Đề tài Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH Tuệ Lâm

c hóa đơn nộp phí, ba bản D/O cùng Invoice và Packing List đến văn phòng quản lý tàu tại cảng nhập để ký xác nhận D/O, nơi đây giữ lại một bản và trả lại hai bản cho công ty; + Nhân viên mang hai bản còn lại này đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này sẽ giữ lại một bản D/O và làm hai phiếu xuất kho cho công ty; + Sau khi hoàn tất thủ tục Hải quan, công ty mang tờ khai Hải quan thông quan, cùng phiếu xuất kho lấy hàng ra khỏi cảng và vận chuyển về kho. + Riêng đối với hàng hóa là hàng nguyên (FCL) phải kiểm tra thực tế thì sau khi có D/O công ty sẽ yêu cầu cảng chuyển nguyên container sang bãi kiểm hóa để đăng ký kiểm hóa. Sau khi hoàn tất thủ tục, nhân viên giao nhận sẽ mang toàn bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O và lấy phiếu xuất kho để nhận hàng. Hiện tại, công ty đang thuê một công ty giao nhận bên ngoài làm thủ tục thông quan hàng hóa tại cảng. Đồng nghĩa với việc mỗi tháng công ty phải chi một khoản chi phí không nhỏ cho dịch vụ giao nhận , thế nhưng hiệu quả mang lại đôi khi không như mong muốn. Ví dụ như tờ khai Hải quan số 7451/NK/NKD/KV4 ngày 01/07/2013 được phân luồng vàng, nhưng sau khi Công chức kiểm tra tờ khai giấy thì đã quyết định chuyển lô hàng này sang luồng đỏ - kiểm tra thực tế hàng hóa. Và chỉ đến khi quá thời hạn làm hàng quy định, Phòng XNK liên hệ thì mới có được thông tin lô hàng được bẻ luồng. Dẫn đến việc Phòng Kinh doanh không thể giao hàng cho khách đúng hẹn, gây mất uy tín công ty đối với khách hàng. Khóa luận tốt nghiệp -43- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 2.2.7. Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu Sau khi làm các thủ tục nhận hàng xong, công ty sẽ tiến hành kiểm hàng, khi kiểm hàng thấy tổn thất hay hàng giao không đúng về mặt chất lượng và số lượng đã quy định bên trong hợp đồng ngoại thương, công ty sẽ lập biên bản giám định hàng hoá, trong đó ghi rõ ngày tháng kiểm tra hàng, thiếu hàng hay phẩm chất, chất lượng của hàng không đúng, đóng gói, bao bì của hàng không đạt chất lượng... và lưu lại hình ảnh kiểm tra để làm căn cứ khiếu nại với nhà cung cấp sau này. Một khi xảy ra bất thường về hàng hóa công ty sẽ xử lý các bước như trên. Nhưng trên thực tế, hàng hóa của công ty luôn đảm bảo về chất lượng và số lượng, ít khi xảy ra tình trạng nêu trên. 2.2.8. Làm thủ tục thanh toán Hình thức thanh toán phụ thuộc phần lớn vào mối quan hệ với đối tác và trị giá hợp đồng. Trong trường hợp đối tác là bạn hàng thường xuyên và trị giá hợp đồng không lớn thì công ty sẽ tiến hành thanh toán bằng phương thức chuyển tiền T/T, tuy nhiên hình thức thanh toán này chiếm tỷ trọng không lớn trong tổng số các hợp đồng. Phương thức thanh toán chủ yếu mà công ty đã và đang lực chọn là phương thức thanh toán L/C. Cơ cấu phương thức thanh toán hợp đồng nhập khẩu trong 2 năm vừa qua như sau: Bảng 2.4: Cơ cấu phương thức thanh toán hợp đồng nhập khẩu năm 2011-2012 Đơn vị tính: Hợp đồng, % Phƣơng thức thanh toán 2011 2012 Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng L/C 248 85.5 334 89.1 T/T 42 14.5 41 10.9 Tổng Cộng 290 100 375 100 (Nguồn: Phòng Kế toán) Khóa luận tốt nghiệp -44- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 L/C T/T Biểu đồ 2.4: Cơ cấu phương thức thanh toán hợp đồng nhập khẩu năm 2011-2012 (Nguồn: Phòng Kế toán) Theo như bảng biểu và biểu đồ trên thì thanh toán tiền hàng nhập khẩu bằng L/C là phương thức chủ yếu được công ty sử dụng, chiếm tỷ trọng 85.5% trong năm 2011 và 89.1% trong năm 2012. Nguyên nhân là do dùng phương thức thanh toán bằng L/C công ty sẽ tránh được những vướng mắc trong việc mua bán ngoại tệ cũng như có sự đảm bảo của ngân hàng trong khâu thanh toán với bạn hàng. Đồng tiền mà công ty sử dụng để thanh toán cho các hợp đồng nhập khẩu thường là USD. Đối với trường hợp thanh toán bằng L/C, thì theo quy định, người xuất khẩu phải trình bộ chứng từ thanh toán để nhận được tiền thanh toán. Sau khi công ty ký chấp nhận trả tiền vào hối phiếu do ngân hàng gửi đi, ngân hàng sẽ ký hậu vận đơn, công ty sẽ tiến hành thanh toán 90% hoặc 95% giá trị hợp đồng nhập khẩu cho nhà xuất khẩu tuỳ theo vào tỷ lệ ký quỹ khi mở L/C là 5% hay 10%. Ngoài việc thanh toán cho bên bán thì Công ty còn phải thanh toán cho ngân hàng những khoản phí như phí mở L/C, tu chỉnh L/C, ký hậu vận đơn... theo mức phí của ngân hàng quy định tại thời điểm thanh toán. Đối với trường hợp thanh toán bằng phương thức chuyển tiền thì khi nhận được bộ chứng từ gốc từ phía đối tác gửi đến, Phòng XNK thực hiện kiểm tra tính phù hợp của hợp đồng và bộ chứng từ. Nếu thấy phù hợp thì sẽ thông báo Phòng Kế toán để lên lịch thanh toán cho hợp đồng. Khi đến hạn thanh toán, thì Phòng Kế toán chịu trách nhiệm sẽ viết lệnh chuyển tiền để chuyển tiền gửi đến ngân hàng 85.5% 14.5% 2011 89.1% 10.9% 2012 Khóa luận tốt nghiệp -45- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 nhận chuyển tiền yêu cầu họ chuyển tiền để trả cho phía bên kia đồng thời sẽ trả một khoản lệ phí cho ngân hàng nhận chuyển tiền. Khoản lệ phí này thay đổi tuỳ từng ngân hàng khác nhau. Phương thức thanh toán L/C tuy hiện đang là thông dụng nhất nhưng việc công ty chỉ sử dụng chủ yếu phương thức này cũng dẫn đến một số hạn chế cho công ty. Chẳng hạn như, trong quá trình nhập khẩu tại hợp đồng số BU-TL-05/13 ký ngày 05 tháng 03 năm 2013, trong hợp đồng ghi rõ thanh toán bằng phương pháp L/C không huỷ ngang nhưng trong quá trình làm thủ tục thanh toán công ty đã không thể nhanh chóng chuyển đổi ngoại tệ nên tiền chuyển thanh toán cho đối tác đã chậm so với cam kết trong hợp đồng đã ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Đồng thời, trong năm 2012, khi công ty ký kết hợp đồng nhập khẩu với United Lab ngày 25 tháng 11 và cam kết trong hợp đồng sẽ thanh toán sau khi nhận hàng 30 ngày nhưng khi tiến hành làm thủ tục thanh toán, ngân hàng yêu cầu thế chấp tài sản nằm ngoài khả năng hiện tại của công ty, do đó công ty đã không thể thanh toán đúng hạn như đã cam kết cho đối tác dẫn đến phải chi trả thêm một khoản tiền lãi tính theo ngày cho đối tác và kết quả là lợi thế vẫn thuộc về nhà cung cấp, thiệt hại vẫn là doanh nghiệp trong khi đáng ra sẽ không có thiệt hại này nếu như lựa chọn phương thức thanh toán khác hơn. 2.2.9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Đa số hàng nhập khẩu về của công ty đều rất ít xảy ra rủi ro nên tranh chấp cũng là không đáng kể. Và khi có vấn đề xảy ra, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà công ty sẽ xác định đối tượng khiếu nại. + Nếu hàng hoá không đúng về số lượng, chất lượng và chủng loại phù hợp như trong hợp đồng thoả thuận đã ký giữa hai bên, công ty có quyền khiếu nại bên người bán. Về điều khoản này, trong hợp đồng giữa hai bên công ty cũng đưa ra trường hợp miễn trách đó là việc bất khả kháng như: lũ lụt, chiến tranh, ... + Nếu bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất do lỗi của người vận tải gây nên thì công ty vẫn khiếu nại người bán, sau đó người bán sẽ gửi đơn khiếu nại công ty vận tải và công ty này phải chịu trách nhiệm. + Nếu hàng bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của bên thứ ba gây nên nếu thuộc phạm vi bảo hiểm đã mua thì công ty sẽ khiếu nại công ty bảo hiểm. Khóa luận tốt nghiệp -46- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 Trong việc giao nhận hàng hoá, những chậm trễ hư hỏng, hay không đúng thời hạn... tất cả những tranh chấp phát sinh giữa hợp đồng nhập khẩu, công ty thống nhất chủ trương giải quyết bằng phương pháp thương lượng trực tiếp giữa hai bên. Điều này giúp cho công ty không phải tốn nhiều thời gian tiền bạc, đồng thời không tạo ra những căng thẳng trong quan hệ giữa hai bên. Nếu hai bên không giải quyết được bằng thỏa thuận, thương lượng giữa hai bên thì lấy trọng tài quốc tế như thỏa thuận trong hợp đồng để phân xử. 2.2.10. Nhận xét về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu công ty TNHH Tuệ Lâm  Ưu điểm Thứ nhất, trong quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty thì việc thanh toán bằng L/C của công ty diễn ra rất thuận lợi và có hiệu quả. Do có quan hệ tốt với các ngân hàng đối tác nên công ty thường chỉ phải ký quỹ với tỉ lệ 5- 10%. Hơn thế nữa, đối với mặt hàng tân dược nhập khẩu, công ty nhập khẩu gần như theo hình thức ủy thác nên số tiền ký quỹ đa phần sẽ do khách hàng chuyển khoản qua tài khoản công ty để công ty tiến hành ký quỹ. Đây là một thế mạnh giúp cho công ty nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và hoàn thiện hơn quy trình hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu của công ty. Thứ hai, công ty có mối quan hệ tốt với các ngân hàng và các công ty bảo hiểm đối tác giúp cho các nghiệp vụ thanh toán và mua bảo hiểm thông thường được tiến hành một cách nhanh chóng, an toàn. Thứ ba, quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu được thực hiện và kiểm soát một cách nghiêm ngặt và các phát sinh trong quá trình nhập khẩu đều được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.  Hạn chế Thứ nhất, giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương và tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương là do hai phòng ban riêng biệt phụ trách. Điều này dẫn đến tình trạng khó khăn trong việc thực hiện và đàm phán với nhà cung cấp về các vấn đề phát sinh trong quá trình nhập khẩu. Khóa luận tốt nghiệp -47- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 Thứ hai, công ty hiện đang sử dụng dịch vụ thuê ngoài cho việc làm thủ tục Hải quan ngoài cảng nên mỗi tháng công ty phải tốn một khoản chi phí không nhỏ cho việc thuê ngoài này, chưa kể đến công ty còn khó kiểm soát trong việc quản lý chi phí của một lô hàng nhập khẩu. Thứ ba, với cơ cấu tổ chức phòng XNK hiện nay thì nhân viên chứng từ vừa phụ trách hàng nhập khẩu và cả hàng xuất khẩu. Hai quy trình nghiệp vụ tương đối khác nhau và số lượng hàng xuất nhập mỗi tháng cũng không phải con số nhỏ và áp lực công việc cũng tỉ lệ thuận theo con số đó nên dẫn đến tình trạng bộ phận chứng từ thường xuyên thay đổi nhân sự. Nhân viên mới không được đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu thường xuyên sai sót trong việc khai báo tờ khai Hải quan và chuẩn bị chứng từ, gây nên tình trạng công ty thường phải mất nhiều thời gian chờ cho việc điều chỉnh tờ khai, bổ sung chứng từ và đôi khi dẫn đến việc công ty phải chịu phí lưu kho, lưu bãi cho lô hàng. Thứ tƣ, công ty vẫn chưa linh hoạt trong việc sử dụng các phương thức thanh toán nhằm mang lại hiệu quả hơn cho doanh nghiệp. Thứ năm, trình độ chuyên môn của nhân viên chưa sâu, năng suất làm việc chưa hiệu quả. Thứ sáu, công ty thường xuyên phải đối đầu với bài toán thiếu vốn dẫn đến việc vuột mất nhiều cơ hội hợp tác mang lại lợi nhuận cao. Khóa luận tốt nghiệp -48- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 Công ty TNHH Tuệ Lâm thành lập từ năm 1999 đến nay, hoạt động chính ở lĩnh vực thương mại, chủ yếu là kinh doanh hàng hóa nhập khẩu. Vì thế, trong gần 15 năm hoạt động tại thị trường Việt Nam, hoạt động nhập khẩu là một hoạt động diễn ra hàng ngày tại công ty. Và vì kinh doanh hàng nhập khẩu khác hẳn so với kinh doanh nội địa, phức tạp hơn rất nhiều; thế nên đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế nói chung và công ty TNHH Tuệ Lâm nói riêng cần phải thực hiện theo một quy trình thống nhất, rõ ràng. Đồng thời, hoạt động nhập khẩu diễn ra bởi sự chỉ đạo, giám sát của các Cơ quan chức năng liên quan nên yêu cầu các doanh nghiệp phải không ngừng củng cố, hoàn thiện hơn quy trình nhập khẩu của công ty mình, đặc biệt là ở nghiệp vụ “Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu” để tránh các sơ suất không đáng có. Trong gần 15 năm hoạt động trên thị trường nhập khẩu, bước đầu từ một quy trình nhập khẩu sơ khai công ty đã dần dần cải tiến, hoàn thiện quy trình nhập khẩu khép kín như hôm nay – một quy trình đòi hỏi phải có sự phối hợp và trách nhiệm liên đới từ các phòng ban liên quan. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện nghiệp vụ “Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu” công ty vẫn còn gặp một số hạn chế cần phải khắc phục như đã trình bày ở phần thực trạng. Chính vì thế, công ty cần phải có những giải pháp cần thiết để khắc phục tình trạng này. Từ đó, tạo nên một quy trình nhập khẩu nói chung và quy trình nghiệp vụ “Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu” nói riêng khép kín hoàn hảo nhằm mang lại hiệu quả cao hơn cho công ty trong việc kinh doanh hàng hóa nhập khẩu. Đồng thời, cũng góp phần tạo chỗ đứng cho công ty trên thị trường ngày một vững mạnh và tạo được lòng tin chắc chắn trong lòng các đối tác và khách hàng của công ty hiện tại và trong tương lai. Khóa luận tốt nghiệp -49- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TUỆ LÂM 3.1. Định hƣớng phát triển của công ty trong thời gian tới Mục tiêu hàng đầu của Tuệ Lâm là trở thành nhà kinh doanh và phân phối chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam để cạnh tranh với các công ty nước ngoài trong quá trình hội nhập quốc tế. Xét về phương diện hàng tân dược nhập khẩu, tuy trong xu thế chung nhà nước luôn khuyến khích xuất khẩu, sản xuất thay thế hàng nhập khẩu, thế nhưng điều này chỉ phù hợp với một số ngành tiêu dùng còn với ngành công nghiệp dược của Việt Nam hiện nay thì nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược phục vụ chăm sóc sức khoẻ cho người dân là điều không thể thiếu được, kinh doanh nhập khẩu là một lĩnh vực tuy hấp dẫn nhưng rất phức tạp bởi nó phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố chủ quan cũng như khách quan của thị trường trong nước, ngoài nước, những trở ngại về địa lý, đối tác, các chính sách khắt khe của nhà nước… Chính vì thế, Ban lãnh đạo công ty TNHH Tuệ Lâm đã nhận thấy được những thuận lợi, khó khăn, và thách thức công ty đang phải đối mặt để từ đó đề ra những phương hướng cụ thể cho hoạt động nhập khẩu của mình trong thời gian tới: + Tiếp tục duy trì và mở rộng thị trường tiêu thụ đối với các mặt hàng nhập khẩu hiện tại. Công ty sẽ quyết tâm phấn đấu đạt các chỉ tiêu sau:  Hóa chất: 70% thị phần trong nước  Tân dược: 80% thị phần của UIP + Đẩy mạnh kinh doanh nội địa, bằng mọi biện pháp xúc tiến bán hàng, mở rộng hình thức kinh doanh, mở rộng thị trường nhằm tăng doanh số bán, tăng vòng quay của vốn. + Sử dụng các biện pháp chăm sóc khách hàng, tiếp thị quảng cáo về công ty hay từng sản phẩm cụ thể nhằm nâng cao uy tín cũng như sản phẩm của công ty. Khóa luận tốt nghiệp -50- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 + Tính toán hiệu quả kinh tế đầu vào từ khâu nhập khẩu như: Hạn chế rủi ro do biến động giá cả, chênh lệch tỷ giá ngoại tệ sao cho sản phẩm có giá thành hợp lý, chất lượng cao, đủ sức đứng vững trên thị trường. + Củng cố nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý điều hành kinh doanh sao cho phù hợp và thích ứng nhanh với cơ chế thị trường năng động hiện nay. Công ty cũng đã đề ra kế hoạch chỉ tiêu cho năm 2014 như sau: Bảng 3.1: Chỉ tiêu kế hoạch công ty năm 2014 Chỉ tiêu Năm 2014 Doanh thu kinh doanh hàng nhập khẩu (Đồng) 141,388,000,000 Kim ngạch xuất khẩu (USD) 3,000,000 Doanh thu trên thị trường nội địa (Đồng) 38,549,000,000 Lợi nhuận trước thuế (Triệu đồng) 72,881,000,000 (Nguồn: Phòng Kinh doanh) Trong quá trình kinh doanh, công ty không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên, cải tiến đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Cụ thể, công ty đã tiến hành đầu tư hơn 1 triệu đô la Mỹ để lắp đặt hệ thống phần mềm Microsoft Axapta quản lý mạng lưới phân phối toàn quốc đồng thời công ty cũng được sự hỗ trợ chuyên môn từ Gannon về quy trình quản lý kho hàng, hệ thống quản lý dữ liệu, phân phối và sắp tới sẽ còn nâng cấp hơn nữa. Mở rộng hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiếp thị, hậu cần và phân phối, hướng tới mục tiêu trở thành sự lựa chọn đáng tin cậy cho những thương hiệu nổi tiếng trong và ngoài nước muốn thâm nhập thị trường Việt Nam. Với sự thông hiểu văn hoá địa phương, Tuệ Lâm sẽ tiếp tục phát triển tăng tốc thông qua việc liên doanh liên kết, mua bán sáp nhập doanh nghiệp, thông qua các đại lý và hiệp hội kinh doanh. Khóa luận tốt nghiệp -51- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty 3.2.1. Giải pháp thứ nhất: Hoàn thiện quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương – Giải quyết hạn chế thứ nhất 3.2.1.1. Mục tiêu giải pháp Nghiệp vụ giao dịch, đàm phán, và ký kết hợp đồng ngoại thương các mặt hàng nhập khẩu (ngoại trừ mặt hàng tân dược) hiện nay đang do Phòng Kinh doanh của công ty phụ trách. Sau khi hợp đồng được ký kết, Phòng Kinh doanh sẽ chuyển hợp đồng sang cho phòng XNK để làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Điều này dẫn đến việc nhà cung cấp phải trao đổi với hai phòng ban khác nhau tùy thuộc vào giai đoạn thực hiện hợp đồng đó. Hơn nữa, phòng XNK là người trực tiếp thực hiện quá trình nhập khẩu, nếu như có vấn đề gì về điều khoản trong hợp đồng cần phải hủy bỏ hay bổ sung thì phòng XNK sẽ thông báo cho Phòng Kinh doanh điều chỉnh lại trong đơn hàng kế tiếp, khá mất thời gian và rườm rà, phức tạp. Mục tiêu của giải pháp đề ra là nghiệp vụ đàm phán, ký kết hợp đồng và tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương sẽ quy về một mối để tạo thuận lợi hơn cho đôi bên. 3.2.1.2. Cách thức thực hiện giải pháp Nghiệp vụ giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương sẽ được chuyển giao cho phòng XNK đảm trách thay vì là Phòng Kinh doanh như hiện tại. Phòng XNK sẽ thành lập thêm một bộ phận là bộ phận mua hàng chuyên phụ trách nghiệp vụ giao dịch, đàm phán, và ký kết hợp đồng ngoại thương sau khi nhận được kế hoạch đặt hàng mỗi tháng từ Phòng Kinh doanh. Phòng Kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm bàn giao và hướng dẫn cho bộ phận mua hàng phòng XNK về trình tự thực hiện nghiệp vụ này cũng như các kiến thức cần thiết cần có để mang lại thành công cho cuộc đàm phán. Nhân sự bộ phận mua hàng có thể phát triển từ những nhân viên chứng từ phụ trách các mặt hàng của các nhà cung cấp hiện tại vì những nhân viên này sẽ nắm rõ những vướng mắc trong quá trình thực hiện nhập khẩu để từ đó có thể điều chỉnh hoặc bổ sung các điều khoản trong hợp đồng hợp lý hơn nhằm mang lại hiệu quả hơn cho công ty. Khóa luận tốt nghiệp -52- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 Từ trước đến nay các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều được ký kết với các đối tác truyền thống, quen thuộc... do đó hợp đồng thường mang tính hình thức là chính, các nội dung cũng như điều khoản trong hợp đồng đều theo mẫu có sẵn từ trước. Nhưng hiện nay, công ty đang mở rộng và tìm kiếm các đối tác mới, nên công ty cần có sự quan tâm hơn nữa đến nội dung và hình thức của hợp đồng nhập khẩu, các điều khoản phải chặt chẽ hơn, chính xác hơn và phải là cơ sở pháp lý quan trọng ràng buộc trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên. 3.2.1.3. Hiệu quả dự kiến  Tiết kiệm được thời gian và nhân lực khi hai nghiệp vụ được quy về một phòng ban đảm trách.  Các điều khoản của hợp đồng sẽ được cập nhật thường xuyên và nhanh chóng với thực trạng hiện tại.  Trách nhiệm và quản lý xuyên suốt quy trình sẽ được giao về cho một phòng ban duy nhất đảm nhiệm. 3.2.2. Giải pháp thứ hai: Hoàn thiện quá trình giao nhận hàng hóa – Giải quyết hạn chế thứ hai 3.2.2.1. Mục tiêu giải pháp Việc tiếp nhận hàng hóa cũng là một khâu không kém phần quan trọng trong việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu và cũng là một khâu tốn không ít chi phí mỗi tháng để chi trả cho công ty giao nhận. Mục tiêu của giải pháp đề ra nhằm giúp công ty tiết kiệm được khoản chi phí cũng như có thể quản lý, kiểm soát dễ dàng chi phí của một lô hàng. Đồng thời cũng có thể theo sát chặt chẽ hơn lô hàng từ lúc làm thủ tục cho đến khi nhập kho. 3.2.2.2. Cách thức thực hiện Do trung bình mỗi tháng công ty phải làm thủ tục XNK cho từ 50 đến 60 lô hàng nên công ty có thể tiến hành tuyển dụng từ hai đến ba nhân viên giao nhận theo hình thức lương khoán có kinh nghiệm dồi dào về lĩnh vực nghiệp vụ thủ tục Hải quan để làm thủ tục thông quan hàng hóa tại các cảng. Các nhân viên này sẽ chịu trách nhiệm từ lúc nộp bộ tờ khai cho Chi cục Hải quan đền lúc hàng hóa được thông quan và nhập kho trong tình trạng bình thường. Khóa luận tốt nghiệp -53- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 Bộ phận điều xe trực thuộc phòng Kho vận thay vì hiện tại chỉ chịu trách nhiệm phân phối theo đơn đặt hàng từ phòng dịch vụ khách hàng (thuốc thành phẩm) và Phòng Kinh doanh (các mặt hàng khác) thì nay sẽ thêm trách nhiệm vận chuyển các lô hàng từ cảng về kho sau khi phòng XNK hoàn tất thủ tục Hải quan. Công ty có thể cung cấp thêm cho phòng Kho vận phương tiện vận tải để đủ đáp ứng nhu cầu nội bộ lẫn khách hàng. Tuy mức chi phí ban đầu công ty đầu tư có thể cao hơn chi phí hiện tại nhưng xét về mặt dài hạn thì có sẽ hiệu quả hơn cả về tài chính lẫn công tác quản lý và kinh doanh cho công ty sau này. 3.2.2.3. Hiệu quả dự kiến  Chi phí giảm dẫn đến việc giá thành sản phẩm có thể giảm để nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường.  Kiểm soát được hàng hóa chặt chẽ hơn so với việc thuê ngoài khi hiện tại cùng lúc một nhân viên giao nhận của các công ty giao nhận có thể làm thủ tục cho hai đến ba lô hàng cùng lúc.  Ngoài các chi phí theo như quy định thì các chi phí phát sinh cho mỗi lô hàng công ty cũng dễ dàng kiểm soát quản lý hơn. 3.2.3. Giải pháp thứ ba: Hoàn thiện quá trình làm thủ tục khai báo Hải quan điện tử - Giải quyết hạn chế thứ ba 3.2.3.1. Mục tiêu giải pháp Làm thủ tục khai báo Hải quan điện tử là nghiệp vụ quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình nhập khẩu, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong khâu này có thể làm ảnh hưởng đến cả tiến độ đôi khi còn dẫn đến các khoản chi phí phát sinh không cần thiết. Chính vì vậy, mục tiêu của giải pháp này đặt ra là làm thế nào có thể thực hiện được nghiệp vụ khai báo Hải quan với thời gian và chi phí một cách tối ưu nhất. 3.2.3.2. Cách thức thực hiện Bộ phận chứng từ nên được phân ra nhân viên chứng từ hàng nhập và nhân viên chứng từ hàng xuất để giảm bớt áp lực cho vị trí này và tránh được tình trạng luôn thay đổi nhân sự. Nhân viên mới cần được kiểm soát chặt chẽ thông tin trên tờ khai điện tử trước khi khai báo. Do hiện tại hầu hết các Chi cục Hải quan đều đã sử Khóa luận tốt nghiệp -54- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 dụng phần mềm khai báo phiên bản 4.0 đồng nghĩa việc cấp số và phân luồng đều được tự động hóa, nếu như có sai sót thông tin trong tờ khai sẽ khó mà hủy và việc điều chỉnh tờ khai mất khá nhiều thời gian. Đôi khi việc sai sót trong khai báo có thể dẫn đến những khoản chi “cửa sau” với công chức Hải quan phụ trách. Trong thời gian đầu làm việc của nhân viên mới, trưởng bộ phận chứng từ nên kiểm tra bộ chứng từ mở tờ khai cẩn thận trước khi giao chứng từ cho nhân viên giao nhận mang ra cảng, tránh tình trạng thiếu sót chứng từ, ảnh hưởng đến tiến độ thông quan hàng hóa. Nhân viên chứng từ phải thường xuyên theo dõi và cập nhật các Thông tư, Nghị định mới liên quan đến thủ tục Hải quan và việc tăng, giảm thuế quan. 3.2.3.3. Hiệu quả dự kiến  Tiết kiệm thời gian và chi phí khi làm thủ tục Hải quan.  Tránh được các khoản chi không cần thiết cho Hải quan.  Không mất thời gian và công sức đào tạo nhân viên mới. 3.2.4. Giải pháp thứ tƣ: Hoàn thiện khâu thanh toán và thủ tục thanh toán – Giải quyết hạn chế thứ tư 3.2.4.1. Mục tiêu giải pháp Trong giao dịch quốc tế hiện nay, phương thức thanh toán L/C hầu như được đại đa số doanh nghiệp Việt Nam sử dụng bởi tính an toàn và thuận tiện mà phương thức này mang lại. Nhưng đây chỉ là một trong số các phương thức thanh toán giao dịch trong ngoại thương. Ngoài ra, đồng ngoại tệ cũng là điều kiện tiên quyết để có thể thực hiện giao dịch ngoại thương. Mục tiêu đặt ra ở giải pháp này là phải thực hiện như thế nào để có thể mang lại hiệu quả hơn cho công ty trong việc sử dụng phương thức thanh toán và đồng ngoại tệ trong việc thanh toán quốc tế. 3.2.4.2. Cách thức thực hiện Mặc dù phương thức thanh toán L/C chặt chẽ, bảo đảm quyền lợi cho cả hai bên nhưng thủ tục rất phức tạp, phải qua nhiều khâu, nhiều bước...Công ty nên nghiên cứu áp dụng các phương thức thanh toán khác như: chuyển tiền, nhờ thu, giao chứng từ trả tiền... Tùy thuộc vào đối tượng nhà cung cấp mà công ty sử dụng phương thức thanh toán cho phù hợp. Việc áp dụng linh hoạt các phương thức thanh toán quốc tế giúp công ty chủ động hơn trong việc thanh toán tiền hàng nhập khẩu. Khóa luận tốt nghiệp -55- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 Công ty nên thực hiện nghiệp vụ thanh toán ở nhiều ngân hàng khác nhau thay vì chỉ quan hệ với các ngân hàng đối tác cố định như hiện nay nhằm tránh các rủi ro xảy ra. Trong quá trình nhập khẩu thường xuyên phải sử dụng ngoại tệ nên công ty cần có kế hoạch trước để dự trữ một lượng ngoại tệ cần thiết phục cho quá trình thanh toán phòng khi thời điểm khan hiếm ngoại tệ. Muốn vậy công ty cần phải có kế hoạch cụ thể thu nội tệ, đôn đốc khách hàng thanh toán để kịp thời chuyển thành ngoại tệ khi cần. 3.2.4.3. Hiệu quả dự kiến  Tạo được sự tin tưởng với các nhà cung cấp, nâng cao hiệu quả kinh doanh.  Linh động trong việc thanh toán bằng ngoại tệ.  Hạn chế được các rủi ro trong nghiệp vụ thanh toán. 3.2.5. Giải pháp thứ năm: Đào tạo, nâng cao nghiệp vụ đội ngũ nhân viên – Giải quyết hạn chế thứ năm 3.2.5.1. Mục tiêu giải pháp Con người chính là nhân tố quan trọng nhất và là tài sản vô giá của mọi doanh nghiệp cho dù các doanh nghiệp đó hoạt động trong các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Và trong tình hình kinh doanh XNK phat triển như hiện nay thì trình độ chuyên môn của nhân viên cần được chú trọng và quan tâm nhiều hơn. Mục tiêu của giải pháp đề ra là làm sao có được một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, hiệu quả và nhiệt huyết với công việc cùng công ty. 3.2.5.2. Cách thức thực hiện Công ty nên có chiến lược đào tạo, bồi dưỡng về trình độ và nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên thông qua việc mời các chuyên gia về công ty để tổ chức các buổi bồi dưỡng ngắn hạn, ngoài giờ... Nên tổ chức cuộc thi sát hạch, đánh giá hàng năm để đánh giá năng lực mỗi nhân viên nhằm loại trừ bớt những nhân viên nghiệp vụ yếu, làm việc không hiệu quả. Trên cơ sở đó, công ty sẽ nắm bắt được trình độ nghiệp vụ chung của nhân viên, từ đó đưa ra được các biện pháp khắc phục kịp thời. Khóa luận tốt nghiệp -56- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 Nên đưa vào nội quy công ty quy tắc 5S và thành lập ban 5S thường xuyên kiểm tra nhằm tạo nên thói quen cho nhân viên và hiệu quả quy tắc này mang lại giúp tối ưu hóa công việc, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc. 3.2.5.3. Hiệu quả dự kiến  Tạo nên đội ngũ nhân viên trình độ chuyên môn cao, chuyên nghiệp, hiệu quả.  Khơi dậy ý thức trách nhiệm, tính tự nguyện, tự giác của nhân viên từ đó nâng cao năng suất của công ty. 3.2.6. Giải pháp thứ sáu: Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của công ty – Giải quyết hạn chế thứ sáu 3.2.6.1. Mục tiêu giải pháp Hiện nay, vốn là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp trong quá trình thực hiện các hợp đồng nhập khẩu vì vốn là một nhân tố quan trọng đảm bảo cho sự phát triển và tồn tại của công ty. Thiếu vốn khiến doanh nghiệp không thể mở rộng quy mô hay chớp lấy thời cơ. Chính vì vậy, mục tiêu của giải pháp đề ra là làm sao cải thiện, sử dụng nguồn vốn một cách có hiệu quả. 3.2.6.2. Cách thức thực hiện Ưu tiên trích lợi nhuận thu được từ hoạt động kinh doanh bổ sung vào nguồn vốn kinh doanh. Gia nhập thị trường chứng khoán cũng là một biện pháp có thể tăng vốn của doanh nghiệp lên nhanh chóng, tuy nhiên nó cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro, nên công ty cần cân nhắc kỹ lưỡng khi tiến hành đầu tư. Nên thiết lập mối quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài với các ngân hàng để đảm bảo rằng họ sẵn sàng cung cấp vốn cho công ty khi có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa. Tính toán các khả năng lỗ lãi, thời gian thu hồi vốn trong kinh doanh cũng như dự tính trước những rủi ro có thể xảy ra để có biện pháp phòng ngừa. 3.2.6.3. Hiệu quả dự kiến  Đảm bảo nguồn cung cần thiết khi cần huy động vốn.  Đảm bảo vốn được cải thiện và sử dụng hiệu quả. Khóa luận tốt nghiệp -57- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty 3.3.1. Kiến nghị đối với nhà nƣớc về tài chính Nhà nước cần phải tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh giữa các thành phần kinh tế, không phân biệt doanh nghiệp nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân. Các Quy định, Nghị định, Thông tư phải được thống nhất từ trên xuống dưới. Nhà nước cần có qui định chặt chẽ trong quản lý ngoại tệ để đảm bảo ổn định tình hình kinh doanh cho các doanh nghiệp nhập khẩu, tránh tình trạng đầu cơ tích luỹ ngoại tệ, tạo nên một thị trường ảo về khan hiếm ngoại tệ làm cho các doanh nghiệp tham gia kinh doanh XNK nói chung và doanh nghiệp tham gia kinh doanh nhập khẩu nói riêng phải mua ngoại tệ với giá cao hơn để thanh toán hợp đồng. Và như vậy giá bán sản phẩm sẽ cao hơn, làm cho sản phẩm của công ty giảm tính cạnh tranh. Cụ thể là thực hiện điều tiết cung, cầu ngoại tệ mạnh (USD, EUR) một cách hợp lý, đồng thời Nhà nước cần theo dõi chặt chẽ sự biến động của tỷ giá hối đoái giữa đồng Việt Nam và những ngoại tệ mạnh. Về phía Ngân hàng Nhà nước cần xem xét lại các quy định về tài sản thế chấp, thủ tục vay vốn để tài sản thế chấp sẽ giữ đúng vai trò của nó là điều kiện đảm bảo an toàn vốn cho vay chứ không phải là vật căn cứ giữa ngân hàng và doanh nghiệp đồng thời thủ tục vay vốn nên đơn giản hoá vừa đúng pháp luật nhưng sẽ rút ngắn nhiều thủ tục phiền hà không cần thiết mà lại ảnh hưởng đến thời gian thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty đối với đối tác nước ngoài. 3.3.2. Kiến nghị đối với nhà nƣớc về chính sách thuế Đề nghị tổng cục thuế chỉ đạo cho các chi cục thuế địa phương, giúp các doanh nghiệp được hoàn thuế nhanh để tiết kiệm nhân lực và tài chính. Đồng thời, Nhà nước cần phải đổi mới và hoàn thiện chính sách thuế để đưa ra một hệ thống thuế ngày càng cải thiện đồng thời phải đảm bảo nguồn thu cho ngân sách nhà nước. Đặc biệt chính sách thuế phải đảm bảo được lợi ích của các doanh nghiệp tham gia nhập khẩu hàng hoá và nên ưu tiên cho các doanh nghiệp nhập khẩu các mặt hàng trong nước chưa sản xuất được. Khóa luận tốt nghiệp -58- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 3.3.3. Kiến nghị đối với Tổng cục Hải quan Đề nghị Tổng cục Hải quan có văn bản hướng dẫn cụ thể hơn, thống nhất cho từng mặt hàng, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thuận lợi trong quá trình kinh doanh và hậu kiểm của cơ quan thuế. Tổng cục Hải quan nên kiến nghị các Chi cục Hải quan nên linh động tạo điều kiện giúp đỡ công ty hoàn chỉnh thủ tục để nhận hàng trong thời gian nhanh nhất. Thường xuyên tổ chức kiểm tra và đôn đốc các công chức Hải quan thực hiện đúng nghĩa vụ, tránh tiêu cực gây lãng phí vật chất cũng như thời gian cho các doanh nghiệp. Khóa luận tốt nghiệp -59- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 KẾT LUẬN Đối với nền kinh tế của mỗi quốc gia muốn hòa mình vào tiến trình hội nhập khu vực và thế giới sẽ không thể tách rời hoạt động XNK. Trong nền kinh tế quốc dân hoạt động nhập khẩu đóng vai trò hết sức quan trọng bởi nó mở rộng khả năng tiêu dùng của một nước, làm đa dạng hoá mặt hàng, tạo động lực để phát triển sản xuất trong nước đồng thời nhập khẩu sẽ xoá bỏ tình trạng độc quyền trên thế giới, phá vỡ nền kinh tế đóng cũng như tạo ra sự cân đối cho nền kinh tế và thúc đẩy xuất khẩu. Trong gần 15 năm hoạt động trên thị trường Việt Nam, Công ty TNHH Tuệ Lâm luôn cố gắng hoàn thiện mình, xây dựng mô hình công ty năng động, hoạt động có hiệu quả; luôn coi trọng việc xây dựng uy tín, mối quan hệ lâu dài với các đối tác nước ngoài và các khách hàng trong nước, mở rộng mạng lưới phân phối ra các thị trường. Để đảm bảo luôn cung cấp nguồn hàng một cách liên tục công ty đã không ngừng hoàn thiện quy trình nhập khẩu của mình tối ưu nhất. Tuy nhiên công ty cũng luôn gặp phải những khó khăn do hạn chế về vốn, trình độ nghiệp vụ chuyên môn, về sức cạnh tranh của các doanh nghiệp nhập khẩu khác chính vì vậy toàn thể nhân viên trong công ty luôn cố gắng hết mình hoàn thành các nhiệm vụ, kế hoạch được Ban lãnh đạo giao phó. Và chuyên đề khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH Tuệ Lâm” đã chú trọng vào việc hoàn thiện, nâng cao quy trình nhập khẩu của công ty sao cho quy trình nhập khẩu được thuận lợi và hoàn thành nhanh chóng giúp cho công ty tiết kiệm được thời gian và chi phí mả hiệu quả trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Đồng thời, việc hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng chính là góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp ngày càng vững vàng hơn trong cuộc cạnh tranh gay gắt của thị trường. Khóa luận tốt nghiệp -60- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. TS. Trịnh Thị Thu Hương (2011). Giáo trình vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương, nhà xuất bản Thông tin và Truyền thông, Hà Nội. 2. TS. Nguyễn Minh Kiều (2006). Thanh toán quốc tế, nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội. 3. Vũ Hữu Tửu (2002). Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, nhà xuất bản Giáo dục, Hà Nội. 4. GS.TS. Võ Thanh Thu (2011). Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu, nhà xuất bản Tổng hợp, Thành phố Hồ Chí Minh. 5. Các trang web:            6. Thông tư, Luật, Nghị định, Quyết định:  Thông tư số 40/2011/TT-BCT quy định về khai báo hóa chất, Bộ Công Thương ban hành ngày 14/11/2011.  Thông tư số 27/2012/TT-BCT quy định tạm ngừng chế độ cấp giấy phép nhập khẩu tự động đối với một số mặt hàng theo quy định tại Thông tư số 24/2010/TT-BCT ngày 28 tháng 5 năm 2010, Bộ Công Thương ban hành ngày 26/09/2012.  Thông tư số 222/2009/TT-BTC hướng dẫn thí điểm thủ tục Hải quan điện tử, Bộ Tài Chính ban hành ngày 25/11/2009. Khóa luận tốt nghiệp -61- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063  Thông tư số 47/2010/TT-BYT hướng dẫn hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu thuốc và bao bì tiếp xúc trực tiếp với thuốc, Bộ Y Tế ban hành ngày 29/12/2010.  Luật số 21/2012/QH13 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế, Quốc Hội ban hành ngày 20/11/2012.  Luật số 42/2005/QH11 quy định về luật Hải quan, Quốc Hội ban hành ngày 16/06/2005.  ICC 2009 của Hiệp hội Bảo hiểm London.  Công Ước Viên, Liên Hợp Quốc ban hành 1980.  Nghị định số 57/1998/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, gia công và đại lý mua bán hàng hóa với nước ngoài, Chính Phủ ngày 31/07/1998.  Nghị định số 12/2006/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về hoạt động mua bán hàng hoá quốc tế và các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài, Chính Phủ ban hành ngày 23/01/2006.  Nghị định số 26/2011/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 108/2008/NĐ-CP ngày 07 tháng 10 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Hóa chất, Chính Phủ ban hành ngày 08/04/2011.  Quyết định số 50/2005/QĐ-BTC quy định quy trình thực hiện thí điểm thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, Bộ Tài Chính ban hành ngày 19/07/2005.  Quyết định số 56/2003/QĐ-BTC quy định về hồ sơ hải quan, quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo hợp đồng mua bán, Bộ Tài Chính ban hành ngày 16/04/2003. 7. Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty TNHH Tuệ Lâm các năm 2010, 2011, và 2012. 8. Kế hoạch chỉ tiêu của công ty TNHH Tuệ Lâm năm 2014. -62- PHỤ LỤC A. Bảng tóm tắt 3 điều khoản ICC (2009) theo tiêu chuẩn rủi ro (Nguồn: Giáo trình Bảo hiểm hàng hóa – ĐH Kinh Tế Tp.HCM) Điều kiện bảo hiểm hàng hóa A B C I.Những mất mác hư hại nguyên nhân được quy là hợp lý cho: 1. Hỏa hoạn, cháy nổ X X X 2. Tàu mắc cạn, bị chìm, hoặc lật X X X 3. Dỡ hàng tại cảng lánh nạn X X X 4. Động đất, núi lửa phun, sét đánh X X - 5. Tổn thất do sóng cuốn khỏi tàu X X - 6. Tàu đâm vào hoặc va chạm với bất kỳ vật thể nào bên ngoài, không phải là nước X X X II.Những mất mác hư hại hàng hóa gây ra bởi: 1. Hy sinh tổn thất chung X X X 2. Ném hàng ra khỏi tàu hoặc nước cuốn trôi khỏi tàu X X X 3. Nước biển, sông, hồ xâm nhập hầm hàng X X - 4. Mất nguyên kiện hàng khi xếp dỡ, chuyển tải X - - III.Những mất mác, hư hại do rủi ro đặc biệt (B&C có thể mua thêm): 1. Trộm cắp X - - 2. Cướp biển X - - -63- B. Mẫu bản khai báo hóa chất (Nguồn: Thông tư 40/2011/TT-BCT của Bộ Công Thương) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BẢN KHAI BÁO HOÁ CHẤT Căn cứ Luật Hóa chất; Căn cứ Nghị định số 26/2011/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2011 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 108/2008/NĐ-CP ngày 07 tháng 10 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Hóa chất; Thông tư số 40/2011/TT-BCT ngày 14 tháng 11 năm 2011 của Bộ Công Thương quy định về khai báo hoá chất, Phần I THÔNG TIN CHUNG 1. Tên tổ chức, cá nhân sản xuất hoặc nhập khẩu hóa chất: 2. Mã số thuế: 3. Địa chỉ của trụ sở chính: 4. Điện thoại: Fax: Email: 5. Họ và tên ngƣời đại diện pháp luật: Chức vụ: 6. Loại hình hoạt động: Sản xuất Nhập khẩu Sử dụng 7. Nơi đặt cơ sở sản xuất, sử dụng, bảo quản: 8. Cửa khẩu nhập hoá chất: 9. Các thông tin khác: - Họ tên người phụ trách khai báo: - Số điện thoại di động: - Email: -64- Phần II THÔNG TIN VỀ HOÁ CHẤT 1. Thông tin hóa chất 2. Thông tin khác: 2.1. Đối với loại hình nhập khẩu Số Hóa đơn ( Invoice): Ngày ký hóa đơn (Invoice): Công ty xuất khẩu: Quốc gia: Cửa khẩu nhập hoá chất: 2.2. Đối với loại hình sản xuất Địa chỉ nơi sản xuất: Tôi cam đoan tất cả các thông tin khai báo trên đây đúng và đầy đủ theo quy định của Nghị định số 26/2011/NĐ-CP và Thông tư số 40/2011/TT-BCT./. …, ngày … tháng … năm 20 … THỦ TRƢỞNG ĐƠN VỊ KHAI BÁO (ký, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu) Ghi chú: Khối lượng được khai theo tổng số lượng nhập khẩu của hợp đồng, những lần nhập khẩu tiếp theo khai theo chi tiết của hóa đơn (invoice). S T T Mã HS Mã CAS Tên thƣơng mại Tên IUPAC Công thức hóa học Khối lƣợng Mục đích sản xuất Xuất xứ 1 2 3 4 5 -65- C. Mẫu giấy xác nhận khai báo hóa chất (Nguồn: Thông tư 40/2011/TT-BCT của Bộ Công Thương) TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN (2) Số: …………/GXN- …(3) CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc __________________________________ (4) ……, ngày tháng năm …… GIẤY XÁC NHẬN Khai báo hóa chất … (5) Mã số khai báo: ____________________ ……………………………………………………. (2) xác nhận: Công ty ..... (6), địa chỉ trụ sở chính ….., điện thoại …., fax … đã hoàn thành khai báo đối với các hoá chất … (5) : 1. 2. 3. (Nếu nhiều hơn có thể lập phụ lục kèm theo). Chi tiết theo ... (7) đính kèm. (Nếu là sản xuất hóa chất thì không có nội dung này). Nơi nhận: - Như trên; - Chi cục hải quan cửa khẩu (nếu là sx hóa chất thì ghi: Cơ quan quản lý thị trường); - Lưu: VT, … (8) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ (ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) -66- D. Mẫu số 4 dành cho nhập khẩu thuốc thành phẩm có visa (Nguồn: Thông tư 47/2010/TT-BYT của Bộ Y Tế) TÊN DOANH NGHIỆP NHẬP KHẨU Số: ……………....... CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc _________________________ DANH MỤC NHẬP KHẨU THUỐC THÀNH PHẨM CÓ SỐ ĐĂNG KÝ Kính gửi: Hải quan cửa khẩu............ (Doanh nghiệp) kính gửi Hải quan cửa khẩu...........danh mục thuốc có số đăng ký nhập khẩu như sau: * Nếu không phải là nhập khẩu ủy thác, phỉ ghi rõ là: “Kinh doanh trực tiếp“ Nơi nhận: - Như trên; - Lưu tại DN ......, ngày... tháng... năm...... Giám đốc doanh nghiệp nhập khẩu (ký tên, đóng dấu) STT Tên thuốc, hàm lượng, dạng bào chế, quy cách đóng gói Hoạt chất Số đăng ký Hạn dùng Tên công ty đăng ký - Tên nước Tên công ty sản xuất - Tên nước Tên công ty cung cấp - Tên nước Tên & địa chỉ công ty uỷ thác nhập khẩu (nếu có) * Ghi chú -67- E. Mẫu số 5C dành cho nhập khẩu thuốc thành phẩm chƣa có visa (Nguồn: Thông tư 47/2010/TT-BYT của Bộ Y Tế) TÊN DOANH NGHIỆP NHẬP KHẨU Số: ……………....... CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc _________________________ ĐƠN HÀNG NHẬP KHẨU THUỐC THÀNH PHẨM CHƢA CÓ SỐ ĐĂNG KÝ Kính gửi: Cục Quản lý Dược – Bộ Y Tế (Doanh nghiệp) kính đề nghị Cục Quản lý Dược – Bộ Y Tế xem xét để doanh nghiệp nhập thuốc chưa có số đăng ký sau: * Nếu không phải là nhập khẩu ủy thác, phải ghi rõ là: “Kinh doanh trực tiếp“ CỤC QUẢN LÝ DƯỢC Chấp thuận đơn hàng nhập khẩu gồm …. trang …. khoản kèm theo Công văn số...../QLD- KD ngày.... tháng.... năm.... của Cục Quản lý dược – Bé Y tÕ. Hà Nội, ngày... tháng... năm... Cục trưởng ......, ngày... tháng... năm...... Giám đốc doanh nghiệp nhập khẩu (ký tên, đóng dấu) STT Tên thuốc, hàm lượng, dạng bào chế, quy cách đóng gói Hoạt chất Đơn vị tính Số lượng Hạn dùng Tiêu chuẩn chất lượng Tên công ty sản xuất - Tên nước Tên công ty cung cấp - Tên nước Tên & địa chỉ công ty uỷ thác nhập khẩu (nếu có) * -68- F. Mẫu thƣ tín dụng (L/C) (Nguồn: Giáo trình Đơn từ thương mại - ĐH Giao thông vận tải TP.HCM) -69- -70- G. Mẫu giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa (Nguồn: Giáo trình Đơn từ thương mại - ĐH Giao thông vận tải TP.HCM) -71- H. Cách nhập tờ khai Hải quan điện tử trên phần mềm ECUS phiên bản 4.0 Sau khi đăng nhập vào hệ thống, để nhập tờ khai nhập khẩu mới cần thực hiện theo các bước sau đây:  Bƣớc 1: Vào menu của chương trình và chọn chức năng: “Tờ khai xuất nhập khẩu/Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu” như hình ảnh sau đây: Khi đó màn hình xuất hiện chức năng nhập tờ khai nhập khẩu mới như sau:  Bƣớc 2: Điền đầy đủ các thông tin như sau: -72-  Mã HQ: Mã Chi cục Hải quan (HQ) làm thủ tục. Ví dụ như C02I02, P02G, A02B...  Tên HQ: Tên Chi cục HQ làm thủ tục tương ứng với mã HQ.  Ngƣời nhập khẩu: Mặc định hiển thị là doanh nghiệp đăng ký sử dụng chương trình, hoặc là doanh nghiệp nhập khẩu được chọn trong danh sách khách hàng đối với mô hình đại lý.Người nhận: là người đại diện cho doanh nghiệp làm thủ tục nhập khẩu.  Ngƣời xuất khẩu: nhập tên, địa chỉ doanh nghiệp xuất khẩu. Chọn nút “…” để lập danh sách đối tác thường xuyên Chọn nút “Thêm mới” để nhập thông tin những doanh nghiệp rồi bấm nút “Ghi” để lưu lại. Muốn chọn doanh nghiệp nào bạn trỏ chuột vào dòng chứa thông tin doanh nghiệp đó và bấm nút “Chọn”, thông tin doanh nghiệp xuất khẩu sẽ hiển thị ra ngoài tờ khai.  Loại hình: chọn đúng loại hình cần khai báo.  Giấy phép (nếu có): có thể điền hoặc không. -73-  Hợp đồng: nhập số hợp đồng của tờ khai, ngày ký hợp đồng và ngày hết hạn.  Hoá đơn thƣơng mại: điền số hoá đơn và ngày hoá đơn.  Phƣơng tiện vận tải: chọn loại phương tiện vận tại, ví dụ: đường biển, đuờng sắt, đường hàng không…  Vận đơn: bấm nút “” để nhập vận đơn cho tờ khai, trong trường hợp tờ khai không có vận đơn (ví dụ hàng đường bộ) khi đó đánh dấu tích vào lựa chọn “Không có vận đơn” để nhập trực tiếp thông tin trên mặt tờ khai. Trường hợp muốn nhập danh sách container từ file EXCEL, chọn nút “Nhập container từ EXCEL”. Khi đó màn hình hiện ra để chọn file EXCEL và thiết đặt cấu trúc file EXCEL. -74- Điền đầy đủ thông tin trên màn hình nhập vận đơn, khi nhập xong chọn nút “Ghi” sau đó quay trở lại phần nhập thông tin tờ khai.  Nƣớc xuất khẩu: sẽ tự động hiện thị tương ứng với nội dung trong vận đơn đã được nhập trước đó  Cảng địa điểm xếp hàng: sẽ tự động hiện thị tương ứng với nội dung trong vận đơn đã được nhập trước đó  Cảng địa điểm dỡ hàng: sẽ tự động hiện thị tương ứng với nội dung trong vận đơn đã được nhập trước đó  Điều kiện giao hàng: sẽ tự động hiện thị tương ứng với nội dung trong vận đơn đã được nhập trước đó  Đồng tiền thanh toán: chọn đồng tiền thanh toán và tỷ gia tính thuế tương ứng.  Phƣơng thức thanh toán: chọn phương thức thanh toán muốn khai báo.  Số kiện, trọng lƣợng: điền tổng số kiện hàng nhập khẩu, trọng lượng là tổng trọng lượng của chuyến hàng (Gross Weight).  Bƣớc 3: Nhập danh sách mặt hàng nhập khẩu: chọn tab “Danh sách hàng tờ khai”: -75- Nhập lần lượt các thông tin yêu cầu về mặt hàng nhập khẩu như mã hàng, tên hàng, mã HS,... Trên danh sách dòng hàng có thêm tiêu chí chọn “Mã biểu thuế “ cho các loại Thuế XNK, Tiêu thụ đặc biệt và VAT, thuế môi trường. Mục này chỉ nhập khai mặt hàng khai báo có thuế tương ứng đi kèm. -76- Nếu đơn giá của dòng hàng chưa bao gồm phí vận chuyển, phí bảo hiểm mà doanh nghiệp chỉ biết tổng trị giá lệ phí của tờ khai nhưng muốn phân bổ lệ phí phí vận chuyển, phí bảo hiểm vào dòng hàng thì hãy nhập phí vận chuyển và phí bảo hiểm, sau đó đánh dấu chọn “Tự động phân bổ”, khi đó chương trình sẽ phân bổ các lệ phí trên vào trị giá tính thuế cho từng dòng hàng theo tỉ lệ của trị giá nguyên tệ của từng dòng hàng trong tổng lệ phí (đơn giá nguyên tệ không thay đổi, trị giá tính thuế VNĐ thay đổi và bằng: trị giá VNĐ + giá trị phân bổ VNĐ). Trong trường hợp dòng hàng áp dụng tờ khai trị giá, chương trình sẽ không phân bổ lệ phí cho dòng hàng đó. Sau khi nhập xong các thông tin yêu cầu, bấm nút “Ghi”.  Bƣớc 4: Nhập các chứng từ kèm theo: tờ khai trị giá, CO, giấy phép, hợp đồng,… Chọn tab “Chứng từ kèm theo”:  Nhập CO (nếu có): Chọn nút “CO”: -77- Màn hình sẽ hiện ra danh sách các CO của tờ khai, để nhập mới một CO chọn nút “Thêm mới CO”, màn hình nhập CO mới hiện ra như sau:  Nhập Giấy phép: tương tự như nhập CO: chọn nút “Giấy phép” -78- Màn hình hiện ra danh sách các giấy phép cho tờ khai này. Nếu muốn nhập mới chọn nút “Thêm mới GP”: Điền đầy đủ các thông tin trên giấy phép, tiếp theo chọn nút “Lấy hàng từ tờ khai” để lấy danh sách hàng hiện có trên tờ khai: -79- Tiếp theo chọn nút “Ghi” để ghi giấy phép này. “Chọn Giấy phép đã có”: Danh sách Giấy phép đã nhập trước đó hiện ra Doanh nghiệp có thể tìm giấy phép đã nhập trước đó bằng cách nhập các tham số để tìm kiếm sau đó chọn nút "Lọc". Khi đã tìm được Giấy phép phù hợp chọn nút "Chọn". Sau đó làm các bước tiếp theo như nhập một Giấy phép mới. -80-  Nhập Hợp đồng thƣơng mại: Chọn nút “Lấy hàng từ tờ khai” để đưa tất cả những dòng hàng tại danh sách hàng tờ khai sang mục thông tin hàng hoá của hợp đồng. Nhập đầy đủ thông tin xong, chọn nút “Ghi” để lưu lại.  Nhập Hóa đơn thƣơng mại: -81- Chọn nút “Lấy hàng từ tờ khai” để đưa tất cả những dòng hàng tại danh sách hàng tờ khai sang mục thông tin hàng hoá của hoá đơn thương mại. Nhập đầy đủ thông tin xong, chọn nút “Ghi” để lưu lại.  Nhập Chứng từ đính kèm dạng ảnh: -82- Chọn “Thêm file” rồi chỉ đường dẫn tới file ảnh cần đính kèm (Tổng dung lượng các file đính kèm không quá 2MB) Chọn “Open” để kết thúc.  Bƣớc 5: Gửi tờ khai đến Hải quan Chọn nút “Khai báo” chương trình sẽ gửi tờ khai của doanh nghiệp đến Chi cục Hải quan.  Bƣớc 6: Lấy phản hồi từ Hải quan Khi nhận được dữ liệu hệ thống Hải quan sẽ tự động kiểm tra sơ bộ về tính đúng đắn như: Mã HS, trị giá nguyên tệ… nếu không có lỗi gì xảy ra, sẽ cấp số Tiếp nhận, số Tờ khai và Phân luồng cho tờ khai. Doanh nghiệp chỉ việc ấn vào nút “ Lấy phản hồi từ HQ “ để nhận lần lượt các kết quả trả về : -83- -84- Hải quan đã chấp nhận về mặt logic tờ khai không có lỗi gì. Để biết được kết quả tờ khai của doanh nghiệp (kết quả phân luồng, thông báo thuế, điều chỉnh thuế), vào chức năng lấy phản hồi từ Hải quan “Lấy phản hồi từ HQ”. Nếu vì một lý do nào đó tờ khai của doanh nghiệp bị sai: nhập sai dữ liệu, sai mã HS hoặc do chính sách mặt hàng thì Hải quan sẽ trả về như ví dụ sau: Hoặc: Khi đó hãy quay lại màn hình nhập tờ khai để chỉnh sửa lại các thông tin cho phù hợp, sau đó chọn nút “Ghi” và tiếp tục chọn nút “Khai báo” để khai báo lại, vì tờ khai của doanh nghiệp chưa được chấp nhận.  Bƣớc 6: Khi đã có thông tin kết quả trả về luồng của từ phía Hải quan điện tử bạn chọn tab “Kết quả xử lý” sau đó chọn nút “Hƣớng dẫn thủ tục Hải quan”: -85- Các trường hợp tờ khai được phân luồng Đỏ, Vàng, Xanh kiểm tra trước thông quan, nếu có thuế thì thông báo thuế sẽ được cán bộ xử lý và trả về cho doanh nghiệp. Chỉ có trường hợp tờ khai Luồng Xanh không kiểm tra, tức là xanh thông quan thì thông báo thuế được hệ thống tự động trả về sau khi phân luồng . -86- Khi nhận được thông báo : Chấp nhận thông quan thì có thể in tờ khai bằng cách chọn nút “In TK” để in Tờ khai Hải quan điện tử.