Đề tài Đánh giá Hệ thống Kiểm soát nội bộ về hoạt động thu chi TM tại Ngân hàng Agribank Việt Nam – Chi nhánh huyện A lưới

đếm, đóng gói, niêm phong, giao nhận, vận chuyển thực hiện theo quy định.  Cử cán bộ thực hiện việc chi tiền 2.2.2.2. Quy trình giao nhận TM trong nội bộ ngân hàng Agribank ALưới.  Giao nhận tiền đầu ngày giao dịch  Thủ quỹ nhận, kiểm tra niêm phong và kí xác nhận toàn bộ túi, thùng tiền chuyên dùng đã gửi ngày hôm trước. Căn cứ vào yêu cầu tiếp quỹ đầu ngày của Giao dịch viênđể lập giao dịch Till Out18 theo đúng số tiền và mã giao dịch, chuyển chứng từ cho Ban kiểm soát ký duyệt.  Lập bảng kê số tiền đã Till Out và TM giao cho giao dịch viên, phiếu Till Out có chữ ký đã nhận tiền của giao dịch viên kèm “Yêu cầu tiếp quỹ” (Phụ lục 06) để chấm và lưu Sổ quỹ, phiếu Till In giao cho giao dịch viên  Giao dịch viêncăn cứ vào bảng kê chi tiết số tiền, nhận và kiểm tra số tiền và ký xác nhận đã nhận tiền trên phiếu Till Out. 18 Giao dịch Till In/Till Out chỉ được thực hiện trong phạm vi các mối quan hệ sau: - Giữa GDV với nhau; Giữa GDV với Thủ quỹ phòng nghiệp vụ, giữa các Thủ quỹ phòng nghiệp vụ trong nội bộ một phòng nghiệp vụ có quỹ. - Giữa GDV với Thủ quỹ chính (đối với các phòng không có Thủ quỹ phòng nghiệp vụ). - Giữa thủ quỹ phòng nghiệp vụ, Thủ quỹ giao dịch với Thủ quỹ chính. Khi kết thúc ngày giao dịch: GDV in liệt kê chứng từ; Thủ quỹ in 02 bản Sổ quỹ: 01 bản chấm lưu nhật ký chứng từ cùng các chứng từ thu chi TM, 01 bản được xếp theo loại tiền và lưu tại phòng. Định kỳ hàng tháng/quý/6tháng/năm Thủ quỹ đóng các tờ sổ quỹ này thành tập và đánh số trang. Tại trang bìa phải có chữ ký của Giám đốc/người được uỷ quyền và đóng dấu (dấu của Đơn vị hoặc dấu Phòng nghiệp vụ) xác nhận sự chính xác của số trang và đóng dấu giáp lai vào các trang sổ. Thời hạn bảo quản sổ quỹ thực hiện theo quy định hiện hành của Agribank về lưu trữ chứng từ kế toán. Đại học Kin h tế Hu ế 37  Căn cứ vào phiếu Till In của thủ quỹ và đối chiếu với giao dịch Till In trên hệ thống, lập giao dịch Till In để nhận tiền về quỹ, ký nhận và chuyển chứng từ cho Ban kiểm soát ký duyệt. Phiếu Till In dùng để chấm và lưu nhật ký quỹ.  Giao nhận tiền trong ngày giao dịch  Người có yêu cầu tiếp quỹ lập phiếu “Yêu cầu tiếp quỹ” (01 liên), chuyển Ban kiểm soát ký duyệt. Trên cơ sở đó, Thủ quỹ lập giao dịch Till Out theo đúng số tiền, mã giao dịch của người nhận, in chứng từ lên Till Out/Till In và ký tại mục “Người giao”, chuyển chứng từ cho Ban kiểm soát ký duyệt. Lập bảng kê chi tiết loại tiền, Till In và TM cho người xin tiếp quỹ.  Khi nộp quỹ: Giao dịch viênlập giao dịch Till Out Trên máy, in chứng từ lên phiếu Till Out/Till In, ký tại mục “Người giao”, chuyển chứng từ cho Ban kiểm soát ký duyệt. Lập bảng kê nộp tiền kèm phiếu Till Out/Till In và TM cho thủ quỹ. Phiếu Till Out có chữ ký nhận tiền của thủ quỹ, lưu và nhật ký quỹ. Phiếu Till In giao cho thủ quỹ để lưu vào Sổ quỹ.  Giao nhận tiền cuối ngày giao dịch  Giao dịch viênđóng gói số tiền và niêm phong theo quy định, lập bảng kê số tiền tồn quỹ cuối ngày. Sau đó căn cứ bảng kê, tiến hành kiểm quỹ số tiền tồn quỹ đảm bảo khớp đúng với số tiền trên chứng từ kế toán hạch toán và nhật ký quỹ.  Giao dịch viênlập Till Out đối với số tiền tồn quỹ cuối ngày về mã giao dịch của thủ quỹ, ký tại mục “Người giao”, chuyển chứng từ cho Ban kiểm soát ký duyệt.  Nộp Till Out/Till In, bảng kê và toàn bộ TM cho thủ quỹ, thủ quỹ ký nhận và lưu Till In, Giao dịch viênlưu Till Out tại nhật ký quỹ.  Thủ quỹ căn cứ vào bảng kê, số tiền trên Till Out/Till In để nhận tiền. Ký nhận tiền trên Till Out/Till In,chuyển trả Till Out cho Giao dịch viên  Căn cứ phiếu Till In, lập giao dịch Till In để nhận toàn bộ tiền tồn quỹ cuối ngày, chuyển chứng từ cho Ban kiểm soát ký duyệt.  Kiểm, đóng gói và niêm phong số tiền theo quy định; lập bảng kê TM tồn quỹ cuối ngày  Ký xác nhận túi, thùng tiền chuyên dùng vào “Giao nhận gửi kho” cho thủ kho. 2.2.2.3. Quy trình quỹ TM ATM - Chuẩn bị tiếp quỹ Đại học Kin h tế Hu ế 38 + Cuối ngày giao dịch, Phòng Quản lý Thẻ HSC thông báo các máy cần tiếp quỹ ngày hôm sau cho Phòng có nghiệp vụ thẻ của Agribank A Lưới. Trên cơ sở đó, Trưởng Ban quản lý TM ATM căn cứ vào tình hình thực tế giao dịch của từng ATM tại đơn vị mình để quyết định số lượng máy cần tiếp quỹ vào ngày tiếp theo.  Trưởng ban lập "Giấy đề nghị tiếp quỹ ATM" (Phụ lục 07) trình Ban Giám Đốc phê duyệt. Trên cơ sở đó thông báo cho phòng Ngân quỹ chuẩn bị số lượng tiền theo yêu cầu.  Phòng Ngân quỹ có trách nhiệm tuyển chọn số lượng tiền đủ tiêu chuẩn để nạp ATM theo kế hoạch của phòng có nghiệp vụ thẻ.  Thanh toán viên (TTV) phòng có nghiệp vụ thẻ - thành viên Ban quản lý quỹ TM ATM lập phiếu hạch toán để tiếp quỹ.  Thủ quỹ ATM (TQ) căn cứ phiếu hạch toán để nhận tiền tiếp quỹ về Ban Quản lý quỹ TM ATM dưới sự giám sát của Kiểm soát viên (KSV) phòng có nghiệp vụ thẻ - thành viên Ban quản lý quỹ TM ATM.  Tiếp quỹ tại ATM  Dưới sự chứng kiến của KSV, TTV mở khoá nắp máy cho ATM tạm dừng chương trình giao dịch; kiểm tra, xoá lỗi của băng chuyền, thiết bị trên ATM; in báo cáo ATM tại thời điểm đó và liên lạc về trụ sở để in số dư "Tài khoản TM ATM" trên hệ thống.  KSV và TQ mở khoá két tiền của máy. Người mở mã khoá phải tự bảo vệ mã khoá của mình, không để lộ hoặc để camera ghi được mã khoá. Lấy các hộp tiền và hộp đựng tiền loại cho vào một tải tiền ATM để đưa về trụ sở kiểm quỹ.  TQ kiểm đếm và nạp tiền vào hộp đựng tiền theo quy định dưới sự chứng kiến của KSV và TTV; dùng giấy niêm phong có đầy đủ chữ ký của các thành viên nói trên để niêm phong các hộp tiền, hộp tiền loại và tải tiền ATM theo quy định.  TTV kiểm tra giấy in nhật ký của ATM, giấy in hoá đơn giao dịch, lấy thẻ bị nuốt (nếu có), khai báo dữ liệu số tiền vừa nộp vào máy, tiến hành kiểm tra tình trạng hoạt động của các hộp tiền.  KSV kiểm tra sự khớp đúng của dữ liệu nhập với số tiền thực tế tiếp quỹ, trường hợp máy báo lỗi phải xử lý ngay hoặc báo về trụ sở chính để xử lý. Đại học Kin h tế Hu ế 39  Sau khi máy in ra biên lai nộp tiền, TTV chuyển chương trình của máy về chế độ sẵn sàng phục vụ khách hàng; khoá nắp máy.  KSV tiến hành rút thử tiền ở các hộp tiền để kiểm tra sự chính xác.  Việc vận chuyển tiền, tiếp quỹ cho ATM được thực hiện từ 7h30 đến 16h30 các ngày trong tuần kể cả ngày nghĩ, ngày lễ và thực hiện theo quy định.  Kiểm quỹ ATM  Việc kiểm đếm số tiền còn lại trong từng hộp tiền của ATM mang về phải được tổ chức kiểm đếm ngay trong ngày tại trụ sở AGRIBANK A Lưới  TQ kiểm đếm dưới sự chứng kiến của KSV và TTV. Nếu số tiền thực tế còn lại của các hộp tiền khớp đúng với số dư trên tài khoản TM của máy đã được in ra thì TTV lập "Biên bản kiểm quỹ ATM" (Phụ lục 08) có đầy đủ chữ ký của các thành viên nói trên, hạch toán hoàn số tiền đó về quỹ chính.  Đối với các hộp tiền bị sự cố mang về khi kiểm quỹ căn cứ vào số dư của từng hộp theo báo cáo ATM in ra tại thời điểm xảy ra sự cố hoặc số tiền thực tế của hộp tiền loại để lập biên bản kiểm quỹ và hạch toán, xử lý thừa/thiếu .  Cuối ngày, căn cứ vào số dư trên tài khoản “TM tại hộp cassette của máy ATM”, Trưởng ban, KSV và TQ tiến hành kiểm quỹ, kiểm tra niêm phong hộp tiền nguyên niêm phong chưa nạp ATM, hộp tiền lấy từ ATM về chưa kịp kiểm đếm; kiểm đếm tờ đối với số tiền không chẵn bó ở ngoài hộp tiền nguyên niêm phong.  Sau khi kiểm quỹ xong, cho toàn bộ số tiền không chẵn bó vào tải/thùng chuyên dùng và dùng niêm phong có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham gia kiểm quỹ để niêm phong; giao gửi hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng nguyên niêm phong cho Thủ kho bảo quản theo quy định. Hai bên giao nhận phải ký vào sổ "Giao nhận gửi kho". 2.2.3. Các quy trình khác 2.2.3.1. Quy định về vận chuyển tiền - Quy trình vận chuyển tiền: Vận chuyển TM là một quy trình được bắt đầu từ khi nhận, đóng gói, niêm phong tiền, bảo quản; bốc xếp lên xe; vận chuyển trên đường, đến địa điểm nhận, giao và hoàn thành đầy đủ các thủ tục giao nhận mới kết thúc. - Người vận chuyển phải có “Giấy ủy quyền vận chuyển tiền” (Phụ lục 09). Đại học Kin h tế Hu ế 40 - Sổ sách theo dõi vận chuyển hàng tiền: Đơn vị mở sổ theo dõi từng chuyến hàng, bố trí nhân lực, phương tiện, lịch trình vận chuyển. - Phương tiện vận chuyển tiền: Vận chuyển tiền phải sử dụng xe ôtô chuyên dùng hoặc phương tiện vận chuyển chuyên dùng. - Bảo quản, đảm bảo bí mật thông tin vận chuyển tiền: Tiền khi vận chuyển phải được đóng gói, niêm phong; Người tổ chức và tham gia vận chuyển phải tuyệt đối giữ bí mật về thời gian, hành trình, loại hàng, khối lượng, giá trị, phương tiện vận chuyển, phương tiện bảo quản tài sản; Trường hợp vận chuyển bằng xe chuyên dùng của Đơn vị, người không có nhiệm vụ không được đi trên phương tiện vận chuyển tiền. - Đảm bảo an toàn trên đường vận chuyển tiền: Phải tổ chức vận chuyển tiền vào ban ngày. Trường hợp vận chuyển đường dài, khi cần nghỉ dọc đường phải đỗ xe nơi an toàn. - Tổ chức tiếp nhận tiền: Khi tiền vận chuyển đến, Đơn vị phải huy động lực lượng lao động tiếp nhận hàng nhanh nhất (kể cả ngoài giờ làm việc hoặc ngày nghỉ, ngày lễ) để đưa hàng vào kho tiền bảo quản an toàn. 2.2.3.2.Quy trình kiểm tra, kiểm kê quỹ định kỳ - Kiểm tra toàn diện và tổng kiểm kê TM mỗi năm 02 lần, thời điểm 0 giờ ngày 01 tháng 01 hằng năm và 0 giờ ngày 01 tháng 07 hằng năm. - Kiểm quỹ TM giao dịch của Đơn vị vào cuối giờ làm việc mỗi ngày - Kiểm kê, kiểm quỹ đột xuất trong các trường hợp: + Khi thay đổi các thành viên giữ chìa khóa cửa kho tiền, két sắt, tủ sắt. + Khi thay đổi ổ khóa hoặc bị mất chìa khóa cửa kho tiền, két sắt, tủ sắt. + Khi nghi ngờ có kẻ gian xâm nhập kho tiền, quầy thu chi TM hoặc hàng đặc biệt vận chuyển trên đường; phát hiện có nhầm lẫn về tài sản trong khi xuất nhập kho tiền và thu chi TM. + Khi có lệnh hoặc văn bản kiểm tra kho tiền của cấp có thẩm quyền. Kiểm tra việc kiểm đếm, tuyển chọn TM.  Bàn giao tài sản khi thay đổi các thành viên giữ chìa khoá cửa kho tiền. Đại học Ki h tế Hu ế 41  Kiểm tra, giám sát kiểm kê, kiểm quỹ: Đơn vị tổ chức việc giám sát, kiểm kê, kiểm quỹ cuối ngày theo quy chế kiểm tra nội bộ, quy định về kiểm tra, kiểm soát nội bộ của NHNT. 2.2.4. Xử lý thừa, thiếu TM. 2.2.4.1.Xử lý thừa, thiếu tài sản trong giao nhận, đóng gói: + Trường hợp thiếu TM theo biên bản của Hội đồng kiểm đếm, Hội đồng kiểm kê: người có tên trên niêm phong phải bồi thường 100% giá trị tài sản tổn thất. Nếu tái phạm, thì tùy mức độ phải chịu kỷ luật theo quy định hiện hành. Trường hợp nghiêm trọng sẽ bị xử lý theo pháp luật. Các trường hợp thừa tiền trong bó, túi, bao, thùng sẽ được hạch toán theo quy định của NH. + Trường hợp đã giao nhận theo bó, túi tiền nguyên niêm phong (sau đó kiểm đếm tờ, miếng), mới thừa, thiếu tiền phải lập biên bản giữ lại niêm phong bó, túi tiền và gửi kèm theo biên bản cho đơn vị có bó, túi tiền để xử lý: Nếu chênh lệch thừa tiền thì báo Có/thông báo cho ngân hàng, đơn vị bên giao. Nếu chênh lệch thiếu tiền, thì báo Nợ/thông báo cho ngân hàng, đơn vị bên giao. + Trường hợp khi giao nhận bó, túi, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng không còn nguyên niêm phong thì bên giao, bên nhận lập biên bản ghi rõ tình trạng niêm phong và kiểm kê toàn bộ số tiền thực tế trong bó, túi, bao, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng đó để truy cứu trách nhiệm cá nhân của người được giao nhiệm vụ bảo quản, vận chuyển tài sản và trách nhiệm của những người có liên quan. 2.2.4.2. Xử lý thừa, thiếu tài sản trong kho tiền, quầy giao dịch, trên đường vận chuyển. - Các trường hợp phát hiện thừa hoặc thiếu TM trong kho tiền, quầy giao dịch, trong quá trình vận chuyển, Giám đốc Đơn vị phải quyết định kiểm kê toàn bộ tài sản có liên quan. Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, Kiểm tra trưởng, Trưởng phòng Ngân quỹ phải trực tiếp xem xét, kiểm tra, lập biên bản, ghi sổ sách và truy cứu trách nhiệm cá nhân của người được giao nhiệm vụ bảo quản tài sản, trách nhiệm của những người có liên quan để xử lý kịp thời thu hồi toàn bộ giá trị thiếu, mất. - Những vụ thiếu, mất TM có giá trị từ 10.000.000đ (mười triệu đồng) trở lên phải báo cáo ngay cho Ban Giám đốc để kịp thời xử lý, đồng thời phải điện báo cáo Hội sở Đại học Kin h tế Hu ế 42 chính NH Agribank VN và Chi nhánh NHNN trên địa bàn trong vòng 24 giờ. Những vụ mất tiền có dấu hiệu do kẻ gian đột nhập lấy cắp, cướp tài sản; do tham ô, lợi dụng (có yếu tố cấu thành tội phạm), phải giữ nguyên hiện trường báo cáo cơ quan công an. 2.2.4.3. Xử lý thiếu, mất do sơ suất trong nghiệp vụ. Trường hợp do sơ suất trong giao nhận, kiểm đếm, bảo quản, vận chuyển dẫn đến thiếu, mất TM, qua xác minh không có biểu hiện tham ô, lợi dụng tài sản thì phải bồi thường toàn bộ thiệt hại và bị xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành. Các Đơn vị thành lập Hội đồng xử lý thừa/thiếu tài sản để xử lý các vụ việc theo Quy chế tài chính của NH Agribank VN. Các thành viên của Hội đồng xử lý thừa/thiếu TM là những người không liên quan đến các vụ việc thừa/thiếu này. 2.2.4.4. Xử lý thiếu, mất do nguyên nhân chủ quan. - Giám đốc Đơn vị và những người có trách nhiệm quản lý, giám sát, bảo quản an toàn TM, nếu không hoàn thành nhiệm vụ để xảy ra thiếu, mất tiền trong kho quỹ hoặc để cán bộ thuộc quyền quản lý tham ô, lợi dụng, lấy cắp tài sản thì bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật; có liên đới trách nhiệm vật chất đến vụ mất tiền, mất tài sản thì phải bồi hoàn; trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm hình sự. - Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác kho quỹ, nếu tham ô, lợi dụng TM thì phải bồi thường 100% giá trị tài sản thiếu và buộc thôi việc; trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm hình sự. 2.3. Rủi ro trong hoạt động thu chi TM. - Hiện tượng thừa, thiếu trong quá trình thu chi TM do gian lận, biển thủ; Số Dtiền trên phiếu thu, chi khác trên sổ sách kế toán. - Chênh lệch TM tồn quỹ thực tế và biên bản kiểm kê quỹ; Biên bản kiểm kê có số tiền dư đến đơn vị đồng; Số dư quỹ TM âm do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu; Ghi lệch nhật kí chi tiền; số cái, sổ quỹ, không khớp nội dung, số tiền; Cùng một hóa đơn nhưng thanh toán hai lần, thanh toán tiền lớn hơn số ghi trên hợp đồng, hóa đơn. - Chưa có biên bản tồn quỹ, biên bản kiểm kê thiếu chữ kí của thủ quỹ và kế toán trưởng; không thành lập hội đồng kiểm kê, biên bản được lập không hợp lệ. Đại học Kin h tế Hu ế 43 - Quy trình phê duyệt phiếu thu, chi không chặt chẽ, không thực hiện đúng theo quy trình, phiếu thu chi không đủ số liên theo quy định; Hạch toán thu chi TM không đúng kì;Có nhiều quỹ TM; Có nghiệp vụ thu chi TM với số tiền lớn, vượt quá định mức trong quy chế tài chính. Phát sinh nhiều nghiệp vụ thu chi tiền trước và sau ngày khóa sổ. - Phiếu thu, phiếu chi chưa lập đúng quy định (thiếu dấu, chữ kí của Giám đốc đơn vị, kế toán trưởng, thủ quỹ,); không có hoặc không phù hợp với chứng từ hợp lý hợp lệ kèm theo; chưa đánh số thứ tự, phiếu viết sai không không lưu lại đầy đủ; nội dung chi không đúng hoạt động kinh doanh. - Chi quá định mức TM theo quy chế tài chính của Ngân hàng nhưng không có quyết định hoặc phê duyệt của Giám đốc; Ghi chép, phân loại, phản ánh chưa hợp lí (không hạch toán tiền đang chuyển ); Có hiện tượng chi khống hoặc hạch toán thiếu nghiệp vụ thu chi phát sinh; Không có báo cáo quỹ định kì, thủ quỹ và kế toán không thường xuyên đối chiếu. - Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: kế toán TM đồng thời là thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán không tách biệt; Thủ quỹ có quan hệ gia đình với Giám đốc, kế toán trưởng. - Hạch toán thu chi ngoại tệ theo các phương pháp không nhất quán, không theo dõi nguyên tệ. Cuối kì không đánh giá lại ngoại tệ hoặc đánh giá không theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng vào thời điểm cuối năm. - Chứng từ giao dịch không hợp lệ, không đầy đủ, không chính xác; Giao dịch không đúng người, đúng đối tượng. Các nghiệp vụ giao dịch không được ghi nhận, ghi nhận không đúng thời điểm, không có thật hay phân loại chưa hợp lý, tính toán không đúng. - Rủi ro từ phía khách hàng: giả mạo chữ ký, cạo sửa số tiền, tiền giả 2.4. Thực trạng hoạt động KSNB tại Agribank huyện A lưới. 2.4.1. Các nội dung cần xem xét và các thủ tục kiểm soát nội bộ cần thực hiện. 2.4.1.1 Phân công, phân nhiệm Phân công, phân nhiệm là các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo rằng một người không được đảm nhiệm nhiều công việc liên quan đến nhau: Đại học Kin h tế Hu ế 44 Bảng 2.4: Thủ tục kiểm soát việc phân công, phân nhiệm Hoạt động Cấp phép Quản lýtài sản Hạch toán Thủ tục Đóng mở tài khoản ký gửi của khách hàng x Thực hiện các giao dịch thanh toán và nhận tiền gửi x Phê duyệt việc gửi và rút các khoản tiền x Hạch toán chi tiết các giao dịch x Xử lý những giao dịch chưa được thực hiện, bị trả lại, những khoản bất thường. x Kiểm tra những báo cáo về những khoản bất thường để cập nhật thông tin vào hồ sơ và vào thông tin giao dịch x Phê duyệt việc truy cập các chương trình và xem hồ sơ dữ liệu về tiền gửi KH x Kiểm soát việc thay đổi tên, điều chỉnh và những thay đổi khác trên hồ sơ chủ. x Kiểm soát việc lập và gửi các bản kê tài khoản x Giải quyết thắc mắc và khiếu nại của khách hàng x Đối chiếu sổ chi tiết tiền gửi và lãi giao dịch với số liệu trên sổ cái x Kiểm soát việc truy cập vào những tài khoản ngưng hoạt động trong thời gian dài và những tài khoản không địa chỉ x (Nguồn: Phòng kiểm tra nội bộ Agribank huyện A Lưới) 2.4.1.2. Ủy quyền Ủy quyền: Tất cả các giao dịch được thực hiện phải tuân theo sự ủy quyền chung và riêng của cấp quản lý cho từng trường hợp cụ thể. Tại NH Agribank chi nhánh A Lưới, việc ủy quyền được thực hiện đồng bộ và có cơ sở rõ ràng. Đại học Kin h tế Hu ế 45 Bảng 2.5: Thủ tục kiểm soát việc ủy quyền Những vấn đề cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát được thực hiện Phê duyệt đóng, mở tài khoản và lập chứng từ chi tiết các điều khoản, trách nhiệm và việc ủy quyền từ phía KH Đại diện bộ phận dịch vụ KH tại chi nhánh chịu trách nhiệm đối việc mở tài khoản và lập các chứng từ dựa trên quy trình mở tài khoản được ban giám đốc phê duyệt và triển khai. Phê duyệt các giao dịch trong phạm vi hướng dẫn cụ thể như là điều chỉnh tài khoản, lãi phạt, và các khoản phí phụ. Các giám đốc và nhân viên kế toán thuộc mỗi chi nhánh sẽ phê duyệt việc ngưng tính lãi phạt, phí dịch vụ. Phê duyệt những thay đổi trong việc lưu trữ hồ sơ Việc lưu trữ hồ sơ tài khoản sẽ được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng. Bên quản lý có thể kiểm tra tất cả các hồ sơ lưu trữ thông qua một hệ thống. Giám sát đối với những tài khoản ngưng hoạt động trong thời gian dài. Việc gửi và rút tiền từ tài khoản ngưng hoạt động trong thời gian dài cần được phê duyệt bởi trưởng bộ phận. Những khoản này sẽ cần được xem xét bởi cán bộ điều hành trước khi hạch toán. Định lãi suất, phí dịch vụ và kỳ đáo hạn và những tài khoản không kỳ hạn. Việc định lãi suất, phí dịch vụ, kỳ đáo hạn và những tài khoản không kỳ hạn đòi hỏi phải có sự phê duyệt của phó chủ tịch điều hành. (Nguồn: Phòng kiểm tra nội bộ Agribank huyện A Lưới) 2.4.1.3. Sử dụng tài sản Sử dụng tài sản: Sử dụng tài sản và thông tin được thực hiện trong phạm vi cho phép và được ủy quyền của cán bộ cấp trên. Việc sử dụng tài sản là rất quan trọng. Đại học Kin h tế Hu 46 Bảng 2.6: Thủ tục kiểm soát việc sử dụng tài sản Những vấn đề cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát được thực hiện Chỉ có cán bộ thu ngân được ủy quyền mới được phép vào quỹ TM tại quầy thu ngân Tiền quỹ được khóa kín trong các tủ bảo hiểm trong hầm an toàn vào buổi tối. Trong giờ hành chính, nhân viên thu ngân phải khóa tủ. Khi rời quầy , bộ chìa khóa dự phòng được đặt dưới kiểm soát kép. Chỉ một số cá nhân được ủy quyền với đầy đủ chứng từ được phê duyệt mới được phép ra vào quỹ TM để bổ sung quỹ TM tại quầy thu ngân. Tiền quỹ ngân hàng được giữ trong hầm an toàn chính và được khóa tổng . Chỉ thủ quỹ chính chịu trách nhiệm về tiền trong kho mới được phép mở. Nhằm ngăn chặn việc sử dụng không đúng mục đích các tài khoản tiền gửi, các cá nhân nhận tiền phải là người không đảm nhiệm công việc đối chiếu tổng tiền thu và sổ chi tiết. Việc đối chiếu sổ sách và quỹ thực tế do phòng kế toán thực hiện. Việc truy cập vào các hồ sơ thu chi tiền chỉ giới hạn cho những cá nhân được ủy quyền ghi nhận các nghiệp vụ đó căn cứ trên chứng từ phê duyệt. Hệ thống thu ngân được giới hạn cho những thu ngân và Ban giám đốc (BGĐ). BGĐ phê duyệt hoặc giới hạn quyền truy cập vào các chứng từ và hồ sơ tiền gửi, kiểm soát và phê chuẩn những thay đổi trong các chu trình gửi tiền. Các mức độ bảo mật khác nhau được đưa ra theo cấp bậc và yêu cầu công việc được phân công. Các tài khoản không giao dịch được xác định và kiểm soát riêng theo định kỳ. Chỉ có cá nhân được ủy quyền có thể phê duyệt giao dịch trên tài khoản này. Các tài khoản không hoạt động được tách riêng và liệt kê trên báo cáo tài khoản không hoạt động hàng tháng. Giao dịch trên các tài khoản này được phê duyệt bởi cán bộ trong phòng giao dịch. (Nguồn: Phòng kiểm tra nội bộ Agribank huyện A Lưới) Đại họ Kin h t Hu ế 47 2.4.1.4. Đối chiếu tài sản Đối chiếu tài sản: Các giá trị tài sản ghi sổ được so sánh với tài sản thực tế theo định kỳ. Tất cả các chênh lệch phát sinh sẽ được xử lý. Bảng 2.7: Thủ tục kiểm soát việc đối chiếu tài sản. Những vấn đề cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát được thực hiện Tiền tại quầy thu ngân được cân đối hàng ngày bằng cách đối chiếu với bảng tổng hợp các nghiệp vụ thu chi TM. Quỹ tại quầy thu ngân được cân đối hàng ngày bởi bộ phận kế toán Quỹ TM trung tâm được cân đối hằng ngày với sổ chi tiết. Quỹ TM trung tâm được cân đối hàng ngày bởi bộ phận kế toán. Các tài khoản được ngân hàng kiểm soát, được đối chiếu và kiểm tra định kỳ bởi những cán bộ độc lập với chức năng bảo quản tiền gửi. Các tài khoản này được xác định và cân đối hàng ngày. Tất cả các hồ sơ được kiểm tra hàng năm theo luật định. Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi được đối chiếu định kỳ với sổ cái và các điểm chênh lệch sẽ được kiểm tra và xử lý một cách độc lập. Các Giấy nộp tiền được cân đối hàng ngày với sổ cái bởi phòng giao dịch. Tất cả các tài khoản ngân hàng được đối chiếu định kỳ với sổ cái bởi cán bộ độc lập với chức năng thu chi TM Các Giấy nộp tiền được cân đối hàng ngày bởi cán bộ ngân hàng không có chức năng thu chi TM. Các bảng kê định kỳ được gửi đến cho những người gửi tiền để xác nhận số dư tiền gửi, lãi suất, kỳ đáo hạn. Việc gửi bảng kê , việc kiểm tra các tài khoản không gửi bảng kê hoặc bảng kê bị trả lại do không gửi được và giải quyết những thắc mắc của khách hàng sẽ được thực hiện bởi một nhân viên độc lập với việc nhận tiền gửi và cho rút tiền. Các bảng kê được gứi hàng tháng, các bảng kê tài khoản tiền gửi tiết kiệm hàng quý bởi các nhân viên độc lập với việc nhận tiền gửi và cho rút tiền. Tổng đài sẽ giải quyết các thắc mắc của khách hàng và họ không có khả năng nhận tiền gửi hoặc cho rút tiền. Các thư được trả lại sẽ được xử lý bởi phòng giao dịch. (Nguồn: Phòng kiểm tra nội bộ Agribank huyện A Lưới) Đại học Kin h tế Hu ế 48 2.4.1.5. Hạch toán Hạch toán: Các nghiệp vụ được hạch toán để lập báo cáo tài chính theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận và cho việc duy trì, đối chiếu, giải trình tài sản. Bảng 2.8: Thủ tục kiểm soát việc hạch toán Mục tiêu / Sai sót có thể xảy ra Thủ tục kiểm soát ngăn chặn và phát hiện sai sót Tất cả các nghiệp vụ được ghi nhận: Các nghiệp vụ gửi và rút tiền, có liên quan đến các tài khoản tiền gửi, có thể không được ghi nhận. Phần mềm chuyên dùng của ngân hàng có nhiều công cụ kiểm soát để ngăn chặn những vấn đề liên quan đến việc hạch toán đúng các nghiệp vụ phát sinh. Chỉ một số nhân viên quản trị chuyên biệt mới được phép truy cập, sửa đổi các đặc tính này. Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận là có thật. Các nghiệp vu thu chi có thể là ảo.hoặc được ghi nhận nhưng có thể không phát sinh + Sự gia tăng số lượng nghiệp vụ không được kết số có thể là một biểu hiện của vấn đề này. Nhân viên bảo vệ và giám đốc thanh tra hằng ngày những báo cáo khả nghi để phát hiện các khoản tiền gửi ảo. + Mức thu nhập sẽ giảm xuống và báo cáo tài sản và nợ phải trả phải được kiểm tra để phát hiện các yếu tố không đồng nhất. Được định giá đúng: Số tiền gửi hoặc rút ghi trên sổ là không đúng. Các bảng kê được gửi cho KH để kiểm tra tính chính xác của tài khoản. Tổng các Giấy nộp tiền sẽ không khớp với sổ cái nếu các khoản phí không được hạch toán đúng. - Ghi nhận đúng thời điểm: Các giaodịch gửi rút tiền ghi nhận không đúng thời kỳ, thời điểm. - Tình trạng không cân đối tiền quỹ sẽ xuất hiện nếu giao dịch liên quan đến tiền. Các đặc tính về phần mềm giúp hạch toán tự động các chi phí. Các mức bảo mật truy cập được thiết lập để hạn chế khả năng sửa chữa thông tin. Việc thay đổi cấp tài khoản có thể dẫn đến việc phải sửa chữa và phí dịch vụ phát sinh ngoài dự tính. Phân loại hợp lý: Các giao dịch gửi, rút tiền, không được ghi nhận vào đúng hồ sơ lưu trữ hay sổ chi tiết giao dịch. Toàn bộ phần hành được hợp nhất trực tiếp lên nhật ký chung và ra báo cáo thông báo về tình trạng không cân đối. Cộng đúng: Các giao dịch gửi/ rút tiền không được kết chuyển lên Nhật ký chung một cách chính xác. Các đặc tính của phần mềm được thiết lập đối với hầu hết các giao dịch nhằm kết chuyển tự động thông qua các giao diện. Nếu các đặc tính hợp nhất được thiết kế chính xác, tất cả các bút toán đều được kết chuyển chính xác. (Nguồn: Phòng kiểm tra nội bộ Agribank huyện A Lưới) Đại học Kin h tế Hu ế 49 2.4.1.6. Xem xét thêm các kiểm soát bằng hệ thống vi tính Kiểm soát bằng hệ thống vi tính: Các thủ tục kiểm soát trong quản lý ngân hàng nhằm đảm bảo tính hiệu quả của các kiểm soát nghiệp vụ thực hiện bởi máy tính và phần mềm máy tính. Bảng 2.9: Thủ tục kiểm soát trên hệ thống máy tính Những vấn đề cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát được thực hiện Để đảm bảo tính phân quyền, chạy thử và phê duyệt những thay đổi trong chương trình vi tính. Dưới sự chỉ đạo duy nhất của Ban Giám đốc, việc thay đổi chương trình chỉ được thưc hiện bởi nhà cung cấp phần mềm. Đảm bảo việc phân quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu và nghiệp vụ. Chỉ các nghiệp vụ được ủy quyền, được phê duyệt nhập vào cơ sở dữ liệu. Hệ thống phần mềm phải được thiết kế có điều kiện cập nhật, tức là chỉ những nghiệp vụ đủ điều kiện mới được phần mềm chấp nhận. Các thủ tục khác được thiết kế để đảm bảo tính hiệu quả liên tục của các thủ tục kiểm soát hoặc tính chính xác của các số liệu sử dụng trong các thủ tục kiểm soát. Các thay đổi đối với các tài khoản ứng dụng hoặc các đặc tính của phần mềm bảo trì bởi bên thứ ba cần được phê duyệt bằng văn bản từ lãnh đạo ngân hàng. (Nguồn: Phòng kiểm tra nội bộ Agribank huyện A Lưới) 2.4.2 Quy trình kiểm soát chứng từ trong hoạt động quản lý TM 2.4.2.1. Mục đích của việc kiểm soát chứng từ - Nhằm đảm bảo tính chính xác của nghiệp vụ kế toán phát sinh, đảm bảo an toàn tài sản cho ngân hàng và khách hàng. - Đảm bảo sự phù hợp với những quy định của nhà nước, của NHNT VN. - Cụ thể trách nhiệm cùa từng nhân viên, từng bộ phận. - Đảm bảo an toàn số liệu. Đại học Kin h tế Hu ế 50 - Đánh giá được khả năng, năng lực công việc của từng nhân viên thực hiện các giao dịch, và xác định được bộ phận hay cá nhân làm sai quy trình nghiệp vụ 2.4.2.2. Quy trình kiểm soát chứng từ trong hoạt động quản lý TM (Theo QĐ 1000/QĐ-HĐQT-TCKT ngày 05/07/2011: Ban hành quy định về chế độ chứng từ kế toán áp dụng trong hệ thống NHNo&PTNTVN) 2.4.2.2.1. Luân chuyển chứng từ thu TM. Giao dịch viên phải thu đủ tiền trước khi hạch toán: - Giao dịch viên nhận chứng từ nộp TM vào ngân hàng được lập theo quy định của từng nghiệp vụ, các giấy tờ cần thiết khác theo quy định. - Sau khi kiểm soát chứng từ nộp tiền và các giấy tờ cần thiết khác do khách hàng xuất trình, Giao dịch viên tiến hành kiểm đếm để xác định số TM nộp vào quỹ, đảm bảo khớp đúng giữa bảng kê các loại tiền nộp với chứng từ nộp tiền. - Khi thu đủ TM vào quỹ, Giao dịch viên ký và đóng dấu “ Đã thu tiền” trên chứng từ nộp tiền, hạch toán vào chương trình giao dịch. Giao dịch viên in 1 liên “Chứng từ giao dịch”, ký và đóng dấu “Đã thu tiền” trả khách hàng. Trường hợp sử dụng “Chứng từ giao dịch” in ra làm chứng từ ghi sổ và đóng chứng từ, Giao dịch viên yêu cầu KH ký vào nơi quy định trên chứng từ. - Trường hợp vượt hạn mức của một Giao dịch viên: Giao dịch này được chuyển đến cho Giao dịch viên khác có hạn mức cao hơn để thực hiện. - Trường hợp thu TM tại quỹ chính: Giao dịch viên tiếp nhận, kiểm tra chứng từ thu TM của KH, chuyển cho thủ quỹ thu tiền. Thủ quỹ chính thu đủ tiền, ký trên chứng từ và đóng dấu “Đã thu tiền”, chuyển trả chứng từ cho Giao dịch viên thực hiện hạch toán giao dịch, đồng thời hạch toán xuất, nhập quỹ TM nội bộ giữa Giao dịch viên và quỹ chính. 2.4.2.2.2. Luân chuyển chứng từ chi TM. Giao dịch viên phải hạch toán trước khi chi tiền cho KH: Đại học Kin h tế Hu ế 51 - Giao dịch viên căn cứ chứng từ chi TM và các giấy tờ cần thiết khác theo quy định, kiểm soát đảm bảo chứng từ được lập hợp pháp, hợp lệ, đối chiếu mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng, kiểm tra tình trạng tài khoản của KH, hạch toán vào chương trình giao dịch. - Sau khi kiểm soát đúng, nếu giao dịch chi TM theo quy định phải qua kiểm soát thì phải chuyển chứng từ chi tiền cho kiểm soát viên ký trước khi chi tiền; Giao dịch viên lập bảng kê các loại tiền chi, yêu cầu KH ký nhận trên chứng từ chi TM và bảng kê các loại tiền chi, giao tiền, đóng dấu “Đã chi tiền” lên chứng từ chi TM, yêu cầu KH kiểm đếm tại quầy. In 1 liên “Chứng từ giao dịch”, ký, đóng dấu “Đã chi tiền” trả KH. Trường hợp sử dụng “Chứng từ giao dịch” in ra làm chứng từ ghi sổ và đóng chứng từ, Giao dịch viên yêu cầu KH ký vào nơi quy định trên chúng từ. - Trường hợp vượt hạn mức của một Giao dịch viên: Giao dịch này được chuyển đến Giao dịch viên khác có hạn mức giao dịch cao hơn để thực hiện. - Trường hợp chi TM tại quỹ chính: Sau khi Giao dịch viên kiểm soát chứng từ chi tiền, hạch toán giao dịch và ký trên chứng từ chi tiền, chứng từ chi tiền được chuyển sang quỹ chính chi tiền cho KH, giữa quỹ chính và Giao dịch viên thực hiện giao dịch này thực hiện xuất, nhập quỹ nội bộ. Sau đó, thủ quỹ chính ký, đóng dấu “Đã chi tiền” trên chứng từ chi tiềnvà chuyển trả chứng từ cho Giao dịch viên đã hạch toán giao dịch - Đối với giao dịch chi TM theo quy định phai qua kiểm soát và phê duyệt thì phải chuyển chứng từ chi tiền cho kiểm soát viên và Người phê duyệt ký trước/trong hoặc sau khi chi tiền tùy theo từng nghiệp vụ cụ thể.Đại học Kin h tế Hu ế 52 CHƯƠNG 3 : ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KSNB ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN MẶT TẠI NH AGRIBANK CHI NHÁNH HUYỆN A LƯỚI. 3.1. Ưu và nhược điểm của hệ thống KSNB. 3.1.1. Về hệ thống KSNB tại NH Agribank nói chung  Ưu điểm: - Như vậy, có thể thấy rằng bộ phận Kiểm tra nội bộ đã làm công tác của mình một cách có hiệu quả. Nhìn chung, hệ thống KSNB đã phát huy tác dụng trong việc ngăn ngừa các sai phạm xảy ra. Trong những năm vừa qua, những rủi ro trong hoạt động ngân hàng đã được quản lý tốt. Đặc biệt khi nền kinh tế thế giới có dấu hiệu suy thoái, những rủi ro trong hoạt động kinh doanh là càng có nguy cơ bộc lộ một cách rõ nét nhất thì hệ thống KSNB như là một “bức tường lửa” ngăn chặn những “con vi rút” lây lan. - Với đội ngũ lao động có trình độ Đại học và trên Đại học thường xuyên được tổ chức tập huấn, đào tạo, ban kiểm soát nội bộ đã có một vị thế quan trọng trong các hoạt động của ngân hàng. Đây là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của một ngân hàng hiện đại. - Việc đẩy mạnh công tác KSNB với mục tiêu quan trọng là xây dựng được hệ thống để tìm kiếm những xu hướng tiềm ẩn tiêu cực, bất ổn, và thiếu sót trong hoạt động của ngân hàng. Trong nền kinh tế thị trường có nhiều rất nhiều rủi ro nhưng bộ phận Kiểm tra nội bộ đã có những sáng kiến để phát hiện những rủi ro này. Trên cơ sở đó đưa ra biện pháp chấn chỉnh, đã giúp ngân hàng có tính chuyên nghiệp cao hơn, thủ tục đơn giản hơn, dịch vụ tốt hơn và mức độ tin cậy cao hơn với mục đích là cung cấp các dịch vụ ngân hàng, tài chính một cách tốt nhất cho KH. - Agribank được giới đầu tư đánh giá là một trong những ngân hàng có tính minh bạch cao và quản trị tốt. Việc nâng cao chất lượng quản trị và kiếm soát rủi ro tác động mạnh đến hiệu quả kinh doanh của ngân hàng. Đại họ Kin h tế Hu ế 53  Nhược điểm: Thuật ngữ “Kiểm soát nội bộ” mới xuất hiện ở Việt Nam trong những năm gần đây, vì vậy, những hạn chế của hệ thống KSNB ở Agribank cũng là những vấn đề còn tồn tại trong các tổ chức, DN, đặc biệt là trong ngành ngân hàng ở nước ta. Những tồn tại đó là: - Mặc dù đã được ngày càng cải tiến về mặt chất lượng, nội dung, phương pháp nhưng nhìn chung thì hệ thống KSNB chưa theo kịp yêu cầu trong kiểm tra, kiểm soát theo chuẩn mực, thông lệ quốc tế. Nguyên nhân là do “khái niệm KSNB” dường như là một khái niệm còn khá mới mẻ trong các Đơn vị kinh tế nói chung và ngành ngân hàng nói riêng ở nước ta. Những nghiên cứu về lĩnh vực này còn khá rời rạc và hầu như không có một chuẩn mực chung quy định. - Kiểm tra, kiểm soát tại chỗ vẫn là chủ yếu, khả năng phát hiện, cảnh báo sớm những rủi ro và việc giám sát các rủi ro còn tương đối yếu và chậm. Do vậy, Hoạt động kiểm tra, kiểm soát vẫn còn thụ động, ít có khả năng ngăn chặn và phòng ngừa rủi ro cho toàn hệ thống. Nếu có phát hiện rủi ro thì cũng xử lý “nhẹ nhàng”, không triệt để và chỉ có thể phát hiện và xử lý những sai sót nhỏ. - Việt Nam đã hội nhập kinh tế quốc tế làm cho các giao dịch vốn không ngừng tăng lên, cùng với nó là rủi ro của toàn bộ hệ thống ngân hàng. Trong khi đó, cơ chế quản lý và hệ thống thông tin kiểm tra, kiểm soát còn sơ khai, chưa phù hợp với thông lệ quốc tế, chưa có hiệu quả và hiệu lực để đảm bảo tuân thủ nghiêm về pháp luật ngân hàng và sự an toàn của hệ thống ngân hàng, nhất là trong việc ngăn chặn và cảnh báo sớm các rủi ro của hoạt động ngân hàng. 3.1.2. Về hệ thống KSNB đối với hoạt động thu – chi TM Các hoạt động quản lý TM diễn ra thường xuyên, chiếm tỷ trọng lớn tại ngân hàng. Bên cạnh đó, nó lại dễ xảy ra những sai sót, gian lận. Vì vậy việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ là vấn đề tất yếu. Đại học Kin h tế Hu ế 54 3.1.2.1. Ưu điểm: - Ngân hàng Agribank đã thiết lập một quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với hoạt động này: từ bảo quản và bảo vệ TM, quy định về vận chuyển tiền, quy trình thu, chi TM và đặc biệt là việc kiểm soát các chứng từ trong hoạt động quản lý TM. Trong những năm vừa qua, những sai sót TM đã giảm một cách đáng kể và hầu như không có những sai sót lớn gây hậu quả nghiêm trọng. - Các cán bộ được phân công đều làm tốt công việc được giao và đạt được những kết quả tốt. Có được điều này là do có sự phân chia công việc cụ thể và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cán bộ trong Phòng Kiểm tra nội bộ. - Quy trình kiểm soát quá trình thu – chi TM đã đảm bảo việc phân công, phân nhiệm thông qua việc quy định hạn mức kiểm soát đối với giao dịch viên, Thủ quỹ phòng nghiệp vụ, Thủ quỹ giao dịch; Tuân thủ tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong thu, chi TM. - TM được bảo quản và bảo vệ an toàn trong kho quỹ, khi vận chuyển và thu chi. Lực lượng bảo vệ được giao nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành tốt công việc này. - Hoạt động kiểm quỹ cuối ngày được tiến hành thường xuyên, giúp ngăn chặn những rủi ro và phát hiện sai sót, để kịp thời xử lý. Do vậy, hầu hết những sai phạm được ngăn chặn kịp thời và xử lý triệt để, nếu tái phạm sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định. - Công nghệ thông tin giờ đây đã trở thành mối quan tâm hàng đầu của tất cả các doanh nghiệp quy mô lớn lẫn nhỏ. Riêng với NH Agribank, việc ứng dụng công nghệ thông tin không những đảm bảo an toàn cho khách hàng khi giao dịch mà còn giảm bớt được khối lượng công việc, giảm thiểu những sai sót trong quá trình kiểm soát hoạt động thu – chi TM với một khối lượng chứng từ giao dịch khá lớn. Đại học Kin h tế Hu ế 55 3.1.2.2. Nhược điểm: - Trong một số trường hợp, những sai phạm nhỏ được bỏ qua. Tuy những sai phạm này hầu như không ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống nhưng nó sẽ tạo ra một tiền lệ không tốt cho hoạt động của ngân hàng về sau. - Hoạt động kiểm tra, kiểm soát hầu như chỉ được giao phó cho Phòng Kiểm tra nội bộ mà ít có sự phối hợp từ các phòng ban khác. Các Phòng ban khác phải tự có những biện pháp kiểm soát rủi ro trong lĩnh vực hoạt động của mình qua đó giảm nhẹ gánh nặng cho Phòng Kiểm tra nội bộ, góp phần ngăn ngừa và cảnh báo sớm rủi ro. - Các biện pháp kiểm tra, kiểm soát nói chung là vẫn chưa có sự đồng bộ. Cần kết hợp nhiều phương thức kiểm soát như: quan sát nhân viên kết hợp với kiểm tra đột xuất khi có dấu hiệu vi phạm. 3.2. Một số đề xuất đối với Agribank huyện A lưới. 3.2.1. Trong hoạt động nói chung. - Những năm gần đây, rất nhiều đơn vị trong và ngoài nước nhảy vào kinh doanh trong lĩnh vực ngân hàng ở Việt Nam. Quyền lựa chọn không còn nằm ở ngân hàng, mà đã nằm hoàn toàn trong tay khách hàng – những người sẽ lựa chọn phương án giao dịch có lợi nhất. Ngân hàng phải biết tìm ra cách vừa có lợi cho khách hàng, vừa thu được lợi nhuận. Thông qua các dịch vụ tiện ích của mình, ngoài những nhân tố như uy tín, năng lực nhân sự, khả năng quản lý của những người đứng đầu, thì sự khác biệt về công nghệ chính là yếu tố quyết định thành công của một ngân hàng trong thời điểm hiện nay. - Đa dạng hóa các sản phẩm giao dịch để phục vụ nhu cầu khách hàng và thu hút được vốn cho ngân hàng, thực hiện tốt nhất các mục tiêu của ngân hàng. - Không ngừng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ ngân hàng, nâng cao trình độ nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của nền kinh tế nói chung và yêu cầu của ngành ngân hàng nói riêng, phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hang ại h ọc K i h tế H uế 56 3.2.2. Trong hoạt động KSNB đối với hoạt động thu chi TM - Xây dựng phương thức kiểm tra, kiểm soát trên cơ sở rủi ro đảm bảo hoạt động kiểm tra nội bộ có hiệu quả: + Áp dụng các phương pháp kiểm tra, kiểm soát một cách khoa học chứ không phải máy móc, phải làm sao cho nhân viên cấp dưới tự giác làm những công việc của họ một cách thoái mái nhưng vẫn trong khuôn khổ của hệ thống KSNB. + Tiếp nhận và vận hành hiệu quả các phương pháp kiểm tra, kiểm soát mới để đưa ra những cảnh báo sớm về rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động của ngân hàng. + Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ phải được xây dựng phù hợp với nguyên tắc, chuẩn mực, thông lệ về kiểm tra, kiểm soát tiên tiến nhất trên thế giới. - Ban Giám đốc tạo môi trường kiểm soát tốt hơn nữa:  Ban Giám đốc phải đi đầu trong công tác kiểm soát, vì Ban Giám đốc chính là tấm gương phản chiếu nhân viên. Ban Giám đốc cần chỉ đạo xử lý triệt để mọi sai phạm, dù lớn hay nhỏ khi bị phát hiện.  Ban Giám đốc cũng cần chỉ đạo các phòng ban hỗ trợ, phối hợp chặt chẽ với phòng KTNB để bộ phận KTNB hoạt động tốt hơn.  Ban Giám đốc cũng phải quan tâm đến đời sống gia đình của nhân viên. Việc gian lận thường bắt nguồn từ lợi ích kinh tế, nếu Ban Giám đốc là người biết quan tâm đến đời sống kinh tế của nhân viên, trả lương xứng đáng với những đóng góp của họ thì những gian lận cũng không còn chỗ để nảy sinh. - Cần chỉ đạo tăng cường việc bảo vệ an toàn tại kho quỹ, quầy thu ngân. Ngày nay, các loại tội phạm ngày một nguy hiểm hơn và ngày càng biến tướng. Lực lượng bảo vệ không được lơ là dù chỉ là trong một khoảng thời gian ngắn. - Tiếp tục đẩy mạnh việc tuyển dụng, không ngừng đào tạo chuyên môn nâng cao trình độ của đội ngũ nhân viên kiểm soát nội bộ, để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ ngày một hoàn thiện về số lượng và chất lượng. - Không ngừng nâng cấp phần mềm ứng dụng, nâng cấp hệ thống máy tính để phục vụ cho hoạt động kiểm soát. Đại học Kin h tế Hu ế 57 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Đại học Kin h tế Hu ế 58 III.1. Kết luận Trong giai đoạn hiện nay, hội nhập kinh tế quốc tế mang lại cho các ngân hàng những vận hội và cả những thách thức to lớn, đòi hỏi các ngân hàng phải tự vận động đổi mới hoạt động tăng cường sức cạnh tranh và giảm thiểu những rủi ro trong hoạt động của mình. Trong bối cảnh đó, KSNB là một công cụ quan trọng để quản lý giám sát hoạt động của các ngân hàng. Khái niệm về KSNB hiện nay được xem là một trong những nhân tố cốt yếu trong sự thành công của Ngân hàng. Dễ dàng nhận thấy, KSNB đóng vai trò rất quan trọng đối với sự an toàn và khả năng phát triển trong hoạt động kinh doanh của NHTM. Việc xây dựng và thực hiện một cơ chế KSNB phù hợp và hiệu quả sẽ cho phép các NHTM chống đỡ tốt nhất với rủi ro. Nội dung xuyên suốt của chuyên đề bàn về Hệ thống KSNB về hoạt động thu chi TM tại Ngân hàng Agribank Việt Nam chi nhánh A Lưới. Chuyên đề đã khái quát lại một cách cơ bản nhất những biện pháp kiểm soát TM giúp ngăn ngừa những rủi ro liên quan đến TM có thể xảy ra trong hoạt động hàng ngày, nhằm đảm bảo mục tiêu của Đơn vị được thực hiện một cách hiệu quả. Nguyên cứu Hệ thống Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu chi TM tai Agribank A Lưới để có cái nhìn chi tiết hơn về các biện pháp quản lý TM trong một NHTM. Trên cơ sở đó góp một phần nhỏ trong việc truyền tải những lý thuyết về kiểm soát vào thực tiễn hoạt động của Ngân hàng. Trong giới hạn khả năng và thời gian nghiên cứu, Chuyên đề chỉ nên được xem như là một tài liệu tham khảo về đề tài kiểm soát nội bộ trong ngân hàng. Hy vọng trong những nghiên cứu tiếp theo sẽ nghiên cứu rõ nét hơn về lĩnh vực này. III.2. Kiến nghị III.2.1. Đối với Nhà nước - Một là, Nhà nước cần xây dựng khung pháp lý hoàn thiện, thống nhất và đầy đủ về các quy định về kiểm soát trong ngân hàng theo chuẩn mực và thông lệ quốc tế. Đại học Kin h tế Hu ế 59 - Hai là, Nhà nước giao cho các ngành chức năng (cụ thể là Bộ Tài chính), tổ chức các lớp tập huấn, học tập, nghiên cứu nhằm nâng cao năng lực kiểm soát cho các cán bộ đang hoạt động trong lĩnh vực Kiểm soát nội bộ. III.2.2. Đối với Ngân hàng Hệ thống KSNB ở Agribank nói chung và Agribank A Lưới nói riêng nhìn chung là hiệu quả. Sau đây tôi xin nêu lên một số kiến nghị của cá nhân góp phần vào việc nâng cao hiệu quả và hiệu lực của Hệ thống KSNB đối với Agribank A Lưới: - Một là, nâng cao hơn nữa quyền của Kiểm soát viên (hay cán bộ Phòng Kiểm tra nội bộ): có quyền kiểm soát những lĩnh vực nhạy cảm, dễ xảy ra sai sót, gian lận nhằm phát huy hết khả năng và trách nhiệm của họ. - Hai là, gắn trách nhiệm với quyền lợi được hưởng đối với các cán bộ kiểm soát. Thực hiện việc phân quyền hợp lý nhằm tránh tình trạng chồng chéo quyền hạn. - Ba là, cần có sự phối hợp nhiệm vụ giữa các Phòng, ban chức năng với nhau để quản lý tốt nhất tài sản của Ngân hàng. - Bốn là, xác định rõ ràng mục tiêu trong các cuộc kiểm soát để tránh lãng phí thời gian và mất đi hiệu quả, hiệu năng kiểm soát. - Năm là, tăng cường công tác kiểm tra đột xuất đối với các Phòng giao dịch, quầy giao dịch để nắm bắt kịp thời những sai sót do chủ quan của các giao dịch viên - Sáu là, xử lý triệt để những sai sót dù là nhỏ để kịp thời uốn nắn hành vi sai phạm. Không thể bỏ qua sai sót dù với bất cứ lý do gì.Đại học Kin h tế Hu ế DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. TS Hoàng Văn Liêm, 2007, Giáo trình Tài chính-Tiền tệ. NXB Thống kê. 2. GS.TS. Lê Văn Tư, 2005, Ngân hàng thương mại. NXB Thống kê. 3. Th.S Lâm Thị Hồng Hoa, 2002, Giáo trình Kiểm toán ngân hàng. NXB Thống kê. 4. Ersnt & Young, 2003, “ Hội thảo rủi ro ngân hàng và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ”. TPHCM. 5. Th.S Tạ Thị Thùy Mai, 2008, Luận văn Thạc sĩ Kinh tế. Đại học Kinh tế TP HCM. 6. Ersnt & Young, 2003, Hội thảo rủi ro ngân hàng và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ. TPHCM. 7. Một số trang web: - noi-bo-trong-cac-ngan-hang-thuon-3.html - 8. Báo cáo tổng kết của Agribank A Lưới trong 3 năm 2010-2012 9. Và các tài liệu liên quan khác trên sách báo, internet Đại học K n h tế Hu ế PHỤ LỤC [Phụ lục 01] Giấy nộp tiền [Phụ lục 02] Bảng kê các loại tiền [Phụ lục 03] Biên bản thu giữ tiền giả [Phu lục 04] Giấy rút tiền [Phu lục 05] Giấy uỷ nhiệm chi [Phu lục 06] Yêu cầu tiếp quỹ [Phu lục 07] Giấy đề nghị tiếp quỹ ATM [Phu lục 08] Biên bản kiểm quỹ ATM [Phu lục 09] Giấy ủy quyền vận chuyển tiền Đại học Kin h tế Hu ế PHỤ LỤC 01 Đại học Kin h tế Hu ế PHỤ LỤC 02 Đại học Kin h tế Hu ế PHỤ LỤC 03 NHNo&PTNT TTHuế CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Chi nhánh: Huyện A Lưới Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------------------- ---------------------------------- BIÊN BẢN THU HỒI TIỀN GIẢ Căn cứ thông tư liên bộ số 14/TTLB ngày 4/11/1992 và theo điểm 2.2.3 mục 2 công văn số 10/NH-NV của Ngân hàng Nhà nước VIệt Nam, công văn số 1299/NHNo- TCKT ngày 9/5/2003 của NHNo&PTNT Việt Nam. Hôm nay, ngày ..tháng .năm tại phòng kho quỹ NHNo&PTNT Huyện A Lưới đã phát hiện và lập biên bản thu giữ tiền giả. 1. Họ tên người nộp: ........................................................................................... Địa chỉ: ....................................................................................................................... 2. Họ tên người nhận: ......................................................................................... Chức vụ:tại NHNo&PTNT Huyện A Lưới. Đã thu giữ tiền giả theo bảng kê chi tiết như sau: Loại tiền Sê ri số Năm phát hành Thành tiền Bằng chữ: ................................................................................................................... Biên bảng được lập thành 3 bản có giá trị như nhau (01 bản lưu bên nộp, 01 bản lưu Ngân hàng nhận, 01 bản gửi cơ quan chức năng kèm tiền giả đã thu). Huế, ngày .tháng .năm 20 Ký xác nhận 1. Người nộp Kiểm soát NH 2. Người thu (ký, ghi rõ họ tên) (ký tên đóng dấu) (ký, ghi rõ họ tên) Đại học Kin h tế Hu ế PHỤ LỤC 04 Đại học Kin h tế Hu ế PHỤ LỤC 05 Đại học Kin h tế Hu ế PHỤ LỤC 06 YÊU CẦU TIẾP QUỸ  NGƯỜI YÊU CẦU:  PHÒNG:  SỐ DƯ HIỆN TẠI:  YÊU CẦU ĐƯỢC TIẾP QUỸ: - SỐ TIỀN: - BẰNG CHỮ:  NỘI DUNG: NGƯỜI YÊU CẦU TRƯỞNG PHÒNG Đại học Kin h tế Hu ế PHỤ LỤC 07 Ngán haìng NHNo & PTNT TT-Huãú Cäüng hoaì xaî häüi chuí nghéa Viãût Nam Chi nhaïnh A læåïi Âäüc láûp - Tæû do - Haûnh phuïc Säú: .../ATM GIÁÚY ÂÃÖ NGHË TIÃÚP QUYÎ ATM Kênh gæíi : - Ban Giaïm Âäúc NHNo&PTNTA Læåïi Phoìng Kãú Toaïn - Càn cæï quyãút âënh 504/QÂ-NHNo-TTT ngaìy 02/06/2003 cuía TGÂ NHNo&PTNT VN vãö viãûc “Ban haình quy âënh phaït haình, quaín lyï vaì sæí duûng dëch vuû ATM trong hãû thäúng NHNo&PTNT VN”. Häm nay ngaìy 20 thaïng 05 nàm 2011 Täø theí ATM kênh âãö nghë Ban Giaïm âäúc, vaì phoìng Kãú toaïn NHNo&PTNT A Læåïi cho tiãúp quyî taûi maïy ATM 01- NHNo&PTNT A Læåïiúúú vaìo ngaìy 20/05/2011. Lyï do : Tiãúp quyî maïy ATM01. Täön quyî taûi thåìi âiãøm ngaìy 20/05/2012: 57.610.000 VND Häüp säú Loaûi Säú tåì Säú tiãön Ghi chuï 01 500,000 400 200,000,000 02 100,000 600 60,000,000 03 50,000 700 35,000,000 04 10,000 500 5,000,000 Tổng cộng: 300.000.000 Bằng chữ: Ba trăm triệu đồng Đại học Ki h tế Hu ế A Lưới ngày 20 tháng 05 năm 2012 DUYỆT Giám đốc KTT Tổ thẻ Đại học Kin h tế Hu ế PHỤ LỤC 08 Ngán Haìng No&PTNT TT Huế Cäüng Hoaì Xaî Häüi Chuí Nghéa Viãût Nam Chi Nhaïnh huyện A Lưới Âäüc Láûp Tæû Do Haûnh Phuïc A Lưới, ngày 20 tháng 05 năm 2011 BIÃN BAÍN KIÃØM QUYÎ ATM: 4008ATM01 1. Thành phần kiểm quỹ : 2.Giao dịch thẻ Quốc tế/BanknetVN Tổng số tiền giao dịch thẻ Quốc tế/BanknetVn kỳ trước hạch toán kỳ này: Tổng số món giao dịch thẻ Quốc tế/BanknetVn kỳ này chưa hạch toán: Tổng số tiền giao dịch thẻ Quốc tế/BanknetVn kỳ này chưa hạch toán: 3. Thời gian, số dư trên IPCAS, FIMI: Nội Dung Thời gian Số dư Ghi chú IPCAS Số dư trước Crossout Crossout Crossin FIMI Decrease Increase 4. Kiểm đếm thực tế Stt Loại tiền Số tờ tạiFIMI Thực tế Số tờ tại hộp chính (A) Số tờ tại hộp tiền loại (B) Tổng tiền (C=A+B) 1 2 3 4 Tổng tiền trên FIMI: 4. Kết luận , Xử lý Số tiền thừa/ thiếu quỹ: Nguyên nhân: Hướng xử lý: Lập bảng Kiểm Soát Trưởng Ban Quản Lý ATM Đại học Kin h tế Hu ế PHỤ LỤC 09 NH NÔNG NGHIỆP & PTNT VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CHI NHÁNH A LƯỚI Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ......, ngày ... tháng ... năm 200... GIẤY ỦY QUYỀN VẬN CHUYỂN TIỀN * Căn cứ vào bản fax/điện thoại yêu cầu tiếp quỹ lúc ... giờ ... ngày ... tháng ... năm 200 ... của Ông/Bà: ......................................, Trưởng phòng/Phụ trách phòng ..............................., Giám đốc Chi nhánh ............................... ủy quyền cho Ông/Bà .......................................... là cán bộ phòng Ngân quỹ/Ban quản lý quỹ ATM nhận số TM sau tại quỹ chính/Ban quản lý quỹ ATM để tiếp quỹ cho phòng/ATM: ...................................................... A/* Ngoại tệ (USD, EUR ... ): - Bằng số: ..................................................................................................... - Bằng chữ: .................................................................................................. * Tiền đồng Việt Nam (VND): - Bằng số: .................................................................................................... - Bằng chữ: .................................................................................................... Người được ủy quyền TP Ngân quỹ/Trưởng quỹ/ Giám đốc Trưởng ban/Trưởng nhóm (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) B/ Xác nhận của nơi nhận tiền: - Đã nhận đủ số tiền nói trên ....................................... - Số tiền thừa (nếu có) ....................................... - Số tiền thiếu (nếu có) ....................................... Thủ quỹ phòng xin tiếp quỹ Trưởng phòng xin tiếp quỹ (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Đại học Kin h tế Hu ế