Công việc trợ lý giám đốc tại công ty TNHH thương mại quốc tế Unicoh

oát hoá chất một cách hiệu quả nhất. UIC còn tƣ vấn kỹ thuật và cách kiểm soát hoá chất cho khách hàng khi có yêu cầu để sản phẩm đầu ra đạt chất lƣợng cao nhất. Chính vì thế công ty chúng tôi không chỉ chuyên cung cấp hoá chất xử lý nƣớc thải mà còn tƣ vấn cách xử lý và quản lý ngay từ ban đầu để tránh ảnh hƣởng đến môi trƣờng về sau cho các công ty. Hiện tại chúng tôi có dịch vụ xử lý nƣớc cung cấp trong khu công nghiệp, nƣớc thải sản xuất của các ngành xi mạ, dệt nhuộm, giấy và giày da,… Vệ sinh đƣờng ống tháp giải nhiệt, nồi hơi tháp giải nhiệt, nồi hơi là những thiết bị rất quan trọng cho các công ty, nhà máy sản xuất liên tục. Nó gồm các hệ thống ống chứa nƣớc giải nhiệt cho nhà máy và tạo ra năng lƣợng đốt nóng cho sản xuất. Nếu một khi hệ thống đƣờng ống bị cáu cặn hay bị nghẽn do cặn bã, vi sinh vật lâu ngày sẽ làm tắc nghẽn lƣu thông đƣờng nƣớc và hệ thống ống bị ăn mòn thì sẽ không tránh khỏi những trục trặc trong sản xuất. Chính vì thế, chúng ta cần phải sử dụng hoá chất để ngăn chặn và bảo vệ đƣờng ống ngay từ đầu và thƣờng xuyên súc tẩy theo định kỳ. (Nguồn: tài liệu giới thiệu do công ty cung cấp) 1.2 Sơ đồ tổ chức Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 9 GIÁM ĐỐC Kinh doanh Marketing Kỹ Thuật Trợ lý Chăm sóc Khách Hàng Kế toán Hình 3 - Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh. (Nguồn: tác giả) Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 10 1.3 Chức năng các phòng ban 1.3.1 Phòng Kinh doanh Tìm kiếm khách hàng. Theo dõi hoạt động các hợp đồng đã ký. Thăm hỏi, duy trì các mối quan hệ với khách hàng cũ và hiện thời. Lên các kế hoạch tƣ vấn, báo giá, phác thảo các hợp đồng cho từng khách hàng cụ thể. Soạn thảo, chuẩn bị các tài liệu cần thiết phục vụ cho việc tƣ vấn dịch vụ cho khách. Liên lạc với khách, giới thiệu và tƣ vấn các sản phẩm, dịch vụ của công ty. Báo cáo kết quả kinh doanh định kì. 1.3.2 Phòng Marketing Lập chiến lƣợc quảng bá hình ảnh công ty và các sản phẩm, dịch vụ. Tổ chức các chƣơng trình Marketing khi có cần thiết. 1.3.3 Phòng Kỹ thuật Tìm hiểu, thí nghiệm, phát triển các sản phẩm mới cho công ty. Cung cấp các dịch vụ về kỹ thuật hóa chất. Chăm sóc, tiếp nhận và giải quyết yêu cầu của khách hàng về phần kỹ thuật. Trực tiếp khảo sát các công trƣờng, xí nghiệp của khách. Thiết kế các quy trình phù hợp với từng khách hàng cụ thể. 1.3.4 Phòng Chăm sóc khách hàng Chăm sóc và duy trì quan hệ đối với các khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ cùa công ty thƣờng xuyên. Hỗ trợ cho khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty. Tiếp nhận các vấn đề khách hàng gặp phải khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 11 Trực tiếp làm việc với đội ngũ trong kho và giao hàng. Trực tiếp lắng nghe và ghi nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng. Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng nhằm phục vụ tốt hơn. 1.3.5 Phòng Kế toán Tính toán kết quả hoạt động kinh doanh. Quản lý công văn, chứng từ, hóa đơn mua bán. Quyết toán sổ sách và thực hiện các nghiệp vụ kế toán. Quyết toán thuế và quản lý các khoản thu chi. Lập báo cáo thống kê tài chính và hạch toán kế toán hoạt động kinh doanh của công ty theo đúng quy định. 1.3.6 Trợ lý Thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc. Tiếp nhận các cuộc gọi, thƣ tín,… từ trong và ngoài công ty của Giám Đốc, sắp xếp, phân loại và báo cáo lại. Lên lịch làm việc, chuẩn bị tài liệu, hồ sơ cần thiết cho Giám đốc thƣờng ngày và trong thời gian đi công tác hay tham gia các cuộc họp, hội nghị,… Hỗ trợ Giám đốc trong việc xem xét hoạt động của các phòng ban. Xem xét các báo cáo kết quả từ các phòng ban và báo cáo Giám đốc. Làm nhiệm vụ thu – mua các thiết bị cần thiết cho công ty. Soạn thảo các hợp đồng kinh doanh cho công ty với từng khách hàng cụ thể. Quản lý công nợ. Soạn thảo hợp đồng lao động cho nhân viên mới. Thanh toán lƣơng cho từng phòng ban. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 12 Soạn thảo tin tuyển dụng và đăng tuyển nhân sự. Xếp lịch hẹn phỏng vấn cho ứng viên đủ điều kiện. Hƣớng dẫn các điều cơ bản cho nhân viên mới. Xem xét năng lực của nhân viên mới trong thời gian thử việc. Sắp xếp, lƣu trữ và quản lý hồ sơ công ty. Chuẩn bị các thủ tục, tài liệu cần thiết khi có các khách hàng cũng nhƣ đồng nghiệp từ Tổng công ty qua xem xét và làm việc. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 13 2. Các công việc đã làm và đƣợc hƣớng dẫn trong quá trình thực tập nhận thức Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh là một công ty trực thuộc nƣớc ngoài, nên môi trƣờng làm việc nơi đây rất năng động và đặc biệt công ty rất chú trọng trong việc đào tạo “ngƣời mới”. Ngay từ ngày đầu vào thực tập, tôi đã có cảm giác họ không xem tôi là một sinh viên thực tập mà nhƣ là một nhân viên mới. Các anh, chị đã hƣớng dẫn tôi rất tận tình, không ngoài mục đích hy vọng tôi có làm việc làm hiệu quả, góp phần “giảm tải” công việc của họ, bù lại tôi đã học đƣợc rất nhiều kinh nghiệm làm việc. Tôi thực sự ấn tƣợng các cung cách làm việc trong công ty, mỗi cá nhân nơi đây đều làm việc, tận dụng tất cả thời gian trong công ty. Vì lẽ đó, tôi đƣợc giao hầu nhƣ tất cả những việc mà một “sinh viên chƣa có chuyên môn” có thể làm đƣợc. Sau đây là một số công việc mà theo tôi là đáng ghi nhận. 2.1 Làm quen, tìm hiểu về công ty và các sản phẩm, dịch vụ kinh doanh. Cách thực hiện: Đọc các tài liệu đƣợc cung cấp miêu tả sơ nét về công ty, lên website công ty tìm kiếm tài liệu về sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp. Đƣợc hƣớng dẫn tham quan và làm quen với các phòng ban trực thuộc khác. Tham quan phòng nghiên cứu thí nghiệm, xem xét tận mắt các sản phẩm, đọc các tài liệu về quy trình sản xuất sản phẩm. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 14 Đọc quy định và nguyên tắc lảm việc tại công ty, đƣợc hƣớng dẫn sử dụng các loại thiết bị cơ bản của văn phòng, cách tra cứu tài liệu, cách sử dụng, đăng nhập vào máy tại công ty,… Hình 4 – một góc phòng thí nghiệm của công ty. (Nguồn: tác giả) Kết quả: Bƣớc đầu làm quen với môi trƣờng làm việc tại công ty, hiểu biết về các phòng ban, biết rõ nhƣng quy định, nguyên tắc trong công ty, cách sử dụng các thiết bị văn phòng theo đúng quy định,… Về mặt sản phẩm hóa chất và quy trình sản xuất, do không có kiến thức chuyên môn, nên chỉ hiểu sơ lƣợc về sản phẩm, dịch vụ của công ty. Kinh nghiệm: Cẩn phải chủ động tìm kiếm thông tin về công ty thông qua các website trƣớc để không mất thời gian trong công ty, đặc biệt là các thông tin sản phẩm để nắm bắt rõ hơn và nhanh hơn khi đƣợc nghe thuyết minh. Mạnh dạn hỏi những gì mình chƣa hiểu rõ để tránh sai sót trong quá trình làm việc và có thể hiểu biết thêm những thông tin không có trong tài liệu. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 15 2.2 Nhân sự 2.2.1 Soạn thảo tin tuyển dụng Cách thực hiện: Xem xét các yêu cầu cơ bản cần thiết về vị trí tuyển dụng nhƣ trình độ, kỹ năng, bằng cấp, thời gian làm việc,… do công ty cung cấp. Tham khảo các tin tuyển dụng cũ của công ty và bên ngoài, kết hợp với thông tin yêu cầu đƣợc cung cấp, soạn thảo thành tin tuyển dụng hoàn chỉnh. Gửi cho anh hƣớng dẫn sau khi hoàn thành, để anh chỉnh sửa và có thể đăng tuyển ra ngoài. Kết quả: Thiết kế đƣợc hai tin tuyển dụng cho vị trí nhân viên kinh doanh và thƣ ký văn phòng Thiết kế form tin tuyển dụng bằng tiếng Anh cho vị trí cần thiết. Do chƣa có kinh nghiệm nên đã hoàn thành trong thời gian khá dài. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 16 Hình 5 – Một phần mẩu tin tuyển dụng của công ty. (Nguồn: Website công ty) Kinh nghiệm: Cần hoàn thành công việc soạn thảo nhanh chóng hơn, không cần quá chú ý đến hình thức mà làm mất thời gian. Cần chủ động đƣa ra ý kiến về những điều bất hợp lý trong yêu cầu tuyển dụng. 2.2.2 Tìm kiếm nhân sự Cách thực hiện: Tra cứu các hồ sơ, CV đăng trên các Website việc làm, đọc và tìm kiếm các ứng viên phù hợp. Chủ động liên lạc thông qua hình thức điện thoại với các ứng viên phù hợp, mời họ gửi hồ sơ và tham gia phỏng vấn vào công ty. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 17 Kết quả: Tìm kiếm và nhận đƣợc hai sự đồng ý tham gia phỏng vấn của hai ứng viên vào vị trí nhân viên kinh doanh và thƣ ký văn phòng. Kinh nghiệm: Cần chú ý tìm hiểu kỹ các thông tin hồ sơ, CV trên Website để tránh mất thời gian liên lạc. Chuẩn bị thông tin đầy đủ hơn để có thể trả lời những thắc mắc từ các ứng viên. 2.2.3 Xem xét hồ sơ ứng tuyển, sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn Cách thực hiện: Đọc hồ sơ và CV của các ứng viên, dựa trên các yêu cầu cụ thể của từng vị trí mà công ty yêu cầu, lựa chọn ra những hồ sơ phù hợp. Gửi thƣ mời phỏng vấn đến các ứng viên phù hợp qua email. Thông báo lịch hẹn phỏng vấn đến các ứng viên nhằm xác định lại thời gian hẹn phỏng vấn, tiếp nhận ý kiến phản hồi. Sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn phù hợp cho ngƣời phỏng vấn và ứng viên. Kết quả: Tuyển đƣợc đủ vị trí yêu cầu trong thời hạn công ty đặt ra. Kinh nghiệm: Trong quá trình lựa chọn ứng viên, ngoài phù hợp yêu cầu, cần đọc thƣ xin việc để dựa vào cách thức viết phần nào đánh giá đƣợc sự nghiêm túc, tính cẩn thận cũng nhƣ một số tính cách khác của ứng viên. Kiểm tra kỹ các thông tin khi gửi thƣ mời phỏng vấn cũng nhƣ khi sắp xếp lịch hẹn nhằm tránh sai sót không đáng có. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 18 Phải điện thoại xác nhận lại lịch hẹn, tránh trƣờng hợp ứng viên không nhận đƣợc email hay không có ý tham gia vào buổi phỏng vấn. 2.2.4 Đào tạo, hƣớng dẫn nhân viên mới Cách thực hiện: Cung cấp đầy đủ các tài liệu, thông tin cần thiết cho nhân viên mới. Ngoài công việc cụ thể, hƣớng dẫn nhân viên mới những điều cơ bản, những quy định, nguyên tắc khi làm việc trong công ty. Sau khi hƣớng dẫn các điều cơ bản, thì đƣa họ đến các bộ phận đƣợc bổ nhiệm để đƣợc trƣởng bộ phận hƣớng dẫn chuyên môn. Theo dõi, giám sát cũng nhƣ đánh giá năng lực của nhân viên mới do bản thân trực tiếp hƣớng dẫn, còn đối với các nhân viên mới khác thì tiếp nhận đánh giá từ cấp trên trực thuộc của họ. Báo cáo kết quả lên cho Giám Đốc. Kết quả: Đánh giá đƣợc năng lực của các nhân viên mới trong thời gian thử việc. Gửi “Thƣ thôi việc” cho nhân viên kinh doanh mới dựa trên yêu cầu từ trƣởng phòng kinh doanh và sự chấp nhận của Giám đốc. Kinh nghiệm: Cần phải đề ra hƣớng giải quyết phù hợp kịp thời để tránh gây mất thời gian cho công ty và bản thân nhân viên mới. 2.2.5 Soạn thảo hợp đồng lao động Cách thực hiện: Dựa theo Form hợp đồng lao động có sẵn, điền đầy đủ thông tin và điều chỉnh một số điều khoản cho phù hợp. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 19 Kết quả: Soạn thảo đƣợc 2 bản hợp đồng lao động cho 2 nhân viên mới vào công ty: 1 nhân viên kinh doanh và 1 thƣ ký văn phòng. Kinh nghiệm: Do vị trí, tính chất công việc nên mức lƣơng hƣởng cũng nhƣ các chế độ khác của từng nhân viên sẽ không giống nhau. Do đó, cần phải soạn thảo hợp đồng lao động cho từng đối tƣợng cụ thể, và đây là văn kiện có giá trị pháp lý nên khi soạn thảo cần thận trọng để tránh sai sót đáng tiếc. Mọi thông tin trong hợp đồng lao động là bảo mật, chỉ những bên liên quan đƣợc biết. 2.2.6 Soạn thảo các Form phục vụ cho bộ phận nhân sự Cách thực hiện: Tiếp nhận các yêu cầu về các vấn đề từ Giám Đốc. Tham khảo các Form có sẵn từ trong và ngoài công ty. Soạn thảo các Form phù hợp với công ty. Kết quả: Soạn thảo đƣợc gần 20 Form phục vụ cho các yêu cầu về nhân sự trong công ty bằng 2 thứ tiếng. Kinh nghiệm: Cần chủ động nghĩ ra các yêu cầu, bổ sung thêm các Form ngoài những gì đƣợc yêu cầu, sáng tạo, thiết kế bổ sung những nội dung cần thiết. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 20 2.3 Hành chính – văn phòng 2.3.1 Sắp xếp, thay mới và lƣu trữ hồ sơ khách hàng. Cách thực hiện: Hồ sơ khách hàng Sắp xếp theo tên từng khách hàng cụ thể và theo từng năm. Bao gồm thông tin, hợp đồng, tài liệu khác… Xem xét, phân loại các tài liệu: tài liệu quan trọng thì xếp vào “tài liệu 2013” còn không quan trọng thì lƣu trữ vào “tài liệu 2012 cũ”. Các tải liệu khác Xem xét mức độ quan trọng, giữ lại hoặc lƣu trữ vào kho dữ liệu. Phân loại theo từng mục cụ thể, các tài liệu liên quan đến phòng ban nào thì đƣa về cho phòng ban đó lƣu trữ Kết quả: Thay mới các tập hồ sơ cho năm 2013 và phân loại đƣợc cụ thể, rõ ràng hơn, giúp cho việc tìm kiếm tài liệu đƣợc thuận lợi. Kinh nghiệm: Đổi mới các tập tài liệu qua từng năm giúp cho tài liệu đƣợc bảo quản tốt hơn, hạn chế mất mác và hỗ trợ việc tìm kiếm dễ dàng hơn. 2.3.2 Đóng dấu tài liệu, hợp đồng Cách thực hiện: Đóng dấu tên công ty, con dấu tên Giám đốc và đƣa Giám đốc kí tên trong các bản hợp đồng và các tài liệu cần thiết. Bảo quản con dấu công ty và các con dấu khác đúng nơi quy định và bảo mật. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 21 Kết quả: Đóng dấu công ty, con dấu tên Giám đốc trong các hồ sơ, hợp đồng. Kinh nghiệm: Học đƣợc cách đóng dấu các văn bản, hợp đồng. Biết vị trí đóng dấu công ty và con dấu tên Giám đốc trong Hợp đồng 2.3.3 Mua văn phòng phẩm, thiết bị cần thiết. Cách thực hiện: Nhận yêu cầu về các thiết bị cũng nhƣ các nhu cầu về văn phòng phẩm từ Giám đốc và các phòng ban khác. Tìm kiếm các nhà cung cấp và yêu cầu báo giá So sánh giá và lựa chọn nhà cung cấp hợp lý nhất Báo cáo và đƣợc sự chấp nhận từ Giám đốc Liên lạc với nhà cung cấp và tiến hành quá trình mua hàng. Kết quả: Mua đƣợc tủ sấy theo đúng yêu cầu từ Giám đốc và mua đầy đủ văn phòng phẩm khác cho các bộ phận. Nhận đƣợc bảng báo giá của các công ty theo kỳ nên thông tin các sản phẩm cần mua đƣợc cập nhật và dễ dàng tìm đƣợc nhà cung cấp hợp lý, Kinh nghiệm: Cần cân đối nhu cầu văn phòng phẩm để xác định số lƣợng cần mua, tránh trƣờng hợp thiếu hay thừa. Cập nhật thông tin cần thiết về các sản phẩm nhằm phục vụ cho hoạt động trong công ty đƣợc hiệu quả Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 22 2.3.4 Soạn thảo tài liệu, hợp đồng, biên bản cuộc họp Cách thực hiện: Chuẩn bị tài liệu cần thiết cho Giám đốc trƣớc mỗi cuộc họp đầu tuần. Ghi tóm tắt biên bản cuộc họp đầu tuần. Kết quả: Soạn thảo đƣợc một hợp đồng kinh doanh. Ghi tóm tắt biên bản cuộc họp hàng tuần. Phân phồi bản ghi đến các phòng ban. Kinh nghiệm: Biết đƣợc cách thiết kế hợp đồng kinh doanh phù hợp với công ty. Ghi nhanh và chỉ ghi tóm tắt các ý chính quan trọng của buổi họp. 2.4 Các công việc khác 2.4.1 Gửi đơn trình lên cơ quan Bảo hiểm xã hội quận 1 về vấn đề biến động nhân sự Cách thực hiện: Chuẩn bị hồ sơ về vấn đề giảm nhân sự, cụ thể là việc bảo hiểm cho nhân viên. Đọc và làm theo các bƣớc đƣợc hƣớng dẫn từ tài liệu mà cơ quan bảo hiểm cung cấp. Kết quả: Do mới là lần đầu tiên và sơ sót trong quá trình làm hồ sơ (vì hƣớng dẫn rất nhiều mục) nên đã phải mất rất nhiều thời gian chuẩn bị hồ sơ. Vì số lƣợng ngƣời đến cơ quan bảo hiểm rất đông nên tiến trình nộp hồ sơ mất cả nửa ngày. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 23 Đã nộp đƣợc hồ sơ theo đúng yêu cầu. Kinh nghiệm: Cần đọc kĩ các hƣớng dẫn để tránh sai sót trong quá trình làm hồ sơ. Với một nơi làm việc đông ngƣời nhƣ cơ quan bảo hiểm thì phải sắp xếp thời gian lấy số trƣớc, sau đó đi làm việc khác, để không mất thời gian ngồi đợi. Nếu có thể quen biết với các nhân viên ở cơ quan bảo hiểm, thì sẽ làm dễ dàng và nhanh chóng hơn. 2.4.2 Kiểm tra sổ phụ, chuyển tiền xuống kho và cho các đối tƣợng đƣợc yêu cầu Cách thực hiện: Chuẩn bị hồ sơ cần thiết (Giấy rút tiền, yêu cầu chuyển khoản,…) điền vào form có sẵn mà các Ngân hàng cung cấp cho công ty. Xem xét thật kĩ các thông tin, đặc biệt là thông tin về ngƣời nhận, số tiền để tránh sai sót. Khi rút tiền thì phải đếm kĩ và bảo quản thật tốt, tránh các trƣờng hợp không đáng có. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 24 Hình 6 – Ngân hàng CommonwealthBank (Nguồn: tác giả) Kết quả: Do đƣợc hƣớng dẫn kĩ càng nên đã hoàn thành công việc một cách trôi chảy. Đã chuyển tiền xuống kho kịp thời và rút tiền đủ theo yêu cầu. Đã lấy đƣợc sổ phụ tại Ngân hàng EximBank cho công ty. Kinh nghiệm: Đối với những giao dịch tại các Ngân hàng Quốc tế (CommonwealthBank), thƣờng giao dịch sẽ rất nhanh, còn tại các Ngân hàng còn lại thì do số lƣợng khách đông nên thƣờng phải đợi khá lâu, do đó nên đi vào những lúc mình không có việc gì gấp hoặc nhờ nhân viên tại Ngân hàng mà mình quen lấy số trƣớc. Trong khi lấy sổ phụ, phải gọi điện lên cho Ngân hàng báo trƣớc để khi lên lấy có thể đƣợc nhanh chóng. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 25 2.4.3 Kiểm tra lịch sử giao dịch tài khoản của công ty Cách thực hiện: Từ những thông tin đƣợc cung cấp, đăng nhập vào hệ thống Ngân hàng thông qua Website. Xem xét và chọn lọc các lịch sử giao dịch quan trọng, ghi lại thông tin cần thiết và báo cáo lên cho Giám đốc. Kết quả: Đã hoàn thành báo cáo theo đúng hƣớng dẫn và yêu cầu từ Giám đốc. Do đây là lầu đầu làm công việc này nên đã hơi bỡ ngỡ, phải hỏi lại rất nhiều lần và mất khá nhiều thời gian. Kinh nghiệm: Chú ý rằng đây là các thông tin cần đƣợc bảo mật, do đó tuyệt đối phải làm theo hƣớng dẫn từng bƣớc, sau đó cẩn thận ghi lại để tránh sai sót. Mọi thông tin về tài khoản sau khi đăng nhập hệ thống, phải ghi nhớ chứ không lƣu trữ trong máy tính. Báo cáo chỉ làm một bản và chỉ trình lên cho Giám đốc. 2.4.4 Theo dõi công nợ của khách hàng, soạn thảo bản đối chiếu công nợ và yêu cầu thanh toán đối với các khoản nợ đến hạn. Cách thực hiện: Dựa vào “Bảng theo dõi công nợ” đƣợc cung cấp, xem xét và lọc ra các khoản nợ đến hạn. Báo cáo lên cho Giám đốc. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 26 Soạn thảo bản đối chiếu công nợ cho các khách hàng yêu cầu. Hình 7 – Một phần bảng theo dõi công nợ. (Nguồn: tác giả) Kết quả: Đã kiểm tra và hoàn thành báo cáo về công nợ đạt yêu cầu. Soạn thảo đƣợc một bản đối chiếu công nợ cho khách. Đối với việc gửi yêu cầu thanh toán, đã gửi Fax cho khách nhƣng nhận đƣợc phản hồi yêu cầu phải gửi EMS, do đó phải nhờ anh nhân viên khác gửi hộ. Gọi điện xác nhận các tài liệu đã gửi. Kinh nghiệm: Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 27 Công nợ của khách có thông tin khách hàng nên khi xem xét cũng phải bảo mật thông tin, và phải xem xét cho kĩ để tránh sai sót. Phải gọi điện xác nhận các tài liệu đã gửi, tránh trƣờng hợp chậm trễ hay khách không nhận đƣợc tài liệu. Đối với các tài liệu quan trọng, đòi hỏi phải có xác nhận bằng dấu mộc đỏ thì phải gửi bằng EMS khi đƣợc yêu cầu. 2.4.5 Hoàn thành bảng tổng hợp chi tiết chi tiêu Cách thực hiện: Dựa vào tài liệu và thông tin đƣợc cung cấp, kiểm tra chi tiêu các tháng trƣớc của năm 2012, sau đó bổ sung chi tiết chi tiêu các tháng tiếp theo. Trình lên Giám đốc xem xét và báo cáo về Tổng công ty. Hình 8 – một phần báo cáo chi tiết chi tiêu của công ty 2012. (Nguồn: tác giả) Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 28 Kết quả: Do chƣa có kinh nghiệm nên đã phải chỉnh sửa khá nhiều và mất nhiều thời gian. Mắc phải một số sai sót nhƣng đã đƣợc bổ sung và chỉnh sửa. Hoàn thành bảng chi tiết chi tiêu công ty 2012 bằng tiếng Anh. Kinh nghiệm: Xem xét kĩ các báo cáo về chi tiết chi tiêu nhận đƣợc từ các phòng ban, xem tính hợp lý, phát hiện chỗ không đúng thì phải mạnh dạn hỏi lại. Thật cẩn thận không để sai sót trong báo cáo chi tiêu. Phải hoàn thành nhanh chóng nhƣng phải đảm bảo tính chính xác. Do phải làm bảng báo cáo tiếng Anh, nên cần phải biết nguyên tắc dùng từ trong công ty cho dễ hiểu và hợp lý. 2.4.6 Đƣợc hƣớng dẫn xem xét và theo dõi báo cáo xuất nhập tồn kho Cách thực hiện: Đƣợc chị Dung chỉ dẫn cách xem xét và kiểm tra các báo cáo, cũng nhƣ cách xác nhận các thông tin. Kết quả: Do mới vào công ty nên không hiểu các báo cáo này, khó khăn trong việc xem xét. Báo cáo với chị là không hiều và xin làm công việc khác trong khả năng. Kinh nghiệm: Cần mạnh dạn hỏi những gì mình chƣa hiểu. Khi thấy không làm đƣợc thì phải trình bày khó khăn và xin làm công việc trong khả năng. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 29 2.4.7 Công việc tiếp đón ban lãnh đạo, các kỹ sƣ từ Tổng công ty sang xem xét và làm việc. Cách thực hiện: Chuẩn bị các báo cáo, tài liệu và hồ sơ cần thiết. Cụ thể là phải chuyển tất cả tài liệu sang tiếng Anh sao cho dễ hiểu vì ban lãnh đạo chủ yếu là ngƣời Hàn Quốc. Chuẩn bị các việc cần thiết cho họ nhƣ các buổi chiêu đãi, các buổi họp nội bộ, nơi ở, phƣơng tiện đi lại, chuẩn bị vé máy bay khi họ có nhu cầu đi thăm các khách hàng trong nƣớc (chủ yếu là Hà Nội) thì phải đặt khách sạn, xe đƣa đón, sau đó thông báo cho khách hàng biết. Thông báo đến các phòng ban để họ chuẩn bị. Kết quả: Quá trình tiếp đón nhìn chung thuận lợi. Xảy ra sai sót trong khâu thủ tục của ban lãnh đạo. Cụ thể do VISA tại Việt Nam của một vị lãnh đạo hết hạn, do đó khi có nhu cầu bay ra Hà Nội, vị này đã phải ở lại, công ty đã bị thiệt hại tiền vé máy bay và vị này phải trễ 1 ngày. Kinh nghiệm: Biết đƣợc những việc cần thiết khi đón một đoàn lãnh đạo từ nƣớc ngoài sang. Đặc biệt chú ý đến các thủ tục, cụ thể là VISA của các vị lãnh đạo, để tránh trƣờng hợp trễ kế hoạch của họ. Cẩn chủ động giao tiếp và vui vẻ, thân thiện hơn với những đồng nghiệp và học cách giao tiếp “khôn khéo” của họ. Nhìn chung lại các công việc mình đã làm và ghi nhận, tôi nhận xét đây chỉ là các công việc đơn giản, không đòi hỏi kiến thức chuyên môn hay các kỹ năng “cao siêu”, nên tôi nghĩ mình đã hoàn thành khá tốt tất cả các việc trên. Để ngƣời đọc nhìn nhận rõ hơn về Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 30 quá trình thực tập cũng nhƣ hiểu rõ hơn về suy nghĩ của tôi, sau đây tôi xin đƣa ra các khó khăn, thuận lợi, “những nhận thức chân thành” cả về bản thân lẫn môi trƣờng làm việc, bên cạnh đó là bổ sung thêm các “kế hoạch tiếp theo” cho bản thân sau này. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 31 3. Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực tập 3.1 Thuận lợi Trƣớc khi đi thực tập, tôi nhận đƣợc sự hƣớng dẫn tận tình và rõ ràng từ các anh chị hỗ trợ sinh viên của trƣờng Đại học Hoa Sen, giúp tôi chuẩn bị các tài liệu, hồ sơ và tinh thần tốt hơn cho đợt thực tập nhận thức. Tôi đƣợc công ty cung cấp những vật dụng cần thiết để làm việc nhƣ: laptop, bàn làm việc riêng,… Đƣợc cấp trên tin tƣởng và giao nhiều việc để tôi tích lũy nhiều kinh nghiệm hơn. Công việc đƣợc giao đa dạng giúp tôi có nhiều trải nghiệm và kiến thức ở các mảng công việc khác nhau. Đƣợc cung cấp chi phí ăn uống và đi lại trong khi thực tập. Nhận đƣợc sự hƣớng dẫn tận tình từ Giám đốc và anh Hùng, chị Dung. Môi trƣờng có đồng nghiệp ngƣời nƣớc ngoài, năng động và đầy tính cạnh tranh, thúc đẩy tôi cố gắng hơn và tạo cơ hội cho tôi học hỏi tác phong làm việc cũng nhƣ giao tiếp ứng xử trong công ty. Đƣợc cung cấp và cho phép xem các tài liệu một cách đầy đủ giúp tôi hiểu rõ hơn và hoàn thành công việc một cách tốt hơn. Công ty tạo điều kiện cho tôi ra ngoài để có cơ hội tiếp xúc với môi trƣờng làm việc thực tế ngoài công ty. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 32 Tôi nhận đƣợc sự hƣớng dẫn tận tình của Giảng viên hƣớng dẫn - Cô Tô Thị Tú Trang, cô đã tận tình chỉ bảo tôi cách hoàn thành báo cáo cũng nhƣ giải quyết các vấn đề trong quá trình thực tập nhận thức mà tôi gặp phải. 3.2 Khó khăn Những ngày đầu vào công ty, tôi gặp khó khăn về vấn đề đi lại do công ty ở xa nhà và các vấn đề về chỗ gửi xe, ra vào công ty vì tôi không có thẻ nhân viên. Trong khi tôi vào thực tập thì do công ty chƣa có bộ phận Nhân sự, đồng thời có biến động nhân sự nên tôi phải làm một số công việc về nhân sự mà mình chƣa có kinh nghiệm nên bỡ ngỡ và đôi khi làm sai sót công việc. Trong công ty, tôi là ngƣời nhỏ tuổi nhất và lại chỉ là sinh viên thực tập nên ban đầu tôi gặp rất nhiều khó khăn trong việc thông báo các yêu cầu từ Giám đốc cho các phòng ban, yêu cầu tài liệu từ họ, và ngay cả sau này trong việc hƣớng dẫn nhân viên mới, tôi cũng e dè và không thoải mái. Do môi trƣờng làm việc có nhân viên là ngƣời nƣớc ngoài, với trình độ ngoại ngữ không thực sự tốt, tôi giao tiếp không thoải mái và tự nhiên với các nhân viên ngƣời nƣớc ngoài. Bên cạnh đó, do sự khác nhau về văn hóa ứng xử, nên đôi khi tôi mắc các lỗi trong khi giao tiếp. Ban đầu chƣa thực sự quen với cách làm việc phải tuân theo những nguyên tắc và quy định chặt chẽ của công ty, cũng nhƣ chƣa thích nghi với lịch làm việc dày đặc. Trong quá trình thực tập, tôi còn học thêm ngoại ngữ và các kỹ năng khác bên ngoài nên khó khăn về vấn đề thời gian và sức khỏe. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 33 4. Tự đánh giá bản thân Nhìn lại quá trình thực tập nhận thức tại công ty Unicoh, điều tôi thực sự hài lòng về bản thân mình nhất chính là sự nỗ lực hết mình trong công việc - tôi đã sẵn sàng nhận làm những việc tôi chƣa từng làm hoặc thậm chí là trong tôi chƣa hề có khái niệm về nó, có nhiều trƣờng hợp tôi phải lên mạng tìm các hƣớng dẫn để làm, dù còn nhiều sai sót nhƣng tôi nghĩ là mình cũng đã hoàn thành khá tốt các việc đƣợc giao. Ƣu điểm thứ hai tôi cảm thấy ở bản thân mình là tinh thần trách nhiệm thể hiện qua việc tôi luôn đến công ty đúng giờ và cố gắng hoàn thành công việc đúng hạn, cẩn thận nhất và tốt nhất trong khả năng của bản thân. Bên cạnh đó, tôi đã cố gắng học hỏi thật nhiều từ mọi việc tôi làm lẫn các việc tôi đƣợc hƣớng dẫn, từ những ngƣời tôi có cơ hội tiếp xúc trong và ngoài công ty,… ghi chép thật cẩn thận những gì mà tôi cho là cần thiết ở lần báo cáo thực tập lẫn công việc sau này. Điều thứ tƣ tôi cảm thấy hài lòng về bản thân đó là đã khắc phục đƣợc sự e dè, bỡ ngỡ ban đầu, đã cảm thấy tự tin và mạnh dạn đƣa ra ý kiến của mình trong mọi tình huống. Điều thứ năm và cũng là điểm cuối cùng tôi nhận thấy mình đã thay đổi theo chiều hƣớng tốt đó là tôi đã vƣợt qua đƣợc sự “ham vui” của tuổi trẻ, đã không còn mang tƣ tƣởng “từ từ” - Tôi cảm thấy bản thân đã thích nghi đƣợc với môi trƣờng doanh nghiệp đầy cạnh tranh, đã biết cách sắp xếp thời gian hợp lý, biết cách làm việc theo kế hoạch nhằm cân bằng thời gian giữa học tập, làm việc với nghỉ ngơi, đã quen dần với khối lƣợng công việc dày đặc, tạo cho bản thân phong cách làm việc nghiêm túc, tuyệt đối tuân thủ các quy định, nguyên tắc trong công ty, hạn chế sự phê bình và tránh sai sót khi làm việc. Trong suốt khoảng thời gian thực tập tại công ty, dù đã thực sự nỗ lực, cố gắng hết mình cho công việc, nhƣng với kiến thức hạn hẹp và các kỹ năng còn yếu của một sinh viên thực tập, sự thiếu kinh nghiệm của một ngƣời chƣa từng ra xã hội làm việc cùng với bản Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 34 tính nóng vội, bồng bột và “cầu toàn” của tuổi trẻ, nơi bản thân tôi vẫn còn tồn tại rất rất nhiều điểm yếu kém: Đó là những lần do thiếu kiến thức, kỹ năng tôi đã soạn thảo các tài liệu thiếu nhiều chi tiết cần thiềt, phải phiền các anh chị bổ sung, sửa chữa và hƣớng dẫn lại cho tôi từng bƣớc, làm mất khá nhiều thời gian làm việc của các anh chị hƣớng dẫn. Đó là những khi đƣa ra các ý kiến “thiếu suy nghĩ” xuất phát từ sự thiếu kinh nghiệm giải quyết vấn đề của bản thân. Trong nhiều trƣờng hợp, do nóng vội nên kết quả công việc còn nhiều sai sót không đáng có, đôi khi lại quá “cầu toàn” và quá cẩn thận khiến cho tiến trình công việc bị chậm trễ. Đặc biệt, do tuổi đời còn trẻ, tôi cảm thấy bản thân thực sự yếu kém trong vấn đề giao tiếp với mọi ngƣời trong và ngoài công ty, thiếu hoàn toàn sự khôn khéo cần có trong việc giải quyết vấn đề, ứng xử nhất là trong các tình huống “khó xử”, cụ thể là tôi chƣa “vƣợt qua” đƣợc bản tính nhút nhát, chƣa chủ động làm quen, nói chuyện đƣợc với mọi ngƣời trong công ty, đặc biệt là với các đồng nghiệp, các lãnh đạo ngƣời nƣớc ngoài, tôi cảm thấy mình thực sự chƣa tạo đƣợc thiện cảm nơi bản thân họ - nói thêm là do trình độ ngoại ngữ giao tiếp chƣa cao nên tôi không tự tin khi giao tiếp và làm việc với họ, kết quả dẫn đến là mối quan hệ của tôi với họ chƣa thực sự tốt – Điều này thực sự làm tôi lo ngại vì bàn thân tôi hiểu rõ vấn đề tạo đƣợc thiện cảm và xây dựng đƣợc các mối quan hệ tốt đẹp sẽ giúp ích cho bản thân rất nhiều, chắc chắn sẽ gặp nhiều thuận lợi trong quá trình làm việc sau này, do đó tôi luôn đặt nặng vấn đề khắc phục “khuyết điểm” này của mình. Nhƣng dẫu sao hiện tại tôi chỉ mới là sinh viên thực tập, những gì làm đƣợc đủ để tôi hài lòng “trong giây phút hiện tại” với bản thân mình vì đơn giản mục tiêu chính của tôi lúc này là hoàn thành đợt thực tập nhận thức một cách tốt nhất có thể và tôi nghĩ mình đã làm khá tốt. Cuối cùng, tôi hy vọng với khoảng thời gian còn lại học tại trƣờng đủ để tôi “hoàn thiện” các ƣu điểm của mình và khắc phục những điểm yếu kém còn tồn tại. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 35 5. Nhận thức môi trƣờng làm việc trong công ty và bài học kinh nghiệm đúc kết cho bản thân Thông qua gần 7 tuần thực tập nhận thức tại công ty Unicoh, điều tôi nhận thấy rõ ràng là môi trƣờng làm việc trong một công ty khác biệt hoàn toàn so với những môi trƣờng mà trƣớc đây tôi trải qua – không thoải mái nhƣ ở nhà, không chân thật nhƣ ở trƣờng, mà theo bản thân tôi, điểm nổi bật ở công ty là sự cạnh tranh. Bản thân tôi lúc đầu thực sự cảm thấy “choáng ngợp” với điểm nổi bật này, tôi cũng đã hình dung trƣớc nhƣng đã không nghĩ nó lại “mạnh mẽ” nhƣ thế. May mắn thay, sau một thời gian thực tập, nhận đƣợc sự chia sẻ tận tình từ một số anh chị, tôi đã dần dần hiểu và “chấp nhận” môi trƣờng này, đã thích nghi và cảm thấy bình thƣờng hơn. Cụ thể công ty Unicoh là một công ty trực thuộc một công ty tại Hàn Quốc, chịu sự quản lý và giám sát từ Tổng công ty, nhân viên thì đa dạng sắc tộc nên sự cạnh tranh theo tôi là lớn hơn các công ty khác và tồn tại sự phân biệt giữ nhân viên ngƣời Việt và ngƣời nƣớc ngoài. Nhận thức trong tôi thực sự thay đổi sau thời gian thực tập, tôi đã cảm thấy năng lực làm việc cao, trình độ chuyên môn tốt,… không tuyệt đối là yếu tố quyết định mà đôi khi chỉ là “yếu tố cần” của sự thành công trong công việc. Trƣớc đây, tôi luôn “ngây thơ” nghĩ cố gắng làm việc là đủ, nhƣng giờ tôi lại nghĩ sự khéo léo trong ứng xử, giao tiếp và các mối quan hệ tốt đẹp trong công ty mới là “tấm khiên” tạo ra sự “an toàn” – đặc biệt là mối quan hệ với ban lãnh đạo, những ngƣời trực tiếp giám sát và “quyết định số phận” của các nhân viên. Ngoài các bài học về nghiệp vụ, thì có lẽ bài học về giao tiếp, ứng xử là bài học “đáng ghi nhớ” nhất mà tôi đã đúc kết đƣợc cho bản thân mình. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 36 6. Kế hoạch Kỳ thực tập nhận thức vừa qua đã làm thay đổi suy nghĩ trong tôi, từ đó tôi có thể đặt ra các kế hoạch cụ thể cho thời gian còn lại học tại trƣờng hay xa hơn là kế hoạch trong tƣơng lai của tôi. Quá trình tuyển chọn hồ sơ và quyết định chọn ứng viên đã cho tôi thấy yếu tố thành tích học tập là yếu tố nhà tuyển dụng xem xét đầu tiên trong quá trình tuyển chọn hồ sơ. Vì thế “kế hoạch” tiếp theo của tôi sau kỳ thực tập nhận thức là nỗ lực hơn nữa trong học tập nhằm mang lại thành tích tốt nhất có thể. Bên cạnh đó, tôi cũng sẽ tham gia các khóa học ngoại ngữ và các lớp kỹ năng mềm khác nhằm cải thiện bản thân hơn. Đặc biệt, thông qua quá trình làm việc và có nhiều cơ hội tiếp xúc với Giám đốc – hình mẫu mà tôi luôn hƣớng tới, tôi nhận thấy giữa tôi và chị có sự khác biệt quá lớn, ngoài kiến thức sâu rộng, thông thạo chuyên môn, trình độ ngoại ngữ cao,… tôi thực sự ấn tƣợng với sự khéo léo trong việc giải quyết tình huống, ứng xử với cấp trên và cấp dƣới của chị. Tôi nghĩ đây sẽ là những điều mà không một khóa học hoặc một cuốn sách nào có thể dạy tôi đƣợc, tôi có thể đƣợc biết thông qua kinh nghiệm đƣợc chia sẻ từ các anh chị đi trƣớc, nhƣng tôi biết bản thân chỉ có thể thực sự hiểu và “đạt đƣợc bài học này” một cách thấu đáo từ những trải nghiệm thực tế. Do đó, ngoài việc học tôi sẽ tham gia hoạt động trong các tổ chức đoàn thể hoặc tìm một công việc part-time để có thể cải thiện khả năng giao tiếp và xử lý tình huống. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 37 7. Kết luận Sau khi trải nghiệm toàn bộ quá trình từ lúc chuẩn bị, thực tập làm việc đến khi làm báo cáo, nhìn lại các mục tiêu ban đầu, tôi đã đƣa ra các nhận xét: Với mục tiêu hoàn thành các công việc đƣợc giao tôi nghĩ là mình đã đạt đƣợc, đa số công việc tôi đều hoàn thành đúng thời hạn và đạt yêu cầu, những điểm tồn tại chỉ là những sai sót nhỏ. Tôi cũng đã đƣợc tin tƣởng, giao phó nhiều công việc nên đã tích lũy đƣợc khá nhiều kinh nghiệm và các tài liệu cần thiết, phục vụ cho báo cáo thực tập, và vấn đề kết quả báo cáo thì tôi chỉ có thể hy vọng những “nỗ lực” của bản thân sẽ đƣợc ghi nhận và đánh giá cao. Tôi nghĩ mình chƣa thực sự đạt đƣợc mục tiêu thứ hai vì trong thời gian chỉ gần 7 tuần, tôi không thể hiểu rõ về công ty mình thực tập, một lý do khác là do phần lớn thời gian dành cho việc thực hiện các yêu cầu công việc, nên ít có cơ hội tìm hiểu, đặc biệt là các phòng ban khác. Hiện tại, tôi chỉ biết các chi tiết “sơ nét” về một công ty kinh doanh chứ chƣa thực sự hiểu một công ty muốn hình thành và phát triển thì cần những gì. Công ty Unicoh hiện tại chƣa xây dựng bộ phận Nhân sự, nên ngoài công việc của một trợ lý thực tập, tôi đƣợc phân công làm thêm việc liên quan đến Nhân sự, nên trong nhiều trƣờng hợp tôi cũng không xác định đƣợc các kiến thức, công việc chủ yếu của một trợ lý cần phải có. Vì lẽ đó, với mục tiêu này tôi nghĩ mình đạt đƣợc 75%, nhƣng bù lại tôi “thu hoạch” đƣợc kiến thức và kinh nghiệm liên quan đến công việc của bộ phận Nhân sự. Với mục tiêu tạo quan hệ tốt đẹp với nhân viên trong công ty, nhằm học hỏi tác phong làm việc của họ - đặc biệt là cấp lãnh đạo, tôi nghĩ mình hoàn thành khá tốt. Ban đầu, có Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 38 thể quan hệ giữa tôi với các phòng ban khác chƣa thực sự tốt, nhƣng dần dần nhờ sự hƣớng dẫn, chia sẻ tận tình của chị Dung, tôi khắc phục đƣợc phần nào khả năng giao tiếp, ứng xử nên quan hệ đã đƣợc cải thiện. Tôi may mắn đƣợc làm việc và tiếp xúc trực tiếp với Giám đốc, nên đã học hỏi đƣợc rất nhiều trong cách làm việc cũng nhƣ giao tiếp của chị. Mục tiêu cuối cùng tôi gần nhƣ hoàn toàn đạt đƣợc, với tính cách thẳng thắn cùng suy nghĩ thấu đáo tôi đã nhận định gần nhƣ rõ ràng những ƣu điểm cũng nhƣ những thiếu sót của bản thân, đƣa ra các kế hoạch cụ thể nhằm hoàn thiện bản thân mình. Trải qua quá trình “đối mặt thực tế”, tôi đã hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của kỳ thực tập nhận thức, “môn học đặc biệt” này thực sự giúp tôi trƣởng thành hơn, thay những suy nghĩ “non nớt” bằng các suy nghĩ chín chắn, nhận thức rõ ràng những vấn đề mà trƣớc đây tôi hình dung chƣa đúng hoặc chƣa bao giờ nghĩ tới. Tôi có cơ hội “đào sâu” bản thân hơn, nhận diện những yếu kém, phát hiện những ƣu điểm của bản thân. Để từ đó phát huy điểm mạnh và khắc phục khuyết điểm của bản thân, không ngoài mục đích giúp bản thân tự tin và thuận lợi trên “con đƣờng” tiếp theo sau này phải đi sau khi rời khỏi ghế nhà trƣờng. Mong nhận đƣợc các ý kiến phản hồi thẳng thắn từ Giảng viên xem xét và đánh giá. Trân trọng. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 39 Tài liệu tham khảo Các tài liệu đƣợc cung cấp trong nội bộ công ty Website của công ty: Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 40 Phụ lục Thƣ mời phỏng vấn THƢ MỜI PHỎNG VẤN Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh cảm ơn sự quan tâm của Anh (Chị) đối với vị trí mà chúng tôi đang tuyển dụng. Chúng tôi đã xem qua hồ sơ ứng tuyển và thực sự ấn tƣợng với trình độ cũng nhƣ kinh nghiệm làm việc của Anh (Chị). Chúng tôi tin tƣởng Anh (Chị) phù hợp với những tiêu chí mà chúng tôi yêu cầu, tuy nhiên, để xác định lại những nhận định đó chúng ta cần gặp trực tiếp và trao đổi với nhau. Do đó, chúng tôi trân trọng mời Anh (Chị) đến tham gia phỏng vấn tại công ty chúng tôi. Thời gian: ………………………………….. Địa điểm: Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh. 123 Lê Lợi, P. Bến Thành, Q. 1, TP. Hồ Chí Minh. Mong Anh (Chị) sắp xếp thời gian tham gia phỏng vấn. Trong trƣờng hợp Anh (Chị) không thể tham gia theo lịch hẹn, vui lòng liên hệ …………… để đƣợc hỗ trợ. Trân trọng. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 41 Thƣ mời nhận việc THƢ MỜI NHẬN VIỆC Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh chân thành cảm ơn sự quan tâm của Anh (Chị) đối với vị trí mà chúng tôi tuyển dụng. Sau khi xem xét hồ sơ và trao đổi trực tiếp với Anh (Chị), chúng tôi cảm thấy Anh (Chị) hoàn toàn phù hợp với công việc này. Vì thế, chúng tôi trân trọng thông báo mời Anh (Chị) đến nhận thử việc. Vị trí : Nơi làm việc : Hình thức việc làm : Ngày nhận việc : Sau 01 tháng thử việc, nếu Anh (Chị) đáp ứng đƣợc yêu cầu từ công ty, chúng tôi sẽ nhận Anh (Chị) vào làm việc chính thức. Trong trƣờng hợp Anh (Chị) không đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc từ công ty, chúng tôi có quyền chấm dứt công việc với Anh (Chị) và sẽ thông báo bằng văn bản chính thức. Thời gian làm việc: T2 - T6: 08:30 – 12:00; 13:00 – 17:30 Lƣơng và các chế độ đãi ngộ khác: Lƣơng cơ bản: Lƣơng thử việc: Các chế độ: Bảo hiểm xã hội, Hoa hồng, lƣơng thƣởng hàng năm, nghỉ phép và các chế độ phúc lợi khác... theo quy định của Luật Lao Động và Chính sách công ty. Chúng tôi hoan nghênh sự gia nhập của Anh (Chị) vào công ty và hy vọng chúng ta sẽ hợp tác và làm việc lâu dài Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 42 Hợp đồng lao động CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Tên Đơn Vị : Công Ty TNHH THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ UNICOH Số : 01/UIC – UNI/VN HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG Chúng tôi, một bên là: Bà : Trƣơng Thị Mỹ Hạnh - Quốc tịch: Việt Nam Chức Vụ : Giám đốc Đại diện : Công ty TNHH THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ UNICOH Địa chỉ : 123 Lê Lợi, P. Bến Thành, Q.1 Điện thoại: 08.3914.2257 - Fax: 08.39142207 Và một bên là: Ông/Bà : ……………………...… - Quốc tịch: Việt Nam Ngày sinh : …………………………………………………… Địa chỉ thƣờng trú : …………………………………………………… Số CMND : ………………………………………………….. Thoả thuận kí hợp đồng lao động và cam kết làm đúng những điều khoản sau đây: Điều 1: Thời hạn và công việc Loại hợp đồng lao động : Có thời hạn từ ngày…………… Địa điểm làm việc : 123 Lê Lợi, phƣờng Bến Thành, quận 1 Chức vụ : Thƣ ký văn phòng Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 43 Mã số nhân viên : …………… Điều 2: Chế độ làm việc Thời gian làm việc 40 giờ/ tuần (linh động theo công việc) Đƣợc cấp phát những dụng cụ làm việc: Tuỳ theo yêu cầu công việc Điều 3: Nghĩa vụ và quyền lợi của ngƣời lao động 1. Quyền lợi: Mức lƣơng gộp/tháng : 2.300.000 VND (hai triệu ba trăm nghìn đồng) Đƣợc trả lƣơng hàng tháng : vào ngày 10 của mỗi tháng Hình thức trả lƣơng : chuyển khoản hoặc tiền mặt Tiền thƣởng : theo chính sách của công ty Đƣợc trang bị bảo hộ lao động gồm: không có Chế độ nghỉ ngơi (phép năm): 12 ngày Nghỉ lễ : 09 ngày (tết tây 1/1, 4 ngày Tết nguyên đán, 01 ngày 30/4, 01 ngày 1/5, 1 ngày Quốc Khánh 02/09, ngày giỗ tổ Hùng Vƣơng 10/3 AL ) Thuế thu nhập cá nhân: Ngƣời lao động đóng thuế TNCN & ngƣời sử dụng lao động sẽ trích thuế hàng tháng từ tiền lƣơng của ngƣời lao động theo đúng qui định Luật thuế hiện hành BHXH, BHYT, BH Thất nghiệp: Đã bao gồm trong lƣơng Trợ cấp thôi việc: Theo qui định hiện hành của Luật lao động Chế độ đào tạo: Theo chính sách đào tạo của công ty 2. Nghĩa vụ Hoàn thành những cam kết trong hợp đồng và theo công việc đƣợc giao theo từng thời điểm cụ thể. Chấp hành lệnh điều hành công việc, nội quy công việc, kỉ luật và an toàn lao động Bồi thƣờng vi phạm vật chất: Theo nội quy lao động và hợp đồng lao động trách nhiệm cụ thể tuỳ theo tính chất công việc. Điều 4: Nghĩa vụ và quyền hạn của ngƣời lao động Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 44 1. Nghĩa vụ: Thực hiện đầy đủ những điều đã cam kết trong hợp đồng lao động. Thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn các chế độ và quyền lợi cho ngƣời lao động theo hợp đồng lao động. 2. Quyền hạn Toàn quyền điều hành ngƣời lao động hoàn thành công việc theo hợp đồng (bố trí, điều chuyển, tạm ngƣng việc,…) Tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động, kỉ luật ngƣời lao động theo quy định của Pháp luật, thoả ƣớc lao động tập thể (nếu có) và nội quy lao động của doanh nghiệp. Điều 5: Điều khoản thi hành Những vấn đề lao động không ghi trong hợp đồng lao động này thì áp dụng quy định của nội quy lao động, trƣờng hợp chƣa có nội quy lao động thì áp dụng quy định của Luật lao động. Hợp đồng lao động đƣợc lập thành 02 bản có giá trị nhƣ nhau, mỗi bên giữ một bản và có hiệu lực từ ngày ……… đến ngày ……. Trong vòng 30 kể từ ngày hợp đồng hết hạn, nếu hai bên không báo bằng văn bản thì hợp đồng này xem nhƣ đƣợc tiếp tục gia hạn với các điều khoản tƣơng tự. Khi hai bên ký kết phụ lục hợp đồng lao động thì nội dung của phụ lục hợp đồng lao động cũng có giá trị nhƣ các nội dung của hợp đồng này. Hợp đồng này làm tại: ……………………….. Ngƣời lao động Ngƣời sử dụng lao động Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 45 Form yêu cầu thay đổi nhân sự PERSONNEL ACTION FORM Yêu cầu thay đổi nhân sự Name: ………………………………………………………. Title …………………………………………….. Tên Chức vụ Department:…………………………………………………. Location……………………………………………… Phòng ban Khu vực I would like to inform the personnel department for the following action: (Please stick to the action you want to be done) Tôi muốn thông báo với phòng nhân sự những việc như sau: (Xin vui lòng đánh dấu vào ô cần thiết) Increase Payroll deduction Change of address Tăng lương Trừ lương Thay đổi địa chỉ Decrease Payroll ceasing Change in dependents Giảm lương Ngừng trả lương Thay đổi phòng ban Payroll suspending Leave of absence Others Tạm cắt lương Vắng mặt không lý do Khác Which is applied to Đơn áp dụng cho Mr./Ms. : ……………………………………………. Title : ……………………………………………. Anh/Chị Chức vụ Department : ……………………………………………. Location: …………………………………………… Phòng ban Khu vực Effective from : ………………………………………………To : ……………………………………………. Có hiệu lực từ ngày Đến ngày Note Ghi Chú: …………………………………………………………………………….. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 46 Requested by Head of department Yêu cầu bởi …………………………………………………………… Trưởng bộ phận Date: ………………………………………………. Date………………………………………… Ngày Ngày Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 47 Quyết định nghỉ việc CTY TNHH TM QT UNICOH Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việc Nam No 12 / QĐ- UNC Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc Tp.HCM Ngày… tháng… năm 201 QUYẾT ĐỊNH V/v Chấp nhận đơn xin thôi việc của nhân viên Giám Đốc Công Ty TNHH TM QT UNICOH - Căn cứ Bộ Luật Lao Động của Quốc Hội nƣớc Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam; - Căn cứ Quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty TNHH TM QT UNICOH; - Căn cứ Biên bản Thoả thuận chấm dứt hợp đồng Lao Động ký vào ngày 1/11/2012 của ông N.H.Đ, sinh năm 1989, nhân viên phòng kĩ thuật ( Sau đây gọi tắt là bên B) với cty TNHH TM QT UNICOH , do Bà : Trƣơng Thị Mỹ Hạnh , Giám Đốc làm đại diện (Sau đây viết tắt là bên A) - Xét đơn xin thôi việc của ông Đ, nhân viên phòng Kĩ Thuật. QUYẾT ĐỊNH Điều 1 : Nay chấp nhận cho ông Đ, sinh năm 1989, nhân viên phòng Kĩ Thuật đƣợc nghỉ việc tại công ty TNHH TM QT UNICOH kể từ ngày ……….. Điều 2 : Công ty có trách nhiệm thanh toán các khoản lƣơng theo luật hiện hành của công ty Điền 3 : Ông Đ có trách nhiệm bàn giao công việc có liên quan cho lãnh đạo phòng quản lý kĩ thuật trƣớc khi nghỉ việc; Quyết định chính thức có hiệu lực kể từ ngày ……….. Giám Đốc Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 48 Hợp đồng kinh doanh HỢP ĐỒNG Số: 22/UIC-UNI Ngày: 11 tháng 01, 2013 Bên bán : CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ UNICOH Địa chỉ : 123 Lê Lợi, Phƣờng Bến Thành, Quận 1. Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại : 84-8-39142257 Fax : 84-8-39142207 Đại diện : Bà Trƣơng Thị Mỹ Hạnh / Giám đốc Bên mua : Địa chỉ : Điện thoại : Fax : Đại diện : Ông B/ Giám đốc đại diện Số tài khoản : Bên bán và bên mua đồng ý ký hợp đồng và thỏa thuận các điều khoản nhƣ sau: MỤC 1: HÀNG HÓA, CÁC ĐIỀU KHOẢN GIÁ CẢ Mô tả Số lƣợng (Kg) Đóng gói Giá đơn vị (USD/Kg) Thành tiền (USD) Chất chống vân tay Uni-Galva-2010B 16,000 16 x 1,000Kg/ phi PE Chất chống oxi-hóa (SC-502) 2,000 100 x 20Kg/ can TUBS Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 49 Chất chống ăn mòn (W-203S) 2,000 100 x 20Kg/can TUBS Chất chống ăn mòn (P- 200) 280 14 x 20Kg/can TUBS Tồng cộng 20,280 Bằng chữ : 1.1 Công ty xuất xứ & sản xuất: Unicoh Specialty Chemicals Co.,Korea 1.2 Điều khoản giá: CIF Vict Port, Việt Nam (Incoterms 2000) 1.3 Đóng gói: theo tiêu chuẩn đóng gói xuất khẩu của nhà máy MỤC 2: VẬN CHUYỂN Cảng bóc hàng: Busan port, Korea Cảng dở hàng: VICT port, Việt Nam Thời hạn giao hàng: trong vòng 15 ngày kể từ ngày ký hợp đồng Giao hàng từng phần: không cho phép MỤC 3: THANH TOÁN USD ……………………. trả bằng T/T trong vòng 90 ngày tính từ ngày nhập hàng. Tài khoản ngƣời hƣởng lợi: …………………………. MỤC 4: TÀI LIỆU VẬN CHUYỂN Ngƣời bán sẽ gửi những tài liệu sau đây đến UNICOH INTERNATIONAL Co. Trong vòng 07 (bảy) ngày sau khi vận đơn đƣờng biển đƣợc gửi bằng EMS hoặc DHL + Bộ 3 bản chính của vận đơn đƣờng biển sạch đƣợc chuyển lên tàu + Bộ 3 bản chính của hóa đơn thƣơng mại phát hành bởi bên bán + Bộ 3 bản chính danh sách chi tiết đóng gói phát hàng bởi bên bán + Bản sao chứng nhận về số lƣợng và chất lƣợng phát hành bởi nhà sản xuất + Bản sao chứng nhận về nguồn gốc xuất xứ trƣớc hoặc vào ngày vận chuyển bởi Korea Chamber of Commerce và nhà máy. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 50 MỤC 5 : KIỂM HÀNG Tại cảng dở hàng (Vict port, Việt Nam) hàng hóa sẽ đƣợc kiểm tra bởi Thanh tra chính phủ Việt Nam về số lƣợng, chất lƣợng, tình trạng hoặc hƣ hại bên ngoài của hàng hóa. MỤC 6 : ĐIỀU KIỆN BẤT KHẢ KHÁNG Nếu tình trạng hàng bị bỏ lại hoặc trì hoãn bởi nguyên do với điều kiện tự nhiên bất khả kháng đến nỗi tình trạng bị kéo dài trƣớc 30 ngày. Tuy nhiên nếu xảy ra trƣờng hợp này, bên bán hoặc bên mua sẽ thông báo cho bên mua hoặc bên bán ngay lập tức qua Fax. Nếu đƣợc yêu cầu, một biên bản chứng nhận nguyên nhân hoặc gây ra phát hành bởi một ủy ban có thẩm quyền sẽ phải đƣợc gửi bằng mail có đăng ký đến cho bên bán hoặc bên mua trong vòng 30 ngày sau khi sự kiện bất khả kháng xảy ra. Nếu sự kiện bất khả kháng kéo dài hơn 30 ngày, bên mua hoặc bên bán có quyền hủy hợp đồng cho dù không đƣợc đồng ý bởi cả 2 bên. Tất cả những khoản tăng của thuế nhập khẩu, bất kỳ sự chống lại vứt bỏ của hàng hóa trong hiện tại hoặc tƣơng lai ở nƣớc nhập khẩu, và bất kỳ sự hạn chế nào về điều khoản của giấy phép, chỉ tiêu của nƣớc nhập khẩu sẽ không đƣợc xem xét là nguyên nhân nào của việc bất khả kháng. MỤC 7 : PHÂN XỬ Trong tiến trình thực thi hợp đồng này, tất cả những tranh chấp không đƣợc đề cập trong hợp đồng thỏa thuận sẻ đƣợc giải quyết bởi Trung Tâm Phân Xử Quốc Tế Việt Nam tại Phòng Thƣơng Mại & Công Nghiệp Việt Nam, chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh, dựa trên các điều lệ của Luật Thƣơng Mại Việt Nam đƣợc công nhận và ràng buộc cả 2 bên. Chi phí phân xử và tất cả các chi phí liên quan khác sẽ đƣợc tính cho bên thua, cho dù không đƣợc đồng ý. MỤC 8 : CÁC ĐIỀU KIỆN KHÁC: Hợp đồng này sẽ đƣợc kiểm soát bởi điều khoản của Incoterms 2000 cho dù là hình thức nào. - Bất kỳ sự ký tên nào vào hợp đồng này đƣợc chuyển giao bởi sao chép sẽ đƣợc xem là nhƣ bản chính. - Hợp đồng này đƣợc làm bằng tiếng Anh qua 4 bản sao có giá trị nhƣ nhau. Mỗi bên giữ 2 bản. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 51 BÊN MUA BÊN BÁN ---------------------------------- ---------------------------------- TRƢƠNG THỊ MỸ HẠNH B... GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC ĐẠI DIỆN Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 52 Thƣ đề nghị thanh toán UNICOH SPECIALTY CHEMICALS Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 920-1 Goedong-dong, Nam-gu, Pohang, kyungbuk, korea Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Tel : 82 -54 .285 .0900 Fax: 82 -54 .285 .3416 THƢ ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Kính gửi : Công ty TNHH P… Đƣờng ……… Khu công nghiệp Nhơn Trạch 1, Đồng Nai, Việt Nam Căn cứ theo Hợp Đồng số … /P…-UNI kí kết ngày … / … / 2012 giữa công ty UNICOH SPECIALTY CHEMICALS CO., LTD (korea) và công ty TNHH P… về việc mua bán hóa chất Cleaning Agent (UDC L-3010) với tổng giá trị hợp đồng là …………. USD . Thời hạn thanh toán đến ngày … / … / 2012 Và hợp đồng số 13/P…-UNI kí kết ngày 02 / 08 / 2012 giữa công ty UNICOH SPECIALTY CHEMICALS CO., LTD (korea) và công ty TNHH P… VST về việc mua bán hóa chất Cleaning Agent (UDC L-3010) với tổng giá trị hợp đồng là ………. USD. Thời hạn thanh toán đến ngày … / … / 2012. Do hai hợp đồng trên đã quá hạn thanh toán, nên hôm nay công ty UNICOH SPECIALTY CHEMICALS CO., LTD đề nghị công ty TNHH P… thanh toán cho chúng tôi với tổng giá trị hai hợp đồng trên là ……….. USD. trong thời gian sớm nhất. Đề nghị công ty TNHH P… VST gửi số tiền trên vào tài khoản: UNICOH SPECIALTY CHEMICALS CO., LTD . Số tài khoản là: 043-JSD-100143-1 at Korea Exchange bank, Pohang Branch. Xin trân trọng cảm ơn! Kính Thƣ.