Chiến lược và phương pháp quản lý vòng đời tài liệu lưu trữ điện tử

Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 22 4. Các chiến lược và phương pháp để thực hiện việc quản lý vòng đời tài liệu lưu trữ điện tử Những chiến lược và phương pháp để thực hiện việc quản lý vòng đời tài liệu lưu trữ điện tử sẽ tạo thành khung cấu trúc mà một cơ quan lưu trữ có thể áp dụng để làm việc với những tài liệu loại này. Những thách thức của thời đại điện tử thực sự lớn lao và điều kiện của các tổ chức lưu trữ trên thế giới cũng hết sức đa dạng để có thể cho phép đưa ra một phương thuốc đơn giản, hữu hiệu cho tất cả các lưu trữ. Một số lưu trữ sẽ thấy rằng những chiến lược đưa ra ở đây là phù hợp và thống nhất với những phương pháp mà họ đã và đang theo đuổi; những nơi khác có thể nhìn nhận các chiến lược đó như những thay đổi căn bản. Mỗi một lưu trữ cần phải xây dựng một phương pháp tiếp cận riêng/phù hợp với những điều kiện và hoàn cảnh cụ thể của mình. Và, mỗi lưu trữ sẽ cần phải điều chỉnh giải pháp đó sao cho phù hợp bởi lẽ, cả các điều kiện, hoàn cảnh cũng như công nghệ tài liệu điện tử vẫn tiếp tục thay đổi. Để bảo đảm rằng chức năng lưu trữ được thực thi một cách hữu hiệu, có trách nhiệm và đầy đủ trong môi trường điện tử, lưu trữ phải có một chiến lược toàn diện có thể bảo đảm rằng những ai có ảnh hưởng quan trọng đến sự tồn tại, đặc điểm hay khả năng có thể tiếp cận khai thác, sử dụng của tài liệu điện tử phải tham gia đóng góp vào việc thực thi thành công chức năng đó. Tuy thẩm quyền pháp lý, các nguồn lực và điều kiện của các lưu trữ rất khác nhau, nhưng có 4 điểm mấu chốt mà mỗi lưu trữ cần phải làm, đó là: 1. Tham gia vào toàn bộ vòng đời của các hệ thống điện tử tạo ra và lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử để bảo đảm cho việc tạo lập và giữ lại những tài liệu thực sự xác thực, đáng tin cậy và có thể bảo quản được. 2. Đảm bảo rằng những cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu tạo ra và giữ lại những tài liệu thực sự xác thực, đáng tin cậy và bảo quản được. 3. Quản lý quá trình xác định giá trị và thực hiện sự kiểm soát về tri thức đối với tài liệu lưu trữ điện tử. Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 23 4. Đặt ra các yêu cầu về bảo quản và tiếp cận khai thác nhằm đảm bảo rằng tài liệu lưu trữ điện tử luôn ở trạng thái sẵn sàng, có thể tiếp cận khai thác và có thể hiểu được. 4.1. Vòng đời của tài liệu điện tử Nguyên tắc đầu tiên của khung cấu trúc để quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là: “Lưu trữ cần phải tham gia vào toàn bộ vòng đời của các hệ thống điện tử tạo ra và lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử để bảo đảm cho việc tạo lập và giữ lại những tài liệu thực sự xác thực, đáng tin cậy và có thể bảo quản được”. Có hai khái niệm cơ bản trong nguyên tắc này là sự tham gia của lưu trữ và vòng đời của tài liệu. Sự tham gia của lưu trữ Việc một lưu trữ tham dự vào toàn bộ vòng đời của tài liệu không có nghĩa là lưu trữ đó phải chịu trách nhiệm về toàn bộ các hành động liên quan tới tài liệu trong suốt vòng đời của chúng. Thực chất, điều đó có nghĩa là lưu trữ cần tăng cường sự hiểu biết về chức năng lưu trữ và thúc đẩy việc áp dụng các tiêu chuẩn và hoạt động thực tiễn góp phần vào việc đạt được mục tiêu của chức năng lưu trữ cùng với tất cả các đối tác, những bên có vai trò nhất định trong chức năng này tại một thời điểm bất kỳ cũng như ở tất cả các thời điểm trong vòng đời tài liệu. Chức năng lưu trữ mở rộng ra toàn bộ vòng đời tài liệu và vòng đời đó có thể nhìn nhận có 3 giai đoạn cơ bản sau: - Chuẩn bị (nhận thức) - Tạo lập tài liệu - Bảo trì (bao gồm cả bảo quản và sử dụng). Vòng đời tài liệu Vòng đời tài liệu điện tử, về thực chất, được quyết định qua các phương án lựa chọn và quyết định được đưa ra ở giai đoạn khi mà nhu cầu về lưu giữ tài liệu được xác định và các hệ thống lưu giữ tài liệu được thiết kế và phát triển, trước khi bất kỳ một tài liệu nào được sản sinh. Trong giai đoạn này – giai đoạn được nói đến như là “giai đoạn Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 24 chuẩn bị” – các hệ thống thông tin điện tử được thiết kế, phát triển (xây dựng) và thực thi (áp dụng). Quá trình này bao gồm cả việc phân tích các yêu cầu đối với cả thông tin cũng như việc xử lý những thông tin đó phục vụ cho các mục đích hoạt động hiện tại. Quá trình đó còn bao gồm việc lựa chọn, mua sắm và cài đặt các thiết bị công nghệ thích hợp. Các yêu cầu chức năng đối với việc quản lý tài liệu điện tử cần phải được xem xét và tính đến khi thiết kế và xác định các yêu cầu kỹ thuật của các hệ thống thông tin điện tử nhằm bảo đảm rằng nội dung, bối cảnh và cấu trúc của tài liệu được sản sinh hay giữ lại có thể cung cấp những bằng chứng đáng tin cậy về những hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân - nguồn sản sinh ra tài liệu và rằng, tài liệu lưu trữ điện tử được nhận diện và bảo quản. Việc xem xét giải quyết các yêu cầu đó trong giai đoạn chuẩn bị sẽ góp phần hạn chế những thay đổi, chỉnh sửa hệ thống sau khi chúng đã được áp dụng. Những thay đổi, chỉnh sửa như vậy thường là rất tốn kém, phức tạp và thậm chí có thể là không khả thi. Trong khi các quyết định mang tính nền tảng được đưa ra ở ngay thời điểm chuẩn bị thì giai đoạn tạo lập tài liệu hiển nhiên là có tính chất quyết định. Một hệ thống có thể được thiết kế nhằm thoả mãn những yêu cầu lưu trữ sao cho tài liệu điện tử có thể tiếp cận khai thác được; nhưng nếu như những tài liệu hoàn chỉnh và đáng tin cậy không được nắm bắt một cách thống nhất trong hệ thống thì việc thiết kế sẽ không có ý nghĩa gì. Những tài liệu thích hợp và đáng tin cậy phải được tạo lập khi người ta cần đến chúng và phải được nắm bắt, ghi lại trong các hệ thống tài liệu được thiết kế một cách hoàn chỉnh. Giai đoạn bảo trì bao gồm phần còn lại của vòng đời tài liệu lưu trữ cho dù chúng được làm ra trên nền giấy hay ở dạng điện tử. Mục đích của việc bảo trì/giữ gìn tài liệu lưu trữ sẽ thay đổi theo thời gian. Ban đầu, một tài liệu sẽ được sử dụng bởi cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra chúng để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định và thực hiện các hoạt động tác nghiệp. Sau đó, tài liệu có thể được cất giữ trong một thời gian để sử dụng trong các hoạt động khác hay để đáp ứng các yêu cầu về khía cạnh trách nhiệm. Cuối cùng, tài liệu sẽ được giữ gìn để phục vụ cho các mục đích pháp lý, văn hoá hay các mục đích nghiên cứu khác. Như vậy, giai đoạn bảo trì tài liệu bao hàm cả việc lưu giữ vì các mục đích hoạt động thực tiễn cũng như vì giá trị lưu trữ của tài liệu. Những hành động được thực hiện liên quan tới tài Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 25 liệu trong suốt giai đoạn hiện hành của chúng cần phải xác định nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo trì và tiếp cận khai thác tài liệu tiếp theo sau khi chúng đã thoả mãn những nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra chúng. Tương tự như vậy, các bước được áp dụng để bảo quản lưu trữ phải đảm bảo rằng tài liệu phải có đủ khả năng tiếp tục cung cấp những bằng chứng đáng tin cậy và xác thực về những hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra chúng. Một lưu trữ không thể hoạt động một cách hữu hiệu trong suốt vòng đời của tài liệu do những hạn chế về chức năng nhiệm vụ, nguồn lực và thẩm quyền của mình sẽ gặp trở ngại rất lớn trong việc giải quyết các vấn đề tài liệu điện tử. Chẳng hạn, nếu như một cơ quan, tổ chức hay cá nhân tạo ra và quản lý tài liệu theo cách không giải quyết một cách thích hợp các vấn đề liên quan đến tính xác thực và độ tin cậy của tài liệu thì vấn đề kiểm định tính xác thực hay độ tin cậy của tài liệu khi chúng được chuyển giao vào lưu trữ có thể không thể thực hiện được. Hơn nữa, một lưu trữ mà các hoạt động chỉ được triển khai sau khi tài liệu được chuyển giao vào kho sẽ vấp phải rất nhiều khó khăn về kỹ thuật. Nhiều khó khăn trong số đó có thể loại trừ và tránh được nếu như lưu trữ có thể tác động đến các cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu sớm hơn trong vòng đời của tài liệu. Trong nhiều trường hợp, lưu trữ sẽ không thể có khả năng giải quyết các vấn đề kỹ thuật liên quan tới những tài liệu mà lưu trữ thu nhận nếu không có sự cộng tác của nơi sản sinh ra chúng. Sự hợp tác như vậy có thể đạt được một cách dễ dàng hơn nếu như lưu trữ đã thiết lập được một mối quan hệ hợp tác tốt với nơi sản sinh ra tài liệu ngay từ những giai đoạn đầu trong vòng đời tài liệu. Tuy nhiên, vẫn sẽ có những tình huống khi mà thậm chí đã có được sự hợp tác của nơi sản sinh ra tài liệu thì các vấn đề kỹ thuật vẫn không thể giải quyết được khi đã ở cuối của vòng đời tài liệu; chẳng hạn như, khi mà tài liệu đòi hỏi phải có các thiết bị, công nghệ không còn tồn tại nữa hay trong trường hợp khá phổ biến là những thông tin kỹ thuật về hệ thống mà nơi sản sinh ra tài liệu đã sử dụng không được lưu giữ đầy đủ và không đạt yêu cầu.