Chuyên đề Hoàn thiện phương pháp kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH thương mại dịch vụ Pacific Ocean Việt Nam trong điều kiện áp dụng phần mềm kế toán

nh nghiệp nào cũng vậy,ngoài tăng lương theo quy định của nhà nước thì các doanh nghiệp còn áp dụng mức tăng tiền lương theo thâm niên làm việc tại doanh nghiệp vì vậy mà mỗi một lao động điều có mức lương khác nhau nhưng các khoản trợ cấp của công ty được hưởng như nhau. 1.3: Các hình thức trả lương 1.31.: Trả lương theo sản phẩm Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm họ làm ra. Việc trả lương theo sản phẩm có thể tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau như trả theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế, trả theo sản phẩm gián tiếp, trả theo sản phẩm có thưởng, theo sản phẩm luỹ tiến. Hình thức trả lương theo sản phẩm có những ý nghĩa sau: + Quán triệt tốt nguyên tắc trả lương theo lao động vì tiền lương mà người lao động nhận được phụ thuộc vào số lượng sản phẩm đã hoàn thành. Điều này sẽ có tác dụng làm tăng năng xuất của người lao động. + Trả lương theo sản phẩm có tác dụng trực tiếp khuyến khích người lao động ra sức học tập nâng cao trình độ lành nghề, tích luỹ kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng, phát huy sáng tạo, . . . để nâng cao khẳ năng làm việc và năng xuất lao động. + Trả lương theo sản phẩm còn có ý nghĩa to lớn trong việc nâng cao và hoàn thiện công tác quản lý, nâng cao tính tự chủ, chủ động làm việc của người lao động 1.3.2: Trả lương theo thời gian Điều 58 Bộ luật lao động quy định các hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và bậc lương của mỗi người. + Tiền lương tháng là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động. + Tiền lương tuần: là tiền lương trả cho một tuần làm việc xác định trên cơ sở tiền lương tháng nhân (x) với 12 tháng và chia (:) cho 52 tuần. Tiền lương tháng x 12 tháng Tiền lương tuần = 52 tuần + Tiền lương ngày: là tiền lương trả cho một ngày làm việc xác định trên cơ sở tiền lương tháng chia cho 6 ngày/tuần. Tiền lương tháng Tiền lương ngày = Số ngày làm việc trong tháng (theo chế độ quy định) + Tiền lương giờ: Là tiền lương trả cho một giờ làm việc và được xác định bằng cách lấy tiền lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn theo quy định của luật lao động (không quá 8 giờ/ ngày) Do những hạn chế nhất định của hình thức trả lương theo thời gian (mang tính bình quân, chưa thực sự gắn với kết quả sản xuất) nên để khắc phục phần nào hạn chế đó, trả lương theo thời gian có thể kết hợp chế độ tiền thưởng để 1.3.3 : Trả lương khoán Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Ngoài chế độ tiền lương, các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng bao gồm thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và thưởng trong sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh sáng kiến...) Bên cạnh các chế độ tiền lương, tiền thưởng được hưởng trong quá trình kinh doanh, người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trong các trường hợp ốm đau, thai sản... Các quỹ này được hình thành một phần do người lao động đóng góp, phần còn lại được tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Hình thức này áp dụng cho những công việc nếu giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi phải bàn giao toàn bộ khối lượng công việc cho cả nhóm hoàn thành trong thời gian nhất định. Hình thức này bao gồm các cách trả lương sau: + Trả lương khoán theo sản phẩm cuối cùng: Là hình thức trả lương theo sản phẩm nhưng tiền lương được tính theo đơn giá tập hợp cho sản phẩm hoàn thành đến công việc cuối cùng. Hình thức này áp dụng cho những doanh nghiệp mà quá trình sản xuất trải qua nhiều giai đoạn công nghệ nhằm khuyến khích người lao động quan tâm đến chất lượng sản phẩm + Trả lương khoán quỹ lương: Theo hình thức này doanh nghiệp tính toán và giao khoán quỹ lương cho từng phòng ban, bộ phận theo nguyên tắc hoàn thành công tác hay không hoàn thành kế hoạch. + Trả lương khoán thu nhập: tuỳ thuộc vào kết quả kinh doanh của doanh nghiệp mà hình thành quỹ lương để phân chia cho người lao động. Khi tiền lương không thể hạch toán riêng cho từng người lao động thì phải trả lương cho cả tập thể lao động đó, sau đó mới tiến hành chia cho từng người. Trả lương theo hình thức này có tác dụng làm cho người lao động phát huy sáng kiến và tích cực cải tiến lao động để tối ưu hoá quá trình làm việc, giảm thời gian công việc, hoàn thành công việc giao khoán 1.4: Qũy tiền lương Là toàn bộ tiền lương tính theo số cán bộ công nhân viên của đơn vị do nhà nước cấp hạn mức kinh phí để chi trả bao gồm: - Tiền lương tính theo thời gian. - Lương cho cán bộ hợp đồng chưa vào biên chế. - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng công tác do nguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động công tác nghĩa vụ theo chế độ quy định như: nghỉ phép , thời gian đi học ... - Các khoản phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ. - Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên như: thưởng năng suất, thưởng thành tích ... Quỹ tiền lương kế hoạch trong doanh nghiệp còn được tính cả các khoản trợ cấp BHXH,BHYT...trong thời gian người lao động ốm đau,thai sản ,tai nạn lao động . Quỹ tiền lương trong doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý. Thành phần quỹ lương bao gồm nhiều khoản như lương thời gian (tháng, ngày, giờ), lương sản phẩm, phụ cấp (cấp bậc, khu vực, chức vụ, đắt đỏ...), tiền thưởng trong sản xuất. Quỹ tiền lương bao gồm nhiều loại tuy nhiên về mặt hạch toán có thể chia thành tiền lương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp trong đó chi tiết theo tiền lương chính và tiền lương phụ. 1.5. Các khoản trích theo lương của người lao động trong các doanh nghiệp. 1.5.1. Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm xã hội là sự đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội Quỹ BHXH được trích trên tổng số quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Theo điều 91 Luật BHXH số 71/2006/QH11 ngày 01 tháng 01 năm 2014 : quy định mức đóng và phương thức đóng của người lao động như sau: Hàng tháng, người lao động sẽ đóng 8% mức tiền lương, tiền công vào quỹ hưu trí và tử tuất. Và từ năm 2010 trở đi, cứ hai năm một lần đóng thêm 1% cho đến khi đạt mức 8%. Theo Điều 92 Luật BHXH số 71/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006: quy định mức đóng và phương thức đóng của người sử dụng lao động Hàng tháng, người sử dụng lao động đóng trên quỹ tiền lương, tiền công đóng BHXH của người lao động như sau - 3% vào quỹ ốm đau và thai sản, trong đó người sử dụng lao động giữ lại 2% để trả kịp thời cho người lao động đủ điều kiện hưởng chế độ - 1% vào quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp 11% vào quỹ hưu trí và tử tuất. Và từ năm 2010 trở đi, cứ hai năm một lần đóng thêm 1% cho đến khi đạt mức đóng là 14%. Vậy từ ngày 1/1/2010, mức trích lập BHXH là 26% trên quỹ tiền lương, tiền công đóng BHXH, trong đó người lao động đóng góp 8% và người sử dụng lao động đóng góp 18%. Và tỷ lệ này cứ 2 năm sẽ tăng thêm 2% (trong đó người lao động đóng thêm 1% và người sử dụng lao động đóng thêm 1%) cho đến khi đạt tỷ lệ trích lập là 26%, trong đó người lao động đóng 8% và người sử dụng lao động đóng 18%. 1.5.2. Bảo hiểm y tế. Bảo hiểm y tế: là hình thức bảo hiểm được áp dụng trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, không vì mục đích lợi nhuận, do Nhà nước tổ chức thực hiện và các đối tượng có trách nhiệm tham gia theo quy định của Luật BHYT Quỹ bảo hiểm y tế được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ (bao gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp lương). Quỹ BHYT được dùng để thanh toán các khoản khám chữa bệnh, viện phí thuốc thang… cho người lao động trong thời gian ốm đau, thai sản. Theo Luật BHYT thì mức trích lập tối đa của quỹ BHYT là 6% tiền lương tiền công hàng tháng của người lao động, trong đó người lao động chịu 1/3 (tối đa là 2%) và người sử dụng lao động chịu 2/3 (tối đa là 4%) Theo Nghị định số 62/2009/NĐ-CP ban hành ngày 27/7/2009 (có hiệu lực thi hành từ ngày 1/10/2009) của Thủ tướng chính phủ quy định mức trích lập BHYT từ 1/1/2010 như sau: Đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 3 tháng trở lên; người lao động là người quản lý doanh nghiệp hưởng tiền lương, tiền công, cán bộ, công chức, viên chức thì mức trích lập BHYT bằng 4.5% mức tiền lương, tiền công hằng tháng của người lao động, trong đó người sử dụng lao động đóng góp 3% và người lao động đóng góp 1.5%. 1.5.3. Kinh phí công đoàn Kinh phí công đoàn là nguồn kinh phí cho hoạt động công đoàn được trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ lương, tiền công và phụ cấp phải trả cho người lao động kể cả lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành lên KPCĐ. Theo quy định một phần kinh phí công đoàn được sử dụng để phục vụ cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp, phần còn lại nộp cho cơ quan công đoàn cấp trên. Tỷ lệ trích lập của khoản này không thay đổi, vẫn là 2% trên tổng thu nhập của người lao động và toàn bộ khoản này sẽ được tính vào chi phí của DN. 1.5.4 : Bảo hiểm thất nghiệp BHTN là ngân quỹ được hình thành nhằm trợ cấp thất nghiệp cho người lao động trong trường hợp bị mất việc làm, hỗ trợ học nghề, hỗ trợ tìm việc làm và hỗ trợ đóng bảo hiểm y tế cho người lao động. Theo Điều 82 Luật BHXH, mức trợ cấp thất nghiệp như sau: - Mức trợ cấp thất nghiệp hằng tháng bằng 60% mức bình quân tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của sáu tháng liền kề trước khi thất nghiệp. - Thời gian hưởng trợ cấp thất nghiệp được quy định như sau: + Ba tháng, nếu có từ đủ mười hai tháng đến ba mươi sáu tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp; + Sáu tháng, nếu có từ đủ ba mươi sáu tháng đến bảy mươi hai tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp + chín tháng, nếu có từ đủ bảy mươi hai tháng đến một trăm bốn mươi bốn tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp; + Mười hai tháng, nếu có từ đủ một trăm bốn mươi bốn tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp trở lên. Theo Điều 102 Luật BHXH, nguồn hình thành quỹ như sau: - Người lao động đóng bằng 1% tiền lương, tiền công hàng tháng đóng (BHTN) Người sử dụng lao động đóng bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công hàng tháng đóng BHTN của những người lao động tham gia BHTN. Vậy, tỷ lệ trích lập BHTN của DN là 2%, trong đó người lao động chịu 1% và DN chịu 1% tính vào chi phí Bảo hiểm thất nghiệp 1.6. Nhiệm vụ kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương. 1.6.1: Nhiệm vụ về hoạch toán kết quả lao động Công tác phải làm trước tiên của việc hạch toán kế toán tiền lương là kiểm tra các chứng từ ban đầu về tiền lương như: Bảng chấm công, phiếu báo sản phẩm hoàn thành,......do nhân viên các phân xưởng đưa lên. Nội dung chứng từ sau khi kiểm tra sẽ là căn cứ để tính lương cho từng công nhân của từng đơn vị, từng phân xưởng sản xuất. Xuất phát từ yêu cầu sản xuất có tính kế hoạch và giá thành được tính theo khoản mục chi phí nên việc tính toán và phân bổ tiền lương, BHXH,... phải căn cứ trên những quy định sau: 1.6.2: Nhiệm vụ về hạch toán số lượng lao động Hầu hết mọi sự thay đổi về số lượng và chất lượng lao động doanh nghiệp thường do các nguyên nhân như tuyển dụng mới người lao động, nâng bậc thợ hoặc có nhân viên nghỉ việc do nghỉ hưu, nghỉ mất sức, thôi việc … Như vậy, căn cứ vào các chứng từ ban đầu như quyết định tuyển dụng, quyết định cho thôi việc, quyết định nâng cấp bậc thợ, ….. kế toán sẽ theo dõi, hạch toán sự thay đổi về số lượng và chất lượng lao động. 1.6.3: Nhiệm vụ về hạch toán thời gian lao động Việc hạch toán thời gian lao động là hạch toán tình hình sử dụng thời gian lao động bao gồm hạch toán giờ công tác của CNV và hạch toán thời gian lao động tiêu hao cho từng công việc hoặc cho sản xuất từng loại sản phẩm trong doanh nghiệp. Sử dụng bảng chấm công để theo dõi thời gian làm việc của người lao động qua đó hạch toán tình hình sử dụng thời gian lao động. Trong bảng chấm công ghi rõ thời gian làm việc, thời gian vắng mặt và ngừng việc với lý do cụ thể. Bảng chấm công do tổ trưởng ghi chép và tổng hợp nộp cho phòng kế toán vào cuối tháng để làm căn cứ tính lương. Hạch toán thời gian lao động tiêu hao cho sản xuất từng sản phẩm hoặc từng loại sản phẩm bằng cách lấy thời gian làm việc cho từng loại sản phẩm trừ đi thời gian ngừng việc, hội họp, học tập… 1.6.4:Nhiệm vụ về tính lương và các khoản trích theo lương Bộ luật lao động của nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam chương 2 điều 56 có ghi: “Khi chỉ số giá cả sinh hoạt tăng lên làm cho tiền lương thực tế của người lao động bị giảm sút thì chính phủ điều chỉnh mức lương tối thiểu để đảm bảo tiền lương thực tế”. Theo quy định tại Nghị định số 31/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 04 năm 2012 của Chính phủ về việc quy định mức lương tối thiểu chung áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức, các đối tượng thuộc lực lượng vũ trang và người lao động là 1.150.000đ/người/tháng. Tuỳ theo vùng ngành mỗi doanh nghiệp có thể điều chỉnh mức lương của mình sao cho phù hợp. Nhà nước cho phép tính hệ số điều chỉnh tăng thêm không quá 1,5 lần mức lương tối thiểu chung. Hệ số điều chỉnh được tính theo công thức: Kđc = K1 + K2 Trong đó: Kđc : Hệ số điều chỉnh tăng thêm K1 : Hệ số điều chỉnh theo vùng (có 3 mức 0,3; 0,2; 0,1) K2 : Hệ số điều chỉnh theo ngành (có 3 nhóm 1,2; 1,0; 0,8) Sau khi có hệ số điều chỉnh tăng thêm tối đa (Kđc = K1 + K2), doanh nghiệp được phép lựa chọn các hệ số điều chỉnh tăng thêm trong khung của mình để tính đơn giá phù hợp với hiệu quả sản xuất, kinh doanh, mà giới hạn dưới là mức lương tối thiểu chung do chính phủ quy định (tại thời điểm thực hiện từ ngày 01/07/2013) là 1.150.000đ/ tháng) và giới hạn trên được tính như sau: TL minđc = TLmin x (1 + Kđc) Trong đó: TLmin đc : tiền lương tối thiểu điều chỉnh tối đa doanh nghiệp được phép áp dụng; TLmin : là mức lương tối thiểu chung do chính phủ quy định , cũng là giới hạn dưới của khung lương tối thiểu; Kđc : là hệ số điều chỉnh tăng thêm của doanh nghiệp Như vậy, khung lương tối thiểu của doanh nghiệp là TLmin đến TLmin đc doanh nghiệp có thể chọn bất cứ mức lương tối thiểu nào nằm trong khung này, nếu đảm bảo đủ các điều kiện theo quy định sau: + Phải là doanh nghiệp có lợi nhuận. Trường hợp doanh nghiệp thực hiện chính sách kinh tế xã hội của Nhà nước mà không có lợi nhuận hoặc lỗ thì phải phấn đấu có lợi nhuận hoặc giảm lỗ; + Không làm giảm các khoản nộp ngân sách Nhà nước so với năm trước liền kề, trừ trường hợp Nhà nước có chính sách điều chỉnh giá ở đầu vào, giảm thuế hoặc giảm các khoản nộp ngân sách theo quy định; + Không làm giảm lợi nhuận thực hiện so với năm trước liền kề, trừ trường hợp Nhà nước có chính sách điều chỉnh tăng giá, tăng thuế, tăng các khoản nộp ngân sách ở đầu vào. Trường hợp doanh nghiệp thực hiện chính sách kinh tế-xã hội thì phải giảm lỗ. 1.7: Nội dung kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong điều kiện áp dụng phần mềm kế toán 1.7.1: Xây dựng danh mục người lao động. Xây dựng danh mục người lao động giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, theo dõi tình hình sử dụng người lao động được chặt chẽ. Xây dựng danh mục người lao động còn giúp quản lý các khoản thanh toán, tạm ứng, lương phát sinh với từng đối tượng lao động. 1.7.2: Nhập số dư đầu kỳ. Việc nhập số dư đầu kỳ của các tài khoản như 3341, 1111 giúp kế toán tiến hành theo dõi và cập nhật số liệu phát sinh trong kỳ tới, phục vụ cho công tác hạch toán và quản lý số liệu. Đường dẫn : Tổng hợp/ Nhập số dư đầu năm/ Nhập số dư đầu năm các tài khoản/ F3 tiến hành nhập số liệu. 1.7.3: Tính toán và phân bổ tiền lương cho các bộ phận. Khâu quan trọng nhất trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đó là khâu tính toán và phân bổ tiền lương cho các bộ phận. Việc tính toán và phân bổ tiền lương chính xác giúp kế toán lắm bặt được tình hình sử dụng lao động và xác định chi phí tiền lương cho các bộ phận phục vụ công tác xác định chi phí SXKD. Căn cứ vào các chứng từ như bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương ,.. kế toán khai báo các dữ liệu phát sinh trên phiếu kế toán. Đường dẫn: Tổng hợp/ Phiếu kế toán. 1.7.4: Kiểm tra các loại sổ tổng hợp, sổ chi tiết Hoàn thành các công tác tính toán, phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, thanh toán với người lao động, cơ quan bảo hiểm kế toán tiến hành kiểm tra các loại sổ sau: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Sổ chi tiết các TK 334, 338 (2,3,4,9) Sổ cái TK 334, TK 338 CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV PACIFIC OCEAN VIỆT NAM TRONG ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN. 2.1- Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tạCông ty TNHH TM-DV Pacific Ocean Việt Nam 2.1.1- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH TM-DV Pacific Ocean Việt Nam Công ty TNHH TM-DV Pacific Ocean Việt Nam được thành lập ngày 01/10/2006 theo quyết định số 009121 của UBND tỉnh Hải Dương và được Sở kế hoạch đầu tư Hải Dương cấp giấp phép kinh doanh số 049185 ngày 8/10/2006. Trụ sở làm việc: Thôn 5, Thị Trấn Lai Cách, Cẩm Giàng, Hải Dương Điện thoại: 03203.784.493 Mã số thuế: 0805211993 Tài khoản: 0300.1847.2046 tại ngân hàng Sacombank - Hải Dương Vốn điều lệ của công ty: 3.850.450.000 VNĐ (Ba tỉ tám trăm năm mươi triêu bốn trăm năm mươi ngàn đồng). Công ty được Sở kế hoạch đầu tư Hải Dương cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với các ngành nghề kinh doanh sau Hoạt động chính: Tổ chức xuất khẩu lao động, du học nước ngoài, tổ chức các tour du lịch 2.1.2: Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh Công ty TNHH TM-DV Pacific Ocean Việt Nam Là một công ty hoạt động về ngành nghề tổ chức xuất khẩu lao động, du học, tổ chức đi tour du lịch nên số lao động làm việc tại công ty là không ít. Vì vậy bộ máy quản lí của công ty cũng khá chặt chẽ và được tổ chức hợp lí phù hợp với chức năng của mỗi bộ phận. Trong bộ máy quản lý của công ty cơ quan cao nhất là hội đồng quản trị gồm 5 người: 1 chủ tịch , 1 phó chủ tịch và 3 ủy viên. Trực tiếp quản lí công ty là Giám Đốc điều hành và giám đốc sẽ trực tiếp quản lí điều hành các phòng ban hoạt động . Công ty gồm 3 phòng: phòng kỹ thuật, phòng Tài chính - Kế toán kiêm quản lí nhân sự, phòng marketing .Các phòng hoạt động với chức năng riêng biệt và trên tinh thần tương tác hộ trợ lẫn nhau dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc điều hành. Sơ đồ bộ máy quản lí Công ty TNHH TM-DV Pacific Ocean Việt Nam Giám đốc Phó giám đốc điều hành Phòng thương mại Phòng Marketing Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài chính Sơ đồ này không phù hợp với ngành nghề kinh doanh. Ngành nghề kinh doanh chỉ là xuất khẩu lao động, du học vậy tại sao trong sơ đồ có phòng kế hoạch sản xuất, phòng kinh doanh??? Công ty này quy mô kinh doanh nhỏ tại sao nhiều cán bộ quản lý thế (1 giám đốc và 2 phó giám đốc) Chức năng của các bộ phận trong công ty: Giám Đốc: Là người đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ hoạt động của Công ty. là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình, tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên. Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty. Phó giám đốc điều hành :sản xuất có quyền hạn đôn đốc, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất của phân xưởng; ký các văn bản, hợp đồng theo sự uỷ nhiệm của Giám đốc; làm chủ tịch hội đồng thi đua, khen thưởng, hội đồng định mức. Phó giám đốc kinh doanh :có nhiệm vụ đề ra kế hoạch kinh doanh, kế hoạch bán hàng, tìm kiếm và lựa chọn hãng phân phối uy tín có khả năng cung cấp các sản phẩm mà Công ty cần dồng thời cũng là người đề ra các chính sách đẩy mạnh công tác tiêu thụ hàng hoá. Phòng tổ chức hành chính: Là bộ phận tham mưu giúp cho giám đốc về tổ chức lao động theo quy mô sản xuất. Tuyển chọn cán bộ công nhân có năng lực, tay nghề giúp cho Công ty có được những công nhân, cán bộ quản lý tốt lao động nhiệt tình… Phòng tổ chức hành chính còn phụ trách việc tổ chức tốt công tác quản lý, bảo vệ tài sản mua sắm phương tiện giúp GD thực hiện những công việc hành chính như: Bảo quản con dấu, công văn đi, công văn đến… Phòng kế hoạch sản xuất: Là một bộ phận thực hành và nghiên cứu công nghệ, quản lý chất lượng sản phẩm , hướng dẫn phân xưởng và từng bộ phận làm đúng quy trình công nghệ chế biến, kiểm tra chất lượng từng khâu vật tư, nguyên vật liệu đến sản xuất. Ngoài ra, phòng còn thực hiện công tác kiểm định chất lượng từng khâu vật tư, đảm bảo hàng hoá đưa ra lưu thông đạt tiêu chuẩn kỹ thuật . Phòng tài vụ kế toán- hạch toán: Là một bộ phận quan trọng thực hiện các chức năng: Giúp việc cho giám đốc về quản lý tài chính ở Công ty thay mặt Nhà Nước ở cơ sở để thực hiện các chế độ, chính sách hiện hành. Căn cứ vào tình hình sản xuất để lên phương án cho kế hoạch vật tư, nguyên vật liệu, tài chính sản xuất kinh doanh để phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty. Phòng kinh doanh : Đây là bộ phận rất quan trọng của Công ty bởi nó tác động trực tiếp đến khối lượng tiêu thụ, khối lượng sản phẩm sản xuất ra được bộ phận bán hàng đem đi tiêu thụ như bán buôn, bán lẻ, bán đại lý… 2.1.3: Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH TM-DV Pacific Ocean Việt Nam Công ty TNHH TM-DV Pacific Ocean Việt Nam tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập chung. Theo hình thức này, toàn bộ công việc kế toán tài chính được thực hiện trọn vẹn tại phòng kế toán của Công ty từ khâu đầu đến khâu cuối: Tập hợp số liệu, ghi sổ kế toán, lập báo cáp tài chính, lưu trữ chứng từ và kiểm tra kế toán. Tại phân xưởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên quản lý (thủ kho) làm nhiệm vụ thống kê, ghi chép ban đầu, tập hợp chứng từ nhập nguyên vật liệu đầu vào, xuất thành phẩm, hàng hoá sau đó tập hợp lại đưa lên phòng kế toán. Đứng đầu Phòng Kế toán là Kế toán trưởng. Phòng Kế toán được đặt dưới sự chỉ đạo của Giám đốc công ty, có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện và kiểm tra toàn bộ kế toán trong phạm vi toàn Công ty đồng thời giúp giám đốc cập nhật thông tin kinh tế để có hướng đi trong việc mở rộng hơn nữa hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao lợi nhuận cho Công ty, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính. Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ trên, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung của trưởng phòng và phù hợp với quy mô sản xuất, đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy kế toán của công ty hiện nay được tổ chức như sau: - Kế toán trưởng: Phụ trách chung công tác kế toán kiêm kế toán tổng hợp, kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành trong tháng, xác định kết quả kinh doanh, theo dõi thanh toán với ngân sách, ghi sổ cái và lập báo cáo tài chính. - Bộ phận kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay: Thực hiện nhiệm vụ viết phiếu thu, chi thông qua sổ quỹ của thủ quỹ. Đồng thời cân đối với thủ quỹ về số tiền còn trong quỹ, thanh toán với ngân hàng về các khoản vay, khoản gửi và các khoản công nợ phải thu, phải trả. - Bộ phận kế toán kho: Theo dõi nhập, xuất, tồn kho của thành phẩm, hàng hoá. Bên cạnh đó do đặc điểm riêng của thóc, gạo là giá cả phụ thuộc vào thời vụ do vậy phải tính giá thành từng lô đồng thời kết hợp vào sổ chi tiết để làm căn cứ cuối tháng kế toán trưởng tập hợp chi phí và tính giá thành trong tháng, làm cơ sở cho hoạt động kinh doanh tháng sau. - Bộ phận kế toán công nợ gồm 2 người đó là: + Một người trực tiếp cập nhật số tiền nợ, trả hàng ngày vào sổ chi tiết 131, 331 để làm cơ sở xác định khoản tiền chiếm dụng, có kế hoạch đông thúc hoặc trả nợ kịp thời. + Một người cập nhật tổng công nợ hàng ngày để thông báo với tiếp thị (phụ trách các vùng) để họ chủ động thu hồi vốn cho Công ty. Kế toán trưởng SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN Kế toán công nợ Thủ quỹ Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay Sơ đồ này cũng thế. Kế toán kho liên quan gì đến ngành nghề kinh doanh của công ty??? 2.1.4: Kết quả hoạt động kinh doanh 2 năm gần đây tại Công ty TNHH TM-DV Pacific Ocean Việt Nam Ta có thể khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của công ty qua bảng sau : Năm 2012 – 2013                                                                                  Đơn vị: đồng Chỉ  tiêu Mã  số Số năm nay Số năm trước Sự  tăng giảm Số tuyệt  đối % DTBH và  cung cấp dịch vụ 01 3.268.740.000 3.889.825.750 621.085.750 119,001% Các khoản giảm trừ  03 17.365.890 18.731.180 1.365.290 107,86% Chiết khấu TM 04 12.530.000 14.521.000 1.991.000 115,89% Giảm giá  hàng bán 05 3.471.000 2.782.650 -688.350 80,17% Hàng bán bị  trả lại 06 1.364.890 1.431.530 66.640 104,89% Doanh thu thuần 10 3.251.374.110 3.871.094.570 619.720.460 119,06 Doanh thu HĐTC 21 19.612.242 17.307.168 -2.305.074 88,25 Giá  vốn hàng bán 11 2.614.125.000 2.526.531.200 -87.593.800 96,65 Lợi nhuận gộp 20 637.249.110 944.563.370 307.314.260 148,23 Chi phí  tài chính 22 215.867.797 206.590.381 -9.277.416 95,7 Chi phí  bán hàng 24 17.021.500 19.325.680 2.304.180 113,54 Chi phí QLDN 25 12.764.000 13.623.370 859.370 106,73 Lợi nhuận từ  HĐTC 30=20+(21-22)-(24-25) 30 411.208.055 722.331.107 311.123.052 175,67 Thu nhập khác 31 231.508.686 195.758.794 -35.749.892 84,57 Chi phí  khác 32 32.819.352 29.325.757 -3.493.595 89,36 Lợi nhuận khác (40=31-32) 40 198.689.334 166.433.037 -32.256.297 83,77 Tổng lợi luận (50=30+40) 50 609.897.389 888.764.144 278.866.755 145,72 Thuế  TNDN phải nộp  51 152.474.347 222.191.036 69.716.689 145,72 Lợi nhuận sau thuế (60=50-51) 60 457.423.042 666.573.108 209.150.066 145,72 Qua biểu báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp năm 2012 so với năm 2013 Công ty TNHH TM-DV Pacific Ocean Việt Nam cho thấy: + Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng hơn năm trước: - Về số tuyệt đối tăng 621.085.750đ. - Về số tuyệt đối tăng 119,001% tức là vợt 19,001%. + Doanh thu thuần cũng tăng hơn so với năm trước: - Về số tuyệt đối tăng 619.720.460đ. - Về số tơng đối tăng 119,06% vợt 19,06%. + Lợi nhuận sau thuế: - Về số tuyệt đối tăng: 209.150.066 đ. - Về số tuyệt đối: 155,4% vợt 55,4% Như vậy, lợi nhuận sau khi đã nộp thuế thu nhập năm 2012 so với năm 2013 tăng 209.150.066 VNĐ hay 55,4%. Qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trên ta có thể thấy công ty đã ngày càng lớn mạnh và làm ăn có lãi, tạo được niềm tin cho cán bộ công nhân viên, giúp họ hăng say trong công việc tạo ra nhiều lợi nhuận cho công ty và làm cho cuộc sống của họ ngày càng được nâng cao. Từ bảng trên ta thấy lợi nhuận hàng năm Công ty đều tăng, năm sau cao hơn năm trước, chứng tỏ hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty rất tốt. Có được điều đó thứ nhất là do công ty có đội ngũ tiếp thị có khả năng, làm việc chăm chỉ, biết nắm bắt nhu cầu thị trường,thư hai là do công ty có được các khách hàng tin cậy,và giữ được uy tín tốt với đối tác. Nhìn chung hoạt động của công ty đang có chiều hướng đi lên, kinh doanh có hiệu quả nhưng công ty vẫn cần phải cố gắng nỗ lực hơn nữa để đạt được những kết quả tốt hơn phấn đấu trong năm sau đạt doanh thu trên 20 tỷ, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm ra toàn miền Bắc. 2.2. Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TM-DV Pacific Ocean Việt Nam trong điều kiện áp dụng phần mềm kế toán 2.2.1 Tình hình thực hiện nguyên tắc kế toán lao động tiền lương tại Công ty TNHH TM-DV Pacific Ocean Việt Nam Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, do vậy các doanh nghiệp nói chung và đối với Công ty TNHH TM-DV Pacific Ocean Việt Nam sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy để tăng năng suất lao động. Tiền lương phải trả cho người lao động là một yếu tố cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sáng tạo ra hay nói cách khác nó là yếu tố của chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm. Quản lý lao động tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh. Tổ chức tốt hạch toán lao động và tiền lương giúp cho công tác quản lý lao động của doanh nghiệp đi vào nề nếp, thúc đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng năng suất lao động, đồng thời nó là cơ sở giúp cho việc tính lương theo đúng nguyên tắc phân phối theo lao động. Do tính chất đặc thù của ngành nghề kinh doanh, điều kiện kinh doanh và sản xuất mang tính cơ động cao. Do vậy lực lượng lao động của công ty đòi hỏi về trình độ kỹ thuật cao, những lao động hầu hết học hết trung cấp chuyên ngành điện tử tin học. Sô lao động hiện tại của công ty 40??? người và có sự thay đổi theo tính chất của quy mô của các thị trường. 2.2.2 : Hình thức trả lương tại Công ty TNHH TM-DV Pacific Ocean Việt Nam Việc trả lương tại Công ty được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước, phù hợp với hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty, bảo đảm không thấp hơn mức tối thiểu do Nhà nước quy định. Hiện tại Công ty TNHH TM-DV Pacific Ocean Việt Nam trả lương cho CB-CNV theo hình thức trả lương theo thời gian(áp dụng với tất cả cán bộ công nhân viên và người lao động trực tiếp tạo ra sản phẩm) Hình thức trả lương theo thời gian. Lương thời gian == Số công thực tế Hệ số(bậc lương) x Mức lương tối thiểu Số công định mức x Số công định mức đối với khối nhân viên hành chính là 24 ngày/tháng. Số công định mức đối với khối công nhân sản xuất là 26 ngày/tháng. ngoài hình thức trả lương theo thời gian công ty còn khuyến khích người lao động trực tiếp sản xuất bằng hình thức lương thưởng khoán theo sản phẩm Sản xuất cái gì mà trả lương theo sản phẩm Với nghành nghề kinh doanh như đã trình bày thì công ty này chỉ có thể áp dụng hình thức trả lương theo thời gian và lương khoán 2.2.3. Phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty Công ty sử dụng phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8 phiên bản EDUCATION. Đây là phần mềm kế toán áp dụng được cho các công ty vừa và nhỏ phù hợp với Công ty TNHH TM-DV Pacific Ocean Việt Nam. Phần mềm được thiết kế từ nhiều phân hệ độc lập, tích hợp với nhau tạo thành một hệ thống quản trị tài chính chặt chẽ. SAS INNOVA 6.8 Education được phát triển trên nền tảng công nghệ mới nhất tích hợphàng loạt những tính năng ưu việt, tự động hóa tất cả các nghiệp vụ kế toán,dữ liệu tài chính được cập nhật từng giây, là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các công ty trong công tác hạch toán kế toán. SAS INNOVA 6.8 Education sử dụng bảng mã Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 3 6909:2001, tuân thủ quy định của Chính phủ về việc lưu trữ và trao đổi dữ liệu.Là sản phẩm của Công ty SIS, được thiết kế theo hướng kế toán quản trị, phục vụ cho các công ty vừa và nhỏ lấy kế toán làm trung tâm và quản lý các hoạt động kho, hàng hóa, mua, bán hàng hóa, quản lý tài sản và tính giá thành sản xuất. Là sản phẩm của Công ty Cổ phần truyền thông và công nghệ thông tin SIS, được thiết kế theo hướng kế toán quản trị, phục vụ cho các công ty vừa và nhỏ lấy kế toán làm trung tâm và quản lý các hoạt động kho, hàng hóa, mua, bán hàng hóa, quản lý tài sản và tính giá thành sản xuất. Ngoài hệ thống báo biểu, sổ sách, báo cáo thuế, tài chính theo qui định của Bộ Tài Chính, SAS INNOVA 6.8 Education còn cho phép quản trị đến từng hoạt động trong công ty. Giúp Ban Giám đốc nắm được tình hình hoạt động hàng ngày và hỗ trợ ra quyết định tức thời. Đặc biệt SAS INNOVA 6.8 Education còn tích hợp với thiết bị mã vạch 2 chiều của Cơ quan thuế, có khả năng in ra báo cáo thuế tương thích ngay mà không cần điều chỉnh lại theo một phần mềm thứ hai. Phần mềm SAS INOVA bao gồm các phân hệ : + Phân hệ tổng hợp: Bao gồm các thẻ : Phiếu Kế Toán, Sổ cái, Nhập số dư đầu năm,....và các chức năng khai báo và phan bổ + Vốn bằng tiền : Bao gồm các thẻ Thu tiên mặt, sổ quỹ, chi tiền mặt..... + Phân hệ mua hàng + Phân hệ bán hàng + Phân hệ vật tư hàng hóa + Phân hệ TSCĐ + Phân hệ Giá thành + Phân hệ báo cáo thuế + Phân hệ BCTC + Phân hệ Hệ thống Trình bày các phân hệ của phần mềm kế toán và chụp lại giao diện các phân hệ 2.2.4: Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TM-DV Pacific Ocean Việt Nam 2.2.5: Hạch toán ban đầu Tài khoản sử dụng Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Công ty TNHH TM-DV Pacific Ocean Việt Nam sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 334 - Phải trả người lao động, có 2 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 3341 - Phải trả công nhân viên - Tài khoản 3348 - Phải trả người lao động khác: Tài khoản sử dụng trong hạch toán các khoản trích theo lương Tài khoản 338 “Phải trả, phải nộp khác - Tài khoản 3382 - Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn tại công ty - Tài khoản 3383 - Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội của công ty. - Tài khoản 3384 - Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế theo quy định. - Tài khoản 3389 - Bảo hiểm thất nghiệp: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình trích và đóng Bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động ở đơn vị theo quy định của pháp luật về bảo hiểm thất nghiệp.Doanh nghiệp phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi và quyết toán riêng. * Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng tại Công ty TNHH TM&DV Pacific 0cean Viêt Nam Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng thống nhất trong toàn công ty theo tài liệu: “chế độ kế toán doanh nghiệp” ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ tài chính có áp dụng sửa đổi theo thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009. Các mẫu chứng từ về tiền lương công ty sử dụng: Mẫu 01 - LĐTL: Bảng chấm công Mẫu 02 - LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương Mẫu 03 - LĐTL: Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội Mẫu 04 - LĐTL: Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội. Mẫu 05 - LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng. Sổ sách sử dụng gồm: Sổ Nhật ký chung Sổ Cái TK 3341 Sổ cái TK 338 (3382,3383,3384,3389) Nhật ký đặc biệt Chứng từ sử dụng thì sao? 2.5.6. Hạch toán chi tiết. Để làm rõ tình hình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty em xin đưa ra các nghiệp vụ phát sinh từ tháng 04 năm 2014 Các nghiệp vụ và chứng từ liên quan VD1 :Ngày 05/04/2014 công ty chi tiền mặt ứng lương tháng 01 cho anh Nguyễn Gia Khuê số tiền là 1000.000 đồng căn cứ theo giấy đề nghị tạm ứng số 1 Đây là chuyên đề về kế toán máy. Vì vậy không đưa các loại chứng từ ghi bằng tăy mà toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ nêu nội dung của nghiệp vụ sau đó phản ánh vào phần mềm kế toán và chụp lại giao diện khi nhập 2.3. Đánh giá thực trạng kế toán tiền lươn và các khoản trích theo lương tại Cty TNHH TM-Dv Pacific Ocean Việt Nam trong điều kiện áp dụng phần mềm kế toán 2.3.1 Ưu điểm Qua thời gian thực tập, tìm hiểu công tác quản lý và kế toán cũng như công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty em nhận thấy Công ty là một công ty làm ăn có hiệu quả, địa bàn hoạt động rộng khắp và là một công ty có nhiều triển vọng trong tương lai. Công ty đã xây dựng một mô hình quản lý gọn nhẹ khoa học và có hiệu quả. Cách thức tổ chức của Công ty là khoán gọn từng công việc về xí nghiệp, đội sản xuất, phân cấp quản lý rõ ràng nên đã phát huy hiệu qủa tích cực cho lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình sản xuất và tiến độ thi công kịp thời. + Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, qui trình làm việc khoa học, cán bộ kế toán được bố trí hợp lý phù hợp với trình độ và khả năng của mỗi người, tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm công việc được giao góp phần đẵc lực vào công tác quản lý của công ty. + Tổ chức công tác kế toán: Hệ thống chứng từ ban đầu được tổ chức hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ. Cách thức hạch toán của Công ty khá hữu hiệu phù hợp với chế độ kế toán mới. + Hệ thống sổ sách: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản... đầy đủ, đúng mẫu quy định. Sổ chi tiết được lập trên cơ sở các nhu cầu về quản lý của Công ty (các đối tượng tập hợp chi phí, đối tượng tính giá thành...) và đảm bảo quan hệ đối chiếu với sổ tổng hợp. + Việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán nói chung và tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng đã góp phần không nhỏ làm giảm các chi phí không cần thiết, nâng cao hiệu quả của công tác kế toán đồng thời đảm bảo độ chính xác của thông tin. Những ưu điểm nổi bật trong quá trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty là: + Về chi phí nhân công: Công ty đã áp dụng hình thức khoán quỹ lương và khoán sản phẩm đến các đội, tổ sản xuất. Đây là một hình thức tổ chức sản xuất phù hợp với đặc điểm, tình hình sản xuất của công ty, với nền kinh tế thị trường ở nước ta. Hình thức khoán sản phẩm tạo động lực thúc đẩy người lao động có ý thức trách nhiệm hơn trong công việc. 2.3.2 Hạn chế Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm có tác dụng tích cực đến việc tiết kiệm các chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm xây lắp và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Công tác hạch toán chi phí tại công ty cũng có những khó khăn tồn tại nhất định. Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ… theo lương của các nhân viên đi tour là chưa hợp lý cho lắm. công tác hành chính còn rườm rà chưa nhanh gọn, việc chấm công chấm lương còn chưa sát sao dẫn đến việc tính lương chưa chuẩn xác. CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV HƯNG PHÚC THỊNH TRONG ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG PHẦM MỀM KẾ TOÁN 3.1: Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TM-DV Pacific Ocean Việt Nam trong điều kiện áp dụng phầm mềm kế toán. 3.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Trong nền kinh tế thị trường khi sức lao động được coi là hang hóa thì việc xác định đúng giá trị của nó có ý nghĩa vô cùng quan trọng không chỉ với người lao động, người sử dụng lao động mà còn với cả xã hội.Để quá trình sản xuất diễn ra liên tục người lao động phải tái sản xuất sức lao động của mình. Tiền lương mà doanh nghiệp trả cho người lao động được dung để bù dắp sức lao động mà họ bỏ ra.Mặt khác tiền lương còn kích thích đảm bảo khi người lao động làm việc có hiệu quả, có năng suất cao thì tiền lương sẽ tăng lên và ngược lại. Mỗi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh đều mong muốn thu nhận được những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Nếu doanh nghiệp nào nắm bắt được đầy đủ các thông tin cần thiết thì cũng có khả năng tạo thời cơ phát huy thế chủ động trong sản xuất kinh doanh và đạt hiệu quả cao. Muốn tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp phải tạo ra các sản phẩm tốt, giá cả hợp lý thì mới tạo ra lợi thế cạnh tranh của mình. Để làm được điều này các doanh nghiệp không còn cách nào khác là tối thiểu hóa các chi phí sản xuất từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.Kế toán là một trong những công cụ quan trọng của hệ thống quản lý kinh tế, là động lực thúc đẩy doanh nghiệp ngày càng phát triển làm ăn có hiệu quả. Vì vậy hoàn thiện công tác kế toán là mục tiêu hàng đầu và cần thiết đối với doanh nghiệp. Trong những thông tin mà kế toán cung cấp thì thong tin về tiền lương và các khoản trích theo lương có một vị trí quan trọng trong hệ thống kinh tế tài chính vì nó là một bộ phận cấu thành lên chi phí sản xuất kinh doanh. Ngoài ra kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cũng giúp cho việc cải tiến tổ chức sản xuất, tổ chức lao động nâng cao năng suất lao động. Cho nên việc tính toán phân bổ tiền lương phải thực hiện đúng đắn tính đầy đủ về chế độ tiền lương và thanh toán kịp thời. Mỗi doanh nghiệp đều có một hình thức, quan niệm, cách thức khác nhau, xong các doanh nghiệp đều mong muốn có một cách thức tính, chi trả, hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của daonh nghiệp mình. Chính vì vậy do sự thay đổi kinh tế, do đặc thù về sản xuất kinh doanh, tiền lương và các khoản trích theo lương cũng có những tồn tại mà các nhà quản lý đã, đang và sẽ cố gắng nỗ lực mong muốn khắc phục những tồn tại đó để hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của doanh nghiệp mình. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đúng đắn sẽ giúp cho việc hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp đi vào nề nếp,giảm bớt những chi phí không cần thiết. Nó cũng giúp cho các doanh nghiệp xác định đúng đắn chi phí sản xuất và chi phí kinh doanh. Từ đó xác định đúng đắn thu nhập của doanh nghiệp ngoài ra còn giúp doanh nghiệp cân đối giữa chi phí và kết quả tạo cho hiệu quả kinh tế được tăng lên giúp cho doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, với ban ngành có lien quan. Đối với đảm bảo thanh toán tiền lương đầy đủ, chính xác làm tăng thu nhập cho người lao động và cho doanh nghiệp. 3.1.2.Các nguyên tắc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Tiền lương góp phần quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Đối với các nhà sản xuất kinh doanh, tiền lương là một phần không nhỏ của chi phí sản xuất. Do đó, nếu doanh nghiệp vận dụng chế độ tiền lương hợp lý sẽ tạo động lực tăng năng suất lao động.Việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở mỗi doanh nghiệp là rất cần thiết và quan trọng nhưng nó đòi hỏi phải luôn đảm bảo nguyên tắc công bằng và xứng đáng với sức lao động mà người lao động đã bỏ ra. Tiền lương nhận được thoả đáng thì người lao động sẵn sàng nhận công việc được giao cho dù ở đâu, làm gì trong điều kiện sức lực và trí tuệ của họ cho phép. Chính vì vậy, việc tính toán lương và các khoản trích theo lương phải tuân thủ theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước, của Bộ tài chính về các vấn đề như: cách tính lương, phân bổ tiền lương…cũng như thực hiện đúng hệ thống, sổ sách kế toán có liên quan.. 3.1.3.Yêu cầu của hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Trong những năm gần đây, để phù hợp và đáp ứng các yêu cầu của cơ chế quản lý mới, Nhà Nước đã không ngừng thực hiện các biện pháp cải cách và hoàn thiện hệ thống kế toán nhờ đó mà hệ thống kế toán Việt Nam đã thích ứng được với đặc điểm của nền kinh tế mới, yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế - tài chính của các công ty Việt Nam hiện nay và trong thời gian sắp tới. Song với sự vận động và đổi mới không ngừng của nền kinh tế thị trường đã nảy sinh rất nhiều các nghiệp vụ mới mà bản thân các nhà kinh tế không thể lường trước được trong quá trình xây dựng chế độ kế toán. Xuất phát từ những lý luận trên cùng tình hình thực tế công táckế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp , em nhận thấy rằng để có thể đổi mới và hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương một cách có hiệu quả nhất cần phải tuân thủ tốt các yêu cầu cơ bản sau: Yêu cầu phù hợp Mỗi công ty đều có một mô hình kinh doanh riêng, cho nên khi vận dụng chế độ kế toán phải đảm bảo sao cho phù hợp với chế độ hiện hành, phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, khi công ty áp dụng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phù hợp sẽ làm cho bộ máy kế toán của công ty linh hoạt hơn trong việc xử lý các chứng từ kế toán . Yêu cầu chính xác và kịp thời Công tác kế toán có nhiệm vụ cơ bản là cung cấp thông tin kinh tế cho các nhà quản lý của công ty, để từ đó nhà quản lý có thể ra các quyết định đúng đắn cho sự hoạt động và phát triển của công ty. Chính vì vậy, thông tin cung cấp đòi hỏi phải có độ chính xác cao, có tính cập nhật, nhanh chóng, kịp thời để từng bước nâng cao hiệu quả công tác kế toán, hiệu quả công tác quản lý. Bộ phận kế toán của công ty cần đảm bảo yêu cầu này bởi vì bộ phận kế toán là nơi cung cấp thông tin về tình hình tài chính của công ty một cách tốt nhất, chính xác nhất, đồng thời là tham mưu cho ban lãnh đạo công ty trong việc quản lý và điều hành công ty, việc giám sát tình hình nguồn lao động của công ty có bao nhiêu người, làm việc có đúng quy chế quy định không, tinh thần và trách nhiệm làm việc của công nhân viên đối với công ty như thế nào để kịp thời tính và trả lương cho người lao động cho phù hợp với tình hình thực tế tại công ty. Yêu cầu thống nhất Yêu cầu này đặt ra nhằm đảm bảo sự tập trung, thống nhất trong công tác quản lý từ lãnh đạo công ty tới các phòng ban, đảm bảo sự tuân thủ các chính sách, chế độ, thể lệ về tài chính do Nhà nước ban hành và phù hợp với bản thân công ty. Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả Mục đích của các chủ doanh nghiệp khi họ bỏ vốn ra kinh doanh bất cứ ngành nghè nào thì điều họ mong muốn nhất đo là lợi nhuận. Mà họ lại không thể một mình tính toán điều hành công ty được, vì thế họ bỏ một đồng tiền vốn ra để thuê đội ngũ kế toán,nhằm giúp họ tính toán các khoản chi phí bỏ ra sao cho chính xác một cach tối đa nhất,tiêt kiệm chi phí một cách tối thiểu nhất. Mục đích cuối cùng của mọi hoạt động kinh doanh là lợi nhuận cao nhất và chi phí thấp nhất mà việc thực hiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không nằm ngoài mục đích này. Việc sử dụng kế toán máy trong công ty là một biện pháp tiết kiệm mà lại có hiệu quả bởi hiện nay công tác kế toán nói chung là phải ghi chép nhiều nên sử dụng máy vi tính sẽ giải phóng được sức lao động và thông tin kịp thời, chính xác, nhanh chóng. Trước đây kế toán thủ công sẽ cần rất nhiều người làm, mỗi người phụ trách một mảng riêng, nhưng hiện nay hầu hết các Công ty đều đưa kế toán máy vào sử dụng, chỉ cần ít người cũng làm tốt công việc được giao mà lại không vất vả, rắc rối và nhầm lẫn. 3.2: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TM-DV Pacific Ocean Việt Nam trong điều kiện áp dụng phầm mềm kế toán. * Giải pháp 1: xây dựng lại đơn giá tiền lương và hệ thống tiền lương để nâng cao hơn nữa hiệu quả lao động cũng như khuyến khích được người lao động phấn đấu tăng năng suất lao động * Giải pháp 2: để việc quản lý các quỹ được chặt chẽ hiệu quả hơn, việc hạch toán thu chi được chính xác hơn và để việc đánh giá kịp thơi các khoản chi phí cho từng đối tượng sử dụng lao động trong công ty, kế toán nên phân loại chi phí cụ thể hơn và tổ chức phân bổ tiền lương hợp lý hơn. * Giải pháp 3: Kế toán nên thống nhất và hoàn thiện sổ sách kế toán gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo đầy đủ thong tin cần thiết theo đúng quy định và nguyen tắc kế toán, tránh để làm tăng khối lượng công việc không cần thiết. * Giải pháp 4: Về việc trả lương cho người lao động: Không ngừng nghiên cứu các chính sách của Đảng và Nhà nước về công tác tiền lương và các khoản trích theo lương để áp dụng vào công ty của mình một cách khoa học và hợp lý phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đồng thời phải luôn luôn cải tiến để nâng cao công tác quẩn lý lương và các khoản trích theo lương. Thường xuyên kiểm tra, xem xét để rút ra những hình thức và phương pháp trả lương có khoa học, công bằng với người lao động. * Giải pháp 5: Nâng cao thu nhập cho CBCNV -Mở rộng quy mô sản xuất, tăng năng suất lao động -Nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm lãng phí, xác định giá thành hợp lý.Đây là nhiệm vụ sống còn để uy tín, chất lượng của công ty ngày càng được nâng cao. -Khai thác mọi tiềm năng sẵn có của công ty, phát huy những mặt lợi thế về đặc điểm kinh doanh, về máy móc thiết bị, năng lực tổ chúc quản lý, phát triển sản xuất chuyên môn kết hợp với kinh doanh tổng hợp để tăng nguồn thu cho công ty -Áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật mới để giảm lao động sống, thực hiện lien doanh lien kết tận dụng tối đa hóa khoa học công nghệ tiên tiến cho sản xuất kinh doanh,mở rộng phạm vi đối tác trên thị trường -Nâng cao mức sống của người lao động, sử dụng hiệu quả đòn bẩy tiền lương, phân phối quỹ lương trong nội bộ đảm bảo vừa kích thích sản xuất phát triển vừa đảm bảo công bằng trong công ty. * Giải pháp 6: Xây dựng chế độ tiền lương hợp lý Tiền thưởng có ý nghĩa khuyến khích vật chất rất lớn đối với cán bộ công nhân viên, nó là động lực trực tiếp giúp công nhân tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tư, nguyen liệu và phát minh cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa sản xuất giúp thúc đẩy nhanh tiến độ công việc và đem lại hiệu quả kinh tế cao. Ngoài tiền thưởng định kỳ công ty còn nên nghiên cứu hình thức thưởng thường xuyên để khuyến khích người lao động tích cực hơn nữa. Công ty nên áp dụng các hình thức thưởng phổ biến sau dối với chế độ thưởng thường xuyên: -Thưởng hoàn thành kế hoạch và thưởng tiết kiệm chi phí: là thưởng them tiền cho người lao động khi hoàn thành kế hoạch trước thời hạn được giao hoặc đúng thời hạn được giao -Thường xuyên cải tiến kỹ thuật hợp lý sản xuất. chế độ này vẫn quy định cho tất cả cá nhân người lao động, tập thể có sang kiến, cải tiến kỹ thuật hợp lý sản xuất nhằm đổi mới kỹ thuật nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh của công ty. Chế độ này cần quy định rõ mức thưởng, căn cứ vào số tiền làm lợi thực tế. *Giải pháp 7: Đào tạo cán bộ quản lý và công nhân -Nâng cao trình độ lanh nghề cho người lao động mà trước hết phải phân loại lao động căn cứ vào yêu cầu công việc, định hướng sản xuất mà có kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho CBCNV của công ty. -Làm tốt công tác tuyển dụng lao động đặc biệt là việc tuyển dụng các cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn làm trẻ hóa đội ngũ lanh đạo, tuyển chọn được những cán bộ quản lý có năng lực để phù hợp với nền kinh tế thị trường. -Với trình độ tay nghề thấp, công ty nên đào tạo bằng cách cử nhân viên đi học thêm, đầu tư kinh phí…công ty có những biện pháp hành chính để nhân viên có ý thức chấp hành nội quy. -Xây dựng hệ thống kiểm soát số lượng và chất lượng lao động chặt chẽ để có những quyết định đúng đắn đối với những nhân viên làm việc theo đúng hợp đồng ngắn hạn đảm bảo tận dụng thị trường lao động dồi dào ở nước ta. Hải Dương,ngày…tháng…năm 2014 Giảng viên hướng dẫn Sinh viên