Đề tài Hoàn thiện bộ máy quản lý ở Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh

cña Chi nh¸nh. 1.3. ph©n tÝch chøc n¨ng nhiÖm vô c¸c phßng ban Ban gi¸m ®èc chi nh¸nh: Bao gåm 1 gi¸m ®èc vµ 1 phã gi¸m ®èc cã chøc n¨ng ®iÒu kiÓn vÜ m« c¸c phßng. * Gi¸m ®èc Chi nh¸nh : - §øng ®Çu chi nh¸nh lµ gi¸m ®èc chi nh¸nh do gi¸m ®èc C«ng ty bæ nhiÖm vµ miÔn nhiÖm. Gi¸m ®èc chi nh¸nh qu¶n lý ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cña chi nh¸nh theo chÕ ®é thñ tr­ëng, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ph¸p luËt, tr­íc C«ng ty vµ tËp thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn cña chi nh¸nh. - Gi¸m ®èc chi nh¸nh cã tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn nhiÖm vô kÕ ho¹ch cña C«ng ty giao vµ ®Ò ra biÖn ph¸p thùc hiÖn x©y dùng chiÕn l­îc thÞ tr­êng, chiÕn l­îc mÆt hµng kinh doanh, liªn kÕt víi c¸c chñ thÓ kinh tÕ trong vµ ngoµi n­íc, tù chÞu tr¸ch nhiÖm trong viÖc thùc hiÖn theo ®óng luËt ph¸p Nhµ n­íc qui ®Þnh. - Cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý toµn bé tµi s¶n Nhµ n­íc do C«ng ty uû quyÒn vµ nguån vèn chi nh¸nh khai th¸c kinh doanh ®Ó ®em l¹i hiÖu qu¶ cao nhÊt. - Tr×nh gi¸m ®èc C«ng ty phª duyÖt tæ chøc bé maý qu¶n lý vµ m¹ng l­íi kinh doanh cña chi nh¸nh, trùc tiÕp ®iÒu hµnh qu¶n lý vµ giao nhiÖm vô cho c¸c tæ chøc kinh doanh trùc thuéc chi nh¸nh, cã qui ®Þnh cô thÓ vÒ tæ chøc, nhiÖm vô ho¹t ®éng ®èi víi tõng ®¬n vÞ theo qui chÕ tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña chi nh¸nh ®· duyÖt. - Trùc tiÕp kÝ hîp ®ång lao ®éng c«ng nhËt, hîp ®ång lao ®éng thêi vô, hîp ®ång lao ®éng cã x¸c ®Þnh thêi h¹n tõ 1 n¨m trë xuèng ®èi víi ng­êi lao ®éng cña chi nh¸nh. * Phã gi¸m ®èc chi nh¸nh : - Gióp viÖc gi¸m ®èc chi nh¸nh cã mét hoÆc hai phã gi¸m ®èc chi nh¸nh, phã gi¸m ®èc chi nh¸nh do gi¸m ®èc chi nh¸nh bæ nhiÖm vµ miÔn nhiÖm. Phã gi¸m ®èc ®­îc ph©n c«ng phô tr¸ch mét hay mét sè c«ng viÖc vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc chi nh¸nh vÒ lÜnh vùc c«ng t¸c ®­îc ph©n c«ng. - Cã tr¸ch nhiÖm cïng víi gi¸m ®èc chi nh¸nh ho¹ch ®Þnh kÕ ho¹ch biÖn ph¸p tæ chøc kinh doanh cho tõng kú kÕ ho¹ch cña chi nh¸nh, tæ chøc thÞ tr­êng, m¹ng líi b¸n bu«n b¸n lÎ, ®¹i lý kinh doanh ë phÝa B¾c. - Khi gi¸m ®èc chi nh¸nh ®i v¾ng, ®­îc Gi¸m ®èc chi nh¸nh uû quyÒn gi¶i quyÕt mét sè c«ng viÖc cña chi nh¸nh, ph¶i chôi tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc chi nh¸nh trong c«ng viÖc ®­îc uû quyÒn vµ b¸o c¸o kÕt qu¶ c«ng viÖc cho Gi¸m ®èc Chi nh¸nh biÕt. ViÖc bè trÝ vµ sö dông lao ®éng trong ban gi¸m ®èc ®­îc thÓ hiÖn nh­ sau : BiÓu 4 : Sè l­îng lao ®éng vµ kÕt qu¶ kh¶o s¸t thêi gian lµm viÖc cña ban gi¸m ®èc TT Chøc danh Ngµnh nghÒ ®µo t¹o Tr×nh ®é Tuæi Thêi gian Sè lÇn kh¶o s¸t % thêi gian lµm viÖc chøc n¨ng Lµm ®óng chøc n¨ng Kh«ng lµm viÖc 1 Gi¸m ®èc(1) QTKD §H 42 435 30 30 93 2 Phã gi¸m ®èc(1) QTKD §H 38 430 35 30 92 3 Trung b×nh 40 432,5 32,5 30 92,5 (Nguån : §¸nh gia chÊt l­îng lao ®éng cña c¸c phßng trong Chi nh¸nh n¨m 2001) NhËn xÐt : BiÓu 4 Ban gi¸m ®èc thùc hiÖn ®Çy ®ñ chøc n¨ng qu¶n lý, lao ®éng trong bé phËn nµy chÊt l­îng ®ång ®Òu, t­¬ng ®èi cao vµ phï hîp víi c«ng viÖc : 92,5 % lµ tû lÖ thêi gian lµm viÖc ®øng chøc n¨ng, do vËy sè l­êng vµ chÊt l­îng trong ban gi¸m ®èc lµ t­¬ng ®èi phï hîp. b.Tæ chøc bé m¸y v¨n phßng cña Chi nh¸nh: *Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n: - Chi nh¸nh lµ ®¬n vÞ kinh tÕ phô thuéc C«ng ty, thùc hiÖn h¹ch to¸n ®Çy ®ñ, ®­îc chñ ®éng huy ®éng c¸c nguån vèn ®¸p øng cho nhu cÇu kinh doanh. -Tr­ëng phßng kÕ to¸n cña Chi nh¸nh cã tr¸ch nhiÖm gióp Gi¸m ®èc Chi nh¸nh bè trÝ m¹ng l­íi kÕ to¸n vµ chØ ®¹o nghiÖp vô kÕ to¸n tõ Trung t©m b¸n hµng chÊt l­îng cao ®Õn c¸c cöa hµng trùc thuéc Chi nh¸nh. - Cã nhiÖm vô tæ chøc nguån vèn ®Ó ®¸p øng ®Çy ®ñ vµ kÞp thêi nhu cÇu vèn theo kÕ ho¹ch cho c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. §¬n vÞ sö dông vèn cña Chi nh¸nh ph¶i sö dông vèn vay ®óng môc ®Ých, b¸n hµng ®Õn ®©u ph¶i nép tiÒn vÒ Chi nh¸nh ®Õn ®ã, ph¶i tr¶ nî ®óng h¹n. - Ghi chÐp, sè liÖu b¸o c¸o ph¶n ¸nh chÝnh x¸c, trung thùc kÞp thêi. - Hµng th¸ng tõng ®¬n vÞ trùc thuéc ph¶i lªn b¶ng c©n ®èi tµi kho¶n kÌm theo b¶ng chi tiÕt hµng tån kho c«ng nî vµ hµng quÝ b¸o c¸o quyÕt to¸n nép vÒ phßng kÕ to¸n Chi nh¸nh tæng hîp vµ göi vÒ c«ng ty. - ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc nhµ n­íc, Gi¸m ®èc c«ng ty,gi¸m ®èc Chi nh¸nh vÒ c«ng t¸c ho¹ch to¸n kÕ to¸n cña chi nh¸nh. - ChÊp hµnh c¸c chÕ ®é nép thuÕ ®èi víi nhµ n­íc theo ph¸p luËt hiÖn hµnh vµ nghiÖp vô ®èi víi c«ng ty. ViÖc bè trÝ vµ sö dông lao ®éng trong phßng tµi chÝnh kÕ to¸n ®­îc thÓ hiÖn nh­ sau : BiÓu 5 : Sè l­îng lao ®éng vµ kÕt qu¶ kh¶o s¸t thêi gian lµm viÖc cña phßng tµi chÝnh kÕ to¸n trong Chi nh¸nh TT Chøc danh Ngµnh nghÒ ®µo t¹o Tr×nh ®é Tuæi Thêi gian Sè lÇn kh¶o s¸t % thêi gian lµm viÖc chøc n¨ng Lµm ®óng chøc n¨ng Kh«ng lµm viÖc 1 Tr­ëng phßng(1) TC-KT §H 42 405 60 30 87 2 Phã phßng(1) TC-KT §H 39 400 65 30 86 3 KT thanh to¸n ngo¹i(1) TC-KT §H 38 415 50 30 89 4 KT lµm tæng hîp, T.kª(1) TC-KT §H 52 380 85 30 81 5 KT tÝn dông(1) TC-KT §H 31 376 89 30 80 6 Thñ quü(1) TC-KT TC 51 387 78 30 83 7 Trung b×nh 42 393 72 30 84,3 (Nguån : §¸nh gi¸ chÊt l­îng lao ®éng cña phßng tµi chÝnh kÕ to¸n trong Chi nh¸nh n¨m 2001) NhËn xÐt : BiÓu 5 §èi víi phßng kÕ to¸n tµi chÝnh cña Chi nh¸nh vÒ ngµnh nghÒ ®µo t¹o t­¬ng ®èi phï hîp víi c«ng viÖc cña phßng nµy, tr×nh ®é chñ yÕu lµ ®¹i häc Phßng kÕ to¸n cã 6 ng­êi, thùc hiÖn ®Çy ®ñ chøc n¨ng ®­îc giao, cã ph©n c«ng râ rµng cho c¸c thµnh viªn theo møc ®é phøc t¹p cña c«ng viÖc vµ tr×nh ®é, kh¼ n¨ng cña hä, lao ®éng trong phßng lµm ®óng chuyªn m« tû lÖ thêi gain lµm ®óng chøc n¨ng lµ 84,3%, ®é tuæi trung b×nh trong phßng lµ 42. Nh­ vËy viÖc ph©n c«ng vµ hiÖp t¸c lao ®éng trong phßng lµ t­¬ng ®èi hîp lý. * Phßng tæ chøc hµnh chÝnh: - Thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch chÕ ®é cña Nhµ n­íc vÒ lao ®éng, ®¶m b¶o quyÒn lîi cho ng­êi lao ®éng. - Qu¶n lý hå s¬ nh©n viªn Chi nh¸nh, tham m­u cho Gi¸m ®èc Chi nh¸nh tuyÓn dông, ký hîp ®ång lao ®éng vµ sö dông bè trÝ lao ®éng hîp lý, x©y dùng ®Þnh møc tiÒn l­¬ng lËp b¶ng l­¬ng, theo dâi lËp sæ b¶o hiÓm x· héi, mua b¶o hiÓm y tÕ cho ng­êi lao ®éng, c¶i thiÖn ®iÒu kiÖn lao ®éng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. - Qu¶n lý tµi s¶n, hµng ho¸, trang thiÕt bÞ phôc vô cho c«ng t¸c kinh doanh cña Chi nh¸nh, c«ng t¸c thi ®ua thanh tra, b¶o vÖ tµi s¶n hµng ho¸. - X©y dùng qui chÕ ®iÒu hµnh, tuyÓn dông n©ng l­¬ng, khen th­ëng kû luËt, néi qui lao ®éng... cña Chi nh¸nh dùa trªn c¸c qui ®Þnh cña C«ng ty. - Quan hÖ tèt víi c¸c c¬ quan ®Þa ph­¬ng trªn ®Þa bµn Chi nh¸nh ®ãng trô së, ®¶m b¶o an ninh trËt tù, c«ng t¸c x· héi, tu©n thñ qui ®Þnh cña chÝnh quyÒn ®Þa ph­¬ng. - C«ng t¸c phôc vô (hµnh chÝnh qu¶n trÞ, t¹p vô, nhµ bÕp, tr«ng xe, th­êng trùc). ViÖc bè trÝ vµ sö dông lao ®éng trong phßng tæ chøc hµnh chÝnh ®­îc thÓ hiÖn nh­ sau : BiÓu 6 : Sè l­îng lao ®éng vµ kÕt qu¶ kh¶o s¸t thêi gian lµm viÖc cña phßng tµi tæ chøc hµnh chÝnh trong Chi nh¸nh TT Chøc danh Ngµnh nghÒ ®µo t¹o Tr×nh ®é Tuæi b×nh qu©n Thêi gian b×nh qu©n Sè lÇn kh¶o s¸t % thêi gian lµm viÖc chøc n¨ng Lµm ®óng chøc n¨ng Kh«ng lµm viÖc 1 Tr­ëng phßng(1) KTL§ §H 53 405 60 30 87 2 Phã phßng(1) KTL§ §H 51 393 72 30 78 3 CNV L§TL(1) KTL§ §H 39 395 70 30 80 4 V¨n th­(1) KTL§ TC 31 385 80 30 82 5 LÔ t©n + P. Vô(1) QTKD §H 43 384 81 30 81,5 6 Tæ b¶o vÖ(15) TC 38 297 88 30 73 7 Tæ vÖ sinh(2) TC 42 241 224 30 51 8 Tæ l¸i xe(6) TC 31 300 125 30 70 9 Tæ nhµ bÕp(4) TC 41 250 200 30 55 10 Trung b×nh 30 73,7 (Nguån : §¸nh gi¸ chÊt l­îng lao ®éng cña phßng tæ chøc hµnh chÝnh trong Chi nh¸nh n¨m 2001) NhËn xÐt : BiÓu 6 VÒ nghµnh ngÒ ®µo t¹o t­¬ng ®èi phï hîp víi chøc n¨ng nhiÖm vô cña phßng nµy, nh÷ng chøc vô quan träng trong phßng chñ yÕu cã tr×nh ®é ®¹i häc, trong thêi gian tíi chØ cÇn ®µo t¹o thªm chuyªn m«n n©ng cao nghiÖp vô phôc vô c«ng viÖc thùc tÕ ®Æt ra. Cßn vÒ % thêi gian lµm viÖc ®óng chøc n¨ng chiÕm kho¶ng 73,7% do tû lÖ phÇn tr¨m h¬i thÊp chñ yÕu tËp trung vµo tæ vÖ sinh, tæ b¶o vÖ vµ tæ nhµ bÕp. Cßn nh÷ng ng­êi n¾m c¸c chøc vô quan träng th× tû lÖ % ;µm ®óng chøc n¨ng vÉn chiÕm tû lÖ t­¬ng ®èi cao. Trong thêi gian tíi kÕt hîp víi chiÕn l­îc ph¸t triÓn cña Chi nh¸nh cÇn gi¶m mét sè lao ®éng gi¸n tiÕp kh«ng cÇn thiÕt. * Phßng kinh doanh, xuÊt nhËp khÈu: - Thu nhËp th«ng tin n¾m b¾t kh¶ n¨ng cung cÇu tiªu dïng ë phÝa B¾c gióp Gi¸m ®èc Chi nh¸nh x©y dùng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, kinh doanh cho tõng kú kÕ ho¹ch quý, n¨m vµ dµi h¹n. - Tæ chøc m¹ng l­íi marketing, kinh doanh vµ ®¹i lý, t¹o nguån hµng chiÕm lÜnh thÞ tr­êng phôc vô cho nhu cÇu kinh doanh cña Chi nh¸nh vµ Trung t©m. - Trùc tiÕp tÝnh to¸n tõng ph­¬ng ¸n kinh doanh mang l¹i hiÖu qu¶ cho ®¬n vÞ vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc Chi nh¸nh vÒ ph­¬ng ¸n vµ hîp ®ång tr×nh ký. - Tæ chøc ®Çu mèi khai th¸c mÆt hµng s¶n xuÊt ë c¸c thµnh phÇn kinh tÕ trong n­íc vµ liªn doanh, t¹o nguån hµng cung øng cho c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. - Chñ ®éng ®Çu t­, liªn doanh liªn kÕt tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh. - Trùc tiÕp thùc hiÖn hîp ®ång kinh tÕ xuÊt nhËp khÈu ®óng chÝnh s¸ch qui ®Þng cña Nhµ n­íc vÒ luËt th­¬ng m¹i vµ th«ng lÖ quèc tÕ qui ®Þnh. T¨ng c­êng chÕ ®é tr¸ch nhiÖm tr­íc tËp thÓ vµ Gi¸m ®èc Chi nh¸nh. - B¸o c¸o kÞp thêi t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh vµ tiÕn ®é thùc hiÖn kÕ ho¹ch cho Gi¸m ®èc Chi nh¸nh vµ C«ng ty chÝnh x¸c kÞp thêi theo ®Þnh kú hµng th¸ng, quý, 6 th¸ng, n¨m. ViÖc bè trÝ vµ sö dông lao ®éng trong phßng kinh doanh XNK ®­îc thÓ hiÖn nh­ sau : BiÓu 7 : Sè l­îng lao ®éng vµ kÕt qu¶ kh¶o s¸t thêi gian lµm viÖc cña kinh doanh XNK trong Chi nh¸nh TT Chøc danh Ngµnh nghÒ ®µo t¹o Tr×nh ®é Tuæi Thêi gian Sè lÇn kh¶o s¸t % thêi gian lµm viÖc chøc n¨ng Lµm ®óng chøc n¨ng Kh«ng lµm viÖc 1 Tr­ëng phßng(1) TMQT §H 46 420 45 30 90 2 Phã phßng(1) TMQT §H 41 415 50 30 89 3 Thèng kª tæng hîp(1) TK §H 36 400 65 30 86 4 Nh©n viªn giao nhËn(1) Mar TC 31 380 85 30 81 5 Trung b×nh 38 403 61,5 30 86,5 (Nguån : §¸nh gi¸ chÊt l­îng lao ®éng cña phßng kinh doanh XNK trong Chi nh¸nh n¨m 2001) NhËn xÐt : BiÓu 7 §èi víi phong kinh doanh XNK vÒ nghµnh nghÒ ®µo t¹o t­«ng ®èi hîp lý, tr×nh ®é cña lao ®éng qu¶n lý trong phßng nµy chñ yÕu cã tr×nh ®é ®¹i häc chiÕm kho¶ng 80%, tuæi ®êi trung b×nh 38 nh­ng nh÷ng ng­êi n¾m chøc vô tr­ëng phßng vµ phã phßng ®Òu cã tuæi ®êi trªn 40, ®èi víi løa tuæi nµy vÒ kinh nghiÖm còng ®· cã nhiÒu. Cßn vÒ tû lÖ % lµm viÖc chøc n¨ng còng t­¬ng ®èi cao chiÕm 86,5%. Trong htêi gian tíi dùa vµo chiÕn l­îc cña Chi nh¸nh cÇn cã sù bæ sung vµ s¾p sÕp l¹i cho lao ®éng phßng nµy vµ ®ång thêi kh«ng ngõng n©ng cao tr×nh ®é cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong phßng. c.Trung t©m th­¬ng m¹i: - Lµ n¬i tr­ng bÇy giíi thiÖu, tæ chøc b¸n bu«n vµ b¸n lÎ c¸c mÆt hµng chÊt l­îng ®¶m b¶o phôc vô cho nhu cÇu s¶n xuÊt vµ tiªu dïng víi chÊt l­îng phôc vô tèt nhÊt, b¶o ®¶m uy tÝn doanh nghiÖp Nhµ n­íc. - §­îc sù uû quyÓn cña Gi¸m ®èc Chi nh¸nh trong liªn kÕt, liªn doanh, hîp t¸c víic c¸c thµnh phÇn kinh tÕ tæ chøc khai th¸c nguån hµng chiÕm lÜnh thÞ tr­êng, phong phó vÒ chñng lo¹i, cã chÊt l­îng cao hîp thÞ hiÕu ng­êi tiªu dïng vµ nhu cÇu cña kh¸ch hµng. - ChÊp hµnh nghiªm chØnh luËt ph¸p Nhµ n­íc vµ c¸c qui ®Þnh cu¶ C«ng ty vÒ qu¶n lý, sö dông vèn vµ tµi s¶n, b¶o toµn ph¸t triÓn vèn, thùc hiÖn c¸c chÕ ®é h¹ch to¸n lÊy thu bï chi, b¶o ®¶m kinh doanh cã hiÖu qu¶. - Mäi hµng ho¸ ph¶i niªm yÕt gi¸ mua, b¸n vµ ph­¬ng thøc kinh doanh cho phï hîp víi nhu cÇu thÞ tr­êng. T¨ng c­êng c«ng t¸c kiÓm tra, kiÓm so¸t, tù chÞu tr¸ch nhiÖm trong kinh doanh. -Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý gän nhÑ gi¸m kh©u nÊc, phï hîp víi nhiÖm vô kinh doanh, thùc hiÖn ®­îc yªu cÇu cña C«ng ty vµ Chi nh¸nh ®Ò ra. - Qu¶n lý lùc l­îng c¸n bé c«ng nh©n viªn cña Trung t©m theo ®óng chÝnh s¸ch ph¸p luËt cña Nhµ n­íc, th­êng xuyªn ch¨m lo ®êi sèng, t¹o ®iÒu kiÖn lµm viÖc tr¶ l­¬ng th­ëng trªn nguyªn t¾c ph©n phèi theo lao ®éng, thùc hiÖn tèt c¸c chÝnh s¸ch b¶o hiÓm x· héi, b¶o hiÓm y tÕ vµ mäi quyÒn lîi kh¸c cña ng­êi lao ®éng. - B¶o vÖ tµi s¶n, tiÒn, hµng. B¶o vÖ m«i tr­êng, gi÷ g×n an ninh trËt tù an toµn x· héi theo qui ®Þnh cña ph¸p luËt. - T¸c ®éng tÝch cùc víi c¸c nhµ s¶n xuÊt trong viÖc c¶i tiÕn n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm ph¸t triÓn mÆt hµng míi hîp víi ng­êi tiªu dïng vµ ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn kinh doanh cña C«ng ty gãp phÇn cñng cè quan hÖ s¶n xuÊt x· héi chñ nghÜa. - N¾m th«ng tin vµ nhu cÇu tiªu thô c¸c mÆt hµng, nhãm hµng vµ nghµnh hµng ph¶n ¸nh, b¸o c¸o kÞp thêi, chÝnh x¸c ®Ó phôc vô tèt viÖc qu¶n lý, chØ ®¹o kinh doanh cña C«ng ty vµ Chi nh¸nh. - §­îc chñ ®éng trong giao dÞch, ký kÕt h­îp ®ång mua b¸n. §¹i lý liªn doanh hîp t¸c ®Çu t­ kinh doanh t¹o ra hµng ho¸ vÇ thùc hiÖn ®Êy ®ñ cam kÕt trong hîp ®ång mua b¸n, ho¹t ®éng liªn doanh, hîp tÊc ®Çu t­ víi c¸c thµnh phÇn kinh tÕ trong n­íc. Theo sù ph©n cÊp vµ uû quyÒn cña Gi¸m ®èc Chi nh¸nh. - §­îc mua hµng tr¶ chËm, nhËn hµng göi b¸n cña kh¸ch. §Õn h¹n, tõ kÕt qu¶ hµng ®· b¸n, Trung t©m lµm giÊy ®Ò nghÞ Chi nh¸nh tr¶ tiÒn trùc tiÕp cho kh¸ch hµng. KÕt thóc ca b¸n hµng nh©n viªn b¸n hµng lµm b¸o c¸o b¸n hµng vµ nép tiÒn vÒ Chi nh¸nh. Trung t©m kh«ng ®­îc phÐp tiªu chi tiÒn b¸n hµng. - §­îc tham gia héi chî triÓn l·m hµng ho¸. - §øng ®Çu trung t©m lµ Gi¸m ®èc Trung t©m do Gi¸m ®èc C«ng ty bæ nhiÖm vµ b·i nhiÖm chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ph¸p luËt, tr­íc Gi¸m ®èc Chi nh¸nh vÒ ®iÒu hµnh kinh doanh, qu¶n lý tèt hµng ho¸ vµ lao ®éng. - Gióp viÖc Gi¸m ®èc cã mét hoÆc hai gi¸m ®èc Trung t©m do Gi¸m ®èc C«ng ty bæ nhiÖm vµ miÔn nhiÖm, phã gi¸m ®èc Trung t©m ®­îc gi¸m ®èc Trung t©m ph©n c«ng viÖc cô thÓ vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc Trung t©m vÒ lÜnh vùc c«ng tÊc ®­îc ph©n c«ng. - Trung t©m cã c¸c nghµnh hµng kinh doanh, tæ dÞch vô söa ch÷a, l¾p ®Æt, b¶o hµnh b¶o tr× s¶n phÈm b¸n ra do Gi¸m ®èc Chi nh¸nh quyÕt ®Þnh. ViÖc bè trÝ vµ sö dông lao ®éng cña Trung t©m th­¬ng m¹i ®­îc thÓ hiÖn nh­ sau : BiÓu 8 : Sè l­îng lao ®éng vµ kÕt qu¶ kh¶o s¸t thêi gian lµm viÖc cña Trung t©m th­¬ng m¹i trong Chi nh¸nh TT Chøc danh Ngµnh nghÒ ®µo t¹o Tr×nh ®é Tuæi trung b×nh Thêi gian b×nh qu©n Sè lÇn kh¶o s¸t % thêi gian lµm viÖc chøc n¨ng Lµm ®óng chøc n¨ng Kh«ng lµm viÖc 1 Gi¸m ®èc siªu thÞ(1) QTKD §H 38 380 85 30 82 2 Phã gi¸m ®èc siªu thÞ(1) QTKD §H 41 376 89 30 81 3 KÕ to¸n siªu thÞ(5) TC-KT §H 38 415 40 30 93 4 C¸n bé mÆt hµng(8) TC 31 335 100 30 77 5 Nh©n viªn b¸n hµng(26) TC 24 300 129 30 69 6 Trung b×nh 34 30 80,4 (Nguån : §¸nh gi¸ chÊt l­îng lao ®éng cña phßng ban trong Chi nh¸nh n¨m 2001) NhËn xÐt : BiÓu 8 VÒ ngµnh nghÒ ®µo t¹o vµ tr×nh ®é ®èi víi c¸c chøc vô nh­ gi¸m ®èc, phã gi¸m ®èc, kÕ to¸n Trung t©m th­¬ng m¹i ®iÖn biªn lµ t­¬ng ®èi phï hîp. Nh×n vµo biÓu 8 ta thÊy tû lÖ phÇn tr¨m lµm viÖc chøc n¨ng lµ 80,4% nh×n chung lµ cao. Tuy nhiªn ta thÊy lµ tû lÖ % lµm viÖc cña nh©n viªn b¸n hµng vµ c¸n bé mÆt hµng l¹i t­¬ng ®èi thÊp. §iÒu ®ã cho thÊy trong thêi gian tíi cÊn bè trÝ l¹i lao ®éng cho Trung t©m lµm sao ®Ó cã thÓ baá ®¶m ®­îc c«ng viÖc mµ vÉn hiÖu qu¶ võa tiÕt kiÖm ®­îc quü tiÕn l­¬ng cho Chi nh¸nh. d. Cöa hµng trùc thuéc Chi nh¸nh: - Lµ n¬i tæ chøc b¸n bu«n, b¸n lÎ c¸c mÆt hµng Chi nh¸nh ®­îc phÐp kinh doanh theo ®iÒu lÖ C«ng ty qui ®Þnh. qui ®Þnh ph­¬ng thøc kinh doanh vµ gi¸ mua, b¸n cho phï hîp víi nhu cÇu thÞ tr­êng. - N©ng cao tinh thÇn tr¸ch nhiÖm phôc vô theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng, t¹o uy tÝn, v¨n minh th­¬ng nghiÖp. - ChÊp hµng nghiªm chØnh luËt ph¸p Nhµ n­íc qui ®Þnh cña C«ng ty, Chi nh¸nh vÒ qu¶n lý sö dông tiÒn vèn, hµng ho¸, thùc hiÖn c¸c chÕ ®é h¹ch to¸n kÕ to¸n, b¶o toµn vµ ph¸t triÓn vèn. Thùc hiÖn nghÜa vô ®èi víi Nhµ n­íc, C«ng ty, Chi nh¸nh. - Cöa hµng kh«ng ®­îc tù ý mua b¸n tr¶ chËm víi c¸c thµnh phÇn kinh tÕ. Ph¶i do Gi¸m ®èc Chi nh¸nh ký hîp ®ång hµng ho¸ vµ giao tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn theo ®óng hîp ®ång ®· ký. - Gi¸m ®èc Chi nh¸nh cho cöa hµng øng vèn theo tõng th­¬ng vô kinh doanh trªn c¬ së ph­¬ng ¸n kinh doanh cã hiÖu qu¶ vay tr¶ ®óng theo qui ®Þnh cña C«ng ty. Tu©n thñ c¸c qui ®Þnh vÒ qu¶n lý tµi chÝnh nÕu mÊt m¸t thua lç ph¶i båi th­êng thiÖt h¹i vËt chÊt cho Nhµ n­íc. - Qu¶n lý lùc l­îng c¸n bé, c«ng nh©n viªn cña cöa hµng theo ®óng chÝnh s¸ch luËt ph¸p Nhµ n­íc. - Ch¨m lo ®êi sèng t¹o ®iÒu kiÖn lµm viÖc, thùc hiÖn ph©n phèi theo lao ®éng, nép ®Çy ®ñ b¶o hiÓm y tÕ, b¶o hiÓm x· héi vµ mäi quyÒn lîi kh¸c ®èi víi ng­êi lao ®éng. - T¨ng c­êng c«ng t¸c qu¶n lý, kiÓm tra kiÓm so¸t. ViÖc bè trÝ vµ sö dông lao ®éng trong c¸c cöa hµng ®­îc thÓ hiÖn nh­ sau : BiÓu 9 : Sè l­îng lao ®éng vµ kÕt qu¶ kh¶o s¸t thêi gian lµm viÖc cña c¸c cöa hµng trong Chi nh¸nh TT Chøc danh Ngµnh nghÒ ®µo t¹o Tr×nh ®é Tuæi Thêi gian b×nh qu©n Sè lÇn kh¶o s¸t % thêi gian lµm viÖc chøc n¨ng Lµm ®óng chøc n¨ng Kh«ng lµm viÖc 1 Cöa hµng tr­ëng(2) BH TC 38 405 60 30 87 2 N.viªn b¸n ®Ìn chiÕu s¸ng(10) BH TC 25 330 130 30 71 3 N.viªn b¸n ®iÖn l¹nh(9) BH TC 24 345 115 30 75 4 Trung b×nh 29 360 111 30 77 (Nguån : §¸nh gi¸ chÊt l­îng lao ®éng cña cöa hµng trong Chi nh¸nh n¨m 2001) NhËn xÐt : BiÓu 9 §èi víi ngµnh nghÒ ®µo t¹o vµ tr×nh ®é ®èi víi c¬ cÊu cña cöa hµng nh­ thÕ lµ phï hîp nh­ng trong thêi gian tíi nÕu cã ®iÒu kiÖn cã thÓ ®µo t¹o thªm nghiÖp vô cã liªn quan tíi c«ng viÖc cña cöa hµng tr­ëng. Cßn vÒ tuæi ®êi cña nh©n viªn b¸n hµng nh­ thÕ lµ phï hîp, tû lÖ phÇn tr¨m lµm viÖc chøc n¨ng nãi chung lµ kh«ng ®­îc cao chñ yÕu tËp trung vµo c¸c nh©n viªn b¸n hµng trong thêi gian tíi cÇn cã nh÷ng biÖn ph¸p gi¶m bít sè l­îng nh©n viªn b¸n hµng kh«ng cÇn thiÕt nµy. 1.4. Ph©n tÝch ®iÒu kiÖn lµm viÖc cña lao ®éng trong bé mý qu¶n lý a. Ph©n tÝch t×nh h×nh tæ chøc n¬i lµm viÖc cña lao ®éng qu¶n lý Ta biÕt hiÖu qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña Chi nh¸nh ngµy cµng ®­îc n©ng cao ®iÒu ®ã ®­îc biÓu hiÖn b»ng chØ tiªu lîi nhuËn cña c¸c n¨m ngµy cµng ®­îc n©ng cao, n¨m sau cao h¬n so víi n¨m tr­íc. Cïng víi lîi nhuËn ®­îc n©ng cao lµ sù tÝch luü, më réng kinh doanh, ®Çu t­ c¬ së vËt chÊt trang thiÕt bÞ kü thuËt, v¨n phßng hiÖn ®¹i, ®¾t tiÒn. V× vËy mµ viÖc tæ chøc vµ phôc vô n¬i lµm viÖc cho lao ®éng qu¶n lý cña Chi nh¸nh t­¬ng ®èi hoµn thiÖn víi nh÷ng trang thiÕt bÞ, c¬ së vËt chÊt t­¬ng ®èi tèt, thuËn tiÖn. Ban gi¸m ®èc vµ ®a sè c¸n bé l·nh ®¹o chøc n¨ng nãi chung cã ®iÒu kiÖn lµm viÖc tËp trung ®éc lËp do n¬i lµm viÖc ®­îc bè trÝ t¸ch biÖt, Ýt bÞ ¶nh h­ëng bëi ng­êi trong vµ ng­êi ngoµi phßng. C¸c thiÕt bÞ v¨n phßng tÝnh hiÖn ®¹i cña nã ®· ®­îc khai th¸c nhiÒu ®Ó gi¶m tèi ®a lao phÝ lao ®éng. Chi nh¸nh lu«n cã kÕ ho¹ch ®µo t¹o ®Ó nh©n viªn biÕt c¸ch sö dông thiÕt bÞ cã s½n, c¸c phßng ban chøc n¨ng ®­îc bè trÝ gÇn nhau kh«ng cã sù chªnh lÖch qu¸ lín gi÷a c¸c phßng ban chøc n¨ng ®ã lµ ®iÒu kiÖn rÊt thuËn lîi cho c¸c phßng b¸n cã thÓ trao ®æi sè liÖu víi nhau khi cÇn thiÕt. Tuy nhiªn, mét sè c«ng viÖc ph¶i tÝnh to¸n, ghi chÐp tèn thêi gian nh­ qu¶n lý nh©n sù ë phßng tæ chøc hµnh chÝnh ch­a cã m¸y tÝnh trong thêi gian tíi cÇn ph¶i gi¶i quyÕt vÊn ®Ò nµy. §iÒu kiÖn lµm viÖc cña lao ®éng qu¶n lý Lµ lao ®éng trÝ ãc, trong qu¸ tr×nh lµm viÖc hao phÝ cña hä chñ yÕu lµ vÒ trÝ lùc vµ nh÷ng c¨ng th¼ng vÒ thÇn kinh, t©m lý kh«ng nh­ lao ®éng c¬ b¾p hao phÝ vÒ thÓ lùc. V× vËy lao ®éng qu¶n lý cã yªu cÇu riªng vÒ ®iÒu kiÖn lao ®éng. §iÒu kiÖn cña lao ®éng qu¶n lý lµ ¸nh s¸ng, tiÕng ån vµ bÇu kh«ng khÝ t©m lý tho¶ m·i. * ¸nh s¸ng : Nãi chung vÊn ®Ò chiÕu s¸ng ë Chi nh¸nh ®­îc ®¶m b¶o cho tÊt c¶ n¬i lµm viÖc. C¸c phßng lµm viÖc ®Òu cã Ýt nhÊt mét mÆt tiÕp xóc víi kh«ng gian, ®ãn ¸nh s¸ng tù nhiªn. Ngoµi ra trong mçi phßng lµm viÖc ®­îc bè trÝ hai bãng ®Ìn èng, nhê ®ã ¸nh s¸ng ®­îc chiÕu s¸ng cho c¸c bµn lµm viÖc t­¬ng ®èi thÝch hîp. * TiÕng ån : VÊn ®Ò vÒ tiÕng ån còng lµ mét ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn nh÷ng ng­êi cã hÖ thÇn kinh yÕu chØ lµm viÖc ®­îc trong ®iÒu kiÖn thËt im lÆng. Nh­ng nh×n chung vÊn ®Ò tiÕng ån ë Chi nh¸nh ®­îc ®¶m b¶o v× c¸c phßng ban ®­îc bè trÝ c¸ch xa ®­êng « t« mÆt kh¸c còng kh«ng gÇn nh÷ng khu s¶n xuÊt c«ng nghiÖp nªn vÊn ®Ò nµy t­¬ng ®èi ®­îc ®¶m b¶o. * BÇu kh«ng khÝ tËp thÓ : BÇu kh«ng khÝ tËp thÓ lµ yÕu tè ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn kh¶ n¨ng lao ®éng trÝ ãc vµ do ®ã ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ cña lao ®éng qu¶n lý. ë Chi nh¸nh hiÖn nay mèi quan hÖ gi÷a ng­êi l·nh ®¹o vµ nh©n viªn th©n thiÖn, cëi më, kh«ng c¨ng th¼ng vµ ®¶m b¶o chøc n¨ng cña mçi ng­êi trong c«ng viÖc. Trong mét sè bé phËn ng­êi lao ®éng th­êng gióp nhau hoµn thµnh c«ng viÖc khi cã mét ng­êi kh¸c bÞ èm hoÆc cã viÖc bËn, ng­êi lao ®éng ®­îc an ñi ®éng viªn khi cã chuyÖn buån, ®­îc quan t©m khi èm ®au, lÔ tÕt, vµ vµo c¸c dÞp kû niÖm mét ngµy nµo ®ã... nh÷ng mèi quan hÖ nµy lµm cho ng­êi lao ®éng trong Chi nh¸nh thªm g¾n bã víi nhau h¬n vµ cïng chung søc ®Ó hoµn thµnh môc tiªu do C«ng ty vµ Nhµ n­íc giao cho. 1.5. §Þnh møc cho lao ®éng qu¶n lý §Þnh møc cho lao ®éng qu¶n lý ®èi víi bÊt kú mét doanh nghiÖp nµo ®Òu lµ vÊn ®Ò khã kh¨n v× nã kh«ng ®­îc biÓu thÞ b»ng sè s¶n phÈm hay nh÷ng c¸i dÔ ®o l­êng ®­îc. §Þnh møc cho lao ®éng qu¶n lý ë Chi nh¸nh hiÖn nay míi chØ ®­îc thùc hiÖn theo kinh nghiÖm. Ng­êi l·nh ®¹o khi giao c«ng viÖc cho ng­êi d­íi quyÒn ®ång thêi qui ®Þnh thêi gian hoµn thµnh c«ng viÖc ®ã chñ yÕu lµ dùa trªn ­íc tÝnh cña b¶n th©n. §Þnh møc kiÓu nµy ®é chÝnh x¸c kh«ng cao, ®Ô mang tÝnh ¸p ®Æt, l·nh phÝ thêi gian lao ®éng kh«ng sö dông ®­îc ng­êi lao ®éng theo ®óng môc ®Ých cña hä cho nªn ¶nh h­ëng rÊt nhiÒu tíi hiÖu qu¶ cña doanh nghiÖp. Së dÜ ®Þnh møc ch­a ®­îc quan t©m lµ v× ng­êi l·nh ®¹o bé phËn ch­a ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm trùc tiÕp c«ng viÖc mµ cÊp trªn giao. ®ã lµ nguyªn nh©n chÝnh mµ ng­êi l·nh ®¹o khi giao c«ng viÖc cho cÊp d­íi chñ yÕu dùa vµo ý kiÕn chñ quan cña hä. 1.6. C«ng t¸c ®µo t¹o vµ n©ng cao tr×nh ®é qu¶n lý ViÖc ®µo t¹o c¸n bé qu¶n lý ë Chi nh¸nh ®ang ®­îc quan t©m ®óng møc, Chi nh¸nh ®ang thùc hiÖn chÝnh s¸ch ®µo t¹o l¹i c¸c c¸n bé qu¶n lý ch­a cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao ®i häc c¸c líp nghiÖp vô ng¾n h¹n ®Ó n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n ®¸p øng yªu cÇu do c«ng viÖc thùc tÕ ®Æt ra. Ch­¬ng III : Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý cña Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå ChÝ Minh I. ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý cña Chi nh¸nh c«ng ty ®iÖn m¸y tp hå chÝ minh trong thêi gian tíi 1. Phu¬ng h­íng ph¸t triÓn cña Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå ChÝ Minh Tr­íc khi ®Ò cËp ®Õn ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn cña Chi nh¸nh, ta ®iÓm qua nh÷ng khã kh¨n (nh÷ng tån t¹i) trong n¨m 2001 cña Chi nh¸nh : - T×nh tr¹ng c«ng nî lín ë V¨n phßng Chi nh¸nh dÉn ®Õn viÖc lu©n chuyÓn vèn chËm lµm gi¶m hiÖu qu¶ kinh doanh, (mÆc dï ë nh÷ng th¸ng cuèi n¨m chóng ta ®· thu håi c«ng nî vÒ c¬ b¶n ®· xong). - Më réng thÞ tr­êng lËp ®¹i lý ë c¸c tØnh ch­a triÓn khai ®­¬c. - Mét sè nghµnh hµng cña C«ng ty nh­ng Chi nh¸nh ch­a ph¸t huy ®­îc nh­ c¸p ®iÖn cadivi, ®ång hå ®iÖn.... dÉn ®Õn sù g¾n kÕt gi÷a c¸c nhµ s¶n xuÊt ch­a ®­îc tèt, mét sè mÆt hµng cã kh¼ n¨ng kinh doanh theo mïa vô ch­a ®­îc tËn dông tèt. - C«ng t¸c th«ng tin vµ tiÕp thÞ víi thÞ tr­êng trong vµ ngoµi n­íc cßn yÕu, vµ kh«ng khÞp thêi. - §èi víi Siªu thÞ cßn béc lé rÊt nhiÒu tån t¹i, con ng­êi võa thõa võa thiÕu. Dï ®· hÕt søc cè g¾ng nh­ng mét sè bé phËn vÉn ch­a ®¸p øng ®­îc yªu cÇu ®Æt ra, mét sè c¸n bé nh©n viªn vÉn cßn û l¹i hoÆc cã th¸i ®é tho¶ m·n, ý thøc chÊp hµng néi quy, quy chÕ bÞ l¬i láng g©y nªn nh÷ng tæn thÊt, mÊt m¸t kh«ng ®¸ng cã. - ChÕ ®é l­ëng, th­ëng ch­a khuyÕn khÝch ®­îc ng­êi lao ®éng giái. Tõ nh÷ng tån t¹i n¨m 2001, Chi nh¸nh ®· ®Ò ra ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn nh­ sau : + Më réng m¹ng l­íi kinh doanh thùc hiÖn c¸c chØ tiªu do C«ng ty giao nh­ sau : Doanh thu : 230 tû Lîi nhuËn : 200 triÖu Thu nhËp b×nh qu©n dÇu ng­êi : 850.000 ®ång/ng­êi + Kh¾c phôc nh÷ng tån t¹i yÕu kÐm ®­îc rót ra trong n¨m 2001. * §èi víi khu V¨n phßng Chi nh¸nh : T¨ng c­êng c¸c biÖn ph¸p qu¶n lý tËp trung sö lý nî ®äng, rµ so¸t l¹i nghµnh hµng, b¹n hµng t×m ra nh÷ng mÆt hµng vµ dÞch vô cã lîi thÕ c¹nh tranh. * §èi víi Siªu thÞ vµ Cöa hµng : ++Thùc hiÖn kho¸n doanh thu vµ thu nhËp cµng sím cµng tèt, triÖt ®Ó ®Õn tËn bé phËn nghµnh hµng vµ tõng ng­êi lao ®éng, g¾n quyÒn lîi vËt chÊt ®Õn tõng ng­êi lao ®éng. ++ Ho¹ch ®Þnh l¹i mÆt hµng, nghµnh hµng, mÆt hµng kinh doanh, m¹nh d¹n lo¹i bá nh÷ng mÆt hµng kinh doanh cã hiÖu qu¶ thÊp. Tham gia tèt h¬n vÒ viÖc ®Êu thÇu cung cÊp thiÕt bÞ, t¨ng thªm mÆt hµng míi. ++ Ho¹ch ®Þnh kÕ ho¹ch qu¶ng c¸o tiÕp thÞ vµ tæ chøc c¸c ®ît khuyÕn m·i vµo c¸c ngµy lÔ lín. + TiÕp tôc thùc hiÖn c¸c chØ tiªu khÊu hao ®Æt ra. 2. Ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn cña bé m¸y qu¶n lý cña Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå ChÝ Minh §Ó kh¾c phôc nh÷ng tån t¹i vµ n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý cña Chi nh¸nh. Chi nh¸nh ®· ®­a ra mét sè ph­¬ng h­íng vµ dù kiÕn cña m×nh trong giai ®o¹n tíi ®èi víi bé m¸y qu¶n lý nh­ sau : * §èi víi khu V¨n phßng Chi nh¸nh : - Hoµn thiÖn h¬n n÷a viÖc tæ chøc c¸c phßng ban chøc n¨ng sao cho phï hîp víi chøc n¨ng, nhiÖm vô cña mçi phßng ®Ó thùc hiÖn ®­îc môc tiªu cña Chi nh¸nh ®Ò ra trong thêi gian tíi. Nh­ng chñ yÕu tËp trung vµo cñng cè phßng kinh doanh XNK, bæ sung lao ®éng tuyÓn dông thªm ng­êi cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao, cã kinh nghiÖm trong viÖc tæ chøc thÞ tr­êng, tù tæ chøc kinh doanh h×nh thµnh mét bé phËn b¸n hµng quan träng cña Chi nh¸nh tíi c¸c tØnh vµ ®Þa bµn Hµ néi. Më réng quan hÖ mua b¸n víi c¸c doanh nghiÖp trong n­íc vµ ngoµi n­íc, t¨ng thªm mÆt hµng kinh doanh míi. - T¨ng c­êng c«ng t¸c kiÓm tra, kiÓm so¸t, sö lý nghiªm kh¾c nh÷ng c¸n bé thiÕu tr¸ch nhiÖm, quan liªu, h¸ch dÞch g©y phiÒn hµ cho kh¸ch hµng, lµm tæn h¹i ®Õn uy tÝn cña Chi nh¸nh. Kiªn quyÕt ®Êu tranh chèng nh÷ng biÓu hiÖn tiªu cùc g©y mÊt ®oµn kÕt trong ®¬n vÞ. - §µo t¹o t¹i chç vÒ chuyªn m«n nghiÖp vô cho c¸n bé míi, s¾p sÕp lao ®éng cho hîp lý do nhu cÇu ®Ò ra. * §èi víi Siªu thÞ vµ Cöa hµng : - æn ®Þnh l¹i tæ chøc, thay thÕ mét sè c¸n bé kh«ng cã n¨ng lùc, thiÕu tinh thÇn tr¸ch nhiÖm, kh«ng ®¸p øng ®­îc nhu cÇu c«ng viÖc. - Bæ sung c¸n bé vµo c¸c kh©u cßn yÕu, nhÊt lµ siªu thÞ tù chän. Cã chÝnh s¸ch tho¶ ®¸ng ®Ó tuyÓn dông cho ®­îc ng­êi cã n¨ng lùc diÒu hµnh vµ phÈm chÊt ®¹o ®øc tèt, biÕt ®Æt lîi Ých cña tËp thÓ lªn trªn hÕt. - KiÓm tra gi¸m s¸t viÖc thùc hiÖn c¸ néi quy, quy chÕ lµm viÖc thùc hiÖn v¨n minh th­¬ng m¹i vµ c¸c dÞch vô ch¨m sãc kh¸ch hµng. - Sím thµnh lËp bé phËn Marketing. II. Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý cña Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå ChÝ Minh Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i lu«n ®­îc hoµn thiÖn ngµy cµng thÝch hîp víi môc tiªu vµ nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cÇn ®­îc ph©n ®Þnh râ chøc n¨ng vµ mèi liªn hªh gi÷a c¸c phßng n¨ng gi÷a nhiÖm vô cña c¸c qu¶n lý viªn ®¶m b¶o ho¹t ®éng cña hä kh«ng bÞ chång chÐo, kh«ng bÞ bá sãt. Cã nh­ vËy bé m¸y qu¶n lý míi n¨ng ®éng ®i s¸t víi t×nh h×nh thùc tiÔn s¶n xu¸t kinh doanh. Qua nghiªn cøu bé m¸y qu¶n lý ë Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå Chi Minh em thÊy bé m¸y qu¶n lý cÇn ®­îc hoµn thiÖn theo h­íng sau : - Hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý - Hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc c¸c phßng ban chøc n¨ng - Hoµn thiÖn ®iÒu kiÖn lµm viÖc - Hoµn thiÖn chÕ ®é tuyÓn dông cho c¸c cÊp qu¶n lý trong Chi nh¸nh - Hoµn thiÖn viÖc n©ng cao n¨ng lùc cña c¸n bé qu¶n lý ë Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå Chi Minh. 1. Hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå Chi Minh. Trong c¬ chÕ thÞ tr­êng hiÖn nay, vÞ trÝ cña lao ®éng qu¶n lý ngµy cµng quan träng, c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý lu«n ph¶i hoµn thiÖn theo h­íng ngµy cµng thÝch hîp víi môc tiªu vÇ nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o mèi quan hÖ hîp lý, sè l­îng c¸c bé phËn qu¶n lý Ýt nh­ng mµ vÉn thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng qu¶n lý. Qua thùc tËp t¹i Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå Chi Minh em thÊy, nh×n chung c¬ cÊu tæ chøc cña bé m¸y nh­ hiÖn nay lµ t­¬ng ®èi hîp lý, ®¸p øng ®­îc c¸c chØ tiªu do C«ng ty vµ Bé giao cho. Nh­ vËy vÒ c¬ cÊu tæ chøc th× kh«ng cã g× cÇn thay ®æi so víi hiÖn t¹i, nh­ng theo em nghiªn cøu c¸c chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña c¸c phßng ban, còng nh­ sè l­îng vµ chÊt l­îng lao ®éng ë c¸c phßng ban ®ã th× viÖc s¾p sÕp l¹i vµ viÖc bæ sung thªm lao ®éng cã tr×nh ®é vµo c¸c phßng ban vµ gi¶m bít nh÷ng lao ®éng kh«ng cÇn thiÕt trong thêi gian tíi lµ thËt sù cÇn thiÕt, cã nh­ vËy míi ®¸p øng ®­îc xu h­íng kinh doanh cña Chi nh¸nh trong thêi gian tíi. VËy viÖc bæ sung vµ s¾p sÕp nh­ thÕ nµo em sÏ tr×nh bÇy trong phÇn sau ®©y. 2. Hoµn thiÖn viÖc tæ chøc c¸c bé phËn trong Chi nh¸nh §Ó n©ng cao chÊt l­îng hiÖu qu¶ c«ng t¸c qu¶n lý, n¨ng suÊt lao ®éng ë c¸c phßng ban, quan hÖ qu¶n lý gi÷a c¸c phßng ban chøc n¨ng vµ chøc n¨ng nhiÖm vô trong c¸c phßng ban ph¶i ®­îc hoµn thiÖn thÝch øng. C¸c bé phËn cïng víi cÊp l·nh ®¹o ph¶i ®­îc x©y dùng sao cho chóng cã mèi quan hÖ chÆt chÏ, hç trî nhau cïng s¶n xuÊt kinh doanh tèt. Muèn thùc hiÖn ®­îc vÊn ®Ò nªu trªn ta ph¶i tiÕn hµnh ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ t×nh h×nh thùc hiÖn chøc n¨ng, qui ®Þnh khèi l­îng c«ng viÖc ph¸t hiÖn ra kh©u yÕu kÐm trong viÖc ph©n chia quyÒn h¹n, tû lÖ lao ®éng gi¸n tiÕp so víi yªu cÇu c«ng viÖc trªn c¬ së ®¸nh gi¸, xem xÐt ®· hîp lý ch­a tõ ®ã ®Ò ra biÖn ph¸p hoµn thiÖn chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¸c phßng ban. HiÖn nay ë Chi nh¸nh, c¸c phßng ban chøc n¨ng vÒ c¬ b¶n ®· ®­îc qui ®Þnh mét c¸ch râ rµng. Tuy nhiªn vÒ mét sè mÆt cã thÓ ®Ò xuÊt ph­¬ng ¸n hoµn thiÖn nh­ sau : 2.1. Chøc n¨ng cña ban gi¸m ®èc Ban gi¸m ®èc vÉn bao gåm hai ng­êi 1 gi¸m ®èc vµ mét phã gi¸m ®èc. - Gi¸m ®èc chi nh¸nh : Thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô kÕ ho¹ch cña C«ng ty giao cho vµ nªn lu«n cã mèi liªn hÖ th­êng xuyªn víi phßng kinh doanh XNK ®Ó ®Ò ra c¸c biÖn ph¸p x©y dùng chiÕn l­îc thÞ tr­êng, chiÕn l­îc mÆt hµng kinh doanh. - Phã gi¸m ®èc Chi nh¸nh : Cã tr¸ch nhiÖm cïng víi Gi¸m ®èc Chi nh¸nh ho¹ch ®Þnh c¸c biÖn ph¸p tæ chøc kinh doanh cho tõng kú kÕ ho¹ch cña Chi nh¸nh, tæ chøc thÞ tr­êng m¹ng l­íi b¸n bu«n, b¸n lÎ, ®¹i lý kinh doanh phÝa B¾c. V× Phã gi¸m ®èc Chi nh¸nh kiªm lu«n gi¸m ®èc Trung t©m nªn lu«n ph¶i cã mèi liªn hÖ víi phã gi¸m ®èc Trung t©m ®Ó biÕt ®­îc c¸c nguån hµng kinh doanh cã hiÖu qu¶, xem xÐt t×nh h×nh lµm ¨n cña Trung t©m ®Ó tr×nh lªn Gi¸m ®èc Chi nh¸nh xem xÐt. 2.2. Chøc n¨ng gi÷a c¸c bé phËn chøc n¨ng Nh×n chung lµ dùa vµo ph­¬ng h­íng kinh doanh cña Chi nh¸nh trong thêi gian tíi vÊn ®Ò chøc n¨ng gi÷a c¸c bé phËn chøc n¨ng kh«ng cã thay ®æi ®¸ng kÓ mÊy. - Phßng tæ chøc hµnh chÝnh : Thùc hiÖn chøc n¨ng nh©n sù, x©y dùng tiÒn l­¬ng vµ ®Þnh møc tiÒn l­¬ng lËp b¶ng l­¬ng, theo râi lËp sæ b¶o hiÓm x· héi b¶o hiÓm y tÕ cho ng­êi lao ®éng, c¶i thiÖn ®iÒu kiÖn lao ®éng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn, qu¶n lý tµi s¶n trang thiÕt bÞ phôc vô cho s¶n xuÊt kinh doanh cña Chi nh¸nh. Ngoµi ra thùc hiÖn chøc n¨ng c«ng t¸c phôc vô (hµnh chÝnh qu¶n trÞ, t¹p vô, nhµ bÕp, tr«ng xe, th­êng trùc). Theo em trong thêi gian tíi ngoµi nh÷ng chøc n¨ng mµ phßng tæ chøc hµnh chÝnh ®ang thùc hiÖn cÇn ph¶i quan t©m h¬n n÷a ®Õn viÖc t­ vÊn cho Gi¸m ®èc Chi nh¸nh ®Ó tuyÓn dông nh÷ng ng­êi lao ®éng cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao phôc vô ®­îc c«ng viÖc ®ang ®Æt ra cho Chi nh¸nh trong thêi gian s¾p tíi. MÆt kh¸c cµng ph¶i chó träng ®Õn vÊn ®Ò x©y dùng lµm sao chuÈn mùc lîi Ých ®Ó cã thÓ khuyÕn khÝch ®­îc ng­êi lao ®éng trong Chi nh¸nh lµm viÖc co n¨ng suÊt cao h¬n. - Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n : Lµm chøc n¨ng h¹ch to¸n tµi chÝnh, kiÓm tra, ph©n tÝch kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña Chi nh¸nh. Ngoµi ra cã nhiÖm vô tæ chøc nguån vèn ®Ó ®¸p øng ®ñ vµ kÞp thêi nhu cÇu vèn theo kÕ ho¹ch cho c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. Theo em trong thêi gian tíi nh©n viªn thanh to¸n ngo¹i vµ kÕ to¸n tr­ëng cña Chi nh¸nh cÇn cã nh÷ng mèi quan hÖ tèt h¬n n÷a trong viÖc quan hÖ víi c¸c tæ chøc tÝn dông trong vµ ngoµi n­íc ®Ó cã thÓ huy ®éng ®­îc nguån vèn phôc vô ho¹t ®éng kinh doanh cña Chi nh¸nh khi cÇn thiÕt. Phßng kinh doanh XNK : + Thu thËp th«ng tin n¾m b¾t kh¶ n¨ng cung cÇu tiªu dïng ë phÝa B¾c gióp Gi¸m ®èc Chi nh¸nh x©y dùng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, kinh doanh cho tõng kú kÕ ho¹ch. + Tæ chøc m¹ng l­íi marketing, kinh doanh vµ ®¹i lý, t¹o nguån hµng chiÕm lÜnh thÞ tr­êng phôc vô nhu cÇu kinh doanh cña Chi nh¸nh vµ Trung t©m. + Tæ chøc ®Çu mèi khai th¸c mÆt hµng s¶n xuÊt ë c¸c thµnh phÇn kinh tÕ trong n­íc vµ liªn doanh, t¹o nguån hµng cung øng cho c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc, chñ ®éng ®Çu t­, liªn doanh liªn kÕt tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh. Trùc tiÕp thùc hiÖn hîp ®ång kinh tÕ XNK ®óng chÝnh s¸ch qui ®Þnh cña Nhµ n­íc vÒ luËt th­¬ng m¹i vµ th«ng lÖ Quèc tÕ qui ®Þnh. Theo em trong thêi gian tíi phßng kinh doanh XNK cÇn ®Æc biÖt quan t©m h¬n n÷a tíi vÊn ®Ò thu thËp th«ng tin vÒ c¸c mÆt hµng tiªu dïng ë c¸c tØnh phÝa B¾c ®Ó cã thÓ ph¸t hiÖn nh÷ng mÆt hµng nµo kinh doanh cã hiÖu qu¶ vµ kh«ng hiÖu qu¶ tõ ®ã tham m­u cho GÝam ®èc Chi nh¸nh vµ cïng víi Gi¸m ®èc Chi nh¸nh x©y dùng ph­¬ng ¸n s¶n xuÊt kinh doanh ®óng ®¾n cho nh÷ng ký kÕ ho¹ch tiÕp theo. 2.3. Bè trÝ l¹i lao ®éng cho c¸c bé phËn trong Chi nh¸nh Qua sù ph©n tÝch lao ®éng ë c¸c bé phËn cña Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå ChÝ Minh ta thÊy sè l­îng vµ chÊt l­îng lao ®éng cña mét sè bé phËn kh«ng ®­îc hîp lý, do ®ã dÉn ®Õn l·ng phÝ thêi gian lao ®éng lµm viÖc vµ ®Æc biÖt lµ ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ kinh doanh cña Chi nh¸nh. §Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng nµy, Chi nh¸nh nªn cã kÕ ho¹ch ®µo t¹o l¹I, tuyÓn chän nh÷ng ng­êi cã tr×nh ®é chuyªn m«n co kinh nghiÖp vµ s¾p sÕp vµo nh÷ng vÞ trÝ quan träng, cÇn bæ sung lao ®éng cã tr×nh ®é vµo nh÷ng kh©u cÇn thiÕt ®ång thêi gi¶m bít sè l­îng lao ®éng lµm viÖc kh«ng cã hiÖu qu¶ ®Ó tiÕn tíi mét bé m¸y qu¶n lý haong thiÖn h¬n ®¶m b¶o tÝnh tinh gi¶m gän nhÑ mµ vÉn thùc hiÖn ®­îc tèt chøc n¨ng cña m×nh. Qua sù ph©n tÝch ë ch­¬ng II vµ dùa vµo ph­¬ng h­íng kinh doanh cña Chi nh¸nh trong thêi gian tíi. Em xin ®­a ra mét sè kiÕn nghÞ trong viÖc s¾p sÕp l¹I lao ®éng ë mét sè bé phËn ®Ó cho sè l­îng vµ chÊt l­îng lao ®éng ë c¸c bé phËn ®­îc hîp lý. Cô thÓ nh­ sau : §èi víi ban gi¸m ®èc Ban gi¸m ®«c hiÖn nay cã sè l­îng vµ chÊt l­îng lao ®éng ®· t­¬ng ®èi hîp lý víi chøc n¨ng trong c¬ cÊu míi nªn vÒ sè l­îng kh«ng cÇn thay ®æi, cßn vÒ chÊt l­îng cÇn ®µo t¹o thªm vÒ qu¶n trÞ kinh doanh vµ luËt kinh tÕ. b. §èi víi phßng kÕ to¸n : BiÓu 10 : Bè trÝ lai lao ®éng cho phßng kÕ to¸n TT Chøc danh Sè l­îng Ngµnh nghÒ ®µo t¹o Tr×nh ®é 1 Tr­ëng phßng 1 TC-KT §H 2 Phã phßng 1 TC-KT §H 3 KT thanh to¸n ngo¹i 1 TC-KT §H 4 KT lµm tæng hîp, T.kª 1 TC-KT §H 5 Thñ quü 1 TC-KT TC 6 Tæng sè 5 Lao ®éng cña phßng kÕ to¸n tµi chÝnh sau khi bè trÝ l¹i chØ cßn 5 ng­êi gi¶m ®­îc mét ng­êi so v¬Ý lóc ban ®Çu. Ng­êi lµm chøc n¨ng kÕ to¸n tÝn dông chøc n¨ng chñ yÕu lµ ph¶n ¸nh ho¹t ®éng cña nguån vèn vµ sö dông vèn, nhiÖm vô nµy cã thÓ giao cho kÕ to¸n tæng hîp lµm. c. §èi víi phßng tæ chøc hµnh chÝnh BiÓu 11 : Bè trÝ l¹i lao ®éng cho phßng tæ chøc hµnh chÝnh TT Chøc danh Sè l­îng Ngµnh nghÒ ®µo t¹o Tr×nh ®é 1 Tr­ëng phßng 1 KTL§ §H 2 Phã phßng 1 KTL§ §H 3 CNV L§TL 1 KTL§ §H 4 V¨n th­ 1 KTL§ TC 5 LÔ t©n + P. Vô 1 QTKD §H 6 Tæ b¶o vÖ 13 TC 7 Tæ vÖ sinh 1 TC 8 Tæ l¸i xe 6 TC 9 Tæ nhµ bÕp 3 TC 10 Tæng sè 28 Sau khi bè trÝ l¹i phßng tæ chøc hµnh chÝnh gi¶m ®­îc 4 ng­êi so víi c¬ cÊu cò. Trong thêi gian tíi cã kÕ ho¹ch ®µo t¹o cho c¸n bé qu¶n lý cña phßng nµy, mÆc dï chÊt l­îng lao ®éng cña phßng nµy lµ t­¬ng ®èi phï hîp. d. §èi víi phßng kinh doang XNK BiÓu 12 : Bè trÝ l¹i lao ®éng cho phßng kinh doanh XNK TT Chøc danh Sè l­îng Ngµnh nghÒ ®µo t¹o Tr×nh ®é 1 Tr­ëng phßng 1 TMQT §H 2 Phã phßng 1 TMQT §H 3 Thèng kª tæng hîp 1 TK §H 4 Nh©n viªn giao nhËn 2 Mar TC 5 Nh©n viªn kinh doanh 1 QTKD §H 6 Nh©n viªn Marketing 2 Mar §H 7 Tæng céng 8 Dùa vµo ph­¬ng h­ãng kinh doanh cña Chi nh¸nh trong thêi gian tíi viÖc bè trÝ lao ®éng cã tr×nh ®é cã tr×nh ®é cho phßng kinh doanh XNK lµ thËt sù cÇn thiÕt. Trong ph­¬ng h­íng cña Chi nh¸nh trong thêi gian tíi lµ thµnh lËp thªm bé phËn marketing, do ®ã theo em viÖc ®­a bé phËn nµy vµo phßng kinh doanh XNK (sè l­îng gåm 2 nh©n viªn marketing vµ mét n©n viªn kinh doanh). V× nhiÖm vô cña phßng nµy cÇn sù trao ®æi liªn tôc c¸c th«ng tin víi bé phËn marketing. Cßn viÖc bæ sung thªm 1 nh©n viªn giao nhËn lµ do chØ tiªu trong n¨m tíi do C«ng ty ®Ò ra lµ t­¬ng ®èi khã kh¨n nªn viÖc bæ sung thªm 1 nh©n viªn giao nhËn ®Ó gióp cho nh©n viªn khia hoµn thµnh tèt h¬n n÷a c«ng viÖc cña m×nh. Nh­ vËy kh«ng nh­ c¸c phßng kh¸c phßng nµy sè l­îng t¨ng thªm 4 ng­êi. Cßn vÒ ngµnh nghÒ ®µo t¹o vµ tr×nh ®é theo em cÇn ph¶i ®Ço t¹o h¬n n÷a ®èi víi phßng nµy ®Ó ngµy cµng n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô vµ kinh nghiÖm cho phßng nµy. v× phßng nµy rÊt quan träng ®èi víi lÜnh vùc ho¹t ®éng cña Chi nh¸nh. e. §èi víi trung t©m th­¬ng m¹i BiÓu 13 : Bè trÝ l¹i lao ®éng cho Trung t©m th­¬ng m¹i TT Chøc danh Sè l­îng Ngµnh nghÒ ®µo t¹o Tr×nh ®é 1 Gi¸m ®èc siªu thÞ 1 QTKD §H 2 Phã gi¸m ®èc siªu thÞ 1 QTKD §H 3 KÕ to¸n siªu thÞ 5 TC-KT §H 4 C¸n bé mÆt hµng 8 TC 5 Nh©n viªn b¸n hµng 20 TC 6 Tæng céng 35 Trong Trung t©m th­¬ng m¹i hay cßn gäi lµ Siªu thÞ TODIMAX gåm hai tÇng: tÇng 1 lµ Siªu thÞ ®i m¸y, tÇng 2 lµ Siªu thÞ tù chän. Th«ng qua tæng kÕt n¨m 2001 võa qua Chi nh¸nh ®· thÊy lµ sè l­îng lao ®éng ë Siªu thÞ lµm viÖc kh«ng cã hiÖu qu¶ nhÊt lµ ë Siªu thÞ tù chän. V× vËy th«ng qua nghiªn cøu vµ ph©n tÝch còng nh­ thùc tËp thùc tÕ em thÊy cÇn ph¶i gi¶m bít sè l­îng lao ®éng lµm viÖc kh«ng cã hiÖu qu¶ nµy. Cô thÓ nh©n viªn b¸n hµng ë Siªu thÞ tù chän gi¶m ®i 4 ng­êi cßn Siªu thÞ ®iÖn m¸y gi¶m ®i 2 ng­¬×. Cïng víi viÖc s¾p sÕp l¹i sè l­îng lao ®éng nh­ vËy theo em trong thêi gian tíi cÇn bçi d­ìng thªm c¸c nghiÖp vô cã liªn quan tíi c«ng viÖc thùc tÕ cña hä. Ch¼ng h¹n nh­ ®èi víi nh©n viªn ngµy nay kh«ng chØ b¸n hµng lµ kh¸ch hái mua c¸i g× th× b¸n c¸i ®ã mµ ngµy nay nãi ®ßi hái nh©n viªn ph¶i giíi thiÖu vÒ c¸c mÆt hµng mµ m×nh b¸n, lu«n ph¶i cã th¸i ®é vui vÎ cë më khi kh¸ch cÇn biÕt mét sè th«ng tin g× vÒ hµng ho¸ m×nh b¸n. Cßn ®èi víi c¸c c¸n bé cÇn ®µo t¹o c¸c chuyªn m«n nghiÖp vô cao h¬n n÷a ®ª cã thÓ ®¸p øng tèt ®­îc c«ng viÖc ®Ò ra trong thêi gian s¾p tíi. f. §èi víi c¸c cöa hµng thuéc Chi nh¸nh BiÓu 14 : Bè trÝ l¹i lao ®éng cho c¸c cöa hµng thuéc Chi nh¸nh TT Chøc danh Sè l­îng Ngµnh nghÒ ®µo t¹o Tr×nh ®é 1 Cöa hµng tr­ëng 2 QTKD TC 2 N.viªn b¸n ®Ìn chiÕu s¸ng 8 BH TC 3 N.viªn b¸n ®iÖn l¹nh 8 BH TC 4 Tæng céng 18 Dùa vµo tû lÖ thêi gian lµm viÖc chøc n¨ng vµ qua c¸c ph©n tÝch ë ch­¬ng II còng nh­ còng nh­ tæng kÕt cña n¨m 2001 sè l­îng lao ®éng gi¸n tiÕp chñ yÕu lµ nh©n viªn b¸n hµng ë hai cöa hµng nhiÒu chç ch­a hîp lý. Qua nh÷ng lý do ®ã trong c¬ cÊu tíi theo em sè l­îng lao ®éng ë hai cöa hµng ®­îc bè trÝ nh­ Biªñ 14 trªn (so víi tr­íc mçi cöa hµng bít ®i hai nh©n viªn). Cßn vÒ ngµnh nghÒ ®µo t¹o vµ tr×nh ®é cÇn chó träng t¬Ý hai cöa hµng tr­ëng, ch¼ng h¹n nh­ cÇn ®µo t¹o thªm vÒ qu¶n trÞ kinh doanh cho hai cöa hµng tr­ëng v× trong thêi gian tíi Chi nh¸nh cã chÝnh s¸ch kho¸n doanh thu vµ cho c¸c cöa hµng vay vèn ®Ó kinh doanh cho nªn viÖc ®µo t¹o thªm nh÷ng lµ cÇn thiÕt. So víi c¬ cÊu cò gi¶m ®­îc 4 ng­êi. 3. hoµn thiÖn ®iÒu kiÖn lµm viÖc §iÒu kiÖn lµm viÖc lµ tæng hîp c¸c nh©n tè cña m«i tr­êng lµm viÖc cã ¶nh h­ëng ®Õn søc khoÎ vµ thêi gian lµm viÖc cña ng­êi lao ®éng. §Ó ®¶m b¶o søc khoÎ vµ t¨ng kh¼ n¨ng lµm viÖc cña ng­êi lao ®éng qu¶n lý cña Chi nh¸nh, th× Chi nh¸nh cÇn cã biÖn ph¸p hoµn thiÖn h¬n n÷a ®iÒu kiÖn lµm viÖc cña lao ®éng qu¶n lý. Sau ®©y em xin nªu ra mét sè ý kiÕn nh»m gãp phÇn hoµn thiÖn ®iÒu kiÖn lµm viÖc trong Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå ChÝ Minh : - T¨ng c­êng kû luËt lao ®éng trong giê lµm viÖc b»ng c¸ch h¹n chÕ ra khái phßng, kh«ng nãi chuyÖn riªng, lµm viÖc riªng trong phßng. T¨ng c­êng sù kiÓm tra, kiÓm so¸t cña tr­ëng phßng ®èi víi nh©n viªn. - CÇn kÕt hîp víi c«ng ®oµn ®Ó hoµn thiÖn h¬n n÷a néi qui lao ®éng chñ yÕu sö dông thêi gian lµm viÖc. - CÇn ph¶i cã biÖn ph¸p lùa chän, bè trÝ, sö dông hîp lý c¸n bé, cã chÕ ®é l­¬ng th­ëng c«ng b»ng bè trÝ ®óng ng­êi ®óng viÖc. - Quan t©m h¬n n÷a ®Õn ®êi sèng cña c«ng nh©n viªn. Th­êng xuyªn cã c¸c cuéc gÆp gi÷a l·nh ®¹o vµ nh©n viªn ®Ó l¾ng nghe ý kiÕn vµ ®Ò xuÊt t¹o nªn bÇu kh«ng khÝ tho¶ m·i, vui vÎ th× hiÖu qu¶ lµm viÖc míi cao ®­îc. Cßn vÒ ®iÒu kiÖn ¸nh s¸ng vµ tiÕng ån nãi chung nh­ hiÖn nay lµ Chi nh¸nh ®¶m b¶o. 4. Hoµn thiÖn chÕ ®é tuyÓn dông cho c¸c cÊp qu¶n lý trong Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå ChÝ Minh 4.1. Ban gi¸m ®èc : - VÒ phÈm chÊt chÝnh trÞ : Ph¶i lµ ng­êi cã phÈm chÊt chÝnh trÞ tèt, trung thµnh chñ víi chñ tr­¬ng ®­êng lèi cña §¶ng vµ chñ tr­¬ng x©y dùng Chi nh¸nh tiÕn lªn chÝnh qui hiÖn ®¹i, cã tr×nh ®é lý luËn chÝnh trÞ cao. B¾t buéc ph¶i lµ ®¶ng viªn §¶ng céng s¶n ViÖt nam mÆt kh¸c ph¶i lµ ng­êi cã ®¹o ®øc tèt. - VÒ tr×nh ®é häc vÊn : Ph¶i lµ ng­êi tèt nghiÖp ®¹i häc hoÆc trªn ®¹i häc mét chuyªn nghµnh c¬ b¶n. - VÒ tr×nh ®é c«ng t¸c : Ph¶i lµ ng­êi am hiÓu réng mäi lÜnh vùc m×nh qu¶n lý vµ cã tr×nh ®é nghiÖp vô m×nh qu¶n lý. Cã n¨ng lùc trong l·nh ®¹o, chØ huy cã vai trß tæ chøc tèt, cã kh¼ n¨ng ®oµn kÕt tËp hîp quÇn chóng, cã uy tÝn cao trong tËp thÓ Chi nh¸nh còng nh­ ®èi víi c¸c mèi quan hÖ bªn ngoµi víi c¸c ®èi t¸c lµm ¨n. MÆt kh¸c trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng kh¾c nhiÖt nh­ hiÖn nay ®Ó cho Chi nh¸nh tån t¹i vµ ph¸t triÓn ban gi¸m ®èc Chi nh¸nh ph¶i lµ nh÷ng ng­êi gi¸m lµm gi¸m chÞu, cã tÇm nh×n réng vµ cã tÝnh quyÕt ®o¸n. - VÒ th©m niªn c«ng t¸c : §èi víi lÜnh vùc ho¹t ®éng nh­ Chi nh¸nh lµ tæ chøc trung gian vÊn ®Ò vÒ th©m niªn c«ng t¸c kh«ng ph¶i lµ yÕu tè cã tÝnh quyÕt ®Þnh nhÊt, kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i cã th©m niªn c«ng t¸c cao mµ chØ cÇn cã kinh nghiÖm vµ cã tÝnh s¸ng t¹o cao trong c«ng viÖc. 4.2. §èi víi c¸n bé cÊp phßng ban : - VÒ phÈm chÊt chÝnh trÞ : Ph¶i trung thµnh víi ®­êng lèi chñ tr­¬ng cña §¶ng vµ Nhµ n­íc n¾m b¾t ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn cña Chi nh¸nh, cã tr×nh ®é chÝnh trÞ tõ trung cÊp trë nªn. - VÒ tr×nh ®é häc vÊn : Ph¶i tèt nghiÖp ®¹i häc cao ®¼ng trë nªn. - VÒ tr×nh ®é chuyªn m«n : Ph¶i lµ ng­êi cã n¨ng lùc tæ chøc, qu¶n lý, ®iÒu hµnh c«ng viÖc. Cã kh¼ n¨ng ®oµn kÕt vµ tËp hîp quÇn chóng, gi¸m quyÕt ®o¸n vµ gi¸m chÞu tr¸ch nhiÖm. ViÖc hoµn chØnh tiªu chuÈn chøc danh trong Chi nh¸nh do ban gi¸m ®èc chØ ®¹o c¸c phßng ban lµm. C¨n cø theo tiªu chuÈn chøc n¨ng, nhiÖm vô ®Ó s¾p sÕp bè trÝ c¸n bé theo ®óng tr×nh ®é, n¨ng lùc, ®óng vÞ trÝ c«ng t¸c, phï hîp ®¸p øng yªu cÇu ®­îc giao, ®¸p øng d­îc tÝnh hîp lý cña viÖc qu¶n lý lao ®éng. NÕu thùc hiÖn tèt viÖc s¾p sÕp c¸c chøc danh th× hiÖu qu¶ c«ng t¸c sÏ ®­îc n©ng lªn, c¬ cÊu trong mét c¬ quan chuyªn nghµnh gän nhÑ, gi¶m bít sù cång kÒnh trong qu¶n lý, tiÕn tíi mét bé m¸y qu¶n lý hoµn thiÖn h¬n vÌ chÊt l­îng, hiÖu qu¶ c«ng t¸c sÏ cao h¬n. §Ó lµm ®­îc ®iÒu ®ã ®ßi hái ban l·nh ®¹o Chi nh¸nh ph¶i cã quyÕt t©m, cã sù chØ ®¹o thèng nhÊt, ph¶i lµm tèt c«ng t¸c t­ t­ëng t©m lý cho c¶ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong Chi nh¸nh, ph¶i cã sù kÕt hîp cña nhiÒu ®¬n vÞ kh¸c : §¶ng uû, c«ng ®oµn Chi nh¸nh ®Ó bé m¸y qu¶n lý cña Chi nh¸nh ngµy cµng ®­îc hoµn thiÖn h¬n ®Ó cã thÓ thÝch øng víi ®iÒu kiÖn thÞ tr­êng nh­ hiÖn nay. 5. Hoµn thiÖn c«ng t¸c ®µo t¹o n©ng cao tr×nh ®é qu¶n lý §Ó qu¶n lý kinh doanh cã hiÖu qu¶, sö dông tèt mäi tiÒm n¨ng vÒ lao ®éng, tiÒn vèn cña Chi nh¸nh th× ng­êi c¸n bé ph¶i cã tr×nh ®é kiÕn thøc vµ am hiÓu s©u s¾c vÒ nghiÖp vô. Cã nh­ vËy míi ®­a ®­îc nh÷ng quyÕt ®Þnh cã c¬ së khoa häc vµ míi thu ®­îc hiÖu qu¶ cÇn thiÕt. V× vËy, ®ßi hái Chi nh¸nh ph¶i cã kÕ ho¹ch bçi d­ìng n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô cho c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn t¹i c¸c phßng, ban ®Ó cã nh÷ng kiÕn thøc nhÊt ®Þnh trong c«ng t¸c kinh doanh. Trªn c¬ së ®ã Chi nh¸nh cã thÓ n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý vµ cã thÓ gi¶m bít mét sè lao ®éng gi¸n tiÕp cña Chi nh¸nh. MÆt kh¸c Chi nh¸nh nªn tæ chøc huÊn luyÖn cho viÖc häc thªm nghÒ míi khi hä sö dông hÕt thêi gian lao ®éng cña Nhµ n­íc. H×nh thøc ®µo t¹o båi d­ìng : §èi víi ®µo t¹o trªn ®¹i häc : §èi t­îng ®µo t¹o lµ c¸n bé qu¶n lý ta cã thÓ sö dông hai h×nh thøc ®µo t¹o sau : + §èi víi ®µo t¹o c¸n bé l·nh ®¹o kh«ng thÓ nghØ viÖc ®Ó ®i häc th× nªn tæ chøc h×nh thøc võa lµm võa häc ®Ó ®¶m b¶o c«ng viÖc qu¶n lý ®ång thêi vÉn n©ng cao ®­îc tr×nh ®é cña c¸n bé. + §èi víi c¸n bé lµ chuyªn viªn, tuæi ®êi cßn trÎ cã thÓ s¾p sÕp c«ng viÖc ®Ó ®i häc, th× nªn ®µo t¹o theo h×nh thøc tËp trung t¹i tr­êng. - §èi víi ®µo t¹o tin häc : Trong thêi ®¹i th«ng tin nh­ hiÖn nay, kiÕn thøc tr×nh ®é tin häc lµ rÊt cÇn thiÕt ®èi víi mçi c¸n bé. Do vËy ®Ó ®¸p øng ®­îc nhu cÇu c«ng viÖc mçi c¸n bé cña Chi nh¸nh cÇn ph¶i trang bÞ kiÕn thøc tin häc ®Ó hoµn thµnh tèt c«ng viÖc cña m×nh. V× vËy theo em Chi nh¸nh nªn cã h×nh thøc ®µo t¹o tin häc nh­ sau : Chi nh¸nh nªn tæ chøc líp ®µo t¹o tin häc vµo nh÷ng ngµy nghØ t¹i Chi nh¸nh hoÆc ë c¸c dÞch vô ®µo t¹o tin häc. - §µo t¹o ngo¹i ng÷ : Ngo¹i ng÷ lµ ph­¬ng tiÖn cÇn thiÕt ®Ó giao tiÕp vµ nghiªn cøu tµi liÖu. Ngµy nay ngo¹i ng÷ hªt søc quan träng ®èi víi c¸n bé qu¶n lý, ®ã còng lµ mét tiªu chuÈn ®èi víi c¸n bé hiÖn nay. ViÖc ®µo t¹o ngo¹i ng÷ ®Ó ®¶m b¶o hiÖu qu¶ cã thÓ theo c¸c h­íng sau : + KhuyÕn khÝch c¸n bé ®i häc ngo¹i ng÷ ®i häc ngoµi giê. Chi nh¸nh sÏ cung cÊp kinh phÝ cho c¸n bé sau khi cã chøng chØ hoÆc cã b»ng nép cho c¬ quan. Vµ ®Æc biÖt nªn chó träng ®µo t¹o cho c¸n bé phßng kinh doanh XNK v× ngo¹i ng÷ rÊt cÇn thiÕt víi c«ng viÖc cña hä nh­ dÞch tµi liÖu vµ giao tiÕp víi c¸c b¹n hµng n­ãc ngoµi. + Më c¸c líp ngo¹i ng÷ t¹i Chi nh¸nh (nÕu cã ®iÒu kiÖn) ngoµi giê hµnh chÝnh. Chi nh¸nh sÏ cung cÊp kinh phÝ vµ t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸n bé häc. Ngoµi ra mçi c¸ nh©n tù ®µo t¹o, bçi d­ìng b»ng c¸ch t×m hiÓu nghiªn cøu, tham gia c¸c héi th¶o, gÆp gì trao ®æi kinh nghiÖm. ViÖc lµm trªn tuy b­íc ®Çu cãn khã kh¨n trong nhËn thøc cña c¸n bé. Cã nhiÒu ng­êi cao tuæi ng¹i ®i häc, cßn sè kh¸c l¹i lo sau khi ®i häc vÒ sÏ bÞ mÊt vÞ trÝ c«ng t¸c hiÖn nay. Chi nh¸nh ®­a ra ®©y lµ tiªu chuÈn b¾t buéc ®èi cíi c¸n bé qu¶n lý. Thùc hiÖn tèt ®èi víi nh÷ng vÊn ®Ò trªn th× Chi nh¸nh sÏ n©ng cao ®­îc chÊt l­îng lao ®éng, tiÕt kiÖm ®­îc sè lao ®éng gi¸n tiÕp vµ quü l­¬ng cña c¬ quan. §ång thêi møc tiÒn l­¬ng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn ®­îc n©ng cao, ®¶m b¶o cho hä ngµy cµng g¾n bã víi c«ng viÖc. 6. HiÖu qu¶ cña viÖc hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý 6.1. HiÖu qu¶ cña viÖc hoµn thiÖn c¬ cÊu N©ng cao ®­îc tÝnh n¨ng ®éng cña c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý, ®em l¹i hiÖu qu¶ cao h¬n, lµm cho c¸c chØ tiªu cña Chi nh¸nh ®­îc n©ng cao nh­ chØ tiªu n¨ng suÊt lao ®éng, tiÕt kiÖm ®­îc quü tiÒn l­¬ng. X©y dùng c¬ cÊu qu¶n lý gän nhÑ, ph¶n øng linh ho¹t víi bÊt kú t×nh huèng nµo xÈy ra, lµm cho c¸c quyÕt ®Þnh ®­îc thùc hiÖn nhanh chãng. 6.2. HiÖu qu¶ ph©n c«ng theo chøc n¨ng vµ bè trÝ c¸n bé ViÖc hoµn thiÖn c«ng t¸c theo chøc n¨ng vµ bè trÝ c«ng viÖc kh«ng bÞ t¸ch rêi mµ liªn hÖ mËt thiÕt víi nhau, c¸c c¸n bé hiÓu biÕt vÒ nhiÒu lo¹i c«ng viÖc, cã kh¼ n¨ng hoµn thiÖn c«ng viÖc lín vµ hoµn thiÖn chÊt l­îng cao. Hoµn thiÖn ph©n c«ng lao ®éng theo chøc n¨ng tøc lµ bè trÝ c¸n bé kiªm nhiÖm nhiÒu nghÒ, gi¶m bít sè l­îng lao ®éng qu¶n lý, tiÕt kiÖm thêi gian vµ ®Æc biÖt lµ quü tiÒn l­¬ng cña Chi nh¸nh. kÕt luËn Trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå ChÝ Minh, em thÊy nh÷ng bé phËn cña chi nh¸nh cã nh÷ng bé phËn ch­a hîp lý c¶ vÒ sè l­îng lÉn chÊt l­îng lao ®éng. Ch¼ng h¹n nh­ cã nh÷ng bé phËn l¹i thiÕu nh÷ng lao ®éng cã tr×nh ®é vµ chuyªn m«n nghiÖp vô nh­ng cã nh÷ng bé phËn l¹i cã nh÷ng lao ®éng kh«ng cÇn thiÕt. Qua nh÷ng lý do trªn mµ em ®· chän ®Ò tµi : “ Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý cña Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå ChÝ Minh “. §Ò tµi nµy kÕt cÊu cña nã gåm 3 ch­¬ng ch­¬ng I nãi vÒ c¸c lý luËn cã liªn quan tíii viÖc hoµn thiÖn bé m¸y c¬ cÊu tæ chøc, tiÕp ®Õn ch­¬ng II ph©n tÝch t×nh h×nh thùc tÕ cña Chi nh¸nh vµ kÕt hîp gi÷a ch­¬ng I vµ ch­¬ng II ®­a ra ®­îc ch­¬ng III ®ã lµ nh÷ng kiÕn nghÞ cña em trong viÖc hoµn thiÖn h¬n n÷a bé m¸y qu¶n lý cña Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå ChÝ Minh. Nh÷ng vÊn ®Ò cÇn ph¶i hoµn thiÖn trong thêi gian tíi nh­ : Hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc, hoµn thiÖn viÖc ph©n c«ng s¾p sÕp bè trÝ lao ®éng gi÷a c¸c bé phËn, hoµn thiÖn ®iÒu kiÖn lµm viÖc, hoµn thiÖn chÕ ®é tuyÓn dông lao ®éng cho c¸c cÊp qu¶n lý, hoµn thiÖn viÖc n©ng cao n¨ng lùc cña c¸c c¸n bé qu¶n lý. §ã lµ nh÷ng néi dung hoµn thiÖn ®· ®ùoc ®­a ra trong ®Ò tµi cña em. Qua thùc tÕ t×m hiÓu ë Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå ChÝ Minh kÕt hîp víi nh÷ng kiÕn thøc ®­îc tÝch luü em ®· ®­a ra mét sè gi¶i ph¸p hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý ë Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå ChÝ Minh. B¾t ®Çu tõ viÖc ph©n chia l¹i chøc n¨ng râ rµng, bè trÝ l¹i lao ®éng vµ s¾p xÕp l¹i c¸c phßng ban lµm gi¶m bít sè l­îng lao ®éng d­ thõa ®¶m b¶o cho bé m¸y chuyªn tinh, gi¶m nhÑ cã hiÖu lùc phï hîp víi nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh hiÖn nay cña Chi nh¸nh. V× thêi gian t×m hiÓu thùc tÕ cã h¹n nªn trong chuyªn ®Ò nay kh«ng ph©n tÝch mäi khÝa c¹nh mét c¸ch ®Çy ®ñ. Víi nh÷ng gi¶i ph¸p ®­a ra em rÊt mong nhËn ®­îc ý kiÕn gãp ý quÝ b¸u cña thÇy, c« gi¸o vµ c¸c c« chó trong Chi nh¸nh ®Ó bµi viÕt cña em ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Trong thùc tËp vµ lµm chuyªn ®Ò tèt nghiÖp em lu«n ®­îc sù gióp ®ì tËn t×nh cña c« gi¸o TiÕn sÜ NguyÔn ThÞ Hång Thuû mÆt kh¸c còng nhËn ®­îc sù ñng hé vµ gióp ®ì nhiÖt t×nh cña ban l·nh ®¹o Chi nh¸nh vµ c¸c phßng chøc n¨ng. Nh©n ®©y em xin ch©n träng c¶m ¬n c« gi¸o vµ ban l·nh ®¹o Chi nh¸nh vµ c¸c phßng chøc n¨ng ®· gióp ®ì em hoµn thµnh chuyªn ®Ò thùc tËp trong thêi gian qua. tµi liÖu tham kh¶o 1.Nh÷ng vÊn ®Ò cèt yÕu cña qu¶n lý kinh tÕ. NXB KHKT, Hµ Néi 1999. 2.Gi¸o tr×nh khoa häc qu¶n lý. NXB KHKT, gi¸o s­ §ç Hoµng Toµn. 3.Gi¸o tr×nh qu¶n lý kinh tÕ t©p1. NXB KHKT. 4.B¸o c¸o tæng kÕt ho¹t ®éng kinh doanh n¨m 2001 vµ ph­¬ng h­íng n¨m 2002 cña Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå ChÝ Minh. 5.Tho¶ ­íc lao ®éng tËp thÓ cña Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå ChÝ Minh. 6,QuyÕt ®Þnh cña Bé tr­ëng th­¬ng m¹i sè 1290 n¨m 2000 vÒ viÖc chuyÓn tr¹m kinh doanh thµnh Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå ChÝ Minh t¹i Hµ Néi. 7.Ch­¬ng 3,4 nhiÖm vô quyÒn h¹n vµ tæ chøc bé m¸y cña Chi nh¸nh C«ng ty ®iÖn m¸y TP Hå ChÝ Minh - QuyÕt ®Þnh cña gi¸m ®èc C«ng ty. 8.Gi¸o tr×nh lý thuyÕt QTKD . Tr­êng §H KTQD, tiÕn sÜ Mai V¨n B­u. 9.Gi¸o tr×nh qu¶n trÞ doanh nghiÖp. NXB Thèng kª Hµ Néi, NguyÔn H¶i S¶n. 10.Gi¸o tr×nh Qu¶n trÞ doanh nghiÖp th­¬ng m¹i. NXB Gi¸o dôc 1996, phã gi¸o s­ tiÕn sÜ Hoµng Minh §­êng, tiÕn sÜ NguyÔn Thõa Lîi.