Đề tài Công tác quản trị hành chính văn phòng tại trung tâm ứng dụng tiến bộ và khoa học tỉnh Bình Dương

âm và hoạt động sản xuất, kinh doanh. Theo dõi và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Trung tâm, lập báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ của Trung tâm. Phối hợp với các phòng trong việc lập, duyệt và thực hiện dự toán thu, chi ngân sách hàng năm để thực hiện các nhiệm vụ về khoa học và công nghệ. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ kế toán trong Trung tâm theo đúng luật ngân sách, chuẩn mực kế toán và các văn bản qui định hiện hành. Tham gia xây dựng kế hoạch công tác hợp tác Quốc tế về khoa học và công nghệ bao gồm tìm đối tác thực hiện các dự án khoa học công nghệ. Tham gia xây dựng kế hoạch hoạt động và phát triển thị trường cho các phòng trực thuộc Trung tâm. Chủ động tiếp thị và mở rộng thị trường. Tham mưu cho Lãnh đạo Trung tâm về công tác cán bộ, tuyển dụng lao động và đề bạt cán bộ thực hiện các thủ tục về chế độ. Quản lý tài sản, vật tư toàn Trung tâm kể cả tài sản, vật tư các đề án, dự án. b) Nhiệm vụ của phòng Kế hoạch - Tài chính: Xây dựng kế hoạch của Trung tâm về thực hiện khoa học công nghệ và xây dựng chỉ tiêu kế hoạch hoạt động kinh doanh cho từng phòng làm dịch vụ. Phối hợp các phòng phân bổ nhiệm vụ, xây dựng tiến độ triển khai kế hoạch, theo dõi, đôn đốc và lập báo cáo phân tích đánh giá tình hình thực hiện chỉ tiêu kế hoạch hàng quý, 6 tháng, cả năm và đột xuất của Trung tâm. Tổng hợp và báo cáo định kỳ tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh cho cơ quan thuế theo định kỳ. Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao văn bản sau khi có phê duyệt của Lãnh đạo Trung tâm; tổ chức lưu trữ văn bản theo quy định. Tổ chức công khai thông tin về các chủ trương, chính sách của Nhà nước, công khai về dự toán và quyết toán, thu chi ngân sách và dịch vụ của Trung tâm. Được quyền đề nghị các phòng thực thuộc Trung tâm cung cấp thông tin, tài liệu, số liệu cho công tác tổng hợp, kế hoạch và phân tích, đánh giá tình hình hoạt động. Thực hiện các công tác liên quan đến hành chính, lưu trữ văn thư, lập báo cáo định kỳ của Trung tâm. \\ c) Cơ cấu tổ chức của phòng Kế hoạch - Tài chính: HÀNH CHÍNH PHÓ TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH - THỦ QUỸ PHỤ TRÁCH KẾ TOÁN TẠP VỤ PHỤC VỤ BẢO VỆ d) Quy chế hoạt động của phòng Kế hoạch - Tài chính: Phòng Kế hoạch - Tài chính làm việc theo chế độ thủ trưởng lãnh đạo, người đứng đầu phòng chịu trách nhiệm trước cấp trên về toàn bộ công tác của phòng. Phòng Kế hoạch - Tài chính chế độ làm việc 8 tiếng trong một ngày, 40 giờ trong một tuần theo quy định làm việc của Nhà nước. Một tuần làm việc bắt đầu từ thứ 2 tới thứ 6, buổi sáng bắt đầu từ 7 giờ đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều bắt đầu từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ. PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I. CÔNG TÁC VĂN PHÒNG: 1. Đội ngủ cán bộ, viên chức trong phòng: số lượng, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ được đào tạo. Nhìn chung cán bộ Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ là những cán bộ trẻ có đầy đủ phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, năng động và sáng tạo. * Bảng phân công hướng dẫn về trình độ chuyên môn, số lượng của đội ngũ cán bộ, nhân viên phòng Kế hoạch - Tài chính STT HỌ TÊN NĂM SINH GIỚI TÍNH CHỨC VỤ TRÌNH ĐỘ VÀO NGÀNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ 1 Trần Hữu Quốc lân 10/10/1981 Nam Phó trưởng phòng Đại học Kế toán kiểm toán 04/2009 Tham mưu cho lãnh đạo 2 Nguyễn Thị Điệp 18/10/1981 Nữ Phụ trách kế toán Trung cấp kế toán 03/2010 Thực hiện việc thống kê báo cáo tài chính của toàn cơ quan 3 Trần Thị Minh Thu 24/04/1988 Nữ Kế toán tài chính – Thủ quỹ Cao đẳng Cử nhân kế toán tài chính 09/2009 Thực hiện thống kê báo cáo, tài chính liên quan thu – chi dịch vụ cơ quan. Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ: Ở Trung tâm thường xuyên cử các cán bộ, chuyên viên trong Trung tâm đi học các lớp bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ của mình để phục vụ cho nhu cầu công việc được giao. Sau đây là qua trình cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo, hội nghị tập huấn năm 2010 Tham gia 6 hội nghị, hội thảo như sau: - Hội nghị triển khai Nghị định 115/2005/NĐ-CP tại TpHCM. - Hội nghị hướng dẫn đăng ký công nhận thành lập doanh nghiệp KHCN và chương trình hỗ trợ chuyển đổi theo Nghị định 115/NĐ-CP. - Hội thảo toàn quốc Giám đốc các Trung tâm ứng dụng tiến bộ KH&CN địa phương lần thứ II. - Hội thảo “Chuyển giao và phát triển công nghệ cho địa bàn nông thôn miền núi” tại tỉnh Thanh Hóa vào ngày 19/11 – 20/11/2010. - Hội thảo chuyên đề “Ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên cứu KH&CN vào sản xuất và đời sống” do Bộ Khoa học và Công nghệ chủ trì tổ chức tại trường Đại học Khoa học tự nhiên TPHCM vào ngày 10/12/2010. - Hội thảo triển khai dự án SUPREM-HCMUT do Trường Đại học Bách Khoa phối hợp cùng Văn phòng dự án JICA tổ chức tại tỉnh Lâm Đồng. Tham gia 11 lớp đào tạo, tập huấn như sau: - Lớp tập huấn văn thư lưu trữ do Bộ KH&CN tổ chức tại TPHCM. - Lớp tập huấn lập kế hoạch và đảm bảo tài chính trong lĩnh vực KH&CN tổ chức tại Vĩnh Long. - Lớp tập huấn quản lý, sử dụng tài sản Nhà Nước tổ chức tại TPHCM. - Lớp đào tạo cán bộ quản lý năng lượng theo chương trình mục tiêu quốc gia tổ chức tại TP.HCM. - Khóa tập huấn tiền công vụ do Trường Quản lý KH&CN TPHCM tổ chức. - Tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng về tự chủ quản lý biên chế, quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp công lập. - Đào tạo kiểm tra không phá hủy (NDT) 04 người, kiểm toán năng lượng 05 người, An toàn bức xạ 03 người tổ chức tại Bình Dương. - Tham gia khóa đào tạo Khởi sự doanh nghiệp và Quản trị doanh nghiệp do Bộ Khoa học và Công nghệ tổ chức tại TPHCM. - Học lớp bồi dưỡng kiến thức Quản lý nhà nước ngạch chuyên viên khóa 35/2010. - Học lớp tập huấn, bồi dưỡng về tự chủ quản lý biên chế, quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp công lập tại TP HCM. 2. Tình hình công tác văn phòng của cơ quan: a) Lập kế hoạch, chương trình công tác: Công tác xây dựng kế hoạch của Trung tâm: Ở Trung tâm thường xây dựng rất nhiều loại kế hoạch như: Lập kế hoạch công tác gồm kế hoạch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác quý, kế hoạch công tác năm , kế hoạch tổ chức hội nghi, kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác, kế hoạch tuyển dụng căn cứ vào quy chế đơn vị xây dựng chương trình kế hoạch năm, quý. Quy trình khi xây dựng và ban hành kế hoạch công tác: Quy trình làm việc có 3 bước cơ bản sau đây: Bước 1: Thu thập thông tin, xin ý kiến công tác từ các phòng. Bước 2: Soạn lịch công tác. Bước 3: Trình lãnh đạo, duyệt, triển khai công tác. Quy định của cơ quan về xây dựng chương trình, kế hoạch: Căn cứ vào Nghị quyết của Ủy ban Nhân dân tỉnh Bình Dương năm 2010. Căn cứ Thông báo chỉ đạo của lãnh đạo Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Bình Dương về một số công việc cần giải quyết trong năm 2010. Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ xây dựng chương trình công tác của Trung tâm năm 2010. Căn cứ vào quy chế của Trung tâm xây dựng chương trình kế hoạch tháng, quý, năm, Qua đó hàng tuần do diễn biến của công việc của Trung tâm phân công lịch công tác tuần, tháng để đảm bảo bố trí lịch công tác các phòng trực thuộc Trung tâm lịch phân công cụ thể. Báo cáo về bộ phận hành chính tiến hành xây dựng sắp xếp chương trình kế hoạch. Các loại hình kế hoạch: Loại hình kế hoạch: có 3 loại hình Dài hạn: Kế hoạch công tác năm. VD: Kế hoạch triển khai thực hiện dự án “Xây dựng mô hình điểm thông tin khoa học cấp xã, Thị trấn phục vụ tri thức khoa học và công nghệ tỉnh Bình Dương”. Ngắn hạn: Kế hoạch công tác tuần. VD: Lịch làm việc của Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ từ ngày 31/5-04/6/2010. Trung hạn: Kế hoạch công tác quý, tháng. VD: Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ Khoa học sự nghiệp từ ngày 31/5-11/6/2010 và kế hoạch, nhiệm vụ, phương hướng tiếp theo. Sau đây là một ví dụ về quy trình soạn kế hoạch công tác tuần: Cứ chiều thứ 5 hàng tuần các phòng có trách nhiệm nộp lịch làm việc tuần tới của phòng, để hành chính lên lịch làm việc hoàn chỉnh. Sau đó trình cho phó trưởng phòng xem xét, cho ý kiến chỉnh sữa, hành chính tiếp thu ý kiến về chỉnh sửa lại lịch công tác, rồi trình cho phó trưởng phòng ký. Tiếp theo hành chính cho số, ngày tháng và vào sổ đăng ký văn bản đi và đóng dấu. cuối cùng là phát hành lịch làm việc cho toàn Trung tâm. b) Hoạt động thu thập và xử lý thông tin: Trung tâm thường thu thập thông tin trên internet, báo, websidep, điện thoại, máy fax, phương tiện thông tin đại chúng, các văn bản, giấy tờ gửi đến. Những thông tin đó sẽ được chuyên viên hành chính xem xét, xử lý sau đó trình lên lãnh đạo. Hành chính có trách nhiệm cập nhật thông tin hằng ngày để tham mưu cho ban lãnh đạo của cơ quan. Hành chính luôn cập nhật thông tin đúng để tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan. Khi đã cập nhật thông tin hành chính có trách nhiệm xử lý thông tin cho phù hợp với hoạt động của cơ quan.Thông tin cần dược xử lý nhanh, chính xác. Lập báo cáo: Hàng tháng các Trưởng phòng nộp báo cáo hạn chót là ngày 8 mỗi tháng. Chuyên viên Hành chính chịu trách nhiệm tiếp nhận và tổng hợp báo cáo của toàn Trung tâm trình Lãnh đạo ngày 10, sau đó chỉnh sữa lại theo góp ý của Lãnh đạo. và nộp báo cáo về văn phòng Sở ngày 12 mỗi tháng. Lập kế hoạch: Chiều thứ 5 hàng tuần các phòng có trách nhiệm nộp lịch làm việc tuần tới của phòng, để hành chính lên lịch làm việc, nếu phòng nào không có lịch làm việc mà buổi làm việc đó không có mặt sẻ chấm công nghỉ không có phép. Nếu có lịch phát sinh mới, các Trưởng, phó phòng phải báo cho lãnh đạo. Chuyên viên hành chính ghi chép quản lý hồ sơ, tài liêu, văn bản các cuộc họp của Trung tâm. Tiếp nhân nghiên cứu các kiến nghị đề xuất của các phòng. Xử lý thông tin báo cáo Lãnh đạo kịp thời và chính xác. c) Tổ chức hội họp: Khi tổ chức cuộc họp hội nghị phải xác định mục tiêu tính chất, nội dung để tham luận hội nghị và sắp xếp những vấn đề quan trọng, phần lớn những người tham gia chuơng trình hôi nghị, cuộc họp, đều phải bàn bạc để đi đến thống nhất ý kiến, kể cả hội nghị thuờng kỳ, kế hoạch thời gian phải đuợc bố trí đầy đủ để thực hiện chuơng trình hội nghị. Ở cơ quan Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ thuờng tổ chức các cuộc họp như: họp giao ban, họp định kỳ, họp thông qua nghị quyết mới, họp tổng kết, đánh giá tình hình hoạt động của năm qua, và đề ra phuơng hứơng năm tới. Ngoài các cuộc họp định kỳ, họp giao ban thông thuờng thì cơ quan còn tổ chức cuộc họp đột xuất khi có một công việc đột xuất xảy ra, họp chi bô……. Khi đã tìm hiểu mục đích của cuộc họp, chuyên viên hành chính phải thấy được tầm quan trọng cũng như vị trí của từng cuộc họp, để từ đó có kế hoạch và biện pháp tổ chức cho phù hợp. Chuyên viên hành chính, căn cứ vào mục đích của cuộc họp, mà lập kế hoạch tổ chức, bố trí thời gian, địa điểm, chuẩn bị các thiết bị cho phù hợp, xác định thành phần tham dự, nội dung của cuộc họp, lên kế hoạch tổ chức thiết kế giấy mời, chuẩn bị văn bản, tài liệu phục vụ cho cuộc họp, phối hợp với các bộ phận khác, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp và cuối cùng là chuẩn bị kinh phí. Ngoài ra còn có những vấn đề khác cần quan tâm như: chuẩn bị thư ký để ghi biên bản cho cuộc họp. Trong cuộc họp phải có nhân viên lễ tân để giải đáp những vấn đề, hướng dẫn đại biểu tham dự cuộc họp, kiểm tra sỉ số đối chiếu với danh sách đã được đề ra, giử đúng giờ giải lao. Sau cuộc họp, thông qua quyết định, nghị quyết văn bản cuộc họp theo yêu cầu của lãnh đạo. Hoàn thành văn kiện, cảm ơn, quà tặng, chiêu đãi, tiễn khách và thanh toán kinh phí với bộ phận tài chính. Liên hệ với các bộ phận chức năng để trao trả thiết bị phục vụ cho cuộc họp. Thu dọn hội trường, biên tập, soạn thảo một số thư từ, văn bản tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo trên tinh thần những nội dung đã được trao đổi thảo luận và nhất trí trong cuộc họp. d) Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế làm việc của cơ quan: Lãnh đạo Trung tâm là người đúng đầu Trung tâm, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm trước Sở Khoa học và Công nghệ về toàn bộ công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của mình, kể cả khi đã phân công hoặc ủy quyền cho các trưởng phòng giải quyết. Trong chỉ đạo điều hành công việc, Lãnh đạo Trung tâm và trưởng phòng thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ thủ trưởng, đảm bảo tuân thủ trinh tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định của pháp luật, đồng thời phát huy tinh thần chủ động, tính sáng tạo, phát huy năng lực và sở trường, ý thức trách nhiệm cá nhân của từng cán bộ, viên chức; bảo đảm trật tự, kỹ cương của cơ quan. Lãnh đạo, nhân viên Trung tâm giải quyết công việc căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật và phải có chương trình, kế hoạch, lịch làm việc. Không tùy tiện thay đổi chương trình, kế hoạch, lịch làm việc trừ trường hợp đặc biệt. Lãnh đạo, nhân viên Trung tâm phải đảm bảo sự thống nhất trong công tác chỉ đạo, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý; thực hiện chủ trưởng cải cách hành chánh không gây phiền hà đối với tổ chức, cá nhân có quan hệ công tác. Các phòng có chức năng tham mưu, sản phẩm của công tác tham mưu là dự thảo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, kiến nghị, đề xuất về giải pháp quản lý trình Lãnh đạo Trung tâm. Trưởng phòng có trách nhiệm tổ chức, điều hành phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao; chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Trung tâm về mọi công việc của phòng và những công việc được ủy quyền giải quyết. e) Tổ chức, sắp xếp trang thiết bị máy móc, phương tiện làm việc trong phòng Kế hoạch – Tài chính: Phòng Kế hoạch – Tài chính được trang bị đầy đủ các loại máy móc phương tiện làm việc gồm: Máy vi tính, máy fax, máy in, máy photocoppy, máy điện thoại…. Tạo sự thuận lợi cho việc trao đổi giao tiếp và cập nhật thông tin hàng ngày, để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và gọn nhẹ. Quy định khai thác, sử dụng các thiết bị không được dùng cho việc riêng tư như: dùng máy vi tính để đánh game, online….dùng điện thoại để trò chuyện tán ngẫu với bạ bè… mà chỉ được sử dụng để truy cập thông tin liên quan đến công việc, soạn thảo, in ấn giấy tờ, công văn và chỉ dùng điện thoại cho công việc chung của cơ quan. Bố trí sắp xếp: Theo trình tự đặt kế bàn làm việc của Phó trưởng phòng một máy vi tính, một máy điên thoại và một máy in. bàn làm việc của phụ trách kế toán một máy vi tính và một máy in. bàn làm việc của kế toán tài chính – thủ quỹ một vi tính. bên cạnh bàn làm việc của bộ phận hành chính là máy vi tính, máy điện thoại - máy fax, máy photo coppy, để tiện lợi cho việc nghe điện thoại, in ấn giấy tờ, đánh máy trong cơ quan được nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi công việc trong phòng. * Sơ đồ làm việc của phòng Kế hoạch – Tài chính: Máy vi tính Tủ hồ sơ Máy vi tính Tủ hồ sơ Tủ hồ sơ Máy in Kế toán Kế toán Cửa Máy photo Máy fax -Điện thoại Máy vi tính Văn thư Điện thoại Máy vi tính Máy in Máy vi tính Phó Trưởng phòng Tủ hồ sơ Tủ hồ sơ Tủ hồ sơ Tủ hồ sơ II. CÔNG TÁC VĂN THƯ: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý , bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng và quản lý, giải quyết văn bản, hình thành trong văn bản cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang (gọi chung là cơ quan). 1. Tổ chức- cán bộ văn thư của cơ quan: Trong Trung tâm chỉ có 1 người chuyên về công tác văn thư. Trình độ Cao Đẳng Cử nhân Thư ký văn phòng. Có đầy đủ năng lực chuyên môn của một cán bộ văn thư. 2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư đã được ban hành: a) Thông Tư hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, ngày 28/4/2010. b) Quyết định về việc ban hành quy chế văn thư ngày 07 tháng 10 năm 2006. 3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ sau đây của công tác văn thư: a) Soạn thảo, ban hành văn bản: * Việc soạn thảo văn bản được quy định như sau: Căn cứ vào công văn yêu cầu của cấp trên, các đơn vị trong và ngoài tỉnh yêu cầu của công việc của đơn vị mà người đứng đầu cơ quan giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. Trưởng, phó phòng chỉ định trực tiếp soạn thảo văn bản hoặc phân công cho cán bộ, nhân viên trong phòng mình trực tiếp soạn thảo văn bản theo yêu cầu. Khi soạn thảo văn bản người soạn thảo văn bản phải có trách nhiệm kiểm tra hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo và tuân thủ theo đúng quy định, kỹ thuật trình bày văn bản. * Thu thập và xử lý thông tin có liên quan: Tiếp thu ý kiến và thu thập thông tin từ Lãnh đạo và tất cả các tài liệu có liên quan, sau đó tiến hành xử lý cho phù hợp với yêu cầu nội dung soạn thảo. * Soạn thảo văn bản: Sau khi đã thu thập đầy đủ thông tin cần thiết người soạn thảo tiến hành thực hiện công tác soạn thảo. Việc soạn thảo văn bản phải đúng nội dung cấp trên yêu cầu và phải đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đã được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan việc tham khảo ý kiến của cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo. * Kiểm tra nội dung và hình thức văn bản trước khi ban hành: Người đứng đầu Trung tâm hoặc các phòng, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. Trưởng, phó phòng hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm chính xác nội dung văn bản. Chuyên viên Hánh chính được giao trách nhiệm tổ chức quản lý công tác văn thư và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỷ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. Hành chính kiểm tra về hình thức, thể thức, kỷ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản như sau: Các phòng nộp văn bản hành chính sẽ trực tiếp trình ký trước Lãnh đạo, trước khi trình ký hành chính kiểm tra lại toàn bộ thể thức văn bản, nếu sai sót các phòng chỉnh sửa lại và trình ký lại. Nếu văn bản đã đạt yêu cầu về nội dung và thể thức, trình lên lãnh đạo Trung tâm phê duyệt. * Duyệt văn bản: Lãnh đạo Trung tâm trực tiếp xem xét bản thảo văn bản. * Đánh máy, nhân bản: Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định, đúng thể thức và kỷ thuật trình bày văn bản. . * Ký văn bản: Người đứng đầu Trung tâm có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của Trung tâm. Các trưởng phòng, phó trưởng phòng và các thành viên giữ chức vụ khác được thay mặt tập thể ký những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực phân công phụ trách. Người chịu trách nhiệm về nội dung có thể ký “nháy” vào chữ cuối cùng của nội dung văn bản dự thảo. Khi ký văn bản không dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai. * Phát hành và lưu văn bản: Sau khi trình ký song hành chính cho số, ngày tháng và vào sổ đăng ký văn bản đi, hành chính trực tiếp photo, đóng dấu và phát hành tới các phòng, cá nhân liên quan. Hành chính lưu bản gốc nhằm theo dõi và nắm bắt xử lý công việc chính xác và kịp thời. Sau một năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị thì đưa vào nộp lưu theo trung tâm lưu trữ kiểm soát hồ sơ. Sau đây là một ví dụ về quy trình soạn thảo Báo cáo định kỳ và đột xuất của Trung tâm: Hàng tháng các Trưởng phòng nộp báo cáo hạn chót là ngày 8 mỗi tháng. Chuyên viên Hành chính chịu trách nhiệm tiếp nhận và tổng hợp báo cáo của toàn Trung tâm trình Lãnh đạo ngày 10, sau đó chỉnh sửa lại theo góp ý của Lãnh đạo. Sau khi chỉnh sửa xong Hành chính trình Lãnh đạo ký. Tiếp theo Hành chính cho số, ngày tháng và vào sổ đăng ký văn bản đi rồi đóng dấu và nộp báo cáo về văn phòng Sở ngày 12 mỗi tháng. b) Quản lý văn bản đi, đến đăng ký bằng sổ: * Quản lý văn bản đi: Hành chính có trách nhiệm quản lý và lưu toàn bộ các văn bản của Trung tâm. * Trình tự quản lý văn bản đi: Tất cả các văn bản do Trung tâm phát hành (gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Lưu văn bản. * Chuyển phát văn bản đi: Văn bản đi phải được hình thành thủ tục văn thư và chuyển phát đi trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để nơi nhận nắm bắt được thông tin một cách nhanh nhất. * Việc lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi lưu ít nhất hai bản chính, một bản lưu tại văn thư cơ quan và một bản lưu trong hồ sơ. Bảng lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, lưu theo vấn đề, tên loại văn bản hoặc lưu theo từng tháng, từng quý và từng năm. Bảng lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan phải làm bằng loại giấy tốt, có độ PH trung tính và được in bằng mực bền lâu. * Cách trình bày sổ đăng ký bên ngoài của văn bản đi tại Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ. SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TỈNH BÌNH DƯƠNG TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI ……………………. Năm 2010 Quyển số:…………………… Bắt đầu từ ngày: …………… Ngày kết thúc:……………… * Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ: Số ký hiệu văn bản Ngày, tháng VB Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận VB Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Nhìn chung so với lý thuyết đã học thì không có gì khác nhau cách biệt. c) Quản lý văn bản đến: Tất cả các văn bản kể cả đơn thư do cá nhân gửi đến cơ quan qua đường bưu điện, Fax, hay gửi trực tiếp….. Các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản của Chính phủ, Bộ, công văn chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, các Sở, ban, ngành, các tổ chức cá nhân trong và ngoài tỉnh, các văn bản của cơ quan chủ quản gởi đến cho Trung tâm.được gọi chung là văn bản đến. Trình tự quản lý văn bản đến: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; Chuyên viên hành chính là người tiếp nhận văn bản, trình Phó Giám đốc Trung tâm xử lý. Trình, chuyển giao văn bản đến; Lãnh đạo Trung tâm xử lý văn bản, trên các văn bản đã được xử lý ghi rõ: Chuyển cho phòng hay cá nhân nào để thực hiện tham khảo. Lưu hoặc không lưu ngày xử lý. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; Văn thư tiếp nhận văn bản đến đã được lãnh đạo Trung tâm xử lý, phân loại các văn bản đến theo tên các cơ quan ban hành văn bản, các sở, ban, nghành và vào sổ công văn đến, photo và phát hành theo yêu cầu của lãnh đạo Trung tâm, đề nghị người ký vào sổ công văn và lưu tại văn thư. Sau một năm kể từ khi công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị đưa vào nộp lưu trữ theo trung tâm kiểm soát hồ sơ. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến thực hiện theo hướng dẫn của cục trưởng cục văn thư lưu trữ nhà nước. Toàn bộ công văn đến cơ quan đều được bộ phận văn thư kiểm tra, xem công văn đã gửi đúng ở cơ quan mình hay không? Tình trạng phong bì có còn nguyên vẹn hay không? sau đó mới tiến hành phân loại sơ bộ. Công văn của cơ quan. Công văn gửi đích danh thủ trưởng, lãnh đạo cơ quan. Công văn có dấu khẩn. Sách báo, tạp chí, thư mời. Mọi công văn được đăng ký vào sổ là những công văn gửi cho cơ quan, đơn vị, cán bộ văn thư có trách nhiệm giải quyết và thực thi các văn bản đó. Riêng những văn bản đến không đăng ký tại bộ phận văn thư, thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Loại không đăng ký như là: sách, báo, tạp chí…. Bóc bì chuyển giao công văn: Tất cả các công văn đến tại văn phòng Trung tâm, được bộ phận văn thư tiếp nhận, sau khi hoàn thành các thủ tục rồi tiến hành bóc bì, xem nội dung công văn chuyển lãnh đạo. Số đến được ghi theo số thứ tự từ 01 đối với công văn đến sớm nhất trong ngày đầu tiên của năm dương lịch, công văn đến cuối cùng của ngày của ngày cuối năm dương lịch là ngày 31/12 tương ứng với số cuối cùng của năm đó. Mục đích của việc đăng ký công văn đến là để quản lý các công văn, giấy tờ được chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra tìm công văn được dẽ dàng khi cần thiết. * Mẫu đăng ký công văn đến của Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu của văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú ( 1) ( 2) ( 3) ( 4) ( 5) ( 6) ( 7) ( 8 ) ( 9) Nhìn chung so với lý thuyết đã học cũng không có gì khác nhau cách biệt. d) Quản lý và sử dụng con dấu: Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu của cơ quan được giao cho cán bộ văn thư trực tiếp quản lý và đóng dấu tại cơ quan. Cán bộ văn thư được giao giữ dấu và Lãnh đạo cơ quan trực tiếp chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc sử dụng con dấu. Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép của người có thẩm quyền. Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của các cơ quan. Chỉ được đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Không được đóng dấu khống chỉ hoặc đóng dấu trước khi ký. Không mang dấu ra khỏi cơ quan. Trong trường hợp thật cần thiết do yêu cầu phải giải quyết công việc ở nơi xa trụ sở cơ quan khi được phép bằng văn bản của Lãnh đạo Trung tâm. Cán bộ có nhiệm vụ mang dấu ra ngoài và Lãnh đạo cơ quan trực tiếp phải chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu trong thời gian mang ra khỏi cơ quan. Đóng dấu: Dấu phải rõ ràng ngay ngắn, đúng chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái và dùng mực dấu màu đỏ. Các văn bản phụ lục kèm theo; phiếu tham dò tín nhiệm; phiếu đánh giá của các đề tài được đóng dấu trùm lên trang đầu, trùm lên một phần trên cơ quan. Các Phụ lục kèm theo phải có chữ ký nháy của Lãnh đạo Trung tâm, cá nhân soạn thảo văn bản. Các văn bản quan trọng phải đóng dấu giáp lai. đ) Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan: * Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập: - Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm: + Mở hồ sơ. + Thu nhập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ. + Kết thúc và biên mục hồ sơ. - Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập: + Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan + Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của công việc hay trình tự giải quyết công việc. + Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. * Giao nộp tài liệu vào lưu trữ: - Trách nhiệm cuả các đơn vị và cá nhân trong cơ quan: + Các đơn vị cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ hiện hành theo thời hạn được quy định tại khoản 2 của điều này. + Trường hợp các phòng, cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã hết hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ cơ quan nhưng thời hạn giữ lại không quá 2 năm. + Mỗi cán bộ, công chức, viên chức khi được nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho phòng, đơn vị hay người kế nhiệm. * Thời gian giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau: + Tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc. + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức. + Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 3 tháng kể trừ khi công trình được quyết toán. + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, micro, phim tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc. * Thủ tục giao nộp: + Khi giao nộp tài liệu phải nộp hai bản “ mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “ niên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ của cơ quan gửi mỗi loại một bản. * Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ: - Người đứng đầu Trung tâm có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiện hành đối với các phòng thuộc phạm vi quản lý của mình. + Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ hiện hành tại cơ quan cấp mình. - Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó. - Nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ hiện hành được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Trưởng văn thư và lưu trữ Nhà nước. e) Tình hình ứng dụng tin học trong công tác văn thư: Công tác soan thảo văn bản sử dụng trên máy tính, riêng chưa áp dụng phần mềm tin học trong công tác văn thư. 4. Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác văn thư: Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác văn thư: có đầy đủ các thiết bị hỗ trợ trong công tác văn thư như máy tính được kết nối mạng, máy chiếu, máy in, máy photocopy, máy Fax, tủ hồ sơ và các trang thiết bị khác phục vụ cho công tác văn thư III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ: 1. Tổ chức cán lưu trữ của cơ quan Thực tế thì ở cơ quan không có phòng, tổ, bộ phận lưu trữ chuyên trách riêng biệt. Trong văn phòng của cơ quan thì chỉ có một nhân viên văn thư kiêm nhiệm cả bộ phận lưu trữ, có trình độ cao đẳng Thư ký văn phòng, đã hoàn thành lớp bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ. Lưu trữ cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể sau: Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức cơ quan tổ chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành. Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu. Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ tài liệu. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu. 2. Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác lưu trữ: a) Thông Tư hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, ngày 28/4/2010. b) Quyết định về việc ban hành quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Bình Dương, ngày 10 tháng 7 năm 2006. 3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ: a) Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ: Hiện tại cơ quan có các tài liệu: Tài liệu Hành chính và Tài liệu nghe nhìn. Số lượng tài liệu bó gói đóng vào file, khoảng chừng 30 bìa còng đựng trong tủ lớn. Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ thực hiện công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ mà nguồn sử dụng các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trung tâm. Các tài liệu hàng năm nếu có yêu cầu của Trung tâm lưu trữ tỉnh Bình Dương sẽ gửi thông báo xuống Sở yêu cầu nộp các văn bản Quy phạm pháp luật giao nộp vào kho lưu trữ Nhà nước công việc này được thực hiện cứ 5 năm làm một lần nhưng chỉ thường xuyên ở Sở Khoa học và Công nghệ còn Trung tâm thì hầu như không có vì các văn bản gửi tới chỉ là văn bản sao chụp lại nên Trung tâm chỉ lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu, tham khảo là chính. Mọi nguồn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan là sau một năm văn thư, các phòng tập hợp tài liệu, gửi hành chính sau đó văn thư sắp xếp, phân loại tài liệu bó gói cho vào tủ lớn. Trong quá trình giải quyết công việc cán bộ chuyên môn lần lượt sắp xếp và bổ sung tài liệu vào trong hồ sơ đến khi kết thúc công việc. Văn bản hồ sơ thường được sắp xếp theo các nguyên tắc sau: Tài liệu được sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc Sắp xếp theo trình tự thời gian của văn bản Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản như : quyết định, chỉ thị, nghị quyết hoặc theo mức độ quan trọng của tác giả như : Chính phủ …để đưa vào lưu trữ. Hiện nay thì tình trạng vật lý của tài liệu cơ quan vẫn còn nguyên vẹn, không bị rách hoặc mục nát, hay phai mờ chữ của tài liệu. b) Phân loại (chính trị) tài liêu lưu trữ: Hàng năm Trung tâm tiến hành sửa chữa, phục hồi, điều chỉnh đối với những hồ sơ đã lập nhưng chưa đạt yêu cầu, lập mới đối với những tài liệu chưa được lập hồ sơ, kết hợp xác định giá trị tài liệu lập công cụ tra cứu để thống kê và tra tìm tài liệu. nhưng vẫn còn nhiều hạn chế do không có cán bộ Lưu trữ riêng mà chuyên viên hành chính kiêm văn thư – lưu trữ nên việc chỉnh lý tài liệu còn chậm ảnh hưởng tới việc bổ sung tài liệu vào lưu trữ. Phân loại tài liệu một cách khoa học, phân loại theo nội dung, theo ngày tháng, tài liệu có nội dung quan trọng nhất. Từ đó xây dựng kế hoạch chỉnh lý, bảo quản cho phù hợp. Tài liệu lưu trữ được bảo quản tại tủ riêng để bảo quản tài liệu. Nơi để tài liệu đảm bảo an toàn, có trang thiết bị các phương tiện kỹ thuật cần thiết để phòng cháy, chữ cháy, chống kẻ gian phá hoại, lấy cấp, chống lại điều kiện khí hậu, nhiệt độ, độ ẩm, ướt, côn trùng… Văn phòng có trách nhiệm bảo quản tài liệu, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu. Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan có quy định riêng. c) Xác định giá tri tài liệu: * Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu. Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ chưa có thẩm quyền để xác định giá trị hồ sơ, tài liệu. * Hồ sơ về việc tiêu hủy hồ sơ, tài liệu: Hồ sơ về việc tiêu hủy hồ sơ: Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ soạn công văn gửi Sở Khoa học và Công nghệ xin hủy. d) Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ: Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản tại phòng trong tủ lớn, Trung tâm không có điều kiện bố trí kho lưu trữ riêng để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Vì số lượng tài liệu hàng năm tại Trung tâm không nhiều. Nơi để hồ sơ, tài liệu lưu trữ khô thoáng mát, không ẩm ướt nên tài liệu không bị mục nát hay bị mối đục. Hành chính các cấp có trách nhiệm tổ chức thống kê định kỳ, kiểm kê, kiểm tra và bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ, tổ chức phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các phòng có quy định riêng. đ) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các phòng chỉ sử dụng tại cơ quan phục vụ cho công tác chung cửa cơ quan và nhu cầu công tác của tổ chức công đoàn. Việc sao chụp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho cán bộ cơ quan và việc sử dụng của người ngoài cơ quan phải được phép của người có thẩm quyền. Cán bộ, chuyên viên nghiên cứu, khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ có trách nhiệm bảo quản, gữi gìn hồ sơ, tài liệu, không tiết lộ bí mật hồ sơ, tài liệu. e) Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ: Trung tâm không sử dụng phần mềm để khai thác, quản lý tài liệu lưu trữ. 4. Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ: Nhìn chung thì trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ của cơ quan còn hạn chế chưa phục vụ tốt cho công tác lưu trữ PHẦN III NHẬN XÉT CHUNG, KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN I. Nhận xét chung và kiến nghị: 1) Nhận xét chung: - Nhìn chung việc tổ chức cán bộ ở Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học Công nghệ tương đối ổn định và hợp lý. Hầu như các cán bộ trong phòng từ lãnh đạo cho tới cán bộ nhân viên luôn phát huy tốt khả năng, nhiệm vụ được giao. Các cán bộ, nhân viên trong Trung tâm đều được tham gia các lớp bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ của mình. Để đáp ứng nhu cầu công việc được tốt hơn. Thực tế Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học Công nghệ bố trí làm việc thoáng mát có điện chiếu sáng, có máy điều hòa nhiệt độ có quạt trần và một số thiết bị khoa học được trang bị đầy đủ và được bố trí một cách khoa học nhằm phục vụ tốt cho cán bộ, công nhân viên trong phòng, trong việc thực hiện các công việc nghiệp vụ như: Đánh máy, photo các loại văn bản, công văn, giấy tờ…… đảm bảo tiết kiệm được thời gian và công sức. Được sự quan tâm chỉ đạo của các cấp lãnh đạo, các phòng chuyên môn trong việc cung cấp thông tin nhanh chóng và thiết thực đã tạo cho cán bộ phòng có tư liệu khai thác, thực hiện nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước - Về Công tác văn thư tại Trung tâm tiếp tục thực hiện ngày càng tốt hơn, đi vào nề nếp, đáp ứng kịp thời yêu cầu chỉ đạo hằng ngày của lãnh đạo. Nguồn văn bản đến Trung tâm rất đa dạng, phong phú và được thể hiện bằng nhiều loại khác nhau. Hệ thống các văn bản của Trung tâm đã được thống nhất về thể loại và thẩm quyền ban hành. Các thành phần thể thức văn bản được nghiên cứu trình bày đảm bảo đúng thể thức quy định. Việc tiếp nhận công văn đến, phát hành công văn đi cơ bản được tập trung thống nhất ở bộ phận văn thư. Thực hiện theo trình tự từ khâu soạn thảo, trình ký đến phát hành văn bản đảm bảo đúng nội dung quy định, hướng dẫn của Cục Văn thư Lưu trữ Quy trình tổ chức văn bản được tổ chức hợp lý đảm bảo nhanh, chính xác, quản lý chặt chẽ, đảm đảo an toàn, phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của lãnh đạo và cán bộ cơ quan. Công tác xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành ở Trung tâm luôn được coi trọng và thực hiện ngày càng tốt hơn. Việc sử dụng quản lý con dấu đúng quy định. - Về Công tác lưu trữ thường xuyên thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu của các ban tham mưu theo đúng quy định, tùng bước đưa công tác này đi vào nề nếp, khoa học đáp ứng yêu cầu cần khai thác, tư liệu phục vụ nghiên cứu của cán bộ cơ quan khai thác. 2) Kiến nghị: Các cấp lãnh đạo quan tâm hơn tới công tác thống kê, lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, khai thác và bảo quản khi sử dụng tài liệu. Đồng thời tổ chức, sắp xếp, bố trí thêm phòng kho lưu trữ riêng để tài liệu lưu trữ của cơ quan được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, rộng rãi nhằm phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu, sử dụng tài liệu. Chưa áp dụng phần mềm vào công tác văn thư, vì vậy sắp tới Trung tâm nên quan tâm đến vấn đề này. Để công việc lưu tài liệu được khoa học hơn. Chính vì những mặt hạn chế nêu trên bộ phận văn thư cần nêu cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc được giao. Công tác quản lý công văn giữa các bộ Qua khảo sát thực tế tại phòng Kế hoạch – Tài chính em xin mạnh dạn có một số ý kiến sau: Hiện nay điện thoại ở phòng nghe rất nhỏ sẽ làm cản trở việc giao tiếp, vì vậy nên mua sắm thêm một số máy móc như: Điện thoại để phục vụ công tác giao tiếp công việc qua điện thoại được đảm bảo hơn. Cần áp dụng công nghệ phần mềm vào công tác Văn thư - Lưu trữ. Để giúp cho công tác lưu tài liệu được khoa học hơn. Hiện tại chưa có thiết bị kỹ thuật trong công tác bảo quản hồ sơ, Chính vì vậy mà lãnh đạo cơ quan cần chú trọng hơn cho công tác lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu, phải có các thiết bị khoa học kỹ thuật để ngăn ngừa tác động của tự nhiên. II/ Kết luận: Qua quá trình thực tập ở Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và công nghệ. Em nhận thấy công tác hành chính văn phòng tại Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và công nghệ đã đạt được những kết quả như sau; Lãnh đão cần coi trọng việc thực hiện chế độ thi đua khen thưởng và kỷ luật để kích thích tinh thần làm việc, hoàn thành nhiệm vụ của các cán bộ trong Trung tâm. Công tác lưu trữ đã hường xuyên thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và thu hồi tài liệu của các phòng đúng quy định, từng bước đưa công tác này đi vào nề nếp và khoa học lớn đáp ứng yêu cầu khai thác tư liệu phục vụ nghiên cứu của cán bộ Trung tâm. Tình trạng cá nhân, tổ chức chậm nộp vào lưu trữ hàng năm vẫn còn nhiều. Hiện tại phòng lưu trữ còn chật chội, hồ sơ được bỏ vào tủ, chính vì thế lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ. Công tác soạn thảo văn bản giữa các bộ phận trong phòng cần phải thống nhất về thể thức đã được quy định. Hành chính có trách nhiệm tổ chức thống kê, định kỳ kiểm tra và bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ, tổ chức thực hiện việc khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Các cấp lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa tới công tác thống kê, lập hồ sơ, nộp vào lưu trữ cơ quan, khai thác và bảo quản khi sử dụng tài liệu. Đồng thời tổ chức sắp xếp, bố trí thêm phòng kho lưu trữ riêng để tài liệu lưu trữ của cơ quan được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, rộng rãi nhằm phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu, sử dụng tài liệu. Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ ngày càng phát triển vì vậy mà cơ quan nên bố trí thêm một chuyên viên phụ trách lưu trữ để phục vụ công tác lưu hồ sơ càng đươc tốt hơn và giảm thiểu áp lực công việc cho chuyên viên hành chính khi phải kiêm nhiệm cả công tác văn thư và cả về lưu trữ. Nhìn chung cơ sở vật chất của phòng Kế hoạch – Tài chính rất thuận lợi cho mọi hoạt động. Cán bộ hành chính đã ý thức đúng đắn về vai trò và tầm quan trọng của công tác thông tin, báo cáo trong hệ thống tổ chức hoạt động Trung tâm. Trong việc tổ chức cán bộ ở phòng Kế hoạch – Tài chính tương đối ổn định và hợp lý. Hầu như các cán bộ trong văn phòng từ lãnh đạo cho tới cán bộ nhân viên luôn phát huy tốt khả năng, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, luôn thực hiện tốt nội quy, quy chế làm viêc, quy chế làm viêc của Nhà nước quy định. Chuyên viên trong Trung tâm đều được cử đi học các lớp đào tạo về chuyên môn của mình. Giúp cho việc giải quyết công việc được tốt hơn. Cấp lãnh đạo luôn quan tâm đến nhân viên văn phòng, các phòng đã thực hiện cung cấp thông tin nhanh chóng và thiết thực. Tạo điều kiện cho chuyên viên hành chính có tư liệu khai thác phục vụ chính trị của Đảng và Nhà nước, đồng thời giải quyết tốt các khó khăn mà nhân dân ta đã tín nhiệm giao phó. Việc thực hiện soạn thảo văn bản ở các phòng hiện đang soạn thảo theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và vẫn đảm bảo thể thức theo quy định. Công tác văn thư đã và đang thực hiện rất tốt, đi vào nề nếp, công tác văn thư tại Trung tâm đã đáp ứng kịp thời yêu cầu chỉ đạo hàng ngày của lãnh đạo. Về công tác lưu trữ tại cơ quan có phòng lưu trữ riêng nhưng chưa có cán bộ lưu trữ riêng làm ảnh hưởng rất lớn tới quá trình giải quyết công việc, khi cần tìm và sử dụng tài liệu làm mất rất nhiều thời gian tra tìm hoặc bị thất lạc tài liệu. Nguồn văn bản đến Trung tâm rất đa dạng, phong phú và được thể hiện bằng nhiều loại khác nhau. Hệ thống các văn bản của Trung tâm về cơ quan đã được thống nhất về thể loại và thẩm quyền ban hành. Các thành phần thể thức văn bản đã được nghiên cứu trình bày đảm bảo đúng thể thức quy định. Quy trình tổ chức văn bản hợp lý đảm bảo nhanh, chính xác, quản lý chặt chẽ, đảm bảo an toàn phục vụ yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu của lãnh đạo và cán bộ cơ quan, công tác xây dựng danh mục hồ sơ hiện hành ở hành chính luôn coi trọng và thực hiện ngày càng tốt hơn, việc sử dụng con dấu đúng quy định. PHỤ LỤC Phụ lục 1: SỞ KH&CN TỈNH BÌNH DƯƠNG tt ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ (Ban hành kèm theo quyết định số: 29/QĐ-TTUD ngày 21/5/2010 Của Giám đốc Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ) Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định về lề lối làm việc của Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ (gọi tắt là Trung Tâm), bao gồm chức năng – nhiệm vụ của các phòng, bộ phận; mối quan hệ công tác giữa Lãnh đạo Trung tâm với các phòng, với ban chấp hành đoàn thể; giữa trưởng phòng, trưởng bộ phận với cán bô, nhân viên trực thuộc. Quy chế này cũng quy định về chế độ thông tin, báo cáo, thủ tục trình giải quyết các công việc và ký văn bản của Trung tâm. Vị trí của Trung tâm: Trung tâm là đơn vị sự nghiệp khoa học công nghệ trực thuộc Sở Khoa học và Công nghệ, hoạt động theo Nghi định 115/2005/NĐ-CP ngày 05/9/2005 của Chính phủ về quy định cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của tổ chức khoa học công nghệ công lập. Trung tâm có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Lề lối làm việc: Lề lối làm việc và quan hệ công tác của Trung tâm phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây: Lãnh đạo Trung tâm là người đúng đầu Trung tâm, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm trước Sở Khoa học và Công nghệ về toàn bộ công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của mình, kể cả khi đã phân công hoặc ủy quyền cho các trưởng phòng giải quyết. Trong chỉ đạo điều hành công việc, Lãnh đạo Trung tâm và trưởng phòng thực hiện tập trung dân chủ, chế độ thủ trưởng, đảm bảo tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định của pháp luật, đồng thời phát huy tinh thần chủ động, tính sáng tạo, phát huy năng lực và sở trường, ý thức trách nhiệm cá nhân của từng cán bộ, viên chức; bảo đảm trật tự, kỹ cương của cơ quan. Lãnh đạo, nhân viên Trung tâm giải quyết công việc căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật và phải có chương trình kế hoạch, lịch làm việc trừ trường hợp đặc biệt. Lãnh đạo, nhân viên Trung tâm phải đảm bảo sự thống nhất trong công tác chỉ đạo, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý; thực hiện chủ trương cải cách hành chánh không gây phiền hà đối với các tổ chức, cá nhân có quan hệ công tác. Các phòng có chức năng tham mưu, sản phẩm của công tác tham mưu là dự thảo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, kiến nghị, đề xuất về giải pháp quản lý trình Lãnh đạo Trung tâm. Trưởng phòng có trách nhiệm tổ chức, điều hành phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao; chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Trung tâm về mọi công việc của phòng và những công việc được ủy quyền giải quyết. Chất lượng: Nhìn chung quy chế làm việc của Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ tương đối chặt chẽ, trách nhiệm, nghịa vụ của từng phòng, đơn vị trực thuộc. Quy chế này được áp dụng cho các cán bộ, công chức trong cơ quan trong quá trình làm việc. Ngoài ra cán bộ công nhân viên được tạo điều kiện để học tập nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Phương pháp xây dựng: Nội dung của bản Quy chế do cơ quan đề ra dưới sự đồng tình của tất cả cán bộ trong cơ quan. Ban Quy chế này được áp dụng kể từ ngày ban hành. Tác dụng: Việc đưa ra bản quy chế này giúp cho các cá nhân trong cơ quan có thể hiểu rõ hơn chức năng, nhiệm vụ hay công việc cụ thể của từng người, giúp họ có thể hoàn thành tốt công việc hằng ngày của mình cũng như thực hiện quy chế đó. Góp phần tạo nên sự thống nhất công việc trong cơ quan, hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hành chính trên địa bàn. Phụ lục 2: BÁO CÁO Kết quả hoạt động của Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ KH&CN quý 1 năm 2010 và phương hướng, nhiệm vụ quý 2/2010 A. KẾT QUẢ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUÝ 1/2011: I. Công tác tổ chức - nhân sự: Để đáp ứng kịp thời về nhu cầu nhân sự của Trung tâm thêm 03 nhân viên, giảm 01 nhân viên, Giải thể phòng Hành chính - kế toán. II. Tiến độ thực hiện các đề tài, dự án. 1. Triển khai các dự án: Thực hiện vai trò và nhiệm vụ của mình Trung tâm làm việc với đơn vị tư vấn đấu thầu bổ sung các thông số kỹ thuật hoàn chỉnh báo cáo kinh tế kỹ thuật đầu tư trang thiết bị Trung tâm, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh Bình Dương. Lập đề cương dự án công nghệ thông tin nông thôn miền núi. Khảo sát công nghệ lò Hoffman. Hoàn thành dự thảo, dự toán kinh phí giải thưởng Tiết kiệm năng lượng và Xây dựng lò nung gốm sứ. 2. Hoạt động sự nghiệp khoa học và công nghệ: Tham gia tổ chức quyết toán đề tài, Tổ chức hội thảo, Lập đề cương dự án xoay quanh các vấn đề: Xây dựng hầm ủ Biogas, mô hình điểm truy cập thông tin trên mạng… 3. Hoạt động Dịch vụ Khoa học và Công nghệ: Đánh giá An toàn bức xạ, thành lập hợp đồng, tổ chức đào tạo lớp học kiểm tra không phá hủy (NDT). B. PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ ĐẾN QUÝ 2/2010 Tăng cường hoạt động sự nghiệp khoa học, dịch vụ kỹ thuật của Trung tâm. Tiếp tục theo dõi xây dựng công trình trụ sở. Triển khai kế hoạch hoạt động năm 2011. Thu thập dữ liệu và báo cáo các đề tài dự án đã nghiệm thu có hiệu quả để nhân rộng. Trên đây là những kết quả có tính khái quát hoạt động của Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ KH&CN quý 1 năm 2011 và phương hướng, nhiệm vụ quý 2/2011. Phụ lục 3: SỞ KH&CN TỈNH BÌNH DƯƠNG TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ NĂM: 2010 STT KH hồ sơ Tên tiêu đề Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ Ghi chú 1 2 3 4 5 I- phòng Kế hoạch – Tài chính 01 Tuyển dụng công chức viên chức Vĩnh viễn 02 Quyết định nâng lương CCVC Lâu dài 03 Hồ sơ công nhận BCHCĐ Lâu dài 04 Hồ sơ tổ chức thi CBCC Lâu dài 05 Hồ sơ về công tác cho CBVC nghỉ phép năm theo chế độ Lâu dài II- phòng tiết kiệm năng lượng 06 Hồ sơ tổ chức hội thảo giới thiệu giải pháp TKNL Lâu dài 07 Hồ sơ về việc thành lập đoàn kiểm tra tình hình nhân rộng lò gạch liên tục kiểu đứng Lâu dài III- phòng Ứng dụng KHCN 08 Hồ sơ dự án CNTTNTMN Lâu dài 09 Hồ sơ dự án sản xuất chế phẩm EM Lâu dài 10 Hồ sơ về quản lý các đề tài dự án Lâu dài 11 Hồ sơ dự án công nghệ sinh học Lâu dài IV- phòng Dịch vụ kỹ thuật 12 Hồ sơ tham gia quản lý công nghệ và an toàn bức xạ Lâu dài 13 Hồ sơ về việc tổ chức nghiệm thu dự án LASER Lâu dài Danh mục hồ sơ này gồm có:13 hồ sơ 01 hồ sơ thời hạn bảo quản vĩnh viễn. 12 hồ sơ thời hạn bảo quản lâu dài. DUYỆT Bình Dương, ngày …tháng… năm …. PHÓ GIÁM ĐỐC Trần Đình Hợp Phụ lục 4: PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI - HỆ THỐNG HÓA TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ STT Tên loại tác giả, trích yếu nội dung Lớn Vừa Nhỏ Nhỏ hơn Nhỏ hơn nữa Thời hạn bảo quản 01 Quyết định bổ nhiệm cán bộ 30/01/2010 2010 Tài liệu TTUDTBKH&CN II. Tổ chức viên 1.Tổ chức cán bộ CNV b. Kết quả bổ nhiệm 02 Kế hoạch tổ chức nhân sự năm 22/12/2010 2010 Tài liệu TTUDTBKH&CN II.Tổ chức 2.Tổ chức nhân sự 2.Tổ chức tuyển CNV 03 Báo cáo thành tích đề nghị khen thưởng 12/02/2010 2010 Tài liệu TTUDTBKH&CN I. Hành chính tổng hợp 2.Tổ chức nhân sự a.Tổ chức nhân sự 04 Kế hoạch hoạt động của TTUDTBKHCN năm 2010 2010 Tài liệu TTUDTBKH&CN III.Tổ chức 1. Tổ chức công việc c.Kết quả tổ chức