Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, bán hàng trong Siêu thị Smat, Long Biên, Hà Nội

( Nguồn: Phịng kinh doanh Siêu thị) Sau khi kết thúc mua hàng, nhân viên phịng kinh doanh phải đưa phiếu nhập kho cho trưởng phịng kinh doanh làm giá bán bình thường (đối với nhà cung cấp khơng thay đổi giá bán) nhà cung cấp cĩ thay đổi giá phải báo trước, sau đĩ đưa cho Giám đốc phụ trách bán hàng ký duyệt, xong chuyển cho Giám đốc ký lần nữa, sau khi xem xét khơng cĩ vấn đề gì chuyển phĩ phịng kinh doanh nhập giá bán trên phầm mềm bán hàng, Sau khi đã nhập xong giá bán rồi thì khơng được sửa giá bán, nếu như cĩ sửa thì phải được sự đồng ý của bán giám đốc, mà người sửa giá này khác với người nhập, trên phần mêm bán hàng máy phân quyền cho từng người từng nhân viên đảm nhiệm phụ trách vấn đề gì thì vào phần đấy ngồi ra khơng được vào phần khác, trách tình trạng nhân viên mĩc nối từ phịng kinh doanh đến nhân viên bán hàng sửa giá để mua hàng với giá gồc hoặc thậm chí cịn khơng đến giá gốc, sau khi mua hàng xong rồi sửa lại giá như cũ như đã được duyệt bán cho khách hàng. Theo phiếu xuất kho của kế tốn kho chuyển phịng kinh doanh (Phịng kế tốn và phịng kinh doanh) Nhân viên phịng kinh doanh làm giá bán tạm thời (Phịng kinh doanh) Duyệt lần 1 chỉnh sửa (Phĩ giám đốc phụ trách ngành hàng) Duyệt lần 2 chỉnh sửa (Giám đốc) Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 62 Bảng 4.3: Một số mặt hàng nhập mua hàng quý 1/2010 STT Tên mặt hàng ðVT Số lượng ðơn giá Thành tiền 1 Sữa Vinamil hộp 900g Hộp 100 135,000 13,500,000 2 Bia hà nội chai Chai 640 6,800 4,352,000 3 Nồi cơm điện hàng Pilip Cái 50 560,000 28,000,000 4 Nước mắm nam ngư L750 Chai 400 18,500 7,400,000 5 Chả cá Visan Gĩi 300 11,500 3,450,000 6 Nước khống Lavie L450 Chai 480 4,500 2,160,000 7 Cộng 58,862,000 8 Thuế VAT 10% 5,886,200 9 Tổng cộng 64,748,200 (Nguồn : Phịng kinh doanh của Siêu thị Smatr) Bảng 4.4 Xuất nhập tồn quý 1 /2010 STT Tên mặt hàng ðVT Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối 1 Sữa Vinamil hộp 900g Hộp 10 100 60 50 2 Bia hà nội chai Chai 48 640 240 448 3 Nồi cơm điện hàng Pilip Cái 8 50 24 34 4 Nước mắm nam ngư L750 Chai 60 400 150 310 5 Chả cá Visan Gĩi 70 300 239 131 6 Nước khống Lavie L450 Chai 120 480 249 351 (Nguồn : Phịng kinh doanh của Siêu thị Smatr) Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 63 Bảng 4.5: Dự đốn các khả năng rủi ro trong quy trình mua hàng của Siêu thị Cơng việc Dự đốn các khả năng rủi ro Nguyên nhân Cán bộ chịu trách nhiệm Nhân viên gọi hàng nhiều Khơng bán được hàng tồn đọng vốn Khơng kiểm tra kỹ các đơn đặt hàng cịn nhiều hay ít, mặt hàng nào bán chạy, trong thời gian tới... Nhân viên kinh doanh Kiểm tra hạn sử dụng Tính tốn sai số lượng, sai định mức các mặt hàng Do cán bộ kinh doanh nhầm lẫn; sơ suất; thiếu năng lực; do cán bộ XK báo nhầm đơn hàng Phịng kinh doanh Tính tốn thời gian mua hàng; Thơng báo sai thời gian giao hàng Do nhầm lẫn, do thiếu năng lực Phịng kinh doanh Xác nhận đơn hàng Các điều khoản trong hợp đồng chưa chặt chẽ, tạo bất lợi cho người cung cấp Do thiếu kinh nghiệm, thiếu năng lực Phịng kinh doanh Khai thác nguồn hàng nhầm nhà sản xuất nhầm sản phẩm, khơng giao hàng đúng thời gian do đơn đặt hàng chậm, khơng cĩ hàng bán Do tính tốn, thiếu trách nhiệm, cẩu thả Phịng kinh doanh thực hiện Giao hàng, làm thủ tục thanh tốn Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng. Sai sĩt trong chứng từ thanh tốn, sai sĩt trong viết hố đơn Do nhầm lẫn, do thiếu năng lực, cẩu thả Phịng kế tốn + phịng kinh doanh Nhân viên bầy hàng Hàng hố sẽ vỡ Bầy hàng làm sao để khách hàng khơng làm rơi vỡ Phịng kinh doanh  Cơ chế kiểm sốt đề xuất: Phê duyệt; Sử dụng mục tiêu; Bất kiêm nhiệm; Bảo vệ tài sản; ðối chiếu; Báo cáo bất thường; Kiểm tra & theo dõi; ðịnh dạng trước Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 64 4.3.2.Hệ thống KSNB bán hàng và thu tiền * Lập kế hoạch bán hàng Kế hoạch bán hàng: Do phịng kế hoạch – thị trường lập căn cứ vào: * ðối với khách hàng mua nhiều. Xuất phát từ việc đặt hàng cĩ thể là các đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, sau cùng là các hợp đồng kinh tế hay bán lẻ. Phịng kế hoạch – thị trường trực tiếp tiếp nhận các yêu cầu này cĩ thể là qua thư, fax, điện thoại. - Phê duyệt giá: Phịng kế hoạch – thị trường căn cứ vào giá cả và sự biến động của thị trường thiết lập đề xuất giá của sản phẩm và trình Giám đốc phê duyệt. Một bảng báo giá bán đã được phê chuẩn chuyển sang phịng tài chính kế tốn theo dõi và kiểm sốt giá cả. - ðàm phán trực tiếp với khách hàng: Phịng kế hoạch – thị trường chịu trách nhiệm trong vấn đề gặp gỡ đàm phán với khách hàng, thoả thuận các điều khoản như địa điểm giao hàng, phương thức thanh tốn, ngày tháng giao hàng... Các điều kiện hai bên đưa ra đã đi đến một sự thống nhất, phịng kế hoạch – thị trường thiết lập các thủ tục rằng buộc về mặt pháp lý cĩ thể là đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế... Quy trình kiểm sốt bán hàng và thu tiền Kiểm sốt: Kế tốn trưởng chịu trách nhiệm về việc kiểm tra, kiểm sốt xét tính xác thực, hợp lý của giá cả các mặt hàng, tỷ lệ chiết khấu thanh tốn cĩ phù hợp với các quy định đã được phê chuẩn. Quyết định bán hàng: Giám đốc là người cĩ thẩm quyền và chịu trách nhiệm cao nhất về việc ký duyệt phê chuyển phương phức bán thanh tốn. * Chuẩn bị bán hàng Nhân viên bán hàng Phải đến trước 30 phút so với quy định để chuẩn bị hàng hố lau chùi nhà cửa làm vệ sinh quầy kệ hàng hố của quầy mình quản lý. Hàng hố phải xếp ngay thẳng ngăn nắp, loại nào ra loại đấy, nhãn mác, gián giá cả cho thẳng hàng với sản phẩm, nhân viên quầy liên tục kiểm tra hạn sử dụng trên các sản phẩm, phải đi lại liên tục trong quầy hàng của mình lau chùi bụi bẩn cho sạch sẽ. Tr ườ n g ð ại họ c N ơn g n gh iệ p H à Nộ i – Lu ận vă n th ạc s ĩ n ơn g n gh iệ p . . . . . . . . . . . 65 Sơ đồ 4. 9: Qu y tr ìn h ki ểm so át bá n hà n g và th u tiề n Tạ i S iê u th ị Sắ p x ếp , tr an g tr í, (tư v ấn ), p hụ tr ác h n gà n h K in h do an h ph ụ tr ác h n gh àn h hà n g K ế to án siê u th ị, th eo dõ i c ơn g n ợ B C tà i c hí n h K ế to án Qu ỹ th u ch i t iề n m ặ t Tổ tr ưở n g bá n hà n g Qu ầy bá n lẻ (P O S) Th an h to án tiề n Qu ầy bá n lẻ (P O S) Th an h to án ti ề n Qu ầy bá n lẻ (P O S) Th an h to án ti ề n PO S kh ơn g gi ới hạ n tr ạm TT D ịc h v ụ ch ăm sĩ c kh ác h hà n g G iá m đ ốc Si êu th ị (đ iề u hà n h) ch u n g) Ph ụ tr ác h tr u yề n th ơn g, qu ản cá o , m ak et in g… tổ ch ứ c sự ki ện . Ba n gi ám đố c K in h do an h, m u a bá n , đà m ph áp , th u go m , hợ p đồ n g N hà cu n g cấ p Tr ườ n g ð ại họ c N ơn g n gh iệ p H à Nộ i – Lu ận vă n th ạc s ĩ n ơn g n gh iệ p . . . . . . . . . . . 66 Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 67 • Quy trình bán hàng Sơ đồ 4.10: Quy trình bán hàng ( Nguồn: Phịng kinh doanh Siêu thị) Khách đền mua hàng tại siêu thị, khách xuống xe máy bảo vệ lập tức đi ra dắc xe xếp vào chổ để cho khách, sau đĩ đưa vé xe cho khách (khơng thu tiền gửi xe) chỉ cho khách tủ đựng đồ và khách cầm chìa khố tủ khi nào ra thì trả khố tủ lại, chi dẫn khách đi cửa vào, bên trong cửa vào của Siêu thị cĩ nhân viên bảo vệ kiểm sốt khơng cho khách mang túi sách tay vào ngồi ví đựng tiền, sau khi kiểm sốt xong thi đưa cho khách 1 chiếc làn sách tay mua cái gì thì đựng vào đấy, xuyên suốt quá trình khách vào cho đền khi khách ra khỏi siêu thị luơn cĩ máy quay Camera theo dõi. Siêu thị luơn luơn xem khách hàng là thượng đế, khách đến quầy nào thì nhân viên bán hàng quầy đấy phải vui vẻ mời chào, tươi cười vui vẻ, đi lại ăn nĩi nhẹ nhàng và làm theo yêu cầu mua hàng của khách, và trả lời tất cả các thắc mắc của khách, về giá cả chũng loại, chất lượng sản phẩm, nhà cung cấp, cĩ những sản phẩm khách cần thử hàng, giấy bảo hành như thế nào... Sau khi kết thúc mua hàng nhân viên quầy mang hàng của khách ra quầy thu ngân để cho khách thanh tốn. Nhân viên thu ngân (Phịng kinh doanh) Vệ sỹ, bảo vệ (Phịng hành chính) Bảo vệ bên ngồi, vệ sỹ bảo vệ bên trong Siêu thị (Phịng hành chính) Nhân viên bán hàng, nhân viên phụ trách quầy kệ của Siêu thị (Phịng kinh doanh) Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 68 Nhân viên mang hàng ra cho khách phải xếp hàng lên bàn thu ngân xong nhân viên thu ngân nĩi vĩi khách hàng là xem lại 1 lần nữa về giá cả cĩ vấn đề gì thắc mắc khơng, với tổng tiền thanh tốn được thể hiện Nhân viên thu ngân phải hỏi khách cĩ mua thêm gì nữa khơng, nếu như khách bảo khơng thì sẽ phải làm cơng việc như sau: - Tạo giao dịch mới - Nhân viên thu ngân phải bảo khách hàng đứng xem nhân viên đưa các sản phẩm vào máy quét mã vạch tính tiền cho khách cĩ sai sĩt về giá cả hay khơng. - Sau đĩ đưa từng mặt hàng một qua máy quét mã vạch để tính tiền, quét cho đến hết tất cả các sản phẩm khách mua,trên phần mền bán hàng, cĩ ghi chi tiết tên các mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, kết thúc các giao dịch sẽ cĩ tổng tiền thể hiện trên phần mềm (hình ....) Bảng 4.6: Phần mềm bán hàng ( Nguồn: Phịng kinh doanh Siêu thị) Sau khi quét xong các mặt hàng nhân viên thu ngân nĩi với khách với các giao dịch trên cĩ thắc mắc gì về giá cả khơng . Khách hàng đồng ý với số tiền trên thì nhân viên thu ngân sẽ thu đúng số tiền đã được thể hiện trên máy, Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 69 nhân viên thu ngân nhận tiền của khách xong mở két ra để bỏ tiền vào hay trả lại tiền xong phải đĩng tủ két luơn, trách tình trạng mất chộm, (khách thấy tiền nhiều quá sẽ cĩ ý định thơi miên nhân viên thu ngân và bảo vệ cứ như thể chọn tiền với giá mệnh giá cao đưa trả lại cho khách, cho đến lúc khách đi với biết là mất tiền thì thật là đáng buồn) cĩ 1số trrường hợp tượng tự như vậy ở các siêu thị khác cĩ nên cần lưu ý ở Siêu thị mình trách rủi ro sẩy ra. Thu tiền xong nhân viên bảo vệ đứng ra bĩc các tem từ chíp chống chộm của từng mặt hàng mà nhân viên phịng kinh doanh nhân viên kho nhân viên bán hàng dấu kín trong sản phẩm, bỏ lại nếu khơng bĩc bỏ lại thì khi ra đến cửa chuơng báo hiệu cĩ trộm sẽ kêu rất to, làm cho khách hàng và nhân viên hỗn loạn. Khách hàng đồng ý với số tiền trên thì nhân viên thu ngân sẽ thu đúng số tiền đã được thể hiện trên máy, sau đĩ in hố đơn thanh tốn tiền cho khách, in xong hố đơn cho khách nhân viên thu ngân phải đưa cho vệ sỹ kiểm tra lại các mặt hàng số lượng thực tế so với hố đơn, 2 bên mua và bán khơng cĩ vướng vắc gì thì vệ sỹ bỏ hàng vào túi li lơng và sách ra phía ngồi giao cho bảo vệ bên ngồi đưa hàng giao tận tay cho khách và nĩi khách hàng đưa vé xe để dắt xe ra. Nhân viên quầy và trưởng các ngành hàng phải liên tục kiểm tra det (hạn sử dụng trên các sản phẩm) hạn sử dụng cịn 2 tháng nhân viên phải lên bảng kê các mặt hàng chuẩn bị hết hạn sử dụng như là tên sản phẩm, chủng loại, số lượng, và cuối cùng ghi chú mặt hàng này thuộc nhà cung cấp nào, đưa cho quản lý ngành hàng, quản lý ngành hàng đưa cho trưởng phịng kinh doanh cĩ kế hoạch đổi trả hàng cho các nhà cung cấp hợp lý, nhất là các hàng đồ uống trong 1 tuần phải kiểm tra báo cáo 1 lần để lên lịch báo trả hoặc đổi hàng, nếu nhân viên quầy mà để hàng hết hạn sử dụng quá 1 ngày khơng trả lại hoặc đổi hàng cho nhà cung cấp được thì lập bảng kê phần hàng bị hỏng số lượng đơn giá phập tổng giá trị tiền trừ vào lương cuối tháng của nhân viên bán hàng 60% giá trị cịn 20% quản lý nghành hàng 10% tổ trưởng 10% trưởng phịng kinh doanh chịu, cho nhà Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 70 khơng được để hàng thiếu trên quầy kệ.Vì thế nhân viên quản lý luơn nhắc nhở nhân viên bàn kiểm tra hạn sử dụng. Giải pháp hồn thiện hệ thống đánh giá rủi ro Siêu thị phải đề ra được mục tiêu cụ thể cho từng quy trình, trên cơ sở đĩ ước lượng các rủi ro cĩ thể xảy ra trong quy trình đĩ và đề ra giải pháp khắc phục. ðối với khâu bán hàng mục tiêu đề ra và ước lượng rủi ro đề xuất theo bảng sau: - Mục tiêu của quy trình bán hàng: + Bán đúng khách hàng, đúng giá, đúng hàng; Bán đủ số lượng đã thoả thuận; Bán đủ số hàng đã cam kết; + Thu tiền đúng người, đúng lơ hàng và thu đủ số tiền phải thu, kịp thời hạn phải thu; + Ghi nhận báo cáo đúng, đủ, ngắn gọn và kịp thời. - Dự đốn các khả năng rủi ro trong quy trình bán hàng + Bán hàng khơng đúng, khơng đủ , khơng kịp thời + Thu tiền khơng đúng, khơng đủ , khơng kịp thời + Bán hàng khơng đúng giá, tính tốn sai chiết khấu + Phê duyệt bán hàng chậm + Cập nhập giá mới chậm + Kiểm tra hàng tồn kho trước khi chấp nhận đơn đặt hàng + Theo dõi đơn đặt hàng tồn đọng + ðối chiếu số lượng hàng bán ra với số hàng tồn kho + ðối chiếu thu tiền với bảng kê bán hàng trong ngày Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 71 Bảng 4.7: Dự đốn các khả năng rủi ro trong quy trình bán hàng của Siêu thị Cơng việc Dự đốn các khả năng rủi ro Nguyên nhân Cán bộ chịu trách nhiệm Giao dịch, chào bán sản phẩm Bán hàng khơng đúng giá, khơng đủ ,khơng kịp thời, tính tốn sai chiết khấu Phê duyệt bán hàng, cập nhập giá mới, do nhầm lẫn Nhân viên kinh doanh Kiểm tra hạn sử dụng Tính tốn sai số lượng, sai định mức các mặt hàng Do cán bộ KD nhầm lẫn; sơ suất; thiếu năng lực; Phịng kinh doanh Tính tốn thời gian bán hàng; Khả năng bán hàng quá hạn thời gian cho phép Do nhầm lẫn, do thiếu năng lực Phịng kinh doanh Xác nhận đơn hàng Các điều khoản trong hợp đồng chưa chặt chẽ, tạo bất lợi cho người mua Do thiếu kinh nghiệm, thiếu năng lực Phịng kinh doanh Nhân viên bán hàng Khơng mời chào, khơng vui vẻ, khơng nhiệt tình với khách Yếu kém do khâu bán hàng Phịng kinh doanh Nhân viên thu ngân Khơng ken đúng mã hàng, khơng vào số đúng số lượng, khơng đủ các mặt hàng Do nhầm lẫn,cẩu thả Phịng kinh doanh Giao hàng, làm thủ tục thanh tốn Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, sản phẩm, mẫu mã, số lượng. Sai sĩt trong chứng từ thanh tốn, Do nhầm lẫn, do thiếu năng lực, cẩu thả Phịng kế tốn + phịng kinh doanh Vệ sỹ Khơng kiểm tra lại các mặt hàng được ken bán cho khách,số lượng Khơng cĩ trách nhiệm Phịng hành chính  Cơ chế kiểm sốt đề xuất: Phê duyệt; Sử dụng mục tiêu; Bất kiêm nhiệm; Bảo vệ tài sản; ðối chiếu; Báo cáo bất thường; Kiểm tra & theo dõi; ðịnh dạng trước Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 72 Bảng 4.8: Một số mặt hàng xuất bán hàng quý 1/2010 STT Tên mặt hàng ðVT Số lượng ðơn giá Thành tiền 1 Sữa Vinamil hộp 900g Hộp 60 155,250 9,315,000 2 Bia hà nội chai Chai 240 7,820 1,876,800 3 Nồi cơm điện hàng Pilip Cái 24 664,000 15,936,000 4 Nước mắm nam ngư L750 Chai 150 20,350 3,052,500 5 Chả cá Visan Gĩi 239 13,225 3,160,775 6 Nước khống Lavie L450 Chai 249 5,175 1,288,575 7 Cộng 34,629,650 8 Thuế VAT 10% 3,462,965 9 Tổng cộng 38,092,615 (Nguồn : Phịng kinh doanh của Siêu thị Smatr) Bảng 4.9: xuất nhập tồn quý 1 /2010 STT Tên mặt hàng ðVT Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối 1 Sữa Vinamil hộp 900g Hộp 10 100 60 50 2 Bia hà nội chai Chai 48 640 240 448 3 Nồi cơm điện hàng Pilip Cái 8 50 24 34 4 Nước mắm nam ngư L750 Chai 60 400 150 310 5 Chả cá Visan Gĩi 70 300 239 131 6 Nước khống Lavie L450 Chai 120 480 249 351 (Nguồn : Phịng kinh doanh của Siêu thị Smatr) • Quy trình thu tiền bán hàng và nhập tiền về thủ quỹ Nhân viên thu ngân phải đi đến trước 15 phút để chuẩn bị kiểm tra máy mĩc, nhận tiền lẻ để trả cho khách mỗi nhân viên thu ngân bắt đầu vào giao dịch phải cĩ đủ trong máy 1 triệu tiền lẻ do thủ quỹ phịng kế tốn giao cho, nhân viên thu ngân vào mật khẩu của mình đã đăng ký với phịng kinh doanh từ trước, để mở máy ra đếm tiền xem cĩ đủ 1 triệu khơng. Khi mỗi một ca bàn giao phải để lại trong máy 1 triệu tiền mặt sau khi đã nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ. Nhân viên thu ngân được tính giao dịch tại thời điểm mở máy từ Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 73 7h30 phút trong ngày đến 2h chiều tức là 14h trong ngày là khố giao dịch và lúc đấy bàn giao tiền mặt 1 triệu cho ca chiều tiếp nhận từ 2h chiều cho đến 9h tối tức là 21h đêm. Sau khi kết thúc giao dịch nhân viên thu ngân làm bảng kê tiền mặt cầm lên phịng kế tốn nộp cho thủ quỹ. Sau khi nhận tiền xong nhân viên thủ quỹ làm phiếu thu tiền mặt, đưa cho nhân viên thu ngân ký, sau đĩ chuyển kế tốn trưởng ký, giám đốc ký xong về nhập quỹ tiền mặt. Sơ đồ 4.11: Quy trình thu tiền bán hàng nhập quỹ ( Nguồn: Phịng kinh doanh Siêu thị) Nhân viên kế tốn quản lý bàn hàng vào phần mềm bán hàng vào giao dịch từ sáng đến 2h chiều của ngày hơm đĩ để tạm nhận thu tiền bán hàng của nhân viên thu ngân, hai bên giao nhận tiền phải ký nhận rõ ràng tổng số tiền là Thủ quỹ làm phiếu thu tiền mặt (Phịng kế tốn) Ký lần một (Kế tốn trưởng) Nhân viên thu ngân hết ca phải làm bảng kê nộp tiền (Phịng kinh doanh) Nhân viên thủ quỹ nhận tiền theo bảng kê, 2 bên ký nhận (Phịng kinh doanh và phịng kế tốn) Ký lần hai (Giám đốc) Nhập quỹ tiền mặt (Phịng kế tốn) Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 74 bao nhiêu viết bằng số, bằng chữ, ca chiều nhân viên thu ngân cũng làm tuần tự như vậy như ca sáng. Ví dụ: Hộp 4.3. Thủ tục đối chiếu Cho đến sáng ngày hơm sau nhân viên kế tốn phụ trách bán hàng vào tổng hợp bán hàng thu tiền của cả ngày sẽ biết được thừa thiếu như thế nào, ngồi nhân viên kế tốn bán hàng ra khơng ai vào được các giao dịch bán hàng của nhân viên thu ngân, sau khi kiểm tra xong nhân viên kế tốn đối chiếu tiền thu của từng người trong ngày hơm qua với thủ quỹ đã khớp hoặc cĩ trường hợp sai số cho phép tăng giảm trong mức quy định đều được. Nếu thiếu từ 20.000 nghìn trở lên so với giao dịch bán hàng thì nhân viên phịng kế tốn phụ trách bán hàng báo cho nhân viên thu ngân biết là hơm qua thu ngân cĩ thiếu bằng này tiền nếu cĩ thắc gì lên gặp phịng kế tốn, nếu khơng sẽ trừ vào lương cuối tháng, và phải lên phịng kế tốn ký sổ nợ hoặc mang tiền mặt đến nộp tại quỹ Siêu thị. ( Nguồn: Phịng kinh doanh + Phịng kế tốn) * Quản lý hàng hố của bộ phận bán hàng Nhân viên bảo vệ bên ngồi cửa ra vào cĩ chức năng giám sát nhắc nhở nhân viên trong Siêu thị khơng được mang theo 1 vật gì trong người ngồi giấy bút, các khách ra vào mua hàng, nhắc khách hàng khơng được mang túi sách vào bên trong Siêu thị chỉ mang theo ví đựng tiền, sau khi kiểm sốt xong thì đưa cho khách 1 chiếc làn sách tay mua cái gì thì đựng vào đấy, xuyên suốt quá trình khách vào cho đền khi khách ra khỏi siêu thị luơn cĩ máy quay Camera theo dõi. Nhưng nhân viên bán hàng liên tục để ý khách hàng xem các mặt hàng nhất là các mặt hàng dễ cĩ thể bỏ vào túi quần hoặc túi áo rét, nhân viên bán hàng cĩ thể để ý 1 số khách chứ cĩ một số khách khơng để ý được cần cĩ sự hổ trợ của Camera hoặc là chíp hay tem chống Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 75 trộm qua cửa thì lấy trộm hàng khách cố ý lấy trộm hàng khơng qua được cửa của Siêu thị hệ thống chống trộm rất tốt khi hàng được đưa ra khơng được kiểm tra lập lức cửa sẽ kêu lên rất to, khiến cho mọi người phải giật mình. ðấy là trộm bất thường cịn trộm chuyên nghiệp thì họ biết được tem từ chống trộm gián ở đâu thì cĩ thể họ mang hàng vào nhà vệ sinh tháo tem từ ra thì cĩ thể qua được cửa. Hàng ngày nhân viên quản lý phịng kinh doanh sáng đến làm nhiệm vụ kiểm tra hàng hố trên máy nhập xuất tồn trong ngày của phềm mềm bán hàng, sau đĩ so với liếp các giao dịch bán hàng trong ngày hơm trước để kiểm tra hàng tồn cũng như tổng số tiền thu được bán hàng trong ngày cĩ khớp khơng. Nếu cĩ nghi vấn thì bật máy quay Camera của ngày hơm trước lên xem chi tiết. Trường hợp mất hàng ở quầy kệ nào thì nhân viên quầy kệ đĩ phải chụi trách nhiệm và chịu khung hình phạt tiền như đã quy định từ trước của Siêu thị. Mức phạt của nhân viên bán hàng 60% giá trị cịn 20% quản lý nghành hàng 10% tổ trưởng 10% trưởng phịng kinh doanh chịu, nếu sẩy ra 1đến 2 lần cịn trâm trước, nhân viên trưởng nghành hàng quản lý nhân viên bán hàng của mình giám sát hàng hố cho chặt chẽ nếu tiếp tục làm để mất hàng đến lần thứ 3 của quầy mình thì lập tức nghỉ làm luơn ngày hơm sau, sau khi mất hàng và làm bàn giao tất cả giấy tờ liên quan đến nhập hàng của Siêu thị. 4.4 ðánh giá thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ Vai trị, vị trí của Hệ thống KSNB đối với cơng tác quản lý siêu thị đang dần được khẳng định nhất là khi nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển, yêu cầu quản lý ngày càng phức tạp, xu thế hội nhập mở cửa đang diễn ra hết sức mạnh mẽ. Qua quá trình nghiên cứu thực trạng hệ thống KSNB trong siêu thị trên địa bàn Thành phố Hà Nội cĩ thể rút ra một số nhận xét sau: 4.4.1 Những mặt tích cực của hệ thống KSNB 4.4.1.1 Về mơi trường kiểm sốt Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 76 Ban lãnh đạo của siêu thị đã nhận thức rõ ràng về vai trị của hệ thống KSNB, những lợi ích mà hệ thống KSNB mang lại nếu Siêu thị duy trì và đảm bảo hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả. Những thay đổi trong nhận thức trên đã tạo ra những thay đổi trong quyết sách và hành động. ðây là nhân tố hết sức quan trọng, là điều kiện thuận lợi để ban hành và triển khai các quy chế KSNB thuộc các lĩnh vực của siêu thị. Bên cạnh đĩ, lãnh đạo Siêu thị đã chú trọng đến việc ban hành các quy chế, quy định về kinh tế tài chính, lao động, tiền lương... và phổ biến rộng rãi các quy chế đĩ đến tồn thể cán bộ cơng nhân viên trong tồn Siêu thị. Cơng tác quy hoạch cán bộ lãnh đạo trong từng giai đoạn, chính sách tiền lương thu nhập ngày càng được cải thiện theo hướng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ cơng nhân viên. 4.4.1.2. Về hệ thống kế tốn Với đội ngũ cán bộ và nhân viên kế tốn cĩ năng lực, giỏi về chuyên mơn nghiệp vụ và cĩ trách nhiệm giúp cho cơng tác quản lý tài chính, kế tốn tại Siêu thị khơng ngừng được hồn thiện. Máy mĩc, thiết bị, cơng cụ hỗ trợ được trang bị đầy đủ và hiện đại. Siêu thị sử dụng phần mềm kế tốn, giúp cho việc hạch tốn, ghi sổ cũng như lập báo cáo chính xác hơn và giảm thiểu khối lượng cơng việc giúp cho việc lập báo cáo được nhanh chĩng và thuận tiện. Mặt khác, hệ thống chứng từ kế tốn được lập đầy đủ, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ để làm căn cứ ghi sổ theo quy định tài chính. Hệ thống tài khoản kế tốn luơn cập nhật thường xuyên đảm bảo phản ánh chính xác các đối tượng kế tốn theo quy định của Bộ tài chính. Hệ thống sổ sách kế tốn được cập nhật theo đúng trình tự, đảm bảo yêu cầu quản lý tổng hợp và chi tiết các đối tượng kế tốn. Cơng tác lập báo cáo tài chính luơn được chú trọng đảm bảo kịp thời, đúng hạn. 4.4.1.3 Về thủ tục kiểm sốt Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 77 Các biện pháp kiểm sốt bảo vệ tài sản được ở hầu hết các Siêu thị khảo sát đều được thực hiện tốt như hệ thống kho, quỹ, thủ tục kiểm kê tài sản, thủ tục đối chiếu cơng nợ được tiến hành định kỳ, thường xuyên. Trong các quy trình nghiệp vụ của Siêu thị cĩ cơ chế thẩm định, kiểm tra, chấp thuận và phê duyệt cho phép thực hiện đảm bảo một quy trình nghiệp vụ cĩ ít nhất 02 cán bộ tham gia, khơng cĩ cá nhân viên nào cĩ thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể. 4.4.2 Những mặt hạn chế của hệ thống KSNB Bên cạnh những kết quả đạt được, hệ thống KSNB trong Siêu thị trên địa bàn gia lâm Thành phố Hà nội cịn tồn tại một số vấn đề sau: 4.4.2.1 Về mơi trường kiểm sốt Thứ nhất là, hoạt động của BKS trong các Siêu thị chưa thực sự phát huy được hiệu quả. Nguyên nhân do các thành viên BKS thiếu tính độc lập do phải kiêm nhiệm và trình độ, năng lực cịn hạn chế. Sở dĩ điều này thường hay diễn ra trên thực tế là do nhiều yếu tố, một số yếu tố cĩ thể kể đến: (1) Ở Việt Nam hiện nay, số lượng những cá nhân cĩ đủ năng lực và trình độ chuyên mơn để cĩ thể đảm cương vị thành viên BKS và đặc biệt là chức danh trưởng BKS là khơng nhiều bởi “làm BKS : vẫn chưa phải là một “nghề” phổ biến ở Việt Nam. Chính vì vậy mà khi chọn người ứng cử vào chức danh này, thơng thường các cổ đơng khơng biết chọn ai và cũng khơng cĩ ai đứng ra ứng cử vào những vị trí này, điều này dẫn đến việc các thành viên hội đồng quản trị hay cán bộ quản lý của Siêu thị thường kiêm nhiệm luơn chức danh thành viên, thậm chí trưởng BKS. (2) Do trong nhận thức của người đứng đầu các Siêu thị chưa thấy được vai trị quan trọng của BKS chưa cĩ sự tách bạch rõ ràng giữa chức năng điều hành và kiểm tra, giám sát. (3) Các thành viên BKS chưa được đào tạo bài bản về kiến thức và phương pháp chuyên mơn. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 78 Thứ hai là, cơng tác kế hoạch cịn mang tính hình thức, thiếu tính khả thi, chưa cĩ cơ chế giám sát hữu hiệu cho việc lập và thẩm định kế hoạch. Mặt khác cơng tác đánh giá, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch chưa coi trọng. Thứ ba là, cơ cấu tổ chức cịn nhiều bất cập, chính sách tuyển dụng nhân sự chưa rõ ràng, hợp lý 4.4.2.2 Về hệ thống kế tốn Cơng tác kế tốn quản trị chưa được chú trọng và quan tâm thích đáng. Nguyên nhân của vấn đề này là do Siêu thị chưa thấy được lợi ích của kế tốn quản trị mang lại, các báo cáo quản trị chưa được thiết lập một cách quy chuẩn thống nhất, khả năng phối kết hợp trong việc cung cấp thơng tin và tổịnghợp báo cáo cịn yếu; bên cạnh đĩ do khối lượng cơng việc lớn ở một số phong ban như phịng nhân sự, phịng kinh doanh, phịng kế tốn chưa đáp ứng cho việc lập báo cáo quản trị. 4.5. Biện pháp hồn thiện hệ thống KSNB tại các siêu thị Nghiên cứu hệ thống KSNB của nhĩm 12 Siêu thị trên địa bàn Thành phố Hà nội, trong quy luật vận động và phát triển cĩ thể thấy tính tất yếu của việc hồn thiện hệ thống KSNB thơng qua các khía cạnh sau: * Hệ thống KSNB đang dần trở nên phổ biến cả về mặt lý luận và thực tiễn. KSNB ra đời và phát triển theo nhu cầu của hoạt động quản lý. Khi quy mơ của Siêu thị chưa phát triển về quy mơ cũng như hoạt động, các nhà quản trị Siêu thị cĩ thể kiểm sốt được hoạt động kinh doanh của Siêu thị một cách tương đối dễ dàng. Nhưng khi quy mơ siêu thị phát triển hơn thì vai trị của hệ thống KSNB thể hiện rõ ràng bởi vì các nhà quản trị lúc này sẽ gặp khĩ khăn trong việc nhận dạng, giám sát và kiểm tra tất cả các rủi ro nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân, lúc này các nhà quản trị phải quan tâm đến việc xây dựng để dựa vào hệ thống KSNB. Khi hoạt động của siêu thị ngày càng phát triển hoạt động KSNB cũng phải tương ứng đáp ứng nhu cầu phát triển đĩ. ðể cĩ thể tin tưởng rằng hệ thống KSNB tồn tại là hữu Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 79 hiệu, các nhà quản lý phải sư dụng chức năng kiểm tốn nội bộ thường xuyên xem xét, đánh giá, tư vấn kịp thời để nâng cao hiệu lực của hệ thống KSNB. * Vai trị, vị trí hệ thống KSNB đối với cơng tác quản lý ngày càng được khẳng định đặc biệt đối với các Siêu thị. Các siêu thị Việt Nam cần nhận thức đầy đủ hơn tầm quan trọng của hệ thống KSNB, quan tâm đến việc xây dựng và hồn thiện hệ thống này tại đơn vị mình. Hồn thiện hệ thống KSNB được coi là cơng việc cần thiết, thường xuyên liên tục phải làm khơng chỉ đối với riêng Siêu thị Việt Nam nào mà là của tất cả của các tổ chức, các đơn vị. ðây là quy luật tất yếu của quá trình vận động và phát triển. * Nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển biến mạnh sang nền kinh tế thị trường. Tồn cầu hố, hội nhập kinh tế quốc tế đang là xu thế tất yếu của thời đại. Việt nam khơng thể đứng ngồi xu thế đĩ, chúng ta hiện đã là thành viên của tổ chức thương mại quốc tế (WTO), thành viên của ASEAN, AFTA, APEC ... ðể đứng vững trong mơi trường cạnh tranh, thích ứng được với các điều kiện kinh doanh mang tính quốc tế, ngay từ bây giờ hồn thiện hệ thống KSNB, tăng cường cơng tác quản lý là bước đi cần thiết đầu tiên của các Siêu thị trong tiến trình đổi mới và hội nhập. 4.6. Nguyên tắc hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ ðể xây dựng một hệ thống KSNB thực sự hữu hiệu tại Siêu thị, việc hồn thiện hệ thống KSNB cần phải quán triệt các nguyên tắc cơ bản sau: Nguyên tắc 1: Tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành của Nhà nước Nguyên tắc này địi hỏi việc xây dựng hệ thống KSNB tại Siêu thị phải tuân thủ tuyệt đối hiến pháp, pháp luật của Nhà nước, khơng được làm trái với những chỉ thị, nghị định của Chính phủ cũng như các thơng tư, văn bản hướng dẫn của các bộ, ngành cĩ liên quan. Nguyên tắc 2: Phù hợp với quá trình hội nhập và phát triển Nguyên tắc này địi hỏi việc xây dựng và hồn thiện hệ thống KSNB tại Siêu thị phải tuân theo xu thế phát triển và hội nhập đang diễn ra. Các quy chế, Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 80 chính sách, thủ tục KSNB được xây dựng phải phù hợp với điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, phù hợp với mơi trường kinh doanh theo hướng mở cửa, hội nhập với bên ngồi. Cách thức tổ chức cơng tác quản lý, trình độ năng lực của nhân viên phải đáp ứng được yêu cầu của quá trình hội nhập. Nguyên tắc 3: Kế thừa và phát huy tối đa những nhân tố hợp lý của hệ thống KSNB hiện tại Theo nguyên tắc này, việc hồn thiện hệ thống KSNB khơng cĩ nghĩa là phủ nhận hồn tồn cái cũ, loại bỏ cái cũ mà phải cĩ tính kế thừa. Trên cơ sở hệ thống KSNB hiện tại, cần chọn lọc những nhân tố tích cực, tận dụng và phát huy những ưu điểm; dựa trên nền tảng hệ thống KSNB cũ để bổ sung và điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu quản lý hiện nay của Siêu thị. Nguyên tắc 4: Hồn thiện hệ thống KSNB phải cĩ định hướng rõ ràng, bước đi cụ thể, đồng bộ và bảo đảm sự ổn định tương đối các hoạt động sản xuất kinh doanh Nguyên tắc này địi hỏi Siêu thị phải coi việc hồn thiện hệ thống KSNB như một nhiệm vụ trung tâm. Nhiệm vụ này phải cĩ kế hoạch, cĩ định hướng và bước đi cụ thể để thực hiện. Các giải pháp hồn thiện hệ thống KSNB phải được thực hiện một cách nhất quán và đồng bộ. Tuy nhiên, việc thực hiện các giải pháp phải bảo đảm khơng gây xáo trộn các hoạt động kinh doanh, khơng gây sự thay đổi quá lớn trong cơ cấu nhân sự của Siêu thị. Nguyên tắc 5: Hệ thống KSNB phải bảo đảm tính hiệu quả Sự cần thiết phải xây dựng và hồn thiện hệ thống KSNB tại siêu thị là điều hết sức rõ ràng. Tuy nhiên, các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB, các bước kiểm sốt được xây dựng ở đây phải được xem xét cả về quy trình nghiệp vụ lẫn tính kinh tế và khả năng thực thi. Một thủ tục kiểm sốt dù chặt chẽ nhưng quá rườm rà và tốn kém khơng phải là sự lựa chọn khơn ngoan. Chính vì vậy, việc hồn thiện hệ thống KSNB phải bảo đảm hệ thống KSNB hữu hiệu nhất, hiểu theo nghĩa đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý của siêu thị trong giới hạn Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 81 cho phép về tính kinh tế và khả năng thực thi. Nguyên tắc 6: Hệ thống KSNB phải tương thích với quy mơ và sự phức tạp của đơn vị Theo nguyên tắc này, việc xây dựng và hồn thiện hệ thống KSNB luơn luơn phải gắn liền với quy mơ và sự phức tạp của Siêu thị. Siêu thị cĩ quy mơ càng lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, tính phức tạp và đặc thù cao địi hỏi hệ thống thủ tục KSNB phải mang tính tồn diện, bao quát mọi hoạt động của Siêu thị. Cùng với sự phát triển và lớn mạnh về quy mơ theo đĩ rủi ro trong kinh doanh càng cao khi đĩ địi hỏi hệ thống KSNB phải khơng ngừng hồn thiện và vững mạnh để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao của siêu thị. Cĩ như vậy hệ thống KSNB mới cĩ thể ngăn chặn và phịng ngừa, giảm thiểu rủi ro cho siêu thị. 4.7. Một số giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ trong siêu thị 4.7.1. Một số giải pháp hồn thiện mơi trường kiểm sốt trong siêu thị Mơi trường kiểm sốt được xem là nên tảng của hệ thống kiểm sốt nội bộ và yêu cầu phải phản ánh được sắc thái chung của đơn vị, chi phối được ý thức kiểm sốt của mỗi thành viên trong đơn vị. ðối với siêu thị. Ban giám đốc cần nhận thức một cánh đứng đắn về vai trị về sự cần thiết của hệ thống kiểm sốt nội bộ trong việc điều hành bán hàng và quản lý Cơng ty (Siêu thị), nĩi chung và trong việc hạn chế rủi ro nhất là trong khẩu bán hàng. Biện pháp đề xuất cụ thể: - Các mục tiêu hoạt động và phương pháp quản lý của siêu thị cần phải được phổ biến cơng khai trong tồn bộ đội ngũ nhân viên cụ thể: + Cơng khai mơ hình tổ chức và cách thức phân định quyền hạn trong siêu thị cũng như từng cơng việc cụ thể, mục đích là mỗi nhân viên xác định được vị trí, vai trị và trách nhiệm của mình, + Ban Giám đốc phối hợp với các bộ phận để xây dựng và ban hành các quy chế cụ thể cho từng bộ phận, mỗi thành viên trong bộ phận cần phải nắm chắc quy trình quy chế của bộ phận mình và làm việc theo các quy định đĩ. Bộ Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 82 phận kiểm sốt nội bộ thay mặt ban giám đốc giám sát việc thực hiện quy trình, quy chế của các phịng ban. Bên cạnh đĩ phải bổ biến cho các lao động mới được tuyển dụng mới cần phải nắm chắc được quy định quy chế của bộ phận mình cũng như quy chế của tồn Siêu thị trước khi bắt tay vào làm việc. + ðề cao các chuẫn mực đạo đức của người lao động, siêu thị cần tận dụng lợi thế cĩ một đội ngũ đơng đảo, xây dựng các đội ngũ cần phấn đấu, quan tâm giúp đỡ và giám sát lẫn nhau giữa các thành viên trong Siêu thị, xây dựng tinh thần đồn kết trong đội ngũ lao động tổ chức sinh hoạt và tặng quà nhân ngày 8/3, 20/10 rằm trung thu. 4.7.2. ðiều chỉnh cơ cấu tổ chức và chú trọng cơng tác nhân sự Việc xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học và phù hợp với đặc thù của siêu thị là vấn đề quan trọng đối với các siêu thị bởi nĩ ảnh hưởng lớn đến quá trình vận hành hệ thống KSNB. Cơ cấu tổ chức siêu thị phải gọn nhẹ nhưng phải cĩ hiệu quả phù hợp với yêu cầu quản lý. Do đĩ, các siêu thị cần rà sốt và xây dựng các quy chế về quản lý nhằm cụ thể hố, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phịng ban chức năng trong siêu thị nhằm tránh tình trạng chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, gây tính ỷ lại, thiếu trách nhiệm trong việc giải quyết, xử lý các cơng việc liên quan đến nhiều phịng ban, đơn vị khác nhau trong nội bộ siêu thị. Căn cứ vào quy mơ, tính phức tạp cũng như yêu cầu quản lý cần xây dựng một cơ cấu tổ chức thích hợp cả về mặt số lượng và chất lượng. Tăng cường cơng tác đào tạo đội ngũ cán bộ đặc biệt là các cán bộ chủ chốt của siêu thị. thường xuyên rà sốt năng lực quản lý của đội ngũ trưởng, phĩ phịng ban, bộ phận để đào tạo lại hoặc chuyển cơng tác sang những cơng việc phù hợp hơn; tạo điều kiện nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ này cũng như cả hệ thống quản lý kinh doanh. ðối với cán bộ kỹ thuật cần khơng ngừng học tập, cập nhật các kiến thức mới nhất về cơng nghệ tránh lạc hậu trong bối cảnh sự phát triển nhanh chĩng trong lĩnh vực cơng nghệ thơng tin hiện nay. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 83 Xây dựng mơi trường làm việc thích hợp, tạo cơ hội phát triển năng lực của mỗi cá nhân nhằm phát huy sáng tạo, đảm bảo cơng bằng. Thực hiện tốt chính sách khen thưởng bằng vật chất đối với những cán bộ hồn thành tốt cơng việc được giao tạo ra động lực thúc đẩy các cá nhân lao động hết mình vì Siêu thị, từng bước gây dựng văn hố Siêu thị. Xử lý nghiêm những hành vi sai trái gây tổn thất hoặc làm xấu hình ảnh của Siêu thị cũng là việc cần làm. Hồn thiện chế độ tuyển dụng và đánh giá Giám đốc Siêu thị, thực hiện dân chủ để đảm bảo cĩ thể lựa chọn những người cĩ tài năng, giỏi về kinh doanh lên cương vị Giám đốc. Cĩ thể uỷ thác tổ chức chuyên nghiệp tìm người tài để tuyển dụng Giám đốc và kế tốn trưởng. ðồng thời, thực hiện mức tiền lương của Giám đốc và kế tốn trưởng cĩ tính hấp dẫn, cĩ sự liên kết với thành quả kinh doanh. Hồn thiện chế độ về trách nhiệm của các thành viên ban giám đốc, cĩ chính sách khuyến khích để các thành viên ban giám đốc thực hiện chức trách một cách cẩn trọng, mẫn cán và trung thành. 4.7.3. Chuẩn hố quy trình lập kế hoạch hoạt động kinh doanh Kế hoạch là cơ sở để hiện thực hố các mục tiêu, chiến lược phát triển. Dựa vào kế hoạch ta cĩ thể đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Siêu thị trong kỳ, từ đĩ các những điều chỉnh kịp thời đối với những bất cập trong quá trình hoạt động. Trong đĩ, kế hoạch tài chính được coi là trọng tâm đối với các Siêu thị. Hiện nay, cơng tác lập kế hoạch của các Siêu thị cịn mang tính hình thức, chưa đi sát vào thực tế của các bộ phận thực hiện. Bên cạnh đĩ, cơng tác thẩm định kế hoạch cũng chưa được quan tâm đúng mức. ðể cĩ thể lập kế hoạch tài chính cĩ hiệu quả, các nhà quản trị nên tiến hành các bước sau: - Xác định mục tiêu cá nhân và sự ảnh hưởng của mục tiêu cá nhân đến các mục đích tài chính của Siêu thị, từ đĩ cĩ thể điều chỉnh mục tiêu cá nhân cho phù hợp với mục đích của cơng việc. - Thiết lập mục tiêu tăng trưởng, mục tiêu về lợi nhuận trên vốn đầu tư và hướng mở rộng phát triển của Siêu thị. Những mục tiêu này phải được thể Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 84 hiện bằng con số cụ thể, đưa ra các dự báo về lợi nhuận, doanh số và so sánh với kết quả thực sự đạt được. Trong quá trình lập kế hoạch, nhà quản trị nên tập trung vào các điểm mạnh, điểm yếu của của Siêu thị và các yếu tố thuộc mơi trường vĩ mơ và vi mơ cĩ thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu đã đề ra; đồng thời phải phát triển các chiến lược dựa trên kết quả các yếu tố liên quan (chiến lược giá, tiềm năng về thị trường, cạnh tranh, so sánh chi phí sử dụng vốn đi vay và vốn tự cĩ...) để cĩ thể đưa ra hướng đi đúng đắn nhất cho sự phát triển của Siêu thị. Cần chú ý tới nhu cầu về tài chính, nhân lực và nhu cầu về vật chất hạ tầng cần thiết để hồn thành kế hoạch tài chính. Cập nhật kế hoạch tài chính thơng qua các báo cáo tài chính mới nhất của Siêu thị. Thường xuyên so sánh kết quả tài chính Siêu thị thu được với các số liệu hoạt động của các Siêu thị trong cùng ngành để biết được vị trí của Siêu thị trong ngành. Tìm ra và khắc phục điểm yếu của Siêu thị. ði đơi với việc làm trên, các Siêu thị cần quan tâm đến cơng tác giám sát việc tuân thủ các kế hoạch. ðể tăng cường cơng tác kiểm tra, giám sát tài chính đảm bảo hiệu quả kinh doanh, các Siêu thị cần tập trung vào hồn thiện hệ thống định mức, tiêu chuẩn, đơn giá, dự tốn... Các Siêu thị cũng cần định kỳ tiến hành phân tích tình hình tài chính của Siêu thị nhằm đánh giá việc thực hiện mục tiêu của Siêu thị, điểm mạnh, điểm yếu về tình hình tài chính, qua đĩ cĩ thể giúp ban giám đốc trong việc đánh giá tổng quát tình hình hoạt động của Siêu thị như: khả năng thanh tốn, tình hình luân chuyển vật tư, tiền vốn... và cĩ những điều chỉnh hợp lý nhằm bảo đảm mọi tài sản tiền vốn và mọi nguồn lực tài chính của Siêu thị được sử dụng một cách hiệu quả nhất. 4.7.4. Xây dựng hệ thống báo cáo kế tốn quản trị Cơng tác tổ chức kế tốn tại các Siêu thị hiện nay đang được thực hiện khá tốt. Tuy nhiên để hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp thơng tin kịp thời, đầy đủ và chính xác nhằm tăng cường cơng tác quản lý tài chính, các Siêu thị cần sớm xây dựng và ban hành những quy định mới về cơng tác kế tốn quản trị sẽ phục vụ đắc lực cho việc điều hành và KSNB. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 85 Kế tốn quản trị giúp cung cấp các thơng tin về hoạt động nội bộ của Siêu thị như: chi phí của từng bộ phận, từng cơng việc, sản phẩm; phân tích, đánh giá tình hình thực hiện với kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận; quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, cơng nợ; phân tích mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng và lợi nhuận; lựa chọn thơng tin thích hợp cho các quyết định đầu tư ngắn hạn và dài hạn; lập dự tốn ngân sách sản xuất, kinh doanh... nhằm phục vụ việc điều hành, kiểm tra và ra quyết định kinh tế. Do đĩ, rõ ràng kế tốn quản trị là hệ thống đo lường, thu thập, tổng hợp xử lý, cung cấp các thơng tin về kinh tế tài chính phục vụ cho yêu cầu quản lý trong việc lập kế hoạch, điều hành, theo dõi thực hiện kế hoạch trong phạm vi nội bộ Siêu thị. Kế tốn quản trị là phương tiện để ban giám đốc kiểm sốt một cách cĩ hiệu quả hoạt động của Siêu thị. Chính vì vậy, việc thiết lập hệ thống báo cáo kế tốn quản trị đặc biệt cần thiết và mang lại lợi ích thiết thực cho Siêu thị. - Tình hình và tiềm năng kinh doanh của khách hàng như doanh số mua và tiêu thụ thực tế và ước tính bình quân hàng tháng 4.7.5. Hồn thiện mơi trường pháp lý cho việc thành lập bộ máy KTNB trong Siêu thị . Việc xây dựng bộ phận kiểm tốn nội bộ vẫn cịn nhiều mới mẻ đối với các Siêu thị Việt Nam nĩi chung và Siêu thị Smart nĩi riêng. Những quy định pháp lý chính thức đánh dấu sự ra đời của hoạt động kiểm tốn nội bộ trong các Cơng ty Nhà nước được ban hành trong quy chế kiểm tốn nội bộ theo Quyết định số 832-TC/Qð/CðKT ngày 28 tháng 10 năm 1997. Ngày 16 tháng 04 năm 1998, Bộ tài chính đã ban hành Thơng tư số 52/1998-TT/BTC hướng dẫn tổ chức bộ máy kiểm tốn nội bộ ở các Cơng ty Nhà nước. Nhưng do bất cập trong quy định nên Thơng tư này đã được thay thế bằng Thơng tư 171/1998-TT/BTC ngày 22/12/1998 của bộ tài chính. Theo chuẩn mực kiểm tốn số 610 – Sử dụng tư liệu của kiểm tốn nội bộ – ban hành theo Quyết định số 143/2001/Qð-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 86 Bảng 4.10: ðề xuất bổ sung, chỉnh sửa KSNB quy trình mua hàng ðề xuất Bổ sung Chỉnh sữa Cán bộ chịu trách nhiệm Phịng kinh doanh lên kế hoạch mua hàng , xem trong phần mềm bán hàng cĩ bảng xuất nhập tồn trong ngày trong tuần tuỳ theo thời gian cần xem Tổ trưởng phụ trách các nghành hàng do mình quản lý Phịng kinh doanh Phịng kinh doanh Dự kiến mua hàng - Tìm hiểu và lựa chọn giá mua tốt nhất - Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất - Lựa chọn mẫu mã, chất lượng sản phẩm - Hợp đồng mua bán hàng phải rõ ràng Trưởng phịng kinh doanh Phĩ giám đốc phụ trách kinh doanh Phịng kinh doanh Nhận hàng, kiểm tra hàng nhập về - Kế tốn kho - Tổ trưởng phụ trách nghành hàng - Bảo vệ, vệ sỹ Phịng hành chính Phĩ giám đốc phụ trách kinh doanh Phịng kinh doanh Hàng nhập về khơng cho vào kho mà chuyển luơn cho các nhân viên quầy kệ Nhân viên quầy kệ nhận hàng với kế tốn kho tại nơi giao nhận hàng hố với nhà cung cấp Phịng kế tốn + phịng kinh doanh Phịng kế tốn + phịng kinh doanh Thanh tốn tiền hàng, trên cơ sở hố đơn GTGT,phiếu nhập mua hàng của Siêu thị Thêm phiếu xuất kho nội bộ của nhà cung cấp Phịng kế tốn Phịng kế tốn  Cơ chế kiểm sốt đề xuất: Phê duyệt; Sử dụng mục tiêu; Bất kiêm nhiệm; Bảo vệ tài sản; ðối chiếu; Báo cáo bất thường; Kiểm tra & theo dõi; ðịnh dạng trước Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 87 Bảng 4.11. ðề xuất bổ sung, chỉnh sửa KSNB quy trình bán hàng ðề xuất Bổ sung Chỉnh sữa Cán bộ chịu trách nhiệm Giá bán chỉ cĩ một loại giá đã nhập vào phầm mềm bán hàng Triết khấu bán hàng với số lượng lớn Phịng kinh doanh + phịng kế tốn Giám đốc Khách đến mua hàng nhân viên bán hàng nên đi theo khách để tư vấn hoặc mỗi khi khách cần hỏi hay thắc mắc về vấn đề gì đĩ trên sản phẩm Khơng nên nĩi nhiều Phịng kinh doanh Phịng kinh doanh Nhân viên thu ngân khơng nên hỏi khách hàng quá nhiều Nếu khách hỏi phải trả lời thật nghiêm túc Phịng kinh doanh Phịng kinh doanh Phịng kinh doanh Nhân viên bán hàng - ðể mất hàng hố - Làm hu hỏng - Hàng hố hết hạn sử dụng Mức phạt cao hơn mức quy đinh của Siêu thị đề ra Ban giám đốc Ban giám đốc  Cơ chế kiểm sốt đề xuất: Phê duyệt; Sử dụng mục tiêu; Bất kiêm nhiệm; Bảo vệ tài sản; ðối chiếu; Báo cáo bất thường; Kiểm tra & theo dõi; ðịnh dạng trước Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 88 V. KẾT LUẬN VÀ ðỀ NGHỊ 5.1. KẾT LUẬN 1/ Lập kế hoạch mua hàng Nhân viên lên lịch dự kiến mua hàng, theo các bộ phận quầy kệ báo lên phải kiểm tra kiểm sốt để cĩ đơn đặt hàng theo nhu cầu đạt được kết quả cao khơng làm đọng vốn lâu trong tất cả các mặt hàng 2/ Kiểm tra hàng hố về Siêu thị cùng hố đơn GTGT Nhân viên phịng kinh doanh, nhân viên phịng kế tốn phải cĩ kế hoạch nhận hang kiểm tra chi tiết các vấn đề từ các chứng từ xuất kho, xuất sứ sản phẩm hạn sử dụng mẫu mã theo đơn đặt hàng, đến hố đơn thuế GTGT họ xuất hàng cho Siêu thị phải đầy đủ như đã quy định của bộ tài chính, nhân viên kinh doanh , nhân viên kế tốn hố đơn đến bộ phận nào thị bộ phận đấy phải kiểm tra, hố đơn GTGT là cơ sở cho rất nhiều các báo cáo sau như: • Báo cáo nhập xuất tồn hàng hố, • Báo cáo cơng nợ hàng tháng cho nhà cung cấp • Lập kế hoạch chi trả tiền mặt • Kê khai báo cáo với cơ quan thuế • Cuối năm báo cáo tài chính 3/ Bán hàng thu tiền Nhân viên bán hàng, thu ngân phải linh hoạt kiểm tra đầy đủ các mặt hàng bán ra ken vào phần mềm bán hàng chính xác, thu tiền của khách luơn tươi cười vui vẽ, và xác định được việc mình đang làm, và làm thật tốt cơng việc được giao, giao nhận tiền đầy đủ cơng khai minh bạch, nếu cĩ sai sĩt sẽ phải chịu khung hình phạt của Siêu thị đã đề ra. Nền kinh tế nước ta với xu thế hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng mở ra cho các Siêu thị Việt Nam nhiều cơ hội mới nhưng đồng thời cũng đặt ra những thách thức khơng nhỏ. Trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt các Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 89 Siêu thị phải tự vươn lên bằng chính sức lực của bản thân mình, KSNB giúp cho các nhà quản trị cĩ đầy đủ các thơng tin chính xác về tình hình hoạt động của Siêu thị mình mà từ đĩ ra các quyết định quản lý, đảm bảo kinh doanh một cách cĩ lãi và phát triển bền vững. Chính vì vậy, việc xây dựng và khơng ngừng hồn thiện hệ thống KSNB trở thành một yêu cầu cấp thiết, mang tính thời sự đối với các Siêu thị .Các Siêu thị cần hiểu biết rõ về HTKSNB và vận dụng một cách linh hoạt phù hợp với đặc điểm Siêu thị mình. ðề tài “ ðánh giá hệ thống KSNB chu trình bán hàng, mua hàng trong Siêu thị Smat trên địa bàn Quận Long Biên -Thành phố Hà Nội” đã trình bày ở trên mong muốn sẽ đĩng gĩp thêm một cách nhìn nhận đánh giá về HTKSNB trong các Siêu thị. Trong khuơn khổ chuyên đề, tác giả chỉ tập trung đi vào những vấn đề chủ yếu sau đây: • Luận văn khái quát những vẫn đề chung về hệ thống KSNB trong Siêu thị • Luận văn phân tích thực trạng và đánh giá hệ thống KSNB tại Siêu thị Smat trên địa bàn Quận Long Biên – Thành Phố Hà Nội. • Trên cơ sở lý luận về hệ thống KSNB và thực trạng hệ thống KSNB trong Siêu thị Smat trên địa bàn Quận Long Biên - Thành phố Hà Nội, chuyên đề đưa ra các giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống KSNB trong Siêu thị. Với những vấn đề đã được nghiên cứu trong luận văn, tác giả hy vọng sẽ gĩp phần làm sáng tỏ thêm cơ sở thực tiễn cho việc xây dựng và hồn thiện hệ thống KSNB trong điều kiện cạnh tranh, hội nhập. 5.2. Kiến nghị: Sau thời gian nghiên cứu đề tài , chúng tơi xin đưa ra một số kiến nghị sau: * ðối với nhà nước: - Cần phải cĩ các chế tài sử phạt hàng giã, hàng nháy, hàng kém chất lượng. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nơng nghiệp ........... 90 - Cần cĩ các chính sách bình ổn giá cả. * ðối với Siêu thị: - Tích cực hơn nữa trong việc kiểm tra giám sát các mặt hàng trọng yến. - Liên tục gọi điện cho các nhà cung cấp để cập nhập các sản phẩm mới - ðưa ra các chiến lược phát triển kinh doanh để đạt doanh thu từng tháng từng quý so sánh với kế hoạch để đưa ra thưởng phạt cơng minh. 90 TÀI LIỆU THAM KHẢO TÀI LIỆU TIẾNG VIỆT 1. Alvin and James, (1995): Kiểm tốn – Auditing. ðặng Kim Cương và Phạm Văn ðược dịch. Nhà xuất bản thống kê 2. Phạm Thị Mỹ Dung; Bùi Bằng ðồn, (2001): Giáo trình phân tích kinh doanh. Nhà xuất bản nơng nghiệp 3. Phạm Thị Mỹ Dung; ( 2009) Bài giảng hệ thống kiểm sốt nội bộ cho Cao học . Quản trị kinh doanh Trường ðại học nơng nghiệp Hà Nội. 4. ðại học kinh tế thành phố HCM,1997 và 2005:Kiểm tốn ðại học quốc gia thành phố Hồ Chi Minh. Nhà xuất bản tài chính. 5. Học viện tài chính, (2008), Giáo trình kiểm tốn Báo cáo tài chính. Nhà xuất bản tài chính 6.Phạm Trung Kiên,2006 : Kiểm tốn – Lý thuyết và thực hành. Nhà xuất bản tài chính,2006 7. Mekong Capital, 2004 : Giới thiệu về kiểm sốt nội bộ 8. Kiểm tốn nội bộ hiện đại – ðánh giá các hoạt động và hệ thống KSNB,2000. Nhà xuất bản tài chính ( dịch từ Victor Z.Brink and Herbrt Witt, 1982: Modern Internal Auditing – Apprasing operations and controls) i ii