Đề tài Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty cơ khí ô tô và thiết bị điện Đà Nẵng

để ghi vào sổ Cái. Đồng thời căn cứ vào số liệu trên các sổ kế toán chi tiết kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết. Đối chiếu số liệu của bảng này với số liệu của các tài khoản tổng hợp trên sổ Cái để phát hiện sai sót. Cuối quý, từ sổ Cái kế toán tổng hợp lập bảng cân đối số phát sinh. Sau đó từ bảng cân đối số phát sinh kết hợp với sổ tổng hợp chi tiết tiến hành lập báo cáo kế toán. B. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng I.Hạch toán các khoản phải thu khách hàng Một doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường và sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì cần tạo ra những mối quan hệ tốt với khách hàng, muốn làm được điều này cần phải sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng tốt, mẫu mã đẹp, giá cả phù hợp... xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của mình phần hành kế toán công nợ của Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng được tổ chức theo đặc điểm riêng phù hợp với việc thanh toán với khách hàng. Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng tiến hành sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng của khách hàng và nhận sửa chữa các loại xe theo các hợp đồng. Thông thường thì khách hàng ứng trước 20-30% tổng giá trị hợp đồng khi bắt đầu thực hiện. Sau đó trả hết hoặc trả dần tuỳ theo quy định trong hợp đồng. Để theo dõi các khoản nợ, các khoản ứng trước của khách hàng với Công ty kế toán sử dụng tài khoản 131 và chi tiết cho từng khách hàng, mỗi khách hàng được theo dõi riêng. Luân chuyểnchứng từ Chứng từ được sử dụng để hạch toán các khoản phải thu khách hàng là : Hoá đơn (GTGT), phiếu thu, giấy báo Có ngân hàng... Sơ đồ luân chuyển chứng từ : Hóa đơn chứng từ GTGT Bảng kê chứng từ ghi Nợ TK 131 Phiếu thu Giấy báo có NH Bảng kê chứng từ ghi Có TK 131 Sổ chi tiết TK 131 Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 131 :Đối chiếu : Ghi cuối tháng : Ghi hằng ngày Ghi chú : 2. Tổ chức sổ sách kế toán Để thuận tiện cho việc hạch toán, theo dõi các khoản phải thu khách hàng, Công ty tổ chức các loại sổ sau : Bảng kê chứng từ ghi Nợ TK 131, Bảng kê chứng từ ghi Có TK 131, Sổ chi tiết khách hàng, chứng từ ghi sổ, Sổ Cái, Bảng tổng hợp chi tiết TK 131. - Hằng ngày căn cứ trên hợp đồng mua, bán hàng giữa Công ty và khách hàng. Khi giao hàng cho khách hàng, kế toán Công ty lập hoá đơn GTGT trong đó ghi rõ tên người mua, số lượng, thành tiền và hình thức thanh toán. Hoá đơn GTGT lập xong chuyển cho kế toán trưởng kỹ duyệt rồi chuyển 1 liên giao cho khách hàng, 1liên giao cho kế toán thanh toán và 1 liên lưu tại cùi. + Căn cứ trên hoá đơn GTGT này kế toán công nợ tiến hành ghi vào bảng kê chứng từ ghi Nợ TK 131 theo đúng số tiền ghi trên hoá đơn GTGT và đối ứng với các TK ghi Có. + Khi Công ty nhận được tiền khách hàng thanh toán về khoản bán chịu cho khách hàng. Kế toán tiền mặt lập phiếu thu (nếu thanh bằng tiền mặt), nếu thanh toán qua ngân hàng thì kế toán tiền gởi ngân hàng sẽ nhận giấy báo Có. Sau đó chuyển các chứng từ này đến cho kế toán công nợ để ghi vào bảng kê chứng từ ghi Có TK 131. + Song song với việc ghi vào bảng kê chứng từ. Kế toán công nợ căn cứ vào các chứng từ gốc này và tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 131 cho từng khách hàng cụ thể theo đúng nội dung của nghiệp vụ kinh tế. BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI NỢ TK 131 THÁNG 10 NĂM 2003 Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi có các tài khoản ..... Số Ngày 511 3331 ... 47523 7/10 C.ty thực phẩm và ĐTCN 9.500.000 8.636.400 863.600 47030 12/10 Lê Hồng 14.400.000 13.090.896 1.309.104 47044 16/10 TTYTế Quận Hải Châu 19.050.000 18.142.856 907.144 ... ...... .............. .......... ............ ............ ... Cộng 7.401.183.530 5.815.472.772 295.696.758 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI CÓ TK 131 Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi Nợ các tài khoản ..... Số Ngày 111 112A 112D PT230 25/10 Lê Hồng trả tiền 26.780.000 26.780.000 QPC 27/10 Bệnh viện Da Liễu ĐN trả tiền 15.950.000 15.950.000 28/10 Bệnh viện Hoàn Mỹ ĐN 4.032.000 4.032.000 ... ...... .............. .......... ............ ............ ............ Cộng 8.214.208.003 2.689.274.350 840.100.865 596.770.000 SỐ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 131 Tài khoản: 131 Tên người mua : Lê Hồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư cuối tháng 47030 PT230 ....... 12/10 25/10 ........ SDDK Số phát sinh - Bán tủ Inox - Thu tiền bán tủ Inox .............. 511 3331 111 ........... 21.780.000 13.090.896 1.309.104 ............. 26.780.000 .............. ............ Cộng 36.180.000 26.780.000 9.400.000 Đến cuối tháng lấy số tổng cộng trên bảng kê chứng từ ghi Nợ TK 131 và bảng kê chứng từ ghi Có TK 131, kế toán công nợ lập chứng từ ghi sổ. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 9 Đơn vị: Công ty cơ Khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng Kèm theo chứng từ : ............... Định khoản và trích yếu Kí hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Bán hàng chưa thu tiền 131 511 3331 7.401.183.530 5.815.472.772 295.696.758 Cộng 7.401.183.530 7.401.183.530 Các chứng từ ghi sổ này sau khi được kế toán công nợ lập xong thì chuyển đến cho kế toán trưởng ký duyệt sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi vào vào sổ Cái TK 131. SỔ CÁI Tháng 10/2003 Tên tài khoản : Phải thu khách hàng Số hiệu : 131 Chứng từ ghi sổ Trích yếu Số hiệu TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có ........ ........ SDĐK Số phát sinh Bán hàng chưa thu tiền Khách hàng trả tiền ...................... 511 3331 1121A .......... 38.540.000 .............. 1.440.482.492 2.057.870.000 .............. Cộng số phát sinh 7.401.183.530 8.214.208.003 SDCK 2.253.506.965 Đồng thời cuối tháng từ các sổ chi tiết phải thu khách hàng, kế toán công nợ tập hợp tất cả lại và căn cứ vào số dư đầu kỳ, cộng số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ trên từng sổ chi tiết và tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết TK 131. BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 131 Tháng 10/2003 TT Diễn giải SDDK Số phát sinh SDCK Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Lê Hồng 21.780.000 14.400.000 26.780.000 9.400.000 2 C.ty thực phẩm và ĐTCN 38.622.000 9.500.000 38.540.000 9.582.000 3 TTYT Quận Hải Châu 8.600.000 19.050.000 14.500.000 13.150.000 4 Trung Dũng (Hà Nội) 22.232.027 1.145.000 23.377.027 5 DNTN Hữu Thịnh 363.162.550 352.380.000 10.782.550 ... .......... ....... ....... ......... ........ ....... ....... Tổng Cộng 5.427.995.830 6.868.478.322 7.401.183.530 8.214.208.003 4.071.564.787 6.325.071.752 Số dư 1.440.482.492 2.253.506.965 2.Hạch toán các khoản phải trả người bán 2.1. Lưu chuyển chứng từ Chứng từ được sử dụng để hạch toán các khoản phải trả người bán là : Hoá đơn(GTGT), Phiếu chi, Giấy báo nợ ngân hàng... Trình tự luân chuyển chứng từ : Hóa đơn GTGT Bảng kê chứng từ ghi Có TK 331 Phiếu chi Giấy báo Nợ Bảng kê chứng từ ghi Nợ TK 331 Sổ chi tiết TK 331 Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 331 Ghi chú : : Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng :Đối chiếu 2.2. Tổ chức sổ sách kế toán Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng là một đơn vị sản xuất, nguyên vật liệu, vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất đều được mua từ các Công ty khác nhau trong và ngoài nước. Vì thế Công ty có quan hệ với rất nhiều nhà cung cấp khác nhau như Công ty Nissan, Công ty Shealien... Để theo dõi về tình hình thanh toán với nhà cung cấp Công ty đã tổ chức các loại sổ sau : Bảng kê chứng từ ghi Nợ TK 331, Bảng kê chứng từ ghi Có TK 331, Sổ chi tiết người bán, chứng từ ghi sổ, Sổ Cái, Bảng tổng hợp chi tiết TK 331. - Hằng ngày khi Công ty mua nguyên vật liệu nhưng chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp kế toán công nợ căn cứ trên hoá đơn GTGT do người bán lập tiến hành ghi vào bảng kê chứng từ ghi Có TK 331 số tiền phải thanh toán cho người bán, mỗi hoá đơn được ghi vào một dòng trên bảng kê. Khi Công ty thanh toán số tiền mua chịu của nhà cung cấp hoặc ứng trước tiền mua hàng thì kế toán tiền sẽ lập phiếu chi được kế toán trưởng và giám đốc hoặc uỷ nhiệm cho NH chi (Nếu thanh toán qua ngân hàng). Sau đó chuyển phiếu chi, uỷ nhiệm chi này cho kế toán công nợ và kế toán công nợ căn cứ vào bảng kê ghi Nợ TK 331. BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI CÓ TÀI KHOẢN 331 Tháng 10/2003 Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi Nợ các TK Số Ngày 1521 1522 1331 ....... 6526 ..... ...... Đại thống Cty CP Phú Lâm TPHCM Cty CP cơ khí CNHC .................. 124.977.600 149.321.600 1.186.930 .............. 142.211.047 1.132.979 .............. 113.616.000 ............. 11.361.600 7.110.553 53.951 ........... Cộng 5.389.407.012 3.145.232.905 267.588.526 75.638.526 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI NỢ TK 331 Tháng 10/2003 Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi Có các TK .... Số Ngày 111 112.1 112.2 ... ..... ....... C.ty CP cơ khí CNHC C.ty CP Phú Lâm TPHCM ............ 20.000.000 234.156.400 ............. ............. 20.000.000 ............ 234.156.400 .............. Cộng 3.012.468.141 861.125.217 1.555.701.946 505.740.978 Song song với việc ghi vào các bảng kê chứng từ, kế toán công nợ còn căn cứ vào các chứng từ gốc trên tiến hành ghi vào sổ chi tiết người bán theo từng nhà cung cấp để theo dõi. SỔ CHI TIẾT NGƯỜI BÁN Công ty CP cơ khí CNHC Chứng từ Diến giải TKĐƯ Số tiền Số dư cuối tháng Số Ngày Nợ Có 6526 6546 ...... 7/10 ....... SDĐK Số phát sinh 206 Kg CO2 226 Kg CO2 Trả tiền mua hàng ................. 152 112.2 20.000.000 ........... 30.183.260 1.186.930 1.302.166 .......... Cộng 197.870.000 204.153.371 36.466.631 Tương tự như trên đến cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng kê chứng từ ghi Nợ TK 331 và bảng kê chứng từ ghi Có TK 331 lập các chứng từ ghi sổ. Các chứng từ ghi sổ này sau khi được lập xong chuyển đến cho kế toán trưởng xem xét, ký duyệt sau đó chuyển đến cho kế toán tổng hợp, bộ phận kế toán này vào sổ Cái TK 331. Đồng thời cuối tháng trên cơ sở sổ chi tiết người bán được theo dõi hàng ngày, kế toán công nợ tập hợp lại lấy số dư đầu kỳ, cộng số phát sinh, số dư cuối kỳ trên mỗi sổ chi tiết và tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết TK 331, mỗi người bán được ghi trên một dòng của sổ tổng hợp. BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 331 Tháng 10/2003 Diễn giải SDĐK Số phát sinh SDCK Nợ Có Nợ Có Nợ Có Công ty An Hương 6.437.103 12.928.000 12.685.897 6.195.000 2.Công ty TNHH Hưng Thịnh 354.830.409 168.548.894 236.224.128 422.525.643 3.C.ty CP khí CN & HC 30.183.260 197.870.000 204.153.371 36.466.631 4.Nguyễn Văn Dũng 633.144 30.000.000 72.580.535 43.214.679 5.C.ty Nam Giang 354.830.409 236.244.128 168.548.894 422.525.643 ...... ........ ......... ......... ......... ......... ....... Tổng cộng 28.771.540.597 10.347.274.538 3.012.468.141 5.389.407.012 26.534.195.205 10.486.868.017 Số dư 18.424.266.059 16.047.327.188 3. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nội bộ Công ty cơ khí ôtô và thiết bị Đà Nẵng có 5 xí nghiệp trực thuộc là nhà máy điện cơ, nhà máy cơ khí và nhà máy cơ khí ôtô xí nghiệp sửa chữa bảo dưỡng và xí nghiệp cơ khí. Các quan hệ giữa Công ty và các xí nghiệp trực thuộc này không được phân cấp rõ ràng bởi vì các xí nghiệp không được phân cấp quản lý tài chính riêng và không tổ chức hạch toán độc lập. Công ty quản lý toàn bộ tài chính và dựa vào kế hạch sản xuất để cấp tiền, nguyên vật liệu.. xuống cho các xí nghiệp thực hiện quá trình sản xuất. Các khoản phát sinh tại xí nghiệp kế toán chỉ hạch toán vào các bảng kê và cuối tháng chuyển toàn bộ chứng từ sổ sách lên phòng kế toán nhà máy để tổng hợp xử lý. Các nghiệp vụ thanh toán nội bộ tại Công ty và các xí nghiệp được hoạch toán vào tài khoản 136 - phải thu nội bộ và tài khoản 336 - phải trả nội bộ. * Tại phòng kế toán Công ty mở tài khoản 1368 và tài khoản này được mở chi tiết cho từng xí nghiệp. + TK 13681 : Nhà máy điện cơ + TK 13684 : Xí nghiệp cơ khí 2 + TK 13685: Nhà máy ôtô + TK 13683 : Nhà máy cơ khí + TK 13682 : Xí nghiệp sửa chữa bảo dưỡng Quan hệ thanh toán giữa Công ty và các xí nghiệp tại phòng kế toán được hạch toán trên sơ đồ sau: TK152.111 TK 1368 TK 111, 112 Khách hàng trả tiền cho các xí nghiệp TK 627 Chi phí sản xuất chung phát sinh tại các xí nghiệp Xuất nguyên vật liệu, tiền cho các xí nghiệp Hằng ngày khi Công ty xuất nguyên vật liệu, tiền xuống cho các xí nghiệp để phục vụ sản xuất kế toán công nợ căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu chi để tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 1368 đúng theo xí nghiệp được cấp. Trích mẫu sổ chi tiết thanh toán nội bộ tại nhà máy. SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN NỘI BỘ TK 1368 Đơn vị : Xí nghiệp cơ khí - Tháng 10/2003 Ngày Số chứng từ Nội dung TKĐƯ Số tiền Nợ Có 4/10 XK117 C.ty CT đường thuỷ miền Nam 1121A 32.169.700 6/10 XK124 TT Y Tế Ngọc Hồi 1121A 4.719.000 7/10 QBK C.ty ISUZU VN trả tiền bảo dưỡng 1121A 5.749.845 11/10 QBC Xuất vật liệu phụ 152.2 10.067.839 12/10 HĐ114 Xuất dầu cho Công ty T 621 3.327.995 ... ......... ......... ....... .......... ......... Cộng 11.501.208 252.554.188 Đồng thời trên cơ sở các chứng từ gốc, cuối tháng kế toán nhà máy tổng hợp tất cả lại và ghi vào bảng kê chứng từ ghi Nợ TK 136 và bảng kê chứng từ ghi Có TK 136. BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI NỢ TK 136 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Ghi Nợ các TK TK 13681 TK 13682 TK 13683 TK 13684 Tháng 10/2003 Tiền điện tháng 10/03 C.ty xuất vật liệu chính cho xí nghiệp Xuất vật liệu phụ cho xí nghiệp ................ 627 1521 1522 ..... 17093006 53146477 .......... 14906378 .......... 3525333 ............ 20185289 ......... Cộng 17093006 11501208 57796458 21031245 Từ các bảng kê, kế toán công nợ lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi được lập xong, chuyển cho kế toán trưởng xem xét, ký duyệt, sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi vào sổ Cái TK 136. Tại xí nghiệp : Mở TK 3368 phản ánh các khoản thanh toán giữa các xí nghiệp và Công ty. Kế toán xí nghiệp mở sổ chi tiết để theo dõi các khoản từ Công ty chuyển xuống. Cuối kỳ chuyển toàn bộ các chứng từ và sổ sách lên phòng kế toán Công ty để kế toán Công ty tiến hành đối chiếu, kiểm tra và ghi vào sổ tổng hợp TK 336. TK 131 TK 331 TK 3368 TK 111,621 TK 627 Khách hàng trả tiền Nhận vật tư cho nhà máy Nhận tiền, vật tư nhà máy chuyển xuống Các khoản chi phí SXC phát sinh tai xí nghiệp Hằng ngày khi nhận được nguyên vật liệu, tiền từ Công ty chuyển xuống để phục vụ trực tiếp cho việc sản xuất, kế toán xí nghiệp tiến hành ghi vào sổ chi tiết thanh toán nội bộ TK 3368. SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN NỘI BỘ TK 33683 Tháng 10/2003 Số chứng từ Nội dung TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có ....... Nhận vật liệu từ Công ty chuyển xuống Nhận vật tư cho Công ty Tiền điện thoại tháng 10/03 ......... 621 331 627 ........ 10067839 2.400.000 ......... 548.317 . ........ Cộng 252554188 11501208 Đến cuối tháng kế toán các xí nghiệp chuyển toàn bộ các chứng từ sổ sách lên phòng kế toán Công ty. Kế toán Công ty tiến hành kiểm tra đối chiếu. Sau đó lập bảng kê chứng từ ghi Nợ và ghi Có TK 336 và bảng kê này tiến hành lập chứng từ ghi sổ. BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI CÓ TK 336 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Ghi Nợ các TK TK 33681 TK 33682 TK 33683 TK 33684 Tháng 10/2003 Tiền điện tháng 10/03 Nhận vật tư từ Công ty Nhận vật tư từ Công ty ................ 627 621 621 ..... 17093006 53146477 .......... 14906378 .......... 3525333 ............ 20185289 ......... Cộng 17093006 11501208 57796458 21031245 Chứng từ ghi sổ sau khi được kế toán công nợ lập xong chuyển đến cho kế toán trưởng xem xét, ký duyệt. Sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp ghi vào sổ Cái TK 336. 4. Hạch toán các khoản phải trả công nhân viên Các khoản phải trả công nhân viên tại công nhân viên tại Công ty chủ yếu là tiền lương phải trả, các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội, ngoài ra còn có các khoản phải trả khác. Để hạch toán các khoản phải trả công nhân viên Công ty sử dụng TK 334- Phải trả công nhân viên. Công ty trả lương theo 2 hình thức : trả lương theo sản phẩm và trả lương theo thời gian. + Đối với lao động trực tiếp sản xuất Công ty trả lương theo sản phẩm. + Đối với lao động gián tiếp như nhân viên văn phòng, nhân viên bộ phận quản lý... thì trả lương theo thời gian. Căn cứ vào cấp bậc, chức vụ, hệ số lương của từng nhân viên mà tính lương cho họ. 4.1. Tổ chức chứng từ Chứng từ sử dụng để hạch toán các khoản phải trả công nhân viên là : Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương, Bảng thanh toán BHXH, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành... 4.2. Tổ chức sổ sách kế toán Để theo dõi tình hình lương của nhân viên, Công ty dựa vào bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, chứng từ ghi sổ, sổ cái. Việc theo dõi các khoản phải trả công nhân viên Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau : -Bảng chấm công - Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành. - Phiếu nghỉ hưởng BHXH... Bảng thanh toán lương. Bảng thanh toán trợ cấp BHXH - Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 334 Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH... của các xí nghiệp chuyển lên kế toán tiền lương tính lương phải trả cho mỗi người lao động, mỗi bộ phận ở xí nghiệp và Công ty. Sau đó lập bảng thanh toán lương, bảng thanh toán trợ cấp BHXH, các bảng này phải chuyển đến cho kế toán trưởng ký duyệt, sau đó lập phiếu chi và phát lương. Trên cơ sở bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán trợ cấp BHXH kế toán lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Tháng 10 năm 2003 Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK338 TK334 Cộng 3383 3384 3382 TK622 39902694 5320360 10797361 539870715 595898430 TK627 4372898 583053 1183272 59163914 65303938 TK641 3826286 510171 1035363 51768425 57140945 TK642 6559347 874580 1774909 88745871 97955906 Cộng 54661224 7288164 14790906 739548925 816299219 Cuối tháng căn cứ vào bảng kê chứng từ TK 334 kế toán tiền hành lập chứng từ ghi sổ và sổ Cái TK 334. CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 10 năm 2003 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Phân bổ lương 622 627 641 642 334 334 334 334 539870715 59163914 51768425 88745871 595898430 65303938 57140945 97955906 Cộng 739548925 816299219 5. Hạch toán tiền vay ngân hàng Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng là một đơn vị sản xuất kinh doanh, các nghiệp vụ kinh tế thường xuyên xảy ra, đòi hỏi đáp một nguồn đáp ứng lớn, trong khi đó nguồn vốn hiện có của Công ty lại không đáp ứng đủ, nên Công ty phải huy động nguồn vốn đầu tư từ ngân hàng. Công ty chủ yếu huy động nguồn vốn từ các ngân hàng : Ngân hàng công thương, Ngân hàng đầu tư... Các khoản nợ vay gồm hai phần đó là vay ngắn hạn và vay dài hạn. + Nguồn vốn vay dài hạn của Công ty chủ yếu dùng cho các dự án, đầu tư mua sắm trang thiết bị mới. + Nguồn vốn vay ngắn hạn của Công ty chủ yếu chuyển thẳng cho khách hàng để trả tiền mua nguyên vật liệu hay vay về nhập quỹ tiền mặt để chi trả lương. Các khoản nợ vay ngắn hạn được kế toán Công ty theo dõi trên tài khoản 311 và khoản nợ vay dài hạn được theo dõi trên TK 341- vay dài hạn. Các khoản này được chi tiết cho từng ngân hàng. Điều kiện để được vay : đó là doanh nghiệp vay về để sử dụng cho mục đích gì  Ví dụ : Công ty vay để chi lương thì phải có bảng kê chi lương Hoặc Công ty vay để nhập khẩu khung gầm thì phải có hợp đồng giữa doanh nghiệp vơí người bán. Công ty vay để mua nguyên vật liệu thì điều kiện để vay đó là hợp đồng giữa doanh nghiệp và người bán, phiếu nhập kho Nói chung điều kiện vay phụ thuộc vào mục đích vay của doanh nghiệp vay về để sử dụng cho việc gì. Trình tự hạch toán như sau : Sau khi hoàn tất các thủ tục, ngân hàng kiểm tra đối chiếu thấy hợp lý thì ngân hàng cho vay. Cán bộ tín dụng sẽ ký tên đóng dấu vào uỷ nhiệm chi(UNC), UNC là chứng từ làm căn cứ để hạch toán vào bảng kê chứng từ ghi Có TK 311. UỶ NHIỆM CHI số 7/9 Đơn vị trả tiền : Công ty cơ khí Ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng Số TK : ------- Tại ngân hàng công thương Đơn vị nhận tiền: Công ty CP cơ khí công nghiệp và hoá chất Số TK : ------- Tại ngân hàng đầu tư phát triển Số tiền bằng chữ : Hai mươi triệu đồng Nội dung thanh toán : Thanh toán tiền mua nguyên vật liệu Đơn vi trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Kế toán Chủ TK Kế toán Chủ TK Kế toán Chủ TK Từ UNC kế toán sẽ hạch toán vào bảng kê chứng từ ghi Có TK 311( Kiểm chứng từ ghi sổ ) như sau : SỔ CHI TIẾT TIỀN VAY NGẮN HẠN Ngân hàng công thương Tháng 10/2003 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số dư cuối tháng Số Ngày Nợ Có SDĐK Sổ phát sinh 3.571.292.078 02/10 Trả một phần nợ vay KƯ 1121A 177.000.000 10/10 Trả tiếp nợ vay KƯ 1121A 87.000.000 15/10 Vay TM chi lương 111 200.000.000 23/10 Trả một phần nợ vay KƯ 1121A 304.811.899 ... ...... ........... ......... .......... ........... .......... Cộng 604.811.899 200.000.000 3.166.480.179 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI CÓ TK 311 Tháng 10 năm 2003 Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi Nợ TK ....... Số ngày 111 331 ..... Vay ngắn hạn ngân hàng công thương TM chi trả lương. 200.000.000 200.000.000 Vay ngắn hạn ngân hàng đầu tư trả tiền người bán 350.000.000 350.000.000 ..... ...... .................. ............ ............. ........... ....... Cộng 5.680.788.294 7.250.000 9.000.0000 Đối với các trường hợp trả nợ thì kế toán căn cứ vào giấy nhận Nợ để hạch toán vào bảng kê chứng từ ghi Nợ TK 311, TK 341. Cuối tháng căn cứ vào bảng kê chứng từ ghi Nợ TK 311, TK 341 để hạch toán vào sổ Cái TK 311, TK 341.  6. Hạch toán thuế và các khoản phải nộp nhà nước Thuế là nguồn thu chủ yếu của ngân sách nhà nước, mọi doanh nghiệp đều phải có nghĩa vụ đóng thuế. Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng là một doanh nghiệp sản xuất, các loại thuế mà Công ty phải nộp là thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế xuất nhập khẩu... Mức đóng thuế của doanh nghiệp do nhà nước quy định. Công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. 6.1. Tổ chức hạch toán thuế GTGT đầu vào - Để hạch toán thuế GTGT đầu vào kế toán Công ty sử dụng TK 1331 “ thuế GTGT đầu vào được khấu trừ “ Trình tự hạch toán được minh hoạ bằng sơ đồ sau : Hoá đơn GTGT Bảng kê hoá đơn chứng từ Bảng kê hoá đơn chứng từ ghi Nợ TK 133 Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 133 Hằng ngày kế toán nhà máy căn cứ trên hoá đơn GTGT về mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ... ở cột thuế GTGT để tiến hành lập bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua ngoài đồng thời lập bảng kê chứng từ ghi Nợ TK 133. BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ Hàng hoá dịch vụ mua ngoài Tháng 10/2003 Chứng từ mua hàng hoá Tên đơn vị bán Thuế GTGT Ghi chú Số Ngày Đại Thống 11.361.600 C.ty CP Phú Lâm TPHCM 7.110.553 Công ty Nam Giang 11.249.718 Nguyễn Văn Dũng 3.422.407 ........ .......... ......................... ............ ............. Cộng 75.638.526 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI NỢ TK 1331 Tháng 10/2003 Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi Có các tài khoản ..... Số Ngày 111 331 ... 0521 5/10 Mua 206 Kg CO2 53.951 4.160.000 0621 7/10 Hộp chấn lưu 295.762 295.762 Thùng Caton chấn lưu 956.092 956.092 ... ...... .............. .......... ............ ............ ... Cộng 75.638.526 4.312.456 35.349.025 Đến cuối mỗi tháng kế toán căn cứ vào bảng kê chứng từ ghi Nợ TK 1331 để lập chứng từ ghi sổ và từ đây tiến hành lập sổ Cái TK 1331. 6.2. Tổ chức hạch toán thuế GTGT đầu ra Để hạch toán thuế giá trị gia tăng đầu ra, kế toán sử dụng TK 3331 để theo dõi và hạch toán. Trình tự hạch toán được minh hoạ bằng sơ đồ sau : Hoá đơn GTGT Bảng kê hoá đơn chứng từ Bảng kê hoá đơn chứng từ ghi Có TK 3331 Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 3331 Hằng ngày căn cứ trên hóa đơn GTGT của hàng hoá bán ra kế toán tiến hành lập bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra đồng thời lập bảng kê chứng từ ghi Có TK 3331. BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ Hàng hoá dịch vụ bán ra Chứng từ mua hàng hoá Tên đơn vị mua Doanh số bán Thuế GTGT Ghi chú Số Ngày C.ty thực phẩm và ĐTCN 8.636.400 863.600 TTYTế quận Hải Châu 18.142.856 907.144 C.ty TNHH Duy Vũ 1.790.476 89.524 ..... ........ ............... .............. ............... ........... Cộng 5.815.472.772 295.696.758 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI CÓ TK 3331 Tháng 10/2003 Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi Nợ các TK Số Ngày 111 1121A ... Bán quạt điện 863.600 863.600 Bán tủ Inox 1.309.104 1.309.104 Bán tủ Inox 907.144 907.144 ... Cộng 295.696.758 Đến cuối tháng căn cứ trên bảng kê chứng từ ghi Có để lập chứng từ ghi sổ và từ chứng từ ghi sổ Cái TK 331. Cuối quý căn cứ trên sổ Cái TK 133 kế toán trưởng tính tổng số thuế GTGT được khấu trừ và căn cứ trên sổ Cái TK 3331 tính ra tổng số thuế GTGT phải nộp cho nhà nước. PHẦN III : MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ Ô TÔ VÀ THIẾT BỊ ĐIỆN ĐÀ NẴNG : I . NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ ÔTÔ VÀ THIẾT BỊ ĐIỆN ĐÀ NẴNG Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng từ lúc hình thành và phát triển cho đến nay đã từng bước hoàn thiện về mọi mặt. Sản phẩm của Công ty rất đa dạng. Từ những sản phẩm Inox, phụ tùng xe máy, quạt cho đến các loại xe ôtô, xe buýt... đã đem lại cho Công ty một khoản doanh thu tương đối lớn . Tổng doanh thu của Công ty vào năm 2003 trên 80 tỷ VNĐ. Nhờ đó mà nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên và đóng góp một phần đáng kể vào ngân sách nhà nước. Để đạt được thành quả như ngày hôm nay là nhờ sự cố gắng không ngừng của ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty. 1. Tổ chức bộ máy quản lý Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng là phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh. Với cơ cấu này các phòng ban chịu sự quản lý của một cấp duy nhất, tránh sự chồng chéo trong quản lý. Đồng thời giữa các phòng ban có quan hệ trao đổi với nhau tạo điều kiện thuận lợi trong việc sản xuất kinh doanh. 2. Nhận xét chung về công tác kế toán 2.1. Hình thức sổ kế toán - Ưu điểm : Hình thức sổ kế toán Công ty đang áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức này phù hợp với những đơn vị có quy mô lớn, khối lượng công việc nhiều. Với hình thức này, giúp cho bộ máy kế toán hoạt động thuận lợi. Hình thức ghi sổ này thích hợp trong điều kiện áp dụng máy vi tính. - Hạn chế : Bên cạnh những ưu điểm đó thì với hình thức ghi sổ như thế này thì công việc ghi chép trùng lắp nhiều và sẽ dồn nhiều vào cuối tháng, gây mệt mõi cho nhân viên. Dẫn đến chậm trễ công việc chung, ảnh hưởng đến việc lập báo cáo quyết toán toàn Công ty. Hiện giờ Công ty vẫn đang sử dụng hình thức kế toán thủ công. Mà công việc của các phần hành kế toán rất nhiều, nhất là ở phần hành kế toán vật tư, như thế dễ dẫn đến gây mệt mõi cho nhân viên, gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc, và có thể bỏ sót nghiệp vụ. Theo em Công ty nên áp dụng kế toán máy để quản lý vật tư sẽ tốt hơn. 2.2. Bộ máy kế toán Qua một thời gian thực tập và tìm hiểu thì em thấy việc tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty có những ưu điểm và hạn chế sau : - Ưu điểm : Công ty đã phân công lao động rõ ràng, cụ thể và hợp lý. Hầu hết nhân viên kế toán đều có trình độ từ cao đẳng, đại học trở lên và có kinh nghiệp lâu năm, hằng năm được bồi dưỡng thêm kiến thức nghiệp vụ. Mỗi người đều quản lý từng phần hành phù hợp với trình độ và nghiệp vụ đào tạo của mình. Công ty bố trí cho mỗi xí nghiệp, mỗi chi nhánh một nhân viên kế toán để theo dõi tình hình hạch toán của từng đơn vị. Điều này thể hiện sự quan tâm của ban lãnh đạo đến trình độ, nghiệp vụ của mỗi nhân viên kế toán, từ đó Công ty giao công việc cũng như trách nhiệm cho đúng đối tượng. Tại phòng kế toán, các nhân viên kế toán đều quản lý rất tốt công việc mà Công ty giao. Nhờ sự phối hợp nhịp nhàng của các nhân viên mà ban lãnh đạo Công ty luôn luôn có các thông tin cập nhập và chính xác nhất. - Hạn chế : Hiện nay Công ty có các xí nghiệp tại thành phố Đà Nẵng là : nhà máy cơ khí, nhà máy cơ khí ôtô và nhà máy điện cơ, xí nghiệp cơ khí và xí nghiệp sửa chữa bảo dưỡng. Công ty giao cho nhân viên tại văn phòng theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ xảy ra tại các đơn vị đó. Điều này cho thấy sự theo dõi không chặt chẽ và chính xác do các nhân viên không thể trực tiếp xem xét và kiểm duyệt hàng hoá, chứng từ kịp thời. Cứ cuối quý các đơn vị chuyển hóa đơn chứng từ về văn phòng Công ty, điều này làm cho công việc ứ đọng vào cuối quý, từ đó ảnh hưởng đến thời gian lập báo cáo quyết toán của toàn Công ty. 3. Tình hình hạch toán khoản phải thu của Công ty Khoản phải thu khách hàng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản. Cụ thể là khoản phải thu của Công ty năm 2003 là 7694544244 đồng. Điều này là không tốt vì cho thấy vốn của Công ty bị khách hàng chiếm dụng nhiều, ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của Công ty. Nguyên nhân làm phát sinh công nợ phải thu của Công ty đó là do tính chất mặt hàng của Công ty kinh doanh các loại xe có giá trị lớn nên khách hàng thường trả chậm, công tác thẩm định khách hàng còn yếu, công việc đôn đốc thu hồi nợ còn chậm, tình trạng nợ đọng kéo dài, nợ quá hạn còn nhiều. Thế nhưng Công ty chưa đưa ra các biện pháp, công cụ thu hồi nợ phải thu của khách hàng tối ưu mà chỉ đòi nợ mang tính chất thông thường. Điều này làm cho khách hàng trì hoãn việc trả nợ, dẫn đến những khoản nợ khó đòi gây thiệt hại về tài chính cho Công ty. 4.Tình hình hạch toán nợ phải trả của Công ty * Nguyên nhân làm phát sinh công nợ phải trả của Công ty : - Do vòng quay công nợ phải thu chậm, vì vậy khi cần vốn để phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn, Công ty phải đi vay ngân hàng để trả nợ, chủ yếu là vay ngắn hạn. - Do Công ty cần vốn để đầu tư trang thiết bị, dây chuyền để sản xuất các loại xe ca, xe khách do đó cần có nhiều vốn để đầu tư mua sắm trang thiết bị mới. * Để hạn chế các khoản nợ phải trả cũng như sử dụng hợp lý và mang lại hiệu quả cao cần thực hiện một số giải pháp sau : - Đối với các khoản nợ phải trả nhà cung cấp Công ty cần phải thanh toán trong thời hạn để tránh chi phí lãi do thanh toán nợ không đúng hạn. Đồng thời tạo được uy tín và niềm tin với nhà cung cấp từ đó sẽ giúp Công ty có điều kiện thuận lợi hơn trong quan hệ mua bán sau này. - Tuy nhiên Công ty cần tìm ra phương án tối ưu trong việc lựa chọn thanh toán khoản nợ nào trước cho có lợi. Đối với một số khoản nợ Công ty có thể gia thêm hạn để dùng thanh toán các khoản nợ khác cần thiết hơn hay đầu tư vào lĩnh vực cấp thiết nào đấy. Khi kéo dài thời hạn thanh toán thì phải xem xét chi phí lãi gia hạn phải thấp hơn lợi nhuận do việc đầu tư đó mang lại, cũng như không ảnh hưởng đến uy tín của Công ty. - Tích cực tìm các nguồn tài trợ có thể được để tăng tốc độ vòng quay nợ phải trả, hạn chế tình trạng nợ kéo dài, mất uy tín đối với nhà cung cấp, ngân hàng, các đối tác khác... II. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ Ô TÔ VÀ THIẾT BỊ ĐIỆN ĐÀ NẴNG Về thiết kế sổ sách hạch toán kế toán - Đối với sổ chi tiết phải thu khách hàng Sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng, Công ty đang sử dụng có kết cấu đơn giản, không thuận tiện cho việc theo dõi cũng như cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý trong việc theo dõi những khách hàng đã thanh toán, đến hạn thanh toán hoặc đã quá hạn thanh toán. Để quản lý tốt tình hình công nợ cũng như có kế hoạch thu hồi nợ hợp lý, thì những thông tin trên là rất quan trọng. Theo em Công ty nên thiết kế mẫu sổ sau để theo dõi: Sổ chi tiết phải thu khách hàng Tên khách hàng : Lê Hồng Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải TKĐƯ Thời hạn phải thanh toán Số tiền Số dư cuối tháng Thời hạn thanh toán Nợ Có Thanh toán sớm Đúng hạn Quá hạn Cộng Dựa vào sổ chi tiết trên ta biết được thời hạn thanh toán của từng khách hàng, khách hàng nào thanh toán trước hạn, quá hạn hoặc đúng hạn... như thế sẽ thuận tiện cho Công ty theo dõi và đưa ra các biện pháp thu hồi nợ một cách hợp lý hơn. Đồng thời qua đó Công ty cũng biết được tình hình thanh toán của từng khách hàng để có chính sách tín dụng hợp tốt hơn. Đối với chứng từ ghi sổ Như phần 2 đã trình bày hiện nay Công ty đang sử dụng chứng từ ghi sổ được thiết kế theo kiểu 2 bên ở cột số tiền gồm cả cột Nợ và Có như vậy là thừa một cột. Điều này đã làm cho khối lượng ghi chép tăng lên không cần thiết và tốn công ghi 2 lần. Vì đối tượng ghi sổ chỉ theo mặt Nợ hoặc Có của một đối tượng kế toán và dĩ nhiên là số tổng hợp cộng trên chứng từ ghi sổ là tổng số phát sinh Nợ hoặc Có của đối tượng đó. Vậy để đơn giản và gọn nhẹ hơn trong ghi chép nhưng vẫn đảm bảo được tính pháp lý ta có thể thiết kế lại mẩu chứng từ ghi sổ sau đây : CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ : 9 Đơn vị : Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng Kèm theo chứng từ : .................... Định khoản và trích yếu Kí hiệu TK Số tiền Nợ Có Bán hàng chưa thu tiền 131 511 3331 5.815.472.772 295.696.758 Cộng 7.401.183.530 Sổ chi tiết tiền vay Khoản tiền vay là khoản chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn của Công ty. Do đó kế toán mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản vay ngắn hạn, dài hạn và chi tiết riêng cho từng ngân hàng. Tuy nhiên cách thiết kế của Công ty không thể biết được ngày đến hạn thanh toán của khoản tiền doanh nghiệp vay. Vậy để cho doanh nghiệp chủ động trong việc thanh toán khoản nợ vay ngân hàng kế toán cần thiết kế sổ chi tiết tiền vay ngân hàng theo mẫu sau : SỔ CHI TIẾT TIỀN VAY Tài khoản : 311 Đối tượng cho vay : Ngân Hàng Công Thương Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số dư cuối tháng Ngày đến hạn thanh toán Số Ngày Nợ Có 02/10 10/10 15/10 ...... SDĐK Sổ phát sinh Trả một phần nợ vay KƯ Trả tiếp nợ vay KƯ Vay TM chi lương ........... 1121A 1121A 111 ......... 177.000.000 87.000.000 .......... 3.571.292.078 200.000.000 ........... ........... 10/12 Cộng 604.811.899 200.000.000 3.166.480.179 2.Biện pháp đẩy nhanh việc thu hồi nợ Để đẩy nhanh sản lượng tiêu thụ, mở rộng thị phần thì một trong những chính sách có tác động mạnh là chính sách bán chịu, bán hàng trả chậm, trả góp. Từ đó dẫn đến những khoản nợ quá hạn, nợ phải thu khó đòi. Làm thế nào để giải quyết tốt vấn đề công nợ mà vẫn đảm bảo hoạt động kinh doanh phát triển, doanh thu không bị ảnh hưởng theo chiều hướng xấu là một bài toán khó đối với ban lãnh đạo Công ty. Ngoài các nguyên nhân làm phát sinh công nợ phải thu như đã trình bày ở trên thì còn một nguyên nhân nữa đó là dường như việc đưa chính sách tín dụng của Công ty chỉ mang tính chất đơn thuần chưa thể hiện được tính cụ thể và cơ chế khuyến khích khách hàng trả nợ ít phát huy tác dụng. Do vậy, Công ty cần phải lập một chính sách tín dụng tối ưu và quản lý hữu hiệu các khoản phải thu để tránh các khoản nợ khó đòi có thể phát sinh. Để giải quyết vấn đề trên theo em Công ty có thể áp dụng chính sách tín dụng sau đây: 2.1.Ap dụng chính sách tín dụng cho khách hàng thường xuyên và khách hàng tiềm năng Như chúng ta đã biết một chính sách tín dụng tối ưu là một đòn bẩy có tác dụng thúc đẩy hiệu quả kinh doanh của đơn vị. Vì vậy một chính sách tín dụng hợp lý được chúng ta đưa ra thì nó sẽ tăng được thị phần, kích thích nhu cầu, tăng sản lượng, tăng lợi nhuận mà lại hạn chế được những rủi ro như phát sinh nợ phải thu khó đòi...Do đó khi đưa ra một chính sách tín dụng cần phải cân nhắc và lựa chọn một cách kỹ lưỡng. Nội dung của một chính sách tín dụng bao gồm : Tiêu chuẩn tín dụng : Có nghĩa là chúng ta xác định rõ sức mạnh tài chính tối thiểu và có thể chấp nhận được của từng khách hàng. Trước khi đưa ra các tiêu chuẩn tín dụng cho từng loại khách hàng thì Công ty cần phải điều tra tìm hiểu kỹ tình hình tài chính, đạo đức kinh doanh , thói quen trả nợ của khách hàng thông qua các Công ty tài chính, ngân hàng cũng như các đối tác mà khách hàng quan hệ trước đây... chẳng hạn đối với những khách hàng có tài chính mạnh thì giá trị tín dụng được cấp càng cao. Tuy nhiên chúng ta không chỉ dừng lại ở đây mà còn xem xét đến các khía cạnh khác. Thời hạn tín dụng : Đó là khoản thời gian mà Công ty chấp thuận cho khách hàng kể từ khi mua hàng cho đến khi trả tiền. Xác xuất về tình trạng khách hàng không trả tiền là điều không tránh khỏi. Điều này rất quan trọng vì khi mở rộng chính sách tín dụng thì chúng ta phải chấp nhận rủi ro khách hàng không trả nợ. Và rủi ro đó được đưa vào chi phí và sẽ được tính toán cân nhắc trước khi đưa ra hay mở rộng chính sách tín dụng. Để hạn chế được rủi ro không trả nợ của khách hàng thì chúng ta phải tính toán được những khoản nợ không trả được của khách hàng. Tuy nhiên đây là vấn đề khó, mặc dù có những cơ sở để tính toán nhưng nó vẫn phát sinh. Để có thể ước tính được khách hàng không trả nợ, ta tiến hành phân loại khách hàng theo đối tượng khách hàng : - Đối với khách hàng thường xuyên, uy tín, có mức rủi ro thấp, tình hình tài chính vững mạnh thì nên áp dụng những điều kiện tín dụng mở rộng thời hạn tín dụng dài hơn. - Đối với khách hàng thanh toán không đúng hạn thường có rủi ro cao thì nên áp dụng thời hạn thanh toán ngắn hơn. - Đối với khách hàng tiềm năng thì chúng ta cần đưa ra chính sách tín dụng hợp lý nhằm thu hút khách hàng về lâu dài. - Đối với những khách hàng thường xuyên nhưng lại thanh toán không đúng hạn hay gia hạn nợ với doanh nghiệp thì ta nên cấp tín dụng ngắn nhất đến mứt có thể. Giả sử ước tính khả năng không trả nợ được khách hàng, PKDTT đã tiến hành một cuộc thử nghiệm điều tra để đánh giá vị thế tín dụng của 100 khách hàng. Kết quả cuộc điều tra cho thấy : Có 90% khách hàng có đủ tìm lực tài chính, làm ăn có hiệu quả và đủ khả năng trả nợ, chưa hề mất khả năng chi trả. 10% khách hàng còn lại lâm vào tình trạng mất khả năng thanh toán. Để tránh khách hàng chiếm dụng thường xuyên ngân quỹ Công ty cần phải phân loại khách hàng : Loại khách hàng Tỷ lệ Số lượng khách hàng Xác xuất khách hàng không trả được nợ Số lượng KH phá sản dự kiến 1. Có khả năng trả nợ 90% 90 0% 0 2. Không có khả năng trả nợ 10% 10 100% 10 Tổng 100% 100 10% 10 Với kết quả phân tích trên, chúng ta sẽ nhận diện được những khách hàng không có khả năng trả nợ, khả năng trả nợ là không cao, hoặc không có khả năng trả nợ. Để từ đó đưa ra phương án cấp tín dụng thích hợp từ chối cấp tín dụng nhằm tránh thiệt do hại khách hàng chiếm dụng vốn của Công ty, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. 2.2. Chính sách khuyến khích khách hàng trả nợ trước thời hạn Đó là các chiết khấu thanh toán mà khách hàng được hưởng do thanh toán trước hạn. Chính sách này được áp dụng nhằm gia tăng tốc độ thu tiền bán hàng mà tiền hàng đang nằm trong thời hạn thanh toán. Khi xây dựng chính sách này cần xem xét so sánh giữa chi phí đầu tư vào khoản phải thu và chi phí chiết khấu mà Công ty chấp thuận cho khách hàng. Chiếc khấu thanh toán là sự giảm trừ trên hoá đơn được áp dụng đối với khách hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán tiền sớm hơn so với thời hạn. Mỗi khi tỷ lệ chiếc khấu đưa ra có tác dụng tích cực tức là nhà máy đã đưa ra một hình thức thanh toán thích hợp với khách hàng từ đó làm cho khoản phải thu khách hàng giảm xuống và lôi kéo khách hàng ngày càng nhiều về phía doanh nghiệp. Và một chính sách chiếc khấu đưa ra ta phải xem xét đến yếu tố là phải làm sao để khi áp dụng chiết khấu sẽ đem lại cho doanh nghiệp lợi ích gì. Ap dụng chính sách chiết khấu thanh toán nhằm khuyến khích khách hàng trả tiền trước thời hạn không những tăng số vòng quay khoản phải thu đáp ứng nhu cầu tài chính của Công ty mà còn giảm được khoản nợ quá hạn của Công ty. Nhưng để đưa ra được một chính sách chiết khấu hợp lý Công ty phải xét xem chi phí chiết khấu lớn hơn hay nhỏ hơn xảy ra đối với doanh nghiệp khi không chiết khấu. BẢNG PHÂN LOẠI NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tháng 10/2003 Tên khách hàng Số tiền Trong hạn thanh toán Quá hạn thanh toán 30 ngày 60 ngày 90 ngày 6 tháng 9 tháng 12 tháng > 1năm C.ty CTGT 525 C.ty xe khách Xavin Bệnh viện Da Liễu ĐN 19.660.000 3.360.000 13.390.000 3.360.000 19.660.000 13.390.000 3. Công ty cần thực hiện các biện pháp phân tích để quản lý công nợ và khả năng thanh toán của Công ty Việc phân tích tình hình công nợ sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho ban lãnh đạo trong việc ra quyết định đúng đắn và kịp thời về tình hình quản lý công nợ của Công ty. Phân tích tình hình công nợ có ý nghĩa rất lớn và là cơ sở để đánh giá và tìm ra nguyên nhân làm phát sinh công nợ ngày càng cao, từ đó có biện pháp xử lý đúng đắn góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng khách hàng chiếm dụng. Qua bảng phân tích tình hình công nợ ta có thể thấy được tình hình phải thu, phải trả, các khoản thanh toán nội bộ... của Công ty ra sao. Giả sử Công ty muốn biết khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong tổng khoản phải thu và khoản phải thu của doanh nghiệp trong các năm qua như thế nào. Công ty chỉ cần dựa vào bảng phân tích tình hình công nợ sẽ biết được ngay. Và có thể nhìn nhận một cách khái quát hơn về khoản phải thu, phải trả của Công ty. ( Trang sau ) BẢNG PHÂN TÍCH KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY Để làm rõ khả năng thu hồi nợ từ khách hàng của Công ty ta lập bảng phân tích sau : Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Doanh thu thuần 46755101481 66989814273 80370297516 Thuế GTGT đầu ra 3412067841 4840531825 5723194873 Phải thu khách hàng bình quân 7833163742 10137034899 10191066768 Số vòng quay nợ phải thu (vòng/kỳ) 6,40 7,09 8,45 Số ngày một vòng quay nợ phải thu khách hàng (ngày) 56,21 50,80 42,61 Chúng ta có thể dựa vào bảng phân tích nợ phải thu khách hàng để thấy được số tiền của doanh nghiệp mình bị các doanh nghiệp khác chiếm dụng là bao nhiêu. So sánh qua các năm để từ đó tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng hoặc giảm nợ phải thu theo chiều hướng như thế nào tốt hay là xấu để đưa ra biện pháp quản lý nợ phải thu có hiệu quả hơn. Qua bảng phân tích trên ta thấy số vòng quay nợ phải thu tăng dần qua các năm năm 2001 là 6,4 vòng/kỳ đến năm 2003 là 8,45 vòng/kỳ đã làm cho kỳ thu tiền bình quân của khách hàng giảm xuống. Đây là một dấu hiệu tốt, vì ta thấy doanh thu thuần của Công ty tăng dần qua các năm trong khi đó số ngày một vòng quay nợ phải thu giảm xuống. Điều này chứng tỏ rằng doanh nghiệp đã có biện pháp thu hồi nợ phải thu năm nay tốt hơn so với các năm trước. 4. Hoàn thiện về lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Nhằm tạo điều kiện thu hút khách hàng cũng như tăng được thị phần trên thị trường Công ty đã áp dụng chính sách bán hàng tín dụng cho khách hàng. Và thời gian mà khách hàng thanh toán các khoản nợ với Công ty tuỳ thuộc vào quan hệ của Công ty với khách hàng. Tuy nhiên vì một lý do nào đó từ phía khách hàng như làm ăn thua lỗ, phá sản... khách hàng không đủ khả năng trả nợ cho Công ty, mặc dù Công ty đã sử dụng nhiều biện pháp đòi nợ nhưng vẫn không đòi nợ được. Thế nhưng cho đến bây giờ Công ty vẫn chưa tiến hành lập dự phòng những khoản nợ phải thu khó đòi này. Vậy để hạn chế những đột biến xấu về kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán và giảm bới những rủi ro biến động về tài chính vào cuối niên độ. Công ty phải dự kiến số nợ từ phía khách hàng không đòi được để tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ khi có rủi ro xảy ra. Vậy kế toán Công ty cần lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, dựa vào số liệu dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch mà tiến hành lập dự phòng. Ta có thể sử dụng cách sau đây để lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo cách sau : Ước tính tỷ lệ phần trăm (%) các khoản phải thu khó đòi trên doanh số bán chưa thu được tiền. Ví dụ : Vào ngày 31/12/03 kế toán công nợ xác định tỷ lệ % ước tính các khoản nợ phải thu khó đòi trên doanh số bán chưa thu tiền là 1.5% và số phải thu khách hàng cuối năm 2003 là 7.694.544.244 thì mức lập dự phòng cho năm 2004 là : 7.694.544.244* 1.5% =115.418.164. Nợ TK 642 : 115.418.164 Có TK 139 : 115.419.164 Trong năm 2004 nếu xảy ra các trường hợp các khoản phải thu khó đòi thực tế không đòi được. Căn cứ vào những văn bản có xác nhận, các chứng từ pháp lý Công ty tiến hành làm thủ tục xoá nợ. Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi (Đã lập dự phòng) Nợ TK 642 - Đã lập dự phòng (Chưa lập dự phòng) Có TK 131 - Phải thu khách hàng KẾT LUẬN Với những kiến thức đã học ở trường cùng với thời gian thực tập tại Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng. Em đã đi sâu tìm hiểu so sánh những kiến thức trên nền tảng lý thuyết và những kiến thức thực tế tại Công ty. Trên cơ sở đó tìm hiểu quá trình hình thành và phát triển của Công ty cũng như cách thức tổ chức hạch toán tại Công ty, em đã hoàn thành chuyên đề này. Việc tìm tòi nghiên cứu trong quá trình hoàn thành chuyên đề đã giúp em hiểu biết sâu hơn về công tác hạch toán đặc biệt là công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán. Tuy nhiên do thời gian và kiến thức còn hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi những sai sót. Một lần mong thầy, cô và các bạn đọc cùng các anh chị trong phòng kế toán công đóng góp ý kiến để em có thể nhận thức sâu hơn về lĩnh vực này. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy cô hướng dẫn cùng các anh chị trong phòng kế tại Công ty cơ khí ôtô Đà Nẵng đã nhiệt tình giúp em trong quá trình thực tập để hoàn thành chuyên đề này. Xin chân thành cảm ơn ! Đà Nẵng, tháng 5 năm 2004 Sinh viên thực hiện Trần Thị Tố Ni Lớp 26K06.2 NHẬN XÉT CỦA cơ quan thực tập NHẬN XÉT CỦA giáo viên hướng dẫn : LỜI MỞ ĐẦU ---—& – --- Trong xu thế phát triển mới, nền kinh tế thị trường tự do cạnh tranh đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn thay đổi, đề ra những chính sách, những chiến lược kinh doanh phù hợp để có thể đứng vững trên thị trường.Và thông tin là điều hết sức quan trọng đối với nhà quản trị trong doanh nghiệp. Nhà quản trị doanh nghiệp không thể đưa ra những chiến lược kinh doanh có hiệu quả nếu thiếu những thông tin cần thiết. Nhất là thông tin của bộ phận kế toán, mà trong đó đặc biệt là thông tin về hạch toán các nghiệp vụ thanh toán. Nắm rõ về tình hình thanh toán tại Công ty tức là biết được các mối quan hệ giữa Công ty với nhà cung cấp, với người mua, với ngân hàng, cơ quan thuế... và quan trọng hơn cả đó là biết được tình hình tài chính của doanh nghiệp. Với lý do đó, em đã chọn đề tài “ Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng “ cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Nội dung chuyên đề gồm 3 phần : Phần I : Những vấn đề lý luận về hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Phần II : Tình hình thực tế về hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng Phần III : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng. Mặc dù rất tích cực trong công tác tìm tòi và tra cứu , song với năng lực và thời gian có hạn nên chuyên đề không tránh khỏi những sai sót. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô cùng các anh chị trong phòng kế toán để chuyên đề của em càng hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô hướng dẫn, các anh chị trong phòng kế toán Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng đã nhiệt tình giúp đỡ để em hoàn thành chuyên đề này. Đà Nẵng, tháng 5 năm 2004 Sinh viên thực hiện Trần Thị Tố Ni Lớp 26K06.2 MỤC LỤC Phần I : Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp I. Sự cần thiết của việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại doanh nghiệp 1.Sự cần thiết của việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp Nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán 3. Ý nghĩa hạch toán các nghiệp vụ thanh toán II. Nội dung của hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Hạch toán các khoản phải thu khách hàng Hạch toán các khoản phải trả người bán Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nội bộ Hạch toán các khoản tạm ứng và thanh toán với công nhân viên Hạch toán các khoản vay ngắn hạn Hạch toán các khoả vay dài hạn, nợ dài hạn Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà nước Phần II : Tình hình thực tế về hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty cơ khí ô tô và thiết bị điện Đà Nẵng A.Giới thiệu tổng quát về Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng II. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng Chức năng của Công ty Nhiệm vụ của Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng III. Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng 1. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 2. Đặc điểm quá trình sản xuất tại Công ty 3. Cơ cấu tổ chức sản xuất 4. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty IV. Tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng 1. Tổ chức bộ máy kế toán 2. Hình thức kế toán đang áp dụng B. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng : Hạch toán các khoản phải thu khách hàng Hạch toán các khoản phải trả người bán Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nội bộ Hạch toán các khoản phải trả công nhân viên Hạch toán các khoản nợ vay Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà nước Phần III : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty cơ khí ô tô và thiết bị điện Đà Nẵng I. Thực trạng về công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty cơ khí ô tô và thiết bị điện Đà Nẵng 1. Công tác tổ chức bộ máy quản lý 2. Tổ chức hệ thống tài khoản 3. Tổ chức sổ sách kế toán 4. Tình hình hạch toán các khoản phải thu khách hàng 5. Tình hình hạch toán các khoản phải trả người bán II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty cơ khí ô tô và thiết bị điện Đà Nẵng Về thiết kế sổ sách kế toán Biện pháp đẩy nhanh thu hồi nợ Ap dụng chính sách tín dụng cho khách hàng thường xuyên và khách hàng tiềm năng Chính sách khuyến khích khách hàng trả nợ trước thời hạn 3. Công ty cần thực hiện các biện pháp phân tích để quản lý công nợ và khả năng thanh toán của Công ty 4. Hoàn thiện về lập dự phòng phải thu khó đòi