Chuyên đề 15 - Kỹ năng thiết kế công việc

Sau khi xác định được một cách chắc chắn các nguồn lực thực tế có thể huy động, khẳng định chắc chắn việc cần làm và mục tiêu cần đạt tới, một việc rất quan trọng trong khâu thiết kế công việc không thể không tién hành đó là cần xác định các tiêu chí dùng để đánh giá kết quả thực hiện việc cần làm. Xác định tiêu chí đánh giá, trong trường hợp này, được hiểu là thiết kế công cụ đo lường kết quả công việc. Hệ thống tiêu chí đánh giá kết quả được xác định trên cơ sở mục tiêu cần đạt tới và được cụ thể hoá dưới hình thức của những thông số định lượng và những biểu hiện định tính. Hệ thống tiêu chí đánh giá không chỉ được sử dụng để đánh giá kết quả thực hiện việc cần làm khi việc đó đã được làm xong, mà còn mang ý nghĩa định hướng hành động khi tiến hành công việc. Hơnthế nữa, các tiêu chí này cho phép nhà quản lý xác định đựợc những khoảng trống vè công việc, về năng lực cá nhân, năng lực tổ chức. cần đựơc thu hẹp để đảm bảo đạt được mục tiêu chung. Tóm lại: Thiết kế công việc là một hoạt động được tiến hành với 4 thao tác nối tiếp nhau: Xác định mục tiêu cần đạt tới, xác định việc cần làm để thực hiện mục tiêu, xác định nguồn lực để thực hiện việc cần làm, xác định tiêu chí để đánh giá kết quả thực hiện việc cần làm. Sản phẩm cuối cùng của quá trình này sẽ là một bản quy định tiêu chuẩn chức danh hoặc Bản mô tả công việc ( xem thêm phần Kỹ năng Phân tích công việc, tr.). Chú ý: Để hoạt động thiết kế công việc phát huy được tác dụng của nó đối với điều hành hoạt động cuả cơ quan, công sở, khi tiến hành phân tích công việc, chúng ta cần thực hiện tốt các yêu cầu dưới đây: Một là, tiến hành lần lượt (đúng trình tự, trật tự) 4 “thao tác”: + Xác định mục tiêu cần đạt tới; + Xác định việc cần làm; + Xác định các nguồn lực cần huy động; + Xác định các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện việc cần làm. Hai là, mỗi “thao tác” cần phải đem lại câu trả lời cụ thể, rõ ràng: Mục tiêu cụ thể, rõ ràng( định lượng, định tính); việc cần làm cụ thể, rõ ràng( gồm những hoạt động cụ thể ra sao), các nguồn lực cụ thể, rõ ràng cần huy động (nguuồn lực vật chất, nguồn nhân lực, nguồn lực thời gian); hệ thống tiêu chí đánh giá cụ thể, rõ ràng để xác định chính xác kết quả thực hiện.