Đề tài Biện pháp đẩy mạnh hoạt động sản xuất, kinh doanh tại trung tâm Datapost thuộc bưu điện Hà Nội

công tác đã được quy định. - Phó phòng giúp việc cho trưởng phòng, được trưởng phòng phân công phụ trách một hay một số lĩnh vực, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và giám đốc trung tâm về lĩnh vực được phân công. - Các viên chức chuyên môn nghiệp vụ làm việc trực tiếp với trưởng phòng, phó phòng về những nhiệm vụ được giao. Phòng kế toán. Chức năng. Phòng kế toán là đơn vị quản lý chuyên môn nghiệp vụ, có chức năng tham mưu, giúp việc giám đốc trung tâm trong công tác quản lý, điều hành các lĩnh vực: Kế toán – Thống kê – Tài chính theo quy định của pháp luật và các quy chế , quy định cua Bưu điện Thành phố Hà Nội. Nhiệm vụ. - Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với công tác tổ chức sản xuất, kinh doanh của trung tâm theo đúng luật kế toán, luật thông kê, chuẩn mực kế toán, quy chế tài chính của BĐHN. - Tổ chức ghi chép , phản ảnh chính xác, trung thực, kịp thời , đầy đủ toàn bộ tài sản và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Lý hồ sơ tài sản của trung tâm. Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản của trung tâm. Thực hiện các vấn đề liên quan đến việc bảo hiểm tài sản, thanh lý tài sản. - Định kỳ chủ trì trình giám đốc trung tâm kế hoạch kiểm kê tài sản , vật tư, hàng hóa theo quy định của Bưu điện Hà Nội. - Quản lý kho vật tư của trung tâm, xuất, nhập, cấp, phát vật tư, vật liệu kịp thời cho sản xuất kinh doanh. - Xuất hóa đơn cung cấp sản phẩm, dịch vụ gửi khách hàng. - Hàng hóa đối soát, tập hợp lập báo cáo tình hình công nợ của khách hàng, theo dõi việc thanh toán của khách hàng, chủ động đề xuất và tổ chức thực hiện các biện pháp thu nợ kịp thời, linh hoạt. - Cung cấp các số liệu về kế toán, thống kê, tài chính phục vụ việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. - Nghiên cứu các chế độ chính sách trong lĩnh vực kế toán, thống kê tài chính, và pháp luật có liên quan đến hoạt động của trung tâm. Đề xuất tham mưu cho giám đốc trung tâm các giải pháp thực hiện đảm bảo linh hoạt, thuận tiện và hiệu quả. - Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ kế toán, thống kê tài chính hiện hành cho các bộ phận liên quan trong trung tâm. - Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế của trung tâm. - Tổ chức bảo quản lưu trữ các tài liệu kế toán, tài chính. Thực hiện các qui định bảo mật theo quy định của BĐHN. Quyền hạn, mối quan hệ công tác. Phòng kế toán có quyền: - Thừa lệnh giám đốc trung tâm kiểm tra và yêu cầu các đơn vị trực thuộc trung tâm cung cấp đầy đủ tài liệu phục vụ công tác kế toán, thống kê, tài chính. - Có quyền từ chối việc lập, ký giấy đề nghị giám đốc trung tâm duyệt thanh toán, báo cáo kế toán, chứng từ, tài liệu phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các đơn vị trực thuộc khi thấy không phù hợp với các quy định, quy chế của Bưu điện Thành phố Hà Nội và pháp luật hiện hành. Báo cáo giám đốc trung tâm các biện pháp xử lý tiếp theo. - Thừa lệnh giám đốc trung tâm ban hành một số văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ thuộc lình vực phòng quản lý. - Đề xuất giám đốc trung tâm trong việc: Điều chỉnh tổ chức bộ máy kế toán, sửa đổi, điều chỉnh những quy định, cơ chế có liên quan tới công tác kế toán, thống kê, tài chính nhằm đáp ứng kịp thời và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ công tác. - Phòng kế toán được thừa lệnh và theo ủy quyền của giám đốc trung tâm quan hệ công tác trong lĩnh vực kế toán, thống kê tài chính với các đơn vị, đối tác bên ngoài để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, công tác được giao. - Phòng kế toán phối hợp với các đơn vị khác thực hiện: Xây dựng kế hoạch của trung tâm. Công tác đấu thầu thẩm định, nghiệm thu, thanh quyết toán và bàn giao tài sản các dự án, công trình đầu tư và sửa chữa tài sản. Nghiệm thu sản phẩm, phế phẩm, nguyên vật liệu. Thực hiện các hợp đồng kinh tế. Đào tạo, bồi dưỡng về trình độ nghiệp vụ kế toán, thống kê, tài chính cho đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán. Tổ chức bộ máy. - Phòng kế toán do trưởng phòng phụ trách có thể có phó phòng giúp việc quản lý và điều hành có các viên chức giúp việc chuyên môn nghiệp vụ. - Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc trung tâm về kết quả thực hiện các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác đã được quy định. - Phó phòng giúp việc cho trưởng phòng, được trưởng phòng phân công phụ trách một hay một số lĩnh vực, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và giám đốc trung tâm về lĩnh vực được phân công. - Các viên chức chuyên môn nghiệp vụ làm việc trực tiếp với trưởng phòng, phó phòng và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, phó phòng về những nhiệm vụ được giao. Xưởng in và gấp lồng. Chức năng. Xưởng in và gấp lồng là đơn vị sản xuất trực thuộc trung tâm có chức năng: Tổ chức sản xuất theo kế hoạch và theo điều tác của trung tâm. Lập kế hoạch và tổ chức sửa chữa, bảo dưỡng các hệ thống thiết bị không thuộc phạm vi các hợp đồng bảo dưỡng toàn phần tại xưởng. Nhiệm vụ. - Căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh của trung tâm, xây dựng kế hoạch sản xuất, cung cấp dịch vụ của xưởng. - Thực hiện quản trị các hoạt động sản xuất và cung cấp dịch vụ trên cơ sở kế hoạch và điều tác của trung tâm. - Phân công bố trí và quản lý lao động của xưởng. Hàng lập bảng tổng hợp công lao động cua CBCNV trong xưởng báo cáo về phòng tổng hợp trung tâm. - Thống kê sản phẩm ( phế phẩm – nếu có ) , dịch vụ theo ca sản xuất, khách hàng. Phối hợp với phòng tổng hợp, kế toán trung tâm nghiệm thu sản phẩm, phế phẩm. - Chủ trì xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc bảo dưởng hệ thống các thiết bị datapost tại xưởng. Thực hiện việc sửa chữa khắc phục sự cố kỹ thuật thiết bị trong quá trình sản xuất. - Giám sát đơn vị bảo dưỡng trong quá trình bảo dưỡng, sửa chữa chạy thử. Ký biên bản nghiệm thu máy sau khi chạy thử. - Thống kê, lập danh mục đề nghị trung tâm trang bị các vật tư thiết bị phục vụ bảo dưỡng , sửa chữa thiết bị datapost. Trong trường hợp đột xuất có thể chủ động mua sắm các vật tư, thiết bị theo phân cấp để khắc phục sự cố kịp thời. - Cung cấp cho phòng tổng hợp các chứng từ thanh toán theo quy định. - Lập sổ nhật ký thiết bị, ghi chép, phản ánh việc bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị theo ca sản xuất. - Nghiên cứu sản xuất các chương trình phần mền mới đáp ứng nhu cầu khách hàng và kế hoạch phát triển thị trường của trung tâm. - Thực hiện công tác công nghệ thông tin toàn trung tâm, cụ thể : Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống mạng tin học nội bộ phục vụ quản lý và sản xuất của trung tâm. Xây dựng kế hoạch bảo trì, sửa chữa thường xuyên, đột xuất trang thiết bị CNTT của trung tâm và tổ chức thực hiện. Đảm bảo an ninh của hệ thống, cài đặt cập nhật các chương trình bảo vệ, diệt vius, hướng dẫn các cá nhân , đơn vị trong việc bảo vệ máy tính. Đề xuất phối hợp với phòng tổng hợp trong việc mua sắm máy móc thiết bị CNTT phục vụ hoạt động của trung tâm. Thực hiện xử lý bưu phẩm chuyển hoàn theo quy định của trung tâm. Báo cáo giám đốc trung tâm (qua phòng tổng hợp) theo định kỳ hoặc đột xuất tình hình sản xuất và cung cấp dịch vụ của xưởng. Đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ, vệ sinh lao động xưởng. Thực hiện các công việc khác do ban giám đốc giao. Quyền hạn, mối quan hệ công tác: Xưởng in và gấp lồng có quyền: Xưởng trưởng được giám đốc trung tâm ủy quyền phối hợp với các đơn vị khác trong trung tâm để thực hiện các chức năng nhiệm vụ theo quy định. Đề xuất giám đốc trung tâm trong việc điều chỉnh, sửa đổi những quy định, cơ chế có liên quan tới chức năng nhiệm vụ của xưởng. Xưởng trưởng có quyền quyết định mọi công việc của xưởng theo phạm vi phân cấp. Trưởng ca có quyền phân công, bố trí lao động và các nguồn lực trong sản xuất. Được phép giải quyết cho cán bộ công nhân viên trong ca nghỉ đột xuất khi có lý do chính đáng nhưng phải đảm bảo không ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất trong ca. Mối quan hệ công tác. Xưởng in và gấp lồng phối hợp với các đơn vị khác thực hiện: - Công tác tuyển dụng lao động. - Nghiệm thu sản phẩm, phế phẩm. - Xây dựng và thực hiện các kế hoạch theo quy định. - Kiểm kê tài sản định kỳ, thanh lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ. - Triển khai sản phảm, dịch vụ mới. - Đào tạo nghiệp vụ tay nghề cho cán bộ công nhân viên trong xưởng, bồi dưỡng thi nâng bậc nghề. - Trang bị, huấn luyện công tác bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ… Tổ chức bộ máy. - Xưởng In và Gấp lồng do xưởng trưởng phụ trách, có thể có phó xưởng trưởng và các trưởng ca sản xuất. - Xưởng trưởng chịu trách nhiệm trước giám đốc trung tâm về kết quả thực hiện các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và mối quan hệ công tác đã được quy định. - Phó xưởng trưởng giúp việc cho xưởng trưởng, được xưởng trưởng phân công phụ trách một hay một số lĩnh vực, chịu trách nhiệm trước xưởng trưởng và giám đốc trung tâm về lĩnh vực được phân công - Trưởng ca được xưởng trưởng hoặc phó xưởng trưởng phân công phụ trách các ca sản xuất, chịu trách nhiệm trước xưởng trưởng về hoạt động của ca sản xuất. - Công nhân xưởng in và gấp lồng chấp hành điều tác của xưởng trưởng, phó xưởng trưởng và trưởng ca. Chấp hành quy trình nghiệp vụ, nội quy lao dộng của trung tâm. Xưởng sản xuất phong bì. Chức năng. - Xưởng sản xuất phong bì là đơn vị sản xuất trực thuộc trung tâm có chức năng: - Tổ chức sản xuất theo kế hoạch và theo điều tác của trung tâm. - Lập kế hoạch và điều tác sửa chữa, bảo dưỡng các hệ thông thiết bị của xưởng. Nhiệm vụ - Căn cứ kế hoạch sản xuất của trung tâm, xây dựng kế hoạch sản xuất phong bì, ấn phẩm quản lý, ấn phẩm nghiệp vụ…của xưởng và tổ chức thực hiện. - Thực hiện quản trị các hoạt động sản xuất và cung cấp dịch vụ trên cơ sở kế hoạch và điều tác của trung tâm. - Phân công, bố trí, quản lý lao động của xưởng. Hàng tháng lập bảng tổng hợp công lao động của CBCNV trong xưởng báo cáo về phòng tổng hợp trung tâm - Thống kê sản phẩm phế phẩm nếu có, dịch vụ theo ca sản xuất, khách hàng. Phối hợp với phòng tổng hợp, kế toán trung tâm nghiệm thu sản phẩm, phế phẩm. - Chủ trì xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc bảo dưỡng các hệ thống thiết bị datapost tai xưởng. Thực hiện việc sửa chữa khắc phục sự cố kỹ thuật thiết bị trong quá trình sản xuất. - Giám sát đơn vị bảo dưỡng trong việc bảo dưỡng, sửa chữa, chạy thử. Ký biên bản nghiệm thu máy sau khi đã chạy thử. - Thống kê, lập danh mục đề nghị trung tâm trang bị các vật tư, thiết bị phục vụ bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị datapost. Trong trường hợp đột xuất có thể chủ động mua sắm các vật tư, thiết bị theo phân cấp để khắc phục sự cố kịp thời. - Cung cấp cho phòng tổng hợp các chứng từ thanh toán theo quy định. - Lập sổ nhật ký thiết bị, ghi chép, phẩn ảnh việc bảo dưỡng , sửa chữa thiết bị theo ca sản xuất. - Báo cáo giám đốc trung tâm (qua phòng tổng hợp) theo định kỳ hoặc đột xuất tình hình sản xuất và cung cấp dịch vụ của xưởng. - Đảm bảo an toàn, phòng chống cháy nổ, vệ sinh lao động xưởng. - Thực hiện các công việc khác do BGĐ giao. Quyền hạn mối quan hệ công tác: Xưởng sản xuất phong bì có quyền: - Xưởng trưởng được giám đốc trung tâm ủy quyền phối hợp với các đơn vị khác trong trung tâm để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ theo quy định. - Đề xuất giám đốc trung tâm trong việc điều chỉnh, sửa đổi những quy định, cơ chế có liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của xưởng. - Xưởng trưởng có quyền quyết định mọi công việc của xưởng theo phạm vi phân cấp. - Trưởng ca có quyền phân công , bố trí lao động và các nguồn lực trong ca sản xuất. Được phép giải quyết cho CBCNV trong ca nghỉ đột xuất khi có lý do chính đáng nhưng phải đảm bảo không ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất trong ca. Mối quan hệ công tác. Xưởng sản xuất phong bì phối hợp với các đơn vị khác thực hiện : - Công tác tuyển dụng lao động. - Nghiệm thu sản phẩm, phế phẩm. - Triển khai sản phẩm, dịch vụ mới. - Xây dựng và thực hiện các kế hoạch theo quy định. - Kiểm kê tài sản định kỳ, thanh lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ. - Đào tạo nghiệp vụ, tay nghề cho CBCNV trong xưởng, bồi dưỡng thi nâng bậc lương. - Trang bị, huấn luyện công tác bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ… Tổ chức bộ máy. - Xưởng sản xuất phong bì do xưởng trưởng phụ trách, có thể có phó xưởng trưởng và có các trưởng ca sản xuất. - Xưởng trưởng chịu trách nhiệm trước giám đốc trung tâm về kết quả thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và mối quan hệ công tác đã quy định. - Phó xưởng trưởng giúp việc cho xưởng trưởng, được xưởng trưởng phân công phụ trách một hay một số lĩnh vực, chịu trách nhiệm trước xưởng trưởng và giám đốc về lĩnh vực được phân công. - Trưởng ca được xưởng trưởng hoặc phó xưởng trưởng phân công phụ trách các ca sản xuất, chịu trách nhiệm trước xưởng trưởng, phó xưởng trưởng về hoạt động của ca sản xuất. - Công nhân xưởng sản xuất phong bì chấp hành điều tác của xưởng trưởng, phó xưởng trưởng và trưởng ca. Chấp hành quy trình nghiệp vụ, nội quy lao động của trung tâm. Tình hình sản xuất, kinh doanh của Trung tâm Datapost Là đơn vị kinh doanh hạch toán phụ thuộc Bưu điện Thành phố Hà Nội Theo Quyết định về việc giao nhiệm vụ cho các đơn vị trực thuộc Bưu Điện TP Hà Nội thì trách nhiệm của Trung tâm Datapost là: - Có quyền quyết định các vấn đề liên quan tới hoạt động kinh doanh trực tiếp với khách hàng như: kí kết, thực hiện hợp đồng, thanh toán với khách hàng…Đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu Thành phố Hà Nội giao cho. - Trong công tác cải tạo sửa chữa tài sản và đầu tư xây dựng được quyền cải tạo sửa chữa các công trình kiến trúc dưới 150 triệu đồng, máy móc thiết bị và phương tiện vận chuyển dưới 50 triệu động và các loại tài sản khác dưới 25 triệu đồng. Sản phẩm và dịch vụ của Datapost Sản phẩm và dịch vụ Đặc điểm 1. Dịch vụ cơ bản: - Xử lý dữ liệu, in lazer tốc độ cao thông tin biến đổi (nội dung khác nhau) và thông tin cố định (nội dung giống nhau) trên nhiều chất liệu giấy. - Gấp lồng tự động trên máy chuyên dụng các tài liệu, thư từ, ấn phẩm, tờ rơi quảng cáo theo nhiều kiểu dáng vào các loại phong bì tiêu chuẩn Sản phẩm và dịch vụ cộng thêm - Cung cấp phong bì tiêu chuẩn (có cửa sổ ô kính và không có cửa sổ ô kính) 2. Sản phẩm cộng thêm Có khả năng cung cấp 18 loại phong bì với kích cỡ khác nhau trên nhiều chất liệu giấy từ định lượng 70gr/m2 đến 150gr/m2 - Cung cấp địa chỉ thương mại - Tư vấn, thiết kế đồ họa tài liệu, phong bì - Cung cấp các loại giấy in tài liệu theo yêu cầu - Quảng cáo trên phong bì cước viễn thông, lồng tờ rơi quảng cáo đính kèm phiếu thông báo cước viễn thông - Cung cấp các loại giấy in theo yêu cầu 3. Dịch vụ bưu chính Sau khi tài liệu được in hoặc được gấp lồng, các ấn phẩm, bưu chính của khách hàng được chuyển phát bằng dịch vụ bưu chính hiện hành (bưu phẩm thường, bưu phẩm đảm bảo, chuyển phát nhanh..v..v) do Tổng công ty Bưu chính Việt Nam cung cấp Bảng 1: Danh mục sản phẩm dịch vụ của Trung tâm Datapost Quy trình dịch vụ datapost Hình 3: Sơ đồ quy trình dịch vụ Datapost Tiến độ thực hiện * Về thời gian - Thời gian xử lý dữ liệu, in thông báo cước, lồng gấp vào phong bì và chuyển đến khách hàng (tính từ thời điểm khách hàng xác nhận dữ liệu tới khi nhận bàn giao sản phẩm) tối đa là 03 ngày. - Thời gian xử lý lỗi dữ liệu hoặc lỗi bản in (tính từ thời điểm khách hàng nhận bàn giao sản phẩm) là 2 ngày * Về khâu chuyển phát: Bưu phẩm thông báo cước sau khi được lồng gấp hoàn chỉnh sẽ được phân hướng, đóng gói theo khu vực phát đã xác định trong cơ sở dữ liệu của khách hàng và được chuyển phát tới địa chỉ theo yêu cầu của khách hàng bằng xe bưu chính chuyên dùng tại Trung tâm đảm bảo chất lượng theo như qui định của Bưu chính Việt Nam. Cước dịch vụ DATAPOST 1. Công đoạn in (đen trắng): Đơn vị tính: đồng/trang A4 Loại thông tin Số lượng trang in/1 lần gửi Thông tin cố định (Nội dung giống nhau) Thông tin biến đổi (Nội dung khác nhau) Dưới 5.000 trang 280 290 Từ 5.000 trang đến dưới 10.000 trang 260 280 Từ 10.000 trang đến dưới 20.000 trang 240 260 Từ 20.000 trang trở lên 210 230 Bảng 2: Đơn giá in (đen trắng) .Công đoạn gấp lồng vào phong bì: Đơn vị tính: đồng/tờ/bưu phẩm Số lượng tờ gấp lồng trong một phong bì Cước gấp lồng 1 tờ <- khổ A4 60 Mỗi tờ tiếp theo 10 Bảng 3: Đơn giá gấp lồng vào phong bì Lợi ích của DataPost Thuận tiện: Chỉ cần bạn cung cấp nội dung và yêu cầu về các tài liệu cần gửi cho những khách hàng của bạn, DATAPOST sẽ đảm bảo nhận toàn bộ các công doạn còn lại, từ việc thiết kế đồ hoạ, in ấn, lồng phong bì đến việc chuyển phát tới người nhận. Các trung tâm DATAPOST được đặt ngay tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh giúp cho thông tin của bạn được chuyển đi trong thời gian ngắn nhất với hiệu quả cao nhất. Nhanh chóng: Quá trình xử lý cảu DATAPOST diễn ra rất nhanh chóng nhờ hệ thống máy móc hiện đại như máy in Laser tốc độ 7200 trang/giờ, máy lồng phong bì tốc độ 8400 phong bì/giờ. Trong khi tài liệu này đang được in ấn thì một số khác được đưa vào phong bì và gián tem. Nhờ vậy, DATAPOST có thể giải quyết được một khống lượng công việc lớn trong thời gian ngắn, tạo điều kiện rút ngắn thời gian chuyển thư tín tới khách hàng của bạn An toàn bảo mật: Chỉ những nhân viên có thẩm quyền mới được phép ở trong khu vực tác nghiệp. Thẻ ra vào được kiểm tra tại các phòng khai thác và trạm kiểm soát. Mọi dữ liệu ở bất cứ dạng nào đều được bảo vệ nghiêm ngặt. Toàn bộ khu vực luôn nằm dưới sự giám sát chặt chẽ của nhân viên an ninh liên tục 24h/24h hàng ngày. Dịch vụ cộng thêm: Bên cạnh dịch vụ cơ bản của DATAPOST, bạn sẽ hài lòng hơn khi sử dụng các dịch vị phụ trợ như thết kế và trình bày tài liệu, thiết kế các tiêu đề thư, các phong bì đặc thù theo yêu cầu và chuyển ấn phẩm quảng cáo, tờ rơi kèm theo thư gửi. Hiệu quả kinh tế: DATAPOST cung cấp cho bạn một dịch vụ thư tín trọn gói, giúp bạn hoàn toàn thoát khỏi một khối lượng công việc lớn trong việc chuyển thông tin, tài liệu tới các khách hàng. Bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí, nhân lực và giải phóng không gian làm việc tại văn phòng để tập trung vào công việc kinh doanh của bạn. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm 2008 đến tháng 5 năm 2011 Trung tâm Datapost được thành lập ngày 29 tháng 8 năm 2008 theo Quyết định số 1164/QĐ-TCCB của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 1 tháng 1 năm 2009. Từ đó đến nay Trung tâm Datapost đã đạt được những kết quả như sau: Trong đó: * là doanh thu từ dịch vụ Datapost bao gồm: in ấn, sản xuất phong bì, gấp lồng TT Nội dung Đơn vị Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 5 tháng đầu năm 2011 Sản lượng Doanh thu Sản lượng Doanh thu Sản lượng Doanh thu Sản lượng Doanh thu 1 In ấn Trang 37.732.532 7.503.401.550 39,892,129 7,908,671,129 35.880.142 7.226.228.458 4,880,054,140 * 2 Kinh doanh phong bì cái 4,016,675 574,731,771 10.698.109 1.506.075.516 2,800,700 559,448,182 3 Sản xuất phong bì cái 15.949.353 3.811.182.358 16,142,396 3,711,421,753 13.656.874 3.156.402.330 4 Dv chuyển phát BP 660,093 1,911,141,882 540.000 1.628.346.116 731,271,882 5 Gấp lồng BP 15.730.106 1.352.723.120 16,401,072 1,391,407,220 14.335.177 1.245.855.470 6 Dv cộng thêm 3,277,125,520 3.169.414.461 742,329,528 7 Doanh thu khác 75.875.000 8 Tổng dịch vụ 12.667.307.028 18,724,499,748 18.008.197.351 6,913,103,732 Bảng 4: kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm 2008 đến tháng 5 năm 2011 Nhận xét: Năm 2009, doanh thu phát sinh bình quân tại Trung tâm đạt trên 1,5 tỉ đồng/tháng, so với năm 2008 giảm 8%. Lý do chủ yếu là: Do ảnh hưởng khủng hoảng tài chính và suy thoái kinh tế nên các khách hàng đã tự tiết giảm chi phí cho việc cung cấp thông tin cho khách hàng của họ, ví dụ như Trung tâm Golden Lotus, Ngân hàng ANZ, các công ty Bảo hiểm nhân thọ, doanh thu từ các khách hàng này đã giảm 82% so với cùng kỳ năm 2008. ( Doanh thu của Golden Lotus năm 2008 là: 4.378 triệu nay giảm còn hơn 800 triệu). Do tiến bộ hoạt động ứng dụng Công nghệ thông tin và Thương mại điện tử trong hoạt động kinh doanh dẫn đến việc chuyển phát vật lý cũng giảm theo. Năm 2010, doanh thu dịch vụ Datapost đạt 18 tỷ 8 triệu đồng, bằng 80% so với kế hoạch BĐHN giao. Giảm 3,71% so với doanh thu thực hiện năm 2009. Nhìn vào kết quả cho thấy sự tăng trưởng mạnh sản phẩm phong bì kinh doanh ( tăng 162% so với năm 2009). Năm 2010, mặc dù gặp nhiều khó khăn trong sản xuất kinh doanh nhưng doanh thu phát sinh bình quân vẫn đạt trên 1,5 tỷ đồng/ tháng, so với năm 2009 có thấp hơn (3,76%). Bước vào năm 2011, thị trường tiếp tục chứng kiến đà tăng giá của năm 2010, hầu hết các vật tư, nguyên liệu phục vụ chủ yếu cho sản phẩm dịch vụ Datapost đều biến động tăng như giấy in, giấy và các loại vật tư cho sản xuất phong bì (keo dán, giấy bóng kính, mực in gốc nước...). Thêm vào đó là việc suy giảm thuê bao của VNPT có chiều hướng gia tăng. Biểu hiện qua việc giảm sản lượng bưu phẩm TBC của Datapost từ đầu năm 2011 là liên tục. Tính từ tháng 01 đến đầu tháng 06/2011 giảm 124.259 BP. 5 tháng đầu năm 2011 doanh thu dịch vụ Datapost đạt 6,913,103,732 đồng bằng 28.45% kế hoạch doanh thu BĐHN giao năm 2011. So với cùng kỳ năm 2010 bằng 91. Đánh giá chung hoạt động kinh doanh của Trung tâm Datapost Những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của trung tâm Datapost Hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm Datapost bị tác động bởi nhiều nhân tố khách quan và chủ quan, những tác động này có thể giúp doanh nghiệp có được những thuận lợi để phát triển điểm mạnh, khắc phục điểm yếu, đồng thời doanh nghiệp cũng đương đầu với không ít thách thức cần phải vượt qua. Các yếu tố khách quan Trung tâm Datapost được thành lập ngày 29 tháng 8 năm 2008 theo Quyết định số 1164/QĐ-TCCB của Tổng Giám đốc Tổng Công Ty Bưu chính Việt Nam trên cơ sở sắp xếp lại Chi nhánh Datapost của Trung tâm Khai thác Vận chuyển ( trước đây là Trung tâm Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế KV1-VPS1). Trung tâm chính thức đi vào hoạt động từ ngày 1 tháng 1 năm 2009 trong bối cảnh tình hình kinh tế xã hội trong nước và quốc tế có nhiều bất ổn; khủng hoảng tài chính, suy thoái kinh tế, khủng hoảng chính trị khu vực I. Trong nước thì tỉ giá ngoại tệ biến động, giá vật tư nguyên nhiên liệu tăng liên tục cho đến nay. Những mặt hạn chế trong quá trình chia tách Bưu chính- Viễn thông đã tác động gây bất lợi chủ yếu cho Bưu chính. Bên cạnh đó cạnh tranh trên thị trường nói chung, thị trường dịch vụ Bưu chính- trong đó có dịch vụ Datapost nói riêng, ngày càng quyết liệt. Nhiều nhà cung cấp mới gia nhập thị trường, nhiều sản phẩm dịch vụ thương mại điện tử có khả năng thay thế các sản phẩm dịch vụ truyền thống có sức cạnh tranh cao đã và đang chia sẻ thị phần dịch vụ Datapost. Tình hình cạnh tranh Cạnh tranh trong lĩnh vực in ấn - Công ty cổ phần in Bưu điện hiên đang chào hàng cung cấp dịch vụ thông báo cước với chất lượng in kém hơn nhưng vẫn thu hút được khách hàng do giá cước thấp hơn, chính sách chăm sóc khách hàng tốt hơn. - Công ty Cổ phần tập đoàn công nghệ và giải pháp Mitsu- Việt Nam: công ty này là đơn vị đã cung cấp dây chuyền máy móc cho Datapost tại VPS trước đây, do đó khi tham gia vào thị trường in ấn rất có nhiều ưu thế. Họ nắm chắc được các khách hàng cũng như cách cung cấp dịch vụ Datapost của Trung tâm khai thác vận chuyển- BĐTP Hà Nội. Hơn nữa, khả năng linh động và nhạy bén trong các hoạt động kinh doanh đã khiến họ ngày càng có nhiều khách hàng. Họ cũng đã lôi kéo các khách hàng đang sử dụng dịch vụ Datapost sang sử dụng dịch vụ của họ. - Bên cạnh hai công ty trên, các trung tâm của Datapost còn bị cạnh tranh từ chính các khách hàng của dịch vụ Datapost trước đây như: Viettel, Mobile, VMS, Viễn thông Hà Nội, Viễn thông Hồ Chí Minh, Viễn thông Điện lực…, hiện nay đã trang bị hệ thống in, gấp lồng hiện đại với công suất lớn đủ đáp ứng nhu cầu của họ và thậm chí còn tiếp thị khách hàng, cạnh tranh trực tiếp với dịch vụ của Datapost. Cạnh tranh trong sản xuất phong bì - Năm 2008 có rất nhiều công ty lớn nhỏ cung cấp sản phẩm là phong bì các loại, sản phẩm rất đa dạnh và phong phú về mẫu mã. Trong đó phải kể đến Công ty cổ phần SXTM Minh Phúc. Công ty này đầu tư nhiều máy móc thiết bị tiêu chuẩn Đức với khả ăng in Offset chất lượng cao, có thể tạo ra 36 chủng loại bao thư chất lượng vượt trội mang tính cạnh tranh cao như bao thư tự dính, bao CD, hồ sơ, bao thư chuyển phát nhanh… Công ty cung cấp sản phẩm bao thư cho các đơn vị lớn như Công ty Prudential, Công ty Itochu Nhật, DaiIchi, Mobifone, Viettel… Ngoài ra họ có chính sách khuyến mãi hấp dẫn, thưởng trực tiếp vào giá trị thanh toán hóa đơn hàng chiết khấu 12% với giá bán lẻ. Năng lực của đơn vị Hiện tại Trung tâm đang quản lý 01 hệ thống in laser giấy rời, tốc độ thiết ké 180trang/ phút (Fuji Xerox), 02 hệ thống gấp lồng tự động (Automailer IS3), công suất thiết kế 4000bp/h/hth. Hệ thống sản xuất phong bì tự động có khả năng sản xuất nhiều loại phong bì theo tiêu chuẩn quốc tế với sản lượng trên 06 triệu sp/ tháng. Các hệ thống trên đều đã xuống cấp, đặc biệt là hệ thống gấp lồng Automailer IS3 không thể sử dụng được. Ngoài ra còn các thiết bị buộc gói thư, máy in cước thay tem tự động… Bên cạnh hệ thống thiết bị Datapost hiện có ( máy gấp lồng tự động Bowe Systec và hệ thống máy in giấy rời thuê ngoài) có công suất bình quân đạt 30-35 ngàn bưu phẩm/ca, từ tháng 6 năm 2010, đơn vị đã tiếp nhận và đưa vào khai thác hệ thống thiết bị thuộc Dự án đầu tư nâng cao năng lực dịch vụ Datapost của VNPOST( hệ thống gồm: máy in giấy liên tục IBM và 02 máy gấp lồng tự động KERN). Như vậy, hiện tại năng lực của đơn vị có thể đáp ứng 50-70 ngàn bưu phẩm/ ca. Về lao động tại thời điểm có 50 lao động trong đó số lao động không xác định thời hạn và có xác định thời hạn từ 1 năm trở lên là 34 người, số lao động thời vụ là 05, lao động thuê khoán là 11 người. Số lao động nữ là 16 người chiếm 32%, số lao động quản lý là 14 người ( ĐH:22, CĐ:13, TrC:07, CNl08) Thuận lợi Là nhà cung cấp lớn có 10 năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ Datapost trọn gói trên thị trường khu vực phía Bắc. Nhiều khách hàng tiềm năng rất quan tâm và mong muốn được cung cấp dịch vụ. Cầu trên thị trường là rất lớn và đa dạng. Bên cạnh hệ thống thiết bị Datapost hiện có ( máy gấp lồng tự động Bowe Systec và hệ thống máy in giấy rời thuê ngoài) có công suất bình quân đạt 30-35 ngàn bưu phẩm/ca, từ tháng 6 năm 2010, đơn vị đã tiếp nhận và đưa vào khai thác hệ thống thiết bị thuộc Dự án đầu tư nâng cao năng lực dịch vụ Datapost của VNPOST( hệ thống gồm: máy in giấy liên tục IBM và 02 máy gấp lồng tự đọng KERN). Như vậy, hiện tại năng lực của đơn vị có thể đáp ứng 50-70 ngàn bưu phẩm/ ca. Hệ thống sản xuất phong bì tự động liên tiếp được khai thác giúp đơn vị chủ động trong cung cấp dịch vụ phát hành TBC và cung ứng phong bì tiêu chuẩn các loại ra thị trường. Khó khăn Từ năm 2004 đến 2010 năng lực cung cấp dịch vụ suy giảm đã ảnh hưởng đên chất lượng cung cấp dịch vụ cơ bản, dẫn tới không phát triển được khách hàng mới, thêm vào đó do cạnh tranh nên một số Viễn thông tỉnh đã san bớt một phần sản lượng cho các nhà cung cấp khác. Bỏ lỡ cơ hội phát triển kinh doanh. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của đơn vị chưa được hoàn thiện (các chức năng trọng yếu không được quản lý độc lập, nguồn nhân lực thiếu, yếu về chuyên môn nghiệp vụ, thiếu các cơ chế quản lý nội bộ…) Mặt bằng sản xuất chật hẹp không đồng bộ. Tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt và toàn diện dẫn đến việc chia sẻ thị phần các công đoạn dịch vụ Datapost. Dịch vụ hiện đang bị cạnh tranh bởi một số nhà cung cấp in thông báo cước khác như Công ty CP In Bưu Điện, Công ty Mitsu, Công ty IPM… Thêm vài đó xu thế suy giảm thuê bao VT của VNPT ngày càng tăng dẫn tới suy giảm tự nhiên sản lượng bưu phẩm TBC của Datapost. Giá vật tư nguyên liệu liên tục biến động tăng. Chất lượng dịch vụ chuyển phát thấp Khách hàng sử dụng các dịch vụ tại TT.Datapost Khách hàng của Trung tâm Datapost là các tổ chức có nhu cầu sử dụng dịch vụ datapost nhằm phục vụ cho các hoạt động và quá trình sản xuất của tổ chức. Nhóm khách hàng được gọi là khách hàng công nghiệp bao gồm: - Nhóm công ty cung cấp dịch vụ Viễn Thông - Nhóm Ngân hàng và các tổ chức tài chính - Nhóm Doanh nghiệp bảo hiểm Nhân thọ - Nhóm doanh nghiệp cung cấp dịch vụ công cộng: Điện lực, nước sạch, gas - Nhóm các trường đại học và trung tâm đào tạo - Các công ty sản xuất, thương mại và cung cấp dịch vụ Nhóm khách hàng công nghiệp thường có một số đặc điểm sau: + Số lượng hạn chế: Thị trường khách hàng công nghiệp thường hẹp hơn thị trường tiêu dùng vì khách hàng công nghiệp là những doanh nghiệp, tổ chức trong khi đó khách hàng tiêu dùng là những hộ gia đình mua nhằm phục vụ nhu cầu cá nhân. + Khối lượng mua lớn: Vì việc mua của khách hàng công nghiệp là nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của tổ chức nên khối lượng mua của đối tượng khách hàng này thường rất lớn. + Đặc điểm của quá trình mua: thường phức tạp có sự tham gia của nhiều đối tượng trong quá trình mua và do những người mua công nghiệp thường được đào tạo chuyên nghiệp. + Mối quan hệ với nhà cung cấp: thường bên vững hơn do khách hàng công nghiệp thường tìm kiếm sự ổn định, sự an toàn và đảm bảo trong việc mua sắm sản phẩm + Nhu cầu mang tính phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ: điều này có quan hệ mật thiết tới chất lượng sản phẩm, hàng hóa mà khách hàng công nghiệp đang cung cấp Tình hình khách hàng tại trung tâm năm hết thời điểm năm 2010 STT Nhóm khách hàng Số lượng khách hàng Doanh thu Thời gian cung cấp dịch vụ 1 Doanh nghiệp cung cấp DV Viễn Thông 10 15,229,171,100 Tập trung 15 ngày đầu tháng 2 Doanh nghiệp cung cấp d ịch vụ du lịch và quảng cáo 6 1,103,085,118 Các ngày trong tháng 3 Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ công cộng 36 621,069,973 nt 4 Doanh nghiệp kinh doanh, thương mại, sản xuất 10 461,155,021 nt 5 Các trường ĐH, Trung tâm ĐT, Tư vấn GD 6 340,400,710 nt 6 Ngân hàng, Tổ Chức Tài Chính 4 237,310,074 nt 7 Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bảo hiểm 3 222,025,356 nt Tổng cộng 18.008.197.351 Bảng 5: Danh mục khách hàng sử dụng dịch vụ Datapost Dựa trên tiêu chí về doanh thu ta có thể chia khách hàng tại trung tâm Datapost ra hai loại - Khách hàng lớn: Các viễn thông tỉnh thời gian sử dụng dịch vụ chỉ tập trung vào 15 ngày đầu tiên trong tháng - Khách hàng lẻ: Thuộc các nhóm DN 2, 3, 4, 5, 6, 7 thời gian sử dụng dịch vụ linh động và dàn trải trong tháng Đánh giá khách hàng lớn Đối với khách hàng là các viễn thông tỉnh, thành, họ chủ yếu sử dụng dịch vụ Datapost với mục đích in và gửi tới các thông báo cước dịch vụ viễn thông, cước dịch vụ truyền hình... và hoạt động này lại chỉ tập trung chủ yếu vào nửa tháng đầu tiên. Trong vài năm gần đây doanh thu từ khách hàng là các viễn thông tỉnh có xu hướng sụt giảm. Sự bùng nổ của viễn thông di động khiến số lượng thuê bao cố định viễn thông giảm 2-5% (cá biệt Viễn thông Quảng Ninh giảm 9%) thêm vào đó các Viễn thông Tỉnh có xu hướng chỉ in tờ tổng hợp mà không in tờ chi tiết là nguyên nhân dẫn tới sự sụt giảm tự nhiên về sản lượng và doanh thu dịch vụ Datapost. Song có thể thấy số lượng khách hàng viễn thông chỉ bao gồm 10 viễn thông tỉnh trong khí đó vụ vực Bắc Bộ và Đồng Bằng Sông Hồng có tới 25 Tỉnh thành. Điều này cho thấy Datapost chưa khái thác hết sản lượng từ chính khách hàng lớn của mình. Trong năm 2010, ngoài yếu tố do năng lực cung cấp dịch vụ hạn chế, cộng thêm một số yếu tố khác như nguyên vật liệu tăng, bộ máy tổ chức vốn chưa ổn định tiếp tục có biến động, nhất là nhân lực làm công tác quản lý chuyên môn…nên việc phát triển thêm khách hàng là các công ty viễn thông còn khá khó khăn. Hiện tại trung tâm vẫn đang xác định mục tiêu chính là tập trung vào việc củng cố bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao năng suất, chất lượng cung cấp. Đánh giá khách hàng lẻ Nhóm khách hàng này bao gồm rất nhiều nhóm doanh nghiệp trong các doanh lĩnh vực khác nhau. Có thể thấy Trung tâm Datapost mới chỉ phục vụ số lượng khách hàng tương đối nhỏ trong khi đó số lượng khách hàng tiềm năng là vô cùng lớn. STT Nhóm khách hàng Số lượng tiềm năng Nhu cầu về dịch vụ 1 Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kho vận 6 2 Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ công cộng 36 3 Doanh nghiệp kinh doanh, thương mại, sản xuất 10 - Thư quảng cáo thương mại - Thư mời hội thảo - Thư mời, thư cảm ơn, thư chúc tết, chúc mừng ngày lễ (đích danh) 4 Các trường ĐH, Trung tâm ĐT, Tư vấn GD 6 - Thông báo tuyển sinh - Thông báo điểm thi - Giấy báo nhập học 5 Ngân hàng, Tổ Chức Tài Chính 4 - Thông báo số dư tài khoản, số phụ 6 Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bảo hiểm 3 - Thông báo phí bảo hiểm - Thông báo bảo tức 7 Các bệnh viện, phòng khám đa khoa 8 Các công ty điện lực và nước sạch Thời điểm đầu kì cước, gây khó khăn cho việc phục vụ khách hàng lớn. 9 Công ty về du lịch và quảng cáo Bảng 6: Danh sách khách hàng lẻ CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH Định hướng phát triển của Trung tâm Datapost 3.1.1 Phương hướng hoạt động kinh doanh của Bưu điện Hà Nội Phương hướng phát triển Bưu chính của quốc gia được quy định trong Quyết định số 236/2005/QĐ-TTg ngày 26/09/2005 về việc phê duyệt “Quy hoạch phát triển Bưu chính Việt Nam đến năm 2010” như sau: - Phát triển Bưu chính Việt Nam theo hướng cơ giới hoá, tự động hoá và tin học hoá, nhằm đạt trình độ hiện đại, ngang tầm các nước tiên tiến trong khu vực. - Sau chia tách Bưu chính và Viễn thông, Bưu chính hoạt động độc lập có hiệu quả, cung cấp các dịch vụ đa dạng theo tiêu chuẩn quốc tế. - Phát triển Bưu chính theo hướng nâng cao chất lượng dịch vụ, kết hợp cung cấp các dịch vụ công ích với các dịch vụ thương mại; đa dạng hoá các loại hình dịch vụ; phát triển nhiều dịch vụ mới nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội và chuyển đổi Bưu chính trở thành ngành kinh tế hoạt động độc lập có hiệu quả. - Ứng dụng công nghệ mới trong Bưu chính nhằm mục đích đổi mới hệ thống quản lý, khai thác để nâng cao năng suất lao động và giảm giá thành như: ứng dụng mã địa chỉ Bưu chính, mã vạch trong việc chia chọn, các hệ thống truy tìm, định vị và các hệ thống thông tin quản lý Bưu chính. - Đổi mới hoạt động sản xuất, kinh doanh Bưu chính theo hướng không tăng lao động, có chế độ tuyển dụng hợp lý trên cơ sở năng suất, hiệu quả, xây dựng chế độ sát hạch, thi nâng bậc và nâng ngạch để nâng cao chất lượng lao động. Điều chỉnh cơ cấu nguồn nhân lực cho phù hợp với việc phát triển các dịch vụ Bưu chính mới nhằm thỏa mãn và đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng dịch vụ Bưu chính của xã hội. Phương hướng phát triển của Trung tâm Datapost Để tiếp tục phát huy những thành tựu trong những năm vừa qua, để hoàn thành nhiệm vụ của giai đoạn 2006 - 2010 mà Bưu điện Hà Nội đề ra, Trung tâm cần khẩn trương khắc phục yếu kém, tồn tại, nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành, năng lực cạnh tranh. Cần phải tích cực tham gia triển khai thực hiện các dự án nhằm tăng cường năng lực trang thiết bị máy móc, chủ động ứng dụng công nghệ mới. Tiếp tục chú trọng tin học hoá các khâu quản lý, khai thác dịch vụ. Kế hoạch hóa đơn vị xây dựng chỉ tiêu sản lượng, doanh thu, chi phí, lao động... cho đến chỉ tiêu đầu tư trang thiết bị và chỉ tiêu kinh tế xã hội. Với nội lực và những lợi thế sẵn có, Trung tâm đang là đơn vị đi đầu về máy móc, trang thiết bị hiện đại công suất lớn. Chất lượng lồng gấp in ấn đạt tiêu chuẩn chất lượng cao đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Như vậy, phương hướng hoạt động kinh doanh của Trung tâm trong giai đoạn 2011- 2015 được xác định như sau: Về hoạt động kinh doanh Về thị trường: Mở rộng đối tượng khách hàng không chỉ là các viễn thông tỉnh mà còn bao gồm công ty hoạt động trong lĩnh vưc thương mại, dịch vụ, ngân hàng, bảo hiểm…Kế hoạch thị trường tại trung tâm thường do BĐHN giao cho trên cơ sở đề nghị của trung tâm sau khi nghiên cứu, khảo sát thị trường. Về sản phẩm: Trung tâm tiếp tục tập trung phát triển dịch vụ lõi là dịch vụ Datapost nhằm tận dụng tối đa công suất máy móc hiện có, ngoài ra, tăng cường đẩy mạnh các dịch vụ gia tăng nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng . Kế hoạch sản phẩm được xây dựng dựa trên cơ sở nghiên cứu thị trường và dự báo xu hướng phát triển của sản phẩm đó tại địa bàn mới. Về đầu tư máy móc thiết bị: Thực hiện kế hoạch bảo dưỡng máy móc theo như hợp đồng kí kết, đảm bảo máy móc hoạt động đạt công suất tối đa. Tiếp tục đầu tư máy móc nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường. Kế hoạch này cũng do BĐHN giao cho trung tâm thực hiện dựa trên đề nghị của trung tâm sau khi nghiên cứu khảo sát thị trường. Về sản lượng: nâng cao tối đa sản lượng của các dịch vụ đang phát triển, kéo theo tăng sản lượng của các dịch vụ còn chậm phát triển. Ngoài ra, cần phải thường xuyên thống kê, đánh giá cơ cấu sản lượng các nhóm ngành dịch vụ nhằm có nhưng điều chỉnh hợp lý kịp thời Về doanh thu: quản lý có hiệu quả hai bộ phận của doanh thu là doanh thu kinh doanh và doanh thu riêng của đơn vị và cơ cấu của từng thành phần cấu thành nhằm có những giải pháp cụ thể để kết hợp hiệu quả hai nguồn doanh thu này. Về lợi nhuận: phân phối và sử dụng lợi nhuận một cách hợp lý, có mục đích, làm cơ sở mở rộng và nâng cao hoạt động sản xuất kinh doanh cả chiều rộng và chiều sâu. Về quản lý chi phí: thắt chặt các loại chi phí trong kinh doanh Bưu chính, hướng tới đầu tư hiệu quả chi phí, cân đối, hài hòa các khoản mục chi phí. Đặc biệt, có chính sách, cơ chế quản lý rõ ràng cho các khoản chi ngoài. Về hoạt động quản lý kết toán - tài chính: xây dựng quy trình kế toán hợp lý, ngắn nhưng hiệu quả, rõ ràng, minh bạch kịp thời phục vụ công tác hạch toán sản lượng doanh thu, chi phí, lợi nhuận được nhanh và chính xác. Hệ thống chứng từ phải đầy đủ, xác đáng kết hợp với tin học hóa để nâng cao hiệu quả của công tác này. Một số biện pháp đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh Tổ chức bộ máy Kiện toàn cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí sản xuất kinh doanh của Trung tâm. Các nội dung trọng tâm cần phấn đấu thực hiện là Xây dụng và tổ chức thực hiện các định mức kinh tế, kỹ thuật nội bộ, quy chế quản lý chất lượng, quy trình nghiệp vụ Datapost, cơ chế phân phối tiền lương khoán. Để đáp ứng nhu cầu, định hướng phát triển của Trung tâm, việc tiếp nhận và nhanh chóng đưa vào khai thác hệ thống thiết bị in và gấp lồng giấy liên tục là cấp bách- trong đó bộ phận kỹ thuật công nghệ có vai trò quan trọng, không chỉ có nhiệm vụ xử lý dữ liệu như hiện nay mà còn có khả năng nghiên cứu, phát triển các chương trình, phần mềm mới, tổ chức quản lý các hệ thống thiết bị Datapost, thiết bị CNTT... Vì vậy, việc để bộ phận xử lý dữ liệu trực thuộc Xưởng in và gấp lồng như hiện nay không còn phù hợp, cần trình BĐHN điều chỉnh bộ máy như sau: Thành lập phòng kỹ thuật công nghệ trực thuộc Trung tâm trên cơ sở Tổ XLDL Xưởng in và gấp lồng, bổ sung thêm lao động có chuyên môn cơ khí và tự động hóa. Tách tổ Tiếp thị CSKH khỏi phòng Tổng hợp để là tổ trực thuộc Trung tâm. Và cần phải cải tiến hoạt động của Tiếp thị CSKH. Song song với các hoạt động Marketing, chăm sóc khách hàng, phòng Tiếp thị - Bán hàng cần tiến hành thêm các hoạt động điều tra, nghiên cứu thị trường dịch vụ, nghiên cứu về tình hình chất lượng dịch vụ của các đối thủ cạnh tranh, nghiên cứu chất lượng dịch vụ mà Công ty đang cung cấp và đặc biệt là nghiên cứu toàn diện nhu cầu và nhận thức của khách hàng về chất lượng dịch vụ. Tuyển dụng một số lao động có trình độ chuyên môn về CNTT, Tự động hóa, kinh tế kế hoạch, tổ chức lao động... Biện pháp về nâng cao trình độ nguồn nhân lực, quản lý và sử dụng nhân lực. Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, ý thức trách nhiệm, năng lực của mỗi thành viên trong doanh nghiệp có ảnh hưởng trực tiếp đến mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đến thời điểm hiện tại Trung tâm có 54 lao động trong số đó cán bộ nhân viên có trình độ Đại học, Cao đẳng là 31 người chiếm 70,45%; Trung cấp là 6 người chiếm 13,63%; Sơ cấp và công nhân kỹ thuật là 6 người chiếm 13,63%. Song tỷ lệ lao động được đào tạo đúng chuyên môn còn thấp. Do đó, để đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh Datapost cần có các chương trình đào tạo nâng cao kỹ thuật, nghiệp vụ cho đội ngũ CBCNV của Trung tâm. Nâng cao trình độ của nhà quản l‎ý Dịch vụ Datapost là dịch vụ lai ghép giữa công nghệ Viễn thông – Tin học – Bưu chính, do đó đòi hỏi người quản l‎ý phải nắm vững chuyên môn về kỹ thuật, dây chuyền cung cấp, khai thác dịch vụ Datapost, nghiệp vụ bưu chính để có thể tổ chức lao động một cách khoa học và hiệu quả nhất. Đồng thời nắm bắt các mô hình quản l‎ý tiên tiến cũng như các công nghệ sản xuất hiện đại nhằm đưa hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từng bước phát triển, đáp ứng kịp thời nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. . Đào tạo, nâng cao nhận thức và vai trò của nhân viên trong dây chuyền cung cấp dịch vụ Datapost Trong dây chuyền cung cấp dịch vụ Datapost đòi hỏi đội ngũ nhân viên kỹ thuật phải có trình độ rất cao trong xử lý, bảo mật dữ liệu, vận hành dây chuyền khai thác dịch vụ. Điều này sẽ góp phần tăng năng suất lao động cũng như ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng dịch vụ Datapost. Do đó, để nâng cao chất lượng dịch vụ, sử dụng tối đa công suất máy móc thiết bị, tiết kiệm nguyên vật liệu, sử dụng hiệu quả thời gian làm việc trong ca và nâng cao năng suất lao động cần: - Tăng cường ý thức tổ chức kỷ luật, nội quy lao động, nội quy phòng máy, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc và bảo quản máy móc thiết bị. - Đào tạo và đào tạo lại đội ngũ công nhân. Đồng thời khuyến khích và tạo điều kiện cho người lao động tự nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ. - Tăng cường việc bồi dưỡng kiến thức Marketing, nghệ thuật giao tiếp và kỹ năng bán hàng cho toàn bộ CBCNV chi nhánh. Đồng thời, Trung tâm cần có chính sách, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá thành tích công việc, động viên và kích thích lao động nhằm đạt các mục tiêu kinh doanh đã đề ra và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Biện pháp quản lý, sử dụng lao động Trên cơ sở các tổ sản xuất hiện có, trình độ lao động, năng lực thiết bị và những đòi hỏi đặc thù của nhóm khách hàng là các Viễn thông tỉnh, Trung tâm cần bố trí lại lao động, địa điểm làm việc, cải tiến quy trình nghiệp vụ nội bộ và nghiên cứu khai thác ứng dụng, nhằm vận dụng tói đa lực lượng lao động, nâng cao năng suất lao động và nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ. Từ thực tế khai thác hệ thống thiết bị mới, cần bố trí lao động tiết kiệm (06 lao động / ca thay vì 07-09 như khai thác hệ thống thiết bị cũ). Ký hợp đồng với nhà cung cấp máy in thuê ngoài bao gồm cả cung cấp dịch vụ nhân công vận hành in. Có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, kỹ thuật tại chỗ hoặc cử đi đào tạo ngoài đơn vị nhằm nâng cao trình độ quản lý kinh doanh, khai thác dịch vụ toàn diện cho cán bộ, công nhân viên Trung tâm. Biện pháp mở rộng kinh doanh, phát triển thị trường. Nhanh chóng đưa hệ thống thiết bị Datapost mới đầu tư vào khai thác, nâng cao năng lực cung cấp dịch vụ, nhằm tạo lợi thế giành lại và chiếm lĩnh phân khúc thị trường sản phẩm thông báo cước Viễn thông và các sản phẩm Datapost trọn gói có tần suất ổn định. Xây dựng giá bán mới phù hợp với điều kiện phát triển của thị trường qua đó làm giảm chênh lệch thu chi. Định hướng khách hàng: Nhóm khách hàng là các VNPT Đối với 08 VNPT đang là khách hàng của Datapost Hà Nội cần có chính sách chăm sóc tốt, đặc biệt vận động khách hàng sử dụng công nghệ giấy liên tục, từ đó nâng cao tốc độ cung cấp dịch vụ nhằm gìn giữ sản lượng, đồng thời lôi kéo khách hàng dồn sản lượng nhiều hơn. Tiếp tục điều tra, khảo sát tiếp cận các VNPT chưa sử dụng dịch vụ Datapost, lập kế hoạch tiếp thị trực tiếp lôi kéo họ sử dụng dịch vụ. Nhóm khách hàng này có: VNPT Nam Định, Bắc Kạn... Tiếp cận, giới thiệu và cung cấp một phần dịch vụ TBC cho VNPT Hà Nội. Nhóm khách hàng sử dụng dịch vụ Datapost và chuyển phát khác: Đây là nguồn khách hàng có sử dụng dịch vụ chuyển phát đem lại doanh thu cao, Trung tâm tập trung xây dựng chế độ chính sách tiếp thị phù hợp nhanh chóng khai thác nguồn doanh thu cao có chi phí thấp từ nhóm khách hàng này. Khách hàng Golden Lotus, Công ty cổ phần hàng hóa Nội Bài Nhóm khách hàng là các Ngân hàng thương mại, Công ty bảo hiểm nhân thọ. Nhóm khách hàng là Công ty cổ phần đã niêm yết trên sàn chứng khoán. Các trung tâm đào tạo công nghệ cao Kinh doanh phong bì phổ thông và phong bì chất lượng cao Tập trung các nguồn lực mở rộng phát triển nhanh thị trường cung cấp phong bì tiêu chuẩn, trong đó chú ý đến xây dựng chính sách đối với chăm sóc khách hàng đặc thù. Điều tra khảo sát thị trường nhằm phát triển khách hàng sử dụng phong bì chất lượng cao ở khu vực phía Bắc. Đồng thời kích thích và phát triển dịch vụ đặt quảng cáo trên phong bì. Biện pháp phát triển sản phẩm mới. - Tiếp tục hoàn thiện giá cước dịch vụ tiếp thị trực tiếp qua bưu phẩm thông báo cước Viễn thông, tuyên truyền quảng bá dịch vụ tới các VNPT và khách hàng tiềm năng trên thị trường. Chủ động trực tiếp bán dịch vụ. Biện pháp chăm sóc khách hàng Thành lập bộ phận chuyên trách về chăm sóc khách hàng trực thuộc Tổ Tiếp thị chăm sóc khách hàng của Trung tâm để giữ vững thị phần và phát triển dịch vụ. Tập huấn, đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng giao tiếp và phục vụ khách hàng cho đội ngũ nhân viên này Nghiên cứu tổ chức hội nghị khách hàng có những nội dung đạt chất lượng, hiệu quả cao, thường xuyên điều tra, nghiên cứu thị trường dịch vụ Datapost, mức độ hài lòng của khách hàng, đa dạng các hình thức khuyến mại. Trực tiếp chăm sóc các khách hàng đặc biệt, khách hàng là các doanh nghiệp lớn. Cần thiết lập một số điện thoại gọi miễn cước dành riêng cho dịch vụ khách hàng nhằm tư vấn, giới thiệu, giải đáp thắc mắc về dịch vụ. Đồng thời phát triển hình thức chăm sóc khách hàng trực tuyến (qua mạng). Xuất phát từ đặc điểm của dịch vụ Datapost là dịch vụ lai ghép giữa bưu chính - viễn thông – tin học, khách hàng có thể gửi yêu cầu sử dụng dịch vụ của mình rất thuận tiện qua mạng internet. Nhờ đó, hoạt động trao đổi thông tin với khách hàng được nhanh chóng, thuận tiện, chính xác, hiệu quả. Lập một Webside riêng giới thiệu chi tiết về Trung tâm, cung cấp đầy đủ thông tin về các dịch vụ của Trung tâm như loại hình dịch vụ, lợi ích, điều kiện chấp nhận, đối tượng sử dụng, giá cước, dịch vụ gia tăng, giá cước, các thông tin khuyến mại,…, đưa ra cách thức liên lạc với Trung tâm nhanh chóng, tiện lợi cho khách hàng: Địa chỉ, số điện htoại, email,… Đồng thời đưa ra danh sách các câu hỏi thường gặp được tập hợp từ những thắc mắc của khách hàng trước và đã được trả lời cụ thể. Ngoài ra trung tâm nên tạo sẵn một form để khách hàng có thể gửi email về các câu hỏi, thắc mắc của mình. Sau khi nhận được câu hỏi, Trung tâm sẽ gửi lại thông tin phản hồi cho khách qua thư, email, điện thoại. Xác định các hình thức khuyến mại, tặng quà phong phú và phù hợp với từng đối tượng khách hàng sử dụng dịch vụ Datapost - Gửi thông báo tới tất cả các khách hàng sử dụng dịch vụ của Trung tâm về các thông tin khuyến mại. Cập nhật các thông tin khuyến mại trên trang Web của Trung tâm. - Triển khai các hoạt động nhân ngày Bưu chính thế giới 9/10, ngày thành lập ngành 15/8,… - Tổ chức thăm hỏi, tặng quà, hoa , lịch, bưu thiếp,… cho khách hàng vào những ngày lễ đặc biệt, nhân dịp sinh nhật, ngày thành lập của khách hàng. - Tìm hiểu, ghi nhận những ý kiến của khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ (giá cước, chất lượng dịch vụ, phong cách phục vụ, phương thức thanh toán, hình thức khuyến mại,…) - Thường xuyên tổ chức các hội nghị khách hàng. Tiếp tục thực hiện các quy định của BĐHN về khuyến mại,chăm sóc khách hàng theo hướng linh hoạt, hiệu quả. Xây dựng kế hoạch chủ động và triển khai các hoạt động chăm sóc khách hàng, vận dụng linh hoạt các hình thức khuyến mại cho khách hàng. Chú trọng việc nghiên cứu xây dựng các hình thức khuyến khích tiêu thụ phong bì phổ thông. Biện pháp quản lý tài chính Trên cơ sở đảm bảo đúng và vận dụng linh hoạt các quy định của Nhà nước và BĐHN nhằm đáp ứng kịp thời các yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm. Tập trung cho công tác đối chiếu và thu hồi công nợ giữa Trung tâm và khách hàng, công nợ nội bộ, nhằm mục tiêu loại trừ nợ xấu, nợ khó đòi tạo nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh. Tăng cường rà soát quản lý chi phí nhằm tiết kiệm chi phí một cách hợp lý, hiệu quả. Biện pháp đầu tư xây dựng sửa chữa tài sản Khảo sát tìm kiếm đối tác có đủ năng lực để thực hiện việc bảo dưỡng định kỳ hệ thống sản xuất phong bì, trên cơ sở đó tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ tỷ lệ hư hỏng sản phẩm, góp phần hạ giá thành sản phẩm. Tập trung nghiên cứu các phương án chi phí chuẩn bị cho thương thảo ký kết các hợp đồng bảo dưỡng toàn phần (FSMA) hệ thống in IBM và hệ thống gấp lồng KERN 2600 theo hướng cố gắng không đội giá thành sản xuất. Tìm kiếm đối tác có đủ năng lực để thực hiện việc bảo dưỡng định kỳ hệ thống gấp lồng BOWE SYSTEC . Rà soát đình chỉ các dự án sửa chữa, cải tạo nhà xưởng không xuống cấp. KẾT LUẬN Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu về hoạt động kinh doanh của Trung tâm Datapost trực thuộc Bưu điện Hà Nội chúng ta có thể hiểu phần nào về doanh nghiệp hoạt động kinh doanh lĩnh vực bưu chính, thư lai ghép. Kể từ khi thành lập cho đến nay, Trung tâm đã luôn nỗ lực mang đến những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng và được khách hàng ngày càng tin tưởng. Trong bối cảnh thị trường dịch vụ sôi động như hiện nay, chắc chắn Trung tâm và tất cả các cán bộ công nhân viên sẽ còn phải nỗ lực rất nhiều để giữ vững vị trí hiện tại cũng như phát triển hơn nữa bởi tình hình thực tế kinh doanh đã khác xưa rất nhiều, sự đổi mới và thay đổi là vô cùng cần thiết. Nhưng với những thành tích đã đạt được trong thời gian qua cùng với tinh thần nỗ lực kế thừa và phát huy những thành tựu đạt được và ý chí nỗ lực cố gắng, tinh thần ham học hỏi và tư duy đổi mới của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Trung tâm Datapost chắc chắn sẽ trở thành một thương hiệu lớn mạnh. Một lần nữa, tôi xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo Trung tâm Datapost trực thuộc Bưu điện Hà Nội đã giúp đỡ tôi hoàn thành khoá luận tốt nghiệp của mình. Tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS. Trần Ngọc Minh đã tận tình hướng dẫn tôi thực hiện luận văn này. Tôi xin chân thành cám ơn!