïi. Thöïc hieän toát caùc qui ñònh veà nieâm phong, keïp chì Haûi quan trong quaù trình vaän chuyeån haøng hoùa töø Kho ngoaïi quan ñeán caùc cöûa khaåu vaø ngöôïc laïi. Phaân ñònh khu vöïc ñuùng theo quy cheá kho trong vieäc saép xeáp haøng hoaù xuaát khaåu, nhaäp khaåu theo töøng hôïp ñoàng, töøng tôø khai Haûi quan. Coù heä thoáng töôøng raøo ngaên caùch giöõa khu vöïc chöùa haøng baùch hoùa vaø haøng noâng saûn. Thoâng baùo vaø cung caáp cho Haûi quan kho ngoaïi quan nhöõng thoâng tin caàn thieát veà thôøi gian, löôïng haøng chuaån bò nhaäp – xuaát kho. Ñònh kyø 6 tháng một lần, chủ kho phải baùo caùo cho Cục trưởng Haûi quan, hải quan giám sát kho veà haøng toàn kho, löôïng haøng nhaäp xuaát kho theo qui ñònh cuûa Haûi quan. Tröôùc khi môû cöûa kho phaûi thoâng baùo cho HQ kho bieát (tröôøng hôïp laøm ngoaøi giôø phaûi thoâng baùo vaø ñaêng kyù tröôùc ). Thuû kho coù nhieäm vuï kieåm ñeám haøng hoùa, boá trí vò trí chaát xeáp , chòu traùch nhieäm veà soá löôïng haøng hoùa ñaõ nhaäp hoaëc xuaát kho, sau khi nhaäp hoaëc xuaát haøng xong phaûi ghi cheùp vaøo soå theo doõi, xaùc nhaän haøng hoùa thöïc nhaäp , thöïc xuaát vôùi chuû haøng vaø caùc boä phaän coù lieân quan. Ñoái vôùi Haûi quan Kho ngoïai quan: Haûi quan kho ngoaïi quan laø moät ñôn vò caáp Ñoäi tröïc thuoäc Chi cuïc Haûi quan KCN Soùng Thaàn- Bình Döông. Haûi quan KNQ coù vaên phoøng laøm vieäc thöôøng tröïc taïi Kho ngoaïi quan ñeå thöïc hieän chöùc naêng kieåm tra, giaùm saùt ñoái vôùi taát caû caùc phöông tieän vaän taûi vaø haøng hoùa nhaäp – xuaát qua Kho ngoaïi quan. Haûi quan Kho ngoaïi quan luoân coù maët taïi kho ñeå kieåm tra, giaùm saùt, quaûn lyù haøng hoùa ñöa vaøo, ñöa ra vaø löu giöõ baûo quaûn trong kho theo ñuùng qui ñònh cuûa Toång cuïc Haûi quan. Môû soå theo doõi vaø ghi cheùp ñaày ñuû haøng hoùa nhaäp xuaát kho ñaûm baûo haøng hoùa ñöa vaøo, ñöa ra kho vaø baûo quaûn trong kho ñuùng maët haøng, soá löôïng theo hôïp ñoàng thueâ kho. Thöôøng xuyeân lieân heä vôùi Haûi quan caùc cöûa khaåu ñeå theo doõi, naém tình hình trong vieäc quaù caûnh noäi ñòa ñoái vôùi haøng hoùa xuaát, nhaäp Kho ngoaïi quan. Haøng ngaøy heát giôø laøm vieäc Haûi quan Kho ngoaïi quan cuøng Chuû kho tieán haønh nieâm phong taát caû caùc cöûa ra vaøo kho. Đối với chủ hàng (hoặc người đại diện): Phaûi tuaân thuû taát caû caùc qui ñònh lieân quan ñeán moïi hoaït ñoäng cuûa Kho ngoaïi quan, cung caáp ñaày ñuû thoâng tin caàn thieát veà loâ haøng cho chuû kho vaø cô quan Haûi quan ñeå ñoái chieáu , kieåm tra vaø giaùm saùt . Haøng hoùa ñöa vaøo löu giöõ trong Kho ngoaïi quan phaûi ñuùng vôùi hôïp ñoàng thueâ kho. Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa kho ngoại quan tại Công ty: Đối với hàng nội địa nhập kho chờ xuất ra nước ngoài: Sơ đồ quy trình: KẾT TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG NHẬP HÀNG KNQ THÔNG BÁO CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN (4) (5) (3) (6) BỘ PHẬN QUẢN LÝ HÀNG BỘ PHẬN CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG (1b) (2) (1a) Chú thích: (1a), (1b): Khách hàng thông báo kế hoạch nhập hàng cho bộ phận chứng từ và bô phận quản lý hàng. (2): Bộ phận chứng từ làm bộ hồ sơ hải quan KNQ cho hàng hóa nhập kho và giao cho bộ phận quản lý hàng. (3): Bộ phận quản lý hàng thông báo cho các bộ phận liên quan để chuẩn bị nhập hàng vào kho. (4): Tiến hành nhập hàng vào KNQ. (5): Bộ phận chứng từ hoàn thành thủ tục hải quan KNQ cho hàng hóa. (6): Kết toán với khách hàng. Diễn tả quy trình: Hàng xuất khẩu từ nội địa đưa vào KNQ bao gồm hàng hóa sản xuất trong nước Việt Nam, hàng tạm nhập tái xuất và hàng nhập khẩu mà người mua trả lại chủ hàng. Tất cả trường hợp trên đều đã làm xong thủ tục Hải quan (có tờ khai xuất khẩu). Trước khi giao hàng vào kho, chủ hàng/ người xuất khẩu hoặc người giao nhận thông báo kế hoạch nhập hàng cho bộ phạn chứng từ bằng fax hoặc email gồm: packing list, invoice, tờ khai xuất khẩu. Thông báo cho bộ phận quản lý hàng bách hóa/ cà phê biết kế hoạch nhập hàng. Bộ phận hàng bách hóa/ cà phê lên kế hoạch chuẩn bị nhận hàng (phân công thủ kho, sắp xếp vị trí nhập hàng, nhân công và phương tiện cơ giới…). Chủ hàng/ giao nhạn mang hàng đến kho và giao cho bộ phận chứng từ bộ phận hồ sơ gồm: Tờ khai xuất khẩu đã haofn thành thủ tự HQ. Packing list Invoice Bảo vệ kiểm tra, ghi vòa sổ trực ca: số xe vận tải, số container và thwofi gian xe vào kho. Bộ phận chứng từ căn cứ các thông tin trên tiến hành các bước: Làm hợp đồng thuê kho ngoại quan giữa chủ hàng vói chủ kho rồi sau đó trình HQ kho kiểm tra (đúng), rồi đưa lãnh đạo chi cục HQ duyệt. Mở tờ khai kho ngoại quan -à HQ kho kiểm tra -à làm thủ tục đăng ký tại chi cục HQ. Thông báo cho bộ phận quản lý kho hàng về hàng hóa đã giao đến kho để tổ chức tiếp nhận hàng vào kho. Bộ phận quản lý hàng: Thông báo cho HQ kho biết về thời gian hàng hóa sẽ nhập kho. Phân công thủ kho nhận hàng. Thông báo công nhân nhập hàng. Thủ kho: Sắp xếp vị trí xuống hàng. Cùng hQ giám sát kho kiểm tra niêm phong HQ. Đối chiếu só lượng hàng với các chứng từ. Thủ kho cùng quản lý khi giám sát việc nhập hàng trong suốt quá trình làm hàng. Thủ kho kiểm đếm chính xác lwowngn hàng háo, hàng hóa còn nguyên đai nguyên kiện. Sau khi nhận hàng xong ký xác nhạn lượng hàng thực nhập, tình trạng hàng hóa cho chủ hàng/ người giao nhận. Nếu sai lệch về số lượng, mã hàng phải báo ngay HQ giám sát kho, quản lý kho và chủ hàng/ người giao nhận àlập biên bản à các bên liên quan cùng ký. Trong quá trình nhập hàng nếu phát hiện hàng hóa không đủ tiêu chuẩn (bị ướt, bị rách, hỏng trước khi nhập) phải thông báo cho chủ hàng để có hướng xử lý giải quyết (chủ hàng sẽ hướng dẫn cụ thể) or thủ kho có quyền từ chối nhận hàng. Thủ kho/ quản lý hàng làm thẻ kho treo trên pallet (số lượng, số tờ khai, ngày nhập kho). Bảo vệ kiểm tra xe, ghi vào sổ trực ca thời gian xe ra cổng. Bộ phận chứng từ: Căn cứ báo cáo/ biên bản nhận hàng của chủ kho rồi lập phiếu nhập kho. Làm thủ tục KNQ. Sau đó đưa cho HQ kho ký hoàn thành tờ khai KNQ. Hải quan kho xác nhận thực xuất tờ khai xuất khẩu cho chủ hàng/ người giao nhận. Photo lưu tờ khai xuất khảu đã haofn thành thủ tục HQ của chủ hàng. Lưu hồ sơ KNQ và HQ KNQ. Báo bộ phận quản lý hàng về việc hoàn thành thủ tục HQ KNQ. Lập bảng thống kê xác báo HQ cửa khẩu biên bản bàn giao (hồi báo HQ). Bộ phận quản lý hàng: Nhập số liệu rồi báo cáo khách hàng. Cung cấp các chứng từ theo yêu cầu của chủ hàng. Thống kê lượng hàng nhập xuất tồn cho bộ phận chăm sóc khách hàng. Bộ phận chăm sóc khách hàng kiểm tra đối chiếu, lên háo đơn gửi khách hàng, thanh toán. Hàng hóa từ KNQ xuất ra cảng/ cửa khẩu (xuất đi nước ngoài): Sơ đồ quy trình: CẢNG XUẤT HÀNG KNQ KẾT TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG HÃNG TÀU (3))) (2) (6) (5) (4) (1a) KHÁCH HÀNG BỘ PHẬN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN QUẢN LÝ HÀNG (1b) Chú thích: (1a), (1b): Khách hàng giao bộ chứng từ cho bộ phận chứng từ và bộ phận quản lý hàng. (2): Bộ phận quản lý hàng cho người đến hãng tàu lấy cont và seal hãng tàu về. (3): Tiến hành xuất hàng hóa KNQ. (4): Bộ phận chứng từ hoàn thành hồ sơ hải quan KNQ cho hàng hóa. (5): Bộ phận giao nhận đưa hàng ra cảng xuất và thanh lý hải quan tại cảng/ cửa khẩu để xuất hàng ra nước ngoài. (6): Kết toán với khách hàng. Diễn tả quy trình: Chủ hàng/đại diện chủ hàng gửi cho bộ phận chứng/ bộ phận quản lý hàng: Lệnh giao hàng (ghi rõ số lượng, số tờ khai KNQ, số hợp đồng thuê KNQ). Packing list Invoice Lệnh cấp container rỗng (Booking note) Bộ phận quản lý hàng/ điều độ: Thông báo đội xe vận tải PIP bố trí xe (trước 1 ngày). Gửi/fax lệnh cấp cont rỗng cho đội xe, rồi sau đó làm tủ tục lấy cont và seal hãng tàu. Bộ phận quản lý hàng bố trí thủ kho, phương tiện, công nhân lên kế hoạch để xuất hàng. Khi container đến kho chuẩn bị đóng hàng thì thủ kho/điều độ phải kiểm tra tình trạng container đảm bảo đủ tiêu chuẩn đóng hàng (nếu không đạt yêu cầu thì trả container đổi lấy cont khác). Thủ kho chụp hình cont trước khi đóng hàng. Thủ kho kiểm tra, đối chiếu thực tế hàng hóa đúng với các chứng từ liên quan rồi cho công nhân tập kết hàng để đóng hàng vào cont. Khi đóng hàng xong thì thủ kho chụp hình, đóng cửa cont, bấm seal hãng tàu, seal hải quan, chụp hình lưu. Cung cấp thông tin cho khách hàng. Bộ phận chứng từ: Căn cứ lượng hàng thực xuất: Viết phiếu xuất kho. Trừ lùi tờ khai KNQ. Làm đơn đề nghị chuyển cửa khẩu. Làm biên bản bàn giao hàng. Đưa hồ sơ trên đến hải quan KNQ ký xác nhận. Bộ phận chứng từ giao đơn đề nghị chuyển cửa khẩu, biên bản hải quan cho bộ phận giao nhận. Lưu hồ sơ. Theo dõi biên bản hồi báo (lập bảng thống kê xác báo với hải quan cảng/cửa khẩu để hải quan cảng/cửa khẩu hồi báo hải quan KNQ). Thanh khoản tờ khai khi tờ khai đã xuất hết hàng. Bảo vệ vào số trực ca thời gian, số xe và số container ra cổng. Bộ phận giao nhận tiếp nhận hồ sơ: Đưa hồ sơ đến thanh lý hải quan tại cửa khẩu xuất. Vào sổ tàu. Theo dõi lô hàng cho đến khi lô hàng được xếp lên tàu. Báo cáo khách hàng/điều độ về lô hàng. Bộ phận quản lý hàng: Nhập số liệu để báo cáo chủ hàng. Fax biên bản bàn giao cho chủ hàng. Hàng nhập từ nước ngoài về KNQ (lấy hàng từ cảng/cửa khẩu chuyển về KNQ): Sơ đồ quy trình: Thông báo cho khách hàngvà thanh toán  tiền với khách hàng Cửa khẩu nhập (cảng) (5) Hàng nhập kho ngoại quan Lên kế hoạch cho hàng nhập kho Bộ phận quản lý kho Bộ phận giao nhận (2a) (1) Khách hàng Bộ phận chứng từ (2b) (2a) (1) Khách hàng Bộ phận chứng từ (2b) Khách hàng (1) Bộ phận chứng từ (2b) (2a) Bộ phận quản lý kho Bộ phận giao nhận (3b) (3a) (5) Lên kế hoạch cho hàng nhập kho Hàng nhập kho ngoại quan (4b) 9 (4a) (6) Chú thích: (1): Khách hàng cung cấp cho bộ phận chứng các chứng từ liên quan đến hàng hóa. (2a), (2b): Bộ phận chứng từ tiến hành làm thủ tục hải quan KNQ hàng nhập rồi sau đó giao cho bộ phận giao nhận bộ hồ sơ này để ra cảng lấy hàng về, đồng thời báo cho bộ phận quản lý kho để có kế hoạch nhập hàng KNQ. (3a), (4a): Bộ phận giao nhận ra cảng làm thủ tục hải quan để đưa hàng về KNQ. (3b): Bộ phận quản lý hàng lên kế hoạch chuẩn bị cho hàng nhập kho. (4b): Cùng với thủ kho tiến hành nhập kho hàng hóa. (5): Bộ phận chứng từ hoàn thành thủ tục HQ KNQ hàng nhập. (6): Thông báo cho khách hàng biết hàng đã vào kho và thanh toán tiền với khách hàng. Diễn tả quy trình: Khách hàng/ chủ hàng cung cấp cho bộ phaajnchwsng từ của kho csc chứng từ liên quan đến hàng hóa ( thông thường khách hàng sẽ báo bộ phận chứng từ cử người đi lấy tại vưn phòng của họ): B/L hoặc ABL (Air Way Bill) (Surrendered/ Bản chính); Invoice (Bản chính + Bản sao); Packing list ; Certificate of Origin (C/O nếu có); Các chứng từ khác. Khi hàng đến cảng, hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến cho bọ phaajnchwsng từ hoặc khách hàng. Bộ phận chứng từ đưa B/L cho bộ phận giao nhận. Bộ phận giao nhận đến hãng tàu nhận lệnh giao hàng. Bộ phận chứng từ căn cứ các bọ chứng từ trên thực hiện các bước sau: Làm hợp đồng thuê kho ngoại quan (KNQ) giữa chủ hàng với chủ kho -à trình lãnh đạo Chi cục hải quan ký phê duyệt (3 bộ). Làm tờ khai HQ KNQ -à đăng ký mở tờ khai tại chi cục Hải quan). Làm đơn đề nghị chuyển cửa khẩu (chuyển hàng từ cửa khẩu nhập về KNQ) -à trình lãnh đạo Chi cục HQ ký (2 bản). (4a) Bộ phận chứng từ giao bộ hồ sơ HQ cho bộ phận giao nhận: 01 đơn đề nghị chuyển cửa khẩu; 01 tờ khai kho ngoại quan. (4b) Bộ phận chứng từ thông báo và giao cho bộ phận chứng quản lý hàng bách hóa bộ hồ sơ HQ (tờ khai, B/L, Invoice) để biết thông tin về hàng hóa. Bộ phận giao nhận thực hiện: Thông báo bộ phận vận tải để đăng ký xe chở hàng. Làm thủ tực HQ tại cửa khẩu. Giao hàng lên xe (trong quá trình nhận hàng phất hiện tình trạng hàng hư hỏng, container bị thủng, móp phải thông báo cho chủ hàng, làm biên bảng với bộ phận cảng và chụp hình dedeer làm cơ sở báo cáo khách hàng làm thủ tục tiếp theo). Gửi hồ sơ HQ lô hàng trên cho lái xe hoặc người giao nhận đem trực tiếp đếnkho ( tờ khai KNQ, biên bản bàn giao hàng của HQ cửa khẩu, biên bản khác nếu có). Xe vận chuyể hàng về kho: Lái xe/ giao nhận báo cáo bảo vệ cổng. Bảo vệ cổng ghi số xe, số container, thời gian xe đến kho vào sổ trực ca. Lái xe/ giao nhận đưa hồ so cho bộ phận quản lý hàng bách hóa. Bộ phận quản lý hàng bách hóa: Sau khi nhận được bộ hồ sơ HQ từ bộ phận chứng từ bộ phận quản lý hàng bách hóa lập kế hoạch chuẩn bị kho hàng, công nhân, xe nâng, chủ hàng giám sát hàng…. Khi hàng về đến kho: Thông báo cho HQ giám sát kho. Kiểm tra số niêm phong HQ (đối vhieesu số cont, số seal)-à chụp hình. Bố trí nhân công đẻ xuống hàng (xe hoặc container). Thủ kho tiến hành việc giám sát trong suốt quá trình làm hàng. Chụp hình tình trạng hàng hóa trên container trước khi xuống hàng. Thủ kho đối chiếu mã hàng, số lượng thực té với các chứng từ (Packing list). Kiểm đếm, giám sát nhắc nhở công nhân trong quá trình nhập hàng. Sắp xếp hàng trongkho đúng theo qui định (theo lô, mã hàng, gọn gàng). Trường hợp số lượng , mã hàng thực tế sai lệch so với chứng từ thì phải thông báo ngay cho HQ kho, quản lý bộ phận và chủ hàng để làm biên bản xác nhận hiện trường. Các bên liên quan ký biên bản: thủ kho, HQ, quản lý hàng hóa, bộ phận thương vụ để thanh toán chi phsi phát sinh với chủ hàng. Sau hi nhận hàng xong thông báo tình hình thực nhập hàng cho bộ phận chứng từ, quản lý hàng bách hóa. Hàng hóa nhập kho phải đầy đủ, nguyên đai nguyên kiện. Thủ kho làm thẻ kho treo trên pallet hàng (số lượng, số TK, và ngày nhập kho). Thủ kho giám sát công nhân làm vệ sinhkho hàng. Bảo vệ kiểm tra xe/container rỗng ra cổng, ghi thời gian ra cổng vào sổ trực ca. Bộ phận chứng từ căn cứ vào lượng hàng thực tế viết phiếu nhập kho; làm thủ tục HQ để HQ kho ký xác nhận tờ khai KNQ, hoàn thành thủ tục HQ KNQ hàng nhập; Lập bảng hồi báo cho HQ cảng/ cửa khẩu. Bộ phận chứng từ thông báo cho bộ phận chăm só khách hàng để nhập số liệu báo c áo cho khách hàng; gửi bộ hồ sơ HQ bản sao cho khách hàng đồng thời lưu hồ sơ (kho và HQ kho). Bộ phận quản lý hàng thống kê sản lượng nhập xuất tồn cho bộ phận CMS để CMS sẽ kiểm tra, đối chiếu lại. Rồi gửi cho khách hàng, thanh toán tiền. Hàng nhập khẩu từ KNQ đưa vào nội địa (khách hàng đến lấy hàng từ KNQ): Sơ đồ quy trình: (5) (6) Kết toán với khách hàng Xuất hàng KNQ (4) (3) Thủ kho Bộ phận quản lý hàng Khách hàng Bộ phận chứng từ (2) (1) Ghi chú: (1): Khách hàng đến kho lấy hàng đồng thời bàn giao các giấy tờ cần thiết cho bộ phận chứng từ. (2): Bộ phận chứng từ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra rồi bàn giao cho bộ phản quản lý hàng. (3): Bộ phận quản lý hàng kiểm tra đối chiếu với số liệu hàng tồn của lô hàng và gia cho thủ kho chuẩn bị xuất kho giao hàng. (4): Thủ kho tiến hành xuất hàng KNQ. (5): Bộ phận chứng từ hoàn thành bộ hồ sơ HQ KNQ cho hàng xuất kho. (6): Kết toán với khách hàng. 2.3.4.2. Diễn tả quy trình: Chủ hàng/ người giao nhận cung cấp cho bộ phạn chứng từ: Giấy giới thiệu; Lệnh giao hàng (ghi rõ tên hàng, chủ hàng, số tờ khai KNQ, hợp đồng thuê kho); Đơn đề nghị chuyển cửa khẩu có xác nhận củ Chi cục HQ nơi hàng đến (đối với hàng di lý/ chuyển cửa khẩu); Tờ khai nhập khẩu (Tờ khai chưa hoàn thành thủ tục nếu hàng di lý, kiểm tra hộ; tờ khai đã hoàn thành nếu hàng miễn kiểm tra; Packing list; Invoice. Bộ phận chứng từ: Tiếp nhận hồ sơ. Kiểm tra đối chiếu các chứng từ (lệnh giao hàng, tờ khai, packing list) với số liệu, tờ khai KNQ. Giao bộ hồ sơ cho bộ phận quản lý hàng. Bộ phận quản lý hàng: Kiểm tra, đối chiếu với số liệu hàng tồn của lô hàng. Phân công thủ kho để chuẩn bị giao hàng. Thủ kho bố trí công nhan, phương tiện cơ giới đẻ giao hàng. Giao hàng lên xe cho khách hàng. Khi giao hàng xong yêu cầu khsch hàng/ người giao nhạn hàng ký xác nhận trên lệnh giao hàng “đã nhận đr hàng, nguyên đai nguyên kiện”. Thủ kho, khách hàng/người giao nhận ký xác nhận trên phiếu xuất kho. Thủ kho giao lại hồ sơ cho bộ phận chứng từ. Bộ phận chứng từ: Căn cứ số liệu của thủ kho bộ phận chứng từ viết phiếu xuất kho. Bộ phận chứng từ trừ lùi lượng hàng trên tờ khai KNQ rồi giao cho HQ ký xác nhận phiếu xuất kho, tờ khai kho ngoại quan, ký hoàn thành tờ khai nhập khẩu của khách hàng, ký biên bản bàn giao (trường hợp hàng di lý/ chuyển cửa khẩu). Sao lưu bộ hồ sơ (toàn bộ bộ hồ sơ hải quan). Fax tờ khai nhập khẩu cho chủ hàng. Giao bộ hồ sơ cho bộ phận quản lý hàng. Theo dõi biên bản hồi báo biên bản bàn giao (hàng di lý/ chuyển cửa khẩu). Lập bảng thống kê bieen bản bàn giao, yêu cầu HQ tiếp nhân hàng xác báo (hồi báo biên bản bàn giao cho HQ KNQ). Thanh khoản tờ khai khi tờ khai đã xuất hết hàng. Bảo vệ vào sổ trực ca thời gian, số xe và số container ra cổng. Lưu bản photo coppy phiếu xuất kho. Bộ phận quản lý hàng: Nhập số liệu xuất kho rồi sau đó báo cáo chủ hàng. Đánh giá tình hình doanh thu kho ngoại quan năm 2009: Tình hình doanh thu theo nhóm mặt hàng: Hàng hóa thông qua kho ngoại quan Gemadept được chia làm hai nhóm chính sau: hàng cà phê và hàng bách hóa. Trong đó hàng bách hóa chủ yếu là hóa chất dùng cho đồ gỗ, gỗ sấy khô, gỗ sồi xẻ, sơn và các phụ gia khác, nguyên liệu thức ăn chăn nuôi, và vải lót giày. Đánh giá tình hình doanh thu theo nhóm mặt hàng năm nay (2009) so với năm trước (2008) giúp ta biết được doanh thu tăng hay giảm, nhóm mặt hàng nào có doanh thu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu để từ đó ta có những giải pháp nhằm tăng doanh thu kho ngoại quan trong thời gian tới và nâng cao dịch vụ khách hàng để tăng độ hấp dẫn của kho ngoại quan. Cụ thể như sau: STT Chỉ tiêu 2008 2009 So sánh (%) Chênh lệch (USD) MĐAH (%) Doanh thu (USD) Tỷ trọng (%) Doanh thu (USD) Tỷ trọng (%) 1 Cà phê 704,812.48 44.99 683,397.25 38.24 96.96 -21,415.23 -1.37 2 Bách hóa 861,880.96 55.01 1,103,612.39 61.76 128.05 241,731.43 15.43 3 Tổng cộng 1,566,693.44 100 1,787,009.64 100 114.06 220,316.20 14.06 (Nguồn: Bộ phận Thương vụ - Tài vụ) Bảng 1: Tình hình doanh thu theo nhóm mặt hàng Nhận xét chung: Nhìn vào bảng trên ta thấy tổng doanh thu năm 2009 đạt 114.06% so với năm 2008, tăng 14,06% về tương đối và 220,316.20 USD về tuyệt đối. Nguyên nhân là tốc độ tăng của tổng doanh thu năm 2009 so với 2008 (15.43%) do ảnh hưởng của doanh thu mặt hàng bách hóa lớn hơn tốc độ giảm của tổng doanh thu (1.37%) do ảnh hưởng của doanh thu mặt hàng cà phê nên tổng doanh thu 2009 tăng so với 2008. Nhận xét riêng: Mặt hàng cà phê: Doanh thu cà phê năm 2009 giảm 21,415.23 USD tương đương giảm 3.04% so với năm 2008. Nguyên nhân: trong năm 2009 nền kinh tế thế giới đang trong tình trạng khủng khoảng nên cũng phần nào ảnh hưởng đến các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cũng như các công ty kinh doanh như thắt chặt hơn về chính sách vay vốn ngân hàng. Do đó, để tiết kiệm chi phí thuê kho bãi họ thường mua hàng và xuất thẳng chứ không qua kho như trước đây, điều này làm cho sản lượng qua kho giảm và từ đó làm cho doanh thu giảm. Hàng bách hóa: Doanh thu hàng bách hóa năm 2009 tăng 241,731.43 USD tương ứng 28.05% so với năm 2008. Nguyên nhân: Trong năm 2009 nhiều khách hàng lớn đăng ký sản lượng tăng như Global Furniture, Zocalo, Akazonobel, Sumitomo, Indochina Wood, và trong tháng 2/2009 công ty ký được hợp đồng lớn khoảng 1000 tấn cao su với SSS Trading Co., tất cả những điều này đã làm cho sản lượng hàng bách hóa qua kho tăng trong 2009 từ đó làm cho doanh thu tăng. Tình hình doanh thu theo hoạt động kho: Các hoạt động kho chủ yếu trong dịch vụ cung cấp khách hàng bao gồm lưu kho, bốc xếp, vận chuyển, giao nhận hàng hóa, làm hàng tại cảng, làm thủ tục hải quan kho ngoại quan cho hàng hóa, sửa chữa container, nâng hạ container…. Qua phân tích tình hình doanh thu theo hoạt động kho ta biết được hoạt động nào đem lại doanh thu nhiều nhất cho kho ngoại quan, và điều này có phù hợp với tính chất khai thác kho không, ngoài ra cũng thấy được sự đa dạng trong việc cung cấp các dịch vụ khách hàng của Công ty. Ta có bảng số liệu cụ thể sau: STT Chỉ tiêu 2008 2009 So sánh về tỷ trọng (%) Chênh lệch về tỷ trọng (%) Doanh thu (USD) Tỷ trọng (%) Doanh thu (USD) Tỷ trọng (%) 1 Lưu kho hàng hóa 1065214.75 67.99 1114016.74 62.34 91.69 -5.65 2 Xếp dỡ hàng hóa trong kho 346594.28 22.12 536821.52 30.04 135.8 7.92 3 Xếp dỡ hàng hóa tại cảng 45969.53 2.93 84800.62 4.75 162.12 1.82 4 CFS 2205 0.14 0.00 0 0 -0.14 5 Giao nhận 28613 1.83 21023.64 1.18 64.48 -0.65 6 Khác 78096.88 4.98 30347.11 1.7 34.14 -3.28 Total 1,566,693.44 100 1,787,009.64 100 (Nguồn: Bộ phận Thương vụ - Tài vụ) Bảng 2: Tình hình doanh thu theo hoạt động Qua bảng số liệu trên ta thấy doanh thu từ hoạt động lưu kho và xếp dỡ hàng hóa trong kho chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng doanh thu. Hoạt động lưu kho chiếm khoảng 62% trở lên, còn hoạt động xếp dỡ hàng hóa trong kho chiếm khoảng 22% trở lên, điều này phù hợp với tính chất hoạt động kho. Nhìn vào bảng ta thấy tỷ trọng doanh thu từ hoạt động xếp dỡ 2009 tăng cao hơn so với 2008, tăng 7.92% về tuyệt đối tương ứng 35.8% về tương đối, còn tỷ trọng doanh thu từ hoạt động lưu kho lại giảm 5.65% về tuyệt đối tương ứng giảm 8.31% về tương đối. Nguyên nhân là do trong năm 2009 công ty đã tăng phí xếp dỡ lên 30% ở tất cả các hợp đồng đã được ký, nhưng cũng đồng thời giảm phí vận tải, bao thổi, fork-lift nên làm cho doanh thu từ hoạt động xếp dỡ tăng. Trong năm 2009 do tình hình kinh tế biến động nên lượng hàng qua kho của một số mặt hàng giảm, đặc biệt là hàng cà phê và hàng tiêu dùng, điều này làm cho tốc độ tăng doanh thu từ hoạt động lưu kho có phần chậm lại, nên tỷ trọng doanh thu từ hoạt động lưu kho giảm. ˜²™CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN – KIẾN NGHỊ Kết luận: Qua tìm hiểu về hoạt động kho ngoại quan của Công ty, em thấy Công ty đã nỗ lực hết mình để đem lại những dịch vụ tốt cho khách hàng, tạo lòng tin nơi khách hàng, từ đó hình thành nên một nền tảng vững chắc trong quan hệ dài lâu với khách hàng, đồng thời khắc phục những mặt hạn chế trong hoạt động kho. Những mặt ưu và nhược trong hoạt động khai thác kho ngoại quan được thể hiện như sau: Ưu điểm: Kho nằm trong KCN Sóng Thần, gần với các xí nghiệp, nhà máy sản xuất. Mà hàng qua KNQ chiếm tỷ trọng lớn là nguyên liệu công nghiệp nên thuận tiện cho việc vận chuyển và giao nhận hàng hóa với khách hàng. Công ty luôn đảm bảo có đủ diện tích lưu giữ hàng khi khách hàng muốn gửi hàng tại kho ngoại quan. Ngoài ra, thời gian làm thủ tục nhập xuất KNQ nhanh gọn, tránh những thủ tục rườm rà. Nhìn chung nội bộ kho đoàn kết thống nhất từ trên xuống dưới, toàn thể nhân viên bộ phận kho giúp đỡ, góp ý xây dựng lẫn nhau, hoàn thiện mối quan hệ hữu cơ giữa nhân viên và toàn bộ công ty với phương châm: “Bạn vì công ty – công ty vì bạn”. Không khí làm việc rất thoải mái và vui vẻ, tạo cảm giác dễ chịu cho khách hàng khi đi giao dịch xuất nhập hàng. Xây dựng đạo đức phục vụ khách hàng: “Nghĩ thật – nói thật – làm thật”. Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình trong công việc với tập quán “Nhanh chóng – trách nhiệm – lịch sự”. Bộ phận kho đã duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng ruột của mình và từng bước tìm kiếm thêm khách hàng mới. Quy trình làm thủ tục Hải Quan ở kho ngoại quan khá hoàn chỉnh. Nhân viên kho phối hợp chặt chẽ với Hải Quan để kiểm tra lượng hàng xuất nhập kho nhằm ngăn chặn tình trạng gian lận trong thương mại. Hoạt động của công ty ngày càng có uy tín trên thị trường, đã có nhiều trường hợp khách hàng tự tìm đến với công ty. Hợp đồng với khách hàng luôn được đảm bảo. Và phương châm hoạt động của công ty là phục vụ hết mình cho nhu cầu của khách hàng. Với tinh thần quyết tâm của toàn bộ nhân viên, bộ phận kho đã xây dựng chương trình quản lý ISO 9002 cho kho và đến cuối năm 2000 đã hoàn tất. Đây là một vũ khí cạnh tranh lợi hại của công ty trên thị trường. Nhược điểm: Năng lực của nhân viên kho là tương đối tốt nhưng thiếu phương tiện hỗ trợ để phát huy hết năng lực. Đôi khi chính sự bố trí không hợp lý nhân công, trang thiết bị của quản lý kho cũng là nguyên nhân làm giảm năng lực hoạt động. Hiện nay chưa có một phần mềm chuyên biệt để quản lý kho. Tất cả các dữ liệu, thông tin đều được xử lý bằng Excel, do đó rất tốn thời gian và đôi khi chưa cập nhật được thông tin kịp thời. Kinh doanh kho vận không chỉ đơn giản là bảo quản hàng hóa trong kho mà phải điều phối mọi hoạt động liên quan đến hoạt động xuất – nhập hàng ra vào kho. Trong đó, vấn đề về vận tải, kiểm soát hàng trước khi vào kho và trước khi đóng hàng vào container phải được quan tâm xem xét, đưa ra cách giải quyết tốt nhất, bảo đảm hàng hóa được an toàn và vận chuyển nhanh chóng đúng lúc. Hai vấn đề này kho hàng của công ty chưa hoạt động tốt. Việc bày trí sắp xếp hàng trong kho là hết sức quan trọng, hàng hóa sắp xếp sao cho hiệu quả nhất nhưng cũng phải đảm bảo độ an toàn cần thiết. Kho hàng của công ty tuy hoạt động dựa trên nguyên tắc này nhưng chưa triệt để. Cách sắp xếp chưa tối ưu, chưa quan tâm nhiều đến đặc tính của từng loại hàng hóa. Hàng hóa được sắp xếp theo từng ô riêng biệt, có ký hiệu để ghi nhớ và phân biệt nhưng lại không được kiểm tra thường xuyên. Các thiết bị nâng đỡ hàng hóa trong kho còn rất ít, không có các thiết bị hiện đại, cơ khí hóa, vi tính hóa để quản lý. Mức độ an toàn của các thiết bị không được đảm bảo. Môi trường nhà kho thiếu các thiết bị kiểm soát, đo lường sự tác động đối với hàng hóa. Vấn đề bảo quản sao cho hàng hóa được an toàn cần có sự quan tâm hơn nữa. Kiến nghị: Sau quá trình thực tập tại công ty Gemadept, em đã thấy rõ những thế mạnh cũng như những điểm chưa hoàn thiện của công ty, em xin đưa ra một số ý kiến cá nhân để nâng cao hiệu quả hoạt động khai thác KNQ của Công ty Gemadept: Đối với Công ty: Đào tạo nguồn nhân lực theo hướng chuyên nghiệp hóa các thao tác nghiệp vụ. Vì nhân lực là yếu tố quyết định cho sự phát triển và hiệu quả của công ty,. Để có đội ngũ lao động đầy đủ với trình độ phù hợp, năng lực cao thì công ty nên: Tạo điều kiện cho đội ngũ công nhân viên nâng cao nghiệp vụ ngoại thương và trình độ ngoại ngữ của mình. Đào tạo nhân viên trẻ có nghiệp vụ vững vàng, năng động, sáng tạo, để bổ sung kịp thời cho những nhân viên có kinh nghiệm sắp về hưu. Nâng cấp hệ thống kho, trang bị thêm phương tiện xếp dỡ, quan tâm hơn đến điều kiện lao động của công nhân thủ công vì hàng hóa nhập kho đa số là nguyên liệu công nghiệp nên phần nào có ảnh hưởng không tốt đến sức khỏe người lao động, hay trong quá trình đóng bao cà phê dạng thổi tạo ra rất nhiều bụi ảnh hưởng lên hệ hô hấp của công nhân. Đối với Nhà nước: Hoạt động của kho ngoại quan gắn liền với hoạt động của Hải quan khu vực xây dựng kho ngoại quan. Do đó để các dịch vụ kho ngoại quan được thực hiện một cách trôi chảy và liên tục, không bị gián đoạn mà nguyên nhân là do thủ tục hải quan, thì cần có một sự kết hợp đồng đều và hiệu quả giữa Chi cụ hải quan nơi xây dựng kho ngoại quan và phía Công ty. Hiện nay để truyền thông tin về lô hàng sắp nhập kho ngoại quan ta chỉ cần truyền thông tin qua mạng đến Chi cục Hải quan. Do đó hệ thống thông tin cần được chú trọng. Hải quan phải tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty thực hiện hoạt động Kho ngoại quan của doanh nghiêp một cách hiệu quả nhất, do đó thường xuyên lấy ý kiến phản hồi từ phía doanh nghiệp để có những điều chỉnh phù hợp. Ban hành các chính sách cho vay vốn ưu đãi Tạo điều kiện cho công ty có thể vay các khoản nợ dài hạn để có thể đầu tư mua sắm thêm thiết bị, máy móc mới nhằm đổi mới và ứng dụng kỹ thuật tiên tiến vào quá trình sản xuất để đáp ứng nhu cầu về chất lượng dịch vụ. PHỤ LỤC