Chuyên đề Một số giải pháp hoàn thiện quản trị hoạt động mua vật tư tại công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội

ã kh¶ n¨ng cung øng tèt nhÊt. Sau ®ã ®Õn T©n C¬, quy chÕ CÇu DiÔn, Thiªn Hµ. 3.1.2 Ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu HiÖn nay do kinh phÝ h¹n hÑp c«ng ty chñ yÕu ¸p dông ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu t¹i chç: + Nghiªn cøu th«ng tin liªn quan ®Õn nhµ cung øng qua c¸c ph­¬ng tiÖn th«ng tin ®¹i chóng nh­ qua ®µi, b¸o chÝ, truyÒn h×nh, ®iÖn tho¹i...®Æc biÖt lµ qua m¹ng Internet. M¹ng Internet lµ nguån quan träng cung cÊp th«ng tin vÒ c¸c nhµ cung øng ë n­íc ngoµi. Tê b¸o quan träng cung cÊp th«ng tin vÒ gi¸ c¶ vËt t­ cho c«ng ty lµ : ThÞ tr­êng gi¸ c¶. + Nghiªn cøu th«ng tin do chÝnh kh¸ch hµng cung cÊp. +Nghiªn cøu th«ng tin qua chÝnh lêi chµo hµng cña nhµ cung øng cã mong muèn thiÕt ®Æt mèi quan hÖ th­¬ng m¹i víi c«ng ty. Tõ viÖc nghiªn cøu thÞ tr­êng c«ng ty sÏ thu thËp ®­îc c¸c th«ng tin cã liªn quan ®Õn c¸c nhµ cung øng, phôc vô cho viÖc lùa chän nhµ cung øng. TÊt c¶ nh÷ng th«ng tin vÒ nhµ cung cÊp sÏ ®­îc ghi chÐp, l­u tr÷ vµ theo dâi, ®¸nh gi¸ trong sæ nghiÖp vô cña phßng Marketing. 3.2 Lùa chän nhµ cung øng C¨n cø vµo c¸c th«ng tin cã ®­îc tõ c«ng t¸c nghiªn cøu thi tr­êng, ®ång thêi c¨n cø yªu cÇu mua vËt t­ cña c¸c bé phËn trong c«ng ty, c«ng ty sÏ tiÕn hµnh göi yªu cÇu b¸o gi¸ cho mét sè nhµ cung øng. Sau khi tæng hîp c¸c b¸o gi¸ phï hîp, phßng Marketing sÏ tiÕn hµnh ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ vµ lùa chän nhµ cung øng cã kh¶ n¨ng nhÊt trªn c¸c tiªu chuÈn sau: + Kh¶ n¨ng ®¶m b¶o vÒ sè l­îng vµ chñng lo¹i vËt t­ cho c«ng ty: nhµ cung cÊp ph¶i cã ®ñ nguån hµng (sè l­îng, chñng lo¹i vËt t­) ®Ó cung øng cho c«ng ty, ®¸p øng ®óng tiÕn ®é s¶n xuÊt, tr¸nh t×nh tr¹ng ®×nh trÖ s¶n xuÊt do thiÕu nguyªn vËt liÖu. ChØ cã c¸c nhµ cung øng cã ®ñ n¨ng lùc ®¸p øng nhu cÇu cña c«ng ty th× c«ng ty míi thiÕt lËp mèi quan hÖ th­¬ng m¹i víi nhµ cung øng ®ã. + Kh¶ n¨ng cung cÊp vËt t­ ®óng tiªu chuÈn chÊt l­îng mµ c«ng ty yªu cÇu: do tÝnh chÊt ®Æc ®iÓm kü thuËt c«ng nghÖ s¶n phÈm cña c«ng ty nªn c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu, phô tïng, chi tiÕt cho l¾p gi¸p vµ s¶n xuÊt s¶n phÈm ph¶i ®¶m b¶o vÒ chÊt l­îng còng nh­ c¸c th«ng sè kü thuËt. Nhµ cung øng nµo cã nguån vËt t­ cung cÊp cho c«ng ty ®¹t tiªu chuÈn chÊt l­îng th× c«ng ty sÏ chän nhµ cung cÊp ®ã, cßn kh«ng c«ng ty sÏ lùa chän nhµ cung cÊp kh¸c thay thÕ. + C«ng ty lùa chän nhµ cung øng cßn c¨n cø vµo ®iÒu kiÖn thanh to¸n mµ bªn cung øng ®­a ra. C«ng ty sÏ lùa chän nhµ cung øng nµo cã ®iÒu kiÖn thanh to¸n phï hîp nhÊt, thuËn tiÖn nhÊt, tèi thiÓu ho¸ chi phÝ giao dÞch. Tuú vµo tõng ®èi t­îng vËt t­ mµ thø tù ­u tiªn cña c¸c tiªu chuÈn cã kh¸c nhau. §èi víi c¸c lo¹i vËt t­ ®ßi hái yªu cÇu kü thuËt cao th× tiªu chuÈn chÊt l­îng ®­îc ­u tiªn hµng ®Çu. C¸c lo¹i vËt t­ ®ã nh­: Pal¨ng, con ch¹y, tay bÊm ®iÒu khiÓn, ®éng c¬ liÌn hép sè. §èi víi mét sè vËt t­ kh¸c th× tiªu chuÈn ®¶m b¶o vÒ sè l­îng vµ chÊt l­îng l¹i ®­îc ­u tiªn h¬n. §ã lµ c¸c lo¹i vËt t­ nh­: thÐp tÊm, thÐp L ®Òu c¹nh, thÐp trßn, m¸ng ®iÖn nhùa, kÑp c¸p cè ®Þnh..... Nãi tãm l¹i c«ng ty ®· lùa chän nh÷ng nhµ cung øng tho¶ m·n yªu cÇu ®¶m b¶o an toµn trong s¶n xuÊt kinh doanh vµ tèi thiÓu ho¸ chi phÝ s¶n xuÊt cho c«ng ty, ®¶m b¶o cho s¶n xuÊt ®­îc liªn tôc, kh«ng bÞ gi¸n ®o¹n do nh÷ng trôc trÆc tõ phÝa nhµ cung øng. Mét c¨n cø quan träng ®Ó lùa chän nhµ cung øng lµ c¨n cø vµo yªu cÇu mua hµng cña c¸c bé phËn trong c«ng ty. MÉu yªu cÇu mua hµng cña c¸c bé phËn trong c«ng ty göi ®Õn phßng vËt t­ nh­ sau: MÉu: yªu cÇu mua hµng Ng­êi yªu cÇu Tªn: Bé phËn: Ngµy yªu cÇu: Ngµy yªu cÇu giao hµng: STT H¹ng môc §¬n vÞ Sè l­îng Gi¸ trÞ dù tÝnh Hîp dång Ng­êi yªu cÇu Phô tr¸ch Tæng gi¸m ®èc 3.3. X¸c ®Þnh nhu cÇu vËt t­ cÇn mua 3.3.1. X¸c ®Þnh nhu cÇu vËt t­ cÇn dïng VËt t­ cÇn dïng cho s¶n xuÊt S¶n phÈm cña CEC ®­îc s¶n xuÊt theo ®¬n ®Æt hµng. Sè l­îng, chñng lo¹i, mÉu m·, chÊt liÖu tõng lo¹i vËt t­ ph¶i ®óng theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng, theo quy ®Þnh chuÈn chung cña yªu cÇu kÜ thuËt, nªn viÖc x¸c ®Þnh l­îng vËt t­ cÇn dïng lµ kh«ng cã. C¨n cø vµo ®¬n hµng, c¸n bé phßng kÜ thuËt sÏ lËp nªn b¶n danh môc ®Þnh møc vµ dù trï vËt t­. B¶ng nµy nªu râ quy c¸ch, chñng lo¹i, sè l­îng mçi lo¹i vËt t­ cÇn dïng cho s¶n xuÊt mét s¶n phÈm nhÊt ®Þnh theo ®¬n hµng. C¬ cÊu ®Þnh møc vËt t­ gåm cã: + PhÇn tiªu dïng thuÇn tuý: Lµ phÇn tiªu dïng cã Ých, lµ phÇn vËt t­ trùc tiÕp t¹o thµnh thùc thÓ s¶n phÈm vµ lµ néi dung chñ yÕu cña ®Þnh møc tiªu dïng vËt t­. PhÇn tiªu dïng thuÇn tuý biÓu hiÖn ë träng l­îng rßng cña s¶n phÈm sau khi s¶n xuÊt. §­îc x¸c ®Þnh theo mÉu thiÕt kÕ s¶n phÈm theo c¸c c«ng thøc lý thuyÕt hoÆc trùc tiÕp c©n ®o s¶n phÈm, kh«ng tÝnh ®Õn c¸c phÕ liÖu vµ c¸c hao phÝ bá ®i. + PhÇn tæn thÊt cã tÝnh chÊt c«ng nghÖ: Lµ phÇn hao phÝ cÇn thiÕt trong viÖc s¶n xuÊt s¶n phÈm. Tæn thÊt nµy biÓu hiÖn d­íi d¹ng phÕ liÖu, phÕ phÈm cho phÐp do nh÷ng ®iÒu kiÖn cô thÓ cña kÜ thuËt s¶n xuÊt, quy tr×nh c«ng nghÖ. PhÇn tæn thÊt nµy phô thuéc vµo yªu cÇu kÜ thuËt, ®Æc ®iÓm m¸y mãc thiÕt bÞ, tr×nh ®é c«ng nghÖ vµ chÊt l­îng cña nguyªn vËt liÖu. Trong c«ng ty, c¸n bé kÜ thuËt x¸c ®Þnh l­îng tæn thÊt nµy theo c¸c ph­¬ng ph¸p: Thùc nghiÖm, thèng kª kinh nghiÖm. §Þnh møc vËt t­ ®­îc x©y dùng cho mét s¶n phÈm. L­îng vËt t­ cÇn dïng cho mét ®¬n hµng. Do vËy c¸ch tÝnh nh­ sau: N®h =S QxMi Mi: §Þnh møc sö dông vËt t­ i cho mét s¶n phÈm Q: Sè l­îng s¶n phÈm trong 1 ®¬n ®Æt hµng. N®h: L­îng vËt t­ cÇn dïng cho mét ®¬n hµng. (BiÓu 7) B¶ng ®Þnh møc vµ dù trï vËt t­ tæng hîp Kh¸ch hµng DANIELI S¶n phÈm CÈu quay 5T x 5.5M STT Quy c¸ch Chñng lo¹i Sè l­îng Träng l­îng 1 ThÐp tÊm PL5x60x60 PL5 4 bé 0.57 kg 2 ThÐp tÊm PL6x170x4500 PL6 1 bé 36.03 kg 3 ThÐp tÊm PL10x150x6050 PL10 2 bé 1424.78 kg 4 ThÐp tÊm PL12x1500x5600 PL12 1 bé 791.28 kg 5 ThÐp tÊm PL16x500x3300 PL16 1 bé 207.24 kg 6 ThÐp tÊm PL20x1300x4300 PL20 1 bé 877.63 kg 7 ThÐp tÊm PL25x1300x3000 PL25 1 bé 765.38 kg 8 ThÐp tÊm PL30x600x1360 PL30 1 bé 192.17 kg 9 ThÐp trßn Φ60x110 Φ60 1 thanh 2.44 kg 10 ThÐp trßn Φ130x570 Φ130 1 thanh 59.36 kg 11 ThÐp trßn Φ140x25 PL25 1 thanh 3.02 kg 12 ThÐp trßn Φ250x25 PL25 1 thanh 9.63 kg 13 ThÐp trßn Φ280 Φ280 1 thanh 96.62 kg 14 30x120x160 Cao su 4 thanh 15 Bulong M12x50 5.6 8 bé 16 Bulong Hilti M24x290 10.9 20 bé 17 Bulong M20x60+1 ®Öm+1 ªcu 10.9 8 bé 18 Bulong M20x70+1 ®Öm+1 ªcu 10.9 6 bé 19 Bulong M12x40+1 ®Öm 10.9 4 bé 20 Vßng bi Nachi 51316 1 chiÕc 21 Vßng bi Nachi 22222X 1 chiÕc 22 Vßng bi Nachi 6310ZZE 4 chiÕc VËt t­ cÇn dù tr÷: VËt t­ dù tr÷ lµ l­îng vËt t­ cÇn thiÕt ®­îc quy ®Þnh ®Ó ®¶m b¶o s¶n xuÊt ®­îc tiÕn hµnh liªn tôc vµ b×nh th­êng. L­îng vËt t­ dù tr÷ cña c«ng ty kh«ng nhiÒu. C«ng ty th­êng dù tr÷ nguyªn vËt liÖu phô, chi tiÕt phô tïng nhá nh­ng l¹i th­êng xuyªn ph¶i sö dông, mÊt nhiÒu thêi gian mua. X¸c ®Þnh l­îng vËt t­ cÇn dù tr÷ c¨n cø vµo: + TriÓn väng c¸c hîp ®ång s¾p kÝ + Dù ®o¸n sù thay ®æi cña thÞ tr­êng + Møc ®é khan hiÕm vËt t­ ®ã trªn thÞ tr­êng. 3.3.2. X¸c ®Þnh l­îng vËt t­ cÇn mua L­îng vËt t­ cÇn mua ®­îc x¸c ®Þnh c¨n cø vµo khèi l­îng vËt t­ cÇn dïng, l­îng vËt t­ cÇn dù tr÷. Cô thÓ ®­îc x¸c ®Þnh theo c«ng thøc sau: Ncm = N®h + N2 - N1 Ncm: L­îng vËt t­ cÇn mua trong mét kú (th¸ng, quý, n¨m...) N®h: L­îng vËt t­ cÇn dïng ®­îc tæng hîp theo c¸c ®¬n ®Æt hµng trong kú N1 : L­îng dù tr÷ ®Çu kú N2 : L­îng dù tr÷ cuèi kú 3.4. ChÝnh s¸ch mua vËt t­ mµ c«ng ty ®ang ¸p dông 3.4.1. Mua trùc tiÕp vµ mua qua trung gian C¸c nhµ cung øng trong n­íc cña c«ng ty ®Òu ®­îc ®¸nh gi¸ mét c¸ch kü l­ìng tr­íc khi cã quan hÖ th­¬ng m¹i cho nªn c«ng ty chñ yÕu tiÕn hµnh chÝnh s¸ch mua trùc tiÕp (mua th¼ng).Tuy nhiªn, khi trªn thÞ tr­êng, mét sè lo¹i vËt t­ cã nh÷ng biÕn ®éng vÒ gi¸ c¶ hoÆc chÝnh s¸ch cña nhµ n­íc cã sù thay ®æi th× c«ng ty tiÕn hµnh mua trùc tiÕp cã ®iÒu chØnh. VÝ dô nh­ võa qua gi¸ thÐp trªn thÞ tr­êng cã nhiÒu thay ®æi v× vËy quan hÖ mua cña c«ng ty víi c¸c c«ng ty cung øng thÐp còng cã ®iÒu chØnh vÒ gi¸. Trong mét sè tr­êng hîp c«ng ty thùc hiÖn chÝnh s¸ch mua víi khèi l­îng lín vµ thanh to¸n ngay ®Ó ®­îc gi¶m gi¸. Cßn ®èi víi nh÷ng vËt t­ ph¶i nhËp khÈu c«ng ty thùc hiÖn chÝnh s¸ch mua qua trung gian. Trung gian ë ®©y thùc chÊt lµ mét c«ng ty vËn t¶i ®­îc CEC uû quyÒn vËn chuyÓn, lµm c¸c thñ tôc h¶i quan vµ c¸c c«ng viÖc cÇn thiÕt kh¸c ®Ó ®­a ®­îc vËt t­ vÒ ®Õn kho cña c«ng ty mét c¸ch kÞp thêi, ®óng tiÕn ®é, ®¶m b¶o ®óng chÊt l­îng, sè l­îng, chñng lo¹i...C¸c ®iÒu kho¶n trong hîp ®ång th× CEC Hµ Néi trùc tiÕp th­¬ng l­îng víi nhµ cung øng n­íc ngoµi. Lµm theo c¸ch nµy cã mét sè thuËn lîi ®ã lµ: gi¶m ®­îc thuÕ nhËp khÈu, t¨ng c­êng tÝnh chÊt chuyªn m«n ho¸, tr¸nh ®­îc c¸c rñi ro vµ c¸c vô kiÖn tông kh«ng ®¸ng cã... Nh÷ng lo¹i vËt t­ mua trùc tiÕp vµ mua qua trung gian ®­îc thÓ hiÖn trong b¶ng d­íi ®©y: VËt t­ mua trùc tiÕp VËt t­ mua qua trung gian 1. ThÐp ch÷ U c¸n nãng 2. ThÐp ch÷ I th«ng th­êng 3. ThÐp tÊm l¸ ®en 4. ThÐp tÊm b¨ng cuén 5. ThÐp trßn tr¬n 6. ThÐp trong gai 7. ThÐp hép vu«ng 8. B¸nh r¨ng 9. Vßng bi 10. ThÐp L ®Òu c¹nh 11. BiÕn thÕ 12. ¸p t« m¸t 13. BiÕn tÇn 14. Hép bao che cuèi m¸ng ®iÖn b»ng nhùa KÑp c¸p di ®éng KÑp c¸p cè ®Þnh Quang thÐp m¹ kÏm treo cè ®Þnh Con ch¹y chæi than lÊy ®iÖn Quang treo m¸ng ®iÖn b»ng thÐp Pal¨ng c¸p ®iÖn Pal¨ng xÝch ®iÖn Tay bÊm ®iÒu khiÓn cho cÇn trôc Tay lÊy ®iÖn Hép ®iÖn Tay ®ßn pal¨ng Hép gi¶m tèc liÒn ®éng c¬ Khëi ®éng tõ 14. M· ®ång nèi thanh dÉn ®iÖn C«ng ty th­êng mua víi gi¸ cè ®Þnh ngay tõ khi ký hîp ®ång chø kh«ng mua víi gi¸ tho¶ thuËn t¹i thêi ®iÓm giao hµng. Bëi mua víi gi¸ cè ®Þnh ngay tõ ®Çu gióp c«ng ty chñ ®éng h¬n trong th­¬ng l­îng, ®Æt hµng, tiÕp nhËn vËt t­. Tr¸nh ®­îc nh÷ng tr­êng hîp vËt t­ kh«ng ®¶m b¶o yªu cÇu còng nh­ c¸c vô kiÖn tông kh«ng ®¸ng cã. Trong mét sè tr­êng hîp, c«ng ty mua víi víi møc gi¸ tho¶ thuËn ngay tõ khi ký hîp ®ång tuy nhiªn sau ®ã cã nh÷ng ®iÒu chØnh khi thÞ tr­êng cã sù thay ®æi gi¸. Sù ®iÒu chØnh l¹i ®­îc c«ng ty ®µm ph¸n víi nhµ cung øng tuú tr­êng hîp cô thÓ. 3.4.2. Mua cña mét ng­êi vµ mua cña nhiÒu ng­êi §Ó ®¶m b¶o ho¹t ®éng kinh doanh cã hiÖu qu¶, c«ng ty CEC Hµ Néi th­êng lùa chän mua vËt t­ cña mét nhµ cung øng vµ mua cña nhiÒu nhµ cung øng. §èi víi c¸c lo¹i phô tïng, chi tiÕt, bé phËn b¸n thµnh phÈm, c«ng ty tiÕn hµnh mua cña mét nhµ cung øng. V× nh­ vËy sÏ ®¶m b¶o chÊt l­îng, ®é tin cËy, nhanh chãng h¬n vµ thuËn tiÖn h¬n. Mét sè vËt t­ ®­îc mua cña mét nhµ cung øng lµ: + B¸nh r¨ng + Khung nhµ thÐp tiÒn chÕ + C¸p thÐp + KÑp c¸p di ®éng + KÑp c¸p cè ®Þnh + C÷ chÆn cuèi thanh C ray + M· ®ång nèi thanh dÉn ®iÖn trong m¸ng + Con ch¹y treo c¸p + Hép nèi ray + S¶n phÈm m¹... §èi víi c¸c lo¹i vËt t­ kh¸c, c«ng ty tiÕn hµnh chÝnh s¸ch mua cña nhiÒu nhµ cung øng. V× hiÖn nay trªn thÞ tr­êng cã rÊt nhiÒu nhµ cung øng kh¸c nhau, hä ë nh÷ng n¬i kh¸c nhau nh­ng cã b¸n cïng mét lo¹i vËt t­. C¸c c«ng ty nµy còng cã kh¶ n¨ng ®¶m b¶o vÒ chÊt l­îng vËt t­ theo yªu cÇu cña c«ng ty víi cïng mét mÆt b»ng gi¸ c¶. Th«ng th­êng mçi lo¹i vËt t­ c«ng ty tiÕn hµnh mua cña tõ 2 cho dÕn 3 nhµ cung øng. C«ng ty ®· chän h×nh thøc mua cña nhiÒu nhµ cung øng v× h×nh thøc nµy cã nh÷ng thuËn lîi sau: + Mua cña nhiÒu ng­êi sÏ t¹o ra sù c¹nh tranh gi÷a nh÷ng ng­êi b¸n, t¹o ®iÒu kiÖn cho c«ng ty t×m ra nh÷ng ®iÒu kiÖn mua thuËn lîi h¬n nh­ ®iÒu kiÖn vÒ gi¸ c¶, ®iÒu kiÖn thanh to¸n... + Mua cña nhiÒu ng­êi sÏ cã kh¶ n¨ng ®¶m b¶o an toµn cao h¬n. Phßng ngõa ®­îc c¸c trôc trÆc tõ phÝa ng­êi cung øng, h¹n chÕ tØ lÖ cung øng vËt t­ kh«ng ®óng h¹n, kh«ng ®ñ chñng lo¹i vµ sè l­îng, ®Æc biÖt lµ trong tr­êng hîp khan hiÕm vËt t­ + Mua cña nhiÒu ng­êi thuËn tiÖn h¬n khi c«ng ty cÇn mua víi khèi l­îng lín, mét nhµ cung øng sÏ kh«ng ®ñ cung mµ cÇn ph¶i huy ®éng tõ nhiÒu nhµ cung øng. + Mua cña nhiÒu ng­êi, c«ng ty cã c¬ héi ®Ó më réng c¸c quan hÖ kinh tÕ - x· héi. Mét sè lo¹i vËt t­ c«ng ty tiÕn hµnh mua cña nhiÒu nhµ cung øng: + Pal¨ng xÝch ®iÖn + Pal¨ng c¸p ®iÖn + Bé d¾t con ch¹y di chuyÓn + Con ch¹y chæi than lÊy ®iÖn + Hép ®iÖn KITO + §éng c¬ liÒn hép sè + Hép gi¶m tèc liÒn ®éng c¬ + Khëi ®éng tõ HI + Khëi ®éng tõ HC + Tô ®iÖn C«ng ty x¸c ®Þnh chÝnh s¸ch mua nh»m ®¹t ®­îc c¸c môc tiªu mua nh­ sau: + Môc tiªu chi phÝ: víi chÊt l­îng vµ c¸c dÞch vô kh¸c gièng nhau cña c¸c nhµ cung øng th× c«ng ty chän nhµ cung øng nµo cã gi¸ b¸n rÎ nhÊt nh»m gi¶m chi phÝ mua vËt t­, nh­ng vÉn ®¶m b¶o vÒ sè l­îng còng nh­ chÊt l­îng cña mçi chñng lo¹i vËt t­. + Môc tiªu chÊt l­îng: ChÊt l­îng vËt t­ lµ mét trong nh÷ng yÕu tè quan träng ¶nh h­ëng tíi chÊt l­îng s¶n phÈm cña c«ng ty còng nh­ kh¶ n¨ng c¹nh tranh trªn thÞ tr­êng cña c«ng ty. Do ®ã c«ng ty chän nhµ cung øng cã uy tÝn, cã nguån vËt t­ ®¶m b¶o chÊt l­îng vµ phï hîp víi yªu cÇu cña c«ng ty, cô thÓ vËt t­ ®ã ph¶i ®óng vµ ®ñ quy c¸ch vµ c¸c th«ng sè kü thuËt. Chóng ta h·y xem xÐt tiªu chuÈn chÊt l­îng cña mét lo¹i thÐp mµ c«ng ty th­êng sö dông: (BiÓu 8) B¶ng tiªu chuÈn chÊt l­îng cña thÐp ch÷ I th«ng dông KÝch th­íc Khèi l­îng 1m thÐp KÝch th­íc Khèi l­îng 1m thÐp H B D D b d 100 120 140 160 180 180 200 200 220 220 240 240 270 55 64 73 81 90 100 100 110 110 120 115 125 125 4.5 4.8 4.9 5 5 5.2 5.2 5.4 5.4 5.6 5.6 6 6 9.46 11.5 13.7 15.9 18.4 19.9 21 22.7 24 25.8 27.3 29.4 31.5 270 300 300 330 360 400 450 500 550 600 650 700 700 135 135 145 140 145 155 160 170 180 190 200 210 210 6 6.5 6.5 7 7.5 8 8.6 9.5 10.3 11.1 12 13 15 33.9 36.6 39.2 42.2 48.6 56.1 65.2 76.8 89.8 104 120 138 158 Nguån: Phßng kÜ thuËt 3.5. Tæ chøc mua vËt t­: Tæ chøc mua vËt t­ cña c«ng ty CEC Hµ Néi gåm c¸c ho¹t ®éng: Th­¬ng l­îng, ®Æt hµng, kiÓm tra, tiÕp nhËn. Ho¹t ®éng th­¬ng l­îng ®­îc diÔn ra sau khi ®· lùa chän ®­îc nhµ cung øng. Thùc chÊt qu¸ tr×nh th­îng l­îng lµ qu¸ tr×nh trao ®æi c¸c ®iÒu kiÖn mua b¸n gi÷a CEC Hµ Néi víi c¸c nhµ cung øng. C¸c néi dung th­¬ng l­îng nh­ sau: + Sè l­îng vËt t­, phô tïng thiÕt bÞ cÇn mua. + ChÊt l­îng vµ kh¶ n¨ng ®¶m b¶o: C«ng ty ®­a ra c¸c ®iÒu kiÖn, tiªu chuÈn vÒ chÊt l­îng nguyªn vËt liÖu, thiÕt bÞ phô tïng, chi tiÕt bé phËn phôc vô cho l¾p r¸p vµ s¶n xuÊt s¶n phÈm cña c«ng ty, thèng nhÊt vÒ ph­¬ng ph¸p, ph­¬ng tiÖn kiÓm tra chÊt l­îng. Bëi v× cïng mét lo¹i vËt t­ nh­ nhau nh÷ng ph­¬ng tiÖn kiÓm tra kh¸c nhau cho kÕt qu¶ kh¸c nhau, dÉn tíi nhiÒu tranh chÊp trong hîp ®ång kh«ng ®¸ng cã. + Gi¸ c¶ vµ ph­¬ng thøc thanh to¸n: ®«i bªn tho¶ thuËn víi nhau vÒ gi¸ c¶ vµ ph­¬ng thøc thanh to¸n, gi¸ c¶ cã thÓ cao h¬n hoÆc thÊp h¬n víi gi¸ thÞ tr­êng hoÆc so víi c¸c nhµ cung cÊp kh¸c ®iÒu nµy cßn phô thuéc vµo khèi l­îng mua, h×nh thøc thanh to¸n víi nhµ cung øng. + Thêi gian giao hµng: C«ng ty vµ nhµ cung cÊp thèng nhÊt vÒ thêi gian giao vËt t­ cô thÓ, nÕu bªn nµo vi ph¹m hîp ®ång th× c¨n cø vµo ®iÒu lÖ trong hîp ®ång ®Ó gi¶i quyÕt vi ph¹m. Nh÷ng néi dung vµ ®iÒu kiÖn nµy ®­îc trao ®æi mét c¸ch kü l­ìng víi nhµ cung cÊp. Sù chi tiÕt ho¸ cña néi dung ®µm ph¸n lµ ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc ®¶m b¶o thùc hiÖn quyÒn vµ tr¸ch nhiÖm cña hai bªn trong hîp ®ång mua b¸n. C«ng ty vµ nhµ cung cÊp sÏ kÕt thóc ®µm ph¸n nÕu nh­ c¶ ®«i bªn cïng thèng nhÊt ®­îc víi nhau vÒ yªu cÇu vµ ®iÒu kiÖn mua b¸n, khi ®ã ®«i bªn tiÕn hµnh thùc hiÖn ký kÕt hîp ®ång mua b¸n. Ký kÕt ®Æt hµng:ViÖc giao dÞch ®µm ph¸n nÕu cã kÕt qu¶ sÏ dÉn ®ÕnviÖc ®Æt hµng. Hîp ®ång ký kÕt ph¶i ®­îc thµnh lËp d­íi h×nh thøc v¨n b¶n trong ®ã ghi râ néi dung mua b¸n, mäi ®iÒu kiÖn giao dÞch ®· ®­îc tho¶ thuËnvµ cã ch÷ ký cña hai bªn dùa vµo ®ã hai bªn thùc hiÖn nh÷ng nghÜa vô vµ h­ëng quyÒn lîi cña m×nh. MÉu: §¬n ®Æt hµng Ng­êi ®Æt hµng Nhµ cung cÊp Tªn: Tªn: ............................................................ Bé phËn: §Þa chØ: ..................................................... Ngµy ®Æt hµng: Ngµy giao hµng: §iÖn tho¹i: ................................................ STT H¹ng môc §¬n vÞ Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Hîp ®ång H×nh thøc vµ ®iÒu kiÖn thanh to¸n: - Sec §ît 1 - TiÒn mÆt §ît 2 - ChuyÓn kho¶n §ît 3 X¸c nhËn ®Æt hµng Ng­êi ®Æt hµng Phô tr¸ch vËt t­ KiÓm tra vµ tiÕp nhËn: C¨n cø vµo ®¬n hµng cña phßng vËt t­, sau khi ®· chuÈn bÞ ®Çy ®ñ hµng, ng­êi cung øng sÏ th«ng b¸o b»ng fax, phone, hoÆc trùc tiÕp ®Õn c«ng ty. Tr­ëng phßng vËt t­ vµ nh©n viªn tiÕp nhËn th«ng tin nµy sÏ chuÈn bÞ c¸c b­íc ®Ó tiÕp nhËn vËt t­. C¨n cø vµo hµng cßn l­u ë trong kho, tr­ëng phßng vËt t­ hoÆc nhËn viªn tiÕp liÖu sÏ quyÕt ®Þnh xem hµng sÏ ®ùoc tiÕp nhËn vµo kho nµo ®ång thêi tiÕn hµnh kiÓm tra ®èi chiÕu xem: Hµng cã giÊy chøng nhËn phÈm chÊt ch­a. GiÊy chøng nhËn phÈm chÊt cã phï hîp víi ®¬n hµng hay kh«ng. M· hiÖu trªn m· s¶n phÈm thùc tÕ so víi ®¬n hµng cã phï hîp kh«ng. Sè l­îng chñng lo¹i vËt t­ cã khíp víi ®¬n hµng hay kh«ng. NÕu hµng ho¸ phï hîp víi yªu cÇu ®Æt ra th× thñ kho ký x¸c nhËn vµo mét ho¸ ®¬nvµ tr¶ l¹i ng­êi giao hµng (b¶n chÝnh). NÕu kh«ng phï hîp víi yªu cÇu th× ®­îc xö lý nh­ sau: - Thñ kho sÏ chuyÓn kÕt qu¶ xuèng phßng vËt t­. Nh©n viªn phßng vËt t­ sÏ th¶o luËn l¹i víi nhµ cung øng ®Ó x¸c nhËn vµ bæ sung hoµn chØnh l« hµng. - NÕu kh«ng thÓ hoµn chØnh ®­îc yªu cÇu trªn thÞ tr­êng phßng vËt t­ th«ng b¸o vµ tr¶ l¹i l« hµng cho nhµ cung øng. Sau khi ®· tiÕn hµnh kiÓm tra vµ vËt t­ phï hîp víi yªu cÇu th× nh©n viªn KCS cña phßng vËt t­ sÏ d¸n nh·n hiÖu mµu xanh vµo l« hµng vµ thñ kho tiÕn hµnh chuyÓn hµng vµo kho theo ®óng n¬i quy ®Þnh. Qu¸ tr×nh kiÓm tra vµ tiÕp nhËn vËt t­ trong c«ng ty ®­îc diÔn ra theo s¬ ®å sau: VËt t­ qua kiÓm tra vµ tiÕp nhËn Thñ kho ph¸t hiÖn vËt t­ ®ñ tiªu chuÈn vµ kh«ng ®ñ tiªu chuÈn B¸o c¸o c¸n bé qu¶n lý KiÓm tra ChÊp nhËn l« hµng vµ tiÕn hµnh nhËp kho vËt t­ C¸n bé vËt t­ th¶o luËn tr¶ l¹i nhµ cung cÊp §¹t Kh«ng ®¹t Nhê c«ng t¸c tiÕp nhËn vµ kiÓm tra chÊt l­îng vËt t­ ®­îc tiÕn hµnh tr­íc khi ®­a vµo nhËp kho nªn vËt t­ ®¶m b¶o chÊt l­îng vµ tho¶ m·n yªu cÇu ®Æt ra. C«ng ty ®· kÞp thêi ph¸t hiÖn vµ lo¹i mét sè l« hµng kh«ng ®¹t tiªu chuÈn chÊt l­îng, quy c¸ch còng nh­ c¸c th«ng sè kü thuËt. 4. Nh÷ng tån t¹i chñ yÕu cña qu¶n trÞ ho¹t ®éng mua cña c«ng ty CEC Hµ Néi 4.1. C«ng t¸c nghiªn cøu thÞ tr­êng ch­a ®¶m b¶o yªu cÇu cña qu¶n trÞ ho¹t ®éng mua vËt t­ Ho¹t ®éng nghiªn cøu thÞ tr­êng vËt t­ cña c«ng ty dï ®· ®­îc quan t©m song vÉn ch­a ®¶m b¶o yªu cÇu cña qu¶n trÞ ho¹t ®éng mua vËt t­. Nh÷ng h¹n chÕ ®ã ®­îc thÓ hiÖn ë c¸c ®iÓm sau: + Ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu: HiÖn nay c«ng ty CEC Hµ Néi chØ tiÕn hµnh nghiªn cøu thÞ tr­êng theo ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu t¹i chç. Th«ng tin ®­a ra dùa trªn c¸c ph¸n ®o¸n chñ quan vµ mang nhiÒu tÝnh chÊt c¶m tÝnh. + Néi dung nghiªn cøu: Néi dung nghiªn cøu cßn h¹n hÑp, míi dïng l¹i ë c¸c khÝa c¹nh: th«ng tin c¬ b¶n vÒ kh¶ n¨ng ®¸p øng yªu cÇu, th«ng tin vÒ gi¸ c¶, chÊt l­îng, thêi gian vµ tiÕn ®é giao hµng. + Bé phËn ®¶m nhiÖm : Trong c¬ cÊu bé m¸y cña CEC Hµ Néi ch­a cã bé phËn chuyªn nghiªn cøu thÞ truêng vËt t­. C«ng t¸c nghiªn cøu ®­îc tiÕn hµnh ë phßng Marketing vµ do hai nh©n viªn tiÕn hµnh. Hai nh©n viªn nµy cßn kiªm nhiÖm thªm c¸c nhiÖm vô kh¸c, ch­a cã kiÕn thøc chuyªn m«n s©u, ch­a cã kh¶ n¨ng sö dông c¸c phÇn mÒm ph©n tÝch. + ThiÕt bÞ m¸y mãc dïng cho nghiªn cøu: ThiÕt bÞ dïng cho nghiªn cøu cßn h¹n chÕ. ChÝnh v× vËy c«ng t¸c tæ chøc thu thËp, xö lý th«ng tin cßn gÆp nhiÒu khã kh¨n. Ho¹t ®éng nghiªn cøu thÞ tr­êng ë c«ng ty ch­a ®­îc quan t©m tho¶ ®¸ng. Ho¹t ®éng nµy míi chØ dõng l¹i ë c¸c phßng Marketing, phßng VËt t­, trong tõng thêi kú vµ theo c¸c ®¬n hµng. Trong ho¹t ®éng nghiªn cøu thÞ tr­êng c«ng ty ch­a cã chiÕn l­îc dµi h¹n. §©y lµ mét sù thiÕu sãt kh«ng ®¸ng cã. 4.2. C«ng t¸c t¹o nguån ch­a ®¸p øng yªu cÇu cña s¶n xuÊt HiÖn nay, c«ng ty CEC Hµ Néi cã quan hÖ víi trªn 80 nhµ cung øng. §©y lµ mét ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho c«ng t¸c t¹o nguån hµng vËt t­ cung øng cho s¶n xuÊt. Víi c«ng t¸c tæ chøc t¹o nguån, c«ng ty ®· ®¹t ®­îc 80% kÕ ho¹ch ®Æt ra. Tuy nhiªn thùc tÕ vÉn cßn hiÖn t­îng vËt t­ cung cÊp cho c¸c bé phËn ch­a ®¶m b¶o vÒ khèi luîng vµ tiÕn ®é, g©y gi¸n ®o¹n s¶n xuÊt, lì hÑn víi kh¸ch hµng, lµm gi¶m uy tÝn cña c«ng ty. N¨m 2003 tiÕn ®é cung øng vËt t­ míi chØ ®¸p øng kho¶ng tõ 85% - 90%. T×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch cung øng mét sè lo¹i vËt t­ chÝnh trong n¨m 2003 ®­îc thÓ hiÖn qua b¶ng sau: (BiÓu9) B¶ng thùc hiÖn kÕ ho¹ch cung øng mét sè lo¹i vËt t­ chÝnh N¨m: 2003 TT Tªn vËt t­ cung cÊp §¬n vÞ Sè luîng % KÕ ho¹ch Thùc hiÖn 1 ThÐp Φ60x110 TÊn 120 132 110 2 ThÐp Φ130x570 TÊn 90 85 94.44 3 ThÐp Φ140x25 TÊn 95 87 91.58 4 ThÐp Φ250x25 TÊn 85 73 85.88 5 Vßng bi Nachi vßng 70 64 91.43 6 Bul«ng M12x50 bé 320 306 95.63 7 BiÕn thÕ 40 VA c¸i 42 44 104.76 8 ¸ptom¸t 75A C¸i 20 18 90 9 Tay ®ßn Pal¨ng C¸i 18 18 100 10 M¸ng ®iÖn nhùa PVC PEM-60 m 460 444 96.52 Lý do c«ng t¸c t¹o nguån hµng vËt t­ cho s¶n xuÊt cña c«ng ty CEC Hµ Néi ch­a ®¹t hiÖu qu¶ tèi ®a lµ do c«ng ty mua mét sè lo¹i vËt t­ tõ nhiÒu nhµ cung cÊp kh¸c nhau vµ do nhiÒu lo¹i vËt t­ c«ng ty ph¶i mua tõ n­íc ngoµi. Mua vËt t­ tõ nhiÒu nhµ cung cÊp nªn nhiÒu khi chÊt l­îng vËt t­ kh«ng ®¶m b¶o tÝnh ®ång bé, quan hÖ víi nhiÒu nhµ cung øng gÆp ph¶i c¸c trë ng¹i sau: + Khã theo dâi tiÕn ®é cung øng vËt t­ cña tÊt c¶ c¸c nhµ cung øng. Sè l­îng nhµ cung øng vËt t­ cho c«ng ty lªn tíi 80 nhµ cung cÊp, h¬n n÷a ph­¬ng tiÖn theo dâi xö lý th«ng tin cßn h¹n chÕ nªn kh«ng thÓ kiÓm so¸t mét c¸ch ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c ®­îc. + Ph­¬ng thøc thanh to¸n phøc t¹p: Ph­¬ng thøc thanh to¸n phô thuéc vµo yªu cÇu tõng nhµ cung øng vµ tuú tõng ®èi t­îng vËt t­...do vËy rÊt phøc t¹p. VÝ dô cïng cung cÊp thÐp kh«ng gØ cho CEC Hµ Néi cã c¸c c«ng ty: c«ng ty §«ng ¸, c«ng ty TNHH TiÕn §¹t, c«ng ty TNHH Minh C­êng, INOX Hoµ B×nh. Tuy nhiªn c«ng ty §«ng ¸ th­êng yªu cÇu thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt, INOX Hoµ B×nh yªu cÇu thanh to¸n b»ng chuyÓn kho¶n. C«ng ty TiÕn §¹t cho phÐp tr¶ chËm 30 ngµy kÓ tõ ngµy giao hµng trong khi c«ng ty Minh C­êng chØ cho phÐp tr¶ chËm 15 ngµy. Nh÷ng lo¹i vËt t­ nhËp khÈu nh­: Pa l¨ng, m©m ®iÖn, hÖ thèng c¸p treo...nhµ cung øng th­êng yªu cÇu thanh to¸n b»ng Sec. + T¨ng chi phÝ: Mua cña nhiÒu nhµ cung cÊp, khèi l­îng bÞ san nhá, c«ng ty kh«ng ®­îc h­ëng chiÕt khÊu vµ c¸c kho¶n ­u ®·i bÞ h¹n chÕ. Mua víi khèi l­îng nhá phÇn nµo sÏ lµm t¨ng chi phÝ mua cña c«ng ty. Mua vËt liÖu tõ n­íc ngoµi gÆp ph¶i c¸c vÊn ®Ò sau: + Chi phÝ mua t¨ng: Mét sè lo¹i vËt t­ trong n­íc ch­a s¶n xuÊt ®­îc hoÆc s¶n xuÊt ®­îc nh­ng ch­a ®¶m b¶o chÊt l­îng c«ng ty ph¶i nhËp khÈu. V× vËy ph¸t sinh c¸c chi phÝ giao dÞch, chi phÝ ®Æt hµng, chi phÝ cho trung gian...§iÒu nµy gióp chÊt l­îng s¶n phÈm ®­îc ®¶m b¶o tuy nhiªn lµm gi¸ thµnh s¶n phÈm t¨ng, phÇn nµo dÉn tíi gi¶m kh¶ n¨ng c¹nh tranh vÒ gi¸ cña s¶n phÈm. + Gi¸ trÞ dù tr÷ lín: §Ó ®¶m b¶o s¶n xuÊt tÊt yÕu ph¶i cã dù tr÷ vËt t­. VËt t­ nhËp ngo¹i nªn kh«ng thÓ nhËp th­êng xuyªn mµ ph¶i nhËp theo ®ît, theo thêi kú. §ång thêi gi¸ trÞ cña vËt t­ nhËp ngo¹i th­êng cao. V× vËy l­îng dù tr÷ theo gi¸ trÞ sÏ lín. §©y lµ mét nguyªn nh©n lµm ø ®äng vèn l­u ®éng, lµm h¹n chÕ c¸c ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. + Thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ: Khi nhËp ngo¹i vËt t­, c«ng ty ph¶i thanh to¸n cho nhµ cung cÊp b»ng ngo¹i tÖ. §iÒu nµy cã nghÜa lµ viÖc æn ®Þnh vÒ vèn th«i ch­a ®ñ mµ ph¶i xem xÐt c¶ tû lÖ vèn b»ng ngo¹i tÖ trong c¬ cÊu vèn cña c«ng ty, nhÊt lµ trong vèn l­u ®éng. Víi sù mÊt gi¸ hµng n¨m (dï lµ nhá) cña ®ång tiÒn ViÖt Nam so víi ngo¹i tÖ sÏ lµm gi¶m t­¬ng ®èi nguån vèn cña c«ng ty. Khi cã biÕn ®éng m¹nh vÒ tû gi¸ trao ®æi ngo¹i tÖ th× c«ng ty sÏ ph¶i chÞu ¶nh h­ëng rÊt nhiÒu. Nh­ vËy, cho dï c«ng ty ®· tù chñ nhiÒu vÒ nguån vèn cña m×nh nh­ng nguån vèn giµnh cho mua vËt t­ vÉn kh«ng tr¸nh khái bÊp bªnh. 4.3. C«ng t¸c x©y dùng ®Þnh møc cßn mét sè bÊt cËp §Þnh møc tiªu dïng vËt t­ lµ c¬ së ®Ó x©y dùng kÕ ho¹ch mua vËt t­, ®iÒu hoµ, c©n ®èi l­îng vËt t­ cÇn dïng trong doanh nghiÖp. Tõ ®ã x¸c ®Þnh ®­îc c¸c mèi quan hÖ mua b¸n vµ ký kÕt hîp ®ång gi÷a doanh nghiÖp vµ c¸c ®¬n vÞ kinh doanh vËt t­. §Þnh møc tiªu dïng vËt t­ ®­îc x©y dùng tèt th× mèi quan hÖ trªn míi ®­îc x¸c ®Þnh mét c¸ch ®óng ®¾n. C«ng t¸c x©y dùng ®Þnh møc cña CEC Hµ Néi trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y ®· ®¹t ®­îc mét sè kÕt qu¶ tèt, nhê ®ã ®· t¹o nhiÒu ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho qu¶n trÞ ho¹t ®éng mua vËt t­. Tuy nhiªn bªn c¹nh ®ã cßn mét sè h¹n chÕ cÇn ph¶i xem xÐt: + Do chñng lo¹i phong phó, ®ßi hái c«ng t¸c ®Þnh møc ph¶i thùc hiÖn cho nhiÒu lo¹i s¶n phÈm kh¸c nhau. Mçi s¶n phÈm l¹i bao gåm nhiÒu chi tiÕt, bé phËn nªn viÖc lËp ®Þnh møc tiªu dïng vËt t­ còng ph¶i chi tiÕt cho tõng lo¹i vËt t­ kh¸c nhau. ChÝnh v× vËy khã x¸c ®Þnh chÝnh x¸c ®Þnh møc tiªu dïng cho tÊt c¶ c¸c s¶n phÈm. Mét sè ®Þnh møc tiªu dïng vËt t­ ch­a phï hîp víi thùc tÕ. DÉn ®Õn mét sè lo¹i vËt t­ tiªu dïng cã khèi l­îng nhá h¬n ®Þnh møc tiªu dïng vËt t­, mét sè lo¹i vËt t­ cã khèi l­îng lín h¬n ®Þnh møc tiªu dïng vËt t­. + HÖ thèng ®Þnh møc sö dông ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm cña c«ng ty hiÖn nay lµ hÖ thèng ®Þnh møc cò. Tuy cã söa ®æi nh­ng ch­a s¸t víi thùc tÕ tr×nh ®é m¸y mãc thiÕt bÞ, tr×nh ®é tay nghÒ cña c«ng nh©n, tr×nh ®é qu¶n lý. §Þnh møc nµy cã thÓ gi¶m xuèng nh­ng vÉn ®¶m b¶o chÊt l­îng s¶n phÈm. VÊn ®Ò nµy g©y l·ng phÝ vËt t­, lµm t¨ng gi¸ thµnh ®ång thêi còng dÉn ®Õn kÕ ho¹ch mua vËt t­ kh«ng phï hîp víi thùc tÕ. Ch­¬ng 2: Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn qu¶n trÞ ho¹t ®éng mua vËt t­ t¹i c«ng ty CEC Hµ Néi 1. §Þnh h­íng ph¸t triÓn trong thêi gian tíi cña c«ng ty §Ó kh¼ng ®Þnh vÞ thÕ cña m×nh trªn thÞ tr­êng, c«ng ty CEC Hµ Néi lu«n cè g¾ng nç lùc ®Ó b¶o vÖ vµ ph¸t huy h¬n n÷a thµnh qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh nh»m cung cÊp c¸c s¶n phÈm chÊt l­îng hoµn h¶o, ®em l¹i cho kh¸ch hµng nh÷ng s¶n phÈm ®­îc qu¶n lý chÊt l­îng toµn bé víi khÈu hiÖu: an toµn - chÊt l­îng - ®óng h¹n. §Þnh h­íng ph¸t triÓn cña c«ng ty trong thêi gian tíi nh­ sau: + T¨ng doanh thu 20% + C¶i thiÖn ®iÒu kiÖn tµi chÝnh (kh¶ n¨ng sinh lêi, kh¶ n¨ng thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt, kh¶ n¨ng tr¶ nî, tÝn dông vµ kh¶ n¨ng vay...) + Gi÷ v÷ng kho¶ng c¸ch vµ t×m c¸ch v­ît lªn ®èi thñ c¹nh tranh. + T¨ng hiÖu qu¶ vµ n¨ng suÊt. + §¹t vµ duy tr× kh¶ n¨ng tho¶ m·n kh¸ch hµng ë møc ®é cao. + TËn dông ®­îc c¸c c¬ héi cã thÓ cã. + T¨ng c­êng tèi ­u ho¸ c«ng nghÖ ®Ó n©ng cao ho¹t ®éng. + T¨ng c­êng vµ c¶i thiÖn mèi quan hÖ víi ng­êi lao ®éng, ph¸t triÓn nguån nh©n lùc ®Èy m¹nh ®µo t¹o vµ t¸i ®µo t¹o. + T¨ng c­êng vµ c¶i thiÖn hÖ thèng th«ng tin néi bé. + C¶i thiÖn quan hÖ víi c¸c nhµ ph©n phèi, c¸c nhµ cung cÊp. + TËn dông c¸c nguån vËt t­ vµ gi¶m 40% sè lÇn cung øng vËt t­ kh«ng phï hîp yªu cÇu + C¶i thiÖn c¸c mèi quan hÖ kh¸c nh­ víi c¸c ®èi t¸c qu¶ng c¸o, xóc tiÕn b¸n... + C¶i thiÖn vµ t¨ng c­êng møc ®é b¶o hiÓm. + C¶i thiÖn vµ t¨ng c­êng hÖ thèng tæ chøc. + TËn dông tèi ®a c¸c ®iÒu kiÖn thuËn lîi (vÞ trÝ, mÆt b»ng...) + T¹o lËp chÕ ®é chÝnh s¸ch ®·i ngé hîp lý ®èi víi lao ®éng ®Õn tuæi vÒ h­u, khuyÕn khÝch ph¸t triÓn c¸c tµi n¨ng trÎ, chuyÓn giao mét phÇn tr¸ch nhiÖm cho lùc l­îng trÎ cã ®ñ b¶n lÜnh. T¨ng c­êng sù g¾n bã gi÷a ng­êi lao ®éng vµ c«ng ty. Trªn c¬ së ®Þnh h­íng ph¸t triÓn nh­ trªn, c«ng ty cÇn x©y dùng ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch thùc hiÖn cô thÓ nh»m ®¶m b¶o vËt t­ cho s¶n xuÊt ®­îc liªn tôc. Mµ tr­íc hÕt, c«ng ty cÇn ph¶i cã c¸c gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n trÞ ho¹t ®éng mua vËt t­. §Ó ®¹t ®­îc c¸c môc tiªu chung cña c«ng ty trong c¸c n¨m tíi, ®Æc biÖt môc tiªu vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm vµ qu¶n trÞ ho¹t ®éng mua vËt t­, phßng Marketing, phßng KÕ ho¹ch vµ c¸c phßng ban kh¸c trong c«ng ty cÇn ph¶i phèi hîp víi nhau mét c¸ch nhÞp nhµng cã hiÖu qu¶. (BiÓu 10 ) ®Þnh h­íng ph¸t triÓn kinh doanh cña c«ng ty CEC Hµ Néi STT ChØ tiªu §¬n vÞ 2005 2006 % t¨ng 1 Tæng doanh thu TriÖu ®ång 18250 21240 116.4 2 Tæng quü l­¬ng TriÖu ®ång 3467.5 3913.5 112.8 3 Lao ®éng Ng­êi 78 84 107.7 4 Thu nhËp b×nh qu©n TriÖu ®ång 1.82 1.87 102.8 5 Nép ng©n s¸ch TriÖu ®ång 885.28 936.45 105.8 6 Lîi nhuËn TriÖu ®ång 1277.5 1582.38 123.8 Nguån: Phßng Kinh doanh 2. Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn qu¶n trÞ ho¹t ®éng mua vËt t­ 2.1. Hoµn thiÖn c«ng t¸c nghiªn cøu thÞ tr­êng 2.1.1 C¬ së lÝ luËn cña biÖn ph¸p Víi nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng hiÖn nay, kh¶ n¨ng më réng mèi quan hÖ lµm ¨n lµ rÊt lín nh­ng còng ®Çy bÊt tr¾c ®èi víi doanh nghiÖp. Nghiªn cøu thÞ tr­êng lµ mét biÖn ph¸p tÝch cùc cñng cè vµ më réng mèi quan hÖ cung øng vËt t­. Nghiªn cøu thÞ tr­êng, thu thËp th«ng tin lµ qu¸ tr×nh t×m kiÕm th«ng tin vÒ c¸c ®iÒu kiÖn m«i tr­êng cã liªn quan. Th«ng tin thu ®­îc cµng nhiÒu th× møc ®é tin cËy cµng cao. Thùc tÕ cho thÊy, doanh nghiÖp nµo cµng bá nhiÒu c«ng søc cho viÖc nghiªn cøu thÞ tr­êng phôc vô cho c¸c quyÕt ®Þnh s¶n xuÊt kinh doanh th× cµng cã kh¶ n¨ng tån t¹i l©u h¬n. Trong c«ng t¸c ®¶m b¶o vËt t­ còng vËy, ngoµi mèi quan hÖ l©u dµi æn ®Þnh víi c¸c nhµ cung cÊp truyÒn thèng, doanh nghiÖp cßn cÇn biÕt nh÷ng th«ng tin kh¸c vÒ sù biÕn ®éng vËt t­, vÒ lo¹i vËt t­ míi thay thÕ, vÒ nh÷ng nhµ cung øng míi tham gia thÞ tr­êng. 2.1.2 Néi dung biÖn ph¸p §Ó hoµn thiÖn h¬n c«ng t¸c nghiªn cøu thÞ tr­êng, khi tiÕn hµnh nghiªn cøu thÞ tr­êng mua, c«ng ty ph¶i nghiªn cøu ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c nh÷ng th«ng tin vÒ nhµ cung øng mµ c«ng ty ®· cã quan hÖ, hoÆc cã ý ®Þnh quan hÖ kinh tÕ. C¸c th«ng tin c¬ b¶n cÇn t×m hiÓu lµ : gi¸ c¶, chÊt l­îng, chñng lo¹i, ®iÒu kiÖn thanh to¸n...§ång thêi ph¶i tiÕn hµnh nghiªn cøu c¸c th«ng tin vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh, uy tÝn cña nhµ cung cÊp...C«ng ty cã thÓ ¸p dông hai ph­¬ng ph¸p sau ®Ó thu thËp th«ng tin: + Ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu t¹i chç: §©y lµ ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu thÞ tr­êng vËt t­ tõ viÖc ph©n tÝch c¸c th«ng tin qua c¸c b¸o c¸o, b¸o chÝ, t¹p chÝ, c¸c Ên phÈm chuyªn ngµnh, c¸c t¹p chÝ kinh tÕ n­íc ngoµi vÒ s¶n xuÊt thiÕt bÞ n©ng h¹, ®Æc biÖt lµ qua m¹ng Internet. Tõ ®ã c«ng ty cã thÓ so s¸nh, ®¸nh gi¸ ®­îc c¸c nhµ cung øng vµ t×m ra ®­îc c¸c nhµ cung øng ®¸p øng tèt nhÊt yªu cÇu, nhiÖm vô s¶n xuÊt cña c«ng ty. + Ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu t¹i hiÖn tr­êng: §©y lµ ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu ®ßi hái c«ng ty ph¶i cã chuyªn viªn phô tr¸ch ®Õn tËn n¬i s¶n xuÊt cña nhµ cung øng ®Ó lÊy c¸c th«ng tin trùc tiÕp tõ m¾t nh×n, tai nghe. Sö dông ph­¬ng ph¸p nµy c«ng ty gÆp ph¶i mét sè khã kh¨n. §ã lµ sù hao tæn chi phÝ. V× sè l­îng nhµ cung øng trªn thÞ tr­êng ®ang vµ sÏ cã quan hÖ th­¬ng m¹i víi c«ng ty lµ rÊt lín, do ®ã c«ng ty kh«ng thÓ lu«n gi¸m s¸t tÊt c¶ c¸c nhµ cung øng ®­îc. NÕu kh«ng gi¸m s¸t c¸c nhµ cung øng sÏ che dÊu nh÷ng khuyÕt ®iÓm cña m×nh. Nh­ vËy c«ng ty cã thu thËp ®­îc th«ng tin th× còng lµ c¸c th«ng tin kh«ng chÝnh x¸c, kh«ng cã gi¸ trÞ. NÕu c«ng ty gi¸m s¸t hÕt c¸c nhµ cung cÊp th× chi phÝ cho c«ng t¸c nµy sÏ rÊt tèn kÐm, ®iÒu nµy sÏ kh«ng kh¶ thi. HoÆc nghiªn cøu th«ng qua viÖc tiÕp xóc víi kh¸ch hµng, c¸c nhµ ®¹i lý b¸n bu«n, b¸n lÎ, tham gia c¸c cuéc häp héi nghÞ chuyªn ngµnh, cuéc häp kh¸ch hµng cña nhµ cung øng ®Ó thu thËp th«ng tin. Tõ ®ã cã ®Ó chän ®­îc nhµ cung cÊp thÝch øng. §Ó ®¶o b¶o tÝnh kh¶ thi, kiÕn nghÞ c«ng ty nªn kÕt hîp hai ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu t¹i chç vµ nghiªn cøu t¹i hiÖn tr­êng. §©y lµ ®iÓm míi cña ph­¬ng ¸n ®Ò xuÊt so víi ph­¬ng ¸n mµ c«ng ty ®ang ¸p dông, võa tiÕt kiÖm mµ vÉn ®¶m b¶o tÝnh thùc tÕ. Nh÷ng nhµ cung cÊp cã ®Þa ®iÓm gÇn c«ng ty, c«ng ty cã thÓ ¸p dông ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu t¹i hiÖn tr­êng. Cßn nh÷ng nhµ cung øng ë xa c«ng ty nªn ¸p dông ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu t¹i chç. +C¸ch thøc l­u tr÷ vµ sö lý th«ng tin: C¸c th«ng tin thu ®­îc tõ c¸c nguån, c¸c tµi liÖu nghiªn cøu nh­ ®Ò xuÊt ë trªn sÏ ®­îc cËp nhËt vµo hÖ thèng l­u tr÷ vµ sö lý th«ng tin. Qua ®ã t¹o ®iÒu kiÖn cho c«ng ty cã thÓ xem xÐt, kiÓm tra vµ ph©n tÝch toµn bé ho¹t ®éng cung øng vËt t­ cña m×nh. HiÖn nay c«ng ty ®ang ¸p dông c¸ch thøc sau: C¸c th«ng tin thu thËp ®­îc ®­îc tËp hîp t¹i phßng Marketing. KÕt hîp víi c¸c th«ng tin vÒ nhu cÇu vËt t­ do phßng vËt t­ cung cÊp, phßng Marketing sÏ tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng Marketing mua vËt t­. Ph­¬ng ¸n ®Ò xuÊt vÒ c¸ch thøc l­u tr÷ vµ sö lý th«ng tin míi nh­ sau: Phßng Marketing cã nhiÖm vô ph©n lo¹i c¸c th«ng tin cã ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn ho¹t ®éng mua vËt t­, cung cÊp cho phßng vËt t­. Khi ®· x¸c ®Þnh chÝnh x¸c l­îng vËt liÖu kú tíi, phßng vËt t­ ph¶i th«ng b¸o cho phßng Marketing ®Ó phßng nµy tiÕp tôc thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng Marketing mua. So víi ph­¬ng ¸n hiÖn t¹i, ph­¬ng ¸n míi cã mét ®iÓm kh¸c lµ cã sù th«ng tin qua l¹i gi÷a hai phßng Marketing vµ phßng vËt t­. Nhê vËy gióp c©n ®èi nhu cÇu vËt t­ vµ nguån cung cña thÞ tr­êng. Qua ®ã, Phßng Marketing sÏ tiÕn hµnh ®­îc c¸c ho¹t ®éng Marketing mua vËt t­ mét c¸ch hiÖu qu¶ nhÊt. M« h×nh ®ang ¸p dông: C¸c th«ng tin Thu thËp ®­îc Phßng vËt t­ Phßng Marketing C¸c th«ng tin vÒ nhu cÇu vËt t­ TiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng Marketing mua vËt t­ C«ng ty cã thÓ c¶i tiÕn m« h×nh nµy theo h­íng sau: M« h×nh c¶i tiÕn C¸c th«ng tin thu thËp ®­îc Phßng vËt t­ Phßng Marketing C¸c th«ng tin C¸c th«ng tin vÒ cung øng vÒ nhu cÇu vËt t­ Th«ng tin C©n ®èi nhu cÇu vËt t­ vµ nguån cung cña thÞ tr­êng Ph¶n håi C¸c ho¹t ®éng Marketing mua §Ó ®¶m b¶o tÝnh kh¸ch quan vµ tÝnh chÝnh x¸c trong xö lý th«ng tin, xö lý d÷ liÖu...c«ng ty cã thÓ ®¸nh gi¸ b»ng ph­¬ng ph¸p cho ®iÓm nh­ sau: (BiÓu 11) B¶ng ®¸nh gi¸ nhµ cung øng cña c«ng ty TT ChØ tiªu ®¸nh gi¸ cña c«ng ty víi nhµ cung øng Thang ®iÓm cho tiªu chuÈn ®¸nh gi¸ Tåi Tèt 1 Uy tÝn cña nhµ cung cÊp 0 1 2 3 4 5 2 HÖ thèng ®¶m b¶o chÊt l­îng 0 1 2 3 4 5 3 Chøng chØ ISO 0 1 2 3 4 5 4 Kh¶ n¨ng bÒn v÷ng vÒ tµi chinh 0 1 2 3 4 5 5 ChÊt l­îng 0 1 2 3 4 5 6 Gi¸ c¶ 0 1 2 3 4 5 7 Thêi h¹n giao hµng 0 1 2 3 4 5 8 DÞch vô sau b¸n 0 1 2 3 4 5 9 Tæng sè ChØ sè ®¸nh gi¸ chän nhµ cung øng: Ic=(Tæng sè ®iÓm cho ®iÓm)/40. NÕu hÖ sè Ic cµng gÇn 1 cµng tèt. Th«ng th­êng theo quan niÖm thùc tÕ ®iÒu tra cho thÊy chØ sè nµy ®¹t 0.7 ®Õn 0.8 lµ ®¹t yªu cÇu, 0.9 trë lªn lµ tèt, nhá h¬n 0.5 lµ kh«ng ®¹t yªu cÇu (tåi). KÕt qu¶ ®¸nh gi¸ nh­ sau: + NÕu nhµ cung øng nµo cã kÕt qu¶ ®¸nh gi¸: §¹t yªu cÇu trë lªn th× c«ng ty sÏ duy tr× vµ bæ sung danh s¸ch nh÷ng nhµ cung øng ®¹t tiªu chuÈn vµ yªu cÇu cung øng vËt t­ cho c«ng ty. + NÕu nhµ cung øng nµo cã kÕt qu¶ ®¸nh gi¸: Kh«ng ®¹t yªu cÇu th× c«ng ty lo¹i bá ra khái danh s¸ch nh÷ng nhµ cung øng vµ ®Ò nghÞ bæ sung (nÕu cã). §Ó ho¹t ®éng nghiªn cøu thÞ tr­êng ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch triÖt ®Ó, c«ng ty cÇn nghiªn cøu th«ng tin c¶ vÒ nh÷ng ng­êi cã cïng nhu cÇu mua vËt t­ víi m×nh (lùc l­îng mua). Lùc l­îng mua cã ¶nh h­ëng lín trong tr­êng hîp vËt t­ khan hiÕm. §èi thñ c¹nh tranh còng cã thÓ lîi dông t×nh huèng nµy ®Ó g©y khã kh¨n cho c«ng ty. ThiÕu vËt t­ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh sÏ bÞ gi¸n ®o¹n, s¶n phÈm sÏ kh«ng ®­îc hoµn thµnh hoÆc hoµn thµnh nh­ng kh«ng hoµn chØnh, g©y mÊt uy tÝn cho c«ng ty. §Ó gi¶i quyÕt tr­êng hîp nµy, c«ng ty cÇn thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc sau: + TiÕn hµnh dù b¸o nh÷ng vËt t­ khan hiÕm. + X¸c ®Þnh nh÷ng ng­êi cïng mua vËt t­ víi m×nh. Trong ®ã nh÷ng ai lµ ®èi thñ c¹nh tranh trùc tiÕp. + T×m hiÓu n¨ng lùc tµi chÝnh, h×nh thøc thanh to¸n th­êng ¸p dông, uy tÝn trªn thÞ tr­êng cña lùc l­îng nµy còng nh­ mèi quan hÖ cña hä víi c¸c nhµ cung cÊp... Qua ®ã, c«ng ty dù kiÕn c¸c c¸ch ®èi phã. RÊt khã cã thÓ t¸c ®éng trùc tiÕp vµo lùc l­îng mua nµy. C«ng ty thùc hiÖn c¸c biÖn ph¸p t¸c ®éng vµo lùc l­îng b¸n (nh­ ®· nªu ë trªn) hoÆc c¸c biÖn ph¸p n©ng cao uy tÝn còng nh­ c¶i thiÖn mèi quan hÖ th­¬ng m¹i tèt ®Ñp víi nhµ cung øng ngay tõ thêi ®iÓm dù b¸o ®­îc sù khan hiÕm nµy. 2.1.3 §iÒu kiÖn thùc hiÖn §Ó thùc hiÖn ®­îc biÖn ph¸p nµy cÇn ph¶i cã c¸c ®iÒu kiÖn sau: + T¨ng c­êng ®éi ngò c¸n bé chuyªn ®iÒu tra nghiªn cøu thÞ tr­êng, víi sè l­îng kho¶ng 4 ng­êi. Nh÷ng ng­êi nµy sÏ trùc thuéc phßng Marketing. §©y lµ nh÷ng ng­êi ®­îc ®µo t¹o, cã kiÕn thøc chuyªn m«n s©u, cã kinh nghiÖm nghÒ nghiÖp vµ cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm. + CÇn ®Çu t­ trang thiÕt bÞ m¸y mãc vµ ®iÒu kiÖn lµm viÖc thuËn lîi cho viÖc thu thËp th«ng tin nh­: m¸y vi tÝnh, ph­¬ng tiÖn xö lý th«ng tin chuyªn nghiÖp, phßng lµm viÖc ®éc lËp ...Cã nh­ vËy c«ng ty míi thu thËp ®­îc ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin vÒ thÞ tr­êng c¸c yÕu tè cÇn mua. §ã lµ c¬ së quan träng ®Ó ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh lùa chän nhµ cung øng vËt t­ cho s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty mét c¸ch kÞp thêi vµ cã hiÖu qu¶. 2.2. Hoµn thiÖn c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh nhu cÇu vËt t­ 2.2.1. C¬ së ®Ò xuÊt Trªn c¬ së kÕ ho¹ch kinh doanh, phßng vËt t­ sÏ ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc nhu cÇu vËt t­.ViÖc x¸c ®Þnh nhu cÇu vËt t­ cho c«ng ty lµ rÊt quan träng, gióp c«ng ty gi¶m sù tån ®äng, gãp phÇn vµo viÖc t¨ng hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh trong khi vÉn ®¶o b¶o ®Çy ®ñ nhu cÇu vËt t­ t¹i mäi thêi ®iÓm khi cÇn. Trªn thùc tÕ t¹i CEC Hµ Néi, c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh nhu cÇu vËt t­ ®­îc thùc hiÖn ngµy cµng cã hiÖu qu¶, nh­ng vÉn cßn nhiÒu h¹n chÕ. Mét trong nh÷ng h¹n chÕ ®ã lµ viÖc ho¹ch ®Þnh nhu cÇu th­êng lín h¬n so víi thùc tÕ, ®iÒu nµy lµm cho ø ®äng vèn, nhiÒu lÇn dÉn ®Õn gi¶m hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. V× vËy nhÊt thiÕt c«ng ty ph¶i cã sù ®iÒu chØnh c«ng t¸c nµy. 2.2.2. Néi dung biÖn ph¸p §Ó kh¾c phôc nh÷ng tån t¹i trªn, c«ng ty cã thÓ tham kh¶o hÖ thèng ho¹ch ®Þnh nhu cÇu vËt t­( MRP) nh­ sau: MPR lµ hÖ thèng ho¹ch ®Þnh vµ x©y dùng lÞch tr×nh vÒ nhu cÇu nguyªn vËt liÖu, linh kiÖn cÇn thiÕt cho s¶n xuÊt trong tõng giai ®o¹n dùa trªn viÖc ph©n chia nhu cÇu vËt t­ thµnh nhu cÇu ®éc lËp vµ nhu cÇu phô thuéc. Nh÷ng th«ng tin thu thËp ®­îc xö lý b»ng m¸y tÝnh. Chóng ®­îc thu thËp tõ ba tµi liÖu chñ yÕu lµ: LÞch tr×nh s¶n xuÊt; B¶ng danh môc vËt t­; Hå s¬ dù tr÷ vËt t­. HiÖn nay, c«ng ty ®· cã ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè ®Çu vµo ®Ó h×nh thµnh hÖ thèng nµy vµ c¸c th«ng tin còng ®· ®­îc l­u tr÷ trong m¸y tÝnh. Mäi ®iÒu kiÖn vÒ thu thËp th«ng tin cña c«ng ty lµ t­¬ng ®èi thuËn lîi. §iÒu c«ng ty hiÖn nay cßn thiÕu lµ mét ch­¬ng tr×nh m¸y tÝnh ®Ó kÕt nèi c¸c th«ng tin nµy, h×nh thµnh ch­¬ng tr×nh ho¹ch ®Þnh cho mäi ho¹t ®éng cung øng cña m×nh. ChØ cßn mét b­íc cuèi cïng nµy ®­îc hoµn thiÖn sÏ t¹o ®iÒu kiÖn cho ho¹t ®éng lËp kÕ ho¹ch cung øng cña c«ng ty. S¬ ®å: S¬ ®å ho¹t ®éng hÖ thèng ho¹ch ®Þnh nhu cÇu vËt t­ LÞch tr×nh s¶n xuÊt Hå s¬ ho¸ ®¬n vËt t­ Hå s¬ vËt t­ dù tr÷ Ch­¬ng tr×nh ho¹ch ®Þnh nhu cÇu vËt t­ Nh÷ng thay ®æi LÞch ®Æt hµng theo kÕ ho¹ch Xo¸ bá ®¬n hµng B¸o c¸o nhu cÇu vËt t­ hµng ngµy B¸o c¸o vÒ kÕ ho¹ch B¸o c¸o ®¬n hµng thùc hiÖn C¸c nghiÖp vô dù tr÷ §¬n hµng dù b¸o ThiÕt kÕ Sù thay ®æi TiÕp nhËn Rót ra 2.2.3. HiÖu qu¶ biÖn ph¸p ViÖc ®­a hÖ thèng ho¹ch ®Þnh nhu cÇu nguyªn vËt liÖu vµo ho¹t ®éng cã thÓ gióp c«ng ty h¹n chÕ nhiÒu l­îng vËt t­ dù tr÷. Tuú theo tõng lo¹i vËt t­ ta cã thÓ ¸p dông c¸c m« h×nh kh¸c nhau: m« h×nh dù tr÷ bæ xung tøc thêi, m« h×nh cã gi¸ mua vËt t­ thay ®æi theo khèi l­îng, m« h×nh dù tr÷ cã b¶o hiÓm, m« h×nh l­îng ®Æt hµng kinh tÕ c¬ b¶n( hay cßn gäi lµ m« h×nh dù tr÷ tèi ­u - EOQ)...Víi viÖc ¸p dông c¸c m« h×nh dù tr÷ vµo viÖc x¸c ®Þnh l­îng vËt t­ hîp lý, sÏ ®em l¹i cho c«ng ty nhiÒu thuËn lîi víi chi phÝ nhá nhÊt, h¹n chÕ l­îng l­u kho, ®Èy nhanh tèc ®é lu©n chuyÓn vèn. ë ®©y, ta sÏ sem xÐt hiÖu qu¶ cña viÖc nÕu c«ng ty vËn dông m« h×nh dù tr÷ tèi ­u (EOQ) trong n¨m 2004 ®èi víi mét lo¹i vËt liÖu chÝnh lµ thÐp hîp kim ( nguån nhËp tõ Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam) Nhu cÇu (Q) vÒ thÐp hîp kim n¨m 2004 345 tÊn Gi¸ dù kiÕn(C): 7500®/kg Chi phÝ ®Æt hµng(P): 7000000®/lÇn Chi phÝ b¶o qu¶n tÝnh theo gi¸ mua(R): 0.01%/ngµy(3.6%/n¨m) Thêi gian ®Æt hµng ®Õn khi nhËn hµng: 1 th¸ng Sè lÇn mua trong n¨m (dù tÝnh)(n): 6 lÇn Khi ch­a ¸p dông m« h×nh tèi ­u: Khèi l­îng mét lÇn mua (q): q = Tæng chi phÝ cho 6 lÇn mua hµng Chi phÝ ®Æt hµng Gi¸ mua Chi phÝ b¶o qu¶n = + + CF = 6*P + Q*C + R*(Q*C) CF = 6*7000000 + 345000*7500 + 0.036*345000*7500 = 2722650000 (®) Khi ¸p dông m« h×nh dù tr÷ tèi ­u: L­îng thÐp tèi ­u mét lÇn ®Æt mua: Sè lÇn dù tr÷ trong mét n¨m: n* = = = 3 lÇn Tæng chi phÝ 3 lÇn mua: SCP* = Gi¸ mua+Chi phÝ ®Æt hµng,dù tr÷ = = = 2623612325 (®) Nh­ vËy khi ¸p dông m« h×nh dù tr÷ tèi ­u, c«ng ty ®· tiÕt kiÖm ®­îc mét kho¶n chi phÝ lµ: DCF = CF - CF* = 2.722,65 - 2.623,612 = 99,038 (triÖu ®ång) §©y míi chØ lµ kÕt qu¶ dù tÝnh cho mét lo¹i vËt liÖu. NÕu c«ng ty thùc hiÖn ¸p dông m« h×nh mua nh­ trªn ®èi víi c¸c lo¹i vËt t­ kh¸c sÏ tiÕt kiÖm mét kho¶n vèn l­u ®éng kh«ng nhá, gãp phÇn t¨ng hiÖu qu¶ kinh doanh cña c«ng ty 2.2.4. §iÒu kiÖn thùc hiÖn biÖn ph¸p. + Cã ®ñ hÖ thèng m¸y tÝnh vµ ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm ®Ó tÝnh to¸n vµ l­u tr÷ th«ng tin. + ChuÈn bÞ ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý cã kh¶ n¨ng vµ tr×nh ®é sö dông m¸y tÝnh vµ nh÷ng kiÕn thøc c¬ b¶n trong x©y dùng MPR. + §¶m b¶o chÝnh x¸c vµ liªn tôc cËp nhËt th«ng tin míi trong: lÞch tr×nh s¶n xuÊt, ho¸ ®¬n vËt t­, hå s¬ dù tr÷ vËt t­. + §¶m b¶o ®Çy ®ñ vµ l­u gi÷ hå s¬, d÷ liÖu cÇn thiÕt. Víi kh¶ n¨ng tµi chÝnh, kh¶ n¨ng vÒ nh©n lùc còng nh­ sù quan t©m s¸t sao cña l·nh ®¹o c«ng ty, c«ng ty hoµn toµn cã ®ñ ®iÒu kiÖn ®Ó thùc hiÖn biÖn ph¸p nµy. 2.3. T¨ng c­êng c«ng t¸c t¹o nguån cung øng vËt t­. 2.4.1. C¬ së lÝ luËn C«ng ty lµm tèt c«ng t¸c t¹o nguån hµng sÏ gióp cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty diÔn ra mét c¸ch ®Òu ®Æn, liªn tôc, kh«ng bÞ gi¸n ®o¹n. Tõ ®ã gãp phÇn vµo viÖc ®¸p øng tèt nhu cÇu cña kh¸ch hµng, h¹ thÊp gi¸ thµnh s¶n phÈm, cung s¶n phÈm ®óng lóc. §iÒu nµy còng cã ý nghÜa lµ uy tÝn, vÞ thÕ cña c«ng ty ngµy cµng t¨ng. ChÝnh v× vËy ®ßi hái c«ng ty ph¶i cã c¸c biÖn ph¸p cÇn thiÕt ®Ó t¹o nguån hµng ®Çu vµo, phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ®­îc tiÕn hµnh æn ®Þnh. 2.4.2. Néi dung biÖn ph¸p C«ng t¸c t¹o nguån vËt t­ cho s¶n xuÊt cña c«ng ty lµ mét bµi to¸n hãc bóa, nã cã v« sè nh÷ng rµng buéc kh¸c nhau. NÕu kh«ng thùc sù tØnh t¸o c«ng ty sÏ mÊt hÕt tù chñ tr­íc c¸c nhµ cung øng. VËy lµm c¸ch nµo ®Ó c«ng ty cã thÓ t¹o ra nguån vËt t­ ®¶m b¶o yªu cÇu vµ nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh. Tr­íc thùc tr¹ng cña c«ng ty vµ thùc tÕ nghiªn cøu, em xin m¹nh d¹n kiÕn nghÞ mét sè gi¶i ph¸p ®èi víi c«ng t¸c t¹o nguån vËt t­ cho s¶n xuÊt cña c«ng ty CEC Hµ Néi nh­ sau: + Thø nhÊt: Thanh to¸n tr­íc mét phÇn cña hîp ®ång cung øng vËt t­ cho nhµ cung øng. §Ó thóc ®Èy ®­îc qu¸ tr×nh cung øng cña nhµ cung cÊp vËt t­ cho s¶n xuÊt cña c«ng ty th× c«ng ty cã thÓ øng tr­íc cho nhµ cung cÊp mét phÇn vèn tr­íc khi mua hµng. ViÖc tr¶ tr­íc mét phÇn hîp ®ång nµy sÏ gióp c«ng ty x©y dùng v÷ng ch¾c h¬n lßng tin cña nhµ cung cÊp, ®ång thêi còng sÏ dµnh ®­îc nhiÒu ­u thÕ h¬n trong mèi quan hÖ hîp ®ång vµ cã thÓ lµ “ sîi d©y’’ rµng buéc nhµ cung øng ph¶i cung cÊp ®ñ vËt t­ theo ®óng sè l­îng, chÊt l­îng vµ thêi gian giao hµng. Tr­íc ®©y, c«ng ty chñ yÕu ¸p dông h×nh thøc thanh to¸n do c«ng ty ®Ò nghÞ hoÆc do nhµ cung cÊp yªu cÇu nh­ : thanh to¸n ngay, tr¶ chËm hay tr¶ cò nî míi. Do vËy mµ nhiÒu khi nhµ cung cÊp cã thÓ giao vËt t­ chËm h¬n so víi thêi gian trong hîp ®ång. V× trong tr­êng hîp ®ã cã thÓ nhµ cung øng ®ang cã c¸c kh¸ch hµng kh¸c. Nh­ vËy, khi cã nhiÒu kh¸ch hµng mét lóc th× ch¾c ch¾n nhµ cung øng sÏ ­u tiªn cho kh¸ch hµng cã t¹m øng tr­íc. §iÒu kiÖn thùc hiÖn: Kh«ng ph¶i víi mäi nhµ cung øng vµ víi tÊt c¶ c¸c chñng lo¹i vËt t­, c«ng ty ®Òu t¹m øng tr­íc. C«ng ty chØ t¹m øng tr­íc cho mét sè nhµ cung øng cung øng vËt t­ chÝnh cho s¶n xuÊt s¶n phÈm cña c«ng ty. §Ó ®¶m b¶o an toµn cho s¶n xuÊt kinh doanh c«ng ty nªn ¸p dông chÝnh s¸ch nµy ®èi víi c¸c vËt t­ chÝnh nh­ sau: (BiÓu 12) B¶ng so s¸nh ph­¬ng ¸n ®Ò nghÞ víi ph­¬ng ¸n hiÖn t¹i. Tªn vËt t­ H×nh thøc thanh to¸n Sè lÇn cung øng chËm H×nh thøc thanh to¸n Sè lÇn cung øng chËm 2003 2003 2005 2005 Pal¨ng ®iÖn Tr¶ chËm 15 ngµy 10 T¹m øng tr­íc 5% gi¸ trÞ 5 §éng c¬ liÒn hép gi¶m tèc Tr¶ chËm mét nöa gi¸ trÞ 15 T¹m øng 10% gi¸ trÞ 7 C¸p thÐp Tr¶ cò nî míi 18 T¹m øng 10% gi¸ trÞ 8 + Thø 2: ¸p dông chÝnh s¸ch gi¸ linh ho¹t. Theo c¸ch nµy c«ng ty cã thÓ tr¶ gi¸ cao h¬n møc gi¸ thÞ tr­êng nÕu c«ng ty mua vËt t­ víi sè l­îng Ýt mµ vËt t­ l¹i ®ang trong thêi kú khan hiÕm, hoÆc c«ng ty cÇn mua vËt t­ cña nhµ cung øng ngoµi kªnh. Møc gi¸ c«ng ty tr¶ cao h¬n gi¸ thÞ tr­êng tõ 2%-5%, tuú thuéc vµo tõng lo¹i vËt t­ vµ møc ®é khan hiÕm cña nã. Cßn trong tr­êng hîp mua víi khèi l­îng nhiÒu c«ng ty cÇn yªu cÇu ®­îc gi¶m gi¸ vµ víi tû lÖ t­¬ng tù .Tr­êng hîp cÇn mua vËt t­ cña nhiÒu nhµ cung øng kh¸c nhau, c«ng ty nªn ®Æt hµng mua ®èi víi c¸c nhµ cung cÊp cã mèi quan hÖ th­¬ng m¹i th­êng xuyªn tr­íc sau ®ã míi ®Õn c¸c nhµ cung øng ngoµi kªnh... (BiÓu13)¸p dông chÝnh s¸ch gi¸ linh ho¹t víi mét sè chi tiÕt s¶n phÈm. Tªn vËt t­ §¬n gi¸ thÞ tr­êng C«ng ty tr¶ gi¸ §¬n gi¸ thÞ tr­êng ( dù tÝnh) Dù kiÕn gi¸ mua Tû lÖ t¨ng sè lÇn cung ®óng h¹n so víi n¨m 2004 2004 2004 2005 2005 Ph«i thÐp 8000/kg 8000/kg 8500/kg 8.800/kg 65% Bulong th­êng 7500/bé 7500/bé 7700/bé 7900/bé 70% Vßng bi NhËt 15000/vßng 15000/vßng 15000/vßng 15500/vßng 67% Tuú tõng lo¹i thiÕt bÞ vËt t­ vµ tÝnh cÊp thiÕt cña tiÕn ®é mua mµ c«ng ty ¸p dông chÝnh s¸ch gi¸ linh ho¹t vµ x¸c ®Þnh tû lÖ gi¸ cao h¬n so víi thÞ tr­êng cho phï hîp Khi c«ng ty ¸p dông chÝnh s¸ch gi¸ linh ho¹t víi nhµ cung cÊp th× c«ng ty sÏ cã tiÕn ®é giao hµng chÝnh x¸c, kÞp thêi, h¹n chÕ ®­îc sè lÇn cung øng vËt t­ chËm. §ång thêi gãp phÇn t¹o mèi quan hÖ th©n thiÕt gi÷a c«ng ty víi c¸c nhµ cung cÊp. Tuy nhiªn khi ¸p dông chÝnh s¸ch nµy, gi¸ mua vËt t­ cho s¶n xuÊt sÏ cao h¬n gi¸ thÞ tr­êng, gi¸ thµnh s¶n phÈm sÏ t¨ng. V× vËy chØ ¸p dông chÝnh s¸ch nµy trong nh÷ng tr­êng hîp thËt sù cÇn thiÕt. + Thø 3: T×m kiÕm nguån vËt t­ trong n­íc ®Ó thay thÕ bít nguån vËt t­ ph¶i nhËp khÈu. §Ó æn ®Þnh s¶n xuÊt khi ®iÒu kiÖn trong n­íc ch­a thÓ ®¶m b¶o nguån vËt t­ nªn mét ®iÒu tÊt yÕu lµ ®Õn 70% vËt t­ ®Çu vµo cña c«ng ty ph¶i nhËp ngo¹i. §iÒu nµy tÊt nhiªn kh«ng ph¶i do b¶n th©n c«ng ty mµ phô thuéc vµo sù ph¸t triÓn chung cña nÒn kinh tÕ. Nh­ng tr­íc khi nÒn kinh tÕ cã ®ñ kh¶ n¨ng, c«ng ty ph¶i tù vËn ®éng t×m ra nguån vËt t­ néi thay thÕ. Cã nh­ vËy míi gióp c«ng ty gi¶m ®¸ng kÓ chi phÝ, ®em l¹i lîi nhuËn cao. §Ó ph¸t triÓn nguån vËt t­ trong n­íc c«ng ty cã thÓ thùc hiÖn theo c¸c c¸ch sau: +Hîp t¸c nghiªn cøu cïng c¸c tr­êng §¹i häc, ViÖn nghiªn cøu ®Ó t×m ra c¸c vËt liÖu míi, thËm chÝ cã thÓ lµ c«ng nghÖ míi phï hîp víi ®iÒu kiÖn cã s½n trong n­íc ®Ó s¶n xuÊt ra c¸c vËt t­ míi mµ vÉn ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña s¶n xuÊt. Tuy nhiªn h­íng ®i nµy ®ßi hái doanh nghiÖp ph¶i tèn nhiÒu chi phÝ nghiªn cøu, t×m tßi, kh«ng ph¶i mäi doanh nghiÖp ®Òu thùc hiÖn ®­îc. Víi kh¶ n¨ng tµi chÝnh cña c«ng ty, cïng víi sù quan t©m cña c¶ hai bªn ®èi t¸c ViÖt Nam vµ n­íc ngoµi, c«ng ty cã thÓ chän h­íng ®i nµy. Thùc hiÖn ®iÒu nµy tøc lµ c«ng ty ®· ph¸t huy ®­îc tÝnh chñ ®éng s¸ng t¹o cña chÝnh b¶n th©n nh»m khai th¸c tèt mäi nguån vËt t­ phôc vô s¶n xuÊt. HiÖn nay trªn lÜnh vùc vËt liÖu míi ®· cã nhiÒu nhãm c¸c nhµ khoa häc tiÕn hµnh víi sù gióp ®ì cña nhiÒu nhãm ngµnh kh¸c nhau. Tõ sù hîp t¸c nµy, ®· cã nhiÒu c«ng tr×nh ph¸t huy hiÖu qu¶ trong c¸c ngµnh nh­ d­îc,vËn t¶i biÓn, qu¶n lý m«i tr­êng...§Æc biÖt trong kho¶ng thêi gian vµi gÇn ®©y, cã mét gi¶i th­ëng s¸ng t¹o khoa häc c«ng nghÖ ViÖt Nam (VIFOTEC) do Liªn hiÖp c¸c Héi Khoa Häc vµ kü thuËt ViÖt Nam tæ chøc. Gi¶i th­ëng nµy ®· lµm cÇu nèi gi÷a nghiªn cøu s¸ng t¹o vµ thùc tiÔn. VËy t¹i sao c«ng ty CEC Hµ Néi kh«ng thÓ lµ c«ng ty ®i ®Çu trong ngµnh thiÕt bÞ n©ng h¹ cã sù hîp t¸c nghiªn cøu, s¸ng t¹o míi. Kh«ng nhÊt thiÕt c«ng ty ph¶i ®Çu t­ riªng h¼n mét bé phËn nghiªn cøu riªng vÒ vÊn ®Ò nµy mµ cã thÓ th«ng qua c¸c ®¬n vÞ c¸c tæ chøc nh­ trªn, c«ng ty trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp ®Çu t­ cho c¸c c«ng tr×nh nghiªn cøu ®ã. §ång thêi c«ng ty sÏ lµ sù gîi më, ®Þnh h­íng nghiªn cøu cho c¸c nhµ khoa häc vµ lµ mét sù ®¶m b¶o cho c¸c nhµ khoa häc vÒ sù tiªu thô “ s¶n phÈm trÝ tuÖ” mµ hä lµm ra. V× vËy, víi c¸c nghiªn cøu míi tiªn tiÕn, kh¶ thi c«ng ty nªn khuyÕn khÝch thö nghiÖm tÝnh ­u viÖt cña chóng vµ nhanh chãng ¸p dông vµo thùc tÕ nÕu thÊy nã ®em l¹i lîi Ých cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh. Thùc tÕ, ®èi víi ngµnh s¶n xuÊt c¸c s¶n phÈm cã tr×nh ®é kü thuËt cao, kÕt cÊu phøc t¹p nh­ s¶n phÈm thiÕt bÞ n©ng h¹...th× viÖc ®i tiªn phong trong nghiªn cøu vËt liÖu, thiÕt kÕ vµ c¶i tiÕn s¶n phÈm sÏ mang tÝnh sèng cßn ®èi víi sù ph¸t triÓn cña c«ng ty, nã lµ sù ®Çu t­ dµi h¹n, thÓ hiÖn mét tÇm nh×n chiÕn l­îc vµ lµ c¬ së cho sù ph¸t triÓn bÒn v÷ng cña c«ng ty. KÕt luËn Sau 8 n¨m ho¹t ®éng, c«ng ty Liªn doanh c¬ khÝ x©y dùng Hµ Néi ®· ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh c«ng ban ®Çu rÊt ®¸ng kÓ. Tuy nhiªn ®Ó ho¹t ®éng kinh doanh ngµy cµng cã hiÖu qu¶, c«ng ty cÇn hoµn thiÖt thªm mét sè lÜnh vùc trong ®ã cã lÜnh vùc qu¶n trÞ ho¹t ®éng mua vËt t­. §©y lµ ®iÒu kiÖn c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. Qua thùc tÕ nghiªn cøu vÒ c«ng t¸c tæ chøc ho¹t ®éng mua vËt t­ cña c«ng ty CEC Hµ Néi kÕt hîp víi kiÕn thøc ®­îc häc tËp ë nhµ tr­êng, em ®· hoµn thµnh chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp víi ®Ò tµi “ Mét sè gi¶i ph¸p hoµn thiÖn qu¶n trÞ ho¹t ®éng mua vËt t­ t¹i c«ng ty liªn doanh c¬ khÝ Hµ Néi ”. §©y lµ mét ®Ò tµi cã ph¹m vi kh«ng réng nh­ng ®©y lµ mét vÊn ®Ò liªn quan ®Õn kü thuËt nªn ®øng trªn gãc ®é qu¶n lý kinh tÕ th× viÖc t×m hiÓu cßn nhiÒu khã kh¨n. H¬n n÷a, do hiÓu biÕt lÝ luËn vµ kinh nghiÖm thùc tÕ cßn h¹n chÕ nªn bµi viÕt cña em kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. Em rÊt mong nhËn ®­îc sù gãp ý, chØ b¶o cña c« gi¸o h­íng dÉn vµ c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty ®Ó chuyªn ®Ò cña em ®­îc hoµn chØnh h¬n. Qua ®©y em xin bµy tá lêi c¶m ¬n ch©n thµnh tíi c« gi¸o h­íng dÉn NguyÔn ThÞ Tø cïng toµn thÓ c¸c c«, c¸c chó, c¸c anh chÞ trong c«ng ty ®· nhiÖt t×nh gióp ®ì vµ t¹o nhiÒu ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho em trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn chuyªn ®Ò nµy. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n! Môc lôc Danh môc tµi tiÖu tham kh¶o Gi¸o tr×nh Qu¶n trÞ doanh nghiÖp Kinh KÕ vµ tæ chøc s¶n xuÊt Kinh tÕ vµ qu¶n lý c«ng nghiÖp Tæ chøc s¶n xuÊt vµ t¸c nghiÖp Qu¶n trÞ th­¬ng m¹i Thèng kª th­¬ng m¹i S¸ch Tæ chøc s¶n xuÊt vµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp Qu¶n lý doanh nghiÖp trong c¬ chÕ thÞ tr­êng hiÖn nay Qu¶n trÞ ho¹t ®éng th­¬ng m¹i theo quan ®iÓm Marketing B¸o T¹p chÝ x©y dùng sè 3/2003 T¹p chÝ c«ng nghiÖp sè 1+2/ 2002 Thêi b¸o kinh tÕ sè 112/2002 C«ng ty Liªn doanh c¬ khÝ x©y dùng Hµ Néi NhËn xÐt cña c¬ quan thùc tËp KÝnh göi: Khoa Qu¶n trÞ kinh doanh Tr­êng §¹i häc kinh tÕ Quèc D©n Hµ Néi ........................................................................................................................