Đề tài Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Thiên Sơn

nghiêm được chế độ một thủ trưởng, mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên. Đồng thời vẫn tận dụng được các chuyên gia tư vấn ở các phòng chức năng. Do đó mà mọi mệnh lệnh trong công ty được thi hành nhanh chóng và có hiệu quả. 2.1.2.2. Đặc điểm về sản phẩm, thị trường, vốn, nguồn nhân lực, công nghệ sản xuất của Công ty TNHH Thiên Sơn. - Đặc điểm về sản phẩm, thị trường tiêu thụ và đối thủ cạnh tranh. + Thị trường. Công ty TNHH Thiên Sơn là một trong những công ty có những bước phát triển vượt bậc trên lĩnh vực khai thác và chế biến khoáng sản. Các sản phẩm đá xây dựng của công ty được sử dụng rộng rãi trong địa bàn tỉnh Tuyên Quang cũng như các tỉnh lân cận. Các công trình lớn như công trình nâng cấp đường quốc lộ 37, quốc lộ 2C, quốc lộ 70 … đều đã sử dụng các sản phẩm của Công ty. Các sản phẩm này đã được thị trường trong và ngoài tỉnh Tuyên Quang chấp nhận một cách rộng rãi. + Sản phẩm. Trong nền kinh tế thị trường có nhiều biến động, Công ty đã kịp thời nắm bắt được cơ hội thị trường nhanh chóng hoàn thiện dây chuyền sản xuất các loại đá xây dựng phục vụ cho các công trình giao thông, xây dựng trong và ngoài tỉnh. Công ty đã chủ động đa dạng hóa thị trường tiêu thụ và đạt được những kết quả như sau: Bảng 2.1: Tình hình tiêu thụ sản phẩm của công ty từ 2008 – 2010 Đơn vị tính : m3, Tỷ đồng Nguồn: Phòng Kế Toán Tài Chính TÌNH HÌNH TIÊU THỤ MỘT SỐ SẢN PHẨM CHÍNH CỦA CÔNG TY TNHH THIÊN SƠN NĂM 2008 - 2010 TT Tên sản phẩm Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Số lượng Doanh thu Số lượng Doanh thu Số lượng Doanh thu 1 Đá hộc 4130 12,69 3870 14,28 4010 22,84 2 Đá dăm cấp phối loại 1 12080 18260 19050 3 Đá dăm cấp phối loại 2 12250 18400 20110 4 Đá dăm cấp phối loại 3 12280 18050 17800 5 Đá 0,5 17640 25520 22570 6 Đá 1 x 2 25000 32200 34660 7 Đá 2 x 4 27330 28670 37280 8 Đá 4 x 6 15200 14400 14150 9 Bột đá 5000 6700 7400 + Đối thủ cạnh tranh. Mang đặc điểm của DN khai thác và chế biến vật liệu xây dựng nên Công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Có thể nói “đối thủ chính là bạn hàng và ngược lại”. Công ty sản xuất kinh doanh chủ yếu các sản phẩm vật liệu xây dựng với hình thức thông qua các đơn đặt hàng, hợp đồng nên trong những năm qua Công ty gặp không ít những khó khăn trước sự cạnh tranh mạnh mẽ của các đối thủ. Đối thủ cạnh tranh của Công ty là tất cả các các DN khai thác, chế biến và kinh doanh vật liệu xây dựng trên các thị trường tiêu thụ của Công ty đặc biệt là hệ thống các Công ty cổ phần, Công ty TNHH, Hợp tác xã, Doanh nghiệp tư nhân tồn tại khá nhiều trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang và các tỉnh lân cận. Trong cơ chế nền kinh tế thị trường với sự gia tăng mạnh mẽ của các DN hoạt động trong mọi lĩnh vực, đa ngành đa nghề làm cho cạnh tranh ngày càng trở nên căng thẳng các đối thủ tiềm ẩn luôn sẵn sàng xuất hiện tham gia vào mọi thị trường nói chung và thị trường vật liệu xây dựng nói riêng. Nó gây cho Công ty khá nhiều khó khăn. Quá trình kinh doanh của Công ty mà đặc biệt trong nền kinh tế luôn biến động như hiện nay thì một sự chậm chân đã làm mất rất nhiều cơ hội trong kinh doanh. Tất cả các yếu tố đó đã làm cho Công ty gặp không ít khó khăn trong thời gian qua đòi hỏi Công ty không ngừng nỗ lực để phát triển. - Đặc điểm về nguồn vốn của Công ty. Vì là Công ty TNHH nên vốn điều lệ được góp theo quy định tại điều lệ. Ngoài ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty có thể vay vốn từ các ngân hàng, các tổ chức tín dụng… Bảng 2.2: Tình hình tài chính của công ty từ 2007 – 2010 Đơn vị tính: Tỷ đồng Tài sản Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Tổng tài sản có 14,008 16,32 19,38 23,89 Tổng tài sản có lưu động 6,59 9,82 13,74 18,95 Tổng tài sản nợ 14,008 16,32 19,38 23,89 Tổng tài sản nợ lưu động 1,98 3,63 5,11 9,65 Tổng doanh thu 12,11 12,69 14,28 22,84 Vốn luân chuyển 81% 94% 94,61% 95,60% So với nguồn vốn của công ty thì hàng năm tổng doanh thu của công ty đạt được tương đối lớn. Tài sản của công ty chủ yếu tồn tại dưới dạng vốn luân chuyển và lượng vốn này tăng hàng năm. Năm 2007 vốn luân chuyển của công ty là 81% nhưng đến năm 2010 đã tăng lên 95,60% và công ty đang phấn đấu để vốn luân chuyển của mình đạt 100%. Qua đây ta thấy tình hình sản xuất của công ty rất năng động, không có vốn tồn đọng, từ đó dẫn tới doanh thu hàng năm khá cao, quy mô sản xuất ngày càng được mở rộng, sản phẩm của Công ty ngay càng chiếm được cảm tình của khách hàng trong và ngoài tỉnh. - Đặc điểm về nguồn nhân lực của công ty. Công ty TNHH Thiên Sơn có đội ngũ Cán Bộ công nhân viên trẻ, có trình độ quản lý về chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ, khả năng của từng cá nhân tốt, có khả năng làm việc độc lập đã giúp cho công ty sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả. Với dây chuyền công nghệ, thiết bị hiện đại. Công ty đã có kế hoạch tiếp tục gửi đi đào tạo chuyên sâu về kỹ thuật cho đội ngũ công nhân viên kịp thời tiếp cận và làm chủ đươc công nghệ. Bảng 2.2: Đội ngũ CBCNV của công ty giai đoạn từ 2008- 2010 Đơn vị tính: Người Nguồn: Phòng tổ chức hành chính Nội dung Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Số lượng LĐ 147 157 212 Nam giới 124 132 182 Nữ giới 23 25 30 Công ty TNHH Thiên Sơn hoạt động chủ yếu về khai thác và chế biến khoáng sản nên phần lớn là nam giới chiếm tỷ lệ khoảng trên 85% tổng số lao động của công ty Do tính chất và loại hình công ty nên sự biến động về lao động trong công ty là do quy mô sản xuất kinh doanh quyết định. Những năm gần đây, do quy mô sản xuất lớn dần lên vì thế mà số lượng lao động trong công ty cũng tăng lên. Để đánh giá sự biến động đó ta xem xét qua bảng số liệu sau: Bảng 2.3: Thống kê số lượng lao động trong công ty Đơn vị: Người Chỉ tiêu 2008 2009 2010 Tổng số CBCNV 147 168 212 -Lao động gián tiếp + Phục vụ 38 42 49 -Lao động trực tiếp 109 126 163 Qua bảng số liệu trên ta có bảng về tỷ lệ lao động trong công ty như sau: Bảng 2.4: : Tỷ lệ về lao động trong công ty Đơn vị: % Chỉ tiêu 2008 2009 2010 -Lao động gián tiếp + Phục vụ 25,85 25,00 23,11 -Lao động trực tiếp 63,6 75,00 76,89 Qua bảng trên ta thấy tỷ lệ lao động trực tiếp ở trong công ty là khá lớn và tỷ lệ này được tăng dần qua các năm. Điều đó phản ánh tích chất của công ty là công ty sản xuất. Mặt khác tỷ lệ lao động gián tiếp giảm dần phản ánh xu hướng tinh giảm trong bộ máy quản lý của công ty. - Nguồn lao động của công ty có trình độ và chuyên môn cao, với đội ngũ lao động năng động, sáng tạo trong công việc. - Trình độ của lực lượng lao động gián tiếp tương đối cao, đại đa số có trình độ đại học và trên đại học gồm: + Một thạc sĩ quản trị kinh doanh + Năm kỹ sư cơ điện + Bốn kỹ sư Mỏ - địa chất + Hai kỹ sư công nghệ hàn + Tám cử nhân các ngành kinh tế, tài chính. Trình độ của đội ngũ lao động trực tiếp với: + 100% kỹ thuật viên và giám sát viên có trình độ từ trung cấp trở lên. + 45% công nhân bậc cao có tay nghề từ 3/7 trở lên Với nguồn lực được đào tạo và phát triển liên tục, Công ty TNHH Thiên Sơn luôn sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng với những sản phẩm có chất lượng cao nhất, mẫu mã đẹp và giá thành cạnh tranh nhất. + Đặc điểm của công nghệ sản xuất. Trước sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật công nghệ, đặc biệt trong điều kiện hội nhập buộc các doanh nghiệp phải đưa những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất. Công ty TNHH Thiên Sơn ra đời trong thế giới của khoa học công nghệ tiên tiến. Từ khi ra đời đến nay Công ty đã không ngừng cải tiến kỹ thuật, đầu tư máy móc thiết bị vào sản xuất. Máy móc thiết bị của Công ty đa số là nhập từ nước ngoài, chất lượng tốt. Hiện nay Công ty được trang bị hệ thống dây truyền thiết bị máy móc hiện đại của các hãng hàng đầu thế giới, nên sản phẩm của Công ty đã từng bước đáp ứng các yêu cầu khắt khe của khách hàng. Với hệ thống máy móc hiện đại như trên thì quá trình sản xuất của Công ty được thực hiện toàn bộ trên dây truyền sản xuất do vậy đòi hỏi phải có đội ngũ công nhân lành nghề và đội ngũ cán bộ có trình độ và chuyên môn cao. Máy móc thiết bị của Công ty tương đối đồng bộ. Trong thời gian tới để đáp ứng nhu cầu thị trường và mở rộng sản xuất Công ty sẽ đầu tư thêm trang thiết bị và dây truyền công nghệ mới. 2.1.3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Trong những năm gần đây tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty có nhiều biến động lớn. Điều đó được thể hiện qua bảng và biểu sau: Bảng 2.5: Kết quả sản xuất kinh doanh Đơn vị tính: Triệu đồng Nguồn: Phòng kế toán tài chính Tài sản Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Tổng doanh thu 12.110 12.690 14.280 22.840 Lợi nhuận 1.790 1.800 2.899 4.022 Nộp ngân sách 2,214 2.760 3.590 5.300 Thu nhập bình quân 3,5 3,7 4,2 4,6 - Đánh giá về hiệu quả hoạt động của công ty: Qua kết quả sản xuất kinh doanh từ năm 2007- 2010 nhìn chung Công ty TNHH Thiên Sơn là một công ty làm ăn có hiệu quả, chủ động tìm kiếm bạn hang, tạo được uy tín và lòng tin với khách hàng, đáp ứng được các tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm, củng cố được mối quan hệ với các bạn hàng lâu năm có uy tín trên thị trường nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Đồng thời công ty cũng không ngừng nắm bắt và kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng điều chỉnh công nghệ hợp lý tạo ra sản phẩm ngày càng có chất lượng cao và ổn định. - Mục tiêu của công ty trong thời gian tới: Nói đến hiệu quả kinh tế phải nói đến mục tiêu hiệu quả của xã hội, hiệu quả kinh tế luôn gắn liền với mục tiêu xã hội trong từng thời kỳ. Chính vì vậy Công ty TNHH Thiên Sơn đã đặt ra những mục tiêu chủ yếu: + Ổn định và phát triển bền vững. Đầu tư có hiệu quả tạo công ăn việc làm, thu nhập ổn định cho người lao động, tăng thu nộp ngân sách Nhà nước. Tạo cho người lao động yên tâm gắn bó lâu dài với công ty. + Có chiến lược tuyển dụng bổ sung thêm đội ngũ cán bộ quản lý nghiệp vụ, Cán bộ kỹ thuật có chuyên môn trong lĩnh vực khai khoáng. Đào tạo chuyên sâu đối với CNKT các dây chuyền chế biến khoáng sản. + Tăng cường hợp tác đối với các nhà đầu tư có tiềm lực kinh tế trong và ngoài nước, ký kết được nhiều các hợp đồng kinh tế. 2.2. THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN SƠN 2.2.1. Hội đồng thành viên. Đây là cấp quản lý cao nhất trong Công ty có nhiệm vụ lập kế hoạch dài và ngắn hạn và hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty. Quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn. Quyết định phương thức đầu tư và dự án đầu tư. Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và chuyển giao công nghệ. Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch HĐTV, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký và chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc, Phó giám đốc, kế toán trưởng và người quản lý khác quy định tại điều lệ công ty. Quyết định mức lương, thưởng. Thông qua báo cáo tài chính hàng năm, phương án sử dụng phân chia lợi nhuận Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty, Quyết định thành lập các công ty con, các chi nhánh, văn phòng đại diện. Sửa đổi, bổ xung điều lệ công ty, quyết định tổ chức lại công ty. Quyết định giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty. Đưa ra những quyết định cuối cùng về mọi hoạt động theo quy định tại điều lệ của Công ty. 2.2.2. Giám đốc. Là người đại diện pháp luật của công ty. Giám đốc do chủ tịch hội đồng thành viên bổ nhiệm và miễn nhiệm chịu trách nhiệm trước HĐTV và pháp luật về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Điều hành mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty đảm bảo hiệu quả SXKD, thực hiện đúng tiến độ và chất lượng các dự án đầu tư đã được Chủ tịch HĐTV phê duyệt. Xây dựng chiến lược phát triển kế hoạch dài hạn, hàng năm, phương án huy động vốn dự án đầu tư, phương án liên doanh liên kết, đề án tổ chức quản lý, các quy chế quản lý tài chính, lao động, phân phối tiền lương, tiền thưởng … Quyết định giá mua, giá bán sản phẩm và dịch vụ, ký kết các hợp đồng dân sự và kinh tế theo phân cấp và uỷ quyền hoặc chấp thuận của Chủ tịch HĐTV. Kiểm tra các Chi nhánh, Đơn vị trực thuộc công ty thực hiện các quy định của Công ty, chỉ đạo chung các Phòng nghiệp vụ công ty. Báo cáo HĐTV về kết quả hoạt động SXKD của công ty. 2.2.3. Phó giám đốc. Giúp Giám đốc các mảng công việc về công tác nội chính, thiết bị kỹ thuật công nghệ, công tác sản xuất … theo phân cấp quản lý của công ty. 2.2.4. Phòng Tổ chức- lao động-hành chính. 2.2.4.1. Chức năng Tham mưu giúp cho Giám đốc về các mặt: Tổ chức bộ máy quản lý, sử dụng và đào tạo đội ngũ cán bộ, công nhân. Xây dựng và hoàn thiện mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với sự phát triển của Công ty, thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước đối với người lao động. 2.2.4.2. Nhiệm vụ Quản lý hồ sơ lý lịch CBCNV trong toàn công ty, quản lý công văn giấy tờ sổ sách và con dấu, thực hiện công tác lưu trữ các tài liệu. Nghiên cứu đề xuất việc sắp xếp lại, thành lập mới bộ máy quản lý, xây dựng hệ thống quản lý hành chính của Công ty, đề xuất biện pháp tổ chức, phân công và bố trí lao động vào các vị trí làm việc, đảm bảo nhân lực cho các bộ phận. Theo dõi số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, đề bạt thuyên chuyển cán bộ, điều phối lực lượng lao động, chăm lo sức khoẻ cho người lao động. Thực hiện các chế độ báo cáo định kỳ. 2.2.5. Phòng kế toán - tài chính. 2.2.5.1. Chức năng Tham mưu cho Ban giám đốc về hoạt động tài chính và các vấn đề liên quan đến hoạt động hoạch toán kế toán của công ty. 2.2.5.2. Nhiệm vụ Tổ chức kế toán theo chế độ quy định hiện hành của nhà nước và cơ quan chủ quản cấp trên, ghi chép phản ánh trung thực về sự biến động tài sản, vật tư, nguồn vốn và tình hình kinh doanh của Công ty. Tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra thực hiện công tác kế toán thống kê, ghi chép ban đầu, hạch toán kinh tế ở các đơn vị, các chi nhánh, đội trực thuộc và các phòng quản lý theo pháp lệnh kế toán thống kê và chuẩn mực kế toán. Tập hợp các chi phí sản xuất, chi phí XDCB, tính giá thành sản phẩm xác định kết quả SXKD, tình hình ký kết, thực hiện và thanh toán các HĐKT, ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về thống kê, kế toán. Xây dựng kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm. Tổ chức huy động các nguồn vốn thích hợp, quản lý, điều phối và sử dụng vốn hợp lý,tiết kiệm, đảm baơ các hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.2.6. Phòng kế hoạch- kỹ thuật tổng hợp. 2.2.6.1. Chức năng Tham mưu cho Giám đốc công ty về toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch, tổ chức điều hành thực hiện quá trình sản xuất theo kế hoạch, các biện pháp kỹ thuật nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. 2.2.6.2. Nhiệm vụ Tổng hợp lập kế hoạch, phân giao nhiệm vụ kế hoạch SXKD dài hạn, trung hạn, ngắn hạn trong toàn công ty, xây dựng kế hoạch SXKD, kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch vật tư, kho hàng, vận tải, ngiên cứu kỹ thuật, kế hoạch tiếp thị và các liên kết kinh tế. Ban hành hệ thống các chỉ tiêu định mức kinh tế kỹ thuật, ngiệm thu và thanh toán khối lượng công việc thực hiện của các đơn vị, xử lý các thông tin chỉ đạo sản xuất sản phẩm theo kế hoạch, đúng tiến độ, đảm bảo số lượng, chất lượng. Xây dựng kế hoạch sản xuất hàng năm, tổ chức kiểm tra bảo dưỡng, sửa chữa lớn máy móc thiết bị theo định kỳ, xây dựng kế hoạch vật tư, phụ tùng, nguyên vật liệu, năng lượng… Phối hợp với phòng kế toán - tài chính khảo sát thị trường thu mua nguyên liệu chính cho sản xuất, thị trường tiêu thụ sản phẩm. 2.2.7. Xưởng cơ khí. 2.2.7.1. Chức năng Là xưởng trực thuộc Công ty thực hiện nhiệm vụ chế tạo, sửa chữa các thiết bị máy móc, cơ khí đảm bảo chất lượng theo yêu cầu kế hoạch. 2.2.7.2. Nhiệm vụ Tổ chức chế tạo và sửa chữa các thiết bị máy móc, cơ khí tại công ty. Thực hiện kế hoạch theo từng tháng, quý, năm đảm bảo chất lượng các thiết bị, tiến độ kế hoạch đảm bảo vệ sinh công nghiệp và an toàn lao động. Quản lý theo dõi thống kê đầy đủ các số liệu về thiết bị, máy móc, nguyên vật liệu. Thống kê đầy đủ ngày giờ công của người lao động, tiến hành phân phối tiền lương, thu nhập cho người lao động đảm bảo công bằng, khuyến khích sản xuất không ngừng nâng cao năng suất lao động, khuyến khích sản xuất. 2.2.8. Công trường khai thác. 2.2.8.1. Chức năng Là đơn vị trực thuộc Công ty, hạch toán phụ thuộc làm công tác khai thác đá phục vụ nguồn nguyên liệu cho Xưởng chế biến đá tại Công ty. 2.2.8.2. Nhiệm vụ Tổ chức khai thác đá xây dựng phục vụ nguồn nguyên liệu cho Xưởng chế biến đá tại Công ty, với điều kiện công nghệ được trang bị, thực hiện kế hoạch theo từng tháng, quý, năm đảm bảo các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật, vệ sinh công nghiệp và an toàn lao động. Quản lý theo dõi thống kê đầy đủ các số liệu về thiết bị, máy móc, nguyên nhiên vật liệu, sản phẩm, đầu vào, đầu ra của các đội khai thác trực thuộc. Thống kê đầy đủ ngày giờ công của người lao động, tiến hành phân phối tiền lương, thu nhập cho người lao động đảm bảo công bằng, khuyến khích sản xuất không ngừng nâng cao năng suất lao động. 2.2.9. Xưởng chế biến đá. 2.2.9.1. Chức năng Là đơn vị trực thuộc Công ty, hạch toán phụ thuộc làm công tác chế biến sản phẩm các loại đá xây dựng phục vụ cho công tác tiêu thụ sản phẩm. 2.2.9.2. Nhiệm vụ Tổ chức sản xuất các loại đá xây dựng phục vụ cho công tác tiêu thụ sản phẩm, với điều kiện công nghệ được trang bị, thực hiện kế hoạch theo từng tháng, quý, năm đảm bảo các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật, vệ sinh công nghiệp và an toàn lao động. Quản lý theo dõi thống kê đầy đủ các số liệu về thiết bị, máy móc, nguyên nhiên vật liệu, sản phẩm, đầu vào, đầu ra của xưởng. Thống kê đầy đủ ngày giờ công của người lao động, tiến hành phân phối tiền lương, thu nhập cho người lao động đảm bảo công bằng, khuyến khích sản xuất không ngừng nâng cao năng suất lao động. 2.3. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN SƠN 2.3.1. Những kết quả đạt được . Trải qua 5 năm xây dựng và phát triển, về cơ bản cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thiên Sơn khá ổn định cả về cơ cấu cũng như số lượng. Những thành tựu mà bộ máy lãnh đạo của công ty đạt được thể hiện gián tiếp thông qua chặng đường hình thành và phát triển cũng như những thành công mà công ty đã đạt được trong thời gian qua. Cụ thể là: Công ty có cơ cấu tổ chức bô máy theo kiểu trực tuyến chức năng, và nó cũng thể hiện sự phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Với cơ cấu này, Công ty đã tận dụng được mọi tính ưu việt của việc hướng dẫn công tác qua các chuyên gia kỹ thuật và cán bộ nghiệp vụ chuyên môn ở các phòng ban chức năng. Ưu điểm của kiểu công tác quản lý này là công tác quản lý được chuyên môn hoá cao: Mỗi bộ phận, mỗi phòng ban đảm nhiệm một phần công việc nhất định; Vận dụng được khả năng, trình độ chuyên sâu của cán bộ quản lý, giảm được gánh nặng cho giám đốc. Công ty có đội ngũ cán bộ có năng lực, có kinh nghiệm, có những cán bộ đã trải qua thực tế nhiều lần, có tầm nhìn chiến lược, có đủ năng lực đảm nhận vị trí mà công ty giao phó. Công ty đang tiến hành những biện pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và nhiệm vụ của từng người trong các phòng ban và quy trình sản xuất dưới nhà máy. 2.3.2. Những hạn chế. Mặc dù đạt được những thành công đáng kể song trong quá trình hoạt động, cơ cấu tổ chức của công ty đã có những thể hiện hạn chế sau: - Một số cán bộ công nhân viên chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của công việc dẫn đến sự phối hợp giữa các bộ phận không được nhịp nhàng, một số cán bộ và nhân viên phải đảm nhận quá nhiều công việc nên nhiều lúc có sự bế tắc trong công việc do phải làm quá nhiều việc và làm không đúng chuyên môn của mình. - Việc trao đổi thông tin, sự truyền thông giữa các phòng ban chức năng bị hạn chế làm giảm sự gắn kết trong toàn bộ công ty. Do đó không tạo ra sự thống nhất hành động cao và rất khó để quy kết trách nhiệm cụ thể khi có sự cố xảy ra. - Việc bố trí và sử dụng lao động trong các phòng ban chức năng còn nhiều bất cập như việc bố trí nhân viên không phù hợp với năng lực và sở trường của họ, dẫn đến việc thực hiện công việc khó khăn, kết quả đạt được không như mong muốn hoặc có chăng thì phải tốn một khoảng kinh phí để đào tạo lại hoặc làm công tác hướng nghiệp. - Trong công ty có hai mảng quan trọng là tổ chức và sản xuất ,nhưng mới chỉ có một phó giám đốc phụ trách sản xuất nên giám đốc phải chuyển sang phụ trách phần tổ chức. Vì thế, giám đốc không thể bao quát toàn bộ công ty trong khi đó phó giám đốc phụ trách sản xuất gần như có toàn quyền về mảng sản xuất kinh doanh nên không có sự phân chia quyền hạn rõ ràng giữa giám đốc và phó giám đốc sản xuất. - Trong các phòng ban vẫn còn tình trạng bố trí nhân lực nhiều hơn khối lượng công việc dẫn đến tình trạng nhàn rỗi nhân viên văn phòng, gây tốn chi phí cho việc nuôi bộ máy cồng kềnh, làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. - Công ty chưa xây dựng được bầu không khí vui vẻ, thoải mái trong công việc. Vẫn còn tình trạng chỉ làm việc khi có mặt của trưởng phòng, hoặc đôi khi không có thái độ nghiêm túc trong công việc. Nguyên nhân của tình trạng này một phần là do khối lượng công việc không nhiều dẫn đến tình trạng dư thừa lao động quản lý, thời gian nhàn rỗi ở khối nhân viên gián tiếp lớn. - Công ty chưa có một phòng riêng phụ trách các vấn đề về nhân sự và quản lý nhân sự. 2.3.3. Mối quan hệ của các cấp quản lý của Công ty TNHH Thiên Sơn Nhìn vào sơ đồ tổ chức bộ máy công ty ta thấy rằng mối quan hệ công tác trong công ty là mối quan hệ theo chiều dọc, chiều ngang. Liên hệ giữa cấp trên và cấp dưới có tính chất chỉ đạo, mệnh lệnh. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo tuyến trên trong phạm vi chức năng và chuyên môn của mình. Mối quan hệ chiều dọc: Hệ thống điều hành sản xuất kinh doanh trong công ty là hệ thống quản lý theo tuyến. Mối quan hệ trong hệ thống là mối quan hệ theo chiều dọc. Các cán bộ quản lý và điều hành theo chiều dọc từ trên xuống dưới tới các phòng ban và các xưởng sản xuất. Nói cách khác, cán bộ quản lý ngành dọc có trách nhiệm quản lý kinh doanh thuộc bộ phận mình. Qua sơ đồ ta thấy, đứng đầu công ty là Giám đốc, chịu trách nhiệm mọi mặt hoạt động của công ty. Giúp việc cho Giám đốc gồm 01 Phó giám đốc. Người phải thực thi quyết định của giám đốc và chịu trách nhiệm trước những công việc ở trên đưa xuống. Tổ chức của công ty bao gồm 03 phòng chức năng, 02 xưởng sản xuất, 01 công trường khai thác. Các đơn vị này với chức năng và nhiệm vụ cụ thể giúp cho việc nắm bắt thông tin trong khối mình phụ trách của Phó giám đốc nhanh chóng, chính xác và kịp thời trình lên giám đốc khi có yêu cầu. Đứng đầu các phòng ban là các cán bộ trưởng phòng có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động của phòng ban mình phụ trách. Quan hệ chiều ngang Toàn bộ hệ thống được chia ra thành nhiều chức năng. Công ty căn cứ vào chức năng này để phân công lao động. Việc phân bố theo chức năng là căn cứ vào trình độ chuyên môn kỹ thuật của lao động quản lý. Các phòng ban chức năng vừa phải đảm nhiệm hoạt động tốt các nhiệm vụ trong phòng ban của mình vừa phối hợp với các phòng ban khác nhằm tạo ra sự đồng bộ trong hoạt động quản lý và xử lý các thông tin trong sản xuất kinh doanh. Như vậy, để thực hiện tốt sự cộng tác này, đòi hỏi công ty phải có nội qui, qui chế rõ ràng, xem xét và phân bổ chính xác chức năng, nhiệm vụ của từng phòng sao cho chúng không bị chồng chéo lên nhau. Mặt khác, phải qui định mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau và các Phòng ban với các xưởng sản xuất. Đặc biệt là những công việc mà các phòng ban phải sử dụng kết quả của nhau. Phải được qui định thời gian chuyển giao hoặc thông báo số liệu và kết quả có liên quan. CHƯƠNG III: MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG VÀ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN SƠN 3.1. PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THIÊN SƠN. Trong cơ chế của nền kinh tế mở ở nước ta hiện nay, các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất kinh doanh thì không những phải xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp, nghiên cứu kỹ các vấn đề công nghệ, các chiến lược quảng cáo, bán hàng… mà còn phải xây dựng cho đựơc một bộ máy quản lý hợp lý, luôn hoàn thiện để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ. Vì vậy, việc định ra các phương hướng phát triển cho Công ty là rất quan trọng. Phương hướng phát triển sản xuất kinh doanh chung của doanh nghiệp : - Tăng kết quả sản xuất kinh doanh - Giảm chi phí sản xuất kinh doanh - Đảm bảo thu nhập cao nhất cho người lao động. - Thoả mãn tối đa nhu cầu thị trường. Trong thời gian tới, với sự phát triển và hiện đại hoá của khoa học kỹ thuật cùng với sự cạnh tranh và hội nhập mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường, Công ty vẫn tiếp tục phát triển bền vững, nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, thời gian thực hiện. Trong đó, năng suất lao động và chất lượng sản phẩm là tiêu chí cơ bản đánh giá được sức mạnh và sự thành công của công ty, tạo được uy tín và tên tuổi của công ty trong ngành vật liệu xây dựng nói riêng và trên thị trường nói chung. Với phương hướng phát triển như vậy, công ty đã dự kiến định hướng phát triển trong giai đoạn tới như sau: Một là: Tiếp tục thực hiện nhiệm vụ trung tâm là sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng ở các thị trường truyền thống và tìm kiếm thêm các thị trường tiềm năng khác. Hai là: Tiếp tục xắp xếp, bố trí lại sản xuất,điều chỉnh một cách chủ động và khoa học quy trình công nghệ, quy trình quản lý bao gồm quản lý sản xuất, quản lý chất lượng, quản lý công nghệ và quản lý tài chính. Từng bước loại bỏ những khâu lao động thủ công với năng suất chất lượng thấp. Ba là: Tiếp tục đầu tư chiều sâu về công nghệ và nâng cao trình độ chuyên môn cho công nhân sản xuất, năng lực quản lý cho cán bộ. Phát triển sản xuất, công nghệ phải đi đôi với tiết kiệm vật tư. Hạn chế những hao phí không đáng có trong quá trình sản xuất, góp phần giảm giá thành sản xuất. Bốn là: Đẩy mạnh công tác tiếp thị với định hướng cụ thể, nguồn công việc và nguồn hàng phù hợp với quy trình cơ cấu thiết bị. Duy trì ổn định lượng khách hàng cũ và tìm mọi cách phát triển nguồn khách hàng mới, nâng cao chỉ tiêu sản xuất kinh doanh, làm tăng thu nhập bình quân cho người lao động, ổn định công việc và đời sống cho người lao động. 3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN SƠN. 3.2.1. Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 3.2.1.1. Những mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty Hiện nay Công ty gồm có ban giám đốc, các phòng ban chức năng và các tổ sản xuất. Về cơ bản thì Công ty đã có những đổi mới hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí nhằm điều hành sản xuất kinh doanh đảm bảo những yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra. Song như phân tích ở trên thì bộ máy quản lí của Công ty còn tồn tại những hạn chế cần khắc phục. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí phải đảm bảo thực hiện được một số mục tiêu sau: - Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy quản lí Công ty trong điều hành sản xuất kinh doanh và tuân theo các quy định của pháp luật. Đồng thời nâng cao tính năng động, gọn nhẹ của bộ máy quản lí, đem lại hiệu quả cao hơn, làm cho các chỉ tiêu của Công ty tăng lên như chỉ tiêu: Năng suất lao động, tiết kiệm quỹ lương, giảm chi phí trong quá trình sản xuất. - Xây dựng cơ cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt trong bất kỳ tình huống nào xảy ra, các quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn, khắc phục tình trạng trùng lặp hoặc chia cắt chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tìm kiếm được nhiều khách hàng và nhiều bản thầu., đảm bảo việc làm và thu nhập cho người lao động. - Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa ban giám đốc, các phòng ban, tổ chức sản xuất tạo nên một khối quản lí thống nhất hoạt động nhịp nhàng với nhau. - Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp cán bộ, tổ chức, đào tạo thi nâng bậc, đào tạo lại đội ngũ cán bộ. Chuẩn bị một đội ngũ cán bộ kế cận bằng cách đổi mới. - Chức danh, nhiệmvụ của từng bộ phận công nhân viên được xác định rõ ràng, sắp xếp lao động đúng người đúng việc, đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động. Tóm lại việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí sẽ giúp Công ty nâng cao hiệu lực quản lí, cải thiện điều kiện làm việc, kích thích hoạt động lao động sản xuất kinh doanh, tạo uy tín của Công ty với các đối tác liên doanh và với khách hàng, thu hút được nhiều nhân tài có khả năng đảm nhận được một khối lượng công việc lớn, chất lượng sản phẩm được đảm bảo. 3.2.1.2. Yêu cầu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý: - Được kiểm soát chặt trên cơ sở vốn liên doanh và Hội đồng quản trị, sự kiểm soát chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. - Bộ máy quản lý phải chuyên tinh, gọn nhẹ, không cồng kềnh, phát huy tối đa nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động với chi phí thấp nhất. 3.2.1.3. Một số điểm cần lưu ý khi hoàn thiện bộ máy qản lí của công ty - Hoàn thiện bộ máy quản lí tránh tình trạng cấp dưới chịu hai hệ thống quyền lực tạo lên một sự chồng chéo, cấp dưới không biết phải thực hiện theo hệ thống quyền lực nào. - Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí phải chú ý đến việc phân công rõ ràng nhiệm vụ và chức năng của cán bộ và nhân viên trong từng phòng ban. - Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý đi đôi với việc nâng cao nguồn vốn của Công ty và đổi mới thiết bị công nghệ phục vụ cho quá trình sản xuất. 3.1.1.4. Cơ sở để hoàn thiện bộ máy quản lí. Là một Công ty trách nhiệm hữu hạn nên việc hoàn thiện bộ máy quản lí phải dựa trên những yêu cầu của Hội đồng thành viên và Công ty để bộ máy của Công ty hoạt động có hiệu quả nhất, đảm bảo đời sống cho người lao động trong mọi tình huống, mọi điều kiện của nền kinh tế thị trường. 3.2.2. Một số giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Thiên Sơn Từ những phương hướng và nhiệm vụ quản lý như trên cùng với thực trạng của cơ cấu bộ máy quản lý của công ty. Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thiên Sơn, tôi thấy vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý luôn được Ban lãnh đạo Công ty quan tâm. Tuy vậy, bộ máy quản lý của Công ty vẫn còn một số tồn tại cần phải giải quyết nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Qua những con số thống kê về số lượng lao động gián tiếp + Phục vụ trong công ty ta thấy: số lượng lao động gián tiếp + Phục vụ được điều chỉnh giảm dần theo từng năm. Cụ thể năm 2008 số lao động quản lý giảm xấp xỉ 1% so với năm 2007, năm 2009 giảm 1,65% so với năm 2008, năm 2010 giảm 1,09% so với năm 2009. Do đặc điểm sản xuất của ngành cần nhiều lao động gián tiếp và phục vụ nhưng số lượng lao đông này còn giữ tỷ lệ cao trong Công ty. Vì vậy công ty phải có biện pháp nhằm tinh giản bộ máy để phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình hơn. 3.2.2.1. Bổ xung thêm 1 phó giám đốc phụ trách vấn đề tổ chức. Trong công ty có hai mảng quan trọng là tổ chức và sản xuất ,nhưng mới chỉ có một phó giám đốc phụ trách sản xuất. Vì vậy, nên bổ xung them một phó giám đốc phụ trách phần tổ chức. Như vậy sẽ giúp cho Công ty hoạt động được hiệu quả hơn. 3.2.2.2. Sắp xếp bố trí lại các phòng ban chức năng Nhìn chung bộ máy quản lý của công ty được sắp xếp khá gọn nhẹ tuy nhiên phòng Kế hoạch – Kỹ thuật tổng hợp của công ty kiêm quá nhiều chức năng. Do vậy, việc cần thiết phải giảm gánh nặng cho bộ phận này, qua đó sẽ tăng được hiệu quả hoạt động của Phòng. Việc làm này có thể thực hiện được bằng cách tách thành hai phòng Phòng Kế hoạch – Đầu tư và Phòng Kỹ thuật – An toàn. Nếu tách ra làm hai Phòng sẽ tạo ra một số lợi thế cho doanh nghiệp mặc dù có tăng thêm chi phí cho lao động quản lý: Giúp Công ty không bị chồng chéo giữa kế hoạch và kỹ thuật. Các nhân viên làm kế hoạch chuyên trách hơn và lập kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn đạt kết quả, giúp cho các dự án đầu tư của Công ty đầu tư có hiệu quả. Phòng Kỹ thuật – An toàn độc lập trong công việc tạo điều kiện đi sâu vào lĩnh vực của mình đảm nhiệm. Tập chung nghiên cứu các ứng dụng kỹ thuật tiên tiến để đưa sản xuất đạt hiệu quả, giảm giá thành sản phẩm của Công ty, Lĩnh vực an toàn, môi trường đang được Nhà nước ta hiện nay quan tâm do đó khi tách ra Phòng này đảm nhiệm sẽ hiệu quả vì có tính chuyên nghiệp hơn trong các vấn đề cần sử lý. Hai phòng này chính là vũ khí sắc bén giúp Công ty cạnh tranh có hiệu quả với các doanh nghiệp bạn. Qua đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Sơ đồ 3.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý sau khi điều chỉnh Hội đồng thành viên Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng Kỹ thuật – An toàn Phòng Kế hoạch - Đầu tư Phòng TC – KT Phòng TC – LĐ - HC Công trường khai thác Xưởng cơ khí Xưởng chế biến Bên cạnh đó thì việc sắp xếp và sử dụng lao động đúng tiêu chuẩn và mục đích tăng cường mối quan hệ hợp tác giữa các cán bộ quản lý sẽ là một chỉ tiêu đánh giá chất lượng quản lý. 3.2.2.3. Xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho cán bộ quản lý. Việc làm này dựa trên tiêu chuẩn nghiệp vụ của Nhà nước đồng thời kết hợp với chủ trương, phương pháp xây dựng và phát triển ngành trên cơ sở đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ quản lý. 3.2.2.4. Nâng cao hiệu quả hoạt động của các phòng ban chức năng Hiệu quả của các phòng ban phụ thuộc rất lớn năng lực của cán bộ quản lý, điều kiện làm việc và mối quan hệ giữa các phòng ban. Do vậy, công ty phải quan tâm đến vấn đề này - Bồi dưỡng năng lực và nâng cao trình độ cho người quản lý . Con người là nhân tố quyết định sự phát triển của các doanh nghiệp. Cho nên đào tạo cán bộ quản lý là một hoạt động nhằm không ngừng nâng cao trình độ lý luận cũng như thực tiễn, tạo ra một đội ngũ cán bộ quản lý có khả năng đảm nhận các chức vụ quản lý doanh nghiệp. Trình độ là chỉ tiêu quan trọng nhất thể hiện chất lượng của nguồn nhân lực. Đào tạo nguồn nhân lực là quá trình trang bị kiến thức nhất định về chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động để họ có thể đảm nhận được những công việc nhất định. Đối với cán bộ quản lí thì vấn đề đào tạo và bồi dưỡng trình độ lại càng quan trọng, bởi nếu cán bộ quản lí có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng sẽ giải quyết được công việc tốt hơn. Quản lý lao động là quản lý một nhân tố cơ bản nhất, quyết định nhất của lực lượng sản xuất. Trong điều kiện cách mạng khoa học và kỹ thuật hiện nay, nhiều nhân tố khác của sản xuất đã có sự thay đổi, nhưng nếu thiếu một đội ngũ lao động có trình độ, có tổ chức thì cũng không thể phát huy hết được tác dụng của các nhân tố khác. Vì vậy, khi đánh giá về chất lượng lao động quản lý thì một trong những tiêu chuyển là chuyên môn nghiệp vụ và trình độ học vấn của lao động quản lý. Xét về phương diện này thì hầu hết các lao động quản lý của công ty đều có trình độ từ đại học trở lên, đã được bồi dưỡng về quản lý kinh tế, hành chính. Hiện tại, trong đội ngũ lao động quản lí của Công ty còn tồn tại một lượng lao động quản lí trình độ còn hạn chế, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc chưa cao, một số người làm không đúng ngành nghề được đào tạo như cán bộ chịu trách nhiệm nhân sự toàn công ty; Các trưởng phòng tổ chức – lao động – hành chính, trưởng phòng kế hoạch – kỹ thuật đều tốt nghiệp từ các trường kỹ thuật, vì thế mà kiến thức về quản lí còn nhiều hạn chế. Do đó Công ty cần bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ quản lí không chỉ về chuyên môn nghiệp vụ của họ mà còn cả lĩnh vực quản lí Nhà nước về kinh tế, quản trị kinh doanh ... nhằm giúp cán bộ có những hiểu biết sâu rộng hơn về môi trường kinh tế. Để có đội ngũ lao động vững mạnh thì ngay từ khâu tuyển chọn lao động vào Công ty cần có những yêu cầu thực tế và sát thực để có thể tuyển chọn những người có đủ chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất nghề nghiệp cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu công việc giao phó. Cùng với quá trình tuyển chọn, Công ty nên mạnh dạn loại bỏ những cán bộ công nhân viên có trình độ yếu kém không đáp ứng được yêu cầu của công tác lâu năm giàu kinh nghiệm một cách hợp lí nhất. Về đào tạo Công ty có thể tiến hành theo các hình thức sau: + Đào tạo tại chỗ: Công ty có thể mở các lớp nghiệp vụ về nghiên cứu thị trường, luật pháp ... nhằm mở rộng sự hiểu biết trên nhiều lĩnh vực cho cán bộ. Thường xuyên mở các cuộc hội thảo mời các chuyên gia về các lĩnh vực này về trao đổi nói chuyện với cán bộ công nhân viên. Ngoài ra để học hỏi thêm kinh nghiệm cho cán bộ quản lí, Công ty có thể sử dụng phương pháp kèm cặp để tạo ra nguồn cán bộ kế cận. + Đào tạo ngoài Công ty: Đối với cán bộ còn trẻ tuổi, có thể gửi đi đào tạo, học tập nghiên cứu ở trình độ cao tại các trường trong nước và nước ngoài. Hoặc khuyến khích họ tự học, tự đào tạo để nâng cao trình độ tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ và những kiến thức phục vụ cho công tác quản lí. Đây là việc làm cần thiết để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ Công ty. Về bồi dưỡng Công ty nên mở các khoá đào tạo nâng cao tay nghề về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ kỹ thuật, trong đó cần chú ý đào tạo các công nghệ mới của nước ngoài trong việc gia công cơ khí, chế tạo, các thiết bị điện nước ... Tuy cán bộ trong công ty có trình độ ngoại ngữ và tin học tương đối, nhưng do Công ty đã trang bị đầy đủ máy tính cho cán bộ và nhân viên nên Công ty nên mở các lớp tin học ứng dụng chuyên sâu để đội ngũ cán bộ có thể đáp ứng được các yêu cầu ngày càng khắt khe của cơ chế thị trường. Ngoại ngữ là phương tiện cần thiết để giao tiếp và nghiên cứu tài liệu. Ngày nay nó rất quan trọng đối với cán bộ quản lí và cũng là tiêu chuẩn đối với cán bộ hiện nay, cụ thể là: + Khuyến khích cán bộ học ngoại ngữ ngoài giờ, Công ty sẽ hỗ trợ bằng việc cấp kinh phí sau khi có chứng chỉ hoặc bằng nộp cho cơ quan. + Tạo điều kiện mở các lớp ngoại ngữ tại Công ty ngoài giờ hoặc trong giờ hành chính nếu có điều kiện. + Đối với những cán bộ cần thiết phải có ngoại ngữ để phục vụ trực tiếp cho công việc thì phải cử đi học nâng cao ở các trường. Các việc làm trên tuy bước đầu sẽ có nhiều khó khăn trong nhận thức của cán bộ, nhiều người tuổi cao ngại học, lo ngại bị mất vị trí khi đi học... Song Công ty phải coi đây như điều kiện bắt buộc đối với cán bộ quản lí. Như vậy, nếu thực hiện tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng nói trên Công ty sẽ nâng cao được chất lượng lao động, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, tạo được ưu thế cạnh tranh với các Công ty trong cũng lĩnh vực, đồng thời tiết kiệm được chi phí quản lí. Từ đó Công ty có điều kiện để nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên, đảm bảo sự gắn bó của họ với công việc và với Công ty. - Mỗi quan hệ công tác giữa các phòng ban. Để bộ máy quản lý hoạt động được nhịp nhàng thì mối quan hệ giữa các phòng ban phải tốt. Muốn vậy, các phòng ban phải chú ý hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình đồng thời phải thấy được kết quả hoạt động của mình có ý nghĩa như thế nào với các phòng ban khác. Công ty cần quan tâm hơn nữa nhằm củng cố mối quan hệ này. 3.2.2.5. Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động. Công tác tổ chức nơi làm việc là rất cần thiết, nó có tác dụng thiết thực đối với quá trình lao động và chất lượng lao động quản lí. Quan sát nơi làm vệc ta thấy vấn đề hiện nay của Công ty là diện tích các phòng ban còn nhỏ hẹp, việc bố trí các phòng ban còn chưa hợp lí, các phòng ban có cùng chức năng nhiệm vụ lại không nằm sát nhau. Vậy Công ty cần có những biện pháp bố trí lại các phòng này sao cho việc trao đổi thông tin được thuận lợi, nếu có điều kiện Công ty nên xây dựng quy hoạch lại sao cho phù hợp với điều kiện mới. Về điều kiện làm việc của Công ty là đảm bảo nhân viên luôn được trang bị vật chất kỹ thuật cần thiết cho công việc, tuy nhiên cần nhanh chóng kịp thời sửa chữa, nâng cấp một số máy tính đã cũ để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc. Ngoài ra, bầu không khí tâm lí là rất quan trọng. Trước đây, ở hầu hết các doanh nghiệp vấn đề này chưa được quan tâm nghiên cứu một cách đúng mức. Nhưng ngay nay người ta không thể phủ nhận được vai trò của nó, đặc biệt đối với những người làm công tác quản lí. Thật vậy, nếu làm việc trong bầu không khí thoả mái thì các nhân viên sẽ có cảm giác yên tâm công tác, mọi người sẽ vui vẻ hợp tác, giúp đỡ nhau trong quá trình thực hiện công việc và sẽ không tồn tại tình trạng đố kỵ, cạnh tranh không lành mạnh, chia bè phái, phe nhóm tác động xấu đến công việc của nhau và làm ảnh hưởng đến kết quả chung của Công ty. Do vậy, Lãnh đạo Công ty không nên coi nhẹ vấn đề này mà phải thường xuyên quan tâm đến đời sống, tâm tư, nguyện vọng, tình cảm của cán bộ công nhân viên nhằm nắm bắt và giải quyết kịp thời các mâu thuẫn nảy sinh, các xung đột quyền lợi gây mất đoàn kết nội bộ. Công ty cần có sự động viên an ủi đúng lúc khi họ gặp khó khăn, bất trắc trong cuộc sống, cần tạo ra sự thoải mái trong công tác và sự gần gũi của lãnh đạo với nhân viên. Có như vậy họ mới thực sự thẳng thắn trao đổi và đề xuất các ý kiến đóng góp cho Công ty. 3.2.2.6. Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất: Đối với lao động quản lí, nội dung kỷ luật chủ yếu là sử dụng thời gian lao động. Nhìn chung hiện tượng đi muộn về sớm vẫn còn. Công ty duy trì chế độ làm việc 8h/ngày và 48h/tuần, song thực tế việc thực hiện chưa được đúng đắn, nguyên nhân chủ yếu xất phát từ bộ máy tổ chức quản lí cả Công ty chưa được hợp lí, chưa hình thành các kỷ luật lao động và nội quy lao động, giải quyết các công việc riêng ... đây cũng là những biểu hiện của sự lãng phí thời gian dẫn đến tỷ trọng thời gian làm việc chưa cao. Do vậy Công ty cần xây dựng kỷ luật lao động và phải nâng cao ý thức tôn trọng kỷ luật lao động, tạo cho cán bộ công nhân viên trong Công ty có thói quen tự chấp hành kỷ luật, tránh tâm lí làm việc đối phó. Vậy giải quyết vấn đề này cần thực hiện đồng bộ các biện pháp sau: + Xây dựng nội quy, quy chế lao động, phổ biến rộng rãi cho mọi đối tượng trong Công ty, áp dụng các hình thức bắt buộc thực hiện các quy chế đề ra; Có hình thức khen thưởng kịp thời các cá nhân đơn vị thực hiện tốt, khiển trách, kỷ luật những người vi phạm tạo nên một kỷ luật lao động công bằng nghiêm túc; Duy trì thói quen nghề nghiệp, đi làm, nghỉ ngơi có giờ giấc, tập trung và có thái độ đúng đắn trong quá trình làm việc. + Có biện pháp tổ chức lao động một cách khoa học, nhằm hợp lí hoá lao động tránh tạo ra thời gian nhàn rỗi. + Có kế hoạch tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ. + Sử dụng các biện pháp hành chính giáo dục, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công tác quản lí để cán bộ công nhân viên tận dụng tối đa thời gian có thể của mình cho công việc, tạo không khí lao động thoả mái ... * Tóm lại, Công ty cần phải hoàn thiện hơn nữa trong công tác tổ chức quản lý, phân rõ nhiệm vụ và chức năng của từng cán bộ để kết quả công việc được thực hiện tốt hơn nhằm phát huy được những ưu điểm và hạn chế những tồn tại tạo ra thế mạnh mới để Công ty ngày càng phát triển với sản phẩm đáp ứng được các yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng trong và ngoài nước. KẾT LUẬN Trong cơ chế mở của nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp đều cố gắng làm ăn có hiệu quả và phát huy tối đa ưu thế của mình trên thị trường. Việc đó có ý nghĩa không nhỏ của bộ phận quản lý. Quản lý tốt sẽ giúp cho mọi hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao nhất. Như vậy bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần đặc biệt quan tâm đến đội ngũ lao động quản lý. Có một cơ cấu hoàn thiện với một đội ngũ những nhà quản lý có trình độ sẽ giúp cho doanh nghiệp đi lên trong mọi hoàn cảnh. Trong thời gian qua Công ty TNHH Thiên Sơn đã có nhiều cố gắng trong việc sắp xếp tổ chức lại bộ máy quản lý và đổi mới hoạt động sản xuất kinh doanh. Những cố gắng đó đã giúp Công ty đạt được những kết quả đáng khích lệ, từng bước khẳng định vị trí của mình trên thị trường. Công ty đã và đang hoàn thiện bằng cách quan tâm phát triển sản xuất, mở rộng thị trường, luôn đảm bảo đủ công ăn việc làm cho người lao động và có xu hướng tăng thu nhập. Mặc dù vậy, việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý công ty vẫn còn tồn tại một vài hạn chế cần khắc phục và điều chỉnh. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn Th.S Nguyễn Thị Thu Hiền và tập thể ban lãnh đạo Công ty TNHH Thiên Sơn đã giúp em hoàn thành đề tài môn học Tuyên Quang, tháng 6 năm 2011. SINH VIÊN THỰC HIỆN Lương Thế Giang NHẬN XÉT TẠI CƠ QUAN Họ và tên sinh viên: Lương Thế Giang Ngày sinh: 07/9/1981 Lớp: QTKD VB2 – ĐHCĐ – TN Khoa: Quản trị kinh doanh Trường: Đại học Công đoàn Thực tập tốt nghiệp tại: Công ty TNHH Thiên Sơn .................................................................................................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................ Tuyên Quang, tháng 6 năm 2011. XÁC NHẬN CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN .................................................................................................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................ ................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................. .................................................................................................................................