Đề tài Chiến lược phát triển nguồn nhân lực

MỤC LỤC 1. QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ 2 1.1. Khái niệm 2 1.2. Chức năng 2 1.3. Mục tiêu 2 1.4. Dữ liệu đầu vào (chứng từ gốc) 3 1.5. Dữ liệu đầu ra (báo cáo) 3 1.6. Tổ chức quản lý nhân sự 4 1.7. Khảo sát quy trình quản lý tiền lương 6 1.8. Mục tiêu kiểm soát của quy trình quản lý nhân sự 8 1.9. Rủi ro trong quy trình quản lý nhân sự 10 2. HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ NGUỒN NHÂN LỰC (HUMAN RESOURCES INFORMATION SYSTEM - HRIS) 11 3. CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC 12 3.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nguồn nhân lực 12 3.2. Phương pháp quản lý nguồn nhân lực 12 3.3. Chiến lược phát triển nguồn nhân lực 13 4. KẾT LUẬN 16 QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC 1. QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.1. Khái niệm  Nhân lực Bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xã hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp.  Quản lý nhân sự Quản lý nhân sự (Quản lý nguồn nhân lực) là quy trình mà nhóm quản lý nhân sự của một tổ chức tiến hành triển khai hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược của đơn vị. 1.2. Chức năng Chức năng của quy trình quản lý nhân sự là xử lý dữ liệu về quá trình hoạt động của nhân viên từ đó cung cấp thông tin để ra quyết định về nhân sự. Các hoạt động quản lý nhân sự trong một đơn vị bao gồm: ã Quản lý nhân sự (hoạt động chính): theo dõi việc tuyển dụng nhân sự, theo dõi ghi nhận đánh giá nhân sự như: tuyển dụng, đào tạo huấn luyện, đánh giá kết quả hoạt động trong đơn vị. ã Quản lý tiền lương: theo dõi, ghi nhận các khoản phải trả và thanh toán cho người lao động. 1.3. Mục tiêu ã Tuyển dụng, huấn luyện người lao động. ã Theo dõi, đánh giá hoạt động của nhân viên. ã Điều chỉnh báo cáo theo yêu cầu quản lý. ã Báo cáo các khoản giảm trừ tiền lương. ã Thanh toán lương đúng hạn cho người lao động. ã Cung cấp thông tin bao quát về các hoạt động nhân sự và tiền lương cho nhà quản lý. 1.4. Dữ liệu đầu vào (chứng từ gốc) Các loại chứng từ: ã Mẫu chức danh nhân sự ã Bảng chấm công ã Các chứng từ ghi nhận giảm trừ tiền lương ã Chứng từ ghi nhận thuế thu nhập cá nhân Các chứng từ gốc cần thiết được dùng trong quá trình tính lương là mẫu chức danh công việc, bảng chấm công, các chứng từ giảm tiền lương, và các chứng từ ghi nhận thuế thu nhập cá nhân. Bộ phận nhân sự dựa vào mẫu chức năng làm căn cứ tính lương cho các nhân viên mới hay nhân viên vừa chuyền đổi vị trí làm việc (điều chỉnh tăng giảm bậc lương). Chứng từ này rất quan trọng trong mục đích kiểm soát. Ví dụ: Kiểm toán viên có thể kiểm tra lại chi phí tiền lương tại sao tăng khi tra cứu trên hệ thống thông tin kế toán được vi tính hóa không tìm ra được bằng chứng cho thấy đã có sự xét duyệt. Bảng chấm công có tác dụng tính giờ lao động của nhân viên làm việc. Một số công ty không sử dụng bảng chấm công mà sử dụng hệ thống chấm công bằng thẻ từ khi nhân viên đến và rời văn phòng, thẻ từ sẽ ghi nhận giờ làm việc và chuyển dữ liệu vào máy vi tính. Hệ thống thông tin kế toán có thể hỗ trợ cho việc quản lý việc ghi nhận thời gian làm việc và giám sát công việc của nhân viên. Nếu công ty sử dụng hệ thống tính giá thành theo công việc, hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp phân tích chi phí lao động gắn liền với từng mã số công việc cụ thể. Bảng giảm trừ các khoản là bảng thể hiện các khoản trừ lương người lao động như bảo hiểm người lao động phải chịu, kinh phí công đoàn (nếu có), các khoản thuế thu nhập phải chịu dựa vào đây để tính các khoản lương còn thực nhận của người lao động.

doc16 trang | Chia sẻ: lvcdongnoi | Lượt xem: 4908 | Lượt tải: 29download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Đề tài Chiến lược phát triển nguồn nhân lực, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
MỤC LỤC QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ Khái niệm Nhân lực      Bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xã hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp. Quản lý nhân sự Quản lý nhân sự (Quản lý nguồn nhân lực) là quy trình mà nhóm quản lý nhân sự của một tổ chức tiến hành triển khai hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược của đơn vị. Chức năng Chức năng của quy trình quản lý nhân sự là xử lý dữ liệu về quá trình hoạt động của nhân viên từ đó cung cấp thông tin để ra quyết định về nhân sự. Các hoạt động quản lý nhân sự trong một đơn vị bao gồm: Quản lý nhân sự (hoạt động chính): theo dõi việc tuyển dụng nhân sự, theo dõi ghi nhận đánh giá nhân sự như: tuyển dụng, đào tạo huấn luyện, đánh giá kết quả hoạt động trong đơn vị. Quản lý tiền lương: theo dõi, ghi nhận các khoản phải trả và thanh toán cho người lao động. Mục tiêu Tuyển dụng, huấn luyện người lao động. Theo dõi, đánh giá hoạt động của nhân viên. Điều chỉnh báo cáo theo yêu cầu quản lý. Báo cáo các khoản giảm trừ tiền lương. Thanh toán lương đúng hạn cho người lao động. Cung cấp thông tin bao quát về các hoạt động nhân sự và tiền lương cho nhà quản lý. Dữ liệu đầu vào (chứng từ gốc) Các loại chứng từ: Mẫu chức danh nhân sự Bảng chấm công Các chứng từ ghi nhận giảm trừ tiền lương Chứng từ ghi nhận thuế thu nhập cá nhân Các chứng từ gốc cần thiết được dùng trong quá trình tính lương là mẫu chức danh công việc, bảng chấm công, các chứng từ giảm tiền lương, và các chứng từ ghi nhận thuế thu nhập cá nhân. Bộ phận nhân sự dựa vào mẫu chức năng làm căn cứ tính lương cho các nhân viên mới hay nhân viên vừa chuyền đổi vị trí làm việc (điều chỉnh tăng giảm bậc lương). Chứng từ này rất quan trọng trong mục đích kiểm soát. Ví dụ: Kiểm toán viên có thể kiểm tra lại chi phí tiền lương tại sao tăng khi tra cứu trên hệ thống thông tin kế toán được vi tính hóa không tìm ra được bằng chứng cho thấy đã có sự xét duyệt. Bảng chấm công có tác dụng tính giờ lao động của nhân viên làm việc. Một số công ty không sử dụng bảng chấm công mà sử dụng hệ thống chấm công bằng thẻ từ khi nhân viên đến và rời văn phòng, thẻ từ sẽ ghi nhận giờ làm việc và chuyển dữ liệu vào máy vi tính. Hệ thống thông tin kế toán có thể hỗ trợ cho việc quản lý việc ghi nhận thời gian làm việc và giám sát công việc của nhân viên. Nếu công ty sử dụng hệ thống tính giá thành theo công việc, hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp phân tích chi phí lao động gắn liền với từng mã số công việc cụ thể. Bảng giảm trừ các khoản là bảng thể hiện các khoản trừ lương người lao động như bảo hiểm người lao động phải chịu, kinh phí công đoàn (nếu có), các khoản thuế thu nhập phải chịu… dựa vào đây để tính các khoản lương còn thực nhận của người lao động. Dữ liệu đầu ra (báo cáo) Các loại báo cáo: Thông tin trên báo cáo tài chính Danh sách nhân viên Phiếu thanh toán (bảng thanh toán tiền lương) Báo cáo giảm trừ các khoản tiền lương Báo cáo về tình hình nộp thuế Tóm tắt bảng lương Dữ liệu đầu ra của quá trình quản lý nguồn nhân sự bao gồm danh sách nhân viên, sổ đăng ký séc, báo cáo các khoản giảm trừ lương, bảng tổng hợp tiền lương… Quá trình tính lương sẽ được giám sát chặt bởi các thủ tục trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Danh sách nhân viên cung cấp các thông tin về những người làm việc tại công ty như tên, địa chỉ, hình ảnh cá nhân. Bảng thanh toán tiền lương cho biết những thông tin tổng tiền lương các khoản giảm trừ, và lương thực lĩnh. Kế toán sẽ nhìn vào bảng lương để tiến hành hạch toán vào sổ nhật ký về chi phí tiền lương và khoản phải trả. Báo cáo các khoản giảm trừ cung cấp thông tin những khoản giảm trừ lương của người lao động. Các thông tin về các khoản thuế phải nộp cho nhà nước sẽ bao gồm các khoản thuế thu nhập cá nhân tại công ty. Bên cạnh đó, các báo cáo về các khoản phải nộp trích theo lương đôi khi cũng được in chi tiết phục vụ cho quá trình quản lý. Các nhà quản lý muốn biết chi tiết phần trích theo lương do doanh nghiệp chịu là bao nhiêu và người lao động sẽ chịu với giá trị như thế nào. Bên cạnh các báo cáo trên thì bảng tổng hợp tiền lương cũng là một báo cáo rất quan trọng. Dựa vào báo cáo này, nhà quản lý có thể thấy được chi phí tiền lương của từng phòng ban, từng công việc, chi phí tiền lương chính và các khoản thanh toán phụ cấp, tiền lương ngoài giờ… được tính vào chi phí tiền lương như thế nào. Tổ chức quản lý nhân sự Bảng diễn giải Quản lý Chức năng Quyết định Thông tin cần có Khen thưởng Phúc lợi Đảm bảo điều kiện an toàn lao động Gia tăng chất lượng của môi trường lao động và đời sống nhân viên Giám sát, quản lý những kế hoạch khen thưởng, phúc lợi Ấn định mức độ phúc lợi thỏa đáng Ước định những vấn đề trong gia tăng chi phí bảo hiểm Quyết định những phương thức phù hợp để cải thiện môi trường làm việc Thông tin về môi trường làm việc hiện tại Thái độ và quan điểm của nhân viên Quy định của nhà nước về đảm bảo điều kiện an toàn lao động Sự đổi mới về môi trường lao động của các tổ chức khác. Quan hệ nhân sự Xử lý các vấn đề tranh chấp trong quan hệ nhân sự Đàm phán vấn đề nhân sự với ban giám đốc Xác định bản chất và phạm vi ảnh hưởng của quá trình quyết định các vấn đề về nhân sự Giải quyết tranh chấp, bất hòa trong nhân sự Các thống kê về tranh chấp nhân sự Kết quả của những lần giải quyết tranh chấp trước đây Quy định và luật pháp của nhà nước về giải quyết tranh chấp Quản lý nguồn nhân sự Đảm bảo thông tin về quản lý nhân sự Đáp ứng nhu cầu liên lạc giữa bộ phận nhân sự và bộ phận công nghệ thông tin Quyết định phương thức hỗ trợ của bộ phận công nghệ thông tin đối với bộ phận nhân sự trong các hoạt động hàng ngày Quá trình đổi mới và phát triển ứng dụng của công nghệ thông tin Thông tin về quản lý nhân sự Thông tin phản hồi của nhân viên Kế hoạch nhân sự, tuyển dụng Dự báo về nhu cầu nhân sự Phân tích các kỹ năng cần thiết của nhân viên Hỗ trợ hoạt động tuyển dụng và giúp đỡ nhân sự hòa nhập môi trường làm việc Đặt kế hoạch về nhu cầu nhân sự Quyết định phương thức bổ sung, luân chuyển nhân sự Chọn lựa điều kiện, tiêu chuẩn nhân sự Dữ liệu về số lượng và chất lượng nhân sự Bảng mô tả công việc Kỹ năng của nhân sự hiện tại Nguồn nhân sự Luật lao động Đánh giá, phát triển nhân sự Đánh giá chất lượng nhân sự Lựa chọn nhân sự Hỗ trợ huấn luyện và áp dụng kỷ luật đối với những nhân viên không đạt tiêu chuẩn Giảm bớt quá trình đào thải nhân sự bằng cách giúp đỡ nhân viên đạt được mục tiêu của quá trình làm việc. Đưa ra những điều kiện, tiêu chuẩn về nhân sự Quyết định áp dụng các phương pháp làm việc nhẳm nâng cao giá trị của quá trình làm việc. Dữ liệu về quá trình làm việc của nhân viên Báo cáo về ảnh hưởng của các yếu tố tác động bên ngoài đến quá trình làm việc của nhân viên Khảo sát quy trình quản lý tiền lương Sơ đồ ngữ cảnh Quy trình quản lý tiền lương Các hoạt động chính trong quy trình quản lý nhân sự ( quản lý tiền lương) Cập nhật thông tin về biên chế, trả lương Cập nhật các tập tin tổng hợp về quản lý lương như: nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc, thay đổi trong tỷ giá thanh toán hoặc các khoản khấu trừ. Yếu tố quan trọng của hoạt động này là sự kịp thời, chính xác để từ đó làm căn cứ tính lương cho các kỳ tiếp theo. Cập nhật thông tin về thuế thu nhập và các khoản khấu trừ thuế thu nhập Cập nhật thông tin về thuế suất và các khoản khấu trừ khác liên quan đến bên thứ ba. Những thay đổi này xảy ra bất cứ khi nào có sự thay đổi trong thuế suất, tỷ lệ khấu trừ thuế hay các khoản phải thanh toán cho cơ quan thuế hay công ty bảo hiểm,… Xác nhận thời gian và dữ liệu về quá trình làm việc của nhân viên Xác nhận, đối chiếu dữ liệu về thời gian và quá trình làm việc của nhân viên từ các chứng từ chứng nhận quá trình làm việc (bảng chấm công, đơn xin nghỉ phép, quyết định cho nghỉ việc…) Quy trình: Bộ phận nhân sự có trách nhiệm xác nhận quá trình làm việc của nhân viên, so sánh tổng thời gian làm việc với mức thời gian cho mỗi công việc hoặc khoảng thời gian đã được quy định sẵn sau đó sẽ tổng hợp và ghi nhận toàn bộ lô dữ liệu theo thời gian. Tổng số lô sẽ được tính toán lại trên máy tính và chuyển sang các bước xử lý tiếp theo Dữ liệu về lương sẽ được lưu trữ lại Việc kiểm tra, chỉnh sửa sẽ được thực hiện theo từng hồ sơ hay khoảng thời gian. Chuẩn bị trả lương Dữ liệu về quá trình làm việc được cung cấp bởi chính bộ phận mà mỗi nhân viên làm việc. Thông tin về chi trả lương chủ yếu lấy từ tập tin trả lương chủ quản của hệ thống và người chịu trách nhiệm chuẩn bị trả lương không thể thêm dữ liệu vào trong tập tin này. Quy trình: Dữ liệu được xử lý thông qua hệ thống máy vi tính. Các tập tin được sắp xếp theo thứ tự của nhân viên Các tập tin sau khi được sắp xếp sẽ phục vụ cho quá trình thanh toán tiền lương Các khoản giảm trừ cũng được tổng hợp để khấu trừ vào tiền lương Kết xuất các báo cáo phục vụ cho việc thanh toán lương như: bảng lương, sổ thanh toán lương, phiếu báo lương, phiếu thanh toán hoặc séc ngân hàng, … Giải ngân Đây là bước xem xét chứng từ để thanh toán lương cho nhân viên. Nhân viên có thể nhận lương bằng tiền mặt, séc ngân hàng hoặc tiền được chuyển thẳng vào tài khoản ngân hàng của mỗi nhân viên. Quy trình: Khi tiền lương đã được chuẩn bị, bảng lương sẽ được để xét duyệt. Chứng từ giải ngân sẽ được chuẩn bị và gửi cho thủ quỹ Nhân viên sẽ nhận lương theo các hình thức thanh toán mà đơn vị đã cung cấp. Tính toán các khoản trợ cấp và thuế Một số khoản thuế và trợ cấp của nhân viên được trả trực tiếp bởi người sử dụng lao động Một phần của tiền lương được trích ra để đóng góp vào bảo hiểm và quỹ thất nghiệp. Người sử dụng lao động cũng đóng góp vào bảo hiểm và quỹ thất nghiệp cho nhân viên. Nhiều tổ chức cung cấp cho nhân viên các chương trình, kế hoạch linh động về các khoản phụ cấp, trợ cấp và hướng tới chế độ tiết kiệm hưu trí, phúc lợi. Giải ngân các khoản thuế và các khoản khấu trừ khác Hoạt động cuối cùng trong quy trình quản lý lương liên quan đến việc thanh toán các nghĩa vụ về thuế và các khoản khấu trừ lương tự nguyện khác của mỗi nhân viên. Một tổ chức định kỳ phải chuẩn bị séc thanh toán hoặc sử dụng chuyển khoản để thanh toán các nghĩa vụ thuế phát sinh trong kỳ. Thời gian của các khoản thanh toán được quy định bởi các cơ quan nhà nước. Các quỹ tự nguyện trích từ tiền lương của mỗi nhân viên cho các lợi ích khác nhau phải được giải ngân cho các tổ chức thích hợp. Mục tiêu kiểm soát của quy trình quản lý nhân sự Các mục tiêu của quy trình kiểm soát đều được thực hiện bởi quy trình quản lý nhân sự, bao gồm: Sự hiệu quả của quá trình làm việc trong tổ chức: Trả lương cho nhân viên đúng thời hạn, Cung cấp bản báo cáo thuế và các báo cáo khác cho cơ quan chính phủ đầy đủ và đúng hạn, Tuân thủ luật liên quan về thuế và các luật khác trong quy trình. Quản lý nhân viên hiệu quả với phần mềm, chương trình trợ giúp Bảo mật hệ thống phần mềm quản lý: các phương pháp quản lý nhằm giúp tránh trường hợp có sự truy cập của người không phận sự hoặc là có sự thay đổi, sao chép, bán, phá hủy những dữ liệu của hệ thống máy chủ quản lý nhân viên và quy trình nhân sự. Những mục tiêu kiểm soát quy trình thông tin, như là đã trình bày trong quy trình nhân sự ở trên, bao gồm: Nhập bảng dữ liệu thời gian đúng với nguồn dữ liệu Bằng việc có được các thông tin về thời gian một cách tự động, sự chuẩn bị cho việc trả lương được củng cố và tiến hàng đúng thời gian hơn. Nhập dữ liệu thời gian thẳng vào chương trình máy tính ngay tại thời điểm đó sẽ giúp loại bỏ một vài bước trong quy trình chấm công và phân bổ chi phí. Đồng thời, bởi vì những dữ liệu về thời gian có thể được chỉnh sửa ngay lập tức nên độ chính xác sẽ được cải thiện và cũng sẽ làm giảm những sai lầm do nhập dữ liệu khi tiến hành thực hiện các quy trình. Ký hợp đồng với nhóm lập trình: Những dữ liệu về khoảng thời gian công tác và những lập trình đều được quản lý bởi chương trình quản lý thời gian tự động. Kiểm tra các bảng báo cáo thời gian có mặt và thời gian làm việc của nhân viên: Trước khi bảng báo cáo trên được chuyển tới bộ phận chấm công thì sẽ được kiểm tra bởi quản lý của bộ phận để chắc chắn rằng những nhân viên của công ty được trả lương cho khoảng thời gian làm việc thực sự của họ. Đối chiếu bảng báo cáo thời gian có mặt và thời gian làm việc của nhân viên: Việc đối chiếu các bảng số liệu này đã giúp chuẩn bị trước cho việc thực hiện các quy trình chấm công và trả lương, giảm các sai sót khi bắt đầu tiến hành quy trình. Nếu số giờ làm việc tính được từ bảng dữ liệu về thời gian có mặt của nhân viên không khớp với dữ liệu về thời gian làm việc của nhân viên và trong trường hợp bước đối chiếu số liệu này không được thực hiện thì công ty sẽ phải trả lương cho thời gian không làm việc của nhân viên đó. Phân bổ chi phí nhân công: Khi những bút toán phân bổ này được hoàn thành và cân bằng, chúng ta sẽ tìm ra và chỉnh sửa những khác biệt giữa thời gian có mặt và khoảng thời gian làm việc. Bước này đảm bảo rằng chỉ có những dữ liệu thời gian hiện hữu, đầy đủ và chính xác là được nhập vào trong quy trình. Hệ thống trả lương độc lập: Việc này để chắc chắn rằng tiền chỉ được nhận bởi chính người lao động làm việc cho công ty, đề phòng những khoản chi khống hoặc lừa đảo. Phê duyệt chứng từ thanh toán lương: Đầu tiên, những giấy tờ chấm công được đưa đến cho kế toán phải trả. Sau đó, chứng từ giải ngân được lập ra, ký duyệt bởi kế toán phải trả và thủ quỹ rồi được gửi đến ngân hàng. Việc thực hiện phê duyệt chứng từ thanh toán này giúp chắc chắn rằng các khoản chi được gửi đến chỉ cho đúng người nhận. Cập nhật dữ liệu bảng lương để đối chiếu với những tài khoản lương trống: Bước này giúp thu thập những dữ liệu được cập nhật vào hệ thống và đối chiếu chúng với nhau. Việc này nhằm thu nhận thông tin hoàn chỉnh và chính xác cho hệ thống. Sử dụng tài khoản chuyển lương : Như đã nói ở trên, các khoản tiền sẽ được chuẩn bị và chuyển khỏi tài khoản để hoàn thành việc trả lương qua ngân hàng. Tài khoản chuyển lương và tài khoản lương nên bằng 0 vào cùng một ngày ở mỗi kỳ trả lương. Bước này giúp đối chiếu khoản tiền từ 2 nguồn (2 tài khoản) khác nhau để đạt mục tiêu là chính xác, đầy đủ và đúng luật. Chuẩn bị các bản báo cáo: Những bản báo cáo này nên được chuẩn bị trên máy hoặc bằng giấy tờ để nộp đúng thời hạn. Tự động đối chiếu với tài khoản của ngân hàng liên quan đến việc trả lương cho nhân viên của công ty: Việc này giúp đảm bảo an toàn đối với tiền của công ty bằng việc xác định những điều bất thường hoặc thiếu sót trong tài khoản. Rủi ro trong quy trình quản lý nhân sự Rủi ro Thủ tục kiểm soát Rủi ro do công ty không thực hiện đúng theo các chế độ dành cho người lao động (ví dụ như chế độ bảo hiểm,….) Nên mở các lớp phổ biến luật lao động cho công nhân viên để tránh tình trạng một số nhân viên có chức quyền lợi dụng người lao động không nắm rõ luật để gian lận, trục lợi. Máy chấm công bị hư Kiểm tra máy hằng ngày, trước hoặc sau khi kết thúc ngày. Nhân viên chấm công nhiều hơn thời gian thực làm. Trường hợp quẹt thẻ giùm cho người khác (chấm công giúp nhân viên khác) Sử dụng phương thức chấm công trực tiếp, kết hợp với các phương pháp chấm công phổ thông trên giấy tờ sẽ loại bỏ được những rủi ro do mất bảng chấm công, sửa đổi bảng chấm công,… và những rủi ro gây nên khi sử dụng phương thức chấm công trực tiếp (ví dụ như máy chấm công thiếu chính xác, bị hư,…). Khi kiểm tra bảng chấm công, đối chiếu hai loại dữ liệu để tránh xảy ra sai sót Nhân viên ảo: Nhân viên không làm việc tại công ty nhưng vẫn có trong danh sách nhân viên. Người này có thể hoàn toàn không tồn tại hoặc cũng có thể là nhân viên cũ của công ty. Phân chia nhiệm vụ riêng biệt, tránh kiêm nhiệm giữa những nhân viên quản lý nhân sự, nhân viên chuẩn bị bảng lương và nhân viên lo ghi nhận các khoản lương phải trả cũng như là trả tiền lương cho nhân viên. HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ NGUỒN NHÂN LỰC (HUMAN RESOURCES INFORMATION SYSTEM - HRIS) Sơ lược về HIRS Hiện nay, HIRS đã được giới thiệu, phổ biến rộng rãi, đa dạng dưới nhiều định nghĩa , trải qua nhiều nghiên cứu phát triển, hài hòa giữa chi phí và lợi ích cũng như chức năng và mối quan hệ đối với nguồn nhân sự. Những phát triển gần đây đã tạo ra bước đột phá quan trọng trong hệ thống quản lý nguồn nhân lực, tạo ra những thông tin dựa trên thời gian thực, tự phục vụ, môi trường làm việc tương tác, tự động hóa trong lưu trữ thông tin về nhân sự. HRIS hỗ trợ lập kế hoạch, quản lý, ra quyết định và kiểm soát nguồn lực nhân sự trong mỗi đơn vị. Hệ thống là một quy trình hỗ trợ các ứng dụng như lựa chọn, sắp xếp, biên chế, đào tạo, giám sát, đánh giá năng suất… cho cả người lao động lẫn người quản lý nhằm phục vụ các thông tin hành chính, hệ thống các báo cáo và trên hết là tăng hiệu quả hoạt động và cải thiện việc ra quyết định. Đặc điểm chính Cung cấp một giải pháp quản lý nhân sự toàn diện, bao gồm đầy đủ các tính năng quản trị nhân sự, chấm công, tính lương, quản lý thông tin đa cấp, đa ngành, phù hợp cho tổ chức có nhiều phòng ban, nhiều chi nhánh. Hỗ trợ các chức năng tìm kiếm, truy vấn động theo tất cả các chỉ tiêu có trong cơ sở dữ liệu, lập các báo cáo thống kê nhanh theo các yêu cầu của lãnh đạo, giao diện thân thiện, dễ sử dụng, hướng dẫn chi tiết trong từng chức năng của phần mềm. Cho phép kết xuất số liệu sang word, excel một cách dễ dàng và nhanh chóng. Bảo mật cao nguồn thông tin nhạy cảm về nhân sự, tiền lương. Ưu điểm - Tự động hóa và tin học hóa công việc quản trị nhân sự. - Tiết kiệm thời gian và chi phí. - Cung cấp các báo cáo quản trị nhân sự và báo cáo lương chính xác và nhanh chóng. - Cung cấp thông tin phân tích về hiệu quả giờ làm việc, tăng ca, thôi việc… hỗ trợ quá trình ra quyết định.  - Tránh sự mâu thuẫn do chấm công và tính lương thủ công - Tránh sự các rủi ro trong việc thực hiện công việc do phụ thuộc vào nhân viên thừa hành 3. CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC 3.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nguồn nhân lực Yếu tố thuộc môi trường kinh tế: kinh tế thị trường với đầy đủ các quy luật của nó như quy luật cạnh tranh, quy luật giá trị, quy luật cung cầu ảnh hưởng đến chính sách tiền lương, chính sách tuyển dụng, kế hoạch đào tạo nhân viên Yếu tố thuộc môi trường kỹ thuật và công nghệ: doanh nghiệp hoạt động trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nhanh sẽ rất ảnh hưởng đến phương thức tổ chức khai thác máy móc thiết bị, cách thức tổ chức sử dụng lao động, công tác đào tạo, cách thức đánh giá năng lực nhân viên và chính sách đãi ngộ… Yếu tố thuộc môi trường văn hóa – xã hội: văn hóa bị chi phối nhiều bởi sự phát triển của xã hội. xã hội càng văn minh, xu hướng dân chủ càng phát triển và quyền của người lao động càng nhiều hơn. Người lao động có quyền định đoạt sức lao động của họ, có quyền đấu tranh bảo vệ quyền lợi của họ. Yếu tố ngẫu nhiên: thiên tai, dịch bệnh, biến động chính trị, khủng hoảng kinh tế, những yếu tố khác như chính sách của chính phủ… 3.2. Phương pháp quản lý nguồn nhân lực Lựa chọn mô hình theo các tiêu chí: Tính chất công việc, đối tượng quản lý, quy mô doanh nghiệp, nhiệm vụ của tổ chức, từng giai đoạn hoạt động Nguyên tắc: cần kết hợp các mô hình để có hiệu quả tốt nhất trong việc quản lý cũng như hoạt động kinh doanh của tổ chức. Mô hình hành chính mệnh lệnh Đặc điểm: cấp trên ra lệnh, cấp dưới thừa hành Ưu điểm: hiệu quả trong trường hợp khẩn cấp Nhược điểm: không dân chủ Mô hình luật pháp Đặc điểm: quản trị dựa trên nội quy, qui định, quy chế đã đặt ra của doanh nghiệp Điều kiện: các quyết định, quy chế cần phổ biến rộng rãi, công khai đến mọi nhân viên Nhà quản lý cần: am hiểu triệt để, đề ra các quyết định hợp lý. Nhân viên cần có sự tự giác cao vì mô hình này ít giám sát, chỉ kiểm tra đối chiếu. Ưu điểm: hạn chế các khiếu nại, thắc mắc của nhân viên Nhược điểm: cứng nhắc Mô hình nhân văn Đặc điểm: linh hoạt, quan tâm đến nhân viên Ưu điểm: tạo điều kiện tổ chức và tác động, thúc đẩy phát huy những giá trị và tiềm năng của người lao động. Nhược điểm: người quản lý nếu không cân nhắc kỹ có thể tạo nên tâm lý dễ dãi, kỹ luật lỏng lẻo Mô hình tài chính Chú trọng giải quyết các mối quan hệ dựa trên quyền lợi vật chất Mô hình này hiệu quả trong điều kiện người lao động có thu nhập thấp Mô hình khoa học hành vi Vận dụng nhiều kiến thức tâm lý và hành vi tổ chức vào quản lý. Mô hình này được thể hiện rộng rãi thông qua việc động viên, khen thưởng, phân công công việc, bố trí nhóm nhân viên… Mô hình này có sự giao thoa với mô hình nhân văn Mô hình quản trị theo mục tiêu Giao việc trên cơ sở bàn bạc, thảo luận giữa cấp trên và cấp dưới. Chia thành từng giai đoạn và có kiểm tra, giám sát từng giai đoạn. Tổng kết, rút kinh nghiệm 3.3. Chiến lược phát triển nguồn nhân lực Mục đích của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Mục đích chung là sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức thông qua việc giúp người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn về nghề nghiệp và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình tốt hơn cũng như nâng cao khả năng thích ứng với công việc trong tương lai. Vai trò của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Về mặt xã hội đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là vấn đề quyết định sự phát triển của xã hội, là một trong những giải pháp để chống lại thất nghiệp. Về phía doanh nghiệp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là để đáp ứng được yêu cầu công việc của tổ chức, nghĩa là đáp ứng được nhu cầu tồn tại và phát triền của doanh nghiệp. Đó là hoạt động sinh lợi đáng kể. Về phía người lao động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu học tập của người lao động, là một trong những yếu tố tạo nên động cơ lao động tốt. Thực tế nếu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tốt sẽ đem nhiều tác dụng như: Trình độ tay nghề người lao động được nâng lên dẫn đến nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Nâng cao chất lượng thực hiện công việc Giảm tai nạn lao động do người lao động nắm vững kiến thức nghề nghiệp và có thái độ tốt hơn. Giảm bớt sự giám sát vì người lao động được đào tạo có khả năng tự giám. Nâng cao tính ổn định và năng động của tổ chức Nguyên tắc của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: dựa trên 4 nguyên tắc Con người hoàn toàn có năng lực phát triển. Mọi người trong một tổ chức đều có khả năng phát triển và sẽ cố gằng thường xuyên phát triển để giữ vững sự tăng trưởng của doanh nghiệp cũng như cá nhân họ. Mỗi người đều có giá trị riêng, vì vậy mỗi người là một con người cụ thể khác với những người khác và đều có khả năng đóng góp những sáng kiến. Lợi ích của người lao động và những mục tiêu của tổ chức có thể kết hợp với nhau. Đào tạo nguồn nhân lực là một nguồn đầu tư sinh lời vì đó là phương tiện để đạt được sự phát triển của tổ chức có hiệu quả nhất. Mô hình hệ thống đào tạo Mục tiêu của phát triển nguồn nhân lực là đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức, các chương trình đào tạo cần được xây dựng một cách hệ thống và xem xét nhu cầu thực sự của tổ chức. Tuy nhiên, các doanh nghiệp thường xây dựng chương trình đào tạo theo cách tiếp cận hệ thống như sau: Giai đoạn tìm hiểu nhu cầu Mục đích để loại trừ những chương trình đào tạo không thích hợp, để nhận biết những nhu cầu đào tạo thích hợp còn chưa được đáp ứng và để xác định mục tiêu đào tạo cho các chương trình được vạch ra. Cụ thể xác định nhu cầu đào tạo như là xác định khi nào? ở bộ phận nào cần phải đào tạo? đào tạo kỹ năng nào? cho loại lao động nào? bao nhiêu người? Giai đoạn đào tạo Các nguyên tắc: để thiết kế một chương trình đào tạo hiệu quả cần nắm các nguyên tắc sau làm cơ sở: Nguyên tắc phản hồi: cung cấp cho người được đào tạo các thông tin như kết quả của học có đúng hay không và học có tiến bộ hay không. Nguyên tắc củng cố: giúp người được đào tạo học và duy trì hành vi nghề nghiệp. Nguyên tắc thực hành: nhằm gia tăng việc học và giúp người được đào tạo xuyên suốt các giai đoạn. Nguyên tắc về sự thích hợp: nói lên ý nghĩa của quá trình đào tạo đối với người được đào tạo. Nguyên tắc về sự tham gia: nói lên sự tích cực tham gia của người được đào tạo vào quá trình đào tạo. Nguyên tắc về ứng dụng những điều học được: các chương trình dào tạo có hiệu quả sẽ được chủ động thiết kế để tạo thuận lợi cho việc ứng dụng những điều học được vào công việc. Xây dựng chương trình đào tạo: có nhiều phương pháp đào tạo và phát triển được sử dụng tùy vào từng điều kiện, hoàn cảnh cụ thể. Nhưng một chương trình đào tạo không thể thiếu những giáo viên có khả năng có thể từ các nguồn Nguồn bên ngoài: mời chuyên gia, các nhà quản lý có kinh nghiệm Nguồn bên trong Dự tính chi phí đào tạo: Chi phí phải trả trong quá trình người lao động học việc của học như: chi phí về nguyên vật liệu dùng trong học tập… Giá trị bán hàng hóa do gia công không đúng khi thực tập, giá trị sản lượng bị giảm xuống do hiệu quả làm việc thấp của người được đào tạo. Tiền thù lao cho giáo viên và nhân viên đào tạo, các chi phí khác…. Giai đoạn đánh giá: là việc xác định mức độ các chương trình đào tạo có đáp ứng mục tiêu đào tạo hay không bằng cách thăm dò ý kiến, trao đổi ý kiến, đánh giá tổng quát KẾT LUẬN Mục tiêu cơ bản của quy trình quản lý nhân sự trong mỗi tổ chức là thu hút, duy trì, và phát triển nguồn nhân sự của mình; sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao tính hiệu quả của đơn vị. Quản lý nhân sự xuất phát từ vai trò quan trọng của con người. Con người là yếu tố cấu thành nên tổ chức, vận hành và quyết định sự thành bại của đơn vị. Nguồn nhân lực là một trong những nguồn lực không thể thiếu được nên quản lý nhân sự là một lĩnh vực quan trọng của quản lý trong mọi tổ chức. Mặt khác, quản lý các nguồn lực khác cũng sẽ không có hiệu quả nếu không quản lý tốt nguồn nhân lực, vì suy cho cùng mọi vân hành, hoạt động đều thực hiện bởi con người. Xét về mặt kinh tế, quản lý nguồn nhân sự giúp cho các đơn vị khai thác các khả năng tiềm tàng, nâng cao năng suất lao động và lợi thế cạnh tranh về nguồn nhân lực. Về mặt xã hội, quản lý nhân sự thể hiện quan điểm rất nhân bản về quyền lợi của người lao động, đề cao vị thế và giá trị của người lao động, chú trọng giải quyết hài hòa mối quan hệ lợi ích giữa tổ chức và người lao động.

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docChiến lược phát triển nguồn nhân lực.doc