Đề tài Đánh giá dự án đầu tư Bưu Chính Viễn Thông

00 2000 3000 4000 5000 10000 3.757 19,7 4 năm B -10000 5000 3000 2000 1000 1000 -169 9,1 3 năm C -10000 9000 500 500 1000 1000 275 11,9 3 năm Giả định chi phí sử dụng nguồn vốn là 10% và chính sánh của doanh nghiệp là sẽ không chấp nhận dự án với thời gian hoàn vốn là 3,5 năm. Số liệu trong bảng đã chứng tỏ rằng phương pháp thời gian hoàn vốn mâu thuẫn với cả hai phương pháp NPV và IRR khi đánh giá dự án. Dự án B đáng lý bị từ chối bởi vì NPV của nó nhỏ hơn 0. Tuy nhiên thời gian hoàn vốn của dự án B chỉ là 3 năm, vì thế dự án vẫn được cho là chấp nhận được theo phương pháp thời gian hoàn vốn. Ngược lại dự án A sẽ bị loại bỏ theo tiêu chuẩn thời gian hoàn vốn, mặc dù theo tiêu chuẩn NPV và IRR là dự án được chấp nhận. So sánh lựa chọn phương án đầu tư theo chỉ tiêu chi phí (trong trưòng hợp các phương án đưa ra so sánh đều tạo ra cùng một lợi ích như nhau). Trong trường hợp này phương án nào có tổng chi phí tính theo mặt bằng hiện tại, ký hiệu PV (C) hoặc tương lai FV (C) nhỏ nhất sẽ được lựa chọn. Nếu sử dụng mức chi phí đều đặn hàng năm ký hiệu AV (C) để so sánh phương án, phương án có mức chi phí đều đặn hàng năm nhỏ nhất là phương án được chọn. Cũng như so sánh theo chỉ tiêu mức thu nhập hàng năm (NAV), so sánh lựa chọn phương án theo AV (C) cũng không cần phải đưa các các phương án về cùng một thời kỳ phân tích mà chỉ cần tính AV (C) cho một chu kỳ hoạt động của phương án (bằng tuổi thọ của phương án). Ví dụ: Có 2 phương án lựa chọn máy chia chọn X và Y có cùng năng suất, sản xuất ra sản phẩm có cùng chất lượng, nhưng khác nhau về chi phí và tuổi thọ như sau: Chỉ tiêu Đơn vị Máy X Máy Y Vốn đầu tư Triệu USD 4 5 Chi phí vận hành Triệu USD 2,5 2 Giá trị còn lại Triệu USD 1 0,5 Tuổi thọ kinh tế năm 5 10 Nên chọn loại máy nào nếu biết tỷ suất lợi nhuận định mức của vốn đầu tư là 10%. Lời giải: Để lựa chọn một trong hai loại máy trên, ta có thể sử dụng các chỉ tiêu PV (C), FV (C), AV (C). Tính PV (C) của từng phương án: Thời kỳ phân tích ở đây là bội số chung nhỏ nhất của tuổi thọ: 5 năm và 10 năm sẽ là 10 năm. Như vậy trong 10 máy X phải thay mới 1 lần. Máy Y không phải thay lần nào Các khoản thu chi phát sinh trong 10 năm của 2 máy X và Y được thể hiện trên biểu đồ dòng tiền tệ như sau: Đối với máy A: Đối với máy B: 21,03 triệu USD. 17,19 triệu USD Vậy thiết bị Y có PV (C) nhỏ hơn nên được chọn. Tính AV (C) của từng phương án: 3,396 triệu đồng. 2,784 triệu đồng. Vậy thiết bị Y có AV (C) nhỏ hơn sẽ được chọn PHÂN TÍCH KINH TẾ – XÃ HỘI VÀ MÔI TRƯỜNG CỦA DỰ ÁN ĐẦU TƯ KHÁI NIỆM LỢI ÍCH KINH TẾ – XÃ HỘI, MÔI TRƯỜNG VÀ TÁC DỤNG CỦA PHÂN TÍCH KT – XH VÀ MÔI TRƯỜNG CỦA DỰ ÁN ĐẦU TƯ Khái niệm lợi ích kinh tế – xã hội và môi trường Lợi ích kinh tế – xã hội và môi trường là một phạm trù kinh tế tương đối. Một mặt nó phản ánh lợi ích trên phạm vi toàn xã hội, toàn bộ nền kinh tế quốc dân, mặt khác phản ánh lợi ích từng mặt kinh tế, xã hội và môi trường, đồng thời có mối quan hệ thống nhất và mâu thuẫn giữa ba mặt đó trong từng thời gian nhất định. Theo nghĩa hẹp, lợi ích kinh tế phản ánh sự đóng góp của dự án đầu tư về mặt kinh tế xét trên phạm vi nền kinh tế quốc dân. Theo nghĩa rộng là phản ánh sự đóng góp của dự án đầu tư cả về mặt kinh tế, xã hội và môi trường. Theo nghĩa này, lợi ích kinh tế là tổng thể các lợi ích mà nền kinh tế quốc dân và xã hội thu được khi dự án đầu tư được thực hiện. Trong quá trình thực hiện dự án đầu tư, xã hội cũng phải đóng góp hoặc bỏ ra những chi phí. Như vậy lợi ích kinh tế – xã hội và môi trường là phần chênh lệch giữa lợi ích được dự án đầu tư tạo ra so với cái giá mà xã hội phải trả. Phần chênh lệch này càng lớn thì hiệu quả kinh tế – xã hội càng cao. Các lợi ích kinh tế – xã hội và môi trường có thể là lợi ích định lượng được như mức gia tăng sản lượng, mức tăng thu nhập quốc dân, sử dụng lao động, tăng thu ngân sách, cũng có thể không định lượng được như sự phù hợp của dự án đầu tư với mục tiêu phát triển kinh tế xã hội, những lĩnh vực ưu tiên. Chính vì vậy việc tính toán và đo lường các chỉ tiêu lợi ích kinh tế – xã hội và môi trường phải có phương pháp luận đúng đắn với những thông số được lựa chọn hợp lý, đảm bảo độ tin cậy cao, tránh sai sót có thể xảy ra. Mục tiêu và tác dụng của phân tích kinh tế – xã hội và môi trường Sau khi đã phân tích tài chính cần phải tiến hành phân tích kinh tế – xã hội và môi trường của dự án. Phân tích kinh tế – xã hội và môi trường là một nội dung phân tích quan trọng của dự án. Mục tiêu của phân tích kinh tế xã hội và môi trường của dự án: Thông qua xác định những lợi ích kinh tế – xã hội và môi trường do dự án đầu tư mang lại mà xác định cụ thể vị trí của dự án đầu tư trong kế hoạch kinh tế quốc dân, tính phù hợp của dự án với mục tiêu. Đảm bảo độ tin cậy của dự án đầu tư thông qua việc sử dụng đúng đắn cơ sở lý thuyết và sự đóng góp thiết thực của dự án vào lợi ích chung của toàn xã hội. Góp phần đảm bảo công bằng xã hội, bảo vệ môi trường khi thực hiện dự án đầu tư. Phân tích kinh tế – xã hội và môi trường có các tác dụng: Đối với nhà đầu tư: phần phân tích kinh tế – xã hội là căn cứ chủ yếu để nhà đầu tư thuyết phục các cơ quan có thẩm quyền chấp thuận dự án và thuyết phục các ngân hàng cho vay. Đối với Nhà nước: là căn cứ chủ yếu để quyết định có cấp giấy phép đầu tư hay không. Đối với các Ngân hàng, các cơ quan viện trợ song phương, đa phương: cũng là căn cứ chủ yếu để họ quyết định có tài trợ vốn hay không. Các ngân hàng quốc tế rất nghiêm ngặt trong vấn đề này. Nếu không chứng minh được các lợi ích kinh tế – xã hội thì họ sẽ không tài trợ. SỰ KHÁC NHAU GIỮA PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH VÀ PHÂN TÍCH KINH TẾ – XÃ HỘI. Về mặt quan điểm: Phân tích tài chính chỉ mới xét trên tầng vi mô, còn phân tích kinh tế – xã hội sẽ phải xét trên tầng vĩ mô. Phân tích tài chính mới xét trên góc độ của nhà đầu tư, còn phân tích kinh tế – xã hội phải xuất phát từ quyền lợi của toàn xã hội. Mục đích chính của nhà đầu tư là tối đa lợi nhuận, thể hiện trong phân tích tài chính, còn mục tiêu chủ yếu của xã hội là tối đa phúc lợi sẽ phải được thể hiện trong phân tích kinh tế – xã hội. Về mặt tính toán Thuế: Các loại thuế mà dự án có nghĩa vụ phải nộp cho Nhà nước là một khoản chi phí đối với nhà đầu tư thì nó lại là một khoản thu nhập đối với ngân sách quốc gia, đối với nền kinh tế quốc dân. Việc miễn giảm thuế để ưu đãi, khuyến khích nhà đầu tư lại là một sự hy sinh của xã hội, một khoản chi phí mà xã hội phải gánh chịu. Mặt khác thuế chiếm một phần trong giá bán sản phẩm. Người tiêu thụ phải trả các khoản thuế chứa đựng trong giá bán của hàng hoá. Chính phủ là người thu các khoản thuế này để tái đầu tư hoặc chi dùng vào các việc chung. Vì vậy, xét trên phạm vi toàn thể cộng đồng thì hai khoản này triệt tiêu nhau, nó không tạo ra hoặc mất đi một giá trị nào cả. Tuy nhiên khi tính toán thu nhập thuần (lãi ròng), trong phân tích tài chính ta đã trừ đi các khoản thuế, như là các khoản chi thì bây giờ trong phân tích kinh tế – xã hội ta phải cộng lại các khoản này để xác định giá trị gia tăng cho xã hội do dự án mang lại. Lương: Lương và tiền công trả cho người lao động là một khoản chi của nhà đầu tư nhưng lại là một lợi ích mà dự án mang lại cho xã hội. Nói một cách khác trong phân tích tài chính, ta đã coi lương và tiền công là chi phí thì nay trong phân tích kinh tế – xã hội ta phải coi lương là thu nhập. Các khoản nợ Việc trả nợ vay (nợ gốc) là các hoạt động thuộc nghiệp vụ tín dụng, chỉ là sự chuyển giao quyền sử dụng vốn từ người này sang người khác mà không làm tăng hoặc giảm thu nhập quốc dân. Trong phân tích tài chính ta đã trừ đi các khoản trả nợ, thì nay trong phân tích kinh tế – xã hội ta phải cộng vào, khi tính các giá trị gia tăng. Trợ giá, bù giá Trợ giá hay bù giá là hoạt động bảo trợ của Nhà nước đối với một số loại sản phẩm trọng yếu của nền kinh tế quốc dân. Đây là một loại chi phí kinh tế mà cả xã hội phải gánh chịu đối với việc thực hiện dự án. Như vậy trong tính toán kinh tế xã hội ta phải trừ đi các khoản trợ giá, bù giá nếu có. Giá cả Trong phân tích tài chính giá cả được lấy theo giá thị trường, ảnh hưởng đến các khoản thực thu, thực chi của xí nghiệp, của nhà đầu tư. Nhưng như ta đã biết giá thị trường không trùng hợp với giá trị hàng hoá. Tại những nước có chính sách bảo hộ mậu dịch, thuế ưu đãi, lãi suất trợ cấp... thì giá thị trường càng bị bóp méo, khác biệt với giá trị đích thực của hàng hoá. Vì vậy lợi nhuận tính trong phân tích tài chính không phản ảnh đúng đắn mức lời, lỗ cho cả đất nước. Khi phân tích kinh tế xã hội cần phải loại bỏ những méo mó nói trên của giá cả, phải sử dụng giá phản ảnh được giá trị thực của hàng hoá. Giá này không tồn tại trong thế giới thực nên được gọi là "giá mờ". CÁC CHỈ TIÊU XÁC ĐỊNH ẢNH HƯỞNG CỦA DỰ ÁN ĐỐI VỚI NỀN KINH TẾ QUỐC DÂN. Chỉ tiêu giá trị gia tăng Mục tiêu cuối cùng của một dự án đối với nền kinh tế quốc dân là đóng góp càng nhiều càng tốt cho thu nhập quốc dân. Phần thu nhập quốc dân do dự án đóng góp cho nền kinh tế quốc dân là giá trị gia tăng thực NVA (Net Value Added). Giá trị gia tăng gồm hai bộ phận chính là lương và các khoản thặng dư xã hội. Phần lương được trả cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. Phần thặng dư xã hội bao gồm các loại thuế mà doanh nghiệp phải trả khi thực hiện dự án, lãi suất phải trả cho các cơ quan tài chính, lợi nhuận của dự án đem lại cho doanh nghiệp, quỹ phúc lợi, quỹ dự trữ, quỹ phát triển của doanh nghiệp.v.v... Giá trị gia tăng thực (NVA) được xác định bằng giá trị gia tăng chung trừ đi phần giá trị gia tăng chuyển ra ngoài như lương, lợi tức cổ phần.v.v... Đây là phần đóng góp thực của dự án đối với nền kinh tế quốc dân. Nếu đứng trên giác độ tái sản xuất xã hội mà xem xét một dự án, chúng ta thấy bất kỳ một dự án đầu tư nào khi ra đời đều ảnh hưởng một cách trực tiếp đối với các ngành cung cấp đầu vào và tiêu thụ đầu ra của nó và ảnh hưởng gián tiếp đến các ngành khác, bởi vì: Đối với đầu vào, dự án đầu tư ra đời sẽ làm: Tăng sản xuất ở những ngành có đầu ra là đầu vào của dự án. Giảm sản xuất ở những ngành cùng sử dụng đầu vào như đầu vào của dự án do cạnh tranh đầu vào; Tăng nhập khẩu hoặc giảm giá xuất khẩu những mặt hàng dạng đầu vào của dự án. Đối với đầu ra, dự án đầu tư ra đời sẽ làm: Tăng tiêu dùng xã hội. Tăng sản xuất ở những ngành sử dụng đầu vào là đầu ra của dự án. Giảm sản xuất ở những ngành cũng sản xuất đầu ra, loại đầu ra của dự án cạnh tranh đầu ra. Giảm nhập khẩu hoặc tăng xuất khẩu những mặt hàng dạng đầu ra của dự án. Tóm lại, một dự án đầu tư khi ra đời sẽ có ảnh hưởng đến: Tiêu dùng trong nền kinh tế; Sản xuất trong nền kinh tế; Trao đổi mậu dịch quốc tế. Đóng góp của dự án đối với nền kinh tế quốc dân không chỉ được xem xét riêng dự án đó, mà phải xem tất cả các dự án khác có liên quan của nền kinh tế quốc dân. Đối với các dự án có liên quan thì cần tính phần lợi ích và chi phí tăng thêm sau khi dự án mới ra đời. Về nguyên tắc phải tính đến toàn bộ các dự án có liên quan. Tuy nhiên trên thực tế người ta chỉ tính đến các dự án có liên quan trực tiếp với dự án mới. Vấn đề tạo công ăn việc làm của dự án. Để đánh giá hiệu quả về tạo công ăn việc làm của dự án chúng ta cần sử dụng hai nhóm chỉ tiêu hiệu quả sau đây: Nhóm 1: Nhóm hiệu quả tuyệt đối bao gồm các chỉ tiêu: Tổng số lao động lành nghề cần thiết cho dự án; Tổng số lao động không lành nghề cần thiết cho dự án; Tổng số lao động (lành nghề và không lành nghề) cần thiết cho dự án; Tổng số lao động lành nghề cần thiết của dự án liên quan tăng lên (hoặc giảm đi) do dự án mới ra đời; Tổng số lao động không lành nghề cần thiết của dự án liên quan tăng lên (hoặc giảm đi) do dự án mới ra đời. Tổng số lao động (lành nghề và không lành nghề) cần thiết cho các dự án liên quan tăng lên (hoặc giảm đi) do dự án mới ra đời; Tổng số lao động lành nghề tăng lên nói chung; Tổng số lao động không lành nghề tăng lên nói chung; Tổng số lao động (lành nghề và không lành nghề) tăng lên nói chung. Nhóm 2: Nhóm hiệu quả tương đối bao gồm các chỉ tiêu phản ánh số việc làm được tạo ra trên một đơn vị vốn đầu tư bao gồm: Suất việc làm trực tiếp cho lao động lành nghề trên một đơn vị vốn đầu tư Suất việc làm trực tiếp cho lao động không lành nghề trên một đơn vị vốn đầu tư Suất việc làm trực tiếp cho lao động lành nghề và không lành nghề trên một đơn vị vốn đầu tư Suất việc làm gián tiếp cho lao động lành nghề và không lành nghề trên một dơn vị vốn đầu tư Suất việc làm toàn bộ cho lao động lành nghề và không lành nghề trên một đơn vị vốn đầu tư Tác động điều tiết thu nhập. Như trên đã nói một dự án đầu tư ra đời đóng góp cho nền kinh tế quốc dân bằng giá trị gia tăng của mình và giá trị gia tăng của các dự án có liên quan. Phần giá trị gia tăng đó sẽ được phân bố cho các nhóm đối tượng khác nhau như những người làm công ăn lương, những người hưởng lợi nhuận, Nhà nước, các quỹ dự trữ và phát triển của doanh nghiệp hoặc sẽ được phân phối theo các vùng khác nhau. Chính việc phân phối này sẽ tạo nên những ảnh hưởng của dự án đối với các mối quan hệ về thu nhập trong xã hội và từ đó sẽ có những tác động đến sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Hai dự án tạo ra hàng năm cùng một lượng giá trị gia tăng như nhau nhưng sẽ tạo ra những ảnh hưởng khác nhau nếu như việc phân phối giá trị gia tăng đó có khác nhau. Như vậy, cơ cấu phân phối giá trị gia tăng của dự án là yếu tố quyết định đến sự tác động điều tiết thu nhập. Cơ cấu này được thể hiện qua 2 loại chỉ tiêu: Chỉ tiêu tuyệt đối: Được xác định phần giá trị gia tăng phân phối hàng năm cho các nhóm đối tượng khác nhau Đối với những người làm công ăn lương thì đó là phần lương hàng năm và các khoản phụ cấp hàng năm khác; Đối với những người hưởng lợi nhuận thì đó là phần lãi phải trả hàng năm cho việc vay vốn, lợi tức cổ phần hàng năm cho các cổ đông; Đối với Nhà nước là các khoản thuế nộp ngân sách, lãi vay từ ngân hàng Nhà nước, lợi tức cổ phần thuộc các cổ phần Nhà nước, tiều thuế và tiền bảo hiểm phải nộp cho Nhà nước Đối với các quỹ dự trữ và phát triển, phần giá trị gia tăng không phân phối là toàn bộ số giá trị gia tăng phục vụ hàng năm cho các quỹ này. Đối với mỗi vùng là toàn bộ giá trị gia tăng được phân phối hàng năm cho các nhóm đối tượng thuộc vùng đó. Chỉ tiêu tương đối: Được xác định bằng tỷ trọng giá trị gia gia phân phối hàng năm cho từng nhóm đối tượng trên tổng giá trị gia tăng thực hàng năm. PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG CỦA DỰ ÁN ĐỐI VỚI MÔI TRƯỜNG SINH THÁI Một dự dự án đầu tư có thể gây ra những ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đối với môi trường sinh thái. Ảnh hưởng tích cực có thể kể đến: Tạo thêm nguồn nước sạch cho người và sinh vật. Tạo thêm cây xanh làm trong sạch không khí và dịu mát. Cải thiện điều kiện vệ sinh, y tế. Làm đẹp thêm cảnh quan, tôn tạo vẻ đẹp của thiên nhiên. Ảnh hưởng tiêu cực: Làm thay đổi điều kiện sinh thái, mất cân bằng sinh thái, làm khô cạn các nguồn nước tiêu diệt các sinh vật... Gây ô nhiễm môi trường. Đây là trường hợp hay gặp nhất, đặc biệt đối với các các dự án công nghiệp: làm bẩn, nhiễm độc không khí, các nguồn nước, nhất là nước mặt, đất đai, gây ồn ào cho các khu vực dân cư. Mức độ ô nhiễm môi trường được đánh giá bằng các thiết bị đo riêng cho từng loại. Các chỉ tiêu quy định cho phép về độ ô nhiễm đã được Nhà nước ban hành. Những dự án nào vi phạm các quy định này sẽ bị loại bỏ. Trong khi lập dự án cần phải xem xét đến các vấn đề sau: Dự tính mức độ ảnh hưởng xấu đến môi trường. Xác định rõ nguyên nhân. Đề xuất các giải pháp khắc phục. Chi phí cần thiết cho việc bảo vệ môi trường. QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ TRONG BCVT KHÁI NIỆM, TÁC DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ Khái niệm quản lý dự án đầu tư Quản lý dự án được hiểu là tổng thể những tác động có hướng đích của chủ quản lý tới quá trình hình thành, thực hiện và hoạt động của dự án nhằm đạt tới mục tiêu dự án trong những điều kiện môi trường biến động. Quản lý dự án hiểu theo cách cụ thể hơn là quá trình lập kế hoạch tổng thể, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu: Lập kế hoạch: Đó là việc xác định rõ mục tiêu của dự án, thực hiện phân tách công việc, xác định rõ mối quan hệ lôgíc giữa các công việc, xây dựng một lịch trình thời gian và lập kế hoạch nguồn lực để thực hiện dự án. Điều phối thực hiện dự án: Đây là quá trình phân phối nguồn lực, bao gồm tiền vốn, lao động thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian. Giai đoạn này chi tiết hoá thời hạn thực hiện từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu và khi nào kết thúc). Giám sát: Là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn thành, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng. Chu trình quản lý dự án: GIÁM SÁT - Đo lường kết quả - So sánh với mục tiêu - Báo cáo - Giải quyết các vấn đề ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN - Điều phối tiến độ thời gian - Phân phối nguồn lực - Phân phối các nỗ lực - Khuyến khích và động viên cán bộ và nhân viên LẬP KẾ HOẠCH - Thiết lập mục tiêu - Điều tra nguồn lực - Xây dựng kế hoạch Hình 6.1 Chu trình quản lý dự án Mục tiêu cơ bản của quản lý các dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu và đảm bảo chất lượng trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi. Tác dụng của quản lý dự án Liên kết tất cả các hoạt động công việc của dự án. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và những nhà cung cấp đầu vào cho dự án. Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án. Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được. Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên có liên quan để giải quyết những bất đồng. Tạo ra những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn. Phân cấp quản lý dự án BCVT Đối với ngành Bưu chính viễn thông thẩm quyền quyết định đầu tư và uỷ quyền đầu tư được quy định theo Nghị định số 16/2005/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình. Lưu ý: Đối với các đơn vị thành viên của VNPT, Hội đồng quản trị của VNPT ra quyết định về việc phân cấp và ủy quyền trong công tác đầu tư xây dựng. Nguyên tắc phân cấp và ủy quyền đầu tư phụ thuộc vào khả năng và trình độ quản lý của đơn vị, nhu cầu đầu tư hàng năm, theo tính chất dự án, theo mức cạnh tranh của thị trường thuộc vùng dự án. Ví dụ: Tổng giám đốc VNPT quyết định đầu tư đến 50 tỷ đồng đối với các dự án phát triển mạng lưới BCVT,... Các đơn vị thành viên của VNPT được chia thành 5 nhóm khác nhau. Các dự án sử dụng vốn khác, vốn hỗn hợp chủ đầu tư tự quyết định đầu tư và chịu trách nhiệm. NỘI DUNG QUẢN LÝ DỰ ÁN Xét theo đối tượng quản lý, nội dung chủ yếu của quản lý dự án bao gồm những nội dung sau: Lập kế hoạch tổng quan: Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự lôgíc, là việc chi tiết hoá các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau được kết hợp chặt chẽ. Quản lý phạm vi: Quản lý phạm vi dự án là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào ngoài phạm vi của dự án. Quản lý thời gian: Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành. Quản lý chi phí: Quản lý chi phí của dự án là quá trình lập kế hoạch chi phí, giám sát việc thực hiện chi phí theo tiến độ từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí. Quản lý chất lượng: Quản lý chất lượng là quá trình lập kế hoạch chất lượng dự án, triển khai, giám sát những tiêu chuẩn chất lượng các công việc và toàn bộ dự án, đảm bảo chất lượng dự án theo đúng tiêu chuẩn đã định. Quản lý nhân lực: Quản lý nhân lực là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành dự án. Quản lý thông tin: Quản lý thông tin là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và các cấp quản lý khác nhau. Quản lý rủi ro: Quản lý rủi ro là việc xác dịnh những yêu tố rủi ro, lượng hoá mức độ rủi ro và lập kế hoạch đối phó với từng loại rủi ro, cũng như triển khai thực hiện theo kế hoạch này. Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán: Là quản lý hợp đồng và hoạt động cung cấp các yếu tố đầu vào cho dự án như nguyên vật liệu, công nghệ thiết bị. CÁC HÌNH THỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN Căn cứ điều kiện năng lực của tổ chức, cá nhân, yêu cầu của dự án, người quyết định đầu tư xây dựng công trình quyết định lựa chọn một trong các hình thức quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình sau đây: Thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án khi chủ đầu tư xây dựng công trình không đủ điều kiện năng lực; Trực tiếp quản lý dự án khi chủ đầu tư xây dựng công trình có đủ điều kiện năng lực về quản lý dự án. Trường hợp chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án thì chủ đầu tư có thể thành lập Ban Quản lý dự án. Ban Quản lý dự án chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư theo nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Tổ chức, cá nhân quản lý dự án phải có đủ điều kiện năng lực theo quy định của Nghị định 16/CP/ 2005 ngày 6/2 năm 2005 của Chính phủ. Trường hợp chủ đầu tư thành lập Ban Quản lý dự án Ban Quản lý dự án được đồng thời quản lý nhiều dự án khi có đủ điều kiện năng lực và được chủ đầu tư cho phép. Ban Quản lý dự án không được phép thành lập các Ban Quản lý dự án trực thuộc hoặc thành lập các đơn vị sự nghiệp có thu để thực hiện việc quản lý dự án. Đối với các dự án đầu tư xây dựng công trình quy mô lớn, phức tạp hoặc theo tuyến thì Ban Quản lý dự án được phép thuê các tổ chức tư vấn để quản lý các dự án thành phần. Ban Quản lý dự án được ký hợp đồng thuê cá nhân, tổ chức tư vấn nước ngoài có kinh nghiệm, năng lực để phối hợp với Ban Quản lý dự án để quản lý các công việc ứng dụng công nghệ xây dựng mới mà tư vấn trong nước chưa đủ năng lực thực hiện hoặc có yêu cầu đặc biệt khác. Cơ cấu tổ chức quản lý dự án theo hình thức này có dạng: Chủ đầu tư – Chủ dự án Tổ chức tư vấn Tổ chức thực hiện dự án I Tổ chức thực hiện dự án II Tổ chức thực hiện dự án III Ban Quản lý dự án Hình 6.2 Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án. Trường hợp dự án thực hiện theo hình thức tổng thầu, ngoài việc phải thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại khoản 2 Điều 36 Nghị định 16/CP của Chính phủ ngày 6/2/2005, Ban Quản lý dự án còn phải thực hiện các công việc sau: Thoả thuận với tổng thầu về hồ sơ mời dự thầu, hồ sơ mời đấu thầu mua sắm thiết bị công nghệ chủ yếu và về chi phí mua sắm thiết bị thuộc tổng giá trị của hợp đồng; Phê duyệt danh sách các nhà thầu phụ trong trường hợp chỉ định tổng thầu. Trường hợp chủ đầu tư thuê tư vấn quản lý dự án Người quyết định đầu tư quyết định hình thức lựa chọn tư vấn quản lý dự án. Tổ chức tư vấn được lựa chọn phải đủ điều kiện năng lực phù hợp với quy mô, tính chất của dự án. Tổ chức tư vấn phải là tổ chức tư vấn độc lập. Nhiệm vụ của tổ chức tư vấn quản lý dự án: Kiểm tra hồ sơ thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình để chủ đầu tư phê duyệt; Lập hồ sơ mời thầu, tư vấn lựa chọn nhà thầu; Thực hiện nhiệm vụ giám sát thi công xây dựng công trình nếu đủ điều kiện năng lực; Nghiệm thu, thanh toán, quyết toán các hợp đồng đã ký kết; tư vấn quản lý dự án phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư và pháp luật về tính chính xác, hợp lý của giá trị thanh toán; Quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ, chi phí xây dựng, an toàn và vệ sinh môi trường của dự án; Nghiệm thu, bàn giao công trình; Lập báo cáo thực hiện vốn đầu tư hàng năm, lập báo cáo quyết toán khi dự án hoàn thành đưa vào khai thác, sử dụng. Tuỳ điều kiện của dự án, chủ đầu tư có thể giao các nhiệm vụ khác cho tư vấn quản lý dự án và phải được ghi cụ thể trong hợp đồng. Tổ chức tư vấn quản lý dự án phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về các nội dung đã cam kết trong hợp đồng. Phải bồi thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra trong quá trình quản lý dự án. Tư vấn quản lý dự án phải chịu trách nhiệm về các hoạt động quản lý dự án. Chủ đầu tư – Chủ dự án Tổ chức tư vấn Chọn tổng thầu Tổ chức thực hiện dự án Khảo sát Thiết kế Xây lắp ... Hình 6.3 Mô hình thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ Công cụ quản lý vĩ mô dự án Để quản lý vĩ mô các dự án, Nhà nước phải sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau như: Các công cụ định hướng cho quản lý dự án. Các công cụ này bao gồm: Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách về đầu tư và quản lý dự án. Hệ thống các quy phạm đối với hoạt động đầu tư của dự án. Các quy phạm này được thể hiện trong các văn bản quản lý nhà nước về đầu tư và quản lý về dự án đầu tư. Các cơ quản lý nhà nước về đầu tư và quản lý dự án, bao gồm cả cơ cấu tổ chức và con người trong các cơ quan này, nhất là cơ quan kế hoạch và thanh tra các cấp. Hệ thống đảm bảo thông tin cho quá trình quản lý vĩ mô các dự án. Công cụ trong quản lý vi mô các dự án. Công cụ trong quản lý vi mô các dự án được hiểu là những phương tiện giúp nhà quản lý dự án thực hiện chức năng của mình, bao gồm: Biểu đồ tổ chức các công việc của dự án, Sơ đồ mạng của dự án, Biểu đồ Gantt, Sơ đồ PERT,... Biểu đồ tổ chức các công việc của dự án Biểu đồ tổ chức các công việc là công cụ cơ bản để thực hiện các chức năng quản lý dự án: Lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra. Biểu đồ tổ chức công việc phản ánh cơ cấu phân tách công việc của dự án. Cơ cấu phân tách công việc của dự án phản ánh phân chia dự án thành những công việc và những công việc nhỏ hơn. Quá trình phân tách công việc là quá trình liệt kê theo cấp bậc những công việc bộ phận của dự án. Một sơ đồ tổ chức công việc thường có dạng sau: Cấp bậc Công việc 1 Toàn bộ dự án 2 Những công việc lớn (giai đoạn) 3 Những công việc nhỏ (giai đoạn) 4 Những công việc nhỏ hơn nữa 5 Những công việc riêng lẻ Cơ cấu phân tách công việc trông giống như một biểu đồ tổ chức thường có dạng sau: Khi thiết lập sơ đồ tổ chức công việc cần đảm bảo các yêu cầu sau: Phân công trách nhiệm rõ ràng. Thực hiện tất cả các khía cạnh của dự án. Xác lập các kế hoạch chi tiết. Phân bổ các nguồn lực chi tiết. Đánh giá được hiện trạng, kết quả. Điều chỉnh kế hoạch dễ dàng. Mạng công việc của dự án Khái niệm: Mạng công việc của dự án là một bản sao trình tự các hoạt động của dự án và các quan hệ lôgíc của những hoạt động đó. Mạng công việc có tác dụng chủ yếu sau: Phản ánh mối quan hệ tương tác giữa các công việc, nhiệm vụ của dự án; Xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời hạn hoàn thành dự án, trên cơ sở đó xác định các công việc găng và đường găng của dự án; Là cơ sở để tính toán thời gian dự trữ của các công việc, các sự kiện: Cho phép xác định được những công việc nào phải thực hiện kết hợp nhằm tiết kiệm thời gian và nguồn lực, công việc nào phải thực hiện đồng thời để đạt được mục tiêu về thời hạn hoàn thành dự án; Là cơ sở để lập kế hoạch, kiểm soát và theo dõi kế hoạch tiến độ và điều hành dự án. Mạng công việc cho phép các nhà quản trị dự án tối ưu hoá được thời hạn của toàn bộ dự án với những mức kinh phí chấp nhận được, là căn cứ của toàn bộ hoạt động điều hành và kiểm tra trong quá trình quản lý dư án. Để xây dựng mạng công việc cần xác định mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc của dự án. Có một số quan hệ phụ thuộc giữa các công việc của dự án như: Phụ thuộc bắt buộc là mối quan hệ phụ thuộc, bản chất tất yếu, không thể khác được giữa các công việc của dự án, ở đây bao hàm cả ý giới hạn về nguồn lực vật chất. Ví dụ việc lắp đặt thiết bị tổng đài không thể tiến hành trước khi việc đấu thầu mua sắm thiết bị được tiến hành. Phụ thuộc tùy ý: là mối quan hệ phụ thuộc được xác định bởi nhóm quản trị dự án. Mối quan hệ này xác định dựa trên cơ sở hiểu biết thực tiễn về các lĩnh vực kinh tế, xã hội, kỹ thuật liên quan đến dự án nvà trên cơ sở đánh giá đúng những rủi ro và có giải pháp điều chỉnh mối quan hệ cho phù hợp. Phụ thuộc bên ngòai Là mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc dự án với những công việc không thuộc dự án, là sự phụ thuộc của các công việc dự án với các yếu tố bên ngoài. Ví dụ việc lắp đặt các line điện thoại tại bưu cục vừa xây phụ thuộc vào tiến độ lắp đặt của công ty viễn thông. Phương pháp biểu diễn mạng công việc Có hai phương pháp chính để biểu diễn mạng công việc. Đó là phương pháp “đặt công việc trên mũi tên” (AOA – Activitieson Arrow) và phương pháp “đặt công việc trong các nút”. Cả hai phương pháp này đều có chung một nguyên tắc là: Để bắt đầu một công việc mới thì các công việc sắp xếp trước nó phải hòan thành, các mũi tên được vẽ từ trái qua phải, phản ánh quan hệ lô gíc trước sau giữa các công việc, nhưng không có ý nghĩa phản ánh độ dài thời gian. Phương pháp AOA Xây dựng mạng công việc theo AOA dựa trên một số khái niệm sau: Công việc (hành động) là một nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ cụ thể cần được thực hiện của dựa án. Nó đòi hỏi thời gian, nguồn lực và chi phí đề hoàn thành; Sự kiện là điểm chuyển tiếp, đánh dấu một hay một nhóm công việc đã hoàn thành và khởi đầu của một hoặc một nhóm công việc kế tiếp. Đường là sự kết nối liên tục các công việc theo hướng đi của mũi tên, tính từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối. Xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA dựa trên nguyên tắc: Mỗi công việc của dự án được biêu thị bằng một mũi tên, mỗi đầu có một vòng tròn gọi là đỉnh (sự kiện). Trên mũi tên ghi rõ nội dung hoặc thời gian hoặc chi phí để hoàn thành công việc. Sơ đồ được lập từ trái qua phải. Mỗi đỉnh được gọi là sự kiện – là sự kết thúc một hay một số công việc và là điều kiện để bắt đầu một hoặc một số công việc tiếp theo. Đánh số thứ tự các đỉnh ghi vào góc trên cùng theo một quy tắc sau: Đỉnh nào chỉ có mũi tên đi ra thì đánh số trước. Đánh số từ trên xuống dưới, từ trái qua phải. Đỉnh nào được đánh số rồi thì các mũi tên đi ra từ đó bị coi như bị xoá. Ví dụ: một dự án bao gồm 5 công việc với các dữ liệu được ghi trong bảng dưới đây. Đơn vị tính: Tháng – Triệu đồng Công việc Trình tự tiến hành công việc Bình thường Rút ngắn Chênh lệch chi phí cho một đơn vị thời gian Thời gian Kinh phí Thời gian Kinh phí X1 Làm ngay không trì hoãn 3 9 2 10 1 X2 Làm ngay không trì hoãn 3 12 2 14 2 X3 Làm sau khi X1 xong 4 8 3 12 4 X4 Làm sau khi X1 xong 3 9 2 11 2 X5 Làm sau khi X2, X3 xong 6 18 4 20 2 Căn cứ vào kỹ thuật lập sơ đồ mạng ta có sơ đồ sau Hình 6.1 Sơ đồ tổ chức mạng lưới các công việc Trong sơ đồ, đỉnh 1 là sự kiện xuất phát – bắt đầu dự án. Đỉnh 5 là thời hạn cuối cùng kết thúc mọi công việc của dự án. Phương pháp AON Xây dựng mạng công việc theo phương pháp AON đảm bảo các nguyên tắc sau: Các công việc được trình bày trong một nút (hình chữ nhật). Những thông tin trong hình chữ nhật gồm tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và độ dài thời gian thực hiện công việc. Các mũi tên chỉ thuần túy xác định thứ tự trước sau của các công việc; Tất cả các nút, trừ điểm nút cuối cùng đều có ít nhất một điểm nút đứng sau. Tất cả các điểm, trừ nút điểm đầu tiên, đều có ít nhất một điểm nút đứng trước; Trong sơ đồ mạng chỉ có một điểm nút (sự kiện) đầu tiên và một điểm nút (sự kiện cuối cùng). Trong đó: Nhược điểm của phương pháp AON và AOA là: các công việc phải được xác định khá cụ thể về ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời hạn hoàn thành; công việc trước phải hoàn thành toàn bộ đã rồi mới có thể bắt đầu công việc tiếp theo. Thực tế, mối quan hệ công việc rất phức tạp. Không nhất thiết cứ phải hoàn thành toàn một công việc nào đó rrồi mới có thể bắt đầu công việc sau kế tiếp. Phương pháp đường găng CPM (Critical Path Metod) và phương pháp PERT (Program evaluation and review technique – Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án) Một trong những kỹ thuật cơ bản để quản lý tiến trình dự án là Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT) và phương pháp đường găng (CPM). Phương pháp PERT và CPM có những nét khác nhau như PERT xem xét thời gian thực hiện các công việc của dự án là một đại lượng biến đổi nhưng có thể xác định được nhờ lý thuyết xác suất, nhưng CPM lại sử dụng các ước lượng thời gian xác định, nhưng cả hai phương pháp đều chỉ rõ mối quan hệ liên tục giữa các công việc, đều tính toán đường găng, cùng chỉ ra thời gian dự trữ của các công việc. Do đó khi đề cập tới phương pháp quản lý tiến độ dự án người ta thường viết đồng thời cả hai phương pháp (PERT/CPM). Về trình tự thực hiện có 6 bước co bản được áp dụng chung cho cả hai phương pháp. Xác định các công việc cần thực hiện của dự án; Thiết lập mối quan hệ và trình tự thực hiện các công việc. Theo trình tự thực hiện, các công việc của dự án chia thành các hoạt động đồng thời và các hoạt động liên tiếp. Vẽ sơ đồ mạng công việc. Xác định thời gian thực hiện mỗi công việc của dự án và các chi phí như vật tư, tiền vốn. Xác định thời gian dự trữ các công việc Xác định đường găng Kỹ thuật lập sơ đồ PERRT/CPM được thực hiện như sau: PERT là một mạng công việc, bao gồm các sự kiện và công việc. Theo phương pháp AOA, mỗi công việc được thể hiện bằng một đoạn thẳng nối 2 đỉnh (sự kiện) và co mũi tên chỉ hướng. Một sơ đồ PERT chỉ có một điểm đầu và một điểm cuối. Các khái niệm sử dụng trong phương pháp: Hai công việc nối tiếp nhau: Công việc b chỉ bắt đầu khi công việc a đã hoàn thành: Hai công việc thực hiện đồng thời: Các công việc đều bắt đầu được thực hiện cùng một thời điểm. Hai công việc hội tụ: Hai công việc a và b có thể bắt đầu không cùng thời điểm nhưng lại cùng hoàn thành tại một thời điểm Công việc (biến) giả: Là một công việc không có thực, không đòi hỏi thời gian và chi phí để thực hiện, nhưng nó có tác dụng chỉ rõ mối quan hệ trước sau giữa các công việc và sự kiện trong sơ đồ PERT. Ví dụ: Trong sơ đồ trên biến X cho biết công việc d chỉ được bắt đầu khi công việc a, b đã hoàn thành. Hiện nay để xây dựng sơ đồ mạng công việc người ta thường sử dụng phần mềm quản lý dự án WinProject 9.0 Dự tính thời gian thực hiện từng công việc Để xác định thời gian thực hiện các công việc có thể dùng phương pháp tất định và phương pháp ngẫu nhiên. Phương pháp tất định bỏ qua yếu tố bất định trong khi phương pháp ngẫu nhiên tính đến sự tác động của các nhân tố ngẫu nhiên khi dự tính thời gian thực hiện các công việc. Khi lập kế hoạch tiến độ, việc dự án hoàn thành vào một ngày nào đó là một yếu tố bất định bởi vì nó chịu tác động của nhiều yếu tố ngẫu nhiên. Vì vậy, thời gian thực hiện dự tính của một hoạt động là thời gian được xác định theo xác suất phổ biến (phân phối ), phụ thuộc vào ba giá trị thời gian lạc quan, bi quan và thường gặp. Trong đó: tp (Expected time) – Thời gian trung bình để thực hiện xong công việc Xi. t0 (Optimistic Time) – là thời hạn làm công việc Xi một cách nhanh nhất (thời gian lạc quan – xác suất thường gặp – 1%, xác định theo kinh nghiệm hoặc theo số liệu thống kê quá khứ). tm (Most likely time) – là thời hạn thông thường để thực hiện xong công việc Xi (quan – xác suất thường gặp trên 90%, xác định theo kinh nghiệm hoặc theo số liệu thống kê quá khứ) tp (pessimistic Time) – là thời hạn thực hiện xong công việc Xi một cách chậm nhất (thời gian bi quan quan – xác suất thường gặp – 1%, xác định theo kinh nghiệm hoặc theo số liệu thống kê quá khứ). Khi đó độ dài thời gian hoàn thành các công việc găng sẽ được xác định như sau: Trong đó: i – là công việc găng Giả sử các công việc độc lập nhau thì thời gian hoàn thành dự án là tổng thời gian kỳ vọng thực hiện các công việc trên đường găng và phương sai hoàn thành dự án cung là tổng phương sai các công việc trên đường găng đó. Trong đó: Vp – Phương sai hoàn thành dự án (Variance of Path Time) – Phương sai thời gian thực hiện dự tính từng công việc trên đường găng và được xác định như sau: Trong đó: – Độ lệch chuẩn của thời gian hoàn thành các công việc găng và được xác định như sau: Khi phương sai của dự án càng lớn thì tính không chắc chắnvề thời gian hoàn thành dự án càng tăng. Xác suất hoàn thành dự án có thể được xác định (giả sử thời gian hoàn thành các công việc của dự án biến động theo quy luật chuẩn và giá trị trung bình trong phân phối chuẩn là thời gian hoạt động kỳ vọng theo đường găng) được xác định theo công thức sau: Trong đó: S – Thời gian dự kiến hoàn thành toàn bộ dự án z – Đại lượng xác suất tích lũy trong phân phối chuẩn (diện tích đường cong tính từ đến z) Quy trình tính toán thời gian thực hiện dự tính một công việc: Vẽ sơ đồ PERT của dự án căn cứ vào bảng phân tích công việc. Mỗi hoạt động được ký hiệu băng một chữ cái ; Xác định thời gian lạc quan của từng công việc; Xác định thời gian thường gặp của từng công việc; Xác định thời gian bi quan của từng công việc; Tính thời gian thực hiện dự tính của công việc (tei) ; Ghi thời gian thực hiện dự tính vào bên phải chữ cái ký hiệu của từng công việc Tính độ lệch tiêu chuẩn của thời gian thực hiện dự tính từng công việc; Tính phương sai thời gian thực hiện dự tính từng công việc (Vei) Tính phương sai thời gian thực hiện dự tính của cả dự án (Vp). Thời gian thực hiện các công việc của dự án phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có các yếu tố về nguồn nhân lực. Muốn giảm thời gian cho một công việc nào đó thì cần tăng chi phí. Khi xác định thời gian cho mỗi công việc cần xác định cả thời gian rút ngắn với những chi phí tăng thêm. Xác định thời gian dự trữ của dự án Thời gian dự trữ của mỗi đỉnh (sự kiện) Thời gian bắt đầu của mỗi đỉnh (sự kiện) Thời hạn bắt đầu sớm của mỗi đỉnh (sự kiện) là thời hạn cần thiết để hoàn thành tất cả các công việc tiến tới nó, cũng chính là thời gian để bắt đầu những công việc đi ra từ nó. Thông thường trên sơ đồ thời gian này được ghi ở góc trái các đỉnh theo quy tắc: Tính từ đỉnh nhỏ đến đỉnh lớn kế tiếp 1, 2,... Đỉnh 1 có thời hạn bắt đầu sớm bằng không Các đỉnh còn lại lấy số lớn nhất của tổng thời hạn giữa thời hạn bắt đầu sớm của đỉnh liền trước với thời gian thực hiện công việc tiến về phía nó. Công thức xác định: TEj = Max (TEi + tij) Trong đó: TEj – Thời gian sớm nhất để đạt tới đỉnh j kể từ khi bắt đầu dự án (quãng đường dài nhất tính từ sự kiện đầu đến sự kiện j; tij – thời gian thự chiện công việc mà kéo dài từ đỉnh (sự kiện) i đến đỉnh j (I là sự kiện trước, j là sự kiện sau). TE1 bằng không. Ví dụ, trong sơ đồ 6.1: Đỉnh 2 có một công việc tiến về phía nó nên thời gian bắt đầu sớm bằng 0 + 3 = 3 Đỉnh 3 có 2 công việc tiến về phía nó, thời gian bắt đầu sớm bằng Max (4 + 3, 3 + 0) = 6 Đỉnh 4 có 2 công việc tiến về phía nó nên thời gian bắt đầu sớm bằng Max (3 + 3; 6 + 7) = 13. Thời hạn kết thúc muộn của mỗi đỉnh là thời hạn chậm nhất để hoàn thành tất cả các công việc tiến về phía nó. Thông thường, trên sơ đồ mạng của dự án thời hạn này được ghi vào góc phải của các đỉnh theo quy tắc: Tính lùi từ đỉnh có số thứ tự lớn về đỉnh có số thứ tự nhỏ kế tiếp. Đỉnh cuối có thời hạn kết thúc muộn bằng thời hạn bắt đầu sớm. Các đỉnh còn lại lấy số hiệu nhỏ nhất của hiệu giữa thời hạn kết thúc muộn đỉnh trước với thời gian thực hiện công việc lùi về phía nó. Công thức tính: TLi = Min (TLj – tij) Trong đó: TLi – Thời gian chậm nhất để hoàn thành tất cả các công việc tiến về phía sự kiện i mà không làm chậm trễ việc hoàn thành dự án; TLj – Thời gian chậm nhất để hoàn thành tất cả các công việc tiến về phía sự kiện j mà không làm chậm trễ việc hoàn thành dự án TLcuối cùng = Độ dài thời gian thực hiện dự án (TCP) Ví dụ trên hình 6.1: Đỉnh 3 có một công việc lùi về phía nó nên thời hạn kết thúc muộn của đỉnh này bằng 12 – 6 = 6 Đỉnh 2 có 2 công việc lùi về phía nó nên thời hạn kết thúc muộn của đỉnh này bằng Min (7 – 4, 13 – 3) = 3. Ý nghĩa của việc tính thời gian bắt đầu sớm và thời gian kết thúc muộn: Tính toán thời gian dự trữ của một sự kiện TS = TLi – TEi Là cơ sở để xác định đường găng. Đường găng là đường nối liền các công việc găng và đỉnh găng liên tục từ đỉnh 1 (sự kiện xuất phát) và đỉnh cuối, có tổng thời hạn thực hiện các công việc bằng thời hạn kết thúc muộn ở đỉnh cuối. Các công việc nằm trên đường găng trên sơ đồ mạng thường được ghi bằng nét đậm màu xanh. Đường găng là đường có chiều dài nhất trong số những đường nối từ đỉnh 1 đến đỉnh cuối, tức là thời gian hoàn thành dự án không thể ngắn hơn chiều dài đường găng. Nếu một công việc găng nằm trên đường găng bị chậm trễ thì toàn bộ dự án cũng bị chậm trễ theo. Muốn rút ngắn thời gian hoàn thành toàn bộ dự án cần phải rút ngắn thời gian thực hiện các công việc găng nằm trên đường găng. Đỉnh (sự kiện) găng là đỉnh có hiệu số giữa thời hạn kết thúc muộn và thời hạn kết thúc sớm bằng không. Hiệu số này trên sơ đồ được ghi ở góc dưới. Để xác định đỉnh găng cần xác định thời hạn bắt đầu sớm và thời hạn kết thúc muộn. Hiệu giữa thời hạn kết thúc muộn và bắt đầu sớm được ghi ở góc dưới mỗi đỉnh. Đỉnh nào có hiệu số này bằng không thì được gọi là đỉnh găng. Công việc găng là công việc nối liền hai đỉnh găng. Công việc găng không có thời gian dự trữ, nếu thực hiện chậm sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ thời gian thực hiện dự án. Trên sơ đồ mạng, công việc găng được vẽ đậm. Ví dụ: Một dự án có các công việc (hoạt động) sau đây (đơn vị tính: tuần) Việc đặt mua máy móc thiết bị (công việc a): Tiến hành ngay từ đầu, có thời gian lạc quan 20; thường gặp 24 và bi quan – 30); Việc tuyển nhân công (công việc b): Tiến hành ngay từ đầu, (có thời gian lạc quan – 2; thường gặp 2 và bi quan – 3); Việc kiểm tra máy móc thiết bị (công việc c): Tiến hành sau công việc a, có thời gian lạc quan – 2; thường gặp 3 và bi quan – 4); Việc lắp đặt máy móc thiết bị (công việc d): Tiến hành sau công việc a, có thời gian lạc quan – 8; thường gặp 16 và bi quan – 20); Việc đào tạo công nhân (công việc e): Tiến hành sau công việc b, có thời gian lạc quan – 4; thường gặp 5 và bi quan – 6); Việc chạy thử máy và đưa vào hoạt động (công việc f): Tiến hành sau công việc d, e, g (công việc giả), có thời gian lạc quan -8; thường gặp 16 và bi quan – 20); Công việc giả biểu thị: công việc f chỉ tiến hành sau khi việc kiểm tra máy móc thiết bị (công việc c) được hoàn thành. Công việc f có thời gian lạc quan là 4; thường gặp – 5 và bi quan là – 9 Bài giải. Bước 1: Vẽ sơ đồ PERT của dự án: Bước 2: Xác định thời gian thực hiện dự tính của từng công việc Bảng 6.1 Thời gian thực hiện dự tính của từng công việc Công việc Hoàn thành Thời gian Thời gian dự tính t0 tm tp 1 2 3 4 5 6 a - 20 24 30 24,3 b - 2 2 3 2,2 c a 2 3 4 3,0 d a 8 16 20 15,3 e b 4 5 6 5,0 f d, e, g 4 5 9 5,5 Bước 3: Xác định đường găng Trên cơ sở sơ đồ PERT ta có các các sau để xác định đường găng: Cách 1. Xác định số lượng đường (tuyến) có trong sơ đồ PERT và thời gian thực hiện từng tuyến: Bảng 6.2 Thời gian thực hiện từng tuyến TT Tuyến Tổng thời gian hoạt động Kết quả 1 a – c – g – f 24,3 + 3 + 0 + 5,5 32,8 2 a – d – f 24,3 + 15,3 + 5,5 45,1 3 b – e – f 2,2 + 5,0 + 5,5 12,7 Như vậy, tuyến a – d – f có tổng thời gian thực hiện dự tính dài nhất là 45,1 tuần. Dự án không thể thực hiện được trước 45,1 tuần lễ. Đó chính là đường găng. Cách 2. Xác định thời gian bắt đầu sớm và thời gian kết thúc muộn của từng công việc Bảng 6.4 Tính thời gian TEj Sự kiện Chiều dài toàn tuyên liên tục Thời gian sớm nhất đạt tới sự kiện J Công việc Thời gian Tính đến sự kiện đầu của công việc nghiên cứu Tính đến sự kiện cuối của công việc nghiên cứu 1 0 0 0 0 0 2 a 24,3 0 24,3 24,3 3 b 2,2 0 2,2 2,2 4 c 3,0 24,3 27,3 27,3 5 d 15,3 24,3 39,6 39,6 e 5,0 2,2 7,2 g 0 27,3 27,3 6 f 5,5 39,6 45,1 45,1 Bảng 6.5 Tính thời gian TLi Sự kiện Chiều dài toàn tuyên liên tục Thời gian muộn nhất đạt tới sự kiện j Công việc Thời gian Tính đến sự kiện cuối của công việc nghiên cứu Tính đến sự kiện đầu của công việc nghiên cứu 6 0 0 0 - 45,1 5 f 5,5 45,1 39,6 39,6 4 g 0 39,6 39,6 39,6 3 e 5,0 39,6 34,6 34,6 2 d 15,3 39,6 24,3 24,3 c 3,0 39,6 36,6 1 a 24,3 24,3 0 0 b 2,2 34,6 32,2 → Xác định thời gian dự trữ của mỗi sự kiện Bảng 6.6 Bảng thời gian dự trữ của mỗi sự kiện (đỉnh) Thứ tự sự kiện Thời gian muộn nhất đạt tới sự kiện i Thời gian sớm nhất đạt tới sự kiện i Thời gian dự trữ cho sự kiện I (TSi) 1 0 0 0 2 24,3 24,3 0 3 34,6 2,2 32,4 4 39,6 27,3 12,3 5 39,6 39,6 0 6 45,1 45,1 0 Như vậy tại các đỉnh 1, 2, 5, 6 có thời gian dự trữ bằng 0 nên đây là các sự kiện găng, và đường găng chính là đường nối các sự kiện này với nhau: a – d – f dài 45,1 tuần. THỜI GIAN DỰ TRỮ CỦA CÔNG VIỆC Thời gian dự trữ của công việc trong dự án là khỏang thời gian cho phép điều chỉnh thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc của công việc đó. Thời gian dự trữ của một công việc chỉ có đối với những công việc không nằm trong đường găng. Các công việc nằm trên đường găng bao giờ cũng có thời gian dự trữ bằng không. Thời gian dự trữ toàn phần của một công việc nào đó là khoảng thời gian công việc này có thể kéo dài thêm mà không làm chậm ngày kết húc của dự án. Thời gian dự trữ tự do của một công việc nào đó có thể kéo dài thêm nhưng không làm chậm ngày bắt đầu của công việc tiếp sau. Trên cơ sở thông tin về thời gian dự trữ của các công việc, các nhà quản trị dự án có thể bố trí lại trình tự thực hiện các công việc theo mục tiêu giảm bớt chi phí mà vẫn đảm bảo thực hiện dự án đúng thời hạn. Để xác định được thời gian dự trữ của công việc, chúng ta phải xác định thời gian bắt đầu sớm, thời gian kết thúc sớm, thời gian bắt đầu muộn và thời gian kết thúc muộn của công việc. Thời gian bắt đầu của công việc là tổng thời gian hao phí cho các hoạt động khác xảy ra trước công việc đó. Thời gian bắt đầu sớm của công việc là thời gian bắt đầu dài nhất của công việc đó khi so sánh các tuyến đường có sự tham gia của công việc này. Thời gian bắt đầu muộn của công việc là hiệu số giữa thời gian theo đường găng và thời gian hoàn thành tuyến đường sau công việc dài nhất Ký hiệu: TES (a) – Thời gian băt đầu sớm của công việc a; TEF (a) – Thời gian kết thúc sớm của công việc a; t (a) – Độ dài thời gian thực hiện công việc a; TLS (a) – Thời gian bắt đầu muộn của công việc a; TLF (a) – Thời gian kết thúc muộn của công việc a; TLF (cc) – Thời gian kết thúc muộn của công việc cuối cùng Khi đó: TEF (a) = TES (a) + t (a) TES (a) = Max (TEF (j)) (j là các công việc trước a) TES (1) = 0 TLF (a) = Min (TLS (j)) TLS (a) = TLF (a) – t (a) Xác định thời gian dự trữ: Thời gian dự trữ toàn phần là hiệu số giữa thời gian bắt đầu muộn của công việc và thời gian bắt đầu sớm nhất của công việc (TS) TS = TLS (a) – TES (a) Thời gian dự trữ tự do: Phương pháp biểu đồ Gantt Khái niệm và cấu trúc của biểu đồ GANTT Một công cụ đơn giản nhưng đặc biệt quan trọng trong quản lý dự án là là biểu đồ Gantt. Biểu đồ Gantt được Hery Gantt giới thiệu vào năm 1917. Biểu đồ Gantt là phương pháp trình bày tiến độ thực tế cũng như kế hoạch thực hiện công việc dự án theo tiến trình thời gian. Mục đích của biểu đồ Gantt là xác định một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các công việc khác nhau của dự án. Tiến độ thực hiện phụ thuộc vào độ dài công việc, những điều kiện ràng buộc, kỳ hạn phải tuân thủ và khả năng sản xuất. Cấu trúc của biểu đồ Gantt: Trục tung biểu thị các công việc cần làm của dự án. Thời gian thực hiện công việc tương ứng được trình bày trên trục hoành. Mỗi đoạn thẳng biểu hiện một công việc. Độ dài đoạn thẳng là độ dài công việc. Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự giữa các công việc. Các đoạn thẳng thường được biểu thị bằng hai màu khác nhau để chỉ tiến độ theo kế hoạch và tiến độ thực tế. Tác dụng và hạn chế của biểu đồ GANTT Biểu đồ Gantt thường được xây dựng từ sơ đồ mạng công việc của dự án. Biểu đồ Gantt có tác dụng là: Phương pháp này dễ đọc, dễ nhận biết tình trạng thực tế của từng nhiệm vụ cũng như tình hình chung của toàn bộ dự án. Dễ xây dựng, do đó nó được sử dụng phổ biến. Thông qua biểu đồ có thể thấy được tình hình nhanh chậm của một số công việc, và tính liên tục của chúng. Trên cơ sở đó có biện pháp đẩy nhanh tiên trình, tái sắp xếp lại công việc để đảm bảo tính liên tục và tái phân phối nguồn lực cho từng công việc nhằm đảm bảo tính hợp lý trong sử dụng nguồn lực. Qua biểu đồ, xác định được độ dài thời gian thực hiện dự án, tiến trình thực hiện dự án và khoảng thời gian dự trữ của từng công việc. Biểu đồ GANTT là cơ sở để phân phối nguồn lực và lựa chọn phương pháp phân bố nguồn lực hợp lý nhất. Hạn chế của biểu đồ Gantt: Đối với những dự án phức tạp thì biểu đồ không thể chỉ ra đủ sự tương tác và mối quan hệ giữa các loại công việc. Trong trường hợp phải điều chỉnh lại biểu đồ thì công việc khó khăn phức tạp hơn nhiều. Biểu dồ Gantt thường có dạng: Hình 6.5 Biểu đồ Gantt Nội dung phương pháp biểu đồ GANTT Bước 1: Phân tích các công việc của dự án một cách chi tiết; Bước 2: Sắp xếp trình tự thực hiệncác công việc một cách hợp lý; Bước 3: Xác định độ dài thời gian thực hiện từng công việc một cách thích hợp; Bước 4: Quyết định thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc của các công việc; Bước 5: Xây dựng bảng phân tích công việc. Bảng được ký hiệu hoá, trong đó nêu rõ nội dung, trình tự thực hiện từng công việc, thời gian thực hiện, thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng công việc. Bước 6: Vẽ biểu đồ GANTT Lưu ý: Thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc được ký hiệu bằng mũi tên () hoặc ngoặc đơn (), hoặc móc đơn []; Độ dài thời gian thực hiện công việc: biểu diễn bằng đường gạch đậm () hoặc đường mảnh (). Hoạt động đã thực hiện: Thực hiện chậm trễ so với kế hoạch MỤC LỤC