Đề tài Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Sapa - Geleximco

2 Nguyên tắc gắn với mục tiêu 3 Nguyên tắc hiệu quả 4 Nguyên tắc cân đối 5 Nguyên tắc linh hoạt Xin ông (bà) cho biết các nhân tố nào sau đây ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của công ty? Mức độ? (ghi chú: mức 5 là ảnh hưởng nhiều nhất, mức 1 là ảnh hưởng ít nhất) Stt Nhân tố ảnh hưởng 5 4 3 2 1 1 Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp 2 Công nghệ kinh doanh của doanh nghiệp 3 Quy mô của doanh nghiệp 4 Thái đô của lãnh đạo cấp cao 5 Môi trường bên ngoài Xin ông (bà) cho đánh giá về số lượng phòng ban hiện nay trong cơ cấu tổ chức của công ty? □ Đủ □ chưa đủ Số lượng nhân viên bố trí trong các phòng ban chức năng đã hợp lý chưa? □ Hợp lý □ chưa hợp lý Ông (bà) đánh giá thế nào về tác phong làm việc của nhân viên? □ Tốt □ trung bình □kém Quá trình phân công nhiệm vụ trong công ty đã hợp lý chưa? □ Hợp lý □ chưa hợp lý Phạm vi quyền hạn, trách nhiệm của nhà quản trị trong công ty hiện nay có rõ ràng không? □ Rõ ràng □ chưa rõ ràng Việc phân công quyền hạn trách nhiệm của nhà quản trị trong công ty hiện nay có bị chồng chéo không? □ Chồng chéo □ không chồng chéo Việc phân công nhiệm vụ cho các phòng, ban trong công ty có bị chồng chéo không? □ Chồng chéo □không chồng chéo Phân công nhiệm vụ cho nhân viên đã được thực hiện ra sao? □ Hợp lý □ chưa hợp lý việc kiểm tra kết quả thực hiện công việc của nhân viên được tiến hành ra sao? □ Thường xuyên □ không thường xuyên việc phối hợp công việc giữa các bộ phận trong công ty được thực hiện như thế nào? □ Thường xuyên □ không thường xuyên Rất cảm ơn sự đóng góp của quý vị! PHỤ LỤC 2 CÂU HỎI PHỎNG VẤN Đối tượng phỏng vấn: nhà quản trị công ty CP Sapa - Geleximco Câu 1: xin Ông (bà) cho biết tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty? Câu 2: theo Ông (bà) cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay đã hợp lý chưa? Nếu chưa hợp lý thì vấn đề tồn tại của cơ cấu tổ chức là gì? ở bộ phận nào? Câu 3: số lượng nhân viên của các phòng ban đã đáp ứng đủ nhu cầu của công việc không? Nếu thiếu thiếu thì cần bổ sung nhân viên cho bộ phận nào? Câu 4: Ông (bà) có thể cho biết cơ cấu độ tuổi của cán bộ quản trị của công ty? Câu 5: xin Ông (bà) cho biết nguyên tắc tổ chức nào có vai trò quan trọng đối với cơ cấu tổ chưc của công ty? Tại sao? Câu 6: theo Ông (bà) việc phân công nhiệm vụ cho các phòng, ban trong công ty xảy ra hiện tượng chồng chéo hay không ? Và xảy ra hiện tượng chồng chéo ở những bộ phận nào? Câu 7: xin Ông (bà) cho nhận xét về tình hình phối hợp giữa các phòng ban trong công ty? Việc phối hợp giữa các phòng ban trong công việc diễn ra như thế nào? Câu 8: theo Ông (bà) thì có cần tăng cường phối hợp giữa các phòng ban trong công việc hay không? Tăng cường bằng những biện pháp nào? Câu 9: xin Ông (bà) cho biết Ông (bà) có đúng như quyền hạn, trách nhiệm được phân công hay không? Ông (bà) có phải đảm nhiệm thêm trách nhiệm gì ngoài những việc đã được qui định không? Câu 10: xin Ông (bà) vui lòng cho biết hướng giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty trong thời gian tới như thế nào? Kết quả điều tra phiếu trắc nghiệm Để thu thập thông tin vể cơ cấu tổ chức tại công ty, em đã tiến hành phát phiếu điều tra trắc nghiệm. kết quả thu được như sau: Số lượng phiếu phát ra: 10 phiếu Số lượng phiếu thu về: 10 phiếu Đạt tỷ lệ 100% Phiếu trắc nghiệm gồm 17 câu chia làm 2 phần: Thông tin cá nhân và cơ cấu tổ chức Thông tin cá nhân: 100% các nhà quản trị được hỏi đã làm việc cho công ty trên 3 năm, thời gian gắn bó với công ty của họ khá dài nên có thể hiểu rõ những vướng mắc mà công ty thường gặp phải trong quá trình SXKD; Độ tuổi: 60% các nhà quản trị có độ tuổi từ 30 – 40 tuổi, ở tầm tuổi này họ đã tích lũy được những kinh nghiệm trong công việc và trong cuộc sống để có cách xử lý hợp lý trong công việc quản trị, 40% còn lại có độ tuổi trên 40 tuổi, và họ là nhà lãnh đạo cấp cao của công ty, họ đã gắn bó với công ty từ khi đang bắt đầu phát triển Cơ cấu tổ chức: Kết quả đánh giá tình hình tuân thủ các nguyên tắc tổ chức: Nguyên tắc thống nhất chỉ huy:Theo nguyên tắc này mỗi thành viên trong công ty Sapa – Geleximco chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình Nguyên tắc gắn với mục tiêu: mọi hoạt động của nhân viên trong công ty đều phải được gắn với mục tiêu chung của của toàn công ty Nguyên tắc hiệu quả: Cấu trúc tổ chức của công ty phải được xây dựng trên nguyên tắc sử dụng chi phí đạt hiệu quả cao nhất (dựa trên tiêu chuẩn về mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về) Nguyên tắc cân đối: Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Nguyên tắc linh hoạt: Cơ cấu tổ chức phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài. Bảng 2.3: Đánh giá tình hình tuân thủ các nguyên tắc tổ chức STT Các nguyên tắc tổ chức Đánh giá 5 4 3 2 1 1 Thống nhất chỉ huy 5/10 (50%) 5/10 (50%) 2 Nguyên tắc gắn với mục tiêu 8/10 (80%) 2/10 (20%) 3 Nguyên tắc hiệu quả 1/10 (10%) 8/10 (80%) 1/10 (10%) 4 Nguyên tắc cân đối 4/10 (40%) 4/10 (40%) 2/10 (20%) 5 Nguyên tắc linh hoạt 3/10 (30%) 6/10 (60%) 1/10 (10%) (Nguồn: Kết quả điều tra của sinh viên) Các nhân tố có mức ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức là: chiến lược kinh doanh của công ty, quy mô của doanh nghiệp. những nhân tố này có vai trò quan trọng từ khi bắt đầu thiết kế cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp cho đến khi doanh nghiệp muốn thay đổi cơ cấu tổ chức. Những nhân tố môi trường kinh doanh, hình thức pháp lý, nhiệm vụ kinh doanh, công nghệ kinh doanh là những nhân tố có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức nhưng mức độ ảnh hưởng được đánh giá ở mức thấp hơn với tỷ lệ đánh giá không quá 5/10 phiếu đạt 50% và mức độ đánh giá là dưới mức 3 (mức trung bình). Kết quả điều tra về cơ cấu tổ chức: Bảng 2.4: Kết quả điều tra vể cơ cấu tổ chức STT Các tiêu chí Các phương án lựa chọn Số phiếu Tỷ lệ % 1 Cơ cấu tổ chức hiện nay ở công ty Hợp lý 5/10 50 Chưa hợp lý 5/10 50 2 Số lượng phòng ban Đủ 10/10 100 3 Số lượng nhân viên bố trí trong các phòng ban Hợp lý 6/10 60 Chưa hợp lý 4/10 40 4 Tác phong làm việc của nhân viên Trung bình 10/10 100 5 Phân công nhiệm vụ trong công ty Hợp lý 5/10 50 Chưa hợp lý 5/10 50 6 Phạm vi quyền hạn của nhà quản trị Rõ ràng 10/10 100 7 Phân công quyền hạn của nhà quản trị Không chồng chéo 10/10 100 8 Phân công nhiệm vụ của các phòng, ban Chồng chéo 4/10 40 Không chồng chéo 6/10 60 9 Phân công nhiệm vụ cho nhân viên Hợp lý 10/10 100 10 Kiểm tra kết quả thực hiện của nhân viên Thường xuyên 8/10 80 Không thường xuyên 2/10 20 11 Phổi hợp thực hiện công việc của các phòng, ban trong công ty Thường xuyên 5/10 50 Không thường xuyên 5/10 50 (Nguồn: Kết quả điều tra của sinh viên) Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco xây dựng và phát triển như ngày hôm nay một phần nhờ vào cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô công ty và hình thức công ty. Theo kết quả điều tra, mô hình tổ chức của công ty là mô hình tổ chức theo chức năng, các bộ phận của công ty được hình thành dựa trên chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công ty là xuất nhập khẩu các sản phẩm công nghiệp thực phẩm, hàng tiêu dùng thiết yếu, máy móc… tổ chức thực hiện việc sản xuất bao bì PP phục vụ cho ngành đóng gói vật tư nông nghiệp, thức ăn gia súc. Công ty có 5 phòng ban và 3 phân xưởng trực thuộc. Các phòng ban và các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm thực thi nhiệm vụ mà ban lãnh đạo giao phó và có nhiệm vụ tổng hơp, báo cáo kết quả cho Tổng giám đốc. Theo đánh giá của các nhà quản trị cơ cấu tổ chức hiện nay còn có chỗ chưa hợp lý, một số phòng ban chưa được phân công quyền hạn và trách nhiệm một cách hợp lý mà còn có sự chồng chéo trong công việc. Chỉ còn tồn tại một số đơn vị chưa đi sâu kiểm tra công việc và kết quả thực hiện của nhân viên câp dưới.Vấn đề của cơ cấu tổ chức công ty là việc phối hợp hoạt động giữa các phòng, ban và tác phong làm việc của nhân viên chưa cao dẫn đến cơ cấu tổ chức bị hạn chế và không linh hoạt, cân đối. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của công ty Môi trường có ảnh hưởng rất lớn đến cơ cấu tổ chức của Công ty. Các nhân tố thuộc môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp đều tác động đến cơ cấu tổ chức. nghiên cứu sự tác động này có ý nghĩa vô cùng quan trọng, nó cho phép đưa ra các giải pháp hoàn thiện cơ cầu tổ chức của công ty một cách phù hợp hơn. 1. chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp: Nơi mà doanh nghiệp cố gắng vươn tới trong dài hạn 2. công nghệ kinh doanh của doanh nghiệp: là công cụ, phương tiện dùng để biến đổi các nguồn lực thành sản phẩm 3. quy mô của doanh nghiệp: phạm vi kinh doanh của doanh nghiệp, số lượng các phòng ban, số lượng nhân viên 4. trình độ quản trị viên và trang thiết bị: trình độ của lực lượng lao động cao hay thấp, trang thiết bị có trang bị đầy đủ hay không, mức độ sẵn có của trang thiết bị 5. môi trường bên ngoài: những yếu tố thuộc kinh tế, chính trị pháp luật, văn hóa của công ty Bảng 2.5 Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấu tổ chức của Công ty STT Nhân tố Mức độ ảnh hưởng 5 4 3 2 1 1 Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp 3/10(30%) 5/10(50%) 2/10 (20%) 2 Công nghệ kinh doanh của doanh nghiệp 3/10 (30%) 5/10 (50%) 2/10 (20%) 3 Quy mô của doanh nghiệp 7/10 (70%) 2/10 (20%) 1/10 (10%) 4 Trình độ quản trị viên và trang thiết bị 6/10 (60%) 3/10 (30%) 1/10 (10%) 5 Môi trường bên ngoài 6/10 (60%) 4/10 (40%) (Nguồn: Kết quả điều tra của sinh viên) Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn Theo bảng trên thì chiến lược của Công ty có ảnh hưởng tương đối lớn tới cơ cấu tổ chức của Công ty, có 30% ý kiến đánh giá ở mức độ 5 và 50% ý kiến đánh giá ở mức độ 4. Khi chiến lược của công ty thay đổi thì dẫn đến cơ cấu tổ chức của Công ty cũng phải thay đổi để thực hiện mục tiêu chiến lược kinh doanh. Công nghệ kinh doanh của doanh nghiệp Theo kết quả điều tra ở trên thì công nghệ kinh doanh không được đánh giá cao như các nhân tố khác, không có ý kiến nào đánh giá ở mức độ 5 và chỉ có 30% ý kiến đánh giá ở mức độ 4. Công nghệ hiện đại giúp giảm thời gian và chi phí quản lý, làm tinh giảm cơ cấu tổ chức của Công ty Ngày nay khoa học công nghệ ngày càng phát triển, nếu Công ty không thường xuyên cập nhật thông tin, ứng dụng khoa học công nghệ vào trong quản lý và sản xuất Công ty có thể bị tụt hậu xa so với các đối thủ cạnh tranh. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý sẽ giúp cho công ty nâng cao được hiệu quả quản lý, làm tinh giảm bộ máy quản lý Quy mô Quy mô của doanh nghiệp là một trong những nhân tố ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức có tới 70% ý kiến đánh giá ở mức độ 5 và chỉ có 20% ý hiến đánh giá ở mức độ 4. Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco có 5 phòng ban và 3 phân xưởng nên sự phối hợp giữa các bộ phận cần phải được linh hoạt gọn nhẹ thì mới có thể giải quyết công việc tốt được. Môi trường bên ngoài Nhân tố này cũng có ảnh hưởng tương đối tới cơ cấu tổ chức của Công ty với 60% ý kiến đánh giá ở mức độ 4 và 40% ý kiến đánh giá ở mức độ 3 Môi trường kinh tế Những biến động của môi trường kinh tế khi Việt Nam gia nhập WTO đã tác động mạnh đến Công ty, khiến Công ty phải tối thiểu hóa chi phí nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả của cơ cấu tổ chức để có thể tận dụng được những cơ hội và đối mặt với những thách thức. Môi trường pháp luật: Hiện nay nhà nước đang có chính sách giảm sự can thiệp và bảo hộ của nhà nước đối với các doanh nghiệp để đảm bảo quyền bình đẳng và tự do trong hoạt động SXKD. Để ổn định cơ cấu tổ chức Công ty cần nắm bắt và hiểu rõ những quy định mới và chính sách của nhà nước nhằm có những biện pháp chủ động hơn trước sự thay đổi của các chính sách này. Môi trường chính trị - xã hội: Chính trị - xã hội có ảnh hưởng mạnh tới sự phát triển của kinh tế. Môi trường chính trị - xã hội có ổn định thì kinh tế mới phát triển được. Việt Nam được đánh giá là một nước có nền chính trị - xã hội ổn định, vì vậy mà hiện nay Việt Nam đang thu hút được rất nhiều các nhà đầu tư nước ngoài. Đây là cơ hội tốt cho Công ty để có thể hợp tác với các Công ty và bạn hàng nước ngoài. Chính vì vậy mà Công ty ngày càng phải hoàn thiện hơn về cơ cấu tổ chức để có thể đáp ứng được yêu cầu của chiến lược SXKD trong mỗi giai đoạn. Môi trường ngành: Môi trường ngành ảnh hưởng tới sức ép về cạnh tranh của các doanh nghiệp trong cùng ngành sản xuất bao bì, xuất nhập khẩu hàng tiểu thủ công nghiệp thuộc lĩnh vực kinh doanh của Công ty Sapa – Geleximco. Ngoài ra còn ảnh hưởng bởi tình hình cung cấp của các nguyên vật liệu phục vụ ngành bao bì như việc trồng nguyên vật liệu gỗ, nguyên vật liệu nhựa plastic, nguyên vật liệu mây tre cho sản xuất hàng tiểu thủ công nghiệp. Trình độ quản trị viên Nhân tố này có ảnh hưởng rất lớn đến cơ cấu tổ chức của Công ty có tới 60% ý hiến đánh giá ở mức độ 5. Trong số cán bộ nhân viên làm việc tại các phòng ban thì có 3 người có trình độ trên đại học; 12 người trình độ đại học; trình độ cao đẳng, trung cấp là 36 người; lao động phổ thông là 269 người. trình độ quản trị viên cao cơ cấu tổ chức sẽ linh hoạt thông thoáng hơn. Tổng hợp kết quả phỏng vấn chuyên sâu: Nhằm làm rõ thêm những vấn đề mà phiếu điều tra chưa thực hiện được tôi đã thực hiện phỏng vấn chuyên sau Phó tổng Giám đốc và Trưởng phòng Tổ chức hành chính và thu được kết quả như sau: Sự hợp lý của cơ cấu tổ chức Hiện tại mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty theo kiểu chức năng vẫn còn phù hợp với quy mô và loại hình doanh nghiệp của Công ty. Cụ thể doanh thu và lợi nhuận hàng năm của Công ty trong mấy năm gần đây vẫn tăng nhưng tuy nhiên tốc độ tăng chưa cao. Do đó hiện nay Công ty cũng đang có các biện pháp để nâng cao hiệu quả của cơ cấu tổ chức. Theo mô hình này thì sẽ phát huy được năng lực của các phòng ban nhưng lại hạn chế sự phối hợp giữa các phòng ban. Số lượng các phòng ban Số lượng các phòng ban hiện nay trong công ty là đã hợp lý, với 5 phòng, ban theo chức năng riêng biệt đảm bảo chuyên môn hóa trong công việc và đơn giản trong việc đào tạo và quản lý công việc. Sự phối hợp giữa các phòng ban Các phòng ban trong công ty phối hợp với nhau chưa tốt. Vấn đề hợp tác giữa các phòng ban còn thả lỏng, buông trôi chưa chặt chẽ. Các phòng ban chỉ quan tâm đến chức năng và nhiệm vụ của mình không gắn với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Tầm nhìn của nhà quản trị bị hạn chế do họ chỉ chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của mình. Và chỉ có nhà quản trị cấp cao nhất mới chịu trách nhiệm về lợi nhuận của Công ty. Do đó gây ra tình trạng lãng phí không tận dụng tối đa nguồn lực của Công ty. Vì vậy cần phải tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban với nhau. Hoạt động của các phòng ban Hiện nay trong Công ty thì phòng Kinh doanh cần hoạt động tốt hơn. Hiện tại Công ty chủ yếu nhận theo hợp đồng nên cần chủ động trong việc phát triển và tìm kiếm thị trường mới. Trong tương lai, với mục tiêu là tìm kiếm và mở rộng thị trường Công ty sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng Kinh doanh. Hoạt động của các phân xưởng Các phân xưởng hoạt động chưa thực sự hiệu quả. Do sự phối hợp giữa các phòng ban và các phân xưởng chưa tốt và sự quản lý các phân xưởng chưa chặt chẽ. Vì vậy định hướng phát triển các phân xưởng của Công ty là phân cấp mạnh hơn quản lý ở các xí nghiệp, khoán chi phí trên tỷ lệ doanh thu. Số lượng nhân viên ở trong các phòng ban Số lượng nhân viên ở các phòng ban hiện nay là chưa hợp lý. Phòng Kinh doanh và phòng Tổ chức còn thiếu nhân viên. Chính vì vậy phòng kinh doanh còn chưa thực hiện được tốt chức năng tìm kiếm và mở rộng thị trường của mình, còn nhân viên phòng Tổ chức hành chính thì phải làm việc khối lượng lớn dẫn đến tình trạng quá tải, nhân viên làm thêm giờ. Vì vậy để nâng cao hiệu quả hoạt động Công ty sẽ bổ sung thêm nhân sự ở phòng Kinh doanh và phòng Tổ chức. Quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Thứ nhất hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải phù hợp với mục tiêu nhiệm vụ và chiến lược kinh doanh của Công ty. Thứ hai phải căn cứ vào nguồn lực thực tế của Công ty. Thứ ba hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải nâng cao được hiệu quả quản lý, cơ cấu tổ chức phải tinh giản gọn nhẹ hơn. Quan điểm về xây dựng bầu không khí và môi trường làm việc Bầu không khí và môi trường làm việc là rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả làm việc của nhân viên. Môi trường làm việc tốt sẽ tạo điều kiện và kích thích tinh thần làm việc của nhân viên cũng như sự sáng tạo của nhân viên. Công ty luôn chú trọng và quan tâm tới vấn đề này, trong khi làm việc luôn tạo tâm lý thoải mái và thân thiện giữa cấp trên và cấp dưới làm cho nhân viên hăng hái nhiệt tình hơn trong công việc. Giải pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty. Nâng cao trình độ của đội ngũ quản trị viên, đầu tư thêm trang thiết bị quản trị để nâng cao hiệu quả quản lý Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng, ban; Nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng Kinh doanh và các phân xưởng. Giải pháp tăng cường sự phối hợp giữa các phòng, ban Xây dựng hệ thống thông tin hợp lý để đảm bảo cho sự truyền đạt và phản hồi thông tin giữa các phòng ban được nhanh chóng và chính xác hơn Công ty sẽ có những quy định, nguyên tắc rõ ràng cụ thể trong việc phối hợp hoạt động giữa các phòng, ban; kỷ luật nghiêm chỉnh những phòng, ban, cá nhân không tuân thủ. Giáo dục tư tưởng cho CBCNV hướng tới mục tiêu chung của tổ chức. Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp Thực trạng cơ cấu tổ chức công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco Ban quản trị ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT Các phòng ban Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng kỹ thuật Các phân xưởng trực thuộc phòng kế toán tài chính Phân xưởng 2 Phân xưởng 3 Phân xưởng 1 (Nguồn: PhòngTổ chức hành chính) Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco Ban Quản trị: Điều hành mọi hoạt động của công ty, ra quyết định quản trị, thống nhất hoạch định chiến lược kinh doanh cũng như chiến lược phát triển của công ty. Ban quản trị của công ty bao gồm: đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, tổng giám đốc, ban kiểm soát • Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nhiệm vụ sau:Thông qua định hướng phát triển của công ty; Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát; • Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng Quản trị có các quyền và nhiệm vụ: Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty • Tổng giám đốc: Tổng giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Tổng giám đốc có các quyền và nhiệm vụ sau: Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty. Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị; Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty; • Ban kiểm soát: có nhiệm vụ thay mặt Đại hội đồng Cổ đông giám sát, đánh giá công tác điều hành, quản lí của Hội đồng quản trị và Ban Tổng Giám đốc theo đúng các qui định trong Điều lệ Công ty, các Nghị quyết, Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông. Có quyền yêu cầu Hội đồng quản trị, Ban Tổng Giám đốc cung cấp mọi Hồ sơ và thông tin cần thiết liên quan đến công tác điều hành quản lí Công ty Phòng Tổ chức hành chính: • Bộ phận tổ chức cán bộ và chế độ: là bộ phận chịu trách nhiệm trong việc đăng ký kinh doanh, tăng cường công tác đào tạo và bồi thường CBCNV. Hướng dẫn, kiểm tra các xí nghiệp, các phòng ban thực hiện tốt chính sách và quy định của Nhà nước, quy định của Công ty. Trực tiếp quản lý và giải quyết khâu lao động, tiền lương, tiền thưởng… • Bộ phận hành chính quản trị: là bộ phận phụ trách công tác hành chính, pháp chế trong Công ty, quản lý nội bộ, khu làm việc, các thiết bị, máy móc… Phòng Kế toán tài chính: tổ chức hạch toán các hoạt động kinh doanh, thanh toán tiền lương, thưởng cho công nhân viên, hạch toán số tiền phải trả cho Nhà nước như các loại thuế, các bảo hiểm theo nghĩa vụ, giải quyết các vấn đề liên quan tới tài chính Phòng Kế hoạch kinh doanh: có nhiệm vụ giúp ban Quản trị lập kế hoạch SXKD, lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, điều độ SXKD đảm bảo cho sản xuất ổn định, giao hành kịp thời không có sai sót, quản lý thành phẩm sản xuất ra. Đồng thời phụ trách mảng xuất nhập khẩu hàng hóa. Phòng Kỹ thuật: có nhiệm vụ quản lý công nghệ, thiết bị, đôn đốc theo dõi các phân xưởng thực hiện quy trình công nghệ trong sản xuất. tìm ra các biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến công nghệ trang thiết bị sao cho hạ giá thành sản phẩm và kết hợp cùng với các phân xưởng tổ chức triển khai thực hiện đúng tiến độ mà Công ty đã đề ra. Các phân xưởng trực thuộc: trong Công ty gồm có 3 phân xưởng trực thuộc với các nhiệm vụ sản xuất khác nhau. Trong các phân xưởng đều có một Quản đốc, một phó quản đốc, một thống kê phân xưởng, một thủ kho và các tổ trưởng sản xuất. quản đốc và Phó quản đốc sẽ trực tiếp điều hành sản xuất chung ở trong phân xưởng của mình, các kế toán thống kê có nhiệm vụ ghi chép số sản phẩm, số công nhân trong từng ngày, từng tháng và hàng năm. Thủ kho có nhiệm vụ bảo quản và theo dõi cũng như xuất nhập vật tư đầu vào cho sản xuất và thành phẩm sản xuất ra. Các tổ trưởng trong phân xưởng trợ giúp Quản đốc trong việc quản lý công nhân trong tổ mình và đốc thúc sản xuất. Các tổ chức khác trong công ty: tổ chức Đảng, Phụ nữ, Công đoàn Phân tích đặc điểm và sự đảm bảo các nguyên tắc của cơ cấu tổ chức của công ty Đặc điểm của cơ cấu tổ chức Công ty Sapa - Geleximco: Tính tập trung hóa: Cơ cấu tổ chức của Công ty Sapa - Geleximco được tập trung hóa theo các phòng ban chức năng. Mọi quyền lực trách nhiệm đều do Tổng giám đốc công ty nắm giữ, trách nhiệm trong các phòng ban thuộc về các trưởng phòng Tổ chức, Trưởng phòng kinh doanh, Trưởng phòng kế toán, Trưởng phòng kỹ thuật. Các trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo mọi công việc cho Tổng giám đốc Tính phức tạp: Trong công ty có 5 phòng ban và 3 phân xưởng. Các công việc ở các phân xưởng đều được nhân viên phòng ban tương ứng của công ty tổng hợp lại và báo cáo cho cấp trên. Trong cấu trúc của công ty như vậy tạo nên sự phức tạp cho cấu trúc tổ chức. Tính tiêu chuẩn hoá: Các nhân viên của công ty đều bị ràng buộc với công ty về “hợp đồng lao động, giấy cam kết, và tài chính thế chấp”. Nếu một trong hai sai với quy định đó thì phải chịu bồi thường thiệt hại. Tính ràng buộc này có thê làm cho nhân viên cố gắng làm việc cho công ty, không nghỉ việc sai theo hợp đồng nhưng cũng tạo nên sự khó chịu cho nhân viên công ty. Tình hình đảm bảo các nguyên tắc của cơ cấu tổ chức Theo cơ cấu tổ chức này cơ cấu tổ chức của Công ty Sapa - Geleximco đã đảm bảo được các nguyên tắc như: Thống nhất chỉ huy: tập trung quyền lực và quyền ra quyết định vào các nhà quản trị cấp cao, trách nhiệm và quyền hạn của Tổng Giám đốc và Phó Tổng giám đốc rất rõ ràng, do đó họ có thể đưa ra quyết định nhanh chóng kịp thời. Các trưởng phòng ban chỉ đóng góp ý kiến, xây dựng kế hoạch thực hiện, truyền đạt mệnh lệnh của cấp trên giao xuống cho nhân viên phòng ban mình và có trách nhiệm báo cáo tiến độ và kết quả thực hiện công việc cho cấp trên Nguyên tắc gắn với mục tiêu: với mục tiêu chung đề ra của Công ty Sapa - Geleximco thì Tổng giám đốc sẽ xây dựng và giao nhiệm vụ cho các trưởng phòng ban thực hiện công việc nhằm đạt chỉ tiêu đã đề ra mức doanh thu phải đạt được, về số lượng hàng được hoàn thành Nguyên tắc hiệu quả: với mục tiêu chung của toàn công ty thì các nhân viên trong Công ty Sapa - Geleximco phải biết tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có và sử dụng sao cho có hiệu quả tốt nhất để giảm chi phí về quản lý Nguyên tắc cân đối: Công ty Sapa - Geleximco đảm bảo nguyên tắc cân đối lấy thu bù chi, đảm bảo cho hiệu quả kinh doanh có lãi. Công ty Sapa - Geleximco Nguyên tắc linh hoạt: linh hoạt với những thay đổi về môi trường kinh doanh. Khi nước ta gia nhập WTO ngày càng có nhiều công ty cạnh tranh với Công ty Sapa – Geleximco, nhân viên có nhiều lựa chọn công việc tốt cho họ. nên cơ cấu tổ chức của công ty cũng phải linh hoạt, hiệu quả hơn Ưu nhược điểm của cấu tổ chức của Công ty Sapa - Geleximco: Với cơ cấu tổ chức theo chức năng Công ty Sapa - Geleximco đã phát uy những ưu, nhược điểm sau: Ưu điểm: Hiện tại, với mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng đã thể hiện tính chuyên môn hóa cao trong công việc. Mỗi phòng ban sẽ thực hiện những chức năng nhiệm vụ riêng, cho nên hiệu quả làm việc sẽ cao và kích thích được sự sáng tạo và nhiệt tình của mỗi phòng ban. Việc đào tạo huấn luyện nhân sự sẽ trở lên đơn giản hơn. Nhân viên trong các phòng ban có cơ hội nâng cao kỹ năng nghề trong lĩnh vực chuyên môn của họ và giao tăng hiệu quả hoạt động thông qua phối hợp hoạt động với các đồng nghiệp Nhược điểm Với cơ cấu tổ chức theo chức năng thì mỗi phòng ban trong Công ty chỉ chú trọng tới chức năng nhiệm vụ của mình được giao, chỉ tập trung vào thực hiện mục tiêu của phòng ban mình mà không quan tâm đến các phòng ban khác cũng như mục tiêu chung của Công ty. Sự phối hợp giữa các phòng ban chưa tốt còn thả lỏng, buông trôi do quá trình truyền đạt thông tin và phản hồi thông tin trong Công ty còn chậm trễ, không tạo được sự gắn kết trong toàn Công ty ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc. Phòng kinh doanh chưa thực hiện tốt chức năng của mình là tìm kiếm, nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, mở rộng thị trường, mới chỉ dừng lại ở việc đáp ứng và khai thác trên thị trường hiện tại. Trách nhiệm, quyền hạn của các phòng ban Trách nhiệm và quyền hạn của ban lãnh đạo Công ty Tổng Giám đốc: là người điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm chung về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trước pháp luật, là người có quyền ra quyết định quản lý, các quy định, các chính sách mà mọi thành viên trong Công ty phải tuân thủ. Phó Tổng Giám đốc: là người tham mưu cho Tổng Giám đốc về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và thay mặt cho Tổng Giám đốc của Công ty trong thời gian đi vắng. đồng thời được Tổng Giám đốc giao nhiệm vụ, phụ trách theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm về những công việc mình được giao. Chức năng, Nhiệm vụ của các xí nghiệp Chức năng Cắt bán thành phẩm và các loại sản phẩm bao bì Cung cấp bán thành phẩm cho các tổ máy, tổ in máy các bao bì phục vụ cho xuất khẩu. sản xuất các bao bì nội địa để phục vụ cho nhu cầu trong nước Sản xuất bột giấy, giấy và bìa in nhãn, bìa nhãn, bao bì từ giấy, bìa và plastic Sản xuất các sản phẩm từ giấy và bìa, plastic Xay xát và sản xuất bột thô Nhiệm vụ chủ động bố trí sản xuất để hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiến độ giao hàng kiểm tra chất lượng hàng trước khi xuất bán Trách nhiệm, quyền hạn của các phòng ban chức năng Phòng tổ chức: gồm 01 trưởng phòng và 04 nhân viên Chức năng Xây dựng phương án kiện toàn bộ máy tổ chức trong Công ty, quản lý nhân sự, thực hiện công tác hành chính quản trị. Tham mưu các lĩnh vực lao động, tiền lương, đào tạo, xây dựng cơ bản, y tế và thực hiện các chính sách với người lao động. Nhiệm vụ Giúp Tổng giám đốc trong việc cải tiến tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý, sắp xếp, bố trí cán bộ, xây dựng quy hoạch và đào tạo cán bộ. Tổ chức việc đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tay nghề cho người lao động, tổ chức việc thi nâng bậc và xét nâng lương hàng năm Tuyển dụng, tiếp nhân, chuyển công tác và điều động lao động. Giải quyết các chế độ, chính sách có liên quan đến người lao động như nghỉ hưu, nghỉ chế độ. Hướng dẫn và kiểm tra việc thanh toán lương thưởng hàng tháng và làm báo cáo về lao động, tiền lương Phòng kế toán: gồm 01 trưởng phòng và 05 nhân viên Chức năng Tham gia quản lý tài chính và kiểm soát hoạt động kinh doanh của đơn vị Huy động và đảm bảo nguồn vốn kịp thời cho hoạt động kinh doanh của Công ty. Tổ chức quản lý vốn tiết kiệm hiệu quả Quản lý chi phí, thu nhập và lợi nhuận của doanh nghiệp Nhiệm vụ tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán mà Nhà nước đã ban hành báo cáo số liệu chính xác, trung thực, kịp thời với lãnh đạo Công ty và các ngành chủ quản ghi chép, phản ánh với lãnh đạo Công ty về tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản vật tư cho sản xuất kinh doanh kiểm tra và báo cáo kịp thời với lãnh đạo Công ty về tình hình sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp ngân sách. Kiểm tra và báo cáo với lãnh đạo Công ty về việc giữ gìn tài sản, tiền vốn kinh phí, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những việc trái với pháp luật Thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản thu nhập khác cho người lao động trên nguyên tắc quy định của Công ty và Nhà nước Phòng kinh doanh: gồm 01 trưởng phòng và 04 nhân viên Chức năng: Tham mưu giúp ban tổng giám đốc về việc kinh doanh , tổ chức xuất hàng nội địa, quản lý hệ thống tiêu thụ sản phẩm tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Theo dõi các hợp đồng mua bán sản phẩm, nguyên liệu để phục vụ cho xuất khẩu và bán hàng nội địa Nhiệm vụ Xây dựng giá bán hàng xuất khẩu và hàng nội địa Theo dõi, quản lý hệ thống đại lý tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Quản lý các tổ sản xuất hàng nội địa Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của ban lãnh đạo công ty CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SAPA - GELEXIMCO CÁC KẾT LUẬN VÀ PHÁT HIỆN QUA NGHIÊN CỨU CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SAPA - GELEXIMCO Các kết luận qua nghiên cứu cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần Sapa – Geleximco Những thành công và nguyên nhân: Những thành công Trải qua gần 20 năm hình thành và phát triển cơ cấu tổ chức của Công ty Sapa - Geleximco ngày càng được mở rộng và phức tạp hơn. Trong những năm qua Công ty không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình và đã mang lại một số thành tựu sau: Cơ cấu tổ chức theo chức năng rất phù hợp với quy mô lớn của Công ty hiện nay, đáp ứng yêu cầu của chiến lược kinh doanh cũng như mục tiêu hiện tại của Công ty mang lại hiệu quả trong SXKD, đảm bảo sự tăng trưởng và làm tăng thu nhập cho người lao động. Trách nhiệm và quyền hạn của nhà quản trị trong ban lãnh đạo được phân công rõ ràng, không bị chồng chéo, giúp ban lãnh đạo hoạt động hiệu quả hơn, dễ dàng hơn trong việc ra quyết định quản lý và thống nhất ý kiến. Mô hình cơ cấu tổ chức Công ty Sapa - Geleximco đang áp dụng luôn áp dụng chế độ một thủ trưởng thể hiện tính tập trung và thống nhất chỉ huy cao độ. Tất cả mọi thành viên trong Công ty đều chịu sự lãnh đạo và tuân thủ các quyết định của Tổng Giám đốc và phải chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ mà mình được giao, các trưởng phòng chức năng và Quản lý phân xưởng sẽ nhận nhiệm vụ và phân công cho những nhân viên trong phòng thực hiện sau đó tổng hợp và báo cáo lên cấp trên. Qua đó việc ra quyết định cuối cùng của Tổng Giám đốc sẽ khách quan hơn vì dựa vào ý kiến của từng Phó Giám đốc và từng bộ phận chuyên môn. Với mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng sẽ thể hiện được tính chuyên môn hóa cao trong công việc. Mỗi phòng ban sẽ thực hiện những chức năng nhiệm vụ riêng, cho nên hiệu quả làm việc sẽ cao và kích thích được sự sáng tạo và nhiệt tình của mỗi phòng ban. Nguyên nhân thành công Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức được Công ty Sapa - Geleximco đánh giá rất cao vì vậy mà Công ty đang từng bước hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình để nâng cao hiệu quả hoạt động. Ban lãnh đạo của Công ty là những người có kinh nghiệm, có năng lực trong quản lý , có tầm nhìn chiến lược và tư tưởng chính trị vững vàng tạo ra một êkíp lãnh đạochặt chẽ, phối hợp ăn ý để có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng, kịp thời và chính xác, lãnh đạo doanh nghiệp ngày càng phát triển, thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ và đáp ứng yêu cầu SXKD. Công ty luôn phát huy được truyền thống quý báu của mình là một tập thể đoàn kết , khuyến khích sự tìm tòi, học hỏi lẫn nhau giữa các nhân viên. Mọi CBCNV trong Công ty đều có tinh thần trách nhiệm cao, chủ động sáng tạo, có thái độ nghiêm túc trong công việc và chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế cũng như các chính sách của Công ty. Công ty luôn chú trọng tới tạo bầu không khí làm việc thoải mái cho nhân viên. Giảm khoảng cách, tạo sự thân thiện giữa cấp trên với cấp dưới, tôn trọng ý kiến đóng góp làm cho nhân viên cảm thấy hưng phấn, khuyến khích họ làm việc nhiệt tình và sáng tạo hơn Ngoài ra Công ty có chính sách khen thưởng rõ ràng, có rất nhiều tiêu chí đánh giá như khen thưởng dựa vào chất lượng công việc, dựa vào mức độ vượt kế hoạch, dựa vào trách nhiệm… vì vậy đã tạo động lực rất lớn cho các cá nhân, các tổ chức, các phòng ban hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Những tồn tại và nguyên nhân Những tồn tại Cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty chỉ phù hợp với chiến lược kinh doanh hiên tại. Trong tương lai với mục tiêu là mở rộng thị trường và phát triển thị trường nội địa thì Công ty phải có sự điều chỉnh cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp. Với cơ cấu tổ chức theo chức năng thì mỗi phòng ban trong Công ty chỉ chú trọng tới chức năng và nhiệm vụ của mình được giao, chỉ tập trung vào thực hiện mục tiêu của phòng ban mình mà không cần quan tâm tới các phòng ban khác cũng như mục tiêu chung của Công ty. Do đó sẽ rất khó cho các nhà quản trị khi mà phối hợp hoạt động giữa các phòng ban với nhau. Ban lãnh đạo phải thường xuyên giải quyết mâu thuẫn giữa các phòng ban, việc thống nhất ý kiến trở nên khó khăn gây trở ngại cho quá trình ra quyết định quản lý. Cơ cấu tổ chức của Công ty chưa linh hoạt, không thích nghi được với sự thay đổi của môi trường, khi Công ty thay đổi chiến lược kinh doanh đòi hỏi phải điều chỉnh cơ cấu tổ chức. Do cơ cấu tổ chức theo chức năng là cơ cấu tổ chức được xây dựng trên cơ sở chức năng nhiệm vụ của các phòng ban xuất phát từ nhu cầu của doanh nghiệp chứ không phải do yêu cầu khách của khách hàng hay thị trường. cho nên Công ty sẽ bị động, không phản ứng kịp với sự biến động của môi trường cũng như sự thay đổi nhu cầu của khách hàng. Quá trình truyền đạt thông tin và phản hồi thông tin trong Công ty còn chậm hạn chế sự phối hợp giữa các phòng ban, không tạo được sự gắn kết trong toàn Công ty, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc. Sự cập nhật thông tin kém thiếu chính xác, xử lý thông tin không tốt sẽ làm cho Công ty mất đi nhiều cơ hội và bị động trước những rủi ro và thách thức. Phòng kinh doanh chưa thực hiện tốt chức năng của mình là tìm kiếm thị trường, nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, mở rộng thị trường, mới chỉ dừng lại ở việc đáp ứng và khai thác trên thị trường hiện tại. Các phân xưởng hoạt động chưa hiệu quả. Tại các phân xưởng phân cấp quản lý chưa mạnh, một Quản lý phân xưởng chịu trách nhiệm quản lý quá nhiều tổ cho nên hiệu quả quản lý không cao, thiếu chặt chẽ. Công nhân làm việc tại các tổ thiếu tập trung dẫn đến năng suất không cao làm thất thoát lãng phí nguyên vật liệu. Sự phối hợp giữa các phân xưởng và các phòng ban chưa tốt, các phân xưởng chưa tự lập quyết toán chi phí còn phụ thuộc nhiều vào các phòng ban gây ra hiện tượng quá tải. Cơ cấu lao động phòng kinh doanh và phòng tổ chức chưa hợp lý dẫn đến tình trạng làm thêm giờ, tăng ca gây cảm giác mệt mỏi, chán nản cho cán bộ nhân viên làm việc kém hiệu quả. Nguyên nhân tồn tại Do chiến lược của Công ty thay đổi theo từng giai đoạn nên cơ cấu tổ chức của Công ty tỏ ra kém linh hoạt, không thích ứng kịp. Do ý chí chủ quan của ban lãnh đạo trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty, chưa có kế hoạch lâu dài và đầu tư hiệu quả cho công tác hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Một số nhà quản trị có kinh nghiệm quản lý lâu năm, có chuyên môn tốt nhưng kiến thức về công nghệ thông tin còn hạn chế, chưa ứng dụng được công nghệ vào trong quản lý nên hiệu quả quản lý chưa cao, chưa khoa học. Trong công tác quản lý chưa tạo ra được sự liên hệ mật thiết giữa các cấp, các phòng ban với nhau để có thể hướng dẫn giúp đỡ nhau trong công việc. Quan hệ giữa lãnh đạo và cấp dưới chưa được tốt, chưa tạo ra được sự thân thiện, gần gũi cho nhân viên để họ có thể đóng góp ý kiến và phát huy tính sáng tạo của mình. Hiện nay Công ty đang ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý nhưng việc đầu tư còn manh mún chưa hiệu quả. Các phần mềm ứng dụng thường xuyên bị lỗi. hệ thống mạng được lắp đặt trong toàn Công ty để thuân tiện cho việc giao dịch với khách hàng còn bị nghẽn mạng. Các phát hiện qua nghiên cứu cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco Qua nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco cho thấy cơ cấu tổ chức của Công ty phù hợp với quy mô và chức năng nhiệm vụ của Công ty, ban lãnh đạo có kinh nghiệm trong quản lý thống nhất từ trên xuống, thực hiện chế độ một thủ trưởng tập trung quyền lực, trách nhiệm và quyền hạn của nhà quản trị rất rõ ràng. Nhưng bên cạnh đó cơ cấu tổ chức của Công ty vẫn còn nhiều tồn tại như: Sự phối hợp giữa các phòng ban chưa chặt chẽ Công tác quản lý tại các phân xưởng còn lỏng lẻo chưa hiệu quả Phòng kinh doanh chưa thực hiện tốt chức năng của mình Tình trạng làm việc quá giờ ở phòng tổ chức do thiếu nhân sự Trình độ cán bộ quản lý còn chưa cao Vì vậy Công ty cần phải đưa ra các giải pháp kịp thời để hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, giảm bớt chi phí không cần thiết làm gia tăng lợi nhuận cho Công ty. DỰ BÁO TRIỂN VỌNG VÀ QUAN ĐIỂM GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ HÒA THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY SAPA - GELEXIMCO Dự báo triển vọng về hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty: Các mục tiêu chiến lược của Công ty Gần 20 năm qua, Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco không ngừng phấn đấu vươn lên, tạo chỗ đứng vững chắc trên thị trường, tạo uy tín đối với khách hàng Những năm gần đây, các doanh nghiệp ngành bao bì không ngừng tăng năng lực và quy mô sản xuất để đáp ứng với điều kiện hội nhập kinh tế Trong sự phát triển đó, Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco cũng tìm ra cho mình con đường phát triển riêng và những định hướng phát triển từ năm 2010 đến năm 2020 để bắt kịp với tốc độ phát triển, nhất là sau khi nước ta là thành viên của tổ chức Thương mại thế giới (WTO) Đối với Công ty Sapa - Geleximco Phân cấp quản lý mạnh hơn cho các phân xưởng thành viên theo hướng khoán chi phí tính trên tỷ lệ doanh thu. Áp dụng công nghệ thông tin vào hệ thống quản lý nhằm nâng cao hiệu quả và rút ngắn thời gian cho mọi công đoạn chuẩn bị và sản xuất. Bổ sung thiết bị chuyên dùng, áp dụng công nghệ tiên tiến Tập trung vào một số thiết bị chuyên dùng và thiết bị điện tử nhằm nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Áp dụng công nghệ tiên tiến để tạo ra năng suất lao động, và giảm giờ làm Đào tạo, nâng cao trình độ cho người lao động Phân loại lao động yếu, rút ra khỏi dây chuyền sản xuất chính để đào tạo lại. thành lập những tổ sản xuất giành cho số lao động thường xuyên không đảm bảo ngày công làm việc và ý thức chấp hành kém để tạo điều kiện cho các dây chuyền sản xuất chính nâng cao được năng suất lao động. Đào tạo trình độ quản lý cho đội ngũ cán bộ từ cấp tổ đến cấp Công ty đáp ứng sự phát triển của thời kỳ hội nhập. Cải tiến phương pháp trả lương, trả thưởng và biện pháp quản lý lao động Để đảm bảo sự công bằng trong phân phối, trên nguyên tắc phân phối theo lao động, công bằng trong hưởng thụ, Công ty sẽ cải tiến một việc phân phối tiền lương, tiền thưởng nhằm khuyến khích người có năng suất cao, có ý thức tốt, quan tâm hơn với người lao động có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ để họ yên tâm gắn bó với Công ty. Dự báo hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco Với chiến lược từ năm 2010 đến năm 2020 là mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm và quy mô SXKD thì cơ cấu tổ chức của Công ty sẽ phải điều chỉnh lại sao cho phù hợp với chiến lược kinh doanh mới, cụ thể: Tiếp tục sắp xếp, kiện toàn tổ chức, xác định rõ chức năng của ban lãnh đạo Kiện toàn các phân xưởng sản xuất về tổ chức nhân sự, công nghệ và năng lực sản xuất. Rà soát lại chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, chức năng nhiệm vụ phải được xác định rõ ràng tránh tình trạng chồng chéo, tạo điều kiện xử lý công việc nhanh hơn, giúp các phòng ban nhanh chóng hoàn thành nhiệm vụ của mình. Nhân viên trong các phòng ban được sắp xếp vào những vị trí phù hợp với trình độ chuyên môn của mình, số lượng nhân viên được bố trí hợp lý đảm bảo tiến độ công việc mà không gây lãng phí nguồn lực. Các quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco Hoàn thiện cơ cấu tổ chức dựa trên cơ sở đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh trong từng giai đoạn. Với chiến lược từ năm 2010 đến năm 2020 là tìm kiếm và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm thì cơ cấu tổ chức của Công ty sẽ phải điều chỉnh lại sao cho phù hợp với chiến lược kinh doanh mới. Cơ cấu tổ chức phải phù hợp với quy mô và chức năng nhiệm vụ của Công ty Các doanh nghiệp có quy mô khác nhau thì cơ cấu tổ chức cũng khác nhau. Doanh nghiệp có quy mô lớn, cơ cấu tổ chức sẽ phức tạp nhiều phòng ban và đầu mối. Cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô sẽ nâng cao được hiệu quả quản lý thúc đẩy hoạt động SXKD. Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho Công ty thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của Công ty thì mỗi cá nhân, mỗi phòng ban phải hoàn thành tốt công việc được giao. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính linh hoạt, gọn nhẹ và hiệu quả. Cơ cấu tổ chức phải linh hoạt thích ứng với sự biến động của thị trường, sự thay đổi của nhu cầu khách hàng và môi trường, phải chủ động trong SXKD ứng phó kịp thời với những tình huống bất thường xảy ra. Cơ cấu tổ chức phải gọn nhẹ, số lượng phòng ban phải hợp lý đảm bảo hiệu quả trong quản lý. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải nâng cao được hoạt động của các phòng ban, thúc đẩy hoạt động SXKD nhưng vẫn tiết kiệm được chi phí quản lý. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức là hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, hoàn thiện hệ thống thông tin trong Công ty. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban phải được xác định rõ ràng, tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban thông qua việc hoàn thiện hệ thống thông tin trong Công ty, thúc đẩy quá trình truyền đạt và phản hồi thông tin nhanh chóng, chính xác hơn. CÁC ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ VIỆC HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY SAPA - GELEXIMCO Các đề xuất về việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco Bổ sung thêm nhân sự, hoàn thiện hơn nữa chức năng nhiệm vụ của phòng Kinh doanh Phòng kinh của Công ty chưa thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình là nghiên cứu thị trường, nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, cập nhật thông tin từ môi trường bên ngoài Công ty. Do đó không thể cung cấp thông tin cho các phòng ban khác nhau làm giảm sự phối hợp giữa các phòng ban. Công ty còn hoạt động ở tình trạng bị động, không phản ứng kịp với những thay đổi. Vì vậy Công ty cấn bổ sung thêm hai nhân hai nhân viên nghiên cứu thị trường chuyên ngành Marketing, tốt nghiệp Cao đẳng trở lên, ngoài ra cần đầu tư thêm trang thiết bị cần thiết để hoạt động nghiên cứu thị trường được tốt hơn. Bảng 3.1: Cơ cấu nhân sự phòng Kinh doanh STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên ngành 1 Trưởng phòng 01 ĐH Marketing 2 Nhân viên 06 ĐH, CĐ Marketing Để nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng Kinh doanh thì cần phải hoàn thiện hơn nữa chức năng và nhiệm vụ của phòng. Sau đây là chức năng nhiệm vụ mới của phòng kinh doanh. Chức năng Tham mưu giúp ban Giám đốc về tìm kiếm và khai thác thị trường, tổ chức sản xuất hàng nội địa, quản lý hệ thống tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Khai thác thông tin các khách hàng lớn để từng bước có thể cung cấp sản phẩm trực tiếp qua mạng nhằm giảm chi phí trung gian Thăm dò, tìm hiểu chiến lược của đối thủ cạnh tranh để có biện pháp hiệu quả đối phó kịp thời. Nhiệm vụ Tìm kiếm và khai thác thị trường. Lập các kế hoạch để xây dựng thương hiệu, quảng bá sản phẩm Theo dõi các hợp đồng kinh tế, mua bán nguyên phụ liệu Theo dõi các hợp đồng mua, bán Hoàn thiện cơ cấu lao động phòng Tổ chức Phòng Tổ chức nhân viên phải làm thêm giờ gây mệt mỏi làm giảm hiệu quả công việc, ảnh hưởng hoạt động của các phòng ban khác. Để khắc phục hiện tượng này em đề xuất bổ sung 01 nhân viên tại phòng tổ chức của Công ty. Bảng 3.2: cơ cấu nhân sự phòng Tổ chức STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên ngành 1 Trưởng phòng 01 ĐH QTDN 2 Nhân viên 05 ĐH,CĐ QTDN Khi bổ sung thêm nhân sự sẽ làm giảm khối lượng công việc của các nhân viên trong phòng. Nhân viên không phải làm thêm giờ, do đó giảm được áp lực khi làm việc tạo cảm giác thoải mái, phấn khích cho nhân viên, đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc và tăng hiệu quả hoạt động của các phòng ban khác. Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban Sự phối hợp giữa các phòng ban chưa tốt còn thả lỏng, buông trôi do quá trình truyền đạt thông tin và phản hồi thông tin trong Công ty còn chậm trễ, không tạo được sự gắn kết trong toàn Công ty ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc Phân cấp quản lý mạnh hơn tại các phân xưởng Công ty cần phân cấp mạnh hơn tại các phân xưởng. Một Quản lý phân xưởng phải chịu trách nhiệm quản lý bốn tổ sản xuất khiến công việc quá tải. Công ty cần phải phân cấp mạnh hơn. Mỗi phó Quản lý phân xưởng chịu trách nhiệm quản lý hai tổ sản xuất, lương thưởng sẽ được tính trên tỷ lệ doanh thu của các tổ chức này. Các tổ trưởng phải quản lý chặt chẽ công nhân của mình và phải báo cáo thường xuyên cho Phó Quản lý phân xưởng để đảm bảo tính sát sao chặt chẽ trong quản lý. Công ty cần khoán tỷ lệ chi phí trên doanh thu để các phân xưởng có thể tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm chi phí nâng cao hoạt động SXKD. bổ sung thêm nhân sự tại các phân xưởng để có thể độc lập quyết toán chi phí, doanh thu, tự tổng hợp được ngày công cho công nhân không phải phụ thuộc vào phòng tổ chức, giảm bớt công việc tại các phòng ban. Một số kiến nghị Xây dựng văn hóa doanh nghiệp Văn hóa doanh nghiệp là vấn đề trong những năm gần đây được các doanh nghiệp hết sức quan tâm. Văn hóa doanh nghiệp không chỉ mang lại cho doanh nghiệp một bộ mặt mới mà còn làm thay đổi thái độ bên trong của cách đối xử của nhân viên trong doanh nghiệp đó. Văn hóa Công ty được thể hiện trên ba phương diện: Văn hóa Công ty gắn liền với văn hóa xã hội: văn hóa Công ty đòi hỏi doanh nghiệp vừa phải quan tâm đến năng suất và hiệu quả kinh doanh vừa phải chú trọng đến các mối quan hệ quản trị, mối quan hệ giữa người với người trong công việc SXKD. Văn hóa Công ty còn thể hiện ở các quy định, chế độ nguyên tắc có tính chất ràng buộc trong nội bộ. các chế độ nguyên tắc của Công ty cả trong công việc và trong đời sống và gia đình của CBCNV thì ngược lại CBCNV cũng sẽ tích cực trong công việc. Văn hóa Công ty nhằm đưa hoạt động SXKD của Công ty đi vào nề nếp và đạt hiệu quả cao. Một doanh nghiệp có trình độ văn hóa cao là mọi hoạt động của nó được thể chế hóa, cụ thể hóa và được mọi người tự giác tuân theo Nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng, bố trí và sử dụng nhân lực: Tuyển dụng là vấn đề quan trọng, nó ảnh hưởng tới lực lượng lao động của Công ty. Công tác tuyển dụng cấn những nhà tuyển dụng có kinh nghiệm, xây dựng quy trình tuyển dụng thích hợp với yêu cầu, vị trí tuyển dụng Việc đào tạo nhân lực mới tuyển dụng là vấn đề mà các doanh nghiệp phải mất nhiều công sức và chi phí nhất. sau khi tuyển dụng xong cần có thời gian đào tạo từ 3 – 6 tháng, tùy theo đối tượng công việc cần giao. Kiến nghị với nhà nước và cơ quan thẩm quyền. Nhà nước cần có chính sách hỗ trợ phát triển nguồn lực cho đất nước và cho doanh nghiệp. nhà nước cần có những quy chế trong giáo dục đào tạo để khuyến khích sinh viên học tập một cách thực tế để sau này khi ra trường có thể bắt tay làm việc ngay mà các doanh nghiệp không phải tốn nhiều thời gian chi phí đào tạo Hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường, đẩy mạnh phát triển lành mạnh thị trường chứng khoán để biến thị trường này thành kênh huy động vốn hiệu quả và ổn định. Chính sách đối với lao động nữ, cần ban hành chính sách về thời gian nghỉ thai sản đối với lao động nữ theo hướng kéo dài hơn để đảm bảo sức khỏe cho lao động nữ và trẻ em; thời gian nghỉ thai sản được tính vào thời gian xét thi đua hàng năm. KẾT LUẬN Sau thời gian thực tập tại Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp. Qua các số liệu thu thập được từ báo cáo SXKD của Công ty, các phiếu điều tra và phỏng vấn chuyên sâu; dựa trên các kiến thức lý thuyết về cơ cấu tổ chức đã được học đề tài đã rút ra được những thành công hạn chế của cơ cấu tổ chức Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco và nguyên nhân của những thành công hạn chế đó. Từ thực tiễn của Công ty và các kiến thức đã học đề tài đã đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty như : hoàn thiện phân công và sắp xếp chức năng của một số phòng, ban chưa hoạt động tốt, nâng cao trình độ nhân sự, giải pháp nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ chức năng của một số phòng ban và một số đề xuất nhỏ về văn hóa doanh nghiệp. Ngoài ra còn một số kiến nghị với nhà nước để giúp các doanh nghiệp ngành bao bì nói chung và Công ty nói riêng. Đề tài trình bày một cách khái quát nhất tình hình hoàn thiện cơ cấu tổ chức từ lý thuyết đến thực tế của Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco. TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo kết quả kinh doanh, điều lệ và các tài liệu khác của Công ty cổ phần Sapa - Geleximco. Các báo cáo cấp trường: Luận văn tốt nghiệp Bài giảng quản trị học – Đại học Thương mại Bài giảng quản trị học - Học viện Tài chính Các trang web: tailieu.vn; nhaquanly.vn; kienthuctaichinh.com.vn Giáo trình quản trị học- TS Đoàn Thị Thu Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền - ĐH Kinh tế quốc dân Giáo trình quản trị học – PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp – NXB Thống Kê