Chuỗi cung ứng của công ty tre Việt

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TRE VIỆT 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Tre Việt Quá trình hình thành và phát triển Được thành lập vào năm 1997 với hình thức là mô hình kinh doanh cá thể theo giấy phép số 299/TTCN/HKD, tại huyện Hóc Môn, Thành phố Hồ Chí Minh; trên cơ sở hợp đồng sản xuất dài hạn mặt hàng sọt tre bao bì cho công ty Liee Chia Corp, và được công ty này tài trợ một phần về vốn. Trong 6 năm hoạt động, chủ yếu cơ sở bán hàng tại kho và chịu sự giám sát hàng của đơn vị do khách hàng chỉ định. Nhìn chung mọi hoạt động của cơ sở đều ở thế tự thu mua, tự sản xuất. Đến năm 2003, trước tình hình cạnh tranh mạnh mẽ đồng thời hoạt động tự thu mua, tự sản xuất như trước đây không còn khả năng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, cơ sở đã mở rộng quy mô và phát triển thành Công ty sản xuất – thương mại sọt tre bao bì Tre Việt, chuyển hướng hoạt động chỉ tập trung vào sản xuất, tìm kiếm đối tác chiến lược cung cấp nguyên vật liệu đầu vào. Hiện nay ngành thủ công mây tre lá là một trong những ngành nghề truyền thống đang phát triển ở nước ta, trong đó ngành đan sọt tre cũng ngày càng phát triển cao theo nhu cầu của xã hội, đặc biệt là nhu cầu xuất khẩu. Với tính năng bền, giá rẻ, chất liệu dễ xử lý không gây ô nhiễm môi trường, sọt tre ngày càng được ưa chuộng và được dùng để thay thế cho các loại bao bì khác. Tận dụng được những lợi thế triệt để của mình về nguồn nhân công lành nghề, nguyên vật liệu đầu vào ổn định,.. cùng với xu hướng thị trường, công ty đẩy mạnh việc sản xuất xuất khẩu và ngày càng phát triển. 1.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty Tre Việt Giám đốc: điều phối công ty 2 quản lý sản xuất: quản lý tại khu sản xuất đồng thời xem xét nguyên liệu tại khu này 1 quản lý kho: xem xét nguyên vật liệu tại đây và số lượng hàng hóa thành phẩm lưu kho. Kế toán; công nhân kỹ thuật sửa chữa, bảo trì máy; công nhân sản xuất. Lĩnh vực hoạt động Công ty sản xuất và bán các loại sọt tre bao bì theo hợp đồng từ một số khách hàng quen thuộc tại thị trường Mã lai, Đài Loan. Trong đó Công ty xuất khẩu nông sản Đài Loan_ Liee Chia Coporation là một khách hàng chiến lược ngay từ ngày đầu thành lập. Sản phẩm Sọt tre được sử dụng làm bao bì một số loại nông sản như bắp cải, rau củ…Với các đòi hỏi như bền, thoáng để chống hư thối hàng nông sản. Các loại sản phẩm: Sọt tròn kích thướt : 52*42*52 (miệng sọt*đáy sọt*chiều cao) Sọt tròn kích thướt : 52*46*42 Sọt vuông kích thướt: 50*50*40 Trong đó chủ yếu là loại sọt tròn kích thướt 52*42*52, với sản lượng xuất trung bình từ 4-8 container. Trọng lượng chịu đựng của sản phẩm: ÷30 k 1.4 Doanh số qua các năm Năm 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 Sản lượng (Container) 192 202 288 360 384 384 402 Doanh thu (Triệu đồng) 2 983.68 3 255.84 7 015.6 8 769.6 9 676.8 10 160.64 10 974.6 Từ khi mở rộng quy mô, sản lượng của công ty tăng lên đáng kể (xuất 288 container trong năm 2003, trong khi năm 2002 chỉ xuất 202 container) tương ứng với mức doanh thu 7015,68 triệu đồng năm 2003 (tăng 2,15 lần so với năm 2002). Những năm sau, nhu cầu xuất khẩu nông sản tăng trong khi sản lượng cây dùng làm thùng gỗ khan hiếm, vấn đề bảo vệ môi trường nghiêm ngặt vì vậy nhu cầu sử dụng sọt tre ngày càng tăng, đây là lý do của sự tăng trưởng đều và ổn định về sản lượng và doanh thu của công ty cho tới nay. Sản lượng của công ty phụ thuộc vào số lượng đặt hàng của khách hàng. Nhu cầu của hai khách hàng lớn tại Đài Loan và Malaysia mà công ty đang cung ứng là 22-26 container mỗi tuần. Hiện tại, các khách hàng này không chỉ mua hàng của công ty mà còn mua hàng từ các cơ sở, công ty cùng ngành như cơ sở mây tre lá Thanh Trà, cơ sở sản xuất sọt tre Thanh Phong (huyện Củ Chi), cơ sở sản xuất sọt tre Ngọc Hải (huyện Hóc Môn)… Một câu hỏi được đặt ra “Tại sao công ty không tăng cường sản xuất để đáp ứng toàn bộ đơn đặt hàng của khách hàng đồng thời giải quyết được vấn đề cạnh tranh?”. Nhìn chung công ty rất có tiềm năng phát triển nhưng vẫn còn một số yếu tố làm hạn chế khả năng sản xuất: - Việc sản xuất đòi hỏi phải có nhân công có tay nghề trong nghề đan lát, cũng như khó khăn trong việc thu hút nhân công để đào tạo. - Một số công đoạn quan trọng còn làm thủ công như: đan lát, ép thành phẩm; việc sản xuất đòi hỏi mặt bằng rộng để lưu kho, bãi phơi, dự trữ nguyên vật liệu…trong khi diện tích của công ty chỉ khoảng 2600 m2. CHƯƠNG II: CHUỖI CUNG ỨNG CỦA CÔNG TY TRE VIỆT 2.1 Sự hình thành chuỗi cung ứng Trước đây, khi nhận được đơn đặt hàng của đối tác nước ngoài thì cơ sở phải tự tìm kiếm nguồn vật liệu, thu mua và tự vận chuyển về kho: Đối với nguồn nguyên liệu: thông qua viêc gom hàng từ các hộ làm thuê xung quanh rừng, chi phí rất cao do phải đặt cọc trước tiền nguyên vật liệu, tốn thêm một bộ phận thu mua. Đối với nguồn vật liệu: cơ sở cũng tự tiến hành mua ngoài và vận chuyển, do đó đòi hỏi lượng dự trữ lớn hơn. Sau khi công ty mở rộng quy mô hoạt động vào năm 2003, công ty chỉ tập trung vào việc sản xuất hàng, khâu tìm kiếm nguyên vật liệu được các đối tác tin cậy đảm nhận và cung cấp cho công ty một cách ổn định. Bên cạnh đó để tăng giá trị sản phẩm, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, công ty đã ký hợp đồng dài hạn với công ty VIKAMEX chuyên phụ trách việc xuất khẩu thành phẩm.Từ đó hình thành nên chuỗi cung ứng của công ty. 2.2 Đặc điểm của chuỗi cung ứng Sản phẩm sọt tre dùng làm bao bì cho một số loại nông sản. Khách hàng của công ty không nhiều, hiện tại công ty sản xuất theo đơn đặt hàng từ một số khách hàng có mối quan hệ làm ăn lâu năm, uy tín như Công ty Liee Chia Corp (Đài Loan) và Malaysia. Thời gian hoàn thành và bắt đầu trở lại một đơn đặt hàng mới thông thường là 7 ngày, và vì đây là khách hàng quen thuộc nên giữa công ty và khách hàng nước ngoài không mất nhiều thời gian cho việc đàm phán về hợp đồng như: giá cả, thời gian, địa điểm, địa điểm giao hàng…cũng như công ty sẽ không mất thời gian cho việc tìm kiếm khách hàng mới. Thời gian xuất hàng cũng được ấn định là thứ năm mỗi tuần, ngoại trừ trường hợp tuần nào không xuất hàng sẽ do khách hàng quy định và thông báo trước cho công ty là 3 -5 ngày. Số lượng hàng hóa được xuất theo container và thường cố định cho một thời gian dài (do một số yếu tố hạn hẹp về sản xuất đã nêu ở trên). Sản phẩm: đây là loại sản phẩm đặc thù thủ công nên các công đoạn sản xuất rất khó áp dụng các thiết bị máy móc như: công đoạn đan lát, ép thành phẩm… 2.3 Chuỗi cung ứng A Lách tre B Đan sọt C Kẹp nẹp D Bắn đinh E Nhúng thuốc Dòng chu chuyển thông tin Dòng chu chuyển vật chất Nhà cung ứng III Khách hàng Xuất khẩu Nguyên liệu nẹp kẹp Vật liệu đinh, thuốc, dây kéo Nguyên liệu nẹp đan Nhà cung ứng I Nhà cung ứng II Lưu kho Công ty Vikamex A Khu SX A Khu SX B Kho B C D E Sọt thô Thành phẩm Các nhà cung ứng: - Nhà cung ứng I: Nhà cung ứng từ Lâm Đồng sẽ cung ứng ba loại nẹp dùng làm nan lát như : loại dài 1.8m; 1.65m; 1.55m. - Nhà cung ứng II: Nhà cung ứng từ Bình Thuận sẽ cung cấp hai loại nẹp loại dài 1.50m và 1.30 m dùng làm nẹp cho sọt thô. - Nhà cung ứng III: cửa hàng Vũ Phong cung ứng vật liệu. 2.4. Phân tích chuỗi cung ứng 2.4.1. Mô tả chuỗi Thứ sáu mỗi tuần công ty sẽ nhận được bản fax đặt hàng của khách hàng từ nước ngoài (việc fax đặt hàng này chỉ mang tính xác định về số lượng cho đợt xuất hàng). Từ bảng kiểm kê số lượng nguyên vật liệu , bán thành phẩm, thành phẩm đang tồn kho của hai thủ kho, công ty sẽ phản hồi trở lại cho khách hàng để thống nhất về số lượng container xuất trong đợt hàng này. Như vậy, sau khi đã thống nhất về số lượng đơn hàng công ty có 6 ngày để chuẩn bị hàng. Đầu tiên, công ty sẽ tiến hành liên lạc đến các nhà cung ứng nguyên vật liệu: Thông báo cho nhà cung ứng nẹp: chuẩn bị giao hàng. Ngay khi nhận được thông báo cung cấp nguyên liệu vào thứ sáu, hai nhà buôn từ Bình Thuận và Lâm Đồng sẽ tiến hành sản xuất thêm cho đủ số lượng và chuẩn bị giao hàng vào sáng thứ hai tuần sau. Thông báo cho cửa hàng Vũ Phong: do việc sử dụng các vật liệu không nhiều và nhiều loại, do đó công ty đã mua vật liệu tập trung tại cửa hàng Vũ Phong để đảm bảo cho cung ứng dễ dàng và đây cũng là đối tác lâu năm của công ty. Việc giao hàng sẽ được công ty Vũ Phong giao vào ngày thứ 7 (sau khi đặt hàng một ngày). Để đảm bảo cho nguồn nguyện liệu được lưu kho tuyệt đối và tránh rủi ro nên các nhà cung ứng sẽ cung ứng nguyện vật liệu một lần đủ số lượng theo yêu cầu của công ty và giao hàng tại công ty. Thông báo cho công ty ủy thác VIKAMEX: công ty tiến hành bằng điện và fax về số lượng, chủng loại hàng hóa cho công ty ủy thác biết để tiến hành booking tàu, chuẩn bị làm thủ tục thông quan cho lô hàng. Do hàng hóa xuất thường xuyên, không nhiều mẫu mã nên công ty VIKAMEX rất quen thuộc về mặt hàng , dễ dàng theo dõi và điều khiển container cho công ty bốc hàng. Như vậy trước mắt toàn bô nguyên vật liệu đã được đảm bảo đưa vào quy trình sản xuất sản xuất. Quy trình sản xuất như sau: Máy lách Thanh nẹp dài Sọt thô Kẹp nẹp, Đinh Nhúng thuốc, ép cây, lưu kho Công đoạn bán thành phẩm: được thực hiện tại Khu sản xuất A Toàn bộ nẹp dài sẽ đươc chẻ thanh rồi đưa qua máy lách thu được nan lát, nan lát sẽ được đan thủ công thành sọt thô. Công đoạn thành phẩm: được thực hiên tại Khu sản xuất B Từ sọt thô được kẹp 4 thanh nẹp kẹp xung quanh, bắn đinh và tán đinh được sọt thành phẩm, sọt thành phẩm tiếp đến được chuyển sang khâu lắp ráp, nhúng thuốc và ép thành phẩm cây dài. Cuối cùng được đem ra phơi và lưu tại kho. Việc đem phơi sản phẩm chỉ được tiến hành khi sản phẩm có yêu cầu nhúng thuốc chống móc từ phía khách hàng nước ngoài, còn nếu không thì sản phẩm sẽ được lưu kho. Sau khi hàng hóa được lưu kho đủ số lượng , và đến ngày xuất hàng thì container sẽ được công ty VIKAMEX chuyển đến, công ty tiến hành bốc hàng. Thời gian bốc hàng mất khoảng 1h 45’ cho một container và cần 4 người, tiến hành trong hai đợt bốc hàng mỗi đợt là 4 container. (Công nhân bốc hàng sẽ được trích từ bộ phận ép thành phẩm và bộ phận kẹp nẹp) .Như vậy việc bốc hàng sẽ được tiến hành vào sáng thứ năm. Sau đó hàng hóa sẽ do công ty VIKAMEX làm thủ tục xuất khẩu như làm C/O, P/L, Invoice, khai hải quan,... và tiến hành thông báo: hàng đã được xuất cho khách hàng nước ngoài bằng fax và điện, gởi chứng từ gốc cho khách hàng để cho khách hàng chuẩn bị nhận hàng và thanh toán tiền hàng trở lại cho công ty. Công ty Vikamex cũng sẽ thông báo lại và giao các chứng từ copy cho công ty. Sau khi giao hàng thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng tồn kho, chờ đơn đặt hàng và liên hệ với các nhà cung ứng chuẩn bị thực hiện cho các lô hàng tiếp theo. Thanh toán: - Đối các nhà cung ứng nguyên vật liệu: công ty thanh toán 100% hoặc 70% giá trị ngay sau khi các nhà cung ứng tiến hành giao hàng tại công ty, khoản còn lại sẽ thanh toán khi công ty nhận được khoản thanh toán nước ngoài. - Đối với khách hàng nước ngoài: theo hình thức TTR trả trước và trả sau. Trả trước là 40% trị giá lô hàng, còn lại 60 % sẽ nhân sau khi có thông báo đã xuất hàng của công ty VIKAMEX (thông thường công ty sẽ nhân được khoản thanh toán vào ngày thứ bảy) Đối với công ty VIKAMEX : công ty sẽ thanh toán khoản ủy thác khi nhận được khoản thanh toán từ nước ngoài. 2.4.2 Quản trị tồn kho Có thể thấy rằng đây là một chuỗi cung ứng đơn giản, toàn bộ thông tin chạy suốt trong chuỗi đều dựa vào kênh thông tin liên lạc truyền thống cũng như việc quản lý hàng tồn kho hoàn toàn dựa vào sự kiểm soát của con người mà không dựa vào một hệ thống phần mềm nào kiểm soát cảnh báo. Và để cho việc kiểm tra hàng tồn kho được dễ dàng thì : - Tại khu sản xuất A : Nguyên vật liệu dài sẽ được lưu kho, được phân bổ theo từng ô rõ ràng, mỗi ô như vậy là 30 bó nẹp. - Tại khu sản xuất B: Nguyên liệu ngắn: cũng được phân bổ theo ô như nẹp dài Vật liệu như đinh, thuốc nhúng, dây keo: do số lượng không nhiều nên cũng rất dễ kiểm soát Tại kho: hàng thành phẩm cũng được phân theo từng ô, mỗi ô là 20 cây thành phẩm. Tuy nhiên, nguyên vật liệu và thành phẩm còn dự trữ với số lượng lớn trong một chu trình xử lý đơn đặt hàng. Ở đây có thể đề cập hai mảng: thứ nhất là trước khi nhà cung ứng giao nguyên vật liệu và thứ hai là sau khi nhà cung ứng giao nguyên vật liệu: Có thể quan sát biểu đồ sau: Hình 2.1: Biểu đồ lưu kho nguyên vật liệu và hàng thành phẩm Trước khi nhà cung ứng giao nguyên vật liệu: Với công suất mỗi ngày sản xuất trung bình là 1.8 container ( trừ những ngày xuất hàng và nhập kho nguyên vật liệu), mỗi container gồm 105 cây dài ép thành phẩm, mỗi cây dài có 40 cái sọt thì trước khi được cung cấp nguồn nguyên vật liệu thì công ty phải dự trữ nguồn nguyên vật liệu để đảm bảo cho hoạt động sản xuất trong công ty ổn định. Như vậy đến chiều ngày thứ 5 (sau khi xuất hàng) thì dự trữ nguyên vật liệu ít nhất là cho 3.6 container hàng thành phẩm, tương đương : Nguyên liệu: 408 bó nẹp dài, 605 bó nẹp ngắn. Vật liệu: 4 cuộn dây keo, 16 kg thuốc nhúng, 18 thùng đinh bắn. Thành phẩm: 1 container. Khi được cung ứng nguyên vật liệu vào ngày thứ 2: Bắt buộc công ty phải lưu kho nguyên vật liệu cho cả 9 container 3 tải nẹp dài tương đương ÷ 1 050 bó. (1 bó nẹp đan trung bình cho ra 37 cái sọt) 4 tải nẹp, ngắn tương đương 1560 bó. (1 bó nẹp kẹp: 25 cái sọt) Thành phẩm lúc này cũng tăng lên 5.6 container. Như vậy, trong quá trình sản xuất cho đến khi xuất hàng công ty phải có sự dự trữ cho hơn 9 container hàng và nguyên vật liệu, tốn diện tích là : Khu sản xuất A ( phần dự trữ cho nẹp dài ): 80 m2 Khu sản xuất B ( phần dự trữ cho nẹp ngắn, vật liệu) :140 m2 Kho thành phẩm : 350 m2 Vậy tổng diện tích cần cho việc lưu kho là: 80 + 140 + 350 = 570 m2, chiếm gần ¼ diện tích công ty. 2.4.3 Quản trị nguồn cung ứng Hiện nay công ty có 3 nhà cung ứng: hai nhà cung ứng nẹp và một nhà cung ứng vật liệu. Do tính chất đặc thù của nguyên liệu từ Lâm Đồng chủ yếu là loại cây Mum rất phù hợp cho việc tạo thành nan lát mềm và dẻo hơn là nguyên liệu từ Bình Thuận (chủ yếu là lồ ồ). Do vậy chủ yếu công ty lấy nguồn nguyên liệu đan lát từ Lâm Đồng . Do thời gian sản xuất hàng ngắn, đòi hỏi phải có nguồn cung ứng kịp thời và đúng về chất lượng cũng như quy cách nên đòi hỏi nhà cung ứng phải là đối tác lâu năm có kinh nghiệm cung cấp nguyên cho mặt hàng này, với yêu cầu thanh nẹp đan phải dày suông, không quá nhiều lòng mắt, còn nẹp kẹp không yêu cầu dày nhưng phải có độ dẻo, và cả hai loại nẹp ngắn, nẹp dài đều phải được lấy từ cây tre già. Do đó việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng nguyên liệu là rất quan trọng.Và hiện tại công ty đã có mối quan hệ uy tín rất tốt với hai nhà cung ứng này. Về khả năng cung ứng nguyên vật liệu của các đối tác này là không lo ngại tuy nhiên hiện nay hai nhà cung ứng nẹp không chỉ cung cấp hàng cho công ty mà còn cung cấp cho các xí nghiệp đũa tre và các cơ sở trong cùng ngành do đó phải có sự quản lý cộng tác để nguồn nguyên vật liệu được đáp ứng đúng thời gian. Trong biểu đồ trên, có thể thấy công ty đã thông báo ngày giao hàng cho hai nhà cung ứng này là trước 3 ngày, tuy nhiên để đảm bảo giao hàng đúng vào sáng thứ hai thì hai nhà cung ứng này phải có sự dự trữ rất lớn,và trong thời gian này nếu có chuyển biến xấu các nhà cung ứng sẽ thông báo phản hồi lại cho công ty. Việc mua nguồn nguyên liệu từ hai nhà cung ứng cũng nhằm tránh rủi ro cũng như để có sự thay thế khi nguồn nguyên liệu một đối tác bị tắt nghẽn, đặc biệt là trong thời gian quy định cấm rừng tại hai cánh rừng này. Thời hạn cấm rừng diễn ra một tháng không cho khai thác rừng tre, khi đó công ty sẽ đặt nhiều hàng hơn ở nhà cung ứng còn lại. Còn đối với nguồn cung vật liệu, nếu đột nhiên nguồn cung ứng này bị gián đoạn công ty có thể tiến hành mua từng loại tại các cửa hàng khác. 2.5 Nhận xét Như đã biết một chuỗi cung ứng hiệu quả là chuỗi có sự liện kết chặt chẽ giữa các đối tác trong chuỗi cũng như cắt giảm các chi phí để nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, và ba yếu tố có thể đề cập đến để đạt được hiệu quả đó là : - Tối ưu hóa về vị trí - Tối ưu hóa về chi phí - Tối ưu hóa về thời gian Khi xem xét đến chuỗi cung ứng này cũng vậy, cũng cần xét đến các nhân tố trên. 2.5.1 Về vị trí Vị trí xây dựng rất quan trọng đối với một công ty, nhờ vào vị trí đó mà công ty có thể tiết kiệm, cắt giảm các chi phí của mình. Vì vậy để chọn một vị trí thích hợp làm trụ sở hoạt động cho công ty cũng là một trong những vấn đề của quản trị chuỗi. Hiện nay, với vấn đề cắt giảm chi phí thì xu hướng nhà máy sản xuất đặt gần nguồn nguyên liệu đang được quan tâm, vậy một câu hỏi đặt ra: ”Tại sao công ty không đặt khu sản xuất của mình gần đối tác cung ứng ? ” Hai điểm cần quan tâm ở đây là: đặc thù của sản phẩm và điều kiện giao hàng: - Vì đây là loại sản phẩm thủ công yêu cầu cần phải có nhân công có tay nghề kinh nghiệm và Hóc Môn là nơi có tập trung nhiều thợ thủ công ngành đan lát, nơi sản xuất các vật dụng làm từ mây, tre, lá… một ngành thủ công đòi hỏi sự khéo léo. Tại đây, có những gia đình theo nghiệp đan lát nhiều năm - rất thuần thục, lành nghề. Công việc đan lát đã trở thành nghề truyền thống. So với Lâm Đồng, Bình Thuận – thì ở đây gần nguồn lao động hơn. Vì thế, công ty sẽ tiết kiệm được chi phí nhân công, đào tạo… - Điều kiện giao hàng được ấn định là từ Hồ chí Minh (Việt Nam) đến cảng Cao Hùng ( Đài Loan) Do vậy, nên nhìn chung, đặt công ty tại Hóc Môn sẽ tiết kiệm nhiều khoản chi hơn so với tiêu chí đặt công ty gần nguồn nguyên liệu. Mặt bằng, kho bãi : Công ty có hai khu chính: Khu sản xuất A: thực hiện sản xuất bán thành phẩm, và cũng là nơi dự trữ nguyên liệu nẹp dài đáp ứng cho công đoạn sản xuất bán thành phẩm. Khu sản xuất B: làm các công đoạn thành phẩm, đồng thời đây cũng là nơi dự trữ các nguồn vật liệu còn lại phục vụ cho các công đoạn này. Hai khu này được thiết kế liền nhau và liền với kho tạo thành hình chữ U hướng ra cổng, phần giữa chữ U là bãi phơi và chứa container đóng hàng vào ngày thứ năm. Việc thiết kế này tạo cho các khâu sản xuất từ nguyên vật liệu đến thành phẩm như là một băng chuyền chạy dài từ Khu sản xuất A đến kho cuối cùng. Về thời gian, chi phí Viêc áp dụng máy lách nan (8 máy) và máy bắn đinh (4 máy) ở hai công đoạn quan trọng đòi hỏi năng suất cao hơn các công đoạn còn lại đã rút ngắn thời gian của quy trình sản xuất và đảm bảo hoạt động cho các công đoạn tiếp theo, (do hiện nay các máy chỉ được sử dụng 70-80 % công suất). Tuy nhiên các công đoạn còn lại vẫn đòi hỏi thủ công mà chưa có một máy chuyên dụng nào bên cạnh đó cùng một số yếu tố khác mà công ty vẫn chưa có đáp ứng với số lượng lớn hơn và trong thời gian sớm hơn. Toàn bộ sự liên lạc giữa các đối tác với công ty đều chủ yếu dựa vào hình thức liên lạc truyền thống. Vậy thì câu hỏi đặt ra là: công ty có cần thiết lập một hệ thống thông tin nào đó dể kiểm soát và quản lý nguồn nguyên vật liệu và tồn kho hay không? Chúng ta biết rằng việc áp dụng một phần mềm hay hệ thống thông tin hiện đại trong quản lý chuỗi cung ứng là rất cần thiết, tuy nhiên cần xem xét ở công ty một số khía cạnh: Qui mô và năng lực của công ty Các nguồn nguyên vật liệu đều được tập trung tại công ty để sản xuất. Đầu ra gần như là ổn định và việc xuất hàng theo một lịch trình ổn định như vậy cũng đã tạo cho các đối tác cung ứng một sự chuẩn bị. Do đó việc áp dụng một hệ thông tin hiện đại là chưa phù hợp. Về chi phí dự trữ: như đã phân tích ở trên, công ty đang phải lưu kho với số lượng lớn cả về nguyên vật liệu và thành phẩm, tuy nguồn nguyên vật liệu dự trữ này sẽ được sử dụng liên tục trong một thời gian ngắn nhưng công ty phải chi trả cho khoản lưu kho này. Điều này còn chưa tính đến một số rủi ro cho việc quản lý như cháy, nổ, bị mất… CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHUỖI CUNG ỨNG CÔNG TY TRE VIỆT Giải pháp giảm chi phí lưu kho Tồn kho nhiều không phải lúc nào cũng đảm bảo đầu vào - điều đó sẽ vô nghĩa nếu như không có một quy trình chặt chẽ bám sát hoạt động cung - cầu sản phẩm. Nhưng khi doanh nghiệp có một hệ thống tồn kho gần như bằng không - điều đó cũng chưa đảm bảo được hiệu quả hoạt động của công ty. Do vậy cần cân bằng lượng hàng tồn kho để có thể tận dụng mọi nguồn lực. Theo mô hình cũ - công ty Tre Việt thực hiện nhập nguyên vật liệu vào ngày thứ 2 và đóng hàng lên container vào sáng thứ 5 – coi như đã hoàn thành xong một chu trình đơn đặt hàng, chuẩn bị cho đơn đặt hàng tiếp theo. Việc nhập nguyên vật liệu cho toàn bộ quy trình sản xuất (trong 7 ngày) tạo gánh nặng lên luồng tiền của công ty. Do phải chi trả tiền mặt cho nhà cung ứng ngay sau khi nhận hàng vào sáng thứ 2 trong khi Tre Việt chỉ nhận được đủ tiền sau khi giao hàng vào ngày thứ 5 và chi phí phát sinh khi lưu kho (chi phí nhân viên, rủi ro cháy, nổ…), công ty thực hiện nhập hàng 1lần/tuần (tương đương 7 xe nguyên vật liệu – 4 xe nẹp kẹp, 3 xe nẹp đan được lấy từ 2 nhà cung ứng) và xuất 1lần/tuần (tổng cộng 9 container), chúng ta có thể chuyển đổi như sau : Nhập nguyên liệu : 3 lần/tuần Nhập vật liệu : 1 lần/tuần Xuất hàng lên container : 2lần/tuần Cụ thể : - Nhập nguyên liệu định kỳ 3lần vào sáng thứ 2, thứ 4, thứ 6 hằng tuần. Thứ 2 nhập kho 1 xe nẹp đan và 1 xe nẹp kẹp. Thứ 4 nhập kho 1 xe nẹp đan và 1 xe nẹp kẹp Thứ 6 nhập kho 1 xe nẹp đan và 2 xe nẹp kẹp Do 2 nhà cung ứng nguyên liệu từ Lâm Đồng và Bình Thuận đôi lúc gặp khó khăn trong việc cung ứng 1 lần số lượng nẹp đan và nẹp kẹp, vì thế nên cho phép giao hàng 3 lần sẽ giúp giảm chi phí lưu kho cho công ty vừa giúp đối tác thoải mái hơn trong việc giao hàng. - Nhập vật liệu định kỳ từ nhà cung cấp Vũ Phong vào sáng thứ 2 hằng tuần. - Xuất 2 lần 1 tuần: Theo như công ty Vikamex công ty có thể đóng hàng vào ngày thứ 7 và chủ nhật theo lịch của hãng tàu Vicoship còn thứ 2 và thứ 5 theo lịch hãng tàu Wan Hai. Như vậy để cho thuận tiện cho việc cùng xuất hàng theo một hãng tàu và đảm bảo cho việc nhận hàng của khách hàng nước ngoài nên công ty có thể tiến hành đóng hàng vào thứ hai (4 container) và thứ năm (5 container). Lúc đó diện tích lưu kho thành phẩm sẽ được tiết giảm đáng kể Công ty sẽ nhận được tiền thanh toán vào ngày thứ 6 và thứ 3 hằng tuần. Thứ 6 công ty nhận được tiền ứng trước 40% trị giá lô hàng có thể đảm bảo tiền thanh toán cho các nhà cung ứng vào sáng thứ 2, ngày thứ 3 công ty sẽ nhận được số tiền hàng còn lại dảm bảo thanh toán cho nhà cung ứng vào thứ 4 và thứ 6. Như vậy công ty sẽ dễ dàng, linh động hơn trong vòng quay tiền của mình. Trước khi chuyển đổi Sau khi chuyển đổi - Diện tích chiếm dụng : Tổng S lưu trữ 9 cont (thành phẩm + nguyên vật liệu) tương đương 570 m2. - Dòng tiền : * Đối với nhập NVL : trả 1 lần ngay khi nhận hàng hoá từ nhà cung ứng, tức công ty phải thanh toán 100% ( hoặc 70%) chi phí cho nguyên vật liệu đầu vào khi nhập hàng vào sáng thứ 2. * Đối với xuất : công ty nhận được 40% khoản thanh toán trên hợp đồng ngay khi nhận đơn đặt hàng từ đối tác nước ngoài, sau khi họ nhận toàn bộ hàng hoá của mình sẽ thanh toán 60% trị giá còn lại bằng chuyển khoản. - Diện tích chiếm dụng : Tổng S lưu kho hơn 5 cont , tương ứng 380 m2. - Dòng tiền : * Nhập : tiền mặt thanh toán sẽ được chia làm 3 đợt cho 3 lần cung ứng giao hàng. Các lần thanh toán này được thực hiện sau khi công ty được thanh toán từ phía khách hàng nước ngoài. * Đối với xuất : công ty sẽ nhận được khoản thanh toán trước > 40%, (có thể là 40% cho khoản thanh toán như thường lệ, và một khoản nữa sau khi đã giao hàng 4 container) Với sự thay đổi 3 lần nhập nguyên liệu và 2 lần xuất hàng thành phẩm, ta có sơ đồ lưu kho của nguyên vật liệu và thành phẩm như sau: Hình 3.1: Biểu đồ lưu kho nguyên vật liệu và hàng thành phẩm Nhận xét : Việc phân chia như trên không chỉ làm giảm gánh nặng lên luồng tiền mà còn giải phóng kho bãi cho việc lưu trữ và giảm các chi phí phát sinh. Khi thay đổi số lần giao hàng làm khối lượng hàng hoá lưu kho giảm dẫn đến mặt bằng kho bãi được giải phóng, công ty có thể mở rộng sản xuất. Mặt khác, dòng tiền mặt sử dụng được cắt giảm tạo cơ hội đầu tư máy móc, tăng phạm vi hoạt động, công ty thuê thêm nhân công - đào tạo, gia tăng sản xuất. Ngoài ra, với việc giao hàng - nhận hàng như trên, công ty thực hiện phối hợp với nhà cung ứng – khách hàng nhằm giảm tỉ trọng lưu trữ của các bên, cắt giảm chi phí (lưu trữ, bảo quản, bảo hiểm, nhân công kiểm tra, giám sát…). Nếu như vào ngày thứ hai công ty nước ngoài thông báo tạm ngưng cho lô hàng tiếp theo thì công ty có khả năng giảm số lượng nguyên vật liệu sẽ được cung ứng vào ngày thứ tư tiếp đó.