Đề tài Công tác kế toán vật liệu ở công ty cơ nhiệt và điện lạnh bách khoa Hà Nội

h to¸n kh¸c nhau. Sè tµi kho¶n nhiÒu hay Ýt kh«ng nãi lªn lµ doanh nghiÖp ®ã cã kÕ to¸n hoµn thiÖn h¬n hay kh«ng mµ chØ ph¶n ¸nh quy m« ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp.Cïng víi ®ã hÖ thèng b¸o c¸o tµi chÝnh vµ hÖ thèng chøng tõ còng kh¸c vÒ c¸ch lËp, sè l­îng. NÕu nh­ c¸c DNNN cã thÓ ¸p dông mét trong 4 h×nh thøc ghi sæ th× c¸c DN võa vµ nhá kh«ng sö dông h×nh thøc NhËt ký chøng tõ, bëi h×nh thøc sæ nµy phøc t¹p vµ kh«ng cÇn thiÕt... Tõ nh÷ng kh¸c nhau trong quy ®Þnh cña chÕ ®é ®· dÉn ®Õn trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n còng cã sù kh¸c nhau.Trong bµi viÕt nµy em xin tr×nh bµy nh÷ng ®iÓm kh¸c biÖt trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu, ®iÓm kh¸c biÖt nµy chñ yÕu lµ do sù kh¸c nhau vÒ hÖ thèng tµi kho¶n. + C¸c doanh nghiÖp võa vµ nhá kh«ng sö dông TK 151 ®Ó theo dâi hµng mua ®i ®­êng, nªn trong tr­êng hîp mua vËt liÖu ho¸ ®¬n vÒ nh­ng hµng ch­a vÒ th× kÕ to¸n khi ®ã l­u ho¸ ®¬n vµo mét tËp hå s¬ riªng “ Hµng mua ®ang ®i trªn ®­êng” chê ®Õn khi hµng vÒ nhËp kho sÏ ghi sæ b×nh th­êng. + Sè chiÕt khÊu thanh to¸n ®­îc h­ëng kh«ng theo dâi trªn TK515 mµ theo dâi trùc tiÕp trªn TK511 theo bót to¸n: Nî TK 111, 112 : Sè tiÒn ®­îc ng­êi b¸n tr¶ l¹i. Nî TK 331 : Trõ vµo sè tiÒn hµng ph¶i tr¶. Nî TK 1388 : Sè tiÒn kh¸ch hµng Cã TK 511 : Sè chiÕt khÊu ®­îc h­ëng. ViÖc tham gia ho¹t ®éng ®Çu t­ tµi chÝnh ng¾n hay dµi h¹n ®­îc ph¶n ¸nh trªn TK121, TK 221, nªn khi xuÊt vËt liÖu tham gia liªn doanh kª to¸n ghi: Nî TK 121,221 : ®Çu t­ tµi chÝnh ng¾n h¹n, dµi h¹n Cã TK 152 : Gi¸ trÞ vËt liÖu ghi sæ(KKTX) Cã TK611 : Gi¸ trÞ vËt liÖu ghi sæ(KK§K) Nî ( cã)TK4112 :sè chªnh lÖch gi¸ trÞ ghi sæ víi gÝa chÊp nhËn Khi nhËn lai vèn gãp liªn doanh b»ng vËt liÖu kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 : Gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho(KKTX) Nî TK 611 : Gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho(KK§K) Cã TK 221,121 :§Çu t­ tµi chÝnh dµi h¹n, ng¾n h¹n. + Chi phÝ s¶n xuÊt ë c¸c DN lín ®­îc theo dâi chi tiÕt trªn c¸c TK 621,627,641,642 nh­ng ë DN võa vµ nhá th× mäi chi phÝ s¶n xuÊt ®Òu ®­îc tËp hîp trªn TK 154, chi phÝ b¸n hµng , chi phÝ qu¶n lý DN h¹ch to¸n trªn TK642. Do ®ã khi xuÊt vËt liÖu cho s¶n xuÊt s¶n phÈm kÕ to¸n ghi: Nî TK 154 : chi phÝ s¶n xuÊt, kinh doanh dë dang. Nî TK 642 : chi phÝ qu¶n lý kinh doanh Nî TK 241 : chi phÝ XDCB Cã TK152 : nguyªn liªu, vËt liÖu (KKTX) Cã TK 611 :mua hµng (KK§K) + Khi ®¸nh gi¸ l¹i gi¸ trÞ tµi s¶n cè ®Þnh hay hµng tån kho th× chªnh lÖch ®­îc ph¶n ¸nh vµo TK4112 chø kh«ng ph¶n ¸nh vµo TK412 nh­ trong Q§1141. + TrÝch lËp dù phßng hµng tån kho ®­îc theo dâi qua TK1593 theo bót to¸n: Nî TK 632 : GÝa vèn hµng b¸n Cã TK 1593 : Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho Ch­¬ng II Thùc tr¹ng c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n nguyªn, vËt liÖu t¹i c«ng ty C¬ nhiÖt vµ ®iÖn l¹nh B¸ch kho Hµ Néi (POLYCO). II.1- ®Æc ®iÓm kinh tÕ kü thuËt vµ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng cña c«ng ty polyco. II.1.1- Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn. C«ng ty c¬ nhiÖt vµ §iÖn l¹nh B¸ch khoa Hµ Néi (polytechnical, mechanical, thermal, electrical and refrigeration engineering co.,ltd) lµ mét c«ng ty TNHH thµnh lËp n¨m 1995 theo giÊy phÐp thµnh lËp sè 1823/GPUP do UBND Thµnh phè Hµ Néi cÊp ngµy 5/5/ 1995.C«ng ty ho¹t ®éng theo giÊy ®¨ng ký kinh doanh sè 054705 do Uû ban kÕ ho¹ch Thµnh phè cÊp ngµy 14/5/1998. - Tªn gäi chÝnh thøc: C«ng ty C¬ nhiÖt vµ §iÖn l¹nh B¸ch khoa Hµ Néi. - Tªn giao dÞch: POLYCO. - Gi¸m ®èc: TS. §inh V¨n ThuËn. - Trô së chÝnh: 767- ®­êng Gi¶i Phãng, quËn Hai Bµ Tr­ng, TP Hµ Néi. - M· sè thuÕ: 0100520122-1 - Tµi kho¶n: 431101000218- së giao dÞch I- Ng©n hµng N«ng NghiÖp vµ Ph¸t triÓn N«ng th«n. - §iÖn tho¹i: (04).8641540 - Fax: (04).8643779. Ban ®Çu thµnh lËp vèn ®iÒu lÖ cña c«ng ty lµ 550 triÖu, sau mét n¨m ho¹t ®éng sè vèn ®ã ®· lµ 1 tû ®ång vµ 6 th¸ng sau lµ 3 tû, cho tíi hiªn nay th× sè vèn ®iÒu lÖ ®· lªn tíi 15 tû ®ång. Qua h¬n 7 n¨m ho¹t ®éng c«ng ty cµng ngµy cµng lín m¹nh trong lÜnh vùc c¬ khÝ. Tõ chç c«ng ty chi cã vµi chôc c«ng nh©n ®Õn nay sè lao ®éng ®· lµ 300 tíi 400 c«ng nh©n tuú tõng thêi kú. N¨m 2000 c«ng ty ®¹t gi¶i nhÊt gi¶i th­ëng “ S¸ng t¹o khoa häc c«ng nghÖ ViÖt Nam” ( VIFOTECH 2000) vµ ®­îc ®¸nh gi¸ lµ c«ng ty hµng ®Çu t¹i ViÖt Nam trong lÜnh vùc thiÕt kÕ, chÕ t¹o, l¾p ®Æt c¸c thiÕt bÞ nhiÖt l¹nh, vµ c¸c thiÕt bÞ thùc phÈm trong c¸c nhµ m¸y bia, nhµ m¸y s÷a... C¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng cña c«ng ty. C«ng ty c¬ nhiÖt vµ ®iÖn l¹nh B¸ch khoa Hµ Néi ( Polyco) lµ c«ng ty chuyªn thiÕt kÕ, chÕ t¹o, cung cÊp, l¾p ®Æt, t­ vÊn kü thuËt vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ thuéc c¸c lÜnh vùc chuyªn ngµnh sau: - ThiÕt bÞ ¸p lùc: thiÕt kÕ, chÕ t¹o vµ l¾p ®Æt c¸c thiÕt bÞ ¸p lùc, c¸c b×nh t¸ch dÇu, t¸ch láng, b×nh chøa ga, b×nh chøa khÝ nÐn, c¸c tank lªn men bia, bån chøa, c¸c thiÕt bÞ trao ®æi nhiÖt... - Lß h¬i: ThiÕt kÕ, chÕ t¹o vµ l¾p ®Æt c¸c lß h¬i ®èt dÇu tù ®éng, lß h¬i ®èt than cã c«ng xuÊt nhá võa vµ lín. - §iÖn l¹nh: ThiÕt kÕ, chÕ t¹o vµ cung cÊp, l¾p ®Æt c¸c hÖ thèng l¹nh cã c«ng suÊt ®Õn hµng triÖu Kcal/ h cho c¸c nhµ m¸y bia, nhµ m¸y s÷a, hÖ thèng cÊp ®«ng nhanh vµ c¸c nhµ m¸y s¶n xuÊt n­íc ®¸. - ThiÕt bÞ chÕ biÕn thùc phÈm: ThiÕt kÕ, chÕ t¹o, cung cÊp vµ l¾p ®Æt toµn bé vµ d©y chuyÓn giao c«ng nghÖ ( theo ph­¬ng thøc ch×a kho¸ trao tay) cho c¸c nhµ m¸y bia, cån, r­îu, s÷a, hoa qu¶, chÕ biÕn thùc phÈm. - §iÒu hoµ kh«ng khÝ: ThiÕt kÕ, chÕ t¹o, cung cÊp vµ l¾p ®Æt c¸c hÖ thèng ®iÒu hoµ kh«ng khÝ vµ th«ng giã cho c¸c nhµ hµng, kh¸ch s¹n, nhµ cao tÇng hiÖn ®¹i, héi tr­êng vµ c¸c nhµ m¸y xÝ nghiÖp. - §iÖn, ®o l­êng vµ tù ®éng ho¸: ThiÕt kÕ, chÕ t¹o, cung cÊp vµ l¾p ®Æt c¸c hÖ thèng ®iÖn, ®o l­êng vµ tù ®éng ho¸ (th«ng qua m¸y tÝnh hÖ PLC) cho c¸c hÖ thèng lß h¬i, m¸y l¹nh, ®iÒu hoµ kh«ng khÝ cho c¸c nhµ m¸y bia, r­îu, hoa qu¶, chÕ biÕn thùc phÈm. - C¸c lÜnh vùc kh¸c: ThiÕt kÕ vµ l¾p ®Æt c¸c hÖ thèng xö lý n­íc, xö lý n­íc th¶i, hÖ thèng khÝ nÐn, hÖ thèng thu håi CO2 vµ hÖ thèng chiÕt chai. §Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. Tõ c¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng trªn ta còng cã thÓ nhËn thÊy ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty Polyco. S¶n phÈm chñ yÕu cña c«ng ty lµ c¸c tank lªn men , tank chøa vµ xö lý n­íc...Mét mÆt, c«ng ty cung cÊp c¸c s¶n phÈm nµy trªn thÞ tr­êng, mÆt kh¸c trùc tiÕp l¾p ®Æt cho kh¸ch hµng vµ môc tiªu chÝnh cña c«ng ty lµ l¾p ®Æt cho kh¸ch hµng. ViÖc l¾p ®Æt cho kh¸ch hµng th«ng qua hîp ®ång gi÷a kh¸ch hµng vµ c«ng ty. §èi víi nh÷ng hîp ®ång nhá th× c«ng ty cã thÓ ®¹t ®­îc th«ng qua tho¶ thuËn, ®¬n ®Æt hµng. Nh­ng ®èi víi nh÷ng c«ng tr×nh lín th× c«ng ty ph¶i tham gia c¸c cuéc ®Êu thÇu.Trong 3 n¨m trë l¹i ®©y trung b×nh mçi n¨m c«ng ty ký ®­îc trªn 60 hîp ®ång, hîp ®ång thÊp nhÊt lµ 10 triÖu vµ cao nhÊt hiÖn nay lµ 1.5 tû ®ång, thêi gian hoµn thµnh mét c«ng tr×nh lµ tõ 2 th¸ng tíi 16 th¸ng. ThÞ tr­êng cña c«ng ty. TÝnh ®Õn nay thÞ tr­êng cña c«ng ty Polyco ®· më réng ra kh¾p c¶ n­íc tõ Hµ Néi tíi TP. Hå ChÝ Minh. Ngoµi ph©n x­ëng s¶n xuÊt chÝnh t¹i Hµ Néi – Polyco cßn cã 6 chi nh¸nh vµ ®¹i diÖn ë mét sè tØnh däc theo chiÒu dµi cña ®Êt n­íc ®Ó tiÖn cho viÖc phôc vô kh¸ch hµng, mçi chi nh¸nh nµy ®Òu cã gi¸m ®èc riªng vµ h¹ch to¸n mét c¸ch ®éc lËp. T¹i Hµ Néi x­ëng s¶n xuÊt ®Æt t¹i khu c«ng nghiÖp VÜnh Tuy – quËn Hai Bµ Tr­ng, trô së giao dÞch: 767 ®­êng Gi¶i Phãng- quËn Hai Bµ Tr­ng-TP Hµ Néi. Sau ®©y lµ mét sè c«ng ty ®· ®ang lµ kh¸ch hµng cña Polyco. - C«ng ty bia Quy Nh¬n. - C«ng ty ®­êng Qu¶ng Ng·i. - C«ng ty bia vµ n­íc gi¶i kh¸t Qu¶ng Ninh. - C«ng ty bia ong Th¸i B×nh . - C«ng ty s÷a ViÖt Nam (VINAMILK) - C«ng ty c«ng nghiÖp thùc phÈm Nam §Þnh - C«ng ty r­îu bia ViÖt Tr× - (Bia VIGER) - C«ng ty bia §«ng Hµ - Qu¶ng TrÞ. - C«ng ty bia H¶i Phßng. - C«ng ty thùc phÈm c«ng nghiÖp Hµ §«ng. - C«ng ty cæ phÇn bia NghÖ An. - C«ng ty bia Hoµ B×nh - Nhµ m¸y r­îu Sake HuÕ. - Nhµ m¸y bia Hµ Thµnh – C«ng ty POLYCO - ... T×nh h×nh ho¹t ®éng cña c«ng ty POLYCO ®­îc thÓ hiÖn qua mét sè chØ tiªu sau: ( TrÝch tµi liÖu B¸o c¸o KQH§KD n¨m 2002 cña c«ng ty POLYCO) §¬n vÞ: ®ång ChØ tiªu Sè tiÒn Tæng doanh thu 1. Doanh thu thuÇn 2. Gi¸ vèn hµng b¸n 3. Lîi nhuËn gép 4. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 5. Lîi nhuËn thuÇn tõ ho¹t ®éng kinh doanh 6. Thu nhËp tõ ho¹t ®éng tµi chÝnh 7. Tæng lîi nhuËn tr­íc thuÕ 8. ThuÕ thu nhËp doanh nghiÖp 9. Lîi nhuËn sau thuÕ 45.875.594.723 45.875.594.723 45.435.424.109 440.170.614 21.892.000 418.278.644 31.176.380 449.454.994 112.363.749 337.091.245 II.1.2- C¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty POLYCO. C«ng ty c¬ nhiÖt vµ §iÖn l¹nh B¸ch Khoa Hµ Néi lµ c«ng ty TNHH, bé m¸y cña c«ng ty ®­îc tæ chøc theo c¬ cÊu trùc tuyÕn chøc n¨ng. NhiÖm vô qu¶n lý ®­îc chia theo c¸c ®¬n vÞ riªng biÖt, cho phÐp mét chøc n¨ng tËn dông ®­îc nhiÒu tµi n¨ng qu¶n lý cña mçi ®¬n vÞ, gi¶m bít c«ng viÖc cho l·nh ®¹o c«ng ty. C¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty víi quyÒn cao nhÊt lµ Gi¸m ®èc TS. §inh V¨n ThuËn. TiÕp d­íi lµ 6 phßng ban chøc n¨ng, mçi phßng ban ®¶m nhiÖm mét chøc n¨ng riªng. C¸c phßng ban chÞu tr¸ch nhiÖm tæ chøc thùc hiÖn c¸c chØ tiªu kinh tÕ kÜ thuËt vµ lao ®éng ®­îc x¸c ®Þnh trong kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, thùc hiÖn nghiªm tóc chØ thÞ mÖnh lÖnh cña ban gi¸m ®èc vµ cã nh÷ng chñ tr­¬ng, biÖn ph¸p ®Ó th¸o gì khã kh¨n trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ®em l¹i hiÖu qu¶ cao trong kinh doanh cho c«ng ty. S¬ ®å2.1 C¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty C¬ nhiÖt vµ §iÖn l¹nh B¸ch khoa Hµ néi (POLYCO) Gi¸m ®èc POLYCO Phßng kÕ to¸n Phßng X - N kh©u Phßng tæ chøc hµnh chÝnh Phßng kü thuËt Phßng kÕ ho¹ch vËt t­ X­ëng s¶n xuÊt *Chøc n¨ng cña c¸c phßng ban: - Chøc n¨ng cña gi¸m ®èc : Gi¸m ®èc lµ ng­êi ®iÒu hµnh cao nhÊt, chÞu tr¸ch nhiÖm chØ ®¹o trùc tiÕp ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty theo ®óng chÕ ®é, chÝnh s¸ch ph¸p luËt cña Nhµ n­íc vµ ®¶m b¶o môc ®Ých cña c«ng ty. - Chøc n¨ng cña phßng kÕ to¸n: Gióp gi¸m ®èc chØ ®¹o thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n thèng kª, kiÓm tra kiÓm so¸t c«ng t¸c tµi chÝnh cña c«ng ty, cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý tµi s¶n vèn, quü, b¶o qu¶n vµ sö dông vèn cã hiÖu qu¶, thanh to¸n c¸c hîp ®ång kinh tÕ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. §ång thêi tiÕn hµnh kÕ to¸n gi¸ thµnh s¶n phÈm, doanh thu cña c«ng ty, cung cÊp sè liÖu cho viÖc ®iÒu hµnh s¶n xuÊt, kiÓm tra ph©n tÝch ho¹t ®éng tµi chÝnh lµm bµo c¸p quyÕt to¸n hµng n¨m, quyÕt to¸n hµng n¨m víi c¸c cÊp. - Chøc n¨ng phßng kü thuËt: Cã chøc n¨ng thiÕt kÕ mÉu, kÝch cì cña s¶n phÈm vµ c¸ch l¾p ®Æt ®èi víi mçi c«ng tr×nh. TiÕn hµnh kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm ®­îc s¶n xuÊt, ph©n lo¹i s¶n phÈm theo cÊp bËc chÊt l­îng, tiÕn hµnh kiÓm tra m¸y mãc ®Þnh kú , ®¸nh gi¸ hÖ thèng thiÕt bÞ cña c«ng ty. - Chøc n¨ng cña phßng tæ chøc hµnh chÝnh: TiÕn hµnh c¸c c«ng tµc vÒ qu¶n trÞ doanh nghiÖp, tÝnh to¸n vµ x¸c ®Þnh c¸c vÊn ®Ò trong néi bé cña c«ng ty, phôc vô cho viÖc qu¶n lý bªn trong c«ng ty nh­ theo dâi c«ng viÖc thùc hiÖn néi quy, chÕ ®é cña c«ng ty, lËp kÕ ho¹ch tæ chøc ®µo t¹o n©ng bËc tuyÓn dông lao ®éng, gi¶i quyÕt chÕ ®é nghØ ®èi víi ng­êi lao ®éng, theo dâi bè trÝ ®éi ngò lao ®éng trong c«ng ty, b¶o ®¶m sö dông ®éi ngò lao ®éng hiÖn cã. - Chøc n¨ng cña phßng kÕ ho¹ch vËt t­: Cung cÊp vËt t­, nguyªn vËt liÖu theo yªu cÇu cña s¶n xuÊt; t×m gi¶i ph¸p tiÕp cËn thÞ tr­êng, tiªu thô s¶n phÈm; qu¶n lý c¸c chi nh¸nh tiªu thô; theo dâi t×nh h×nh sö dông vËt t­. II.2- §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty. II.2.1. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n. Do ®Æc ®iÓm c«ng ty cã nhiÒu chi nh¸nh ®­îc ®Æt t¹i c¸c ®Þa bµn kh¸c nhau nªn c«ng ty ®· tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n theo hÖ thèng tËp trung. C¸c chi nh¸nh cña c«ng ty ®­îc tiÕn hµnh h¹ch to¸n ®éc lËp toµn bé c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ë ®¬n vÞ m×nh. §Þnh kú cuèi n¨m, lËp b¸o cµo tµi chÝnh göi vÒ phßng kÕ to¸n c«ng ty ®Ó kiÓm tra, tæng hîp sè liÖu kÕ to¸n, lËp b¸o c¸o tµi chÝnh toµn doanh nghiÖp. Phßng kÕ to¸n cña c«ng ty cã chøc n¨ng gióp gi¸m ®èc chØ ®¹o thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n thèng kª, kiÓm tra kiÓm so¸t c«ng t¸c tµi chÝnh cña c«ng ty, cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý tµi s¶n vèn, quü, b¶o qu¶n vµ sö dông vèn cã hiÖu qu¶, thanh to¸n c¸c hîp ®ång kinh tÕ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. §ång thêi tiÕn hµnh kÕ to¸n gi¸ thµnh s¶n phÈm, doanh thu cña c«ng ty, cung cÇo sè liÖu cho viÖc ®iÒu hµnh s¶n xuÊt, kiÓm tra ph©n tÝch ho¹t ®éng tµi chÝnh lµm b¸o c¸o quyÕt to¸n hµng n¨m víi c¸c cÊp. S¬ ®å 2.2. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n tµi s¶n b»ng tiÒn KÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu KÕ to¸n tiÒn l­¬ng Phßng kÕ to¸n hiÖn nay cã 4 ng­êi, ®Òu cã tr×nh ®é ®¹i häc, cã tr×nh ®é, chuyªn m«n, víi nh÷ng nhiÖm vô kh¸c nhau. + Vai trß cña kÕ to¸n tr­ëng: Theo dâi vµ gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò hµng ngµy ph¸t sinh trong c«ng ty, ký duyÖt c¸c giÊy tê thuéc ph¹m vi quyÒn h¹n. KÕ to¸n tr­ëng cã nhiÖm vô kiÓm tra, gi¸m s¸t mäi sè liÖu sæ s¸ch kÕ to¸n tõ kh©u ghi chÐp ban ®Çu, chÊp hµnh chÕ ®é b¸o c¸o thèng kª ®Þnh kú, xem xÐt kiÓm tra, tæng hîp c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n, b¶ng tæng hîp, b¶ng kª, b¸o c¸o tµi chÝnh. + KÕ to¸n tiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng: Theo dâi t×nh h×nh thu chi, sö dông quü tiªn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng, theo dâi sù t¨ng gi¶m cña tiÒn. Më sæ quü theo dâi thu chi tiÒn mÆt. Hµng ngµy ®èi chiÕu sè d­ trªn tµi kho¶n cña c«ng ty ë ng©n hµng víi sæ ng©n hµng. §ång thêi theo dâi sù biÕn ®éng t¨ng gi¶m TSC§, tæ chøc tÝnh vµ ph©n bæ khÊu hao TSC§. + KÕ to¸n tiÒn l­¬ng: C¨n cø vµo b¶ng chÊm c«ng hµng ngµy kÕ to¸n lËp b¶ng tæng hîp l­¬ng thanh to¸n cho c¸c ®éi thi c«ng, c¸c phßng ban chøc n¨ng. §ång thêi theo dâi vµ ph¶n ¸nh t×nh h×nh thanh to¸n c«ng nî víi c¸c nhµ cung cÊp, kh¸ch hµng. + KÕ to¸n vËt liÖu, thµnh phÈm tiªu thô: Trªn c¬ së c¸c phiÕu nhËp kho, xuÊt kho do thñ kho göi lªn, kÕ to¸n tiÕn hµnh nhËp sè liÖu vµo m¸y vi tÝnh, vµo sæ chi tiÕt vËt liÖu, sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n, lËp b¶ng ph©n bæ vËt liÖu, c«ng cô dông cô. §ång thêi theo dâi t×nh h×nh tiªu thô thµnh phÈm. Hµng th¸ng, tÝnh ra sè thuÕ ph¶i nép Nhµ n­íc, sè thuÕ ®­îc khÊu trõ, x¸c ®Þnh sè thuÕ ®· nép vµ cßn ph¶i nép. II.2.2. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n. XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm tæ chøc kinh doanh, chÕ ®é hiÖn hµnh cña Nhµ n­íc mµ c«ng t¸c kÕ to¸n cña c«ng ty C¬ nhiÖt vµ §iÖn l¹nh B¸ch khoa Hµ Néi cã nh÷ng ®Æc ®iÓm sau: + HÖ thèng tµi kho¶n c«ng ty ¸p dông : Lµ hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n thèng nhÊt do Bé tµi chÝnh ban hµnh theo quyÕt ®Þnh sè 1177/TC/C§KT ngµy 23/12/1996. + Niªn ®é kÕ to¸n: B¾t ®Çu tõ ngµy 01/01 vµ kÕt thóc vµo ngµy 31/12 hµng n¨m. C¸c b¸o c¸o tµi chÝnh c«ng ty lËp sau mçi niªn ®é kÕ to¸n gåm:B¸o c¸o kÕ qu¶ kinh doanh; B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n; b¶ng quyÕt to¸n thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp, thuÕ GTGT; tê khai chi tiÕt doanh thu, chi phÝ, thu nhËp. + HÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n: ®­îc lËp theo mÉu quy ®Þnh cña bé tµi chÝnh tõ phiÕu thu, phiÕu chi, phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho,... + Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho: Do c«ng ty cã nhiÒu lo¹i hµng ho¸ kh¸c nhau víi c¸c lo¹i vËt liÖu kh¸c nhau, chi phÝ vËt liÖu cho s¶n phÈm lµ kh¸c nhau, nªn cÇn cã nh÷ng th«ng tin chÝnh x¸c, kÞp thêi. V× vËy c«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n kiÓm kª th­êng xuyªn (KKTX)®èi víi hµng tån kho. Vµ ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu ®­îc tiÕn hµnh theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song. + Ph­¬ng ph¸p tÝnh thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. + X¸c ®Þnh gi¸ thùc tÕ xuÊt kho theo gi¸ ®Ých danh, gi¸ vèn hµng b¸n lµ gi¸ trÞ thùc tÕ dùa trªn nh÷ng chi phÝ bá ra trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt tÝnh vµo gi¸ thµnh s¶n phÈm. + §¬n vÞ tiÒn tÖ ®­îc sö dông ghi sæ lµ ViÖt Nam ®ång(VN§). NÕu cã nghiÖp vô liªn quan ®Õn ngo¹i tÖ th× ®­îc quy ®æi VN§ theo tû gi¸ ng©n hµng c«ng bè t¹i thêi ®iÓm h¹ch to¸n. + HÖ thèng sæ kÕ to¸n: Víi sù trî gióp cña m¸y vi tÝnh, c«ng ty ¸p dông h×nh thøc ghi sæ NhËt ký chung. Tr×nh tù ghi sæ: S¬ ®å2.3. H¹ch to¸n VL t¹i c«ng ty POLYCO Chøng tõ nhËp xuÊt kho VL, ho¸ ®¬n mua hµng, ho¸ ®¬n vËn chuyÓn NhËt ký chung ThÎ kho Sæ chi tiÕt VL Sæ c¸i TK152 B¶ng tæng hîp nhËp - xuÊt - tån VL B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o kÕ to¸n Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n Hµng ngµy, c¨n cø vµo c¸c ho¸ ®¬n mua hµng, phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho, ho¸ ®¬n vËn chuyÓn ...kÕ to¸n nhËp sè liÖu vµo m¸y vi tÝnh. M¸y tÝnh sÏ tiÕn hµnh vµo NhËt ký chung vµ Sæ C¸i TK 152. §èi víi nghiÖp vô mua hµng ch­a tr¶ tiÒn ng­êi b¸n th× ngoµi viÖc ph¶n ¸nh vµo NhËt ký chung ®ång thêi kÕ to¸n tiÕn hµnh vµo sæ chi tiÕt ph¶i tr¶ ng­êi b¸n ®Ó theo dâi c¸c kho¶n thanh to¸n víi ng­êi b¸n . Sau khi ghi vµo c¸c NhËt ký, kÕ to¸n tiÕn hµnh vµo sæ chi tiÕt vËt liÖu, cuèi th¸ng®èi chiÕu víi sè liÖu trªn thÎ kho. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n tæng hîp tõng sæ NhËt ký lÊy sè liÖu ghi vµo sæ c¸i TK152 (sau khi nhê m¸y lo¹i trõ mét sè nghiÖp vô ghi trïng lÆp). §«ng thêi kÕ to¸n vËt liÖu ®èi chiÕu sè trªn sæ c¸i TK152 víi B¶ng tæng hîp nhËp – xuÊt – tån vËt liÖu, lµm c¨n cø lËp B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh, B¸o c¸o kÕ to¸n. II.3- T×nh h×nh chung vÒ vËt liÖu t¹i c«ng ty POLYCO. II.3.1.§Æc ®iÓm vËt liÖu cña c«ng ty POLYCO C«ng ty POLYCO co quy m« s¶n xuÊt trung b×nh, s¶n phÈm lµ c¸c b×nh chøa b»ng t«n, inox víi kÕt cÊu phøc t¹p vµ nhiÒu kÝch th­íc kh¸c nhau ®ßi hái nhiÒu bé phËn l¾p r¸p. §iÒu ®ã cho thÊy vËt liÖu ®­îc dïng còng rÊt ®a d¹ng, phong phó vÒ chñng lo¹i.Thùc tÕ ®ã ®ßi hái c«ng ty cµng cÇn cÊp thiÕt tæ chøc c«ng t¸c qu¶n lý, h¹ch to¸n qu¸ tr×nh thu mua, vËn chuyÓn vËt liÖu, b¶o qu¶n, sö dông vËt liÖu hîp lý. ViÖc nµy cßn t¹o ®iÒu kiÖn tiÕt kiÖm chi phÝ vËt liÖu, gi¶m thiÓu hao hôt, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm, n©ng cao chÊt l­îng, t¹o ­u thÕ trong c¹nh tranh thu hót kh¸ch hµng. §ång thêi còng ®¶m b¶o nhÞp ®é s¶n xuÊt ®Òu ®Æn theo kÕ ho¹ch. Víi mét khèi l­îng nguyªn, vËt liÖu bao gåm nhiÒu thø, nhiÒu nhãm, lo¹i kh¸c nhau, mçi lo¹i cã vai trß, c«ng dông kh¸c nhau, muèn qu¶n lý tèt ®­îc vËt liÖu vµ h¹ch to¸n chÝnh x¸c vËt liÖu th× ph¶i tiÕn hµnh ph©n lo¹i nguyªn, vËt liÖu mét c¸ch khoa häc vµ hîp lý.ë c«ng ty POLYCO hiÖn nay toµn bé nguyªn, vËt liÖu sö dông trong c«ng ty ®­îc chia thµnh 10 nhãm: - Kim lo¹i: t«n, thÐp, nh«m, gang... - VËt liÖu phô: s¬n ch«ng gØ, dÇu mì, nh·n m¸c, phô tïng thay thÕ... - D©y ®ai, ®éng c¬ c¸c lo¹i. - VËt liÖu ®iÖn: cÇu dao, bãng ®Ìn, d©y ®iÖn... - Nhiªn liÖu:khÝ argon, oxy... - Dông cô c¾t gät: doa tay, doa m¸y, dao, dòa, mòi khoan c¸c lo¹i.... - Quy chÕ: bul«ng, ®ai èc, vµnh ®Öm.... - Ho¸ chÊt, dông cô ho¸ chÊt: - Vßng bi c¸c lo¹i. - C¸c vËt liÖu kh¸c: kho¸, BHL§ dông cô s¶n xuÊt... §Ó phôc vô qu¶n lý vµ h¹ch to¸n chi tiÕt th× trong tõng lo¹i l¹i ®­îc chia chi tiÕt h¬n theo tõng nhãm vËt liÖu kh¸c nhau. VD: Trong nhãm kim lo¹i cã vËt liÖu t«n. Trong t«n lai ®­îc chia ra t«n cuén, t«n c©y (trßn, dÑt, vu«ng...).Tuy nhiªn c«ng ty chØ sö dông TK 152 ®Ó h¹ch to¸n chung cho tÊt c¶ c¸c lo¹i vËt liÖu. II.3.2. C«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu ë c«ng ty POLYCO. VËt liÖu chiÕm mét vai trß quan träng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. Tû träng chi phÝ vËt liÖu trong gi¸ thµnh s¶n phÈm chiÕm kho¶ng 65% - 75% nªn sù biÕn ®éng cña vËt liÖu cã ¶nh h­ëng lín ®Õn gi¸ thµnh s¶n phÈm. Qu¶n lý cã hiÖu qu¶ lµ mét biÖn ph¸p ®Ó kiÓm so¸t ®­îc chi phÝ, n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn l­u ®éng cho c«ng ty, duy tr× s¶n xuÊt mét c¸ch liªn tôc. T¹i c«ng ty POLYCO, c«ng t¸c qu¶n lý ®­îc tiÕn hµnh ngay tõ kh©u thu mua. KÕ ho¹ch thu mua vËt liÖu do phßng kÕ ho¹ch vËt t­ lËp dùa trªn c¬ së kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, ®ång thêi c¨n cø vµo ®Þnh møc tiªu hao cña tõng s¶n phÈm, kh¶ n¨ng s¶n xuÊt cña c«ng ty, kh¶ n¨ng ®¸p øng ®Ó x©y dùng kÕ ho¹ch thu mua vËt t­ phôc vô kÞp thêi cho s¶n xuÊt . VËt t­ phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cña c«ng ty ®a d¹ng vµ nguån cung cÊp còng rÊt ®a d¹ng trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng hiÖn nay. VËt t­ cña c«ng ty ®­îc cung cÊp tõ thÞ tr­êng trong n­íc vµ nhËp khÈu tõ n­íc ngoµi. HiÖn nay cã nhiÒu ®¬n vÞ trong n­íc cung cÊp vËt liÖu cho c«ng ty nh­: + C«ng ty TM & Bao b× Hµ Néi. + C«ng tyTNHH Gia An. + C«ng ty TNHH Phóc An. + C«ng ty Ph¸t triÓn dÞch vô kü thuËt. + C«ng ty TM ViÖt Anh. + C«ng ty cæ phÇn khÝ c«ng nghiÖp. + Cöa hµng TrÇn ThÕ Liªn. + Nhµ m¸y chÕ t¹o ®iÖn c¬. + C«ng ty c¬ khÝ An Ng·i + C«ng ty TNHH Hoµ Ph¸t + Cöa hµng Quúnh Hoa ... §èi víi thÞ tr­êng n­íc ngoµi hiÖn nay c«ng ty th­êng nhËp khÈu vËt liªu cña c¸c n­íc : §øc, Nga, NhËt, óc, Singapo, Th¸i lan... Víi nhøng kh¸ch hµng th­êng xuyªn cã kÝ hîp ®ång mua b¸n, c«ng ty chñ yÕu ¸p dông ph­¬ng thøc mua hµng tr¶ chËm, ®«i khi mua theo ph­¬ng thøc tr¶ tiÒn ngay. Theo quy ®Þnh cña c«ng ty, khi mua nguyªn vËt liÖu yªu cÇu ph¶i cã ho¸ ®¬n ®á do Bé tµi chÝnh ph¸t hµnh kÌm theo trong Ýt tr­êng hîp mua cña c¸ nh©n kh«ng cã ho¸ ®¬n th× ng­êi b¸n ph¶i cã giÊy biªn nhËn ghi râ lo¹i vËt liÖu mua vÒ, sè l­îng, ®¬n gi¸, thµnh tiÒn... Víi vËt liÖu mua trong n­íc: tuú theo yªu cÇu mµ vËt liÖu ®­îc chuyÓn th¼ng ®Õn c«ng tr×nh hay nhËp kho c«ng ty. Víi vËt liÖu nhËp tõ n­íc ngoµi: hÇu hÕt ®­îc nhËp kho cña c«ng ty tr­íc khi ®­a vµo s¶n xuÊt hay chuyÓn tíi c«ng tr×nh .Sau khi kiÓm nghiÖm vÒ sè l­îng, chÊt l­îng, quy c¸ch, mÉu m·, vËt liÖu ®­îc nhËp kho. C¨n cø vµo kÕ ho¹ch , hîp ®ång cña kh¸ch hµng vµ nhu cÇu cña tõng ®éi thi c«ng kÕ to¸n tiÕn hµnh chuyÓn vËt liÖu. Nh÷ng vËt liÖu nµy ph¶i chÞu thuÕ nhËp khÈu. Kh©u tæ chøc kho tµng b¶o qu¶n vËt liÖu còng lµ mét kh©u quan träng trong c«ng t¸c qu¶n lý vËt t­. ViÖc b¶o qu¶n kh«ng tiÕn hµnh khoa häc, cÈn thËn sÏ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng mÊt m¸t, hao hôt, kÐm phÈm chÊt. §iÒu ®ã ¶nh h­ëng tíi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ chÊt l­îng s¶n phÈm. Kho cña c«ng ty ®­îc thiÕt kÕ cïng víi x­ëng s¶n xuÊt, kho ®­îc trang bÞ ®Çy ®ñ c¸c ph­¬ng tiÖn cÇn thiÕt nh­ m¸y tÝnh, c©n, th­íc... Trªn c¬ së nghiªn cøu, tÝnh to¸n møc tiªu hao tõng lo¹i vËt liÖu, phßng kü thuËt cã nhiÖm vô x©y dùng ®Þnh møc tiªu hao vËt liÖu cho tõng s¶n phÈm dùa trªn c¬ së ®Þnh møc kinh tÕ hoÆc kho¸n vËt liÖu cho tõng bé phËn s¶n xuÊt qu¶n lý tr¸nh l·ng phÝ. Nãi ®Õn c«ng t¸c qu¶n lý kh«ng thÓ kh«ng nãi ®Õn vai trß cña thñ kho. Bëi thñ kho ngoµi tr¸ch nhiÖm qu¶n lý vµ b¶o qu¶n nguyªn, vËt liÖu cã trong kho, cßn ph¶i cËp nhËt sæ s¸ch hµng ngµy, theo dâi sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng ( nhËp, xuÊt) cña tõng lo¹i vËt liÖu ë trong kho vÒ mÆt sè l­îng, hµng ngµy ghi vµo thÎ kho, khi hÕt b¸o cho phßng kÕ ho¹ch vËt t­. Trong ®iÒu kiÖn nµo ®ã, thñ kho cßn cã tr¸ch nhiÖm ph¸t hiÖn c¸c tr­êng hîp vËt liÖu tån ®äng l©u ngµy trong kho g©y ra t×nh tr¹ng ø ®äng vèn cña c«ng ty. Tr­êng hîp thñ kho kh«ng ®¶m b¶o sè l­îng vËt liÖu khi kiÓm kª mµ cã thÓ bÞ mÊt hoÆc thÊt l¹c, th× ph¶i chÞu båi th­êng vËt chÊt tuú thuéc møc ®é. ®èi víi c«ng nh©n: + Khi nhËn chi tiÕt thµnh phÈm hoÆc b¸n thµnh phÈm ®Ó l¾p r¸p hoÆc gia c«ng söa ch÷a ...ph¶i kiÓm tra s¬ bé sè l­îng, quy c¸ch ...(nøt, vì, kh«ng ®¹t yªu cÇu kü thuËt ). Sau khi nhËn xong ph¶i cã tr¸ch nhiÖm b¶o qu¶n gi÷ g×n nÕu x¶y ra mÊt m¸t h­ háng ë kh©u nµo th× kh©u ®ã chÞu tr¸ch nhiÖm. + S¶n phÈm lµm xong ph¶i ®­a vµo n¬i quy ®Þnh, cuèi ca lµm viÖc kh«ng ®Ó chi tiÕt bõa b·i mµ ph¶i xÕp gän l¹i hoÆc göi l¹i kho II.3.3. §¸nh gi¸ vËt liÖu. Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho: VËt liÖu cña c«ng ty ®­îc cung cÊp chñ yÕu b»ng nguån mua ngoµi, gi¸ thùc tÕ vËt liÖu mua ngoµi ®­îc x¸c ®Þnh: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho = Gi¸ mua trªn ho¸ ®¬n + Chi phÝ Thu mua + ThuÕ nhËp khÈu (nÕu cã) Chi phÝ thu mua bao gåm: chi phÝ vËn chuyÓn( thuª ngoµi), chi phÝ bèc dì, thuª kho b·i, b¶o qu¶n.... §èi víi vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn: Gi¸ thùc tÕ VL nhËp kho = Gi¸ xuÊt kho + Chi phÝ gia c«ng + Chi phÝ v©n chuyÓn... §èi víi phÕ liÖu nhËp kho: gi¸ thùc tÕ lµ gi¸ ­íc tÝnh theo gi¸ thÞ tr­êng. Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho. HiÖn nay c«ng ty ®ang sö dông gi¸ ®Ých danh ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ vËt liÖu xuÊt kho. TrÞ gi¸ thùc tÕ VL xuÊt kho = ®¬n gi¸ thùc tÕ VL nhËp kho X Sè l­îng VL xuÊt kho VÝ dô 1: Trong th¸ng 3/2003, cã c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho vËt liÖu nh­ sau: 1/3: Tån ®Çu th¸ng : s¾t U100x6 SL 15 c©y; ®¬n gi¸: 249542®/c©y 3/3: NhËp s¾t cña c«ng ty TNHH Trung Dòng: s¾t U 80 x 6 SL:35 c©y; §¬n gi¸:196190®/c©y U 63x63 SL: 8 c©y; §¬n gi¸: 160000®/c©y U 80x80 SL : 5 c©y; §¬n gi¸: 271429®/c©y 5/3: XuÊt vµo s¶n xuÊt c«ng tr×nh NghÖ An U80x6 : 20 c©y U100x6: 7 c©y U80x80: 3 c©y GT thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho = 20*196.190 + 7*249.542 +3*271.429 = 6.484.881 II.4- KÕ to¸n thu mua vµ nhËp kho vËt liÖu t¹i c«ng ty POLYCO II.4.1.Thñ tôc thu mua vµ nhËp kho. C«ng ty sö dông nhiÒu lo¹i vËt liÖu kh¸c nhau vµ tiÕn hµnh thu mua tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau trªn thÞ tr­êng trong vµ ngoµi n­íc. Qu¸ tr×nh thu mua nhËp kho vËt liÖu ë c«ng ty POLYCO nh­ sau: C¨n cø vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh ®­îc giao, c¸c ®éi thi c«ng lËp phiÕu yªu cÇu nhËp vËt liÖu phôc vô s¶n xuÊt. Phßng kÕ ho¹ch vËt t­ c¨n cø vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt vµ ®Þnh møc dù tr÷ vËt liÖu ®Ó lËp kÕ ho¹ch thu mua vËt liªu. Bé phËn cung øng (thuéc phßng kÕ ho¹ch vËt t­) tiÕn hµnh nghiªn cøu thÞ tr­êng, t×m kiÕm nhµ cung cÊp, chÊt l­îng , gi¸ c¶, tham kh¶o gi¸ tõ ®ã ®­a ra quyÕt ®Þnh chän nhµ cung cÊp tèi ®a. Sau khi cã nhµ cung cÊp vµ ®­îc sù phª chuÈn cña kÕ to¸n tr­ëng vµ tr­ëng phßng kÕ ho¹ch, bé phËn cung øng tiÕn hµnh c«ng t¸c thu mua. Theo quy ®Þnh cña c«ng ty th× khi mua hµng c¸n bé thu mua ph¶i cã ho¸ ®¬n mua hµng vµ ho¸ ®¬n mua hµng cña c«ng ty nh­ sau: MÉu sè:01/GTKT- 3LL. HO¸ ®¬n gtgt Liªn 2: Giao cho kh¸ch hµng Ngµy:1 th¸ng 3 n¨m 2003. KÝ hiÖu: MA-2003 Sè: 017603 §¬n vÞ b¸n hµng: Cöa hµng Lª ThÞ Sanh. §Þa chØ: Sè 141- Tr­¬ng §Þnh- Hai Bµ Tr­ng- Hµ Néi. §iÖn tho¹i: : (04).6240856 Hä tªn ng­êi mua hµng: Anh TiÖu §¬n vÞ : C«ng ty POLYCO §Þa chØ: 767®­êng Gi¶i phãng – Hai Bµ Tr­ng- Hµ Néi. Sè tµi kho¶n: 431101000218 H×nh thøc thanh to¸n: TiÒn mÆt. MST: 0100520122-1 STT Tªn hµng hãa, DÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 1x2 1 2 3 4 Tale 2 ly ®en Tale 3 ly ®en Tale 4 ly ®en Tale 1 ly ®en TÊm TÊm TÊm TÊm 5 3 4 4 218.250 320.100 160.050 92.150 1.091.250 960.300 640.200 368.600 Céng tiÒn hµng: 3.060.350 ThuÕ suÊt GTGT: 10% 306.035 Tæng tiÒn thanh to¸n: 3.366.385 Tæng sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Ba triÖu ba tr¨m s¸u m­¬i s¸u ngh×n ba tr¨m t¸m n¨m ®ång Ng­êi mua hµng. KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (§· kÝ) §· kÝ) (§· kÝ) §èi víi vËt liÖu cã tÝnh phøc t¹p, ®ßi hái ®¶m b¶o nghiªm ngÆt vÒ c¸c th«ng sè kü thuËt th× khi cã giÊy b¸o nhËn hµng, phßng kü thuËt tiÕn hµnh kiÓm nghiÖm vËt liÖu tr­íc khi nhËp kho vÒ sè l­îng, chÊt l­îng, chñng lo¹i, quy c¸ch vµ lËp biªn b¶n kiªm nghiÖm vËt t­; C¨n cø vµo c¸c ho¸ ®¬n, phiÕu mua hµng, giÊy b¸o nhËn hµng vµ biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ ( nÕu cã), bé phËn cung øng lËp phiÕu nhËp kho , thµnh 3 liªn. sau khi ng­êi phô tr¸ch cung øng kÝ tªn vµ chuyÓn xuèng kho ®Ó lµm c¨n cø kiÓm nhËn vËt t­. §¬n vÞ: C«ng ty POLYCO. Bé phËn: x­ëng VÜnhTuy. MÉu sè 01-VT phiÕu nhËp kho Ngµy 2 th¸ng 3 n¨m 2003. Sè: 128 Nî: 152 Cã:111 Hä tªn ng­êi giao hµng: Anh TiÖu Theo chøng tõ sè 017603 ngµy 1 th¸ng 3 n¨m2003. NhËp t¹i kho: X­ëng VÜnh Tuy – C«ng ty POLYCO. Stt Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch, phÈm chÊt vËt t­ SP M· sè §V tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ Thùc nhËp A B C D 1 2 3 4 =(3)x(2) 1 2 3 4 Tale 2 ly ®en Tale 3 ly ®en Tale 4 ly ®en Tale 1 ly ®en TÊm TÊm TÊm TÊm 5 3 4 4 5 3 4 4 218.25 320.10 160.05 92.150 1.091.250 960.300 640.200 368.600 Céng 3.060.350 NhËp, ngµy 2 th¸ng 3 n¨m 2003. Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho (§· kÝ) (§· kÝ) (§· kÝ) §¬n vÞ: C«ng ty POLYCO. Bé phËn: x­ëng VÜnhTuy. MÉu sè 01-VT phiÕu nhËp kho Ngµy 3 th¸ng 3 n¨m 2003. Sè: 210 Nî: 152 Cã:331 Hä tªn ng­êi giao hµng: Anh TiÖu Theo chøng tõ sè 017613 ngµy 3 th¸ng 3 n¨m2003. NhËp t¹i kho: X­ëng VÜnh Tuy – C«ng ty POLYCO. Stt Tªn, quy c¸ch, phÈm chÊt, vËt t­ SP, hµng ho¸ M· sè §V tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ Thùc nhËp A B C D 1 2 3 4=3x2 1 2 3 4 5 S¾t U80x6 S¾t V5x6 S¾t U100x6 S¾t V63x6 S¾tU140x6 C©y C©y C©y C©y C©y 10 2 2 3 2 10 2 2 3 2 199.82 93.120 254.14 162.96 430.68 1.198.920 186.240 508.280 488.880 861.360 Céng 3.243.680 NhËp, ngµy 3 th¸ng 3 n¨m 2003 Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho (§· kÝ) (§· kÝ) (§· kÝ) C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho nhËn ®­îc, thñ kho tiÕn hµnh kiÓm nhËn vËt t­ nhËp kho, ghi sæ thùc nhËp vµo phiÕu vµ ng­êi giao hµng cïng ký vµo tõng liªn. NÕu khi kiÓm nhËn vËt t­ thñ kho ph¸t hiÖn thõa hay thiÕu, kh«ng ®óng quy c¸ch th× thñ kho cïng ng­êi giao hµng lËp biªn b¶n vµ b¸o ngay cho ng­êi phô tr¸ch cung øng biÕt ®Ó xö lý. Sau khi hoµn tÊt thñ tôc nhËp kho vËt liÖu, thñ kho giao liªn 1 vµ ho¸ ®¬n cho ng­êi giao hµng ®Ó lµm thñ tôc thanh to¸n. Liªn 2 gi÷ l¹i ghi thÎ kho vµ sau ®ã chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n ghi sæ kÕ to¸n. Liªn 3 göi vÒ phßng kÕ ho¹ch vËt t­. ChØ tiªu sè l­îng vµ chÊt l­îng ®­îc theo dâi c¶ trªn phiÕu nhËp kho vµ sæ chi tiÕt ®Ó tiÖn cho viÖc qu¶n lý vµ h¹ch to¸n chi phÝ. II.4.2. H¹ch to¸n chi tiÕt nhËp kho vËt liÖu. Sau khi thñ tôc nhËp kho hoµn thµnh: T¹i kho: Hµng ngµy khi tiÕp nhËn c¸c chøng tõ ®· ®Çy ®ñ ch÷ ký ph¶n ¸nh sè thùc nhËp cña vËt liÖu, thñ kho tiÕn hµnh ph©n lo¹i tõng thø , tõng lo¹i vËt liÖu vµ ghi sè l­îng thùc tÕ vµo thÎ kho. Mçi chøng tõ ®­îc ghi mét dßng trªn thÎ kho. T¹i phßng kÕ to¸n; §Þnh kú 10 ngµy, thñ kho sau khi xem xÐt, ph©n lo¹i cho tõng chøng tõ theo thø tù, chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n ®Ó ghi sæ. KÕ to¸n tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n ngay trªn phiÕu nhËp kho ®Ó tiÖn cho c«ng t¸c h¹ch to¸n sau nµy. cét thµnh tiÒn ®­îc kÕ to¸n ghi theo gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n. KÕ to¸n tiÕp nhËn c¸c chøng tõ vµ kiÓm tra tÝnh hîp lý, hîp ph¸p cña chøng tõ vµ nhËp sè liÖu cña c¸c phiÕu nhËp kho vµo sæ chi tiÕt vËt liÖu. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n tiÕn hµnh ®èi chiÕu sè liÖu ghi trªn sæ chi tiÕt vËt liÖu víi thÎ kho cña thñ kho. Trong tr­êng hîp co sai lÖch, kÕ to¸n vµ thñ kho cïng kiÓm tra vµ ®iÒu chØnh kÞp thêi ®Ó ®¶m b¶o theo dâi vµ ghi chÐp chÝnh x¸c t×nh h×nh t¨ng gi¶m cña vËt liÖu. II.4.3.H¹ch to¸n tæng hîp nhËp kho vËt liÖu Nh­ ®· tr×nh bµy ë trªn , vËt liÖu cña c«ng ty POLYCO hiÖn nay rÊt ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i vµ ®­îc thu mua tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau trªn thÞ tr­êng. V× thÕ, phÇn hµnh kÕ toµn thanh to¸n víi ng­êi b¸n chØ ®éc lËp t­¬ng ®èi víi phÇn hµnh kÕ to¸n vËt liÖu. KÕ to¸n thanh to¸n vµ kÕ to¸n vËt liÖu ®­îc tæ chøc phèi hîp víi nhau nh»m ph¶n ¸nh chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, k×p thêi t×nh h×nh thanh to¸n víi ng­êi b¸n còng nh­ t×nh h×nh biÕn ®éng vËt liÖu. Sau khi hoµn thµnh viÖc ®­a sè liÖu c¸c chøng tõ nhËp kho vµo m¸y kÕ to¸n vËt liÖu chuyÓn phiÕu nhËp kho vµ ho¸ ®¬n cho kÕ to¸n thanh to¸n ®Ó theo dâi c¸c kho¶n chi cho vËt liÖu vµ c¸c kho¶n ph¶i thanh to¸n víi nhµ cung cÊp. ViÖc theo dâi c¸c kho¶nt ph¶i thanh to¸n, , ®· thanh to¸n víi nhµ cung cÊp, ®­îc kÕ to¸n theo dâi trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n (TK 331). C«ng ty POLYCO sö dông h×nh thøc NhËt ký chung trong ®ã NhËt ký chung ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh th­êng xuyªn theo tr×nh tù thêi gian. Cïng víi viÖc theo dâi nguyªn, vËt liÖu trªn TK152 kÕ to¸n cßn ph¶i theo dâi c¸c tµi kho¶n liªn quan. Víi nh÷ng vËt liÖu mua tr¶ tiÒn ngay th× kÕ to¸n vµo sæ c¸i TK 111, hoÆc tr¶ tiÒn qua chuyÓn kho¶n thi kÕ to¸n theo dâi TK 112, nÕu vËt liÖu mua ch­a tr¶ tiÒn ng­êi b¸n th× kÕ to¸n theo dâi c¸c kho¶n ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp,kÕ to¸n vËt liÖu h¹ch to¸n: BT1: Nî TK 152 3.060.350 Nî TK 133 306.035 Cã TK 111 3.366.385 BT2: Nî TK 152 3.243.680 Nî TK133 324.368 CãTK 331 3.568.048 T¹i c«ng ty POLYCO hiÖn nay cã hai h×nh thøc chñ yÕu sau: + Thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt hoÆc chuyÓn kho¶n + Thanh to¸n b»ng tiÒn vay. VÝ dô 2: Ngµy 8/3 c«ng ty thanh to¸n tiÒn hµng cho nhµ cung cÊp theo ho¸ ®¬n sè 047978 ngµy 21/2 tæng tiÒn hµng lµ 177.287.800® b»ng tiÒn vay ng¾n h¹n: 100.000.000® cßn l¹i thanh to¸n b»ng chuyÓn kho¶n: Nî TK 331 177.287.800 Cã TK 311 100.000.000 Cã TK 112 77.287.800 Víi nhøng kho¶n gi¶m gi¸ hµng mua c«ng ty ®­îc h­ëng do mua nhiÒu, thanh to¸n tr­íc h¹n...c«ng ty sÏ h¹ch to¸n gi¶m gi¸ vËt liÖu nhËp kho. Nî TK 111, 112 : Ng­êi b¸n tr¶ b»ng TM hoÆc TGNH Nî TK 331 : ng­êi b¸n chÊp nhËn gi¶m gi¸ Cã TK 152 : kho¶n gi¶m gi¸ ®­îc h­ëng. VÝ dô 3: Ngµy 8/3 c«ng ty thanh to¸n tiÒn hµng cho nhµ cung cÊp vµ ®­îc gi¶m gi¸ 1%: Nî TK 112 1.772.878 Cã TK 152 1.772.878 ViÖc h¹ch to¸n nµy ®óng theo quy ®Þnh cña chÕ ®é kÕ to¸n, ph¶n ¸nh ®óng gi¸ trÞ cña vËt liÖu, tuy nhiªn nªu vËt liÖu ®ã ®· xuÊt dïng råi th× sÏ g©y cho kÕ to¸n mét sè phøc t¹p trong viÖc h¹ch to¸n, ghi sæ l¹i. §èi víi nh÷ng vËt liÖu c«ng ty nhËp khÈu tõ n­íc ngoµi, c«ng ty ph¶i chÞu thuÕ nhËp khÈu. C¨n cø vµo giÊy th«ng b¸o thuÕ, tê khai nhËp khÈu cña côc h¶i quan göi ®Õn, kÕ to¸n kiÓm tra tÝnh hîp lý, hîp ph¸p cña c¸c chøng tõ vµ ghi sæ theo bót to¸n: Nî TK 152 : Nguyªn liÖu, vËt liÖu. Cã TK 3333 : ThuÕ suÊt, nhËp khÈu (chi tiÕt thuÕ nhËp khÈu) II.4.4.H¹ch to¸n xuÊt kho vËt liÖu. II.4.4.1.Thñ tôc xuÊt kho vËt liªu. T¹i c«ng ty POLYCO cã 1 kho qu¶n lý vËt liÖu ®Æt kÒ bªn x­ëng s¶n xuÊt. Khi x­ëng s¶n xuÊt cã nhu cÇu vÒ vËt liÖu phôc vô s¶n xuÊt, thèng kª ph©n x­ëng viÕt ®¬n xin lÜnh vËt t­, kª khai râ danh ®iÓm vËt liÖu cÇn lÜnh víi ®Çy ®ñ sè l­îng, quy c¸ch, yªu cÇu vÒ chÊt l­îng vËt liÖu( dùa trªn c¬ së kÕ ho¹ch s¶n xuÊt cña ph©n x­ëng), vµ cã sù x¸c nhËn cña bªn tæ chøc s¶n xuÊt kÌm víi phiÕu xuÊt kho do tæ chøc s¶n xuÊt lËp. PhiÕu xuÊt kho nµy ®­îc lËp lµm 3 liªn trong ®ã bé phËn lÜnh vËt t­ gi÷ 1 liªn, cßn l¹i 2 liªn chuyÓn cho thñ kho ®Ó ghi thÎ kho. Khi lÜnh vËt t­ ng­êi lÜnh ph¶i ®em theo phiÕu xuÊt kho xuèng kho ®Ó thñ kho ghi l¹i sè thùc xuÊt vµo phiÕu xuÊt kho vµ thÎ kho. §¬n vÞ: C«ng ty POLYCO. Bé phËn: x­ëng VÜnhTuy. MÉu sè 02-VT phiÕu xuÊt kho Ngµy 2 th¸ng 3 n¨m 2003. Sè: 210 Nî: 154 Cã:152 Hä tªn ng­êi nhËn hµng: Anh TiÖu Lý do xuÊt kho: lµm c«ng tr×nh HÖ nÊu NghÖ An. Xu©t t¹i kho: X­ëng VÜnh Tuy – C«ng ty POLYCO. Stt Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch, phÈm chÊt vËt t­, s¶n phÈm MS §¬n vÞ Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Yªu cÇu Thùc xuÊt 1 2 3 4 Que hµn KST 308 2ly Que hµn KST 308 2ly6 Que hµn KST 308 3ly2 Que hµn KST 308 4 ly Kg kg kg kg 60 80 240 300 60 80 240 300 61.595 57.230 55.775 54.805 3.695.700 4.578.400 13.386.00 16.441.50 Céng 38.101.600 Tæng sæ tiÒn viÕt b»ng ch÷:Ba t¸m triÖu mét tr¨m linh mét ngµn s¸u tr¨m ®ång. XuÊt, ngµy 2 th¸ng 3 n¨m 2003. Phô tr¸ch bé phËn Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi nhËn Thñ kho sö dông. (§· kÝ) (§· kÝ) (§· kÝ) (§· kÝ) Sau 10 ngµy, thñ kho thu l¹i toµn bé phiÕu xuÊt kho cña c¸c bé phËn tÝnh ra tæng sè vËt t­ ®· xuÊt, ®èi chiÕu víi sè ghi trªn thÎ kho, råi kÝ vµo 3 liªn. Mét liªn ng­êi phô tr¸ch vËt liÖu t¹i bé phËn s¶n xuÊt gi÷ l¹i ®Ó theo dâi. Mét liªn göi ban tæ chøc s¶n xuÊt ®Ó l­u. Mét liªn thñ kho gi÷ ghi thÎ kho råi chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n. II.4.4.2. H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu. T¹i kho: thñ kho thùc hiÖn më c¸c thÎ kho. Khi nhËn chøng tõ xuÊt kho thñ kho ghi sè l­îng thùc xuÊt vµo thÎ kho cã liªn quan. Cuèi ngµy, thñ kho ph¶i tÝnh ra sè tån kho cña tõng lo¹i vËt liÖu trªn thÎ kho. 10 ngµy, thñ kho chuyÓn toµn bé chøng tõ vÒ phßng kÕ to¸n lµm chøng tõ ghi sæ. §Ó ®¶m b¶o chÝnh x¸c cña sè vËt liÖu tån kho, hµng th¸ng ph¶i ®èi chiÕu sè thùc tån kho vµ sè tån trªn thÎ kho. VËt liÖu cña c«ng ty nhiÒu nªn c«ng ty kh«ng tiÕn hµnh kiÓm tra th­êng xuyªn mµ chØ thùc hiÖn kiÓm kª vµo cu«Ý n¨m §¬n vÞ: C«ng ty POLYCO. Bé phËn: x­ëng VÜnhTuy. MÉu sè 06-VT thÎ kho Ngµy lËp thÎ:1 th¸ng 3 n¨m 2003. Tê sè:19 Tªn, nh·n hiÖu, qui c¸ch vËt t­: s¾t c©y. §¬n vÞ tÝnh: C©y Stt Chøng tõ DiÔn gi¶i Ngµy N- X Sè l­îng X¸c nhËn SH NT NhËp XuÊt Tån 1 Tån ®Çu th¸ng3 20 2 013826 8/3 NhËp v©t t­ 50 70 3 090416 9/3 XuÊt lµm CTQ/Ng·i 45 25 4 017606 10/3 NhËp vËt t­ 31 56 5 017613 11/3 NhËp vËt t­ 168 224 6 017613 11/3 XuÊt vËt t­ 168 56 Céng P/S th¸ng3 249 213 Tån th¸ng 3 56 Ngµy 31 th¸ng 3 n¨m 2003 Ng­êi lËp biÓu KÕ to¸n tr­ëng ( §· kÝ) ( §· kÝ) T¹i phßng kÕ to¸n: Sau khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ, phiÕu xuÊt kho, kÕ to¸n tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh hîp lý, hîp ph¸p cña c¸c chøng tõ råi tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n, ghi sæ. Sè liÖu cña c¸c chøng tõ ®­îc nhËp vµo m¸y tÝnh. KÕ to¸n chØ tiÕn hµnh nhËp d÷ liÖu vÒ sè l­îng xuÊt tõng lo¹i vËt liÖu m¸y tÝnh tù ®éng tÝnh ra gi¸ vËt liÖu xuÊt kho theo ph­¬ng ph¸p gi¸ thùc tÕ, ®ång thêi m¸y tù vµo sæ chi tiÕt vËt liÖu. KÕ to¸n c¨n cø vµo cét ®¬n gi¸ vµ thµnh tiÒn ®Ó ghi vµo ®¬n gi¸ trªn phiÕu xuÊt kho. Sæ ®­îc ®ãng thµnh quyÓn. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n tËp hîp tÊt c¶ c¸c chøng tõ nhËp xuÊt vËt liÖu ®Ó lËp b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån vËt liÖu. M¸y tù ®éng chuyÓn sè liÖu vµ lËp b¶ng in ra , b¶ng nµy lµ c¬ së ®Ó ®èi chiÕu víi sæ c¸i TK152. Ch­¬ng III Ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn tæ chøc h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty C¬ nhiÖt vµ §iÖn l¹nh B¸ch khoa Hµ Néi (POLYCO). III.1- §¸nh gi¸ chung t×nh h×nh h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty POLYCO. C«ng ty POLYCO hiÖn nay ngµy cµng kh¼ng ®Þnh vÞ trÝ v÷ng ch¾c cña m×nh trªn thÞ tr­êng. Nh×n chung, c«ng ty POLYCO cã bé m¸y qu¶n lý t­¬ng ®èi hîp lý víi bé m¸y vµ m« h×nh s¶n xuÊt cña c«ng ty, c¸c phßng ban ®­îc ph©n c«ng nhiÖm vô mét c¸ch t­¬ng ®èi râ rµng, cã sù phèi hîp nhÞp nhµng gi÷a c¸c bé phËn. §i cïng sù ph¸t triÓn cña c«ng ty , c«ng t¸c kÕ to¸n kh«ng ngõng ph¸t triÓn vµ hoµn thiÖn sao cho ®¸p øng víi yªu cÇu qu¶n lý, quy m« s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. C«ng t¸c kÕ to¸n lu«n tu©n thñ theo chÕ ®é kÕ to¸n tµi chÝnh do Bé tµi chÝnh ban hµnh. HÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n hîp lý hîp lÖ râ rµng, ph¶n ¸nh t×nh h×nh biÕn ®éng t¨ng gi¶m tµi s¶n cña c«ng ty. C«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu nãi riªng lµ mét trong nh÷ng m¾t xÝch quan träng, cã ®ãng gãp trong sù ph¸t triÓn cña c«ng ty. Bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty POLYCO ®­îc tæ chøc theo hÖ thèng tËp chung víi h×nh thøc sæ ¸p dông lµ NhËt ký chung theo hÖ thèng tµi kho¶n thèng nhÊt ®­îc ban hµnh ®èi víi m« h×nh doanh nghiÖp võa vµ nhá. HÖ thèng sæ nµy thÝch hîp víi viÖc ¸p dông m¸y vi tÝnh trong viÖc ghi chÐp , qu¶n lý sæ s¸ch. Sau thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty POLYCO võa qua, ®­îc tiÕp xóc víi c¸c c¸n bé kÕ to¸n còng nh­ ®­îc tiÕp xóc víi c«ng viÖc, c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n em nhËn thÊy t¹i c«ng ty POLYCO cã nh÷ng ­u ®iÓm vµ nh­îc ®iÓm sau. III.1.1.¦u ®iÓm: Tæ chøc chøng tõ vµ hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông: §­îc thùc hiÖn t­¬ng ®èi ®óng nh­ chÕ ®é vµ biÓu mÉu do Bé tµi chÝnh ban hµnh, c¸c chøng tõ nhËp xuÊt kho ®­îc thiÕt lËp ®Çy ®ñ, quy tr×nh lu©n chuyÓn kh¸ thuËn tiÖn cho c«ng t¸c nhËp xuÊt kho. Thñ tôc nhËp, xuÊt khovËt liÖu t­¬ng ®èi chÆt chÏ. Nguyªn, vËt liÖu tr­íc khi nhËp kho ®Òu ®­îc kiÓm tra c¶ vÒ chÊt l­îng, sè l­îng vµ quy c¸ch chñng lo¹i. C«ng t¸c thu mua vËt liÖu:§éi ngò c¸n bé thu mua cña c«ng ty t­¬ng ®èi nhanh nh¹y vµ n¨ng ®éng. Khi cã yªu cÇu thu mua vËt liÖu, ®éi ngò nµy nhanh chãng t×m ra nguån cung cÊp víi gi¸ c¶ hîp lý vµ ®¸p øng®­îc yªu cÇu cña c«ng ty. C«ng ty ®· lËp ®Þnh møc sö dông, dù tr÷ vËt liÖu cÇn thiÕt, hîp lý vµ ®¶m b¶o qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cña c«ng ty kh«ng bÞ ngõng trÖ. C«ng t¸c b¶o qu¶n vËt t­: C¸c vËt t­ khi mua vÒ nÕu ch­a ®­a vµo sö dông th× ®­îc ®­a vµo kho . C¸c kho ®­îc tæ chøc hîp lý , b¶o ®¶m b¶o qu¶n hîp lý vËt t­ theo tÝnh n¨ng , c«ng dông cña tõng lo¹i vËt t­. Kho cña c«ng ty tho¸ng, cao, réng, thuËn tiÖn cho viÖc nhËp xuÊt vµ kiÓm kª vËt liÖu. Kho ®­îc trang bÞ ®Çy ®ñ c¸c ph­¬ng tiÖn c©n, ®o,... Kh©u sö dông vËt liÖu : C«ng ty x©y dùng hÖ thèng ®Þnh møc vËt liÖu, vËt liÖu ®­îc xuÊt dïng theo kÕ ho¹ch ®Þnh s½n. Khi cÇn vËt liÖu cho nhu cÇu s¶n xuÊt, bé phËn sö dông lµm PhiÕu lÜnh xin vËt t­ , göi lªn phßng tæ chøc ®Ó ®­îc duyÖt. Nhê ®ã vËt liÖu vÉn cung cÊp ®Çy ®ñ mµ tr¸nh ®­îc hao hôt mÊt m¸t l·ng phÝ . Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu: C«ng ty sö dông ph­¬ng ph¸p KKTX ®Ó h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu. Ph­¬ng ph¸p nµy nh×n chung ...hîp víi nhu cÇu cung cÊp th«ng tin nhanh chãng , chÝnh x¸c vÒ sè l­îng hµng tån kho trong kú ®Ó cã biÖn ph¸p ®iÒu chØnh cho phï hîp tr¸nh ø ®äng hay thiÕu hôt vËt liÖu cho s¶n xuÊt . H¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu:H¹ch to¸n vËt liÖu ®­îc thùc hiÖn theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song , thuËn tiÖn cho ®èi chiÕu kiÓm tra . MÆc dï c«ng ty cã nhiÒu lo¹i vËt liÖu kh¸c nhau nh­ng do sö dông m¸y vi tÝnh nªn c«ng c¸c kÕ tãan kh«ng qu¸ khã kh¨n . Tr×nh ®é nh©n viªn kÕ to¸n: §Òu cã tr×nh ®é ®¹i häc. Hä lµ nh÷ng ng­êi trÎ, cã tr×nh ®é, ®­îc giao nh÷ng nhiÖm vô ®óng n¨ng lùc cïng víi viÖc trang bÞ m¸y tÝnh cho mçi kÕ to¸n nªn nh©n viªn phßng kÕ to¸n ®Òu hoµn thµnh thµnh nhiÖm vô, cung cÊp ®Çy ®ñ th«ng tin chÝnh x¸c gióp l·nh ®¹o ®¸nh gi¸ ®óng t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh. TÝnh gi¸ vËt liÖu: Gi¸ nhËp kho vËt liÖu ®­îc tÝnh theo gi¸ thùc tÕ. GÝa xuÊt kho lµ gi¸ thùc tÕ. C¸ch tÝnh nµy theo em ph¶n ¸nh chÝnh x¸c gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng trong th¸ng vµ phï hîp víi ®Æc ®iÓm qu¶n lý cña c«ng ty. Ph­¬ng ph¸p nµy phï hîp víi viÖc c¬ giíi ho¸ c«ng t¸c kÕ to¸n. Tuy nhiªn gi¸ thùc tÕ vËt liÖu mua vµo nÕu ®­îc h­ëng gi¶m gi¸ sau khi ®· nhËp kho hay ®­a vµo sö dông th× kh«ng ®­îc ghi gi¶m gi¸ vËt liÖu. §iÒu nµy ch­a ph¶n ¸nh chÝnh x¸c theo chÕ ®é kÕ to¸n. KiÓm kª vËt liÖu cuèi kú: Theo quy ®Þnh th× tÊt c¶ c¸c nguyªn, vËt liÖu ®· nhËp - xuÊt ®Òu cã chøng tõ, vµ nhê sù theo dâi chÆt chÏ cïng víi viÖc kiÓm kª mµ kÕ to¸n b¸o c¸o ®­îc vËt liÖu nµo cßn tån ®äng. III.1.2.Nh­îc ®iÓm: Ph©n lo¹i vËt liÖu: C¸c lo¹i vËt liÖu ®­îc ph©n lo¹i t­¬ng ®èi hîp lý, phï hîp víi yªu cÇu qu¶n lý. Tuy nhiªn viÖc sö dông m· kÝ hiÖu cña C«ng ty nh­ hiÖn nay vÉn dÔ g©y lÇm nhÉn, sai sãt. C«ng ty ch­a lËp sæ danh ®iÓm vËt liÖu thèng nhÊt tªn gäi, quy c¸ch, phÈm chÊt, ®¬n vÞ tÝnh vµ m· sè cña vËt liÖu, phôc vô cho viÖc h¹ch to¸n t¹i c«ng ty. §iÒu ®ã lµm cho viÖc qu¶n lý vËt liÖu phøc t¹p, khã kiÓm tra ®èi chiÕu. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu: Theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song cßn ghi chÐp trïng lÆp vÒ chØ tiªu sè l­îng gi÷a phßng kÕ to¸n vµ thñ kho. §Õn cuèi th¸ng c«ng t¸c kiÓm tra míi ®­îc thùc hiÖn nªn kh«ng kÞp cung c¸p th«ng tin vÒ t×nh h×nh tån ®äng vËt liÖu. TrÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng t«n kho: HiÖn nay c«ng ty POLYCO kh«ng cã mét kho¶n trÝch lËp dù phßng nµo, ®iÒu nay sÏ lµm cho c«ng ty gÆp nh÷ng kho kh¨n nhÊt ®Þnh khi sù biÕn ®éng lín cña gi¸ c¶ thÞ tr­êng, ®ång thêi ch­a ph¸t huy ý nghÜa cña viÖc lËp dù phßng trong kinh doanh. III.2-Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty POLYCO. Trong c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu cña c«ng ty POLYCO, bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm vÉn cßn tån t¹i nh÷ng h¹n chÕ nhÊt ®Þnh cÇn hoµn thiÖn h¬n n÷a. Qua mét thêi gian t×m hiÓu thùc tÕ c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty POLYCO , mÆc dï tr×nh ®ä cã h¹n , em còng xin m¹nh d¹n ®­a ra mét sè ý kiÕn gãp ý nh»m hoµn thiÖn thªm mét sè b­íc c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu nãi riªng vµ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung t¹i Cong ty POLYCO. X©y dùng hÖ thèng danh ®iÓm vËt liÖu hîp lý, thèng nhÊt toµn c«ng ty. Mét hÖ thèng danh ®iÓm vËt liÖu thèng nhÊt sÏ lµm cho c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu ®­îc tiÕn hµnh thuËn tiÖn, chÆt chÏ, dÔ dµng cho ®èi chiÕu kiÓm tra, ph¸t hiÖn sai sãt kÞp thêi, t×m kiÕm th«ng tin nhanh vÒ mét lo¹i vËt liÖu nµo ®ã. ChÝnh do vai trß quan träng cña hÖ th«ng danh ®iÓm vËt liÖu nh­ vËy mµ hiÖn nay c¸c doanh nghiÖp lu«n nghiªn cøu , t×m hiÓu vµ h×nh thµnh nªn mét hÖ thèng danh ®iÓm vËt liÖu riªng phï hîp víi ®Æc tÝnh vËt liÖu vµ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty, ®Æc biÖt lµ c¸c doanh nghiÖp ¸p dông m¸y tÝnh vµo kÕ to¸n th× viÖc h×nh thµnh sæ danh ®iÓm vËt liÖu lµ rÊt cÇn thiÕt, tr¸nh ®­îc nhÇm lÉn, sai sãt trong qu¸ tr×nh vµo sæ c¸c nghiÖp vô. Hoµn thiÖn h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu: C«ng ty POLYCO hiÖn nay ®ang sö dông ph­¬ng ph¸p thÎ song song ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu. Ph­¬ng ph¸p nµy ®¬n gi¶n, dÔ lµm phï hîp víi c¸c doanh nghiÖp Ýt chñng lo¹i vËt liÖu, khèi l­îng nghiÖp vô x¶y ra Ýt v× viÖc ghi chÐp nhiÒu vµ trïng l¾p vÒ chØ tiªu sè l­îng, tèn nhiÒu c«ng søc. Trong khi ®ã c«ng ty POLYCO lµ doanh nghiÖp cã nhiÒu lo¹i vËt liÖu víi tÇn xuÊt nhËp – xuÊt nhiÒu nªn c«ng viÖc theo dâi t×nh h×nh nhËp – xuÊt – tån vËt liÖu cña kÕ to¸n kh«ng ®¶m b¶o ®­îc c«ng viÖc ghi chÐp, h¹ch to¸n hµng ngµy. theo em th× viÖc c«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p thÎ song song lµ ch­a hîp lý. Víi tr×nh ®é kÕ to¸n cña c«ng ty th× viÖc ¸p dông ph­¬ng ph¸p sæ sè d­ cã phÇn hîp lý h¬n, ph­¬ng ph¸p nµy tr¸nh ®­îc sù ghi chÐp lÆp gi÷a thñ kho vµ phßng kÕ to¸n, cã sù kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a viÖc h¹ch to¸n nghiÖp vô cña thñ kho víi viÖc ghi chÐp cña kÕ to¸n vËt liÖu, kh«ng ph¶i ghi chÐp nhiÒu, c«ng viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu l¹i cã thÓ thùc hiÖn ®­îc th­êng xuyªn. TrÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. Trong giai ®o¹n hiÖn nay gi¸ c¶ thÞ tr­êng th­êng xuyªn kh«ng æn ®Þnh, tû gi¸ hèi ®o¸i thÊt th­êng, chñng lo¹i vËt liÖu mµ c«ng ty mua vµo nhiÒu vµ kh«ng ph¶i mua vÒ lµ ta dïng ngay hÕt trong kú do ®ã viÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho lµ viÖc thùc sù cã ý nghÜa ®èi víi c«ng ty. LËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho sÏ gióp c«ng ty b×nh æn gi¸ vËt liÖu còng nh­ hµng ho¸ tån trong kho, tr¸nh ®­îc c¸c có sèc cña gi¸ c¶ thÞ tr­êng, bªn c¹nh ®ã viÖc lËp dù phßng cßn lµ nh÷ng b»ng chøng quan träng cña c«ng t¸c kiÓm to¸n vµ kiÓm tra kÕ to¸n toµn c«ng ty. Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho cßn cã t¸c dông gi¶m l·i cña liªn ®é kÕ to¸n, nªn doanh nghiÖp tÝch luü ®­îc mét nguån tµi chÝnh mµ lÏ ra nã ®­îc ph©n chia. Nguån tµi chÝnh nµy t¹m thêi n»m trong tµi s¶n l­u ®éng vµ khi cÇn sö dông ®Ó bï ®¾p c¸c kho¶n thiÖt h¹i thùc tÕ do vËt t­, s¶n phÈm hµng ho¸ tån kho g©y ra. MÆt kh¸c, lËp dù phßng gi¶m gi¸ ®­îc ghi nhËn nh­ mét kho¶n chi phÝ lµm gi¶m thu nhËp doanh nghiÖp dÉn ®Õn gi¶m thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp ph¶i nép. KÕt luËn Qua thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty C¬ nhiÖt §iÖn l¹nh B¸ch khoa Hµ Néi (POLYCO), ®­îc lµm quen víi thùc tÕ h¹ch to¸n vËt liÖu cïng víi phÇn lý thuyÕt ®­îc nghiªn cøu, em ®· häc hái ®­îc rÊt nhiÒu ®iÒu bæ Ých ®Ó cñng cè thªm kiÕn thøc vÒ lý luËn mµ em ®· ®­îc häc ë tr­êng vµ thùc hµnh nh÷ng kiÕn thøc ®ã. Mét lÇn n÷a em l¹i cµng kh¼ng ®Þnh h¬n r»ng: KÕ to¸n vËt liÖu cã vai trß to lín trong qu¶n lý kinh tÕ. Th«ng qua c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu gióp cho ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh b¶o qu¶n tèt vËt t­, n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn l­u ®éng, ng¨n ngõa c¸c hiÖn t­îng mÊt m¸t, l·ng phÝ, g©y thiÖt h¹i cho tµi s¶n cña doanh nghiÖp . Tõ ®ã thÊy ®­îc tÇm quan träng cña kÕ to¸n vËt liÖu ®èi víi viÖc qu¶n lý vËt liÖu vµ qu¶n lý cña c«ng ty, thÊy ®­îc nh÷ng mÆt m¹nh cÇn ph¸t huy vµ nh÷ng mÆt cßn tån t¹i ®Ó kh¾c phôc nh»m gãp phÇn hoµn thiÖn h¬n c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ë c«ng ty. Trong chõng mùc phï hîp víi kh¶ n¨ng vµ tr×nh ®é b¶n th©n, chuyªn ®Ò thùc tËp nµy em ®· kh¸i qu¸t thùc tr¹ng kÕ to¸n vËt liÖu t¹i C«ng ty POLYCO ®ång thêi nªu mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn h¬n n÷a c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu nãi riªng còng nh­ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung. Do tr×nh ®é lý luËn vµ thêi gian thùc tËp cã h¹n, nªn chuyªn ®Ò nµy cña em ch¾c ch¾n kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt, em mong ®­îc sù h­íng dÉn cña thÇy gi¸o ®Ó chuyªn ®Ò cña em ®­îc hoµn thiÖn h¬n vÒ mÆt lý luËn còng nh­ thùc tiÔn. Mét lÇn n÷a em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy gi¸o h­íng dÉn TS. NguyÔn Ngäc Quang cïng c¸c chÞ trong phßng kÕ to¸n, quý c«ng ty POLYCO ®· h­íng dÉn vµ t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó em hoµn thµnh chuyªn ®Ò nµy. Sinh viªn NguyÔn ThÞ HuÕ – KÕ to¸n 41D Tµi liÖu tham kh¶o Lý thuyÕt vµ thùc hµnh kÕ to¸n tµi chÝnh. Chñ biªn:PGS.TS NguyÔn V¨n C«ng ChÕ ®é kÕ to¸n trong doanh nghiÖp võa vµ nhá Th«ng t­ 89/2002/TT- BTC. ChuÈn mùc kÕ to¸n. Tµi liÖu vÒ qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty POLYCO. C¸c b¸o c¸o vÒ t×nh h×nh vËt liÖu cña c«ng ty POLYCO. T¹p chÝ kÕ to¸n tµi chÝnh (2002, 2003) Môc lôc Lêi nãi ®Çu: 1 Ch­¬ng I: C¬ së lý luËn chung vÒ h¹ch to¸n vËt liÖu 3 I.1- Kh¸i niÖm, ®Æc ®iÓm, vai trß cña vËt liÖu ®èi víi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh: 3 I.1.1.Kh¸i niÖm vµ ®Æc ®iÓm 3 I.1.2.Vai trß cña vËt liÖu vµ sù cÇn thiÕt cña kÕ to¸n vËt liÖu 3 I.2- Ph©n lo¹i vµ tÝnh gi¸ vËt liÖu 6 I.2.1. Ph©n lo¹i vËt liÖu 6 I.2.2. TÝnh gi¸ vËt liÖu 8 I.2.2.1. Gi¸ thùc tÕ nhËp kho 8 I.2.2.2. Gi¸ thùc tÕ xuÊt kho 10 I.3- h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu 13 I.3.1. Ph­¬ng ph¸p thÎ song song 14 I.3.2. Ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn 18 I.3.3. Ph­¬ng ph¸p sæ sè d­ 20 I.4- H¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu 24 I.4.1. H¹ch to¸n tæng hîp trong doanh nghiÖp ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn (KKTX) 24 I.4.1.1. §Æc ®iÓm h¹ch to¸n vËt liÖu trong doanh nghiÖp tÝnh VAT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ 25 I.4.1.2. §Æc ®iÓm h¹ch to¸n vËt liÖu trong doanh nghiÖp tÝnh VAT theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp 30 I.4.2. H¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu trong doanh nghiÖp ¸p dông ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú (KK§K) 33 I.4.3. H¹ch to¸n dù phßng gi¶m gi¸ HTK 35 I.5- Tæ chøc sæ s¸ch kÕ to¸n 37 I.5.1. H×nh thøc NhËt ký chung 37 I.5.2. H×nh thøc NhËt ký – sæ c¸i 38 I.5.3. H×nh thøc Chøng tõ ghi sæ 39 I.5.4. H×nh thøc NhËt ký chøng tõ 40 I.6- H¹ch to¸n kÕ to¸n trong doanh nghiÖp võa vµ nhá 42 Ch­¬ng II- Thùc tr¹ng c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu t¹i c«ng ty C¬ nhiÖt vµ §iÖn l¹nh B¸ch Khoa Hµ Néi (POLYCO) 45 II.1- §Æc ®iÓm kinh tÕ kü thuËt vµ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng cña c«ng ty POLYCO 45 II.1.1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn 45 II.1.2. C¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty POLYCO 48 II.2 - §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty 50 II.2.1. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n 50 II.2.2. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n 52 II.3- T×nh h×nh chung vÒ vËt liÖu t¹i c«ng ty POLYCO 55 II.3.1. §Æc ®iÓm vËt liÖu cña c«ng ty POLYCO 55 II.3.2. C«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu ë c«ng ty POLYCO 56 II.3.3. TÝnh gi¸vËt liÖu 58 II.4-KÕ to¸n thu mua vµ nhËp kho vËt liÖu t¹i c«ng ty POLYCO 60 II.4.1. Thñ tôc thu mua vµ nhËp kho 60 II.4.2. H¹ch to¸n chi tiÕt nhËp kho vËt liÖu 64 II.4.3. H¹ch to¸n tæng hîp nhËp kho vËt liÖu 64 II.4.4. H¹ch to¸n xuÊt kho vËt liÖu 66 II.4.4.1. Thñ tôc xuÊt kho vËt liÖu 66 II.4.4.2. H¹ch to¸n chi tiÕt 68 Ch­¬ng III- Ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty C¬ nhiÖt vµ §iÖn l¹nh B¸ch khoa Hµ Néi (POLYCO) 70 III.1 - §¸nh gi¸ chung t×nh h×nh h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty POLYCO 70 III.1.1. ¦u ®iÓm 71 III.1.2. Nh­îc ®iÓm 72 III.2- mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty POLYCO 73 KÕt luËn 75 Tµi liÖu tham kh¶o 76